Pengurusan Panitia Berkesan

& BENGKEL PLAN
STRATEGIK
PENOLONG KANAN
PENTADBIRAN
TING.ENAM
SMK KOTA SAMARAHAN
13.FEB 2014

AGENDA
•
•
•
•
•

Pengurusan Penyelaras
Keputusan STPM P1.2,3 & PBS
Plan Strategik STPM Sistem Modular
Modul i-Think Froq
Mesy.PBS

P NGURUSAN
E
P
ANIT
IA
M A P L ARAN
AT E AJ

A. LATAR BELAKANG
B. OBJEKTIF
C. PENGURUSAN
D. HURAIAN
E. LAMPIRAN

A. LATAR BELAKANG
Pengurusan Panitia adalah teras kepada
Pengurusan Kurikulum di sekolah.
Justeru,Panduan
Piawaian Pengurusan Panitia dapat
membantu meningkatkan
keberkesanan peranan panitia seterusnya
kecemerlangan kurikulum.

B. OBJEKTIF
1. Meningkatkan pengetahuan dan
kefahaman dalam bidang tugas panitia;
2. Meningkatkan kemahiran pengurusan failfail panitia;
3. Meningkatkan keberkesanan pelaksanaan
program dan aktiviti panitia; dan
4. Menguruskan panitia mata pelajaran
secara sistematik dan berkesan.

C. PENGURUSAN

BIL

PERKARA / ITEM

1.

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

Struktur Organisasi
1.1 Penasihat

1.1.1 Pengetua / Guru Besar
1.1.2 Penolong Kanan
1.1.3 Penolong Kanan Hal Ehwal
Murid
1.1.4 Penyelia Petang

1.2 Penyelaras

1.2.1 Guru Kanan (Sekolah Menengah
sahaja)

1.3 Pengerusi

1.3.1 Ketua Panitia
a.
Dilantik oleh Pengetua/
Guru Besar berdasarkan:
Kekananan
Kepakaran
Pengalaman

CATATAN

BIL

1.

PERKARA / ITEM


1.4 Penolong Pengerusi 1.4.1 Penolong Ketua Panitia
1.5 Setiausaha

1.5.1 Dilantik dalam mesyuarat
panitia kali pertama atau oleh
Ketua Panitia

1.6 Penyelaras
Tingkatan / Tahap

1.6.1 Dilantik dalam mesyuarat
panitia kali pertama atau oleh
Ketua Panitia

1.7 Ahli

1.7.1 Guru mata pelajaran

CATATAN

BIL
2.

PERKARA / ITEM


Peranan Panitia Mata
Pelajaran
2.1 Sukatan dan
Huraian
Sukatan Pelajaran

2.1.1 Memperoleh sukatan dan
huraian sukatan pelajaran yang
terbaru dan kemas kini.

2.2 Rancangan
Pelajaran

2.2.1 Menyediakan rancangan
pelajaran selaras untuk semua
tahun (SR) dan ting. (SM).

2.3 Buku Teks

2.3.1 Memilih dan mencadangkan
buku teks kepada pihak
Jawatankuasa Kurikulum.

CATATAN

BIL
2.

PERKARA / ITEM


2.4 Buku Rujukan

2.4.1 Memilih dan mencadangkan
buku bacaan tambahan untuk
kegunaan panitia mata
pelajaran dan pusat
sumber sekolah.

2.5 Mesyuarat
Panitia

2.5.1 Mengadakan mesyuarat panitia
mata pelajaran berkala seperti
yang ditetapkan oleh
Jawatankuasa Kurikulum.

2.6 Program
Akademik

2.6.1 Merancang dan melaksanakan
program akademik untuk
meningkatkan prestasi pelajar.

CATATAN

BIL
2.

PERKARA / ITEM
2.7 Peperiksaan dan
Penilaian

2.7.1 Menyelaraskan soalan ujian
dan peperiksaan, menganalisis
keputusan peperiksaan dan
menyusun strategi mengatasi
kelemahan murid.

2.8 Perkembangan Staf 2.8.1 Meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran ahli panitia
mata pelajaran yang berkaitan
dengan proses P & P.
2.9 Alat Bantu
Mengajar

2.9.1 Menyedia dan memperoleh
alat bantu mengajar untuk
keberkesanan proses P & P

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM


2.10 Peningkatan 3M

2.10.1 Merancang program khas
untuk murid bermasalah 3M

2.11 Bilik Khas

2.11.1 Menyediakan dan memastikan
prosedur keselamatan
dipatuhi.
2.11.2 Bilik khas berada dalam
keadaan kondusif untuk P & P

2.12 Kewangan

2.12.1 Menyediakan anggaran
perbelanjaan berdasarkan
peruntukan kewangan.

2.13 Buku Stok

2.13.1 Menguruskan dan menyemak
buku stok.

CATATAN

BIL
3.

PERKARA / ITEM


Senarai Tugas
Jawatankuasa Panitia
3.1 Ketua Panitia

3.1.1 Pengurusan
a. Ahli jawatankuasa
kurikulum sekolah;
b. Menguruskan fail panitia;
c. Membantu pentadbir
menjalankan pencerapan
guru dan hasil kerja
murid;
d. Merujuk masalah panitia
kepada pentadbir;
e. Mencadangkan agihan
guru mata pelajaran
kepada jawatankuasa
jadual waktu.

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

3.1.2 Penilaian dan peperiksaan
a. Menyelaras dan menyemak
penyediaan soalan dan
skema markah;
b. Menyediakan laporan
analisis keputusan
peperiksaan dalaman
dan awam;
c. Meyelaraskan penyediaan
Head Count (TOV, Sasaran
dan pencapaian peperiksaan)
mata pelajaran.

