BAGIAN 7

HSE AUDITING AND MANAGEMENT

REVIEW/ AUDIT K3LL DAN TINJAUAN
MANAJEMEN TERHADAP SM-K3LL

QUALITY, HEALTH, SAFETY & ENVIRONMENTAL SYSTEM

Doc. Code No. : 000 / SST / QHSE - S / IX / 2011

Approved for
Implementation
10/03/2017
For Approval
Marthin B. Purba

Revision Date Auth. Director

NO. COPIES: DISTRIBUTIONS: DATE:

01.CSMS.III.2017 CHEVRON - BALIKPAPAN 10/03/2017

Quality, Health, Safety and Environmental System

 Doc. Code No. 001/SST/QHSE-S/I/16
Doc Type Manual
PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Doc. Level 1
Revision Status 4
Effective date 14 Januari 2016
Quality, Health, Safety and Environmental System Page 199

AUDIT INTERNAL & OBSERVASI K3LL

INTERNAL AUDIT & HSE OBSERVATION

1. AUDIT INTERNAL K3LL

1.1 Audit K3LL menyeluruh akan membuktikan apakah program K3LL serta
sarana fisik yang ada telah sesuai dengan standar. Pemeriksaan dan
pengawasan ini mengukur kinerja sistem manajemen.

1.2 Pelaksanaan Audit K3LL dilakukan dengan:

a. Berdasarkan petunjuk yang jelas dan pasti
b. Dengan menggunakan metode observasi, wawancara, contoh,
pengawasan fisik serta tinjauan data-data dokumentasi.
c. Dilaksanakan oleh kelompok wakil dari perusahaan yang tidak mempunyai
kepentingan pribadi atau tidak mendapat tekanan dari pihak-pihak
manapun juga dan dapat memberikan pendapat yang objective serta
“tidak berprasangka”.
d. Program Audit Internal K3LL dilaksanakan setiap tahun
e. Hal-hal yang tidak sesuai akan diperhatikan dan ditindaklanjuti

1.3 Petunjuk teknis untuk pelaksanaan audit beserta daftar pertanyaannya

mengacu pada Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan (SMK3) dari
Peraturan Menteri Tenaga Kerja RI No.05/MEN/1986, Surat Keputusan dari
Kepala Badan Pengusahaan Pembinaan Kontraktor Asing, No. Kpts-
1048/LOOOO/99-SO, tanggal 30 November 1999 serta dari para KPS.

2. OBSERVASI K3LL

Program observasi K3LL yang diterapkan pada PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY
mengacu pada sistem program Du Pont (Stop Card) yang telah dipergunakan oleh
Industri selama bertahun-tahun dan telah terbukti dapat meningkatkan kinerja K3LL.

Tujuan utama dari observasi K3LL yang dilakukan adalah untuk menghilangkan
kecelakaan dengan cara melatih para pemuka, pengawas dan manajer agar secara
sistematis memperhatikan dan melakukan komunikasi dengan orang lain serta
mencegah terjadinya tindakan dan kondisi yang tidak aman.

Semua pengawas utama dan para manajemen harus mengetahui tentang program
observasi K3LL. Meningkatkan kemampuan pengawasan bukan hanya dalam mengontrol
terhadap tingkah laku orang-orang tetapi juga terhadap kondisi-kondisi yang tidak
aman.
 Doc. Code No. 001/SST/QHSE-S/I/16
Doc Type Manual
PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Doc. Level 1
Revision Status 4
Effective date 14 Januari 2016
Quality, Health, Safety and Environmental System Page 200

2.1 Siklus Pengamatan:

1. Memutuskan untuk melihat
2. Berhenti antara 10 sampai 30 detik
3. Mengamati
4. Bertindak dalam mengamati
5. Melaporkan hasil Pengamatan

2.2 Tehnik Pengamatan

a. Berhentilah untuk beberapa saat sebelum memasuki suatu daerah baru
dan amati dimana para karyawan sedang melakukan pekerjaan.
b. Berhenti begitu masuk pada daerah tersebut dan amati reaksi orng atas
kehadiran anda.
c. Amati kegiatan yang dilakukan.
d. Lihat sekeliling anda (Dibawah, Diatas, Dibelakang, disamping)
e. Buat suatu sikap bertanya- Mengapa? Apa yang terjadi apabila …?
f. Waspadalah terhadap suatu bahaya (cidera) yang disebabkan oleh
pekerjaan yang terlalu berat saat melakukan pengangkatan, mendorong,
menarik dan meraih sesuatu.
g. Berikan pengertian sebanyak mungkin: lihat dan dengar.
h. Lakukan pendekatan denagn benar, amati semua tahapan-tahapan
pekerjaan.

