BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM

TIỂU LUẬN GIỮA KỲ

CÔNG TY CỔ PHẦN CƯỚC LOGISTICS CIMC
(VIỆT NAM) VÀ VẤN ĐỀ THANH TOÁN QUỐC TẾ

Giảng viên chính : Thầy Mai Thế Hoàng

SVTH : Nhóm 3
Lớp học phần : 23C4BUS50310703
Môn học : Logistics quốc tế

TP. HCM, ngày 01 tháng 11 năm 2023

1
 LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự giúp đỡ, hỗ trợ,
động viên dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của mọi người xung quanh. Trong suốt
thời gian nghiên cứu và hoàn thành bài tiểu luận này, chúng tôi đã nhận được rất nhiều sự
quan tâm, giúp đỡ từ quý Thầy Cô, gia đình, người thân và bạn bè.

Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn đến các
Thầy Cô Khoa Kinh doanh quốc tế trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã tận
tình giảng dạy, truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức quý báu để từ đó làm nền tảng lý
thuyết vững chắc hoàn thành bài tiểu luận này.

Và đặc biệt, chúng tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Thầy Mai Thế Hoàng -
Giảng viên bộ môn Logistics quốc tế. Nhờ những kiến thức được Thầy truyền đạt qua các
buổi học cùng với sự tận tâm hướng dẫn trong những buổi trao đổi quý báu, Thầy đã góp
ý bổ sung, sửa chữa để bài tiểu luận này được hoàn thành tốt hơn.

Chúng tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn bên cạnh, động viên,
khích lệ chúng tôi trong suốt quá trình thực hiện bài tiểu luận này.

Xin chân thành cám ơn.

Sinh viên thực hiện

Nhóm 3
 LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng chúng tôi. Các số
liệu, kết quả được trình bày trong bài tiểu luận là trung thực và chưa được công bố trong
các công trình nghiên cứu khác. Nếu không đúng như nêu trên, chúng tôi xin chịu trách
nhiệm hoàn toàn về đề tài của mình.

Người cam đoan

Nhóm 3
 MỤC LỤC

CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CƯỚC LOGISTICS CIMC (VIỆT

NAM) ......................................................................................................................... 1

1.1. Sự hình thành và phát triển .................................................................................... 1

1.2. Ngành nghề kinh doanh ......................................................................................... 1

1.3. Đối tác kinh doanh ................................................................................................. 1

1.4. Cơ cấu tổ chức ....................................................................................................... 2

1.5. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban ..................................................................... 2

1.6. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần cước
logistics CIMC (Việt Nam) giai đoạn năm 2020-2023 .................................................... 4

CHƯƠNG 2.KẾ HOẠCH NHÂN SỰ DÀNH CHO MÙA CAO ĐIỂM CỦA PHÒNG
LOGISTICS ......................................................................................................................... 5

2.1. Mục tiêu của kế hoạch ........................................................................................ 5

2.2. Đối tượng của kế hoạch ...................................................................................... 5

2.3. Thời gian thực hiện kế hoạch ............................................................................. 5

2.4. Nội dung kế hoạch .............................................................................................. 5

2.5. Thực hiện, theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch ..................................... 8

2.6. Kết luận ............................................................................................................... 9

CHƯƠNG 3.VẤN ĐỀ THANH TOÁN QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƯỚC

LOGISTICS CIMC (VIỆT NAM) .................................................................................... 10

3.1. Mô tả vấn đề .................................................................................................. 10

3.2. Nguyên nhân tìm hiểu được tại thời điểm vấn đề xảy ra .............................. 11

3.3. Giải pháp tại thời điểm vấn đề xảy ra ........................................................... 11

3.4. Những điểm có thể thay đổi và SOP cần được ban hành để phòng ngừa sự cố
tương tự ................................................................................................................... 12

3.5. SOP để ngăn ngừa sự việc tương tự trên ....................................................... 14

 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 3

MSSV Họ tên

33221020312 Nguyễn Đàm Xuân Yến

33221020078 Lương Tấn Thạnh

33221020464 Phan Thị Hồng Yến

33221020043 Nguyễn Đoàn Thiên Kim

33221020529 Lê Nguyễn Thảo Vy

33211025003 Bùi Thị Yến Như

33221020306 Trần Thị Thúy

Bài tiểu luận 1 Nhóm 3

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CƯỚC LOGISTICS CIMC

(VIỆT NAM)

1.1. Sự hình thành và phát triển

Công ty cổ phần cước logistics CIMC (Việt Nam) được thành lập vào ngày 02 tháng
11 năm 2020. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, công ty cung cấp dịch
vụ logistics toàn diện và chuyên sâu nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho khách hàng,
cùng với mạng lưới chi nhánh và đại lý toàn cầu cũng như sở hữu một đội ngũ tận tâm và
giàu kinh nghiệm có thể kiểm soát và quản lý hoạt động kinh doanh của khách hàng một
cách hiệu quả và tốt nhất.

