Báo cáo thực tập ngành Quản trị kinh doanh tại công ty Xây Dựng!
9 likes27,574 views
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Trần Minh Việt tại Công ty TNHH MTV Xây Dựng Lê Việt, diễn ra từ 13/02/2019 đến 10/04/2019, tập trung vào phòng hành chính nhân sự. Tài liệu cung cấp thông tin về quy trình làm việc, cơ cấu tổ chức công ty và các công việc thực tế trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Tác giả cũng thể hiện sự cảm ơn đối với giáo viên hướng dẫn và công ty đã hỗ trợ trong quá trình thực tập.
Báo cáo thực tập ngành Quản trị kinh doanh tại công ty Xây Dựng!
- 1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH & DU LỊCH ------- BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNG LÊ VIỆT Giáo viên hướng dẫn: NGUYỄN THỊ THANH VÂN Sinh viên thực hiện: TRẦN MINH VIỆT MSSV: 3013140257 Lớp: 14CDQT1 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2019
- 2. i TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH & DU LỊCH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNG LÊ VIỆT Giáo viên hướng dẫn: NGUYỄN THỊ THANH VÂN Sinh viên thực hiện: TRẦN MINH VIỆT MSSV: 3013140257 Lớp: 14CDQT1 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2019
- 3. ii THÔNG TIN THỰC TẬP 1. Đơn vị thực tập: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Xây Dựng Lê Việt. 2. Bộ phận thực tập: Phòng hành chính nhân sự. 3. Nhiệm vụ thực tập: Tìm hiểu công tác về phòng hành chính và nhân sự tại công ty trách nhệm hữu hạn một thành viên xây dựng Lê Việt. 4. Thời gian thực tập: Từ 13/02/2019 đến 10/04/2019.
- 4. iii LỜI CẢM ƠN Trân trọng cảm ơn trường Đại Học Công Nghiệp Thực Phẩm TP.HCM đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi thực hiện bài báo cáo thực tập. Tôi xin bài tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với giảng viên Nguyễn Thị Thanh Vân đã hướng dẫn và có ý kiến chỉ dẫn quý báo, nhận xét cũng như hỗ trợ trong quá trình tôi thực hiện thực tập.Tiếp sau nữa tôi xin chân thành cảm ơn Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Xây Dựng Lê Việt và toàn thể các bộ công nhân viên trong công ty đã giúp đỡ rất nhiệt tình và thân thiện để tôi có thể hoàn thành thật tốt bài thực tập. Bài thực tập này được thực hiện bởi tôi, là sinh viên thuộc ngành Quản Trị Kinh Doanh chuyên ngành Marketing tại Đại Học Công Nghiệp Thực Phẩm TP.Hồ Chí Minh.Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng kiến thức còn hạn chế, tầm nhìn hạn hẹp, cũng như tôi đã cố gắng kiểm tra thật kỹ các thông tin cũng như định dạng văn bản, nhưng chắc chắn sẽ còn sai sót mà tôi chưa thể khắc phục. Vì vậy, sự đóng góp của quý thầy, cô và ban lãnh đạo công ty là nguồn thông tin quý giá để tôi có thể hoàn thành một cách xuất sắc bài thực tập này. Tôi xin chân thành cám ơn! Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2019 .
- 5. iv NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ................................................................................................................ ………………, ngày ……… tháng ……… năm ………… Xác nhận của đơn vị (Ký tên, đóng dấu)
- 6. v ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 1. Thái độ, ý thức trong thời gian thực tập .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .......................................................... 2. Nhận thức thực tế .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .......................................................... 3. Đánh giákhác .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .......................................................... 4. Đánh giá chung kết quả thực tập .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .......................................................... ………………, ngày……… tháng ……… năm ………… Giáo viên hướng dẫn (Ký tên)
- 7. vi DANH MỤC CÁC HÌNH, CÁC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ Danh mục các hình ảnh. Hình 1.1 Căn hộ A Linh_CC_LACASA_Q7...........................................................3 Hình 1.2 Bệnh Viện Nhi Đồng – VP.ĐH Oxfor.....................................................4 Hình 2.1 Ví dụ cụ thể về bảng chấm công cho công nhân công trình..................23 Danh mục các bảng. Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2015-2016..................14 Bảng 2.1 Bảng đánh giá công việc.......................................................................24 Danh mục các sơ đồ. Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xây Dựng Lê Việt....................................................................................................5 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Hành chính và Nhân sự....................................16 Sơ đồ 2.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự..............................................................21
- 8. vii MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................................1 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNG LÊ VIỆT ......................................................................2 1.1.Khái quát về công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Xây Dựng Lê Việt..........................................................................................................................2 1.1.1 Thông tin chung về công ty .........................................................................2 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ..............................................................2 1.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh ................................................................3 1.1.4 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ......................................................................5 1.2 Quy mô tài sản....................................................................................................14 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNG LÊ VIỆT ....15 2.1. Giới thiệu về phòng hành chính nhân sự công ty..........................................15 2.1.1. Sơ đồ tổ chức phòng hành chính và nhân sự ..........................................16 2.1.2. Nhiệm vụ từng vị trí ..................................................................................17 2.1.3. Quy trình phối hợp công việc của các vị trí trong phòng hành chính nhân sự. .......................................................................................................20 2.2. Thực trạng về các công việc trong quá trình thực tập ..................................20 2.2.1. Mô tả chi tiết...............................................................................................20 2.2.2. Quy trình thực hiện công việc..................................................................21 2.3 Đánh giá công việc.............................................................................................24 CHƯƠNG 3. BÀI HỌC KINH NGHIỆM ................................................................25 3.1. Nhận xét .............................................................................................................25 3.1.1. Nhận xét chung ..........................................................................................25 3.1.2. Nhận xét về thực trạng công việc ............................................................25 3.2. Bài học kinh nghiệm.........................................................................................25 3.2.1. Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc ................................25 3.2.2. Bài học kinh nghiệm về kỹ năng .............................................................26 3.2.3. Bài học kinh nghiệm về thái độ ...............................................................26 KẾT LUẬN ...................................................................................................................27
