Kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng

Luận Văn Group hỗ trợ viết luận văn thạc sĩ, chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp,
báo cáo thực tập, Assignment, Essay
Zalo/Sdt 0886 091 915/0967 538 624 Website:lamluanvan.net
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN
Kỹ năng chung về công chứng
Chuyên đề: Kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý
thông tin từ người yêu cầu công chứng
Họ và tên:
Sinh ngày ….. tháng …. năm ….
Số báo danh:
Lớp:

………….., ngày …..tháng…..năm

MỤC LỤC
I. MỞ ĐẦU.....................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................................1
2. Vấn đề mà đề tài giải quyết......................................................................................1
3. Mục tiêu của đề tài....................................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................2
5. Bố cục đề tài...............................................................................................................3
II. NỘI DUNG...............................................................................................................4
Chương I. Lý luận về kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử
lý thông tin từ người yêu cầu công chứng...............................................................4
1.1 Khái niệm thông tin từ người yêu cầu công chứng trong hoạt động công
chứng......................................................................................................................4
1.2 Khái niệm kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý
thông tin từ người yêu cầu công chứng...............................................................5
1.3 Những kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông
tin từ người yêu cầu công chứng.........................................................................6
1.3.1 Kỹ năng đặt câu hỏi...................................................................................6
1.3.2 Kỹ năng quan sát và lắng nghe.................................................................8
1.3.3 Kỹ năng nắm bắt chính xác yêu cầu công chứng......................................8
1.3.4 Kỹ năng xử lý thông tin.............................................................................9
Chương II. Thực tiễn thực hiện kỹ năng và những khó khăn của Công chứng
viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng.......10
2.1 Những mặt đạt được khi thực hiện kỹ năng của công chứng viên trong
việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng.....................10
2.2 Những mặt hạn chế khi thực hiện kỹ năng của công chứng viên trong
việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng.....................12

Chương III. Nguyên nhân và giải pháp hoàn thiện pháp luật, nâng cao hiệu quả áp
dụng kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ
người yêu cầu công chứng......................................................................................14
3.1 Nguyên nhân..................................................................................................14
3.2 Giải pháp hoàn thiện....................................................................................16
III. KẾT LUẬN...........................................................................................................18
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nhìn từ sự phát triển của xã hội hiện nay có thể thấy số lượng giao dịch
trong đời sống tăng lên qua từng ngày rất nhanh và tự do với nhiều kiểu giao
dịch theo xu hướng thị trường khác nhau. Điều đó kéo theo nhu cầu các giao
dịch cần được thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực tại các văn phòng công
chứng. Đối với các công chứng viên, bên cạnh việc nắm vững các quy định đảm
bảo về nội dung, hình thức của giao dịch yêu cầu công chứng thì việc khai thác
và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng là một trong những kỹ năng cơ
bản, quan trọng mà công chứng viên cần thiết phải có khi hành nghề1
.
Tuy nhiên thực tế hiện nay cho thấy, không phải công chứng viên, tổ chức
hành nghề công chứng nào cũng có thể thực hiện việc xác định, khai thác những
thông tin cần thiết từ người yêu cầu công chứng một cách chính xác và nhanh
chóng. Những khó khăn này xuất phát từ nhiều nguyên nhân trong đó có các
nhóm nguyên nhân từ góc độ các quy định pháp luật hiện hành chức năng pháp
lý của công chứng viên chưa thật sự hiệu quả, chưa giúp cho công chứng viên có
thêm công cụ hỗ trợ, chưa có được quy trình thực hiện thủ tục tối ưu trên thực tế
để xác định đúng chủ thể tham gia giao dịch dân sự. Do vậy, tư duy hoàn thiện
pháp luật về các quy định nhằm tháo gỡ những khó khăn cho công chứng viên
trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng là công việc
cần thiết và quan trọng đặc biệt là trong bối cảnh xã hội tồn tại nhiều giao dịch
diễn ra ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp.
Đó là lý do học viên lựa chọn đề tài: “Kỹ năng của công chứng viên trong
việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng” làm đề tài báo
cáo kết thúc học phần của mình
1
Nguyễn Xuân Thu (2022), Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng: Tập 3, Hà Nội, Nxb. Tư pháp, tr.74
5

