SI-PI, Siti Maesaroh, Hapzi Ali, Intelegensi Bisnis 06, Universitas Mercu Buana, 2017
- 1. 1 INTELEGENSI BISNIS Untuk memenuhi Tugas SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL FORUM DAN QUIZ EL – 05 MINGGU KE-6 Jurusan Magister Akuntansi Disusun oleh: Siti Maesaroh (55516120009) Dosen Pengampu: Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA MAGISTER AKUNTANSI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2017
- 2. 2 1. Berikut disajikan contoh database sistem informasi persediaan spare part untuk salah satu perusahaan transportasi umum. Teknologi database memotong melalui banyak masalah organisasi file tradisional..Database adalah kumpulan data yang terorganisir untuk melayani banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan data yang berlebihan. Sebuah sistem manajemen database (DBMS) adalah perangkat lunak yang memungkinkan sebuah organisasi untuk memusatkan data, mengelola secara efisien, dan memberikan akses ke data yang disimpan oleh program aplikasi. DBMS bertindak sebagai antarmuka antara program aplikasi dan file data fisik. Sistem informasi persediaan spare part merupakan data berupa dokumen seperti faktur, surat jalan yang diolah menjadi sebuah bentuk seperti laporan-laporan yang berkaitan dengan spare part dan sangat bermanfaat bagi penerimanya untuk diambil keputusan saat ini maupun keputusan yang akan datang. Berikut akan diberikan penjelasan mengenai sistem informasi persediaan spare part untuk suatu perusahaan transportasi umum. Flow diagram untuk sistem informasi persediaan spare part adalah sebagai berikut:
- 3. 3 Setelah kita memahami flow diagram proses sistem informasi persediaan spare part, langkah selanjutnya adalah dengan membuat rancangan database dengan konsep database relational adalah sebagai berikut: a. Struktur Basis Data Spare part Field Name Type Field Size Description *Kd_Spp Text 5 Nama_Spp Text 25 Merk Text 10 Satuan Text 2 Stock Number Integer b. Struktur Basis Data Supplier Field Name Type Field Size Description *Kd_Spp Text 5 Nama_Spp Text 25 Alamat Text 30 No_Telp Text 13 c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk Field Name Type Field Size Description *No_TransM Number Long Integer No_Faktur Text 10 Tg_Trans Date/Time DD/MM/YYYY Kd_Supp Text 5 d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar Field Name Type Field Size Description *No_TransK Auto Number Long Integer Penerima Text 20 Tgl_Kel Date/Time DD/MM/YYYY No_Mobil Text 6
- 4. 4 e. Struktur Basis Data Order Spare Parts Field Name Type Field Size Description *No_Order Number Long Integer Tanggal Date/Time DD/MM/YYYY Jumlah Number Sigle Kd_Supp Text 5 Pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh menemukan kembali data yang kita perlukan dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan sebagai berikut : a. Kecepatan dan kemudahan (Speed) Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data dengan mudah dan cepat. b. Efisien Ruang Penyimpan (Space) Dengan basis data yang efisien atau optimalisasi penggunaan ruang penyimpannya, agar dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan (redudansi) data, baik dengan menerapkan pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan. c. Keakuratan (Accuracy) Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan penerapan aturan atau batasan tipe data, domain data, keunikan data, dan sebagainya, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan pemasukan atau pengeluaran data. d. Ketersediaan (Availability) Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpan yang besar. e. Kelengkapan (Completeness) Lengkap atau tidaknya suatu data yang kita kelola dalam sebuah basis data bersifat relatif baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu. Untuk mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan objek baru (table) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu tabel. f. Keamanan (Security) System yang besar dan serius harus menerapkan aspek keamanan yang ketat, dan menentukan pemakai (user) yang boleh menggunakan basis data beserta objek- objek didalamnya. g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability) Pemakai basis data seringkali terbatas pada satu pemakai saja, atau satu lokasi saja. Basis data yang dikelola oleh system yang multiuser, akan dapat memenuhi
