Intranet 2 0 alle mensen wat een kennis def
- 1. Intrane 2.0: alle me et a ensen: wat ee kenn en nis! d door Pim va Wetten an H intranet is bij veel organisaties ee n plek waar een serene rust heerst. O eigenlijk, een pijnlijke Het s r Of e tilte. Want ee intranet zou een centr st en rale, drukke ontmoetingsplaats moete zijn waar alle en m medewerkers voortdurend informatie k s d kunnen halen en brengen. De realiteiit is vaak andders. Dankzij j W Web2.0 techn nologieën zijn er nu moge n elijkheden om het intrane om te bouw tot een bruisende m et wen netwerkomge eving voor de hele organi satie. e h huidige prob blemen D eerste gen De netten, zoals die door vee organisatie nog steed wordt gebruikt, levert neratie intran el es ds doorgaans tw belangrijk klachten o wee ke op: 1. Er gebeu te weinig op het intran et; urt o 2. de inform matie is niet meer up-to-da m ate. B Belangrijkste oorzaak van het eerste p n punt is dat he vaak lastig is om inform et g matie op het intranet te krijgen. Meestal wordt het gedaan doo een vaste redacteur op de commun t or p nicatieafdelin die met ng het intranet 'b belast' is. De artikelen kom keurig in een wachtrij en het duu dan ook enkele dagen men urt e n vo oordat een a aangeleverd artikel is bek keken, getoe aan redactiecriteria e n eventueel gecorrigeerd etst d. N echt bem Niet moedigend vo de colleg die de info oor ga ormatie heeft aangeleverd En omdat de t d. procedure wa omslachtig is, zie je da t de informat ook niet wordt geüpda en zo sne veroudert. at g tie w ate el H gevolg: nog minder be Het ezoekers. in den beginne: Commu n unicatie D eerste stap die een on De nderneming d doorgaans ze bij de et in ntroductie van een intrane is ervoor z et zorgen dat de afdelingen H en Comm HR municatie hun handboeke n en algeme n ene bedrijfsinform matie kwijt kun nnen. Hierme wordt in de eerste ee d basisbehoefte van een int e tranet voorzie commun en: nicatie vanuit de afdelingen naar de org n ganisatie. Vaa wordt daa ak arnaast een zoogenaamd s smoelenboek ontwikkeld zodat medew k werkers elkaar sneller kunnen vind r den. Daarme wordt teve de basis ee ens gelegd voor d tweede ba de asisbehoefte : Connectivit Toch blijft ty. het angstvallig stil op veel intranetten. Er moet iets gebeuren. g l s E dat kan. Z En Zowel op het punt van com mmunicatie als van a coonnectivity z belangrijk verbeterin zijn ke ngen mogelijkk. V Verbeterpunt communicatie ten E wordt voor Er rtdurend creaatief nagedac over nieu cht uwe toevoegingen op het intranet om de t bezoekersaan ntallen op te krikken. De beste manie om dat te realiseren is echter niet door iets toe er r d te voegen ma door iets weg te halen de drempe om te pub e aar n: els bliceren. De strakke work kflow die is in ngericht rond publicaties op intranette zou ingeru moeten worden voor een laagdre d en uild w r empelige m manier voor a medewer alle rkers om zelf artikelen te kunnen plaa f atsen. Meer v vrijheid dus. Blogs zijn hiervoor zeer geschikt. Ee groot voor en rdeel van blo is bovend ogs dien dat je e r als lezer op kunt p re eageren. En discussies binnen een o b organisatie zijn natuurlijk waardevolle neveneffect van deze w ten e nieuwe vorm van commun nicatie. De exxplosieve groei van blogs op het web en in organ b nisaties zijn daarvan het bbeste bewijs. Veel bedrijven durven het echter niet a om hun medewerker autonoom te laten pub V n t aan rs m bliceren op het intranet. V Vooral beursggenoteerde o onderneming huiveren ervoor, uit v gen n vrees dat onjjuiste of gevoelige infoormatie ‘op straat’ komt te liggen. Een vrees die onterecht is w e n o want er zijn voldoende v andere kanale waarlangs dat veel ee en s envoudiger zou kunnen zoals bijvoorb z z beeld email. Dat kan het argument dus niet zijn. He komt er op aan dat dire s et p ecties op dit punt meer zo zouden moete loslaten en