2. Vấn đề mà đề tài giải quyết
Về mặt lý luận: Đề tài là một trong những chuyên đề khó, có hàm lượng kiến
thức chuyên sâu về kỹ năng trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu
cầu công chứng của công chứng viên. Nội dung đề tài sẽ đóng góp ý kiến nhằm
hoàn thiện những nội dung lý luận về khai thác và xử lý thông tin công chứng, chỉ
ra những khó khăn, bất cập trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu
công chứng tạo tiền đề lý luận vững chắc cho hoạt động xây dựng các quy định
pháp luật về nội dung này.
Về hoạt động lập pháp: Những kiến nghị của đề tài có giá trị tham khảo, vận
dụng vào quá trình xây dựng, hoàn thiện các quy định pháp luật về gỡ bỏ các rào
cản, khó khăn đối với các công chứng viên trong quá trình khai thác và xử lý thông
tin từ người yêu cầu công chứng.
3. Mục tiêu của đề tài
Một là, nhận thức và làm rõ các quy định của pháp luật hiện hành quy định về
khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng; đưa ra được những góc
nhìn khoa học thấu đáo những kỹ năng của công chứng viên cần có khi thực hiện
khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng.
Hai là, góp phần xây dựng hệ thống cơ sở lý luận và pháp luật về khai thác và
xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng trên thực tế.
Ba là, đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy định pháp luật, nâng
cao hiệu quả áp dụng pháp luật, tháo gỡ các rào cản, khó khăn đối với công chứng
viên khi thực hiện khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng, nhằm
đáp ứng nhu cầu của xã hội vào hệ thống nghề công chứng nhanh chóng, chất
lượng, đảm bảo đúng quy định pháp luật.
4. Phương pháp nghiên cứu
6

Đề tài vận dụng các nguyên lý của chủ nghĩa Mác-Lênin và tư tưởng Hồ
Chí Minh về duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Trong đó, đặc biệt chú trọng
vận dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp hệ thống và
phân tích; phương pháp so sánh - đối chiếu; phương pháp suy luận logic .v.v...
cụ thể:
Một là, phương pháp hệ thống và phân tích để làm sáng tỏ những vấn đề lý
luận, pháp lý và thực tiễn vấn đề liên quan đến các kỹ năng của công chứng viên
khi khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng.
Hai là, phương pháp so sánh - đối chiếu được sử dụng để nghiên cứu, đánh
giá điểm tương đồng cũng như khác biệt trong những quy định pháp luật hiện
hành.
Ba là, phương pháp suy luận logic được sử dụng nhằm rút ra những đánh
giá về pháp luật và thực tiễn khó khăn trong kỹ năng của công chứng viên trong
quá trình khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng.
5. Bố cục đề tài
Báo cáo này gồm 04 phần: Phần mở đầu, Phần nội dung, Kết luận và Danh
mục tài liệu tham khảo. Phần nội dung của báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận về kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và
xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng.
Chương 2: Thực tiễn thực hiện kỹ năng và những khó khăn của Công
chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng.
Chương 3: Nguyên nhân và giải pháp hoàn thiện pháp luật, nâng cao hiệu quả áp
dụng kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ
người yêu cầu công chứng.
7

II. NỘI DUNG
Chương I. Lý luận về kỹ năng của công chứng viên trong việc khai
thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng
1.1 Khái niệm thông tin từ người yêu cầu công chứng trong hoạt động
công chứng
Thông tin từ người yêu cầu công chứng trong hoạt động công chứng là
những nội dung cần thiết để soạn thảo hợp đồng, giao dịch, yêu cầu của người
yêu cầu công chứng được nhanh chóng, chính xác và đúng pháp luật. Khi thực
hiện việc công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, công chứng
viên cần xác định đủ, chính xác thông tin mà người yêu cầu cung cấp2
. Việc xác
định thiếu thông tin có thể làm cho việc công chứng không đảm bảo được tính
hợp pháp, tính xác thực của văn bản công chứng dẫn đến việc văn bản công
chứng bị vô hiệu.
Thông tin từ người yêu cầu công chứng trong hoạt động công chứng có thể
bao gồm:
- Các quy định của pháp luật điều chỉnh quan hệ pháp luật mà các bên đang
tham gia giao dịch. Ví dụ quy định của pháp luật liên quan đến phạm vi công
2
Trần Thanh Loan (2016), Pháp luật về dịch vụ công chứng ở Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Luật
Hà Nội, Hà Nội, tr.28
8

chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản đó là vấn đề địa lý. Điều 42 Luật công
chứng 2014 quy định “Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ
được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ
trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và
văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản”.
- Thông tin về chủ thể của các giao dịch. Chủ thể giao dịch là cá nhân, tổ
chức hay hộ gia đình, hợp tác xã. Cá nhân bao gồm cá nhân trong nước, cá nhân
có yếu tố nước ngoài hay người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người nước
ngoài. Tổ chức bao gồm tổ chức trong nước, tổ chức nước ngoài,.v.v…3
- Thông tin về đối tượng của hợp đồng, giao dịch, bao gồm các lĩnh vực như
đất đai, nhà ở hình thành tương lai, di chúc, thừa kế, ủy quyền,....
- Thông tin về ý chí các bên muốn thể hiện trong việc công chứng: số lượng
bản công chứng người yêu cầu cần; người yêu cầu cần thêm bản scan công
chứng, thông tin về chi phí công chứng, quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý, quy
trình công chứng.v.v…
1.2 Khái niệm kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử
lý thông tin từ người yêu cầu công chứng
Theo Từ điển tiếng Việt, “khai thác” có nghĩa là: “đem dùng vào mục đích
nào đó”4
. Mặt khác, xử lý có nghĩa là: “hành động tác động lên sự vật, hiện
tượng dẫn đến kết quả khác biệt so với ban đầu”5
. Như vậy, nếu như hiểu khai
thác thông tin là việc tiếp nhận những thông tin thêm mới hoặc sử dụng những
thông tin từ người yêu cầu công chứng cung cấp để công chứng viên giải quyết
3
Phạm Văn Tuyết (2004), Tư cách chủ thể của cá nhân khi tham gia giao dịch dân sự, Tạp chí Luật học, Số
02/2004, tr.38-46
4
Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt phổ thông, Nxb. Từ điển Bách khoa, tr.876
5
Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt phổ thông, Nxb. Từ điển Bách khoa, tr.1345
9

mục đích, công việc cụ thể. Còn xử lý thông tin lại là cách thức mà công chứng
viên chọn lọc, biến đổi các thông tin đã được tiếp nhận cho phù hợp, có giá trị
giải quyết vấn đề được hiệu quả.
Kỹ năng của công chứng viên hiểu cơ bản là tập hợp các khả năng, kiến
thức và phẩm chất cần thiết để công chứng viên thực hiện các nhiệm vụ công
chứng một cách hiệu quả và chính xác.
Như vậy kết hợp các thuật ngữ “khai thác thông tin”, “xử lý thông tin” và
“kỹ năng của công chứng viên”, thì kỹ năng của công chứng viên trong việc
khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng có thể được hiểu là
“tập hợp các khả năng, kiến thức và phẩm chất cần thiết để công chứnng viên
thực hiện nhiệm vụ khai thác và xử lý thông tin mà người yêu cầu công chứng
cung cấp cho công chứng viên một cách hiệu quả và chính xác”.
1.3 Những kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý
1.3.1 Kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng đặt câu hỏi hoặc biết đặt câu hỏi là kỹ năng rất quan trọng của
công chứng viên trong hoạt động công chứng. Việc đặt câu hỏi không đúng,
không chính xác, mục đích câu hỏi không phù hợp, lan man có thể dẫn đến
thông tin tiếp nhận từ người yêu cầu không chính xác, hoặc không đầy đủ các ý,
sự việc/mong muốn... chưa bàn đến hậu quả pháp lý của văn bản công chứng
không đúng như ý nguyện của người yêu cầu công chứng mà trước tiên là sản
phẩm công chứng làm ra không đúng với bản chất sự việc yêu cầu mong muốn
của người yêu cầu công chứng. Như vậy, việc khai thác và xử lý thông tin từ
người yêu cầu công chứng cũng không đạt được giá trị và hiệu quả nữa.
Bên cạnh đó, vai trò quan trọng của việc đặt câu hỏi còn giúp công chứng
10

