PT.

Orlansoft Data System

Training and Certification Department

Training Material:

Orlansoft Certified Application Associate

Track 2001
Orlansoft ERP for Financials Accounting Associate

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 1 of 224
Contents
1. Basic Master Data and Setup ......................................................................................................... 5
1.1. [F0014502] Supplier ................................................................................................................. 5
1.2. [F0025409] Customer ............................................................................................................ 12
1.3. [F0111508] Items.................................................................................................................... 20
1.4. [F0286800] Set Tax Invoice No .............................................................................................. 26
1.5. [F0145008] Unit ..................................................................................................................... 31
1.6. [F0287807] Tax Type .............................................................................................................. 32
1.7. [F0144100] Tax Group............................................................................................................ 34
1.8. [F0108201] Inventory GL Grouping ........................................................................................ 37
1.9. [F0008501] AP GL Grouping .................................................................................................. 40
1.10. [F0030809] AR GL Grouping .................................................................................................. 43
2. Introduction of Procure to Pay....................................................................................................... 45
2.1. [F0227605] Purchase Request ............................................................................................... 45
2.2. [F0241601] Purchase Order ................................................................................................... 48
2.3 [F0155205] Receiving ............................................................................................................ 51
2.4. [F0298506] Purchase Invoice ................................................................................................. 54
2.5. [F0237505] Purchase Return Order ....................................................................................... 57
2.6 [F0152907] Purchase Return ................................................................................................. 59
2.7. [F0300704] Purchase Return Invoice ..................................................................................... 62
2.8. [F0007900] Payment Run ...................................................................................................... 64
2.9. Report AP Outstanding Invoices & Payment .......................................................................... 68
3. Introduction Order to Cash ............................................................................................................ 69
3.1 [F0254007] Sales Quotation ................................................................................................... 69
3.2 [F0246804] Sales Order ......................................................................................................... 73
3.3. [F0167109] Shipment ............................................................................................................. 76
3.4 [F0308304] Sales Invoice ....................................................................................................... 78
3.5 [F0244503] Sales Return Order ............................................................................................. 82
3.6 [F0162708] Sales Return ....................................................................................................... 85
3.7 [F0311106] Sales Return Invoice ............................................................................................ 87
3.8 [F0019903] Collection Run ..................................................................................................... 89
3.9 Report AR Outstanding Invoice & Payment ............................................................................ 94
4. Account Payable and Account Receivable .................................................................................... 96
4.1. [F0298506] Purchase Invoice ................................................................................................. 96
4.2. [F0308304] Sales Invoice ....................................................................................................... 98
4.3. [F0300704] Purchase Return Invoice ................................................................................... 101

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 2 of 224
 4.4. [F0311106] Sales Return Invoice .......................................................................................... 103
4.5. [F0293501] AP Debit Adjustment .......................................................................................... 107
4.6. [F0292801] AP Credit Adjustment......................................................................................... 109
4.7. [F0295703] AR Debit Adjustment ..........................................................................................110
4.8. [F0294805] AR Credit Adjustment .........................................................................................112
4.9. [F0019903] Collection Run ....................................................................................................114
4.10. [F0007900] Payment Run .....................................................................................................118
4.11. [F0321709] Customer Statement ......................................................................................... 122
4.12. [F0320108] Supplier Statement ............................................................................................ 123
4.13. [F0134903] Adjustment Contra Account ............................................................................... 124
5. Cash Management ..................................................................................................................... 126
5.1. [F0298513] Cash Advance Request ..................................................................................... 126
5.2. [F0019705] Confirm Collection Result .................................................................................. 129
5.3. [F0061803] Cash Receipt..................................................................................................... 130
5.4. [F0061810] Cash Disbursement ........................................................................................... 132
5.5. [F0061827] Bank Receipt ..................................................................................................... 133
5.6. [F0061834] Bank Disbursement ........................................................................................... 135
5.7. [F0061841] Receive Check .................................................................................................. 139
5.8. [F0061858] Deposit Receive Check ..................................................................................... 143
5.9. [F0061865] Issue Check ...................................................................................................... 145
5.10. [F0061872] Clear/Cancel Issued Check ............................................................................... 149
5.11. [F0061889] Cash Advance Settlement ................................................................................. 151
5.12. [F0053105] Bank Reconciliation ........................................................................................... 153
5.13. [F0052900] Cash Account .................................................................................................... 156
5.14. [F0056908] Cash Contra Acc ............................................................................................... 157
5.15. [F0051507] Bank .................................................................................................................. 159
5.16. [F0324601] Cash & Bank Book ............................................................................................ 160
5.17. [F0049603] Cash Report ...................................................................................................... 161
5.18. [F0054904] Check Status ..................................................................................................... 163
6. General Ledger Accounting ........................................................................................................ 164
6.1. [F0084307] GL COA Segment – Group ................................................................................ 164
6.2. [F0093309] Chart of Accounts .............................................................................................. 166
6.3. [F0273800] Accounting Period ............................................................................................. 169
6.4. [F0089203] Journals ............................................................................................................ 171
6.5. [F0089227] System Generated Journal ................................................................................ 174
6.6. [F0266406] Entity Accounts.................................................................................................. 177

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 3 of 224
 6.7. [F0080309] Journal Summary .............................................................................................. 178
6.8. [F0326506] Summary Balance ............................................................................................. 180
6.9. [F0330206] Cost Center Summary ....................................................................................... 181
6.10. [F0082907] Financial Report Formatter ................................................................................ 182
7. Financial Closing ........................................................................................................................ 201
7.1. [F0288804] Exchange Rate.................................................................................................. 201
7.2. [F0232302] Recalculate Inventory ........................................................................................ 203
7.3. [F0233002] Inventory Cost Revaluation ............................................................................... 204
7.4. [F0235006] Write Off Inventory Value ................................................................................... 207
7.5. [F0390309] Batch Create Journal & Post ............................................................................. 208
7.6. [F0390408] Batch Cancel Journal & Unpost ......................................................................... 213
7.7. [F0407403] Transfer Balance ............................................................................................... 214
7.8. [F0408400] Closing Accounting Period................................................................................. 215
7.9. [F0408509] Reopen Accounting Period ................................................................................ 217
7.10. [F0290104] Set Closing Rate ............................................................................................... 218
7.11. [F0408301] Calculate Unrealized Forex Gain/Loss .............................................................. 219
7.12. [F0235105] Year-End Closing .............................................................................................. 220
7.13. [F0279604] Standart Report ................................................................................................. 220

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 4 of 224
1. Basic Master Data and Setup

Penjelasan berikut ini ditujukan untuk memberikan informasi tentang basic master data dan setup yang
sering dipakai dalam skenario yang ada di materi training ini.

1.1. [F0014502] Supplier

Master Supplier menyimpan informasi tentang supplier yang meliput informasi korespondensi, grouping,
credit management, Tax Information, dan other info. SupplierID digunakan dalam semua transaksi
purchase, AP dan Cash/Bank Disbursement
Skenario 1.1.a. Membuat master supplier ‘Glossypaint Persada PT'
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Common Master \ Supplier

a) Klik Insert untuk menambah baru data supplier sebagai berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 5 of 224
Tab ID & General Info

Table: APSupplier
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Supplier ID SuppID Kode Supplier (automatic)
2 Supplier Name SuppName Nama Supplier
Contoh: GlossyPaint Persada,PT
3 Address Address Informasi mengenai alamat supplier
Contoh: Jl Rawa Terang No.110
4 City City Informasi mengenai kota dari alamat supplier
Contoh: Jakarta Timur
5 Post Code PostCode Informasi mengenai kode pos dari alamat sup-
plier
Contoh: 11321
6 State State Informasi mengenai provinsi dari alamat sup-
plier
7 Country CountryID Informasi mengenai nama negara dari alamat
supplier
Contoh: Indonesia
8 Phones Phones Informasi mengenai nomor telepon supplier
9 Fax Fax Informasi mengenai nomor fax supplier
10 Email Email Informasi mengenai email supplier
11 Telex Telex Nomor telex supplier

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 6 of 224
 12 Currency ID CurrencyID Default mata uang untuk supplier yang ber-
sangkutan
13 Status SuppStatus Status supplier
14 Block A/P BlockAP_ Pilihan untuk tidak mengikutsertakan supplier
dalam semua transaksi AP
15 Block Purchase BlockPurchase_ Pilihan untuk tidak mengikutsertakan supplier
dalam semua transaksi yang berhubungan Pur-
chase Order
16 Block Receive BlockReceive_ Pilihan untuk tidak mengikutsertakan supplier
dalam semua transaksi penerimaan di modul IN
17 Ignore Credit Limit IgnoreCL_ Jika di-tick on maka credit limit diabaikan
18 Credit Limit CreditLimit Nilai batasan kredit terhadap supplier yang ber-
sangkutan
19 Credit Status CreditStatus Status hutang
20 Consider Overdue Days ConsiderOverdueDays_ Pilihan untuk tambahan usia hutang sebagai
faktor penentu kelaikan approval order (PO)
yaitu transaksi di modul IN
21 Credit Days CreditDays Usia hutang (dalam hari) sebagai faktor
penentu kelaikan approval order (PO).

Tab Contacts

Table: APSupplier
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Contact Sales Contact_Sales Contact person user sales supplier
2 Contact Acc Contact_Acc Contact person user accounting supplier
Tab Grouping

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 7 of 224
 Table: APSupplier
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Supplier Group GroupA_ID Struktur supplier group A yang sudah sebelumnya didefinisikan
2 A/P GL Group GL_GroupID Kode GL Grouping yang digunakan sebagai penghubung antara
supplier dengan modul lain untuk transaksi journal yang
dihasilkan
3 Price List PriceGroupID Kode Price List yang berisi daftar harga, discount sesuai Term
of Payment dan dengan lingkup tanggal yang berlaku (from / to
date) untuk supplier yang bersangkutan
4 Affiliate Affiliate_ Pilihan yang digunakan untuk keperluan pengelompokan dalam
pelaporan saja, misalnya untuk menggolongkan supplier yang
merupakan kelompok perusahaan (cabang atau perusahaan
terkait) dari pemakai software Orlansoft yang bersangkutan.

5 Form Set ID FormSetID Mengatur bentuk-bentuk laporan yang spesifik bagi supplier
yang bersangkutan
6 Parent ID ParentID Kode parent supplier
7 Our ID Our_ID Kode pengenal perusahaan (sebagai customer) dalam sistem
yang digunakan oleh supplier

Tab Other Info

Table: APSupplier
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Dispatch ID DispatchID Kode jalur pengiriman (berfungsi untuk transaksi Distribusi)

2 Forwarder ID ForwarderID Kode perusahaan pengiriman (berfungsi untuk transaksi

Distribusi)
3 Delivery Method ID DeliveryMtdID Kode cara pengiriman (berfungsi untuk transaksi Distribusi)

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 8 of 224
 4 Warehouse ID WarehouseID Kode warehouse
5 Term of Payment TOP_ID Kode TOP Supplier
6 Register Date RegisterDate Informasi mengenai tanggal dan waktu saat pertama kali
data supplier yang bersangkutan diinputkan
7 Last Transaction Date LastTransDate Informasi mengenai tanggal dan waktu transaksi terakhir
yang dilakukan supplier yang bersangkutan
8 Lead Time LeadTimer Jumlah waktu yang dibutuhkan dari dilakukan order sampai
dengan pengiriman oleh supplier
9 Returnable Returnable Pilihan untuk supplier tersebut apakah menerima return
atau tidak

Tab Tax Info

Table: APSupplier
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Tax ID TaxID Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari supplier
2 Tax Name TaxName Nama perusahaan sebagaimana tercantum dalam
daftar di kantor pajak
3 Tax Description 1 TaxDescription1 Keterangan tambahan untuk pajak
4 Tax Description 2 TaxDescription2 Keterangan tambahan untuk pajak
5 Tax Address TaxAddress Alamat perusahaan sebagaimana tercantum dalam
daftar di kantor pajak
6 Invoice Tax Code InvTaxCode Kode transaksi pajak

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 9 of 224
Tab Payment Info berisi informasi bank yang digunakan supplier

Table: APSupplierBank
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Payment Pattern PaymentPattern Pola penagihan Supplier. Lookup diambil dari master Payment
Pattern Header
2 Virtual Account as VirtualAccPrefPmt Pilihan untuk menggunakan Virtual Account sebagai rekening
Preferred Payment pembayaran ke supplier yang bersangkutan
3 No No Nomor urut unik
4 VA VirtualAcc Menandakan bahwa Bank Account tersebut adalah Virtual
Account
5 Bank Name BankName Nama bank
6 Bank Address BankAddress Alamat bank
7 Account Holder AccountHolder Nama pemegang account / tabungan di bank
8 Account No AccountNo No account/tabungan di bank yang bersangkutan
9 Remarks Remarks Catatan tambahan
10 Currency ID CurrencyID Kode mata uang account bank
11 Virtual Account VirtualAcc Menandakan bahwa Bank Account tersebut adalah Virtual
Account
12 Preferred Payment PreferredPmt Payment yang dipilih untuk auto insert ke Purchase Invoice

Outstanding invoice
Daftar transaksi Purchase Invoice dan AP Credit Adjustment yang belum lengkap terbayar untuk semua
entity

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 10 of 224
Outstanding check
Daftar nomor checks dari transaksi-transaksi Issue Checks yang masih belum dicairkan dan tidak
dibatalkan.

Fitur Button Master Supplier

No Button Label Informasi yang ditampilkan

1 Supplier Statement Saldo awal, mutasi transaksi, dan saldo akhir AP (Account Payable) atas supplier
F0320108 ID yang dipilih dalam tab: 1st Home Currency, 2nd Home Currency, dan dengan
default filter = Current Period, dan Current Entity. Seringkali disebut dengan istilah
kartu hutang. Melalui button ini juga bisa ditampilkan history pembayaran atau
transaksi AP yang dibayar atau source transaksi.
2 Advance Transaksi AP Advance Invoice dan AP Advance Allocation atas supplier ID yang
F0319201 dipilih di Current Period
3 Outstanding Informasi outstanding invoice dan payment atas Supplier ID yang dipilih dalam tab:
F0320603 Supplier Currency, 1st Home Currency, 2nd Home Currency, dan dengan default
filter = Current Period, dan Current Entity. Melalui button ini juga bisa ditampilkan
history transaksi atas invoice dengan status partial paid, dan source transaksi atas
semua outstanding invoice dan payment
4 Purchase History Histori transaksi Receiving (Purchase Receipt) atas Supplier ID yang dipilih
F0335003 lengkap dengan informasi line detail dari masing masing Receiving header
5 Outstanding Order Line detail Purchase Order yang masih Outstanding (belum memiliki full qty
F0344203 Receiving atau tidak write-off) atas Supplier ID yang dipilih
6 Pricelist Sales Price & Discount, Purchase Price & Discount untuk semua item ID yang
F0129909 memiliki Priority Supplier = Supplier ID yang dipilih. Menu ini memudahkan proses
pengubahan Price dan Discount dalam single screen dengan batasan margin.
7 Attachment File attachment (format PDF, PNG, JPEG, GIF) atas Supplier ID yang dipilih, dan
F0016506 seringkali dipakai untuk menyimpan dokumen legal atas Supplier yang
bersangkutan seperti NPWP, SIUP, NIB

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 11 of 224
1.2. [F0025409] Customer

Customer adalah informasi tentang customer (pelanggan) yang meliput informasi korespondensi,
grouping, credit management, Tax Information, Collateral, Payment Terms dan other info. CustomerID
digunakan dalam semua transaksi sales, AR, dan Cash/Bank Receipt.
Skenario 1.2.a Membuat master customer ‘Alfian Jaya Toko’
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Common Master \ Customer

a) Klik button insert untuk menambah baru. Lalu masukkan data pada field yang ada sesuai
kebutuhan. Tab ID berisi informasi umum customer.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 12 of 224
 Table: ARCustomer
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Customer ID CustID Kode customer
2 Customer Name CustName Nama Supplier
Contoh: Alfian Jaya Toko
3 Customer Status CustStatus Status Customer
4 Currency ID CurrencyID Default mata uang untuk customer yang bersangkutan
5 Address Address Informasi alamat customer
Contoh: Jl Pramuka 102
6 City City Informasi kota alamat customer
Contoh: Surabaya
7 Post Code Postcode Kode pos alamat customer
8 Province/State State Provinsi alamat customer
9 Country CountryID Informasi mengenai nama negara dari alamat Customer
Contoh: Indonesia

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 13 of 224
 10 Phones Phones Informasi mengenai nomor telepon customer
11 Fax Fax Informasi mengenai nomor fax customer
12 Email Email Informasi mengenai email customer
13 Telex Telex Nomor telex customer
14 Personal ID PersonalID No identitas / KTP dari customer yang bersangkutan
15 Credit Exception IgnoreCL_ Jika di-tick on maka credit limit diabaikan
16 Block A/R BlockAR_ Pilihan untuk tidak mengikutsertakan customer dalam daftar
cust bill to (pelanggan yang dibebani tagihan) baik transaksi di
modul IN maupun AR
17 Block Sales BlockSale_ Pilihan untuk tidak mengikutsertakan customer dalam daftar
cust sell to (pelanggan untuk rekaman penjualan) pada
transaksi modul IN
18 Block Shipment BlockShip_ Pilihan untuk tidak mengikutsertakan customer dalam daftar
cust ship to (pelanggan untuk pengiriman) pada transaksi modul
IN
19 Ignore Credit IgnoreCL_ Jika di-tick on maka credit limit diabaikan
Limit
20 Credit Limit CreditLimit Nilai batasan kredit terhadap customer yang bersangkutan
21 Credit Status CreditStatus Status piutang customer
22 Credit Check Op- ConsiderOver- Faktor tambahan yang ikut menentukan kelaikan approval
tion dueDays_ transaksi Sales Order (transaksi di modul IN)
23 Credit Days CreditDays Usia piutang (dalam hari) sebagai faktor penentu kelaikan ap-
proval order (SO) yaitu transaksi di modul IN
24 Maximum Return UseMaxReturn- Pilihan/settingan untuk menentukan batasan tanggal return date
Date Date sehingga customer bisa melakukan pembayaran tepat waktu.
MaxReturnDate customer harus melakukan pembayaran dengan batasan waktu
setelah tanggal due date invoicenya
25 GPS Latitude GPSLatitude Informasi Latitude lokasi customer
26 GPS Longitude GPSLongitude Informasi Longitude lokasi customer
27 GPS Postal GPSPostalCode Informasi kode pos lokasi customer
Code
28 Our ID Our_ID Kode customer lama
29 Personal Name PersonalName Nama customer sesuai identitas KTP
30 Personal Ad- PersonalAddress Alamat customer sesuai identitas KTP
dress

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 14 of 224
Tab grouping berisi informasi pengelompokan customer

Table: ARCustomer
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Customer Sub Group GroupA_ID Struktur customer group A yang sudah sebelumnya dide-
finisikan
2 Customer Sub Category GroupB_ID Struktur customer category yang sudah sebelumnya
didefinisikan
3 Area ID AreaID Kode level area terendah (level Area E) dari alamat
customer
4 Price ID PriceID Kode Price List yang didefinisikan dari modul IN, berisi
daftar harga, discount per Term of Payment dan dengan
lingkup tanggal berlaku (from/to date) untuk customer
yang bersangkutan
5 Promo Group ID PromoID Kode Group Promo ID yang berisi promo id untuk sebuah
promo yang masih aktif
6 Delivery Method DeliveryMtdID Metode atau cara pengiriman. Diambil dari Masters ⇒
Delivery Method yang sebelumnya sudah diisikan
7 G/L Group ID GL_GroupID Kode GL Grouping yang digunakan sebagai penghubung
antara customer dengan modul lain dalam hal ini
transaksi journal yang dihasilkan
8 Parent ID ParentID Kode parent id customer
9 Day to submit pattern DayToSubmit Pola kunjungan untuk Collection Submission
10 Day to collect pattern DayToCollect Pola kunjungan untuk Collection Run

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 15 of 224
Tab Tax Info berisi informasi terkait NPWP dan pajak atas customer tersebut

Table: ARCustomer
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Tax ID TaxID Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari customer
2 Tax Name TaxName Nama perusahaan sebagaimana tercantum dalam daftar di
kantor pajak. Nama ini bisa saja berbeda dengan nama untuk
keperluan komersial
3 Tax Address TaxAddress Alamat perusahaan sebagaimana tercantum dalam daftar di
kantor pajak. Alamat ini bisa saja berbeda dengan alamat
untuk keperluan komersial
4 Tax Group ID TaxGroupID Kelompok atau golongan pajak
5 Invoice tax Code InvTaxCode Kode transaksi pajak
6 PKP PKP_ Pilihan yang menunjukan bahwa customer merupakan
pengusaha kena pajak
7 Tax Office ID TaxOfficeID Nomor ID kantor pajak

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 16 of 224
Tab Other Info berisi informasi lain mengenai customer seperti contoh berikut

Table: ARCustomer
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Dispatch DispatchID Kode jalur pengiriman
2 Forwarder ForwarderID Kode perusahaan pengiriman
3 Register Date RegisterDate Tanggal registrasi. Tanggal pertama kali customer ini
dimasukkan ke dalam sistem. Berguna untuk membuat
laporan penambahan customer per periode tertentu
4 Last Transaction Date LastTransDate Tanggal terakhir melakukan transaksi
5 Barcode Barcode Berisi informasi kode barcode dari customer tersebut yang
berfungsi untuk mengkonfirmasi lokasi saat dilakukan
kunjungan
6 Contact Sales Contact_Sales Nama contact person sales yang bisa dihubungi
7 Contact Accounting Contact_Acc Nama tim accounting yang bisa dihubungi
8 Collector CollectorID Nama collector/penagih
9 Owner Name Owner_Name Nama pemilik toko
10 Date of Birth DateOfBirth Tanggal lahir pemilik toko

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 17 of 224
Tab payment term berisi semua kode TOP (term of payment) yang diijinkan berlaku untuk customer
tersebut

Table: ARCustTopID
No Label Field Nama Field Keterangan
1 TOP ID TOP_ID Kode TOP yang berlaku untuk customer yang bersangkutan
2 Sales Rep SalesRepID Sales ID yang melakukan kunjungan ke customer bersangkutan
3 Pattern ID PatternID Pola kunjungan sales ke customer bersangkutan
4 Credit Limit CreditLimit Nilai batasan kredit per TOP

Fitur Outstanding Invoice adalah daftar transaksi Sales Invoice dan AR Debit Adjustment yang belum
lengkap terbayar untuk semua entity.