- 9. 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do thực tập Thông qua thực tập tôi có thể biết được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân về công việc mình thực tập, thực tập giúp tự tin hơn trong quá trình phỏng vấn xin việc sau này, giúp trao dồi kỹ năng giao tiếp của bản thân, giúp phát triển khả năng tiềm kiếm công việc mới, giúp phát triển thói quen làm việc tốt hơn. 2. Mục tiêuthực tập Kỳ thực tập này giúp tôi được tiếp cận với nghề nghiệp mà mình đã lựa chọn khi bước chân vào trường đại học. Các hoạt động thực tiễn thêm một lần nữa giúp sinh viên hiểu được mình sẽ làm công việc như thế nào sau khi ra trường và có những điều chỉnh kịp thời, cùng với chiến lược rèn luyện phù hợp hơn. 3. Phạm vi thực tập Thời gian: Từ 13/02/2019 đến 10/04/2019 Không gian: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên xây dựng Lê Việt. Tại: Phòng hành chính nhân sự 4. Phương pháp tiếpcận công việc Quan sát, tham gia phỏng vấn nhân sự mới, lập bảng lương nhân viên, công nhân, lập biểu mẫu công ty (thông báo, công văn, đơn xin nghỉ việc, cấp duyệt, xin vật tư,.......) 5. Bố cục bài thực tập gồm 3 chương Chương 1:Tổng quan về công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên xây dựng Lê Việt Chương 2: Thực trạng về công việc được giao tại phòng hành chính và nhân sự của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xây Dựng Lê Việt Chương 3: Bài học kinh nghiệm
- 10. 2 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNG LÊ VIỆT 1.1.Khái quát về công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Xây Dựng Lê Việt 1.1.1 Thông tinchung về công ty Tên giao dịch: LE VIET CONSTRUCTION CO.,LTD Mã số thuế: 0312334047 Địa chỉ: 129 Đường Liên Khu 5-6, Phường Bình Hưng Hòa B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật: Lê Thành Ân Ngày cấp giấy phép: 20/06/2013 Ngày hoạt động: 20/06/2013 (Đã hoạt động 4 năm) Điện thoại: 0949775053 - 08.66.85.58.87 Wepsite: www.levietcons.vn Tôiail: [email protected] - [email protected] Loại hình kinh doanh: Công ty dịch vụ Thị trường: Toàn quốc 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Năm 2010 Thành viên của Viện Beton dự ứng lực căng sau Hoa Kỳ - Post Tensioning Institute. Tham gia phát triển dự án NOXH Phú Mỹ Quy Nhơn. Hoàn thành việc bàn giao & cấp sổ hồng cho toàn bộ 420 căn hộ Nesthome Đà Nẵng. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Năm 2012 Tham gia thành lập Công ty TNHH MTV XD Lê Việt Phát triển dự án NOXH Nesthome tại Đà Nẵng. Thành viên Viện bê tông Hoa Kỳ - ACI. Mở rộng hoạt động sang lĩnh vực thi công xây dựng
- 11. 3 Top 3 nhà thầu thiết kế thi công dự ứng lực tại Việt Nam. Tham gia thành lập công ty Kến trúc Xây Dựng Lê Việt Năm 2013 Thành lập công ty 1.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh Xây dựng nhà các loại, xây dựng công trình đường sắt và đường bộ, xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác, phá dỡ, chuẩn bị mặt bằng, lắp đặt hệ thống cấp thoát nước lò sưởi và điều hòa không khí, hoàn thiện công trình xây dựng, vệ sinh nhà cửa và các công trình khác,... Một số hạng mục công trình đã thi công của công ty. Căn hộ A Linh_CC_LACASA_Q7 Hình 1.1 Căn hộ A Linh_CC_LACASA_Q7
- 12. 4 Bệnh Viện Nhi Đồng – VP.ĐH Oxfor Hình 1.2 Bệnh Viện Nhi Đồng – VP.ĐH Oxfor
- 13. 5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xây Dựng Lê Việt. (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Tổng giám đốc là người cao nhất trong công ty sẽ trực tiếp điều hành các các khối như khối (xây lắp, dự ứng lực, trung tâm thiết kế) và các phòng ban như phòng ( vật tư thiết bị, hành chính nhân sự, kế toán tài chính, chất lượng an toàn, kỹ thuật đấu thầu, thi công xây lắp, phát triển kinh doanh, thi công dự ứng lực) 1.1.4.2 Nhiệm vụ của các phòng ban Các phòng nghiệp vụ: Phòng vật tư thiết bị -Chức năng: Chủ trì tham mưu lựa chọn nhà cung cấp vật tư, thiết bị, chủ trì tham mưu thanh lý tài sản của công ty, chủ trì tham mưu mua - bán phương tiện
- 14. 6 thiết bị, vật tư tham mưu về hợp đồng kinh tế đối với mua sắm phương tiện, thiết bị, vật tư nhiên liệu, hợp đồng sửa chữa phương tiện thiết bị và những hợp đồng trên các lĩnh vực khác theo quy định hiện hành.Tham mưu giúp tổng giám đốc về công tác quản lý thiết bị, xe máy và vật tư nguyên liệu. -Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp tổng giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư.Xây dựng đơn giá cho thuê phương tiện, thiết bị, lập kế hoạch mua sắm vật tư dự phòng, phòng chống lụt bão.Phối hợp xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo ca, Km,… theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất, điều động phương tiện, thiết bị, vật tư giữa các đơn vị trong công ty. Phối hợp với các phòng nghiệp vụ cùng các đơn vị trực thuộc quy định quản lý thiết bị, xe máy thực hiện quản lý sử dụng vật tư, nhiên liệu ... đúng quy trình. Đôn đốc các đơn vị lập báo cáo quyết toán ca máy, vật tư, nhiên liệu đúng thời hạn, khám kiểm định các loại xe của Công ty theo quy định và trực tiếp cùng các phòng nghiệp vụ các đơn vị giải quyết các vụ tai nạn, làm thủ tục với hảo hành đền bù theo quy định.Chịu trách nhiệm mua sắm vật tư, thiết bị cho công trình xây dựng và cho xưởng sửa chữa ô-tô, các loại máy móc thiết bị và cho xưởng cơ khí chịu trách nhiệm sửa chữa nhỏ và vừa, thay thế các thiết bị phụ tùng, dầu máy, dầu thắng, lốp,…Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng đầu tư thiết bị, xe máy, vật tư theo quy định. Phối hợp với Phòng Tài chính-Kế toán tham mưu cho Tổng Giám đốc về thanh lý tài sản cố định. Thực hiện các thủ tục pháp lý về công tác hợp đồng mua sắm vật tư, thiết bị. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc thực hiện hợp đồng đã ký kết, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh, những bất hợp lý để tham mưu cho Tổng Giám đốc xử lý. Khi hợp đồng thực hiện xong phải nghiệm thu đưa vào sử dụng đồng thời tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng để làm cơ sở thanh toán giữa các bên, thanh toán công nợ. Phòng hành chính nhân sự -Chức năng: Là bộ phận giúp việc Giám đốc Công ty thực hiện các chức năng quản lý công tác tổ chức, công nghệ thông tin, công tác hành chính và lao động tiền lương cụ thể như sau: Công tác tổ chức và công tác cán bộ.Công tác đào tạo, công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật.Nghiên cứu, xây dựng, tổ chức triển
- 15. 7 khai việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, tin học hoá các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trong công ty trong toàn Công ty, công tác hành chính văn phòng, công tác lao động và tiền lương, công tác An toàn lao động - Vệ sinh lao động: -Nhiệm vụ: *Công tác tổ chức: Giúp Giám đốc nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương pháp sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất và xây dựng mô hình quản lý phù hợp với thực tế., lập các cân đối về nhân lực, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thực hiện việc tuyển dụng theo đúng trình tự quy định của Công ty và chế độ của Nhà nước. Xây dựng các quy chế tổ chức làm việc, phối hợp công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo Bộ Luật Lao động.Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất, quản lý.Tổ chức thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thường trực công tác nâng lương và nâng bậc lương công nhân trực tiếp sản xuất, giúp Giám đốc giải quyết đúng đắn hợp lý chính sách lao động - tiền lương cũng như các chế độ, chính sách khác đối với các cán bộ công nhân viên. * Công tác đào tạo: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình đào tạo đối với cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty bao gồm: đào tạo thường xuyên, đào tại lại, đào tạo nâng cao, thi nâng bậc, thi thợ giỏi…. phục vụ cho nhu cầu phát triển lâu dài của Công ty, phù hợp với chế độ quy định của Nhà nước. * Công tác thực hiện chế độ, chính sách:Trên cơ sở quy định của nhà nước, phối hợp với các bộ phận chức năng của Công ty tổ chức kiểm tra hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. Phối hợp với tổ chức Công đoàn tổ chức thanh tra kiểm tra việc chấp hành chế độ chính sách đối với người lao động của các đơn vị trực thuộc, hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt chế độ đối với người lao động.
