Digitalisasi Kearsipan.pptx
Download as PPTX, PDF2 likes5,115 views
Digitalisasi arsip statis bertujuan untuk mengubah media arsip dari format analog ke digital agar informasi dapat diakses dan dipelihara dengan lebih baik. Proses ini mencakup langkah-langkah persiapan, eksekusi, verifikasi, dan pembuatan berita acara untuk memastikan standar kualitas dan legalitas. Selain itu, undang-undang dan peraturan terkait memberikan kerangka hukum dan teknis dalam pelaksanaan digitalisasi arsip di Indonesia.
Digitalisasi Kearsipan.pptx
- 1. DIGITALISASI ARSIP STATIS Drs. Mahmun Syarif Nasution, M.AP
- 2. ARSIP? Bagaimana ingatan yang merupakan sesuatu yang berasal dari masa lampau dan itu dapat digunakan untuk masa kini, yang pada gilirannya sekaligus juga menjadi landasan masa mendatang. Agar masa lampau itu dapat ditarik relevansinya untuk masa kini, diperlukan adanya titik penghubung antara keduanya. (Prof. Dr. Noerhadi Magetsari Kepala ANRI 1992—1998)
- 3. TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 3 1. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; 2. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; 3. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; 4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.
- 4. UNDANG-UNDANG KEARSIPAN YANG TERKAIT 1. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. UU No. 11 tahun 2014 tentang ITE 3. UU No. 14 Tahun 2014 tentang KIP 4. PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU 43/2009 5. Perpres No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) 6. Perka ANRI No. 20/2011 tentang Autentikasi Arsip Elektronik
- 5. PENGERTIAN • Transfer materi (arsip) dari analog ke kode binary melalui penggunaan scanner atau kamera digital, sehingga image dari obyek yang discan dapat dibaca di komputer. • Tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses alih media atau digitalisasi dengan mengubah bentuk dari format tercetak/tertulis, audio dan video menjadi format digital. • Alih Media: teknik memindahkan isi atau informasi arsip dari satu format ke format lainnya dengan tidak mengurangi isi arsip aslinya.
- 6. KEBIJAKAN • Alih media arsip statis dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. • Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan per-UU. • Hasil Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan langsung dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Alih media.
- 7. 01 02 03 TUJUAN ALIH MEDIA ARSIP Kepentingan Pelestarian dan PelayananArsip ASPEK LEGALISASI ALIH MEDIA Alih Media dilakukan untuk pelaksanaan PreservasiArsip Statis melalui Reproduksi (Pasal 99 ayat (1); Alih Media dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi fisik dan nilai informasi yang menghasilkan Arsip Statis dalam bentuk dan media elektronik dan/atau media lainya sesuai dengan Aslinya (Pasal 99 ayat (2) Jo Pasal 100 ayat (4); Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan pelestarian dan pelayanan arsip (Pasal 100 ayat (5); (Bab IV, Paragraf 4 PreservasiArsip Statis, Pasal 49 dan Pasal 100 PP No. 28 Th. 2012)
- 8. APAKAH DIGITALISASI? Proses konversi dari media/informasi yang tercetak, ditulis dan/atau digambar ke dalam bentuk atau format digital.
- 9. Agar arsip atau rekaman informasi dapat diakses melalui sistem komputer (online, offline, kapanpun dan dimanapun ) TUJUAN DIGITALISASI Salah satu strategi pelestarian arsip masa kini, agar dapat selalu mengikuti perkembangan teknologi Agar arsip dapat dipelihara dan dijaga di lokal repositori atau cloud storage
- 10. STANDAR DIGITALISASI Standar Digitalisasi diperlukan untuk pengamanan, agar berkualitas tinggi, tersimpan dan tertata dengan baik sebagai dasar atau pondasi untuk aktifitas alih media/ digitalisasi meliputi semua proses kerjanya.
- 11. RUANG LINGKUP Spesifikasi Teknis digitalisasi harus diketahui oleh semua operator sebelum melaksanakan kegiatan digitalisasi arsip. Pengetahuan yang mendalam tentang spesifikasi digitalisasi membuat setiap operator dapat menyelesaikan setiap masalah yang terjadi selama proses digitalisasi berlangsung. Menggunakan aturan yang sudah terstandar akan menghasilkan citra hasil digitalisasi yang konsisten
- 12. METODE SELEKSI 1. Penggunaan (tingkat intensitas permintaan) 2. Kondisi arsip mulai rusak atau akan hilang informasinya. 3. Urgent/mendesak untuk pimpinan yang sangat membutuhkan, pameran dll.
