Complaint letter

I. When to write a claim ?

When you find discrepancies and differences between the shipment and the
terms and conditions of an order or a contract.
II. What to write?
1. General statement of the damage.
2. Details of damage
3. Documents enclosed Quality certificate, B/L, commercial invoice, ROROC, packing list, COR (cargo outturn
report), CSC (certificate of short cargo), survey report
4. Settlement Rejection, reduction, repair, replacement
5. Hope for smooth settlement
 Complaint letter
Dear Sirs, (Sample 1)
We refer to our order no. 848 for 500 dozen silk blouses.

The goods were shipped per SS Blue Seas. On examination, the cartons were found to be in a
damaged condition. Consequently, we feel that we must make a claim against you. Of the
100 cartons, 40 had burst open due to poor packing. The rest were in a damaged condition.

We have now repacked the whole consignment in new cartons for delivery to our customers.
The expense involved amounted to GB£I 15.
In view of the tight profit margin on this consignment, we must insist that you compensate
us for the repacking.
 Complaint letter
You will be aware that customers are likely to get a false impression of the
quality of goods that are poorly packed. We suggest that, in future, you make
sure that the goods are properly packed.

We look forward to hearing from you.

Yours faithfully,
Nigel Jones
Head Buyer
 Complaint letter
Dear Sirs, ( Sample 2)
Our order no. 434 of 6 May for upholstery materials has now been delivered.

We have examined the shipment carefully and, to our great disappointment,

find that they are not of the quality we ordered.

The materials do not match the samples you sent us. The quality of some of
them is so poor that we feel that a mistake has been made in making up the
order.
 Complaint letter
The goods do not match the requirements of our company. We have, therefore,
no choice but to ask you to take the materials back and replace them with
materials of the quality we ordered. We are very keen to resolve this matter
amicably. If you can replace the materials, we are prepared to allow the agreed
delivery time to run from the date you confirm that you can supply the correct
materials.
We look forward to your early reply.

Yours faithfully,
Simon Parr
Managing Director
 Complaint letter
The Rule to write a complaint
 Do not delay
 Do not assume that the supplier may not be to claim
 Confine your complaint to a statement of facts
 Avoid rudeness.
 It is sound practice that customer may be right.
 Acknowlege a complaint promtly
 If you are to claim, admit it readily, express regret and promise to put
the matter right.
 Never blaim any of your staff.
 Thank the customer for informing you about the matter
 Complaint letter
The Rule to write a complaint
 Do not delay
 Do not assume that the supplier may not be to claim
 Confine your complaint to a statement of facts
 Avoid rudeness.
 It is sound practice that customer may be right.
 Acknowlege a complaint promtly
 If you are to claim, admit it readily, express regret and promise to put the matter
right.
 Never blaim any of your staff.
 Thank the customer for informing you about the matter
 Complaint letter
How to write a complaint
I. Opening
There is no need to open by apologizing for the need to complain. We regret
to inform you ... , I am sorry to have to write to you about ... as this also
weakens your case.
- We would like to inform you ...
- I am writing to complain about ...
- I am writing with reference to Order No. P32, which we received yesterday
 Complaint letter
II. The language of complaints
Emotional terms like disgusted, or amazed have no place in business. You can
express dissatisfaction by saying:
• This is the third time this mistake has occurred and we are far from
satisfied with the service you offer.
• Unless you can fulfill our orders efficiently in
• the future we will have to consider changing to another supplier.
• Please ensure that this sort of problem does not arise again.
 Complaint letter
2. Do not be rude or personal.
In most cases correspondence between companies takes place between
employees in various departments. Therefore do not use sentences like
 You must correct your mistake as soon as possible.
 You made an error on the statement.
 You don't understand the terms of discount.
 We told you to deduct discount from net prices, not CIF prices.
 Complaint letter
3. Use the passive and impersonal structures
• The mistake must be corrected as soon as possible.
• There appears to be an error on the statement.
• There seems to be some misunderstanding regarding terms of discount.