- 16. 8 * Công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật: Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong việc thi hành Luật thi đua khen thưởng, các quy chế, quy định của Công ty về công tác thi đua khen thưởng, phối hợp với Công đoàn xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác thi đua khen thưởng của Công ty, chủ trì xây dựng các quy chế thi đua khen thưởng, đề xuất các biện pháp để tổ chức tốt các phong trào thi đua trên các công trường của toàn Công ty. Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng Công ty.Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành các quy chế nhằm duy trì trật tự kỷ cương làm việc của cơ quan Công ty và các đơn vị.Phối hợp với Ban kiểm soát của Công ty trong việc hướng dẫn về tổ chức và nội dung, phương pháp hoạt động của các Ban thanh tra nhân dân ở các đơn vị. Đồng thời thực hiện công tác thanh tra của Công ty, thường trực công tác tiếp nhận giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công nhân. * Công tác công nghệ thông tin:Tổ chức nghiên cứu và đề xuất các dự án ccong nghệ thông tin nhằm đổi mới, hoàn thiện công tác vi tính hoá các hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty và các đơn vị trực thuộc theo từng giai đoạn trình Giám đốc công ty xtôi xét, phê duyệt để đưa vào kế hoạch phát triển chung của Công ty.Lập kế hoạch, lên phương án phối hợp giữa các đơn vị liên quan trong toàn hệ thống để xây dựng, tổ chức triển khai những chương trình đã được phê duyệt, nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm giúp cho Ban Giám đốc điều hành cũng như Ban giám đốc tại các đơn vị nắm bắt thông tin từ các bộ phận của đơn vị mình được nhanh chóng nhất.Xây dựng chương trình đào tạo công nghệ thông tin chuẩn, thực hiện việc đào tạo tin học mọi lúc, mọi nơi dưới nhiều hình thức cho cán bộ nhân viên trong toàn Công ty.Chịu trách nhiệm duy trì, phát triển hệ thống phần cứng máy chủ, hệ thống mạng LAN, WAN tại Công ty và các đơn vị thành viên.Xây dựng, phát triển hệ thống website, đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của kênh thông tin này.Tổ chức, tham gia vào các hoạt động tuyên truyền, quảng bá thương hiệu của Công ty với các đối tác trong và ngoài nước, thông qua mạng Internet. * Công tác hành chính:Tổ chức thực hiện công tác quản lý công văn giấy tờ, công tác văn thư và công tác lưu trữ.Quản lý con dấu và lưu trữ các hồ sơ pháp lý của Công ty.Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nội quy, quy chế làm việc của
- 17. 9 cơ quan Công ty. Duy trì trật tự làm việc tại cơ quan Công ty.Kiểm tra giám sát tình hình ban hành các loại công văn của các phòng ban Công ty.Thực hiện nhiệm vụ truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng, đảm bảo chính xác, quản lý và điều hành xe ôtô phục vụ việc đưa đón cán bộ đi công tác.Phục vụ nơi làm việc của lãnh đạo, tiếp khách, hội họp, quản lý toàn bộ nhà cửa, các trang thiết bị văn phòng của cơ quan Công ty, đảm bảo các điều kiện làm việc tại cơ quan Công ty; Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm các trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm, chịu trách nhiệm về công tác bảo vệ khu cơ quan làm việc của cơ quan Công ty. * Công tác An toàn lao động - Vệ sinh lao động:Tập hợp, nghiên cứu và phổ biến các văn bản pháp quy về công tác An toàn - Bảo hộ lao động đến các đơn vị trực thuộc Công ty. Tham gia các khóa huấn luyện về an toàn bảo hộ lao động cho người sử dụng lao động do Bộ, Ngành và Công ty tổ chức.Lập kế hoạch bảo hộ lao động tháng, quý, năm trên cơ sở sản xuất kinh doanh của đơn vị, đôn đốc và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định về công tác an toàn bảo hộ lao động và xe máy thiết bị trong quá trình thi công, kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị thực hiện chế độ an toàn bảo hộ lao động đối với người lao động, tổng hợp báo cáo thực hiện kế hoạch về công tác an toàn bảo hộ lao động hàng tháng, quý, năm, kiến nghị trình Hội Đồng bảo hộ lao động xét giải quyết, lập biện pháp đảm bảo an toàn cho người và thiết bị trong thi công các công trình. Chỉ đạo hướng dẫn, phổ biến biện pháp an toàn lao động cho người sử dụng lao động và người lao động, lập kế hoạch kiểm tra, thanh tra, huấn luyện an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh lao động phòng chống bão lụt đối với đơn vị trực thuộc, thường trực Ban thanh tra an toàn – bảo hộ lao động Công ty, Hội đồng bảo hộ lao động Công ty.Phối hợp với Công đoàn Công ty kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty, công tác an toàn và phòng chống cháy nổ đối với xe máy thiết bị.Đề xuất các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, cải thiện điều kiện lao động, vệ sinh lao động, môi trường vệ sinh công nghiệp và xử lý các trường hợp vi phạm về an toàn lao động và bảo hộ lao động trình Giám đốc xtôi xét quyết định.Phối hợp với các đơn vị trực thuộc và các cơ quan chức năng, lập hồ sơ pháp lý để giải
- 18. 10 quyết các chế độ đối với người lao động khi xảy ra tai nạn lao động, lập báo cáo công tác bảo hộ lao động định kỳ theo quy định. Phòng kế toán tài chính -Chức năng: Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán- Tín dụng trong toàn Công ty Giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế, tài chính trong Công ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và Công ty cổ phần. -Nhiệm vụ: Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm.Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch tạo lập và sử dụng các nguồn tài chính có hiệu quả, đảm bảo tăng cường tiết kiệm trong chi phí hạ giá thành, tăng nhanh tích lũy nội bộ.Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, tổ chức thanh toán tiền kinh doanh, thu hồi công nợ, căn cứ vào chế độ của Nhà nước và quy định của ngành, Công ty để kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định về dự toán, định mức chi phí trong sản xuất kinh doanh, quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản để xây dựng kế hoạch dụng trung và dài hạn, kiểm tra việc sử dụng các nguồn vốn ở các đơn vị trực thuộc, tham gia đàm phán, dự thảo các hợp đồng của Công ty và hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong công tác ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch trả nợ, thu nợ vay trung và dài hạn, tổ chức bộ máy kế toán: căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán) phù hợp và tổ chức bộ máy kế toán hợp lý.Tổ chức công tác kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán, tổ chức hướng dẫn và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán theo quy định, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và từng đơn vị phù hợp, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán theo quy