Địa chỉ: Phòng 9, Tầng 12 Tòa nhà Diamond Flower, Số 48 Lê Văn Lương, P. Nhân
Chính, Q. Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam.

Số điện thoại: 0988.99.6966.

Website: https://cimclogistics.vn/

1.2. Ngành nghề kinh doanh

Công ty cổ phần cước logistics CIMC (Việt Nam) hoạt động trên các lĩnh vực:

Đại lý giao nhận đường tàu biển.

Đại lý giao nhận đường hàng không.
Đại lý xuất nhập khẩu hàng hóa.
Vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế.
Khai báo hải quan.
Vận chuyển hình thức CFS và gom hàng lẻ trên khắp thế giới.

1.3. Đối tác kinh doanh

Hãng tàu vận chuyển container: Maersk, MSC, ZIM, Hapag – Lloyd.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

 Bài tiểu luận 2 Nhóm 3

Hãng bay quốc tế: Singapore Airlines, Thai Airways, Malaysia Airlines, Japan
Airlines, China Airlines, Korean Airlines, Asiana Airlines, Vietnam Airlines.

Hệ thống đại lý nước ngoài trên toàn thế giới: Mỹ, Trung Quốc, Singapore, Nhật
Bản, Hàn Quốc.

Hãng vận tải nội địa bằng xe tải hoặc xuyên biên giới Lào, Campuchia và Thái Lan.

1.4. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo nguyên tắc đảm bảo sự chỉ
đạo tập trung thống nhất trong quản lý điều hành cũng như trong việc thực hiện nhiệm vụ
tại tất cả các phòng ban, quá trình truyền đạt thông tin xuyên suốt, kịp thời cho việc ra
quyết định nhằm đạt được năng suất cao, hoàn thành mục tiêu chiến lược công ty đã đề ra.

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG PHÒNG PHÒNG TÀI PHÒNG HÀNH

CHÍNH KẾ TOÁN CHÍNH NHÂN SỰ
LOGISTICS KINH DOANH

1.5. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

Phòng Logistics

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 3 Nhóm 3

Tiếp nhâ ̣n và triể n khai thực hiê ̣n các yêu cầ u về hàng hóa từ các bô ̣ phâ ̣n trong công
ty, các đố i tác và khách hàng.

Cho ̣n lựa phương thức và phương tiện vâ ̣n chuyể n phù hơ ̣p để kip̣ thời đáp ứng nhu
cầ u hàng hóa.

Phân công nhân sự phù hợp để quản lý công tác giao nhâ ̣n, đảm bảo giao hàng đầ y
đủ, đúng loại và kịp tiế n đô ̣ giao hàng.

Phòng Kinh doanh

Tìm kiếm, khai thác nguồn khách hàng tiềm năng, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ
công ty, ký kết hợp đồng, theo dõi khách hàng và ký kết lại hợp đồng khi khách hàng có
nhu cầu tiếp tục sử dụng dịch vụ.

Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc
của mỗi phòng hàng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.

Phòng Tài chính kế toán

Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, ngắn hạn và dài hạn phù hợp với tình hình
hoạt động kinh doanh của công ty.

Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch tài chính đã được phê duyệt và đề xuất biện
pháp điều chỉnh phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty theo từng thời
điểm.

Tổng hợp giá thành, kết quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở báo cáo quyết toán
của các phòng ban, xuất hóa đơn cung cấp dịch vụ và các khoản tạm ứng.

Thực hiện các báo cáo kế toán định kỳ của công ty theo quy định của Bộ Tài chính
và các văn bản pháp luật hiện hành.

Phòng Hành chính nhân sự

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 4 Nhóm 3

Tổ chức bộ máy nhân sự toàn công ty, hỗ trợ quản lý nhân sự, cầu nối giữa Ban
Giám đốc và người lao động, xây dựng và hoàn thiện công tác tuyển dụng, đào tạo phát
triển năng lực nhân viên.

Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính văn phòng, đảm bảo an
toàn và vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ.

Tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc, tham mưu
đề xuất giải quyết vấn đề liên quan đến hành chính nhân sự.

1.6. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần
cước logistics CIMC (Việt Nam) giai đoạn năm 2020-2023

Trong hơn 03 năm qua kể từ lúc thành lập, tình hình hoạt động kinh doanh của công
ty có nhiều biến động. Các nguyên nhân chủ yếu có thể kể đến là do sự thay đổi của nền
kinh tế, sự thay đổi lên xuống liên tục của nhiên liệu, giá cước vận chuyển và dịch vụ trên
thị trường, đặc biệt là sự ảnh hưởng của đại dịch Covid-19. Mặc dù có những giai đoạn
tình hình kinh tế không mấy khả quan, tuy nhiên với sự dẫn dắt và quan tâm sát sao của
Ban lãnh đạo, công ty đã thuận lợi vượt qua khó khăn và đạt được một số thành tựu nhất
định.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 5 Nhóm 3

CHƯƠNG 2. KẾ HOẠCH NHÂN SỰ DÀNH CHO MÙA CAO ĐIỂM CỦA

PHÒNG LOGISTICS
2.1. Mục tiêu của kế hoạch
Sắp xếp lại nhóm để đáp ứng nhu cầu mới từ khách hàng trong mùa cao điểm tiếp
theo trong năm nay.

Nâng cao năng suất làm việc của mỗi thành viên trong nhóm, từ đó nâng cao năng
suất và hiệu quả làm việc của toàn nhóm.

Tạo môi trường làm việc hiệu quả và gắn bó cho các thành viên trong nhóm.

2.2. Đối tượng của kế hoạch

Nhân viên phòng Logistics.

2.3. Thời gian thực hiện kế hoạch

Tháng 10 năm 2023 - Tháng 12 năm 2023.

2.4. Nội dung kế hoạch

Trên cương vị trưởng nhóm mới của nhóm Logistic, cần thực hiện những điều sau
đây để nhóm hoạt động tốt trong mùa cao điểm:

Phân tích nhu cầu của khách hàng

Đối với đặc thù ngành logistics, những gì khách hàng mong muốn là hàng hóa được
giao nhận nhanh chóng. Đặc biệt, vào những dịp cao điểm trong năm như khung thời điểm
Giảm giá Black Friday cuối năm, Giáng sinh và Dịp năm mới thì nhu cầu mua sắm tăng
lên đồng nghĩa với việc hàng hóa và chứng từ xuất kho rất nhiều, tuy nhiên thời gian lại có
sự giới hạn. Vì thế, để đáp ứng các dịch vụ mà khách hàng cần và sự trải nghiệm của khách
hàng thì công ty hoạch định những mục tiêu chính như sau:

Thời gian giao nhận hàng nhanh chóng.

Giao hàng đầy đủ, chính xác và an toàn.
Chi phí vận chuyển hợp lý.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 6 Nhóm 3

Mức độ tin cậy và linh hoạt: Khả năng cung cấp sản phẩm một cách linh hoạt
theo nhu cầu của khách hàng đáp ứng để thỏa mãn sự trải nghiệm của khách
hàng.
Thái độ phục vụ nhân viên từ các khâu đối với khách hàng. Với thời điểm
công nghệ 4.0, khách hàng luôn mong đợi được cập nhật về vị trí của sản
phẩm hành trình vận đơn. Điều này giúp họ quản lý thời gian và sẵn sàng cho
việc nhận hàng.

Dưới sự cạnh tranh gay gắt trong ngành logistics Việt Nam, đáp ứng nhu cầu khách
hàng và mang lại sự hài lòng là yếu tố quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp.
Đặc biệt trong những mùa cao điểm, hành trình vận đơn sẽ luôn là sự quan tâm hàng đầu
khách hàng. Thông qua lộ trình giao hàng, khách hàng và công ty sẽ có những phương án
hỗ trợ cho hàng hóa giao nhận tốt hơn, với kế hoạch như sau:

Xác định nhu cầu khách hàng

Bộ phận kinh doanh phối hợp Bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ thực hiện hai cách
để xác định nhu cầu của khách hàng trong các mùa cao điểm:

Tổ chức khảo sát, thăm dò nhu cầu cấp thiết khách hàng.
Thông qua dữ liệu thống kê của năm liền kề trước và tình hình thị trường vào
mùa cao điểm để đưa ra giải pháp phù hợp như nguồn lực, phương thức để
đáp ứng đủ điều kiện.