Discount is deducted from net prices, not CIF prices.
4. Do not use words like fault (your fault, our fault) or blame (you are to
blame) - these expressions are rude and childish.
Do not write:
- It is not our fault. It is probably the fault of your despatch department. :
Instead, write: The mistake could not have originated here, and must be
connected with the despatch of the goods.
 Complaint letter
5. Never blame your own staff, and finally, while writing the complaint
remember that your supplier will almost certainly wants to help you and
correct the mistake
 Complaint letter
III. Explaining the problem
 Could you tell your despatch department to take special care when
addressing consignments. My name and address are C.J. Schwartz,
Bergstr.101 K61n. But there is a C. Schwartz, Bergstr.110 K6 l n who also
deals in electrical fittings.
 Could you ask your accounts department to check my code carefully in future?
My account number is 246-642, but they have been sending me statements
coded 642-246.
 I think the reason that wrong sizes have been sent to me is because I am
ordering in metric sizes, and you are sending me sizes measured in feet and
inches. I would appreciate your looking into this
 Translation(Gap-filling)
1. Complaint about damage
Dear Mr Harrison
I am writing to (1) . . .complain. . . . . . . . . . about a shipment of tubular steel gardenfurniture we
received yesterday against (2) . . invoice . . . . . . . . . . . . No. G3190/1. The (3) . crates
. . . . . . . . were
damaged on the outside, and looked as if they had been roughly (4) . . .handled . . . . .. . . . . . . . . When
we unpacked them, we found that some of the chair legs were bent and (5) . . . rusty ... ..........
. . , and the fabric on the seating (6) . .torn . .. . . . . . . . . , or showing signs of (7) . . wear
.............
. . . Two further crates from the (8) . .consignment . . . . . . . . . have not arrived yet, so we have not had the
opportunity of (9) . . inspecting
. . . . . . . . . . . . . them. I have told the shipping company that we cannot
accept this consignment from you, and they have contacted your (10) . insurers .................
As we will be unable to retail this consignment in our stores, we are returning the shipment to
you (11) carriage . . . . , and shall we expect a full (12) . . refund
. . . . . . .forward ...............?
 Yours sincerely

 C. R. MÉNDEZ

 Managing Director
 Translation(Gap-filling)
2. Complaint concerning quality
Dear Sir/ Madam
We have recently received several (1) complaints . . . . . . . . . . from customers about your fountain pens. The pens
are clearly not giving (2)satisfaction
. . . . . . . ., and in some cases we have had to refund the purchase price.
The pens (3) complained
. .. . .. . . . . . about are part of the batch of 500 supplied against our order number 8562
dated 28 March. This order was placed on the (4) . basis .. . . . . . . . of a sample pen left by your
representative. We have ourselves (5) compared . . . . . . .. . . the performance of this sample with that of a number
of the pens from this batch, and there is little doubt that many of them are (6) .faulty . . . . . . . . . . - some of
them leak and others blot when writing. The complaints we have received (7) . .relate . . . . . . . . . . only to
pens from the batch mentioned above. Pens supplied before these have always been (8) satisfactory ............
We, therefore, wish you to accept return of the unsold (9) . .balance . . . . . . . . . . . . . ., amounting to 377 pens,
and replace them with pens of the quality our earlier dealings with you have led us to expect. Please let
us know what (10) a .arrangements
. . . . . . . . . . . . . . . you wish us to make for their return.
Yours faithfully
 Translation(Gap-filling)
3. Reply to complaint over late delivery
Dear Ms. Khanh Minh,
This is in (1) . . response
. . . . . . . . . . . . to your complaint for the order no. 145 which you placed with
our company Saturn Ltd. on the 4th of February. We sincerely apologize to you for the delay in
(2).delivery
. . . . . . . of the products you ordered with us. Due to (3) .issues . . . .. . . . . in the manufacturing
department, this inconvenience has been caused to you. We are also (4) . . .dealing . . . . . . . . . . with a
large number of unexpected orders this month and all this has led to this delay. We are trying
our best to (5) . minimize
. . . . . . . . . . . . the delay as much as possible to reduce your trouble. We have
equipped our departments with more number of staff and within the next 3 days your shipment
shall be dispatched for delivery.