Fitur Outstanding Check adalah daftar nomor checks dari transaksi-transaksi Receive Checks yang
masih belum dicairkan dan tidak dibatalkan.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 18 of 224
Fitur button di master Customer

No Button Label Informasi yang ditampilkan

1 Customer Statement Saldo awal, mutasi transaksi, dan saldo akhir AR (Account Receivable)
F0321709 atas Customer ID yang dipilih dalam tab: 1st Home Currency, 2nd Home
Currency, dan dengan default filter = Current Period, dan Current Entity.
Seringkali disebut dengan istilah kartu Piutang. Melalui button ini juga bisa
ditampilkan histori pembayaran atau transaksi AR yang dibayar atau
source transaksi
2 Advance Transaksi AR Advance Invoice dan AR Advance Allocation atas Customer
F0321006 ID yang dipilih di Current Period
3 Outstanding Informasi outstanding invoice dan payment atas Customer ID yang dipilih
F0322102 dalam tab: Customer Currency, 1st Home Currency, 2nd Home Currency,
dan dengan default filter = Current Period, dan Current Entity. Melalui
button ini juga bisa ditampilkan history transaksi atas invoice dengan status
partial paid, dan source transaksi atas semua outstanding invoice dan pay-
ment
4 Sales History Histori transaksi Sales Shipment atas Customer ID yang dipilih lengkap
F0335003 dengan informasi line detail dari masing masing Shipment header
5 Outstanding Order Line detail Sales Order yang masih Outstanding (belum memiliki full qty
F0344203 Shipment atau tidak write-off) atas Customer ID yang dipilih
6 Copy Copy customer ID tertentu menjadi customer baru yang memiliki isi field
F0024907 yang sama kecuali field: customer ID, Customer Name, Address, Tax ID
dan Personal ID sesuai dengan data baru yang dientry end-user
7 Customer History Histori perubahan master customer dan reason-nya
F0030205
8 SO Credit Exception Histori Exception atas credit limit atau overdue days yang telah terjadi atas
F0025508 customer ID yang dipilih lengkap dengan info history credit dan credit sta-
tus.
9 Batch Update Collector Digunakan untuk mengupdate collector ID atas beberapa customer ID yang
dipilih
10 Quotation History Histori sales quoation header dan line detail atas customer ID yang dipilih
F0355001
11 Lowest Shipment Price Harga penjualan terendah untuk masing masing item ID dari transaksi
F0356909 Shipment atas customer ID yang dipilih
12 Attachment File attachment (format PDF, PNG, JPEG, GIF) atas Customer ID yang
F0016506 dipilih, dan seringkali dipakai untuk menyimpan dokumen legal atas Cus-
tomer yang bersangkutan seperti NPWP, SIUP, NIB

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 19 of 224
1.3. [F0111508] Items

Item (product) adalah master data yang menyimpan informasi item atau produk yang digunakan untuk
transaksi. Item bisa berupa barang maupun jasa. Tersedia menu autonumbering untuk standarisasi Item
ID (kode item) secara otomatis dari system.
Skenario 1.3.a. Membuat master item ‘SuperBrite Brilliant White 25KG’
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Distribution Master \ Item

a) Klik button insert untuk membuat item baru

Tab ID & Description berisi informasi umum barang

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 20 of 224
 Table: INItem
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Item ID ItemID Kode persediaan/barang yang digunakan dalam
transaksi
2 Barcode Barcode Kode barcode persediaan/barang
3 Old ID Old_ID Isian untuk menyimpan kode lama
4 Description LastTransDate Deskripsi dari persediaan/barang
5 Short Name Description Berisi informasi kode barcode dari customer
tersebut yang berfungsi untuk mengkonfirmasi
lokasi saat dilakukan kunjungan
6 Item Type ItemType Tipe dari persediaan
7 Lot Lot_ Menentukan jenis Lot dari persediaan
8 Valuation Method ValueMtd Metode perhitungan nilai persediaan
9 Blocked Item Mode Blocked Pilihan untuk mode block atas item yang
bersangkutan
10 Obsolete Obsolete Pilihan sebagai penanda barang sudah tidak lagi
terpakai
11 Consignment Purchase ConsignmentPurchase Pilihan bahwa item tersebut berlaku untuk proses
consignment (titipan)

Tab Grouping berisi informasi pengelompokan item

Table: INItem
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Item Sub Group ItemGroupID Pengelompokan persediaan berdasarkan group (sesuai
dengan struktur inventory group pertama yang sebelumnya
sudah didefinisikan di Setup |
Inventory Group Structure)
2 Product Sub Category ItemCategoryID Pengelompokan persediaan berdasarkan category (sesuai
dengan struktur inventory group kedua yang sebelumnya
sudah didefinisikan di Setup | Inventory Group Structure)

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 21 of 224
 3 Product Sub Brand ItemBrandID Pengelompokan persediaan berdasarkan brand (sesuai
dengan struktur inventory group ketiga yang sebelumnya
sudah didefinisikan di Setup | Inventory Group Structure)
4 Class ClassID Pengelompokan persediaan berdasarkan kelas
5 G/L Group ID GL_GroupID Kode GL Grouping yang digunakan sebagai penghubung
antara item dengan modul lain dalam hal transaksi jurnal
yang dihasilkan
6 Tax Group Tax_GroupID Menentukan jenis Tax Group yang digunakan oleh
persediaan
7 Nonreturnable Nonreturnable Pilihan apakah item boleh di-return atau tidak

Tab Unit & Price berisi informasi satuan dan harga yang diberlakukan

Table: INItem
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Unit Set ID UnitSetID Unit Set yang dipakai untuk persediaan. Ini akan
mempengaruhi pilihan satuan-satuan yang tersedia
dan dapat dipakai serta
sistem konversinya
2 Inventory Unit Inventory_Unit Satuan yang dipakai untuk perhitungan dan
penilaian saldo persediaan. Dalam banyak kasus, ini
merupakan satuan utama untuk barang ini
3 Secondary Unit Description Berisi informasi kode barcode dari
customer tersebut yang berfungsi untuk
mengkonfirmasi lokasi saat dilakukan
kunjungan
4 Storage Unit Storage_Unit Satuan penyimpanan, biasanya diisi sama dengan
Inventory Unit.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 22 of 224
 5 Update Last Purchase UpdateLastPurchase- Pilihan agar nilai harga pembelian secara otomatis
Price_ diubah oleh sistem dengan nilai order pembelian
(Purchase Order) atas penerimaan terakhir.
6 Purchase Price Purchase_Price Harga beli satuan barang. Harga ini
dipakai sebagai default harga saat melakukan pem-
belian tanpa menggunakan price list
7 Sales Price Sales_Price Harga jual satuan barang. Harga ini
dipakai sebagai default harga saat melakukan
penjualan tanpa menggunakan price list.
8 Minimum profit net mar- MinProfitMargin Field untuk mencegah kesalahan entry di Price List
gin dengan melakukan pengecekan net margin atas
harga beli dan harga jual. Field ini hanya berfungsi
diprice list jika > 0. Default = 0%
9 Minimum profit gross MinProfitGrossMargin Field untuk mencegah kesalahan entry di Price List
margin dengan melakukan pengecekan gross margin atas
harga beli dan harga jual. Field ini hanya berfungsi
diprice list jika > 0. Default = 0%
10 Consignment Purchase ConsignmentPurchase Pilihan bahwa item tersebut berlaku untuk proses
consignment (titipan)

Tab Weight & Dimension berisi informasi tentang berat dan volume barang

Table: INItem
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Weight Weight Berat persediaan dalam satuan berat (Weight
Unit).
2 Weight Unit Weight_Unit Satuan berat persediaan
3 Length / Width / Height Length_ Ukuran panjang / lebar / tinggi persediaan
Width_
Height
4 Dimension Unit Dim_Unit Satuan dimensi persediaan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 23 of 224
 5 Volume as quantity Vol_ Pilihan untuk menjadikan volume sebagai perhi-
tungan quantity
6 Volume Volume Volume persediaan dalam satuan volume (Vol
Unit).
7 Vol Unit Volume_Unit Satuan volume persediaan untuk perhitungan vol-
ume di transaksi Load Sheet
8 Weighting Factor WeightingFactor Faktor pembobotan persediaan untuk keperluan
proporsi penilaian persediaan saat item conver-
sion atau saat produksi bilamana item yang
dihasilkan lebih dari satu.
9 Reorder Point ReOrderPoint Batasan jumlah barang untuk dilakukan pem-
belian oleh pihak gudang atau purchasing tanpa
ada permintaan terlebih dahulu. Biasanya diten-
tukan dengan cara menjumlahkan minimum stock
quantity dan safety stock.
10 Minimum Stock Quantity MinStockQty Jumlah minimal stok barang yang harus ada di
gudang, ditentukan dari penggunaan rata-rata
dengan lead time (jarak waktu) pemenuhan ba-
rang.
11 Minimum Order Quantity MinOrderQty Jumlah minimal quantity yang akan dilakukan Pur-
chase Request secara otomatis apabila netstock
atas barang tersebut kurang dari Reorder Point.
12 Purchase Qty Tolerance PQTTolerance Batas toleransi atas/bawah selisih (dalam persen-
PMinQtTol tase) antara quantity order pembelian (Qty PO)
dengan quantity yang diterima (Qty Receiving).
13 Sales Qty Tolerance SQTTolerance Batas toleransi atas/bawah selisih (dalam persen-
SMinQtTol tase) antara quantity order penjualan (Qty SO)
dengan quantity yang dikirim (Qty Shipment).
14 Minimal Order Quantity MinOrderQty Jumlah minimum pemesanan barang

Tab Remarks berisi keterangan tambahan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 24 of 224
 Table: INItem
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Last Trans Date LastTransDate Tanggal transaksi terakhir yang dimasukkan
yang memiliki detail item ini
2 Last Trans Code LastTransCode Tipe transaksi terakhir yang dimasukkan yang
memiliki detail item ini
3 Date Expired DateExpired Tanggal kadaluarsa item ini
4 Minimum Remaining Shelf Life ExpTolerance Dibutuhkan batasan expired date yang
ExpToleranceSales diterima atas lot tertentu untuk barang masuk.
Hal ini untuk menjaga agar system mengetahui
minimum expired yang diterima atas suatu ba-
rang sehingga bisa menggurangi bad stock ka-
rena expired yang ada di gudang.
5 Priority Supplier ID PrioritySuppID Default supplier yang akan digunakan dalam
proses Create Purchase Request maupun Pur-
chase Order secara otomatis.
6 Lead Time Days LeadTimeDays Selang waktu antara tanggal order pembelian
dengan tanggal penerimaan
7 Default Location ID DefLocID Default lokasi untuk item ini
8 Register Date RegisterDate Tanggal transaksi

Fitur button di Master item

No Button Label Informasi yang ditampilkan

1 Sales Price List Sales Price list info dengan satu atau beberapa Price ID yang berlaku
F0130400 untuk item ID yang dipilih
2 Purchase Price List Purchase Price list info dengan satu atau beberapa Price ID yang ber-
F0130301 laku untuk item ID yang dipilih
3 Sales History Histori transaksi Sales Shipment atas Item ID yang dipilih lengkap
F0166102 dengan informasi line detailnya
4 Purchase History Histori transaksi Receiving (Purchase Receipt) atas Item ID yang dipilih
F1654010 lengkap dengan informasi line detailnya
5 Outstanding SO Line detail Sales Order yang masih Outstanding (belum memiliki full qty
F0344401 Shipment atau tidak write-off) atas Item ID yang dipilih.
6 Outstanding PO Line detail Purchase Order yang masih Outstanding (belum memiliki
F0344302 full qty Receiving atau tidak write-off) atas Item ID yang dipilih.
7 Outstanding DO Line detail Delivery Order yang masih Outstanding (belum memiliki full
F0390101 qty Shipment atau tidak write-off) atas Item ID yang dipilih.
8 Outstanding RO Line detail Replenishment Order yang masih Outstanding (belum mem-
F0391405 iliki full qty Intersite transfer atau tidak write-off atau belum masih mem-
iliki in-transit quantity) atas Item ID yang dipilih
9 BOM Bill of material adalah formula material atas masing masing finished
F0147309 goods atau work in process.
10 Copy BOM Copy Bill of Material atas suatu item ID ke Item ID yang baru atau item
F0111003 ID yang ada. Copy bisa dilakukan untuk Bill of Material dan/atau Rout-
ing.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 25 of 224
 11 Routing Urutan operation no yang harus dilalui oleh suatu Item ID finished
goods atau work in process di satu atau beberapa machine ID pada
work center tertentu
12 Substitute Material pengganti dalam production order atau Item Bonus pengganti
F0142908 di dalam transaksi Sales Order
13 Alternate Alternate ID dan description atas suatu Item ID yang bisa digunakan di
F0103602 dalam transaksi Purchase Order untuk satu atau beberapa supplier ID
tertentu
14 Balance Saldo awal quantity, mutasi in / out quantity, dan saldo akhir quantity
F0113403 inventory atas item ID di satu atau beberapa Location ID yang pernah
memiliki transaksi atas item ID tersebut. Menu ini juga menyediakan in-
formasi item cost, histori transaksi dan lot history
15 Picture File attachment (format PDF, PNG, JPEG, GIF) atas Item ID yang
F0118200 dipilih.
16 Std Cost Hist Standard Cost History menampilkan histori standard cost dari material,
F0110808 labor, machine, work center, dan sub-contractor
17 Item Spec Item specification header dan detail atas item ID yang dipilih dan akan
F0390606 dipakai sebagai acuan dalam transaksi inspection sheet atau certificate
of analysis di Orlansoft Manufacturing

1.4. [F0286800] Set Tax Invoice No

Set Tax Invoice No digunakan untuk menyimpan informasi penomoran pajak dan tipe transaksi yang
menggunakan penomoran pajak. Tersedia pilihan untuk setiap cabang (Entity ID) atau satu penomoran
dengan Entity ID kantor pusat yang dipakai untuk semua Transaction Type Sales Invoice di semua Entity
ID (cabang).
Skenario 1.4.a. Setting kode faktur pajak dari nomor 5010 – 9000
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft\Setup\Set Tax Invoice No

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 26 of 224
Tab General

Table: PXTaxInvoiceNo
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Tax Invoice No TaxInvoiceSetID TaxInvoiceSetID = EntityID + BranchCode
2 Entity ID EntityID Kode Entity
3 Branch Code BranchCode Kode cabang
4 Company Name CompanyName Nama Perusahaan
5 Company Address CompanyAddress Alamat Perusahaan
6 Tax Reg No TaxRegNo Tax Reg No difungsikan sebagai tempat untuk
mengisi NPWP
7 Tax Reg Date TaxRegDate Tanggal Registrasi Pajak
8 Author Line 1 AuthorLine1 Nama pejabat yang menanda-tangani faktur pa-
jak
9 Author Line 2 AuthorLine2 Jabatan untuk nama di atas
10 VAT Free Invoice Tax Code InvTaxCode Tax Code untuk Sales Invoice yang mempunyai
item VAT Free didalam detail transaksi
11 e-Faktur Rate EFRate Rate yang digunakan untuk item VAT Free
ketika men-generated e-faktur

Tab Sales TrType

Berisi tipe transaksi sales invoice yang akan mengikuti informasi di tab general dalam membuat kode
faktur pajak baik jenis standard maupun yang sederhana.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 27 of 224
Tab Inventory TrType
Berisi tipe transaksi inventory seperti sales return atau location transfer yang akan mengikuti informasi
di tab general dalam membuat kode faktur pajak baik jenis standard maupun yang sederhana.

Tab Tax Invoice No

Berisi nomor faktur pajak yang akan digunakan pada transaksi.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 28 of 224
Cara generate kode faktur pajak di transaksi Sales Invoice adalah sebagai berikut
a) Klik Change pada Sales Invoice yang diisi kode pajaknya. Sales Invoice dalam keadaan approve.

b) Pada tab tax terdapat option Get standard Tax InvoiceNo seperti berikut

c) Lakukan tick on pada option Get standard Tax InvoiceNo sehingga tampil kode pajak nomor yang
terakhir.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 29 of 224
d) Kemudian klik Button Save Tax Invoice No untuk menyimpan kode pajak

Pada master customer ‘Alfian Jaya Toko’ harus sudah melengkapi data tax info seperti berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 30 of 224
1.5. [F0145008] Unit

Unit adalah menu digunakan untuk mendefinisikan suatu UnitID atau kode satuan barang (Unit of
Measurement) dan deskripsinya yang digunakan di dalam Sistem.
Skenario 1.5.a Membuat master unit RCG (Renceng)
Gunakan login dengan user ID = 000OMD01 sebagai user central master data di masing-masing
cabang/entity. Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current
period = 14.
Menu: Orlansoft \ Setup \ Unit and unit set

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 31 of 224
a) Untuk menambah baru dengan klik Button Insert seperti berikut ini

Table: INUnit
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Unit ID UnitID Kode satuan barang
2 Description Description Deskripsi dari satuan barang

b) Klik Button Save untuk menyimpan data unit.

1.6. [F0287807] Tax Type

Tax Type adalah menu digunakan untuk mendefinisikan suatu Tax Type (Tipe Pajak) misalkan PPN,
PPH23 dan deskripsi-nya. Setiap Tax Type harus memiliki default rate (tariff % pajak) dan jumlah desimal
acuan roundingnya.
Misalnya: PPN = Pajak Pertambahan Nilai, PpnBM = Pajak Barang Mewah, dll. Tax Type tidak bisa di
ganti jika sudah di gunakan di transaksi. Yang bisa diganti (Desc & Rounding saja).
Skenario 1.6.a. Membuat type tax PPN transportasi 1%
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 32 of 224
Menu: Orlansoft \ Setup \ Tax Type and Group \ Tax Type

Contoh membuat type pajak PPN transportasi 1%

a) Klik Button Insert

Table: PXTaxType
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Type ID TypeID Tipe pajak
2 Description Description Deskripsi dari tipe pajak
3 Default Rate DefaultRate Nilai default dari tipe pajak dalam persen. Nilai ini
bisa diisi dengan angka negatif.
4 Rounding Rounding Pembulatan nilai pajak
5 Type Vol_ Penggolongan type pajak
6 Volume TaxType Volume persediaan dalam satuan volume (Vol Unit).
7 VAT Free VATFree Setting untuk item yang dibebaskan pajak nya
8 Min Tax Amt MinTaxAmt Nilai minimum Taxable Amount

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 33 of 224
Fitur button di Tax Type

No Button Label Informasi yang ditampilkan

1 Tax Account GL COA atas transaksi Penjualan (Tax Out) dan transaksi pembelian (Tax
F0288002 In) atas setiap Tax type yang dipilih untuk jurnal transaksi invoice di masing
masing entity ID. Menu ini juga dapat digunakan untuk
menentukan Supplier ID dan AP Credit Note transaction type atas auto AP
Credit Note dari transaksi purchase invoice atas line detail yang memiliki
tax detail dengan nilai negatif.

1.7. [F0144100] Tax Group

Tax Group digunakan untuk mengelompokkan beberapa Tax Type menjadi suatu Tax Group ID yang
dipakai untuk setiap Item Master. Misalkan Tax Group ID: PPN+PPH23 berisi Tax Type: PPN dengan tarif
10% dan Tax Type: PPH23 dengan tarif -2%, kemudian Tax Group ID PPN+PPH23 ini dipakai untuk Item
master: Jasa pemeliharaan Komputer.
Skenario 1.7.a. Membuat tax group PPN 1% transportasi + PPH 23 jasa lainnya
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Setup \ Tax Type and Group \ Tax Group

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 34 of 224
Contoh membuat tax group PPN 1%+ PPh 23
a) Klik button Insert pada tax group list

b) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 35 of 224
c) Klik Insert pada tax detail, pilih type PPN01 kemudian Save

d) Klik Insert untuk line kedua kemudian pilih type PPH23_6 kemudian Save

e) Tax group PPN 1% + PPh 23 selesai dibuat

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 36 of 224
1.8. [F0108201] Inventory GL Grouping

Inventory GL Grouping memudahkan user dalam menentukan mapping inventory group ke GL Account
untuk menentukan System Generated Journal atas transaksi Purchase, Sales dan Inventory Manage-
ment terutama untuk Sales Account, Inventory Account, dan COGS Account.
Inventory GL Grouping dapat memiliki type berikut ini:
• Normal untuk item inventory, expense atau work in process
• Fixed Assets
• AR Advance atau AP Advance
• Purchase Shipping Cost agar teralokasi ke nilai inventory yang dibeli.
Skenario 1.8.a. Setting Inventory GL Group
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Setup \ GL Grouping \ Inventory GL Grouping

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 37 of 224
a) Tekan Insert untuk membuat inventory GL grouping baru

Table: INGLGroup
No Label Field Nama Field Keterangan
1 ID ID Kode GL grouping
2 Description Description Deskripsi dari GL Grouping
3 Type X Tipe dari GL Grouping
b) Isikan perkiraan pada Button Account Details. Digunakan untuk mengisi akun perkiraan untuk
persediaan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 38 of 224
Tab General

Table: INGLGroupDtl
No Label Field Nama Field Keterangan
1 G/L Group ID ID Kode GL grouping
2 Entity ID Kode entity EntityID
3 Inventory Acc Inventory_Acc GLCOA yang dipakai untuk pengakuan persediaan
barang (inventory) di dalam System Generated Jour-
nal atas transaksi Receiving, Shipment, Sales Re-
turn, Purchase Return (dan transaksi mutasi inven-
tori yang lain) dari masing line detail sesuai dengan
itemID-nya.
4 COGS Acc COGS_Acc GLCOA yang dipakai untuk pengakuan harga pokok
penjualan (Cost of Goods Sold) di dalam System
Generated Journal atas transaksi Sales Invoice dan
Sales Return Invoice dari masing line detail sesuai
dengan itemID-nya
5 Goods in Transit Acc GoodsInTransitAcc GLCOA yang dipakai untuk temporary account
(Shipment Uninvoiced) dengan deskripsi uninvoiced shipment account
(sebesar Cost of Goods Sold) di dalam System Gen-
erated Journal atas transaksi Shipment + Sales In-
voice, dan Sales Return + Sales Return Invoice dari
masing line detail sesuai dengan itemID-nya. Hanya
digunakan untuk config use shipment uninvoiced ac-
count journal = Yes
6 Customer Difference Acc CustomerDiffAcc GLCOA yang dipakai untuk pengakuan selisih nilai
penjualan (selain tax) di dalam System Generated
Journal atas transaksi Shipment dibandingkan
dengan Sales Invoice yang biasanya disebabkan
oleh end-user yang melakukan change price di line
detail. Hanya digunakan untuk config use shipment
uninvoiced account journal = No

