Materi kesekertariatan
- 1. 1 Kesekretariatan Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. A. Pengertian Umum Kesekretariatan Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat. Sementara sekretariat adalah organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kegiatan/ kerja ketatausahaan. Menurut websteris third new international dictionary (1982) ļ· Sekretariat adalah 1. Kantor seorang sekretaris 2. suatu kelompok pekerja sekretaris 3. tempat dokumen. ļ· Dari defenisi kesekretariatan, ada 3 maksud (arti): a. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris b. Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha. c. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi. B. Macam-macam Sekretariat Tiga macam bentuk sekretariat 1. Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris 2. Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris 3. Sekretariat sebagai bagian dari suatu organisasi 1. Peranan Sekretariat adalah Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan organisasi lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan aktifitas penunjang adalah Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari: 1. Merencanakan 2. Menghimpun 3. Mencatat 4. Mengolah 5. Menggadakan 6. Menjimpan
- 2. 2 2. Sekelompok Orang (Organisasi) Merupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya dan organisasi pada umumnya. Berupa kumpulan sumber daya manusia dengan jumlah minimal dua orang dan maksimal tidak terbatas. 3. Usaha Kerjasama Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah kebijakan yang jelas. 4. Orientasi Tujuan Yang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi dengan perbuatan-perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang diperjuangkan bersama, berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan kebutuhan jasmani (kualitas output). Dengan demikian tampak jelas bahwa Administrasi Kesekretariatan tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi lebih dari itu yang meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan yang menunjang kehidupan organisasi untuk mencapai suatu tujuan. Dari pokok-pokok pikiran tersebut, maka dapat digambarkan proses penerapan Administrasi Kesekretariatan, yakni sebagai berikut :
- 3. 3 C. TUJUAN Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain : 1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. 2. Mengamankan rahasia organisasi. 3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen. D. FUNGSI Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut : 1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen. 2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan. 3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi 4. Sebagai alat komunikasi organisasi. 5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi. 6. Sentral teknologi transfer informasi. 7. Sebagai pusat dokumentasi atau master file. Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam administrasi kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan yang berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan organisasi. Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan prioritas betapa pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan produktif. E. RUANG LINGKUP Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi kesekretariatan adalah meliputi : 1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan tugas pekerjaan surat-menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat. 2. Menyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando. 3. Menyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat-rapat.
- 4. 4 4. Menyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia. 5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan. 6. Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat organisasi. 7. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan- pekerjaan pokok organisasi. F. PRINSIP Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain : 1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal. 2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis. 3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi. 4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan. 5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.
- 5. 5 SEKRETARIS A. Pengertian Sekretaris Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia dikenal dengan istilah sekretaris yang berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi. B. Berbagai pendapat yang mendefinisikan sekretaris, antara lain: 1. Websterās New Words Dictionary a) Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk mengarsip, mengurus surat menyurat, dan tugas-tugas menulis lainnya untuk organisasi ataupun individu. b) Sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya. c) Sekretaris adalah pejabat yang memimpin departemen pemerintahan. d) Sekretaris seperti meja tulis atau rak buku. 2. M. Braum & Ramon C. Portugal Sekretaris adalah asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya bila ada janji temu, dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan. 3. Louis C. Nanassy & William Selden Sekretaris adalah karyawan kantor yang tanggung jawabnya melebihi petugas stenografi, dimana biasanya melakukan tugas dikte, menjawab telepon, membuat janji, mengarsip, surat menyurat, dan lain-lain. Dalam hal ini sekretaris bertindak sebagai asisten administrasi atau eksekutif junior. Dari berbagai pendapat di atas mengenai sekretaris dan sekretariat, disimpulkan bahwa: a) Sekretaris merupakan seorang yang membantu pimpinan menyelenggarakan bagian- bagian kecil tugas pekerjaan pimpinan dan memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab. b) Sekretariat merupakan satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi. sekretaris dibedakan ada dua macam, yaitu:
- 6. 6 1. Sekretaris umum (Executive Secretary) Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer. Sekretaris ini memiliki pegawai atau bawahan umumnya untuk satu unit organisasi. Misalnya ļ· Sekretaris Jenderal, ļ· Sekretaris Yayasan, ļ· Sekretaris Wilayah ļ· Sekretaris daerah ļ· Sekretaris organisasi ļ· dan sebagainya. 2. Sekretaris Pribadi (Private Secretary) Sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu dan tidak memiliki bawahan. Misalnya ļ· Sekretaris Manajer, ļ· Sekretaris Direktur, ļ· Sekretaris Artis ļ· dan sebagainya. C. Kedudukan dan Peran Sekretaris Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang sebagai berikut 1. membuat rencana, 2. membuat keputusan, 3. mengorganisir bawahan dan sarananya, 4. melakukan pengawasan, 5. memberi perintah, 6. menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, 7. melakukan pengarahan, 8. penyempurnaan organisasi dan tata kerja. a. Peran dan tanggung jawab āSTIā (Strategis ā Teknis ā Pendukung) Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan : 1. Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar 2. Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)
- 7. 7 3. Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing) b. Sekretaris harus mampu ļ¼ Membagi waktu kerja dengan keluarga ļ¼ Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi ļ¼ Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi ļ¼ Pandai menyimpan rahasia ļ¼ Siap full kontek dan ready to fight in every moument ļ¼ Dan lain-lain c. Pengetahuan 1. Mempunyai pengetahuan yang luas G. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi H. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya I. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran J. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing d. Fungsi Sekretaris 1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen 2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. 3. komunikasi organisasi / perusahaan 4. Sebagai pusat dokumentasi TUGAS SEKRETARIS DALAM RAPAT-RAPAT PENTING 1. Saat persiapan(perencanaan) : a. Banyaknyaundangan,termasuksiapayangakandiundang. b. Pembicaradantemapembicaraan(agendarapat). c. Pengaturanruangandan fasilitas. d. Petugasdokumentasi dannotulen. 2. Saat rapat berlangsung: a. Daftar hadir. b. Surat izinbagi yangberhalangan. c. Hal-hal yangperludilaporkan(bahandandata-data). d. Keputusanrapat(kesimpulan). e.Penutupanrapat(adakahinformasi selanjutnyadsb). f.Melakukannotulen. g. Menyimpanarsip-arsip.
- 8. 8 Selanjutnya,hal-hal pentingyangperludiketahui olehsekretarismengenairapatataupertemuan,yaitu: 1. Pengaturan tempatduduk Pengaturantempatdudukharusdisesuaikandengansifatpertemuanataurapatdan banyaksedikitnya tamu yangakan hadirdalamrapat, maka perludiperhatikanpengaturantempatduduk,yaitu: a. Berbentuksetengahlingkaran. b. Berbentuklingkaran. c. Berbentuktapal kuda. d. Berbentukkelas. e.Berbentukempatpersegi panjang. 2. Alat-alatperlengkapanrakyat a. Soundsystem,microphone,dll. b. Papantulis,alattulis,tongkatpetunjuk,dll. c. Overheadprojector. d. Alat-alattulisbagi pesertadll.sesuai keperluan. D. Tugas Seorang Sekretaris a) Membuka surat. b) Menerima dikte. c) Menyiapkan agenda rapat d) Pembuatan KTA (Kartu Tanda Anggota) e) Di arsipkan Seluruh Kegiatan internal maupun ectrenal f) Menjalankan Absensi, g) Notuler Rapat h) Koordinasi Surat Masuk dan Surat Keluar i) Data base Keanggotaan j) Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan k) Buku Panduan Anggota dan Pengurus l) Inventarisasi dan Pengadaan kelengkapan di Ruang m) Membantu pimpinan n) Pandai untuk menyimpan rahasia o) Untuk membuat LPJ 1. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Oleh Seorang Sekretaris : a) Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak b) Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya c) Watak keras kepala dan menang sendiri d) Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain
- 9. 9 e) Sekretaris tidak untuk ambil kesimpulan dari pimpinan kecuali mendapat ijin dari pimpinan. f) Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia pimpinan baik internal maupun esternal g) Dan lain sebagainya 2. Prinsip Terpenting Sekretaris a) Tutup Mulut saat Rapat b) buka Mata Awas ā Awas c) Buka Telinga Lebar ā Lebarā d) Tanggan di jalankan tidak boleh raba-raba 3. Tujuan Pengembangan Sekretaris Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 4 hal : 1. Menambah pengetahuan 2. Menambah keterampilan 3. Merubah sikap 4.