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

3.1.3 Pembelajaran dan pengajaran
a. Merancang dan
menyelaraskan strategi
program peningkatan
prestasi;
b. Membimbing guru
meningkatkan
keberkesanan P & P.
3.1.4 Alat bantu mengajar
a. Mengadakan projek
menyediakan ABM;
b. Meyenaraikan alat bantu
mengajar.

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

3.1.5 Kemajuan Staf
a. Merancang dan
mengendalikan kemajuan
staf untuk menambah
pengetahuan dan
kemahiran ahli.
3.1.6 Persatuan Akademik
a. Bekerjasama dengan
persatuan akademik untuk
merancang aktiviti
persatuan yang berkaitan
dengan kurikulum.

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

3.17 Kewangan
a. Mengkaji keperluan dan
menyediakan anggaran
perbelanjaan tahunan;
b. Mengurus perolehan
mengikut tatacara
kewangan;
c. Menguruskan stok.
3.1.8 Bilik Khas
a. Menyediakan jadual
penggunaan;
b Menyediakan peraturan
keselamatan pelajar dan
peralatan;
c. Memastikan tugas dalam
keadaan kondusif untuk
P&P

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

3.1.9 Lain-lain
a. Menjadi ahli jawatankuasa
peringkat kelompok / zon
/daerah;
b. Membantu pentadbir
menjalankan tugas
berkaitan dengan
kurikulum;
c. Menjalankan tugas yang
diarahkan dari semasa ke
semasa

3.2 Penolong Ketua
Panitia

3.2.1 Membantu Ketua Panitia
dalam melaksanakan tugas
Ketua Panitia bagi sesi petang

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM
3.3 Setiausaha

3.3.1 Menyediakan :
a. Notis mesyuarat dan
mengedarkannya
b. Tempat mesyuarat
c. Peralatan yang
diperlukan
d. Agenda mesyuarat
(setelah dirujuk kepada
Ketua Panitia)
3.3.2 Mencatat, menyediakan dan
mengedarkan minit
mesyuarat;
3.3.3 Mendapat dan merumuskan
maklumat status pelaksanaan
keputusan mesyuarat;

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN
KUALITI
3.3.4 Mengendalikan suratmenyurat;
3.3.5 Menjalankan tugas-tugas
lain yang diarahkan oleh
Ketua Panitia

3.4 Penyelaras Mata
Pelajaran

3.4.1 Membantu ketua panitia
merancang dan menyusun
program untuk tahun /
tingkatan;
3.4.2 Menyediakan laporan
analisis keputusan
peperiksaan mata pelajaran
untuk tahun / tingkatan.

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM
3.5 Guru Mata
Pelajaran

PANDUAN PIAWAIAN
KUALITI
3.5.1 Menjadi ahli panitia mata
pelajaran;
3.5.2 Menyediakan Rancangan
Harian berdasarkan
Pekeliling Ikhtisas
Bil. 3/1999;
3.5.3 Memberi gerak kerja bertulis
kepada murid;
3.5.4 Menyediakan soalan dan
skema pemarkahan untuk
ujian dan peperiksaan;
3.5.5 Menyemak nota, latihan dan
kertas jawapan ujian dan
peperiksaan;

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

3.5.6 Peka dengan perkembangan
sukatan pelajaran dan kaedah
pengajaran;
3.5.7 Sentiasa berinisiatif untuk
meningkatkan kemajuan
akademik pelajar;
3.5.8 Mendidik pelajar ke arah
sahsiah yang baik;
3.5.9 Menghadiri kursus dan
seminar anjuran KPM, JPN,
PPD dan sekolah;

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

3.5.10 Bekerjasama dengan panitia
dalam merancangan,
menyusun dan melaksanakan
program panitia, sekolah,
PPD, JPN dan Kementerian
Pendidikan Malaysia;
3.5.11 Tugas-tugas lain yang
berkenaan.

4.

Fail Panitia
4.1 Tiga Jenis

4.1.1
4.1.2
4.1.3

Fail utama
Fail Sokongan
Fail Arkib

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM
4.2 Fail Utama

4.2.1 Bentuk Fail
a. Jenis ‘fail arch’ ( Am 435 –
Pin. 1/80 )
b. Ada subtajuk (pembahagian
tajuk) yang berdasarkan isi
kandungan fail;
c. Format kulit luar dan
subtajuk boleh diselaraskan
untuk semua panitia;
d. Warna pengenalan fail
boleh ditetapkan oleh
jawatankuasa kurikulum.
4.2.2 Kandungan Fail
a. Takwim panitia mata
pelajaran
b. Struktur organisasi
c. Biodata dan rumusan
matlamat

CATATAN

BIL

PERKARA /
ITEM

d. Jadual waktu
i.
Jadual peribadi guru
ii.
Jadual penggunaan
Pusat sumber.
iii.
Jadual penggunaan
bilik khas (makmal,
bengkel dan lain-lain)
iv.
Jadual amali solat
e. Minit mesyuarat
i.
Kurikulum
ii.
Panitia
iii.
Laporan perjumpaan
kecil
f. ‘Head Count’
i.
‘Head Count’ mata
pelajaran

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

g. Program peningkatan
akademik
i. Program teras (induk)
ii. Program elektif
iii. Kertas kerja program
iv. Laporan penilaian
program
h. Peperiksaan Awam
i. Takwim peperiksaan
ii. Laporan analisis
keputusan mata
pelajaran (UPSR,
PMR, SPM dan STPM)
iii. Maklumat kerja
kursus
SR: PEKA dan Amali
PAFA
SM: Sejarah, Geografi,
Kemahiran Hidup,
PEKA Sains dan PAFA