- 19. 11 định.Thông qua báo cáo tài chính và theo dõi tình hình quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị trực thuộc đề xuất tổ chức kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất.Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, tín dụng từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc, kiểm tra tính trung thực của báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc trong Công ty, tổ chức hướng dẫn phân tích hoạt động kinh tế theo quy định, phổ biến, hướng dẫn kịp thời các quy định,chế độ của Nhà nước trong lĩnh vực Tài chính -Tín dụng - Kế toán và chính sách thuế, dự thảo và xây dựng các quy chế về Tài chính -Tín dụng - Kế toán áp dụng trong toàn Công ty. Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ nghiệp vụ làm công tác tài chính kế toán. Phòng chất lượng an toàn -Chức năng: Hỗ trợ Ban giám đốc xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống quản lý chất lượng.Hướng các hoạt động tuân theo mọi tiêu chuẩn an toànTiến hành đánh giá sản xuất thử nghiệm chuẩn bị cho sản phẩm mới. -Nhiệm vụ: Xây dựng, quản lý và phát triển các quy trình chất lượng trong toàn nhà máy.Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên các phòng ban về hệ thống quản lý chất lượng.Tổ chức đánh giá nội bộ nhằm củng cố lại thiếu sót trong việc quản lý tại phòng ban. Phối hợp với các phòng ban khác nhằm đảm bảo việc tuân thủ nọi dung các tiêu chuẩn trong quá trình sản xuất một cách triệt để. Tiếp nhận công nghệ sản phẩm mới thông qua quy trình đào tạo nghiệm ngặt ở nước ngoài cũng như trong nước.Lên kế hoạch đánh giá cho sản phẩm mới. Cùng các phòng ban và Công ty mẹ giải quyết triệt để các vấn đề trong sản xuất thử nghiệp trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt.Kiểm tra, cải tiến và phê duyệt các công đoạn sản xuất.Khi cần thiết, tổ chức các dự án để xử lý các vấn đề phát sinh trong sản xuất. Phòng kỹ thuật đấu thầu tư vấn -Chức năng: Phòng Kỹ thuật – Tư vấn là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị, Giám đốc để triển khai chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra giám sát của Công ty đối với các đơn vị trực thuộc về: khoa học công nghệ, kỹ thuật thi công, chất lượng sản phẩm công trình xây dựng, phòng chống bão lụt, sáng kiến cải tiến, quản lý thiết bị thi công,
- 20. 12 quy trình quy phạm kỹ thuật của ngành của Nhà nước liên quan đến ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty. -Nhiệm vụ: Chủ trì lập biện pháp đấu thầu thi công công trình khi có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc.Chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn, theo dõi các đơn vị trực thuộc về công tác nghiệp vụ theo chức năng được giao để tổng hợp báo cáo kết quả đã kiểm tra xử lý trình Giám đốc, Hội đồng quản trị công ty.Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm, tư vấn thiết kế, giám sát các công trình theo ngành nghề kinh doanh của Công ty, thường trực Hội đồng khoa học kỹ thuật và sáng kiến cải tiến kỹ thuật, bồi dưỡng nghiệp vụ, công tác thi nâng bậc công nhân hàng năm. Biên soạn tài liệu về công nghệ kỹ thuật để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên, triển khai những tiêu chuẩn, quy trình quản lý chất lượng, tổ chức thực hiện các phương án kỹ thuật và khai thác có hiệu quả thiết bị kỹ thuật được trang bị, đảm bảo cho việc sản xuất tại các đơn vị đạt chất lượng tốt, thực hiện nhiệm vụ chính trị của đơn vị đúng quy trình, quy phạm.Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong việc phối hợp với các phòng nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc tổ chức sản xuất và phục vụ kinh doanh.Quản lý thiết bị, theo dõi, trình duyệt phương án sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo định kỳ và khi bị hư hỏng, quản lý lưu trữ, bảo quản hồ sơ và cung cấp tư liệu để phục vụ cho các hoạt động chung của toàn công ty, chịu trách nhiệm quản lý và bảo vệ tài sản nhà nước được giao theo quy định của pháp luật và của đơn vị, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát kỹ thuật chất lượng, tiến độ thi công các công trình nhận thầu. Tham gia xử lý các vấn đề về kỹ thuật, khối lượng phát sinh trong thi công và kiến nghị xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.Định kỳ phối hợp với các phòng ban có liên quan để kiểm kê, kiểm tra kỹ thuật thiết bị đề xuất thanh lý tài sản cố định hư hỏng, không sử dụng đến hoặc không còn sử dụng được, phối hợp với các phòng thực hiện công tác hướng dẫn, vệ sinh môi trường trong quá trình tổ chức thi công các công trình của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đôn đốc, hướng dẫn việc xây dựng phương án phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn của các đơn vị trực thuộc. Chỉ đạo và kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác phòng chống lụt bão và tìm
