Patrascu Mihaela Hanelore Gestiunea arhivelor definitive
- 2. Prin arhiva generala intelegem asezamintul instituit cu scopul de a adaposti in localul sau(depozit)toate sau mai multe arhive speciale dintr-un tinut determinat. Un stat poate avea o arhiva generala (principiul concentrarii teritoriale) sau mai multe arhive locale regionale sau departamentale. In Romania avem Arhivele Nationale Istorice si mai multe arhive departamentale(M.Ap.N;SRI, MAE etc)
- 3. Arhiva Naţională Istorică are în subordine 41 direcţii judeţene care deţin elemente patrimoniale relevante în special pentru cultura regională, şi care au o răspundere culturală foarte mare pentru diverse comunităţi locale.
- 4. Arhivele create trebuie sa se inregistreze la ANI prin completarea si depunerea unei fise. Fiecare creator de arhiva de comun acord cu ANI, intocmeste un indicator specific in care sunt trecute toate formele de documente pe care le creaza. Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează: 1. • documentele scrise, după 30 de ani de la crearea lor; 2. • documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor; 3. • actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
- 5. 1. documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor; 2. • matricele sigilare, după scoaterea lor din uz. Creatorii şi deţinătorii de documente le pot deţine, după expirarea termenului de depunere, dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii, pe baza aprobării Arhivelor Naţionale sau a direcţiilor judeţene, după caz.. In această situaţie, creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin.
- 6. Cuprinde: documentele celor mai importante instituţii ale statelor româneşti în secolele XVIII-XX (Divanul de la Iaşi – 1786-1862, Judecătoria din Bucureşti – 1864- 1866, Senatul român – 1864-1944, Casa Regală – 1866- 1948 etc.) - fondul de documente al instituţiilor guvernamentale sau centrale (Comandamentul Militar din Bucovina – 1403-1786, Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul de Finanţe etc.) - fonduri documentare ale instituţiilor locale (prefecturi, documentele comitatelor şi scaunelor, ale primăriilor şi alte documente vechi, cum ar fi actele funcţionarilor primăriilor din Dej din anul 1236 până în anul 1968 etc.)
- 7. fondurile instituţiilor judecătoreşti (Curtea de Casaţie, Divanuri etc.) - fonduri de documente ale unor instituţii economice (de exemplu bresle extrem de diverse) - fonduri provenind de la autorităţile militare (cele mai vechi sunt cele ale Ordinului Cavalerilor Templieri – 1212 şi Bula de Aur – 1222; acte ale voievozilor, comandanţilor de oşti, guvernatori miliatri etc.) - fonduri documentare ale instituţiilor de sănătate (cum ar fi acte ale spitalelor de caritate din sec. XVIII).
- 8. fonduri documentare ale instituţiilor sociale şi de muncă (actele cele mai vechi fac referire la soarta săracilor, bolnavilor şi cerşetorilor – cele mai vechi datează din sec.XV şi au fost emise la Braşov) - fonduri ale instituţiilor de învăţământ (primele documente păstrate datează din sec. XVII) - fonduri documentare ale organizaţiilor religioase (actele mănăstirilor, bisericilor etc.) - acte personale şi documente de familie (cele mai vechi sunt privilegiile acordate diferitelor persoane sau familii, dar diversitatea documentelor din această categorie este extrem de mare)
- 9. Arhivele Naţionale Istorice achiziţionează, organizează, conservă şi asigură accesul prompt la colecţiile de documente pentru studiu şi alte interese ale membrilor societăţii şi comunităţilor locale, pe orice suport şi în orice format. ANI oferă asistenţă şi instruirea în spaţiile sale şi pentru utilizarea acestor materiale pentru a oferi facilităţi şi servicii pentru cercetare şi studiu. valorificarea şi facerea cunoscută a patrimoniului deţinut, unui public cât mai larg, urmărindu-se dezvoltarea culturală a societăţii şi a diverselor comunităţi particulare, precum şi protejarea drepturilor diverselor categorii de persoane private.
- 10. Arhiva are o dublă semnificaţie: un sistem de înregistrare şi documentele diverse înregistrate prin sistemul respectiv. Înregistrarea în cadrul arhivei este un proces extrem de riguros şi coerent, care are menirea de a ajuta la îndeplinirea misiunii prin facilitarea lucrului cu documentele, elementele patrimoniale componente ale arhivei.
- 11. Înregistrarea patrimoniului cultural este atât o problemă de evidenţă a elementelor deţinute, deci de control al lor, cât şi de accesiblitate. Fără o evidenţă corespunzătoare ar fi practic imposibil să se regăsească un anumit element printre sutele de mii sau milioanele de documente existente. Deci un prim pas în adoptarea unei politici adecvate care să determine atingerea misiunii unei arhive este alegerea celui mai potrivit sistem de arhivare.
