104556 phung thuy trang

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO
THỰC TẬP NHẬN THỨC



Tên cơ quan thực tập: Công ty Cổ phần Nhật Việt



Thời gian thực tập: 07/01/2013 – 16/03/2013



Người hướng dẫn: Chị Nguyễn Hoàng Yến



Giảng viên hướng dẫn: Cô Phạm Nhật Bảo Quyên



Sinh viên thực tập: Phùng Thùy Trang



MSSV: 104556



Lớp: TC101

Tháng 03 năm 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO
THỰC TẬP NHẬN THỨC


Tên cơ quan thực tập: Công ty Cổ phần Nhật Việt



Thời gian thực tập: 07/01/2013 – 16/03/2013



Người hướng dẫn: Chị Nguyễn Hoàng Yến



Giảng viên hướng dẫn: Cô Phạm Nhật Bảo Quyên



Sinh viên thực tập: Phùng Thùy Trang



MSSV: 104556



Lớp: TC101

Tháng 03 năm 2013

Báo cáo Thực tập nhận thức 2013

TRÍCH YẾU
Nguồn nhân lực trẻ và tài năng đối với đất nước đang phát triển như Việt Nam là
nguồn tài nguyên tri thức vô cùng quí báu. Những người trẻ ngày nay ngày càng năng động,
bản lĩnh và tự tin để đáp ứng yêu cầu tuyển dụng cao của doanh nghiệp. Mặt khác, mong
muốn của tất cả các sinh viên sau khi tốt nghiệp chính là công việc làm phù hợp với bản thân
họ. Do đó, mỗi sinh viên phải tự trang bị cho mình kiến thức và kĩ năng tốt để hoàn thiện bản
thân và đáp ứng nhu cầu tuyển dụng doanh nghiệp. Và thực tập nhận thức là phương pháp
thực tế để sinh viên có thể làm quen với môi trường làm việc và trải nghiệm bản thân với
những điều mới. Trong quá trình thực tập này, tôi mong muốn được hội nhập cùng môi
trường doanh nghiệp, được học hỏi những kinh nghiệm từ thực tế, từ các anh chị tại công ty
cũng như áp dụng những lí thuyết mình học tại trường vào công việc của mình. Bên cạnh đó,
đây là cơ hội cho tôi phát triển những kĩ năng mềm mà tôi đã được học và cũng là thách thức
khi tôi đứng trước những việc mới gặp ngay lần đầu tiên. Ngoài ra, tôi cũng đã tự tìm hiểu
bằng cách tìm đọc các tài liệu trên Internet hay trong sách báo để hỗ trợ thêm công việc của
mình. Quan trọng hơn, từ kì thực tập này tôi rút ra những kinh nghiệm quí báu cho chính bản
thân mình, để từ đó tôi có thể bổ sung những kiến thức mà mình còn thiếu sót và tự tin hội
nhập vào môi trường doanh nghiệp.

i


LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám đốc công ty Cổ phần Nhật
Việt đã cho tôi được thực tập nhận thức và tìm hiểu về môi trường làm việc của quí công ty.
Mặt khác, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi thời
gian thực tập, cọ xát cùng môi trường thực tiễn, cho tôi cái nhìn tổng quát về việc làm sau này
và cũng là cơ hội để tôi phát triển bản thân mình.
Tiếp đến, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Phòng Kế toán và chị Nguyễn Hoàng Yến, người
trực tiếp hướng dẫn tôi ngay từ những ngày đầu vào công ty và xuyên suốt trong quá trình
thực tập.Cảm ơn chị vì đã tận tình giải đáp thắc mắc và hướng dẫn cho tôi từng công việc.Một
lần nữa tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến chị.
Bên cạnh đó, tôi cũng gửi lời cảm ơn đến cô Phạm Nhật Bảo Quyên đã hướng dẫn tôi
cách làm báo cáo và tận tình giúp đỡ tôi để hoàn thành báo cáo một cách tốt nhất.
Và cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các anh chị công ty Nhật Việt đã
giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực tập qua.
Mặt khác, mong rằng các anh chị thông cảm và bỏ qua những sai sót của tôi trong quá
trình thực tập.
Xin chân thành cảm ơn!

ii


MỤC LỤC
TRÍCH YẾU ............................................................................ Error! Bookmark not defined.
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................................... ii
MỤC LỤC ............................................................................................................................... iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................................... v
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................................vi
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................................. vii
NHẬP ĐỀ .................................................................................................................................. 1
NỘI DUNG ............................................................................................................................... 2
1.

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY NHẬT VIỆT ............................................ 2
1.1.

Quá trình hình thành và phát triển công ty .............................................................. 2

1.2.

Phạm vị hoạt động và mục tiêu của công ty............................................................ 2

1.3.

Văn hóa doanh nghiệp ............................................................................................. 3

1.4.

Hệ thống các chi nhánh công ty .............................................................................. 3

1.5.

Các nhà cung cấp chính ........................................................................................... 4

1.6.

Ngành nghề kinh doanh........................................................................................... 4

1.7.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí công ty ................................................................... 6

2.

GIỚI THIỆU BỘ PHẬN THỰC TẬP: PHÒNG KẾ TOÁN .................................... 8
2.1.

Sơ đồ bộ máy kế toán .............................................................................................. 8

2.2.

Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận ........................................................................ 8

2.3.

Chính sách kế toán áp dụng tại công ty................................................................... 9

2.3.1.

Hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang sử dụng ........................................ 9

2.3.2.

Hình thức sổ kế toán..................................................................................... 9

2.3.3.

Các loại sổ kế toán công ty đang sử dụng .................................................. 11

3.

CÔNG VIỆC THỰC TẬP ...................................................................................... 12
3.1.

Công việc hành chính ............................................................................................ 12

3.1.1.

Sắp xếp hóa đơn ......................................................................................... 12

3.1.1.1. Sắp xếp hóa đơn GTGT bán ra ................................................................ 12
3.1.1.2. Sắp xếp các hóa đơn GTGT đầu vào ....................................................... 13
3.1.1.3. Sắp xếp các chứng từ Ngân hàng ............................................................. 13
3.1.1.4. Sắp xếp các phiếu container..................................................................... 14
3.1.2.

Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, hóa đơn ....................................................... 14

3.1.2.1. Đối chiếu giữa hóa đơn và bảng kê hóa đơn ............................................ 15
iii

3.1.2.2. Đối chiếu bảng công nợ tháng của công ty với khách hàng ....................... 15
3.1.3.

Thống kê hóa đơn, chứng từ....................................................................... 16

3.1.4.

Đóng mộc hóa đơn ..................................................................................... 16

3.2.

Công việc tự tìm hiểu ............................................................................................ 17

3.2.2.

Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ .................................................. 17

3.2.3.

Phương thức vận chuyển hàng hóa trên biển ............................................. 18

3.2.4.

Quan sát việc “nhập liệu Phiếu thu”........................................................... 18

3.3.

Tham quan thực tế ................................................................................................. 19
ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TRANG WEB CÔNG TY .......................................... 22

4.
4.1.

Thực trang trang web www.vietsunlogistic.com .................................................. 22

4.2.

Đề xuất cải thiện .................................................................................................... 23
ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT BẢN THÂN ........................................................... 25

5.
5.1.

