Suport de curs instruire utilizatori IMI PQ ianuarie 2013

FONDUL SOCIAL EUROPEAN
Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Axa prioritară 3 „CREȘTEREA ADAPTABILITĂȚII LUCRĂTORILOR ȘI A ÎNTREPRINDERILOR”
Domeniul major de intervenție 3.3 „Dezvoltarea parteneriatelor şi încurajarea inițiativelor
partenerilor sociali şi societății civile"
Titlul proiectului: „Rețeaua Autorităților Competente pentru Calificările Profesionale din
România (IMI PQ NET România)”
Beneficiar: Ministerul Educației Naţionale
Contract nr.: POSDRU/93/3.3/S/53132

SUPORT DE CURS PENTRU INSTRUIREA

UTILIZATORILOR SISTEMULUI IMI –

COMPONENTA CALIFICĂRI PROFESIONALE

ianuarie 2013

SISTEMUL D E IN FORMARE AL PIEȚEI IN TERN E

SUPORT D E CURS PEN TRU IN STRUIREA
UTILIZATORILOR SISTEMULUI IMI –
COMPON EN TA CALIFICĂRI PROFESION ALE

ianuarie 2013

Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României

CUPRINS
1. INTRODUCERE ...............................................................................................................................7
2. INFORMAŢII GENERALE .............................................................................................................8
2.1. CE ESTE IMI? ........................................................................................................................8
2.2. CUM FUNCȚIONEAZĂ IMI? ...............................................................................................9
2.3. CARE SUNT PĂRŢILE IMPLICATE ÎN IMI? ...................................................................10
2.3.1. AUTORITĂȚILE COMPETENTE ........................................................................10
2.3.2. COORDONATORII IMI ........................................................................................10
2.3.3. COMISIA EUROPEANĂ .......................................................................................10
2.4. ROLURILE AUTORITĂŢILOR ÎN IMI .............................................................................11
2.5. ROLURILE UTILIZATORILOR .........................................................................................12
3. ACCESUL LA IMI .........................................................................................................................13
3.1. ÎNREGISTRAREA ÎN IMI ...................................................................................................14
3.1.1. ÎNREGISTRAREA DE CĂTRE UN COORDONATOR IMI ...............................14
3.1.2. AUTOÎNREGISTRAREA: ORIENTĂRI PENTRU AUTORITĂȚILE
COMPETENTE.......................................................................................................15
3.1.2.1. INVITAȚIA DE INREGISTRARE IN IMI ............................................15
3.1.2.2. AUTOÎNREGISTRAREA, PAS CU PAS ..............................................15
3.1.2.3. DUPĂ ÎNREGISTRARE ........................................................................20
3.2. CONECTAREA LA IMI ......................................................................................................21
3.2.1. NUME DE UTILIZATOR ȘI PAROLA TEMPORARĂ .......................................21
3.2.2. PRIMA CONECTARE LA IMI ..............................................................................22
3.2.3. PENTRU A VĂ CONECTA ULTERIOR LA SISTEM ........................................23
3.2.4. NUME DE UTILIZATOR, PAROLA SAU COD DE SECURITATE INCORECT
.................................................................................................................................23
4. GESTIONAREA AUTORITĂȚILOR ÎN IMI ...............................................................................25
4.1. INFORMAŢII REFERITOARE LA AUTORITATE ŞI COMPETENŢELE SALE ...........26
4.1.1. INFORMAŢII GENERALE DESPRE AUTORITATEA DUMNEAVOASTRĂ .26
4.1.2. DOMENII DE COMPETENȚĂ .............................................................................27
4.1.3. DOMENIUL LEGISLATIV SI PARAMETRII DE CIRCUIT ..............................28
4.1.3.1. INFORMAŢII PRIVIND DOMENIUL LEGISLATIV .........................28
4.1.3.2. PARAMETRII DE CIRCUIT .................................................................28
4.1.3.3. COORDONATORI CU PRIVILEGII DE ACCES ................................28
4.2. GESTIONAREA UTILIZATORILOR .................................................................................30
5. PRELUCRAREA CERERILOR .....................................................................................................31

3

5.1. CICLUL DE VIAȚĂ AL CERERII ......................................................................................31
5.2. PĂRŢILE IMPLICATE ÎN CERERE ȘI ROLURILE LOR ................................................32
5.2.1. ROLUL AUTORITĂȚILOR ..................................................................................32
5.2.1.1. AUTORITATE (RESPONSABILĂ CU CEREREA) ............................32
5.2.1.2. COORDONATORUL CERERII ............................................................33
5.2.2. ROLUL UTILIZATORILOR..................................................................................34
5.2.2.1. UTILIZATOR CU DREPTURI DE GESTIONARE A CERERII .........34
5.2.2.2. UTILIZATOR CU DREPTURI DE VIZUALIZARE A CERERII........34
5.2.2.3. UTILIZATOR CU DREPTURI DE ALOCARE A CERERII ...............34
5.2.2.4. UTILIZATOR CU DREPTURI DE SUPERVIZARE A CERERII .......35
5.3. TRATAREA CERERILOR ÎN IMI ......................................................................................36
5.3.1. CREAREA ŞI TRIMITEREA CERERILOR .........................................................36
5.3.2. PRELUCRAREA CERERILOR PRIMITE ............................................................37
5.3.2.1. ACCEPTAREA UNEI CERERI .............................................................37
5.3.2.2. RĂSPUNSUL LA CERERE ...................................................................38
5.3.2.3. ÎNAINTAREA UNEI CERERI CĂTRE O ALTĂ AUTORITATE ......39
5.3.2.4. FRAGMENTAREA UNEI CERERI ......................................................39
5.3.2.5. FINALIZAREA CERERILOR ...............................................................39
5.3.3. SOLICITAREA SI FURNIZAREA DE INFORMATII SUPLIMENTARE..........40
5.3.3.1. SOLICITAREA DE INFORMATII SUPLIMENTARE
(AUTORITATEA SOLICITANTĂ).......................................................40
5.3.3.2. TRATAREA UNEI CERERI DE INFORMAȚII SUPLIMENTARE
(AUTORITATEA DESTINATARĂ) .....................................................41
5.3.4. ALOCAREA CERERILOR ....................................................................................41
5.3.4.1. ALOCAREA CERERILOR CARE INTRĂ ÎN SISTEM.......................42
5.3.4.2. ALOCAREA CERERILOR CARE IES DIN SISTEM ..........................42
5.3.4.3. UTILIZAREA FUNCTIEI DE ALOCARE DE CATRE
COORDONATORUL IMI ......................................................................42
5.3.5. PROCEDURA DE SUPERVIZARE ......................................................................43
5.3.6. PROCEDURA DE APROBARE ............................................................................44
5.3.7. COPIEREA UNEI CERERI....................................................................................45
5.3.8. MONITORIZAREA CERERILOR ........................................................................45
5.3.8.1. LISTA DE ACŢIUNI PENTRU CERERI ..............................................45
5.3.8.2. CĂUTAREA UNEI CERERI .................................................................46
5.3.8.3. E-MAIL AUTOMAT ..............................................................................46
5.3.9. FUNCŢIA DE RAPORTARE.................................................................................48
6. REPERTORIUL REGISTRE ..........................................................................................................52
6.1. REGISTRE: ROLUL PĂRŢILOR IMPLICATE .................................................................52

4

6.2. ADĂUGAREA UNUI REGISTRU ......................................................................................53
6.2.1. INFORMAȚII GENERALE ...................................................................................53
6.2.2. INFORMAȚII PRIVIND ACCESAREA REGISTRULUI ....................................54
6.2.3. INFORMAŢII PRIVIND CONŢINUTUL .............................................................54
6.2.4. INFORMAŢII REFERITOARE LA AUTORITĂŢI ..............................................54
6.3. ACTUALIZAREA INFORMAŢIILOR REFERITOARE LA REGISTRE ŞI ŞTERGEREA
REGISTRELOR ....................................................................................................................59
6.4. TRANSFERAREA DREPTULUI DE GESTIONARE A UNUI REGISTRU CĂTRE O
ALTĂ AUTORITATE ..........................................................................................................59
6.5. CONSULTAREA REGISTRELOR ÎN IMI .........................................................................60
6.5.1. CĂUTARE RAPIDĂ ..............................................................................................60
6.5.2. CĂUTARE AVANSATĂ .......................................................................................60
7. ROLUL COORDONATORILOR IMI ...........................................................................................61
7.1. ROL ADMINISTRATIV ......................................................................................................61
7.1.1. ROLURI ADMINISTRATIVE ÎN IMI ..................................................................62
7.2. ÎNREGISTRAREA UNEI AUTORITĂŢI COMPETENTE ÎN IMI ...................................65
7.2.1. ÎNAINTE DE ÎNREGISTRARE.............................................................................65
7.2.2. ÎNREGISTRAREA: ASPECTE IMPORTANTE ...................................................65
7.2.3. DUPĂ ÎNREGISTRARE ........................................................................................66
7.2.4. AUTOÎNREGISTRAREA: ORIENTĂRI PENTRU COORDONATORII IMI ....67
7.2.4.1. GESTIONAREA INVITAȚIILOR DE ÎNREGISTRARE .....................67
7.2.4.2. CICLUL DE VIAȚĂ AL UNEI INVITAȚII: CIRCUITUL CLASIC ...69
7.2.4.3. CICLUL DE VIAȚĂ AL UNEI INVITAȚII: CIRCUITE ȘI STĂRI
ALTERNATIVE .....................................................................................70
7.2.4.4. VALIDAREA ÎNREGISTRĂRILOR .....................................................71
7.2.5. STABILIREA PARAMETRILOR DE CIRCUIT ..................................................72
7.2.5.1. PARAMETRII DE CIRCUIT PENTRU AUTORITATILE
COMPETENTE ......................................................................................72
7.2.5.2. PARAMETRII DE CIRCUIT PENTRU COORDONATORI................73
7.2.6. DESPRE CICLUL DE VIATA AL AUTORITATII, DOMENIUL LEGISLATIV
SI CICLURILE DE VIATA ALE CIRCUITULUI ................................................74
7.2.6.1. STĂRILE AUTORITĂŢILOR ÎN IMI ...................................................74
7.2.6.2. STĂRI PENTRU ACCESUL LA UN DOMENIU LEGISLATIV ........75
7.2.6.3. STĂRI PENTRU ACCESUL LA CIRCUIT ..........................................78
7.2.7. MODIFICAREA ROLULUI AUTORITĂȚILOR .................................................80
7.2.7.1. MODIFICAREA ROLURILOR DIN CADRUL UNUI CIRCUIT ........80
7.2.7.2. MODIFICAREA ROLULUI DIN CADRUL UNUI DOMENIU
LEGISLATIV..........................................................................................80
7.3. FUNCŢIA DE SPRIJIN A COORDONATORILOR ...........................................................81

5

7.4. FUNCŢIA DE COORDONARE TEMATICĂ .....................................................................81
7.4.1. SARCINILE TEMATICE ALE COORDONATORILOR ÎN CADRUL
CIRCUITUL CERERII ...........................................................................................82
7.4.1.1. MONITORIZAREA CERERILOR AUTORITĂŢILOR
COORDONATE .....................................................................................82
7.4.1.2. INTERVENȚIA ÎN PROCESAREA UNEI CERERI ÎN CARE SUNT
IMPLICATE DOUĂ AUTORITĂȚI ......................................................82
7.4.2. SARCINILE TEMATICE ALE COORDONATORILOR IN CADRUL
CIRCUITULUI ALERTEI ......................................................................................83
7.5. OPŢIUNI SPECIFICE PENTRU COORDONATORI .........................................................83
8. IMI ȘI PROTECȚIA DATELOR ...................................................................................................84
9. UTILIZAREA SISTEMULUI IMI PE SCURT [3] ........................................................................86
9.1. ACCESAREA SISTEMULUI IMI .......................................................................................86
9.2. ADMINISTRAREA DATELOR ŞI A UTILIZATORILOR ................................................87
9.3. TRIMITEREA UNEI CERERI DE INFORMAŢII PRIN SISTEMUL IMI ........................87
9.4. RĂSPUNSUL LA O CERERE DE INFORMAŢII ..............................................................88
10. TERMINOLOGIA IMI EXPLICATĂ PE SCURT [4] ..................................................................90
10.1. DESPRE AUTORITĂȚI ȘI ROLUL ACESTORA ..............................................................90
10.2. UTILIZATORII IMI ȘI ROLURILE ACESTORA ..............................................................94
10.3. CERERI DE INFORMAȚII ..................................................................................................96
10.4. REGISTRELE .....................................................................................................................101
11. ÎNTREBĂRI ȘI RĂSPUNSURI [5] .............................................................................................102
11.1. ÎNREGISTRAREA ÎN IMI .................................................................................................102
11.2. ACCESUL LA IMI .............................................................................................................105
11.3. GESTIONAREA DATELOR AUTORITĂŢII ÎN IMI ......................................................107
11.4. GESTIONAREA UTILIZATORILOR ÎN IMI ..................................................................111
11.5. CERERI DE INFORMAȚII ................................................................................................113
11.5.1. TRIMITEREA CERERILOR DE INFORMATII .................................................113
11.5.2. FORMULAREA RASPUNSURILOR..................................................................115
11.5.3. ACCEPTAREA RĂSPUNSURILOR ...................................................................119
12. REFERINŢE .................................................................................................................................119

6

1. INTRODUCERE

Sistemul de informare al pieței interne (IMI) este o aplicație on-line securizată care le permite
autorităților naționale, regionale și locale să comunice repede și ușor cu omologii lor din străinătate.
Acest document se adresează atât utilizatorilor existenţi, cât şi celor care doresc să se înregistreze în
IMI. Pentru început, este prezentată o introducere generală despre IMI şi modul său de funcţionare. În primele
şapte capitole [1] sunt explicate principalele funcţionalităţi ale sistemului şi modalităţile de utilizare [2].
Menţionăm că nu toate funcţionalităţile sunt relevante pentru activitatea dumneavoastră. Întrucât IMI are o
structură modulară, fiecare funcţionalitate este independentă. De aceea, atunci când citiţi suportul de curs,
puteţi consulta doar secţiunile care vă interesează. Capitolul 7 prezintă „Rolul coordonatorilor” şi se adresează
în primul rând coordonatorilor IMI, însă poate fi consultat de toţi utilizatorii sistemului care vor să înţeleagă
mai bine sarcinile coordonatorului. Capitolul 8 abordează problema protecţiei datelor cu caracter personal [1].
În capitolul 9 veţi găsi o sinteză a informaţiilor referitoare la utilizarea IMI [3]. Terminologia şi
acronimele specifice IMI [4] sunt prezentate în capitolul 10. În capitolul 11 sunt prezentate răspunsuri la
întrebarile frecvente referitoare la utilizarea IMI [5]. Acest suport de curs se încheie cu lista de referinţe.
Având în vedere faptul că IMI este în continuă evoluţie, pe parcurs vor fi adăugate în sistem noi
module, iar acest suport de curs va fi actualizat periodic cu capitole noi.
Acest suport de curs se concentrează pe aspectele tehnice legate de utilizarea IMI şi nu oferă orientări
referitoare la conţinut, cum ar fi obligaţia de a coopera în baza actelor legislative pentru care este utilizat IMI
sau situaţiile exacte în care puteţi folosi sistemul. Pe site-ul IMI al Comisiei Europene pot fi consultate diverse
documente de sprijin pe teme specifice, la adresa http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/training_ro.html .
Pentru instruirea noilor utilizatori şi pentru testare este disponibilă varianta demonstrativă a Sistemului
IMI la adresa web https://webgate.training.ec.europa.eu/imi-net/ . Numele de utilizator şi parolele de acces le
veţi primi de la coordonatorul IMI. Dacă sunteţi înregistraţi ca utilizatori IMI, sistemul poate fi accesat la adresa
web https://webgate.ec.europa.eu/imi-net/ . Pentru a-i ajuta pe utilizatorii IMI, în sistem au fost create „puncte
info” de unde puteţi afla informaţii suplimentare despre anumite câmpuri din sistem, făcând clic pe iconiţa
corespunzătoare. Dacă aveţi nevoie de asistenţă sau dacă doriţi să ne comunicaţi observaţii referitoare la IMI,
componenta Calificări Profesionale, contactaţi Ministerul Educaţiei Naţionale – coordonatorul de arie
legislativă, la numărul de telefon/fax 021 319 14 98.
Mai multe detalii despre utilizarea Sistemului IMI veţi găsi pe site-ul proiectului „Rețeaua Autorităților
Competente pentru Calificările Profesionale din România (IMI PQ NET România)” la adresa www.imipqnet.ro .
Pentru asistenţă tehnică suplimentară sau observaţii şi comentarii privind sistemul IMI, vă rugăm să contactaţi
Secretariatul Tehnic al Grupului de Lucru IMI PQ NET România la adresa secretariat.tehnic@imipqnet.ro .

7

2. INFORMAŢII GENERALE

Acest capitol prezintă modul în care funcţionează IMI şi părţile implicate în sistem. Sunt
descrise câteva dintre rolurile pe care le pot îndeplini în IMI autorităţile competente şi profilurile de
utilizator disponibile.

2.1. CE ESTE IMI?
Anumite dispoziţii din legislaţia privind piaţa internă obligă autorităţile competente din
Spaţiul Economic European (SEE)1 să-i ajute pe omologii lor din celelalte ţări oferindu-le
informaţiile necesare. De asemenea, legislaţia prevede cerinţe în materie de comunicare între
autorităţile statelor membre şi Comisia Europeană. IMI este un instrument electronic creat pentru
a le permite autorităţilor competente să asigure acest schimb de informaţii. IMI a fost elaborat de
Comisia Europeană, în strânsă cooperare cu statele membre.
IMI este un sistem unic utilizat în diverse domenii legislative, printre care recunoaşterea
calificărilor profesionale (Directiva 2005/36/CE) şi supravegherea furnizorilor de servicii care
activează la nivel transfrontalier (Directiva 2006/123/CE). În viitor, IMI va cuprinde şi alte
domenii de activitate.

1
SEE este format din toate statele membre ale Uniunii Europene, la care se adaugă Islanda, Liechtenstein și Norvegia.

8

2.2. CUM FUNCȚIONEAZĂ IMI?

IMI facilitează schimbul de informaţii între autorităţile competente, ajutându-le să-i identifice
uşor pe omologii lor din celelalte state membre şi să comunice cu ei rapid şi eficient. Sistemul îi ajută
pe utilizatori să evite eventualele probleme legate de comunicare, în special diferenţele existente la
nivelul structurilor administrative, barierele lingvistice şi problemele legate de identificarea omologilor
din celelalte state membre.
IMI este structurat în module care pot fi utilizate separat. Principalele module sunt:
 o bază de date a autorităților competente din SEE implicate în mod curent în punerea
în aplicare pe teritoriul lor a legislației privind piața internă - sunt disponibile funcţii de
căutare în mai multe limbi
 un circuit pentru schimbul de informaţii între autorităţile competente - sunt disponibile
liste cu întrebări şi răspunsuri deja traduse în toate limbile UE (pentru fiecare domeniu
legislativ disponibil în IMI). Utilizatorii pot anexa documente şi pot monitoriza cererile
de informaţii în curs în așteptarea unor informații.
 un circuit pentru trimiterea, primirea şi difuzarea de alerte, aşa cum se prevede în
directiva privind serviciile
 un repertoriu al registrelor, gestionat de autorităţile competente din ţările SEE - este
prevăzută o funcţie de căutare în mai multe limbi.
DEPAȘIREA BARIERELOR LINGVISTICE — „ARTA POSIBILULUI”
Pentru a facilita comunicarea dintre autorităţi, IMI pune la dispoziţie seturi de întrebări şi răspunsuri
predefinite deja traduse în toate limbile oficiale ale UE. Un utilizator din cadrul unei autorități din
Italia poate selecta o serie de întrebări în limba italiană pentru a trimite o cerere în Ungaria.
Utilizatorul maghiar va vizualiza întrebările în limba maghiară și va selecta un răspuns deja tradus.
Ulterior, autoritatea din Italia va primi răspunsul în limba italiană.
În cazuri mai complexe, autorităţile vor fi nevoite să ofere mai multe detalii, sub formă de text liber.
Pentru a reduce barierele lingvistice în astfel de cazuri, IMI oferă sprijin la două niveluri:
– indică limba de lucru a utilizatorilor din autorităţile competente
– oferă un serviciu de traducere automată, pentru anumite combinaţii de limbi, care permite o
traducere aproximativă a textului liber.

9

Utilizatorii IMI, ori de câte ori este posibil, pot să utilizeze una din limbile de lucru ale
autorităţii pe care o contactează, într-un limbaj clar şi folosind propoziţii scurte. Țineți cont de
faptul că traducerea automată oferă numai o idee generală despre textul tradus. În scopuri juridice,
este posibil să fie necesar să solicitați o traducere oficială, în funcție de context.

2.3. CARE SUNT PĂRŢILE IMPLICATE ÎN IMI?

2.3.1. AUTORITĂȚILE COMPETENTE

Principalele părți implicate în IMI sunt autoritățile competente din țările SEE care utilizează
sistemul pentru a face schimb de informații. Aceste autorități pot fi organisme din sectorul public sau
privat, cărora statele membre le-au încredințat anumite competențe de punere în aplicare a legislației
privind piața internă. Ele pot funcționa la nivel național, regional sau local.

2.3.2. COORDONATORII IMI

Sistemul IMI prevede o serie de coordonatori IMI al căror rol este de a autentifica
autoritățile competente care solicită acces la sistem, de a oferi sprijin tehnic și de a garanta că cererile
primite din partea statelor membre primesc la timp răspunsuri satisfăcătoare (= rol administrativ).
La fel ca şi autorităţile competente, coordonatorii pot face schimb de informaţii cu alte
autorităţi înregistrate în IMI. Mai mult decât atât, coordonatorii IMI pot îndeplini şi un rol de
coordonare în legătură cu anumite circuite specifice din sistem. De exemplu, un stat membru poate
decide că toate cererile trebuie să fie aprobate de un coordonator IMI, înainte de a fi trimise unui alt
stat membru (= rol tematic).
Fiecare stat membru a desemnat un coordonator național IMI (CNIMI). Dacă doreşte, statul
membru poate numi şi un coordonator IMI delegat (DIMIC) care să aibă responsabilități specifice
pentru un anumit domeniu legislativ, o parte din administrație sau o zonă geografică. Un DIMIC
regional responsabil pentru toate domeniile legislative din regiunea sa se numește Super-DIMIC sau
SDIMIC. Un coordonator IMI responsabil pentru supravegherea unui domeniu legislativ în numele
unui stat membru sau al unei regiuni federale este numit LIMIC.

2.3.3. COMISIA EUROPEANĂ

Comisia Europeană găzduiește și gestionează sistemul IMI în centrul său de date din
Luxemburg.

10

Este responsabilă pentru traducerile din sistem şi asigură serviciul central de helpdesk pentru a
sprijini statele membre în utilizarea IMI.

2.4. ROLURILE AUTORITĂŢILOR ÎN IMI

Indiferent de rolul său administrativ (coordonator IMI sau autoritate competentă), o
autoritate înregistrată în IMI poate îndeplini un rol tematic într-un circuit la care a primit acces.
Tabelul de mai jos ilustrează aceste roluri:

ROL ADMINISTRATIV ROL TEMATIC

Tip de autoritate/ Rol în cadrul circuitului

Rol în cadrul domeniului
Cerere de informații Alerte
legislativ

CNIMI
Rolul
SDIMIC Coordonator alertă
coordonator Coordonator cerere
LIMIC Centru de primire a alertelor
ului
DIMIC

Autoritate Autoritate responsabilă cu
AC Autoritate (Cereri)
competentă alertele

Pe lângă aceste roluri, coordonatorii IMI mai pot îndeplini şi următoarele două roluri sau
cel puţin unul din ele: coordonator responsabil cu validarea (care înregistrează şi/sau validează o
autoritate în IMI) şi coordonator de acces (care alocă şi gestionează accesul unei autorităţi la un
domeniu legislativ şi la un circuit). Fiecare autoritate are un coordonator responsabil cu validarea şi
un coordonator de acces pentru fiecare domeniu legislativ.
Pentru detalii privind diferitele Roluri administrative (detalii în capitolul 7.1.), Roluri
tematice sunt definite pentru fiecare circuit (detalii în capitolul 5).
Este important de notat faptul că rolul tematic al unei autorităţi nu depinde de rolul
său administrativ.

11

2.5. ROLURILE UTILIZATORILOR

Fiecare autoritate/coordonator înregistrat(ă) va numi una sau mai multe persoane din cadrul
autorității drept utilizatori ai sistemului IMI. Fiecare utilizator trebuie să fie înregistrat în sistem şi
primeşte anumite drepturi de utilizator care definesc ce poate şi ce nu poate face în sistem.
Autorităţile înregistrate în IMI sunt foarte diferite din punctul de vedere al mărimii şi structurii.
Sistemul este flexibil în această privinţă. O autoritate de mici dimensiuni, care gestionează un număr
redus de cereri, poate împuternici numai unul sau doi utilizatori să îndeplinească aceste activităţi în
sistem (se recomandă să se înregistreze cel puţin doi utilizatori pentru a asigura continuitatea
activităţii în timpul vacanţelor sau în caz de concediu medical). La polul opus, o autoritate de mari
dimensiuni (de exemplu, Colegiul Medicilor) poate dispune de un întreg departament care să se ocupe
de recunoaşterea calificărilor profesionale, ceea ce ar pune-o în situaţia de a gestiona un număr
important de cereri de informații. În acest caz, ar trebui să înregistreze mai mulţi utilizatori IMI cu
responsabilităţi bine definite.
Fiecare utilizator IMI înregistrat ține de o singură autoritate competentă sau de un singur
coordonator.
În tabelul de mai jos sunt prezentate toate rolurile de utilizator disponibile în IMI. Unele dintre
ele au caracter general, întrucât nu sunt legate de un anumit circuit. Altele sunt caracteristice unui
modul specific elaborat pentru un anumit domeniu legislativ din IMI.

GENERAL CERERI DE INFORMAȚII ALERTE

Utilizator cu drepturi de vizualizare a
Utilizator cu drepturi de vizualizare a
cererii
Administrator de date la alertelor
nivel local Utilizator cu drepturi de gestionare a
Utilizator cu drepturi de gestionare a
cererii
Administrator de date (numai alertelor
pt. coordonatori, pe Utilizator cu drepturi de alocare a
Utilizator cu drepturi de difuzare a
domeniu legislativ) cererii
alertelor
Utilizator de bază Utilizator cu drepturi de supervizare
(numai pentru coordonatorii de
a cererii
alerte)
(numai pentru coordonatori)

12

Pentru detalii referitoare la rolurile de utilizator cu caracter general, consultaţi capitolele 4
(administrator de date la nivel local şi utilizator de bază) şi 7.1 (administrator de date). Rolurile de
utilizator specifice pentru circuitul cererilor de informaţii sunt explicate pe larg în capitolul 5.2.2.

3. ACCESUL LA IMI

În acest capitol este explicată procedura de înregistrare în IMI, în special atunci când un
utilizator se înregistrează în urma primirii unei invitaţii din partea unui coordonator IMI (=
autoînregistrare).
De asemenea, este prezentată procedura de conectare la sistem, care este identică pentru toţi
utilizatorii IMI.
IMI este o aplicaţie on-line sigură, care poate fi accesată numai de autorităţile competente
înregistrate. Coordonatorii IMI sunt responsabili cu identificarea autorităţilor care ar trebui să
utilizeze IMI şi cu înregistrarea acestora în sistem. Un coordonator poate decide să înregistreze o
autoritate competentă sau să o invite să se înregistreze singură în sistem.

13

3.1. ÎNREGISTRAREA ÎN IMI

Pentru a înregistra o autoritate în sistem, trebuie urmate câteva etape. Acestea sunt aproape
identice, indiferent dacă înregistrarea este efectuată de un coordonator sau dacă autoritatea se
înregistrează singură. În cazul autoînregistrării, trebuie urmate câteva etape suplimentare, aşa cum
se arată mai jos.

3.1.1. ÎNREGISTRAREA DE CĂTRE UN COORDONATOR IMI

În majoritatea cazurilor, coordonatorul IMI este cel care va înregistra autoritatea în sistem. În
acest sens, se consideră că aţi fost deja în legătură cu coordonatorul dumneavoastră şi va trebui să-i
comunicaţi anumite date referitoare la autoritatea pe care o reprezentaţi şi la persoana care va fi
desemnată primul utilizator din cadrul autorităţii.

După ce vă înregistrează autoritatea, coordonatorul vă va contacta pentru a vă comunica
numele de utilizator. După aceea va trebui să vă conectaţi la sistem şi să verificaţi dacă informaţiile
înregistrate în IMI referitoare la autoritatea dumneavoastră sunt corecte.

14

3.1.2. AUTOÎNREGISTRAREA: ORIENTĂRI PENTRU AUTORITĂȚILE
COMPETENTE

În funcţie de domeniul de competenţă al autorităţii dumneavoastră, un coordonator
IMI vă poate invita să vă înregistraţi în IMI pentru unul sau mai multe domenii legislative
şi circuite pe care acesta le coordonează.

3.1.2.1. INVITAȚIA DE INREGISTRARE IN IMI

Veţi primi un e-mail în care vi se va transmite că autoritatea dumneavoastră este
invitată să se înregistreze în IMI. În acest e-mail figurează numele coordonatorului IMI
care v-a trimis invitaţia şi adresa sa de e-mail.
Mesajul de invitaţie va include, de asemenea, un link către pagina de înregistarea în
IMI şi un cod unic de înregistrare, de care veţi avea nevoie pentru a demara procedura de
înregistrare. Acest cod este valabil numai 30 de zile. Cu 5 zile înainte de expirarea codului,
veți primi un mesaj de atenționare.

3.1.2.2. AUTOÎNREGISTRAREA, PAS CU PAS

 VERIFICĂRI DE SECURITATE

Înainte de a efectua înregistrarea propriu-zisă, vi se va cere să treceți de o verificare
de securitate şi să înscrieţi codul afișat pe ecran (cod captcha). De asemenea, va trebui să
introduceţi codul de înregistrare care v-a fost comunicat prin e-mail.
Dacă verificarea de securitate eşuează, acestea ar putea fi motivele posibile: codul de
înregistrare nu este valabil (ex. a expirat), invitaţia de înregistrare a fost retrasă de
coordonator sau un alt utilizator din cadrul autorităţii dumneavoastră a utilizat deja codul
pentru a se înregistra. În cazul în care codul de înregistrare nu este acceptat, contactaţi
coordonatorul care v-a trimis invitaţia. Este posibil ca acesta să fie nevoit să trimită din nou
invitaţia.