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 39 of 224
Tab Sales

Table: INGLGroupDtl
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Sales Acc Sales _Acc GLCOA yang dipakai untuk pengakuan penjualan (sales) di da-
lam System Generated Journal atas transaksi sales invoice dari
masing line detail sesuai dengan itemID-nya
2 Sales Return Acc SalesReturn_Acc GLCOA yang dipakai untuk pengakuan retur penjualan (sales
return) di dalam System Generated Journal atas transaksi sales
return invoice dari masing line detail sesuai dengan itemID-nya
3 Item Disc Acc ItemDisc _Acc GLCOA yang dipakai untuk pengakuan diskon penjualan per
item di dalam System Generated Journal atas transaksi sales
invoice dan sales return invoice dari masing line detail sesuai
dengan itemID-nya
4 Invoice Disc Acc InvoiceDisc _Acc GLCOA yang dipakai untuk pengakuan diskon penjualan per
transaksi di dalam System Generated Journal atas masing mas-
ing transaksi sales invoice dan sales return invoice

1.9. [F0008501] AP GL Grouping

AP GL Grouping yang digunakan untuk mengelompokkan GL Chart of Account yang dipakai di System
Generated Journals atas transaksi di Purchase dan Account Payable, sesuai dengan pengelompokkan
Supplier terutama untuk Account Payable Account.
Skenario 1.9.a. Setting AP GL Grouping
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Setup \ GL Grouping \ AP GL Grouping

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 40 of 224
a) Tekan Insert untuk membuat AP GL Grouping baru

b) Klik Account Detail untuk setting perkiraan akun AP

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 41 of 224
 Table: APGLGroupDtl
No Label Field Nama Field Keterangan
1 ID ID Kode GL grouping
2 Entity ID Kode entity EntityID
3 Account Payable AP_Acc Perkiraan utama hutang dagang.
4 Temporary Account AP_TempAcc Perkiraan hutang sementara yang digunakan
untuk penerimaan yang belum ada invoice nya
atau belum ditagih
5 Deferred Payment AP_DeferredPmt Perkiraan ini digunakan untuk mencatat
pembayaran dengan menggunakan cek, apabila
pilihan “Checks are immediately considered as
payment” di-tick off.
6 Unrealized Forex AP_Unrealized Perkiraan yang digunakan untuk menyimpan
Gain/Loss perhitungan selisih kurs mata uang untuk invoice-
invoice yang belum lengkap terbayar disetiap akhir
periode akuntansi
7 Realized Forex Gain/Loss AP_Realized Perkiraan yang digunakan untuk menyimpan
perhitungan selisih kurs mata uang untuk invoice-
invoice yang sudah lengkap terbayar pada saat
alokasi pembayaran dilakukan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 42 of 224
1.10. [F0030809] AR GL Grouping

AR GL Grouping yang digunakan untuk mengelompokkan GL Chart of Account yang dipakai di System
Generated Journals atas transaksi di Sales dan Account Receivable sesuai dengan pengelompokkan
Customer terutama untuk Account Receivable Account
Skenario 1.10.a. Setting AR GL Grouping
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Setup \ GL Grouping \ AR GL Grouping

a) Tekan Insert untuk membuat AR GL Grouping baru

b) Klik Button Account Details untuk setting perkiraan akun AR

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 43 of 224
 Table: ARGLGroupDtl
No Label Field Nama Field Keterangan
1 ID ID Kode GL grouping
2 Entity ID Kode entity EntityID
3 Account Receivable AR_Acc Perkiraan utama untuk piutang dagang
4 Temporary Account AR_TempAcc Perkiraan piutang sementara yang digunakan
untuk pengiriman yang belum ada invoice nya atau
belum ditagih
5 Deferred Payment AR_DeferredPmt Perkiraan ini digunakan untuk mencatat
pembayaran dengan menggunakan cek, apabila
option “Checks are immediately considered as
payment” di-tick off.
6 Customer Difference Acc CustomerDiffAcc Perkiraan ini digunakan untuk membukukan selisih
piutang yang berpotensi terjadi jika ada selisih
antara jumlah terkirim dengan jumlah diakui
diterima oleh customer, misalnya “selisih timbang”
antara pengiriman dengan sales invoice
7 Unrealized Forex Gain/Loss AR_Unrealized Perkiraan yang digunakan untuk menyimpan
perhitungan selisih kurs mata uang untuk invoice-
invoice yang belum lengkap terbayar disetiap akhir
periode akuntansi
8 Realized Forex Gain/Loss AR_Realized Perkiraan yang digunakan untuk menyimpan
perhitungan selisih kurs mata uang untuk invoice-
invoice yang sudah lengkap terbayar pada saat
alokasi pembayaran dilakukan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 44 of 224
2. Introduction of Procure to Pay

Orlansoft ERP adalah solusi yang terintegrasi dan didesign untuk mendukung bisnis proses Procure to
Pay yang dimulai dari pengadaan barang dan jasa, pemesanan ke supplier, penerimaan barang dan
jasa, pencocokan invoice dari supplier dan diakhiri dengan penentuan invoice yang siap dibayar (cycle
payment) dan realisasi pembayaran di Orlansoft Payment Run.
Orlansoft ERP mengoptimalisasi proses pembelian sehingga organisasi perusahaan bisa
mendapatkan manfaat melalui proses kontrol keuangan yang lebih baik dan efisien. Perampingan dan
integrasi proses di dalam sistem akan mengurangi biaya operasional dan mengurangi risiko.

2.1. [F0227605] Purchase Request

Purchase Request adalah dokumen permintaan pembelian dari semua user di setiap departemen
kepada departemen purchasing untuk dijadikan acuan proses penerbitan Purchase Order ke Supplier.
Purchase Request boleh dengan unit price atau tanpa unit price. Quantity yang ada di Purchase Request
menjadi batasan quantity di Purchase Order. Fitur Approval Set bisa digunakan untuk authorisasi
transaksi Purchase Request dengan notifikasi Pending Approval via email. Realisasi budget bisa dimulai
dari Purchase Request selain dari Purchase Order dan Purchase Invoice. Approval transaksi Purchase
Request dapat dilakukan dengan nyaman di tablet atau smartphone melalui opsi “Mobile View”.
Skenario 2.1.a. Permintaan pembelian barang dari divisi warehouse
Gunakan login dengan user ID = 701LOG01 untuk melakukan transaksi sebagai tim warehouse. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Purchase Request
Transaction header [F0227704] Purchase Request

a) Isi Date/Time = 02 Februari 2020

b) Pilih transaction type = PR TRADE TAS_HO
c) Pilih Requestor = 000E002
d) Klik Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 45 of 224
Transaction detail [F0225403] Purchase Request Detail

a) Klik button insert kemudian pilih item id = 281-2290-25KG

b) Isikan jumlah qty barang
c) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 46 of 224
Transaction header [F0227506] Purchase Request

a) Klik Save
Transaction list [F0227605] Purchase Request List

a) Klik approve
b) Klik PRPrint untuk mencetak dokumen transaksi purchase request

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 47 of 224
2.2. [F0241601] Purchase Order

Purchase Order adalah dokumen surat pesanan ke Supplier dengan quantity, harga, diskon dan Term of
Payment yang sudah disepakati dengan Supplier. Pada industri tertentu ditemui Requirements Quantity
Tolerance dan Change Price di transaksi Receiving. Satu transaksi Purchase Request bisa dibuatkan
menjadi beberapa transaksi Purchase Order dan satu transaksi Purchase Order bisa berisi lebih dari
satu transaksi Purchase Request. Purchase Order bisa dibuat tanpa Purchase Request sesuai dengan
batasan yang ditentukan di master transaction type Purchase Order.
Skenario 2.2.a. Pemesanan barang ke supplier berdasarkan PR
Gunakan login dengan user ID = 000PUR09 sebagai tim purchasing trade. Pilih current entity = 701, from
= 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Purchase Order
Transaction header [F0241502] Purchase Order

a) Isi Date/Time = 03 Februari 2020

b) Pilih transaction type = PO TRADE 701 HO
c) Pilih Supplier = DAN0001
d) Klik Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 48 of 224
Transaction detail [F0239202] Purchase Order Detail

a) Klik button insert. Option use purchase request = tick on

b) Pilih item ID = 281-2290-25KG
c) Klik tab Purchase Request Details kemudian klik insert dan pilih purchase request no =
QT7A0200200001
d) Qty yang dipesan diisi pada qty request
e) Klik Save

f) Unit price otomatis terisi sesuai pricelist

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 49 of 224
g) Klik Save
Transaction header [F0241502] Purchase Order

a) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 50 of 224
Transaction list [F0241601] Purchase Order List

a) Klik approve. Jika tampil warning credit limit exceeded dapat di-ignore credit limit pada menu
approval.

b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi purchase order

2.3 [F0155205] Receiving

Receiving (Purchase Receipt) adalah dokumen penerimaan barang dari Supplier di gudang. Satu
transaksi Receiving bisa bersumber dari satu atau lebih transaksi Purchase Order. Transaksi Receiving
sudah menambah stok barang di gudang walaupun statusnya masih belum approve. Transaksi
Receiving dapat dicetak sebagai dokumen Goods Receipt Note.
Skenario 2.3.a. Barang pesanan datang di gudang utama
Gunakan login dengan user ID = 701LOG01 sebagai tim warehouse. Pilih current entity = 701, from =
701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Receiving

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 51 of 224
Transaction header [F0155007] Receiving

a) Isi Date/Time = 18 Februari 2020

b) Pilih transaction type = GRN TRADE 701 HO
c) Pilih Supplier = DAN0001
d) Pilih Order No = PT7A0200200001
e) Pilih Tax rate ID = 10
f) Klik Apply & Edit
Transaction detail [F0153805] Receiving Detail

a) Detail item otomatis muncul sesuai detail purchase order

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 52 of 224
b) Klik change untuk mengubah qty jika qty yang datang tidak sama dengan qty PO
Transaction Header [F0155007] Receiving

a) Klik Save
Transaction list [F0155205] Receiving List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak transaksi receiving

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 53 of 224
2.4. [F0298506] Purchase Invoice

Purchase Invoice adalah dokumen penerimaan invoice dari supplier. Transaksi ini adalah proses
registrasi untuk pengakuan hutang dagang (Account Payable). Purchase Invoice sebaiknya di approve
setelah menerima kelengkapan dokumen seperti: surat jalan dari Supplier, Receipt Note, Invoice dari
Supplier dan Faktur Pajak sudah terpenuhi. Purchase Invoice bisa dicetak sebagai dokumen permintaan
pembayaran (Request for Payment). Purchase Invoice bisa bersumber dari satu atau lebih transaksi
Receiving. Purchase Invoice juga bisa digunakan sebagai penerimaan invoice uang muka (AP Advance)
atas satu transaksi Purchase Order.
Skenario 2.4.a. Invoice dari supplier berdasarkan barang yang datang
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 sebagai tim AP Control. Pilih current entity = 701, from =
701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Purchase Invoice
Transaction header [F0297905] AP Purchase Invoice

a) Isi Date/Time = 20 Februari 2020

b) Pilih transaction type = PI TRADE 701 HO
c) Pilih Supplier = DAN0001
d) Pilih Order No = PT7A0200200001

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 54 of 224
Transaction detail [F0296809] AP Purchase Invoice Detail

a) Detail item otomatis muncul sesuai detail transaksi receiving

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 55 of 224
Transaction Header [F0297905] AP Purchase Invoice

a) Klik Save
b) Klik menu Tab Tax dan isikan Tax Invoice Date = 20-02-2020 dan Tax Invoice No = 010.100-
30.18305033

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 56 of 224
c) Klik Save
Transaction list [F0298506] Purchase Invoice List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak transaksi Purchase Invoice

2.5. [F0237505] Purchase Return Order

Purchase Return Order adalah dokumen permintaan persetujuan pengembalian barang ke Supplier
dengan quantity, harga, diskon dan Term of Payment yang sudah disepakati. Satu transaksi Purchase
Return Order hanya bisa dipakai untuk satu transaksi Purchase Return sebagai bukti pengembalian
barang dan mengurangi stok di gudang. Fitur Approval Set bisa digunakan untuk authorisasi transaksi
Purchase Return Order. Purchase Return Order bisa digunakan untuk permintaan retur ke Supplier yang
barangnya tidak dikirim ke Supplier (bad stock) tetapi dimusnahkan di tempat.
Skenario 2.5.a. Order pengembalian barang ke supplier
Gunakan login dengan user ID = 000PUR09 sebagai tim purchasing trade. Pilih current entity = 701, from
= 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Purchase Return Order
Transaction header [F0237406] Purchase Return Order

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 57 of 224
a) Isi Date/Time = 23 Februari 2020
b) Pilih transaction type = PUR RTN ORDER 701 HO
c) Pilih Supplier = DAN0001
d) Klik Apply & Edit
Transaction detail [F0237307] Purchase Return Order Detail

a) Klik button Insert pada line detail

b) Pilih Item ID = 281-2290-25KG - SuperBrite Brilliant White 25KG
c) Pilih Location ID = 7010001
d) Isi Qty yang akan diretur = 15 PCS
e) Pilih reason of return = Ada cacat barang
f) Unit price otomatis mengambil dari pricelist
g) Klik Save dan Save pada transaksi header

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 58 of 224
Transaction list [F0237505] Purchase Return Order List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi purchase return order

2.6 [F0152907] Purchase Return

Purchase Return adalah transaksi pengembalian barang ke Supplier atas Purchase Return Order
tertentu. Satu transaksi Purchase Return hanya bisa bersumber dari satu transaksi Purchase Return
Order. Purchase Return sudah mengurangi stok barang walaupun statusnya masih belum approve.
Skenario 2.6.a Pengiriman barang retur ke supplier
Gunakan login dengan user ID = 701LOG01 sebagai tim warehouse. Pilih current entity = 701, from =
701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Purchase Return
Transaction header [F0153003] Purchase Return

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 59 of 224
a) Isi Date/Time = 24 Februari 2020
b) Pilih transaction type = PUR RTN 701 HO
c) Pilih Order No = P07A0200200001
d) Data supplier dan TOP otomatis terisi
e) Klik Apply & Edit
Transaction detail [F0151306] Purchase Return Detail

a) Klik button insert pada detail kemudian pilih item di kolom Line No
b) Data Item ID, Location ID dan Qty otomatis terdefault mengikuti transaksi purchase return order
c) Qty diubah menjadi 10 PCS
d) Pilih reason of return
e) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 60 of 224
Transaction header [F0152709] Purchase Return

a) Klik Save
Transaction list [F0152907] Purchase Return List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi purchase return

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 61 of 224
2.7. [F0300704] Purchase Return Invoice

Purchase Return Invoice adalah dokumen AP Debit Note ke Supplier atas transaksi Purchase Return
yang bisa dijadikan pengurang hutang dagang. Satu transaksi Purchase Return Invoice hanya bisa
bersumber dari satu transaksi Purchase Return.
Skenario 2.7.a. Pemotongan hutang atas retur pembelian ke supplier
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 untuk create return invoice transaksi sebagai AP Control.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Purchase Return
Transaction list [F0152907] Purchase Return List

a) Pilih nomor transaksi purchase return kemudian klik Button create invoice
b) Pilih Invoice Type = PRI TRADE 701 HO

c) Klik Create Invoice maka akan terbentuk transaksi Purchase Return Invoice
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Purchase Return Invoice
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 untuk melakukan approve transaksi Purchase Return
Invoice sebagai tim AP Control. Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70
to 70. Current period = 14
a) Klik Change lalu klik button invoice to pay untuk melakukan alokasi invoice

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 62 of 224
b) Pilih invoice yang dialokasi dengan klik schedule to pay kemudian klik Save

c) Purchase Return Invoice sudah dialokasi memotong outstanding AP Purchase

d) Klik Close

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 63 of 224
e) Klik Save pada transaction header
Transaction list [F0300704] Purchase Return Invoice

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi purchase return invoice

2.8. [F0007900] Payment Run

Payment Run merupakan fasilitas yang digunakan untuk melakukan pembayaran kepada Supplier
sampai dengan tanggal yang sudah ditentukan. Proses Payment Run ini otomatis melakukan pencarian
transaksi atas Invoice yang masih outsanding dan memiliki due-date kurang atau sama dengan (Payment
Date + Payment Days Ahead). Setiap Payment Run harus memiliki Payment Date yang berbeda, dengan
SiteID dan Entity ID yang sedang aktif.
Skenario 2.8.a Pembayaran ke supplier atas pembelian barang
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai tim finance. Pilih current entity = 701, from = 701 to
701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Payment Run
Transaction list [F0007900] Payment Run

a) Tim finance menyiapkan dahulu invoice-invoice yang akan dibayarkan ke supplier sehingga
diketahui total uang yang akan dibayar ke supplier.
b) Klik button Insert

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 64 of 224
c) Isi payment date = 27-02-2020 dan payment days ahead = 30
d) Isi total payment dengan jumlah uang yang dibayarkan ke supplier = 44.550.000.000
e) Klik Save

f) Klik button Payment Run untuk mengeluarkan invoice-invoice yang memenuhi syarat pembayaran
dan dikelompokkan berdasarkan nama supplier. Invoice yang akan muncul adalah invoice yang due
date = 27-02-2020 + 30 days.

g) Klik button View/Edit Payment Sheet yang digunakan untuk me-review invoice yang sudah terdaftar
sebelum di-print atau untuk mengubah status pembayaran, sekaligus juga membuat transaksi
Bank/AP Check/Return di modul CA atas pembayaran ke supplier.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 65 of 224
Transaction detail [F0007702] Payment Detail

h) Pada payment run detail, otomatis dipilih invoice yang memiliki jatuh tempo paling lama. Tetapi user
dapat memilih invoice yang lain sesuai rencana pembayaran.
i) Klik button Confirm

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 66 of 224
j) Setelah management menyetujui usulan pembayaran, untuk memproses pembayaran dapat klik
button Create Disbursement pada payment run detail. Pilih Bank Disbursement Type = Bank Account
kemudian klik Save.

k) Payment Run secara otomatis membentuk transaksi Bank Disbursement

l) Klik approve pada transaksi Bank Disbursement

Note:
• Pada Orlansoft ERP telah tersedia fitur alokasi otomatis yang dapat memilih invoice mana saja yang
akan dilunasi, dengan acuan pada waktu tagihan dan jumlah uang yang harus dibayarkan. Alokasi
otomatis tersebut akan mengalokasikan seluruh uang yang jumlahnya telah diisikan ketika membuat
Payment Run untuk membayar tagihan.
• Pada Payment Run, metode pembayaran yang tersedia adalah Bank Disbursement. Pilihan
pembayaran dengan menggunakan bank akan ter-disable apabila invoice berupa Purchase Return
Invoice atau AP Debit Adjustment.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 67 of 224
2.9. Report AP Outstanding Invoices & Payment

AP Outstanding Invoice & Payment adalah laporan yang menampilkan Outstanding AP (Purchase
Invoice, dan AP Credit Note) yang masih memiliki nilai outstanding, dan Outstanding Payment (AP
Payment, AP Dedit Note dan Purchase Return Invoice) yang belum teralokasi ke outstanding AP pada
suatu period-ID tertentu dalam Original Currency, Home Currency 1 atau Home Currency 2.
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 untuk melakukan approve transaksi Purchase Return
Invoice sebagai tim AP Control. Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70
to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Report \ Standart Report
Parameter report harus diisi

Hasil report adalah sebagai berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 68 of 224
3. Introduction Order to Cash
Siklus Order to Cash memuat urutan proses berikut ini:
• Menerima pesanan dari pelanggan.
• Mendokumentasikan pesanan pelanggan dan me-record di ERP System.
• Melakukan credit review atas pelanggan sebelum me-release pesanan untuk proses berikutnya.
• Pekerjaan pemenuhan pesanan seperti alokasi stok, pengambilan barang, memuat barang ke ken-
daraan dan mengirimkan ke pelanggan.
• Pesanan terkirim dan jasa sudah terlaksana.
• Invoice dibuat dan dikirimkan ke pelanggan.
• Penagihan piutang oleh tim penagihan.
• Menerima pembayaran dari pelanggan dan me-record di ERP System.
Orlansoft ERP didesign untuk mendukung kelancaran operasional dan meng-optimalisasi bisnis proses
Order to Cash yang dimulai dari penerimaan permintaan atas barang dan jasa dari pelanggan, dan
diakhiri dengan pembayaran dari pelanggan.
Orlansoft ERP membantu perusahaan dalam meng-automasi bisnis proses Order to Cash untuk
menghasilkan efek positif di dalam Supply Change Management, membuat cash flow jadi lebih baik, dan
mengurangi Operation & Administrative Cost.

3.1 [F0254007] Sales Quotation

Sales Quotation adalah dokumen surat penawaran ke calon customer atau customer. Sales Quotation
bisa diteruskan menjadi Sales Order atau diubah menjadi status closed jika penawaran tidak diteruskan
menjadi order. Satu transaksi Sales Quotation hanya bisa memiliki satu transaksi Sales Order.
Skenario 3.1.a. Sales memberikan penawaran harga kepada customer Bangunan Kokoh Toko
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan transaksi sebagai tim sales admin. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution\ Sales Quotation

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 69 of 224
Transaction header [F0254106] Sales Quotation

a) Isi Date/Time = 2 Februari 2020

b) Pilih transaction type = SLS QUOT 701 HO
c) Pilih bill to customer = BAN0001 – Bangunan Kokoh Toko
d) Pilih TOPID = 14 days
e) Pilih tax calc = include
f) Klik button Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 70 of 224
Transaction Detail [F0253208] Sales Quotation Detail

a) Klik button insert line detail

b) Pilih item ID = 950-0000-0.3L - Super Silicone Sealant Clear 0.3LT
c) Pilih location ID = 7010001
d) Isi Qty = 50 PCS
e) Unit price otomatis mengambil dari pricelist
f) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 71 of 224
Transaction header [F0253901] Sales Quotation

a) Klik button Save

Transaction List [F0254007] Sales Quotation List

a) Klik button Approve

b) Klik button Print untuk mencetak document transaksi sales quotation

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 72 of 224
3.2 [F0246804] Sales Order

Sales Order adalah dokumen konfirmasi pesanan kepada Customer dengan quantity, harga, diskon dan
Term of Payment sudah disepakati. Pada industri tertentu ditemui requirements quantity tolerance dan
Change Price di transaksi Sales Shipment. Satu transaksi Sales Order bisa dikirim parsial menjadi
beberapa transaksi Sales Shipment atau gabungan beberapa Sales Order menjadi satu transaksi Sales
Shipment. Approval atas credit limit dan overdue days bisa dilakukan dengan authorisasi terpisah di
Sales Order
Skenario 3.2.a. Customer Alfian Jaya Toko memesan barang
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan transaksi sebagai tim sales admin. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Note: Sales Order dapat dientry manual atau system generated dari button Create SO di menu Sales
Quotation.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution\ Sales Order
Transaction header [F0246903] Sales Order

a) Isi Date/Time = 5 Februari 2020

b) Pilih transaction type = SLS ORDER 701 HO
c) Pilih bill to customer = ALF0001 – Alfian Jaya Toko
d) Pilih TOPID = 0 days
e) Pilih tax calc = include
f) Klik button Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 73 of 224
Transaction Detail [F0245500] Sales Order Detail

a) Klik button insert line detail

b) Pilih item ID = 281-2290-25KG - SuperBrite Brilliant White 25KG
c) Pilih location ID = 7010001
d) Isi Qty = 8 unit
e) Unit price otomatis mengambil dari pricelist
f) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 74 of 224
Transaction Header [F0246705] Sales Order

a) Klik button Save

Transaction List [F0246804] Sales Order List

a) Klik button Approve

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 75 of 224
b) Klik button Print untuk mencetak document transaksi sales order
c) Jika tidak bisa di-approve dan tampil warning error berikut

Maka dapat dilakukan approve melalui tab Approval dengan cara klik button Change kemudian klik tab
Approval – klik Approve – option Customer Credit Limit Exception = tick on – credit history close – isikan
exception reason – klik Approve.