Thuận lợi và khó khăn ........................................................................................... 25

5.2.

Ưu điểm và nhược điểm ........................................................................................ 25

5.3.

Định hướng tương lai ............................................................................................ 25

KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 27
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................................... viii
PHỤ LỤC .................................................................................................................................ix
NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP .............................................................................. x
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ...................................................................xi
THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN ..................................................................................... xii

iv


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1 - Nhà cung cấp chính của Vietsun ................................................................................ 4
Bảng 2 - Mô phỏng thống kê công .......................................................................................... 16

v


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1 - Nhà kho Vietsun .......................................................................................................... 4
Hình 2 - Tàu biển vận chuyển hàng hóa .................................................................................... 4
Hình 3 - Xe tải vận chuyển hàng ............................................................................................... 5
Hình 4 - Sơ đồ bộ máy kế toán .................................................................................................. 8
Hình 5 - Trình tự ghi sổ kế toán .............................................................................................. 10
Hình 6 - Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ..................................................................... 12
Hình 7 - Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán............................................................................ 14
Hình 8 - Mô phỏng phiếu thu .................................................................................................. 19
Hình 9 - Qui trình xuất hàng .................................................................................................... 21
Hình 10 - Hình ảnh trang web ................................................................................................. 22
Hình 11 - Mẫu đăng kí dịch vụ vận tải .................................................................................... 23
Hình 12 - Mẫu điền thông tin phản hồi ................................................................................... 23

vi


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
 CNĐKKD = Chứng nhận đăng kí kinh doanh
 TP = Thành phố
 GTGT = Giá trị gia tăng
 TNHH MTV = Trách nhiệm hữu hạn một thành viên
 HĐQT = Hội đồng quản trị
 ĐHĐCĐ = Đại hội đồng cổ đông
 HCM = Hồ Chí Minh

vii


NHẬP ĐỀ
Bài báo cáo này là quá trình tường thuật lại những công việc mà tôi được giao và
những gì mà tôi học hỏi và kinh nghiệm bản thân từ quá trình thực tập nhận thức tại công ty
cổ phần Nhật Việt từ ngày 07/01/2013 đến 16/03/2013.
Với kì thực tập này tôi đặt ra một số mục tiêu sau:
 Hoàn thành tốt các công việc được giao và học hỏi,nắm bắt được hoạt động
phòng Kế toán
 Hội nhập vào môi trường doanh nghiệp và tạo mối quan hệ giao tiếp cùng các
anh chị trong công ty
 Vận dụng các lí thuyết đã được học vào các công việc của mình
 Tìm hiểu những vấn đề chưa biết và học hỏi để trau dồi, bổ sung thêm kiến
thức còn thiếu
 Hoàn thành báo cáo theo chuẩn ISO 5966

1


NỘI DUNG
1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY NHẬT VIỆT
1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty cổ phần Nhật Việt là công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận
chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế.Được thành lập từ 09/12/2004 với số lượng nhân viên
chỉ hơn 10 người và dịch vụ giao nhận chưa thực sự nhiều.Nhưng tính đến nay công ty đã có
thương hiệu trong ngành hàng hải trong nước và là đại lí uy tín cho nhiều đối tác nước ngoài.
Đặc biệt từ măm 2008, công ty đầu tư thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa bằng đường
biển, mở rộng loại hình hoạt động và thương hiệu hãng tàu Nhật Việt – Vietsun Coporation
chính thức tham gia vào ngành hàng hải Việt Nam. Đến nay đội ngũ nhân viên đã hơn 80
nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết được đào tạo bài bản và trang bị kiến
thức chuyên môn. Với khả năng về hệ thống kho bãi, đội xe container, dịch vụ tư vấn khách
hàng, giao nhận và khai báo hải quan, Vietsun đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, vững chắc
trên lĩnh vực giao nhận vận tải nội địa và quốc tế.


Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN NHẬT VIỆT



Tên Tiếng Anh: VIETSUN COPORATION



Logo của công ty:



Vốn điều lệ:

11.680.000.000 VNĐ (mười một tỷ sáu trăm tám mươi triệu đồng)



Điện thoại:

(84-08) 3826 9541



Fax:

(84-08) 3826 9542



Website:

www.vietsunlogistic.com



Email:

operation@vietsunlogistic.com



Giấy CNĐKKD

4103002932 do Sở kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp ngày

09/12/2004

1.2. Phạm vị hoạt động và mục tiêu của công ty
Phạm vi hoạt động của công ty


Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển
2



Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển và đường hàng không



Dịch vụ khai báo hải quan



Dịch vụ cho thuê kho bãi
Với sự trang bị tốt phương tiện vận chuyển, nâng cao chất lượng phục vụ nhu cầu vận

chuyển của khách hàng.Công ty đã mở rộng dịch vụ của mình ra thị trường miền Bắc và thị
trường miền Trung và gặt hái nhiều thành công.
Mục tiêu của công ty


Năm 2013 công ty sẽ đưa tàu với trọng tải 6500 tấn đưa vào hoạt động, tăng cường
chuyến tàu nhằm đáp ứng nhanh hơn nhu cầu vận chuyển của khách hàng.



Đầu tư thêm xe và đầu kéo container, phát triển mạnh dịch vụ trucking.



Tuyển thêm nhân lực, mở rộng thêm chi nhánh, nâng cao và phát triển chất lượng dịch
vụ.



Đầu tư và nâng cấp chất lượng dịch vụ cho thuê kho bãi.

1.3. Văn hóa doanh nghiệp


Tạo một nền văn hóa doanh nghiệp luôn đặt khách hàng đầu tiên



Cung cấp dễ dàng truy cập tất cả các dịch vụ của chúng tôi và các dịch vụ công cộng
khác



Giải quyết các yêu cầu ngay từ lần đầu tiên



Cung cấp các dịch vụ hiệu quả chất lượng cao.



Thực hiện các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng và đào tạo nhân viên của chúng tôi trong
công việc sử dụng



Tìm thông tin phản hồi thường xuyên của khách hàng và sử dụng thông tin phản hồi
để cải thiện



Thiết lập một trung tâm dịch vụ khách hàng để dễ dàng hơn cho mọi người liên lạc với
Hội đồng và giải quyết yêu cầu của họ



Tham gia các dịch vụ công cộng khác để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

1.4. Hệ thống các chi nhánh công ty


Chi nhánh Hải Phòng: Lầu 4, tòa nhà Thành Đạt, số 3 Lê Thánh Tông, Quận Ngô
Quyền, TP. Hải Phòng.



Chi nhánh Vinh: số 10 đường Trương Thi, Quận Trương Thi, TP. Vinh, tỉnh Nghệ An



Chi nhánh Hà Nội: tòa nhà Sông Thao, số 69 đường Bà Triệu, Hà Nội.

3



Nhà kho Vietsun: 218 Ấp Gian Dan
Đường số 11, Phường Long Bình. Quận
9, TP. Hồ Chí Minh

Hình 1 - Nhà kho Vietsun

1.5. Các nhà cung cấp chính
Bảng 1 – Nhà cung cấp chính của Vietsun

Tên nhà cung cấp

Chức năng

Công ty TNHH MTV Cảng Sài Gòn tại
TP. Hồ Chí Minh và Hải Phòng

Cung cấp các dịch vụ xếp dỡ, nâng hạ
container cho tàu.

