5. SI-PI, Fitria Dwinanda, Hapzi Ali, DASAR-DASAR INTELEGENSI BISNIS: BASIS DATA DALAM MENEJEMEN INFORMASI, (Sistem Informasi dan Pegendalian Bisnis) Universitas Mercu Buana-Jakarta, 2017
- 1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL MINGGU–6 DASAR-DASAR INTELEGENSI BISNIS: BASIS DATA DALAM MENEJEMEN INFORMASI Fitria Dwinanda 55517110007 DosenPengampu :Prof. Dr. Hapzi Ali. MM
- 2. Quiz : 1. Apa kemampuan utama dari DBMS untuk meningkatkan kinerja binis. 2. Jelaskan dan beri conoth database relational dalam bentuk : File, Record, byte, field dan Byte Jawaban : DBMS - Database Management System Pengertian DBMS Database adalah kumpulan informasi yang dapat diatur dan diakses berdasarkan struktur logik dari informasi tersebut. Dengan kata lain, berbeda dalam pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. DBMS adalah singkatan dari “Database Management System. DBMS adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumlah yang besar. DBMS (Database Management system) ini juga dapat membantu dalam memelihara serta pengolahan data dalam jumlah yang besar, dengan menggunakan DBMS bertujuan agar tidak dapat menimbulkan kekacauan dan dapat dipakai oleh user sesuai dengan kebutuhan Contoh tipikal DBMS adalah akuntansi,sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, DBMS telah berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan Komponen DBMS DBMS biasanya mempunyai komponen fungsional (modul), diantaranya sebagaimana di bawah ini: · File Manager adalah mengelola ruang didalam suatu disk dan juga struktur data yang digunakan untuk merepresentasikan informasi yang tersimpan didalam suatu disk. · Database Manager adalah menyediakan interface antar data low – level yang terdapat pada basis data dengan program aplikasi serta query yang diberikan ke suatu sistem. · Query Processor adalah menterjemahkan perintah dalam bahasa query ke instruksi low – level yang dapat dimengerti database manager. · DML Precompiler adalah mengkonversi pernyataan atau perintah DML, yang ditambahkan dalam suatu program aplikasi kepemangin prosedur normal dalam bahasa induk. · DDL Compiler adalah yang mengkonversi berbagai perintah DDL ke dalam sekumpulan tabel yang mengandung meta data.
- 3. Komponen RDBMS Dalam prakteknya, pengelolaan sistim database banyak menggunakan “relational model” Komponen dari Relational Database Management System yaitu : · Sublanguages, Relational DBMS (RDBMS) termasuk Data Definition Language (DDL) untuk menetapkan struktur database, Data Control Language (DCL) untuk menetapkan keamanan/kontrol akses, dan Data Manipulation Language (DML) untuk hal yang diragukan dan pembaharuan data, · Interface drivers, drives ini adalah kode pustaka yang menyediakan metoda untuk mempersiapkan pernyataan, eksekusi pernyataan, menjemput hasil dan sebagainya. Contoh : ODBC, JBDC, MySQL/PHP, Firebird/Phyton. · SQL engine, komponen ini mengartikan dan mengeksekusi pernyataan –pernyataan DDL, DCL dan DML (termasuk tiga komponen utama (compiler, optimizer, dan executor), · Transaction engine, memastikan bahwa pernyataan multiple SQL berhasil atau gagal sebagai kelompok, berdasarkan aplikasi diktat, · Relational engine, obyek relasional seperti tabel, indeks, dan Referential integrity constraints telah diimplementasikan pada komponen ini, · Storage engine, komponen ini menyimpan dan mendapatkan kembali data dari penyimpanan kedua, juga pengelolaan transaksi yang terjadi dan pemasukan, backup dan penemuan kembali. Management Data dalam DBMS Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Dalam maksud yang sama, bisa juga diartikan sebagai sekumpulan informasi yang disusun sedemikian rupa untuk dapat diakses oleh sebuah software tertentu. Database tersusun atas bagian yang disebut field dan record yang tersimpan dalam sebuah file. Sebuah field merupakan kesatuan terkecil dari informasi dalam sebuah database. Sekumpulan field yang saling berkaitan akan membentuk record. . Bahasa dalam DBMS Untuk merinteraksi dengan DBMS (basis data) menggunakan bahasa basis data yang telah ditentukan oleh perusahaan DBMS. Bahasa basis data biasanya terdiri atas perintah-perintah