- 12. Acesta presupune respectarea următoarelor principii: accesibilitatea, uşurinţa în citire şi înţelegere, integritatea informaţiei, relevanţa, reprezentativitatea, autenticitatea şi competenţa. Pentru a se putea realiza toate acestea nu este suficientă existenţa unei politici de arhivare adecvate, ci şi angajarea şi instruirea permanentă unor persoane competente în acest domeniu. La baza sistemului de arhivare stă în prezent un sistem informaţional complex, adecvat pentru gestionarea corespunzătoare a rhivelor, care facilitează la maximum regăsirea informaţiei solicitate.
- 13. trebuie stabilite criterii de selecţie a documentelor care fac parte din patrimoniul cultural naţional şi care sunt deţinute de o arhivă istorică/culturală. De asemenea trebuie stabilită o metodologie de depistare a acestor documente şi de obţinere a lor pentru mai buna lor conservare şi pentru a facilita accesul unui public cât mai variat la ele. Legislaţia în vigoare prevede, printre altele, modalitatea prin care se dezvoltă – în mod organic – patrimoniul Arhivelor Naţionale Istorice şi desemnarea elementelor care fac parte din Fondul Naţional. De asemenea arhivele istorice se pot dezvolta prin achiziţii de la diverşi proprietari de documente de importanţă culturală naţională sau locală (dacă este vorba de dezvoltarea patrimoniului unor arhive locale). Acestea se pot face de la alte organizaţii, inclusiv de la magazine de antichităţi, prin achiziţia totală sau parţială a unor fonduri arhivistice private sau prin achiziţia directă de documente propuse spre cumpărare de diverşi particulari. De asemenea donaţiile pot contribui la dezvoltarea unor arhive istorice-patrimoniale, şi legislaţia – precum şi politica particulară adoptată de fiecare arhivă istorică – ar trebui să încurajeze acest fenomen.
- 14. să se facă ţinându-se cont de criterii precise, definite şi respectate de către arhivari, printre care menţionăm: - creatorul documentului - provenienţa şi istoria respectivului document - raritatea şi calitatea lui - importanţa pentru dezvoltarea culturală şi înţelegerea istoriei unei personaşităţi, a unei comunităţi etc.
- 15. se face în funcţie de valoarea lor ca martori ai unor fenomene culturale şi de informare, precum şi în funcţie de ineditul lor. De asemenea această evaluare trebuie să ţină cont şi de potenţialul respectivului document, ca atare ar trebui făcută şi o evaluare a importanţei culturale viitoare a acelui document, ţinându-se cont de evoluţiile socio-culturale care se profilează.
- 16. presupune foarte multă responsabilitate. De cele mai multe ori aceste documente sunt fragile, iar factorii care pot să le afecteze negativ sunt foarte numeroşi, unii dintre ei foarte greu controlabili. Starea documentelor de arhivă este foarte mult influenţată şi de condiţiile de depozitare a acestora. Pentru a fi corect depozitate, colecţiile de documente ale arhivelor trebuie să fie organizate conform unor criterii bine delimitate (tipologie, perioada de realizare, tematică etc.) De asemenea modul de amplasare trebuie să faciliteze nu numai păstrarea lor corespunzătoare, dar şi regăsirea lor rapidă.
- 17. depinde de mai mulţi factori. Cei mai importanţi dintre aceştia sunt: resursele financiare, materiale şi umane de care dispune organizaţia, legislaţia şi normele metodologice în vigoare, tipologia elementelor respective. Astfel, principalele direcţii strategice pentru conservarea corespunzătoare a documentelor sunt următoarele: a. documente pe hârtie b. documente pe pergament c. fotografii d. înregistrări audio-vizuale e. microfilme f. documente pe suport electronic
- 18. este o problemă extrem de importantă şi de mare responsabilitate. La baza acestei înregistrări stă studierea materialelor respective, realizată de către specialiştii instituţiei. Astfel, elementele patrimoniale nou intrate, fie că este vorba de documente de orice, fel, sau de sigilii, modene etc., sunt studiate pentru a fi identificate elementele de origine, calitatea, semnificaţia istorică etc. Studierea acestora însă poate fi un proces foarte complicat şi de durată deoarece elementele de patrimoniu deţinute trebuie să fie interpretate într-un anumit context
- 19. Există mai multe sisteme de evidenţă, fiecare particularizat în funcţie de utilizatori şi scopul pentru care a fost creat. Astfel există o evidenţă la depozit, pentru a se putea şti ce conţine acesta şi cum se poate regăsi orice material din arhivă. O altă înregistrare se face pentru rezolvarea cererilor din cele mai diverse, la care trebuie să se răspundă în timpul cel mai scurt. Se face şi o evidenţă la sala de lectură, care este de asemenea importantă deoarece astfel se poate, pe de o parte, regări informaţia despre materialele de arhivă deţinute de către utilizatori şi, pe de altă parte, se urmăreşte circuitul documentelor depozit-cercetare.