- 5. 5 kebutuhan, tetapi tetap menjaga atau menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama diubah oleh banyak pemakai) atau deadlock (karena ada banyak pemakai yang saling menunggu untuk menggunakan data). 2. Kemampuan utama dari DBMS untuk meningkatkan kinerja binis. Pesatnya perkembangan peradaban manusia dewasa ini, seiring dengan penemuan dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang informasi dan komunikasi yang mampu menciptakan alat-alat yang mendukung perkembangan Teknologi informasi, mulai dari sistem komunikasi sampai dengan alat komunikasi yang searah maupun dua arah (interaktif). Perkembangan cara penyampaian informasi yang dikenal dengan istilah Teknologi informasi atau Information Technology (IT) bisa dikatakan telah merasuki ke segala bidang dan ke berbagai lapisan masyarakat dalam kehidupan, karena dengan dukungannya membuat organisasi/instansi dan individu/perseorangan dalam kancah dunia bisnis merasa memiliki keunggulan kompetitif (daya saing) luar biasa khususnya dalam mengaudit sistem informasi akuntansi yang berbasis pada komputerisasi guna membantu meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen dalam mengembangkan sistem yang ada maupun dalam menyusun suatu sistem yang baru menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada serta untuk perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan sehingga senantiasa memiliki sinergi untuk eksis dalam dunia bisnis. Peranan Teknologi Informasi dalam bisnis telah mengubah secara radikal tipe pekerjaan, pekerja, organisasi bahkan sistem manajemen dalam mengelola sebuah organisasi. Semula pekerjaan banyak yang mengandalkan otot ke pekerjaan yang mengandalkan otak. Tipe pekerjaan menjadi dominan bisa memiliki peranan penting menggantikan peran manusia secara otomatis terhadap suatu siklus sistem mulai dari input, proses dan output di dalam melaksanakan aktivitas serta telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis yang memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada infrastruktur, operasi dan manajemen organisasi juga kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya serta meningkatkan fleksibilitas, sehingga tidak heran bila perusahaan berani melakukan investasi yang sangat tinggi di bidang teknologi informasi tersebut, walaupun akhirnya harus berimbas juga pada permasalahan akuntansi dan proses penyajian laporan keuangan menjadi semakin kompleks. Kamus data untuk database perusahaan besar dapat menangkap informasi tambahan, seperti penggunaan, kepemilikan (yang dalam organisasi bertanggung jawab untuk menjaga data), otorisasi; keamanan, dan individu, fungsi bisnis, program, dan laporan yang menggunakan setiap elemen data.
- 6. 6 Bisnis menggunakan database mereka untuk melacak transaksi dasar, seperti membayar pemasok, memproses pesanan, melacak pelanggan, dan membayar karyawan. Tapi mereka juga perlu database untuk memberikan informasi yang akan membantu perusahaan menjalankan bisnis lebih efisien, dan membantu para manajer dan karyawan membuat keputusan ter taruhan. Jika sebuah perusahaan ingin mengetahui produk mana yang paling populer atau yang pelanggan yang paling menguntungkan, jawabannya terletak pada data. Berikut Manfaat Database Dalam Bidang Bisnis: 1. Pemanfaatan Database pada Perusahaan Kecil Pentingnya pemanfaatan Database bagi suatu organisasi baik skala besar maupun kecil. Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun besar sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala menengah dan besar, mereka biasanya sudah menggunakan aplikasi berbasis pada database sehingga mempermudah dalam pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana dan divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan skala kecil dalam membangun database seperti itu? Sebelum kita bahas lebih dalam, apa sebenarnya definisi dari database itu sendiri? Database adalah kumpulan informasi yang dapat diatur dan diakses berdasarkan struktur logik dari informasi tersebut. Dengan kata lain, berbeda dalam pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. Dengan menggunakan DBMS (Database Management System), pencarian informasi akan dapat dilakukan dengan mudah. Database Management System adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana cara mengaksesnya. Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misal penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition, Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.