15

 ÎNREGISTRAREA INFORMAŢIILOR REFERITOARE LA AUTORITATE

După verificarea de securitate, sistemul vă va ghida printr-o serie de ecrane,
cerându-vă să introduceţi informaţii despre autoritatea dumneavoastră (numele autorităţii,
datele de contact şi informaţii despre domeniile de competenţă ale autorităţii
dumneavoastră etc.). Pentru mai multe detalii despre informaţiile referitoare la autoritate,
consultaţi capitolul 3.

16

 INFORMAŢII DESPRE PRIMUL UTILIZATOR

În momentul înregistrării în IMI, îl veţi înregistra şi pe primul utilizator, care se va
putea conecta la sistem după validarea înregistrării autorităţii dumneavoastră. Introduceți o
adresă de e-mail funcțională. Toate notificările importante vă vor fi comunicate prin e-
mail.
Primul utilizator va primi automat drepturi de „administrator local” şi, de
asemenea, i se vor aloca roluri specifice pentru circuitele în care autoritatea sa a fost
invitată să se înregistreze.

 PARAMETRI PENTRU DOMENIUL LEGISLATIV

Sistemul IMI a fost conceput pentru a veni în sprijinul autorităților în anumite
domenii ale legislației privind piața internă. În momentul în care coordonatorul IMI vă
invită să vă înregistraţi în IMI, acesta va indica domeniile legislative la care ar trebui să
aveţi acces.

17

Pe parcursul procesului de autoînregistrare, trebuie să furnizaţi detalii despre
competenţa autorităţii în fiecare dintre aceste domenii. Mai precis, pentru fiecare domeniu
legislativ, trebuie să selectaţi dintr-o listă de cuvinte-cheie pe cele care descriu cel mai
bine competenţa autorităţii dumneavoastră. Sistemul vă va aloca automat rolul de
„autoritate competentă” la nivel de domeniu legislativ. Cu toate acestea, înainte de a vă
valida înregistrarea, coordonatorul responsabil poate aloca autorităţii dumneavoastră un alt
rol.

18

 FINALIZAREA AUTOÎNREGISTRĂRII
Înainte de a finaliza înregistrarea, sistemul va afişa un rezumat al informaţiilor
introduse în fiecare din etapele anterioare. Acest rezumat va include, de asemenea, un
nume de utilizator (generat de sistem) pentru primul utilizator înregistrat al autorităţii
dumneavoastră. După ce coordonatorul vă validează înregistrarea, primul utilizator va avea
nevoie de acest nume de utilizator pentru a se conecta la sistem.
Sistemul vă cere să tipăriţi rezumatul datelor furnizate la înregistarea în sistem sau
să-l salvaţi într-un document Word în memoria calculatorului. Procedura de înregistrare se
va încheia numai după ce tipăriţi sau salvaţi acest rezumat.

19

3.1.2.3. DUPĂ ÎNREGISTRARE

După ce s-a terminat înregistrarea, veţi primi un e-mail prin care vi se va confirma
faptul că autoritatea dumneavoastră a fost înregistrată în IMI. Acest mesaj va include un
rezumat al informaţiilor înregistrate, cu excepţia numelui de utilizator.
În acelaşi timp, coordonatorul dumneavoastră va fi informat că aţi finalizat
înregistrarea şi că trebuie să valideze autoritatea.

După ce coordonatorul dumneavoastră validează înregistrarea, veți primi un alt e-
mail prin care veți fi informat că autoritatea are acces la IMI. Acest e-mail conţine o
explicaţie detaliată a procedurii de conectare la sistem şi un link către documentaţia e-
learning disponibilă pe site-ul IMI.

20

3.2. CONECTAREA LA IMI

Pentru a accesa sistemul IMI, trebuie să fiţi utilizator înregistrat şi să dispuneţi de un nume
de utilizator, o parolă și un cod de securitate.

3.2.1. NUME DE UTILIZATOR ȘI PAROLA TEMPORARĂ

După ce vă înregistrați în IMI, veți primi un nume de utilizator din partea
administratorului de date la nivel local din cadrul autorităţii dumneavoastră. Dacă sunteți
primul utilizator al autorității, veți primi numele de utilizator din partea coordonatorului
IMI care a efectuat înregistrarea autorității. Numele de utilizator vă va fi comunicat din
afara sistemului (de exemplu, prin telefon sau personal).
În cazul în care vă autoînregistraţi autoritatea, în urma primirii unei invitaţii din
partea unui coordonator IMI, numele de utilizator vă va fi comunicat la sfârşitul procedurii
de înregistrare (detalii în capitolul 3.1.2.2).
După ce vă înregistrați, veți primi două mesaje electronice, generate automat de
sistemul IMI. Primul e-mail conține instrucțiuni privind conectarea la sistem. Cel de-al
doilea (care vă va parveni în termen de 48 de ore de la finalizarea înregistrării) conţine
parola temporară. Dacă sunteți primul utilizator al autorității, acest e-mail va conține și o
explicație privind datele și parametrii autorității în cauză, care trebuie actualizați când vă
conectați la IMI pentru prima dată.

21

3.2.2. PRIMA CONECTARE LA IMI

Pentru a vă conecta prima dată la sistem, introduceţi numele de utilizator şi parola
temporară.

Vi se va cere imediat să schimbați parola (puteţi alege ce parolă doriţi). Sunteți
rugat să notaţi noua parolă într-un loc sigur.
După ce v-ați schimbat parola, sistemul vă va cere să creați și să confirmați un cod
de securitate format din 12 caractere. Acest cod este o combinație de litere, cifre și
simboluri. Sunteți rugat să notaţi acest cod într-un loc sigur.

22

3.2.3. PENTRU A VĂ CONECTA ULTERIOR LA SISTEM

De îndată ce dețineți un nume de utilizator, o parolă și un cod de securitate, vă puteți conecta la
sistemul IMI în orice moment. Ori de câte ori doriți să vă conectați, va fi necesar să
introduceți numele de utilizator, parola și trei caractere, alese la întâmplare, din codul
dumneavoastră de securitate. IMI este sensibil la minuscule şi majuscule.

3.2.4. NUME DE UTILIZATOR, PAROLA SAU COD DE SECURITATE
INCORECT

Vă puteţi conecta la sistem din cel mult cinci încercări, după care contul de
utilizator va fi blocat şi parola va trebui să fie reiniţializată.
 AȚI UITAT NUMELE DE UTILIZATOR?
Dacă ați uitat numele de utilizator, contactați administratorul de date la nivel local,
care vă va comunica un nume de utilizator din afara sistemului.
Dacă sunteţi singurul administrator de date la nivel local pentru autoritatea
dumneavoastră sau dacă, din orice motiv, nu puteţi lua legătura cu administratorul de date
la nivel local de care aparţineţi şi v-aţi uitat numele de utilizator, contactaţi coordonatorul
IMI (responsabil cu accesul autorităţii dumneavoastră la IMI), care va fi în măsură să vă
ajute.

23

 AȚI UITAT PAROLA SAU CODUL DE SECURITATE?
Dacă v-ați uitat parola sau codul de securitate, contactați administratorul de date la
nivel local al autorității pe care o reprezentați. Acesta vă va reseta parola. Ulterior, veți
primi un e-mail automat cu noua dumneavoastră parolă temporară. Vă veți putea conecta
urmând procedura descrisă la punctul 3.2.2.
Dacă v-ați uitat parola sau codul de securitate şi sunteţi singurul administrator de
date la nivel local al autorității pe care o reprezentați, contactaţi coordonatorul IMI. Acesta
vă va reseta parola. Ulterior, veți primi un e-mail automat cu noua dumneavoastră parolă
temporară. Vă veți putea conecta la sistem urmând procedura descrisă la punctul 3.2.2.

24

4. GESTIONAREA AUTORITĂȚILOR ÎN IMI

În acest capitol este explicat rolul administratorului de date la nivel local şi modul în care se
pot actualiza în IMI informaţiile referitoare la autoritatea dumneavoastră şi la utilizatorii acesteia. De
asemenea, arată ce informaţii sunt păstrate în sistem şi cum sunt actualizate.
După ce se înregistrează în sistemul IMI, fiecare autoritate este responsabilă cu
administrarea locală a datelor sale. În acest scop, rolul administratorilor de date la nivel local este
crucial. Rolul lor este unul dintre rolurile cu caracter general pe care utilizatorii le pot avea în IMI.
ROL DE UTILIZATOR: ADMINISTRATOR DE DATE LA NIVEL LOCAL
Utilizatorii cu drepturi de ADMINISTRATOR DE DATE LA NIVE LOCAL (ADL) pot actualiza
informaţiile stocate în IMI referitoare la autoritatea lor şi pot înregistra şi alţi utilizatori pentru această
autoritate. De asemenea, pot modifica drepturile de utilizator și pot reseta parola tuturor utilizatorilor
din cadrul autorității.
Primul utilizator al unei autorități competente primește automat rolul de administrator de date
la nivel local. Această opțiune poate fi ulterior modificată, iar respectivul rol îi poate fi atribuit unui alt
utilizator. Este posibil ca în cadrul unei autorități să fie desemnați doi sau mai mulți administratori de
date la nivel local.

25

4.1. INFORMAŢII REFERITOARE LA AUTORITATE ŞI
COMPETENŢELE SALE

4.1.1. INFORMAŢII GENERALE DESPRE AUTORITATEA
DUMNEAVOASTRĂ

Este important să actualizați informațiile înregistrate în IMI, pentru a-i ajuta pe
utilizatorii din alte state membre să identifice și să poată contacta autoritatea de care au
nevoie. De asemenea, în acest fel se va garanta că mesajele electronice trimise automat de
sistemul IMI sunt dirijate către adresele corecte.
Informaţiile generale referitoare la autoritatea dumneavoastră includ:

 DENUMIREA OFICIALĂ ŞI INFORMALĂ A AUTORITĂŢII
Denumirea oficială a autorităţii trebuie menţionată la înregistrarea în IMI şi nu
poate fi modificată ulterior. Dacă nu este corectă, contactaţi coordonatorul IMI responsabil.
Acesta va putea face modificările necesare.
Sistemul IMI îi permite fiecărei autorități să-și aleagă o denumire informală, adică
o versiune a numelui oficial care să arate mai clar în ce constă activitatea autorității.
Denumirea informală este tradusă în toate limbile UE. Pentru ca utilizatorii să poată
identifica autoritatea în sistem, denumirea aceasta trebuie să fie scurtă și clară.

 DESCRIEREA AUTORITĂȚII
Denumirea informală s-ar putea să nu fie îndeajuns de explicită pentru a ilustra cu ce
se ocupă autoritatea. Puteţi adăuga un scurt rezumat în limba de lucru a autorităţii
dumneavoastră – IMI va asigura traducerea on-line. Aici puteți indica, de exemplu, tipul
autorităţii (locală, regională sau națională), principalele sale domenii de activitate și
atribuțiile în aceste domenii. Acest rezumat trebuie să includă doar aspecte relevante
pentru rolul îndeplinit de autoritate în IMI.

 LIMBI DE LUCRU
IMI vă permite să identificați toate limbile care pot fi înțelese în cadrul autorității
dumneavoastră. Deşi IMI dispune de un set de întrebări şi răspunsuri deja traduse, uneori,

26

utilizatorii din alte ţări doresc să formuleze o altă întrebare sau să adauge un comentariu
sub formă de text liber. În acest caz, pentru ei ar fi foarte util să ştie care sunt limbile
cunoscute în cadrul autorităţii.

 DATE DE CONTACT
Vi se va cere să introduceţi date de contact pentru autoritatea dumneavoastră
(adresă, număr de telefon, site internet). De asemenea, trebuie să comunicaţi o adresă
de e-mail pentru contact. Asiguraţi-vă că adresa funcţionează. Aceasta va fi folosită
pentru transmiterea de mesaje importante către autoritatea dumneavoastră.

4.1.2. DOMENII DE COMPETENȚĂ

Pentru a-i ajuta pe ceilalţi utilizatori IMI să identifice o autoritate dintr-un alt stat
membru, pentru fiecare autoritate nou înregistrată trebuie precizate informațiile referitoare
la domeniile sale de competență. Pentru a indica aria de competenţă, selectaţi din listele
predefinite (activitate economică şi domenii politice).
Domeniile de activitate economică respectă clasificarea NACE, Nomenclatura
statistică a activităților economice în Comunitatea Europeană, care prezintă o structură
ierarhică a tuturor activităților economice. Domeniile politice se bazează pe o listă a
tuturor domeniilor politice de importanță europeană, structurate ierarhic. Pentru fiecare
listă, puteţi alege unul sau mai multe elemente care descriu competenţa autorităţii
dumneavoastră.
Este posibil să nu găsiți în aceste liste elementele care corespund perfect domeniilor
de competență ale autorității dumneavoastră. Vă recomandăm să aveţi o abordare
pragmatică si să alegeţi cea mai adecvată combinaţie de activităţi economice şi domenii
politice.
De asemenea, puteți indica faptul că autoritatea are competențe orizontale, ceea ce
înseamnă că este competentă pentru toate domeniile economice și politice dintr-o anumită
zonă geografică. În unele state membre, acest lucru este valabil, de exemplu, în cazul
municipalităţilor. În IMI, acest parametru se aplică automat tuturor CNIMI şi SDIMIC.

27

4.1.3. DOMENIUL LEGISLATIV SI PARAMETRII DE CIRCUIT

4.1.3.1. INFORMAŢII PRIVIND DOMENIUL LEGISLATIV

Trebuie să furnizaţi şi date referitoare la competenţa autorităţii dumneavoastră în
fiecare domeniu legislativ la care are acces.
Pentru a vă ajuta în acest sens, în IMI există liste de cuvinte-cheie pentru fiecare
domeniu legislativ. Atunci când înregistraţi autoritatea în IMI, trebuie să selectaţi cel puţin
un element. Administratorii de date la nivel local trebuie să se asigure că selecția de
cuvinte-cheie este corectă și, dacă este necesar, să o actualizeze.
CNIMI și SDIMIC sunt înregistrați automat pentru toate cuvintele-cheie, deoarece
au competențe orizontale. Acest lucru nu poate fi modificat.

4.1.3.2. PARAMETRII DE CIRCUIT

Pentru fiecare domeniu legislativ la care are acces, autoritatea competentă are acces
şi la unul sau mai multe circuite aferente (de exemplu, pentru servicii, la circuitul de cereri
de informaţii şi la circuitul pentru alerte). De asemenea, pentru fiecare circuit, pot fi
activaţi anumiţi parametri pentru a defini acţiunile pe care le poate întreprinde autoritatea.
Majoritatea parametrilor sunt setaţi de către coordonatorul responsabil cu validarea
în momentul înregistrării sau validării autorităţii în IMI. Ulterior, aceştia pot fi modificaţi
de către coordonatorul de acces (responsabil cu accesul la domeniul legislativ respectiv).
Pentru detalii privind gestionarea parametrilor de circuit de către coordonatorii IMI, citiţi
capitolul 4.1.3.
Pentru circuitul cererilor de informaţii, fiecare autoritate poate activa parametrul de
alocare, care vă permite alocarea cererilor noi sau a celor finalizate către utilizatorii
responsabili din cadrul autorităţii. Detalii în capitolul 5.3.5.

4.1.3.3. COORDONATORI CU PRIVILEGII DE ACCES

Fiecare autoritate competentă a acordat privilegii de acces unuia sau mai multor
coordonatori tematici, pentru toate circuitele la care are acces. Pentru circuitul cererilor,
coordonatorul cu privilegii de acces va putea vizualiza detaliile legate de schimburile de
informaţii ale autorităţii, cu excepţia datelor personale. Coordonatorii cu privilegii de acces
pot avea un rol și în cadrul procesului de supervizare sau al procesului de aprobare

28

(detalii în capitolele 5.3.6 şi 5.3.7). În cadrul circuitului alertei, coordonatorul cu privilegii
de acces al autorității responsabile cu alerta poate juca rolul de coordonator de alerte
(detalii la capitolul 6.2).
O autoritate poate acorda privilegii de acces unui număr mai mare de coordonatori,
pentru un singur domeniu legislativ. De exemplu, în modulul Servicii, un Colegiu regional
al arhitecţilor poate acorda privilegii de acces atât Colegiului naţional al arhitecţilor cât şi
Ministerului economiei. În funcţie de conţinutul cererilor, autoritatea regională poate opta
pentru unul din cei doi coordonatori.
Coordonatorii cu privilegii de acces sunt numiţi de către coordonatorul responsabil
cu validarea, în momentul înregistrării sau validării autorităţii în IMI. Aceste roluri pot fi
modificate ulterior de către coordonatorul de acces al autorităţii pentru un anumit domeniu
legislativ. De asemenea, administratorul de date la nivel local al autorităţii poate adăuga
alţi coordonatori cu privilegii de acces sau îi poate înlocui.

29

4.2. GESTIONAREA UTILIZATORILOR

Fiecare autoritate înregistrată va numi cel puțin o persoană cu rol de utilizator IMI. Primul
utilizator din cadrul autorităţii primeşte toare drepturile de utilizator disponibile pentru modulele IMI
la care are acces autoritatea. Toţi utilizatorii înregistraţi ulterior vor avea cel puţin drepturi de acces ca
utilizatori de bază. Ei vor putea primi drepturi suplimentare pentru a accesa şi alte funcţionalităţi în
IMI. Utilizatorii de bază pot căuta în IMI autorităţi competente şi pot consulta registrele disponibile în
sistem.
Utilizatorii cu drepturi de administrator de date la nivel local pot înregistra alţi utilizatori.
Fiecare utilizator va primi o serie de drepturi de acces care definesc informațiile pe care acesta le poate
accesa și operațiunile pe care le poate efectua în IMI.
Pentru a înregistra un utilizator, este nevoie să introduceți următoarele informații:
 nume și prenume
 limba de lucru preferată (pentru toate comunicările prin e-mail)
 adresa de e-mail (aceasta va fi utilizată pentru toate mesajele generate automat de
sistem care îi sunt destinate acestui utilizator) - fiecare utilizator nou înregistrat trebuie
să aibă o adresă de e-mail diferită și individuală
 număr de telefon (opțional)
 drepturi de utilizator (dumneavoastră stabiliți ce drepturi va avea acest utilizator pentru
fiecare domeniu legislativ şi pentru fiecare circuit).
Drepturile de utilizator pot fi modificate ulterior, în orice moment. În calitate de administrator
de date la nivel local în cadrul autorității dumneavoastră, veți fi responsabil cu gestionarea drepturilor
tuturor utilizatorilor din cadrul autorității. Este necesar să precizăm că, în funcţie de rolul autorităţii în
IMI, anumite roluri de utilizator trebuie alocate cel puţin unui utilizator din cadrul autorităţii.
Rolurile de utilizator specifice pentru circuitul cererilor de informaţii sunt explicate pe larg în
subcapitolul 5.2.2.

30

5. PRELUCRAREA CERERILOR

În acest capitol este explicat modul în care sunt prelucrate crererile de informaţii în IMI. Sunt
prezentate principalele etape, de la ciclul cererii la proceduri mai complexe. De asemenea, sunt
descrise părţile implicate într-o cerere, rolurile lor şi parametrii care indică ce poate face fiecare dintre
acestea. Găsiţi informaţii despre cum puteţi urmări prelucrarea cererii dumneavoastră, despre funcţia
de raportare şi despre rolul coordonatorilor.
Una dintre funcţionalităţile esenţiale în IMI este facilitarea schimburilor de informații dintre
autoritățile din statele membre ale Spațiului Economic European (SEE). Circuitul cererii este
modulul IMI care asigură comunicarea între autorităţile competente. Cererea de informaţii sau pe
scurt cererea este interogarea trimisă prin intermediul sistemului.

5.1. CICLUL DE VIAȚĂ AL CERERII
În ciclul de viaţă al unei cereri se pot distinge patru etape:
(1) Autoritatea competentă înregistrată în IMI pentru circuitul cererii poate crea şi trimite o cerere
de informaţii către omologul său din alt stat membru. Conţinutul cererii depinde de domeniul
legislativ şi de situaţia specifică. Autoritatea care trimite cererea se numeşte autoritate
solicitantă.
(2) Autoritatea competentă care primeşte cererea de informaţii verifică informaţiile care figurează în
aceasta, cum ar fi întrebările adresate şi anumite detalii referitoare la subiect (datele personale nu
sunt afişate înainte ca autoritatea omoloagă să preia cererea). Autoritatea destinatară decide
dacă este în măsură să răspundă la cerere şi, dacă da, o acceptă.
(3) Autoritatea destinatară răspunde la toate întrebările adresate în cerere şi trimite răspunsul către
autoritatea solicitantă.
(4) Autoritatea solicitantă verifică răspunsurile primite şi, dacă acestea conţin toate informaţiile
necesare, finalizează cererea.

31

AUTORITATE SOLICITANTĂ AUTORITATE DESTINATARĂ

Creează și trimite Acceptă cererea
cererea

Acceptă informaţiile şi Răspunde la cerere
finalizează cererea

În circuitul cererii pot exista şi alte etape adiţionale, de exemplu, atunci când autoritatea
solicitantă nu este mulţumită de răspuns şi solicită informaţii suplimentare. Dacă autoritatea
destinatară susţine că nu este în măsură să ofere informaţii suplimentare, cererea poate fi transmisă
coordonatorului IMI pentru a-i cere opinia. În acest capitol puteţi găsi mai multe detalii despre
circuitele alternative ale unei cereri de informaţii.

5.2. PĂRŢILE IMPLICATE ÎN CERERE ȘI ROLURILE LOR

5.2.1. ROLUL AUTORITĂȚILOR

După ce o autoritate obţine acces la circuitul cererii, aceasta primeşte rolul de
autoritate (responsabilă cu cererea) sau de coordonator al cererii. Aceste roluri sunt
definite pentru fiecare domeniu legislativ şi sunt independente de alte roluri pe care autoritatea
respectivă le poate îndeplini în IMI.

5.2.1.1. AUTORITATE (RESPONSABILĂ CU CEREREA)

Autoritatea competentă cu rolul de „autoritate (responsabilă cu cererea)” poate
trimite și primi cereri de informații referitoare la un anumit domeniu legislativ. Ea trebuie
să fie asociată cel puţin unui coordonator al cererii. Dacă autoritatea este asociată mai
multor coordonatori, aceasta trebuie să-l selecteze pe cel corespunzător pentru fiecare
cerere în parte.

32

5.2.1.2. COORDONATORUL CERERII

Coordonatorul cererii poate fi asociat unei autorităţi competente care dispune de
acces la circuitul cererii. Coordonatorul cererii poate interveni dacă apar probleme în
prelucrarea unei cereri în care este implicată o autoritate pe care acesta o coordonează.
Marja de intervenţie a coordonatorului depinde de parametrii setaţi pentru circuitul cererii,
aşa cum se explică în capitolul 5.2.1.2. De asemenea, coordonatorii cererii pot trimite şi
primi cereri.

33

5.2.2. ROLUL UTILIZATORILOR

5.2.2.1. UTILIZATOR CU DREPTURI DE GESTIONARE A CERERII

Utilizatorul cu drepturi de gestionare a cererii poate trimite cereri de informații și
poate răspunde la cererile primite în numele autorității sale. De asemenea, acesta poate
căuta autorităţi competente înregistrate în IMI şi poate accesa informaţii detaliate
referitoare la cererile altor autorităţi din ţara sa. Acest profil de utilizator este disponibil
pentru toate autoritățile cu acces la circuitul cererii, inclusiv pentru cele cu rol de
coordonator al cererii. Pentru fiecare autoritate cu acces la circuitul cererii trebuie să existe
cel puţin un utilizator cu drepturi de gestionare a cererii.

5.2.2.2. UTILIZATOR CU DREPTURI DE VIZUALIZARE A CERERII

Utilizatorul cu drepturi de vizualizare poate accesa, salva și tipări toate detaliile
incluse în cererile la care are acces autoritatea sa (inclusiv datele cu caracter personal), fără
a putea să întreprindă vreo acțiune.

5.2.2.3. UTILIZATOR CU DREPTURI DE ALOCARE A CERERII

Autoritățile competente de mari dimensiuni, cu mulţi utilizatori, pot aloca cererile
primite unei subdiviziuni a responsabililor cu gestionarea cererii, în funcție de temă sau de
alte criterii. De exemplu, o autoritate care se ocupă cu înregistrarea specialiștilor ar putea
desemna echipe responsabile cu cererile primite din diferite țări. Prin procesul de alocare,
cererile noi sunt distribuite echipei corespunzătoare.
Utilizatorul responsabil poate aloca cererile. Atunci când o autoritate activează
procesul de alocare, trebuie numit cel puţin un utilizator cu drepturi de alocare.
Administratorii de date la nivel local din cadrul autorităţii primesc automat drepturi de
alocare şi pot desemna şi alţi utilizator pentru a îndeplini acest rol.

34

5.2.2.4. UTILIZATOR CU DREPTURI DE SUPERVIZARE A CERERII

Utilizatorul cu drepturi de supervizare a cererii este un coordonator al cererii
implicat în procesul de supervizare. Supervizarea este o modalitate de a transfera către
coordonatorii responsabili divergențele care pot interveni între autoritățile competente pe
marginea unui schimb de informații. Coordonatorii cererii decid dacă să participe sau nu la
supervizări. Dacă participă, rămâne la latitudinea utilizatorului cu drepturi de supervizare a
cererii să examineze cererea și răspunsul și să-și exprime opinia cu privire la calitatea
răspunsului. Acesta poate accesa detaliile cererilor în care sunt implicate autorităţile pe care
le coordonează, cu excepţia datelor cu caracter personal. În fiecare autoritate cu rol de
coordonator al cererii trebuie să fie numit cel puţin un utilizator cu drepturi de supervizare.

35

5.3. TRATAREA CERERILOR ÎN IMI

5.3.1. CREAREA ŞI TRIMITEREA CERERILOR

Pentru a crea şi trimite o cerere de informaţii în IMI, trebuie să numiţi un utilizator cu
drepturi de gestionare a cererii pentru domeniul legislativ respectiv.
În cazul în care autoritatea dumneavoastră are acces la un domeniu legislativ în care este
utilizat modulul pentru cereri, va trebui să selectaţi domeniul legislativ corespunzător pentru fiecare
cerere în parte.
CĂUTAREA UNEI AUTORITĂȚI COMPETENTE
O etapă importantă în crearea cererii este identificarea autorităţii de care aveţi nevoie. Aveţi la
dispoziţie mai multe criterii de căutare. De exemplu, puteţi utiliza liste de cuvinte-cheie specifice
pentru fiecare domeniu legislativ disponibil în IMI. Acestea sunt identice cu cele selectate pentru
fiecare autoritate în momentul înregistrării.
De asemenea, puteţi introduce propriile cuvinte-cheie. Căutarea după criteriul „text liber”
returnează doar termeni care corespund exact și ține cont de caractere speciale. De exemplu, când
căutați termenul francez préfecture, nu veți obține niciun rezultat dacă scrieți prefecture. Pentru mai
multe detalii despre căutarea cu text liber, faceţi clic pe „punct info”.
Dacă nu găsiţi autoritatea competentă de care aveţi nevoie, trimiteţi cererea unui coordonator
IMI din ţara destinatară, care răspunde de domeniul legislativ sau de regiunea respectivă.

Pentru fiecare cerere, trebuie să introduceţi detalii referitoare la caz, unele dintre ele fiind
obligatorii.
De asemenea, este posibil să vi se ceară să justificaţi de ce trimiteţi cererea şi să indicaţi un
termen-limită orientativ. Înainte de a vă accepta cererea, autoritatea destinatară poate accepta
termenul indicat sau poate propune un altul.
În IMI există mai multe seturi de întrebări predefinite, grupate pe categorii generale. Dacă
pentru un domeniu legislativ există mai multe seturi de întrebări, trebui să-l alegeţi pe cel care conţine
întrebările pe care doriţi să i le adresaţi omologului dumneavoastră. Pentru fiecare cerere se poate
alege doar un singur set de întrebări.
Trebuie să selectaţi cel puţin o întrebare din setul de întrebări ales. Dacă este necesar, puteţi
adăuga comentarii referitoare la întrebare în rubrica pentru text liber.

36

COMENTARII ÎN TEXT LIBER
După fiecare întrebare predefinită, puteţi introduce comentarii. Pentru fiecare comentariu în
text liber trebuie să indicaţi limba în care aţi scris. Astfel, cealaltă autoritate va putea utiliza programul
de traducere automată pentru a-şi face o idee despre conţinutul comentariilor dumneavoastră.
Pe ecran se afişează de altfel limbile vorbite în cadrul autorităţii. Pe cât posibil, vă recomandăm
să introduceţi comentariile într-una din aceste limbi. Acest lucru va facilita comunicarea şi nu va mai fi
nevoie de traducerea automată.
De asemenea, puteţi anexa unul sau mai multe documente şi puteţi adresa întrebări legate de
acestea. Pe măsură ce introduceţi datele pentru noua cerere, în orice moment veţi putea salva cererea
în format ciornă şi reveni asupra ei ulterior. Cererile în format ciornă sunt disponibile în lista de
acţiuni pentru cereri.

5.3.2. PRELUCRAREA CERERILOR PRIMITE

În momentul în care autoritatea dumneavoastră primește o cerere, veți fi înștiințat
prin e-mail. Acest e-mail va fi trimis tuturor utilizatorilor cu drepturi de gestionare a cererii
sau, în cazul în care autoritatea dumneavoastră utilizează alocarea (a se vedea capitolul
5.3.4), tuturor utilizatorilor cu drepturi de alocare. De asemenea, va fi trimis și pe adresa de
contact a autorității.