 Translation(Gap-filling)
3. Reply to complaint over late delivery
You are a loyal and supportive (6) . . customer . . . . . . . . . . . . . . . of our company since years, and we are
grateful to you for your commitment towards us.
As a small (7) .token . .. . . . . of honor and as a (8) . gesture . . . . . . . . . . of apology we offer 10% (9) . . . .
. . . . . . . to you on your next purchase order with us. Whenever you place your next order with
discount
our company, you can avail this discount on the final bill value.
To ensure that this (10) c.ircumstance
. . . . . . . . . .. . does not take place in the future again, we have taken
all precautionary steps.
Once again we apologize to you for all the troubles caused because of us. We would appreciate
your support on this matter.
Yours sincerely,
 Translation(Gap-filling)
4. Complaint over returned check
Dear Sirs,
This is to inform you that the payment you made to our company Solitaire ltd via a check for an amount of 250000
dollars has been (1) . returned . . . . . . . . . . to us by the bank on grounds of “(2) .insufficient . . . . . . . . . . funds”.
The check 7896 dated 5th of March was not accepted by the bank as your account does not have sufficient (3) . . .
. funds
. . . . . . We cannot even (4) . . present . . . . . . . . . . . the check once again in the bank as it has already been presented on
two occasions previously.
You are an old and valuable customer of our company and we do not want to ruin our professional relations with
you for this matter. We understand that this is a mere case of over (5) . .drafting ............
To (6) . . resolve
. . . . . . . . . . . this issue, we would request you to pay us the due amount of 250000 dollars
through a money (7) . . transfer . . . . . . . . .. . . along with bank service (8) . . charges . . . . . . . . . . . . of 100 dollars within the
coming 7 days, by the 17th March at the latest.
We are thankful to you for your (9) . . continued . . . . . . . . . . . . . . business relations with our company and would appreciate
it if you would (10) . . . settle . . . . . . . . . . . the above matter as soon as possible.
We look forward to cooperating with you for many years to come.
Yours sincerely,
Translation(E-VN)
1. It was with our regret that the case No 24 under the above mentioned order shipped on
the M.S White Queen was reported damage.
2. We have passed your complaint to the firm of packers that handled this consignment and
have asked them to strengthen the material.
3. I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect that the damage was
noticed when they were discharged at the port.
4. We shall be very much obliged if you will keep case No…. and its contents until called for
by our forwarding agents.
5. We hope that this will not occur in the future and that our next orders will be dispatched
strictly according to our wishes.
6. After careful examination, it has been found that against 100 drums ordered and invoiced
the consignment contains only 98 drums.
Translation(E-VN)
7. We shall be very glad if you will send us replacements for the broken articles, as we need
these to complete our sales to our customers.
8. This is the third time this mistake has occurred and we are far from satisfied with the
service you offer.
8. Unless you can fulfill our orders efficiently in the future we will have to consider changing
to another supplier. Please ensure that this sort of problem does not arise again.
9. Unless you can fulfill our orders efficiently in the future we will have to consider changing
to another supplier. Please ensure that this sort of problem does not arise again.
10. Could you tell your despatch department to take special care when addressing
consignments? My name and address are C. J. Schwartz, Bergstr.101 Koln. But there is a C.
Schwartz, Bergstr.110 Koln who also deals in electrical fittings
 Translation(E-VN)
11. We have now checked our accounts and find that we have been sending you the wrong
statement due to a confusion in names and addresses. The database has been adjusted and
there should be no more difficulties. Please contact us again if a similar situation arises, and
thank you again for pointing out the error
13. The factory have advised us that owing to an unexpected domestic demand, they have
been unable to cope with orders and are behind with some deliveries.
14. We would offer you as a token of goodwill the sum of US $ 1000 in full settlement of your
claim.
