National Economics University

English for Logistics

ENQUIRIES AND REPLIES

MSc. Ha Le
Email: [email protected]

Economics and Commercial Business Department

School of Trade and International Economics
 Enquiries

1. Defining: enquiry, inquiry, and request

2. Reasons to write
3. General guidelines
4. Making enquiries

2
 Defining terms

Enquiry: British English

Inquiry: American English
Request: an action of asking formally and
politely for something to be done
Enquiry: a request for information about
somebody or something

3
What is an enquiry?

An enquiry is a letter asking for

business information
How to make an enquiry?

- By telephone, letter, fax or email

- Asking for an estimate or tender
 Reasons to make an enquiry

1. To receive printed matter (booklets, catalogues,

price lists, or reports)
2. To obtain details (price, technical data,...)
3. To receive sample products, demonstrations…
4. To suggest terms and conditions
5. To make reservation
6. To seek special favors (permission, advice, help,
discounts…)
7. To engage services including repair or
maintenance services
6
General guidelines in writing enquiries

1. State clearly and concisely what you want

right from the beginning.
2. Keep your enquiry short and to the point,
easy to understand and easy to answer
3. Be reasonable
4. Provide complete and accurate
information

7
 Making Enquiries
1. Opening
2. Main message
▪ Asking for catalogues, price lists, etc.
▪ Asking for details
▪ Asking for samples, patterns, and demonstrations
▪ Suggesting terms, methods of payment, and
discounts
▪ Asking for goods on approval or on sale or return
▪ Asking for an estimates or tender
3. Closing
8
 Opening

- Introduce your organization

- How do you know the company you are
contacting

9
 Opening

First enquiry: Tell your supplier what sort of

organization you are
• We are a co-operative wholesale society
based in Zurich
• Our company is a subsidiary of Universal
Business Machines and we specialized in
…
• We are one of the main producers of
industrial chemicals in Germany, and we
are interested in…
10
 Opening

First enquiry: Tell your supplier how did you

know them
• We were given your name by the Hoteliers’
Association in Paris.
• You were recommended to us by Mr John
King, of Lawsom & Davies Merchant Bankers.
• We were advised by Spett. Marco Gennovisa
of Milan that you are interested in supplying…

11
 Opening

First enquiry: Tell your supplier how did you

know them
• We were impressed by the selection of
gardening tools displayed on your stand at
this year’s Hamburg Gardening Exhibition.
• Our associates in the packaging industry
speak highly of your Zeta packing
machines, and we would like to have more
information about them.

12
Opening
Give background information/ reason
• We intend to purchase a new laser
printer/copier before the end of the year.
• We have recently extended our television
department and are thinking of adding new
ranges to our present stocks. We are
particularly interested in …

13
 Asking for catalogues, price lists, etc.

▪ Don’t need to give a lot of information

about yourself.
▪ Remember to give your postal address.
▪ Should point out briefly any particular
items you are interested in.

14
 Asking for catalogues, price lists, etc.

• I have seen one of your safes in the office of a

local firm and they passed on your address to
me. Please send me a copy of your current
catalogue. I am particularly interested in
safes suitable for a small office.
• Could you please send your current catalogue
and price list for exhibition stands? We are
particularly interested in stands suitable for
displaying furniture.

15
 Asking for details

▪ Be specific and state exactly what you want.

▪ If replying to an advertisement, mention the
journal or newspaper, and its date.
▪ If referring to a catalogue, brochure, or
prospectus, quote the reference, e.g.
Cat. no. A149; Item no. 315.

16
 Asking for details

• I am replying to your advertisement in the

June edition of “Tailor and Cutter”. I would
like to know more about the steam presses
which you are offering at cost price.
• I would appreciate more details about the
‘University Communications System’ which
you are currently advertising on your
website.

17
 Asking for samples, patterns, and
demonstrations

Be specific and state exactly what you want.

• Before selling toys we prefer to test them
for safety. Could you therefore send us at
least two examples of the “Sprite” range?

