La conservazione dei messaggi PEC
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Indicom Group è un partner tecnologico che offre servizi di information management e back office in outsourcing, aiutando i clienti a ottimizzare i processi e ridurre i costi. L'azienda garantisce standard di servizio elevati grazie a tecnologie avanzate e certificazioni internazionali. Tra i servizi offerti ci sono la gestione e conservazione della posta elettronica certificata (PEC), assicurandone l'integrità e il valore legale nel tempo.
La conservazione dei messaggi PEC
- 2. CHI SIAMO Indicom Group è Partner tecnologico di riferimento per Imprese, Associazioni di Categoria e Studi di Professionisti che supporta con servizi di Information Management e Back Office Amministrativo in outsourcing Supportiamo quotidianamente i nostri Clienti nel raggiungimento dell’efficienza operativa ed economica ricercata, ottimizzando i processi in essere e riducendo l'utilizzo della carta. L’esternalizzazione delle attività a basso valore aggiunto e l’accesso a tecnologie ed esperienza, senza la necessità di investimenti massivi, consentono il conseguimento di risparmi significativi e maggiore competitività. Tecnologie all’avanguardia ed esperienza amministrativa pluriennale, unite alle certificazioni ISO:9001 - ISO/IEC: 27001 e alla certificazione AgID, garantiscono ai nostri Clienti performance e standard di servizio elevati. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it2
- 3. + 2.500 + 60 + 3.000.000 + 25.000.000 + 15 anni 4 sedi Clienti Risorse specializzate Fatture fornitori gestite annualmente Pagine conservate a norma annualmente Esperienza nel Business Process Outsourcing Produttive/commerciali in Italia + 300.000 Fatture elettroniche gestite nel 2016 I NOSTRI NUMERI Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it3
- 4. LE PREMESSE Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti L’attuale definizione di documento informatico nel Codice dell’Amministrazione digitale, D.lgs. 82/2005, va interpretata nel senso che ogni atto, purché abbia le caratteristiche minime di cui al presente decreto, è informatico. Per tale ragione anche un’email, un tracciato record, un database, una PEC, sono da considerarsi documenti informatici a tutti gli effetti. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it4
- 5. LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO Art. 2220 del Codice Civile I documenti e le scritture contabili devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione e, con particolare riferimento all’art. 2214 dello stesso codice, si impone di “conservare ordinatamente per ciascun affare” la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili. D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 Recante le regole tecniche in materia di sistemi di conservazione, ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e le “linee guida sulla conservazione dei documenti informatici". Art. 3 del DPCM del 13 novembre del 2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. Art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale Stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it5
- 6. CONSERVAZIONE PEC: COSA CONSERVARE? La Posta Elettronica Certificata (PEC), in quanto documento di natura informatica, va conservata per un tempo prestabilito dalla legge. E’ bene però sottolineare che conservare una PEC non significa: - Conservarne il contenuto - Conferire valore legale al contenuto Il contenuto della PEC andrà infatti conservato separatamente. Ai fini della conservazione sarà necessario valutarne la natura (informatico o analogico), le caratteristiche che gli conferiscono valore (e applicare le norme per preservarle), l’utilizzo che si intende/si dovrà farne e il valore che dovrà essere mantenuto nel tempo. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it6
- 7. CONSERVAZIONE PEC: COSA CONSERVARE? Quindi cosa occorre conservare delle PEC? Gli oggetti da conservare sono sempre i messaggi con ricevuta di consegna completa, gli unici per i quali la Corte di Cassazione ha stabilito pieno valore legale. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it7
- 8. IL SERVIZIO: PEC MANAGEMENT E CONSERVAZIONE Il servizio prevede la messa a disposizione del Cliente del tool PEC Manager, che consente la gestione simultanea di più caselle PEC. Il servizio prevede che Indicom si colleghi ciclicamente a PEC Manager per prelevare il contenuto dalle caselle PEC gestite e compilare i metadati minimi obbligatori per costituire il pacchetto di versamento. Le PEC e i metadati estratti verranno periodicamente conservati sul sistema di Conservazione a Norma di Indicom fornendo al Cliente le credenziali utili per l’esibizione a norma. Su richiesta e previa autorizzazione i messaggi originali di specifici intervalli temporali potranno essere cancellati liberando spazio utile nell’account di posta. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it8
- 9. I VANTAGGI La conservazione a norma dei messaggi PEC e delle ricevute consente di gestire in completa sicurezza la corrispondenza certificata e il suo utilizzo, non solo in relazione alla certificazione del momento della consegna del messaggio, ma nell’ottica della garanzia di inalterabilità delle informazioni e del loro valore legale nel tempo. Conservare correttamente i messaggi PEC è essenziale e affidarsi ad un Conservatore Accreditato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale - ha evidenti vantaggi. Sicurezza Controllo dei costi Compliance Semplicità Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it9
- 10. Intrastat e bolle doganali Conservazione a norma Gestione delle note Spese Archiviazione ottica Riconciliazione degli incassi Archiviazione cartacea PEC management Call Center Firma grafometrica avanzata Gestione del ciclo passivo Gestione dei contratti Fatturazione elettronica PA e B2B Data entry specializzato Postalizzazione massiva Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it10 LE NOSTRE PROPOSTE DI OUTSOURCING
- 11. ALCUNE REFERENZE Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it11
- 12. CONTATTI 12 Alessandro De Finis +39 392 9443581 Sales Manager [email protected] http://bit.ly/alessandrodefinis Valentina Maniglio +39 347 6214234 Sales Manager Centro Nord [email protected] http://bit.ly/valentina-maniglio Silvia La Spina +39 3279835032 Sales Executive [email protected] http://bit.ly/silvia_laspina Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 - www.indicom.it