15. We have closely compared the articles you returned with our samples and can see no
difference between them. Therefore, in this case we are not willing either to substitute the
articles or to offer a credit
16. The paintwork on the body of the cars became discoloured because of a chemical
imbalance in the paint used in spraying the vehicles. We have already contacted our own
suppliers and are waiting for their reply. Meanwhile we are taking these models out of
production and calling in all those that have been supplied.
Translation(E-VN)
17. The fabric you complained about has now been withdrawn. The fault was in the weave
of the cloth, which was due to a programming error in the weaving machines. This has now
been corrected and replacement fabric will be sent to you.
18.Our factory has now inspected the unit you returned last week, and they inform us that
the circuits were overloaded. We can repair the machine, but it will be necessary to charge
you as incorrect use of the unit is not covered by our guarantee.
19. Replacements for the faulty articles are on their way to you, and you should receive
them tomorrow. We are sure that you will be satisfied with them and there will be no
repetition of the faults. Thank you for your patience in this matter, and we look forward to
hearing from you again.
20. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and is unlikely to occur again.
Please accept our apologies for the inconvenience.
Translation(V-EN)
1. Bức thư này là để thông báo với các ngài rằng chúng tôi không nhận được tin gì của các
ngài về chuyến hàng theo đơn đặt hàng nói trên, lẽ ra chuyến hàng này phải đến chỗ chúng
tôi cách đây một tuần rồi.
2. Chúng tôi viết bức thư này để khiếu nại quý ngài về chuyến hàng xe máy kéo theo đơn đặt
hàng số HG12, mà chúng tôi chưa nhận được.
3. Số hàng mà chúng tôi nhận được có chất lượng kém hơn nhiều so với mẫu của quý ngài.
4. Khi chúng tôi đặt đơn hàng này với các ngài, chúng tôi nhấn mạnh rằng việc giao hàng
ngay là rất quan trọng.
5. Điều cực kỳ cần thiết là hàng phải giao đúng thời gian; nếu không chúng tôi không thể
thực hiện được việc bán hàng của mình.
6. Chúng tôi thấy rằng100 túi cà phê xuất khẩu bằng tàu Catrine bán cho chúng tôi là
loại cà phê Santos, New York loại 2, chứa một lượng lớn hạt còn non, còn vỏ, hạt bể, bị
mọt ăn và hạt hỏng; và loại cà fê Santos này tương ứng với loại ¾.
Translation(V-EN)
7. Mặt hàng vải dường như được dệt không cẩn thận và có khuynh hướng biến dạng.
Chúng tôi đã gửi bằng thư riêng cho quý công ty một mẫu vải đã được cắt từ lô
hàng trước đó, để quý công ty có thể so sánh hai mẫu và thấy sự khác biệt trong kết
cấu mặt vải
8. Lô hàng theo đơn đặt hàng số 1527 của chúng tôi do tàu Sông Hương vận
chuyển đã đến cảng ngày hôm nay. Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi đã phát
hiện rằng lô hàng chứa chỉ 23.460 hộp thay vì 24.000 hộp sữa đặc đã được đặt
hàng và xuất hóa đơn.
9. Vì chúng tôi đang rất cần mặt hàng này, nên chúng tôi đã mua từ Thái Lan; Do
đó, chúng tôi yêu cầu quý công ty bồi thường khoảng tiền chênh lệch 1.000 đô la Mỹ
giữa giá của quý công ty và gía của nhà cung cấp mới và chúng tôi muốn quý công
ty lưu tâm hơn đến các chuyến hàng còn lại.
10. Chúng tôi lấy làm tiếc về sự chậm trễ này nhưng quý ngài sẽ nhận thấy rằng đây
là do những tình huống nằm ngoài khả năng của chúng tôi.
Translation(V-EN)
11. Chúng tôi đã chuyển những mẫu vải sang cho nhà máy để lấy ý kiến ​và đã nói
với họ về việc chúng tôi rất quan tâm đến nỗi thất vọng của công ty ngài về chất
lượng sản phẩm và rằng công ty ngài đã cung cấp vải cho các khách hàng mới.