CATATAN

BIL

PERKARA /
ITEM

i. Kemajuan Staf (Anjuran Panitia,
PPD, JPN dan KPM):
i.
Jadual kursus
ii.
Laporan kursus
iii. Bahan edaran
j. Persatuan Akademik
k. Program aktiviti persatuan
l. Anggaran Perbelanjaan
m. Jawatankuasa Panitia Kelompok
/ Zon / Daerah
i.
Minit mesyuarat
ii. Bahan edaran
n. Pemantauan Sukatan Pelajaran
o. Pekeliling
i.
Sekolah
ii. Pejabat Pelajaran Daerah

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

iii. Jabatan Pelajaran
Kelantan
iv. Lembaga Peperiksaan
v. Majlis Peperiksaan
Malaysia
vi. Jemaah Nazir
vii. Kementerian Pelajaran
Malaysia
p. Pelbagai
i. Penyelidikan dan
Pembangunan (R & D)
ii. Lain-lain

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM


4.3 Fail Sokongan

4.3.1 Isi Kandungan
a. Sukatan Pelajaran dan
Huraian
b. Rancangan Pelajaran
c. Soalan dan skema jawapan
d. Lain-lain yang berkaitan

4.4 Fail Arkib

4.4.1 Bahan-bahan tahun
kebelakangan yang tidak perlu
ada dalam fail semasa.
Contoh:
a. Jadual waktu
b. Program akademik
c. Rumusan biodata guru
d. Pencerapan gerak kerja
bertulis
e. Laporan perkembangan
staf
f. Anggaran perbelanjaan
(Hanya bahan 5 tahun
kebelakang)

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM
4.5 Lokasi Fail

4.5.1 Fail utama dan fail sokongan di
bilik pengetua /guru besar /
penolong kanan;
4.5.2 Fail arkib ditempatkan di stor

4.6 Penyemakan
Fail

4.7 Pergerakan Fail

4.6.1 Dilakukan oleh Penolong Kanan
/Guru Kanan

4.7.1 Fail boleh dikeluarkan dari
lokasinya dengan mendapat
kebenaran Pengetua / Guru
Besar / Penolong Kanan

CATATAN

D. HURAIAN
BIL PERKARA / ITEM
1.


Mesyuarat Panitia
1.1 Bilangan
Mesyuarat

1.1.1 Mesyuarat diadakan sekurangkurangnya 4 kali setahun
1.1.2 Perjumpaan melibatkan
kumpulan kecil
boleh diadakan dari semasa ke
semasa.

1.2 Masa dan
Agenda

1.2.1 Mesyuarat pertama – Selepas
mesyuarat guru kali pertama
Agenda
Mesyuarat :
a. Dasar kurikulum
b. Rancangan pelajaran;
c. Buku persediaan mengajar;
d. Prosedur pembelian dan
pengurusan stok;

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

e. Pencerapan hasil kerja murid
(menentukan jenis latihan dan
bilangan latihan);
f. Peperiksaan (penyediaan soalan
dan skema);
g. Kaedah P & P (KBKK dan
STRUM);
h. Hal-hal lain.
1.2.2 Mesyuarat kali kedua – Januari
Agenda Mesyuarat :
a. Analisis keputusan PMR /
UPSR
b. Head Count
c. Merancang program panitia

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM

1.2.3 Mesyuarat kali ketiga – selepas
peperiksaan pertengahan tahun
Agenda Mesyuarat :
a. Analisis peperiksaan
pertengahan tahun;
b. Menyemak pelaksanaan
program (menilai kekuatan
dan kekurangannya);
c. Tindakan susulan ke atas
program yang dijalankan;
d. Laporan perjumpaan kecil
(jika ada).
1.2.4 Mesyuarat kali keempat – akhir
tahun (Oktober / November)
Agenda Mesyuarat :
a. Kajian semula semua
program dan

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM


b. Perancangan tahun
berikutnya :i. Cadangan agihan jadual
waktu
ii. Anggaran perbelanjaan
1.2.5 Notis Mesyuarat
a. Diserahkan kepada semua
ahli selewat-lewatnya 2 hari
sebelum mesyuarat
dijalankan;
b. Format notis mesyuarat
i. Tarikh
ii. Masa
iii. Tempat
iv. Agenda

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

1.2.6 Pengedalian Mesyuarat
a. Mesyuarat dipengerusikan
oleh Ketua Panitia;
b. Mesyuarat dihadiri oleh
pengetua / guru besar / wakil
(penolong kanan/ guru kanan
mata pelajaran);
c. Kehadiran – dicatatkan
dalam buku kehadiran ;
i. Tajuk
ii. Tarikh
iii. Masa
iv. Tempat
v. Bilangan
vi. Nama guru
vii. Catatan
viii. Rumusan (jumlah
hadir dan tidak hadir
dan nama ahli tidak
hadir)

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

1.2.7 Agenda Mesyuarat
a. Ucapan pengerusi;
b. Ucapan Pengetua / Guru
Besar / Wakil
c. Membentang dan
mengesahkan
minit mesyuarat
d. Perkara berbangkit
e. Perkara yang dibincangkan
f. Hal-hal lain
g. Ucapan Penangguhan

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

1.2.8 Minit Mesyuarat
a. Dicatatkan oleh setiausaha
b. Format minit mesyuarat
c. Ditandatangani oleh
setiausaha
d. Disahkan oleh pengerusi
e. Diedarkan kepada Pegetua
/GuruBesar / Penolong Kanan
/ Guru Kanan / dan ahli panitia
selewat-lewatnya seminggu
selepas mesyuarat dijalankan .
(draf minit mesyuarat dilihat
oleh penasihat)

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

1.2.9 Rumusan Maklumat Balas
Status Perlaksanaan Keputusan
Mesyuarat
a. Mengedarkan borang status
maklum balas pelaksanaan
keputusan mesyuarat
bersama minit mesyuarat;
b. Mendapatkan maklumat
balas tersebut sebelum
mesyuarat akan datang;
c. Menyediakan rumusan
untuk diedarkan dalam
mesyuarat

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

1.2.10 Perjumpaan Kecil
a. Bertujuan merancang dan
melaksanakan aktiviti
yang melibatkan kumpulan
murid dan guru tertentu
sahaja (Contoh – Analisis
dan laporan keputusan
peperiksaan awam)
b. Hasil perjumpaan di
laporkan dalam mesyuarat
panitia.

