2. SI-PI, Fitria Dwinanda, Hapzi Ali, SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI, (Sistem Informasi dan Pegendalian Bisnis) Universitas Mercu Buana-Jakarta, 2017
- 1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL MINGGU–3 SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI Fitria Dwinanda 55517110007 DosenPengampu :Prof. Dr. Hapzi Ali. MM
- 2. Quiz : 1. Apa dampak implementasi sistem informasi bagi organisasi? 2. Bagaimana model rantai nilai guna membantu aktivitas bisnis dalam mengidentifikasi peluang untuk aplikasi sistem informasi strategis? 3. Bagaimana sistem informasi membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif? 4. Apa saja tantangan yang ditimbulkan oleh sistem informasi strategis ? Jawaban : 1. Dampak Implementasi Sistem Informasi bagi Organisasi, diantaraya: Dampak Ekonomi Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut. Dampak Organisasi dan Perilaku a) Teknologi Informasi atau TI meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen b) Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal. c) Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan. Terdapat beberapa cara untuk memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan. Internet dan Organisasi Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi. Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut :
- 3. Lingkungan dimana organisasi berfungsi Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnis Budaya dan politik organisasi Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan yang akan menggunakan sistem Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang untuk membantunya. (Anonim1, 2010). 2. Model Rantai Nilai Bisnis Model Rantai Nilai Bisnis yaitu menekankan aktivitas khusus pada bisnis dimana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan baik dimana sistem informasi paling mungkin memiliki dampak strategis. Aktivitas rantai nilai bisnis ini digolongkan sebagai berikut : 1. Aktivitas utama : terkait langsung dengan produksi dan distribusi produk dan jasa yang menciptakan nilai bagi pelanggan 2. Aktivits pendukung : membuat pengirman aktivitas utama dapat terjadi terdiri atas infrastruktur organisasi, SDM, tekhnologi dan pembelian Jaring Nilai adalah sekumpulan perusahaan independent menggunakan Teknologi Informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilai mereka untuk memproduksi produk/ jasa untuk pasar secara kolektif. Keuntungan strategis untuk menghubungkan rantai nilai akan membangun suatu sistem antara pemasok, mitra yang strategis dan pelanggan : 1. memudahkan pemasok untuk menampilkan barang dan membuka toko pada situs 2. Memudahkan pelanggan untuk membayar hutang 3. Mengembangkan siatem yang mengkoordinasikan pengiriman barang kepada pelanggan 4. Mengembangkan sistem pelacakan pengiriman kepada pelanggan. Sinergi, Kompetensi inti, dan Strategi berdasarkan Jaringan Sinergi adalah pengikat pengikat operasi unit bisnis yang terpisah agar bertindak sebagai kesatuan untuk mengurangi biaya dan menghasilkan keuntungan. Kompetensi Inti adalah aktivitas perusahaan kelas dunia mengenai pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman bertahun-tahun untuk mendorong atau meningkatkan kompetensi yang ada. Strategi berdasarkan Jaringan adalah situs yang digunakan perusahaan untuk membangun komunitas kesetiaan pelanggan, kesenangan, dan membangun ikatan unik pada pelanggan. (Anonim2, 2011). 3. Sistem Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif
- 4. Model system umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk menganalisi sebuah organisasi. Model ini akan menyoroti unsur unsur yang seharusnya ada dan bagaimana unsur unsur tersebut seharusnya berinteraksi. Integrasi antara model system umum dan model delapan unsur lingkungannya akan menjadi dasar dari suatu konsep yang meneriman banyak perhatian dewasa ini manajemen rantai pasokan (supply chain managemen). Pandangan secara luas atas keunggulan kompetitif menyadari adanya organisasiyang bersaing dengan perusahaan sekaligus juga profesional dan staff di Negara Negara lain yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan karyawan perusahaan. Perusahaan muntinasional sering kali mengontrakan pekerjaan (outsource) ke organisasi organisasi lain agar dapat mencapai suatu keunggulan ekonomi. Eksekutif perusahaan melakukan perencanaan strategis untuk keseluruh organisasi, area bisnis, dan sumber daya informasi. Chief information officer memainkan peranan penting dalam semua jenis perencanaan strategis. Sebuah rencana strategis untuk sumber daya informasi akan mengidentifikasikan tujuan tujuan yang harus dipenuhi oleh system informasi perusahaan di tahun tahun mendatang dan sumber daya informasi yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan tujuan tersebut. Perusahaan Dan Lingkungannya Sistem fisik perusahaan merupakan suatu system terbuka dimana dia berhadapan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan jasa, dan pengembangan sumber daya yang diubah kembali ke lingkungan. Aliran Sumber Daya Fisik Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin, dan uang. Pegawai diperkerjakan oleh perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggal kan perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan di ubah menjadi barang jadi. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu di ubah menjadi pembayaran terhadap pemasok Mekanisme Pengendalian Perusahaan Unsur unsur yang memungkinkanperusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi 1. Standar kinerja yang harus di penuhi oleh peruhasaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara keseluruhan 2. Manajemen perusahaan, dan 3. Suatu pemrosesah informasi yang mengubah data menjadi informasi. Lingkaran Umpan Balik Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukan ke dalam pemroses informasi, yang mengubahnya menjadi informasi.