- 4. yang di formulasikan sehingga perintah tersebut akan diproses olah DBMS. Perintah-perintah biasanya ditentukan oleh user. Ada 2 bahasa basis data: 1. Data Definition Language (DDL) DDL digunakan untuk menggambarkan desain basis data secara keseluruhan. DDL digunakan untuk membuat tabel baru, menuat indeks, ataupun mengubah tabel. Hasil kompilasi DDL disimpan di kamus data. 2. Data Manipulation Language (DML) DML digunakan untuk melakukan menipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data seperti penambahan data baru ke dalam basis data, menghapus data dari suatu basis data dan pengubahan data di suatu basis data. Tampilan dalam DBMS Salah satu tujuan dari DBMS adalah memberikan tampilan kepada pengguna dalam hal menyampaikan data. Untuk itu dalam DBMS terdapat Level Abstraksi Data. Level ini berguna untuk menyembunyikan detail atau kompleksitasnya basis data seperti bagaimana data disimpan dan diolah. Sehingga pengguna hanya melihat tampilan yag dibutuhkan oleh pengguna. 1. Level fisik Level fisik merupakan level yang paling bawah. Pada level ini memperlihatkan bagaimana sesungguhnya data disimpan. 2. Level Konseptual Level ini menggambarkan bagaimana sebenarnya basis dta disimpan dan berhubungan dengan data lainnya 3. Level View Level abstaraksi ini hanya menunjukkan sebagian dari basis data. Pada umumnya pengguna tidak melibatkan secara langsung sehingga pengguna hanya melihat data sesuai dengan yang dibutuhkan. Macam-macam atau contoh DBMS (Database management system) · Oracle Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform). Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang.
- 5. · MS Acces Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. · MySQL MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. Tidak sama dengan proyek-proyek seperti Apache, dimana perangkat lunak dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael “Monty” Widenius. Manfaat dan kelebihan Pemakaian DBMS Manfaat dan Kelebihan DBMS penyimpanan data dalam bentuk DBMS mempunyai banyak manfaat dan kelebihan dibandingkan dengan penyimpanan dalam bentuk flat file atau spreadsheet, diantaranya : 1. Kecepatan dan kemudahan (speed) Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan
- 6. perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. 2. Kebersamaan pemakai Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user dan banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. Misalnya data mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi, dibutuhkan oleh banyak bagian, diantaranya: bagian akademik, bagian keuangan, bagian kemahasiswaan, dan perpustakaan. Tidak harus semua bagian ini memiliki catatan dan semua bagian bisa mengakses data tersebut sesuai dengan keperluannya. 3. Pemusatan control data karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup hanya disatu basis data. 4. Efesiensi ruang penyimpanan (space) Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi. Dengan teknik perancangan basis data yang benar, kita akan menyederhanakan penyimpanan sehingga tidak semua data harus disimpan. 5. Keakuratan (Accuracy) Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data 6. Ketersediaan (availability) Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar. 7. Keamanan (Security) Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data bisa diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.