CATATAN

BIL
2.

PERKARA / ITEM


‘Head Count’ Mata
Pelajaran
2.1 Pengurusan
‘Head Count’

2.1.1 Pengurusan ‘Head Count’
melibatkan :
a. Penolong Kanan
b. Guru Kanan Mata Pelajaran
c. Ketua Panitia
d. Penyelaras Tingkatan
e. Guru Kelas
f. Guru Mata Pelajaran

2.2 ‘Take Off Value’
(TOV)

2.2.1 Berasaskan keputusan
peperiksaan akhir tahun bagi
tingkatan / tahun sebelumnya.

2.3 Sasaran
Pencapaian

2.3.1 Sasaran pencapaian dibuat
berdasarkan kepada:
a. Nilai TOV
b. Analisis keputusan
peperiksaan awam

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

2.3.2 Sasaran pencapaian mata
pelajaran
a. Kualiti
b. Kuantiti
2.3.3 Sasaran pencapaian setiap murid
mengikut kumpulan
a. Cemerlang
b. Potensi Cemerlang
c. Lulus
d. Potensi Lulus
e. Kritikal

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM
2.4 Merekod
Maklumat
‘Head Count’

2.4.1 Guru mata pelajaran menentukan
TOV dan sasaran setiap pelajar dan
merekodkan dalam buku
persediaan mengajar (di bahagian
senarai markah);
2.4.2 Guru mata pelajaran menyerahkan
borang Analisis ‘Head Count’ Mata
pelajaran kepada Ketua Panitia .
2.4.3 Guru mata pelajaran menyerahkan
senarai nama berdasarkan
kumpulan sasaran kepada Ketua
Panitia.

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

2.4.4 Ketua Panitia membuat rumusan
dan analisis keseluruhan bagi
setiap tingkatan;
2.4.5 Rumusan analisis keseluruhan
mata pelajaran diselaraskan
dengan ‘Head Count’
keseluruhan;
2.4.6 Ketua Panitia menyerahkan
rumusan keseluruhan kepada
Penyelaran ‘Head Count’ /
Penolong Kanan.

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM
3.

Program
Peningkatan
Akademik
3.1 Jenis Program

3.1.1 Program teras ditentukan oleh
Jawatan Kuasa Kurikulum
Sekolah, iaitu terdiri daripada
program utama, sampingan dan
sokongan :
a. Program utama
i.
Latih tubi terancang
ii. Gerak gempur
terancang
b. Program Sokongan
i.
Projek Nilam
c. Program sampingan
i. Motivasi
3.2.1 Ketua Panitia merumuskan
semua program ters dan
elektif dengan mengisi borang
program peningkatan
akademik.
3.3.1 Panitia menyediakan kertas kerja
semua program

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

3.3.2 Format kertas kerja adalah
seperti berikut:
a.
Nama Sekolah
b.
Nama panitia
c.
Tajuk
d.
Pendahuluan / Latar
Belakang
e.
Matlamat
f.
Objektif
g.
Rasional
h.
Jawatankuasa
i. Penasihat
ii. Pengerusi
iii. Pengurus Projek
iv. Setiausaha
v. Ahli Jawatankuasa

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM

i.

Kumpulan Sasaran
j.
Strategi
k.
Keterangan Projek
l.
Jadual Perlaksanaan
m. Bahan / Sumber
n.
Kewangan
o.
Instrumen Penilaian
p.
Penutup

CATATAN

BIL

PERKARA / ITEM
3.4 Laporan
Program

3.4.1 Panitia dikehendaki
menyediakan laporan bagi
semua projek yang dijalankan
3.4.2 Laporan hendaklah
mengandungi:
a.
Tajuk
b.
Tarikh perlaksanaan
c.
Tempat perlaksanaan
d.
Kumpulan sasaran
e.
Aktiviti
f.
Keberkesanan
g.
Cabaran / masalah
h.
Cadangan / penyelesaian
i.
Penutup
j.
Lampiran (bahan yang
diedarkan)

CATATAN

BIL PERKARA / ITEM
3.5 Penyediaan
Kertas Kerja
dan Laporan

3.5.1 Menggunakan komputer dan
mengambil kira :
a.
Jenis huruf (font)
b.
Saiz huruf
c.
Jarak baris
d.
Saiz kertas.

CATATAN

NAMA SEKOLAH
PROGRAM PENINGKATAN AKADEMIK TAHUN …………

BIL

PERKARA

1

CADANGAN
TEMPAT

Projek
Sokongan

3

KUMPULAN
SASARAN

Projek
Utama

2

KANDUNGAN
PROGRAM

Projek
Sampingan
Disediakan oleh:
Ketua Bidang/Panitia/Unit Akademik

TINDAKAN

TARIKH
PELAKSANAAN

INST
RUM NT
E
PM
E ANT
AUAN 2014
P NGURUSAN P
E
ANIT
IA

NAMA SEKOLAH

:……………………………………………………...

NAMA PEMANTAU

:……………………………………………………...

TARIKH

:……………………………………………………...

CATATAN SKALA:
1.

KURANG MEMUSKAN

2.

MEMUASKAN

3.

BAIK

4.

AMAT BAIK

5.