- 5. Perusahaan di Dalam Lingkungan Model system umum sebuah perusahaan membuat kita dapat dengan lebih mudah melihat arti penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan lingkungannya. Lingkungan dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain nya. Sebuah bank memiliki lingkungan yang berbeda dari sebuah took alat alat olahraga atau sebuah gereja. Meskipun begitu, kita dapat mengidentifikasikan delapan unsur utama yang terdapat di dalam lingkungan seluruh perusahaan. Unsur unsur lingkungan ini adalah organisasi dan individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak. Pemasok atau yang disebut vendor, memasok bahan baku, mesin, jasa, orang, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasanya. Produk dan jasa lalu di pasarkan kepada pelanggan. Perusahaan serikat pekerja adalah organisasi dari pada pekerja terampil maupun tidak terampil dari berbagai jenis bidang usaha dan industry. Komunitas global (Global Community) adalah wilayah geografi dimana perusahaan menjalankan operasi. Aliran Sumber Daya Lingkungan Perusahaan terhubung dengan unsur unsur lingkungan melalui aliran sumber daya lingkungan. Beberapa sumber daya mengalir lebih sering daripada sumber daya yang lain. Tidak semua aliran sumber daya terjadi diantara perusahaan dan seluruh unsure lingkungan. Sebagai contoh, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, dan uang seharusnya tidak mengalir kepada pesaing. Satu satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsure adalah informas, dan perushaan berusaha untuk menjadi hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah. Mengelola Aliran Sumber Daya Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management) Jalur yang memfalilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan. Aliran sumber daya melalui rantai pasoka harus dikelola untukmemastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien. Proses ini disebut sebagai manajemen rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas aktivitas berikut ni : Meramalkan permintaan pelanggan Membuat jadwal produksi Menyiapkan jaringan transportasi Memesan persediaan pengganti dari para pemasok Meneriman persediaan da pemasok Mengelola persediaan – Bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi Melakukan produksi
- 6. Melakukan transportasi sumber daya kepasa pelanggan Melacak aliran daya dari pemasok di dalam perusahaa, dan kepada pelanggan Sistem Elektronik Seiring dengan mengalirnya sumber daya melalui rantai pasokan maka mereka akan dapat dilacak secara elektronik, langkah demi langkah. Seiring dengan bergerak nya sumber daya melalui rantai pasokan, setiap tindakan akan dicatat dalam terminal computer yang terdapat di lokasi pemasok, di dalam area pengiriman perusahaan, di dalam area persediaan dan produksi perusahaan, di dalam area pengiriman perusahaan, di dalam kendaraan yang digunakan oleh transporter, dan di lokasi pelanggan. Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Usaha Manajemen rantai pasokan hanya salah satu aspek dari system perencanaan sumber daya perusahaan, namun memainkan perasaan yang sangat penting dalam operasi. Penggunaan system ERP dari vendor yang sama (SAP, Oracle, atau produk lain) oleh para anggota di dalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan. Ketika salah satu anggota dari suatu rantai pasokan memiliki kekuatan yang jauh lenih besar di atas anggota yang lain, misalnya yang dimiliki oleh pengecer besar seperti Wal-Mart terhadap para pemasoknya, maka enaggota yang lebih kuat akan dapat memberikan tekanan pada anggota yang lain untuk menggunakan peranti lunak ERP yang sama. Keunggulan Kompetitif Sering dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan di atas para pesaingnya. Satu hal yang tidak selalu terlihat adalah fakta bahwa sebua perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan di dalam pasar. Rantai Nilai Porter Profesor Harvard Michael E. Porter adalah orang yang paling sering dikaitkan dengan topic keunggulan kompetitif. Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai. Margin adalah nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Perusahaan mencintakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh porter sebagai aktifitas nilai. Aktifitas nilai terdiri atas dua jenis yaitu utama dan pendukung. Aktifitas nilai utama ditunjukan pada lapisan bagian bawah dan meliputi logistic input yang mendapatkan bahan baku dan persediaan dari pemasok, operasi perusahaan yang mengunbah bahan baku menjadi barang jadi.