- 7. 8. Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru Pengguna basis data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan adanya basis data pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS, sehingga pembuatan aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur interface untuk pengguna. 9. Pemakain secara langsung Basis data memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan tool yang disediakan oleh DBMS. Untuk melihat data, langsung ke table ataupun menggunakan query. Biasanya yang menggunakan fasilitas ini adalah user yang sudah ahli, atau database administrator. 10. Kebebasan data (Data Independence) Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya. 11. User view Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Misalnya kita memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail. Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan pembelian. Ada beberapa jenis pengguna yang memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tresebut. Mereka adalah pelanggan, kasir, bagian gudang, bagian akutansi dan manajer. Tidak semua data boleh diakses oleh semua pengguna. Misalnya kasir dia hanya boleh berhak melihat informasi nama barang dan harga jualnya. Sementara itu dia berhak untuk memasukan data penjualan . berbeda dengan pelanggan yang hanya melihat data keberadaan barang dan harga jual tetapi tidak berhak memasukan atau merubah data. Sementara itu bagian akutansi berhak melihat keuntungan dari tiap-tiap barang untuk menganalisa data akutansinya.. Kemampuan utama dari DBMS untuk meningkatkan kinerja binis. 1. Digunakan untuk mengumpulkan,mengorganisir,dan menganalisa data bisnis suatu perusahaan. 2. Mempunyai peran yang sangat penting yaitu membantu Management perusahaan dalam membuat keputusan – keputusan bisnis 3. Memberikan informasi yang akan membantu perusahaan menjalankan bisnis lebih efisien 4. Pengolahan database mendukung pelaku bisnis untuk selalu mendapatkan informasi berkualitas yang dicirikan dengan informasi yang akurat, dapat dipastikan, penggambaran waktu sekarang, terorganisasi, mudah diakses, berguna, dan juga dapat mengurangi biaya yang harus dikeluarkan oleh sebuah organisasi bisnis
- 8. 5. Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan Database untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi, melacak data customer, memanipulasi data (input, update, delete), sehingga bisa menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan produksi perusahaan. 6. Memberikan Value Added bagi customer dengan kemampuannya memberikan informasi yang akurat tepat dan up to date. 7. Meningkatkan kemampuan perusahaan menjalankan CRM (Customer Relationship Management). Syarat dan Konsep file Organisasi Sebuah sistem komputer mengatur data dalam hierarki yang dimulai dengan bit dan byte dan berkembang menjadi bidang, catatan, file, dan database a. Bit. Bit, adalah suatu sistem angka biner yang terdiri atas dua macam nilai saja, yaitu 0 dan 1. Sistem angka biner merupakan dasar dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin (komputer) yang merupakan sekumpulan komponen elektronik dan hanya dapat membedakan dua keadaan saja (on dan off). Jadi bit adalah unit terkecil dari pembentuk data. b. Byte Byte adalah bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit. Satu byte digunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori. Contoh: Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit, dapat diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8). c. Field Field atau kolom, adalah unit terkecil yang disebut data. Field merupakan sekumpulan byte yang mempunyai makna.. field ibarat kumpulan karakter yang membentuk suatu kata. Contoh : Nama Mahasiswa, No Mahasiswa, Jenis kelamin, Nama barang, Nomor Barang d. Record Record adalah kumpulan – kumpulan field dan biasanya dihitung dalam satuan baris. Setiap record dapat dikenali oleh sesuatu yang mengenalinya, yaitu field kunci. Jadi record ibarat kumpulan kata yang membentuk satu kalimat yang berarti. Contoh : .bisa berupa nama mahasiswa, NIK mahasiswa, dan alamat mahasiswa
