MAKALAH KESEKRETARIATAN TUGAS, KUALIFIKASI DAN MASALAH YANG DIHADAPI SEKRETARIS
Download as DOC, PDF5 likes30,897 views
Makalah ini membahas tugas, kualifikasi, dan masalah yang dihadapi oleh sekretaris, disusun oleh Mahsa Anya Anora dan rekan-rekan sebagai tugas mata kuliah kesekretariatan. Sekretaris memiliki peran penting dalam organisasi dengan tugas yang meliputi pengelolaan surat-menyurat, pengaturan jadwal, dan pemeliharaan kerahasiaan. Selain itu, makalah ini juga menjelaskan tantangan yang harus diatasi sekretaris, termasuk keterampilan komunikasi dan penguasaan teknologi.
MAKALAH KESEKRETARIATAN TUGAS, KUALIFIKASI DAN MASALAH YANG DIHADAPI SEKRETARIS
- 1. MAKALAH TUGAS, KUALIFIKASI DAN MASALAH YANG DIHADAPI SEKRETARIS 1
- 2. DISUSUN OLEH: 1. MAHSA ANYA ANORA 2. PUJI CAHYANINGRUM 3. PUTRI SANURIA R. L 4. VIVI KRISTIYANI POLITEKNIK NEGERI MALANG Jl. Soekarno Hatta No. 9 Malang 65145 Telp : 0341-404424,404425. Fax : 0341-404420 HALAMAN PENGESAHAN Makalah dengan judul “TUGAS, KUALIFIKASI, DAN MASALAH YANG DIHADAPI SEKRETARIS” yang disusun oleh : Mahsa Anya A, Puji Cahyaningrum, Putri Sanuria R.L, dan Vivi Kristiyani sebagai tugas mata kuliah Kesekretariatan yang dibimbing oleh Ibu Diana Eka P selaku dosen mata kuliah di Politeknik Negeri Malang. Telah disahkan pada tanggal........ 2
- 3. Oleh Diana Eka P Dosen Pembimbing KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat, taufik dan hidayahNYA, kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan benar serta selesai tepat pada waktunya. Tidak lupa pula kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Diana Eka P selaku dosen pembimbing kesekretariatan yang telah membimbing kami dalam pengerjaan tugas makalah ini. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada teman-teman kami yang selalu setia membantu kami dalam hal mengumpulkan data dalam pembuatan makalah ini. Dalam makalah ini kami menjelaskan tentang tugas dan kualifikasi seorang sekretaris serta masalah yang dihadapinya. Dan apabila dalam pembuatan makalah ini terdapat kesalahan yang belum kami ketahui. Maka dari itu kami mohon saran & kritik dari teman-teman maupun 3
- 4. dosen demi tercapainya makalah yang sempurna dan perbaikan di masa yang akan datang. Malang, 15 September 2013 Penyusun DAFTAR ISI Halaman Judul ……………………………………………………………………….. 1 Halaman Pengesahan ……………………………….................................................. 2 Kata Pengantar ………………………………………………………………………. 3 Daftar Isi ………………………………………………………………...................... 4 Bab I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ………………………………………..…………………. 5 1.2 Rumusan Masalah ……………………………………..………………… 5 1.3 Tujuan Umum …………………………………………..……………….. 5 1.4 Manfaat …………………………………………………..……………… 5 Bab II ISI/PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Sekretaris 2.1.1 Pengertian Sekretaris secara umum ................................................… 6 2.1.2 Pengertian Sekretaris menurut beberapa Tokoh .......………......…… 8 2.2 Tugas Sekretaris ........................................................................................... 2.3 Kualifikasi Sekretaris ............................................………………………… 8 4
- 5. 2.4 Masalah yang Dihadapi oleh Sekretaris ...............................…………….. 11 Bab III PENUTUPAN ……………..………………………………………………. 15 Daftar Pustaka ……………………………………………………………………… 16 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Memenuhi tugas makalah kesekretariatan yang diberikan oleh Ibu Diana Eka P. 1.2 RUMUSAN MASALAH Dalam kehidupan ini kata sekretaris memang sudah tak asing bagi kita. Namun, masih banyak orang yang tidak mengetahui secara benar akan pengertian, tugas, klasifikasi dan masalah yang dihadapi oleh sekretaris 1.3 TUJUAN UMUM a. Menjelaskan pengertian sekretaris. b. Menjelaskan tugas sekretaris. c. Menjelaskan kualifikasi menjadi sekretaris. d. Menjelaskan masalah yang dihadapi oleh sekretaris. 1.4 MANFAAT a. Mengetahui dan memahami pengertian sekretaris. 5
- 6. b. Mengetahui dan memahami tugas sekretaris. c. Mengetahui dan memahami kualifikasi sekretaris. d. Mengetahui dan memahami masalah yang dihadapi sekretaris. BAB II ISI/PEMBAHASAN 2.1 PENGERTIAN 2.1.1 Pengertian Sekretaris secara umum Kata sekretaris berasal dari kata “secret” yang artinya rahasia. Jadi, tugas- tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan suatu organisasi atau perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan maupun organisasi sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya. Sekretaris memegang peranan penting dalam membantu pimpinan menjalankan tugasnya dan menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan maupun organisasi karena sedikitnya banyak rahasia tersebut diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun yang berkepentingan terhadapnya. 2.1.2 Pengertian Sekretaris menurut beberapa Tokoh Dan adapun pengertian sekretaris menurut beberapa tokoh adalah sebagai berikut : 6
- 7. 1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya. 2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi. 3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya. 4. Menurut Hatiti Hendarto dan Tulus Haryono mengatakan bahwa sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran. 5. Menurut Saiman mengatakan bahwa sekretaris adalah orang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis, atau kegiatan catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. 2.2TUGAS SEKRETARIS 1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu: a. Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi: Membuka surat. Menerima dikte. Menerima tamu. 7
- 8. Menerima telepon. Menyimpan arsip/surat. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. b. Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi: Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. Menyusun surat rahasia (confidential). Menyusun acara pertemuan bisnis. Pembelian kado atau cindera mata. Dan lain-lain. c. Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. 8