Ketahuilah:
a. Jangan memberhentikan masalah-masalah yang telah diputuskan. Amati
juga ide-ide untuk memperkecil masalah.
b. Segera bertindak terhadap kondisi-kondisi dan tindakan yang tidak aman.
c. Akuilah sikap-sikap yang terpuji (ingat, agar para karyawan selalu
melakukan sesuatu dengan benar).
d. Buatlah catatan-catatan untuk ditindak lanjuti.

3. PENGGOLONGAN PENGAMATAN (OBSERVATION CATEGORIES)

3.1 Tindakan-tindakan dan posisi dari orang

Adakah seseorang dalam bahaya yang berakibat cidera terhadap

tindakannya sendiri karena:
1. Jatuh
2. Terlalu lelah
3. Menabrak atau sedang terpukul
4. Terperangkap di-, pada-, diantara –

Adakah seseorang dalam bahaya yang berakibat cidera oleh karena

kondisi-kondisi dan bahan-bahan berikut ini:
 Temperatur yang berlebihan
 Arus listrik
 Asap
 Cairan berbahaya dan lain-lain
 Doc. Code No. 001/SST/QHSE-S/I/16
Doc Type Manual
PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Doc. Level 1
Revision Status 4
Effective date 14 Januari 2016
Quality, Health, Safety and Environmental System Page 201

3.2 Alat pelindung Diri (Personal Protective Equipment)

a. Apakah karyawan menggunakan alat pelindung yang diperlukan?
b. Apakah karyawan disediakan pelindung secukupnya terhadap bahaya atau
bahan berbahaya lainnya?
c. Apakah semuanya tersedia dengan cukup?
d. Apakah semua dalam kondisi yang baik?
e. Adalah mereka menggunakan peralatan dengan benar?
f. Apabila tidak, mengapa tidak?

3.3 Peralatan dan Perlengkapan Lain (Tool and Other Equipment)

a. Apakah cara menggunakan alat itu benar?
b. Apakah alat dalam kondisi yang aman?
c. Apakah alat yang digunakan untuk pekrjaan itu sudah “benar”?
d. Apakah peralatan (yang tidak sesuai dengan design) sedang digunakan?

4. PROSEDUR
a. Apakah cara menggunakan alat itu benar?
b. Apakah prosedurnya sudah cukup?
c. Apakah prosedur tersebut mencakup pencegahan terhadap semua resiko-
resiko yang tidak diinginkan?
d. Apakah prosedur tersebut dimengerti?
e. Apakah prosedur tersebut diikuti?

4.1 Kebersihan tempat kerja

a. Apakah tempat kerja dalam kondisi yang baik/bersih?
b. Apakah semua benda-benda ditaruh pada tempat yang benar dan disusun
dengan rapi?

5. TINDAKAN PERBAIKAN
a. Segera koreksi semua tindakan dan kondisi yang tidak aman dimana anda
melihatnya (tempat/lokasi kerja)
b. Cegah dan lansung tindak lanjuti agar kejadian serupa yang dapat
menyebabkan cidera tidak terjadi lagi dikemudian hari.
c. Koreksi tindakan karyawan tersebut tanpa menyebabkan mereka menjadi
marah.
d. Bantu mereka dengan memberikan masukan-masukan untuk memperbaiki
tindakan-tindakan dan kondisi-kondisi yang tidak aman.
e. Lakukan pendekatan bahwa antara anda dengan mereka bekerja bersama-
sama sebagai suatu anggota dalam suatu tim (kelompok)–jangan menjadi
penantang untuk memperbaiki keselamatan.