5.3.2.1. ACCEPTAREA UNEI CERERI

În calitate de utilizator cu drepturi de gestionare a cererii, puteți accepta cererile noi
trimise autorității dumneavoastră. De asemenea, veți vedea cererea în lista de acțiuni
pentru cereri cu starea „Cerere trimisă - în așteptarea acceptului”.
Când deschideți o cerere pentru prima dată, veți vedea un rezumat al celor mai
importante informaţii, dar, din motive care țin de protecția datelor cu caracter personal,
nu veți avea acces la datele care v-ar putea permite să identificați persoana care face
obiectul cererii. Atâta timp cât nu acceptați cererea în numele autorității dumneavoastră, nu
vi se confirmă starea de autoritate destinatară și, prin urmare, nu puteți identifica persoana
care face obiectul cererii. Întrucât documentele din anexă (ex. certificate sau diplome) pot
include date personale, nu veți avea acces la documentele anexate înainte de a accepta o
cerere.

37

Însă aveţi acces la toate întrebările şi comentariile din cerere, inclusiv cele
referitoare la anexe, chiar şi înainte de a accepta cererea.
Dacă nu sunteţi de acord cu termenul-limită indicat de autoritatea solicitantă, puteţi
propune o altă dată pentru trimiterea răspunsului la cerere.
În cazul în care autoritatea dumneavoastră acordă privilegii de acces pentru mai
mulţi coordonatori ai cererii, va trebui să îl selectaţi pe unul dintre aceştia, atunci când
acceptaţi o cerere. De exemplu, dacă autoritatea dumneavoastră este competentă în
domeniul turismului şi al serviciilor de catering şi dacă cererea se referă la catering,
selectaţi coordonatorul pentru sectorul respectiv. Dacă va fi nevoie, ulterior veţi putea
schimba coordonatorul cererii.

REFUZAREA UNEI CERERI
În cazuri excepţionale, o autoritate competentă poate refuza o cerere de informaţii.
Această opţiune este disponibilă numai pentru autorităţile competente care au fost
autorizate în acest sens de coordonatorul lor IMI. Coordonatorii IMI au şi posibilitatea de a
refuza o cerere în numele ţării lor. Refuzarea unei cereri implică finalizarea imediată a
acesteia. Puteţi să refuzați o cerere numai atunci când sunteți sigur că nu există în
țara dumneavoastră o altă autoritate competentă care ar putea oferi un răspuns.
Dacă refuzați o cerere, vi se va cere să justificaţi.

5.3.2.2. RĂSPUNSUL LA CERERE

După ce acceptaţi cererea, veţi putea accesa detaliile aferente şi documentele anexate.
Pentru fiecare întrebare, veţi putea selecta dintr-o listă cu răspunsuri predefinite sau veţi putea
introduce propriile dumneavoastră comentarii.
Sistemul IMI le permite celor două autorităţi implicate în cerere să comunice între ele
înainte de formularea unui răspuns. De exemplu, autoritatea destinatară poate cere mai multe
detalii sau alte documente de sprijin sau poate furniza anumite informaţii, înainte de a trimite
răspunsul propriu-zis. La rândul său, autoritatea solicitantă poate adăuga mai multe detalii sau
poate clarifica anumite aspecte. Această comunicare se realizează utilizând mesaje structurate
care pot fi adăugate la cerere. Ori de câte ori un nou mesaj este salvat de o autoritate, partea
cealaltă va fi informată prin e-mail că au fost adăugate noi informaţii la cerere.

38

De asemenea, pe parcurs, cele două autorităţi competente pot anexa şi alte documente la
cerere. Sistemul le va propune diverse comentarii predefinite, care le vor permite să justifice
relevanţa acestor documente.

5.3.2.3. ÎNAINTAREA UNEI CERERI CĂTRE O ALTĂ AUTORITATE

În momentul în care primiţi o cerere şi consultaţi informaţiile incluse, este posibil să
constataţi că autoritatea dumneavoastră nu este competentă pentru a soluţiona acest caz. Puteți
transmite cererea altei autorități competente sau coordonatorului IMI din ţara dumneavoastră.
Va trebui să justificaţi motivul. Din acel moment, nu mai sunteţi responsabil pentru această
cerere. Autoritatea solicitantă va fi informată prin e-mail că cererea sa va fi tratată de o altă
autoritate destinatară.
De asemenea, puteţi transmite cererea către o altă autoritate şi după ce aţi acceptat-o.
Dacă transmiteţi unei alte autorităţi o cerere deja acceptată, răspunsurile-ciornă sau
comentariile pe care le-aţi introdus anterior vor dispărea.

5.3.2.4. FRAGMENTAREA UNEI CERERI

Este posibil ca în momentul în care primiţi o cerere nouă să constataţi că autoritatea
dumneavoastră este în măsură să trateze doar o parte din ea. De exemplu, aţi putea răspunde la
una din întrebările care figurează în cerere, însă nu aveţi competenţa de a trata celelalte întrebări.
În acest caz, puteți fragmenta cererea transmiţând aceste întrebări unei alte autorități
competente sau coordonatorului IMI din ţara dumneavoastră. De asemenea, puteţi transmite unul
sau mai multe documente anexate la cererea originală – o copie va fi păstrată în cererea
originală. Vi se va cere să justificați de ce doriţi să fragmentaţi cererea.
Odată ce aţi fragmentat cererea, nu veţi mai fi responsabil pentru întrebările transmise,
ci doar pentru cele pe care le-aţi preluat. Veţi avea acces în continuare la toate documentele
anexate în cererea originală. Întrebările şi anexele pe care le transmiteţi vor alcătui o nouă cerere.
Autoritatea solicitantă va fi informată prin e-mail că cererea sa a fost fragmentată şi că
unele întrebări vor fi tratate de o altă autoritate destinatară.

5.3.2.5. FINALIZAREA CERERILOR

În calitate de utilizator responsabil cu gestionarea cererii trimise de autoritatea
dumneavoastră, veţi fi informat prin e-mail de îndată ce autoritatea destinatară trimite răspunsul.

39

O copie a acestui mesaj este trimisă pe adresa de e-mail a autorității. Veţi găsi cererea şi în lista
de acţiuni pentru cereri.
Veţi putea consulta răspunsurile la întrebări şi eventualele comentarii adăugate de
autoritatea destinatară, având acces și la anexe, dacă este cazul.
Dacă aţi inclus o anexă în cererea dumneavoastră şi dacă aţi formulat întrebări legate de
ea, nu uitaţi să consultaţi răspunsurile (şi, eventual, comentariile) aferente.
După ce ați citit răspunsul la întrebarea dumneavoastră, trebuie să confirmați că este
mulțumitor. Dacă acceptaţi răspunsul, cererea va fi finalizată. Etapa de finalizare a cererii este
importantă, întrucât, după un anumit timp, datele cu caracter personal care figurează în cerere
sunt şterse din sistem. Pentru mai multe detalii referitoare la protecţia datelor în IMI, consultaţi
capitolul 8.
Dacă finalizaţi o cerere şi ulterior vă daţi seama că aveţi nevoie de informaţii
suplimentare referitoare la acelaşi caz, puteţi utiliza opţiunea „copie cerere” (capitolul 5.3.7).

5.3.3. SOLICITAREA SI FURNIZAREA DE INFORMATII SUPLIMENTARE

5.3.3.1. SOLICITAREA DE INFORMATII SUPLIMENTARE (AUTORITATEA
SOLICITANTĂ)

În calitate de utilizator cu drepturi de gestionare a cererii, este posibil să constataţi
la un moment dat că răspunsul primit nu conţine toate informaţiile de care aveţi nevoie. În
acest caz, puteţi solicita informaţii suplimentare din partea autorităţii destinatare. Va
trebui să justificați din ce motiv.
Ar trebui să cereţi numai informaţii suplimentare referitoare la întrebările pe care
le-aţi adresat în cerere. Dacă doriţi să formulaţi alte întrebări cu privire la acelaşi subiect,
mai întâi finalizaţi cererea originală şi apoi utilizaţi funcţia „copie cerere” pentru a crea o
nouă cerere.
Dacă autoritatea destinatară este de acord să vă ofere informaţiile suplimentare
solicitate, veţi primi un nou răspuns. Dacă răspunsul vă mulţumeşte, puteţi finaliza
cererea.
Dacă autoritatea destinatară refuză, există mai multe opţiuni. De exemplu, decideţi
să finalizaţi cererea.

40

Dar dacă doriţi totuşi să obţineţi aceste date, puteţi transmite cererea unui
coordonator pentru a afla care este opinia sa. Precizări suplimentare pe această temă se
găsesc la capitolul 5.3.6.

5.3.3.2. TRATAREA UNEI CERERI DE INFORMAȚII SUPLIMENTARE
(AUTORITATEA DESTINATARĂ)

Este posibil ca o autoritate solicitantă să nu fie mulțumită de răspunsul pe care l-ați
dat cererii sale și să decidă să vă trimită o cerere de informații suplimentare. Sistemul va
trimite un e-mail responsabilului cu gestionarea cererii din cadrul autorităţii, care s-a
ocupat de cerere ultima dată. O copie a acestui mesaj este trimisă pe adresa de e-mail a
autorității. De asemenea, această sarcină se va afişa în lista de acţiuni a utilizatorului
responsabil cu gestionarea cererii.
 ACCEPTAREA UNEI CERERI DE INFORMAȚII SUPLIMENTARE
În cazul în care consideraţi că puteţi oferi datele solicitate, acceptaţi cererea de
informaţii suplimentare. Cererea va figura în lista dumneavoastră de sarcini până în
momentul în care veţi trimite informaţiile suplimentare. După aceea, autoritatea solicitantă
poate finaliza cererea.
 REFUZAREA UNEI CERERI DE INFORMAȚII SUPLIMENTARE
Dacă nu puteți furniza datele solicitate, puteți refuza cererea de informații
suplimentare. Vi se va cere să justificați această decizie.
Dacă autoritatea solicitantă este de acord cu motivul refuzului, va finaliza cererea.
În caz contrar, va transmite cererea coordonatorului IMI (detalii în capitolul 5.3.6).

5.3.4. ALOCAREA CERERILOR

Procedura de alocare le permite autorităților competente de mari dimensiuni, cu un
număr ridicat de utilizatori IMI sau cu competențe multiple (utilizatori diferiți pentru domenii
diverse), să distribuie cererile de informații utilizatorilor cu drepturi de gestionare, în funcție
de domeniu sau de alte criterii. Procedura poate fi activată sau dezactivată de către
administratorul/administratorii de date la nivel local. Pentru a putea aloca sau realoca cereri în
cadrul autorității, utilizatorul trebuie să aibă drepturi de alocare a cererilor.
Cererea poate fi alocată în orice moment pe parcursul ciclului de viaţă al cererii.

41

5.3.4.1. ALOCAREA CERERILOR CARE INTRĂ ÎN SISTEM

Ori de câte ori o autoritate primește o nouă cerere, utilizatorul cu drepturi de
alocare este informat prin e-mail. De asemenea, cererea va figura în lista sa de acţiuni.
Utilizatorul cu drepturi de alocare poate deschide cererea, poate vedea conținutul său (cu
excepția datelor personale ale celui care face obiectul cererii) și o poate aloca unuia sau
mai multor utilizatori cu drepturi de gestionare a cererii din cadrul autorității.
Ori de câte ori o cerere este alocată/ realocată unui utilizator cu drepturi de
gestionare, acesta este informat prin e-mail.
Numai utilizatorii desemnaţi pot trata cererea. Toţi ceilalţi utilizatori cu drepturi de
gestionare pot accesa detaliile cererii, dar nu pot întreprinde nicio acţiune.

5.3.4.2. ALOCAREA CERERILOR CARE IES DIN SISTEM

Când un utilizator cu drepturi de gestionare a cererii creează o cerere nouă, el
devine automat utilizatorul cu drepturi de gestionare responsabil pentru cererea respectivă.
Utilizatorul cu drepturi de alocare poate atribui cererea şi altor utilizatori cu drepturi de
gestionare, după ce aceasta este salvată în format ciornă. Dacă nu se întâmplă acest lucru,
utilizatorul cu drepturi de alocare care a creat cererea rămâne singurul utilizator desemnat
şi este singurul care poate trata cererea.

5.3.4.3. UTILIZAREA FUNCTIEI DE ALOCARE DE CATRE
COORDONATORUL IMI

Coordonatorii IMI pot utiliza funcţia de alocare pentru a atribui cererile în care ei
au rolul de autoritate solicitantă/destinatară. Atunci când joacă rolul de coordonatori ai
cererii, ei alocă cererile care trebuie aprobate sau care le-au fost transmise pentru a-şi
exprima opinia.
Numai utilizatorilor cu drepturi de supervizare li se poate aloca o astfel de cerere,
pentru care este necesară aprobarea sau intervenția autorității lor, în calitate de coordonator
al cererii. Utilizatorii cu drepturi de supervizare desemnați vor putea derula operațiunile
necesare (aprobarea/respingerea trimiterii unei cereri/unui răspuns și exprimarea
acordului/dezacordului cu privire la lipsa informațiilor suplimentare). Toţi ceilalţi
utilizatori cu drepturi de supervizare vor avea, de asemenea, acces la cereri, dar nu vor
putea întreprinde nicio acțiune.

42

5.3.5. PROCEDURA DE SUPERVIZARE

Atunci când autoritatea solicitantă persistă în a cere informaţii suplimentare,
aceasta poate solicita participarea coordonatorului său (= coordonatorul autorității
solicitante) şi a coordonatorului autorităţii destinatare, în calitate de supervizori.
Această procedură poartă numele de supervizare.
Coordonatorii cererii decid dacă doresc să fie implicați în procesul de supervizare.
În funcţie de parametrii care le-au fost stabiliţi, sunt posibile următoarele scenarii:

(1) NUMAI COORDONATORUL AUTORITATII SOLICITANTE ACCEPTA
SUPERVIZARILE
Coordonatorul autorităţii solicitante va fi rugat de către autoritatea sa să-şi exprime
opinia cu privire la răspunsul primit.
În cazul în care este de acord că răspunsul nu este mulțumitor, va trimite cererea
înapoi autorităţii destinatare. Aceasta poate reveni asupra deciziei sale anterioare, oferind
informaţii suplimentare. Sau îşi poate menţine poziţia iniţială referitoare la caz şi
finalizează cererea.
În cazul în care coordonatorul autorităţii solicitante nu este de acord cu opinia
autorităţii sale şi consideră că răspunsul este mulţumitor, acesta poate finaliza cererea.

(2) NUMAI COORDONATORUL AUTORITATII DESTINATARE ACCEPTA
SUPERVIZARILE
În acest caz, cererea de supervizare înaintată de autoritatea solicitantă îi va fi
transmisă direct coordonatorului autorităţii destinatare pentru a i se cere opinia.
În cazul în care acesta este de acord că răspunsul nu este mulțumitor, va trimite
cererea înapoi autorităţii destinatare. Aceasta poate reveni asupra deciziei sale anterioare,
oferind informaţii suplimentare. Sau îşi poate menţine poziţia iniţială şi, în acest caz,
procedura de supervizare începe din nou.
În cazul în care coordonatorul autorităţii destinatare nu este de acord cu opinia
autorităţii solicitante şi consideră că răspunsul este mulţumitor, acesta poate finaliza
cererea.

43

(3) AMBII COORDONATORI ACCEPTĂ SUPERVIZĂRILE
Mai întâi, autoritatea solicitantă transmite cererea coordonatorului său. În cazul în
care acesta este de acord că răspunsul nu este mulțumitor, va trimite cererea
coordonatorului autorităţii destinatare. Rolul celor doi coordonatori este descris la punctele
(1) şi (2) de mai sus.

(4) NICIUN COORDONATOR NU ACCEPTĂ SUPERVIZĂRILE
În acest caz, cele două autorităţi competente trebuie să soluţioneze cazul, fără
implicarea coordonatorilor. După ce autoritatea destinatară refuză să ofere informaţii
suplimentare, autoritatea solicitantă poate relansa cererea. Autoritatea destinatară poate
reveni asupra deciziei sale anterioare, oferind informaţii suplimentare. Sau îşi poate
menţine poziţia iniţială, finalizând cererea.

5.3.6. PROCEDURA DE APROBARE

În unele state membre, coordonatorii IMI exercită un anumit control asupra
cererilor trimise şi primite de autorităţile pe care le coordonează. Acest lucru poate fi cerut
de procedurile administrative aplicabile în aceste ţări.
În acest caz, fiecare coordonator trebuie să decidă dacă utilizează procedura de
aprobare pentru cererile şi/sau răspunsurile autorităţilor pe care le coordonează şi pentru
care dintre autorităţile respective. În capitolul 5.3.3 găsiţi explicaţii referitoare la
gestionarea parametrilor pentru procedura de aprobare.
Dacă o autoritate face obiectul procedurii de aprobare şi coordonatorul cererii
trebuie să aprobe cererile, nicio cerere creată de autoritate nu va fi trimisă direct
autorităţii destinatare, ci mai întâi coordonatorului pentru reexaminare şi aprobare.
În mod similar, dacă o autoritate face obiectul procedurii de aprobare şi
coordonatorul cererii trebuie să aprobe răspunsurile, niciunul dintre răspunsurile pe care
autoritatea urmează să le trimită nu va ajunge direct la autoritatea omoloagă, ci va fi trimis
mai întâi coordonatorului pentru reexaminare şi aprobare.
Dacă coordonatorul nu aprobă o cerere sau un răspuns, aceasta/acesta va fi
retrimis(ă) autorităţii competente pentru a i se aduce modificările propuse de coordonator.

44

După aceea, cererea/răspunsul reformulat(ă) va fi trimis(ă) coordonatorului pentru
reexaminare şi aprobare.

5.3.7. COPIEREA UNEI CERERI

Sistemul IMI le permite utilizatorilor să creeze o cerere nouă plecând de la una
anterioară. Această funcţie se poate dovedi utilă, de exemplu, când trebuie să trimiteţi o
cerere unei autorităţi pe care aţi contactat-o anterior pe aceeaşi temă sau când trebuie să
adresaţi aceleaşi întrebări de două ori. De asemenea, puteţi formula întrebări noi referitoare
la un subiect mai vechi, dacă aveţi nevoie de informaţii suplimentare referitoare la un caz
deja finalizat în IMI.
Pentru a utiliza această funcţie, trebuie să deschideţi cererea pe care doriţi să o
utilizaţi ca bază pentru a formula una nouă. Apoi selectaţi informaţiile pe care doriţi să le
copiaţi în noua cerere (ex. autoritatea destinatară, întrebări, anexe etc.). După ce aţi creat
noua cerere, puteţi adăuga informaţiile rămase.
Autoritatea competentă poate copia orice cerere primită sau trimisă, indiferent de
starea ei.

5.3.8. MONITORIZAREA CERERILOR

IMI vă permite să monitorizaţi cererile trimise şi primite de autoritatea dumneavoastră utilizând
lista de acţiuni specifică şi funcţia de e-mail automat.

5.3.8.1. LISTA DE ACŢIUNI PENTRU CERERI

Lista de acţiuni pentru cereri conţine cererile care necesită intervenţia
dumneavoastră, în calitate de utilizator. Este accesibilă utilizatorilor cu drepturi de
gestionare a cererii din cadrul autorităţilor competente şi utilizatorilor cu drepturi de
gestionare/supervizare a cererii asociaţi coordonatorilor IMI. În cazul în care autoritatea
dumneavoastră utilizează procedura de alocare, cererile noi sau cererile care vă sunt înaintate
pentru prima dată vor fi incluse, inițial, în lista de acțiuni a utilizatorilor cu drepturi de
alocare. De îndată ce aceştia atribuie cererea unuia sau mai multor utilizatori cu drepturi de
gestionare/supervizare a cererii, cererea va figura în listele de acțiuni ale acestora.

45

În funcţie de starea cererii în curs, va trebui să întreprindeţi una din următoarele
acţiuni: să o acceptaţi şi să răspundeţi la ea, să examinaţi un răspuns, să finalizaţi cererea etc.
În calitate de coordonator, va fi probabil necesar să aprobaţi o nouă cerere, să oferiţi un
răspuns înainte ca ea să fie trimisă sau să interveniţi în cadrul procedurii de supervizare. În
lista de acţiuni pentru cereri figurează, de asemenea, cererile-ciornă ale autorităţii
dumneavoastră.
Vă recomandăm să consultaţi periodic lista de acţiuni pentru cereri, pentru a vă
asigura că răspundeţi la timp şi că vă respectaţi obligaţiile în ceea ce priveşte cooperarea cu
omologii dumneavoastră din UE.

5.3.8.2. CĂUTAREA UNEI CERERI

O autoritate are acces în orice moment la toate cererile sale (pe care le primeşte sau
pe care le trimite), inclusiv la cele în format ciornă, în curs sau finalizate. IMI permite
identificarea cererilor în funcţie de diferite criterii de căutare, cum ar fi starea cererii, data la
care aceasta a fost trimisă sau primită ori ţara către/din care a fost trimisă cererea. De
asemenea, coordonatorii cererilor le pot căuta pe cele pentru care au privilegii de acces.

5.3.8.3. E-MAIL AUTOMAT

În sistemul IMI este prevăzută o funcţie de e-mail automat, care informează
utilizatorii implicaţi într-o cerere când trebuie să întreprindă o anumită acţiune sau când au
fost aduse contribuţii la soluţionarea cererii.
Mesajul electronic îi informează cu privire la acţiunea pe care trebuie să o
întreprindă şi conţine un link pentru accesarea sistemului. În mesaj nu sunt incluse detaliile
cererii.
Atunci când apare o cerere nouă, există două cazuri posibile:
 Autoritatea competentă nu utilizează procedura de alocare: este trimis un e-mail
automat către toţi utilizatorii cu drepturi de gestionare a cererii, iar în copie este
inclusă adresa de contact a autorităţii.
 Autoritatea utilizează procedura de alocare: este trimis un e-mail automat către
utilizatorul cu drepturi de alocare din cadrul autorității. În copie este inclusă adresa
de contact a autorităţii. De îndată ce utilizatorul cu drepturi de alocare atribuie

46

cererea unui utilizator cu drepturi de gestionare a cererii, acesta din urmă va primi
un e-mail automat.
Toate notificările ulterioare referitoare la cerere vor fi trimise pe adresa de e-mail a
utilizatorului responsabil cu gestionarea cererii, care a întreprins ultima acţiune. O copie
este trimisă pe adresa de contact a autorității.
În ceea ce priveşte cererile trimise, autoritatea solicitantă este informată, de exemplu,
atunci când cererile sale sunt transmise, integral sau parţial, unei alte autorităţi destinatare sau
în momentul în care primeşte răspuns la cererea sa.
Cele două autorităţi îşi pot transmite mesaje folosind câmpul pentru comentarii, iar
utilizatorii cu drepturi de gestionare a cererii vor fi informaţi prin e-mail ori de câte ori cealaltă
autoritate adaugă un nou comentariu.
Când o cerere este trimisă pentru supervizare unui coordonator IMI pentru prima
dată, sunt posibile următoarele două situaţii:
 Coordonatorul nu utilizează procedura de alocare: este trimis un e-mail automat pe
adresa de contact a coordonatorului. În cazul în care utilizatorii cu drepturi de
supervizare a cererii aferenți coordonatorului nu au acces la această adresă de e-mail,
persoana responsabilă cu gestionarea căsuței electronice îi va înștiința pe aceștia că o
nouă cerere a fost înaintată coordonatorului pentru supervizare (înaintându-le e-mailul
sau prin alte mijloace), cererea respectivă putând fi accesată în lista lor de acțiuni.
 Coordonatorul utilizează procedura de alocare: este trimis un e-mail automat
utilizatorului cu drepturi de alocare aferent coordonatorului. În copie este inclusă adresa
de contact a coordonatorului. De îndată ce utilizatorul cu drepturi de alocare atribuie
cererea unui utilizator cu drepturi de gestionare a cererii, acesta din urmă va primi un e-
mail automat.
Pentru mesajele referitoare la o cerere trimisă pentru supervizare, e-mailul automat va
fi trimis utilizatorului cu drepturi de supervizare a cererii, care a întreprins ultima acțiune. O
copie este trimisă pe adresa de contact a coordonatorului.

47

5.3.9. FUNCŢIA DE RAPORTARE

Autoritățile competente pot păstra o evidență a cererilor trimise și primite în cadrul
sistemului IMI. În acest scop, sistemul poate genera rapoarte privind cererile din IMI, care
pot fi salvate în format electronic şi tipărite. Funcţia de raportare este disponibilă în toate
etapele din ciclul de viaţă al cererii, inclusiv atunci când cererea este în format ciornă sau
după ce este finalizată.
De exemplu, pot fi generate următoarele tipuri de rapoarte:

 RAPORT COMPLET CU DATE PERSONALE: cuprinde toate informaţiile înregistrate în
IMI, ca parte dintr-o cerere - detalii despre autoritatea solicitantă/destinatară şi persoana care
face obiectul cererii (inclusiv date personale), întrebările formulate şi răspunsurile primite,
comentariile în text liber sau întrebările şi comentariile privind documentele din anexă.

 RAPORT COMPLET FARA DATE PERSONALE: este similar cu cel anterior, însă nu
include datele personale ale persoanei care face obiectul cererii.

 RAPORT PERSONALIZAT: puteţi crea un raport care conţine numai anumite părţi din
cerere. Sistemul vă pune la dispoziţie o listă cu opţiuni, cum ar fi informaţii despre autoritatea
solicitantă/destinatară şi persoana care face obiectul cererii, întrebările formulate etc. Raportul
va include numai elementele pe care le-aţi selectat.

 RAPORT PRIVIND PERSOANA CARE FACE OBIECTUL CERERII: acesta poate fi
generat la cererea persoanei care face obiectul cererii pentru a vedea ce informaţii au fost
înregistrate în IMI cu privire la cazul său.

 FORMULAR DE CONFIRMARE DIN PARTEA PERSOANEI CARE FACE OBIECTUL
CERERII: pe lângă informaţiile care figurează în raportul referitor la persoana care face
obiectul cererii, acest raport include o declaraţie privind declinarea responsabilităţii şi un
formular de confirmare prin care persoana vizată îşi exprimă acordul cu privire la difuzarea
datelor sale personale.

48

Toţi utilizatorii care au acces la circuitul cererii pot genera rapoarte referitoare la cererile
autorităţii lor. Dacă aveţi numai drepturi de alocare sau de vizualizare a cererii, veţi putea genera
numai rapoarte care nu includ date personale.
De asemenea, coordonatorii cererii pot genera rapoarte privind cererile autorităţilor competente
pentru care au privilegii de acces. Aceste rapoarte nu includ date cu caracter personal. Sunt disponibile
timp de 30 de zile, într-o secţiune specială din tabloul dumneavoastră de activităţi.

RAPOARTE CERTIFICATE IN IMI
Utilizatorii IMI au opţiunea de a solicita rapoarte de certificate cu privire la cererile lor
IMI. Acest lucru se face prin aplicarea unei semnături electronice. Semnătură electronică
aplicată pe rapoartele IMI se bazează pe un certificat digital calificat emis de Certipost
belgian a reprezentantului legal al Direcţiei Generale Piaţa Internă şi Servicii a Comisiei
Europene.
Semnătură electronică pe rapoartele IMI se bazează pe standardul Padeş (PDF avansat
de semnătură electronică). Acesta asigură autenticitatea, integritatea şi non-repudiere a
rapoartelor de solicitare de informaţii generate de sistemul IMI.

Orice utilizator cu acces la fluxul de lucru cerere, poate genera rapoarte referitoare la
cererile de autoritatea sa. Dacă aveţi doar de repartizare sau vizualizare drepturi, va fi doar
posibilitatea de a genera rapoarte fără date personale.
Coordonatorii cererii pot genera, de asemenea, rapoarte cu privire la cererile autorităţilor
competente, la care sunt legate. Aceste rapoarte nu includ orice date cu caracter personal.
Rapoartele sunt disponibile pentru 30 de zile într-o secţiune dedicată în panoul de activităţi.
Pentru primul tip de raport se va selecta din meniul principal Opţiunea AUTORITĂȚI şi
apoi opţiunea de submeniu CAUTĂ.

49

În fereastra nou deschisă se vor introduce unul sau mai multe criterii pentru a căuta
autorităţi înregistrate în IMI. Dacă se va selecta un anumit domeniu legislativ, se vor afişa
criterii suplimentare. După înscrierea criteriilor de căutare se va selecta opţiunea Caută din
colțul din dreapta sus a ecranului aplicaţiei pentru a fi căutate și afișate rezultatele dorite ca
în imaginea de mai jos.

Dacă se va selecta rândul potrivit autorităţii dorite în secţiunea din partea de jos a listei de
căutare vor fi afișate informaţii sumare despre autoritatea selectată şi se vor selecta din colţul
dreapta sus al aplicaţiei butonul Excel care va genera un mesaj de finalizare operatiune ce va fi
afișat ca în imaginea de mai jos:

50

Acesta va fi vizibil în Tabloul de activitati cu activităţile desfăşurate in sesiunea deschisă,
în tabul Rapoarte.

Pentru a putea genera rapoarte privind cererile din IMI, utilizatorul are nevoie de anumite
drepturi. Un utilizator cu drepturi de gestionare a cererii va putea crea oricare dintre rapoartele
prezentate mai sus. Dacă aveţi numai drepturi de alocare a cererii, veţi putea genera numai rapoarte
fără date personale.
Coordonatorul implicat într-o cerere (de exemplu, în procesul de aprobare sau de
supervizare) vor putea genera rapoarte fără date personale, cu condiţia ca autoritatea competentă să
îi fi permis accesul la vizualizarea completă a cererii. Numai utilizatorii cu drepturi de supervizare
şi de alocare au acces la această funcţie. Aceste rapoarte nu includ orice date cu caracter personal.
Rapoartele sunt disponibile pentru 30 de zile într-o secţiune dedicată în panoul de activitate al
dumneavoastră.

51

6. REPERTORIUL REGISTRE

În acest capitol este prezentat repertoriul registrelor din IMI. Veţi afla cum pot fi adăugate
registre noi, cum se actualizează informaţiile din registre şi cum trebuie consultat repertoriul.
În vederea punerii în aplicare a articolului 28 alineatul (7) din Directiva privind serviciile, a
fost creată o bază de date cu informaţiile din registre. Acest articol prevede faptul că toate statele
membre sunt obligate să creeze registre ale furnizorilor de servicii, care să fie la dispoziţia
autorităţilor competente din celelalte state membre.
Repertoriul registrelor nu se limitează numai la registrele referitoare la furnizorii de
servicii. În repertoriu pot figura informaţii despre orice registru şi toţi utilizatorii IMI le pot
consulta. Informaţiile referitoare la registre le vor permite autorităţilor din alte state membre să
consulte registrele şi să găsească informaţiile de care au nevoie în contextul cooperării
administrative, astfel nemaifiind necesar să se trimită o cerere de informaţii.