- 21. 13 kiếm cứu nạn hàng năm, các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc công ty. Phòng thi công xây lắp -Chức năng: Tổ chức thi công, hỗ trợ kỹ thuật tại các công trìnhTham mưu cho Ban Giám đốc về những vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn và định hướng phát triển các dự án Các chức năng khác theo sự phân công của Ban giám đốc, tùy theo tình hình thực tế công việc. -Nhiệm vụ:Tiếp nhận, nghiên cứu kế hoạch thi công, hồ sơ kỹ thuật và các tài liệu liên quan đến công tác thi công công trình, mua sắm trang thiết bị và chuẩn bị trang thiết bị cho các dự án, lập các kế hoạch thi công, bảo trì, bão dưỡng, thay chuyển thiết bị bao gồm kế hoạch tiến độ, kế hoạch huy động trang thiết bị, kế hoạch cung ứng vật tư, kế họach sử dụng vốn, kế hoạch về nhân công nhân sự cho từng dự án… Khảo sát, thiết kế bản vẽ thi công, lập dự toán, ký hợp đồng, tiến hành thi công và giám sát kiểm tra chất lượng thi công, tiếp nhận, bố trí, điều động, cấp phát nội bộ vật tư, trang thiết bị, nguyên liệu, phương tiện thi công., phân công, giao việc, điều động, bố trí nhân sự thi công, bão dưỡng, sửa chữa, phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để tổ chức thi công các dự án, quản lý tiến độ, kỹ thuật, chất lượng, khối lượng thi công lắp đặt, quản lý tiêu hao vật tư, thiết bị, nhân công, chi phí chung dựa trên cơ sở kế họach được duyệt, triển khai và kiểm soát các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh công trường, đảm bảo an toàn cho các hạng mục công trình. Phòng kế hoạch kinh doanh -Chức năng: Phối hợp với đơn vị cấp trên làm việc với các bộ ngành liên quan, chủ đầu tư và các cơ quan liên quan xây dựng định mức, đơn giá, tổng dự toán, dự toán các công trình, giá ca máy các loại thiết bị mới. -Nhiệm vụ: - Theo dõi việc thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình ký kết và triển khai các hợp đồng kinh tế của các đơn vị.Trên cơ sở giá đấu thầu, các chế độ hiện hành của Nhà nước, biện pháp tổ chức thi công thực tế xây dựng các định mức đơn giá nội bộ Công ty, rà soát, ban hành sửa đổi bổ sung các quy định, quy chế thuộc lĩnh vực kế hoạch – kinh doanh, xây dựng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt định mức, đơn giá áp dụng
- 22. 14 đối với những công trình do Công ty làm chủ đầu tư, theo dõi những khối lượng phát sinh ngoài tổng dự toán, tham gia quyết toán các dự án đầu tư, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch giá thành và quản lý các thành phần chi phí của các đơn vị trên cơ sở kế hoạch giá thành, báo cáo thực hiện kế hoạch. Báo cáo thực hiện các mục tiêu tiến độ công trình, báo cáo thực hiện các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, dở dang, thu hồi vốn,...Đánh giá phân tích tình hình thực hiện, những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch, báo cáo thống kê, báo cáo tình hình thực hiện tháng, quý, năm về giá trị khối lượng, hỗ trợ, giúp lãnh đạo Công ty tập hợp báo cáo, kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần, tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty về các lĩnh vực mua bán, cấp phát vật tư, quản lý vật tư, đầu tư thiết bị, quản lý thiết bị, mua sắm vật tư phục vụ quá trình sản xuất của công ty, theo dõi giá cả kiểm tra cấp phát vật tư theo định mức cho các công trình, quản lý theo dõi cấp phát, thu hồi vật tư luân chuyển theo quy chế công ty, đôn đốc các đơn vị quyết toán vật tư theo từng giai đoạn và khi kết thúc công trình, tham mưu cho Giám đốc Công ty những biện pháp cần thiết để bảo quản và tiết kiệm vật tư, quản lý thanh toán cấp phát xăng dầu hàng tháng cho xe con công tác. 1.2 Quy mô tài sản Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2015-2016 Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 % tăng giảm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 670.072.384.276 755.09.566.898 12.69% Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 21.166.763.708 10.052.213.075 -52.51% Lợi nhuận sau thế 11.206.141.685 11.217.620.629 0.10% Tổng tài sản 1.476.078.259.1 91 1.335.467.988.5 19 -9.53% Nợ phải trả 1.284.079.104.9 79 1.144.371.904.3 35 -10.88% Vốn chủ sở hữu 191.999.154.212 191.096.084.184 -0.47% Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2015-2016
- 23. 15 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNG LÊ VIỆT 2.1. Giới thiệuvề phòng hành chính nhân sự công ty Chức năng: Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty, tổ chức và phối hợp các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự , đào tạo và tái đào tạo, tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty, xây dựng quy chế lương thưởng , các biện pháp khuyến khích, kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ người lao động, chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định chỉ thị của ban giám đốc, nghiên cứu soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trog công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức công ty các bộ phân và tổ chức thực hiện, phục vụ các tổ chức hành chính để ban giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo, điều hành phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt, quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy trong công ty, tham mưu đề xuất cho ban giám đốc xử lý vấn đề thuộc tổ chức hành chính nhân sự, hổ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự là cầu nối giữa ban giám đốc và người lao động tron công ty. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan, lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện, tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt, tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động, quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn công ty, thực hiện công tác tuyển dụng, điều hành nhân sự, theo dõi số lượng công nhân viên công ty nghỉ việc, đánh giá phân tích tình hình chất lượng số lượng đội ngũ công nhân viên lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của ban giám đốc, làm cầu nối giữa lãnh đạo công ty và tập thể người lao động, lập chương trình đào tạo định kỳ tháng năm, tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty, đánh giá kết quả đào tạo, trực tiếp tổ chức tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hành chính, chính sách, nội quy lao động,...,xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho công nhân viên công ty, đều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, lập quyết định bổ nhiệm, bãi bỏ chế độ quản lý đều hành, quản lý