- 10. 10 Materi pembelajaran surat A. Pengertian surat Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain Menurut kamus bahasa indonesia, surat berarti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang di tulis. Jadi, surat adalah alat komunikasi tertulisyang di sampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan. Macam-macam jenis surat dapat ditinjaudari beberapabeberapahal, yaitu: a. Menurut wujud surat : 1. Kartu pos. 2. Warkat pos. 3. Surat bersampul. 4. Nota. 5. Telegram. 6. Surat pengantar. b. Menurut tujuan surat : 1. Surat pemberitahuan. 2. Surat perintah. 3. Surat permintaan. 4. Surat panggilan. 5. Surat peringatan. 6. Surat keputusan. 7. Surat perjanjian. 8. Surat laporan. 9. Surat pesanan. 10. Surat penawaran. c. Menurut sifat isi dan asal surat : 1. Surat dinas. 2. Surat niaga. 3. Surat pribadi. d. Menurut jumlahpenerimasurat : 1. Surat biasa. 2. Surat edaran. 3. Surat pengumuman. e. Menurutkeamanan isi surat : 1. Surat sangat rahasia. 2. Surat segera. 3. Surat biasa. f. Menurutprosedur pengurusansurat 1. Surat masuk. 2. Surat keluar. g. Menurut jangkauan surat : 1. Surat intern. 2. Surat ekstern
- 11. 11 ļ· Beberapa Jenis Surat resmi 1. Surat pemberitahuan 2. Surat pernyataan 3. surat permohonan 4. surat rekomendasi 5. surat peminjaman 6. surat penawaran kerjasama 7. surat undangan 8. surat keterangan 9. surat mandate 10. surat ketetapan ( khusus ) Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. a. Surat pribadi Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu: 1. Tidak menggunakan kop surat 2. Tidak ada nomor surat 3. Salam pembuka dan penutup bervariasi 4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis 5. Format surat bebas Contoh Surat Tidak Resmi Untuk sahabatku amanyo.... Hai, apa kabar? Semoga semuanya sehat-sehat saja. Aku dan keluarga di papua juga dalam keadaan sehat. amanyo, rencanaku untk liburan di papua akhirnya disetujui oran tuaku. Tolong, besok aku dijemput ya dibandara sentani. Semoga kedatanganku ini tidak membuat kamu terganggu dan merepotkan. Makasih ya. Dari temanmu By Boneka
- 12. 12 b. Surat Resmi Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi: Bagian-bagian surat resmi: 1. Kepala/kop surat, terdiri dari ļ Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar ļ Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil ļ Logo instansi/lembaga 2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan 3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat 4. Hal, berupa garis besar isi surat 5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) 6. Alamat surat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) 7. salam pembuka (diakhiri tanda koma) 8. Isi surat Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan). 9. Penutup surat, berisi ļ salam penutup ļ jabatan ļ tanda tangan ļ Cap/meterai ļ nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP) 10. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan. Contoh SuratResmi : Surat untuk individu ke lembaga atau sebaliknya dan surat untuk lembaga ke lembaga. BADAN PENGURUS IKATAN PELAJAR MAHASISWA/I JAYAWIJAYA (IPMAJAWI) Alamat Jln. Rapocini Raya Lrg 01 No 40 Hp xxxx Makassar Nomor : 023 / BP/IPMAJAWI /X / 2014
- 13. 13 Hal : Undangan Rapat Lampiran : - Kepada Yth : Bapak/I Di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan hari ulang tahun IPMAJAWI, maka bersama ini kami mengundang seluruh ANGGOTA untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : Waktu : Tempat : Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu Saudara/I dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, BP IPMAJAWI ā¦ā¦ā¦ā¦ā¦ā¦ā¦ c. Surat Niaga Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan. Agar isi surat sesuai dengan kehendak si pembuat surat, surat harus memenuhi kerieria sebagai berikut. 1. Di buat dalam bentuk yang menarik. 2. Dibuat dengan bahasa yang mudah di mengerti, tidak bertele ā tele, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
- 14. 14 3. Menghindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan yang dapat membingungkan pihak penerima. 4. Langsung kepada pokok permasalahan. 5. Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik. 6. * Surat adalah media untuk berkomunikasi dengan bahasa tulis * Surat bisa dibagi menjadi 2 : - Surat Pribadi --> Surat untuk individu ke individu lain yang hubungannya pribadi/ bersifat probadi - Surat Resmi --> Surat untuk individu ke lembaga atau sebaliknya dan surat untuk lembaga ke lembaga Contoh surat niaga PT ADA ADA ADJA FORNITURE Jalan Trans No 111, Papua Nomor : 11 November 2010 Lampiran : - Hal : Penawaran Barang Yth. Pemilik Toko Emas Jalan Panjaitan No 30, papua Dengan hormat, Demi terciptanya suasana yang nyaman serta tahan terhadap situasi ekstrim dan cuaca yang tidak menentu kami telah berupaya memproduksi barang-barang Emas. Untuk itu, kami telah mengirimkan barang-barang lengkap dengan rincian harga dan kualitasnya. Kami juga memberikan diskon menarik, yaitu: 1. Pembayaran tunai 30% 2. Pembayaran maksimal 2 bulan 20% 3. Pembayaran maksimal 4 bulan 15% Semoga anda berminat untuk menjalin kerja sama dengan kami melalui produk kami tersebut. Pesanan saudara sangat kami tunggu. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, wamena
- 15. 15 kesimpulan 1. Baik dan Bertanggung Jawab 2. Pandai Menjaga Rahasia 3. Tahu Teknologi 4. Tahu Pembukuan 5. Harus Bisa menguasai bahasa 6. Mempelajari Karakter pimpinan atau ketua 7. Mempunyai Etika yang Baik. 8. Pandai Berbicara di Depan Publik 9. Bertangung jawab dokumen 10. Kerya sama dengan pimpinan Mengaktualisasi menuju kemandirian dan paradikma baru. Dengan thema ini Mari kita pergi, kita di utus BYāāJERWAL