3.3. [F0167109] Shipment

Shipment adalah dokumen pengiriman barang atas transaksi Sales Order atau Delivery Order. Shipment
mengurangi stok barang di gudang walaupun statusnya masih belum approve. Shipment bisa bersumber
dari satu atau lebih transaksi Sales Order atau satu transaksi Delivery Order.
Skenario 3.3.a. Pengiriman barang ke customer Alfian Jaya Toko
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan transaksi sebagai tim sales admin. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Shipment

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 76 of 224
Transaction Header [F0167208] Shipment

a) Isi Date/Time = 5 Februari 2020

b) Pilih transaction type = SLS SHIPMENT 701 HO
c) Pilih bill to customer = ALF0001 – Alfian Jaya Toko
d) Pilih Order no = SO7A0200200001
Transaction Detail [F0165105] Shipment Detail

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 77 of 224
a) Item dari order otomatis terdownload
b) Line detail tidak perlu diubah – asumsi full shipment
c) Klik Save dan Save pada transaksi header
Transaction List [F0167109] Shipment List

a) Klik button Approve

b) Klik button Print untuk mencetak dokumen transaksi shipment

3.4 [F0308304] Sales Invoice

Sales Invoice adalah dokumen faktur penjualan (Sales Invoice) ke Customer. Sales Invoice merupakan
acuan pengakuan transaksi piutang dagang (Account Receivable) dan penjualan. Satu sales invoice bisa
menjadi satu faktur pajak atau beberapa Sales Invoice bisa digabungkan menjadi satu faktur pajak.
Transaksi Sales Invoice juga menjadi acuan pengakuan jurnal PPN Keluaran.
Skenario 3.4.a. Invoice customer Alfian Jaya Toko
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan transaksi sebagai tim sales admin. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Sales Invoice
Transaction header [F0307703] Sales Invoice

a) Klik button insert

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 78 of 224
b) Isi tanggal 5 Februari 2020
c) Pilih Type SI TRADE 701 HO
d) Pilih Customer ID ALF0001 – Alfian Jaya Toko
e) Pilih Order No SO7A0200200001
Transaction Detail [F0306409] Sales Invoice Detail

a) Line detail terdownload otomatis

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 79 of 224
Transaction header [F0307703] Sales Invoice

a) Klik button Save

Transaction List [F0308304] Sales Invoice List

a) Klik button Approve

b) Klik button Print untuk mencetak dokumen transaksi sales invoice
c) Pengisian kode faktur pajak pada transaction header di tab Tax

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 80 of 224
d) Isi tax invoice date: 05-02-2020
e) Pilih Tax rate ID: 11
f) Checklist option Get Standard Tax InvoiceNo sehingga tampil tax invoice No generate otomatis
g) Klik button Save Tax Invoice No untuk menyimpan kode faktur pajak

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 81 of 224
3.5 [F0244503] Sales Return Order

Sales Return Order adalah dokumen permintaan persetujuan pengembalian barang dari Customer
dengan quantity, harga, diskon dan Term of Payment yang sudah disepakati. Satu transaksi Sales Return
Order hanya bisa dipakai untuk satu transaksi Sales Return sebagai bukti penerimaan pengembalian
barang dan menambah stok di gudang. Fitur Approval Set bisa digunakan untuk authorisasi transaksi
Sales Return Order.
Skenario 3.5.a. Customer Alfian Jaya Toko melakukan permintaan untuk retur barang
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan transaksi sebagai tim sales admin. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Sales Return Order
Transaction header [F0244602] Sales Return Order

a) Isi Date/Time = 17 Februari 2020

b) Pilih transaction type = SLS RTN ODR 701 HO
c) Pilih bill to customer = ALF0001 – Alfian Jaya Toko
d) Pilih TOPID = 0 days
e) Pilih tax calc = include
f) Klik button Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 82 of 224
Transaction Detail [F0244107] Sales Return Order Detail

a) Klik button insert line detail

b) Pilih item ID = 281-2290-25KG
c) Pilih location ID = 7010101
d) Klik tab Detail Reason lalu insert dan pilih reason atau alasan meretur. kolom qty diisikan jumlah
barang yang diretur.

e) Unit price otomatis mengambil dari pricelist

f) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 83 of 224
Transaction Header [F0244404] Sales Return Order

a) Klik button Save

Transaction List [F0244503] Sales Return Order List

a) Klik button Approve

b) Klik button print untuk mencetak dokumen transaksi sales return order

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 84 of 224
3.6 [F0162708] Sales Return

Sales Return adalah transaksi pengembalian barang dari Customer atas Sales Return Order tertentu.
Satu transaksi Sales Return hanya bisa bersumber dari satu transaksi Sales Return Order. Sales Return
sudah menambah stok barang walaupun statusnya masih belum approve.
Skenario 3.6.a. Penerimaan barang retur dari customer Alfian Jaya Toko
Gunakan login dengan user ID = 701LOG01 untuk melakukan transaksi sebagai tim admin warehouse.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Sales Return
Transaction header [F0162500] Sales Return

a) Isi Date/Time = 17 Februari 2020

b) Pilih transaction type = SLS RETURN 701 HO
c) Pilih Order No = S07A0200200001
d) Data customer, sales, TOP dan Tax calc otomatis terisi mengikuti transaksi sales return ordernya

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 85 of 224
Transaction detail [F0160803] Sales Return Detail

a) Klik button insert kemudian pilih item di kolom Line No

b) Data Location ID, Qty dan unit price otomatis terisi mengikuti transaksi sales return order
c) Pilih reason of return (Good stock atau Bad stock)
d) Klik Save dan Save pada header transaksi
Transaction List [F0162708] Sales Return List

a) Klik button Approve

b) Klik button Print untuk mencetak dokumen transaksi sales return

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 86 of 224
3.7 [F0311106] Sales Return Invoice

Sales Return Invoice adalah dokumen AR Credit Note ke Customer atas transaksi Sales Return yang
bisa menjadi pengurang piutang dagang. Satu transaksi Sales Return Invoice hanya bisa bersumber dari
satu transaksi Sales Return.
Skenario 3.7.a. Pemotongan piutang customer Alfian Jaya Toko atas retur barang
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan transaksi sebagai tim admin sales. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Sales Return

a) Pilih nomor transaksi sales return kemudian klik Button create invoice
b) Pilih type = SRI TRADE 701 HO

c) Klik Button Create Invoice maka akan terbentuk otomatis transaksi sales return invoice.
Menu: Orlansoft ERP\Transaction\Financials\Sales Return Invoice
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan approve transaksi Sales Return Invoice
sebagai tim admin. Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current
period = 14.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 87 of 224
d) Klik button payment dan alokasikan ke invoice yang masih outstanding

e) Klik Save kemudian klik Close

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 88 of 224
Transaction Header [F0311007] Sales Return Invoice

a) Klik di tab Tax dan isikan tax invoice date dan invoice no
b) Klik Save
Transaction Sales Return Invoice List
a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi sales return invoice

3.8 [F0019903] Collection Run

Skenario 3.8.a Penagihan dan pembayaran invoice dari customer Alfian Jaya Toko
Collection Run adalah fitur untuk membuat daftar penagihan piutang per collector atas sales invoice yang
bisa ditagih karena sudah due-date di tanggal yang ditentukan oleh user. Collection Order dari menu
Collection Run hanya bisa dibuat untuk Current Site dan Current Entity. Hasil dari penagihan bisa
di-entry di Collection Run Detail dan menghasilkan transaksi Cash Receipt, atau Bank Receipt atau
Receive AR Check.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Collection Run
Gunakan login dengan user ID = 701ARC01 untuk melakukan transaksi sebagai tim AR Collection. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 89 of 224
Transaction list [F0019903] Collection Run

a) Tekan Button Insert dan isikan tanggal penagihan di collection date kemudian Save.

b) Klik button Collection Run supaya system dapat mengeluarkan invoice yang outstanding sampai
tanggal 10-02-2020 (+ 30 Days ahead)

c) Button View/Edit Sheet aktif

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 90 of 224
d) User AR collection menyiapkan invoice asli/bukti tukar faktur (Receipt#) yang akan diserahkan
dengan terlebih dahulu mengkonfirmasi jadwal collector untuk memilih invoice asli dari customer
mana saja yang akan ditagihkan.
e) Klik menu ‘View/Edit Collection Sheet’, kemudian pilih invoice yang akan ditagihkan untuk customer
Alfian Jaya Toko dengan cara tick on record invoice yang ditagihkan.

f) Klik ‘Confirm Selection’ untuk menandakan invoice yang selected siap untuk ditagihkan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 91 of 224
g) Klik ‘PrintCall’ untuk mencetak tagihan yang diserahkan kepada collector bersamaan invoice asli /
bukti tukar faktur.

h) Collector mengisi hasil collection baik cash/giro/bank transfer dengan menulis manual di bagian
result status
i) Ketika collector kembali ke kantor, Collector melaporkan hasil penagihan kepada AR Collection.
j) AR Collection mengupdate hasil penagihan per collector dari menu ‘View/Edit Collection Sheet’.
Urutan prosesnya adalah sebagai berikut:
a. Klik record pada invoice customer Alfian Jaya Toko
b. Ubah kolom result status = paid
c. Isikan nominal pembayaran sesuai metode pembayaran. Misalnya pembayaran melalui transfer
bank sebesar 3,990,000

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 92 of 224
 d. Klik Save Change untuk menyimpan data pembayarannya
k) Setelah AR collection melakukan update atas hasil penagihannya, AR collection meng-klik ‘Create
Payment receipt’. Lalu pilih collector dan isikan nominal uang yang ditransfer di kolom amount.

l) Klik Save untuk menyimpan penerimaan uangnya sehingga muncul notifikasi bahwa telah terbentuk
transaksi Bank Receipt.

m) AR collection melakukan cetak report hasil penagihan dengan klik Button ‘Print Result’. Kemudian
menyerahkan ke collector dengan meminta kembali invoice asli dari invoice-invoice yang masih
belum terbayar.
n) Collector menyerahkan bukti transfer dari customer Alfian Jaya Toko kepada kasir dengan
dilampirkan result of collection memo.
o) Kasir menerima bukti transfer dan mencocokkan dengan transaksi Bank Receipt yang di-generate
oleh AR collection. Jika sesuai, maka kasir melakukan approve transaksi Bank Receipt.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 93 of 224
3.9 Report AR Outstanding Invoice & Payment
AR Outstanding Invoice & Payment adalah laporan yang menampilkan Outstanding AR (Sales Invoice,
dan AR Debit Note) yang masih memiliki nilai outstanding, dan Outstanding Payment (AR Payment, AR
Credit Note dan Sales Return Invoice) yang belum teralokasi ke outstanding AR pada suatu period-ID
tertentu dalam Original Currency, Home Currency 1 atau Home Currency 2.
Menu: Orlansoft ERP \ Report \ Standart Report
Parameter report harus diisi

Klik RUN untuk running report. Hasil report adalah sebagai berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 94 of 224
Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 95 of 224
4. Account Payable and Account Receivable
Orlansoft Account Payable digunakan untuk proses verifikasi invoice dari supplier, validasi QR Code
faktur pajak masukan, cycle payment dan memonitor hutang yang outstanding.
Orlansoft Account Receivable mendukung bisnis proses pembuatan dan print sales invoice, alokasi
nomor faktur pajak penjualan, pengiriman invoice ke pelanggan untuk proses tukar faktur dan
penagihan, manajemen kredit, me-record pembayaran pelanggan, dan memonitor saldo piutang
pelanggan.

4.1. [F0298506] Purchase Invoice

Purchase Invoice adalah dokumen penerimaan invoice dari supplier. Transaksi ini adalah proses
registrasi untuk pengakuan hutang dagang (Account Payable). Purchase Invoice sebaiknya di
approve setelah menerima kelengkapan dokumen seperti: surat jalan dari Supplier, Receipt Note,
Invoice dari Supplier dan Faktur Pajak dsb sudah terpenuhi. Purchase Invoice bisa dicetak sebagai
dokumen permintaan pembayaran (Request for Payment). Purchase Invoice bisa bersumber dari satu
atau lebih transaksi Receiving. Purchase Invoice juga bisa digunakan sebagai penerimaan invoice
uang muka (AP Advance) atas satu transaksi Purchase Order.
Skenario 4.1.a. Tagihan atas bea masuk pengiriman barang
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 sebagai tim AP Control. Pilih current entity = 701, from =
701 to 701. Currefnt site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Purchase Invoice
Transaction header [F0297905] AP Purchase Invoice

a) Isi Date/Time = 11 Februari 2020

b) Pilih transaction type = PI SHCOST 701 HO
c) Pilih Supplier = CEP0001 – Cepat Slamet EMKL
d) Klik Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 96 of 224
Transaction detail [F0296809] AP Purchase Invoice Detail

a) Klik Insert dan pilih item id = C1-511102

b) Pilih location id (bebas) = 7010101
c) Qty = 1
d) Klik Change Price dan masukkan nilai tagihan 9.500.000
e) Klik tab Cost Allocation pilih supplier ID SUP0001 yang akan dialokasikan biayanya dan nomor
transaksi receiving yang dialokasi.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 97 of 224
f) Klik Save pada transaction header
Transaction list [F0298506] AP Purchase Invoice

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi purchase invoice

4.2. [F0308304] Sales Invoice

Sales Invoice adalah dokumen faktur penjualan (Sales Invoice) ke Customer. Sales Invoice
merupakan acuan pengakuan transaksi piutang dagang (Account Receivable) dan penjualan. Satu
sales invoice bisa menjadi satu faktur pajak atau beberapa Sales Invoice bisa digabungkan menjadi
satu faktur pajak. Transaksi Sales Invoice juga menjadi acuan pengakuan jurnal PPN Keluaran.
Skenario 4.2.a. Invoice untuk Bangunan Kokoh Toko untuk biaya ongkos instalasi
Gunakan login dengan user ID = 000SAN01 untuk melakukan transaksi sebagai tim sales admin. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Sales Invoice

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 98 of 224
Transaction Header [F0307703] Sales Invoice

a) Klik button insert

b) Isi tanggal 22 Februari 2020
c) Pilih Type SI NonTRADE 701 HO
d) Pilih Customer ID BAN0001 – Bangunan Kokoh Toko
e) Klik Apply & Edit
Transaction Detail [F0306409] Sales Invoice Detail

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 99 of 224
a) Klik Insert
b) Pilih item id = S1-411101 – Jasa Instalasi
c) Pilih location id = 7010101
d) Klik Change Price dan Isikan ongkos jasa instalasinya Rp 750.000
e) Klik Save dan Save pada transaction header
Transaction list [F0308304] Sales Invoice List

e) Klik button Approve

f) Klik button Print untuk mencetak dokumen transaksi Sales Invoice
g) Pengisian kode faktur pajak pada transaction header di tab Tax

h) Isi tax invoice date: 22-02-2020

i) Pilih Tax rate ID: 11
j) Checklist option Get Standard Tax InvoiceNo sehingga tampil tax invoice No generate otomatis
k) Klik button Save Tax Invoice No untuk menyimpan kode faktur pajak

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 100 of 224
4.3. [F0300704] Purchase Return Invoice
Purchase Return Invoice adalah dokumen AP Debit Note ke Supplier atas transaksi Purchase Return
yang bisa dijadikan pengurang hutang dagang. Satu transaksi Purchase Return Invoice hanya bisa
bersumber dari satu transaksi Purchase Return.
Skenario 4.3.a. Invoice retur pembelian ke supplier
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 untuk create return invoice transaksi sebagai AP Control.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Purchase Return
Transaction Purchase Return List
a) Pilih nomor transaksi purchase return kemudian klik Button create invoice

b) Pilih Invoice Type = PRI TRADE 701 HO

c) Klik Create Invoice maka akan terbentuk transaksi Purchase Return Invoice
Menu: Orlansoft ERP\Transaction\Financials\Purchase Return Invoice
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 untuk melakukan approve transaksi Purchase Return
Invoice sebagai tim AP Control. Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from =
70 to 70. Current period = 14
Transaction list [F0300704] Purchase Return Invoice List

d) Klik Change lalu klik button invoice to pay untuk melakukan alokasi invoice

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 101 of 224
Transaction header [F0300605] Purchase Return Invoice

e) Pilih invoice dengan klik schedule to pay kemudian klik save

f) Klik Close
g) Klik Save pada transaction header

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 102 of 224
Transaction list [F0300704] Purchase Return Invoice List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi purchase return invoice

4.4. [F0311106] Sales Return Invoice

Sales Return Invoice adalah dokumen AR Credit Note ke Customer atas transaksi Sales Return yang
bisa menjadi pengurang piutang dagang. Satu transaksi Sales Return Invoice hanya bisa bersumber
dari satu transaksi Sales Return.
Skenario 4.4.a. Invoice retur penjualan dari customer Alfian Jaya Toko
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan transaksi sebagai tim admin sales. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Distribution \ Sales Return
Transaction Sales Return List
a) Pilih nomor transaksi sales return kemudian klik Button create invoice

b) Pilih type = SRI TRADE 701 HO

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 103 of 224
c) Klik Button Create Invoice maka akan terbentuk otomatis transaksi sales return invoice.
Menu: Orlansoft ERP\Transaction\Financials\Sales Return Invoice
Gunakan login dengan user ID = 701SAL01 untuk melakukan approve transaksi Sales Return Invoice
sebagai tim admin. Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70.
Current period = 14.
Transaction list [F0311106] Sales Return Invoice list

d) Klik Change

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 104 of 224
Transaction header [F0311007] Sales Return Invoice

e) Klik button payment dan alokasikan ke invoice yang masih outstanding

f) Klik Save kemudian klik Close

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 105 of 224
g) Klik di tab Tax dan isikan tax invoice date dan invoice no

h) Klik Save
Transaction list [F0311106] Sales Return Invoice List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi sales return invoice

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 106 of 224
4.5. [F0293501] AP Debit Adjustment
AP Debit Adjustment adalah transaksi AP Debit Note untuk mengurangi saldo hutang ke Supplier
yang biasanya dilakukan oleh user Accounting untuk mengkoreksi saldo hutang dagang.
Skenario 4.5.a Pemotongan hutang supplier untuk extra rabate pembelian
Gunakan login dengan user ID 000ACC01 untuk melakukan transaksi sebagai tim accounting. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ AP Debit Adjustment

a) Klik button insert

Transaction header [F0293402] AP Debit Adjustment

b) Isi tanggal 16-02-2020

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 107 of 224
c) Pilih Type AP DN 701 HO
d) Pilih Supplier ID DAN0001 – DanSuperpaint Indonesia PT.
e) Pilih Contra Account 511110.701 – Extra Rabate Pembelian
f) Klik Apply & Edit
g) Klik button Invoice to Pay lalu alokasikan pada invoice yang dipotong hutangnya. Isi nilai extra
rabate pada kolom amount to pay

h) Klik Save

i) Klik close
j) Klik Save pada transaction header
Transaction list [F0293501] AP Debit Adjustment List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi AP Debit Adjustment

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 108 of 224
4.6. [F0292801] AP Credit Adjustment
AP Credit Adjustment adalah transaksi AP Credit Note untuk menambah saldo hutang ke Supplier
yang biasanya dilakukan oleh user Accounting untuk mengkoreksi saldo hutang dagang.
Skenario 4.6.a Penambahan hutang supplier Super Seal untuk Beban extra Angkut Pembelian
Gunakan login dengan user ID 000ACC01 untuk melakukan transaksi sebagai tim accounting. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ AP Credit Adjustment

a) Klik button insert

Transaction header [F0292702] AP Credit Adjustment

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 109 of 224
b) Isi tanggal 07-02-2020
c) Pilih Type AP CN 701 HO
d) Pilih Supplier ID SUP0001 – Super Seal Inc.
e) Pilih Contra Account 511106.701 – Beban extra Angkut Pembelian
f) Klik Apply & Edit
g) Isi taxable = USD 100
h) Klik Save
Transaction list [F0292801] AP Credit Adjustment List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi AP Credit Adjustment

4.7. [F0295703] AR Debit Adjustment

AR Debit Adjustment adalah transaksi AR Debit Note untuk menambah saldo piutang Customer yang
biasanya dilakukan oleh user Accounting untuk mengkoreksi saldo piutang dagang.
Skenario 4.7.a. Klaim OPE kepada customer Loakan Perkakas, PT
Gunakan login dengan user ID 000ACC01 untuk melakukan transaksi sebagai tim accounting. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ AR Debit Adjustment

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 110 of 224
a) Klik button insert
Transaction header [F0295604] AR Debit Adjustment

b) Isi tanggal 07-02-2020

c) Pilih Type AR DN 701 HO
d) Pilih Customer ID LOA0001 – Loakan Perkakas, PT
e) Pilih Contra Account 711401.701 – Klaim OPE ke pelanggan
f) Klik Apply & Edit
g) Isi taxable = 880,000
h) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 111 of 224
Transaction list [F0295703] AR Debit Adjustment List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi AR Debit Adjustment

4.8. [F0294805] AR Credit Adjustment

AR Credit Adjustment adalah transaksi AR Credit Note untuk mengurangi saldo piutang Customer
yang biasanya dilakukan oleh user Accounting untuk mengkoreksi saldo piutang dagang
Skenario 4.8.a. Pemotongan piutang customer untuk diskon penjualan extra rabate
Gunakan login dengan user ID 000ACC01 untuk melakukan transaksi sebagai tim accounting. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ AR Credit Adjustment

a) Klik button insert

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 112 of 224
Transaction header [F0294706] AR Credit Adjustment

b) Isi tanggal 10-02-2020

c) Pilih Type AR CN 701 HO
d) Pilih customer ID BAN0001 – Bangunan Kokoh Toko
e) Pilih Contra Account 421311.701 – Diskon penjualan extra rabate
f) Klik Apply & Edit
g) Isi taxable = 34,500
h) Klik button invoice to pay kemudian pilih sales invoice outstanding yang ingin dipotong
piutangnya

