1. SI-PI, Fitria Dwinanda, Hapzi Ali, E_BUSINESS GLOBAL: BAGAIMANA BISNIS MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI, (Sistem Informasi dan Pegendalian Bisnis) Universitas Mercu Buana-Jakarta, 2017
- 1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL MINGGU–2 E_BUSINESS GLOBAL: BAGAIMANA BISNIS MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI Fitria Dwinanda 55517110007 DosenPengampu :Prof. Dr. Hapzi Ali. MM
- 2. Quiz : Jelaskan dan Beri contoh dari Sebuah Sistem dan Sistem Informasi dalam Kegiatan Bisnis, jelaskan karakteristik sistemnya terlebih dahulu. Jawaban : Karakteristik Sistem Informasi Suatu sistem bisa dikatakan sebagai sebuah sistem informasi apabila memnuhi karakteristik utama dari sebuah sistem informasi. Karakteristik utama ini menunjukkan bahwa sebuah sistem memang benar-benar sebuah sistem yang dapat memberikan arus informasi dari host menuj usernya. Berikut ini adalah beberapa karakteristik yang dimiliki oleh sistem informasi: 1. Memiliki Komponen Karakteristik pertama dari sebuah sistem informasi adalah memilki komponen. Komponen ini merupakan bagian dari sebuah sistem interaksi, dimana keseluruhan komponen tersebut saling berinteraksi satu sama lain. Setiap komponen atau yang bisa juga disebut sebagai subsistem di dalam sebuah sistem informasi memiliki sifat untuk menjalankan fungsi- fungsi tertentu di dalam sebuah sistem informasi. Jadi, apabila subsitem atau komponen dari sistem informasi ini tidak dapat bekerja optimal, maka keseluruhan sistem informasi yang diimplementasikan tidak akan dapat berjalan secara optimal. 2. Memiliki Batasan atau Boundary Karakteristik dari sebuah sistem informasi berikutnya adalah sebuah sistem informasi haruslah memiliki sebuah batasan sistem atau yang dikenal dengan istilah boundary. Batasan ini merupakan pembatas dari sebuah sistem informasi dengan sistem informasi lainnya, yang membuat sistem informasi tersebut menjadi satu buah kesatuan sistem informasi yang utuh, dan menunjukkan ruang lingkup yang dimilki oleh sistem informasi tersebut. Jadi, dengan adanya boundary ini, seuah sistem informasi tidak akan bekerja saling tumpang tindih satu sama lainnya, dan dapat berfungsi sesuai dengan tugas dan juga perannya amsing-masing. 3. Memiliki Lingkungan Luar dari Sistem atau Environment Karakteristik dari sistem informasi berikutnya adalah memilki lingkungan luar dari sebuah sistem, atau yang disebut dengan environment. Environment merupakan keseluruhan sistem dan juga lingkungan yang berad di luar batasan atau boundary dari sebuah sistem informasi. Sebuah sistem akan disebut sebagai sistem informasi, apabila sistem tesebut memilki batasan atau boundary, dan juga memiliki lingkungan luar yang berbatasan langsung dengan sistem informasi tersebut. 4. Memiliki Interface
- 3. Interface atau antar muka merupakan karakteristik berikutnya yang harus dimilki oleh sebuah sistem informasi. Ya, suatu sistem akan dianggap sebagai sebuah sistem informasi yang dapat dioperasikan dengan baik dan juga optimal apabila sistem informasi tersebut memilki interface atau antar muka. Interface atau antarmuka ini merupakan media yang digunakan untuk dapat menghubungkan sebuah komponen atau subsistem yang terdapat pada sebuah sistem informasi. Hal ini mengacu pada karakteristik pertama pada sebuah sistem informasi, dimana sistem informasi memilki beberapa komponen dan juga subsistem yang menjadi dasar terbentuknya suatu keseluruhan sistem. Keseluruhan komponen dan juga subsitem tersebut di hubungkan dengan apa yang disebut denan interface. Berarti, sudah jelas terlihat, apabila suatu sistem informasi tidak memiliki interface, maka sistem tersebut tidaka akan dapat berjalan dengan optimal. 5. Memiliki Input atau Masukan Sistem Karakteristik berikutnya dari sebuah sistem informasi adalah sistem input atau masukan. Input system atau sistem masukan ini meruapakan jenis energy yang digunakan untuk dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan atau input ini terdiri dari dua jenis, yaitu: Maintenance Input Maintenance input merupakan input yang berhubungan dengan perawatan suatu sistem, dimana merupakan sebuah energy yang dimasukkan ke dalam sistem informasi, agar sistem informasi tersebut bisa berjalan dengan baik dan optimal. Sistem Informasi Sistem informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses atau menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Tiga aktivitas didalam sistem informasi akan memproduksi informasi yang dibutuhkan organisasi untuk membuat keputusan, mengendalikan operasi, menganalisis permasalahan dan menciptakan produk baru. Aktivitas tersebut adalah: a. input yaitu merekam atau mengumpulkan data mentah dari dalam maupun luar organisasi. b. pemrosesan (processing) yaitu mengubah data input mentah menjadi bentuk yang berarti. c. output yaitu mengirimkan informasi yang telah di proses tersebut ke orang-orang yang akan menggunakan inforemasi tersebut. Sistem Informasi merupakan dasar bagi jalannya bisnis saat ini. Sistem informasi menjadi sangat penting dalam membantu perusahan dalam Ekonomi Global. Organisasi mengubah dirinya menjadi perusahaan digital yang menggunakan Teknologi digital dalam hal proses bisnis Inti, hubungan pelanggan, pemasok dan karyawan.