6.1. REGISTRE: ROLUL PĂRŢILOR IMPLICATE
Tabelul de mai jos prezintă pe scurt drepturile utilizatorilor privind accesarea şi gestionarea
registrelor:
ACȚIUNE PARTE IMPLICATĂ
Toţi utilizatorii IMI
Vizualizarea registrelor
pot vizualiza toate registrele
Adăugarea unui registru Orice ADL din cadrul fiecărei autorităţi
Editarea informaţiilor (inclusiv privind
ADL din cadrul autorității de gestionare
autoritatea de gestionare)
Ştergerea unui registru din repertoriu ADL din cadrul autorității de gestionare

52

6.2. ADĂUGAREA UNUI REGISTRU

Toţi utilizatorii cu drepturi de administrator de date la nivel local (ADL) pot adăuga un
registru în repertoriu. Pentru aceasta, trebuie urmaţi câţiva paşi: (1) introducerea de informaţii
generale, (2) accesarea informaţiilor, (3) conţinutul registrului şi (4) informaţii referitoare la
autoritate.

6.2.1. INFORMAȚII GENERALE

Mai întâi, trebuie să introduceţi o serie de informaţii cu caracter general printre care
numele registrului, o denumire neoficială, acoperirea geografică, tipul şi natura registrului
(categorii) şi limba în care sunt prezentate informaţiile în registru. Poate fi adăugat text
liber pentru a explica anumite informaţii.
INDICAREA UNEI DENUMIRI NEOFICIALE A REGISTRULUI
Denumirea neoficială este menită să-i ajute pe utilizatori să identifice registrul de
care au nevoie, când fac o căutare în baza de date a registrelor. Aceasta ar trebui să redea
natura registrului, să fie destul de scurtă şi să nu fie o abreviere. Dacă denumirea oficială a
registrului este destul de clară şi descrie suficient de bine natura acestuia, o puteţi păstra şi
pentru titlul neoficial. Se numeşte denumire neoficială deoarece este tradusă în toate limbile
oficiale ale UE de către Comisia Europeană, fără a se solicita o verificare formală din
partea statelor membre.
TIPUL DE REGISTRU
Registrele sunt grupate în două categorii principale: generale şi pe tip de activitate.
Registrele generale conţin informaţii care nu fac trimitere la o anumită activitate
economică, de exemplu registrul întreprinderilor sau registrul insolvenţei. Registrele pe tip
de activitate se referă la anumite domenii de activitate economică, de prestări servicii și/sau
tipuri de profesii. În funcţie de tipul de registru selectat, sunt disponibile diferite liste cu
categoriile de registre disponibile. O selecţie atentă a categoriilor de registre va contribui la
ameliorarea calităţii rezultatelor căutărilor efectuate de utilizatorii din alte state membre.
ACOPERIREA GEOGRAFICĂ
Acoperirea geografică a unui registru poate fi naţională, regională sau locală.
Pentru registrele regionale şi locale ale ţărilor definite în IMI drept ţări cu structură
regională, trebuie să selectaţi din listele predefinite ale regiunilor. În ceea ce priveşte

53

registrele regionale sau locale ale ţărilor care nu sunt definite în IMI ca având structură
regională, regiunea sau zona respectivă trebuie inclusă în denumirea neoficială a registrului.

6.2.2. INFORMAȚII PRIVIND ACCESAREA REGISTRULUI

În celelalte două etape va trebui să introduceţi informaţii despre accesul la registru,
inclusiv disponibilitatea on-line, linkuri directe către registrele on-line, restricţiile de acces
şi cerinţele de plată. Dacă registrul este disponibil on-line, trebuie să indicaţi cel puţin un
link către acesta. Pentru fiecare link, trebuie să menţionaţi limba site-ului.

6.2.3. INFORMAŢII PRIVIND CONŢINUTUL

Pe parcursul următoarelor două etape, trebuie să introduceţi informaţii despre
conţinutul registrului, printre care tipul de informaţii incluse în registru, utilizarea acestora,
verificarea şi actualizarea lor. De asemenea, trebuie să precizaţi dacă înregistrarea este
obligatorie.

6.2.4. INFORMAŢII REFERITOARE LA AUTORITĂŢI

În final, va trebui să furnizaţi informaţii privind cele două autorităţi care se ocupă
de registru (autoritatea care îl deţine şi cea care îl gestionează).
AUTORITATEA CARE DEȚINE REGISTRUL
Este entitatea responsabilă cu conţinutul registrului. Nu este obligatoriu să fie
înregistrată în IMI. Utilizatorii pot adăuga un registru deţinut de autoritatea lor sau o pot
face în numele unei alte autorităţi.
AUTORITATEA CARE GESTIONEAZA REGISTRUL
Este autoritatea care adaugă registrul în baza de date IMI. Aceasta are dreptul de a
modifica sau de a şterge registrul din IMI. Când se adaugă un registru, autoritatea de care
aparţine utilizatorul care se ocupă de acest lucru este înregistrată în sistem ca fiind
autoritatea care gestionează registrul şi acest lucru nu poate fi modificat. După adăugarea
registrului în sistem, dreptul de gestionare a acestuia poate fi transferat către o altă
autoritate din IMI

54

ETAPA 1

Câmpurile marcate cu steluţă sunt câmpuri obligatorii

55

ETAPA 2
2.1. TIPUL REGISTRULUI
2.1.1. Primul tip de registru, REGISTRUL CU CARACTER GENERAL

2.1.2. Cel de-al doilea tip de registru, REGISTRUL PE TIP DE ACTIVITATE

56

2.2. CATEGORII
2.2.1. Categoria primului tip de registru, REGISTRUL CU CARACTER GENERAL
Selectând primul tip de registru, registrul caracter general, avem de selectat categoria
acestuia dintr-o singura lista, date ce sunt câmpuri obligatorii

57

2.2.2 Categoria primului tip de registru, REGISTRUL CU CARACTER GENERAL
Selectând al doilea tip de registru, registrul pe tip de activitate, avem cele trei categorii
ce vorm fi selectate ca și câmpuri obligatorii

ă

58

6.3. ACTUALIZAREA INFORMAŢIILOR REFERITOARE LA REGISTRE
ŞI ŞTERGEREA REGISTRELOR
Numai administratorul de date la nivel local (ADL) din cadrul autorităţii
responsabile cu gestionarea registrului poate actualiza informaţiile despre registru sau poate
şterge registrul. Toate informaţiile despre registru descrise mai sus pot fi actualizate,
inclusiv autoritatea responsabilă cu gestionarea. Când se şterge un registru, sunt informaţi
toţi ADL din cadrul autorităţii de gestionare a registrului.

6.4. TRANSFERAREA DREPTULUI DE GESTIONARE A UNUI
REGISTRU CĂTRE O ALTĂ AUTORITATE

Un ADL din cadrul autorităţii de gestionare a registrului poate modifica orice
informaţii, inclusiv pe cele referitoare la autoritatea care deţine registrul şi la cea care îl
gestionează. Dacă autoritatea de gestionare a registrului este schimbată, toţi ADL din cadrul
noii entităţi vor fi informaţi în acest sens, ei fiind de acum încolo responsabili cu furnizarea
informaţiilor despre registru în IMI. Dacă un ADL modifică autoritatea de gestionare,
acesta îşi pierde dreptul de a modifica sau de a şterge registrul.

59

6.5. CONSULTAREA REGISTRELOR ÎN IMI

Pentru a consulta registrele, aveţi la dispoziţie două opţiuni în meniul de căutare.
Registrele individuale pot fi selectate şi accesate din lista cu rezultate. Toţi utilizatorii IMI
au acces la opţiunea de căutare a registrelor şi pot accesa informaţiile referitoare la acestea.
Când accesaţi un registru, puteţi modifica şi şterge informaţii, dacă vi s-a alocat acest drept.

6.5.1. CĂUTARE RAPIDĂ

Funcţia de căutare rapidă vă permite să căutaţi registre selectând o anumită ţară şi
specificând o serie de termeni, sub formă de text liber. Căutarea după text liber se
efectuează pentru denumirile oficiale şi neoficiale ale registrelor, tipurile şi categoriile de
registre, regiunea geografică şi tipul de informaţii incluse în registru. Dacă în căsuţa pentru
căutare după text liber se introduc mai multe cuvinte, în rezultatele căutării vor figura
registrele care au concordanţă pentru toate cuvintele. Căutarea se efectuează în limba de pe
ecran, iar rezultatele căutării vor include doar termenii de căutare.

6.5.2. CĂUTARE AVANSATĂ

Acest tip de căutare vă permite să specificaţi criteriile de căutare selectând din listele
derulante. De asemenea, puteţi căuta după denumirea registrelor şi a autorităţilor. Criteriile
sunt conectate prin operatorul „AND”, ceea ce înseamnă că registrul va fi găsit numai dacă
sunt îndeplinite toate criteriile. Vă sunt puse la dispoziţie anumite criterii avansate, pentru a
vă ajuta în gestionarea repertoriului.

60

7. ROLUL COORDONATORILOR IMI

În acest capitol sunt descrise sarcinile administrative, de sprijin şi referitoare la conţinut care
le revin coordonatorilor IMI. Este explicat modul în care administratorii de date asociaţi unui
coordonator pot înregistra şi valida o autoritate în IMI. De asemenea, sunt prezentaţi parametrii care
determină ce acţiuni poate întreprinde o autoritate în sistem şi modul în care sunt gestionaţi aceştia.
Coordonatorii IMI joacă un rol important în stabilirea și desfășurarea operațiunilor în sistem.
Ei au un (1) rol administrativ, (2) un rol de sprijin şi (3) un rol de coordonare privind conţinutul.
De asemenea, coordonatorii IMI pot juca rolul de autorități competente și, în această calitate, pot lua
parte la tratarea cererilor de informații (a se vedea capitolul 5).

7.1. ROL ADMINISTRATIV
Sarcinile de ordin administrativ în IMI implică, în principal, înregistrarea şi/sau autentificarea
altor autorităţi şi gestionarea accesului la domeniile şi circuitele legislative.
ROLUL DE ADMINISTRATOR DE DATE
Toate autorităţile înregistrate în IMI care au rol de coordonator trebuie să aibă cel puţin un
utilizator cu drepturi de administrare a datelor. Acest lucru îi permite coordonatorului să îndeplinească
sarcinile care îi revin în calitate de utilizator cu rol administrativ în IMI.
Administratorul de date răspunde de gestionarea datelor autorităților pe care le coordonează
(spre deosebire de administratorul de date la nivel local, a cărui sarcină este să se ocupe de gestionarea
datelor propriei autorități). El are dreptul de a înregistra, de a invita și de a gestiona alte autorități în
IMI, în domeniul legislativ corespunzător. Administratorii de date asociați unui coordonator de acces
pot actualiza parametrii legislativi şi parametrii circuitului pentru autoritățile pe care le coordonează.
De asemenea, administratorii de date pot înregistra alţi utilizatori, pot gestiona drepturile
utilizatorilor şi pot reseta parola utilizatorilor din cadrul autorităţii competente pentru care sunt
coordonatori responsabili cu validarea sau cu accesul.

61

7.1.1. ROLURI ADMINISTRATIVE ÎN IMI

În IMI există două tipuri de coordonatori care au competenţă transversală şi, prin urmare,
au acces la toate domeniile legislative şi la toate circuitele. Este vorba de:
- Coordonatorul național IMI (CNIMI): autoritatea care supervizează buna
funcţionare a IMI la nivel naţional. CNIMI poate înregistra și valida orice alt tip de
autoritate și poate gestiona accesul la toate domeniile legislative și la toate circuitele
din sistem.
- Super-coordonatorul IMI delegat (SDIMIC): statele membre cu structură federală
pot desemna autorități care să își asume responsabilitatea pentru IMI într-o
anumită regiune. SDIMIC poate îndeplini aceleaşi funcţii ca şi un CNIMI, însă nu
poate înregistra alţi SDIMIC.
Toate celelalte autorităţi înregistrate în IMI au acces la cel puţin un domeniu legislativ şi
un circuit conex. Rolurile autorităţilor sunt definite pentru fiecare domeniu legislativ în
parte şi, apoi, pentru fiecare circuit disponibil în cadrul unui domeniu legislativ. Într-un
domeniu legislativ sunt disponibile următoarele roluri:
- Coordonatorul IMI pentru un domeniu legislativ (LIMIC) are competenţă
generală pentru un domeniu legislativ. Niciun stat membru nu poate avea mai mult
de un LIMIC pe domeniu legislativ2. LIMIC poate înregistra alte autorități cu rolul de
coordonator delegat IMI (DIMIC) sau de autoritate competentă în domeniul legislativ
de care răspunde și poate gestiona accesul acestora la domeniul legislativ respectiv și
la circuitele conexe.
- Coordonatorul delegat IMI (DIMIC) răspunde de unul sau mai multe domenii
legislative, într-o anumită regiune geografică sau în relație cu un anumit domeniu de
competență din cadrul unui domeniu legislativ. DIMIC poate înregistra și valida alte
autorități cu rolul de autoritate competentă, în domeniul sau domeniile legislative de
care răspunde.

2
În mod excepţional, în statele membre cu o structură federală, SDIMIC poate înregistra câte un LIMIC pe regiune.

62

- O autoritate competentă poate avea acces la oricare dintre circuitele disponibile în
domeniul legislativ pentru care este înregistrată. Aceasta nu poate înregistra alte
autorităţi sau gestiona accesul la domeniile legislative.
O autoritate poate avea roluri diferite, în diverse domenii legislative. De
exemplu, un minister al economiei poate avea rol de DIMIC pentru domeniul legislativ
Servicii şi de autoritate competentă pentru modulul Calificări profesionale.
Indiferent de rolul lor într-un domeniu legislativ, coordonatorii IMI pot îndeplini
următoarele roluri administrative sau cel puţin pe unul din ele:
 Coordonator responsabil cu validarea - coordonatorul IMI care înregistrează și/sau
validează o autoritate în IMI și răspunde de gestionarea datelor acestei autorități.
Administratorii de date ai coordonatorului responsabil cu validarea pot gestiona:
– denumirea oficială şi neoficială a autorităţii, limbile de lucru și datele de contact
ale autorității. , adresa de e-mail (la care de cele mai multe email-uri automate
generate de sistemul IMI sunt trimise) și datele de contact.
– domeniile de competenţă prin adăugarea/eliminarea unor domenii politice sau a
unor domenii de activitate economică
– utilizatorii autorităţii pe care o coordonează, inclusiv adăugarea şi eliminarea de
utilizatori
– accesul autorităţii la sistem (pentru mai multe detalii referitoare la ciclul de viaţă
al autorităţii).
 Coordonator de acces - coordonatorul responsabil cu acordarea şi gestionarea
accesului unei autorităţi la un anumit domeniu legislativ şi la un anumit circuit. În
plus, administratorii de date ai coordonatorului de acces pot:
– modifica datele generale ale autorităţii în raport cu un domeniu legislativ
(cuvinte-cheie, profesii, autorităţi cu privilegii de acces)
– gestiona utilizatorii autorităţii pe care o coordonează, inclusiv adăugarea şi
eliminarea de utilizatori
– stabili parametrii referitori la circuit
– stabili şi, dacă este necesar, modifica rolul din circuit pentru autoritatea pe care o
coordonează

63

– acorda privilegii de acces altor coordonatori pentru intervenţii tematice în fiecare
circuit la care are acces autoritatea.
Tabelul de mai jos rezumă diferitele funcţii administrative pe care le poate avea o autoritate, în
funcţie de rolul ei într-un domeniu legislativ.

NIMIC SDIMIC LIMIC DIMIC AC

Rol administrativ general de „coordonator responsabil cu validarea”

Poate înregistra/valida SDIMIC √

Poate înregistra/valida LIMIC √ √

Poate înregistra/valida DIMIC √ √ √

Poate înregistra/valida AC √ √ √ √

Rol administrativ într-un domeniu legislativ de „coordonator de acces ”

Poate gestiona accesul la domeniul legislativ şi la circuit √
pentru SDIMIC

Poate gestiona accesul la domeniul legislativ şi la circuit √ √
pentru LIMIC

Poate gestiona accesul la domeniul legislativ şi la circuit √ √ √
pentru DIMIC

Poate gestiona accesul la domeniul legislativ şi la circuit √ √ √ √
pentru AC

Poate aloca rolul de autoritate √ √ √ √
(Cereri)
Circuitul cererilor
Poate aloca rolul de coordonator √ √ √ √
de cereri

3
Numai câte un LIMIC pe domeniu legislativ în regiunea de care răspunde SDIMIC.

64

7.2. ÎNREGISTRAREA UNEI AUTORITĂŢI COMPETENTE ÎN IMI

7.2.1. ÎNAINTE DE ÎNREGISTRARE

Coordonatorii IMI răspund de identificarea autorităţilor competente care ar trebui să
utilizeze IMI pentru unul sau mai multe domenii legislative. Înainte de a înregistra în IMI o
autoritate competentă, coordonatorul trebuie să contacteze autoritatea şi să-i ceară
informaţiile de contact, inclusiv denumirea oficială, numărul de telefon, adresa poştală şi
adresa de internet. De asemenea, trebuie să-i ceară numele şi adresa de e-mail a persoanei care
va fi înregistrată drept primul utilizator al autorităţii.

7.2.2. ÎNREGISTRAREA: ASPECTE IMPORTANTE

Pentru a înregistra o autoritate, trebuie să completaţi mai multe rubrici: date generale
privind autoritatea, accesul său la domeniile legislative şi la circuite, detalii referitoare la
primul utilizator. Procesul de înregistrare este similar celui descris în capitolul 3.1.2. Din
capitolul 5.2.2 puteţi afla mai multe detalii despre informaţiile referitoare la autoritate, iar
capitolul 5.2 vă oferă explicaţii despre parametrii privind circuitul pe care coordonatorul
trebuie să-i stabilească în momentul în care efectuează înregistrarea.
Informaţiile introduse în IMI cu privire la autorităţi trebuie să fie actualizate şi
corecte până în prezent. Acest lucru este important în special pentru adresa de e-mail a
primului utilizator, întrucât aceasta este utilizată de sistem pentru a trimite parola temporară
care îi permite utilizatorului să se conecteze la IMI.
De asemenea, trebuie să decideţi care sunt domeniile legislative şi circuitele la care va
avea acces autoritatea şi ce rol va îndeplini în cadrul acestora (pentru detalii despre rolurile din
domeniul legislativ, consultaţi capitolul 7.1.1, iar pentru rolurile din circuit, a se vedea capitolul
5.2).
Când rolul din circuit este cel de „autoritate”, pentru fiecare circuit şi domeniu
legislativ la care are acces noua autoritate, trebuie să desemnaţi cel puţin un coordonator cu
privilegii de acces, cu alte cuvinte coordonatorul care poate participa la schimbul de informaţii
(ex. cerere sau alertă). Puteţi numi diferiţi coordonatori cu privilegii de acces pentru diferite
domenii legislative şi puteţi avea mai mulţi coordonatori pentru acelaşi circuit. După
înregistrarea autorităţii, puteţi actualiza coordonatorii cu privilegii de acces, dacă este necesar.

65

Coordonatorul care înregistrează autoritatea devine, în mod automat, coordonatorul
responsabil cu validarea din cadrul autorităţii, precum şi coordonatorul de acces pentru toate
domeniile legislative la care are acces autoritatea. După finalizarea înregistrării, veţi putea
renunţa la rolul de coordonator responsabil cu validarea sau de coordonator de acces, putând
aloca acest rol altor coordonatori din ţara dumneavoastră.
Dacă înregistraţi un coordonator IMI, coordonatorul responsabil cu gestionarea datelor
sau a accesului său trebuie să aibă un rol de un nivel superior (de exemplu, pentru un DIMIC,
trebuie să fie un LIMIC, SDIMIC sau CNIMI).
ÎNREGISTRAREA COORDONATORILOR IMI
Procedura pentru înregistrarea unui coordonator IMI este în mare parte identică cu cea
pentru înregistrarea unei autorităţi competente. Trebuie utilizată o anumită convenţie pentru
formularea denumirilor coordonatorilor naţionali şi super-delegaţi, astfel încât numele lor să
includă întotdeauna abrevierea CNIMI sau SDIMIC. Pentru SDIMIC, numele trebuie să includă şi
regiunea de care răspunde acest coordonator. De exemplu: Innenministerium Baden-Württemberg
(SDIMIC).
Pentru fiecare circuit la care primeşte acces noul coordonator, va trebui să definiţi mai
mulţi parametri specifici coordonatorilor.

7.2.3. DUPĂ ÎNREGISTRARE

Sistemul IMI va propune automat un nume de utilizator pentru primul utilizator din cadrul
autorităţii pe care o înregistraţi. Vă revine sarcina de a-i comunica acestuia numele de
utilizator.
Va trebui să faceţi acest lucru din afara sistemului, printr-o metodă sigură şi adaptată
situaţiei (telefon, e-mail criptat sau personal). Este esenţial să nu uitaţi să-i comunicaţi numele
de utilizator primului utilizator din cadrul autorităţii. Însă nu trimiteţi niciodată numele de
utilizator prin e-mail la adresa care a fost înregistrată în IMI pentru utilizatorul respectiv.
În termen de 48 de ore, sistemul IMI va trimite automat o parolă temporară în contul
de e-mail al utilizatorului. Nu veţi putea vedea care este parola. În momentul în care dispune de
numele de utilizator şi de parola temporară, noul utilizator poate accesa IMI.

66

ŢINETI LEGATURA CU AUTORITATILE PE CARE LE COORDONAȚI
Când contactaţi primul utilizator ale unei autorităţi, invitaţi-l să se conecteze la sistem
de îndată ce primeşte parola temporară. Primul utilizator răspunde de verificarea informaţiilor
referitoare la autoritate şi de înregistrarea de utilizatori suplimentari (cel puţin unul). Se
recomandă coordonatorilor IMI să contacteze din nou noile autorităţi pentru a se asigura că
primul utilizator a primit parola şi că s-a putut conecta la sistem.

7.2.4. AUTOÎNREGISTRAREA: ORIENTĂRI PENTRU COORDONATORII
IMI

În această secţiune sunt descrise acţiunile pe care trebuie să le întreprindeţi dacă sunteţi
coordonator IMI şi decideţi să invitaţi o autoritate să se înregistreze.
Procedura de autoînregistrare a autorităţilor competente este alcătuită din trei etape. Mai
întâi, coordonatorul creează și trimite o invitație de înregistrare. Apoi, după primirea
invitației, autoritatea competentă își înregistrează datele în sistem (autoînregistrarea propriu-
zisă). În cele din urmă, coordonatorul validează datele introduse de către autoritate.
INVITAȚIE AUTOÎNREGISTRARE VALIDARE
 
(coordonator) (autoritate competentă) (coordonator)

7.2.4.1. GESTIONAREA INVITAȚIILOR DE ÎNREGISTRARE

Autoînregistrarea ca urmare a primirii unei invitaţii reduce din sarcinile care le revin
coordonatorilor IMI şi, în acelaşi timp, le permite să-şi menţină controlul asupra procesului. De
asemenea, garantează faptul că numai autorităţile competente relevante se autoînregistrează în
sistem, pentru domeniile legislative şi circuitele corespunzătoare.
În funcţie de numărul de autorităţi pe care intenţionaţi să le invitaţi să se înregistreze în
IMI, puteţi crea invitaţii individuale sau grupate.
- CREAREA UNEI INVITAŢII-CIORNĂ
Pentru fiecare invitaţie de înregistrare în IMI, trebuie să furnizaţi următoarele date:
- adresa de e-mail a autorităţii
- denumirea autorităţii (nu neapărat denumirea oficială, întrucât acesta se va afişa
numai în lista dumneavoastră cu invitaţii)

67

- domeniile legislative şi circuitele pentru care invitaţi autoritatea să se înregistreze în
IMI
- opţional, puteţi înscrie un mesaj personalizat care să fie inclus în e-mailul de
invitaţie care va fi trimis autorităţii De exemplu, puteţi utiliza acest mesaj pentru a
prezenta instrucţiunile cu privire la denumirea neoficială a autorităţii sau pentru a da
detalii despre procedura de autoînregistrare în general.
Toate invitaţiile sunt salvate în format ciornă şi sunt păstrate într-o listă cu invitaţii-
ciornă. Puteţi modifica în orice moment invitaţiile-ciornă pe care le-aţi creat şi le puteţi
trimite una câte una sau grupat.
- CREAREA DE INVITAŢII MULTIPLE – INVITAŢII MULTIPLE ÎN FORMAT
CIORNĂ
De asemenea, sistemul vă permite să creaţi mai multe invitaţii în acelaşi timp („invitaţii
multiple”). Pentru aceasta, trebuie să parcurgeţi următoarele etape:
 exportaţi fişierul-tip disponibil în IMI făcând clic dreapta pe iconiţa Excel afişată pe
ecranul „Creare invitaţii”.
 În acest fişier, înscrieţi un nume şi o adresă de e-mail pentru fiecare autoritate pe care
o veţi invita să se înregistreze. Atenţie, nu modificaţi formatul fişierului, cu atât mai
mult atunci când importaţi liste. La sfârşit, nu uitaţi să salvaţi modificările aduse.
 Încărcaţi fişierul cu invitaţiile. Invitaţiile importate din fişierul dumneavoastră se vor
afişa în lista cu invitaţii-ciornă.
Invitaţiile-ciornă create în grup nu includ niciun domeniu legislativ/niciun circuit.
Coordonatorul trebuie să modifice invitaţiile-ciornă şi să selecteze domeniile legislative şi circuitele
relevante. Invitaţiile-ciornă pot fi modificate una câte una sau puteţi aplica modificările dintr-o dată la
un grup de invitaţii (pentru detalii, consultaţi secţiunea de mai jos).
- APLICAREA DE MODIFICĂRI ÎN GRUP PENTRU INVITAȚIILE-CIORNĂ
Sistemul vă permite să modificaţi mai multe invitaţii în acelaşi timp. Modificările în grup (care
se aplică tuturor invitaţiilor sau numai anumitor invitaţii) sunt utile când aveţi multe invitaţii-ciornă,
cel mai probabil create cu ajutorul fişierului-tip. Aceste modificări pot fi de exemplu, adăugarea unui
text personalizat sau selectarea de domenii legislative şi circuite pentru care autorităţile respective
urmează să se înregistreze.

68

Când aplicați modificări în grup, nu puteţi selecta circuitul de alerte pentru domeniul
legislativ Servicii. Pentru a invita o autoritate care trebuie să beneficieze de acces la acest
circuit, va trebui să modificați individual invitația respectivă.

7.2.4.2. CICLUL DE VIAȚĂ AL UNEI INVITAȚII: CIRCUITUL CLASIC

Invitaţia de înregistrare este întotdeauna creată cu starea „ciornă” şi trece prin
următoarele stări:
 TRIMISĂ
Invitaţia va avea starea „ciornă” până în momentul în care coordonatorul confirmă
că ar trebui trimisă autorităţii. În acel moment starea va fi „Trimisă”. Însă invitaţia nu este
expediată imediat către autoritatea competentă.
 Invitaţiile trimise înainte de ora 10 a.m. sunt expediate către autoritate în cursul nopţii.
 Invitaţiile trimise după ora 10 a.m. sunt expediate către autoritate în noaptea următoarei
zile lucrătoare. Ceea ce înseamnă că invitaţiile trimise după ora 10 a.m. într-o zi de vineri
vor fi expediate în cursul nopţii zilei de luni.
 EXPEDIATĂ – ÎN AȘTEPTAREA ÎNREGISTRĂRII
După ce este trimisă către autoritatea competentă, invitaţia are starea „Expediată –
în așteptarea înregistrării”. Invitaţia constă într-un e-mail trimis către autoritate, prin care
aceasta este invitată să se înregistreze în IMI (detalii în capitolul 3.1.2).
 ÎNREGISTRATĂ – ÎN AȘTEPTAREA VALIDĂRII
După ce autoritatea finalizează autoînregistrarea, invitația va primi în mod automat
starea „Înregistrată – în așteptarea validării”. În paralel, coordonatorul care a trimis
invitaţia primeşte un e-mail prin care este informat că trebuie să efectueze validarea
autorităţii în sistem.
 AUTORITATE VALIDATĂ
După ce validaţi o autoritate competentă care s-a înregistrat în sistem, invitaţia va
rămâne în lista dumneavoastră de invitaţii timp de trei luni, având starea „Autoritate
validată”.

69

7.2.4.3. CICLUL DE VIAȚĂ AL UNEI INVITAȚII: CIRCUITE ȘI STĂRI
ALTERNATIVE

Invitaţia de înregistrare poate urma căi alternative, având alte stări. În funcţie de
statut, coordonatorii vor putea modifica, retrage sau trimite din nou o invitaţie.

 RESPINSĂ
O invitație poate fi respinsă din trei motive:
 Adresă de e-mail deja existentă: adresa de e-mail figurează deja în IMI sau o altă
invitație de înregistrare a fost deja creată folosind această adresă.
 Adresă de e-mail incorectă: formatul adresei nu este recunoscut.
 Nu a fost ales niciun circuit: sistemul refuză invitaţiile pe care le creaţi utilizând
funcţia de invitaţii grupate pentru care nu aţi ales cel puţin un circuit.
După ce trimiteți invitațiile de înregistrare, sistemul vă va informa imediat câte
invitații au fost trimise și, dacă este cazul, câte au fost respinse. Pentru fiecare invitație
respinsă vi se va comunica motivul și veți avea posibilitatea de a modifica invitația în
consecință (ex. veți putea corecta adresa de e-mail sau schimba/selecta domeniul legislativ
și circuitele). După aceea, veţi putea trimite din nou invitaţiile.
De asemenea, puteţi corecta invitaţiile respinse de sistem aplicând modificări în
grup.