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 113 of 224
i) Klik Save

j) Klik Close
k) Klik Save pada transaction header
Transaction list [F0294805] AR Credit Adjustment List

a) Klik Approve
b) Klik Print untuk mencetak dokumen transaksi AR Credit Adjustment

4.9. [F0019903] Collection Run

Collection Run adalah fitur untuk membuat daftar penagihan piutang per collector atas sales invoice
yang bisa ditagih karena sudah due-date di tanggal yang ditentukan oleh user. Collection Order dari
menu Collection Run hanya bisa dibuat untuk Current Site dan Current Entity. Hasil dari penagihan
bisa di-entry di Collection Run Detail dan menghasilkan transaksi Cash Receipt, atau Bank Receipt
atau Receive AR Check.
Skenario 4.9.a. Penagihan invoice customer Alfian Jaya Toko

Gunakan login dengan user ID = 701ARC01 untuk melakukan transaksi sebagai tim AR Collection.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Collection Run

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 114 of 224
c) Tekan Button Insert dan isikan tanggal penagihan di collection date kemudian Save.

d) Klik button Collection Run supaya system dapat mengeluarkan invoice yang outstanding sampai
tanggal 18-02-2020 (+ Days ahead)

e) Button View/Edit Sheet aktif

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 115 of 224
f) User AR collection menyiapkan invoice asli/bukti tukar faktur (Receipt#) yang akan diserahkan
dengan terlebih dahulu mengkonfirmasi jadwal collector untuk memilih invoice asli dari customer
mana saja yang akan ditagihkan.
g) Klik menu ‘View/Edit Collection Sheet’, user AR collection memilih Invoice yang akan ditagihkan
untuk customer Alfian Jaya Toko dengan cara tick on record invoice yang ditagihkan.

h) Klik ‘Confirm Selection’ untuk menandakan invoice yang selected siap untuk ditagihkan

i) Klik ‘PrintCall’ untuk mencetak tagihan yang diserahkan kepada collector bersamaan invoice asli
/ bukti tukar faktur.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 116 of 224
j) Collector mengisi hasil collection baik cash/giro/bank transfer dengan menulis manual di bagian
result status
k) Ketika collector kembali ke kantor, Collector melaporkan hasil penagihan kepada AR collection.
l) AR collection mengupdate hasil penagihan per collector dari menu ‘View/Edit Collection Sheet’.
Urutan prosesnya adalah sebagai berikut:

m) Klik record pada invoice customer Alfian Jaya Toko

n) Ubah kolom result status = paid
o) Isikan nominal pembayaran sesuai metode pembayaran. Misalnya pembayaran tunai sebesar
3,000,000
p) Isikan nominal total pembayaran pada kolom control total amount
q) Klik Save Change untuk menyimpan data pembayarannya
r) Setelah AR collection melakukan update atas hasil penagihannya, AR collection meng-klik
‘Create Payment receipt’. Pastikan nominal amount sudah sesuai dengan uang yang diterima

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 117 of 224
s) Klik Save untuk menyimpan penerimaan uangnya sehingga muncul notifikasi bahwa telah
terbentuk transaksi Cash Receipt.

t) AR collection melakukan cetak report hasil penagihan dengan klik Button ‘Print Result’. Kemudian
menyerahkan ke collector dengan meminta kembali invoice asli dari invoice-invoice yang masih
belum terbayar.
u) Collector menyerahkan bukti transfer dari customer Alfian Jaya Toko kepada kasir dengan
dilampirkan result of collection memo.
v) Kasir menerima bukti penerimaan dan mencocokkan dengan transaksi Cash Receipt yang di-
generate oleh AR collection. Jika sesuai, maka kasir melakukan approve transaksi Cash Receipt.

4.10. [F0007900] Payment Run

Payment Run merupakan fasilitas yang digunakan untuk melakukan pembayaran kepada Supplier
sampai dengan tanggal yang sudah ditentukan. Proses Payment Run ini otomatis melakukan
pencarian transaksi atas Invoice yang masih outsanding dan memiliki due-date kurang atau sama
dengan (Payment Date + Payment Days Ahead). Setiap Payment Run harus memiliki Payment Date
yang berbeda, dengan SiteID dan Entity ID yang sedang aktif.
Skenario 4.10.a. Pembayaran hutang ke supplier
Gunakan login dengan user ID = 701FIN01 sebagai tim finance. Pilih current entity = 701, from = 701
to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Payment Run

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 118 of 224
a) Klik button Insert
b) Isi payment date = 28-02-2020 dan payment days ahead = 30
c) Isi total payment dengan dana cashflow yang dialokasikan untuk pembayaran kali ini =
60.000.000
Transaction header [F0008006] Payment Run

d) Klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 119 of 224
e) Klik button Payment Run untuk mengeluarkan invoice-invoice yang memenuhi syarat
pembayaran dan dikelompokkan berdasarkan nama supplier. Invoice yang akan muncul adalah
invoice yang due date = 28-02-2020 + 30 days.
f) Klik button View/Edit Payment Sheet yang digunakan untuk me-review invoice yang sudah
terdaftar sebelum di-print atau untuk mengubah status pembayaran, sekaligus juga membuat
transaksi Bank Disbursement/AP Check/Return atas pembayaran ke supplier.

Transaction detail [F0007702] Payment Detail

g) Pada payment detail, invoice yang memiliki jatuh tempo paling dekat dengan tanggal sekarang
akan otomatis dipilih oleh system
h) Klik button Confirm
i) Klik button Create Disbursement. Pilih Bank Disbursement Type = Bank Account kemudian klik
Save. Jika muncul warning tidak bisa di-close dan harus melakukan Close Payment Run untuk

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 120 of 224
 tanggal sebelumnya. Maka pastikan Payment Run tanggal 27-02-2020 sudah dilakukan Close
Payment Run.

j) Payment Run secara otomatis membentuk 3 transaksi Bank Disbursement untuk 4 supplier yang
berbeda.

k) Tim Finance melakukan approve pada transaksi Bank Disbursement

Note:
• Pada Orlansoft ERP telah tersedia fitur alokasi otomatis yang dapat memilih invoice mana saja
yang akan dilunasi, dengan acuan pada waktu tagihan dan jumlah uang yang harus dibayarkan.
Alokasi otomatis tersebut akan mengalokasikan seluruh uang yang jumlahnya telah diisikan
ketika membuat Payment Run untuk membayar tagihan.
• Pada Payment Run, metode pembayaran yang tersedia adalah Bank Disbursement. Pilihan
pembayaran dengan menggunakan bank akan ter-disable apabila invoice berupa Purchase
Return Invoice atau AP Debit Adjustment.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 121 of 224
4.11. [F0321709] Customer Statement
Customer statement adalah kartu piutang yang menampilkan saldo awal, rincian transaksi-transaksi
penjualan terhadap customer tertentu dan saldo akhirnya.
Skenario 4.11.a. Customer statement Alfian Jaya Toko
Gunakan login dengan user ID = 000ARC01 sebagai tim finance. Pilih current entity = 701, from =
701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Master \ Common Master \ Customer

a) Klik pada radio button customer Alfian Jaya Toko kemudian klik button customer statement

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 122 of 224
4.12. [F0320108] Supplier Statement
Supplier statement adalah kartu hutang yang menampilkan saldo awal, rincian transaksi-transaksi
pembelian terhadap supplier tertentu dan saldo akhirnya.
Skenario 4.12.a. Supplier statement DanSuperpaint Indonesia
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 sebagai tim finance. Pilih current entity = 701, from = 701
to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Master \ Common Master \ Supplier

a) Klik pada radio button supplier DanSuperpaint Indonesia kemudian klik button supplier statement

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 123 of 224
4.13. [F0134903] Adjustment Contra Account
Adjustment Contra Acc adalah master data yang menyimpan informasi Contra Account yang
digunakan dalam transaksi Adjustment di module IN (Inventory), AR (Account Receivable) dan AP
(Account Payable) dan mengacu pada suatu GL Chart of Account. Description Adjustment Contra
Account disediakan untuk memudahkan end-user (diluar group accounting yang biasanya kurang
memahami istilah di dalam GL Chart of Account) dalam memahami pengelompokkan transaksi
adjustment.
Skenario 4.13.a. Membuat Contra Adjustment Klaim OPE ke Pelanggan
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Common Master \ Adjustment Contra Account

a) Klik button Insert untuk membuat baru

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 124 of 224
 INRP_ContraAccList
No Label Field Nama Field Keterangan
1 List ID ListID Kode contra account list
2 Chart of Account Code Kode perkiraan yang diambil dari master chart of account
3 Description Description Deskripsi List ID
4 Use in Module Module List ID digunakan di modul apa saja. Ada 3 option yaitu IN, AR dan AP.
Jika module IN = tick on, maka contra acc akan tampil di transaksi IN
Adjustment IN/OUT.
Module AR = tick on, maka contra acc tampil di transaksi AR Debit/Credit
Adjustment.
Module AP = tick on, maka contra acc tampil di transaksi AP Debit/Credit
Adjustment.

b) Klik button Save untuk menyimpan data.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 125 of 224
5. Cash Management
Orlansoft Cash Management membantu perusahaan dalam mengelola Cash, Bank, Cash Advance,
dan Giro Mundur, dengan kemudahan proses rekonsiliasi Bank dan monitoring Cash Flow.
Terintegrasi dengan Orlansoft Payment Run di Orlansoft Account Payable memudahkan proses pem-
buatan transaksi Bank Disbursement untuk pembayaran hutang ke Supplier.
Terintegrasi dengan Orlansoft Collection Run dan Orlansoft Confirm Collection Receipt memudahkan
proses pembuatan transaksi Cash Receipt, Bank Receipt, dan Check Receipt untuk penerimaan pem-
bayaran piutang dari Customer.
Semua transaksi di Orlansoft Cash Management memiliki fitur Orlansoft Inter-Entity yang memu-
dahkan user untuk melakukan pembayaran hutang dari kantor pusat atas transaksi pembelian dari
kantor cabang.

5.1. [F0298513] Cash Advance Request

Cash Advance Request adalah transaksi pengajuan pembayaran advance oleh seorang employee.
Pembayaran atas transaksi Cash Advance Request dapat dilakukan melalui Cash atau Bank Dis-
bursment. Penyelesaian atas Advance dilakukan di transaksi Cash Advance Settlement berupa pe-
lunasan purchase invoice dari purchase order tertentu atau transaksi pengakuan expense tanpa via
purchase order.
Skenario 5.1.a. Karyawan melakukan advance request sebesar Rp 10 juta
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Cash Advance Request
Gunakan login dengan user ID = 000APC01 sebagai AP Control. Pilih current entity = 701, from = 701
to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
a) Tersedia master supplier karyawan ‘Sinta Rahmawati’

b) Tersedia master employee ‘Sinta Rahmawati’

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 126 of 224
Transaction header [F0298704] Cash Advance Request

c) Isi Date/Time = 11 Februari 2020

d) Pilih transaction type = CASH ADV REQ 701
e) Pilih Supplier ID = SIN0001 – Sinta Rahmawati
f) Klik Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 127 of 224
Transaction Detail [F0296809] Cash Advance Request Detail

g) Item ID = AP-114201 – AP Advance to employee

h) Location ID = 7010101
i) Unit price diisikan nominal uang pinjaman yang diberikan = 10,000,000
j) Klik Button Save untuk menyimpan
k) Klik Button Save pada header transaction
Transaction list [F0298513] Cash Advance Request List

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 128 of 224
l) Klik button Approve. Jika NetAmt cash advance request lebih besar dari credit limit atau sisa
plafon supplier maka akan tampil employee advance limit exception berikut ini. Isikan reason
kemudian approve.

m) Klik button Print untuk mencetak dokumen transaksi Cash Advance Request

5.2. [F0019705] Confirm Collection Result

Confirm Collection Result merupakan kumpulan transaksi Cash Receipt dan Bank Receipt (tidak
berlaku untuk Receive Check) yang bersumber dari proses create payment di Collection Run yang
disatukan dalam satu browse transaksi. Confirm Collection Result memudahkan user melakukan
approve transaksi di dalam single screen.
Skenario 5.2.a. Approve penerimaan kas
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Confirm Collection Result

a) Isikan nominal uang yang diterima pada kolom validate. Nilai uang yang dimasukkan harus sama
dengan nilai amount.

b) Klik Approve. Maka otomatis transaksi Cash/Bank Receipt juga otomatis ter-approve.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 129 of 224
5.3. [F0061803] Cash Receipt
Cash Receipt adalah dokumen penerimaan kas dari pelunasan piutang dagang yang bersumber dari
menu Collection Run atau auto-generate Create Couple dari transaksi Cash/Bank Disbursement
untuk aktivitas pemindahan dana.
Skenario 5.3.a. Menerima pendapatan sewa Rp 450.000

Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai tim finance. Pilih current entity = 701, from =
701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Cash Receipt
Transaction header [F0061902] Cash Receipt

a) Isi Date/Time = 12 Februari 2020

b) Pilih transaction type = KAS KECIL 701 RCPT
c) Klik Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 130 of 224
Transaction detail [F0059404] Cash Receipt Detail

a) Contra List ID = PN7A00 – Pendapatan non-operasi lainnya

b) Amount = 450.000
c) Remarks diisikan keperluan penerimaan kas tersebut
d) Klik Button Save untuk menyimpan
e) Klik Button Save pada header transaction
Transaction list [F0061803] Cash Receipt List

a) Klik button Approve

b) Klik button print untuk mencetak dokumen cash receipt

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 131 of 224
5.4. [F0061810] Cash Disbursement
Cash Disbursement atau Cash Payment adalah dokumen pengeluaran Kas untuk pembayaran
hutang dagang atau Expense atau lainnya. Cash Disbursement otomatis akan melakukan
pembayaran atas hutang dagang untuk nomor invoice yang dipilih di menu payment allocation. Cash
Disbursement bisa dipakai untuk pengeluaran kas kecil.
Skenario 5.4.a. Membayar tagihan listrik dan air sebesar Rp 2.000.000
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai tim finance. Pilih current entity = 701, from = 701
to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Cash Disbursement
Transaction header [F0061902] Cash Disbursement

a) Isi Date/Time = 12 Februari 2020

b) Pilih transaction type = KAS KECIL 701 DISB
c) Klik Apply & Edit
Transaction detail [F0059404] Cash Disbursement Detail

a) Contra List ID = BL7A00 – Beban Listrik dan Air

b) Amount = 2.000.000

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 132 of 224
c) Remarks diisikan keperluan pengeluaran kas tersebut
d) Klik Button Save untuk menyimpan
e) Klik Button Save pada transaction header
Transaction list [F0061810] Cash Disbursement List

a) Klik button Approve

b) Klik button print untuk mencetak dokumen cash disbursement

5.5. [F0061827] Bank Receipt

Bank Receipt adalah dokumen penerimaan bank dari pelunasan piutang dagang yang bersumber dari
menu Collection Run atau auto-generate Create Couple dari transaksi Cash/Bank Disbursement
untuk aktivitas pemindahan dana.
Skenario 5.5.a Menerima pendapatan bunga Rp 800.000 dari bank
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai tim finance. Pilih current entity = 701, from = 701
to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Bank Receipt
Transaction header [F0061902] Bank Receipt

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 133 of 224
a) Isi Date/Time = 19 Februari 2020
b) Pilih transaction type = BCA IDR 001 RCPT
c) Klik Apply & Edit
Transaction Detail [F0059404] Bank Receipt Detail

a) Contra List ID = PP-712102 – Pendapatan bunga E701

b) Amount = 100.000
c) Remarks diisikan keperluan penerimaan bank tersebut
d) Klik Button Save untuk menyimpan
e) Klik Button Save pada transaction header
Transaction list [F0061827] Bank Receipt List

a) Klik button Approve

b) Klik button print untuk mencetak dokumen bank receipt

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 134 of 224
5.6. [F0061834] Bank Disbursement

Bank Disbursement atau Bank Payment adalah dokumen pengeluaran Bank untuk pembayaran
hutang dagang atau Expense atau lainnya. Bank Disbursement otomatis akan melakukan
pembayaran atas hutang dagang untuk nomor invoice yang dipilih di menu payment allocation. Bank
Disbursement bisa tergenerate dari menu Payment Run.
Skenario 5.6.a. Mentransfer 10 juta untuk pinjaman karyawan Sinta
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai tim finance. Pilih current entity = 701, from = 701
to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Bank Disbursement
Transaction header [F0061902] Bank Disbursement

a) Isi Date/Time = 19 Februari 2020

b) Pilih transaction type = BCA IDR 001 DISB
c) Klik Apply & Edit
Transaction Detail [F0059404] Bank Disbursement Detail

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 135 of 224
a) Klik Insert
b) Pilih Contra List ID = PV7A00 – Hutang beban lainnya
c) Amount = 10.000.000
d) Supplier = SIN0001 – Sinta Rahmawati
e) Klik Insert pada payment allocation
f) Pilih nomor cash advance requestnya pada field schedule no to pay

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 136 of 224
g) Amount to pay diisikan nominal yang dibayar yaitu 10.000.000
h) Remarks diisikan keperluan pengeluaran kas tersebut
i) Klik Button Save untuk menyimpan

j) Tampil otomatis kolom employee ID terisi nama employee

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 137 of 224
k) Klik button Save
Transaction list [F0061834] Bank Disbursement List

l) Klik button Approve

m) Klik button print untuk mencetak dokumen bank disbursement

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 138 of 224
5.7. [F0061841] Receive Check
Receive Check adalah transaksi penerimaan bilyet Giro (Post Dated Check). Transaksi Receive
Check belum menambah saldo Bank kecuali sudah diproses menjadi transaksi Deposit Received
Check dan approve auto Bank Receipt. Receive Check dapat dipakai untuk melakukan alokasi AR
atas nomor invoice tertentu di menu payment allocation tetapi akan mengurangi saldo AR dan
menambah Credit Limit setelah proses Deposit Received Check diapprove.
Skenario 5.7.a. Penerimaan check BC001321 dari customer sumba sejahtera grosir untuk
pembayaran piutang
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Receive Check
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Transaction header [F0061902] Receive Checks

a) Isi Date/Time = 20 Februari 2020

b) Pilih transaction type = CHECK RCPT 701
c) Klik Apply & Edit
Transaction Detail [F0059404] Receive Check Detail

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 139 of 224
a) Klik Insert
b) Pilih Contra List ID = ARC701 – AR Deferred payment
c) Customer ID = SUM0001 – Sumba Sejahtera Grosir
d) Klik Insert pada payment allocation
e) Pilih nomor invoice yang akan dibayar

f) Isi nominal pembayarannya di kolom amount to pay = 10.000.000 lalu klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 140 of 224
g) Klik Button Save
h) Klik Button Save pada transaction detail
Transaction Header [F0061704] Receive Checks

a) Klik Button Check dan isi nomor check/giro

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 141 of 224
b) Tekan insert

c) Isi data check dengan info sebagai berikut kemudian klik Save

d) Total nilai check harus sama dengan total nilai contra detail
e) Klik Save
Transaction list [F0061841] Receive Check List

a) Klik button Approve dengan menggunakan user login 000ACC01

b) Klik button print untuk mencetak dokumen receive check

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 142 of 224
5.8. [F0061858] Deposit Receive Check

Deposit Received Check adalah suatu penyetoran bilyet giro ke Bank untuk dicairkan dan akan
mengenerate Bank receipt secara otomatis ketika Deposit Received Checks diapprove sebagai bukti
untuk menambah saldo bank.
Skenario 5.8.a. Pencairan check BC001321
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Deposit Receive Check

a) Klik Button Check Wizard

Form [F0055406] New CAChecksToProcess

a) Isi process up to date = 28-02-2020

b) Klik Create

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 143 of 224
c) Klik Insert
d) Pilih Check No = BC001321

e) Klik Ok

f) Klik Create Document

g) Pastikan type transaksi sudah terisi kemudian klik OK

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 144 of 224
h) Maka akan terbentuk 1 record transaksi deposit received check

i) Klik Approve
j) Klik Print untuk mencetak transaksi deposit received check

5.9. [F0061865] Issue Check

Issue Check adalah transaksi penerbitan pembayaran dengan Check, Giro (Post Dated Check) atau
transfer. Transaksi Issue Check belum mengurangi saldo Bank kecuali sudah dilakukan process Clear
issued check dan approve auto Bank Disbursement. Issue check secara otomatis akan melakukan
pembayaran AP atas nomor invoice yang dipilih di menu payment allocation saat transaksi diapprove.
Nomor check bisa diisi dengan nomor giro atau nomor pembayaran lain seperti bukti transfer atau
nomor check.
Skenario 5.9.a. Pembayaran hutang ke supplier dengan giro BG 901910
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Issue Check
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Transaction Header [F0061704] Issue Check

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 145 of 224
a) Isi Date/Time = 20 Februari 2020
b) Pilih transaction type = ISSUE 701 CHECK
c) Klik Apply & Edit
Transaction Detail [F0059404] Issue Check Detail

a) Klik Insert
b) Pilih Contra List ID = PY7A01 – Bayar Hutang Dagang
c) Supplier ID = DAN0001 – DanSuperpaint Indonesia PT

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 146 of 224
d) Klik Insert pada payment allocation
e) Pilih nomor invoice yang akan dibayar OP7A0191200001 senilai 20,000,000
f) Klik Save
Transaction Header [F0061704] Issue Check

g) Klik Button Check dan isi nomor giro/check

h) Klik Insert
i) Isi data check dengan info sebagai berikut kemudian klik Save

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 147 of 224
j) Total nilai check harus sama dengan total nilai contra detail
k) Klik Save
Transaction list [F0061865] Issue Check List
a) Klik button Approve
b) Klik button print untuk mencetak dokumen issue check