12.Họ đã rất lấy làm tiếc, và đã sắp xếp với chúng tôi để gửi hàng thay thế ngay lập
tức cho quý công ty. Hơn nữa, họ cũng đảm bảo về chất lượng của mặt hàng được
gửi đi lần này.
13. Nếu quý công ty đồng ý bán mặt hàng vải chất lượng kém này với mức giá cao
nhất có thể , chúng tôi sẽ gửi cho quý công ty một phiếu báo cho sự chênh lệch giá
ngay khi chúng tôi nghe tin từ quý công ty.
14. Từ các chứng từ kèm theo và danh sách đóng gói, quý công ty sẽ thấy rằng số
thùng và số hộp sữa trùng khớp với con số được ghi trên hóa đơn của chúng tôi
15. Do đó, chúng tôi tư vấn cho quý công ty gửi đơn khiếu nại đến công ty bảo hiểm
vì theo quan điểm của chúng tôi, đây là một trường hợp mất cắp.
Translation(V-EN)
16. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ được bồi thường đầy đủ từ công ty bảo hiểm
một cách nhanh chóng, và chúng tôi cũng tin tưởng là vấn đề sẽ được giải quyết
thoả đáng
17. Một lần nữa, chúng tôi thành thực xin lỗi về những phiền hà đã gây ra cho quý ngài và sẽ
thực hiện mọi biện pháp để đảm bảo rằng sơ xuất kiểu này sẽ không tái diễn.
18. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể được để ngăn chặn tình trạng này tái diễn và sẽ
gửi các đơn hàng sau này của quý ngài theo đúng yêu cầu của quý ngài.
19. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng minh rằng thiệt hại
được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
20. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại thùng hàng nói trên tùy quý ngài định đoạt, xin hãy cho
chúng tôi biết quý ngài muốn chúng tôi làm gì để xử lí lô hàng này.
 Letter
1. COMPLAINT OF QUANTITY
Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại cho đồng chí biết chuyến hàng đồ
dùng bằng điện thuộc đơn đặt hàng số 2072 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.
Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một hãng Nhật Bản ngày 10-8-20…
theo điều kiện CIF Hải Phòng.
Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng Hòa Liên Bang Đức cập cảng Hải Phòng ngày 19
tháng 11, 20…
Toàn bộ đơn đặt hàng nói trên gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ lớn
kiểu 4488 và 500 chiếc TV màu 19 in kiểu 5033.
Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của VinaControl Hải Phòng đến
giám định lô hàng. Và biên bản giám định họ lập có những chi tiết sau:
Chuyến hàng thực chất có:
1. Tủ lạnh: 190 chiếc
2. TV: 440 chiếc màu, 60 chiếc đen trắng
Letter
3. Máy giặt: 100 chiếc
b. Tình trạng hàng hóa: 1. Tủ lạnh thiếu 100 chiếc
2. TV màu thiếu 60 chiếc
3. TV trắng đen (60 chiếc) không nằm trong đơn đặt hàng.
4. Hai máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.
Anh/ chị hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện này cùng với chi tiết
như đã nêu trên và khiếu nại đòi bồi thường theo hướng sau:
1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi chi phí vì ta đang cần
gấp.
2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV màu và đề nghị Nhật
cho hướng giải quyết 60 chiếc TV trắng đen theo cách:
+ Giảm giá 30%
+ Ta bán hộ với giá cao nhất có thể được + Cho người đến mang đi.
Letter
Letter 2
COMPLAINT OF SHORTAGE, DAMAGE
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. HCM, điện thoại
và fax: 84-8-8214356 mới nhập một lô hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng (water heater)
kiểu Heaterman 191VA theo đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH M.D EDWARD, Finwell
House, số 26 Finsbury Square, London, EC2, Vương quốc Anh về đến cảng Sài Gòn ngày
25/6/20-. Tuy nhiên số hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc. Và cụ thể hàng hóa trong
tình trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô hàng đã được phát hiện
thấy thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình, mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu 191WH, không nằm trong đơn
hàng.