- 13. Mempermudah akses terhadap arsip. PERENCANAAN DIGITALISASI ARSIP STATIS Rencana jangka panjang dan resolusi tinggi dalam storage Pemeliharaan/ preservasi arsip; menjaga keamanan, keselamatan & keutuhan arsip yang dialihmediakan
- 14. DIGITAL FILE FORMAT Format digital yang direkomendasikan TIFF – Tagged Image File Format (foto/ images) JPEG - Joint Photographic Experts Group (foto/ images) PDF – Portable Document Format (foto/ images) WAV – waveform audio format (audio/ rekaman suara) AVI –Audio Video Interleave (video/ film) RAW
- 15. ALUR KERJA DIGITALISASI ARSIP STATIS SOP DIGITALISASI 1. Persiapan (Pra Digitalisasi) 2. Pelaksanaan/Proses 3. Verifikasi / QC 4. Pembuatan Berita Acara 5. Autentikasi
- 16. KESIMPULAN Digitalisasi Arsip Statis… • Teknis digitalisasi harus ditetapkan dan disahkan dalam bentuk peraturan pimpinan lembaga atau kantor sebelum pelaksanaan digitalisasi dimulai. • Alur kerja proses digitalisasi harus ditetapkan sebaik-baiknya sesuai dengan standar. • Kegiatan digitalisasi banyak melibatkan orang dengan berbagai profesi dan skill.
- 17. WEBSITE SEJARAH NUSANTARA Laman Sejarah Nusantara (www.sejarah-nusantara.anri.go.id) diresmikan tanggal 27 September 2013 di Bandung bersamaan dengan acara konferensi SARBICA. Menyajikan hasil digitalisasi arsip VOC yang dapat di akses oleh khalayak umum dengan dua bahasa yaitu, Inggris dan Indonesia.
- 18. THANK YOU - Digitalisasi Arsip Statis -
- 19. DIGIT ALISASI ARSIPST ATIS PROJECT SEJARAH NUSANTARA–ARSIPVOC https://sejarah-nusantara.anri.go.id Oleh: Kurniawan Budi Santoso
- 21. Pra-SCANNING Prosedur & Standard Arsip Refolio ( Penomoran Halaman ) Fungsi : 1. Arsip biasanya tidak ada urutan halaman. 2. Alat kontrol jika ada halaman yang tidak ter-scan. 3. Alat bantu Perencanaan - Kebutuhan digital storage - Durasi/lama pengerjaan - Kebutuhan SDM Prosedur - Referensi tahapan langkah kerja. Standard - R eferensi hasil kerja P edoman SOP Peraturan … … - Fisik - Materi/Konten DAFT AR ARSIP Kelengkapan Berita Acara Aspek Legalitasscr Administrasi ALURKE R JA DIGITALISASI AR SIPVOC
- 22. Penyiapan MET ADAT A SCANNING QC Kebutuhan AKSE S - Format TIFF - Seluruh lembar arsip - Format JPG atau PDF/A - Seluruh Informasi arsip Resolusi: 300dpi/ppi Bitdepth : 24 bit Cropping Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 T ahun 2018 Tentang Standar Deskripsi Arsip Statis AccessStorage (Harddisk, NAS , Cloud) LongtermDigital Preservation Storage (WORM– Write Once R ead Many) ALURKE R JA DIGITALISASI AR SIPVOC *MEMENUHI ST ANDARD YANG DITET APKAN PP.28/2012 : Pelaksanaan UU.43/2009 Kebutuhan P R E SE R VASI
- 23. ingest (memasukkan/ menggabungkan) Verifikasi (QC) “Menghubungkan/menggabungkan/memasukkan” METADA TA dan GAMBAR /OBYEK DIGITAL hasil scanning Memastikan METADA TA sesuai dengan GAMBAR /OBYEK DIGIT ALhasil scanning Obyek Digital OAIS (OpenArchival Information System) Metadata ALURKE R JA DIGITALISASI AR SIPVOC
- 24. Pra- publikasi Indexing Transkripsi Translasi Nama Orang Nama T empat … . P eristiwa Waktu Kata kunci P encarian Ditulisulang apa adanya Memudahkan pembacaan Penterjemahan ke Bahasa lain Memudahkan pemahaman ALURKE R JA DIGITALISASI AR SIPVOC
- 25. Pra- publikasi Otentikasi Watermarking Daftar Arsip ALURKE R JA DIGITALISASI AR SIPVOC Aspek TEKNIS PerKa ANRI No.20/2011 Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik Aspek ADMINISTRATIF PP.No.28/2012 : Pelaksanaan UU.43/2009 Berita Acara
- 27. //Sejarah-nusantara.anri.go.id Publikasi Beberapa fitur website publikasi arsip VOC digital
- 28. //Sejarah-nusantara.anri.go.id Publikasi Download filepdf Beberapa fitur website publikasi arsip VOC digital
- 30. Cropping