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 148 of 224
5.10. [F0061872] Clear/Cancel Issued Check
Clear Issued Check adalah proses clearing atas Issued Check atau Giro (Post Dated Check).
Transaksi ini akan mengenerate Bank Disbursement secara otomatis saat transaksi diapprove.
Cancel Issued Check adalah proses pembatalan (cancel) atas Issued Check atau Giro (Post Dated
Check). Transaksi ini akan mengenerate AP Credit Adjustment secara otomatis pada saat transaksi
di-approve. Pada saat issued check di-clear, maka hutang cek mundur akan berkurang (debet) dan
saldo bank berkurang (kredit). Pada saat issued check di-cancel, hutang cek mundur akan dikurangi
(debet), dan perkiraan hutang datang bertambah (kredit).
Skenario 5.10.a. Pencairan giro BG 901910
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Clear/Cancel Issue Check

a) Klik Button Check Wizard

Form [F0055406] New CAChecksToProcess

b) Isi process up to date = 20-02-2020

c) Klik Create

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 149 of 224
d) Klik Insert
e) Pilih Check No = BG901910

f) Klik Ok
g) Klik Create Document

h) Pastikan type transaksi sudah terisi kemudian klik OK

i) Maka akan terbentuk 1 record transaksi clear issue check

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 150 of 224
j) Klik Approve

5.11. [F0061889] Cash Advance Settlement

Cash Advance Settlement adalah proses penyelesaian (settlement) atas transaksi cash advance dari
menu Cash atau Bank Disbursement. Feature ini disediakan untuk memudahkan tracking transaksi
cash advance mana yang belum di-settle untuk setiap Employee. Feature ini tidak untuk digunakan
sebagai transaksi kasbon kas kecil.
Skenario 5.11.a. Settlement atas transaksi pinjaman karyawan Sinta sebesar 10 juta
Menu: Orlansoft ERP \ Transaction \ Financials \ Cash Advance Settlement
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Transaction header [F0061704] Cash Advance Settlement

a) Isi Date/Time = 28 Februari 2020

b) Pilih transaction type = CASH ADV SETTLE 701
c) Pilih Employee ID = 000E004 - Sinta Rahmawati
d) Pilih Settlement for no = 2C7A1200200009
e) Klik Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 151 of 224
Transaction Detail [F0059404] Cash Advance Settlement Detail

f) Klik Insert
g) Isi contra list ID sesuai keperluan biaya yang dilakukan. Contoh:
1. BY621112 – Beban perjalanan dinas umum adminstrasi sebesar 5.500.000
2. BY611122 – Beban entertain sebesar 1.000.000
3. BY611121 – Beban promosi dan iklan sebesar 3.000.000
4. Sisa uang ditransfer ke kas kecil sebesar 500.000
h) Klik Save. Maka tampilan transaction header seperti gambar di bawah ini.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 152 of 224
Transaction list [F0061803] Cash Advance Settlement List

a) Klik Approve. Maka terbentuk otomatis transaksi cash receipt yang menambah saldo kas kecil
b) Klik Print untuk mencetak transaksi cash advance settlement

5.12. [F0053105] Bank Reconciliation

Orlansoft Bank Reconciliation memudahkan user untuk melakukan proses rekonsiliasi transaksi bank
antara Bank Book dan Bank Statement dalam satu screen. Automasi untuk proses rekonsiliasi bank
dapat menggunakan file MT940 atau auto reconciliation via Banking API yang sudah tersedia untuk
bank bank utama di Indonesia.
Skenario 5.12.a. Rekonsiliasi bank BCA IDR 000.0000.001
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Process \ Bank Reconciliation

Pada browse menu akan tampil semua account bank. Kemudian klik Button Reconciliation pada salah
satu record bank yang akan dilakukan pencocokan. Contoh klik reconciliation untuk BCA IDR
000.0000.001.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 153 of 224
Pencocokan dilakukan dengan cara:
a) Menginput semua transaksi di rekening koran pada bank statement.

b) Klik Save untuk menyimpan transaksi bank statement

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 154 of 224
c) Lakukan checklist pada satu transaksi bank yang akan dicocokkan pada bank book dan bank
statement.

d) Klik button sehingga kedua transaksi akan berpindah ke tab reconciled, artinya transaksi
bank tersebut telah dilakukan pencocokan.

e) Lakukan ‘Match’ untuk semua transaksi bank book dan bank statement. Jika pada bank book
tidak tampil data sesuai bank statement maka user harus input terlebih dahulu transaksinya di
menu bank receipt/disbursement.
f) Klik Print Reconciled dan bank reconciliation untuk mencetak laporan pencocokan bank tersebut.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 155 of 224
5.13. [F0052900] Cash Account

Cash Accounts adalah master data berisi akun cash, atau bank, atau giro (post dated check), atau
cash advance yang digunakan di dalam module Cash Management dan menjadi acuan report Cash
Flow Actual (Direct Method).
Skenario 5.13.a Membuat master bank account Danamon no.rek 010.2345.511
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Financials Master \ Cash Accounts

a) Create bank account dengan klik Button Insert

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 156 of 224
 Table: CACashAccounts
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Account Code COAID Nomor account dari master GL Chart Of Account
2 Chart of Account ID COAID Kode dari perkiraan GL yang dipilih, secara otomatis dit-
ampilkan pada saat user memasukkan nomor dari
perkiraan
3 Description Description Penjelasan dari perkiraan GL yang dipilih, secara otom-
atis ditampilkan pada saat user memasukkan nomor dari
perkiraan
5 Account Type CB_ Untuk menentukan jenis perkiraan (Cash, Banks,
Checks, Advance)
6 From Bank BankID Bank yang digunakan untuk cash account tersebut
7 Name BankDescription Nama Bank
8 Address BankAddress Alamat Bank
9 Phone / Fax No BankPhoneNo Nomor telepon bank
10 Fax No BankFaxNo Nomor faximili bank
11 Contact BankContact Nama pegawai bank yang dapat dihubungi
12 Account No BankAccountNo Nomor rekening bank
13 Account Holder BankAccountHolder Nama pemegang rekening
14 Discrepancy Tolerance DiscreTol Batas maximum selisih pada saat proses match di bank
reconciliation
15 Bank Disbursement Type BankDisbType Transactions Type untuk Bank Disbursement
16 Bank Disbursement List ID BankDisbListID Otomatis terisi dengan List ID sesuai dengan Bank Dis-
bursement Type yang dipilih dan tidak dapat diubah

5.14. [F0056908] Cash Contra Acc

Cash Contra Acc adalah master data Adjustment di module Cash Management, dan mengacu pada
suatu GL Chart of Account. Description Cash Contra Account disediakan untuk memudahkan end-
user (di luar group accounting yang biasanya kurang memahami istilah di dalam GL Chart of Account)
dalam memahami pengelompokkan transaksi Cash, Bank, Post Dated Check dan Advance
Settlement.
Skenario 5.14.a. Membuat contra account beban promosi dan iklan
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Common Master \ Cash Contra Acc

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 157 of 224
a) Tekan INSERT untuk menambah baru data cash contra acc

b) Klik SAVE untuk menyimpan data

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 158 of 224
 Table: CACashAccounts
No Label Field Nama Field Keterangan
1 List ID ListID Kode contra account list, bersifat unik dan terdiri dari
10 digit alfanumerik
2 Contra Account List Type ListType Tipe Contra Account
3 Account Code Code Account Code
4 Description Description Deskripsi dari List ID
5 Connection Type ConnType Pilihan ini menentukan integrasi transaksi terhadap
modul-modul lain, apakah nantinya transaksi membu-
tuhkan koneksi ke Supplier, Customer, atau tidak
keduanya
6 Create Couple CreateCouple_ Flag ini digunakan untuk menentukan List ID mana
saja yang akan membentuk transaksi pasangan pada
saat transaksi di posting. Fasilitas ini memudahkan
user untuk membuat transaksi antar kas/bank (trans-
fer, penerimaan, atau pengeluaran antar kas/bank)
lain tanpa perlu membuat transaksi pasangannya

7 Couple Transaction Type CoupleTrType Tipe transaksi pasangan

8 Use in Wizard Wizard_ Flag ini digunakan untuk menentukan List ID mana
saja yang bisa digunakan dalam transaksi wizard
9 Fixed Account FixedCOAID Flag ini digunakan untuk membatasi List ID yang tidak
boleh diganti Account Code-nya pada saat digunakan
dalam transaksi
10 Blocked Blocked_ Flag ini digunakan untuk membatasi List ID yang tidak
boleh digunakan dalam transaksi-transaksi CA

5.15. [F0051507] Bank

Bank adalah master data berisi daftar Bank yang digunakan dalam transaksi yang berhubungan
dengan postdated check.
Skenario 5.15.a. Membuat master Bank Permata
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Financials Master \ Bank

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 159 of 224
a) Create Bank Permata dengan klik Button INSERT seperti berikut ini
b) Klik Save untuk menyimpan data.

Table: CABanks
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Bank ID BankID Kode bank
2 Description Description Deskripsi kode bank
3 Bank Code Code Kode bank untuk kebutuhan transfer antar bank

5.16. [F0324601] Cash & Bank Book

Cash & Bank Books merupakan menu yang menampilkan saldo awal, total mutasi debit, total mutasi
kredit, dan saldo akhir dari setiap Cash Accounts yang memiliki type = Cash atau Bank dalam cur-
rency original untuk current period ID. Tersedia button Detail Cash Bank Book untuk menampilkan
detail mutasi debit dan detail mutasi kredit untuk setiap transaction no atas Cash Account Code yang
dipilih.
Skenario 5.16.a. Laporan bank BCA period Februari 2020
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Report \ Cash/Bank Book

a) Klik record account 111201.701 – BCA IDR 000.0000.001

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 160 of 224
b) Klik Button detail cash/bank book maka akan tampil mutasi transaksi bank BCA periode Februari
2020

c) Klik Print untuk mencetak laporan cash & book

5.17. [F0049603] Cash Report

Cash Report merupakan menu yang menampilkan cash report dalam periode daily atau date range
untuk semua cash account (type = Cash dan Bank), atau specific account. Cash report menampilkan
informasi saldo awal, total mutasi penerimaan, total mutasi pengeluaran, dan saldo akhir dari setiap
Cash Account juga summary per currency ID. Cash Report juga menampilkan detail transaksi
penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan tanggal yang dipilih agar dapat memudahkan
rekonsiliasi saldo kas bank harian.
Skenario 5.17.a. Laporan Kas per 28-02-2020
Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Report \ Cash Report

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 161 of 224
Parameter report [F0049702] Daily Cash Report

a) Isikan tanggal cut off saldo kas yang ingin diketahui

b) Klik Print, maka akan menghasilkan tampilan seperti berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 162 of 224
5.18. [F0054904] Check Status

Check Status adalah menu yang menampilkan semua transaksi check. Menu Check Status memiliki
2 tab yaitu:
1. OUT untuk menampilkan semua AP Check dari transaksi Issue check dan dilengkapi dengan
Transaction History mulai dari issue, clear atau cancel.
2. IN untuk menampilkan semua AR Check dari transaksi Receive Check dan dilengkapi dengan
Transaction History mulai dari receive, deposit, receive rejected, atau cancel received check.
Skenario 5.18.a. Cek status giro BG 901910

Gunakan login dengan user ID = 000FIN01 sebagai finance admin di masing-masing cabang/entity.
Pilih current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft ERP \ Report \ Check Status
Terdapat 2 tab yaitu OUT dan IN

a) Arahkan cursor pada no giro BG901910 lalu klik Button history untuk melihat data transaksi
check/giro masuk dan pencairannya

b) Button picture digunakan untuk mengupload file foto check/giro atau dokumen lain yang terkait.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 163 of 224
6. General Ledger Accounting

Orlansoft General Ledger memudahkan tracking semua transaksi keuangan, memonitor saldo GL
Account, dan membuat Laporan Keuangan. Laporan di Orlansoft General Ledger dapat memuat
transaksi satu atau beberapa entitas, dan ditampilkan dalam summary atau detail dengan single atau
dual home currency.

6.1. [F0084307] GL COA Segment – Group

Menu setiap segment dari GL COA yang sudah ditentukan dalam Set COA Segment secara otomatis
tampil di dalam kelompok menu Setup \ GL COA Segment. GL COA segment seringkali dipakai untuk
menentukan segment Account Group dari GL COA, segment Line of Business, atau segment lainnya
yang dipakai untuk pengelompokkan GL Account guna memudahkan user untuk melakukan transaksi
dan pembuatan laporan keuangan.
Skenario 6.1.a. Membuat data group COA segment 1

Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Preliminary Preparation \ Setup \ Set COA Format
1. Setup COA Format. Untuk menentukan urutan COA ID (nomor akun).

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 164 of 224
Segment 01 = COA ID pertama diambil dari ID group GLCOA
Segment 02 = COA ID kedua diambil dari nomor detail (otomatis)
Segment 03 = COA ID ketiga diambil dari entity ID
2. Membuat COA Segment Group
Menu: Orlansoft \ Setup \ GL COA Segments \ Group of GL Account

a) Tekan Insert untuk menambah baru

b) Isikan ID (yang digunakan sebagai kode perkiraan dengan length 3 digit) kemudian description
untuk nama segment group COA nya. Klik Button Save untuk menyimpan data.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 165 of 224
6.2. [F0093309] Chart of Accounts

Chart of Accounts (COA) adalah master data yang berisi kode perkiraan yang digunakan untuk
transaksi. Chart of Account tersedia adalah 10 segment x 10 digit alphanumeric (total 100 digit)
dengan salah satu segmentnya = EntityID.
Skenario 6.2.a Membuat master akun Bank Danamon nomor rekening 010.2345.511

Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Financials Master \ Chart of Account

a) Create master chart of account dengan cara tekan Button INSERT

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 166 of 224
 Table: GLCOA (Tab ID)
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Description LongDesc Deskripsi/keterangan atau nama perkiraan
2 Short Name ShortDesc Keterangan singkat dari kode perkiraan
3 Group of GL Account Segment01 Segment 01
4 Detail of GL Account Segment02 Segment 02
5 Account Type AccType Tipe perkiraan dalam akuntansi
6 Account Code Code Kode perkiraan, dihasilkan secara otomatis dari penggabungan
segmen menggunakan tanda penghubung (delimiter)
7 Cash Flow CashFlowID Kode arus kas, mengacu pada tabel GLCashFlow
8 Currency CurrencyID Default mata uang dari kode perkiraan.
9 Fixed Currency FicedCcy Option yang menentukan dalam suatu transaksi/jurnal, default
mata uang-nya bisa diganti atau tidak
10 Auto Adjust Unrealized AutoAdjustFX Option yang digunakan untuk menentukan apakah kode
Foreign Exchange perkiraan akan dihitung selisih kursnya atau tidak
Gain/Loss
11 Unrealized Forex FX_GL_Account Perkiraan selisih kurs belum terealisasi yang akan digunakan
Gain/Loss Account sebagai perkiraan lawan dalam jurnal hasil proses “Calculate
Unrealized Forex Gain/Loss”

b) Klik Button Save untuk menyimpan data

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 167 of 224
Tab Other Info

Table: GLCOA (Tab Other Info)

No Label Field Nama Field Keterangan
1 Entity ID EntityID Kode entity untuk suatu perkiraan
2 Account ID COAID Kode perkiraan dalam bentuk numeric/angka, diatur secara
otomatis oleh sistem secara berurutan sesuai dengan urutan
pemasukan data dan tidak dapat diganti oleh user. Account
ID ini digunakan sebagai field kunci (primary key), karena itu
nilainya unik.
3 Status Blocked Option yang menyatakan status dari kode perkiraan ini
apakah dapat digunakan dalam semua transaksi (Normal)
atau hanya dapat digunakan pada grup master yang merujuk
pada kode perkiraan (System) atau tidak dapat digunakan
sama sekali (Blocked).
4 System Account SystemAcc_ Option yang menginformasikan kedepannya dari kode
perkiraan ini untuk dipergunakan berdasarkan jenis modul
transaksinya
5 Register Date RegisterDate Informasi mengenai tanggal dan waktu saat pertama kali
data COA yang bersangkutan di inputkan
6 Remarks Remarks Keterangan tambahan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 168 of 224
6.3. [F0273800] Accounting Period

Accounting Period merupakan pengaturan tanggal awal dan tanggal akhir dari setiap periode
akuntansi. Proses closing accounting bulanan dilakukan dengan mengacu pada Accounting Period.
Skenario 6.3.a. Membuat master period untuk tahun 2026
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Financials Master \ Accounting Period

a) Tekan Button Insert untuk membuat baru

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 169 of 224
 Table: PXPeriod
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Period ID PeriodID Kode periode berupa nomor unik
2 Starting Period Start_ Pilihan yang menandakan bahwa periode yang ber-
sangkutan merupakan periode awal
3 Description Description Deskripsi dari kode periode
4 Start Date StartDate Tanggal dimulainya periode akuntansi
5 End Date EndDate Tanggal berakhirnya periode akuntansi
6 Allow GL Balance Transfer GL_Bal_Tfr Pilihan yang menandakan bahwa pada periode
akuntasi tersebut boleh dilakukan pemindahan saldo
GL ke periode berikutnya
7 Allow CA Balance Transfer CA_Bal_Tfr Pilihan yang menandakan bahwa pada periode
akuntasi tersebut boleh dilakukan pemindahan saldo
CA ke periode berikutnya
8 Allow IN Balance Transfer IN_Bal_Tfr Pilihan yang menandakan bahwa pada periode
akuntasi tersebut boleh dilakukan pemindahan saldo
IN ke periode berikutnya
9 Month Code MonthCode Kode bulan periode akuntasi
10 Year ID YearID Tahun periode akuntansi
11 Fiscal Year End FiscalYearEnd_ Pilihan yang menandakan bahwa periode tersebut
adalah bulan terakhir dari tahun fiskal

Button Batch Insert

Button untuk melakukan proses pembuatan Accounting Period secara batch. User cukup
memasukkan berapa jumlah accounting period yang ingin dibuat kemudian sistem akan otomatis
membuatkannnya.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 170 of 224
6.4. [F0089203] Journals

Journal adalah transaksi Accounting Journal untuk melakukan jurnal koreksi.

Skenario 6.4.a. Jurnal alokasi beban asuransi atas asuransi dibayar dimuka sebesar Rp
9.000.000
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Transaction \ Financials \ Journal
Transaction Header [F0089401] General Journal

a) Isikan journal date = 29-01-2020

b) Pilih journal type = GL Journal 01
c) Rate ID otomatis terisi oleh system
d) Journal no terisi otomatis ketika klik Apply & Edit
e) Pilih batch ID: Journal Batch All Entity
f) Klik Apply & Edit

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 171 of 224
Transaction Detail [F0087902] General Journal Detail

a) Klik Insert di detail

b) Pilih account code sisi debit = 621132.701 – Beban asuransi Gedung
c) Isikan amount sebagai nilai uang penjurnalannya
d) Pilih Debit/Credit = Debit
e) Klik SAVE untuk menyimpan detail
f) Klik Insert di detail
g) Pilih account code sisi kredit = 116101.701 – Beban asuransi dibayar dimuka

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 172 of 224
h) Isikan amount sebagai nilai uang penjurnalannya
i) Pilih Debit/Credit = Credit
j) Klik SAVE untuk menyimpan detail
k) Klik SAVE untuk menyimpan header dan detail
Transaction list [F0089203] General Journal List

a) Klik Button approve

b) Klik Button Print untuk mencetak transaksi

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 173 of 224
6.5. [F0089227] System Generated Journal

System Generated Journal adalah Accounting Journal yang digenerate oleh module selain modul
General Ledger. System Journal hanya dapat dilihat tidak untuk diubah.
Skenario 6.5.a Cek Jurnal transaksi shipment dan sales invoice

Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Transaction \ Financials \ System Generated Journal
a) Lakukan post transaksi shipment dan sales invoice seperti berikut
Shipment No: SH7A0200100001

Sales Invoice No: SI7A0200100001

b) Cek hasil penjurnalan transaksi shipment no SH7A0200100001 dan sales invoice no

SI7A0200100001 tersebut pada menu system generated journal

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 174 of 224
Jurnal transaksi Shipment SH7A0200100001

c) Untuk mencetak dan melihat preview jurnal transaksinya dapat tekan Button PRINT

Jurnal transaksi Sales Invoice SI7A0200100001

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 175 of 224
Jurnal Sales Invoice

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 176 of 224
6.6. [F0266406] Entity Accounts

Entity Account adalah menu yang digunakan untuk pengaturan GL Chart of Account yang digunakan
untuk keperluan tertentu dari setiap Entity ID dan Journal Inter-Entity. Di dalamnya juga terdapat Entity
Setup yang berisi pengaturan setting berdasarkan Entity
Skenario 6.6.a. Setting entity account 701
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Setup \ Entity Account

a) Klik Button Change

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 177 of 224
 Table: PXEntity
No Label Field Nama Field Keterangan
1 Entity ID EntityID Entity ID
2 Description Description Description dari Entity
3 Last Year's Retained Earning Account LYRE_Account Perkiraan yang digunakan untuk menyimpan
laba/rugi tahun lalu
4 Unrealized Forex Gain/Loss Account FX_GL_Account Perkiraan default yang digunakan untuk me-
nyimpan selisih antara kurs akhir periode
dengan kurs transaksi.
5 Undefined GL Grouping Account SysErr_Acc Perkiraan yang digunakan sebagai default
apabila ada perkiraan yang belum di-setting,
atau apabila jurnal yang terbentuk oleh sistem
tidak seimbang
6 Gain/Loss on Inventory InvGainLoss Perkiraan untuk perbedaan nilai, baik harga,
diskon, maupun pajak antara transaksi receiv-
ing (penerimaan barang/jasa di modul IN)
dengan faktur-nya
7 Rounding Account Round_Acc Perkiraan untuk selisih pembulatan pajak di
modul IN, AR dan AP. Selain itu juga untuk
selisih pembulatan antara biaya dengan total
alokasi biaya di transaksi Receiving
8 Gain/Loss on Fixed Asset IN_Bal_Tfr Perkiraan untuk nilai selisih keuntungan atau
kerugian dari penjualan asset
9 Gain/Loss Inventory from location LocTrfGainLoss Perkiraan untuk perbedaan nilai antara
transfer/Item Convertion transaksi location transfer dan item convertion

6.7. [F0080309] Journal Summary

Journal Summary menampilkan list transaksi jurnal yang dientry secara manual atau System
Generated Journal. Tersedia fasilitas untuk drill-down ke detail transaksi journal-nya untuk
mendapatkan informasi lebih lengkap
Skenario 6.7.a Menampilkan jurnal summary periode Februari 2020

Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Report \ Journal Summary

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 178 of 224
Dengan klik salah satu journal no maka tampil jurnal pada form di bawahnya. Jika ingin melihat
sumber data journal no dapat di klik Button Journal.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 179 of 224
6.8. [F0326506] Summary Balance

Summary Balance memungkinkan user untuk melihat saldo setiap GL Account dalam mata uang
transaksi, 1st Home Currency, 2nd Home Currency. Summary Balance memberikan fasilitas drill-down
ke subsidiary ledger dan transaksi sumber yang menghasilkan jurnal.
Skenario 6.8.a Menampilkan summary balance periode Februari 2020

Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Report \ Summary Balance

Pada menu summary balance terdapat fitur subsidiary ledger yang menampilkan semua jurnal atas
satu perkiraan atau biasa disebut buku besar pembantu. Setelah dilakukan posting transaksi IN – AR
– AP – CA – FA – GL maka jurnal dapat ditampilkan pada subsidiary ledger.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 180 of 224
6.9. [F0330206] Cost Center Summary

Cost Center Quick Summary memberikan informasi saldo awal, mutasi debit, mutasi kredit dan saldo
akhir setiap GL Account yang dikelompokkan berdasarkan Cost Center ID dari masing masing
dimensi Cost Center Group. Cost Center Detail menampilkan informasi detail transaksi dari setiap GL
Account untuk Cost Center ID yang dipilih.
Skenario 6.9.a. Menampilkan cost center summary
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Report \ Cost Center Summary

Button cost center detail untuk melihat daftar jurnal dari perkiraan yang sedang disorot/dipilih pada
browse cost center quick summary.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 181 of 224
6.10. [F0082907] Financial Report Formatter

Financial Report Formatter menyediakan fasilitas untuk menghasilkan laporan keuangan dengan
pilihan berikut ini:
• Pengaturan parameter dengan menggunakan Segment Chart of Account dan GL Cost Center.
• Menggunakan data dari satu Entity ID atau konsolidasi dari beberapa Entity ID.
• Perbandingan dengan Budget
• Setiap baris di laporan keuangan (Row of Report) dapat memiliki beberapa kelompok GL
Account, guna mengakomodasi kebutuhan format laporan keuangan.
Jumlah kolom (Column of Report) dapat diatur mulai dari 1 sampai dengan 13 kolom yang bersumber
dari saldo transaksi atau budget, period relative, period absolute, year ID atau rumus perhitungan
antar kolom guna mengakomodasi kebutuhan kolom yang menampilkan data Bulan Ini, Year to Date,
Sampai dengan Bulan lalu, Tahun lalu, Tahun tertentu, Selisih antar kolom atau Penjumlahan antar
kolom.
Skenario 6.10.a. Membuat laporan balance sheet
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Report \ Financial Report Formatter

a) Insert Report Formatter baru menggunakan Button Insert

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 182 of 224
Keterangan:
• Report ID: Kode Laporan terdiri dari 5 character.
• Display Current Period Description: Jika di-tick on maka akan pada cetakan laporan akan
ditampilkan periode dan nama periode di bawah nama laporan.
• Description: Deskripsi atau nama laporan. Maksimal berisi 50 karakter. Akan ditampilkan dalam
cetakan laporan sebagai nama/judul laporan.
• Description 2: Sub judul atau keterangan tambahan untuk laporan. Maksimal berisi 50 karakter.
Akan ditampilkan dalam cetakan laporan di bawah keterangan periode.
• Header Note: Catatan tambahan yang akan ditempatkan pada bagian atas/header dari laporan.
Dapat digunakan untuk menampilkan nama dan alamat perusahaan atau informasi lainnya.
Maksimal berisi 500 karakter.
• Footer Note: Catatan tambahan yang akan ditempatkan pada bagian bawah/footer dari laporan.
Maksimal berisi 500 karakter.
• Number of Column: Banyaknya kolom yang akan ditampilkan dalam cetakan laporan, nilainya
berkisar antara 1 dan 13.
Tab compare with: untuk mengatur lingkup perkiraan yang akan dijadikan sebagai dasar
perbandingan isi field from – to Account ID.