CEMERLANG

SEMAKAN PENGURUSAN PANITIA MATA PELAJARAN
Panitia:……………………….. Semakan kali ke:………………… Tarikh:………………
Perkara

1. Pentadbiran Am Panitia :
a. Senarai JK Kurikulum
b. Senarai JK Panitia
c. Senarai Ahli Panitia
d. Senarai tugas JK Panitia
e. Guru yang dilantik sebagai ketua
Panitia adalah juga AJK
Kurikulum Sekolah
f. Seorang Setiausaha Panitia
dilantik
g. Ahli panitia adalah semua guru
yang mengajar mata pelajaran
berkenaan
h. Ada perancangan tahunan panitia
i. Ada carta ganti perancangan
tahunan panitia
j. Ada semakan perlaksanaan

Semakan Perlaksanaan
1

2

3

4

Catatan
5

Perkara
2. Mesyuarat Panitia
a. Mesyuarat panitia perlu diadakan
sekurang-kurangnya dua kali setahun
b. Ada surat panggilan mesyuarat
secara rasmi
c. Surat panggilan mesyuarat ada
menyatakan
i. No rujukan dan tarikh mesyuarat
ii. Mesyuarat kali ke berapa
iii. Tarikh mesyuarat
iv. Masa mesyuarat
v. Tempat mesyuarat
vi. Agenda mesyuarat

1

2

3

4

5

Catatan

Perkara
d. Agenda mesyuarat
i. Ucapan aluan Pengerusi
ii. Mengesahkan minit mesyuarat yang
lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Perancangan aktiviti panitia
v. Penyelarasan sukatan pelajaran dan
Rancangan tahunan
vi. Pemantauan sukatan pelajaran dan
rancangan
vii. Masalah P &P di bilik darjah
viii. Analisa ujian bulanan / peperiksaan
x. Program peningkatan prestasi
akademik
xi. Penggunaan ABM / BBM
xii. Perkembangan staff
xiii. Program PPPJ
xiv. Kokurikulum Akademik (Klb/Per dan
Pertandingan)
xv. Kajian Tindakan dan Projek Inovasi

1

2

3

4

5

Catatan

Perkara

e. Minit mesyuarat yang lalu ada
diedarkan semasa mesyuarat
panitia
f. Minit mesyuarat terkini diedarkan
kepada semua ahli selepas 14
hari selepas mesyuarat
g. Salinan minit mesyuarat
diedarkan kepada pengetua Guru
Besar / P. Kanan 1
h. Salinan minit mesyuarat dihantar
ke PPD
i. Pengetua/ Guru Besar / Penolong
Kanan 1/ Guru Kanan Mata
Pelajaran perlu hadir dalam
mesyuarat Panitia

1

2

3

4

5

Catatan

Perkara
3. Pengurusan Kewangan
a. Ada anggaran belanjawan
peringkat panitia
b. Ada perancangan pembelian
alat dan keperluan
c. Pembelian menggunakan
borang Pesanan Tempatan
(LO) dan diluluskan oleh
Pengetua / Guru Besar

Semakan perlaksanaan
1

2

3

4

5

Catatan

Perkara

4. Pengurusan Fail Panitia
a. Semua fail Panitia mempunyai No.
Rujukan
b. Semua fail Panitia mempunyai
Kertas Minit Mesyuarat
c. Fail-fail Panitia disimpan di
pejabat/K.Panitia dan setiausaha
Panitia
d. Fail-fail Panitia boleh didapati
dengan mudah dan cepat pada bilabila masa
e. Fail mesyuarat panitia:
i. Ada surat panggilan mesyuarat
ii. Ada minit mesyuarat yang kemas
kini
f. Fail surat-menyurat
i. Mengandungi salinan surat yang
diterima
ii. Mengandungi salinan surat yang
dihantar

1

2

3

4

5

Catatan

Perkara
5. Program Peningkatn Prestasi UPSR
/ PMR / SPM / STPM
a. Ada nilai semula
b. Ada kajian tentang kelemahan dan
kekuatan
c. Ada kajian peluang yang ada
d. Ada Program peningkatan peratus
kelulusan
e. Ada Program peningkatan peratus
kecemerlangan
f. Ada Program dan strategi umum
g. Ada Program mikro dan strategi
khusus
h. Ada Program setiap mata pelajaran
i. Ada carta ganti
j. Ada semakan pelaksanaan program
k. Ada penilaian semula program
l. Ada semakan semula dan pemurniaan
m. Ada “Panic button”

1

2

3

4

5

Catatan

Perkara
6. Peningkatan
Profesionalisme
a. Jadual lengkap setahun
(Kekerapan)
b. Pengisian bagi tiap-tiap majlis
Protesionalisme
c. Penilaian keberkesanan majlis

7. Kajian dan tindakan
a. Analisis pencapaikan lepas –
Folio A
b. Rancangan Tindakan – Folio
B

1

2

3

4

5

Catatan

PENGURUSAN PANITIA DAN MATAPELAJARAN
1.

Tugas-tugas Ketua Panitia telah disenaraikan di dalam Buku TUGAS-TUGAS GURU muka surat 18-19. Tugas-tugas
Ahli Panitia terdapat dalam buku yang sama pada muka surat 19. Tugas-tugas lain kalau perlu akan dimaklumkan
kepada guru oleh Pengetua dari masa ke semasa.

2.

Panitia Matapelajaran dikehendaki mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya tiga kali setahun. Panitia digalakan
mengadakan mesyuarat tambahan seperti mesyuarat adhoc bila perlu. Setiap Mesyuarat hendaklah dicatatkan minit
dengan lengkap.

3.

Ketua Panitia hendaklah menyerakan Fail Panitia kepada Ketua bidang untuk semakan dan tindakan selanjutnya.

4.

Contohnya agenda Mesyuarat yang dicadangkan:
Mengandungi :

Ucapan Pengerusi
Mengesahkan Minit Mesyuarat Lepas
Perkara-perkara berbangkit
………………………………………
………………………………………

Hal-hal lain.
5.

Contoh Format yang dicadangkan :-

Bil

Agenda dan Huraian

Tindakan

……………

………………………………………………………………..