- 7. Aktifitas nilai pendukung terlihat pada lapisan bagian atas mencakup infrastruktur perusahaan bentuk organisasi yang secara umum akan memengarungi seluruh aktivitas utama. Selain itu, tigas aktivitas akan memengaruhi aktifitas utama secara terpisah maupun dalam bentuk terkombinasi. Yaitu manajemen sumber daya manusia, pengembang teknologi, dan pengadaan. Memperluas Ruang Lingkup Rantai Nilai Manajemen harus waspada terhadap tambahin keunggulan yang dapat dicapai dengan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai orgaisasi lain, kaitan seperti ini dapt menghasilkan suatu system interorganisasional (interorganizational system – IOS). Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya kepada rantai nilai pemasoknya dengan mengimplementasikan system yang membuat sumber daya input tersedia bila dibutuhkan. Dimensi dimensi Keunggulan Kompetitif Keunggulan kompetitif dapat diralisasikan dalam hal mendapatkan strategi, taktis, maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi. Tingkat perencanaan strategis, sitem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya. Keunggulan Strategis Keunggulan strategis adalah keunggulan yang memiliki dampak fundamental dalam membentuk operasi perusahaan. System informasi dapat digunakan untuk menciptakan suatu keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar. Strategi ini dapat menyebabkan operasi perusahaan akan di pengaruhi beberapa cara secara fundamental. Pertama, aksesyang ada saat ini bias dilakukan melalui peranti lunak computer buatan perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan penyebabkan perusahaan harus mempertimbangkan untuk membeli peranti lunak pelaporan standar dari vendor luar atau memperkerjakan perusahaan luar untuk merancang dan mengembangkan suatu system pelapor baru. Keunggulan Taktis Sebuah perusahaan Mendapatka keunggulan taktis ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya. Asumsi bahwa seorang ingin membeli kertas computer senilai $150 dari perusahaan anda. Pembalian alat kantor seperti ini bersifat rutin, dan system informasi mencatat bahwa pelanggan tersebut telah melakukan pembelian dengan total niali $800 sepanjang bulan ini dan terdapat potongan harga sebesar 5 persen atas harga pembelian di atas $1000 untuk setiap bulan. Pembelian yang dilakukan pada masa lalu ditambah pembelian saat ini sebesar $950, hanya berada sedikit dibawah jumlah yang akan memicu diberikan potongan harga
- 8. Keunggulan Operasional Keunggulan operasional adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari hari. Disinilah system informasi akan berinteraksi secara dengan proses. Suatu situs Web yang menginat pelanggan dan presensi mereka dari transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki cookies, file file berisi informasi yang terdapat di dalam computer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata sandi,dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Data yang dimasukan pengguna lemungkinan besar akan lebih akurat. Karena data tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka tidak akan terjadi kesalah pahaman di dalam komunikasi. Tantangan Dari Pesaing Pesaing Global Perusahaan multinasional (multinational corporation – MNC) adalah sebuah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, Negara, dan budaya. Perusahaan terdiri atas perusahaan induk dan sekelonpok anak perusahaan . Anaka perusahaan tersebut dapat tersebar secara goegrafis, dan masing masing dapat memiliki sasaran, kebijakan, dan prosedurnya sendiri. Anda hendak nya tidaj membatasi pemikiran akan pesaing pesaing global hanya untuk organisasi lain saja, kalangan professional dan staf yang bekerja di Negara lain yang bersaing untuk pekerjaan yang sama seperti yang terjadi di Negara tuan rumah juga dapat dianggap sebagai pesaing. Alasan utana melakukan outsource adalah ekonomi. Biaya buruh china berkisar 25 persen dari biaya buruh AS. Namun, Outsourcing juga memiliki kelemahan sendiri. Satu hal yang khususnya sangat penting bagi outsourcing TI adalah perlindungan hak kekayaan intelektual, yang di beberapa Negara tidak mendapat perlindungan yang memadai. Kebutuhan Khusus Untuk Pemrosesah Informasi di Perusahaan Multinasional Meskipun semua perusahaan memiliki kebutuhan pemrosesan informasi dan koordinasi, kebutuhan ini merupakan hal yang sangat penting artinya bagi perusahaan multinasional (MNC). MNC adalah sebuah system terbuka yang berusaha untukmeminimalkan ketidak pastian yang tertadap dalam lingkungannya. Kebutuhan Khusus Untuk Koordinasi di perusahaan Multinasional Koordinasi adalah kunci mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategi atas operasinya di seluruh dunia dan mengelola dengan cara yang terkoordinasi secara global, tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam perekonomian internasional. Keuntungan Koordinasi Fleksibilitas dalam merespons pesaing di berbagai Negara dan pasar