- 4. Contoh: Perubahan cara Perusahaan mengelola bisnis sekarang. Semakin banyak data telepon Selular dibandingkan dengan telepon konfensional. Perangkat HP, Blackberry, Smart phone,Ipad, email, Blog, teleconference menjadi sangat penting. Tahun 2011-> >2,267,233,742 pengguna internet didunia. 5 Juta Orang Amerika membeli sesuatu di Internet setiap hari, 19 Juta orang melakukan riset produk di internet, E-commerce dan Iklan via internet mengalami ledakan. Pengguna internet di Indonesia sudah mencapai 55 Juta orang tahun 2011. Sistem informasi yang mengalami perubahan terus-menerus dalam teknologi,penggunaan teknologi menjadi dampak pada keberhasilan suatu bisnis ,Bisnis baru dan industri muncul serta perusahaan sukses adalah mereka yang belajar bagaimana menggunakan teknologi baru.Dengan adanya IPhone,IPads,BlackBerry dan Web-surfing netbook semua alat ini tidak hanya gadget atau hiburan belaka,banyak manajer yang menggunakan perangkat ini untuk mengkoordinasi pekerjaan,berkomunikasi dengan karyawan,dan menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.Kekuatan komputasi dan pertumbuhan platform mobile digital memungkinkan organisasi untuk lebih mengandalkan telework,kerja jarak jauh,dan keputusan terdistribusi.Dengan Platform yang sama berarti perushaan bisa lebih banyak memasang iklan dan lebih mudah dalam menawarkan produknya. (Anonim1, 2009). Forum : Dalam aktivitas Bisnis dengan persaingan yang semakin kompetitif, Sistem Informasi apa saja yang diperlukan sehingga efektif danefisien dalam prosesPengendalian Internal (beserta contoh SI) Jawaban : Dalam suatu perusahaan, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem informasi yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Perusahaan menggunakan sistem informasi dalam 3 proses. Ketiga proses ini pada akhirnya akan dapat menunjang kinerja dan strategis dari perusahaan : § Proses perencanaan Contoh : dalam merencanakan suatu peluncuran produk baru di sebuah perusahaan makanan, diperlukan beberapa elemen yang mendukung peluncuran produk baru tersebut. Misalnya analisis pangsa pasar. Untuk dapat mengetahui analisis pangsa pasar, maka perusahaan khususnya dalam divisi Research and Development perlu untuk melakukan riset dengan menggunakan sistem informasi misalnya mengumpulkan data pelanggan mereka dan mengidentifikasi hal-hal apa saja yang mereka harapkan dari perusahaan tersebut. § Proses pengendalian Contoh : dalam sebuah perusahaan makanan, diperlukan sistem informasi berkaitan dengan tanggal kadaluarsa produk yang ada di dalam gudang bahan baku. Gudang yang besar memerlukan sistem informasi yang berisi data kadaluarsa bahan baku dan lokasi bahan baku tersebut. Hal ini akan membuat perusahaan tidak perlu memakan waktu yang lama untuk mencari produk di gudang. Selain itu, di dalam basis data dari sistem informasi telah disebutkan
- 5. mengenai data kadaluarsa produk sehingga sebelum waktunya, produk akan segera ditarik sebelum masuk ke dalam ruang produksi. § Proses pengambilan keputusan Contoh : di dalam suatu perusahaan yang telah mengetahui sistem informasi data pelanggan yang menyukai produk tertentu dan tidak, dapat di analisis mengapa suatu produk tidak laku di pasaran. Apakah karena rasa produk ataukah dari kemasan yang kurang menarik, sehingga data ini dapat membuat manajer cepat dalam proses pengambilan keputusan. Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non- manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan koreksi jika sewaktu- waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen. Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi. Sistem informasi pada perusahaan digunakan untuk : 1. Meningkatkan efisiensi operasional Sistem informasi yang tepat dapat membuat suatu perusahaan menjadi efektif, lebih efisien dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Sistem informasi pada hakikatnya digunakan untuk menunjang tujuan dan sasaran dari perusahaan. Sistem informasi yang terencana dengan baik akan meningkatkan efisiensi operasional. Misalnya, dengan penerapan sistem informasi, suatu perusahaan dapat menghemat biaya telepon yang digantikan dengan percakapan via e-mail antar karyawan dalam suatu perusahaan. Hal ini tentu akan lebih efisien. Selain lebih cepat, percakapan via e-mail juga menghemat biaya telepon yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem informasi yang diterapkan di salah satu perusahaan televisi swasta misalnya, karyawan bagian produksi dapat segera meliput berita terkini yang dilaporkan oleh salah seorang rekannya yang kebetulan sedang berada di lokasi kejadian namun tidak sedang bertugas. Pemberitahuan tersebut dilayangkan via layanan Blackberry Messenger. Perusahaan TV swaste tersebut pada tahun 2008-2009 telah mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk memberi subsidi pengadaan smartphone Blackberry di kantornya. Selain itu, biaya yang dikeluarkan oleh tiap karyawan dalam berlangganan paket Blackberry Internet System juga telah disokong oleh pihak perusahaan. Penerapan sistem informasi berbasis akun pin Blackberry Messenger di dalam lingkungan internal perusahaan mampu membuat produktivitas karyawan meningkat dan secara tidak langsung juga dapat