Đánh giá năng lực của các thành viên trong nhóm

Sau khi hiểu nhu cầu của khách hàng, cần đánh giá năng lực hiện tại của nhóm và
của mỗi thành viên trong nhóm. Điều này có thể được thực hiện thông qua các cuộc đánh
giá hiệu suất, phỏng vấn và phân tích dữ liệu. Một số câu hỏi cần được xem xét bao gồm:

Các thành viên trong nhóm có các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để đáp
ứng nhu cầu mới của khách hàng không?

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 7 Nhóm 3

Nhóm có đủ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu tăng cao trong mùa cao điểm
không?

Kết quả đánh giá cho thấy rằng nhóm hậu cần của công ty hiện tại có những điểm
mạnh và điểm yếu sau:

Điểm mạnh:
- Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn cao.
- Hệ thống và quy trình đã được thiết lập tốt.
Điểm yếu:
- Thiếu các kỹ năng và kiến thức về các công nghệ mới.
- Chưa có khả năng hợp tác hiệu quả với các đối tác logistics bên ngoài.

Thực hiện kế hoạch tuyển dụng và đào tạo

Nếu các thành viên hiện tại không đáp ứng được các yêu cầu, nhóm trưởng cần
tuyển dụng thêm người mới hoặc đào tạo lại cho các thành viên hiện tại. Cần xác định rõ
nhu cầu tuyển dụng và đào tạo để có kế hoạch phù hợp.

Dựa trên kết quả phân tích và đánh giá, có thể lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo
cụ thể như sau:

Đào tạo cho các thành viên hiện tại trong nhóm.
Kỹ năng sử dụng công nghệ mới.
Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng.
Kỹ năng giải quyết vấn đề.

Tuyển dụng thêm các thành viên có kỹ năng và kiến thức:

Thích ứng tốt với cường độ công việc cao.

Cá nhân hóa dịch vụ giao hàng.
Tính bền vững của dịch vụ giao hàng.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 8 Nhóm 3

Triển khai các hoạt động để giúp các thành viên trong nhóm làm quen với nhau và
với công việc mới: Tổ chức các hoạt động team building và đào tạo onboarding để giúp
các thành viên mới làm quen nhau và với công việc mới.

Kiến nghị với công ty về việc áp dụng thêm các chính sách khen thưởng, bonus
để tạo thêm động lực cho nhân viên

Ngoài OT, nhóm trưởng kiến nghị với ban lãnh đạo công ty về bonus trong mùa cao
điểm. Cụ thể, mỗi nhân viên sẽ nhận được khoảng cố định dao động từ 2 đô la đến 4 đô la
hoặc được share profit trên mỗi lô hàng đang được xử lý, phần bonus này sẽ được nhận
cùng với lương trong cùng tháng.

2.5. Thực hiện, theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch
Sau khi có kế hoạch, nhóm trưởng triển khai và giám sát chặt chẽ để đảm bảo kế
hoạch được thực hiện hiệu quả.

Theo dõi kết quả hoạt động của nhóm sau khi thay đổi thành viên: Theo dõi các chỉ
số hiệu suất chính (KPI) của nhóm để đánh giá hiệu quả của kế hoạch thay đổi thành viên.

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch thay đổi thành viên: Phân tích kết quả theo dõi để
đánh giá hiệu quả của kế hoạch thay đổi thành viên.

Nhóm trưởng còn đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình tuyển dụng
và đào tạo. Ngoài ra, cũng cần có sự hỗ trợ và hợp tác của các thành viên trong nhóm để
kế hoạch được thực hiện thành công.

Cần đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình tuyển dụng và đào tạo.

Cần có sự hỗ trợ và hợp tác của các thành viên trong nhóm để kế hoạch được thực
hiện thành công.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về việc thay đổi thành viên trong nhóm để nắm
bắt nhu cầu mới từ khách hàng:

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 9 Nhóm 3

Nếu khách hàng ngày càng quan tâm đến dịch vụ giao hàng nhanh chóng và
tiện lợi, nhóm trưởng có thể tuyển dụng thêm các thành viên có kinh nghiệm
về vận tải.
Nếu khách hàng ngày càng mong muốn được cá nhân hóa dịch vụ giao hàng,
nhóm trưởng có thể đào tạo lại cho các thành viên hiện tại về kỹ năng giao
tiếp và chăm sóc khách hàng.
Nếu khách hàng ngày càng quan tâm đến tính bền vững của dịch vụ giao
hàng, nhóm trưởng có thể tuyển dụng thêm các thành viên có kiến thức về
môi trường.

Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của khách hàng, nhóm trưởng có thể linh hoạt điều
chỉnh kế hoạch thay đổi thành viên trong nhóm cho phù hợp.

2.6. Kết luận

Việc thay đổi thành viên trong nhóm là một quá trình cần thiết để đáp ứng nhu cầu
mới từ khách hàng. Bằng cách thực hiện kế hoạch một cách bài bản và khoa học, nhóm
trưởng có thể tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.

Bên cạnh đó, một số lời khuyên để giúp nhóm trưởng thực hiện kế hoạch thành
công:

Luôn lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Đây là bước quan trọng
nhất để xác định nhu cầu mới của khách hàng.
Luôn cập nhật xu hướng mới trên thị trường. Điều này sẽ giúp bạn xác định
những kỹ năng và kiến thức.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 10 Nhóm 3

CHƯƠNG 3. VẤN ĐỀ THANH TOÁN QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN CƯỚC LOGISTICS CIMC (VIỆT NAM)
3.1. Mô tả vấn đề
Công ty CIMC Freight Logistics và đại lý ở Mỹ có quan hệ hợp tác phát triển lâu
dài. Năm 2021, Đại lý Mỹ có một lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam đi New York và yêu cầu
CIMC Freight Logistics handle lô hàng này với thông tin vận chuyển và thanh toán như
bên dưới:
Cước trên MBL là Prepaid, type bill: Surrender
Cước trên HBL là Collect, type bill: Surrender
Carrier: ONE
CIMC Freight Logistics đã thực hiện thanh toán cước cho hãng tàu ONE, đại lý Mỹ
sẽ thanh toán cước cho CIMC Freight Logistics. CIMC Freight Logistics sẽ thả hàng
(MBL) khi nhận được tiền cước từ đại lý Mỹ và xác nhận của shipper đồng ý thả hàng.
Tuy nhiên đối với lô hàng này, trong quá trình trao đổi email giữa CIMC Freight
Logistics và đại lý Mỹ thì email giả mạo có domain gây nhầm lẫn (domain email của công
ty CIMC Freight Logistics là [email protected] (có "s"), trong khi đó domain của
email giả mạo là [email protected] (không có "s"); domain email của đại lý Mỹ là
[email protected] (số "1"), trong khi đó domain email giả mạo là [email protected]
(chữ “l”) đã theo dõi xuyên suốt và chặn một số email chính thống của hai bên, thay vào
đó bằng các email giả mạo với nội dung không chính xác, cụ thể là email giả mạo thông
báo với đại lý Mỹ về việc công ty CIMC Freight Logistics thay đổi tài khoản ngân hàng và
yêu cầu họ chuyển qua một tài khoản ngân hàng khác. Khi đại lý Mỹ yêu cầu debit note có
đóng mộc đỏ trên thông tin tài khoản của công ty CIMC Freight Logistics, CIMC Freight
Logistics nhận email đó và gửi bản scan cho đại lý Mỹ, nhưng email này không đến được
đại lý Mỹ mà email giả mạo lại tạo một bản scan khác (với thông tin sai lệch về tài khoản
ngân hàng) gửi đến đại lý. Đại lý Mỹ căn cứ theo bản scan và thực hiện thanh toán. Sau
khoảng thời gian từ 1-2 tuần CIMC Freight Logistics không nhận được tiền, cả hai bên đã
tìm hiểu vấn đề và xem lại các email trao đổi và nhận ra có sự khác biệt về domain email
của hai công ty.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 11 Nhóm 3

Công ty CIMC Freight Logistics gặp một trường hợp gọi là Email Spoofing. Đây là
trường hơp mà những Email giả mạo rất tinh vi và rất giống với Email chính chủ khiến cho
công ty CIMC Freight Logistics và đại lý Mỹ bị nhầm lẫn, bị email giả mạo cung cấp sai
thông tin tài khoản ngân hàng dẫn đến việc đại lý Mỹ chuyển tiền vào tài khoản của bên
giả mạo, thiệt hại gần 10,000.00 USD.