5.1 Buatlah karyawan menjadi bagian dalam satu kelompok (team)

a. Mulailah pembicaraan tentang pekerjaan dengan karyawan mana yang anda
lihat melakukan suatu tindakan tidak aman.
b. Mengapa dia tidak bertindak tidak aman?
c. Problem apa yang ditemukan dengan pekerjaan yang dilakukannya?
d. Bicarakan prosedur kerja dengan karyawan yang melakukan pekerjaan
tersebut. Apakah dia berpikir bahwa prosedur tersebut perlu dirubah?
 Doc. Code No. 001/SST/QHSE-S/I/16
Doc Type Manual
PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Doc. Level 1
Revision Status 4
Effective date 14 Januari 2016
Quality, Health, Safety and Environmental System Page 202

e. Apabila dalam mengamati suatu pekerjaan dimana prosedur tidak ada,

bicarakan dengan karyawan tersebut bahwa prosedur sangat diperlukan
dalam melakukan suatu pekerjaan. Mintalah saran-saran dari dia.
f. Minta kepada karyawan guna menyusun suatu prosedur untuk pekerjaannnya
sendiri, bicarakan kembali prosedur tersebut dengannya kemudian lakukan
pertemuan keselamatan dengan karyawan lainnya yang melakukan pekerjaan
tersebut dan tetapkan prosedur tersebut secara bersama.

6. PENGGUNAAN LEMBAR LAPORAN

o Lembar laporan digunakan oleh semua pengawas utama dan manajemen
sebagai suatu alat dengan tujuan untuk mencatat serta menganalisa semua
tindakan yang membahayakan serta gejalanya.
o Lembar laporan adalah suatu catatan pengamatan tentang semua tindakan
yang membahayakan tanpa menulis nama orang yang diobservasi
o Lembar laporan observasi K3LL tersedia ditempat-tempat kerja. Lembar
laporan diisi setiap saat setelah dilakukan observasi. Lembar laporan yang
telah diisi dengan lengkap harus diserahkan kepada bagian HSE untuk
dievaluasi.
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-10
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR AUDIT SISTEM Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 1 dari 6 halaman

Daftar Isi

Hal

DAFTAR ISI Hal 1 dari 6 hal

BAGAN ALIR Hal 2 dari 6 hal
I. Tujuan Hal 2 dari 6 hal
II. Ruang Lingkup Hal 3 dari 6 hal
III. Referensi / Rujukan / Acuan Hal 3 dari 6 hal
IV. Definisi Hal 3 dari 6 hal
V. Uraian / Rincian Prosedur Hal 4 dari 6 hal
VI. Lampiran Hal 6 dari 6 hal

Persiapan
jadwal audit
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-10
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR AUDIT SISTEM Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 2 dari 6 halaman

Daftar Auditor Pemilihan Tim

Audit

Pemberitahuan Surat
Auditee pemberitahuan

Mendapatkan Meninjau
Persiapan Audit checklist
dokumen terkait ok ?

Menyiapkan rencana Rencana Audit

Audit bersama dengan yang disepakati
Pertemuan Auditee
pembukaan

Audit
Tindakan koreksi
Pelaksanaan
Audit Checklist
Pertemuan diselesaikan
Tim

Pertemuan Tindakan koreksi

penutupan Pelaporan
Audit Laporan Audit

Tindakan Tindak lanjut Perbaikan terus-

koreksi tindakan koreksi menerus

1. Tujuan

Prosedur ini ditujukan untuk memastikan bahwa sisitem manajemen efektif dan
memadai dalam rangka perbaikan sistem manajemen yang berkelanjutan di PT.
SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Area Jakarta dan Balikpapan.
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-10
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR AUDIT SISTEM Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 3 dari 6 halaman

2. Ruang lingkup

Prosedur ini berlaku di PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Area Jakarta dan
Balikpapan, meliputi seluruh Unit Kerja / Proyek.

3. Referensi / Rujukan / Acuan

 Pedoman Mutu PT SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Area Jakarta dan

Balikpapan
 ISO 10011-1 : Pedoman Audit Mutu Internal
 Pelatihan Audit Mutu Internal

4. Definisi
 Audit Mutu : Pengujian sistematis dan independen untuk
menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil
yang berkaitan memenuhi pengaturan yang
direncanakan dan apakah pengaturan tersebut
diimplementasikan dengan efektif dan sesuai, guna
mencapai tujuan.
 Auditor :
Seseorang yang berkualitas dan telah lulus dalam
mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal, dan
mengetahui organisasi dan proses kerja di PT.
SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Area
Jakarta dan Balikpapan secara umum serta ditunjuk
untuk melakukan audit mutu.
 Lead Auditor :
Auditor yang ditugasi untuk memimpin dan
melaksanakan aktivitas audit.
 Auditee :
Staf manajemen yang bertanggung terhadap bidang
kegiatan yang diaudit.
 SPI :
Nama suatu unit kerja di Kantor Pusat, yaitu Biro
Pengawasan Intern.
 Kantor Pusat :
Nama PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY
Jakarta

 Inisiator :
Pemeriksa yang menemukan ketidaksesuaian.