Công ty TNHH MTV Cảng Bến Nghé
Tổng công ty xăng dầu Petrolimex

Cung cấp nhiên liệu cho tàu

Công ty Cổ phần bảo hiểm Toàn Cầu
Cung cấp các dịch vụ và các gói bảo hiểm
Công ty Cổ phần Bảo hiểm Prico

1.6. Ngành nghề kinh doanh
Công ty cổ phần Nhật Việt chuyên cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa
 Vận tải:Công ty có hiệu suất đầu tư
với một chiếc xe hệ thống, kéo đầu
tiên từ 11 đến 30 tấn, và ô tô đính
kèm để tải về từ 2,5 đến 14 tấn, một
chiếc xe hơi nhỏ, bán moóc. Giao
thông vận tải là chuỗi cung ứng một
phần riêng biệt dịch vụ hàng hải
khác kho bãi.

Hình 2 - Tàu biển vận chuyển hàng hóa

4

 Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu:Nhập khẩu thông quan, xuất khẩu
thông quan, nhập khẩu dịch vụ thông quan, dịch vụ xuất khẩu thông quan. Như vậy,
giao nhận hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu được thực hiện sử dụng đất, biển và không
khí cũng như công tác giải phóng mặt bằng nhanh chóng tùy chỉnh. Sự phân bố liên
quan đến kinh doanh là không chỉ vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, mà còn các quá
trình khác nhau như thông quan, tài liệu, thủ tục, thẩm quyền và ngân hàng.
 Dịch vụ khác

Dự án Xử lý: Cung cấp một loạt các dịch vụ xử lý dự án bao gồm cả quy
hoạch cảng, nghiên cứu khả thi cảng, thiết kế khái niệm của dự án cảng và giao thông
hàng hải khác, thương mại và giao thông dự báo, dự báo hàng hóa, chiến lược tài
chính, hỗ trợ kiện tụng trong cảng và các lĩnh vực hàng hải.

Lắp máy:Cung cấp dịch vụ chuyên môn lắp đặt máy cho một loạt các ngành
công nghiệp, có khả năng cung cấp các giải pháp hoàn chỉnh, bao gồm lắp đặt cơ sở bê
tông, lắp đặt và vận hành thử. Ngoài ra, cung cấp các cơ sở dịch vụ tại chỗ cho các
máy lớn và nặng.

Dịch vụ Xử lý số lượng lớn phanh:Cung cấp dịch vụ chất lượng tốt nhất
phanh xử lý số lượng lớn,an toàn, chính xác và kịp thời. Đội ngũ giám sát viên có kinh
nghiệm làm việc trong sự phối hợp chặt chẽ của các công ty trong khu vực cảng và
đảm bảo việc xử lý an toàn và âm thanh và cung cấp nguyên vật liệu và sản
phẩm.Đóng gói tất cả các số lượng lớn phanh trong hộp mạnh mẽ, kiện, thùng, trường
hợp, túi xách, hộp, thùng hay trống. Đóng gói an toàn giúp ngăn chặn hàng hóa từ bất
kỳ thiệt hại trong quá trình vận chuyển.

Xuất nhập khẩu Dịch vụ:Cung cấp các gói đầy đủ các dịch vụ nhập khẩu và
xuất khẩu cho các khách hàng. Đội ngũ nhân viên thành thạo với tất cả các quy tắc và
thủ tục của Luật Hải quan và nghĩa vụ thuế áp dụng cung cấp các giải pháp hiệu quả
và hiệu quả cho các khách hàng.

Dịch vụ giao hàng Door to
Door: Đây là dịch vụ giao hàng tận
nơi mà khách hàng mong muốn. Bộ
phận vận chuyển đường bộ có khả
năng di chuyển các lô hàng của khách
hàng đến đích cuối cùng trên toàn thế
giới. Hơn nữa, với mạng lưới rộng rãi,
công ty đảm bảo rằng lô hàng là an
toàn và an toàn trong quá trình vận
chuyển và giao vào thời gian.
Hình 3 - Xe tải vận chuyển hàng

5

1.7. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí công ty
Sơ đồ bộ máy tổ chức bộ máy quản lí công ty

6

Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận
 Hội đồng quản trị:Hội đồng quản trị của công ty gồm 4 thành viên, có toàn quyền
nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty.
HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám Đốc và những người quản lí khác. Quyền và nghĩa
vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công ty, các qui chế nội bộ của Công ty và nghị
quyết của ĐHĐCĐ qui định.
 Giám đốc điều hành:Thay mặt Hội đồng quản trị quản lí hoạt động kinh doanh, chịu
trách nhiệm trước pháp luật và chính quyền địa phương về các nghĩa vụ với Nhà nước,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của
công ty.
 Giám đốc Lines, Phó giám đốc 1 và 2:Là người phụ giúp cho Giám đốc điều hành,
chịu trách nhiệm quản lí các phòng ban, lĩnh vực hoạt động theo chuyên môn nghiệp vụ
mà Giám đốc điều hành giao phó. Bên cạnh đó, Giám đốc Lines là người được quyền kí
kết một số văn bản hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực quản lí dưới sự chỉ đạo của Giám đốc
điều hành.
 Phòng Logistics nội địa HCM:Thực hiện các hoạt động cung ứng dịch vụ logistics
nội địa như: khai thuế hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hóa từ kho đến
kho, bảo hiểm, hun trùng, kiểm kê, bốc xếp, đóng kiện, trung chuyển hàng hóa tuyến nội
địa.
 Phòng giao nhận vận tải quốc tế HCM: Quản lí dịch vụ gởi hàng xuất khẩu và nhập
khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại, dịch vụ chia
hàng lẻ nhập khẩu, cung cấp dịch vụ hàng nhập từ các nơi trên thế giới về Việt Nam, dịch
vụ hàng nguyên Container (FCL/FCL), giao nhận hàng door to door, môi giới bảo hiểm
hàng hóa, ủy thác xuất nhập khẩu.
 Phòng Lines nội địa HCM: Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng từ cảng tới cảng bằng
đường biển tuyến nội địa.
 Phòng kế toán: Quản lí hành chính, tài chính, thống kê kế toán, hạch toán kế toán
theo qui định Nhà nước và theo chế độ kế toán của công ty. Cụ thể: thực hiện chính sách
tiền lương, tổ chức kiểm tra các hoạt động tài chính kế toán, đảm bảo sổ sách chứng từ,
báo cáo thuế, lập kế hoạch tài chính, tham mưu cho giám đốc điều hành các biện pháp sử
dụng nguồn vốn quỹ…
 Các chi nhánh, văn phòng: Được quyền hoạt động như một công ty hạch toán đôc
lập. Thực hiện đầy đủ các giao dịch vận tải nội địa, quốc tế, cung ứng chuỗi dịch vụ
7

logistics nội địa. Đứng đầu là giám đốc tài chính, có trách nhiệm thực hiện kế hoạch được
công ty giao, được quyền xây dựng kế hoạch kinh doanh nhằm đạt mục tiêu được giao
phó. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc điều hành về kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của chi nhánh mình quản lí.