- 9. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. d. Tugas Sosial Tugas sosial, meliputi: Mengurusi Rumah tangga kantor. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. e. Tugas Keuangan Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain: Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari- hari. f. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu: 1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan- pesan lewat telepon. 2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. 3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. g. Tugas insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: 9
- 10. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media- media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut. 2.3KUALIFIKASI SEKRETARIS 1. Pengetahuan a. Mempunyai pengetahuan yang luas. b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi dan tugas pokok organisasi. c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya. d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran. e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing 2. Keterampilan a. Mampu menyusun laporan b. Mampu berkorespondensi c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing 10
- 11. d. Mampu menggunakan teknologi perkantoran 3. Kepribadian a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab 2.4MASALAH YANG DIHADAPI OLEH SEKRETARIS . Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi . Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut : • Penerima mengerti atau memahami isi pesan • Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan • Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim. 2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi 11
- 12. Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinannya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin 3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya. 4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas Sekretaris harus mampu menangani tugas yang diberikan oleh pimpinan dengan baik seperti delapan tugas yang dijelaskan diatas. 5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : a. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling b. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi c. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya). Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- 12
- 13. pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful. Penjabarannya adalah sebagai berikut : a. Team Work : mampu bekerja sama dalam team Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain. b. Positif Thinking Komponen yang positif pada first impression : • Sebut nama lawan bicara Anda • Sambut tamu di pintu ruang Anda • Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu • Salam dan mengulurkan tangan • Jangan bicara terlalu pesan / keras • Tunjukkan keramahan kepada setiap orang c. Good reminder : Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis. d. Discrete : ◊ Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan e. Tactful : ◊ Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain. 6. Tanggung jawab dalam bekerja Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma- norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. 13
- 14. Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri. 7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju. Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : • Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja • Pengetahuan akan produk dari perusahaan • Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan • Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah : • Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik • Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi, • Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu : • Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman 14
- 15. • Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi) • Memahami emosi orang lain Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi: • Pengambilan keputusan • Kepemimpinan • Kepuasan pelanggan • Kerjasama dan saling percaya BAB III PENUTUPAN Kesimpulan Dalam suatu organisasi yang berbentuk perusahaan seorang sekretaris mempunyai peran yang cukup vital dalam organisasi tersebut. Seorang pemimpin akan sangat tertolong dengan keberadaan sekretaris dalam tugasnya sebagai pimpinan perusahaan. Sekretaris harus mempunyai kepribadian baik serta memiliki wawasan fisik yang luas. Karena kepribadian lebih dominan dari bidang lainnya serta seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran akan mampu memberikan nuansa kantor yang mampu memberi pamor kepada para pegawai sehingga semangat kerja terpelihara dan merasa nyaman di lingkungan kerjanya. Sukses tidaknya sekretaris tidak saja ditentukan oleh keterampilan melakukan pekerjaan, tetapi ditentukan pula kerjasama dengan pimpinan. Dalam hubungan kerjasama peran sekretaris sangat strategis dalam memberikan dukungan semangat kerja pimpinan. Sebagai sekretaris sering dihadapkan pada suatu kondisi yang kurang menyenangkan, akan tetapi harus bersikap manis dan kompromis. 15
- 16. Saran Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Sekretaris diharapkan mampu memiliki keterampilan dan sikap yang simpati dalam menghadapi masyarakat, selain itu seorang sekretari sebaiknya memiliki sifat psikologis dan fisik yang baik. Untuk menjalankan kewajibannya, seorang sekretaris dituntut untuk memiliki keterampilan kesekretariatan, inisiatif dan cara berpikir yang logis, mengikuti perkembangan masalah, memperluas wawasan, selalu meningkatkan kemampuan dalam segala hal. DAFTAR PUSTAKA 1. http://sulyla.blogspot.com/ 2. http://kusumadini.blogspot.com/2011/09/normal-0-false-false-false-en-us-x- none.html 3. http://mengerjakantugas.blogspot.com/2009/03/tugas-dan-tanggung-jawab- sekretaris.html 4. http://kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/permasalahan-yang-dihadapi- sekretaris.html 16