 Ketidak sesuaian :
Tidak dipenuhinya suatu persyaratan yang
(non conformance)
diterapkan.

 LKS (NCR) :
Laporan Ketidaksesuaian (Non Conformance
 PTK (CAR) : Report).
 LKS-PTK : Permohonan Tindakan Korejksi (Corrective Action
Request).
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-10
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR AUDIT SISTEM Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 4 dari 6 halaman

Laporan Ketidaksesuaian – Permohonan Tindakan

 No. LKS-PTK : Koreksi (non conformance report – corrective action
request).

 No. Audit : Diisi dengan inisial dari nama yang melaporkan

untuk LKS-PTK dan nomor urut.
 WMUK :
Diisi dengan inisial auditor dan nomor urut.
 WMP :
Wakil Manajemen Unit Kerja.
 KUK :
Wakil Manajemen PT. SKOTFIRE & SAFETY
TECHNOLOGY Area Jakarta dan Balikpapan.

Kepala Unit Kerja.

5. Uraian / Rincian Prosedur

Kegiatan Penanggung Jawab

5.1 Persiapan jadwal audit

5.1.2 Merencanakan jadwal audit sesuai form WM

FOR/PSM/SMK3/10-01 dan memberikan kepada manajemen
yang bersangkutan (auditee) paling lambat 2 minggu sebelum
pelaksanaan untuk meminta persetujuan dan diisi kolom
mengetahuinya.
Pilih tim audit yang telah mengikuti pelatihan audit dan telah
dikonfirmasi kepada atasan yang bersangkutan, agar di bebas
tugaskan pada saat audit dilaksanakan, serta tentukan ketua
Tim dan anggota Tim dari yang dipilih tersebut dan pastikan
auditor tidak mengaudit bagian atau bidangnya sendiri.

5.1.3 Secara insidentil, tim dari Departemen Kantor Pusat dapat Kopkar Pusat
melakukan audit pada unit kerja lainnya.

5.1.4 Menyerahkan kembali paling lama 1 minggu setelah Manager /Koord.

diterimanya jadwal audit tersebut dan diisi pengesahan / tanda Proyek
tangan pada kolom ‘Disetujui Oleh’. Jika direvisi jadwalnya,
harap langsung diisi jadwal revisi, dibawah yang telah
tersedia pada kolom nama tanggal / bulan / tahun, dan diparaf.

5.2 Persiapan Audit Auditor

5.2.1 Menyiapkan Audit Check List, No. FOR/PSM/SMK3/10-02 Lead auditor

yang diisi oleh tim audit berdasarkan dokumen terkait, guna (Ketua Tim Audit)
pelaksanaan audit pada auditee yang akan dituju, yang
disesuaikan dengan ruang lingkup audit dan kedalaman
auditnya, serta berkonsultasi dengan lead auditor (ketua tim
audit).
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-10
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR AUDIT SISTEM Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 5 dari 6 halaman

5.2.2 Meninjau check list yang telah diisi oleh auditor, hingga dapat Lead auditor
disepakati dan diberlakukan pada auditee yang bersangkutan.

5.2.3 Persiapan rencana pelaksanaan audit, bersama dengan Lead auditor

auditee.
Rencana pelaksanaan audit bersama dengan auditee ini
dituangkan dalam log status pelaksanaan audit No.
FOR/PSM/SMK3/10-03 yang berfungsi untuk memberikan
sarana monitor bagi kemajuan setiap audit.

5.3 Pelaksanaan Audit

5.3.1 Acara Pembukaan Tim Audit

Memperkenalkan Tim Audit kepada manajemen auditee,
kemudian menjelaskan tentang metode dan prosedur audit
serta tujuan dan lingkup audit. Diupayakan manajemen senior
dapat hadir, termasuk untuk acara penutupan.

