5.3 bidang tugas jawatankuasa pengelola
- 1. BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PENGELOLA
- 2. PELANTIKAN JAWATANKUASA & PENGAGIHAN TUGAS Pengarah program / projek • Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti. • Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan. • Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatankuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti. • Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan. • Bertanggungjawab menentukan hala tuju program pendidikan luar.
- 3. Timbalan pengarah Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti. Memangkus tugas pengarah semasa ketiadaannya.
- 4. Kem komandan Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti yang berkaitan dengan perlaksanaan pendidikan luar. Mengadakan taklimat kepada peserta. Orang yang membuat keputusan penting ketika melaksanakan aktiviti pendidikan luar.
- 5. setiausaha Bertanggungjawab kepada Menyediakan dan pengarah dalam bidang mengedarkan catatan pengurusan dan minit mesyuarat dan surat pentadbiran. pekeliling kepada yang Mengumpul semua berkenaan. maklumat seperti Bersama pengerusi merekodkan semua fail-fail menentukan tempat, untuk rujukan. masa, tarikh dan agenda Bertanggungjawab untuk mesyuarat. hadir setiap mesyuarat Mewujudkan kekitaan dan dalam perlaksanaan kerja berkelompok dalam program. kalangan AJK. Menguruskan urusan surat Menyediakan kertas kerja menyurat kepada pihak yang diperlukan oleh yang berkenaan. program. Memanggil ahli Menyusun dan jawatankuasa untuk menyediakan tempat dan bermesyuarat. kemudahan mesyuarat.
- 6. Membantu setiausaha dalam Memangku melicinkan tugas perlaksanaan setiausaha aktiviti. semasa ketiadaannya. Timbalan setiausaha
- 7. Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan. Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk program. Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik program. Menyimpan semua risit, baucer-baucer, buku rekod wang keluar bendahari masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. Menjaga dan menguruskan harta benda bagi program dengan baik. Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat. Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan program. Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duanya sekali.
- 8. Menyimpan rekod alatan kumpulan seperti khemah, periuk, paranga dan pisau. Bertanggungjawab Menyediakan segala terhadap alatan Jawatankuasa keperluan berkaitan yang digunakan alatan/ teknikal bagi semasa sesuatu teknikal melicinkan aktiviti atau projek perlaksanaan dilaksanakan. program. Mengemaskini alatan dan mengawal pergerakan alatan kumpulan.
- 9. Menyediakan ataur cara bagi penyampaian hadiah. Menyediakan satu Menjemput dan buku program bagi mendapatkan senarai aktiviti-aktiviti yang VIP dan jempuatan akan dilaksanakan yang sepatutnya hadir semasa program Jawatankuasa pada hari penyampaian dijalankan. atur cara/ hadiah. buku program Mendapat Pengacara Majlis Menyediakan acara (MC) bagi setiap kategori sambutan kedatangan VIP, atau keseluruhan kategori penyambut tetamu dan dan menyediakan draf teks segala persiapan untuk MC. keperluan sambutan.
- 10. Jawatankuasa makanan dan minuman Menyediakan bajet dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan bagi jawatankuasa sepanjang program berlangsung. Mendapatkan katerer jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan makanan dan minuman. Menyediakan bajet bagi setiap kumpulan peserta. Memberi nasihat kepada kumpulan peserta terhadap hidangan makanan. Membuat tempahan dan memaklumkan jenis makanan serta jumlahnya. Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan tiada petugas dan AJK yang ketinggalan. Memastikan kebersihan tempat makan.
- 11. Jawatankuasa protokol Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika perasmian atau penutup. Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir. Menyambut tetamu, para jemputan dan peserta mengarahkan ke tempat duduk yang sepatutnya. Menyedia susun atur kerusi bagi jemputan VIP di dalam dewan. Menjaga kawalan peserta. Jawatankuasa promosi / Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik publisiti minat peserta tentang sesuatu projek atau aktiviti. Membuat poster-poster dan menyediakan kain rentang untuk mempromosikan sesuatu projek atau aktiviti. Jawatankuasa Memastikan perjalanan program lancar dan tapak program persiapan/keceriaan sentiasa bersih dan ceria. Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti. Jawatankuasa disiplin/ Memastikan keselamatan di dlam kawasan aktiviti terjamin. keselamatan Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan selamat dan berjalan lancar. Sentiasa bersedia jika terdapat kemalangan atau sesuatu yang tidak diingini Merancang aktiviti kawalan malam. Membawa beberapa unnit kelengkapan perubatan seperti “first aid”.
- 12. Jawatankuasa pendaftaran atau Menguruskan pendaftaran pelajar sebelum bertolak dan peserta memastikan jumlah peserta mencukupi. Mengurus, menerima atau menyenaraikan nama peserta dalam sesuatu projek. Jawatankuasa pendidikan Merancang modul integrasi mata pelajaran dalam pendidikan luar berdasarkan objektif. Merancang atau menetapkan masa bagi program pendidikan. Jawatankuasa kerohanian Merancang dan melaksana aktiviti kerohanian termasuk solat,kuliah subu dan kuliah magrib. Membuat giliran iman dan bilal bagi setiap solat. Memastikan peserta bukan isllam mengamalkan ajaran agama masing-masing dan diberi kuliah moral. Menyediakan satu malam penghayatan kepada peserta. Jawatabkuasa aktiviti darat & Membuat aktiviti darat dan luat dalam pelaksananaan aktiviti luar program Memastikan aktiviti2 yang dirancang berjalan dengan lancar. Memastikan alatan yang diperlukan dalam melakukan aktiviti selamat digunakan.
- 13. Jawatankuasa o Membuat tempahan kenderaan sama ada bas atau van untuk pengangkutan kegunaan semasa dan selepas sesuatu aktiviti atau projek dijalankan. o Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta rujukan pegawai yang terlibat bagi kegunaan pemandu, urus setia dan peserta. Jawatankuasa fotografi Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media aktiviti cetak mahupun elektronik. Menggunakan kamera atau video-video camera bagi merakamkan aktiviti atau projek. Menjadi jurukamera sepanjang sesuatu program berlangsung. Jawatankuasa Mendapatkan juri atau peserta bagi sesuatu aktiviti atau projek persembahan dan yang dijalankan. pertandingan Merancang persembahan, tujuan program atau memastikan sesuatu aktiviti atau projek berjaya disempurnakan.