1.

Dear Mr. ...

I am sorry to tell you that I will not be able to (1) . . . . .clear/meet . . . . . .

. . . . . . . . my bill, No. BE7714 (2) . . . . . .due . . . . . . . . . . . . . on 6 June.

My government has put an embargo on all machine (3) . . .

exports. . . . . . . . . . . . . . . . to Zurimba, and consequently we have found
ourselves in temporary (4). . . . . . difficulties. . . . . . . . . . . . . as we had
three major cash (5) . . . . consignments. . . . . . . . . . . . . . . for that
country. However, I am at present discussing sales of these
consignments with two large Brazilian importers, and am certain
that they will take the goods.

Could you allow me a (6) . . . .further . . . . . . . . . . . . . . . 60 days to

(7) . . . . . . .clear . . . . . . . . . . . . my account, and draw a new bill on me,
with (8) . . . . . .interest . . . . . . . . . . . . . of, say 6% added for the (9) . . . .
extension. . . . . . . . . . . . . . . of time?

I would be most (10) . . . . . grateful. . . . . . . . . . . . . . if you could help me

in this matter.

Yours sincerely

2.

Dear Mr. Franksen

Bill No. BE 7711

I was sorry to learn about the embargo your country has (1) placed. .
on exports to Zurimba and of the problems this has created.
However, the above bill has already (2) allowed credit (payment,
defrayal) for 40 days, and although I appreciate your offer for an (3)
additional 6% interest on the £4,360
(4) . . . . .outstanding . . . . . . . . . . . . . . , it is financially (5) . . . .impossible . .
. . . . . . . . . . . . . to allow a further 60 days credit as I myself have (6) . . .
commitments (engagement, responsibility). . . . . . . . . . . . . . . . .

I think the following (7) . . . . . . suggestion/solution. . . . . . . . . . . . . might

help us both.

You need not add interest on the present amount, but I have
enclosed a new draft (BE7731) for £2,180 which is (8) . . .half . . . . . . . . . . .
. . . . . the outstanding balance, and will allow you 40 days to pay it.
But I expect you to pay the (9) remainder (residual, surplus) viz.
£2,180 by banker's draft.

Please confirm your (10) . . . . acceptance. . . . . . . . . . . . . . . by signing the

enclosed bill and returning it to me with your draft by (11) return of
post.

I wish you luck with your negotiations/haggle with the Brazilian

importers and hope that this (12) setback will soon be resolved.

Yours sincerely

Encl. Bill BE 7731

3.

Dear Mr. …

Account No. TY G 996 14

I wrote to you on two occasions, 21 October and 14 November, (1) . . . . .

. about. . . . . . . . . . . . . the above account which now has an (2) . .
outstanding. . . . . . . . . . . . . . . . . balance of £1541.46 and is made up of
the copy invoices (3) . . . . .attached . . . . . . . . . . . . . . .

I have waited three months for either a (4) . . . reason. . . . . . . . . . . . . . . .

to explain why the balance has not been cleared, or a (5) . . payment. .
. . . . . . . . . . . . . . . , but have received neither.

Although I am (6) . . . . .reluctant . . . . . . . . . . . . . . to take legal action to

recover the amount, you leave me no (7) . . . . alternative. . . . . . . . . . . . . .
. . Therefore, (8) . . unless. . . . . . . . . . . . . .I receive your remittance within
the next ten days, my solicitors will be
(9). . . . . .instructed . . . . . . . . . . . . . to start proceedings to
(10) . . . .recover . . . . . . . . . . . . . . . the debt.

Yours sincerely

(signed)

Accountant

Encl. invoice copies

4.

Dear Mr Merton

I deeply (1) . . . .regret/apologize . . . . . . . . . . . . . . . that at this moment in

time I am unable to (2). . . .clear . . . . . . . . . . . . . . . your Invoice dated 9
May for my order No. 3716 for ten Lotus dinner services at £35 each,
catalogue number L3D5, and twenty 'Wedgwood' dinner services at
£43 each, catalogue number W218.

The consignment arrived in good (3) . . . . .condition . . . . . . . . . . . . . . and

as usual I admired the quality and elegance of your products. They
always (4) . . . sell. . . . . . . . . . . . . . . . very well in my two shops here in
Nancy. Unfortunately, two days after the arrival of the consignment,
disaster struck. After several centimetres of incessant rain my
stockroom was completely (5) . . .affected . . . . . . . . . . . and much of
the stock damaged or destroyed.