2. GIỚI THIỆU BỘ PHẬN THỰC TẬP: PHÒNG KẾ TOÁN
2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán

Kế toán
trưởng
Kế toán
tổng hợp

Kế toán
doanh thu

Kế toán
công nợ

Kế toán xe

Thủ quĩ

Hình 4 - Sơ đồ bộ máy kế toán

2.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Phòng kế toán là bộ phận nơi tôi thực tập tại công ty Nhật Việt. Với số lượng nhân
viên là 6 người, các bộ phận được chia thành như sau:
 Kế toán trưởng
Là người đứng đầu trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kế toán
công ty, tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, lập báo cáo tài chính.
 Kế toán tổng hợp và thanh toán
Chịu trách nhiệm phối hợp các dữ liệu để làm báo cáo tài chính, cụ thể gồm các công
việc:
 Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh.
 Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp.
 Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng với thực tế không.
 Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi.
 Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ.
 In sổ kế toán.
 Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thống kê.
8

 Lập các báo cáo thuế.
 Cùng kế toán trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như:
thuế, kiểm toán, các đoàn thanh tra kiểm tra khi có yêu cầu.
 Kiến nghị và đề xuất các biện pháp khắc phục cải tiến.
 Về chức năng thánh toán: các khoản nợ đến hạn và các khoản phái trả
 Kế toán doanh thu
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan doanh thu: kiểm tra, đối chiếu, nhập dữ liệu doanh
thu hệ thống.
 Kế toán công nợ
Chịu trách nhiệm đối chiếu công nợ với Cảng, các nghiệp vụ phát sinh giữa công ty và
Cảng và các khoản phải thu khách hàng.
 Kế toán xe
Thực hiện thống kê các nghiệp vụ liên quan đến xe tải.
 Thủ quĩ
Chịu trách nhiệm quản lí quĩ tiền mặt công ty và nghiệp vụ thu - chi tiền mặt.

2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 15 (15/2006/QĐ- BTC).
2.3.1. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang sử dụng
Theo chế độ kế toán trên, công ty sử dụng theo Hệ thống tài khoản kế toán doanh
nghiệp từ Loại 1 đến Loại 9. Loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh không có tài khoản 621:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và 622: Chi phí nhân công trực tiếp; do công ty hoat động
theo hình thức dịch vụ. Bên cạnh đó, ở Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn, công ty không sử
dụng tài khoản số 1521: Nguyên vật liệu và số 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
2.3.2. Hình thức sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật kí – Sổ Cái, trình tự ghi sổ kế toán như sau:

9


Hình 5 - Trình tự ghi sổ kế toán
 Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật kí – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ
(hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu,
phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kì 1 đến 3
ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật
kí – Sổ Cái được dùng để ghi Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ
Nhật kí – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột phát
sinh ở phần Nhật Kí và ở cột Nợ, Có từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát
sinh cuối tháng. Căn cứ vào sổ phát sinh ở các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số
phát sinh lũy kế từ đầu quí đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quí) và sổ
phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quí) của từng tài khoản trên Nhật
10

kí – Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quí) trong Sổ Nhật kí –
Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột
“Phát sinh” ở phần

=

Tổng số tiền của

=

Tổng số tiền của
phát sinh Có của tất

cả các tài khoản

Nhật kí

phát sinh Nợ của tất

cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của
các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp
chi tiết” được đối chiếu số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài
khoản trên Sổ Nhật kí – Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật kí – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra,
đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
2.3.3. Các loại sổ kế toán công ty đang sử dụng
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh
nghiệp.Vì vậy, sổ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc lưu giữ nghiệp vụ phát sinh.
Hiện nay, công ty đang sử dụng hai loại sổ kế toán:
 Sổ cái
Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kì và
trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được qui định trong chế độ tài khoản kế
toan áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài
chính, tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
Sổ cái phản ánh đầy đủ các nội dung sau:


Ngày, tháng ghi sổ



Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ



Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh



Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

11

 Sổ chi tiết
Sổ chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến
các đố tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lí. Số liệu trên sổ kế
toán chi tiết cung cấp các thông tin cho việc phục vụ quản lí từng loại tài sản, nguồn vốn,
doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ cái.

3. CÔNG VIỆC THỰC TẬP
3.1. Công việc hành chính
Trong suốt thời gian thực tập tại công ty, tôi được giao làm một số công việc về hành
chính văn phòng, chủ yếu là sắp xếp các hóa đơn, chứng từ. Và tôi biết được việc sắp xếp là
một trong những việc của “Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán”
Qui trình gồm những bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lí chứng từ kế toán

Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và kí
chứng từ hoặc trình Giám đốc phê duyệt

Phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán

Định khoản và ghi sổ kế toán

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Hình 6 - Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

3.1.1. Sắp xếp hóa đơn
Sắp xếp hóa đơn là công việc hàng ngày của nhân viên kế toán. Công việc tuy đơn
giản nhưng mang ý nghĩa quan trọng, dùng để thống kê, sắp xếp, lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã được sắp xếp các loại hóa đơn sau:
3.1.1.1.

Sắp xếp hóa đơn GTGT bán ra

Trong quá trình sắp xếp, tôi biết được hóa đơn được in thành 3 liên
12



Liên 1 (liên trắng): lưu



Liên 2 (liên hồng): giao cho khách hàng



Liên 3 (liên xanh): lưu trữ nội bộ
Hóa đơn được xếp theo thứ tự theo số hiệu ghi trên góc phải hóa đơn. Đối với những

hóa đơn có dấu gạch chéo phía trước là hủy vì lí do in ấn sai nhưng chưa giao khách hàng và
chưa có chữ kí nên hủy (Hóa đơn này sẽ được để riêng biệt). Đối với những hóa đơn hủy
nhưng đã đưa khách hàng hay nộp cơ quan nhà nước thì phải lập Biên bản hủy hóa đơn kèm
theo.Trường hợp in sai thông tin khách hàng thì kèm theo hóa đơn là tờ biên bản chỉnh sửa có
chữ kí và mộc xác nhận hai bên.
3.1.1.2.

Sắp xếp các hóa đơn GTGT đầu vào

Hóa đơn GTGT đầu vào có nhiều loại khác nhau, vì vậy việc sắp xếp theo từng nhóm,
hay cùng công ty sẽ giúp nhân viên kế toán dễ dàng trong việc kê khai, nhập liệu hóa đơn và
tránh được thiếu sót. Cụ thể tôi đã được giao sắp xếp và phân loại hóa đơn như sau:


Hóa đơn về phí, lệ phí



Hóa đơn xăng dầu



Hóa đơn về cước vận chuyển



Hóa đơn về phí nâng, hạ container



Hóa đơn tiền điện thoại



Hóa đơn tiền nước



Hóa đơn khác: văn phòng phẩm, tiếp khách.
Đối với những hóa đơn cùng công ty, tôi xếp thành một bộ hóa đơn chungmột xấp và

thống kê số lượng nhằm thuận tiện trong việc kiểm tra.
3.1.1.3.