- 9. Kemampuan untuk merespons perubahaan yang terjadi di satu Negara pada sutu Negara lain atau suatu wilayah dalam satu Negara lain Kemampuan untuk berbagai menyamai kebutuhan pasar di seluruh Indonesia Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antarunit di berbagai Negara Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan Peningkatan efisiensi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi dan didistribusi Tantangan Dalam Mengembangkan Sistem Informasi Global Pengembangan semua jenis system informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi ketika system dibuat mencakup batas internasional, para pengembangan harus mengatasi beberapa kendala yang unik. Istilah system informasi global (global informasi system – GIS) diberikan untuk suatu system informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas Negara. Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembangan GIS : Kendala kendala politis Rintangan budaya dan komunikasi Masalah masalah teknologi Kurang nya dukungan dari Manajemen anak perusahaan Manajemen Pengetahuan Sumber daya sebuah peruhaan terdiri atas : Peranti keras Komputer Peranti lunak Komputer Spesialis Informasi Pengguna Fasilitas Database Informasi Dimensi Informasi Ketika pengembangan system (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut. Relevansi . Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut behubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Akurasi . Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Ketepatan waktu . Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilang peluang yang ada.
- 10. Kelengkapan . Para pengguna sehaknya dapat memperoleh infomasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya.(Anonim3, 2010) 4. Tantangan dalam penerapan Sistem Informasi Strategis yaitu : a. Tantangan dari sisi Managerial Penelitian-penelitian menunjukkan bahwa untuk dapat menerapkan sistem informasi strategis dengan berhasil, maka manajer-manajer yang berhubungan dengan sistem ini harus terlibat dari awal. Keterlibatan manajer dapat berupa keterlibatan sacara moral dan keterlibatan secara fisik. Alasan-alasan mengapa manajer-manajer bisnis harus terlibat dengan penggunaan STI adalah sebagai berikut ini (Pearlson and Saunder (2004)). 1. Sistem informasi strategis harus dikelola sebagai sumber daya yang kritis 2. Sistem informasi stragegis memungkinkan membawa perubahan kearah manusia bekerjasama. 3. Sistem informasi strategis terintegrasi hampir dengan semua aspek dari bisnis. 4. Sistem informasi strategis memungkinkan kesempatan-kesempatan dan strategi- strategi baru untuk bisnis. 5. Sistem informasi strategis dapat digunakan untuk mengalahkan ancaman bisnis dari pesaing-pesaing. b. Tantangan dari sisi rencana strategis Sistem informasi strategis harus dijalankan secara pararel dengan perencanaan strategis perusahaan. Sehingga jika ada rencana stretegis yang berubah, system harus menyesuaikan dengan perencanaan perusaan secara cepat. c. Tangantan dari sisi Organisasi dan SDM Organisasi yang menerapkan system informasi strategis harus mempunyai visi IT dan didukung oleh SDM yang memadai. Dengan adanya visi IT dan SDM yang tepat maka dalam penerapan system informasi strategis akan lebih besar peluangnya untuk sukses. (Anonim2, 2011). Forum : Setiap perusahaan umumnya saat ini telah implementasikan Sistem Informasi sesuai dengan aktivitas bisnisnya. Jelaskan Sistem Informasi yang di implementasi pada perusahaan/kantor tempat saudara berkerja, kiranya ada yang belum berkerja dapat membuat asumsi. Apa saja kelemahan Sistem Informasi yang di implementasikan pada perusahaan saudara, khususnya yang berkaitan dengan Sistem dan atau sub-sub system Akuntansi dalam rangka Pengendalian Internal. Jawaban :
- 11. DAFTAR PUSTAKA 1. Anonim1, 2010. https://bimarlistanto.wordpress.com, (13 September 2017, jam 19.00) 2. Anonim2, 2011. http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id, (13 September 2017, jam 19.00) 3. Anonim3, 2010. https://medium.com, (13 September 2017, jam 19.00)