viên xác định được năng lực hành vi dân sự của chủ thể tham gia các giao dịch,
mặt khác có thể phát hiện người yêu cầu công chứng có hành vi giấu diếm, nói
không đúng sự thật về thông tin cần cung cấp để thực hiện các giao dịch hay
không.
Ngoài ra, việc đặt ra một câu hỏi tốt, đúng ý, đúng nghĩa cũng giúp công
chứng viên khai thác được các thông tin quan trọng nhằm phát hiện ra các đối
tượng giả mạo người, giả mạo tài liệu yêu cầu công chứng nhằm mục đích xấu,
trục lợi, vi phạm pháp luật.
Như vậy công chứng viên cần nắm bắt được cách đặt các câu hỏi như thế
nào, câu hỏi nhằm mục đích gì, mục đích thăm dò, tìm hiểu, kiểm tra xem mong
muốn chính xác của người yêu cầu công chứng hay mục đích kiểm tra chủ thể
của yêu cầu giao dịch. Công chứng viên cũng cần tránh việc đặt các câu hỏi mà
người yêu cầu công chứng trả lời có hoặc không vì đối với những câu trả lời
dạng này, công chứng viên không xác định được ý chí chính xác của người yêu
cầu công chứng mà nên định hướng các câu hỏi đặt ra theo hướng tư duy buộc
khách hàng phải suy nghĩ rồi mới trả lời nhằm xác định chính xác chủ thể tham
gia giao dịch và xem người yêu cầu công chứng có giấu diếm thông tin không.
Ví dụ: Đối với hồ sơ di sản, thì tờ tường trình quan hệ nhân thân là cơ sở để
công chứng viên thực hiện các thủ tục khai nhận di sản cho người yêu cầu công
chứng. Công chứng viên không nên đặt câu hỏi “Gia đình anh/chị có 5 người
con đúng không?” mà nên hỏi “Gia đình anh/chị có bao nhiêu thành viên, gồm
những ai?”. Nếu khách hàng không giấu thông tin về người thừa kế thì sẽ trả lời
lưu loát, nếu khách hàng có hành vi muốn che giấu thì sẽ trả lời không tự nhiên.
Công chứng viên có thể dùng nhiều phương pháp hỏi khác nhau để khai
thác thông tin:
- Hỏi thẳng: công chứng viên có thể hỏi trực tiếp người yêu cầu công
11

chứng về các vấn đề liên quan đến giao dịch mà người yêu cầu công chứng thực
hiện.
Ví dụ: anh chị thỏa thuận ghi giá trong hợp đồng chuyển nhượng này với
giá tiền bao nhiêu?
- Hỏi chéo: công chứng viên hỏi đương sự này thông tin về đương sự khác
nhằm khai thác thông tin về mối quan hệ giữa các đương sự tham gia giao dịch.
Ví dụ: Công chứng viên có thể hỏi người vợ về thông tin của người chồng
khi thấy nghi ngờ, nếu người vợ hoặc người chồng được hỏi không nắm rõ
thông tin của người còn lại thì khả năng giả mạo người khác để thực hiện các
giao dịch, các yêu cầu công chứng là rất cao.
- Hỏi vòng: Công chứng viên không hỏi trực tiếp vào vấn đề liên quan đến
hợp đồng giao dịch người yêu cầu công chứng thực hiện mà hỏi những việc
khác nhằm vác định chính xác người yêu cầu công chứng.
Ví dụ: Trong hồ sơ di sản, người yêu cầu công chứng chỉ thể hiện có 03
người con trai, công chứng viên hỏi: “Cháu ngoại của bác năm nay học lớp
mấy?” và người yêu cầu công chứng trả lời “học lớp ...” thì có thể xác định
người yêu cầu công chứng đang giấu thông tin người thừa kế là con gái.
1.3.2 Kỹ năng quan sát và lắng nghe
Để khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng được tốt nhất,
công chứng viên cần có kỹ năng quan sát tốt nhằm đánh giá được mối quan hệ
của các bên hoặc người yêu cầu công chứng trong các yêu cầu đề ra.
Ví dụ: người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin là vợ chồng nhưng hai
người ngồi cách xa nhau, không thấy có sự giao tiếp trong suốt quá trình xử lý
hồ sơ công chứng, thì khả năng họ không biết nhau là có, sau đó, công chứng
viên tiếp tục thực hiện các kỹ năng khác để xác định có hành vi giả mạo là vợ
12