- 2. e-office bv T +31(0)88-00 18 300 Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399 3991 CD Houten www.e-ooffice.com The Netherlands [email protected] en vertrouwen op de verantwoordelijkh n heid van hun medewerke Net zoalls ze dat doe als het n ers. en gaat om de kl lantenbehandeling en de bedrijfsvoer e ring. Mensen voelen zich prettiger en presteren n h n beter in een werkomgeving waar ze in vrijheid ku nnen operer b ren. In de praktijk zie je dan ook da het met de kwaliteit van de artikelen erg p e at n meevalt. Bov m vendien beseeffen auteurs terdege dat collega’s meelezen en s t m ‘publiekelijk’ op een blog kunnen reag ‘ geren. Er tre eedt altijd een zekere n mate van ze lfregulering op. m o Een toevoeg E ging aan het intranet zou daarom een Twitter-acht n tige oplossin ng kunnen zijn. Over Twitter is al veel ge k r ezegd en ges schreven. Maar één ding g kan niet word ontkend: het is zeer laagdrempe k den elig. En niet in elke n persoon sch uilt een blogger, maar in 140 karakte vertellen aan welk p ers a project je mom menteel werk kan echt iiedereen. kt, v verbeterpunt connect ten tivity O het smoe Ook elenboek is vaak een sta tisch elemen op het intra v nt anet dat sne l veroudert. En ook dat is s lo ogisch want e is geen no er oodzaak om jje profiel bij te houden. Bovendien ko het weer allemaal B ost extra tijd. H biedt Soc Networking uitkomst. Social Netw Hier cial . working is beekend geword door site als den es Facebook en Linkedin. Wat die sites h F heel knap doen is de geb bruikers in sta stellen om een aat m netwerk op te bouwen. De echte waar ligt echte in de moge e e rde er elijkheid om hheel snel een overzicht te krijgen van wa je netwerk aan het doe is (profiel gewijzigd, nieuwe foto's, nieuwe mensen in hun at k en , netwerk, statu usupdate, co ommentaar o een blog etc). op e D is precies wat de nieuw Dit wste Web2.0 tools voor bedrijven ook bieden. In p 0 b k plaats van fo ocus te le eggen op het 'gezellige' karakter word hier echter de aandach gelegd op het zakelijke karakter t k dt r ht e (e expertise upddate, nieuw project, micro p ding van een presentatie voor een oblog over de voorbereid d n klant, een nieuwe bookma over een kennisgebie etc.). ark ed H profiel wo dan naas een plek v Het ordt st voor de statissche informatie die we ke ennen uit het t smoelenboek een plek waar alle activ k, viteiten van die persoon geaggregeer worden. De bezoeker d g rd D is in één oogo s opslag op de hoogte van wat zo'n per e rsoon werkelijk doet. structuur N Naast bovens staande verbbeterpunten o het gebied van communicatie en c op d connectivity kan er ook k ve verbeterd worden in de navigatie . Wat wij bij e-office veel zien is dat d structuur van het eel d d e de v in ntranet een a afspiegeling is van de org i ganisatie. Da lijkt logisch maar het m at h maakt het las voor stig m mensen om h weg te vi hun inden op het intranet. Je moet immer altijd bede nken voor wie de t rs w gezochte informatie bedoe was. eld D manier wa De aarop medew werkers zich organiseren is een heel andere. Zij g geven niet om afdelingen m n of divisies. Zij verzamelen mensen om zich heen die ze nodig hebben om h werk goed te kunnen j n m d hun n doen. Hierdoo ontstaat een heel ande soort netw or er werk. Ogensc chijnlijk chao otisch maar in de praktijk n effectiever. E zinvolle t Een toevoeging aan het intran is daarom om naast de oorspronk a net m d kelijke structu uur, gebaseerd op de organisa p atie-inrichting ook een st g, tructuur te bieden rondom deze netw m werken. Een coommunity is uitstekend in staat om ze een plek te geven: een plek waar g n e e n gelijkgestemd mensen de zich verzamelen rondom een onderwe e erp. Hiermee doorbreek je de silo's b e binnen een organisatie o omdat deze ccommunities kunnen best taan uit mensen uit allerlei afdelingen Juist in die n. e ‘o onverwachte’ verbindinge schuilt vee meerwaar en el rde. De kennis in de orga anisatie word beter dt ontsloten en g gebruikt.