3.2. Nguyên nhân tìm hiểu được tại thời điểm vấn đề xảy ra
Phía công ty cung cấp dịch vụ email (Supernet) sau khi kiểm tra cho biết email
không hề bị hack hay xâm nhập bởi hacker.
CIMC Freight Logistics thuê ngoài IT dẫn đến việc thiếu nhân lực sẵn có ở công ty
để kiểm soát, hỗ trợ, phòng ngừa, xử lý vấn đề khi phát sinh (vì sau vụ việc này, công ty
CIMC Freight Logistics bị thêm 01 trường hợp nữa tương tự nhưng vì email giả mạo gửi
nội dung thay đổi tài khoản ngân hàng đến khách hàng và khách hàng đã gặp trường hợp
tương tự nên họ đã gọi điện thoại trực tiếp để xác minh nên thiệt hại không xảy ra).
Sự bất cẩn của nhân viên trong việc kiểm tra miền email vì nhân viên không được
training và cảnh báo, thiếu kiến thức và sự cảnh giác về các trường hợp email giả dạng.
Sự thiếu sự tương tác liên tục trong giao tiếp qua các kênh ngoài email giữa hai bên.
3.3. Giải pháp tại thời điểm vấn đề xảy ra
Công ty CIMC Freight Logistics khi nhận ra vấn đề có email giả mạo đã ngay lập
tức phát thông báo đến tất các khách hàng, đại lý,…về việc có email giả mạo. Trong trường
hợp các bên nhận được thông tin thay đổi số tài khoản ngân hàng, vui lòng tạo 01 email
mới hoàn toàn để gửi cho CIMC Freight Logistics xác minh, ngoài ra cần phải xác nhận
lại với CIMC bằng một phương tiện trao đổi khác như zalo, wechat, dingtalk, fax, call,…
Về số tiền bị chuyển khoản sai tài khoản, công ty CIMC Freight Logistics và đại lý
Mỹ nhận thấy đây là vấn đề không mong muốn của cả hai bên, để tránh ảnh hưởng đến
việc khách hàng lấy hàng ở cảng đích không bị chậm trễ và tránh phát sinh phí DEM/DET,
hai bên chấp nhận thiệt hại 50/50. Đại lý Mỹ đã chuyển số tiền 50% cước vận chuyển cho
CIMC Freight Logistics (số tài khoản cũ), CIMC Freight Logistics nhận được thanh toán
và đã thả hàng kịp thời cho lô hàng này.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 12 Nhóm 3

Tạo chân mail chữ ký với nội dung:

“IMPORTANT NOTICE:

WE DID NOT AND WILL NOT CHANGE BANK DETAILS. PLEASE DO NOT
UPDATE OUR BANK DETAILS IN YOUR SYSTEM.

IF IT’S YOUR FIRST TIME TO SEND US THE PAYMENT, OR IF YOU ARE

REQUESTED TO SEND THE MONEY TO A NEW ACCOUNT, YOU MUST
VERIFY THE ACCOUNT INFORMATION BY SECONDARY MEANS SUCH
AS PHONE, SKYPE, WECHAT, WHATSAPP, FAX, ETC.

WE DON'T TAKE ANY RESPONSIBILITY IF YOU TRANSFER PAYMENT

TO WRONG ACCOUNT.”

Đối với các giao dịch phát sinh lần đầu tiên, nhắc nhở khách hàng notice như nêu
trên và phải xác nhận bằng ít nhất 2 kênh giao tiếp ngoài email.
Ngưng sử dụng dịch vụ email của Supernet, email mới của công ty được cung cấp
bởi một công ty uy tín khác của Trung Quốc, hiện vẫn đang được sử dụng và vận hành tốt,
chưa phát sinh vấn đề. Email mới luôn tự động có dòng cảnh báo:
【本邮件来自外部。在打开附件、回复或访问其中的链接前，请谨慎核对发
件人地址等信息！】

This message is from an EXTERNAL SENDER - be CAUTIOUS, particularly with

sender email, links and attachments.

3.4. Những điểm có thể thay đổi và SOP cần được ban hành để
phòng ngừa sự cố tương tự
Nhận định vấn đề quản lý của CIMC Freight Logistics

Những nguyên nhân gây ra vấn đề này chủ yếu đến từ thiếu sót trong Quy trình
hoạt động của CIMC Freight Logistics (Business Process) như chưa có quy trình chính
thức thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng cho đối tác dẫn đến khi nhận được email
thông báo bất kỳ thì đối tác sẽ tin và không kiểm tra lại bằng kênh liên lạc khác. Bên cạnh