- 24. 16 nghỉ việc riêng, ngỉ phép, nghỉ việc của công nhân viên, xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự, lập ngân sách nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty, giải quyết khiếu nại kỷ luật công nhân viên công ty, bảo vệ hợp pháp lợi ich của công ty và người lao động, xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng phụ cấp, làm việc tạo công ty, theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định, theo dõi việc ngỉ phép nghỉ việc riêng, giao dịch đối với các cơ quan nhà nước để thực hiện đối với các chế độ lễ tết, giám sát các phương án đã duyệt báo cáo đầy đủ kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ được giao. 2.1.1. Sơ đồ tổ chức phòng hành chính và nhân sự (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Hành chính và Nhân sự + 1 Trưởng phòng: 1 Phó phòng 5-7 nhân viên phụ trách nghiệp vụ tại các bộ phận Bộ phận Tổ chức nhân sự Trưởng phòng hành chính và Nhân sự Phó phòng hành chính và Nhân sự Bộ phận Tổ chức nhân sự Bộ phận Đào tạo Bộ phận Lao động tiền lương Bộ phận chính sách chế độ Bộ phận thi đua khen thưởng Bộ phận y tế Bộ phận tổ chức hành chính
- 25. 17 Bộ phận Đào tạo Bộ phận Lao động tiền lương Bộ phận chính sách chế độ Bộ phận thi đua khen thưởng Bộ phận y tế. Bộ phận hành chính giấy tờ 2.1.2. Nhiệm vụ từng vị trí 2.1.2.1 Bộ phận Tổ chức nhân sự Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn Công ty, ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí đồng phục,…).Tham gia các chương trình khảo sát lương với các đối tác và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm, thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh, vị trí công việc, kế hoạch quy hoạch và bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân chuyển, điều chuyển) mức độ hài lòng hàng năm đối với toàn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự, tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch và phát triển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự, xây dựng nội quy lao động; các quy chế làm việc, phân công của Ban điều hành trình Tổng giám đốc phê duyệt.Quản lý hồ sơ gốc của cán bộ công nhân viên trong công ty (trừ các chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng do công ty quản lý), chịu trách nhiệm cập nhật hồ sơ, giấy tờ, bằng cấp của cán bộ công nhân viên vào hồ sơ gốc.Thường xuyên cập nhật, bổ sung dữ liệu vào chương trình quản lý nhân sự chung của công ty theo quy định. 2.1.2.2 Bộ Phận đào tạo Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực trên cơ sở quy chế đào tạo phát triển nguồn nhân lực và kế hoạch đào tạo đã được duyệt, đăng ký nhu cầu đào tạo, kế hoạch đào tạo trình công ty duyệt và tổ chức thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện. Cập nhật kịp thời kết quả thực hiện các chương trình đào tạo trên phần mềm quản lý nhân sự của công ty.Lập danh sách, xét duyệt
- 26. 18 danh sách công nhân kỹ thuật đăng ký tham gia bồi dưỡng nghề, thống kê, lưu trữ và theo dõi, đánh giá hiệu quả sau đào tạo của cán bộ công nhân viên trong công ty. 2.1.2.3 Bộ phận lao động tiền lương Căn cứ đinh mức, định biên lao động của công ty hiện hành, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, sử dụng lao động trình công ty thẩm tra, phê duyệt, thực hiện tuyển dụng lao động theo chỉ tiêu được công ty phê duyệt và đúng quy định tại quy chế tuyển dụng lao động của công ty hiện hành, giao kết hợp đồng lao động, quyết định các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động, quyết định nghỉ hưu trí, cho thôi việc, chuyển công tác, tạm hoãn hợp đồng lao động và các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động khác đối với người lao động của công ty theo phân cấp, tổ chức thi nâng ngạch, nâng bậc, giữ bậc, thi sát hạch chuyên môn nghiệp vụ và thực hiện nâng lương, chuyển xếp lương theo phân cấp và quy định hiện hành của công ty, giải quyết các chế độ, chính sách đối với người lao động của công ty theo quy định của pháp luật và phù hợp với quy chế quản lý nội bộ của công ty, xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động, trang phục làm việc theo tiêu chuẩn, định mức do công ty ban hành phù hợp với quy định của pháp luật, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình sử dụng lao động tại công ty theo quy định của công ty.Công ty có trách nhiệm xây dựng định mức lao động tổng hợp theo khối lượng công việc quản lý và định mức chi phí tiền lương hàng năm trìnhcông ty thẩm định và phê duyệt, trên cơ sở định mức chi phí tiền lương, đơn giá tiền lương hoặc quỹ tiền lương, quỹ tiền thưởng được công ty duyệt , công ty đươc quyền phân phối quỹ tiền lương, tiền thưởng và trả lương gắn với năng suất, chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh cho từng đơn vị, bộ phận và cá nhân người lao động thuộc quyền quản lý trên cơ sở các quy chế quản lý nội bộ về tiền lương của công ty hiện hành nhưng đảm bảo phù hợp với quy định chung.Xây dựng các quy chế quản lý nội bộ về tiền lương của công ty phải phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội và của công ty, đồng thời trước khi ban hành phải thỏa thuận với tổ chức công đoàn cùng cấp, sau đó báo cáo và xin ý kiến của công ty trước khi thực hiện.Trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ cho