- 20. A. APARATUL CENTRAL Cabinetul Directorului General Secretariat Registratură Consilier Juridic Analiză-Sinteză Informare şi Relaţii Publice
- 21. B. Arhivă Serviciul Asigurarea Informării, Cercetării şi Documentării Serviciul Metodologie, Îndrumare şi Control Serviciul Management Resurse Umane Serviciul Financiar-Contabilitate Biroul Organizare, Planificare Situaţii de Urgenţă şi Protecţia Specială a Documentelor Biroul Integrare Europeană, Programe şi Cooperare Internatională Serviciul Publicaţii, Activităti Ştiinţifice şi Cultural-Educative Biroul Analiză şi Prelucrare Informatii Arhivistice
- 22. DIRECŢIA ASIGURARE TEHNICO-MATERIALĂ ŞI CONSERVARE Serviciul Asigurare Tehnico-Materială Serviciul Conservare-Restaurare Serviciul Microfilmare si Reprografiere DIRECŢIA ARHIVELOR NAŢIONALE ISTORICE CENTRALE Serviciul Arhive Administrative şi Culturale Serviciul Arhive Economice Serviciul Arhive Feudale, Personale şi Colecţii Serviciul Arhive Contemporane Serviciul Arhive Tehnice şi de Înregistrare Serviciul Relaţii cu Publicul
- 23. In cazul desfiinţării unei unităţi creatoare de documente, fără ca activitatea acesteia să fie continuată de o alta, şeful compartimentului de arhivă întocmeşte un proces-verbal în prezenţa reprezentantului Arhivelor Naţionale, în care se consemnează: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare (inventariere, selecţionare), starea de conservare. Procesul-verbal va fi semnat de şeful compartimentului de arhivă din unitatea desfiinţată şi de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se predă reprezentantului Arhivelor Naţionale. In situaţia mai sus prevăzută, documentele cu valoare ştiinţifică vor fi preluate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene, iar cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, extrase şi certificate privind drepturile individuale ale cetăţenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale sau la direcţiile judeţene ale acestuia. Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, o dată intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.
- 24. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naţionale, următoarele instituţii: Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, Academia Română.
- 25. se efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice. Împreună cu documentele se predau şi inventarele acestora, în 3 exemplare. Predarea- preluarea se consemnează într-un proces-verbal, întocmit în 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6. Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare, numărul lui fiind trecut în registrul de evidenţă curentă, în dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se înregistrează şi la Arhivele Naţionale. Un exemplar rămâne la unitatea creatoare sau deţinătoare, celelalte două sunt trimise la Arhivele Naţionale.
- 26. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei pot fi folosite pentru: cercetare stiintifica, rezolvarea unor lucrari administrative, informari, actiuni educative, elaborarea de publicatii si eliberarea de copii, extrase si certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei pot fi consultate, la cerere, de catre cetateni romani si straini, dupa 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a amplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitatii creatoare sau detinatoare. Documentele de valoare deosebita nu se expun public, an original, ci sub forma de reproduceri.
- 27. Documentele a caror cercetare poate afecta interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor, prin datele si informatiile pe care le contin, sau cele a caror integritate fizica este an pericol nu se dau an cercetare. Fac parte din aceasta categorie documentele care: a) privesc siguranta, integritatea teritoriala si independenta statului roman, potrivit prevederilor constitutionale si ale legislatiei an vigoare; b) pot leza drepturile si libertatile individuale ale cetateanului; c) sant antr-o stare necorespunzatoare de conservare, situatie stabilita de comisia de specialitate si consemnata antr-un proces-verbal; d) nu sant prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de catre detinatorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.
- 28. - documentele medicale, dupa 100 de ani de la crearea lor; - registrele de stare civila, dupa 100 de ani de la crearea lor; - dosarele personale, dupa 75 de ani de la crearea lor; - documentele privind viata privata a unei persoane, dupa 40 de ani de la moartea acesteia; - documentele referitoare la siguranta si integritatea nationala, dupa 100 de ani de la crearea lor; - documentele privind afacerile criminale, dupa 90 de ani de la crearea lor; - documentele privind politica externa, dupa 50 de ani de la crearea lor; - documente ale societatilor comerciale cu capital privat, dupa 50 de ani de la crearea lor; - documentele fiscale, dupa 50 de ani de la creare; - documentele notariale si judiciare, dupa 90 de ani de la crearea lor.