I am waiting with great (6) . . . . patience/anticipation. . . . . . . . . . . . . . .

for my insurers to settle my (7) . . . .problem/setback/claim . . . . . . . . . . .
. . . . , but meanwhile it is with sorrow that I have to tell you that I am
(8) . . . . unable. . . . . . . . . . . . . . . to pay any of my suppliers. However, on
a more optimistic note, I am able to inform you that the
aforementioned insurers have (9) . . . assured. . . . . . . . . . . . . . . . me
compensation within the next four weeks. When I receive this, I will
take measures to pay all my suppliers as soon as I possibly can.

(10) . . . .I hope . . . . . . . . . . . . . . . that you will understand this difficult

situation.

I remain….

Your humble servant

Jean Morreau (M.)

5.

Attention: Mr. S. Stuart, Sales Manager 10th May,

19

Dear Sirs,

(1) . . . Further. . . . . . . . . . . . . . . . to your statement of 30th April 20…, we

have to inform you that it is not yet possible for us to
(2) . . .fulfill . . . . . . . . . . . . . . . . our obligations and pay you the (3) . . .
outstanding. . . . . . . . . . . . . . . . sum of £6,000 which was (4) . . . . . due . . .
. . . . . . . . . . . on 31st March 20…

You may have seen newspaper reports on the fire which

(5) . .occurred . . . . . . . . . . . . . . . . at our warehouse on 20th March; this
caused excessive losses, (6) . . . . .for . . . . . . . . . . . . . . which we have not
yet been compensated (7) . . . . .in . . . . . . . . . . . . . . full. May we therefore
ask you for a three months’ extension of (8) . . . payment/credit. . . . . . .
. . . . ? We hope to be able to make payment of the
(9) . . . . .aforementioned . . . . . . . . . . . . . . sum by the middle of July. We
need hardly point out that these circumstances are exceptional, and
(10) . . . . hope. . . . . . . . . . . . . . . you will understand our present situation.

Yours faithfully,

Ken Tempterton

1. I have instructed my bank, today, to transfer USD 1,000 to your account in

payment of your invoice. Could you confirm the transfer has been made as
soon as the correspondent bank (ngân hàng đại lý) advises you?

Tôi đã yêu cầu ngân hàng của tôi chuyển 1000 USD đến tài khoản của quý ngài
trong hôm nay để thanh toán hóa đơn. Xin quý ngài vui lòng xác nhận đã nhận
được chuyển khoản ngay khi ngân hàng đại lý thông báo đến quý ngài.
2. We have accepted your bill and now have the documents. We shall collect
the consignment as soon as it arrives in Saigon and honour your draft at
maturity.

Chúng tôi đã chấp nhận hóa đơn của quý ngài và giờ đây đang giữ các chứng từ.
Chúng tôi sẽ thu nhận hàng ngay khi lô hàng được chuyển đến Sài Gòn. Chúng
tôi sẽ nhận thanh toán khi hết hạn.

3. Our bank informs us that they now have the shipping documents and will
be transferring the proceeds of our L/C to your account.

Ngân hàng của chúng tôi đã thông báo với chúng tôi bây giờ đang giữ các chứng
từ vận chuyển và sẽ chuyển tiền thu được từ thư tín dụng của chúng tôi đến tài
khoản của quý ngài.

4. We have instructed our bank to arrange a letter of credit for ... to be paid
against your pro-forma invoice No..., and the proceeds will be credited to you
as soon as Vietcombank receives the documents.

Chúng tôi đã yêu cầu ngân hàng của chúng tôi chuẩn bị một thư tín dụng cho…
để trả tiền hóa đơn chiếu lệ số…, và số tiền thu được sẽ được trả cho bạn ngay khi
Vietcombank nhận được những chứng từ.

5. Our bank informed us today that you accepted our bill and the documents
have been transferred to you. Thank you for your custom and hope you will
be in touch with us again.

Ngân hàng của chúng tôi đã thông báo cho chúng tôi trong hôm nay rằng quý
ngài đã chấp nhận hóa đơn của chúng tôi và những chứng từ đã được gửi đến
quý ngài. Cảm ơn quý ngài vì đã tin tưởng và hy vọng quý ngài sẽ liên hệ với
chúng tôi nữa.

6. In view of the difficulties you have been having, we are prepared to

compromise and suggest that you clear half the outstanding balance
immediately by sending a cheque for... and clear the remainder by the end of
next month.
Sau khi xem xét những khó khăn mà quý ngài đang gặp, chúng tôi sẽ thỏa thiệp
và đề nghị rằng quý ngài sẽ trả một nửa số nợ ngay khi gửi hóa đơn cho… và trả
phần còn lại vào cuối tháng.

7. We must now insist that you clear this account within the next seven days,
or at least offer an explanation for not paying it.