5.3.2 Pengumpulan dan Pencatatan Bukti Tim Audit

Mengumpulkan dan merekam bukti objektif :
 Dituntun melalui check list yang telah disiapkan
 Bukti-bukti yang terkumpul, diuji, ditinjau dan dievakuasi
secara hati-hati lalu dituangkan didalam kolom
‘observation’ pada check list.

5.3.3 Tinjauan Observasi Tim Audit

Meninjau ‘observasi’ terhadap bukti-bukti yang telah
diidentifikasi selama audit, untuk didiskusikan dan dievakuasi
lagi dalam pembahasan atau rapat Tim Audit dan ditinjau
tindak lanjut dari tindakan penanggulangan dan atau
pencegahan dari LKS-PTK sebelumnya.

5.3.4 Ketidaksesuaian Lead Auditor

Kategori yang serius berhubungan dengan :
 Tidak adanya prosedur
 Implementasi prosedur tidak efektif sama sekali.
 Sejumlah temuan tehadap klausul didalam prosedur
 Sejumlah temuan terhadap bidang / departemen yang
sama
Ketidaksesuian dan temuan audit didokumentasikan dalam
form LKS-PTK No. FOR/PSM/SMK3/10-04. Jika diperlukan,
dipantau roses tindakan koreksi, dan di dokumentasikan
melalui log status LKS-PTK sesuai form KOP-BPP/FOR/10-
04. Pastikan adanya tanda tangan Auditee pada form LKS-
PTK dan tinggalkan satu salinan LKS-PTK tersebut.
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-10
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR AUDIT SISTEM Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 6 dari 6 halaman

5.3.5 Acara Penutupan

Menyampaikan hasil audit sehingga auditee memahami dam Lead Auditor
mencapai kesepakatan serta jika diperlukan dan
memungkinkan, dapat segera melaksanakan tindakan koreksi.
Kemudian menginformasikan kepada auditee rencana tanggal
penerbitan laporan audit selama 2 hari kerja berikutnya.
Ucapkan terima kasih atas kerja sama dan bantuan yang
diberikan.

5.4 Pelaporan Audit Auditee

5.4.1 Laporan audit dituangkan oleh auditor di dalam form

FOR/PSM/SMK3/10-05 dan FOR/PSM/SMK3/10-06 (jika
diperlukan) dalam waktu 2 hari kerja berikutnya setelah
pelaksanaan audit diselesaikan, dan laporannya ditujukan
untuk penanggung jawab Auditee yang bersangkutan dengan
tembusan kepada Kepala Unit Kerja.
Lampirannya mencakup :
 LKS-PTK dan salinan log status LKS-PTK (jika perlu)
 Daftar hadir dan risalah rapat (jika ada) pada saat
pertemuan pembukaan dan pertemuan penutupan.

5.4.2 Kirim laporan audit oleh lead auditor kepada perusahaan yang
diaudit.

6. LAMPIRAN
6.1. Formulir Jadwal Audit Mutu Internal (FOR/PSM/SMK3/10-
01)
6.2. Formulir Daftar Pertanyaan Audit (FOR/PSM/SMK3/10-02)
6.3. Formulir Log Status Pelaksanaan Audit
(FOR/PSM/SMK3/10-03)
6.4. Formulir Log Status LKS – PTK (FOR/PSM/SMK3/10-04)
6.5. Formulir Laporan Audit (FOR/PSM/SMK3/10-05)
6.6. Formulir Laporan Rincian Audit (FOR/PSM/SMK3/10-06)
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-01
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR TINJAUAN Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 1 dari 6 halaman

DIAGRAM ALIR

0
Mulai
1
Identifikasi
Kebutuhan di Unit
Kerja

2
Persiapan
Pelaksanaan

3
Penyusunan
Agenda Rapat

4
Penyampaian
Undangan Rapat

5
Pelaksanaan
Rapat
6
Dokumentasi
Hasil Rapat

7
Pemantauan
Hasil Rapat

8
Persiapan Pelaksanaan
Rapat Tinjauan
Manajemen

9
Dokumentasi Hasil
Rapat Manajemen
Perusahaan

10
Pemantauan
Tindakan Lanjut

11
Selesai
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-01
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR TINJAUAN Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 2 dari 6 halaman