- 27. 19 người lao động theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan Bảo hiểm xã hội. 2.1.2.4 Bộ phận chính sách chế độ Môi trường của công ty là một yếu tố rất quan trọng khi ấn định lương bổng… và điều đặc biệt quan trọng là xét yếu tố về bản thân nhân viên và yêu cầu công việc, bên cạnh đó nhà quản trị nhân sự cần biết đánh giá thành tích công tác một cách khoa học, có như vậy mới thiết lập được một hệ thống lương bổng và đãi ngộ hợp lý và thoả đáng. 2.1.2.5 Bộ phận thi đua khen thưởng +Khen thưởng Công ty chấm điểm và đề xuất xếp hạng thành tích thi đua theo các chỉ tiêu kế hoạch được giao, các chỉ tiêu kế hoạch đạt được trong bộ tiêu chí đánh giá của công ty và các chỉ tiêu khác theo quy định của công ty, trình công ty xtôi xét khen thưởng hoặc đề nghị công ty trình cấp trên khen thưởng cho đơn vị, tập thể và cá nhân theo quy định tại quy chế thi đua khen thưởng của công ty và quy định chấm điểm, xét thi đua của công ty.Triển khai các chương trình thi đua tại đơn vị, thực hiện các nhiệm vụ được phân công chấm điểm thi đua định kỳ, đề xuất các danh hiệu thi đua,khen thưởng cho đơn vị theo quy chế thi đua khen thưởng của công ty hiện hành, xét chọn và quyết định khen thưởng cho các tập thể, cá nhân của đơn vị theo phân cấp và bằng nguồn quỹ khen thưởng của công ty. 2.1.2.6 Bộ phận y tế Thực hiện công tác chăm lo sức khỏe người lao động theo quy định quản lý sức khỏe người lao động của công ty.Thực hiện công tác điều dưỡng, phục hồi chức năng cho người lao động theo hướng dẫn của công ty. - Quản lý vệ sinh lao động + Thực hiện công tác quản lý vệ sinh lao động; + Thực hiện công tác đo kiểm môi trường lao động; + Công tác phòng, chống dịch bệnh. - Các hoạt động Y tế khác
- 28. 20 + Công tác dân số-kế hoạch hóa gia đình, công tác phòng chống ma túy, mại dâm và phòng chống AIDS; + Thực hiện công tác khác: kiểm định dụng cụ y tế, lập hợp đồng xử lý rác thải y tế,… 2.1.3. Quy trình phối hợp công việc của các vị trí trong phòng hành chính nhân sự. 2.2. Thực trạng về các công việc trong quá trình thực tập 2.2.1. Mô tả chi tiết Công việc 1: Tuyển dụng nhân sự cho công ty thông qua các kênh Internet hoặc kênh truyền thống như đăng báo, dán tờ rơi. Công việc 2: chấm công cho công nhân viên, tính lương khi được tăng ca hay nghỉ giữa buổi. Công việc 3: hỗ trợ quản lý sắp xếp hồ sơ tài liệu, phân loại hồ sơ và tài liệu, thống kê lưu trữ các tài liệu, và sắp xếp để đúng vào vị trí quy định một cách gọn gàng ngăn nắp, viết đơn. Cập nhật dữ liệu trong chương trình quản lý nhân sự Tổng hợp và lưu trữ hồ sơ công việc Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở Xây dựng và theo dõi thực hiện quy chế quản lý nội bộ Báo cáo, phân tích công việc chuyên môn Tham gia giải quyết các khiếu nại, khiếu kiện
- 29. 21 2.2.2. Quy trình thực hiện công việc. Công việc 1: Tuyển dụng nhân sự Sơ đồ 2.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) B1: Chuẩn bị tuyển dụng Tôi tham gia chung với phòng hành chính nhân sự vào các việc như: Lên kế hoạch tuyển dụng trong thời gian bao lâu, yêu cầu đặt ra cho ứng viên là gì, trong thông báo tuyển dụng cần những nội dung gì,… Chuẩn bị tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu thập và chọn lọc hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra, chất lượng, chuyên môn Phỏng vấn tuyển chọn Tập sự thử việc Quyết định tuyển dụng
- 30. 22 B2: Thông báo tuyển dụng Khi trưởng phòng soạn một thông báo tuyển dụng chi tiết về các yêu cầu của công ty, những quyền lợi ứng viên được hưởng và hướng dẫn tôi đăng lên các phương tiện truyền thông đại chúng, để thu hút ứng cử viên cần tuyển. B3: Thu nhận và chọn lọc hồ sơ Tôi được tham gia chung với phòng về việc chọn lọc và phân loại các hồ sơ ứng tuyển phù hợp với yêu cầu và vị trí của công ty đặt ra, thay vì phỏng vấn tất cả các hồ sơ, chọn những hồ sơ phù hợp nhất cho vị trí công việc sau đó lên kế hoạch phỏng vấn. B4: Phỏng vấn sơ bộ Sau khi đã nhận và lựa chọn hồ sơ ứng viên, bước tiếp theo tôi được tham gia chung và gọi hẹn lịch phỏng vấn đối với những hồ sơ được lựa chọn. Vòng phỏng vấn này sẽ giúp xác định lại các thông tin trong hồ sơ của ứng viên, đồng thời cũng là cách để tiếp tục loại những ứng viên không đạt yêu cầu. B5: Kiểm tra, trắc nghiệm, chuyên môn . Phần này tôi không được tham gia vì phần này thuộc chuyên môn kỹ thuật của công ty.Phần này để đánh giá năng lực thực tế của ứng viên về chuyên môn, thông thường sẽ là kiểm tra IQ, logic, test trình độ ngoại ngữ và kiểm tra chuyên môn của ứng viên. Vòng kiểm tra này sẽ giúp loại bỏ được những ứng viên không đủ tiêu chuẩn đi tiếp vào vòng tiếp theo. B6: Phỏng vấn tuyển chọn Về phần phỏng vấn tuyển chọn này tôi chỉ được tham gia vào việc soạn các tài liệu liên quan, các chế độ công ty để bên tuyển dụng có thể làm việc một cách tốt nhất.Vòng phỏng vấn này nhằm đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh, phương diện trình độ và khả năng tiếp nhận công việc. Bên cạnh đó cần chuẩn bị những câu hỏi để khai thác thêm các thông tin về tính cách cá và phẩm chất cá nhân có phù hợp với doanh nghiệp hay không. Trong vòng phỏng vấn này, đối với những ứng viên được chọn thử việc cũng cần đề cập đến vấn đề lương thưởng, chế độ của công ty để ứng viên được biết và quyết định có làm việc cùng công ty hay không.
- 31. 23 B7: Tập sự thử việc Phần này do bộ phận bên công ty sắp xếp tôi không được quyền tham gia. Mặc dù đã được tuyển dụng, nhưng các ứng viên phải trải qua giải đoạn thử thách, đó là giai đoạn thử việc. Đây là khoảng thời gian mà ứng viên sẽ được tiếp xúc thực tế với công việc, là cơ hội để thể hiện khả năng, trình độ của mình có đáp ứng được nhu cầu công việc hay không. Từ đó đưa ra quyết định cuối cùng. B8: Quyết định tuyển dụng Do bên công ty quyết định nên tôi cũng không được tham gia, chỉ được hướng dẫn cho hiểu về quyết định tuyển dụng như thế nào. Sau thời gian thử việc, công ty đưa ra quyết định cuối cùng để chọn những ứng viên phù hợp nhất với công việc, và loại bỏ những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu trong công việc. Sau khi quyết định tuyển dụng, công việc cuối cùng trong quy trình tuyển dụng đó là ký kết hợp đồng, giải thích và trả lời các câu hỏi của ứng viên về các chế độ của công ty để ứng viên hiểu rõ. Công việc 2: chấm công cho nhân viên VD: Bảng chấm công cho nhân công trình. Hình 2.1 Ví dụ cụ thể về bảng chấm công cho công nhân công trình