Sắp xếp các chứng từ Ngân hàng

Khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh thì việc thanh toán bằng cách chuyển khoản qua
ngân hàng là việc thường xuyên đối với doanh nghiệp. Việc sắp xếp dựa trên bảng kê hàng
tháng kèm theo bảng kê chi tiết mà ngân hàng gửi và chứng từ được xếp theo thứ tự ngày.
Trong quá trình sắp xếp và quan sát chứng từ ngân hàng ngoài thực tiễn tôi biết được bộ
chứng từ bao gồm:


Sổ phụ ngân hàng



Giấy báo có hoặc giấy báo nợ



Ủy nhiệm chi

13

3.1.1.4.

Sắp xếp các phiếu container

Tại Cảng, khi có nghiệp vụ phát sinh về hàng hóa xuất lên tàu thì họ sẽ in và gửi bảng
thống kê container cho công ty nhằm mục đích kiểm tra, đối chiếu giữa hai bên và lên bảng
công nợ vào cuối tháng.Bộ phiếu thu container sẽ gồm tờ báo cáo tổng container và các phiếu
thu nhỏ bên trong. Các phiếu này sẽ được thống kê theo ngày hàng đến. Vì vậy, sắp xếp thứ tự
theo ngày đến. Mặt khác, dựa trên loại conainer ghi trên phiếu thu phải phân loại thành hai tệp
khác nhau: container 20’ và container 40’.
Kết quả: Hoàn thành công việc một cách dễ dàng trong quá trình sắp xếp nhưng đòi
hỏi sự cẩn thận và chi tiết để kiểm tra lại các số hóa đơn, xem có sai sót hay sắp xếp chưa
đúng.Về phân loại các hóa đơn GTGT đầu vào, có nhiều nội dung phát sinh không rõ để vào
phân loại nào nhưng qua sự chỉ dẫn của chị trong công ty tôi đã nắm rõ hơn.
Kinh nghiệm và nhận xét:Sắp xếp hóa đơn là một công việc đơn giản hàng ngày tuy
nhiên đòi hỏi người kiểm tra có mắt quan sát nhanh lẹ, cẩn thận trong thao tác. Khi các số hóa
đơn không liên tục phải kiểm tra ngay số hóa đơn không có là do bị hủy hay nhầm lẫn ở đâu
để đưa vào chính xác. Khi xếp thứ tự với số lượng lớn hóa đơn tôi chia thành nhiều đợt để sắp
xếp. Phân loại hóa đơn thì chú ý kĩ về nội dung để phân loại cho đúng. Ban đầu, tôi cảm thấy
khá rối khi xếp hóa đơn với số lượng nhiều, nhưng sau khi làm một lần tôi cảm thấy quen hơn
và việc sắp xếp trở nên dễ dàng hơn.Bên cạnh đó, việc sắp xếp các hóa đơn, chứng từ giúp tôi
làm quen và hiểu biết thêm nhiều loại hóa đơn khác nhau.
3.1.2. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, hóa đơn
Việc kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa chứng từ, hóa đơn và các bảng kê tổng hợp là
điều hết sức cần thiết và không thể thiếu. Vì vậy, việc kiểm tra tính chính xác của số liệu,
thông tin trên chứng từ rất quan trọng và công viêc tuy đơn giản này thuộc “Trình tự kiểm tra
chứng từ kế toán”
Qui trình gồm những bước sau:
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ
các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên
chứng từ kế toán

Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ
kinh tế ,tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán với các tài liệu khác
có liên quan

Kiểm tra tính chính xác của số liệu,
thông tin ghi trên chứng từ kế toán
Hình 7 - Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

14

3.1.2.1.Đối chiếu giữa hóa đơn và bảng kê hóa đơn
Hàng tháng, công ty phải kê khai bảng kê hóa đơn để lập báo cáo thuế. Do đó việc
kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa bảng kê hóa đơn và hóa đơn là vông việc quan trọng và cần
thiết. Mục đích công việc này để đảm bảo rằng có sự chính xác từng chi tiết và có một báo
cáo thuế đầy đủ và hoàn chỉnh.
Dựa trên bảng kê hóa đơn GTGT bán ra tháng, kiểm tra và đối chiếu thông tin giữa hai
bên để xem bảng kê có chính xác hay không. Nếu có sai sót, phải đánh dấu và sửa sai ngay
bên cạnh.
Kiểm tra các thông tin như:


Số hóa đơn



Ngày tháng năm



Tên công ty



Mã số thuế



Giá tính thuế



Giá thuế
Kết quả: Hoàn thành việc kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn. Tôi dò từng thông tin hóa

đơn. Cách dò từ trái sang phải
Bước 1: Xem số hiệu và ngày tháng năm. Đây là những thông tin dễ sai cần lưu ý kĩ
Bước 2: Xem tên công ty, tiếp đến phần mã số thuế thì lướt qua.
Bước 3: Giá tính thuế và giá thuế xem kĩ. Cần sự chính xác đến từng con số.
Kinh nghiệm:Việc kiểm tra, đối chiếu hóa đơn số lượng nhiều nên cần kĩ năng quan
sát tốt. Lúc đầu tôi thấy nhiều con số nên khá rối mắt. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra một vài hóa
đơn, tôi thấy quen và thấy công việc dễ dàng. Khi dò đến thông tin nào thì ngón tay hướng
đến nội dung đó sẽ giúp việc kiểm tra chính xác hơn. Một số hóa đơn khi dò tìm sẽ không
thấy trên bảng kê thì tôi để riêng sẽ kiểm tra sau. Có 2 lí do tôi không tìm thấy đó là:
 Hóa đơn GTGT với thuế suất 0% (danh sách này được tách riêng)
 Bảng kê có sai sót mã hóa đơn: khi đối chiếu các thông tin khác đều chính xác chỉ
khác mã hóa đơn Sửa mã hóa đơn ngay bên cạnh.
3.1.2.2.Đối chiếu bảng công nợ tháng của công ty với khách hàng
Vào cuối tháng, công ty lập bảng công nợ dựa trên tài khoản 131: Phải thu khách
hàng. Qua đó công ty kiểm tra các khoản phải thu khách hàng. Trước khi thanh toán, khách
hàng sẽ gửi công ty bảng kê khai các khoản phải trả cho công ty.Công ty đối chiếu xem có
trùng khớp các nghiệp vụ phát sinh hay không.
15

Đối tượng áp dụng: dành chokhách hàng thường xuyên và là đối tác lâu dài của công
ty. Hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh rất nhiều vì vậy việc thanh toán sẽ được thanh toán vào
cuối mỗi tháng do hai bên cùng thỏa thuận.
Kết quả: Qua việc hướng dẫn tận tình chị Hoàng Yến, tôi kiểm tra song song, đối
chiếu hai bảng và dò các thông tin từ trái sang phải. Nội dung đối chiếu chủ yếu là số
container và vấn đề liên quan đến dịch vụ như: nâng hạ, xếp dỡ hàng.
Nhận xét:Việc kiểm tra giúp tôi tăng khả năng quan sát nhanh và kiểm tra đối chiếu
chính xác các thông tin. Khi đối chiếu hai bảng, tôi đánh dấu cả hai bảng nên gây sai sót khi
kiểm tra. Vì vậy tôi rút ra rằng nên đánh dấu một bảng để dễ kiểm tra và khi thấy có phát sinh
nào cả hai bên không khớp sẽ dễ tìm và ghi nhận.
3.1.3. Thống kê hóa đơn, chứng từ
Sau khi sắp xếp các hóa đơn, chứng từ thì việc thống kê số lượng chứng từ sẽ giúp cho
việc kiểm tra một cách dễ dàng và thuận tiện hơn khi cần tìm kiếm.
 Đối với hóa đơn GTGT bán ra
Sau khi xếp thứ tự hóa đơn, tôi thống kê số hóa đơn. Những hóa đơn có số liên tục sẽ
ghi bắt đầu từ số… và đến số… Với những hóa đơn có số không liên tục thì liệt kê ra.
 Đối với phiếu container
Sau khi sắp xếp và phân loại theo công 20’ và công 40’, tôi thống kê số công theo
ngày bằng cách kẻ bảng như sau:
Bảng 2 - Mô phỏng thống kê công
Ngày

