(03) sim, khansa ranindia, hapzi ali, pengguna dan pengembangan sistem, akuntansi, universitas mercubuana, 2017
- 1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pengguna dan Pengembang Sistem Disusun Oleh : Khansa Ranindia Utami (43215010062) S1 – AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
- 2. Persepsi tentang Kantor Maya ( Virtual Office) Yang dimaksud dengan Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi elektrik. Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil.Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan.Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Adapun keuntungan dan kerugian dari kantor maya, yaitu : Keuntungan Kantor Maya 1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor. 2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya. 3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. 4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. 5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah.
- 3. Kerugian Kantor Maya 1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi. 2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu. 3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap. 4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga. Otomatisasi Kantor (Office Automation) Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/ Selectric Typerwriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata kata yang telah di rekam dalam pita magnetic secara otomatis. Definisi OA Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah, Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang – orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS. Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan. Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer. Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
- 4. Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio Tujuan OA : 1. Penggabungan dan penerapan teknologi 2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan 3. di kantor 4. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas 5. Pekerjaan Tujuan OA masa kini 1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. 2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. 3. Pemecahan masalah Kelompok. 4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. 5. Pelengkap – Bukan Pengganti. 6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Pengguna OA OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu : 1. Manajer 2. adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. 3. Profesional 4. tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 5. Sekretaris 6. bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 7. Pegawai administratif 8. melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
- 5. Aplikasi OA 1. Pengolahan Kata Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak. 2. Surat elektronik Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan 3. Voice mail Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan.Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital. 4. Kalender elektronik Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.Cara kerjanya mirip seperti organizer.Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik 5. Konferensi Audio Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan.Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah. Keuntungan konferensi audio : - Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan. - Orang-orang merasa santai berbicara di telepon. - Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat 6. Konferensi video Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis.Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
- 6. 3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya : 1. Video Satu Arah dan Audio Satu Arah Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempatpenerimaan. 2. Video Satu Arah dan Audio Dua Arah Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara denganorang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama. 3. Video dan Audio Dua Arah Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah.Cara ini merupakanpendekatan konferensi yang paling mahal. 7. Konferensi Komputer - Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas. - Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan. - Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun. - konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer. 8. Transmisi faxsimili - FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. - Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax. 9. Videotext Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu : - Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri. - Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotextyang disediakan oleh jasa tersebut. - Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
- 7. 10. Pencitraan (imaging) Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder .Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak. 11. Deskstop Publishing (DTP) Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser. SUMBER : 1. http://aditdutmutz.blogspot.co.id/2010/10/otomatisasi-kantor-office-automation.html 2. http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.html 3. http://wasisriyanto2903.blogspot.co.id/2013/04/kantor-maya.html