………………………

……………

……………………………………………………………….

………………………

……………

………………………………………………………………

……………………….

PEJABAT PELAJARAN DAERAH SAMARAHAN
FORMAT BUKU PENGURUSAN PANITIA
TAHUN 2014
Kandungan Buku Pengurusan :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Pendahuluan
Jawatan Kuasa Buku Pengurusan
Visi
Misi
Rasional
Objektif
Carta Organisasi Panitia
Matlamat Guru.
Item yang wajib ada ( disediakan dalam bentuk jadual)
i.
Bilangan
ii. Nama Guru
iii. Angka Pejabat
iv. Katagori
v.
Kelulusan Akademik
vi. Tahun / Tingkat mengajar
vii. Opsyen – Ya / Tidak
viii. Pengalaman – Pemeriksa Kertas / Jurulatih Utama / DSB.

9.

Strategi @ Program
a.

jangka pendek

b.

jangka panjang

c.

program Tahun 2014
kandungan program : disediakan dalam bentuk jadual
I.

Bilangan

ii.

Program

iii.

Rasional

iv.

Objektif

v.

Methedologi

vi.

Kumpulan Sasaran

vii.

Tarikh

viii.

Tindakan

10.

Carta Ganti

11.

Target : UPSR / PMR / SPM / STPM
11.1 Peratus Kelulusan umum
11.2 Bilangan & Peratus Pencapaian A.

T
UGAS-T
UGAS K T
E UA
P
ANIT
IA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa matapelajaran
Menyelaraskan rancangan pelajaran tahunan
Berkerjasama dengan guru-guru matapelajaran lain untuk menyiapkan nota atau latihan-latihan
kepada murid
Menyediakan soalan peperiksaan dalaman untuk dibuat kajian atau simpanan
Mempastikan cara/skima pemarkahan dipatuhi dengan baik oleh guru-guru dibawahnya
Mengumpul data-data markah peperiksaan dalaman unutk dibuat kajian atau simpanan
Menentukan buku-buku kerja yang hendak digunakan setelah diadakan mesyuarat dengan guruguru lain.
Menyemak buku latihan murid (jika diarah, oleh Pengetua)
Menjadi Ahli Jawatankuasa Pusat Sumber Sekolah
Menyediakan Buku Stok
Mencadang pembelian barang-barang
Menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan
Menyelia kakitangan dibawahnya
Bertanggungjawab terhadap pembelian dan penerimaan barang-barang
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarah oleh Pengetua dari semasa ke semasa

P
ANIT M A
IA AT
P L ARAN
E AJ

Tujuan Panitia Matapelajaran
Berikut adalah diantara beberapa tujuan yang dikenalpasti untuk panitia.
1.

Memperbaiki dan meningkatkan mutu dan keberkesanan
pengajaran pembelajaran.

2.

Berikhtiar dan berusaha untuk mendapatkan strategi-strategi
mengajar yang ivnovatif dan boleh mendorong serta
menggerakkan kecenderungan para pelajar terhadap
pembelajaran.

3.

Memperbaiki prestasi pelajar-pelajar dalam peperiksaan
(berasaskan sekolah atau awam) dalam matapelajaran
berkenaan berpandukan atau berasaskan kepada
prestasi/target yang ditunjukkan dalam rancangan akademik
sekolah.

4.

Mewujudkan semangat berkerjasama di antara panitia
matapelajaran dengan persatuan atau kelab akademik

Peranan Panitia/Tugas Pengerusi/AJK Panitia Matapelajaran
Berikut adalah diantara perkara yang dianggap perlu dilaksanakan oleh Panitia,
sejajar dengan peranannya sebagai sebuah badan ikhtisas.
1.

Memperolehi sukatan pelajaran yang terbaru atau kemaskini untuk
kegunaan ahli-ahli panita.

2.

Menyediakan rancangan mengajar untuk ketiga-tiga penggal dalam
tahun persekolah. Rancangan mengajar ini diselaraskan diantara
guru dalam sesuatu tingkat/darjah dimana ada kaitan.

3.

Memilih dan mencadangkan kepada pentadbir sekolah buku teks
untuk digunakan oleh pelajar-pelajar berdasarkan kepada kesesuaian
buku teks itu dari segi kehendak sukatan pelajaran dan tahap
kebolehan mereka.

4.

Memilih dan mencadangkan buku-buku rujukan atau bahan–bahan
bacaan tambahan yang sesuai dengan keperluan pembelajaran para
pelajar dan kegunaan guru-guru untuk dibekalkan di Pusat Sumber
sekolah.

5.

Menyelaraskan soalan-soalan ujuan dan peperiksaan berasakan
sekolah yang disediakan bagi tiap-tiap tingkatan atau darjah dan jika
perlu menubuhkan bank soalan.

6.

Mengkaji dan menganalisis keputusan peperiksaan pelajar-pelajar
dalam tiap-tiap peperiksaan berasaskan sekolah ( khususnya
peperiksaan pertengahan dan akhir tahun) dan mengambil langkahlangkah untuk mengatasi kelemahan-kelemahan pengajaran dan
pembelajaran.

8.

Mengaturkan perjumpaan atau mesyuarat dengan ahli-ahli panitia
(secara formal atau tidak formal) untuk memikir dan membincangkan
masalah-masalah atau isu-isu yang berkaitan, seperti masalahmasalah yang berhubung dengan kaedah mengajar serta mencari
penyelesaian kepada masalah-masalah atau isu-isu tersebut.

9.

Bertukar-tukar pengalaman dan pengetahuan baru yang diperolehi
setelah mengikuti kursus atau seminar dengan ahli-ahli yang lain.

10.

Mewujudkan semangat saling berkerjasama dengan persatuan
disekolah dan menjalinkan hubungan kerja yang boleh membantu bagi
mencapai matlamat pengajaran dan pembelajaran.

