Các loại Invoice: dùng trong Export/Import

- Commercial
- Proforma (temporary invoice): hoá đơn tạm thời
- Official
- Tax
- Consular Invoice: hoá đơn cho hàng xuất nhập khẩu có điều kiện

price - quotation - delivery - discount - method of payment - free on board (FOB) - insurance - invoice -
 Quotation
Definition:
A Quotation is a promise to supply goods on the stated terms and
conditions
II. What to write?
1. An expression of thanks for the enquiry.
2. Details of prices, discounts and terms of payment
3. Clear indication of what the prices cover, eg. Packing, carriage, insurance
4. An undertaking as to date of delivery
5. The period for which the quotation is valid
6. An expression of hope the quotation will be accepted
 Quotation (Voca.)
1. deratmoely iceprd moderate priced
2. nglo stinlag sinebuss tionsrelahip long lasting business relationship
3. scoudint ffo etaril epric discount off retail price: chiết khấu
4. cludiinng osct of liverdey including cost of delivery
5. Mptedexe omfr avt exempted from VAT
6. easinincrg osct of wra erialmats. increasing cost of raw materials
7. acple ouyr rdeor place your order
8. ubjecst to our lfina rmatconfiion subject to your confirmation
9. itionaddal scoudint additional discount
10. angarre ofr eigfrht dan surainnce arrange for freight and insurance
11. adstey manded in ouyr arkemt steady demand in your market
12. ighh manded for portss ockss high demand for sport
13. spectproive yersbu
 Quotation (Voca.)
1. ffeor mairens peon offer remains open
2. ithowut ticnoe without notice
3. manded fro posrt soesh demand for sport shoes
4. ttachead ffeor heets attached offer sheet
5. waait ouyr taril dorer await your trial order
6. eken ereintst. keen interest
7. usuaunlly nergeous mster usually generous terms
8. speproctive uyebrs ta uryo nde prospective buyers at your end
9. ackedp ni ronstg rtocans packed in strong/hard cartons
10. ubmist the fllowoing ffeor submit the following offer
11. onfirmced tteler of ditcre confirmed letter of credit
12. riceps ear ni fceor prices are in force
 Quotation (How to Write)
1. Opening
 Thank you for your letter of.....
 I would like to thank you for your enquiry of 10 May 20-, and am pleased to quote as
follows ...
 With reference to your enquiry of......., we shall be glad to supply ... at the price
 We are sorry to learn that you find our quotation of ...... too high
2. Closing
 We trust that you will find our quotation satisfactory and look forward to receiving your
order
 We shall be pleased to receive your order ,which will have prompt and careful attention.
 As the prices quoted low and likely to rise , we would advise you to place your order
without delay
 As our stocks of these goods are limited ,we suggest you place an order immediately.
 Quotation (Sample)
1. Dear Sirs
Quotations for printing paper
Dear Mr. ....,
We thank you for your enquiry of yesterday and, as requested, enclose samples of different
qualities of paper suitable for poster work. We are pleased to quote our Printing Paper as
follows
Quality Colour Unit Price per kg
A1 White $1.21
A2 White $1.15
A3 White $1.10
 Quotation (Sample)
These prices include delivery at your works.
to be of = to have
All these papers are of good quality and quite suitable for poster work. We
guarantee that they will not discolour when pasted.
We can promise delivery within one week from receiving your order, and hope
you will find both samples and prices satisfactory.
find sth satisfactory

Yours sincerely,
 Quotation (Sample)
2. Quotation for crockery
Dear Mr. Clarke
Thank you for your enquiry of 18 April for a further supply of our crockery. We are pleased
to quote as follows:

Item Catalogue Number Price

Teacups TC-45 $43.75 per hundred
Tea Saucers TS-46 $36.00 per hundred
Tea Plates TP-47 $36.00 per hundred
Teapots,1-litre TP-48 $2.20 each
 Quotation (Sample)
These prices are understood FOB Saigon port, including packing, but packing is charged for,
with an allowance for their return in good condition.

We can deliver from stock and will allow you a discount of 5%, but only on items ordered in
quantities of 10,000 or more. In addition, there would be a cash discount of 2% on total cost
of payment within one month from date of invoice.

We hope you will find these terms satisfactory and look forward to the pleasure of your
order.