Bây giờ, chúng tôi phải nhấn mạnh rằng quý ngài cần phải thanh toán nợ trong
vòng 7 ngày tới, hoặc ít nhất quý ngài phải đưa ra lời giải thích cho việc chưa trả
nợ.

8. I would like your remittance by return of post, or failing that, your reasons
for not clearing this account.

Tôi muốn quý ngài gửi tiền qua đường thư về, hoặc nếu không, xin vui lòng đưa
ra lý do quý ngài không trả hết khoản nợ này.

9. We had expected this matter to have been settled at least two months ago,
but you have shown no indication of cooperating with us.

Chúng tôi đã mong vấn đề này được giải quyết ít nhất từ hai tháng trước, nhưng
quý ngài không có dấu hiệu hợp tác với chúng tôi.

10. Thank you for sending your cheque for invoice No. … so promptly. We feel
sure that you will be pleased with the consignment and look forward to
receiving your next order.

Cảm ơn quý ngài đã gửi tấm séc thanh toán cho hóa đơn số... đúng hạn. Chúng
tôi chắc chắn quý ngài sẽ hài lòng với lô hàng và mong nhận được đơn đặt hàng
của quý ngài.

11. A warehouse flood destroyed the majority of the components that were to
be fitted into Zenith 900. We are waiting for our insurance company to settle
our claim so that we can renew our stock and pay our suppliers.

Trận lụt ở nhà kho đã phá hủy phần lớn các linh kiện để lắp ráp vào Zenith 900.
Chúng tôi đang chờ công ty bảo hiểm giải quyết khiếu nại đòi bồi thường của
chúng tôi để có thể phục hồi lại kho hàng và thanh toán cho các nhà cung cấp.
12. When we allowed open account terms, we emphasized this was only on
the condition that balances were cleared promptly on due dates as credit
facilities put a strain on our own cash flow situation. Because of this we
cannot extend the credit by another two months.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

13. As you are usually prompt in settling your accounts, we wonder whether
there is any special reason why we have not received payment of this
account, which is already a month overdue.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

14. To regular customers such as yourself our terms of payment are 3% one
month, and we hope you will not withhold payment any longer; otherwise it
will be necessary for us to revise these terms.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

15. We were disappointed that you did not bother to reply to either of our
letters asking you to clear your account, and you have left us no alternative
but to take legal action.

......................................................................

......................................................................
......................................................................

16. It is with the utmost regret that we have reached the stage when we must
press for immediate payment. Failing payment by 7 August you will leave us
no choice but to put the matter into the hand of our solicitor.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

17. It was in consideration of the present economic climate that we allowed

you a two-month period to settle, and while we would like to offer you more
time to clear the balance, our own financial position makes this impossible.
Therefore we must ask you to settle the account within the next fortnight.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

18. When we arranged payment terms we offered you payment against

monthly statements, yet it has been three months since you promised the
account would be cleared.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

19. As we have traded for some time, we have not pressed for payment.
However, we must now insist that either you settle the account or offer a
reasonable explanation for not doing so.

......................................................................
......................................................................

......................................................................

20. The failure either to clear your account or even to offer an explanation is
all disappointing because of our past satisfactory dealings over many years.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

Vietnamese - English

1. Chúng tôi muốn thông báo với quý ngài là chúng tôi đã thu xếp chuyển tiền
cho quý ngài qua ngân hàng. Chúng tôi chuyển ...$ để thanh toán cho hóa
đơn số...

......................................................................

......................................................................

......................................................................

2. Ngân hàng đã thông báo với chúng tôi là số tiền ... mà quý ngài chuyển đã
được ghi có vào tài khoản của chúng tôi. Cảm ơn quý ngài đã thanh toán
đúng hạn.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

3. Cuộc đình công của công nhân bến cảng khiến chúng tôi không thể giao
hàng được và vì khách hàng không thể trả tiền cho chúng tôi nên chúng tôi
cũng chưa thể thanh toán nợ cho các nhà cung cấp được.

......................................................................
......................................................................

......................................................................

4. Chúng tôi sẽ cố gắng thanh toán hóa đơn trong vòng vài tuần tới. Trong khi
chờ đợi, chúng tôi gửi kèm tấm séc trị giá ... để thanh toán một phần số nợ.

......................................................................

......................................................................

5. Tôi rất tiếc khi nghe tin quý ngài đang gặp khó khăn trong việc... và hiểu
rằng hàng không bán được thì sẽ khó có thể thanh toán các khoản nợ còn lại.

......................................................................

......................................................................

6. Qua thư của quý ngài ngày... giải thích lý do hóa đơn số... chưa được thanh
toán, chúng tôi rất hiểu những khó khăn quý ngài đang gặp phải.