Keterangan:
• From – To Account ID: Lingkup perkiraan yang digunakan sebagai dasar perbandingan. Dalam
pengisiannya user dapat menggunakan lookup ataupun mengetikkannya secara manual. Nilai
yang diisikan tidak harus merupakan kode perkiraan, melainkan dapat juga berupa sekumpulan
karakter be rupa angka atau huruf yang menandakan ambang batas bawah dan ambang batas
atas dari perkiraan, misalnya : From Account ID = 0 dan To Account ID = Z.
• Amount Type: Cara perhitungan nilai yang menjadi dasar perbandingan. Ada 7 cara perhitungan
yang dapat digunakan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 183 of 224
 Tampilan Pilihan Keterangan
Begin Menampilkan saldo awal transaksi saja
Balance Sheet Perhitungan nilai seperti neraca, dimana untuk perkiraan dengan
jenis aktiva/asset (A) dan biaya/expense (E), akan dihitung dengan
cara: saldo awal + debit – kredit, sedangkan jika jenisnya passive /
liability (L) dan pendapatan/revenue (R), maka cara menghitungnya
adalah saldo awal – debit + kredit
Income Statement Perhitungan nilai seperti laba/rugi, dimana
untuk semua perkiraan akan dihitung dengan
cara kredit – debit, tanpa memperhatikan jenis
dan saldo awalnya
DB only Menampilkan nilai transaksi debet saja
CR only Menampilkan nilai transaksi kredit saja
Begin+DB-CR Memaksa perhitungan dengan cara tersebut
Begin-DB+CR Memaksa perhitungan dengan cara tersebut

• Use Column Filter: Menentukan apakah batasan kolom juga akan diterapkan sebagai batasan
pada perkiraan dasar perbandingan. Jika di-tick off, maka batasan kolom tidak ikut diterapkan
sebagai batasan perkiraan dasar perbandingan. Sebaiknya jika di-tick on dan lingkup kode
perkiraan dasar perbandingan diisi, maka batasan kolom juga akan diterapkan sebagai batasan
perkiraan dasar perbandingan.
b) Klik Button Save
c) Buat baris report dengan klik Button Rows

d) Klik Button Insert untuk menambah row baru

e) Untuk membuat baris judul kelompok akun, pada New GL Report Rows input sbb

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 184 of 224
Row ID: 100
Description: ASSET
Row Type: Blank (karena sebagai judul dan tidak ada nilai)

Keterangan:
• Row ID: Nomor baris dalam laporan. Nomor ini menentukan urutan tampilan dan urutan
pemrosesan baris-baris dalam laporan. User sebaiknya menentukan nomor tidak secara urut
satu-persatu seperti 1,2,3,4... dan seterusnya, namun dalam interval seperti 10, 20, 30 dan
seterusnya. Tujuannya untuk mempermudah penyisipan suatu baris yang tidak terpikirkan
sebelumnya.
• Description: Deskripsi atau nama baris. Field ini tidak harus diisi, tetapi disarankan untuk diisi
karena field ini ditampilkan dalam laporan. Maksimal 255 karakter. Ada 3 jenis baris:
1. Accounts
Digunakan untuk menghitung nilai dari satu atau beberapa perkiraan. Jika dipilih, maka field
Amount Type dan Sign akan di-enable, serta tab “Account” dari Row Detail akan diaktifkan (di-
enable), sedangkan tab “Row Total” akan di-disable. User dapat mengisikan kode perkiraan yang
akan dimasukkan dalam perhitungan ke dalam row detail tersebut.
2. Row Totals
Digunakan untuk menampilkan hasil penjumlahan nilai dari beberapa baris dalam laporan. Jika
dipilih, maka tab “Row Total” dari Row Detail akan di-enable, sedangkan tab “Account” akan di-
disable, begitu juga field Amount Type akan di-disable. User dapat mengisikan kode baris yang
akan dijumlah pada row detail tersebut.
3. Blank
Digunakan sebagai judul dan tidak mempunyai nilai. Jika dipilih, maka tab “Account” maupun
“Row Total” di Row Detail akan di-disable. Field Amount Type dan Sign juga akan di- disable.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 185 of 224
• Amount Type: Cara perhitungan perkiraan-perkiraan dalam suatu baris laporan. Cara perhitungan
ini sebenarnya sama dengan cara perhitungan pada perkiraan dasar perbandingan.
Tampilan Pilihan Keterangan
Begin Menampilkan saldo awal transaksi saja
Balance Sheet Perhitungan nilai seperti neraca, dimana untuk perkiraan dengan jenis
aktiva/asset (A) dan biaya/expense (E), akan dihitung dengan cara:
saldo awal + debit – kredit, sedangkan jika jenisnya passive / liability
(L) dan pendapatan/revenue (R), maka cara menghitungnya adalah
saldo awal – debit + kredit
Income Statement Perhitungan nilai seperti laba/rugi, dimana untuk semua perkiraan
akan dihitung dengan cara kredit – debit, tanpa memperhatikan jenis
dan saldo awalnya
DB only Menampilkan nilai transaksi debet saja
CR only Menampilkan nilai transaksi kredit saja
Begin+DB-CR Memaksa perhitungan dengan cara tersebut
Begin-DB+CR Memaksa perhitungan dengan cara tersebut

• Sign: Menentukan bagaimana tanda positif/negatif dari suatu nilai ditampilkan dalam cetakan
laporan. Ada 3 pilihan yang disediakan, yaitu:
1. Normal: Menampilkan nilai aslinya (seperti apa adanya)
2. Absolute: Menampilkan nilai positifnya
3. Reversed: Menampilkan nilai kebalikannya. Jika positif maka akan ditampilkan negative dan
jika negative akan ditampilkan positif.
• Print Style: Menentukan bagaimana nilai-nilai dari suatu baris laporan ditampilkan, seperti
aslinya, diberi garis bawah atau tidak ditampilkan sama sekali.

Tampilan Pilihan Keterangan

Normal Menampilkan nilai aslinya (seperti apa adanya)
Do not print Baris ini tidak ditampilkan sama sekali. Biasanya digunakan untuk
menampung hasil perhitungan sementara. Hasil perhitungannya di-
pergunakan di baris-baris berikutnya, tetapi baris itu sendiri tidak
perlu ditampilkan.
Underline Menampilkan nilai dengan garis bawah. Biasanya digunakan untuk
menandai total amount.

• Use In Calculation: Menentukan apakah perubahan tanda dari nilai pada baris laporan ini akan
diterapkan juga dalam perhitungan selanjutnya atau tidak. Penggunaan option ini sangat
tergantung pada pengaturan “Sign”. Jika sign yang dipilih Normal, maka pengaturan option ini
tidak akan berdampak apa-apa pada laporan. Akan tetapi jika sign yang dipilih Absolute atau
Reverse, maka penggunaan option ini akan mempengaruhi perhitungan selanjutnya yang
menggunakan baris ini. Pengaruh:
Jika di-tick off, maka perubahan tanda akibat pengaturan “Sign” hanya akan berpengaruh pada
tampilan di cetakan, tetapi nilai aslinya tidak ikut berubah tanda. Contoh: Nilai = -10.000 dengan

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 186 of 224
 Sign = Absolute, di cetakan akan tampil sebagai 10.000, tetapi nilai tetap disimpan sebagai -
10.000. Jika pada baris berikutnya merupakan penjumlahan dari baris tersebut dengan baris di
atasnya(nilai = 3.000), maka tampilan baris berikutnya adalah 3.000 + ( -10.000) = -7.000.
Jika di-tick on, maka perubahan tanda akibat pengaturan “Sign” akan be rpengaruh pada tampilan
di cetakan dan pada nilai asli. Nilai akan diubah sesuai dengan hasil pengaturan Sign. Contoh:
Nilai = -10.000 dengan Sign = Absolute, di cetakan akan tampil sebagai 10.000, nilai juga
disimpan sebagai 10.000. Jika pada baris berikutnya merupakan penjumlahan dari baris tersebut
dengan baris di atasnya (nilai = 3.000), maka tampilan baris berikutnya adalah 3.000 + 10.000 =
13.000.

f) Untuk membuat baris nilai akun, pada GL Report Rows input sbb:
Row ID: 111
Description: Cash & Cash Equivalent
Row Type: Account
Amount Type: Balance Sheet
Sign: Normal
Print style: Normal

g) Kemudian klik Save

h) Klik Change kemudian pada tab account insert nilai akun yang akan di-total, contoh :

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 187 of 224
Browse ini dipakai untuk menentukan lingkup perkiraan darimana angka laporan dihitung. Karena ada
kemungkinan tidak semua perkiraan antara A s/d B akan terpakai, maka user diberi kesempatan untuk
menentukan lebih dari satu lingkup (range) perkiraan untuk satu baris.
i) Untuk membuat baris total akun, pada GL report rows input sbb:
Row ID: 140
Description: TOTAL CURRENT ASSET
Row type: Row total
Amount type: Balance sheet
Sign: Normal
Print style: Normal

j) Klik Save
k) Pada tab account insert nilai akun yang akan ditotal, contoh sebagai berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 188 of 224
l) Selanjutnya insert column untuk membuat kolom 1 yaitu current month (bulan sekarang)
Cols ID: 1
Description: CURRENT MONTH
Column Type: Period, relative
Period No 1: 0

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 189 of 224
Keterangan:
• Column ID: Nomor kolom dalam laporan. Nomor ini menentukan urutan tampilan dan urutan
pemrosesan kolom – kolom dalam laporan.
• Cost Center Usage: Berupa droplist yang digunakan untuk menentukan tipe dari batasan cost
center yang akan digunakan. Ada 3 tipe yang dapat digunakan:
1. No Cost Center
Tidak ada batasan cost center. Perhitungan diambil dari detail transaksi atau dari buku besar,
tanpa memperhitungkan cost center. D igunakan dalam perhitungan-perhitungan umum yang
tidak memerlukan alokasi cost center.
2. Range Cost Center
Menggunakan lingkup cost center. Jika dipilih, maka tab C ost Center Parameters akan
ditampilkan/di-unhide. U ser dapat mengisikan lingkup cost center yang akan digunakan pada tab
tersebut. Perhitungan akan didasarkan pada transaksi cost center dalam lingkup yang ditentukan.
3. AND Cost Center
Memaksa perhitungan hanya dilakukan pada transaksi yang mempunyai kedua detail cost center
yang ditentukan. Transaksi yang mempunyai salah satu saja dari batasan cost center tidak akan
diperhitungkan. Jika user memilih tipe ini, maka tab Cost Center Parameters akan ditampilkan/
di-unhide dan user harus mengisikan kedua batasan cost center yang dimaksud pada tab ini.
• Description: Deskripsi atau nama kolom. M aksimal 25 karakter
• From Budget: Option ini digunakan jika perhitungan akan diambil dari jurnal perencanaan (budget
journal).
• Budget type: Menentukan batasan tipe jurnal perencanaan. User dapat memilih tipe jurnal
perencanaan yang diinginkan melalui tombol lookup atau mengetikkannya secara manual.
• Use Batch: Digunakan untuk membatasi perhitungan pada kelompok (batch) jurnal tertentu.
Option ini tidak umum digunakan tetapi disediakan untuk user yang mungkin memerlukannya.
• Batch ID: Menentukan batasan kelompok/batch jurnal. User dapat memilih kelompok/batch jurnal
melalui tombol lookup atau mengetikkannya secara manual.
• Column Type: Jenis kolom yang akan menentukan isian berikutnya:
Pilihan Keterangan
Period, relative Periode yang dipakai relatif terhadap periode yang sedang aktif
saat itu. M isalnya jika periode yang sedang aktif adalah [15], maka
untuk mendapatkan angka [14] kita harus menggunakan periode
relatif dengan isian [-1].
Period, absolute Periode yang dipakai adalah angka periode itu sendiri
Multiperiod Lingkup periode A s/d B
Year Angka setahun sesuai dengan tahun yang diisikan
IntraPeriod Angka di dalam dan tidak melewati satu periode, sehingga diten-
tukan dengan lingkup tanggal

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 190 of 224
 Column Total Angka adalah total/hasil penjumlahan antara kolom xx dengan
angka/konstanta, kolom xx dengan kolom yy, atau kolom xx s/d yy
Column Subtraction Angka adalah hasil pengurangan antara kolom xx dengan
angka/konstanta, kolom xx dengan kolom yy, atau kolom xx s/d yy
Column Multiplication Angka adalah hasil perkalian antara kolom xx dengan angka/kon-
stanta atau antara kolom xx dengan kolom yy
Column Division Angka adalah hasil pembagian antara kolom xx dengan angka/kon-
stanta atau antara kolom xx dengan kolom yy

• Period No 1: Menentukan periode atau angka relatif terhadap periode yang sedang aktif saat ini
dari transaksi yang akan dikalkulasi. Jika jenis kolomnya = Period, relative (PR), maka field ini
digunakan untuk mengisikan angka penambah/pengurang relatif terhadap periode yang sedang
aktif saat ini. Angka yang diisikan dapat berupa angka negative, positif atau nol, sesuai dengan
kebutuhan user. Jika jenis kolomnya = Period, absolute (PA), maka field ini digunakan untuk
mengisikan periode yang akan digunakan dalam perhitungan. Jika jenis kolomnya = Multi period
(MP), maka field ini menyatakan batas bawah dari lingkup periode transaksi.
• Period No 2: Menentukan batas atas dari lingkup periode transaksi (untuk jenis kolom = Multi
period).
• Date 1/Date 2: Lingkup tanggal dalam suatu periode. Digunakan jika jenis kolom yang dipilih
adalah Intra Period.
• From Column/To Column: Lingkup kolom atau batasan kolom dan konstanta yang digunakan jika
jenis kolom yang dipilih adalah Column Total (CT), Colum Subtraction (CS), Colum Multiplication
(CM), atau Column Division (CD). Jika with = “Constant”, maka From Column akan didefinisikan
sebagai Column dan digunakan untuk menentukan kode kolom yang akan dikalkulasi.
Sedangkan To Column akan didefinisikan sebagai Constant dan digunakan untuk menentukan
angka/konstanta dengan mana kolom akan dikalkulasikan Jika with = “Column” dan jenis kolom
nya CT, CS serta option Range Column di-tick off atau jenis kolomnya CM, CD, maka From
Column akan didefinisikan sebagai Column 1 dan digunakan untuk menentukan kolom pertama
yang akan dikalkulasi. Sedangkan To Column akan didefinisikan sebagai Column 2 dan
digunakan untuk menentukan kolom kedua dengan mana kolom pertama akan dikalkulasikan.
Jika w ith = “Column” dan jenis kolom nya CT, CS serta option Range Column di -tick on, maka
From/To Column digunakan untuk menentukan lingkup kolom yang akan dikalkulasi (dari kolom
“From Column” s/d “To Column”).
• Currency ID: Merupakan mata uang yang digunakan sebagai dasar pelaporan. Mata uang yang
dapat dipilih adalah mata uang 1 (1st currency) atau mata uang 2 (2nd currency).

Tab segment parameter

Pembatasan segmen ini akan sangat berguna jika user hendak membandingkan nilai suatu segmen
dengan segmen lainnya. Misalnya: user hendak menampilkan nilai entity 01 dan nilai entity 02 untuk
dibandingkan, maka segmen entity pada kolom pertama dibatasi hanya entity 01, sedangkan pada
kolom kedua dibatasi hanya entity 02.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 191 of 224
m) Selanjutnya insert column untuk membuat kolom 2 yaitu Last Month (bulan lalu)
Cols ID: 2
Description: LAST MONTH
Column type: Period, relative
Period No 1: -1

Tab segment parameter

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 192 of 224
Contoh tampilan Report Balance Sheet (Neraca)

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 193 of 224
Skenario 6.10.b. Membuat laporan income statement
Income statement dengan 2 kolom
Kolom 1: Current Month (bulan sekarang)
Kolom 2: Month to Date (dari awal tahun sampai bulan ini)
a) Insert Report Formatter baru
Report ID: IS01
Description: INCOME STATEMENT
Number of Column: 2
Tab General

Tab compare with

b) Pilih amount type: Income Statement

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 194 of 224
c) Kemudian klik Button Save, dan tambahkan user di tab Users.
Fitur button Rows

a) Klik Button insert untuk menambahkan row baru

b) Untuk membuat baris judul kelompok akun, input pada New GL Report Rows
Form [F0084109] New GL Report Rows

Row ID: 400

Description: SALES REVENUE
Row Type: Blank (karena sebagai judul dan tidak ada nilai)
Amount type: Income Statement

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 195 of 224
c) Untuk membuat baris nilai akun, pada GL report rows input sebagai berikut
Form [F0084109] New GL Report Rows

Row ID: 410

Description: Gross Sales
Row Type: Account
Amount type: Income Statement
Sign: Normal
Print Style: Normal
d) Klik Save
e) Pada tab account, insert nilai akun yang akan ditotal, contoh sebagai berikut

f) Untuk membuat baris total akun, pada GL report rows input sebagai berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 196 of 224
Row ID: 490
Description: TOTAL SALES REVENUE
Row Type: Row Totals
Amount type: Income Statement
Sign: Normal
Print Style: Normal
g) Klik Save

h) Pada tab Account insert nilai akun yang akan ditotal

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 197 of 224
i) Selanjutnya insert Column untuk membuat kolom 1 yaitu Current Month

j) Insert Tab ID dengan data sebagai berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 198 of 224
Cols ID: 1
Description: CURRENTH MONTH
Column Type: Period Relative
Period No 1: 0
Tab segment parameter

k) Selanjutnya insert column untuk membuat kolom 2 yaitu MONTH TO DATE

Cols ID: 2
Description: MONTH TO DATE

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 199 of 224
Column type: Period, relative
Period No 1: -2
Tab Segment Parameters

Tampilan report Income Statement

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 200 of 224
7. Financial Closing
Proses Financial Closing dapat dilakukan dengan mudah untuk setiap Accounting Period guna
kelancaran proses penutupan suatu accounting period tertentu dan menghasilkan Financial
Statements (Laporan Keuangan) yang akurat.
7.1. [F0288804] Exchange Rate
Exchange Rate adalah master data kurs (nilai tukar) atas suatu CurrencyID dibandingkan dengan
home Currency pertama untuk suatu tipe Exchange Rate (Exchange Rate Type) tertentu. Nilai tukar
atas suatu CurrencyID yang sama bisa memiliki nilai tukar (kurs) yang berbeda jika Exchange Rate
Typenya berbeda.
Skenario 7.1.a. Setting rate commercial untuk 01-03-2020 s/d 31-03-2020
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Master \ Common Master \ Exchange Rate

a) Klik Button Insert untuk membuat rate baru kemudian pilih XR type = commercial XR rate dan
from/to date diisi tanggal rate yang akan disetting.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 201 of 224
b) Klik Button Save untuk menyimpan rate id
c) Klik record rate id yang baru saja terbentuk kemudian klik Insert pada form sebelah kiri

d) Klik Button Insert

e) Isikan nilai kurs untuk currency USD seperti berikut kemudian klik Save untuk simpan.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 202 of 224
7.2. [F0232302] Recalculate Inventory

Recalculate Inventory tersedia untuk menghitung ulang nilai inventory atas suatu Entity Set untuk
period ID tertentu. Proses ini diperlukan ketika ada transaksi yang memiliki tanggal transaksi back-
dated, proses cost allocation selesai dijalankan, proses roll-up ulang inventory standard cost, atau
proses revaluate inventory cost selesai dijalankan. Recalculate inventory sekaligus menghitung ulang
quantity mutasi inventory.
Skenario 7.2.a Melakukan proses recalculate inventory periode Feb-2020
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Recalculate Inventory

Syarat recalculate inventory dapat diproses pada periode tersebut yaitu

• Current period dalam keadaan open
• Belum ada transaksi inventory yang di-post atas entity id atau entity set id yang dipilih. Jika sudah
ada yang di-post maka akan tampil warning

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 203 of 224
• Transaksi–transaksi yang akan dihitung ulang adalah yang mempengaruhi saldo stok dan nilai di
menu Item, yaitu:
o Receiving
o Purchase Return
o Shipment
o Sales Return
o Inventory Debit Adjustment
o Inventory Credit Adjustment
o Item Conversion
o Location Transfer
• Tanggal dan waktu transaksi-transaksi tersebut lebih kecil atau sama dengan batas tanggal dan
waktu yang ditentukan dalam proses.
• Perhitungan nilai persediaan dilakukan berdasarkan dua mata uang, yaitu: mata uang I (1st
currency) dan mata uang II (2nd currency)
• Jika proses recalculate dilakukan untuk satu item saja, maka perhitungan ulang hanya dilakukan
untuk item yang dipilih saja

7.3. [F0233002] Inventory Cost Revaluation

Inventory Cost Revaluation menu yang digunakan untuk merevaluasi inventory unit cost atas item
Group tertentu atau semua Item ID dengan mengacu pada Purchase Price ID yang dipilih. Proses ini
akan menghasilkan transaksi auto Inventory Adjustment In atau Inventory Adjustment Out sebesar
penambahan atau pengurangan value atas inventory cost karena nilai purchase price yang menjadi
acuan proses revaluasi memiliki unit price yang berbeda dengan nilai inventory cost yang ada.
Skenario 7.3.a Melakukan proses inventory cost revaluation
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Inventory Cost Revaluation

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 204 of 224
a) Tekan Button Insert untuk memulai proses
b) Masukkan tanggal proses cost revaluation kemudian Save.

c) Klik Button Prepare Cost Revaluation

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 205 of 224
d) Masukkan parameter grouping item dan location sebagai filter untuk item yang dikeluarkan.
Kemudian klik OK

e) Klik Button View/Edit Result

f) Masukkan nilai unit cost yang baru di kolom New Unit Cost kemudian klik Save maka selisih nilai
yang lama dan baru akan dikalkulasi pada kolom cost difference.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 206 of 224
g) Jika sudah sesuai maka klik Button Confirm maka system otomatis akan update nilai unit cost
yang baru.