 BLOCATĂ
Dacă trimiteţi peste 100 de invitaţii în aceeaşi zi, ele vor fi blocate de sistem, din
motive de securitate. Vor figura în listă cu starea „blocată”.
Comisia Europeană vă va contacta pentru a vă cere să confirmați faptul că doriți să
trimiteți toate aceste invitații. După ce confirmaţi acest lucru, administratorul IMI va
programa sistemul să expedieze invitaţiile în cursul nopţii, acestea având acum starea
„Expediată – în așteptarea înregistrării”.
Dacă trimiteţi una sau mai multe invitaţii din greşeală, puteţi contacta serviciul de
helpdesk IMI din cadrul Comisiei pentru a-i cere să le blocheze. Acest lucru este posibil
numai dacă invitaţia are starea „Trimisă” (nu „Expediată – în așteptarea înregistrării”).

70

 EXPIRATĂ
Fiecare invitație include un cod unic de înregistrare valabil timp de 30 de zile. Dacă
autoritatea pe care ați invitat-o nu se înregistrează până la data de expirare a codului de
înregistrare, invitația primește starea „Expirată”. În acest moment, coordonatorul poate
trimite din nou invitaţia.

 RETRASĂ
Coordonatorul poate retrage o invitație care are starea „Expediată – în așteptarea
înregistrării” sau „Expirată”. Invitaţiile retrase figurează în listă timp de 3 luni, după care
sunt șterse automat. Invitaţiile retrase pot fi, de asemenea, şterse manual înainte de
expirarea perioadei de 3 luni.

 VALIDARE REFUZATĂ
Dacă un coordonator refuză să valideze în IMI întregistrarea unei autorităţi,
invitaţia de înregistrare primeşte starea „Validare refuzată”. După şase luni, va fi ştearsă
automat din sistem.

7.2.4.4. VALIDAREA ÎNREGISTRĂRILOR

Veţi fi informat prin e-mail ori de câte ori o autoritate competentă pe care o invitaţi
să se înregistreze în IMI îşi finalizează înregistrarea. Când validaţi înregistrarea autorităţii,
autoritatea devine activă în sistem şi este vizibilă pentru toţi utilizatorii IMI. În cadrul
procedurii de validare, puteţi verifica informaţiile referitoare la autoritate şi, dacă este
necesar, le puteţi modifica. De asemenea, puteţi stabili parametrii privind accesul la
domeniile legislative şi la circuite.
După ce s-au autoînregistrat, autorităţile vor primi rolul de autoritate competentă la
nivel de domeniu legislativ şi rolul de autoritate la nivel de circuit. Dacă doriţi să
modificaţi aceste roluri, o puteţi face înainte de a valida informaţiile privind autoritatea.

71

7.2.5. STABILIREA PARAMETRILOR DE CIRCUIT

Pentru fiecare circuit la care are acces o autoritate, există mai mulţi parametri.
Aceste setări influențează modul în care o autoritate tratează o cerere de informații,
permițând astfel un anumit nivel de flexibilitate care reflectă diferitele metode de lucru ale
statelor membre și ale autorităților acestora. Parametrii sunt aleşi mai întâi când se
efectuează înregistrarea autorităţii în IMI. După ce autoritatea este înregistrată,
coordonatorul său de acces pentru domeniul legislativ corespunzător circuitului poate
modifica parametrii în orice moment.

7.2.5.1. PARAMETRII DE CIRCUIT PENTRU AUTORITĂȚILE COMPETENTE

Cei trei parametri de mai jos se referă la circuitul cererilor în IMI. Aceştia pot fi
modificaţi numai de coordonator, nu de autoritatea competentă. Nu uitați că, pentru aceeași
autoritate competentă, răspunsurile la aceste întrebări pot fi diferite, în funcție de domeniul
legislativ.
(1) Această autoritate are nevoie de aprobarea coordonatorului pentru a trimite cereri sau
răspunsuri la cereri de informații în acest domeniu legislativ? (automat, sistemul va indica
NU)
Unele state membre vor decide că anumite autorități competente pot să trimită cereri și
să răspundă la solicitări dintr-un anumit domeniu legislativ, numai după ce au primit
aprobarea coordonatorului IMI corespunzător. Pentru detalii privind procedura de aprobare,
consultaţi capitolul 5.3.6.
(2) Această autoritate poate, în mod excepțional, să refuze o cerere primită din partea unui alt
stat membru? (automat, sistemul va indica NU)
Acești parametri determină dacă autoritatea competentă este autorizată sau nu să refuze
o cerere în numele ţării sale. Dacă o autoritate competentă primește o cerere pe care nu
dorește să o accepte (deoarece nu are competenţa necesară), aceasta poate înainta cererea
unei alte autorități competente sau unui coordonator IMI din statul membru respectiv, care
ar trebui să poată identifica autoritatea destinatară relevantă. În cazuri excepționale, o
autoritate competentă poate fi considerată abilitată să refuze o cerere în numele statului său
membru.

72

(3) Această autoritate este abilitată să accepte cereri noi din partea altor state membre?
(automat, sistemul va indica DA)
Anumite autorități competente pot fi înregistrate pentru a utiliza IMI și pentru a trimite
cereri către alte state membre într-un domeniu legislativ specific, fără a putea răspunde la
cereri primite din partea altor state membre. De exemplu, ca urmare a deciziei unui stat
membru, colegiul național al medicilor ar trebui să răspundă la toate cererile primite din
partea altor state membre, deși colegiile regionale ale medicilor pot crea și trimite cereri pe
cont propriu.
DESEMNAREA COORDONATORILOR CU PRIVILEGII DE ACCES LA NIVEL DE
CIRCUIT
Pe lângă setarea parametrilor, fiecare autoritate trebuie să acorde privilegii de acces cel puţin
unui coordonator de cereri pentru fiecare domeniu legislativ la care are acces. Când un coordonator
înregistrează o autoritate nouă, acesta va trebui să desemneze coordonatorul de cereri cu privilegii de
acces pentru acea autoritate. Dacă autoritatea se înregistrează singură, coordonatorul responsabil cu
validarea va trebui să desemneze coordonatorii cu privilegii de acces în momentul în care validează
autoritatea în IMI.
După înregistrarea sau validarea autorităţii, coordonatorul său de acces pentru un anumit
domeniu legislativ sau administratorul de date la nivel local al autorităţii poate adăuga sau schimba
coordonatorii cu privilegii de acces, după caz.

7.2.5.2. PARAMETRII DE CIRCUIT PENTRU COORDONATORI

Pentru circuitul cererii, există următorii parametri:
(1) Coordonatorul ia parte la procedura de supervizare care implică autoritățile pe
care le coordonează? (automat, sistemul va indica DA)
Aşa cum se explică în capitolul 5.3.6, coordonatorii IMI pot interveni în calitate de
supervizori în momentul în care apare un dezacord între autorităţile pe care le
coordonează şi cele dintr-un alt stat membru. Coordonatorul este liber să decidă dacă
doreşte sau nu să participe la procedura de supervizare pentru un domeniu legislativ.
(2) Coordonatorul dorește să aprobe cererile unei autorități pe care o coordonează
înainte ca acestea să fie trimise? (automat, sistemul va indica NU)

73

(3) Coordonatorul dorește să aprobe răspunsurile unei autorități pe care o coordonează
înainte ca acestea să fie trimise? (automat, sistemul va indica NU)
Pentru detalii privind procedura de aprobare, consultaţi capitolul 5.3.6.
După înregistrare, se afișează un parametru suplimentar, pe care coordonatorul IMI îl
poate modifica el însuși.
(4) Această autoritate utilizează procedura de alocare pentru a aloca cereri
utilizatorilor săi? (automat, sistemul va indica NU)
Pentru mai multe detalii, a se vedea capitolul 5.3.4.3.
Când înregistraţi un coordonator în IMI, puteţi selecta valorile implicite setate pentru
parametrii de mai sus. Coordonatorul poate modifica aceşti parametri atunci când se
conectează la sistem.

7.2.6. DESPRE CICLUL DE VIATA AL AUTORITATII, DOMENIUL
LEGISLATIV SI CICLURILE DE VIATA ALE CIRCUITULUI

Starea alocat autorităţilor reflectă drepturile de acces şi de utilizare de care
beneficiază în IMI. Pe lângă starea referitor la autorităţi, sistemul prevede un statut privind
accesul pentru fiecare domeniu legislativ la care are acces autoritatea sau la care aceasta a
cerut să aibă acces, precum şi un statut privind accesul pentru fiecare circuit la care are
acces autoritatea sau la care aceasta a cerut să aibă acces.

7.2.6.1. STĂRILE AUTORITĂŢILOR ÎN IMI

- Starea autorității: ÎNREGISTRARE SOLICITATĂ
O autoritate competentă care se autoînregistrează în IMI are starea „Înregistrare solicitată”,
ceea ce înseamnă că autoritatea este vizibilă numai pentru administratorii de date ai
coordonatorului responsabil cu validarea care a trimis invitaţia.
- Starea autorității: ACTIV
O autoritate competentă devine „activă” în IMI de îndată ce este înregistrată de un
coordonator IMI sau în urma validării autoînregistrării sale de către coordonatorul
responsabil cu validarea. Prin urmare, autoritatea poate primi acces sau poate cere să aibă
acces la orice domeniu legislativ şi la orice circuit din sistem.

74

- Starea autorității: ÎNREGISTRARE REFUZATĂ
În cazuri excepţionale, coordonatorul responsabil cu validarea poate refuza
autoînregistrarea unei autorităţi competente. În acest caz, starea autorităţii este
„Înregistrare refuzată”. Autorităţile cu acest statut pot fi totuşi validate de către
coordonator în termen de cel mult şase luni, după care vor fi şterse automat din sistem.
- Starea autorității: SUSPENDATĂ
Coordonatorul responsabil cu validarea poate elimina din sistem o autoritate competentă.
Acest lucru se face în mai multe etape, pentru a-i permite autorităţii să finalizeze acţiunile
întreprinse în sistem.
Într-o primă etapă, coordonatorul responsabil cu validarea va suspenda activitatea
autorităţii. Pentru aceasta, starea tuturor circuitelor şi domeniilor legislative la care
autoritatea are acces trebuie să fie „Suspendată” sau „Interzisă”.
În starea „Suspendată” autoritatea mai poate participa la schimburile de informaţii sau la
alertele în curs, însă nu mai poate trimite sau primi noi cereri de informaţii. Nu mai poate
cere şi nu i se mai poate acorda acces la un circuit sau la un domeniu legislativ.
O autoritate suspendată poate fi reactivată - în acest caz starea autorităţii redevine „Activă”.
- Starea autorității: INACTIV
După finalizarea tuturor schimburilor de informaţii în care este implicată o
autoritate competentă care are starea „Suspendat”, poate fi sistat accesul la toate circuitele
şi domeniile legislative la care autoritatea a avut anterior acces. Ultima etapă din procedura
de eliminare a autorităţii din sistem o reprezintă momentul în care coordonatorul
responsabil cu validarea setează starea autorităţii în „Inactiv”. După şase luni, autoritatea va
fi eliminată definitiv din sistem.
Între timp, utilizatorii autorităţii se pot conecta la sistem şi pot fi înregistraţi
utilizatori noi. Autoritatea poate accesa cererile şi alertele anterioare, însă nu mai poate
trimite sau primi altele.

7.2.6.2. STĂRI PENTRU ACCESUL LA UN DOMENIU LEGISLATIV

În momentul înregistrării sau al validării în sistem de către coordonatorul responsabil
cu validarea, autoritatea competentă primeşte acces la cel puţin un domeniu legislativ şi la cel
puţin un circuit aferent. De asemenea, în orice moment, coordonatorul îi poate acorda unei

75

autorităţi competente active acces la un alt domeniu legislativ şi la un alt circuit sau autoritatea
însăşi poate cere să primească acces la un nou domeniu.
- Acces la domeniul legislativ: SOLICITAT
Când o autoritate solicită acces la un domeniu legislativ4, administratorul de date al
coordonatorului de acces poate modifica parametrii autorităţii pentru acel domeniu
legislativ (de exemplu, poate actualiza lista cu cuvintele-cheie pentru domeniul legislativ
respectiv).
Administratorii de date la nivel local ai autorităţii competente care solicită acces pot, de
asemenea, să modifice datele autorităţii în raport cu domeniul legislativ respectiv, însă,
deocamdată, nu pot trimite sau primi cereri/alerte pentru acest domeniu legislativ.
- Acces la domeniul legislativ: ACTIV
Când accesul la un domeniu legislativ este „activ”, autoritatea poate înregistra utilizatori şi
poate gestiona în IMI informaţiile referitoare la acest modul. Apoi, autoritatea poate primi
acces sau poate solicita acces la un circuit pentru domeniul legislativ respectiv.
- Acces la domeniul legislativ: Suspendat
În cazuri excepţionale, coordonatorul de acces poate suspenda accesul unei autorităţi la un
domeniu legislativ5. Ulterior, coordonatorul poate reactiva sau interzice accesul la acest
domeniu legislativ.
Când starea accesului este „Suspendat”, autoritatea competentă îşi poate desfăşura în
continuare activitatea începută, însă nu mai poate trimite sau primi cereri/alerte noi pentru
domeniul legislativ respectiv. Administratorul de date la nivel local al autorităţii
competente poate înregistra şi gestiona în continuare utilizatorii care au acces la domeniul
legislativ respectiv şi poate cere ca accesul să fie reactivat.
- Acces la domeniul legislativ: SUSPENDAT – CERERE DE REACTIVARE
Când starea pentru un domeniu legislativ este „Suspendat”, autoritatea îi poate cere
coordonatorului de acces să-i reactiveze accesul la domeniul legislativ respectiv, cu
condiţia ca starea autorităţii să fie „Activ”. Ca urmare a cererii sale, starea pentru domeniul

4 Accesul la un domeniu legislativ este „Solicitat” în momentul în care se efectuează autoînregistrarea şi înainte de validare.
5 Accesul la un domeniu legislativ al unei autorităţi cu rol de coordonator poate fi suspendat numai în condiţii foarte stricte. Dacă
un astfel de caz se justifică în ţara dumneavoastră, contactaţi serviciul de helpdesk IMI din cadrul Comisiei.

76

legislativ devine „Suspendat – cerere de reactivare”. În cazul în care coordonatorul
reactivează accesul, starea „Suspendat” redevine „Activ”. Dacă acesta refuză cererea de
reactivare, starea rămâne „Suspendat”.
- Acces la domeniul legislativ: INTERZIS
De îndată ce o autoritate competentă cu accesul la un domeniu legislativ suspendat
îşi finalizează toate cererile/alertele în curs în domeniul legislativ respectiv, coordonatorul
de acces poate interzice accesul autorităţii la acest domeniu. Acest lucru este posibil numai
după ce accesul la toate circuitele din acel domeniu legislativ a primit starea „Interzis”.
Chiar dacă accesul la un domeniu legislativ este anulat, administratorul de date la
nivel local al autorităţii poate totuşi solicita reactivarea accesului său la acest domeniu, cu
condiţia ca autoritatea să aibă starea „Activ”. Coordonatorul de acces poate decide, de
asemenea, să demareze procedura de reactivare pentru acest domeniu legislativ.
- Acces la domeniul legislativ: INTERZIS (REACTIVARE SOLICITATĂ)
Chiar dacă starea pentru un domeniu legislativ este „Interzis”, autoritatea îi poate
cere coordonatorului de acces să-i reactiveze accesul la domeniul legislativ respectiv, cu
condiţia ca starea autorităţii să fie „Activ”. Ca urmare a cererii sale, starea pentru domeniul
legislativ devine „Suspendat – cerere de reactivare”. În cazul în care coordonatorul decide
să reactiveze accesul, starea pentru un acces interzis devine mai întâi „Suspendat”, iar apoi
„Activ”. Dacă acesta refuză cererea de reactivare, starea rămâne „Interzis”.

77

7.2.6.3. STĂRI PENTRU ACCESUL LA CIRCUIT

- Acces la circuit: SOLICITAT
C ând o autoritate solicită acces la un nou circuit6, administratorul de date al
coordonatorului de acces pentru domeniul legislativ respectiv poate modifica parametrii de
circuit ai autorităţii şi poate desemna coordonatorii cu privilegii de acces la nivel de circuit.
Coordonatorul poate acorda sau refuza accesul.
Administratorii de date la nivel local ai autorităţii competente care solicită acces
pot, de asemenea, să modifice datele autorităţii în raport cu circuitul respectiv, însă,
deocamdată, nu pot încă trimite sau primi cereri/ alerte pentru acest circuit.
- Acces la circuit: ACTIV
Când accesul la un circuit este „activ”, autoritatea poate înregistra utilizatori şi
îşi poate gestiona datele introduse în contextul acestui circuit. Prin urmare, autoritatea poate
trimite sau primi cereri de informaţii/alerte pentru domeniul legislativ respectiv.
- Acces la circuit: SUSPENDAT
În cazuri excepţionale, coordonatorul de acces poate suspenda accesul unei
autorităţi la un domeniu legislativ7. Ulterior, coordonatorul poate reactiva sau interzice
accesul la acest circuit.
Când starea privind circuitul este „Suspendat”, autoritatea competentă îşi poate
desfăşura în continuare activitatea începută, însă nu mai poate trimite sau primi cereri/alerte
pentru circuitul respectiv. Administratorul de date la nivel local al autorităţii competente
poate înregistra şi gestiona în continuare utilizatorii care au acces la circuitul respectiv şi
poate solicita reactivarea accesului. Acest lucru este posibil numai dacă accesul la domeniul
legislativ aferent are starea „Activ”.
- Acces la circuit: SUSPENDAT – CERERE DE REACTIVARE
În momentul în care starea accesului la circuit este „Suspendat”, autoritatea îi
poate cere coordonatorului său de acces să-i reactiveze accesul la circuitul respectiv. În

6 Accesul la un domeniu legislativ este „Solicitat” în momentul în care se efectuează autoînregistrarea şi înainte de validare.
7 Accesul la un circuit al unei autorităţi cu rol de coordonator pentru circuitul respectiv poate fi suspendat numai în condiţii
foarte stricte. Dacă un astfel de caz se justifică în ţara dumneavoastră, contactaţi serviciul de helpdesk IMI din cadrul Comisiei.

78

cazul în care coordonatorul este de acord cu reactivarea, accesul devine „Activ”. Dacă
acesta refuză cererea de reactivare, starea accesului rămâne „Suspendat”.
- Acces la circuit: INTERZIS
De îndată ce o autoritate competentă cu accesul la un circuit suspendat îşi
finalizează toate cererile în curs în circuitul respectiv, coordonatorul de acces poate
interzice accesul autorităţii la acest circuit.
Deşi accesul este interzis, administratorul de date la nivel local al autorităţii
poate totuşi solicita reactivarea accesului la circuit.
- Acces la circuit: INTERZIS (REACTIVARE SOLICITATĂ)
Când starea accesului la circuit este „Suspendat”, autoritatea îi poate cere
coordonatorului de acces să-i reactiveze accesul la circuitul respectiv, cu condiţia ca accesul
autorităţii la domeniul legislativ aferent să fie „Activ”. În cazul în care coordonatorul
reactivează accesul, starea devine mai întâi „Suspendat”, iar apoi „Activ”. Dacă acesta
refuză cererea de reactivare, starea pentru circuit rămâne „Interzis”.
SOLICITARE DE REACTIVARE A ACCESULUI SAU A AUTORITĂȚII
Starea autorităţii şi starea accesului la domeniile legislative şi la circuitele aferente sunt
interdependente. În majoritatea cazurilor, o autoritate poate cere acces la un nou domeniu
legislativ/circuit sau reactivarea accesului la un domeniu legislativ/la un nou circuit. În baza
regulilor aplicabile:
 Autoritatea poate cere acces la un nou domeniu legislativ/la un nou circuit numai dacă starea său
este „Activ”
 Autoritatea poate solicita reactivarea accesului la un domeniu legislativ numai dacă starea său este
„Activ”
 Autoritatea poate cere reactivarea accesului la un circuit numai dacă accesul său la domeniul
legislativ relevant este „Activ”.

79

7.2.7. MODIFICAREA ROLULUI AUTORITĂȚILOR

Sistemul IMI permite modificarea rolurilor autorităţilor înregistrate. În funcţie de starea cu care
figurează autoritatea în sistem şi de distincţia dintre rolul administrativ şi cel legat de conţinut
(tematic), coordonatorii IMI pot modifica rolul unei autorităţi pe care o coordonează la nivel de
circuit/de domeniu legislativ.

7.2.7.1. MODIFICAREA ROLURILOR DIN CADRUL UNUI CIRCUIT

Coordonatorul de acces poate modifica rolul îndeplinit în cadrul unui circuit de o autoritate pe
care o coordonează. De exemplu, Camera de artizanat dintr-o anumită ţară poate fi înregistrată iniţial
drept autoritate pentru circuitul cererilor în domeniul legislativ „Servicii”. Această autoritate are
competenţe la nivel regional, de aceea ar putea superviza alte Camere de artizanat care au doar atribuţii
la nivel local. Coordonatorul de acces al Camerei regionale decide să-i acorde acestei autorităţi rolul de
coordonator al cererii, permiţându-i să participe la schimburile de informaţii cu alte autorităţi.
Rolul îndeplinit în cadrul circuitului de o autoritate care este deja activă în sistem poate fi
modificat numai dacă starea acesteia în cadrul circuitului este „suspendat”. Această modificare poate
fi făcută de către coordonatorul de acces pentru domeniul legislativ respectiv.
Rolul din cadrul circuitului poate fi modificat şi atunci când accesul la circuit este „Solicitat”
sau când autoritatea are starea „Înregistrare solicitată”, adică înainte ca înregistrarea sa în IMI să fie
validată de către coordonatorul responsabil cu validarea.

7.2.7.2. MODIFICAREA ROLULUI DIN CADRUL UNUI DOMENIU
LEGISLATIV

Este, de asemenea, posibilă modificarea rolului care îi revine unei autorităţi din IMI la nivelul
domeniului legislativ. De exemplu, un coordonator naţional IMI poate să desemneze drept LIMIC
pentru domeniul legislativ Servicii o autoritate care este deja înregistrată în sistem cu rolul de DIMIC
pentru servicii.
Pentru a putea modifica rolul unei autorităţi în cadrul unui domeniu legislativ, starea său în acel
domeniu trebuie să fie „Suspendat”. Vă reamintim că, pentru a suspenda accesul la un domeniu
legislativ, coordonatorul de acces trebuie mai întâi să suspende accesul la toate circuitele la care are
acces autoritatea în domeniul legislativ respectiv.

80

În cazul unei autorităţi care tocmai s-a autoînregistrat în sistem, coordonatorul responsabil cu
validarea poate modifica rolul autorităţii în cadrul unei domeniu legislativ înainte de a-i valida
înregistrarea în IMI.
Rolul unei autorităţi în cadrul unui anumit domeniu legislativ poate fi modificat şi în cazul în
care accesul aferent este „Solicitat”.

7.3. FUNCŢIA DE SPRIJIN A COORDONATORILOR

Pe lângă rolul lor administrativ, coordonatorii IMI joacă, de asemenea, un rol important în
sensibilizarea celor interesaţi faţă de utilitatea sistemului IMI, în formarea utilizatorilor şi în garantarea
faptului că cererile sunt prelucrate conform cerinţelor legale privind cooperarea administrativă.
Coordonatorii:
- organizează cursuri de formare pentru autorităţile competente
- oferă sprijin utilizatorilor IMI din ţările lor
- îi ajută pe utilizatorii aflați într-un alt stat membru să identifice autoritatea competentă care
poate fi contactată pe o anumită temă (pot inclusiv să înainteze cererile către autoritatea
competentă abilitată)
- sensibilizează autorităţile cu privire la necesitatea utilizării sistemului IMI.
Pentru a-i familiariza pe utilizatori cu sistemul IMI, coordonatorii pot folosi varianta demo
disponibilă pe site-ul IMI, care este o copie identică a sistemului, dar nu conţine informaţii reale.
CNIMI pot pune la dispoziţia coordonatorilor drepturi de acces pentru formatori şi cursanţi. De
asemenea, pe site-ul IMI sunt disponibile materiale didactice, prezentări PowerPoint şi o documentaţie
adaptată pentru noii utilizatori IMI.

7.4. FUNCŢIA DE COORDONARE TEMATICĂ

Coordonatorii IMI îndeplinesc, de asemenea, o funcţie importantă de coordonare
referitoare la conţinut la nivelul anumitor circuite din cadrul unui domeniu legislativ. Întrucât
sistemul este prevăzut pentru mai multe domenii legislative, este posibil ca anumite prevederi din
legislaţia privind piaţa internă să necesite crearea mai multor circuite. De exemplu, pentru
Directiva privind serviciile, IMI asigură schimburile de informaţii standard, un circuit pentru
mecanismul de alertă şi derogarea în cazuri individuale.

81

În cadrul schimburilor de informaţii standard, coordonatorii IMI pot fi nevoiţi să intervină
în calitate de supervizori în momentul în care apare un dezacord între autorităţile pe care le
coordonează şi cele dintr-un alt stat membru. De asemenea, aceştia pot aproba cererile autorităților
pe care le coordonează.

7.4.1. SARCINILE TEMATICE ALE COORDONATORILOR ÎN CADRUL
CIRCUITULUI CERERII

7.4.1.1. MONITORIZAREA CERERILOR AUTORITĂŢILOR COORDONATE

Coordonatorii IMI trebuie să se asigure că cererile sunt tratate la timp. Pentru a garanta
buna funcţionare a sistemului, coordonatorii ar trebui să utilizeze periodic funcţia de căutare a
cererilor, pentru a verifica dacă autorităţile pe care le coordonează trimit şi primesc cereri.
Astfel, coordonatorii vor fi la curent cu posibilele situații problematice (de exemplu, dacă o
autoritate nu reacționează la o nouă cerere într-o perioadă de timp rezonabilă) și vor putea lua
măsuri.
Din diverse motive, este posibil ca autorităţile competente să nu trateze la timp o cerere,
fie pentru că nu știu că le-a fost adresată, fie pentru că nu ştiu cum să o soluţioneze. De aceea,
coordonatorii trebuie să analizeze problema şi să ajute autorităţile aflate în astfel de situaţii.

7.4.1.2. INTERVENȚIA ÎN PROCESAREA UNEI CERERI ÎN CARE SUNT
IMPLICATE DOUĂ AUTORITĂȚI

Sistemul IMI prevede o serie de mecanisme de protecţie pentru a garanta, pe cât posibil,
formularea de răspunsuri adecvate la cererile din sistem. De exemplu, coordonatorii IMI pot
interveni în calitate de supervizori într-un schimb de informaţii dintre o autoritate pe care o
coordonează şi o autoritate dintr-un alt stat membru (= procedura de supervizare). Pentru
precizări suplimentare, consultaţi capitolul 5.3.6.
De asemenea, coordonatorii IMI pot decide să aprobe cererile trimise de autorităţile pe
care le coordonează sau răspunsurile pe care le-au formulat la cererile primite (= procedura de
aprobare). Pentru detalii, consultaţi capitolul 5.3.7.
Coordonatorul IMI care intervine într-o cerere nu va avea niciodată acces la datele
personale incluse în aceasta. Coordonatorul va putea accesa numai anumite detalii, printre care
întrebările adresate şi răspunsurile aferente, dar nu şi datele cu caracter personal.

82

7.4.2. SARCINILE TEMATICE ALE COORDONATORILOR IN CADRUL
CIRCUITULUI ALERTEI

Coordonatorii IMI care au acces la circuitul alertei în domeniul legislativ Servicii au, de
asemenea, un rol important de monitorizare şi intervenţie în circuitul respectiv. Coordonatorii de
alerte trebuie să se asigure că, înainte de a fi difuzate, alertele trimise de autorităţile din ţara lor
îndeplinesc toate condiţiile şi conţin informaţiile corespunzătoare. De asemenea, coordonatorii de
alerte, în special centrele de primire a alertelor, trebuie să se asigure că alertele transmise din
alte ţări ajung la destinatarii corespunzători din ţara lor. Coordonatorii de alerte din statul
membru de stabilire al prestatorului de servicii vizat de alertă trebuie să se asigure că alertele
sunt finalizate de îndată ce este eliminat riscul de pericol. Pentru detalii suplimentare, a se vedea
capitolul 6.