......................................................................

......................................................................

7. Chúng tôi viết thư cho quý ngài về khoản nợ quá hạn trong tháng 10 trị
giá..., và gửi kèm bản sao hóa đơn mà lẽ ra phải được thanh toán tháng trước.

......................................................................

......................................................................

8. Chúng tôi đã viết thư cho quý ngài vào ngày 3/3 về bản quyết toán tháng 1
vẫn chưa được thanh toán. Kèm theo đây quý ngài sẽ thấy bản quyết toán.

......................................................................

......................................................................

9. Chúng tôi cho rằng quý ngài đã có đủ thời gian để thanh toán khoản nợ này
và giờ đây nhất định quý ngài phải thanh toán trong vòng 10 ngày tới.
......................................................................

......................................................................

10. Nếu chúng tôi không nhận chi phiếu thanh toán đầy đủ khoản nợ vào cuối
tháng này, chúng tôi buộc phải nhờ luật sư thu hồi nợ.

......................................................................

......................................................................

11. Chúng tôi muốn quý ngài lưu ý rằng chúng tôi đã chào bán cho quý ngài giá
thấp trên cơ sở thanh toán tiền sớm.

......................................................................

......................................................................

12. Chúng tôi rất mong quý ngài hiểu rằng việc chúng tôi không thanh toán nợ
đúng hạn là do sơ ý.

......................................................................

......................................................................

13. Chúng tôi rất thông cảm với vấn đề quý ngài gặp phải trong việc thanh toán số
nợ còn lại và sẵn sàng gia hạn nợ thêm 6 tuần nữa.

......................................................................

......................................................................

14. Từ khi chúng tôi viết thư cho quý ngài ngày... về khoản nợ còn lại chưa được
thanh toán trị giá ..., chúng tôi vẫn chưa nhận được thư trả lời. Xét thấy quý ngài
đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, nên trước đây, chúng tôi đã không hối
thúc quý ngài thanh toán.

......................................................................

......................................................................
......................................................................

......................................................................

15. Cảm ơn quý ngài đã viết thư và giải thích cho chúng tôi biết tại sao số nợ trong
tháng 5 vẫn chưa được thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi không thể gia hạn nợ
thêm nữa vì chúng tôi cho hưởng mức chiết khấu cao đổi lại việc thanh toán
đúng hạn.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

16. Chúng tôi sẽ cho quý ngài thêm 7 ngày nữa để gửi tiền cho chúng tôi, sau thời
gian này vấn đề sẽ được chuyển cho luật sư chúng tôi giải quyết.

......................................................................

......................................................................

17. Chúng tôi cảm thấy đã đủ kiên nhẫn và đã xem xét rất kỹ lưỡng. Tuy nhiên, bây
giờ chúng tôi rất tiếc phải thực hiện các biện pháp để thu hồi nợ theo luật.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

18. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng tôi sẵn sàng
cho phép quý ngài thanh toán một nửa của khoản nợ bằng cách gửi chúng tôi
hối phiếu trả ngay và thanh toán phần còn lại bằng cách chấp nhận hối phiếu
đính kèm ký phát thời hạn 30 ngày.

......................................................................

......................................................................
......................................................................

......................................................................

19. Do quy định của chúng tôi là kinh doanh dựa trên lợi nhuận thấp nên chúng
tôi tiếc là không thể dành cho quý ngài hưởng điều kiện tín dụng dài hạn được.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

20. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì không nhận được thư trả lời của quý
ngài cho 2 lá thư của chúng tôi ngày... nhắc quý ngài về khoản nợ còn lại trị giá.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

Write an advice of payment to send the exporter.

Dear Sirs,

Thank you for being so prompt in sending the documents for our last order for
leisurewear model 1 dated 18 August, 2023. We have accepted the sight draft, and
the bank should be sending you an advice shortly.

Because of the product’s high quality and elegance, there is an increasing volume
of sales. Therefore, We would like to change to payment by 45 day bill of
exchange, documents against acceptance.

When we first contacted you last May, you told us that you would be prepared to
reconsider terms of payment once regular orders for a substantial number are
made. We think that sufficient time has elapsed for us to be allowed the terms we
have asked for. If you need references, we will be glad to supply them.
As we will be sending another order within the month, we would like to know
whether you could confirm that you agree to these new terms of payment.

We are looking forward to receiving your prompt acceptance of the

aforementioned terms.

Yours faithfully,
(signed)

Write an acknowledgement of payment to send to the importer.

Dear Mr. …

Thank you for your letter of ... enclosing cheque for $... in clearance of our invoice
dated…

We enclose our official bill.

Yours sincerely