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 13 Nhóm 3

đó, CIMC Freight Logistics có vẻ như đã lựa chọn nhà cung cấp server email chưa đủ tin
cậy, server chưa được trang bị những hệ thống cần thiết để chống lại email spoofing.
Vấn đề nằm ở cả hai bên công ty là không kiểm tra đuôi email kỹ nhưng sự việc đã
thể hiện chất lượng dịch vụ của công ty CIMC Freight Logistics chưa thật sự tốt
(quality). Đội ngũ nhân viên của công ty CIMC Freight Logistics chưa đủ kinh nghiệm để
nhận ra hình thức lừa đảo này. Hậu quả mà vấn đề này gây ra là thiệt hại cho CIMC Freight
Logistics và khách hàng - mỗi bên mất 5,000 USD. Sau sự việc này, danh tiếng của CIMC
Freight Logistics có thể sẽ bị ảnh hưởng.
Những điểm có thể thay đổi tổ chức có thể xem xét
CIMC Freight Logistics có thể thực hiện một số thay đổi liên quan tới hệ thống,
nhân viên như:

Về hệ thống:

Công ty CIMC Freight Logistics và đại lý Mỹ đã phát sinh giao dịch nhiều lần trước
đó, trong quá trình trao đổi email giữa CIMC và đại lý Mỹ thì email giả mạo có domain
gây nhầm lẫn thiếu hệ thống báo email mới.

Tạo các quy tắc hệ thống phát hiện xâm nhập để gắn cờ các email có phần mở rộng
tương tự như email của công ty. Ví dụ: e-mail hợp pháp của abc_company.com sẽ gắn cờ
e-mail lừa đảo của abc-company.com.

Có hệ thống và file lưu trữ thông tin tài khoản thanh toán chính xác của đối tác
thường xuyên, khi có sự thay đổi cần xác nhận qua 2 bước trở lên. Hệ thống cảnh báo khi
check tài khoản thanh toán và công ty đối tác không khớp với nội dung lưu trữ → trường
hợp này là cty bên Mỹ chuyển nhầm tiền cho bên giả mạo.

Thay đổi chữ ký đặc trưng cho từng lô hàng với mã xác định của hệ thống công ty.

Về nhân viên:

Khi có thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng và yêu cầu chuyển đổi ngân hàng
chịu trách nhiệm không được xác minh qua hình thức thứ 2.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 14 Nhóm 3

Do thiếu sự tương tác liên tục trong giao tiếp qua các kênh ngoài email giữa 2 bên.

Nhân viên không được training và cảnh báo, thiếu kiến thức và sự cảnh giác về các
trường hợp email giả dạng, đồng thời việc kiểm tra miền email không được làm cẩn thận.

Giám sát quá trình đặt hàng, giữ liên hệ với đối tác bằng ít nhất 2 để thêm xác thực
hai yếu tố bổ sung để xác minh các thay đổi về hình thức thanh toán của đối tác.

Nhân viên cần được training về nguy cơ của các Email Spoofing (có thể copy email
mới của đối tác và chuyển đổi form chữ để xác định chính xác ký tự,...)

Quy định mã màu cho các loại email. Email từ tài khoản nhân viên/nội bộ có một
màu; email đối tác để 1 mã màu khác và email từ tài khoản không phải của nhân viên/tài
khoản bên ngoài là một màu khác.

Kiểm soát các luồng email trao đổi với khách hàng khi xác định hợp đồng. Tạo quy
tắc email gắn thẻ liên lạc trong đó địa chỉ email "trả lời" khác với địa chỉ email "từ" được
hiển thị.

3.5. SOP để ngăn ngừa sự việc tương tự trên

Sau sự việc trên, CIMC Freight Logistics cần soạn ra SOPs:

SOP về quy trình thông báo thay đổi thông tin tài khoản nhận tiền của CIMC cho
khách hàng.

Mục tiêu của SOP

Nhân viên của CIMC Freight Logistics cần phải hiểu được quy trình thay đổi
thông tin tài khoản nhận tiền và thực hiện đúng theo quy trình này.
Khách hàng của CIMC Freight Logistics khi nhận được email thông báo thay
đổi thông tin tài khoản nhận tiền sẽ biết được các bước cần phải thực hiện để
xác minh với CIMC Freight Logistics.

SOP sẽ quy định những bước như sau

Khi thông báo thông tin tài khoản của CIMC cho khách hàng, nhân viên của CIMC
phải thực hiện những bước tuần tự như sau:

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 15 Nhóm 3

Hình thức thông báo thay đổi 01: Gửi thông tin tài khoản ngân hàng qua
email của đối tác.
Hình thức thông báo thay đổi 02: Tiếp tục thông báo thông tin tài khoản ngân
hàng mới bằng 1 hình thức khác email, ưu tiên gọi điện trực tiếp.

