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German E-Mail Writing

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German E-mail Writing

Date and Place

It is to be written on the right-top side of the E-mail in the form:

Frankfurt, den 30.04.2024

Body

• With German emails and letters, you don’t capitalize the first
sentence after the greeting.

So where in English, you would write,

Dear Mrs. Jones,

I’m writing…

In German, you would write:

Sehr geehrte Frau Jones,

ich schreibe…

• Don’t Capitalize the Personal Pronoun unless it is in the beginning


of a sentence. Also, don’t capitalize it if it is the first sentence of
your letter.

Here’s another way that German differs from English:

You don’t capitalize the personal pronoun ich (I), unless it is the first
word in the sentence. But you do not capitalize it, if it is the first word
after your greeting (beginning of the letter)
Ending

Do not use a comma after the closing, the way you do in English.

So instead of saying:

Best wishes,
Kat

You would say:

Mit freundlichen Grüßen


Kat
Example Structure of a Formal E-mail

1. Greeting:
• Sehr geehrte Damen und Herren, (Dear Sir or Madam,)
• Sehr geehrter Herr [Last Name] / Sehr geehrte Frau [Last
Name], (Dear Mr. [Last Name] / Dear Mrs. [Last Name],)
• Sehr geehrte [Title] [Last Name], (Dear [Title] [Last Name],)
For e.g. –
• Sehr geehrter Herr Weber, (Esteemed Mr. Weber,)
• Sehr geehrte Frau Schmidt, (Esteemed Mrs. Schmidt,)
• Sehr geehrter Herr Professor Becker, (Esteemed Professor
Schmitz,)
• Sehr geehrte Frau Doktor Meyer, (Esteemed Doctor Freud,)
• Sehr geehrte Damen und Herren (Dear Sir or Madam,)

2. Introducing Yourself:
• mein Name ist [Your Name] und ich arbeite bei [Company
Name]. (My name is [Your Name] and I work at [Company
Name].)
• ich bin [Your Position] bei [Company Name] und möchte Ihnen
gerne folgendes mitteilen. (I am [Your Position] at [Company
Name] and would like to inform you of the following.)
• als Vertreter von [Company Name] möchte ich Ihnen heute
schreiben. (As a representative of [Company Name], I am writing
to you today.)

3. Stating Purpose or Reason for Email:


• ich schreibe Ihnen, um [purpose of the email]. (I am writing to
you to [purpose of the email].)
• gerne möchte ich Ihnen mitteilen, dass... (I would like to inform
you that...)
• ich möchte Sie über [topic] informieren / um Ihre
Unterstützung bitten / um einen Termin bitten. (I would like to
inform you about [topic] / ask for your support / request a
meeting.)

4. Ending - Expressing Gratitude or Apology (If Applicable):


• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit / Zeit / Rückmeldung im
Voraus. (Thank you very much for your attention / time / feedback
in advance.)
• Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten / Verzögerungen. (I
apologize for the inconvenience / delays.)
• Herzlichen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation.
(Thank you very much for your understanding and cooperation.)

5. Closing the Introduction:


• Ich freue mich auf Ihre Antwort / Rückmeldung /
Zusammenarbeit. (I look forward to your response / feedback /
cooperation.)
• Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. (I
am at your disposal for any further questions.)
• Mit freundlichen Grüßen, (Kind regards,)

Some more phrases to help you START A FORMAL E-MAIL with:

• Es tut mir leid, dass… (I’m sorry that…)


• Ich möchte mich bedanken (I would like to thank…)
• ich freue mich über die Möglichkeit, an diesem Projekt
teilzunehmen. (I am happy about the opportunity to participate in this
project.)
• ich schreibe Ihnen, um [purpose of the E-Mail] … (I am writing to you
to [purpose of the email].)
• Gerne möchte ich Ihnen mitteilen, dass... (I would like to inform you
that...)
• ich möchte Sie über [topic] informieren / um Ihre Unterstützung
bitten / um einen Termin bitten. (I would like to inform you about
[topic] / ask for your support / request a meeting.)
•

Some more phrases to help you END A FORMAL E-MAIL a formal e-mail
with:

• Ich bedanke mich bei Ihnen im Voraus. (I thank you in advance.)


• Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. (Thank you for your quick
response.)

• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. (Thank you for your attention.)

• Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören. (I look forward to
hearing from you soon.)

• Ich freue mich auf Ihre Antwort / Rückmeldung / Zusammenarbeit.


(I look forward to your response / feedback / cooperation.)

• Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. (I am at


your disposal for any further questions.)

• Abschließend möchte ich Ihnen versichern, dass... (In conclusion, I


would like to assure you that...)

• Für Ihre baldige Rückmeldung wäre ich Ihnen sehr dankbar. (I


would be very grateful for your prompt response.)

• Ich stehe Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung. (I am at


your disposal for any further questions.)

• Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, falls Sie weitere


Informationen benötigen. (Please do not hesitate to contact me if you
need further information.)

• Ich hoffe auf eine positive Antwort Ihrerseits. (I hope for a positive
response from you.)

• Für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit danke ich Ihnen im Voraus.


(Thank you in advance for your time and attention.)

• Über eine baldige Antwort würde ich mich freuen. (I would


appreciate a prompt response.)

• Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie weitere Unterstützung


benötigen. (Please let me know if you need any further assistance.)

• Vielen Dank für Ihre prompte Erledigung. (Thank you for your prompt
attention.)
• Mit freundlichen Grüßen
• Mit besten Grüßen
• Mit herzlichen Grüßen
Example Structure of an Informal E-mail

1. Greeting:
• Hallo [Name], (Hello [Name],)
• Liebe (r) [Name], (Dear [Name],)

2. Introducing Yourself:
• Ich hoffe, es geht dir gut. Hier ist [Your Name] von [Your
Company / School / Organization]. (I hope you're doing well. This
is [Your Name] from [Your Company / School / Organization].)
• Ich bin [Your Name] und wir haben uns bei [Event / Place]
getroffen. (I'm [Your Name] and we met at [Event / Place].)
• Grüß dich! Ich wollte dir kurz schreiben, um... (Hey there! I
wanted to write to you briefly to...)

3. Stating Purpose or Reason for Email:


• Ich wollte dir nur schnell mitteilen, dass... (I just wanted to
quickly let you know that...)
• Ich wollte dich fragen, ob du Zeit hast, um... (I wanted to ask
you if you have time to...)
• Es tut mir leid, dass ich nicht früher geantwortet habe. (I'm
sorry for not replying earlier.)

4. Expressing Gratitude or Apology (If Applicable):


• Vielen Dank für deine Hilfe / Zeit / Unterstützung! (Thank you
very much for your help / time / support!)
• Danke im Voraus für deine Hilfe / Antwort. (Thanks in advance
for your help / response.)
• Ich dachte, es wäre schön, wenn wir uns wiedersehen
könnten. (I thought it would be nice if we could meet again.)

5. Closing the Introduction:


• Ich freue mich schon darauf, von dir zu hören. (I'm looking
forward to hearing from you.)
• Bis bald! (See you soon!)
• Viele Grüße, (Best regards,)

6. Closing the Introduction More Casually:


• Alles Liebe, (All the best,)
• Liebe Grüße, (Warm regards,)
• Tschüss, (Bye,)
Some more phrases to help you START AN INFORMAL E-MAIL with:

• Wie geht’s? (How’s it going?)

• Ich würde dich genre einladen zum/zur… (I’d like to invite you to…)

• Ich hoffe dir geht es gut. (I hope you’re doing well.)

• Über deinen Brief habe ich mich sehr gefreut. (I was very happy to
receive your letter.)

• ich habe deine letzte E-Mail erhalten. Vielen Dank dafür. (I received
your last email. Thank you very much for that.)

Some more phrases to help you END AN INFORMAL E-MAIL with:


• Ihr(e) (yours) — Ihr if you’re male and Ihre if you’re female.

• Alles Liebe (All the best)

• mit Liebe (With love)

• Dein(e) (Yours)

• Bis bald (See you soon)

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