Yours sincerely
 Quotation (Hints to write)
1. Quoting delivery date
 We are pleased to say that we can deliver by November 1, so you will have
stock for the Christmas sales period.
 As there are regular sailings from Liverpool to New York, we are sure that
the consignment will reach you well within the time you specified.
 We have the materials in stock and will ship them immediately we receive
your order.
 As there is a heavy demand for fans at this time of year, please allow at
least six weeks for delivery
 We would not be able to deliver within two weeks of receipt of order, as we
would need time to prepare the materials. However, we could guarantee
delivery within four weeks.
 Quotation (Hints to write)
2. Methods of payment
 On receipt of a cheque for the amount quoted, we will send the article by registered mail.
 Payment for initial orders should be made by sight draft, payable at Den Norske
Creditbank, Kirkegaten 21, Oslo 1, cash against documents.
 We are willing to consider open account facilities if you can provide the necessary bank
reference.
3. Discounts
 We allow a 3% cash discount for payment within one month.
 The net price of this model is £170.00, less 10% discount for quantities up to 100 and
15% discount for quantities over 100.
 We do not normally give discounts to private customers, but because of your long
association with our company we can offer you 12% off the retail price.
 The prices quoted are CFR Yokohama, but are subject to a 20% trade discount off net
price. We can offer a further 10% discount off net prices for orders of more
 Quotation (Hints to write)
 4. Fixed terms and negotiable terms
 All list prices are quoted FOB Southampton and are subject to a 25% trade
discount with payment by letter of credit
 The prices quoted are EXW, but we can arrange freight and insurance (cif
Hong Kong) if required. However, unless otherwise stated, payment should
be made by 30-day bill of exchange, documents against acceptance.
 We usually offer an 18% trade discount on FOB prices, and would prefer
payment by irrevocable letter of credit. Normally we allow a 23% trade
discount off net prices with payment on a documents against payment basis.
Please let us know if this arrangement is satisfactory.
Quotation (Hints to write)
5. Giving an estimate
• As you know, our representative has visited your factory to discuss your
proposed extension, and I now have pleasure in enclosing our official
estimate.
• The enclosed estimate covers labour and parts and carries a six-month
guarantee on all work completed.
 Quotation (Gap-filling)
1. Quotation for delivery vans
Dear Mr. Russell,
Thank you for your phone call of Thursday March (1) e_____about
nquiring hiring our delivery vans.
My colleague Ms. Angela Smith, who took the call, said you were mainly (2) i__________
nterested in
5-ton vehicles like the “Tobor”, so I am (3) e __________
nclosing our booklet “small truck hire”,
giving you details of our (4) o_____________.
ffer These also appear on our website at
www.vanhire.co.uk. You will (5) n___________
otice that the summer months of June, July, and
August are the least expensive and that we (6) o_____________
ffer a 20% discount on weekend
hire, starting Saturday at 08.00 and ending Sunday at 20.00
Our main (7)o ffices
_____ in the UK are in London and Birmingham, but we also have (8) b ranches_____
in France, Germany, and Italy. If you are thinking of hiring abroad you will (9) f ind
________
details on our website.
Please let me know if I can be of (10) f urther
______ help.
Yours sincerely,
Michael Craddock
 Quotation (Gap-filling)
2. Quotation for potteries
Dear Ms. Croft
Thank you for your enquiry of 14 May (1) a bout _____ our fitness equipment.
confirm
I can (2) c___ that only the highest-quality materials are used in all our equipment, and this
is reflected in our 5-year (3) g_______.
uarantee

Our prices are highly (4) c ompetitive

____, due to small profit margins, so I (5) r________
egret that we
cannot offer credit (6) t _________.
erms However, we do offer a 5% (7) q__________
uantity discount on
orders over $5,000.
I have (8)p leasure
________ in enclosing our catalogue and a price list. Please (9) n_________
ote that
all prices are quoted CIF London.
If there is any further (10) i________
nformation you need, please contact us.
Once again thank you for your letter.
Yours sincerely
 Quotation (Gap-filling)
3. Quotation for oven-to-table ware
Dear Mr. Morrow
Thank you for your (1) l_______
etter of 28 June in which you expressed an interest in retailing a
selection of our products in your shops in Nancy.
Please find (2) e______
nclosed our current catalogue and price list. You might also be interested in
visiting our website.
egret
In (3) r______
esponse to your request for a 20% trade discount, we (4) r_____ that we cannot offer
more than 15%. However, we do give a 5% (5) q uantity ______ discount on orders over $20,000.
In comparison with other companies in the UK, these terms are extremely (6) g______. enerous

Payment would need to be by sight draft until we have (7) e_____a stablished business relationship.