Số công 20’

Số công 40’

Tổng cộng

Nhận xét: Với việc thống kê số lượng hóa đơn, tôi thấy rằng mình sẽ không thiếu sót
như khi đếm hóa đơn vì có một số hóa đơn được kẹp chung do cùng một phiếu thu. Hơn nữa,
việc thống kê rất cần thiết đảm bảo tính đầy đủ và chính xác trong việc kiểm tra.
3.1.4. Đóng mộc hóa đơn
Việc đóng mộc là hình thức xác nhận của công ty đó trên các chứng từ hay văn bản.
Tôi được giao nhiệm vụ đóng mộc cho hóa đơn GTGT bán ra.Mộc tròn công ty được đóng
ngay phần chữ kí của Thủ trưởng đơn vị. Mộc công ty Cổ phần Nhật Việt nằm cách chữ kí
2/3.

16

3.2. Công việc tự tìm hiểu
Ngoài những công việc được giao tại công ty, để hỗ trợ thêm các kiến thức cho việc
thực tập hiệu quả hơn thì tôi có tìm hiểu về một số kiến thức và kĩ năng cần thiết.
3.2.2. Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC qui định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng
dịch vụ, tại công ty Nhật Việt có các thông tin như sau:
 Hình thức hóa đơn
Do công ty đặt in. Hóa đơn đặt in là các hóa đơn do tổ chức kinh doanh đặt in theo
mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ.
 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn


Tên loại hóa đơn



Kí hiệu mẫu số hóa đơn và kí hiệu hóa đơn



Tên liên hóa đơn



Số thứ tự hóa đơn



Ngày tháng năm lập hóa đơn



Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán



Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua



Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi bằng số và
chữ. ( đối với hóa đơn giá trị gia tăng thì thì ngoài dòng đơn giá chưa thuế GTGT,
phải có thêm dòng thuế suất và tiền thuế và tổng số tiền thanh toán bằng số và
chữ)



Người bán, người mua kí tên và đóng dấu xác nhận (người bán)

 Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
Tiêu thức “ngày tháng năm” lập hóa đơn
Công ty cung ứng dịch vụ nên ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành cung ứng dịch vụ,
không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu tiền. Trường hợp công ty thực hiện thu tiền
trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì hay ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuếngười mua”
Ghi đầy đủ hoặc tên viết tắt theo chứng nhận giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh,
đăng kí thuế.
Tiêu thức “số thự tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”:
Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra.

17

Tiêu thức “người bán hàng”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không kí vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy
ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán kí, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng
dấu của tổ chức phía bên trái tờ hóa đơn.
Tiêu thức “người mua hàng”: kí và ghi rõ họ tên
Riêng với việc mua hàng không trực tiếp như: mua hàng qua điện thoại, qua mạng hay
FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải kí và ghi rõ họ tên. Phần tiêu thức sẽ được ghi
rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay FAX.
Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
3.2.3. Phương thức vận chuyển hàng hóa trên biển
Nhằm đáp ứng nhu cầu khác nhau khách hàng, với sự đa dạng về cách thức vận
chuyển sẽ giúp khách hàng có được dịch vụ giao hàng tốt nhất, công ty có 3 hình thức vận
chuyển sau:
 CY to CY (Container Yard): Trách nhiệm người vận chuyển container trên biển bắt
đầu từ khi nhận container hàng vào bãi (CY) cho đến khi giao nhận container hàng
cho khách hàng tại bãi container cảng đến.
 Door to Door: Người vận tải đường biển chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ suốt từ
kho của người bán hàng đến kho của người mua hàng.
 CY to Door: Người vận chuyển hàng hóa chịu trách nhiện từ khi nhận container hàng
vào bãi (CY) đến khi giao hàng đến tận kho người mua hàng.
3.2.4. Quan sát việc “nhập liệu Phiếu thu”
Việc nhập liệu chứng từ là công việc không khó nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và chi tiết.
Vì vậy, khi quan sát chị Hoàng Yến thực hiện, tôi biết rõ hơn cách nhập liệu thông tin trên
“Phiếu thu”.

18


Hình 8 - Mô phỏng phiếu thu
Dựa trên thông tin phiếu thu sẽ nhập liệu thông tin này theo phần mềm kế toán trên
máy tính và in hóa đơn. Sau khi in, cần kiểm tra sự chính xác giữa hóa đơn và phiếu thu về
nội dung trên đó.
Nhận xét: Qua sự tìm hiểu về kiến thức trong kế toán và kiến thức về vận tải biển đã
giúp tôi nắm rõ hơn về hoạt động công ty. Bên cạnh đó, quá trình quan sát và học hỏi chị
Hoàng Yến giúp tôi tăng khả năng quan sát tốt hơn và nắm bắt công việc dễ dàng hơn.

3.3. Tham quan thực tế
Với loại hình kinh doanh vận tải hàng hóa bằng đường biển, các chuyến tàu của công
ty thường xuyên vận tải hàng hóa và cập tại Cảng. Cảng là nơi để tàu neo đậu và xếp dỡ hàng
hóa từ Tàu đến Bãi Cảng. Vì vậy, giữa công ty Vietsun (Nhật Việt) và Cảng Sài Gòn tại TP.
Hồ Chí Minh và Hải Phòng là những đối tác và cũng là khách hàng lâu dài của công ty. Tôi
đã được tham quan buổi thực tế tại Cảng Sài Gòn, chuyến đi thực tế giúp tôi có cơ hội quan
sát các hoạt động khi một tàu cập Cảng và hiểu biết thêm các qui trình và giấy tờ cần thiết liên
quan.
Khi tàu cập cảng sẽ phát sinh nghiệp vụ “NHẬP HÀNG”, khi đó tại Cảng sẽ tiến hành
trình tự lập các chứng từ như sau:
a. Lược khai hàng hóa (Manifest): đây là tờ khai hàng hóa, nội dung sẻ liệt kê bao nhiêu
container và các thông tin như:


Người gửi hàng (Shipper)



Người nhận hàng ( Contigee)
19



Người thông báo nhận hàng (Notify)



Số container



Số seal: mỗi container sẽ được khóa bằng seal có mã số ghi bên trên, không phải
bằng ở khóa. Mã seal này nhằm đảm bảo container còn nguyên vẹn và chưa được
mở.