11.

Berkerjasama dan bertukar-tukar fikiran, pengalaman dan kepakaran
dengan panitia-panitia di sekolah-sekolah berhampiran sekawasan.

12.

Berkerjasama dengan lain-lain panitia dan membantunya dalam usaha
ke arah memajukan pelajar-pelajar yang lemah dalam mata pelajaran
tertentu.

13.

Melantik seorang setiausaha dari kalangan ahli untuk menyediakan
minit mesyuarat dan mengedarkan minit itu kepada semua ahli panitia.

14.

Menyelenggarakan fail-fail panitia dan semua minit atau laporan
mesyuarat, surat menyurat dan rekod-rekod yang berkaitan.

CONTOH FORMAT PENULISAN KERTAS KERJA
TAJUK PROGRAM:
MATLAMAT:
OBJEKTIF:
RASIONAL:
KUMPULAN SASARAN:
TARIKH PERLAKSANAAN:
ANGGARAN PERUNTUKAN KEWANGAN:
1.
2.

Sumber Kewangan
Perbelanjaan

SENARAI JAWATANKUASA PETUGAS
1.

JAWATANKUASA INDUK
Pengerusi:
Naib Pengerusi:
Setiausaha:
Bendahari:

2.

JAWATANKUASA KECIL
Penyelarasan Program
Dan lain-lain jawatankuasa mengikut keperluan program/aktiviti

3.

TENTATIF PROGRAM

4.

STRATEGI PERLAKSANAAN:
1. (Bagaimana program hendak dilaksanakan dari
awal/mula seperti mesyuarat pertama hingga kepada
sesi penilaian)
2.
3.

5.

PENILAIAN PROGRAM:

SE
NARAI SE AK
M
P NGURUSAN
E
P
ANIT M A
IA AT
P L ARAN
E AJ

Arahan
sila tandakan dengan _/ di ruangan berkenaan.
Y = ( Ya ) iaitu ada dibuat / disediakan / dijalankan.
T = ( Tidak ) iaitu tidak ada dibuat / disediakan / dijalankan.

1.

Senarai tugas panitia ada disediakan.

2.

Senarai tugas panitia diedarkan kepada ahli-ahli panitia.

3.

Seorang guru kanan yang berpengalaman dilantik mengetuai panitia.

4.

Guru kanan dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Kurikulum Sekolah.

5.

Seorang setiausaha dipilih untuk menguruskan perjalanan panitia.

6.

Ahli-ahli panitia terdiri daripada semua guru yang mengajar mata pelajaran
berkenaan.

7.

Spesifikasi tugas ketua panitia / guru kanan ada disediakan.

8.

Spesifikasi tugas setiausaha panitia ada disediakan.

9.

Mesyuarat panitia diadakan sekurang-kurangnya sekali sepenggal.

10.

Ada panggilan mesyuarat secara rasmi oleh setiausaha kepada :(a) Pihak pentadbir sekolah (GB/GPK)
(b) Ahli-ahli panitia

Y

T

Y
11.

Di dalam surat panggilan mesyuarat itu ada dinyatakan perkara-perkara berikut:(a) Nombor rujukan surat dan tarikh.
(b) Mesyuarat panitia kali ke berapa.
©

Tarikh mesyuarat.

(d) Masa mesyuarat.
(e) Tempat mesyuarat.
(f) Agenda mesyuarat.
12.

Salinan surat panggilan mesyuarat panitia diberikan kepada pihak sekolah untuk difailkan di
dalam fail panitia.

13.

Ada disediakan fail-fail panitia untuk:
(a) Menyimpan surat-surat panggilan mesyuarat dan
minit-minit mesyuarat
(b) Menyimpan maklumat-maklumat lain untuk panitia

14.

Fail panitia mempunyai nombor rujukan.

15.

Fail panitia sentiasa kemaskini dan
(a) kandungannya dinomborkan.
(b) kandungannya direkodkan.

16.

Minit mesyuarat panitia direkodkan oleh setiausaha.

17.

Salinan minit mesyuarat panitia diberikan kepada semua ahli panitia.

T

Y
18.

Salinan minit mesyuarat diberikan kepada Guru Besar dan GPK untuk tindakannya.

•

Agenda mesyuarat panitia mengandungi :(a) mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
(b) perkara-perkara berbangkit daripada minit.
© membincangkan masalah pengajaran dan
pembelajaran.

20.

Panitia ada mesyuarat perancangan untuk meningkatkan lagi prestasi murid-murid di
dalam mata pelajaran berkenaan.

21.

Ada dibuat pengesanan kemajuan perancangan panitia di dalam bentuk :(a)
Carta Gantt.
(b)
Laporan berkala.
©
Senarai semak.

22.

Ada menyediakan senarai alat bantu mengajar mata pelajaran berrkenaan.

23.

Senarai alat bantu mengajar ada menyatakan :(a)
Kuantitinya.
(b)
Kod/tanda pengenalan.
©
Tempat disimpan.
(d)
Topik yang sesuai digunakan alat tersebut.

24.

Salinan alatan di atas (no. 22) diberikan kepada semua guru yang mengajar mata pelajaran
itu.

25.

Buku stok alat bantu mengajar kemaskini.

T

Y
26.

Buku rekod penggunaan alat bantu mengajar / pinjaman ada disediakan.

27.

Ada menyediakan senarai buku-buku rujukan untuk guru-gurumata pelajaran berkenaan.

28.

Ada menjalankan perkembangan staf bagi ahli-ahli panitia dari semasa ke semasa.

29.

Ada menyediakan jadual waktu mata pelajaran berkenaan (yang menunjukkan waktu, guru
dan kelas mata pelajaran itu pada sesuatu hari dalam seminggu).

30.

Ada menyediakan sukatan pelajaran mata pelajaran berkenaan.

31.