Finally, we are confident that we can make (8) d_____ eliver within the two-month time limit you
(9) r_____.
equested

Thank you for your (10) i_________. We hope to hear from you soon.
nformation/ interest

Yours sincerely
 Quotation (Gap-filling)
4. Quotation for leather shoes and handbags
Dear Sirs
We thank you for your enquiry of 15 August and are pleased to (1)e nclose
_____ our quotation No 5644 for leather
shoes and handbags.
We have indicated those items which we can deliver from (2)s _____
tock immediately. For all the remaining items
the stated dates of (3) d_________
elivery are approximate, but in no case would these dates be (4) e____ by more
xtended
than 3 months.
All the items for which we have (5) q______
uoted are made from very best quality leather and can be (6) s upplied
_______
in a range of designs and colors wide enough to meet the (7) r_________
equirements of a fashion trade such as yours.

We look forward to receiving your order and meanwhile enclose a (8) c_________
opy of our catalogue as we feel
you may be interested in some of our products. These (9) i_________
nclude leather gloves and purses, described and
llustrated
(10) i__________ on pages 18 – 25. The catalogue will give you all facts about our goods but cannot answer all
your personal questions. This we shall be glad to do if you will write to us.
We look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully
 Quotation (Gap-filling)
5. Quotation for refrigerators
Dear Sirs
We thank you for your letter of 10 January in which you (1) a______ sked for a quotation for
refrigerators.
As you will see from the (2) e_____
nclosed quotation, we have given you an (3) a lternative
_____ rather than
the one you required. We think it is an interesting alternative since it is appreciably cheaper.
With (4) r ____ to the date of delivery, if you are (5) p______
repared to (6) t ake
___ delivery in March,
we are willing to offer you a 10% discount. You may understand that we have just (7)
e______
xpanded our workshop and have had to reduce our storage space.

We look forward to receiving your (8) a cceptance

__________ of the enclosed quotation and we (9)
a________
ssure you of our best (10) a_________
ttention at all times.
Yours faithfully
 Quotation (E-V translation)
1. Đây
Thislà is the rock-bottom price and any further reduction is out of question.
mức giá thấp nhất và việc giảm giá thêm sẽ không bàn đến nữa
2. We cannot grant the reduction you asked because the price has already been cut to the
lowest possible level. Chúng tôi không thể giảm giá như các ngài yêu cầu vì giá đã giảm tới mức thấp nhất có thể rồi
3. Our prices are usually based on CIF, but CFR will do if buyers request.
Giá của chúng tôi thường dựa trên điều kiện CIF, nhưng nếu người mua yêu cầu chúng tôi sẽ tính giá CFR
4. The prices we quoted are closely calculated and considered moderate.
 Quotation (E-V translation)
5. Our usual trade discount is 10%. However, in addition to this, a 5% discount is allowed to
wholesalers provided the minimum order is for 10,000 units.
6. Prices are subject to variation without notice in advance in accordance with market
fluctuation. Giá cả có thể thay đổi theo biến động của thị trường mà không cần thông báo trước
7. This is the lowest quotation of ours and we are unable to entertain any counter-offers.
8. Our quotation is strictly firm, and the price has been reduced to the limit.

5. Mức chiết khấu thương mại thông thường chúng tôi áp dụng là 10%. Tuy nhiên, ngoài mức chiết khấu này, các nhà bán sỉ còn được
hưởng thêm chiết khấu 5% nếu đặt hàng tối thiểu là 10.00 chiếc
 Quotation (E-V translation)
9. Being far lower than what is prevailing in the market today, your counter-offer has to be
declined.
10. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and similar articles
from other sources will convince you of the reasonableness of our price.
11. Although your price is below our level, we accept this order as exception with a view to
initiating business with you.
 Quotation (E-V translation)
12. These articles are best-selling in European markets. Considerable business has been
done with other customers at these prices.
13. We are not in position to entertain business at your price, since it is far below our cost
price.
14. The price on CIF Haiphong terms excludes the overland freight and insurance from the
port of destination to any other inland city.
 Quotation (E-V translation)
15. The present price fluctuation in the world market has necessitated the adjustment of
cả biến động hiện nay trên thị trường thế giới buộc chúng tôi phải
price for cameras to $800 per set CIF Saigon. Giá
điều chỉnh giá máy ảnh là 800 đô/chiếc CIF Sài Gòn
16. For friendship’s sake we may exceptionally consider reducing our price a little, but never
to that extent.
17. As business has been done extensively in your market at Japanese price, we regret that
we cannot accept your counter-offer.
 Quotation (E-V translation)
18. Not that we have no desire to conclude this business, but we see no way to change the
price as requested.
19. However desirous we may be of doing business with you, we regret to say that your bid
is really too low to be acceptable.
20. The price we offer compares favorably with quotations you can get from other suppliers.