- 32. 24 Bảng chấm công và tiền lương công nhân được tính 7 ngày trong tuần, từ thứ 2 đến chủ nhật. +NT: Ngày thường hệ số là 01 +TC: Tăng ca hệ số là 1.5 +CN: Chủ nhật hệ số là 1.5 ( Nếu công nhân viên công tác đủ 6 ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 7) -Tiền lương sẽ được tính một tháng 4 lần sẽ thuộc về bộ phận nhân viên công trình. Công việc 3: Sắp xếp, quản lí hồ sơ nhân viên. - Cập nhật những hồ sơ mới trong ngày (Chứng từ, bảng biểu, hóa đơn...) - Lưu trữ hồ sơ đúng nơi quy định + Theo thứ tự thời gian + Theo số văn bản + Theo mức độ quan trọng của văn bản + Sắp xếp theo vần chữ cái 2.3 Đánh giácông việc Các yếu tố đánh giá Kém(1đ) Dưới trung bình(2đ) Trung bình(3đ) Giỏi(4đ) Xuất sắc(5đ) Khối lượng công việc X Chất lượng công việc X Đáng tin cậy X Sáng kiến X Tính thích nghi X Sự phối hợp X Bảng 2.1 Bảng đánh giá công việc
- 33. 25 CHƯƠNG 3. BÀI HỌC KINH NGHIỆM 3.1. Nhận xét 3.1.1. Nhận xét chung Nhìn chung, từ khi thành lập đến nay, Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Xây Dựng Lê Việt bước đầu đã có những thành công và khẳng định được vị thế của mình trên lĩnh vựng xây dựng.Để làm được điều đó, ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong công ty đã không ngừng cố gắng phát huy tối đa năng lực bản thân, cũng như lợi thế cạnh tranh của công ty mình. 3.1.2. Nhận xét về thực trạng công việc Mỗi ngày, Công ty có rất nhiều công việc để thực hiện, do tính chất mỗi công việc có rất nhiều giai đoạn, mà mỗi một giai đoạn gồm những trình tự thực hiện công việc khác nhau. Do đó, tôi chỉ được giao cho một số công việc đơn giản vừa giúp tiếp cận được công việc thực tế vừa không làm gián đoạn các quy trình làm việc chính, ảnh hưởng đến tiến độ và năng suất trong các công việc khác. Nhìn chung, các công việc được giao cho tôi không quá khó khăn, đa phần đều có liên quan đến các kiến thức của ngành Quản trị kinh doanh mà tôi đã được học tại trường. Do đó, tôi chỉ cần lắng nghe thật kỹ, quan sát học hỏi, vận dụng tốt các kiến thức đã học ở các môn quản trị và tuân thủ từng bước để hoàn thành tốt công việc được giao. 3.2. Bài học kinh nghiệm 3.2.1. Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc Đối với sinh viên mới ra trường, việc tiếp xúc và thực hiện các công việc được giao vẫn còn khá bở ngỡ do chưa có nhiều kinh nghiệm. Do vậy, trong quá trình thực tập, tôi đã tích lũy được khá nhiều kinh nghiệm về cách thức thực hiện công việc trong khi làm việc thực tế tại công ty như sau: ▪ Biết cách tính lương cho công nhân trong công ty, hệ số lương ngày thường và ngày tăng ca như thế nào. ▪ Biết cách thực hiện các công việc văn thư hằng ngày, cách thức sử dụng các loại máy trong văn phòng như máy fax, máy photocopy, máy scan, …
- 34. 26 ▪ Biết cách soạn thảo các văn bản theo đúng quy định, có tính hợp lý và tránh các sai sót cơ bản xảy ra. ▪ Biết cách giao tiếp với khách hàng thông qua việc các anh, chị trong phòng nói chuyện với khách hàng về các vấn đề của Công ty mà từ đó học hỏi theo. 3.2.2. Bài học kinh nghiệm về kỹ năng Như đã trình bày ở các phần trước, mỗi công việc được giao bên trên đã mang lại cho tôi khá nhiều kiến thức, đặc biệt là các kỹ năng cần thiết để giải quyết một số công việc khi đi làm thực tế. Sau đây, là các kỹ năng mà bản thân tôi thấy mình đã tích lũy được trong quá trình thực tập kỹ năng tiếp xúc trước đám đông, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng quan sát trước khi làm việc,... 3.2.3. Bài học kinh nghiệm về thái độ Thái độ là nhân tố quan trọng, tác động đến hiệu quả và năng suất làm việc, chính vì thế nhà tuyển dụng thường đánh giá năng lực của nhân viên thông qua thái độ đôi khi còn nhiều hơn cả kiến thức chuyên môn và kỹ năng của họ. Vì vậy trong khi thực tập, tôi luôn luôn chú trọng đến thái độ của mình khi làm việc, chẳng hạn: Tập thói quen hòa đồng, vui vẻ khi làm việc cùng với các anh, chị trong phòng. Khi có ai cần giúp đỡ, cứ sẵn lòng làm chứ không được ra vẻ khó chịu, cằn nhằn. Luôn lắng nghe khi được các anh, chị hướng dẫn thực hiện công việc, cái gì không hiểu thì hỏi liền ngay lập tức, tránh để khi làm việc có sai sót xảy ra. Luôn nỗ lực tìm hiểu vấn để, quy trình làm việc, không phải cái gì cũng hỏi mà chỉ hỏi khi thật sự cần thiết, tránh làm phiền đến công việc của các anh, chị. Chính những thói quen tập dần như vậy sẽ tác động tích cực đến suy nghĩ sau này khi làm việc, và một khi thành thói quen, nó sẽ cho tôi dễ dàng hòa đồng cũng như bắt nhịp tốt với môi trường làm việc sau này.
- 35. 27 KẾT LUẬN Thực sự hai tháng vừa qua đã mang lại ý nghĩa rất lớn đối với sự nghiệp tương lai của tôi sau này khi mà tôi đã hoàn thành đợt thực tập nhận thức này.Đối với tôi, đây sẽ là hành trang để tôi có thể chuẩn bị tốt hơn cho môi trường làm việc thực tiễn. Trong quá trình thực tập, tuy bước đầu gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi sai lầm cũng như bỡ ngỡ khi bước đầu làm việc thực tế nhưng nhờ sự hỗ trợ hết mình của các anh chị trong công ty tôi đã dần quen với những công việc cơ bản và tự hào khi mình đã hoàn thành tốt những mục tiêu đề ra trong quá trình thực tập nhận thức này. Qua đợt thực tập này, tôi đã rút ra cho bản thân mình nhiều bài học quý giá, bài học về thái độ khi đi làm, tôi phải đi làm đúng giờ và phải biết cách ứng xử với cấp trên cũng như với các anh chị hướng dẫn cho mình. Tôi phải luôn tôn trọng những nguyên tắc trong công việc của công ty và phải thực hiện đầy đủ các nguyên tắc đó, tôi cần phải chủ động và linh hoạt hơn tiếp cận với công việc để tìm kiếm được cho mình công việc phù hợp, chủ động liên hệ với anh chị phụ trách và không nên thụ động, chờ tới khi được giao nhiệm vụ. Vì thời gian thực tập và viết báo cáo chỉ gói gọn trong vòng 8 tuần, cho nên nội dung của bài báo cáo thực tập này không tránh khỏi những thiếu sót. Nếu có thời gian nhiều hơn, tôi sẽ cố gắng tập trung chi tiết hơn nữa vào phần quy trình công việc và đưa ra các hướng xử lý, cải thiện các quy trình công việc một cách hiệu quả hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ, hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Thanh Vân và Ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Xây Dựng Lê Việt đã giúp tôi hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này.