7.5. OPŢIUNI SPECIFICE PENTRU COORDONATORI

- Coordonatorii IMI care au acces la circuitul cererilor por utiliza criterii specifice de căutare
pentru a monitoriza evoluţia cererilor autorităţilor pe care la coordonează. Ei pot identifica
eventualele probleme şi pot ajuta autorităţile să găsească soluţia corespunzătoare. De
asemenea, IMI le permite coordonatorilor de cereri să afişeze toate cererile în care aceştia au
un rol tematic (de exemplu, în cadrul procedurii de aprobare sau de supervizare).
- De asemenea, coordonatorii pot trimite, prin intermediul sistemului IMI, mesaje
electronice autorităţilor competente. Pot contacta toate autorităţile pe care le-au înregistrat sau
pentru care au privilegii de acces. De asemenea, au opţiunea de a afişa toate celelelalte
autorităţi competente din ţara lor, care sunt înregistrate în IMI.
În sistem există mai multe tipuri de mesaje electronice predefinite, care pot fi adaptate
în funcţie de nevoile dumneavoastră. De asemenea, puteţi formula propriile mesaje, pe care să
le adresaţi simultan tuturor autorităţilor din ţara dumneavoastră sau numai câtorva dintre ele.
Această opţiune vă pemite, de exemplu, să le cereţi tuturor autorităţilor înregistrate recent în
IMI să-şi actualizeze datele. Opţiunea este disponibilă pentru utilizatorii cu drepturi de
administrare a datelor.
- Pentru a-i ajuta pe coordonatori în gestionarea autorităţilor pe care le coordonează, IMI le
permite utilizatorilor cu drepturi de administrare a datelor să caute autorităţile competente
utilizând adresa de e-mail a autorităţii sau a unuia dintre utilizatori.
83

8. IMI ȘI PROTECȚIA DATELOR

În acest capitol sunt abordate, pe scurt, câteva aspecte legate de protecţia datelor în IMI. Mai
multe orientări privind această chestiune va fi furnizat atunci când "IMI regulament" este adoptat in
mod formal de către Parlamentul European și Consiliul de Miniștri.
Deoarece IMI este utilizat pentru schimburi de date cu caracter personal, este important să
existe prevederi care să asigure un nivel înalt de protecție a datelor. Legislaţia relevantă privind
protecţia datelor se aplică integral în cazul sistemului IMI8. IMI garantează respectarea legislaţiei
întrucât oferă un cadru care defineşte clar ce informaţii pot fi comunicate, cui şi în ce condiţii.
Sistemul IMI prevede măsuri specifice destinate să garanteze respectarea normelor privind protecția
datelor. Astfel, IMI oferă un nivel de protecţie suplimentar: schimburile de informaţii ad-hoc dintre
statele membre care se făceau prin fax, e-mail sau scrisori, beneficiază acum de un sistem structurat
care permite respectarea într-o mai mare măsură a obligaţiilor referitoare la securitate şi protecţia
datelor.
O decizie a Comisiei, de asemenea, stabilește funcțiile, drepturile și obligațiile actorilor IMI în
legătură cu protecția datelor. Prezenta decizie stabilește un cadru clar care definește ce informații pot fi
schimbate cu cine și în ce condiții, întrucât numai autoritățile competente direct implicate într-un
schimb de informații au acces la datele cu caracter personal în IMI.
IMI nu creează o bază de date permanentă a datelor cu caracter personal conținute în
informațiile schimbate. În plus, orice date cu caracter personal conținute în schimburile de informații
sunt șterse automat, cel târziu la șase luni de la încheierea oficială a schimbului de informații. În
scopuri statistice, autoritățile competente vor avea în continuare acces la cerere, însă în acest moment
nu vor vedea nici un detaliu personale legate de acesta.
La data de 29 august 2011, Comisia Europeană a adoptat o propunere de regulament privind
cooperarea administrativă prin intermediul sistemului de informare al pieței interne. Scopul este de a
stabili un cadru juridic cuprinzător pentru IMI, cu următoarele elemente cheie:

8
Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor
fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, JO L 1995/281, p.. 31,
astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (CE) nr 1882/2003, JO L 2003/284, p.. 1;
Regulamentul (CE) nr 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția
persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și
privind libera circulație a acestor date, JO 2001 / 8, p.1

84

- un set de norme comune care să garanteze funcționarea eficientă a IMI și să permită clarificarea
rolurilor jucate de diverșii actori implicați în sistem
- un cadru de prelucrare a datelor cu caracter personal în IMI;
- o listă a domeniilor legislative acoperite de IMI
- un mecanism juridic care să permită extinderea flexibilă a sistemului la alte domenii de
politică.
Pentru a deveni lege, propunerea a fost aprobată de către Parlamentul European și Consiliul
de Miniștri.
Regulamentul IMI (UE) nr. 1024/2012 a intrat în vigoare la 4 decembrie 2012. Acesta nu
aduce modificări în ceea ce priveşte funcţionarea IMI, ci consolidează cadrul juridic al sistemului.
De asemenea, regulamentul prevede măsuri menite să faciliteze extinderea IMI către alte domenii.
Începând din noiembrie 2012, IMI acoperă Regulamentul privind transportul de fonduri în euro.
În 2013, sistemul va fi utilizat pentru Directiva privind drepturile pacienţilor, pentru reţeaua
SOLVIT şi pentru notificările în baza Directivei privind serviciile şi a Directivei privind comerţul
electronic.

85

9. UTILIZAREA SISTEMULUI IMI PE SCURT [3]

Informaţii suplimentare despre utilizarea sistemului IMI se găsesc la adresa internet
http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/training_ro.html .
Pentru asistenţă suplimentară sau observaţii şi comentarii privind sistemul IMI – componenta
Calificări Profesionale (IMI PQ), vă rugăm să contactaţi Secretariatul Tehnic al Grupului de Lucru IMI
PQ NET România la adresa secretariat.tehnic@imipqnet.ro .

9.1. ACCESAREA SISTEMULUI IMI
1. Adresa de internet la care se găsesc informaţii despre sistemul IMI este
http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index_ro.html, iar adresa la care se poate accesa
direct sistemul IMI este https://webgate.ec.europa.eu/imi-net/
2. Pentru folosirea sistemului IMI este necesară folosirea unui browser web. Se recomandă
folosirea Firefox pentru că acesta suportă adăugarea de funcţii suplimentare care simplifică
utilizarea sistemului IMI.
3. Numele pentru un nou utilizator al sistemului IMI este primit de la responsabilul cu
înregistrarea utilizatorilor (coordonator al autorităţii competente sau administratorul local de
date al autorităţii competente).
4. Autoritatea competentă nou înregistrată în sistemul IMI va primi o parolă temporară pe adresa
de e-mail a primului utilizator înregistrat de către coordonator pentru autoritatea respectivă.
5. Parola temporară trebuie înlocuită cu o parolă nouă. Regulile pentru schimbarea parolei sunt:
cel puţin 8 caractere, dintre care cel puţin o literă mică, o literă mare şi o cifră.
6. După parolă trebuie definit, tot la alegerea utilizatorului, un cod de securitate de 12 caractere,
care să conţină, la fel ca parola, cel puţin o literă mică, o literă mare şi o cifră.
7. Parola şi codul de securitate sunt necesare pentru accesarea sistemului informatic IMI, care
foloseşte şi protocolul securizat https pentru a transmite informaţia prin internet.
8. Atunci când un utilizator uită codul de securitate, parola sau chiar numele de utilizator
trebuie contactat administratorul local de date (de obicei este primul utilizator al autorităţii
competente unde este înregistrat utilizatorul respectiv) sau coordonatorul care a înregistrat
autoritatea în Sistemul IMI.
9. Primul utilizator al autorităţii competente are rol de „administrator local de date” (LDA) şi
poate înregistra alţi utilizatori, cu diverse drepturi de acces.

86

9.2. ADMINISTRAREA DATELOR ŞI A UTILIZATORILOR
1. Primul utilizator înregistrat pentru o Autoritate Competentă are în mod implicit toate drepturile
pentru administrarea datelor şi a utilizatorilor autorităţii respective.
2. Primul utilizator al Autorităţii Competente este responsabil cu înregistrarea celorlalţi utilizatori
şi cu desemnarea unui al doilea utilizator cu drepturi de administrare pentru situaţia în care
primul utilizator trebuie suplinit într-o anumită perioadă de timp.
3. Fiecare autoritate este responsabilă, prin utilizatorii desemnaţi, de înregistrarea noilor utilizatori
şi de actualizarea permanentă a datelor autorităţii respective în sistemul informatic IMI.
4. Actualizarea informaţiilor este importantă pentru ca Autoritatea Competentă să poată fi
identificată mai uşor de către celelalte autorităţi din sistemul IMI care folosesc funcţia de
căutare.
5. Actualizarea titlului informal al autorităţii (denumirea) este de asemenea importantă, deoarece
denumirea este tradusă în toate limbile folosite de utilizatorii sistemului informatic IMI.
6. Mai trebuie alese din sistem si introduse, de către un utilizator cu drepturi pentru administrarea
datelor autorităţii, toate cuvintele cheie referitoare la competenţele autorităţii, acestea fiind
folosite la identificarea autorităţii competente.
7. Utilizatorii suplimentari ai unei autorităţi pot fi înregistraţi numai de utilizatorii cu drepturi de
administrare a datelor locale (LDA) ai acelei autorităţi.
8. Fiecare Autoritate Competentă trebuie să înregistreze cel puţin doi utilizatori cu drept de
administrare, numărul conturilor de utilizatori fiind nelimitat.

9.3. TRIMITEREA UNEI CERERI DE INFORMAŢII PRIN SISTEMUL
IMI
1. Pentru a trimite o cerere de informaţii prin sistemul IMI în numele autorităţii competente pe
care o reprezintă, este necesar ca utilizatorul respectiv să aibă drepturi (privilegii) de „gestionar
de cereri” pentru a putea trimite cereri sau pentru a răspunde la cereri.
2. Trebuie identificată autoritatea competentă din alt Stat Membru care este în măsură să
răspundă la cererea (solicitarea) de informaţii, iar în cazul în care această autoritate nu poate fi
identificată se recomandă să fie contactat coordonatorul IMI din respectivul Stat Membru.
3. Informaţiile dorite pot fi solicitate prin intermediul unui „set de întrebări” predefinite din care
pot fi selectate întrebările relevante care sunt grupate în mai multe categorii.
4. Atunci când există întrebări care nu se regăsesc în cele trei „seturi de întrebări” se poate folosi
formularul din partea de jos a paginii cu întrebări, care acceptă scrierea de text; în plus, se poate
comunica separat coordonatorului naţional o listă cu întrebările care apar mai des şi nu sunt
incluse în „setul de întrebări” predefinit.

87

5. Pentru fiecare din întrebările predefinite este posibil să fie adăugat ca text un comentariu sau o
întrebare suplimentară legată de întrebarea predefinită aleasă; în plus, se pot ataşa fişiere la
fiecare cerere de informaţii.
6. Atunci când sunt scrise comentarii sau întrebări este important să fie folosită o limbă care este
înţeleasă de autoritatea competentă care va primi cererea, iar în acest scop se pot găsi informaţii
despre limbile cunoscute de utilizatorii autorităţii respective prin accesarea paginii cu
informaţii despre autoritatea respectivă.

9.4. RĂSPUNSUL LA O CERERE DE INFORMAŢII
1. Atunci când este primită prin sistemul IMI o solicitare de informaţii (cerere) pentru o
autoritate competentă, utilizatorii care au drepturi de gestionare a cererii vor primi prin e-mail
un mesaj care anunţă că există în sistem o cerere de informaţii.
2. Utilizatorul care verifică conţinutul cererii primite poate vedea numai întrebările şi
comentariile trimise, datele personale ale persoanei despre care se solicită informaţii fiind
ascunse până în momentul acceptării cererii respective; începând cu versiunea 5 a Sistemului
IMI, o cerere acceptată poate fi redirecţionată către o altă autoritate competentă daca nu au fost
transmise răspunsuri la cererea respectivă.
3. Dacă autoritatea care a primit întrebările constată că nu are competenţa să răspundă la nici una
dintre acestea, se poate folosi de opţiunea de redirecţionare a cererii către autoritatea care
este competentă să răspundă (dacă aceasta este identificată) sau către coordonator, care trebuie
să decidă unde trebuie redirecţionată cererea respectivă.
4. În cazul în care autoritatea care a primit întrebările poate să răspundă doar la o parte din
întrebările primite, răspunde la acestea după ce va redirecţiona mai întâi prin IMI celelalte
întrebări către autoritatea competentă (sau către mai multe autorităţi competente, eventual către
un coordonator) folosind funcţia "Fragmentează cererea".
5. Se poate transmite un răspuns intermediar prin intermediul mesajelor care pot fi adăugate la
finalul fiecărei cereri acceptate. În funcţie de natura mesajului, selectaţi unul dintre mesajele
tip, alegeţi limba în care este redactat mesajul şi introduceţi mesajul în câmpul pentru text liber.
Odată ce aţi salvat mesajul, nu-l mai puteţi modifica. Cealaltă autoritate va fi informată prin e-
mail că aţi adăugat un mesaj la cerere. Mesajele tip sunt următoarele:
o Răspuns preliminar sau parţial - pentru a răspunde la o anumită întrebare, în cazul în
care nu se poate oferi încă un răspuns la toate întrebările din cerere. Vă recomandăm
să indicaţi numărul întrebării.
o Reacţie la un răspuns preliminar sau parţial - pentru a răspunde la informaţiile furnizate
într-un mesaj de răspuns preliminar sau parţial.
o Cerere de clarificări sau de detalii suplimentare - pentru a solicita mai multe informaţii
referitoare la o cerere de informaţii.

88

o Furnizare de clarificări sau de detalii suplimentare - pentru a oferi mai multe informaţii
despre o cerere.
o Mesaj privind termenul-limită - pentru a trimite un mesaj privind termenul-limită (ex. pentru
a informa autoritatea solicitantă despre o eventuală întârziere).
o Mesaj de atenţionare pentru a accepta cererea - pentru a cere autorităţii destinatare să
accepte cererea şi să răspundă la ea.
o Mesaj de atenţionare pentru a finaliza cererea - pentru a cere autorităţii solicitante să
finalizeze cererea după ce a fost oferit un răspuns.
o Mesaj de atenţionare pentru a răspunde la cerere - pentru a cere autorităţii destinatare să
răspundă la o cerere pe care a acceptat-o deja.
o Propunere de a retrage cererea - pentru a cere autorităţii solicitante să retragă o cerere, de
exemplu atunci când cazul a fost deja soluţionat în afara IMI.
o Altele - pentru a adăuga un mesaj privind această cerere.
6. Atunci când primeşte un răspuns complet, autoritatea care a trimis cererea de informaţii poate
să închidă cererea sau poate să trimită o solicitare suplimentară de informaţii pentru care
autoritatea destinatară va formula un nou răspuns.

89

10. TERMINOLOGIA IMI EXPLICATĂ PE SCURT [4]

10.1. DESPRE AUTORITĂȚI ȘI ROLUL ACESTORA
Termenul „autoritate competentă” (AC) desemnează, în general, toate entitățile
înregistrate în IMI, indiferent de rolul pe care îl joacă în sistem. Autoritățile competente sunt
organisme publice sau private cărora statele membre le conferă competența necesară pentru
îndeplinirea anumitor funcții asociate aplicării legislației care reglementează piața internă. Ele pot
funcționa la nivel național, regional sau local.
În contextul specific al gestionării datelor referitoare la autorități, termenul „autoritate
competentă” desemnează autoritatea care poate trimite cereri de informații și poate răspunde
la astfel de cereri dar care, spre deosebire de coordonatorii IMI, nu poate înregistra sau valida alte
autorități în sistem.
Autoritățile competente se pot înregistra singure în sistem prin autoînregistrare, ca urmare
a primirii unei invitații de înregistrare din partea unui coordonator IMI.
Autoînregistrarea se efectueaza în trei etape:
1. Mai întâi, coordonatorul creează și trimite o invitație de înregistrare. Coordonatorul
selectează domeniul (domeniile) legislativ(e) și circuitul (circuitele) la care va avea acces
autoritatea. Aceasta primește prin e-mail un cod de care are nevoie pentru a se înregistra.
Codul este valabil timp de 30 de zile. De asemenea, invitația include datele coordonatorului
care a trimis invitația.
2. În a doua etapă, dupa primirea invitației, autoritatea competentă își înregistrează datele în
sistem (autoînregistrarea propriu-zisă).
3. În cele din urmă, același coordonator validează datele introduse de către autoritate. Astfel,
după finalizarea autoînregistrării, coordonatorul care a trimis invitația confirmă accesul
autorității la diverse module din cadrul sistemului. Autoritatea competentă poate folosi
sistemul numai dupa efectuarea validării de către coordonator.
Sistemul IMI îi permite fiecărei autorități să-și aleagă o denumire neoficială, adică o
versiune a numelui oficial care să arate mai clar în ce constă activitatea autorității. Denumirea
neoficială este tradusă în toate limbile UE. Pentru ca utilizatorii să poată identifica autoritatea în
sistem, denumirea neoficială trebuie să fie scurtă și clară.

90

Pe lânga denumirea informală (neoficială), autoritățile competente au posibilitatea de a
introduce și o scurtă descriere a rolului și a sarcinilor care le revin. Descrierea autorității trebuie
să includă doar acele aspecte relevante pentru rolul îndeplinit de autoritate în cadrul IMI.
Autoritatea competentă cu rolul „Autoritate (cereri)” poate trimite și primi cereri de
informații referitoare la un anumit domeniu legislativ. Ea trebuie sa fie asociată unuia sau mai
multor coordonatori ai cererii.
Este posibil ca anumite autorități să aibă privilegii de acces către o autoritate din același
stat membru. Autoritățile cu privilegii de acces are dreptul la o vizualizare parțială a schimburilor
de informații ale autorității respective, dar nu pot întreprinde acțiuni (a nu se confunda cu
coordonatorii cu privilegii de acces). Doar administratorii de date la nivel local pot acorda
privilegii de acces autorităților.
O autoritate competentă trebuie să aibă cel puțin un coordonator cu privilegii de acces
pentru fiecare circuit din cadrul fiecărui domeniu legislativ la care are acces. Este posibil ca și alți
coordonatori să primească privilegii de acces pe parcurs. Acest lucru le dă dreptul la o vizualizare
parțială a schimburilor de informații ale autorității. Coordonatorii cu privilegii de acces pot avea un
rol și în cadrul procesului de aprobare sau al procesului de supervizare (a se vedea coordonatorul
cererii).
Coordonatorul de acces este coordonatorul IMI care răspunde de gestionarea accesului
unei autorități la un anumit domeniu legislativ și la circuitele asociate. Când îi acordă unei
autorități acces la un domeniu legislativ, coordonatorul IMI devine coordonator de acces pentru
domeniul respectiv, iar autoritatea în cauză intră sub coordonarea sa. Coordonatorul de acces poate
verifica și, dacă este necesar, poate modifica datele care descriu responsabilitățile autorității într-un
domeniu legislativ (domeniu de competență, profesii sau activități de prestări servicii) și poate
determina sau modifica setările circuitelor (parametri si coordonatori cu privilegii de acces).
Coordonatorul de acces îi poate transfera drepturile sale altui coordonator IMI.
Autoritatile competente înregistrate în IMI pot juca diferite roluri în cadrul fiecarui circuit
si domeniu legislativ la care au acces. O parte din aceste roluri se refera la sarcinile administrative
si de validare care le revin autoritatilor în IMI (ex. CNIMI, SDIMIC, LIMIC sau DIMIC). Alte
roluri fac trimitere la sarcinile care tin de continutul schimburilor de informatii (ex. autoritate
(cereri), coordonatorul cererii).

91

Coordonatorii IMI sunt responsabili pentru autentificarea autorităților competente care ar
dori sa utilizeze IMI si pentru asigurarea bunei funcționari a IMI în țara (CNIMI, LIMIC, DIMIC)
sau în regiunea lor (SDIMIC, DIMIC). De asemenea, coordonatorii IMI pot hotărî să se implice în
schimburile individuale de informații dintre autoritătile pe care le coordoneaza și autoritățile din
altă țară (procesul de aprobare, procesul de supervizare).
Coordonatorul național IMI (CNIMI) este autoritatea care supravegheaza implementarea
și buna funcționare a sistemului IMI-la nivel national. CNIMI poate înregistra și valida orice alt tip
de autoritate și poate gestiona accesul la orice domeniu legislativ și la orice circuit din sistem.
Statele membre cu structura federală pot desemna autorități care să își asume
responsabilitatea pentru IMI la nivel regional. Un Super DIMIC (SDIMIC) poate înregistra și
valida alte autorităși din regiunea sa, inclusiv coordonatori pe domeniu legislativ (LIMIC) sau
coordonatori delegați IMI (DIMIC). SDIMIC poate gestiona accesul la orice domeniu legislativ și
la orice circuit din sistem.
Coordonatorul delegat IMI (DIMIC) răspunde de buna funcționare a sistemului în unul
sau mai multe domenii legislative, într-o anumită regiune geografică sau în relație cu un anumit
domeniu de competență din cadrul unui domeniu legislativ. DIMIC poate înregistra și valida alte
autoritați cu rolul de autoritate competentă, în domeniul sau domeniile legislative de care răspunde.
Fiecare stat membru decide, în funcție de structura sa administrativă, ce organisme pot îndeplini
funcțiile de coordonare IMI.
Coordonatorul responsabil cu validarea este coordonatorul IMI care înregistrează și/sau
validează o autoritate în IMI și răspunde de validarea, respectiv gestionarea datelor acestei
autorități. Gestionarea include posibilitatea de a reseta parola pentru coordonatorii de date la nivel
local ai autorității coordonate.
Sistemul IMI include două liste detaliate de cuvinte-cheie (din domeniul economic și
politic) pe care autoritățile competente le au la dispoziție pentru a descrie competențele care le
revin, adică domeniul de competenţă. Aceste liste au fost armonizate la nivel european pentru a
garanta că sunt valabile în cazul fiecărei țări.
Întrucât cuvintele-cheie ajută autoritățile să-și identifice omologii în cadrul sistemului, este
important ca imediat după înregistrare fiecare autoritate să selecteze termenii cei mai relevanți în
ceea ce o privește.

92

Sistemul IMI a fost conceput pentru a veni în sprijinul autorităților în anumite domenii ale
legislației privind Piața Internă. Fiecărui domeniu legislativ în care se folosește IMI îi corespunde
un anumit modul în cadrul sistemului. Fiecare modul cuprinde mai multe circuite. În prezent, IMI
sprijină cooperarea administrativă în cadrul directivei privind recunoașterea calificarilor
profesionale (2005/36/CE) și al directivei privind serviciile (2006/123/CE). Orice autoritate
competentă poate avea acces la unul sau mai multe domenii legislative. Pentru fiecare domeniu se
definesc anumite drepturi de utilizare. De exemplu, un utilizator poate avea drepturi de utilizator de
baza pentru un anumit domeniu legislativ, în timp ce pentru altul poate avea drepturi de gestionare
a cererii.
Dacă au nevoie de asistență, de exemplu când se confruntă cu o problemă tehnică,
utilizatorii IMI trebuie mai întâi să încerce să gasească o soluție împreună cu administratorul de
date la nivel local din cadrul propriei autorități. Dacă administratorul nu poate face nimic sau daca
utilizatorul este în același timp și singurul administrator de date la nivel local al autorității, se
impune contactarea coordonatorului IMI.
Fiecare stat membru a desemnat un coordonator național IMI (CNIMI) care răspunde de
implementarea și buna funcționare a sistemului IMI. De asemenea, este posibil ca acesta să fi
înființat un centru de asistență sau mai multe puncte descentralizate de sprijin. Datele de contact
ale coordonatorilor naționali se găsesc în secțiunea „Servicii de asistență” din meniul IMI.
Comisia Europeană a instituit un serviciu de asistență pentru sistemul IMI. Dacă o
problemă nu poate fi soluționată de către CNIMI sau de către serviciul național de asistență, se
impune contactarea serviciului de asistență al Comisiei.

93

10.2. UTILIZATORII IMI ȘI ROLURILE ACESTORA

Rolurile utilizatorilor definesc acțiunile pe care utilizatorii înregistrați le pot întreprinde în
cadrul sistemului IMI. De exemplu, utilizatorul care poate trimite cereri de informații și poate
răspunde la astfel de cereri îndeplinește rolul de utilizator cu drepturi de gestionare a cererii.
Utilizatorul care gestionează datele autorității sale și înregistrează alți utilizatori are rolul de
administrator de date la nivel local. Majoritatea rolurilor din cadrul IMI sunt specifice unui anumit
domeniu legislativ sau unui anumit circuit.
Administratorul de date răspunde de gestionarea datelor autorităţilor pe care le
coordonează (spre deosebire de administratorul de date la nivel local, a cărui sarcină este să se
ocupe de gestionarea datelor propriei autorităţi). Acest profil de utilizator este disponibil doar în
cadrul autorităţilor care au rol de coordonator în unul sau mai multe domenii legislative.
Administratorul de date are dreptul de a înregistra, de a invita și de a gestiona alte autorităţi în IMI,
în domeniul legislativ corespunzator.
De exemplu, administratorii de date asociați unui coordonator responsabil cu validarea pot
reseta parola administratorilor de date la nivel local din cadrul unei autorități pe care o coordonează
și pot actualiza informațiile generale referitoare la respectiva autoritate.
Administratorii de date asociați unui coordonator de acces pot actualiza parametrii
legislativi ai autorităților pe care le coordonează.
Utilizatorul IMI cu rolul de administrator de date la nivel local (ADL) poate actualize
datele din sistem referitoare la autoritatea sa și poate înregistra utilizatori suplimentari pentru
respectiva autoritate. De asemenea, poate modifica drepturile de utilizator și poate reseta parola
tuturor utilizatorilor din cadrul autorității sale.
Ca opţiune prestabilită, primul utilizator al unei autorități competente primește rolul de
administrator de date la nivel local.
Această opțiune poate fi ulterior modificată, iar respectivul rol îi poate fi atribuit altui
utilizator. Este posibil ca în cadrul unei autorități să fie desemnați doi sau mai mulți administratori
de date la nivel local.
Procedura de alocare le permite autorităților competente de mari dimensiuni, cu un număr
ridicat de utilizatori IMI sau cu competențe multiple (utilizatori diferiti pentru domenii diverse), să
distribuie cererile de informații utilizatorilor cu drepturi de gestionare, în funcție de domeniu sau

94

de alte criterii. Procedura poate fi activată sau dezactivată de către administratorul/administratorii
de date la nivel local.
Pentru a putea aloca sau realoca cereri în cadrul autorității, un utilizator trebuie să aibă
drepturi de alocare a cererilor.
În cadrul autorităților care folosesc procedura de alocare, utilizatorul cu drepturi de
alocare a cererii atribuie o cerere nouă de informații unuia sau mai multor utilizatori cu drepturi
de gestionare a cererii din cadrul autorității. De asemenea, poate reatribui o cerere altor utilizatori
cu drepturi de gestionare din cadrul autorității. Utilizatorul cu drepturi de alocare poate genera și
tipări rapoarte cu privire la cerere, fără a include datele personale, dar nu poate trimite cereri și nu
poate accepta răspunsuri decât în cazul în care beneficiază și de drepturi de gestionare a cererii.
Un utilizator cu drepturi de gestionare a cererii poate trimite cereri de informații și
poate răspunde la cererile primite în numele autorității sale. El poate căuta o autoritate competentă
înregistrată în IMI și are dreptul la o vizualizare parțială a tuturor cererilor autorității pe care o
reprezintă, precum și a cererilor autorităților cu privilegii de acces. Acest rol de utilizator este
disponibil în cadrul tuturor autorităților cu acces la circuitul cererii, inclusiv al autorităților care au
rolul de coordonator al cererii.
Utilizatorul cu drepturi de supervizare a cererii este acel coordonator al cererii care se
implică în procesul de supervizare. Supervizarea este o modalitate de a transfera către
coordonatorii responsabili divergențele care pot interveni între autoritățile competente pe marginea
unui schimb de informații. Coordonatorii cererii decid dacă să participe sau nu la supervizări. Daca
participă, rămâne la latitudinea utilizatorului cu drepturi de supervizare a cererii să examineze
cererea și răspunsul și să-și exprime opinia cu privire la calitatea răspunsului.
Utilizatorul cu drepturi de vizualizare poate vedea, salva si tipări toate detaliile incluse în
cererile la care are acces autoritatea (inclusiv datele personale incluse în acestea), fara a putea să
întreprindă vreo acțiune.
Fiecare utilizator IMI este cel puțin utilizator de baza. El poate căuta o autoritate
competentă înregistrată în IMI și are dreptul la o vizualizare parțială a tuturor cererilor primite și
trimise de autoritatea pe care o reprezintă, precum și a cererilor autorităților cu privilegii de acces.
Utilizatorii de bază din cadrul autorităților cu acces la circuitul alertelor pot avea o imagine
generală asupra tuturor alertelor primite și trimise de autoritate, dar nu pot vizualiza detaliile
incluse în acestea.

95

Utilizatorii cu drept de vizualizare parțială pot vedea informațiile generale conținute de o
cerere de informații (numele autorităților implicate, domeniul legislativ, setul de întrebări utilizate
și starea cererii). Ei nu pot vedea conținutul cererii și nici datele personale ale subiectului acesteia
și nu pot deschide eventualele fișiere anexate.
Utilizatorii implicați într-o cerere de informații, care au drepturi de gestionare și drepturi
de vizualizare a cererii, pot vedea (si tipări) toate detaliile cererii respective. De asemenea, pot
vedea integral toate fișierele anexate la cerere. IMI face distincția dintre „vizualizare completă cu
date personale” (care îi permite utilizatorului să vadă datele personale ale subiectului cererii) și
„vizualizare completă fără date personale”.

10.3. CERERI DE INFORMAȚII

Rolul esențial al sistemului IMI este de a sprijini schimburile de informații dintre
autoritățile diferitelor state membre din Spațiul Economic European. Principalele tipuri de
schimburi de informații în IMI sunt circuitul standard al cererii de informații și circuitul alertei
(acesta este disponibil în prezent numai pentru componenta Servicii a sistemului IMI).
Un set de întrebări este un grup de întrebări referitoare la un domeniu legislativ, structurate
și traduse în prealabil. Când un utilizator cu drepturi de gestionare a cererii creează o nouă cerere
de informații, IMI îi cere să aleagă un set de întrebări. Din setul respectiv, trebuie să selecteze cel
puțin o întrebare. Sistemul permite vizualizarea listei întrebarilor incluse în diversele seturi de
întrebari.
Autoritatea solicitantă este autoritatea care are nevoie de informații și inițiază un schimb
de informații cu autoritatea destinatară.
Autoritatea destinatară răspunde de furnizarea unui răspuns la cererea de informaţii
atunci când este contactată de autoritatea solicitantă.
Orice autoritate competentă înregistrată în IMI care are acces la circuitul cererii de
informații poate trimite și primi cereri de informații. Acestea se creează cu ajutorul seturilor de
întrebări traduse în prealabil. De asemenea, la cerere se poate adăuga text liber și se pot anexa
fișiere.
Coordonatorii IMI pot hotărî să se implice în schimburile individuale de informații dintre
autorităţile pe care le coordonează și autoritățile din altă țară prin procesul de aprobare şi
procesul de supervizare.