18
 Asking for samples, patterns, and
demonstrations
Suggest when or how you want to see them.
• I would like to discuss the problem of
maintenance before deciding which model to
install in my factory. Therefore I would be
grateful if you could arrange for one of your
representatives to call on me within the next
two weeks.
• I would be obliged if you could …
• I would appreciate it if you could …
19
 Suggesting terms, methods of payment,
and discounts
Politely suggest certain concessions and give
reasons.
• Could you let us know if you allow cash
discounts?
• As we intend to place a substantial order, we
would like to know what quantity discounts
you allow.
• We usually deal on a 30% trade discount basis
with an additional quantity discount for
orders over 1,000 units. 20
 Asking for goods on approval, or on sale
or return

• The leaflet advertising your latest hobby

magazines interested us, and we would like
to stock a selection of them. However, we
would only consider placing an order if it was
on the usual basis of sale or return. If this is
acceptable, we will send you a firm order.

21
 Asking for goods on approval, or on sale or
return
• In the catalogue we received from you last
week, we saw that you are introducing a new
line in synthetic furs… We would like to try a
selection of designs. Would it be possible for
you to supply us with a range on an approval
basis to see if we can encourage a demand?
Three months would probably be enough to
establish a market if there is one.

22
 Closing

▪ Thank your supplier.

• Many thanks. (informal)
• Thank you for your help/assistance.
Other options:
▪ Express expectation to get a prompt reply
• I hope to hear from you soon.
• I look forward to hearing from you soon.
• We look forward to your early reply.

23
 Closing

▪ Indicate certain terms or guarantees

• Finally, we would like to point out that
delivery before Christmas is essential, and
hope that you can offer us that guarantee.
▪ Express interest in further business
• If the product is satisfactory, we will place
further orders with you in the future.
• If the prices quoted are competitive and the
quality is up to standard, we will order on a
regular basis.
24
 Practice 1
1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân
hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông.
2. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành
công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói
Auto của các ngài, và xin cho chúng tôi biết
thêm thông tin về các sản phẩm đó.

25
 Practice 2
1. Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và
bảng giá hiện hành về máy fax, cùng với
những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển
cho các khách hàng tiềm năng.

28
 Practice 3

1. Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các
thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài đang
quảng cáo trên trang web của mình.
2. Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du
lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình” được
quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong
cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè của các
ngài.

33
 Practice 4

1. Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho
chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem xét
chất liệu và chất lượng.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt
hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các
ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng
tôi biết giá thấp nhất các ngài có thể chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ
của các ngài giao hàng ngay. Đề nghị các ngài gửi
các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về
giá cả và thanh toán.
38
 Practice 1
Thưa ngài Smith,
Chúng tôi xin cảm ơn thư của các ngài đề ngày 4 tháng 4
hỏi về các loại thảm của chúng tôi và điều kiện cho một
đơn đặt hàng mua số lượng lớn. Chúng tôi đã gửi bằng
bưu kiện hàng loạt mẫu thảm thuộc các đề tài và bằng các
nguyên liệu khác nhau kể cả bằng sợi tổng hợp.
Chúng tôi xin gửi kèm đây bảng giá, cùng với chi tiết các
điều kiện cho một đơn mua hàng mua số lượng lớn.
Chúng tôi mong được tin và ý kiến của các ngài về thảm
của chúng tôi.
Kính chào,
 Practice 2
Thưa ngài Brown,
Chúng tôi xin cám ơn thư của ngài đề ngày 20 tháng 12
trong đó ngài hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ
của chúng tôi.
Chúng tôi rất tiếc báo cho các ngài rõ là mặt hàng này
hiện nay đã hết nhưng chúng tôi có thể bán cho các
ngài loại xi măng nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng
tương tự và cùng giá như loại các ngài hỏi mua. Loại xi
măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán
rất chạy.
Chúng tôi xin gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện
FOB Hải Phòng và hy vọng các ngài sẽ đặt hàng sớm.
Kính chào,