Gửi văn bản chính thức yêu cầu khách hàng khi nhận được yêu cầu chuyển tiền cho
số tài khoản mới phải thực hiện các hành động sau:
Gửi email đến hộp mail của Kế toán CIMC theo địa chỉ email được CIMC
đính kèm trong văn bản.
Gọi điện trực tiếp hoặc dùng 1 kênh liên lạc khác email với nhân viên phụ
trách tài khoản ngân hàng của CIMC để thực hiện xác minh chéo.

Trong email giao dịch hàng ngày với khách hàng phải sử dụng đuôi email:
IF IT’S YOUR FIRST TIME TO SEND US THE PAYMENT, OR IF YOU
ARE REQUESTED TO SEND THE MONEY TO A NEW ACCOUNT,
YOU MUST VERIFY THE ACCOUNT INFORMATION BY
SECONDARY MEANS SUCH AS PHONE, SKYPE, WECHAT,
WHATSAPP, FAX, ETC.
WE DON'T TAKE ANY RESPONSIBILITY IF YOU TRANSFER
PAYMENT TO WRONG ACCOUNT.

SOP về đánh giá chất lượng bên thứ ba

Đối với trường hợp của CIMC Freight Logistics, công ty đã sử dụng hình thức
Outsourcing cho các dịch vụ là máy chủ, email và IT support. Bên cạnh những ưu điểm
của hình thức thuê ngoài như giúp doanh nghiệp giảm được chi phí, tập trung vào các khía
cạnh cốt lõi…thì việc sử dụng outsourcing sẽ đem lại một số những rủi ro nhất định đặc
biệt là rủi ro về bảo mật thông tin, tấn công mạng,... Rủi ro có thể đến từ 2 nguyên nhân
chính:

Những nhân viên bên công ty thứ ba không chịu sự quản lý trực tiếp từ doanh
nghiệp nên vấn đề kiểm soát thông tin nội bộ tương đối khó.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 16 Nhóm 3

Hệ thống an ninh mạng của nhà cung cấp dịch vụ không đảm bảo, không đủ
mạnh để chống lại sự tấn công từ bên ngoài.

Một trong những cách để đề phòng những trường hợp tương tự (email spoofing) và
những trường hợp tấn công khác (malware, man-in-the-middle, DoS, DDos…) có thể xảy
ra trong tương lai, CIMC Freight Logistics cần phải có “Quy trình đánh giá và lựa chọn
nhà cung cấp dịch vụ” uy tín, đáng tin cậy dù chưa chắc chắn là nguyên nhân sự cố đến từ
nhà cung cấp.

SOPs về đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin cần có
các bước sau:

Kiểm tra các chứng nhận và giấy phép:

Chứng nhận ISO 27001 (quản lý an ninh thông tin) hoặc giấy phép cung cấp dịch
vụ của các cơ quan chính phủ.
Kiểm tra cơ sở hạ tầng và công nghệ:
Đảm bảo rằng nhà cung cấp sử dụng cơ sở hạ tầng và công nghệ hiện đại,
đảm bảo độ tin cậy và khả năng mở rộng khi cần thiết.
Để chống email spoofing, máy chủ email cần có Sender Policy Framework
(SPF) và DomainKeys Identified Mail (DKIM) → có thể yêu cầu nhà cung
cấp cung cấp thêm.

Tìm hiểu về quy trình bảo mật:

Bảo mật là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chọn một nhà cung
cấp dịch vụ IT thuê ngoài. Tìm hiểu về quy trình bảo mật của nhà cung cấp,
bao gồm các biện pháp bảo mật và quản lý rủi ro để đảm bảo an toàn thông
tin.
Đối chiếu quy trình bảo mật của nhà cung cấp với yêu cầu của công ty, đánh
giá mức độ đáp ứng → Nếu nhà cung cấp không đáp ứng đủ cần phải tiến
hành thẩm định và đưa ra kế hoạch hành động để khắc phục.

Tìm hiểu về quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu:

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng

Bài tiểu luận 17 Nhóm 3

Đảm bảo rằng nhà cung cấp có quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu đầy đủ
và hiệu quả.
Tìm hiểu về thời gian và chi phí để khôi phục dữ liệu trong trường hợp có sự
cố.
Đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp.
Tìm hiểu về lịch sử của nhà cung cấp, đánh giá từ các khách hàng trước đó
và kiểm tra xem họ đã từng bị mất dữ liệu hay không.

GVHD: Thầy Mai Thế Hoàng