- 6. meningkatkan efisiensi operasional daripada karyawan produksi harus berkeliling mencari berita. 2. Inovasi berkelanjutan Inovasi sangat berhubungan dengan perkembangan sistem informasi. Inovasi terus dilakukan agar dapat menciptakan suatu sistem informasi yang semakin efektif. Sebagai contoh adalah diterapkannya suatu inovasi oleh sebuah perusahaan travel / biro perjalanan yang biasanya melayani jadwal transportasi dengan menggunakan pesawat telepon. Dengan adanya inovasi baru mengenai sistem informasi berupa software mengenai jumlah penumpang, permintaan keberangkatan, jadwal keberangkatan, rute sampai dengan guide yang akan menemani rombongan perjalanan, maka perusahaan travel tersebut mengurangi kegagalan dan kesalahan dari perjalanan yang telah dipesan oleh pelanggan. Software yang telah dibuat oleh perusahaan travel tersebut tidak berhenti hanya sampai disana. Pengembangan inovasi sistem informasi terus dilakukan. Misalnya menambah beberapa faktor dan elemen penting ke dalam software sehingga pelanggan dapat dikelola dengan baik dan dijaga hubungannya. Selain itu, inovasi kemudahan pengaksesan pelanggan melalui web internet juga membuat travel tersebut semakin maju dan berkembang dalam skala usahanya. Saat ini, inovasi yang cukup baik dari perusahaan travel tersebut adalah pelanggan yang akan melakukan wisata perjalanan tidak perlu datang ke kantor travel untuk melakukan transaksi. Transaksi pembayaran dan pemesanan perjalanan bisa dilakukan dengan menghubungkan antara link web travel dengan internet banking sehingga pelanggan dapat menghemat waktu dan biaya. 3. Membangun sumber informasi strategis Dalam membangun sumber informasi strategis diperlukan hardware dan software, mengembangkan jaringan telekomunikasi dan sumber daya manusia. Informasi strategis dilakukan untuk membantu perencanaan, pengembangan dan penerapan sistem informasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan mampu mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan (efektif). Sebagai contoh adalah website penjualan komputer di www.bninneka.com. Perusahaan penjualan komputer ini membuat suatu sistem informasi yang terintegrasi antara pelanggan dan karyawan perusahaannya sehingga ketika pelanggan memesan barang maka karyawan yang bertugas akan segera melakukan order di internal perusahaan untuk segera memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Perusahaan bhinneka.com juga membangun suatu sumber informasi yang lengkap mengenai detail dan spesifikasi dari komputer, laptop dan barang lainnya yang dijual di situsnya. Sumber informasi ini dimanfaatkan oleh pelanggan untuk menjadi bahan pertimbangan sebelum memutuskan akan membeli suatu produk. Sumber informasi yang strategis ini juga mempermudah karyawan perusahaan untuk segera mengenali produk yang diinginkan oleh pelanggannya. (Miranda, 2010). Menurut Yolivia dalam blognya, terdapat empat peranan penting sistem informasi dalam perusahaan, yaitu berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas, mengaitkan perencanaam pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem, mengkoordinasikan subsistem- subsistem, dan mengintegrasikan subsistem-subsistem. Bagi sebuah perushaan, memandang sistem informasi sebagai suatu pendukung untuk mencapai tujuan perusahaan baik secara strategis maupun pencapaian visi dan misi perusahaan secara keseluruhan. (Yolivia, 2010)
- 7. Menurut Grace dalam blognya, Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah: 1. Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah. 2. Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing. 3. Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa. (Grace, 2010) DAFTAR PUSTAKA 1. Anonim1, 2009. http://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/karakteristik-sistem- informasi, (6 September 2017, jam 7.40) 2. Miranda, 2010. http://miraindrasari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/1-bagaimana- perusahaan-menggunakan-sistem-informasi-untuk-menunjang-strategisnya, (6 September 2017, jam 7.40) 3. Yolivia, 2010. http://yolivia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/bagaimana-suatu- perusahaan-menggunakan-sistem-informasi-untuk-menunjang-strategisnya, (6 September 2017, jam 7.40) 4. Grace, 2010. http://grace.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/penggunaan-sistem- informasi-di-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya, (6 September 2017, jam 7.40)