96

În cadrul IMI, circuitul este o secvență predefinită de interacțiuni între autorități, care
vizează un anumit tip de schimb de informații. Fiecare domeniu legislativ disponibil în sistem
include cel puțin un circuit menit să sprijine un anumit tip de schimb de informații. Modulul
privind calificarile profesionale include circuitul cererilor standard de informații. În modulul pentru
directiva privind serviciile, există un circuit pentru cererile de informații și altul pentru alerte.
CERERILE DE INFORMATII CIORNA
STATUSUL DIN IMI VERSIUNILE 5 SI 6 STATUSUL DIN IMI VERSIUNEA 4

Ciornă Cerere ciornă

CERERILE DE INFORMATII DESCHISE
STATUSUL DIN IMI VERSIUNILE 5 SI 6 STATUSUL DIN IMI VERSIUNEA 4
În curs de acceptare cerere trimisă - în aşteptarea acceptului
Informații suplimentare necesare cerere în curs - sunt necesare informaţii suplimentare
Trimisă din nou pentru informaţii suplimentare cerere trimisă din nou pentru informaţii suplimentare
Înaintată – în curs de acceptare cerere înaintată - în aşteptarea acceptului
Transmisă coordonatorului autorităţii solicitante cerere în curs de supervizare de coordonatorul autorităţii solicitante
Transmisă coordonatorului autorităţii destinatare cerere în curs de supervizare de coordonatorul autorităţii destinatare
În curs de aprobare -
Acceptată cerere acceptată
Informații suplimentare – în aşteptare cerere de informaţii suplimentare acceptată
Neaprobată cerere neaprobată de coordinator
răspuns în curs de aprobare de către coordonatorul autorităţii
destinatare
Răspuns în curs de aprobare răspuns în curs de aprobare de către coordonatorul autorităţii
solicitante
răspuns parţial - în curs de aprobare de către coordonator
răspuns neaprobat de coordonatorul autorităţii destinatare
Răspuns neaprobat
răspuns neaprobat de coordonatorul autorităţii solicitante
cerere în curs - informaţii furnizate
Informaţii furnizate – Răspundeţi pentru a accepta
cerere în curs - informaţii parţiale furnizate
Nu sunt disponibile informaţii suplimentare cerere în curs - informaţii suplimentare indisponibile

97

CERERILE DE INFORMATII INCHISE
STATUSUL
DIN IMI
STATUSUL DIN IMI VERSIUNILE 5 SI 6
VERSIUNE
A4
Finalizată
Finalizată – Datele personale au fost șterse (1)
Finalizată – Datele personale au fost șterse (2)
informaţii
Finalizată – Autoritatea destinatară a cerut ştergerea datelor personale (1)
furnizate
Finalizată – Autoritatea destinatară a fost de acord cu ştergerea datelor personale (1)
Finalizată – Autoritatea solicitantă a cerut ştergerea datelor personale (1)
Finalizată – Autoritatea solicitantă a fost de acord cu ştergerea datelor personale (1)
Finalizată – informaţii suplimentare nedisponibile
Finalizată – Nu există informaţii suplimentare - Datele personale au fost şterse (1)
Finalizată – Nu există informaţii suplimentare - Datele personale au fost şterse (2)
Finalizată – Nu există informaţii suplimentare – Autoritatea destinatară a cerut ştergerea datelor personale
(1) informaţii
Finalizată – Nu există informaţii suplimentare – Autoritatea destinatară a fost de acord cu ştergerea datelor suplimentare
personale (1) indisponibile
Finalizată – Nu există informaţii suplimentare – Autoritatea solicitantă a cerut ştergerea datelor personale
(1)
Finalizată – Nu există informaţii suplimentare – Autoritatea solicitantă a fost de acord cu ştergerea datelor
personale (1)
Refuzată şi finalizată
Refuzată şi finalizată – Autoritatea solicitantă a fost de acord cu ştergerea datelor personale (1) informaţii
Refuzată şi finalizată – Datele personale au fost şterse (1) indisponibile
Refuzată şi finalizată – Datele personale au fost şterse (2)

98

STATUSUL
STATUSUL DIN IMI VERSIUNILE 5 SI 6 DIN IMI
VERSIUNEA 4
Finalizată – Neaprobată
Finalizată – Nu s-a aprobat - Datele personale au fost şterse (1)
(nu a existat)
Finalizată – Nu s-a aprobat - Datele personale au fost şterse (2)

Finalizată – Nu s-a aprobat – Autoritatea solicitantă a fost de acord cu ştergerea datelor personale (1)

CERERILE DE INFORMATII ANULATE

STATUSUL
STATUSUL DIN IMI VERSIUNILE 5 SI 6 DIN IMI
VERSIUNEA 4

Retrasă

Retrasă – Datele personale au fost șterse (1) cerere retrasă

Retrasă – Datele personale au fost șterse (2)

Retrasă – Autoritatea destinatară a cerut ştergerea datelor personale (1)

Retrasă – Autoritatea destinatară a fost de acord cu ştergerea datelor personale (1)
(nu a existat)
Retrasă – Autoritatea solicitantă a cerut ştergerea datelor personale (1)

Retrasă – Autoritatea solicitantă a fost de acord cu ştergerea datelor personale (1)

Cerere ştearsă cerere ştearsă

99

Când se înregistrează în IMI, o autoritate trebuie să acorde privilegii de acces cel puțin unui
coordonator al cererii. Alți coordonatori pot fi adăugați pe parcurs. În funcție de parametrii
circuitului, coordonatorul cererii poate interveni în procesul de aprobare sau de supervizare. O
autoritate cu mai mulți coordonatori ai cererilor trebuie să selecteze coordonatorul potrivit pentru
fiecare cerere care necesită o astfel de intervenție.
Dacă unei autorități i se cere să furnizeze prin intermediul IMI informatii pe care nu le deține
sau pe care nu este competentă să le ofere, sistemul îi permite autorității respective să redirecționeze
cererea de informații către o altă autoritate din aceeași țară.
Dacă nu este multumită de răspunsul primit în urma formulării unei cereri de informații, o
autoritate solicitantă poate cere informații suplimentare de la autoritatea destinatară. Pentru a face acest
lucru, trebuie să-și justifice solicitarea. Cererea de informații suplimentare nu trebuie să conțină
întrebări noi, ci trebuie să ceară clarificări sau să facă referire la răspunsurile considerate incomplete.
Parametrii definesc acțiunile pe care autoritățile competente le pot întreprinde într-un anumit
domeniu legislativ sau într-un anumit circuit. Anumiți parametri pot fi stabiliți de către autoritățile
competente (de ex. în ceea ce privește alocarea), în timp ce alții sunt activați sau dezactivați de către
coordonatorul de acces al autorității (de ex. parametrul privind aprobarea).
Prin procesul de aprobare, coordonatorii cererii pot alege să aprobe noile cereri și răspunsuri
emise de autoritățile competente pe care le coordonează înainte ca acestea să fie trimise către un alt stat
membru. Aceasta înseamnă că, atunci când o autoritate competentă trimite o nouă cerere sau un nou
raspuns, acesta ajunge întâi la coordonatorul IMI spre aprobare. Odata obtinută aprobarea
coordonatorului, cererea sau răspunsul se trimite către statul membru destinatar.
Daca nu este multumită de răspunsul pe care l-a primit din partea altui stat membru la o cerere
de informatii, o autoritate solicitantă poate cere informații suplimentare. Totuși, dacă autoritatea
destinatară insistă că nu poate furniza aceste informații, autoritatea solicitantă poate cere atât implicarea
propriului coordonator al cererii, cât și implicarea coordonatorului autoritații solicitante. Această
procedură poartă numele de „supervizare”. Coordonatorii cererii decid dacă doresc să fie implicați în
procesul de supervizare.
Daca pe parcursul ciclului de viață al unei cereri de informații se ajunge la concluzia că
respectiva cerere nu ar fi trebuit să fie trimisă (de exemplu din cauza unei erori sau a lipsei de exactitate
a informațiilor), autoritatea solicitantă poate retrage cererea. De asemenea, o cerere poate fi retrasă și
în cazul în care informațiile cerute nu mai sunt necesare (de exemplu, daca un specialist și-a anulat
solicitarea de recunoaștere a calificărilor profesionale).

100

10.4. REGISTRELE
Baza de date IMI include un registru multilingv prevăzut cu motor de căutare în care se
regăsesc registrele naționale cu informații privind conținutul, condițiile de acces (de ex. taxe),
acoperirea geografică și link-uri către registrele on-line (acolo unde este posibil). De asemenea, conține
datele de contact ale autorităților care răspund de registru. Toți utilizatorii IMI au acces la baza de date
a registrelor și pot căuta informații despre acestea în propria limbă.

101

11. ÎNTREBĂRI ȘI RĂSPUNSURI [5]

11.1. ÎNREGISTRAREA ÎN IMI

 AȘ DORI SA INREGISTREZ O AUTORITATE IN IMI. CE TREBUIE SA FAC?
Pentru a înregistra o autoritate în sistem, trebuie să primiți o invitație din partea unui coordonator
IMI. Dacă doriți să utilizați sistemul, contactați coordonatorul naţional IMI (CNIMI) din ţara
dumneavoastră. Lista coordonatorilor naționali IMI este disponibilă pe site-ul IMI:
http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/imi_helpdesks/ .
Coordonatorul naţional vă va comunica datele coordonatorului IMI care răspunde de regiunea
dumneavoastră sau de domeniul legislativ corespunzător. Acesta din urmă decide dacă va înregistra el însuşi
autoritatea sau dacă vă va trimite o invitaţie pentru a vă autoînregistra.
 AUTORITATEA PE CARE O REPREZINT ARE COMPETENȚE ÎN DOMENII LEGISLATIVE
DIVERSE. CUM POT INDICA ACEST LUCRU ÎN IMI?
Sistemul IMI a fost conceput pentru a veni în sprijinul autorităților în anumite domenii ale
legislației privind piața internă. Dacă autoritatea dumneavoastră deţine competenţe în mai multe domenii
legislative acoperite de IMI, nu va trebui să o înregistraţi decât o singură dată. Apoi, pentru fiecare domeniu,
va trebui să definiţi competenţele autorităţii selectând termenii adecvaţi din lista structurată care cuprinde
cuvinte cheie, profesii sau activităţi din domeniul serviciilor. Veţi avea posibilitatea de a înregistra
utilizatori diferiţi pentru fiecare domeniu legislativ şi de a le aloca anumite drepturi de utilizator, în funcţie
de rolul pe care îl îndeplinesc în cadrul organizaţiei.
 ESTE POSIBIL CA ACEEASI AUTORITATE SA JOACE ROLURI DIFERITE IN IMI, DE LA UN
DOMENIU LEGISLATIV LA ALTUL?
Rolurile pe care le joacă o autoritate în cadrul sistemului pot fi diferite de la un domeniu legislativ
la altul. De exemplu, Ministerul Administraţiei Publice poate fi coordinator naţional IMI şi, în această
calitate, are sarcina de a asigura buna funcţionare a sistemului în ţara sa. Acelaşi minister poate juca rolul de
„Autoritate (cereri)” în circuitul cererilor, pentru domeniul legislativ „Calificări profesionale” şi rolul de
coordinator (DIMIC) pentru Directiva „Servicii”. În mod similar, Camera Naţională de Comerţ şi Industrie
poate fi coordonator delegat IMI pentru Directiva „Servicii”, jucând rolul de „coordonator al cererii” în
circuitul privind schimbul de informaţii şi rolul de „autoritate responsabilă cu alertele” în circuitul alertelor.
Pentru detalii privind rolurile autorităţilor, consultaţi capitolul Terminologia IMI explicată pe scurt.

102

 CUM POT INREGISTRA UN MINISTER IN CADRUL CARUIA EXISTA DEPARTAMENTE CARE
RASPUND DE DIVERSE PROFESII LA CARE FACE REFERIRE DIRECTIVA PRIVIND
CALIFICARILE PROFESIONALE?
Dacă o autoritate este formată din departamente diferite care răspund de profesii diferite (de
exemplu, Ministerul Sănătăţii poate avea un departament responsabil pentru profesia de medic şi un alt
departament responsabil pentru profesia de farmacist), există două soluţii tehnice pentru înregistrarea acestei
autorităţi:
- puteţi înregistra două autorităţi competente separate, incluzând numele departamentului în
denumirea autorităţii, pentru a evita orice confuzie. Această opțiune se recomandă în cazul în care două
departamente sunt entități separate, fiecare cu personalul său.
- puteţi înregistra o singură autoritate competentă, care să răspundă de ambele profesii. În acest caz, ar
fi util să folosiți procedura de alocare pentru a atribui cererile noi departamentului competent.
 CUM POT INREGISTRA O AUTORITATE COMPETENTA CARE RASPUNDE DE TREI PROFESII,
IN CAZUL IN CARE SUNT COORDONATOR DOAR PENTRU DOUA DINTRE ELE?
Pot exista cazuri în care o singură autoritate competentă să răspundă de trei profesii diferite, de
exemplu medic, farmacist şi fizioterapeut. Totuşi, aceste trei profesii sunt gestionate de doi coordonatori
IMI: Ministerul Sănătății pentru medici și farmaciști şi Ministerul Educației Naţionale pentru fizioterapeuți.
Din punct de vedere tehnic, înregistrarea se poate face astfel:
Ministerul Sănătății înregistrează autoritatea competentă. În cadrul procedurii de înregistrare,
selectează cele trei profesii pentru a defini domeniile de competenţă ale autorităţii.
Ministerul Sănătății se va afișa automat cu starea de „coordonator cu privilegii de acces” pentru
această autoritate. Din moment ce autoritatea competentă răspunde şi de fizioterapeuţi, Ministerul Educaţiei
Naţionale va trebui să fie, de asemenea, selectat, cu acelaşi statut. Acest lucru se poate face pe durata
înregistrării (în acest exemplu de către Ministerul Sănătăţii) sau după înregistrare, de către autoritatea
competentă.
A avea doi coordonatori cu privilegii de acces înseamnă că, ori de câte ori această autoritate trimite
sau primește o cerere, utilizatorii cu drepturi de gestionare a cererii vor trebui să aleagă coordonatorul
corespunzător. Dacă cererea vizează profesia de medic, de exemplu, utilizatorul cu drepturi de gestionare va
alege Ministerul Sănătății. Dacă cererea vizează profesia de fizioterapeut, autoritatea va alege Ministerul
Educației Naţionale.

103

 AUTORITATEA MEA A PRIMIT O INVITATIE DE INREGISTRARE IN IMI, DAR SISTEMUL NU-MI
PERMITE AUTOINREGISTRAREA DEOARECE CODUL DE INREGISTRARE NU ESTE VALID.
CE POT FACE?
Fiecare e-mail de invitaţie include un cod unic de înregistrare pe care trebuie să-l introduceţi pentru
a demara procedura. Acest cod este valabil numai 30 de zile. Cu 5 zile înainte de expirare, veți primi un
mesaj de atenţionare. Dacă depășiți acest termen, va trebui să contactați coordonatorul care v-a trimis
invitația pentru a-i cere să o trimită din nou. În cazul în care o altă persoană din cadrul autorităţii a utilizat
deja acest cod pentru a se conecta la sistem, contactaţi tot coordonatorul care v-a trimis invitaţia.
 AM TRIMIS O SERIE DE INVITATII DE INREGISTRARE IN IMI SI UNA SAU CHIAR MAI MULTE
AU FOST RESPINSE. AM FACUT VREO GREȘEALA? (DOAR PENTRU COORDONATORI)
O invitaţie de înregistrare poate fi respinsă din trei motive:
- adresă de e-mail duplicat: adresa de e-mail din invitaţie figurează deja în IMI sau o altă
invitație de înregistrare a fost deja creată folosind această adresă.
- adresă de e-mail incorectă: formatul adresei nu este recunoscut.
- nu ați selectat niciun domeniu legislativ/niciun circuit.
După ce trimiteți invitațiile de înregistrare, sistemul vă va informa imediat câte invitații au fost
trimise și câte au fost respinse. Pentru fiecare invitație respinsă vi se va comunica motivul și veți avea
posibilitatea de a modifica invitația în consecință (ex. veți putea corecta adresa de e-mail sau
schimba/selecta domeniul legislativ și circuitele). După introducerea modificărilor necesare, puteți retrimite
invitațiile care au fost respinse inițial.
 CATE AUTORITATI POT INVITA SA SE AUTOINREGISTREZE IN IMI? (DOAR PENTRU
COORDONATORI)
Puteți trimite oricâte invitații doriți. Totuși, trebuie să țineți cont de faptul că, dacă trimiteți 100 sau
mai mult de 100 de invitații în cursul aceleiaşi zile, sistemul le va bloca automat, din motive de securitate,
pentru a preveni utilizarea sistemului de către persoane neautorizate. Administratorii IMI din cadrul
Comisiei Europene vă vor contacta pentru a vă cere să confirmați dacă că doriți să trimiteți toate aceste
invitații. După primirea confirmării, invitațiile vor fi deblocate.
 O AUTORITATE NU REACTIONEAZA LA INVITATIA DE INREGISTRARE IN IMI. CE POT FACE?
(DOAR PENTRU COORDONATORI)
Fiecare invitație include un cod unic de înregistrare valabil timp de 30 de zile. Dacă autoritatea pe
care ați invitat-o nu se înregistrează până la data de expirare a codului de înregistrare, invitația primește
starea „Invitație expirată”. În acest caz, contactaţi autoritatea din nou şi retrimiteţi-i invitaţia, dacă este
necesar.

104

 CUM PRIMESTE PRIMUL UTILIZATOR AL AUTORITAȚII PE CARE AM VALIDAT-O NUMELE DE
UTILIZATOR ȘI PAROLA TEMPORARA? (DOAR PENTRU COORDONATORI)
În cadrul procedurii de autoînregistrare, nu mai este nevoie să comunicați numele de utilizator din
afara sistemului, așa cum se întâmplă în cazul în care autoritatea este înregistrată de către dumneavoastră.
Când o autoritate se autoînregistrează în IMI, sistemul îi cere să salveze sau să tipărească un rezumat al
datelor pe care le-a introdus. În același timp, sistemul generează un nume de utilizator pentru primul
utilizator al autorității. După validarea autorității, primul utilizator va primi prin e-mail o parolă temporară.

11.2. ACCESUL LA IMI

 AM PRIMIT UN E-MAIL CU O PAROLA TEMPORARA PENTRU IMI. NU AM INSA UN NUME DE
UTILIZATOR. CUM POT ACCESA SISTEMUL?
Atunci când sunteți înregistrat ca utilizator nou în IMI, sistemul generează automat pentru
dumneavoastră un nume de utilizator și o parolă temporară. Parola temporară vă va fi comunicată printr-un
e-mail generat automat de sistem. Numele de utilizator vă va fi comunicat de persoana care v-a înregistrat.
Din motive de securitate, numele de utilizator vă va fi comunicat din afara sistemului IMI, de exemplu,
personal sau prin telefon. Dacă sunteți primul utilizator înregistrat pentru autoritatea pe care o reprezentați,
dar nu ați primit numele de utilizator, contactați coordonatorul IMI care a efectuat înregistrarea autorității.
Dacă sunteți utilizator înregistrat ulterior, contactați persoana care răspunde de IMI în cadrul autorității
dumneavoastră.
Dacă înregistraţi autoritatea ca urmare a primirii unei invitaţii, numele de utilizator destinat
primului utilizator al autorităţii vi se va comunica la sfârşitul procedurii de înregistrare. Veţi putea tipări
confirmarea înregistrării care include şi numele de utilizator.
 MI-AM UITAT DATELE DE CONECTARE. CE POT FACE?
Dacă v-ați uitat numele de utilizator, parola sau codul de securitate format din 12 caractere,
contactați administratorul de date la nivel local al autorității pe care o reprezentați. Dacă acest rol vă revine
chiar dumneavoastră, contactaţi coordonatorul care v-a înregistrat sau care a validat autoînregistrarea
(coordonatorul responsabil cu validarea). Dacă v-ați uitat numele de utilizator, administratorul de date la
nivel local sau coordonatorul responsabil cu validarea vă va putea ajuta. În cazul în care v-ați uitat parola
sau codul de securitate format din 12 caractere, administratorul de date la nivel local sau coordonatorul va
trebui să vă reinițializeze parola. Ulterior, veți primi un e-mail automat cu noua dumneavoastră parolă
temporară.

105

 SISTEMUL NU MI-A RECUNOSCUT PAROLA/CODUL DE SECURITATE SI MI-A BLOCAT
ACCESUL. PE CINE TREBUIE SA CONTACTEZ?
Dacă vi s-a blocat accesul, contactați administratorul de date la nivel local din cadrul autorității
dumneavoastră. Dacă acest rol vă revine chiar dumneavoastră, contactaţi coordonatorul care v-a înregistrat
sau care a validat autoînregistrarea (coordonatorul responsabil cu validarea). Administratorul de date la
nivel local sau administratorul de date asociat coordonatorului dumneavoastră va reiniţializa parola.
Ulterior, veți primi un e-mail automat cu noua parolă temporară.
 CUM PRIMESC NUMELE DE UTILIZATOR SI PAROLA?
Dacă sunteți înregistrat ca utilizator nou, sistemul generează automat un nume de utilizator și o
parolă temporară. Aceasta din urmă vă va fi comunicată printr-un e-mail automat. Numele de utilizator vă
va fi comunicat însă de persoana care v-a înregistrat în IMI. Din motive de securitate, această operațiune
trebuie efectuată din afara sistemului IMI (de exemplu: personal, la telefon, prin fax sau prin poștă). Dacă
înregistraţi autoritatea ca urmare a primirii unei invitaţii, numele de utilizator destinat primului utilizator al
autorităţii vi se va comunica la sfârşitul procedurii de înregistrare. Veţi putea tipări confirmarea înregistrării
care include şi numele de utilizator.
 NU AM PRIMIT E-MAILUL CU PAROLA. CE POT FACE?
Dacă v-aţi înregistrat în IMI dar nu primiţi e-mailurile generate automat de sistem, cum este şi cel
care conţine parola temporară, avem câteva sugestii:
 Verificaţi mesajele din folderul spam şi asiguraţi-vă că v-a mai rămas destul spaţiu de memorie pentru a
primi e-mailuri noi.
 Cereţi-i administratorului de date la nivel local să verifice dacă adresa de email este înregistrată corect în
sistem. Dacă sunteţi administratorul de date la nivel local al autorităţii, cereţi-i administratorului de date
asociat coordonatorului responsabil cu validarea să facă această verificare.
 Contactaţi serviciul local de asistenţă IT şi întrebaţi dacă parametrii de securitate ai organizaţiei
dumneavoastră permit primirea de mesaje transmise de pe adresa „ec.europa.eu”.
 Dacă problema persistă după ce aţi făcut toate aceste verificări, cereţi-i coordonatorului IMI să contacteze
serviciul de asistenţă informatică al Comisiei.
 SUNT ADMINISTRATOR DE DATE LA NIVEL LOCAL IN CADRUL AUTORITATII MELE. CUM
POT AJUTA UN COLEG CARE SI-A UITAT NUMELE DE UTILIZATOR?
Ca administrator de date la nivel local puteţi gestiona utilizatorii IMI din cadrul autorităţii
dumneavoastră. Din meniu alegeţi opţiunea „Administrare – Gestionează autoritatea mea - Gestionează
utilizatorii autorităţii pe care o reprezint” şi veţi fi direcţionat către lista utilizatorilor din cadrul autorităţii.
Pe ecranul respectiv puteţi reseta parola unui utilizator şi puteţi vedea numele de utilizator alocat fiecărei
persoane înregistrate în IMI care ţine de autoritatea dumneavoastră.

106

 SUNT ADMINISTRATOR DE DATE LA NIVEL LOCAL IN CADRUL AUTORITATII MELE. UN
COLEG SI-A UITAT CODUL DE SECURITATE. CE POT FACE?
Ca administrator de date la nivel local trebuie să îi ajutaţi pe utilizatorii care au probleme cu
accesarea sistemului. Dacă utilizatorii şi-au uitat codul de securitate, singurul mod de a-i ajuta este să le
resetaţi parola. Utilizatorul va primi un e-mail automat cu o parolă temporară. Cu ajutorul acesteia şi al
numelui de utilizator va putea accesa sistemul din nou. La prima conectare i se va cere să creeze o nouă
parolă şi un cod de securitate, care vor fi utilizate ori de câte ori utilizatorul se va conecta ulterior la sistem.
Din motive de securitate, nu veţi putea vedea nici parola, nici codul de securitate al utilizatorilor.
 NU POT ACCESA IMI – EXISTA CERINȚE SPECIFICE REFERITOARE LA BROWSERUL DE
INTERNET ȘI PARAMETRII DE SECURITATE?
IMI a fost creat astfel încât sistemul să funcţioneze cu cele mai recente browsere de internet și să se
evite caracteristicile specifice platformelor.
Detalii despre compatibilitatea IMI cu browserele de internet şi despre platformele suportate sunt
disponibile pe site-ul http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/docs/imi_release_notes_en.pdf.
Vă atragem atenția asupra faptului că setarea unor parametri de securitate foarte restrictivi pentru
browser poate duce la limitarea funcționalității sistemului IMI. De exemplu, în cazul în care JavaScript nu
este activat, unele funcții IMI nu vor fi disponibile. Același lucru este valabil și atunci când IMI este
adăugat pe lista de „site-uri restricționate” în Internet Explorer.
În cazul în care întâmpinați dificultăți în a accesa IMI, contactați persoana din cadrul autorității
dumneavoastră care răspunde de gestionarea rețelei locale de IT.

11.3. GESTIONAREA DATELOR AUTORITĂŢII ÎN IMI

 CE SE INȚELEGE PRIN „DENUMIRE NEOFICIALA” ȘI LA CE FOLOSEȘTE?
Pe lângă numele oficial al autorității, baza de date a autorităților competente cuprinde, de asemenea,
o așa-numită „denumire neoficială” pentru fiecare autoritate. În timp ce denumirea oficială a fiecărei
autorități va fi păstrată în limba originală, „denumirea neoficială” este tradusă în toate limbile oficiale ale
UE. Prin urmare, utilizatorii dintr-un alt stat membru se vor raporta la această denumire pentru a se asigura
că au găsit autoritatea corespunzătoare Din acest motiv, denumirea informală trebuie să redea rolul
autorităţii în mod clar şi fără echivoc. De exemplu, autoritatea irlandeză „The Honorable Society of Kings
Inns” răspunde de accesul la profesia de avocat, dar acest lucru nu este evident pentru un utilizator care nu
cunoaște structura administrativă națională irlandeză.
O posibilă „denumire neoficială” ar fi „Asociaţie profesională pentru admiterea în avocatură”, care
ar reda clar rolul acestei autorități competente.

107

 SISTEMUL NE CERE SA FURNIZAM O ADRESA DE E-MAIL A AUTORITATII. CE ADRESA
TREBUIE SA INTRODUCEM?
Adresa de e-mail a autorităţii este copiată în toate notificările importante pe care sistemul IMI le
trimite utilizatorilor din cadrul autorităţii dumneavoastră, pentru ca mesajul să ajungă la destinaţie chiar şi în
cazul în care o parte din utilizatori sunt în concediu.
Această adresă de e-mail este inclusă şi în datele de contact ale autorităţii pe care le poate accesa
orice utilizator IMI. Dacă este posibil, adresa de e-mail înregistrată în IMI pentru autoritatea dumneavoastră
ar trebui să fie diferită de adresa personală a utilizatorilor. Vă recomandăm să utilizaţi o căsuţă poştală
funcţională (de ex.: imi@organization.ro) la care să aibă acces mai mulţi utilizatori din cadrul autorităţii. E-
mail-urile automate nu includ detalii extrase din cererile de informaţii, ci furnizează un link care permite
conectarea la secţiunea relevantă a aplicaţiei.
 DENUMIREA OFICIALA A AUTORITATII A FOST MODIFICATA. CUM POT INDICA ACEST
LUCRU IN IMI?
Fiecare autoritate înregistrată în IMI răspunde de actualizarea datelor introduse în sistem. Însă, doar
coordonatorul responsabil cu validarea (cel care a înregistrat sau validat autoritatea în IMI) poate actualiza
denumirea oficială a autorităţilor pe care le coordonează. Dacă autoritatea dumneavoastră este înregistrată
cu rolul de coordonator naţional IMI, doar Comisia poate actualiza denumirea oficială.
 CE POT FACE DACA NU GASESC CUVANTUL-CHEIE POTRIVIT PENTRU A DESCRIE
COMPETENTA AUTORITATII MELE INTR-UN ANUMIT DOMENIU LEGISLATIV?
Dacă nu găsiți un echivalent perfect în lista de cuvinte-cheie prestabilite, alegeți cuvântul-cheie cel
mai apropiat posibil sau o combinație de cuvinte-cheie. În cazul în care constatați că lipsește un cuvânt-
cheie important, trebuie să îl anunțați pe coordonatorul naţional IMI pentru ca lista să fie actualizată, dacă
este necesar.
 DATELE AUTORITAȚII MELE INCLUD SECȚIUNEA „DOMENII DE COMPETENȚA”. DE CE
TREBUIE SA COMPLETEZ TOATE ACESTE INFORMAȚII?
Pentru a-i ajuta pe utilizatorii IMI să identifice o autoritate dintr-un alt stat membru, pentru fiecare
autoritate nou înregistrată trebuie precizate informațiile referitoare la domeniile sale de competență. Există
trei rubrici: o listă de cuvinte-cheie predefinite, domenii de activitate economică și domenii politice.
Lista de cuvinte-cheie a fost creată pentru a vă ajuta să redați cât mai bine profilul autorității
dumneavoastră. Domeniile de activitate economică și domeniile politice sunt liste predefinite la nivel
european. Este posibil să nu găsiți în aceste liste elementele care corespund perfect domeniilor de
competență ale autorității dumneavoastră. Vă recomandăm să adoptați o abordare pragmatică și să alegeți

108

cea mai bună combinație posibilă de activități economice și domenii politice pentru a vă caracteriza
autoritatea și pentru a-i ajuta pe utilizatorii din alte state membre să vă identifice.
Domeniile de competenţă pot fi actualizate de utilizatorul/utilizatorii cu drepturi de administrator de
date la nivel local din cadrul autorităţii sau de utilizatorii cu drepturi de administrator de date asociaţi
coordonatorului responsabil cu validarea (coordonatorul care a înregistrat sau a validat autoritatea în IMI).
 DORESC SA-I OFER UNUI COORDONATOR PRIVILEGII DE ACCES LA AUTORITATEA MEA.
POT SA FAC EU INSUMI ACEST LUCRU?
Doar un administrator de date la nivel local îi poate oferi unui coordonator privilegii de acces.
Reţineţi că, dacă autoritatea este activă în mai multe domenii legislative sau în mai multe circuite, este
nevoie de o procedură separată pentru fiecare dintre ele.
 SE POATE MODIFICA ROLUL JUCAT DE O AUTORITATE IN SISTEM? DACA DA, CE TREBUIE
SA FAC/PE CINE TREBUIE SA CONTACTEZ?
Autorităţile înregistrate în IMI pot îndeplini, în cadrul sistemului, diverse roluri administrative sau
legate de conţinut. Coordonatorii IMI sunt cei care decid cu privire la aceste roluri în timpul înregistrării sau
validării autorităţilor şi, dacă este necesar, le pot modifica. În cazul în care consideraţi că rolul autorităţii
pentru un domeniu legislativ sau pentru circuitele asociate ar trebui să fie diferit, contactaţi coordonatorul
IMI.
 CUM POT GASI DATELE DE CONTACT ALE COORDONATORULUI IMI?
Numele coordonatorului IMI care a înregistrat sau validat autoritatea în sistem poate fi găsit la
secţiunea care prezintă informaţii generale despre autoritate („Informaţii de bază”, sub „Administrare –
Gestionează autoritatea mea – Gestionează datele autorităţii pe care o reprezint”). Pentru a vizualiza
datele de contact, introduceţi numele coordonatorului în modulul de căutare al sistemului.
În cazul în care coordonatorul pentru un anumit domeniu legislativ este diferit de coordonatorul
care a înregistrat sau validat autoritatea în IMI, puteţi găsi numele acestuia la rubrica „Informaţii generale”
a secţiunii care descrie parametrii pentru fiecare domeniu legislativ. Aceşti parametri figurează şi la rubrica
„Administrare – Gestionează autoritatea mea – Gestionează datele autorităţii pe care o reprezint”.
Dacă profilul de utilizator nu vă permite accesul la această secţiune din meniu, contactaţi
administratorul de date la nivel local din cadrul autorităţii dumneavoastră sau serviciul naţional de asistenţă
(opţiunea „Ajutor - Servicii de asistenţă IMI”).
 UNA DINTRE AUTORITATILE PE CARE LE COORDONEZ MI-A CERUT SA-I INREGISTREZ UN
NOU UTILIZATOR. CUM POT FACE ACEST LUCRU?
Când un coordonator IMI înregistrează o nouă autoritate, sistemul îi va cere să-l înregistreze și pe
primul utilizator al acesteia. Acest prim utilizator – care primește automat toate drepturile de utilizator,

109

inclusiv pe cele de administrare a datelor la nivel local - este responsabil cu înregistrarea altor utilizatori
pentru autoritatea sa. În general, gestionarea utilizatorilor în IMI intră în responsabilitatea
administratorului/administratorilor de date la nivel local din cadrul autorităţii.
Pentru a sprijini autorităţile în cazuri excepţionale (ex.: dacă administratorul de date la nivel local
este în concediu sau nu mai lucrează pentru organizaţia respectivă), administratorii de date asociaţi
coordonatorului responsabil cu validarea pot înregistra un utilizator nou pentru o autoritate pe care o
coordonează. Pentru a face acest lucru, selectaţi din meniu opţiunea „Administrare – Gestionează alte
autorităţi – Gestionează datele altor autorităţi”, identificaţi autoritatea competentă relevantă şi apoi
mergeţi la rubrica „Utilizatori”. Odată înregistrat noul utilizator, nu uitaţi să-i comunicaţi numele de
utilizator din afara sistemului IMI (personal sau prin telefon). De asemenea, informați-l pe noul utilizator că
va primi un e-mail automat cu o parolă temporară și că poate accesa sistemul IMI utilizând numele de
utilizator și parola temporară.
 O AUTORITATE COMPETENTĂ PE CARE O COORDONEZ NU POATE AVEA ACCES LA IMI
DEOARECE SINGURUL UTILIZATOR ÎNREGISTRAT A PĂRĂSIT ORGANIZAŢIA. CE POT
FACE?
În calitate de coordonator, puteți înlocui primul utilizator. Pentru aceasta, trebuie să aveți drepturi
de administrator de date la nivel local. Intrați în meniul „Administrare” - Gestionează alte autorități –
Gestionează datele altor autorităţi” și identificați autoritatea competentă relevantă. La rubrica „Utilizatori”
puteți edita datele primului utilizator al autorității. Mai exact, trebuie să înlocuiţi datele utilizatorului
anterior cu cele ale noului utilizator (introducând un nou nume de utilizator și o nouă adresă de e-mail),
după care faceți clic pe butonul „Actualizare date”.
După ce primiți mesajul care vă confirmă faptul că datele utilizatorului au fost actualizate, va trebui
să resetaţi parola acestui utilizator (butonul „Anulează parola” din partea dreaptă a datelor utilizatorului).
Nu uitați să-i comunicați noului utilizator numele său de utilizator, din afara sistemului IMI (de
exemplu, prin telefon, fax sau poștă). De asemenea, informați-l pe noul utilizator că va primi un e-mail
automat cu o parolă temporară și că poate accesa sistemul IMI utilizând numele de utilizator și parola
temporară.
O altă soluţie ar fi să înregistraţi un nou utilizator pentru autoritate şi să îi comunicaţi numele de
utilizator. Este important să îi daţi acestui utilizator drepturi de administrator de date la nivel local. După
înregistrarea noului utilizator, atât dumneavoastră, cât şi el, veţi putea şterge din sistem datele utilizatorului
anterior.