- 9. Nama Mahasiswa NIK Mahasiswa Alamat Fitria Dwinanda 55517110007 Jl . Kemuning Raya e. File File adalah kumpulan record yang sejenis dan secara logic berhubungan. Pembuatan dan pemeliharaan file adalah faktor yang sangat penting dalam sistem informasi manajemen yang memakai komputer. Jadi tabel ibarat kumpulan baris/record yang membentuk satu tabel yang berarti Contoh : File Mahasiswa akan memuat semua record – record mahasiswa di dalam suatu univesitas
- 10. Forum : Berdasarkan tema kuliah kita minggu ini apa hubunganya dengan tugas UTS dan UAS saudara, yaitu menganalisis dan mengembangkan Sistem Informasi di salah satu perusahaan yang saudara amati (misalnya perusahaan temapt saudara kerja on line). Rancang database minimal untuk 3 file data sesuai dengan tema tugas saudara masing-masing dengan konsep database relational Jawaban : Rancang Database Relational Contoh kasus pada perusahaan yang bergerak di bidang pembiayaan kendaraan, contoh rancangan database relational yang bisa dibuat yaitu, Database kartu piutang nasabah untuk mengetahui pembayaran piutang pembiayaan yang sudah dibayarkan oleh nasabah dan sisa piutang nasabah yang belum dibayarkan. Data yang ada berupa : Data Nasabah Data Objek pembiayaan nasabah (produk) Data Loan Detail Data pembayaran angsuran nasabah Data Oustanding Piutang 5 Tabel Database : 1. Tabel Nasabah Field : Nama Nasabah , Alamat, Tgl PPD( tg persetujuan dan pembayaran hutang pembiyaaan kredit kendaraan ke dealer ) dan No Kontrak PK. No Kontrak PK sebagai Primary key/Field Key 2. Tabel Objek Pembiayaan Nasabah Field : Jenis kendaraan, Merk , No Mesin, No Rangka 3. Tabel Loan Detail Field : Tenor,Payment term, Tipe Angsuran, Hutang Pokok , Hutang Bunga
- 11. 4. Tabel Data pembayaran angsuran nasabah Field : Tgl bayar Nasabah, No RV , Nilai pembayaran Nasabah 5. Tabel Oustanding Piutang Field : Outstanding Piutang Pokok dan Oustanding Piutang Bunga Tabel data Nasabah Field DATA TYPE FIELD SIZE Nama Nasabah TEXT 25 Alamat TEXT 50 No Kontrak PK NUMERIK 12 Tgl PPD DATE 12 Tabel Objek Pembiayaan Nasabah Field DATA TYPE FIELD SIZE Jenis kendaraan TEXT 20 Merk kendaraan TEXT 10 No Mesin TEXT 15 No Rangka TEXT 20 Tabel Loan Detail Field DATA TYPE FIELD SIZE Tenor/ lamanya angsuran NUMERIK 2 Payment term TEXT 20 Hutang pokok CURRENCY 12 Hutang Bunga CURRENCY 12 Tipe Angsuran TEXT 15
- 12. Tabel Data Pembayaran Nasabah Field DATA TYPE FIELD SIZE Tgl bayar Nasabah DATE 12 No rv TEXT 14 Nilai pembayaran Nasabah CURRENCY 12 Tabel Oustanding Piutang Nasabah Field DATA TYPE FIELD SIZE Outstanding Piutang Pokok CURRENCY 12 Outstanding Piutang Bunga CURRENCY 12 File Nasabah , File Objek Pembiayaan Nasabah, File Loan detail, file data pembayaran semua, File outstanding piutang nasabah direlasikan sehingga akan menghasilkan kartu piutang yang memberi informasi yang lengkap terkait piutang nasabah mulai dari Nama, No Kontrak, No kendaraan, Tenor, Hutang Pokok, Pembayaran Nasabah dll. Seperti contoh tebel dibawah ini : Tabel kartu Piutang Nasabah 1. Nama Nasabah PT QL Agrofood 2. Alamat Jl Ciketingudik Blok B-46, Bekasi 3. No Kontrak PK 2234110007658 4. Tgl PPD 14-Mar-11 5. Jenis kendaraan Mobil Baru 6. Merk kendaraan Honda 7. No Mesin KO8EUFJ38567 8. No Rangka MJEFM8JNKBJM27678 9. Tenor/ lamanya angsuran 36 10. Payment term In Arrear/Belakang 11. Hutang pokok 640.000.0 00
- 13. 12. Hutang Bunga 158.688.0 00 13. Tipe Angsuran ANNUITY 14. Tgl bayar Nasabah 08-Aug-11 15. No rv 223411R008796 16. Nilai Pembayaran Nasabah 22.185.8 00 17. Outstanding Piutang Pokok 625.814.1 47 18. Outstanding Piutang Bunga 150.688.0 53 Daftar Pustaka 1. Hapzi Ali, 2015, Modul perkulihan Sistem Informasidan Pengendalian Internal : Dasar- dasar Intelegensi Bisnis:Basis data dalam menejemen informasi, Jakarta. (6 Oktober 2017, jam 7.06) 2. Sora N, 2015, Pengertian DBMS Dan Contohnya Lengkap Serta Jelas :http://www.pengertianku.net/2015/05/pengertian-dbms-dan-contohnya-lengkap.html. (6 Oktober 2017, jam 7.06) 3. Anonim - Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas, 2017, Sistem Manajemen Basis Data : https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_basis_data. (6 Oktober 2017, jam 7.06)