7.4. [F0235006] Write Off Inventory Value

Write Off Inventory Rounding adalah proses untuk write-off atas nilai pembulatan dari inventory
value atas item ID tertentu di location ID tertentu yang sudah memiliki stock on hand quantity = nol.
Skenario 7.4.a Melakukan proses write off inventory value
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Write Off \ Write Off Inventory Rounding

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 207 of 224
Ketika di klik Button OK maka system akan menge-nolkan saldo inventory yang nilai valuenya kurang
dari 10.

7.5. [F0390309] Batch Create Journal & Post

Batch Create Journal & Post adalah menu untuk menjalankan proses create System Generated
Journal dari transaksi Inventory, Manufacturing, Account Payable, Account Receivable, Cash
Management, dan Fixed Asset. Menu ini juga digunakan untuk proses posting semua GL Journal dan
System Generated Journal di current period. Proses calculate depreciation juga ada di menu ini.
Skenario 7.5.a. Melakukan proses batch create journal & post

Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Note: UserID harus memiliki akses di:
• Transaction type atas transaksi yang akan diprocess/post create journal
• Entity & SiteID atas transaksi yang akan diprocess/post create journal
• Journal BatchID yang menjadi tujuan create journal
Menu: Orlansoft \ Process \ Batch Create Journal & Post

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 208 of 224
a) From Entity = (pilih entity awal), To = (pilih entity akhir)
b) Lakukan checklist pada modul yang akan di-posting transaksinya.
Note:
• Posting modul transaksi harus berurutan dimulai dari modul IN – MF – AP – AR – CA – FA – GL.
• Posting transaksi AP tidak dapat dilakukan jika transaksi modul IN belum di-posting.
• Posting transaksi AR tidak dapat dilakukan jika transaksi modul IN maupun AP belum di-posting.
• Dst.
Klik Button Process untuk menjalankan proses posting semua transaksi sesuai dengan option yang
di-checklist. Jika ada warning error transaksi gagal di-posting maka dapat klik Button Print Failed
untuk mengeluarkan report yang menampilkan transaksi-transaksi yang gagal di-posting.
Penjelasan masing-masing option:
• Create Inventory Journal: proses mem-posting transaksi IN yang meliputi Receiving, Shipment,
Purchase Return, Sales Return, Location Transfer, Intersite Transfer, Instersite Receipt, Item
Conversion, Inventory Adjustment In, Inventory Adjustment Out secara bersamaan berdasarkan
entity yang sudah ditentukan dalam satu periode.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 209 of 224
 Jurnal yang dihasilkan transaksi IN masuk ke System Generated Journals di modul GL. Satu
transaksi akan menghasilkan satu jurnal dengan nomor jurnal sama dengan nomor transaksi.
Contoh jurnal yang dihasilkan:

o Transaksi receiving

o Transaksi Shipment

• Create Manufacturing Journal: proses mem-posting transaksi MF yang meliputi Transfer Material
to Production, Issue Material, Receipt FG/Product, Hours Accounting, Inspection Receipt FG, Lo-
cation Transfer, Close Production Order secara bersamaan berdasarkan entity yang sudah diten-
tukan dalam satu periode.
Jurnal yang dihasilkan transaksi MF masuk ke System Generated Journals di modul GL. Satu
transaksi akan menghasilkan satu jurnal dengan nomor jurnal sama dengan nomor transaksi.
Jurnal selalu dibuat dalam minimal dua baris (sisi debet dan kredit). Contoh jurnal yang dihasilkan
yaitu
o Transaksi Receipt FG Product

• Create Account Payable Journal: proses mem-posting transaksi AP yang meliputi Purchase
Invoice, AP Credit Adjustment, AP Debit Adjustment, Purchase Return Invoice secara bersamaan
berdasarkan entity yang sudah ditentukan dalam satu periode. Satu transaksi akan menghasilkan
satu jurnal dengan nomor jurnal sama dengan nomor transaksi. Contoh jurnal yang dihasilkan:
o Transaksi Purchase Invoice

o Transaksi Purchase Return Invoice (Note: transaksi purchase return harus sudah di-posting
terlebih dahulu)

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 210 of 224
• Create Account Receivable Journal: proses pembuatan jurnal untuk semua transaksi AR meliputi
transaksi Sales Invoice, Sales Return Invoice, AR Debit Adjustment, AR Credit Adjustment.
Fungsinya hampir sama dengan Button Post di masing-masing browse transaksi, hanya saja jika
di browse, user melakukan posting satu persatu transaksi. Sedangkan melalui proses ini user
dapat melakukan posting secara bersamaan terhadap beberapa transaksi AR untuk satu periode
tertentu. Contoh jurnal yang dihasilkan yaitu
o Transaksi Sales Invoice

o Transaksi Sales Return Invoice (Note: transaksi sales return harus sudah di-posting terlebih
dahulu)

• Create Cash and Bank Journal: proses pembuatan jurnal untuk semua transaksi cash dan bank
meliputi Cash Receipt, Bank Receipt, Cash Disbursement, Bank Disbursement, Receive Check,
Deposit Receive Check, Issue Check, Clear/Cancel Issue Check, Cash Advance Settlement.
Fungsinya hampir sama dengan Button Post di masing-masing browse transaksi, hanya saja jika
di browse, user melakukan posting satu persatu transaksi. Sedangkan melalui proses ini user
dapat melakukan posting secara bersamaan terhadap beberapa transaksi CA untuk satu periode
tertentu.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 211 of 224
 Contoh jurnal yang dihasilkan yaitu
o Transaksi Cash Receipt

o Transaksi Bank Disbursement

• Create Fixed Asset Journal: proses pembuatan jurnal untuk semua transaksi FA meliputi transaksi
Addition, Disposal, Debit Adjustment dan Credit Adjustment. Fungsinya hampir sama dengan
Button Post di masing-masing browse transaksi, hanya saja jika di browse, user melakukan posting
satu persatu transaksi. Sedangkan melalui proses ini user dapat melakukan posting secara
bersamaan thd beberapa transaksi FA utk satu periode tertentu. Contoh jurnal yang dihasilkan
yaitu
o Transaksi Addition

o Transaksi Disposal

• Calculate Depreciation: proses untuk menghitung nilai penyusutan (depreciation) berdasarkan

metode depresiasi yang ada di masing-masing Fixed Asset ID. Proses ini akan menghasilkan jurnal
penyusutan untuk masing-masing entity. Jurnal yang dihasilkan dapat dilihat pada modul GL menu
Transaction | Journals.
• Post Journal: proses mem-posting jurnal modul IN, MF, AP, AR, CA, FA menjadi GL journal secara
bersamaan berdasarkan entity dalam satu periode. Fungsinya hampir sama dengan Button Post
di menu System Generated Journal. Dengan posting GL journal maka semua nilai perkiraan yang
ada pada jurnal akan ditambahkan ke saldo perkiraan yang dapat diakses pada menu summary
balance (Bab 6.21) sehingga pada periode tersebut telah siap dicetak laporan keuangannya.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 212 of 224
7.6. [F0390408] Batch Cancel Journal & Unpost

Batch Cancel Journal & Unpost adalah menu yang digunakan untuk proses unpost semua GL Journal
dan System Generated Journal di current period. Proses ini juga untuk menjalankan proses cancel
(menghapus) System Generated Journal dari transaksi Inventory, Manufacturing, Account Payable,
Account Receivable, Cash Management, dan Fixed Asset. Proses cancel depreciation juga ada di
menu ini.
Skenario 7.6.a Melakukan proses batch cancel journal & unpost
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Batch Cancel Journal & Unpost

Klik Button Process untuk menjalankan proses unpost semua transaksi sesuai dengan option yang
di-checklist. Jika ada warning error transaksi gagal di- unpost maka dapat klik Button Print Failed
untuk mengeluarkan report yang menampilkan transaksi-transaksi yang gagal di-unpost.
Penjelasan masing-masing option:
• Unpost Journal: proses membatalkan jurnal modul GL secara bersamaan sesuai batasan entity
dan batch journal sesuai parameter. Pengaruhnya yaitu semua jurnal GL yang terbentuk dihapus.
• Cancel Depreciation: proses untuk membatalkan jurnal depresiasi yang terbentuk di current
period, sekaligus juga me-reset nilai penyusutan di Fixed Asset Balance atas semua Fixed Asset

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 213 of 224
 ID di current period. Tidak bisa Cancel Depreciation jika period berikutnya sudah dilakukan
Calculate Depreciation.
• Cancel Fixed Asset Journal: proses membatalkan jurnal untuk semua transaksi FA. Jika di
periode yang sudah di-calculate depreciation maka tidak bisa di-unpost FA dan tampil pesan
"Cannot unpost because this period already calculate depreciation. Depreciation in this period
must be cancelled first."
• Cancel Cash and Bank Journal: proses membatalkan jurnal modul CA secara bersamaan sesuai
batasan entity dan batch journal sesuai parameter. Pengaruhnya yaitu semua jurnal di menu cash
dan bank yang terbentuk akan dihapus.
• Cancel Account Receivable Journal: proses membatalkan jurnal modul AR secara bersamaan
sesuai batasan entity dan batch journal sesuai parameter. Pengaruhnya yaitu semua jurnal
transaksi AR yang terbentuk akan dihapus.
• Cancel Account Payable Journal: proses membatalkan jurnal modul AP secara bersamaan
sesuai batasan entity dan batch journal sesuai parameter. Pengaruhnya yaitu semua jurnal
transaksi AP yang terbentuk akan dihapus.
• Cancel Manufacturing Journal: proses membatalkan jurnal modul MF secara bersamaan sesuai
batasan entity dan batch journal sesuai parameter. Pengaruhnya yaitu semua jurnal transaksi MF
yang terbentuk akan dihapus.
• Cancel Inventory Journal: proses membatalkan jurnal modul IN secara bersamaan sesuai
batasan entity dan batch journal sesuai parameter. Pengaruhnya yaitu semua jurnal transaksi IN
yang terbentuk akan dihapus.

7.7. [F0407403] Transfer Balance

Proses transfer balance untuk memindahkan perpindahan saldo atas nilai inventory dan GL COA ke
Accounting Period berikutnya. Proses ini diperlukan ketika ada transaksi Inventory atau GL Journals
yang back-dated.
Skenario 7.7.a Melakukan proses transfer balance
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Transfer Balance

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 214 of 224
a) Tick-on option yang ingin ditransfer balance dan klik “OK”.
b) Status default adalah No Status. Saat dalam proses transfer maka menjadi Process. Untuk yang
belum diproses, Waiting. Jika berhasil maka status menjadi Completed. Jika user close menu
dan kembali lagi maka status kembali menjadi No Status.
c) Jika proses sukses maka pada kolom Notes akan muncul Success. Jika gagal maka akan mun-
cul Failed (alasan gagal).
Penjelasan option:
• Inventory Transfer Balance: proses perpindahan saldo perkiraan inventory dari current period ke
periode selanjutnya.
• Cash Transfer Balance: proses perpindahan saldo perkiraan cash dan bank dari current period
ke periode selanjutnya.
• Fixed Asset Transfer Balance: proses perpindahan saldo perkiraan fixed asset dari current period
ke periode selanjutnya.
• GL Transfer Balance: proses perpindahan saldo GL dari current period ke periode selanjutnya.

7.8. [F0408400] Closing Accounting Period

Closing Accounting Period dapat dilakukan secara parsial dengan urutan prioritas sebagai berikut:
1. Inventory Period (termasuk transaksi inventory dari Orlansoft Manufacturing)
2. Account Payable atau Account Receivable Period (boleh mana lebih dahulu)
3. Cash Period (dapat dilakukan sebelum Closing Inventory Period)
4. Fixed Asset Period
5. GL Period
Tersedia pilihan temporary atau permanent closed

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 215 of 224
Skenario 7.8.a. Melakukan proses Closing Accounting period
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Closing Accounting Period

a) Tick-on option yang ingin dilakukan closing dan klik “Close” atau “Close Permanently”.
b) Jika proses sukses maka pada kolom Notes akan muncul Success. Jika gagal maka akan muncul
Failed (alasan gagal).
Penjelasan option:
• Close Inventory Period: proses yang akan menjadikan status dari periode sekarang ditutup atau
ditutup secara permanen. Semua transaksi pada periode yang ditutup tidak dapat diubah. Pilih
Button Close jika ingin menutup kembali atau Button Close Permanently untuk menutup secara
permanent. Status modul IN pada periode sekarang akan menjadi Closed atau Closed Perma-
nently. Jika periode sekarang akan di-close permanently maka modul IN pada periode sebe-
lumnya juga sudah harus di-close permanently.
• Close Account Payable Period: proses untuk menutup period agar user tidak dapat melakukan
perubahan pada transaksi AP (memasukkan data baru, mengubah dan menghapus data) pada
periode tersebut. Pilih Button Close jika ingin menutup kembali atau Button Close Permanently
untuk menutup secara permanent. Status modul AP pada periode sekarang akan menjadi Closed
atau Closed Permanently.
• Close Account Receivable Period: proses untuk menutup period agar user tidak dapat melakukan
perubahan pada transaksi AR (memasukkan data baru, mengubah dan menghapus data) pada
periode tersebut. Pilih Button Close jika ingin menutup kembali atau Button Close Permanently
untuk menutup secara permanent. Status modul AR pada periode sekarang akan menjadi Closed
atau Closed Permanently.

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 216 of 224
• Close Cash Period: proses untuk menutup period agar user tidak dapat melakukan perubahan
pada transaksi cash dan bank (memasukkan data baru, mengubah dan menghapus data) pada
periode tersebut. Pilih Button Close jika ingin menutup kembali atau Button Close Permanently
untuk menutup secara permanent. Status modul Cash pada periode sekarang akan menjadi
Closed atau Closed Permanently.
• Close Fixed Asset Period: proses untuk menutup period agar user tidak dapat melakukan peru-
bahan pada transaksi FA (memasukkan data baru, mengubah dan menghapus data) pada peri-
ode tersebut. Pilih Button Close jika ingin menutup kembali atau Button Close Permanently untuk
menutup secara permanent. Status modul FA pada periode sekarang akan menjadi Closed atau
Closed Permanently.
• Close GL Period: Proses yang akan menjadikan status dari periode sekarang ditutup atau ditutup
secara permanen.

7.9. [F0408509] Reopen Accounting Period

Reopen Accounting Period tersedia untuk accounting period yang berstatus temporary closed.
Skenario 7.9.a Melakukan proses reopen accounting period
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Reopen Accounting Period

a) Tick-on option yang ingin diproses dan klik “OK”.

b) Urutan open dimulai dari GL Period sampai dengan Inventory sehingga bila semua Close, hanya
option “Reopen GL Period” yang ditampilkan (unhide).

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 217 of 224
c) Status modul periode berikutnya harus dalam keadaan Open. Jika modul periode berikutnya su-
dah close maka proses Reopen modul gagal.
Penjelasan option:
• Reopen GL Period: proses untuk menjadikan status periode sekarang dibuka. Ini hanya dimung-
kinkan jika periode ini tidak ditutup secara permanen
• Reopen Fixed Asset Period: digunakan untuk membuka kembali status modul FA di periode yang
sudah ditutup sementara. Proses ini digunakan bila setelah suatu periode yang sudah ditutup
kemudian ditemukan kesalahan sehingga harus melakukan perbaikan-perbaikan tertentu.
Setelah dilakukan proses ini, maka semua Button pada transaksi modul FA akan aktif kembali.
• Reopen Cash Period: digunakan untuk membuka kembali status modul CA di periode yang sudah
ditutup sementara. Proses ini digunakan bila setelah suatu periode yang sudah ditutup kemudian
ditemukan kesalahan sehingga harus melakukan perbaikan-perbaikan tertentu. Setelah dil-
akukan proses ini, maka semua Button pada transaksi modul CA akan aktif kembali.
• Reopen Account Receivable Period: digunakan untuk membuka kembali status modul AR di peri-
ode yang sudah ditutup sementara. Proses ini digunakan bila setelah suatu periode yang sudah
ditutup kemudian ditemukan kesalahan sehingga harus melakukan perbaikan-perbaikan tertentu.
Setelah dilakukan proses ini, maka semua Button pada transaksi modul AR akan aktif kembali.
• Reopen Account Payable Period: digunakan untuk membuka kembali status modul AP di periode
yang sudah ditutup sementara. Proses ini digunakan bila setelah suatu periode yang sudah di-
tutup kemudian ditemukan kesalahan sehingga harus melakukan perbaikan-perbaikan tertentu.
Setelah dilakukan proses ini, maka semua Button pada transaksi modul AP akan aktif kembali.
• Reopen Inventory Period: digunakan untuk membuka kembali status modul IN di periode yang
sudah ditutup sementara. Proses ini digunakan bila setelah suatu periode yang sudah ditutup
kemudian ditemukan kesalahan sehingga harus melakukan perbaikan-perbaikan tertentu.
Setelah dilakukan proses ini, maka semua Button pada transaksi modul IN akan aktif kembali.

7.10. [F0290104] Set Closing Rate

Menetapkan Closing Rate atas Current Period akan digunakan untuk menu Calculate Unrealized
Forex Gain/Loss dan perhitungan auto realized forex gain/loss di transaksi Cash Management
(termasuk alokasi AR / AP Payment) untuk period ID berikutnya.
Skenario 7.10.a. Melakukan proses Set Closing Rate
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 15.
Menu: Orlansoft \ Process \ Set Closing Rate

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 218 of 224
Note: Rate yang dipilih diambil dari master exchange rate dengan range sesuai current period

7.11. [F0408301] Calculate Unrealized Forex Gain/Loss

Calculate Unrealized Forex Gain/Loss adalah proses perhitungan Unrealized foreign exchange
gain/loss calculation atas Outstanding Account Receivable (per transaksi), Outstanding Account
Payable (per transaksi), dan saldo akhir GL COA yang memiliki flag fixed currency = tick on untuk
period ID yang sedang aktif (Current Period).
Skenario 7.11.a. Melakukan proses Calculate unrealized forex gain/loss
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Calculate Unrealized Forex Gain/Loss

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 219 of 224
Penjelasan option:
• AP Unrealized Forex Gain/Loss : perhitungan selisih kurs yang belum direalisasi untuk semua
hutang yang belum lunas dan dilakukan pada akhir periode sesuai dengan kurs penutupan
(Closing Rate)
• AR Unrealized Forex Gain/Loss : perhitungan selisih kurs yang belum direalisasi untuk semua
piutang yang belum lunas dan dilakukan pada akhir periode sesuai dengan kurs penutupan
(closing rate).
• GL Unrealized Forex Gain/Loss : proses menghitung dan membuat jurnal selisih kurs yang belum
terealisasi dari kode-kode perkiraan di GL, dengan membandingkan saldo akhir mata uang asli
dengan saldo akhir dalam mata uang 1 (1st currency) /mata uang 2 (2nd currency).

7.12. [F0235105] Year-End Closing

Year-End Closing adalah proses yang memindahkan saldo semua GL Account dengan account type
= Revenue dan Expense ke Last Year Retained Earning Account yang sudah ditentukan di dalam
menu Entity Accounts & Setup.
Skenario 7.12.a. Melakukan proses year end closing
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Process \ Year-End Closing

Note: Proses ini dilakukan pada periode terakhir di tahun fiscal (bulan Desember) yang disetting pada
master accounting period untuk option “Fiscal Year End” = tick on.

7.13. [F0279604] Standart Report

Laporan standart yang telah disediakan Orlansoft yang digunakan dalam pengecekan transaksi-
transaksi yang sudah dimasukkan ke dalam sistem.
Skenario 7.13.a. Cetak laporan AR Aging
Gunakan login dengan user ID = 000ACC01 sebagai accounting di masing-masing cabang/entity. Pilih
current entity = 701, from = 701 to 701. Current site = 70, from = 70 to 70. Current period = 14.
Menu: Orlansoft \ Report \ Standart Report

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 220 of 224
Contoh cetak report AR Aging
a) Buat report id dengan tekan insert kemudian isikan seperti berikut

b) Klik Save
c) Klik Button Print

d) Isi parameter kemudian klik Run

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 221 of 224
Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 222 of 224
e) Hasil report AR Aging sebagai berikut

Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 223 of 224
Training Material - Orlansoft ERP for Financial Accounting Associate Version 1.2 Page 224 of 224