- 7. 7 Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft Access atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang bisa secara didapat gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional. Kegiatan tersebut disebut Online Transaction Processing (OLTP) yang meliputi pengumpulan info, pemrosesan info, memperbaharui info. Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional (Operational Database). Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain. Sebagai penutup, sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet saja. Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam memantau kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan. 2. Database untuk Efisiensi dan Peningkatan Bisnis Database bagi perusahaan memiliki peran sangat signifikan, baik itu untuk pengambilan keputusan dengan bantuan DSS (Decision Support System) yang sudah terbangun, untuk memberikan Value Added bagicustomer dengan kemampuannya memberikan informasi yang akurat tepat dan uptodate, dan lain sebagainya. Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan Database untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi, melacak data customer, memanipulasi data (input, update, delete), sehingga bisa menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan produksi perusahaan. Bayangkan saja berapa banyak waktu yang diperlukan jika melakukan itu semua secara manual? Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk menyimpan data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang dapat digunakan untuk memasarkan produk/menawarkan diskon dan penawaran khusus secara langsung. Dapat juga untuk membantu menjalankan CRM (Customer Relationship Management), bila perusahaan mengirim pesan Ulang Tahun kepada customer pasti mereka akan merasa penting dan dihargai. Perusahaan dapat mengetahui informasi tersebut dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam Database.
- 8. 8 3. Penjelasan dan Contoh dari File, Record, byte, field dan Byte Basis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan suatuperusahaan atau instansi dalam batasan tertentu FILE File adalah kumpulan berbagai informasi yang berhubungan dan juga tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file memiliki beberapa tipe ada yang bertipe Data terdiri dari numeric, character dan binary. Lalu ada juga file yang bertipe program. Atau Definisi file adalah arsip ataupun data yang tersimpan di dalam komputer. File di komputer pada umumnya disimpan di dalam suatu folder tertentu tergantung si pemilik komputer tersebut ingin dimana ia menyimpannya, setiap file memiliki ekstensi masing-masing tergantung jenis file itu sendiri. Ekstensi file adalah sebagai tanda yang membedakan jenis-jenis dari file. Contoh dan jenis file serta ekstensinya Berikut ini contoh jenis file dan macam-macam ekstensinya: • System= sys, com, bak, bat, tmp, dan exe. • Video= avi, KV, mpg, mpeg, wmv, 3gp, dan flv. • Dokumen= html, doc, odt, xls, ods, dan pdf. • Suara= wav, rm, mp3, dan midi. • Gambar= jpeg, jpg, gif, png tif dan tiff. • Dan lain-lain. RECORD Record adalah kumpulan field-field yang berhubungan. Masing-masing record menyimpan data hanya sekitar satu entitas, yang bisa erupa orang, tempat benda dan peristiwa atau gejala. Contoh record bisa saja nama dan alamat Anda dan Nomor Jaminan sosial Anda. FIELD Field adalah sebuah unit data yang berisi satu atau lebih karakter (byte). Ia merupakan unit terkecil dari informasi berharga dalam database. setiap field memiliki nama field yang menggambarkan jenis data yang harus dimasukkan ke dalam field. Contoh field adalah nama pertama Anda, alamat jalan, atau jenis kelamin Anda. Field dapat didesain dengan panjang maksimun terntentu. Field juga dapat didesain dengan tipe data berbeda, semisal hanya teks, atau hanya angka, tanggal,
- 9. 9 waktu, atau bahkan hanya jawaban “ya” dan “tidak”, link web, gambar, suara dan video. BIT Bit komputer seperti atas dasar prinsip bahwa listrik bisa dihidupkan dan dimatikan(prinsip saklar on/off). jadi bit adalah unit data terkecil yang bisa disimpan komputer.jadi,bit adalah unit data terkecil yang bisa disimpan dalam komputer yang direpresentasikan dengan lambang angka 0 (off) atau 1 (on). BYTE Byte adalah bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit. Satu byte digunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori. Contoh Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit, dapat diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8).
- 10. 10 DAFTAR PUSTAKA 1. Hapzi Ali, 2016, Modul Sistem Informasi & Pengendalian Internal. Mercu Buana 2. Hapzi Ali, 2009, Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi Informasi, Hasta Cipta Mandiri, Jogyakarta 3. http://storage.jak- stik.ac.id/students/paper/penulisan%20ilmiah/30401128/Penulisan%20KKP% 20SIPSPPBBG.pdf 4. http://blog-arul.blogspot.co.id/2011/11/manfaat-database-dalam-bidang- bisnis.html 5. http://www.pengertianku.net/2014/12/pengertian-field-record-table-file-data- dan-basis-data-lengkap.html