Semua guru ada buku Panduan Khas mata pelajaran berkenaan bagi kelas yang diajar.

32.

Ada menyimpan semua butir/maklumat semua guru yang mengajar mata pelajaran itu.

33.

Ada menyimpan senarai buku teks dan buku kerja yang digunakan oleh murid dan guru-guru
bagi mata pelajaran berkenaan.

T

Y

34.

Ada menyimpan kertas-kertas soalan peperiksaan sekolah dan peperiksaan
awam.

35.

Ada membuat analisis soalan-soalan peperiksaan untuk simpanan sekolah.

36.

Ada membuat analisis keputusan peperiksaan sekolah dan peperiksaan awam.

37.

Ada mengesan kekuatan dan kelemahan murid-murid dan mengambil
tindakan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang dikesan.

38.

Ada menyimpan Pekeliling Ikhtisas Bil.4/86 KP (BS) 8591/Jld.II/(44)
bertarikh 13.3.86.

39.

Salinan Pekeliling Ikhtisas Bil.4/86 diberikan kepada semua ahli panitia.

T

BORANG PENCERAPAN RAKAN SEJAWAT 1
ASPEK

KAEDAH DAN STRATEGI PENGAJARAN

NAMA GURU YANG DICERAP : .…………………………………………………………………....................
MATA PELAJARAN : …………………………................ TINGKATAN : …………………………………..
TARIKH PENCERAPAN : ………………………………….. MASA / WAKTU : …………………………….
ASPEK YANG DILIHAT

CATATAN / KOMEN

1. Persediaan guru : Rancangan pelajaran ditulis
Kemas dan sesuai dengan pencapaian pelajar.
2. Persediaan bahan sesuai dengan isi utama,
Berkesan dan membantu kefahaman pelajar.
3. Memulakan pengajaran secara berkesan dan ia
Ada hubungan dengan isi pelajaran.
4. Penerangan konsep dan aktiviti yang dipilih
Tepat dengan sukatan pelajaran
5. Kemahiran mengenali kesulitan pelajar dalam
Mengikut dan memahami isi pelajaran.
6. Kaedah menutup pelajaran menarik dan
Mengukuhkan lagi minat kepada isi pelajaran.

RUMUSAN DARIPADA PENCERAPAN :

1. CADANGAN UNTUK MEMPERBAIKI KEKURANGAN YANG DIKENAL PASTI :
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
2. HASIL YANG BOLEH DICONTOHI :
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

ASPEK

KAEDAH PERSEMBAHAN GURU

ASPEK YANG DILIHAT
CATATAN / KOMEN
1. Suara guru : Kadar Kederasan, kekuatan,
Kefasihan, intonasi dan penekanan suara
Semasa bercakap.
2. Bahasa Isyarat, tangan, badan atau memek
muka guru untuk menguatkan hujah.
3. Pergerakan Guru : diam, bergerak di sekitar
kawasan pengajaran.
4. Kemahiran untuk mendapat perhatian dan
mengekalkan minat pelajar.
5. Kemahiran bercerita, memberi penerangan dan
Penjelasan lanjut.
6. Pengurusan masa yang optimum.
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

ASPEK

KEMAHIRAN TEKNIK MENYOAL

ASPEK YANG DILIHAT

CATATAN / KOMEN

1. Kemahiran menyoal dan menyesuaikan soalan
kepada pelajar.
2. Soalan yang diberi padat : tepat dan jelas..
jelas..
3. Soalan ditujukan kepada pelajar tertentu atau disebarkan kepada semua.
4. Memberi tempoh masa tertentu setelah

mengemukakan sesuatu soalan.

5. Kemahiran menggalakkan pelajar memberi respon.
6. Membuat respons kepada jawapan yang
diberikan seperti menulis di papan hitam,
senyum atau menjelaskan lagi respons tersebut.

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

ASPEK

KEMAHIRAN MENGENDALIKAN ABM / BBM

ASPEK YANG DILIHAT

CATATAN / KOMEN

1. ABM / BBM yang disediakan, digunakan dalam
pengajaran secara terancang dan lancar.
2. Bahan yang digunakan sesuai, berkesan dan
membantu lagi proses pembelajaran.
3. Minat pelajar kepada bahan yang disediakan
jelas dari respons-respons yang diberikan.
4. Pelajar dilibatkan terus dengan bahan secara
aktif dan diberi peluang mencubanya.
5. Disiplin kelas semasa menggunakan bahan terkawal.
6. Bahan-bahan lain ada digunakan termasuk
papan hitam, buku teks dan sebagainya.

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

Perjalanan yang jauh bermula
dengan langkah pertama,
melangkah dari sini…

“Sesungguhnya Allah menyukai
orang yang tiada menyukaryukarkan pekerjaan dan yang
jernih mukanya dalam
menghadapi manusia."
(Hadith riwayat Al-Baihaqi)

Sekian, terima kasih.

PLAN STRATEGIK
PRA UNIVERSITI
2014

Langkah-Langkah
• Analisis Persekitaran
– Kenal pasti kekuatan dan kelemahan dalam
matapelajaran anda
• Plan Taktikal
– Hasilkan Plan Taktikal, dalam plan ini hasilkan beberapa
program
• Plan Operasi
– Dalam bahagian ini, jelaskan pelaksanaan program yang
akan dijalankan
• Penilaian & Maklumbalas
– Menilai semula keberkesanan program dan

Apa yang anda hasilkan akan
terhasil sebagai
Plan Strategik Ting.6
(SISTEM MODULAR)
SMK Kota Samarahan
• Tarikh Hantar:

• 03 MAC 2014

Pengurusan Panitia Berkesan

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (20)

Similar to Pengurusan Panitia Berkesan (20)

More from Karsodikromo Yatiman (20)

Recently uploaded (12)

Pengurusan Panitia Berkesan