- Quotation: thư báo giá

- Pricelist: bảng giá
 Quotation (V-E translation)
1. Xin quý ngài lưu ý rằng tất cả các giá chúng tôi báo đều trên cơ sở giá CIF. Đây là tập quán
kinh doanh chung của chúng tôi và chúng tôi tin quý ngài có thể chấp nhận được.
2. Quý ngài sẽ thấy sản phẩm của chúng tôi được định giá rất vừa phải mà chất lượng lại tốt.
4. Chúng tôi có thể báo cho ông giá gộp gồm phí giao hàng là 20 đô la cho mỗi 100 mặt hàng.
Số hàng này được miễn thuế VAT.
5. Xin quý ngài lưu ý rằng giá chúng tôi báo chỉ là tạm tính. Chúng tôi có thể buộc phải tăng
giá lên khi chi phí nguyên vật liệu tăng lên.
 Quotation (V-E translation)
6. Chúng tôi chỉ có thể giữ mức giá đã báo trong vòng hai tuần. Sau thời gian này, giá có thể
thay đổi theo những biến động của tỷ giá.
7. Vì giá các loại hóa chất đang có xu hướng tăng lên nên chúng tôi khuyên quý ngài đặt hàng
càng sớm càng tốt.
8. Giá máy ảnh đã được điều chỉnh lên 789 đô/ chiếc thay cho các báo giá trước đó của
chúng tôi.
 Quotation (V-E translation)
9. Tất cả các báo giá đều tùy thuộc vào sự xác nhận cuối cùng của chúng tôi. Trừ khi hai bên
có thỏa thuận nào khác, tất cả các mức giá đều không có chiết khấu nào.
10. Do xu hướng tăng giá hạt điều trên thị trường, nên chúng tôi phải điều chỉnh giá theo
mức giá phổ biến trên thị trường thế giới.
11. Chúng tôi sẽ xem xét việc cho quý ngài hưởng chiết khấu thêm 5% nếu giá trị của đơn
hàng vượt quá 10.000 đô la.
 Quotation (V-E translation)
12. Xét đến quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng ta sẵn sàng cho quý ngài
hưởng chiết khấu 15%, cao hơn mức chiết khấu mà chúng tôi cho các khách hàng khác
hưởng.
13. Giá đã báo là giá xuất xưởng nhưng nếu khách hàng yêu cầu chúng tôi có thể sắp xếp
việc chuyên chở và bảo hiểm. Trừ khi có quy định khác, thanh toán bằng hối phiếu trả trong
vòng 30 ngày trao chứng từ khi chấp nhận thanh toán.
 Quotation (V-E translation)
14. Chúng tôi sẽ xem xét việc tăng mức chiết khấu để mở cửa thị trường vì đây là sản phẩm
mới của chúng tôi.
15. Chúng tôi gửi kèm thư này báo giá mới nhất của chúng tôi cho loại áo khoác len hiện
đang có nhu cầu thường xuyên tại thị trường quý ngài.
16. Chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng chiết khấu đặc biệt 5% cho bất kỳ đơn hàng nào
nhận được vào trước cuối tháng này.
 Quotation (V-E translation)
17. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường quý ngài đang có nhu cầu lớn đối với vớ thể thao và
nhân dịp này gửi kèm báo giá số 1912 BH để quý ngài xem xét.
take the liberty of
18. Chúng tôi muốn mở rộng việc bán giầy thể thao sang thị trường quý ngài và mạo muội
gửi kèm theo thư này báo giá No. 44TD với hy vọng quý ngài sẽ giới thiệu nó với các khách
hàng có triển vọng ở nước của các ngài.
 Quotation (V-E translation)
19. Chúng tôi có thể chào bán cho quý ngài 600 tấn gạo với giá là 50USD/tấn, CIF cảng
London. Vì quý ngài là khách hàng quý của chúng tôi nên chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài
hưởng thêm chiết khấu số lượng 15%. valid and effective
20. Quý ngài có thể thấy trong bảng giá đính kèm là mức giá thấp này chỉ có hiệu lực đến
ngày 1/12/20--. Xét đến nhu cầu cao đối với mặt hàng này, chúng tôi khuyên quý ngài hãy
đặt hàng ngay với chúng tôi.
21/9/2024 1.
....... 2. sight draft
3.
4.
5. CFR
Quotation (V-E translation)
Letter 1. Anh (chị) làm việc cho Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Bình Minh. Công ty anh (chị)
nhận được thư hỏi hàng của ông S.Stuart, Công ty Central Installations Glasgow, hỏi mua
một số loại áo gió JKTL20. Hãy viết một thư báo giá gửi cho ông S.Stuart, để ông Phan Vũ,
Giám đốc kinh doanh ký theo những ý chính như sau:
1. Bình Minh rất vui mừng và cám ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khoác mà J. White & Co. Ltd. Hỏi mua, Bình Minh xin chào giá như sau:

Tên hàng Quy cách Mã số Đơn giá

Áo khoác nữ màu vàng, cỡ lớn TL021 USD15
Áo khoác nam màu nho, cỡ lớn TL025 USD17
Áo khoác nam màu xám, cỡ nhỏ TL027 USD16
 Quotation (V-E translation)
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài gòn, không kể đóng gói. Tuy nhiên nếu Central Installations Glasgow muốn
tính theo giá CIF London , thì Bình Minh sẵn sàng thu xếp việc thuê tàu và bảo hiểm. Số hàng này Bình Minh có
thể cung cấp ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện trong vòng 3 tuần khi nhận được đơn hàng chính thức.
4. Bình Minh yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang, mở tại ngân hàng thương mại Anh, tới tài
khoản của Bình Minh ở Vietcombank, Thành phố Hồ Chí Minh, cho Bình Minh hưởng 100% trị giá hóa đơn theo
vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…
5. Riêng đối với loại áo khoác nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý với khách là hiện hàng đã hết và phải đến cuối tháng 4
mới có thể giao được. Tuy nhiên Bình Minh gửi kèm với thư này bảng giá và catalô mới nhất của một số loại áo
khoác thiếu nhi với những mẫu mã, màu sắc đa dạng, phong phú để Central Installations Glasgow tham khảo
với hy vọng rằng khách hàng của họ sẽ có nhu cầu mua.
6. Vì Central Installations Glasgow là khách hàng mới nên Bình Minh sẵn sàng dành mức chiết khấu thương mại
cùng với chiết khấu số lượng là 5% cho mọi đơn hàng có trị giá trên 10.000 đôla Mỹ.
Lưu ý:
Bắt đầu thư từ “Dear… ”
 Quotation (V-E translation)
Letter 2
Công ty Anh/ chị nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D Eward and Co. Ltd. đề ngày
16/6/20— hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS44TD (table tennis bat) và vợt cầu lông (badminton
bat) kiểu VB50MT.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá cho loại vợt cầu lông với những gợi ý sau:
Giá vợt cầu lông 2 đô la/chiếc/ FOB Hải Phòng.
Chiết khấu thương mại 5% cộng thêm chiết khấu số lượng 3% cho các đơn hàng không dưới
100 chiếc.
Thanh toán bằng L/C trả ngay.
Giao hàng trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận được đơn hàng chính thức của khách hàng.
Anh/ Chị cũng báo cho đối tác biết là hiện tại công ty chưa có vợt bóng bàn VS44TD nhưng
thay vào đó có thể bán VS45MH có chất lượng như vợt VS44TD với các điều kiện tương tự
như vợt cầu lông và giá là 8 đô la/chiếc
 Quotation (V-E translation)
Letter 3: Công ty Da - Giầy Việt Nam nhận được thư hỏi hàng số 2431 ngày 1/6/20— của
công ty TNHH Alford & Son hỏi mua giầy da nam giới mã 306/TLd và giầy phụ nữ mã
295/MTd.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá bán giầy da nam giới mã 306/TLd theo catalo gửi kèm cho
khách hàng với giá CIF Briston có cả bao bì xuất khẩu là 20 đô la/đôi, giao hàng vào tháng 9,
20—và thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang trả tiền ngay, mở qua ngân hàng TM
ABC, Briston 15 ngày trước ngày giao hàng.
Riêng đối với giầy phụ nữ mã 295/MTd công ty hiện tại không sản xuất nữa, anh/ chị hãy
chào giá cho loại giầy phụ nữ mã 305/TLd thời trang hơn mà giá lại không đắt hơn (25 đô la/
đôi) và gửi kèm cho khách bảng giá hiện hành cho loại giầy này.
Giá sẽ không đổi nếu khách hàng đặt mua chính thức trong vòng 15 ngày tới.
Bắt đầu thư bằng Dear…