 Letter
COMPLAINT OF SHORTAGE, DAMAGE
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. HCM, điện thoại
và fax: 84-8-8214356 mới nhập một lô hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng (water heater)
kiểu Heaterman 191VA theo đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH M.D EDWARD, Finwell
House, số 26 Finsbury Square, London, EC2, Vương quốc Anh về đến cảng Sài Gòn ngày
25/6/20-. Tuy nhiên số hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc. Và cụ thể hàng hóa trong
tình trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô hàng đã được phát hiện
thấy thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình, mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu 191WH, không nằm trong đơn
hàng.
- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa được.
 Letter
3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không thuộc đơn hàng này.
Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng nhập khẩu của TOCONTAP ký, theo
những hướng giải quyết như sau:
a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4 chiếc bình kiểu
191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa được, tổng cộng là 20 chiếc.
b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên không về đến Việt
Nam, TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp khác mà công ty M.D EDWARD phải chịu
mọi tổn thất phát sinh từ việc này.
c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá cao nhất có thể được và
do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu M.D EDWARD không đồng ý với phương án
này, thì cho biết ý kiến xử lý càng sớm càng tốt.
Lưu ý: Biên bản Giám Định của SGS số 215/VCL+ Tàu chở hàng là tàu Hậu Giang
Anh/ Chị cần bổ sung những chi tiết cần thiết để bức thư khiếu nại đầy đủ và thuyết phục
hơn.
 Letter
 Letter 3: Công ty TNHH Triệu Vinh (TRIEU VINH CO., LTD), 39 Sư Vạn Hạnh, Quận 10, TP.
HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356; Giám đốc là ông Lưu Văn Dũng; ngày 15/03/20--;
ký hợp đồng số No. TL. 9.3.0.92/00; mua một máy bơm bê tông mới chưa sử dụng
(concrete bump B3500 HDR-20) với công ty DIENHELM & CO. LTD. ENGINEERING, trụ sở
tại 1696, New Petchburi Road, Bangkok 10320, Thái Lan. Tổng giá trị chiếc máy bơm này là
USD200.000, với điều kiện giao hàng đến cảng Sài Gòn vào hoặc trước ngày 15/04/20-- là
ngày mà TRIEU VINH Co., LTD thanh toán trước 20% tổng giá trị hợp đồng, phần còn lại
80% thanh toán bằng điện hối khi người mua nhận được hàng.
 Trong trường hợp nói trên có nêu rõ việc chậm giao hàng là 2% cho trọn mỗi tuần, là tiền
bồi thường thiệt hại ước tính.
 Hôm nay là ngày 07/05/20--, TRIEU VINH Co., LTD vẫn chưa nhận được máy cũng như
thông báo gì của người bán về chuyến hàng nói trên.
 Hãy viết một thư khiếu nại, gửi cho DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING để Giám đốc
Lưu Văn Dũng ký với những ý sau:
 Letter
• Khi thương lượng hợp đồng cũng như các thư tín trước đó về việc mua chiếc máy này,
TRIEU VINH Co., LTD đã nói rõ rằng đây là máy mà TRIEU VINH Co., LTD nhập ủy thác cho
một công ty xây dựng ở TP. HCM để họ sửa chữa và mở rộng một bệnh viện phụ sản tại
huyện Hóc Môn, công trình này dự tính khởi công vào đầu tháng 05/20--. Việc thiếu máy
này khiến cho họ không thể tiến hành thi công được.
• Trong hợp đồng riêng giữa TRIEU VINH Co., LTD và công ty xây dựng nói trên có ghi rõ
TRIEU VINH Co., LTD sẽ thuê máy để đảm bảo tiến độ thi công của họ nếu thực tế xảy ra
việc chậm giao. Vì vậy, ngày 29/04/20--, công ty đã phải thuê máy bơm với một doanh
nghiệp khác với chi phí 200 đô la một ngày trong hai tuần. Thiệt hại trong việc này lên tới
2400 đô la.