Số hóa đơn (bill)

b. Giấy kiểm nhận container với tàu (Tally report)
c. Báo cáo ca nhập
d. Biên bản kết toán nhận hàng với tàu
e. Biên bản hàng hư hỏng (nếu có)
f. Biên bản sau khi nhập hàng: biên bản này Cảng sẽ gửi về công ty để thanh toán các
chi phí cho Cảng.
Khi có hàng về, người nhận hàng (đại diện công ty nhận hàng) sẽ đến công ty Vietsun
lấy giấy lệnh giao hàng sau khi thanh toán tiền cho công ty.Sau đó, người nhận hàng sử dụng
giấy lệnh này để đến Cảng lấy hàng. Mặt khác, có hai phương thức lấy hàng từ Cảng:


Lấy nguyên: công ty nhận hàng sẽ đem containervề kho công ty và trả lại container
rỗng sau khi lấy hàng xong.



Rút ruột về bãi: Công ty nhận hàng bằng cách đem xe đến để lấy hàng của mình về.
Sau khi thực hiện qui trình nhập hàng, những khách hàng có nhu cầu gửi hàng đi sẽ

đến công ty để thực hiện dịch vụ vận tải hàng. Qui trình “XUẤT HÀNG” như sau:

20


1
2
3
4
5
6
7
8
9

• Người gửi được nhận lệnh cấp vỏ contanier rỗng
• Đem về xếp hàng vào contanier và kẹp seal bên ngoài
• Cảng lập bảng kê khai hàng (contanier packing list)
• Nội dung bao gồm các thông tin về số contanier
• Sau khi kiểm tra hoàn tất, Cảng cấp lệnh hạ hàng
• Tập kết hàng vào bãi chứa công
• Cảng thông báo với hãng tàu tình hình contanier chưa đển Cảng và lập danh
sách hàng xuất (Final loading list)
• Lập giấy kiểm nhận công với tàu (Tally Report)
• Lập biên bản sau khi làm tàu
• Phát hành hóa đơn và gửi về hãng tàu

Hình 9 - Qui trình xuất hàng
Kết quả: Sau buổi đi tham quan thực tế từ Cảng Sài Gòn, tôi có cái nhìn tổng quan
hơn về hoạt động, cách vận hành công ty vận tải. Qua đó, tôi hiểu biết thêm về các qui trình
nhập hàng- xuất hàng. Buổi đi giúp tôi mở mang nhiều kiến thức và quan sát các hoạt động
xếp dỡ từ tàu xuổng bãi.

21

4. ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TRANG WEB CÔNG TY
4.1. Thực trang trang web www.vietsunlogistic.com

Hình 10 - Hình ảnh trang web
Trang web của công ty Nhật Việt được thiết kế đẹp và trang nhã. Trang chủ gồm các
hình ảnh động về con tàu, xe tải và máy bay đẹp mắt giúp người xem đặc biệt là khách hàng
biết được ngay ngành nghề kinh doanh của công ty. Khi cần tìm hiểu phương thức vận chuyển
nào, người xem có thể click ngay trên biểu tượng có hình ảnh đó sẽ hiển thị các thông tin chi
tiết.
Tuy nhiên, hầu hết các thông tin được thiết kế bằng tiếng anh sẽ làm cho một số người
xem gặp khó khăn. Bên cạnh đó, trang web công ty là cách thức tốt để quảng bá hình ảnh
công ty đến khách hàng nhưng hiện nay thì trang web ít được cập nhật thường xuyên và chưa
chuyên sâu về mảng “Dịch vụ vận tải” (Order) và “Chăm sóc khách hàng”(Feedback).Theo
như hình ảnh dưới đây, mẫu đơn đăng kí thông tin ở hai mục này chi tiết và cụ thể.Tuy nhiên,
từ điểm mạnh này cần hoàn thiện và phát triển nhiều hơn để tạo thành kênh đăng kí dịch vụ
online hiệu quả.

22


Hình 11 - Mẫu đăng kí dịch vụ vận tải

Hình 12 - Mẫu điền thông tin phản hồi

4.2. Đề xuất cải thiện
Sau khi nhận xét tình hinh trang web công ty, tôi có vài đề xuất để giúp trang web
công ty vừa là trang quảng cáo hiệu quả và cũng giúp sự tiện lợi cho khách hàng.Tại trang chủ
của trangweb, cần thiết kế có hai lựa chọn Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh để người xem có hai
lựa chọn và không còn gặp khó khăn khi thông tin đều bằng tiếng anh. Với những khách hàng
23

mới của công ty thì tôi nghĩ khi họ vào xem trang thông tin đầy đủ và tiện ích sẽ giúp họ cảm
thấy ấn tượng tốt và tạo niềm tin tốt nơi công ty. Vì vậy, tôi có một số đóng góp giúp hoàn
thiện hai mảng cung cấp dịch vụ (Order) và phản hồi (Feedback).
 Cung cấp dịch vụ (Order)
Sau khi điền đầy đủ thông tin gửi về công ty, tại công ty sẽ có nhân viên Sale thường
xuyên online để tiếp nhận những yêu cầu của khách hàng.Khi nhận được thông tin, họ sẽ liên
lạc đến khách hàng đế nói rõ hơn về các gói dịch vụ của công ty. Đây cũng là hình thức chăm
sóc khách hàng chu đáo và tốt nhất.
 Phản hồi (Feedback)
Đây là phần quan trọng để khách hàng nói lên những nhận xét trước và sau khi họ
thực hiện dịch vụ vận tải tại công ty.Những ý kiến đóng góp sẽ được gửi đến công ty và nhân
viên sẽ ghi nhận lại để báo cáo vào các kì họp quan trọng và đưa ra giải pháp tốt hơn cho
khách hàng.Tuy nhiên, sự phản hồi cũng phải có từ hai chiều, tại mục phản hồi nên có thêm
phần thông tin liên lạc cụ thể khi có vấn đề giải quyết khẩn cấp.

24

5. ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT BẢN THÂN
Lần đầu tiên đi thực tập tại môi trường doanh nghiệp, tôi không tránh khỏi gặp phải
những bỡ ngỡ và lạ lẫm ngay từ những ngày đầu. Tuy nhiên sau quá trình thực tập, được cọ
xát và tìm hiểu công việc tại công ty thì tôi cảm thấy mình có những thuận lợi và khó khăn,
ưu điểm và nhược điểm bản thân để từ đó tôi có thể định phát huy và cải thiện tốt hơn cho bản
thân trong định hướng tương lai.

5.1. Thuận lợi và khó khăn
Môi trường thực tập tiện nghi, đầy đủ cơ sở vật chất và quan trọng chính là các anh chị
hướng dẫn tôi nhiệt tình và vui vẻ.Và đặc biệt với sự giúp đỡ tận tình từ chị Hoàng Yếnngười hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực tập đã giúp tôi hiểu biết thêm nhiều kiến thức
và giúp tôi làm quen với các công việc.
Đối với những công việc lần đầu tiên thực hiên, tôi đã sai sót ở một vài chi tiết vì chưa
quen và biết nhiều việc.Bên cạnh đó, những công việc này đòi hỏi sự cẩn thận và chi tiết nên
giúp tôi có bài học kinh nghiệm cẩn thận hơn trong công việc.