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL Hal 1 dari 6 hal

DAFTAR ISI Hal 2 dari 6 hal

1. Tujuan Hal 3 dari 6 hal

2. Ruang Lingkup Hal 3 dari 6 hal

3. Referensi / Rujukan / Acuan Hal 3 dari 6 hal

4. Definisi Hal 3 dari 6 hal

5. Uraian / Rincian Prosedur Hal 4 dari 6 hal

6. Lampiran Hal 6 dari 6 hal

 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-01
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR TINJAUAN Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 3 dari 6 halaman

1. Tujuan

Memberikan tuntunan kepada manajemen puncak untuk melaksanakan secara berkala evaluasi
sistem mutu, kecukupannya (memadai), kecocokan dan keefektifannya secara berkesinambungan
dalam hubungannya dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu perusahaan.

2. Ruang Lingkup

Berlaku untuk peninjauan sistem mutu yang dilaksanakan oleh manajemen unit kerja PT.
SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY.

3. Referensi / Rujukan / Acuan

 Laporan Analisis dan Perbaikan Kinerja Jasa PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY

4. Definisi

 Direktur Utama Pimpinan Perusahaan

 Manajemen Puncak Pimpinan setiap departemen yang terdiri atas Manager,

dan Kordinator Departemen
.
 Sistem Mutu Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya
yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu.

 Tinjauan Manajemen Evaluasi formal yang dilakukan oleh manajemen

puncak terhadap status dan memadainya sistem mutu,
dalam hubungannya dengan kebijakan mutu dan
tujuan.

 Unit Kerja (UK) Merupakan Cabang yang berada di PT. SKOTFIRE &
SAFETY TECHNOLOGY sesuai dengan struktur
organisasi perusahaan.

 WM Wakil Manajemen

 Produk yang tidak sesuai Produk yang tidak memenuhi persyaratan yang telah
ditetapkan.
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-01
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR TINJAUAN Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 4 dari 6 halaman

5. Uraian / Rincian Prosedur

Kegiatan Penanggung Jawab

5.1 Identifikasi Kebutuhan Pertemuan

5.1.1 Mengidentifikasi kebutuhan pertemuan tinjauan manajemen dan Direktur

susun jadwal pertemuan. Pertemuan tinjauan manajemen dapat
dilakukan secara berkala atau secara insidentil.

5.1.2 Pertemuan secara berkala dilaksanakan minimal 2 kali dalam WM.

setahun.

5.1.3 Pertemuan insidentil dilaksanakan jika ada : WM.

 Hal yang berdampak luas, terutama pada eksternal perusahaan.
 Masalah yang sama terjadi berulang, lebih dari 3 kali.
 Hal yang tidak memenuhi atau melanggar ketentuan
pemerintah, pelanggan dan perusahaan.
 Dipandang perlu karena mendesak untuk dicari
penyelesaiannya.

5.2 Mempersiapkan Pelaksanaan Pertemuan

5.2.1 Menentukan dan menyusun bahan-bahan yang akan dijadikan WM.

agenda pada suatu pertemuan.

5.2.2 Menentukan pejabat yang akan diundang pada pertemuan Peserta WM.
pertemuan adalah peserta tetap dan peserta tambahan. Peserta tetap
terdiri dari Seluruh karyawan/anggota dan WM sedangkan peserta
tambahan adalah pejabat lain yang terkait dengan bahan yang akan
dibahas.

5.2.3 Mengundang peserta rapat untuk menghadiri pertemuan sesuai WM.

butir 5.2.2 diatas.

5.2.4 Undangan harus disampaikan paling lambat 1 (satu) hari sebelum WM.
pertemuan tinjauan manajemen dilaksanakan.

5.3 Mempersiapkan Agenda Pertemuan

5.3.1 Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan sesuai dengan materi Pejabat Terkait
yang akan dibahas pada agenda rapat. Penanggungjawabnya adalah
pejabat yang terkait dengan bahan yang akan dibahas dan dapat
mencakup :
 Laporan Audit Mutu Internal
 Laporan Audit mutu Eksternal
 Tindakan Koreksi dan Pencegahan
 Tinjauan Tentang Efektifitas Pelaksanaan Sistem Mutu
 Risalah Pertemuan Sebelumnya
 Pencapaian Sasaran Mutu (Manager)
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-01
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR TINJAUAN Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 5 dari 6 halaman