- 3. e-office bv T +31(0)88-00 18 300 Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399 3991 CD Houten www.e-ooffice.com The Netherlands [email protected] m mensen! B alles wat e op het intra Bij er anet gebeurt zou de aute zichtbaar moeten zijn en klikbaar zodat je t eur r n direct naar zijn/haar profie kunt gaan. Het is imme veel hand el ers diger om iem mand te vinde die alles en afweet van he onderwerp waar je naa op zoek be dan drie artikelen. D e persoon ka je namelij et p ar ent, an jk in vijf minuten op weg helpen. Dat zal aanzienlijke tijdswinst op n n pleveren. Bo ovendien zal iemand nooiit al zijn kennis (de zgn 'tacit' knowledge in artikelen kunnen sto e) n oppen (het za maximaal 20% zijn). al Insta Messagi ant ing Als je eenmaal d juiste pers de soon hebt gevonden voor het juiste onderwerp, r dan wil je die perrsoon natuur snel bere rlijk eiken. Instan Messaging (IM) is hier nt g uiter rmate goed in Het grote voordeel van IM is dat je aan de status van n. n e iema kunt zien of de perso bereikbaar is of niet. Is de persoo bereikbaa and n oon on ar dan kun je hem/h haar direct een vraag ste ellen. Duurt d vraag en het antwoord de h d langer dan vijf re egels typen, kun je de persoon natuur k rlijk ook gewoon even belle en. in the flow n Meer dan een plek om documenten te dumpen zo het intrane een plek m M n e ou et moeten zijn om 'dingen te e doen'. Door de componen Samenwer nt rken (Collabo oration) aan het intranet t te voege verandert toe en het van een p plek waar je naar toe gaa om iets te halen of te brengen (een eindresultaa van n at h at productie), in een onmisba tool voor je dagelijkse werk. Dit is het echte w aar r s walhalla van intranetten, omdat de drempel om naa het intrane te gaan er niet meer is Het is er ge ar et r s. ewoon en zit in de flow t va je organis an satie: je schr je docum enten in een centrale wik i.p.v. in ee n document. De rijft n ki . vo oorbereiding en daadw gen otulen worden live op het intranet gez en de werkelijke no zet projectvoortgaangs overleg ggen worden geblogd. n conclusie: In ntranet 2.0 = Intranet + W 2.0 Web A intranetbe Als eheerders éé ding kunne leren van het huidige internet (We én en n eb2.0) dan is het wel de s kunst om de g gebruiker centraal te stel len. Veel tec chnieken die zijn besprok in dit artikel hebben ken hun waarde a ruimschoot bewezen o het internet: al ts op - Blogs (laagd drempelig inf formatie dele en) - Social Networking (mens vinden o expertise) sen op D Door het toev voegen van deze twee on d nderdelen kri ijgen de best taande doele van het in en ntranet, co ommunicatie en connect e tivity een extr boost. ra D andere Web2.0 onderd De delen die we kort bespro e oken hebben: - Wiki (centrale plek van in nformatie) - Instant Messsaging (bescchikbaarheid van collega is duidelijk) E wiki is ee goede start om ervoor te zorgen dat het intrane 'in the flow van je orga Een en r et w' anisatie komt. In nstant Messa aging zorgt ervoor dat de mensen bin e e nnen een bed gemakke drijf elijker te bere eiken zijn. B Belangrijker n dan bove nog enstaande to ools om de organisatie prroductiever te maken is de bereidheid e d d bij directies om deze weg echt in te sla m aan. Het is een andere manier van w e m werken. Een manier die m vruchten afwe erpt. Dat wor steeds op rdt pnieuw aange etoond door organisaties die inzien dat het een s d vo oorwaarde is om te kunn overleven in de huidige complexe netwerkeco s nen n e onomie. U be aan zet. ent