5.2. Ưu điểm và nhược điểm
Kì thực tập đã giúp tôi nhìn lại bản thân mình một cách rõ ràng, qua đó tôi thấy được
điểm mạnh và điểm yếu bản thân mình để phát huy và sửa chữa tốt hơn. Về ưu điểm, tôi thấy
mình dễ dàng nắm bắt môi trường doanh nghiệp và làm các công việc tốt khi được hướng dẫn.
Tiếp thu các hướng dẫn và học hỏi nhiều điều mới là điểm mạnh mà tôi thấy ở bản thân mình.
Tuy nhiên, tôi cũng còn nhiều mặt yếu cần bổ sung và học hỏi nhiều hơn. Tôi chưa cẩn thận
và chi tiết trong một số việc vậy nên tôi cần cẩn trọng hơn khi làm việc. Kĩ năng giao tiếp còn
chưa tốt, tôi khá rụt rè và nhút nhát nên tôi thấy mình không tự tin trong giao tiếp.

5.3. Định hướng tương lai
Tuy thời gian thực tập khá ngắn nhưng tôi đã học hỏi được nhiều điều, từ những gì tôi
quan sát thực tế, từ những kinh nghiệm của các anh chị tại công ty và từ những điều mà tôi tự
tìm hiểu. Qua những nhận định bản thân như tôi đã nêu trên, những thiếu sót ở bản thân và
những điểm mạnh mà tôi có thể phát huy được, tôi sẽ lập kế hoạch trong thời gian sắp tới để
hoàn thiện bản thân hơn. Cụ thể mục tiêu của tôi trong năm 2013 như sau:
 Củng cố lại kiến thức cơ bản đã học: kinh tế vi mô, vĩ mô; tài chính doanh nghiệp
 Học khóa học kĩ năng giao tiếp tại Nhà Văn hóa Thanh Niên
 Thi lấy chứng chỉ IELTS 6.5

25

 Đi làm bán thời gian tại cửa hàng thức ăn nhanh hay cafe
 Phát triển bản thân khi tham gia Câu lạc bộ chứng khoán SSE
Kiến thức chuyên môn và xã hội
Tôi đã và đang học một số môn chuyên ngành nhưng tôi nhận thấy mình còn chưa
nắm rõ về các kiến thức đã được giảng dạy.Vì vậy, trong học kì tới, tôi sẽ sắp xếp thời gian tự
ôn tập lại một số môn này để củng cố kiến thức đã học. Mặt khác, khi học các môn chuyên
ngành thì các kiến thức cơ bản cũng quan trọng không kém, vì thế song song việc học các
môn chuyên ngành tôi sẽ ôn tập lại các môn cơ bản như: kinh tế vi mô, vĩ mô và tài chính
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cập nhật các tin tức kinh tế - tài chính là điều hết sức cần thiết đối
với sinh viên đang học ngành tài chính như tôi. Vì thế, tôi sẽ thường xuyên xem tin tức trên
các báo cũng như trang web kinh tế để bổ sung cho mình vốn thông tin cần thiết.
Kĩ năng mềm
Tôi nhận thấy mình còn yếu về kĩ năng giao tiếp, do đó trong thời gian học kì hè năm
2013 tôi sẽ đăng kí khóa học kĩ năng để tự tin và chủ động hơn trong giao tiếp, đồng thời đây
là cách để tôi mở rộng các quan hệ với nhiều người. Khóa học này sẽ kéo dài trong khoảng
hai tháng giúp tôi nâng cao kĩ năng giao tiếp của mình trong hè. Bên cạnh đó, tôi đang tham
gia câu lạc bộ chứng khoán tại trường. Tôi có nhiều cơ hội được thể hiện bản thân mình trong
việc tham gia, tổ chức các sự kiện và học hỏi nhiều kiến thức tài chính – chứng khoán từ các
thành viên. Hoạt động trong câu lạc bộ cho tôi nhiều cơ hội tiếp xúc và kết nối nhiều bạn và
phát huy bản thân ở những lĩnh vực khác. Mặt khác, tôi dự định có sắp xếp thời gian phù hợp
và đi làm việc bán thời gian (part-time) tại cửa hàng thức ăn nhanh hay cafe trong thời gian hè
khoảng ba tháng. Tại những nơi này, tôi sẽ có nhiều cơ hội giao tiếp với nhiều người và cọ xát
từ môi trường mới.
Kĩ năng tự học
Tự học là cũng là kĩ năng và là quá trình rèn luyện cần thiết với bất kì sinh viên
nào.Qua quá trình đi thực tập, tôi nhận thấy rằng không chỉ học những kiến thức tại trường là
đủ mà bản thân mình phải luôn tự tìm hiểu và học hỏi thêm kiến thức bên ngoài, đặc biệt từ
kinh nghiệm thực tiễn. Khi tự học, bản thân sẽ cảm thấy thích thú với những thứ mà mình tự
tìm ra và nghiên cứu nó để đạt được kết quả tốt. Ngoại ngữ thành thạo và lưu loát sẽ là lợi thế
đối với sinh viên khi ra trường. Vì thế, tôi đã bắt đầu học anh văn tại ACET từ cuối tháng
02/2013 và tôi dự định sẽ thi lấy bằng vào tháng 12/2013. Tôi đã làm quen với IELTS từ
trước nên trong khoảng 10 tháng học luyện thi tôi sẽ nỗ lực hết mình để đạt kết quả một cách
tốt nhất.
26


KẾT LUẬN
Kì thực tập nhận thức mang nhiều ý nghĩa đối với bản thân tôi. Nó là một cánh cửa
giúp tôi mở ra con đường mới, nhưng có đi qua con đường nhiều thử thách ấy hay không là
do chính tôi quyết định. Với những mục tiêu ban đầu đã đề ra, tôi thấy mình đã hoàn thành nó
như sau:
 Hoàn thành tốt các công việc được giao và học hỏi,nắm bắt được hoạt động
phòng Kế toán – 95%
 Hội nhập vào môi trường doanh nghiệp và tạo mối quan hệ giao tiếp cùng các
anh chị trong công ty – 80%
 Vận dụng các lí thuyết đã được học vào các công việc của mình – 85%
 Tìm hiểu những vấn đề chưa biết và học hỏi để trau dồi, bổ sung thêm kiến
thức còn thiếu – 90%
 Hoàn thành báo cáo theo chuẩn ISO 5966 - 100%

27


TÀI LIỆU THAM KHẢO
www.vietsunlogistic.com
www.gdt.gov.vn
Thông tư 153/2010/TT-BTC
Tài liệu về tổng quan công ty Nhật Việt trong tư liệu thông tin nội bộ công ty do chị Bùi Thị
Vân Thương cung cấp.

viii


PHỤ LỤC
Một số hình ảnh tham quan tại Cảng Sài Gòn

ix


NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................

x


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................

xi


THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN
Họ tên sinh viên: PHÙNG THÙY TRANG
MSSV: 104556
Lớp: TC101
Ngành: Tài chính – Ngân hàng
Số điện thoại: 0945 357 363
Email: trang.pt4556@sinhvien.hoasen.edu.vn

xii

104556 phung thuy trang

More Related Content

What's hot (20)

Similar to 104556 phung thuy trang (20)

More from Lan Nguyễn (15)

104556 phung thuy trang