 Tinjauan Tentang Efektifitas Metode yang digunakan untuk

penyebarluasan kebijakan mutu agar diketahui dan dipahami
oleh seluruh karyawan (Ketua)
 Laporan Keluhan Pelanggan (Manager & Koord)
 Laporan Produk yang Tidak Sesuai
 Kinerja Rekanan
 Kebutuhan Pelatihan
 Saran-saran dari intern maupun pihak luar unit kerja termasuk
adanya metode atau teknologi baru atau perbaikannya yang
akan digunakan oleh perusahaan.
 Tinjauan perubahan kontrak dengan pemerintah
 Tinjauan perubahan strategi perusahaan, struktur atau rencana
bisnis menyeluruh
 Tinjauan ‘Job Description’ sesuai dengan prosedur kerja yang
berlaku

5.4 Pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen

Mgr
5.4.1 Pertemuan tinjauan manajemen dilaksanakan jika 2/3 (dua per tiga)
dari pihak yang diundang menghadirinya.

5.4.2 Jika peserta sudah lengkap, edarkan Daftar Hadir dengan WM

menggunakan formulir SKT-HSE/FOR/12-01.
Mgr
5.4.3 Pertemuan tinjauan manajemen dipimpin oleh Manager.

5.4.4 Memastikan bahwa pertemuan membahas bahan-bahan yang telah Mgr

dipersiapkan sesuai dengan agenda.

5.4.5 Pengambilan keputusan pada pertemuan tinjauan manajemen

Mgr
diusahakan secara aklamasi.
Jika tidak memungkinkan, maka keputusan diambil berdasarkan
suara terbanyak.

5.4.6 Menutup pertemuan dan menentukan jadwal pertemuan Mgr

berikutnya.

5.4.7 Membacakan seluruh hasil / keputusan rapat beserta penanggung

WM
jawab dan tanggal penyelesaian tindaklanjutnya.

5.5 Mendokumentasikan Hasil Pertemuan

5.5.1 Menyusun risalah pertemuan dengan menggunakan formulir WM

Risalah Rapat Tinjauan Manajemen SKT-HSE/FOR/12-02.

5.5.2 Mendistribusikan risalah pertemuan kepada seluruh peserta dan

WM
pihak terkait lainnya (jiak ada), paling lama 1 (satu) minggu
setelah pertemuan.
 PT. SKOTFIRE & SAFETY No SKT-HSE/PSM/12-01
TECHNOLOGY Rev 00
PROSEDUR TINJAUAN Tgl 10 Januari 2012
MANAJEMEN Hal 6 dari 6 halaman

5.5.3 Menyimpan dan memelihara seluruh risalah pertemuan tinjauan WM

manajemen yang asli.

5.6 Pemantauan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen

5.6.1 Memantau tindak lanjut hasil rapat tinjauan manajemen dan WM

dilaporkan kepada AM sesuai tingkat kemajuan / penyelesaian
kegiatannya.

6. Lampiran

6.1 Formulir Daftar Hadir, SKT-HSE/FOR/12-01

6.2 Formulir Risalah Rapat, SKT-HSE/FOR/12-02

6.3 Formulir Undangan Rapat Tinjauan Manajemen, SKT-

HSE/FOR/12-03
 No SKT-HSE/FOR/12-34
PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY Rev 00
Tgl
LOG STATUS LKS - PTK Hal 1 dari 1 halaman

LKS-PTK Dikeluarkan Ketidaksesuaian Batas tanggal menanggapi LKS- PTK Peringatan Tanggal Tanggal
Nomor Tanggal Untuk Memerlukan perbaikan Untuk penanggulangan & Nomor Tanggal Rencana Realisasi
pencegahan Penyelesaian Penyelesaian

…………….., …………………………..
Diketahui oleh, Disetujui Oleh,
 No SKT-HSE/FOR/12-33
PT. SKOTFIRE & SAFETY TECHNOLOGY
Rev 02
Tgl
LOG STATUS SISTEM PELAKSANAAN AUDIT Hal 1 dari 1 halaman

Audit Jadwal Realisasi Pimpinan Anggota Lingkup Auditee Penanggung Tanggal Laporan Jumlah LKS-PTK
Tim Tim Audit Jawab Auditee Dikeluarkan Dikeluarkan
Nomor Tanggal Nomor Tanggal Lamanya Tanggal