• TRIEU VINH Co., LTD gửi kèm 02 hợp đồng nói trên và yêu cầu DIENHELM & CO., LTD.
ENGINEERING bồi thường trước bằng điện hối vào tài khoản của công ty tại ngân hàng
Vietcombank, TP. HCM.
 Letter
• Đề nghị DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING cho biết càng sớm càng tốt khi nào hàng sẽ
về đến cảng Sài Gòn.
• Do việc chậm giao nói trên, TRIEU VINH sẽ buộc phải khấu trừ vào giá hợp đồng theo tỉ lệ
phạt trên căn cứ vào thời hạn chậm giao thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng không về được Việt
Nam trước ngày 30/05/20--, căn cứ vào điều khoản “chấm dứt hợp đồng do chậm giao
hàng” trong hợp đồng 2 bên ký, TRIEU VINH sẽ buộc phải chấm dứt hợp đồng này và
DIENHELM phải hoàn trả lại số tiền trả trước cùng với mọi tổn phí phát sinh khác.
• Yêu cầu DIENHELM sớm cho biết ý kiến vì TRIEU VINH cho rằng DIENHELM cũng không
muốn để vấn đề diễn biến đến mức như vậy.
Letter
Letter 4. Công ty TNHH Thành Công đặt mua 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 và
2.000 chiếc hiệu ZM 340 của công ty SANKEY, Nhật Bản, theo đơn hàng số
TTN/012, do con tàu Orient chuyên chở, cập cảng Sài Gòn ngày hôm qua. Tuy
nhiên khi làm thủ tục thông quan tại cảng, công ty đã phát hiện chỉ có 1.500 bộ
bếp ga ZM 340 được giao, thiếu 500 bộ. Trong 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 nhận
được, có 200 bộ bị hư hỏng nặng không thể sửa chữa được. Anh/ Chị hãy viết
một thư khiếu nại, giúp Giám đốc công ty Thành Công, ông Lê Hải, với nội
dung trên và đưa ra giải pháp thích hợp cho lô hàng trên. Chú ý một số điểm
sau:
1. Khi phát hiện hàng thiếu, ta đã mời đại diện của VINACONTROl Tp.HCM
để giám định và lập biên bản lô hàng trên. Nguyên nhân hàng thiếu và bị hư
hỏng đuợc kết luận là do sơ suất của người bán trong quá trình xếp hàng vào
công ten nơ tại kho.
Letter
2. Đề nghị phía SANKEY gởi gấp số tiền là 120.000 USD bằng điện chuyển tiền vào
tài khoản của công ty Thành Công tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh
tại Tp.HCM, coi như đây là số tiền bồi thường cho việc giao hàng thiếu với mọi chi
phí do người bán chịu.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội
dung của một thư khiếu nại.Bắt đầu thư bằng Dear Mr. Suzuki
Letter
Letter 5: Hãy viết 1 thư khiếu nại gửi công ty SEUNGWOO, Hàn Quốc do hàng thiếu
sử dụng những thông tin gợi ý sau:
 Đơn hàng số 777 hỏi mua 200 tấn xi măng trắng
 Công ty anh/chị đã nhận telex ngày 27 tháng 5 về ngày tàu đến
 Khi công ty kiểm tra hàng hóa, phát hiện 70 bao bị bung và phần hàng bên trong
ước tính 700 kg
 đã bị thất thoát không thể phục hồi cho mục đích sử dụng ban đầu.
 Tiến hành khảo sát phát hiện thất thoát là do bao bì không đủ chuẩn
 Anh/ Chị viết thư khiếu nại đòi bồi thường cho phần hàng bị thiếu và phí giám
định liên quan; không chấp nhận gởi hàng thay thế.
 Gửi kèm biên bản giám định No 77AA để chứng minh
 Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội
dung của một thư khiếu nại.