110

11.4. GESTIONAREA UTILIZATORILOR ÎN IMI

 AM FOST INFORMAT CĂ SUNT „PRIMUL UTILIZATOR” AL AUTORITĂȚII MELE
COMPETENTE. CE ÎNSEAMNĂ ACEST LUCRU?
Fiecare autoritate înregistrată în IMI trebuie să numească cel puțin o persoană cu rol de prim
utilizator IMI. Primul utilizator este înregistrat în momentul în care coordonatorul IMI înregistrează
autoritatea.
Acest „prim utilizator” va primi automat toate tipurile de drepturi de utilizator, inclusiv de
administrator de date la nivel local. În momentul în care se va conecta la sistem pentru prima dată, el va
primi un e-mail, generat automat de IMI, prin care i se va cere să actualizeze informațiile referitoare la
autoritate. Este important de reținut faptul că primul utilizator este responsabil cu înregistrarea altor
utilizatori pentru autoritatea respectivă. Ulterior, oricare utilizator cu drepturi de administrator de date la
nivel local va putea înregistra alți utilizatori pentru această autoritate.
Dacă întâmpinați probleme când vă conectați la sistem, contactați coordonatorul IMI care v-a
înregistrat autoritatea. Dacă nu ştiţi pe cine să contactaţi, luaţi legătura cu coordonatorul naţional IMI, ale
cărui date sunt disponibile pe site, la secţiunea „Contact IMI” (http://ec.europa.eu/imi-net).
 ADMINISTRATORUL NOSTRU DE DATE LA NIVEL LOCAL SI-A SCHIMBAT LOCUL DE MUNCA
SI CINEVA TREBUIE SA PREIA ROLUL SAU IN CADRUL IMI. CUM SE PROCEDEAZA?
Înainte de a pleca, actualul administrator de date la nivel local trebuie să înregistreze un nou coleg
în IMI şi să îi atribuie drepturile de administrare a datelor. Acesta din urmă va putea ulterior să şteargă din
sistem datele predecesorului său. Pentru a face faţă unor astfel de situaţii, este bine să aveţi cel puţin doi
utilizatori cu drepturi de administrare a datelor la nivel local.
Dacă aveţi nevoie de detalii privind înregistrarea utilizatorilor suplimentari în IMI, consultaţi
materialul informativ disponibil pe site-ul http://ec.europa.eu/imi-net.
Dacă administratorul de date la nivel local a părăsit deja autoritatea, contactaţi administratorul
responsabil cu validarea (coordonatorul care a înregistrat sau validat autoritatea în IMI). Un administrator de
date asociat acestuia va putea înregistra un nou utilizator pentru autoritatea dumneavoastră sau va putea
înlocui datele utilizatorului anterior cu cele ale colegului nou.
 AUTORITATEA NOASTRA ESTE INREGISTRATA IN IMI CU UN PRIM UTILIZATOR. ACESTA A
PARASIT AUTORITATEA FARA SA INREGISTREZE ALȚI UTILIZATORI. CUM NE PUTEM
CONECTA LA IMI?
Se recomandă ca fiecare autoritate să aibă cel puțin doi utilizatori înregistrați cu drepturi de
administrator de date. În cazul în care o autoritate are doar un singur utilizator înregistrat, iar acesta pleacă
fără să fi înregistrat alți utilizatori, conectarea la sistem nu se mai poate realiza. În acest caz, autoritatea va

111

trebui să contacteze coordonatorul IMI. Un administrator de date asociat acestuia va putea înregistra un nou
utilizator pentru autoritatea dumneavoastră sau va putea înlocui datele utilizatorului anterior cu cele ale
colegului nou.
 CAȚI UTILIZATORI AR TREBUI INREGISTRAȚI PENTRU AUTORITATEA MEA?
Fiecare autoritate competentă din IMI este liberă să decidă câți utilizatori dorește să înregistreze.
Odată înregistrată, fiecare autoritate trebuie să aibă cel puțin un utilizator, care va primi automat toate
tipurile de drepturi de utilizator. „Primul utilizator” poate înregistra alți utilizatori.
Pentru a decide asupra numărului de utilizatori, puteți lua în considerare dimensiunea autorității
dumneavoastră, precum și fluxul de informații la care vă așteptați în interacţiunea cu autorităţi din alte state
membre. O alternativă ar putea fi să înregistrați numai câțiva utilizatori și să le acordați drepturi de utilizator
extinse. De asemenea, puteți face o distincție clară între utilizatorii implicați în soluționarea cererilor de
informații (utilizatori cu drepturi de gestionare a cererii) și cei responsabili cu gestionarea datelor și a
utilizatorilor (administratori de date la nivel local)
În general, se recomandă să înregistrați cel puțin doi utilizatori pentru fiecare profil de utilizator,
pentru a asigura permanența pe timpul vacanțelor sau în caz de concediu medical.
 AM FOST ÎNREGISTRAT CA UTILIZATOR NOU ÎN IMI. DE UNDE STIU CE DREPTURI DE
UTILIZATOR IMI REVIN?
O modalitate ar fi să verificaţi opţiunile din meniul IMI la care aveţi acces. De exemplu, dacă aveţi
acces la opţiunea „Creare cerere” înseamnă că aveţi drepturi de gestionare a cererii. În mod similar, dacă
opţiunea „Creare alertă” este disponibilă în cazul dumneavoastră, înseamnă că aveţi drepturi de gestionare a
alertelor. Dacă aveţi acces la modulul „Administrare”, înseamnă că aveţi drepturi de administrator de date la
nivel local. Dacă autoritatea dumneavoastră este coordonator IMI şi puteţi vedea opţiunea „Gestionează alte
autorităţi”, înseamnă că aveţi drepturi de administrator de date. Dacă aveţi îndoieli, îl puteţi contacta pe
administratorul de date la nivel local din cadrul autorităţii care poate vizualiza şi, dacă este cazul, poate
modifica drepturile dumneavoastră de utilizator. Dacă administratorul de date la nivel local nu este
disponibil, îl puteţi contacta pe coordonatorul responsabil cu validarea (care a înregistrat autoritatea în IMI
sau a validat autoînregistrarea acesteia).

112

11.5. CERERI DE INFORMAȚII

11.5.1. TRIMITEREA CERERILOR DE INFORMATII

 CE TREBUIE SA FAC DACA NU GASESC AUTORITATEA PE CARE TREBUIE S-O
CONTACTEZ IN ALT STAT MEMBRU?
IMI deține o bază de date cu autoritățile competente din Spațiul Economic European (SEE) care
sunt implicate în aplicarea, pe teritoriul lor, a legislației privind piața internă. Toți utilizatorii IMI pot căuta
autorități competente, dispunând de o serie de criterii de căutare. Dacă nu găsiți autoritatea pe care o căutați
într-un alt stat membru, vă recomandăm să contactați coordonatorul IMI din acea țară. Puteți:
 crea o cerere, pe care să o trimiteți unui coordonator IMI din statul membru cu care doriți să intrați în
contact. În acest caz, puteți adăuga un comentariu informând coordonatorul că nu sunteți în măsură să
identificați autoritatea competentă și că doriți ca acesta să înainteze cererea autorității corespunzătoare.
 trimite un e-mail unui coordonator IMI din statul membru cu care doriți să luați legătura. Puteți utiliza
opțiunea de căutare generală pentru a identifica cel mai potrivit coordonator IMI. Puteţi căuta după zona
geografică sau după profesie.
Rezultatele căutării vor conține datele de contact ale coordonatorului, inclusiv adresa de e-mail,
ceea ce vă va permite să cereți sprijin coordonatorului IMI pentru identificarea autorității corespunzătoare.
Apoi puteți crea în IMI o cerere de informații, pe care să o trimiteți direct autorității respective din statul
membru cu care doriți să intrați în legătură. Dacă luaţi legătura cu coordonatorul IMI prin e-mail, verificaţi
în datele de contact care sunt limbile pe care acesta le înţelege.
 CÂND CREEZ O CERERE ÎN DOMENIUL LEGISLATIV „CALIFICĂRI
PROFESIONALE”, SISTEMUL ÎMI CERE SĂ MENȚIONEZ ADRESA PERSOANEI CARE FACE
OBIECTUL CERERII. CE ADRESĂ TREBUIE SĂ INTRODUC?
Dacă furnizaţi adresa lucrătorului migrant, autoritatea care primește cererea este în măsură să
identifice persoana și să ofere răspunsurile necesare.
Sistemul vă permite să introduceţi adresa lucrătorului, fără a preciza despre ce tip de adresă este
vorba. În funcţie de informaţiile de care dispuneţi, va trebui să alegeţi rubrica cea mai potrivită şi
adresa este cea mai utilă. Ar putea fi vorba despre:
- adresa permanentă a lucrătorului din țara de origine
- adresa temporară din statul membru solicitant
- adresa profesională
- adresa personală.

113

 POT ANEXA MAI MULTE DOCUMENTE LA CEREREA MEA?
Da, puteţi anexa mai multe documente la cererea pe care o creaţi. Menţionăm însă că trebuie să
încărcaţi documentele pe rând şi să faceţi clic pe butonul „Adaugă în anexă” pentru fiecare dintre ele. De
asemenea, trebuie să indicaţi limba în care este redactat fiecare document şi să îi daţi o denumire (de ex.
„Certificat”).
 AUTORITATEA MEA ACORDA PRIVILEGII DE ACCES MAI MULTOR COORDONATORI PENTRU
UN SINGUR DOMENIU LEGISLATIV. PE CARE DINTRE ACESTIA TREBUIE SA IL SELECTEZ
CAND CREEZ O CERERE SAU CAND OFER UN RASPUNS LA O CERERE?
Dacă acordaţi privilegii de acces unui singur coordonator, acesta va răspunde automat de toate
cererile dumneavoastră. Dacă aveţi mai mulţi coordonatori, ori de câte ori creați o cerere, sistemul vă va
obliga să selectați un singur coordonator pentru fiecare cerere specifică. Pentru a selecta coordonatorul
potrivit, trebuie să vă asiguraţi că atribuţiile sale au legătură cu conţinutul cererii. Ulterior, coordonatorul
poate fi implicat în aprobarea cererii dumneavoastră sau în soluționarea divergențelor de opinie dintre
autoritățile competente, în cazul în care răspunsurile oferite de autoritatea destinatară sunt considerate
nesatisfăcătoare.
 CE TREBUIE SA FAC PENTRU A-I PERMITE COORDONATORULUI CERERII SA VIZUALIZEZE
DETALIILE INCLUSE IN CERERILE AUTORITATII MELE?
Coordonatorii IMI primesc automat dreptul de a vizualiza parţial cererile autorităţii. Totuşi, dacă
trebuie să ia măsuri cu privire la un anumit schimb de informaţii (procesul de aprobare sau de supervizare),
coordonatorii au nevoie de detalii pentru a-şi forma o părere. Pentru a-i permite coordonatorului să
vizualizeze detaliile incluse în cererea care necesită intervenţia sa, administratorul de date la nivel local din
cadrul autorităţii dumneavoastră trebuie să modifice parametrii pentru domeniul legislativ şi circuitul în
cauză. Aceştia figurează la rubrica „Cerere de informaţii”, secţiunea „Administrare – Gestionează
autoritatea mea – Gestionează datele autorităţii pe care o reprezint”.
Parametrul care permite vizualizarea cererilor de către coordonator trebuie setat pe „da”.
Din motive de confidenţialitate, coordonatorul nu va vedea datele personale ale subiectului cererii,
chiar dacă i se acordă dreptul de a vizualiza integral cererea.
 DE CE NU AM ACCES LA TOATE DETALIILE INCLUSE IN CERERILE AUTORITAȚII MELE?
Pentru a avea acces la toate detaliile dintr-o cerere, aveți nevoie de drepturi de gestionare a cererii.
În calitate de utilizator de bază sau de administrator de date la nivel local, aveți acces doar la o vizualizare
parțială a cererilor autorității dumneavoastră. Drepturile de utilizator sunt definite de administratorul de date
la nivel local al autorității dumneavoastră. Dacă este necesar, acesta vă poate adapta privilegiile de
utilizator.

114

 ÎN URMA CU MULT TIMP, AM TRANSMIS O CERERE DE INFORMATII PRIN INTERMEDIUL
IMI, DAR AUTORITATEA DESTINATARA NU A RASPUNS INCA. CE POT FACE?
În primul rând, îi puteţi trimite un e-mail autorităţii destinatare pentru a-i reaminti că aşteptaţi un
răspuns din partea sa. Adresa de e-mail a autorităţii este inclusă în datele generale de contact disponibile în
IMI. Aceste coordonate figurează în cererea de informaţii, la secţiunea „Gestionare cerere”. Dacă acest
demers nu vă ajută, contactaţi coordonatorul IMI pentru a-i cere să ia legătura cu omologul său din statul
membru destinatar. Datele sale de contact sunt disponibile tot la secţiunea menţionată mai sus. Dacă nu ştiţi
sigur cine este coordonatorul IMI, consultaţi pagina „Servicii de asistenţă” sau adresaţi-vă direct
coordonatorului naţional IMI. Lista coordonatorilor naţionali este disponibilă la secţiunea „Contact IMI” de
pe site-ul IMI (http://ec.europa.eu//imi-net/).

11.5.2. FORMULAREA RASPUNSURILOR

 CUM ȘTIU CÂND O NOUĂ CERERE A FOST TRIMISĂ AUTORITĂȚII PE CARE O REPREZINT?
În momentul în care autoritatea dumneavoastră primește o cerere, veți fi înștiințat printr-un e-mail
generat automat de IMI. Acest e-mail de avertizare, prin care sunteți informat cu privire la sosirea unei noi
cereri, va fi trimis tuturor utilizatorilor cu drepturi de gestionare a cererilor, dar și pe adresele de e-mail
înregistrate pentru autoritatea pe care o reprezentați. De asemenea, utilizatorii cu drepturi de gestionare a
cererilor vor putea vizualiza și cererile noi în listele lor de acțiuni din IMI.
 DE CE NU POT RASPUNDE LA CERERI IN NUMELE AUTORITAȚII MELE?
Pentru a putea răspunde la cereri, aveţi nevoie de drepturi de gestionare a cererilor. Dacă nu
dispuneţi de aceste drepturi, contactaţi-l pe administratorul de date la nivel local al autorităţii
dumneavoastră. În calitate de utilizator cu drepturi de gestionare, puteți răspunde la orice cerere primită de
autoritatea dumneavoastră, cu excepția cazului în care aceasta utilizează procedura de alocare și cererea nu
v-a fost atribuită. În acest caz, numai utilizatorii cu drepturi de gestionare a cererii, cărora le-a fost
alocată cererea de către utilizatorul cu drepturi de alocare, pot prelucra cererea respectivă.
Utilizatorii cu drepturi de gestionare cărora nu le-a fost alocată cererea vor putea totuși vizualiza detaliile
acesteia, însă nu vor putea întreprinde nicio acţiune.
 CE POT FACE DACA AUTORITATEA MEA NU ESTE IN MASURA SA RASPUNDA LA O CERERE?
În caz caz, nu sunteţi obligat să acceptaţi cererea. În schimb, o puteţi transmite altei autorităţi
competente sau coordonatorului IMI din statul dumneavoastră. Odată ce ați făcut acest lucru, nu mai aveți
nicio responsabilitate, iar cererea nu va mai figura în listele dumneavoastră cu cereri.

115

 ESTE POSIBIL CA MAI MULTI UTILIZATORI DIN CADRUL AUTORITATII MELE SA MODIFICE
O CERERE SAU SA REDACTEZE UN RASPUNS?
Dacă există mai mulţi utilizatori cu drepturi de gestionare a cererii pentru un anumit domeniu
legislativ, fiecare dintre ei va avea acces deplin la cererile trimise sau primate de autoritate în domeniul
respectiv. Prin urmare, fiecare utilizator cu drepturi de gestionare a cererii poate modifica o cerere, poate
redacta un răspuns sau poate adăuga un comentariu. Răspunsurile sau comentariile salvate ca ciornă pot fi
modificate ulterior de către un alt utilizator. Răspunsurile parţiale sau complete care au fost deja trimise de
un utilizator nu mai pot fi modificate.
Dacă autoritatea foloseşte procedura de alocare, doar utilizatorii desemnaţi pot modifica o cerere.
Dacă doi utilizatori încearcă să modifice o cerere în acelaşi timp, sistemul îl va informa pe unul
dintre ei că altcineva se ocupă în acel moment de cererea respectivă şi că datele introduse de cel de-al doilea
utilizator nu pot fi salvate.
 POT ANEXA DOCUMENTE LA RASPUNSUL MEU?
Da, puteţi anexa unul sau mai multe documente la răspunsul dumneavoastră. Menţionăm că trebuie
să încărcaţi documentele pe rând şi să faceţi clic pe butonul „Adaugă în anexă” pentru fiecare dintre ele. De
asemenea, trebuie să indicaţi limba în care este redactat fiecare document şi să îi daţi o denumire (de ex.
„Certificat”).
 CINE ARE ACCES LA TOATE DETALIILE INCLUSE IN RASPUNSURILE PE CARE LE OFER?
Detaliile complete ale răspunsurilor (inclusiv datele personale ale subiectului cererii) pot fi
vizualizate numai de către cei direct implicați, și anume:
 utilizatorii cu drepturi de gestionare a cererii din cadrul autorității solicitante
 utilizatorii cu drepturi de gestionare a cererii din cadrul autorității dumneavoastră.
Mai pot avea acces la detaliile cererii (cu excepţia datelor personale) şi utilizatorii cu drepturi de
alocare a cererii din ambele autorităţi.
 AM ACCEPTAT O CERERE, DAR ACUM ÎMI DAU SEAMA CĂ NU AM COMPETENŢA NECESARĂ
PENTRU A OFERI UN RĂSPUNS. CE POT FACE?
Va trebui să îi explicaţi autorităţii solicitante că nu îi puteţi oferi un răspuns şi să îi cereţi să-şi
retragă cererea. Dacă ştiţi ce autoritate din ţara dumneavoastră este abilitată să răspundă, ar fi indicat să îi
oferiţi această informaţie autorităţii solicitante. Puteţi introduce explicaţia dumneavoastră la rubrica pentru
comentarii. După ce salvaţi comentariul, cealaltă autoritate va fi notificată că aţi adăugat informaţii noi la
cererea pe care a înaintat-o. O altă variantă ar fi să contactaţi autoritatea prin e-mail şi să îi explicate situaţia.
Adresa de e-mail figurează în IMI, alături de celelalte date de contact.

116

De la versiunea 5 a Sistemului IMI este prevăzută posibilitatea de a transfera către alte autorităţi o
cerere deja acceptată.
 CE SE INTAMPLĂ ÎN CAZUL IN CARE NU POT RASPUNDE LA TOATE INTREBARILE DINTR-O
CERERE?
Dacă ştiţi ce alt departament sau ce altă autoritate poate oferi răspunsurile în cauză, este mai uşor
pentru dumneavoastră decât pentru autoritatea solicitantă să cereţi informaţiile care lipsesc. Astfel, veţi
putea trimite un răspuns complet. Dacă nu ştiţi cui să îi cereţi informaţiile, puteţi apela la un coordonator
IMI sau puteţi informa autoritatea solicitantă prin adăugarea unui comentariu la întrebarea în cauză.
Viitoarele versiuni ale IMI prevăd posibilitatea de a accepta doar o parte din întrebările incluse într-
o cerere şi de a le transfera pe celelalte unei alte autorităţi competente din ţara dumneavoastră.
 CE SE INTAMPLA IN CAZUL IN CARE NU POT SA RASPUND LA O ANUMITA INTREBARE
DINTR-O CERERE?
Este posibil să nu fiţi în măsură să daţi un răspuns la o întrebare chiar şi după ce aţi încercat să
obţineţi informaţiile necesare de la alte autorităţi. În acest caz, vă recomandăm să explicați că nu sunteți
autorizat să furnizați informațiile solicitate. Veți putea explica acest lucru fie utilizând răspunsurile posibile
incluse în lista derulantă, fie adăugând comentarii în dreptul întrebării respective.
ă

 AUTORITATEA SOLICITANTA IMI CERE INFORMAȚII SUPLIMENTARE. CUM POT FACE
ACEST LUCRU?
După ce trimite un răspuns complet la o cerere, autoritatea destinatară poate fi rugată să furnizeze informații
suplimentare (cererea are starea „Cerere în curs – sunt necesare informații suplimentare”). Dacă acceptă să
ofere mai multe informații, autoritatea destinatară poate actualiza răspunsul pe care l-a oferit anterior și/sau
adăuga observații în rubrica „Comentarii” care se afișează după fiecare întrebare. De asemenea, poate
adăuga și alte explicații (sau toate informațiile suplimentare, după caz) în rubrica generală „Comentarii” de
la sfârșitul listei de întrebări.
 AM NEVOIE DE ASISTENTA TEHNICA DIN PARTEA COORDONATORULUI PENTRU A
RASPUNDE LA O CERERE DE INFORMATII. POATE ACESTA SA VIZUALIZEZE TOATE
DATELE INCLUSE IN CERERE INAINTE CA EU SA TRIMIT RASPUNSUL?
Coordonatorii cererii pot avea doar o imagine de ansamblu asupra cererilor trimise sau primite de
autorităţile pe care le coordonează. Dacă doriţi să îl consultaţi pe coordonator cu privire la o anumită cerere,
îi puteţi trimite, de exemplu, un rezumat al acesteia.

117

Sistemul poate genera un raport în orice moment, dacă faceţi clic pe butonul „Tipăreşte raportul”.
Dacă alegeţi raportul de tip „personalizat”, puteţi decide ce elemente doriţi să includeţi în el (de exemplu,
întrebările şi variantele dumneavoastră de răspuns). Vă recomandăm să nu includeţi date cu caracter
personal.
Menţionăm că, uneori, coordonatorilor li se cere să intervină în gestionarea unei cereri (procesul de
aprobare sau de supervizare). Pentru a le permite să aibă o imagine detaliată asupra cazurilor respective,
trebuie să verificaţi parametrii autorităţii pentru domeniul legislativ şi circuitul în cauză. Selectaţi din meniu
opţiunea „Gestionează datele autorităţii pe care o reprezint”, faceţi clic pe rubrica „Cereri de informaţii”
pentru domeniul legislativ în cauză şi răspundeţi „da” la întrebarea „Această autoritate îi permite
coordonatorului să vizualizeze detaliile cererilor sale în cazul în care este necesară intervenția
coordonatorului?”
 REDACTEZ UN RASPUNS IN CAMPUL PENTRU TEXT LIBER, DAR NU IMI AJUNGE SPATIUL.
CE POT FACE?
Fiecare răspuns predefinit din IMI este însoţit de o rubrică pentru text liber. În general, dacă limba
pe care o vorbiţi este diferită de cea a părţii destinatare, ar trebui să limitaţi la maxim utilizarea rubricii
pentru text liber, deoarece traducerea automată nu elimină riscul apariţiei unor neînţelegeri. Totuşi, dacă
răspunsul este prea lung, puteţi folosi şi rubrica de comentarii generale pentru a adăuga observaţii
suplimentare. Întrucât întrebările şi răspunsurile sunt numerotate, este uşor să faceţi trimitere la ele în
rubrica pentru comentarii.
 CUM AFLĂ COORDONATORUL MEU CĂ AM RĂSPUNS LA O CERERE ŞI CĂ STAREA ACESTEIA
S-A MODIFICAT?
Autorităţile competente trebuie să se asigure că cererile primite de la alte state membre sunt
soluţionate în timp util. În mod normal, coordonatorii IMI nu primesc notificări referitoare la cereri decât în
cazul în care li se solicită intervenţia. Pentru a superviza buna funcţionare a IMI în regiunea sau în domeniul
lor legislativ, coordonatorii IMI pot utiliza listele de întrebări disponibile în sistem. De exemplu, lista
intitulată „Cereri în care eu sunt coordonatorul” afişează toate cererile trimise sau primite de autorităţile
coordonate. Coordonatorul poate vizualiza parţial conţinutul fiecărei cereri, inclusiv starea acesteia. În
„Lista de urgenţe” sunt incluse cererile în cazul cărora s-au înregistrat întârzieri (de exemplu, răspunsuri
care nu au fost formulate la timp sau cereri care aşteaptă de mult timp să fie acceptate). Există o serie de
criterii de căutare care le permit coordonatorilor să caute diverse cazuri în listele de cereri.

118

11.5.3. ACCEPTAREA RĂSPUNSURILOR

 CE POT FACE ÎN CAZUL ÎN CARE CONSIDER CĂ CEREREA MEA NU A PRIMIT UN RĂSPUNS
SATISFĂCĂTOR?
Puteţi solicita informaţii suplimentare din partea autorităţii destinatare. Folosiţi rubrica pentru text
liber pentru a indica întrebările la care aveţi nevoie de informaţii în plus. Întrucât toate întrebările sunt
numerotate, este uşor să faceţi trimitere la ele în câmpul pentru comentarii. De asemenea, va trebui să
explicaţi din ce motiv solicitaţi informaţii suplimentare.

12. REFERINŢE

1. Sistemul de informare al pieței interne (IMI) - Ghidul utilizatorului - ediţie actualizată (iunie
2012) - http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/docs/user_handbook_en.pdf
2. Primii paşi în IMI - http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/docs/first-user_ro.pdf
3. Utilizarea sistemului informatic IMI - http://cnred.edu.ro/#Utilizarea-sistemului-informatic-IMI
4. Glosar IMI - http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/docs/glossary_ro.pdf
5. Întrebări frecvente - http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/docs/faq_ro.pdf

119

Suport de curs instruire utilizatori IMI PQ ianuarie 2013

More Related Content

What's hot (19)

Viewers also liked (10)

Similar to Suport de curs instruire utilizatori IMI PQ ianuarie 2013 (20)

More from IMI PQ NET Romania (20)

Suport de curs instruire utilizatori IMI PQ ianuarie 2013