chồng hay không như kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng nhận dạng người đối chiếu
với giấy tờ tùy thân.
Công chứng viên cần hết sức lắng nghe, để người yêu cầu công chứng bình
tĩnh trình bày yêu cầu của mình, không vội vàng ngắt lời, không nói giúp ý tiếp
theo mà người yêu cầu công chứng định diễn đạt nhằm có được thông tin chính
xác nhất về mong muốn thực hiện giao dịch của người yêu cầu công chứng.
Ví dụ: Khi khách hàng yêu cầu công chứng hợp đồng tặng cho nhà ở thì
trong quá trình khách hàng trình bày, công chứng viên không nên ngắt lời tránh
trường hợp khách hàng có mong muốn tặng cho sau khi chết nhưng công chứng
viên lại thực hiện hợp đồng tặng cho đơn thuần thay vì phải lập di chúc mới
đúng ý nguyện của người yêu cầu công chứng.
1.3.3 Kỹ năng nắm bắt chính xác yêu cầu công chứng
Khi đến các tổ chức hành nghề công chứng, người yêu cầu công chứng
thường có mong muốn việc công chứng của mình được giải quyết một cách
nhanh chóng an toàn và thuận tiện nhất. Một số người lại có tâm lý e ngại, dè
chừng, đối phó với cán bộ công chứng vì họ xem đó là cơ quan áp dụng pháp
luật6
. Một số khác thì xem đó là cơ quan làm dịch vụ nên họ bỏ tiền ra thì họ
phải được thỏa mãn tất các yêu cầu, dù đó là yêu cầu không đúng với quy định
của pháp luật và nhiều người đến cơ quan công chứng nhưng chưa thực sự hiểu
rõ về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan công chứng cũng như thiếu kiến thức đối
với lĩnh vực mình yêu cầu công chứng7
.
Vì vậy, khi tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải
thật sự bình tĩnh, chủ động để có thể nắm bắt được yêu cầu của họ một cách cụ
6
Đào Duy An (2018), Tiếp cận thông tin trong hoạt động công chứng, Truy cập ngày 22/01/2024, từ
https://daoduyan.com/2018/08/tiep-can-thong-tin-trong-hoat-dong-cong-chung/
7
FBLaw (2023), Kỹ năng công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, link truy cập:
https://fblaw.vn/ky-nang-cong-chung-hop-dong-chuyen-nhuong-quyen-su-dung-dat/, truy cập ngày: 25/11/2024
13

thể, chính xác. Qua đó có thể dễ dàng khai thác, xử lý bước đầu các thông tin mà
người yêu cầu công chứng trình bày yêu cầu công chứng của họ.
1.3.4 Kỹ năng xử lý thông tin
Để xử lý thông tin mà người yêu cầu công chứng chung cấp, công chứng
viên cần có kỹ năng tra cứu pháp luật để xác định, nội dung, thẩm quyền được
cấp đối với các hồ sơ yêu cầu công chứng, ngoài ra, công chứng viên cần có kỹ
năng nhận dạng chữ viết, con dấu, trong tài liệu, giấy tờ để biết các hồ sơ yêu
cầu, thông tin yêu cầu công chứng là thật hay giả.
Công chứng viên cũng cần có kỹ năng tra cứu thông tin để xác định được
đối tượng của hợp đồng. Kiểm tra trên hệ thống của Sở cùng các ban ngành liên
quan xem giao dịch có bị ngăn chặn, hạn chế thực hiện giao dịch hay có điều
kiện để thực hiện giao dịch hay không.
Ví dụ: Tài sản đang tranh chấp, hoặc Tài sản đang bị kê biên để thi hành án
thì sẽ bị ngăn chặn không được thực hiện giao dịch. Điều kiện để chuyển
nhượng quyền sử dụng đất thì phải có giấy chứng nhận; Đất không có tranh
chấp hoặc đã giải quyết xong tranh chấp bằng bản án, quyết định của Tòa án
hoặc quyết định, phán quyết của Trọng tài đã có hiệu lực pháp luật; Quyền sử
dụng đất không bị kê biên, áp dụng biện pháp khác đảm bảo thi hành án hoặc
biện pháp khẩn cấp tạm thời; Đang trong thời hạn sử dụng đất theo điều 45 Luật
Đất Đai năm 2024 và Nghị định số 102/2024/NĐ- CP của Chính phủ về quy
định chi tiết thi hành một số điều của luật đất đai.
Chương II. Thực tiễn thực hiện kỹ năng và những khó khăn của Công
chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công
chứng
2.1 Những mặt đạt được khi thực hiện kỹ năng của công chứng viên
14

trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng
Những năm qua, chính sách của Đảng Nhà nước ta trong việc xã hội hóa
công chứng đã dẫn đến hoạt động Công chứng của các Phòng Công chứng, Văn
phòng Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, các tỉnh thành đang chuyển mình phát
triển vô cùng sôi động...8
Bên cạnh việc gia tăng về số lượng thì cơ sở vật chất
ngày càng được nâng cao, trang thiết bị ngày càng hiện đại, chất lượng của Công
chứng viên cũng được nâng lên. Các công chứng viên phần lớn đều có trình độ cử
nhân luật trở lên, trải qua quy trình học tập đào tạo nghề, thẩm tra, xem xét, bổ
nhiệm chặt chẽ theo đúng quy định của pháp luật về công chứng, do đó các sản
phẩm công chứng làm ra cũng hoàn thiện, chặt chẽ hơn, phù hợp với các quy định
của pháp luật. Mặt khác, các kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác
và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng cũng được chú trọng, ngày càng
nâng cao được thể hiện như sau:
Một là, kỹ năng của công chứng viên trong khai thác, xử lý thông tin từ
người yêu cầu công chứng là bắt buộc cần phải có để giải quyết yêu cầu công
chứng.
Căn cứ điểm d khoản 1 điều 17 Luật Công chứng năm 2014 quy định về
quyền: “Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài
liệu để thực hiện việc công chứng”.
Như vậy, việc xác định thông tin từ người yêu cầu công chứng là một thủ
tục quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong các yêu cầu công
chứng. Theo đó, công chứng viên khi tiếp nhận những yêu cầu đến từ chủ thể
yêu cầu công chứng nào thì sẽ căn cứ vào quy phạm pháp luật đó để xác định
những thông tin cần cung cấp cho hoạt động công chứng. Việc xác định thông
tin từ người yêu cầu công chứng cũng như bước kiểm duyệt ban đầu mà công
8
Nguyễn Ngọc Trâm Anh (2020), Quản lý nhà nước về công chứng của Bộ Tư pháp, Luận văn thạc sĩ, Trường
Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh, tr.52
15

chứng viên phải xem xét thông qua việc kiểm tra và xác minh các tài liệu và
thông tin liên quan. Công chứng viên có thể yêu cầu: các chứng từ như giấy tờ
tùy thân, hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân, giấy phép kinh doanh hoặc các
tài liệu khác để xác định danh tính và thông tin liên quan của các bên yêu cầu
công chứng9
. Những thông tin giúp công chứng viên có thể căn cứ vào để xác
định danh tính và trách nhiệm pháp lý của các bên tham gia giao dịch.
Kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác, xử lý thông tin từ người
yêu cầu công chứng là khâu xác định đầu tiên nhưng lại có giá trị quan trọng.
Công chứng viên có tiếp tục thực hiện các thủ tục công chứng tiếp theo hay sẽ từ
chối yêu cầu đều thể hiện trực tiếp ở bước đầu tiên này. Việc kiểm tra giúp cho
công chứng viên có thể tạm thời sàng lọc những yêu cầu công chứng từ đó có cơ
sở để thực hiện hay hạn chế những giao dịch sau công chứng mà phát sinh tranh
chấp dẫn đến vô hiệu do vi phạm các điều kiện mà pháp luật không cho phép.
Hai là, áp dụng các kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác, xử
lý thông tin từ người yêu cầu công chứng góp phần giúp cho thủ tục công chứng
trở nên lành mạnh.
Sau gần 10 năm triển khai thực hiện Luật Công chứng, hoạt động công
chứng ở nước ta đã thu được kết quả đáng khích lệ. Hoạt động công chứng đã
góp phần quan trọng vào việc phòng ngừa các tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện
ở nhiều lĩnh vực đất đai, nhà ở - lĩnh vực vốn phức tạp và tiềm ẩn nhiều nguy cơ
tranh chấp; không thể phủ nhận những kỹ năng của công chứng viên trong việc
khai thác, xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng chính là “lá chắn” phòng
ngừa hữu hiệu, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, tiết kiệm thời gian,
chi phí cho xã hội, giảm thiểu công việc cho Tòa án trong việc giải quyết các
tranh chấp liên quan.
9
Xác minh trong hoạt động công chứng (Ngày cập nhật 29/12/2022). Truy
cập.ngày.20/01/2024,.từ.https://stp.thuathienhue.gov.vn/?gd=12&cn=82&tc=7459
16

Nhờ vào việc cải thiện quy trình công chứng, đảm bảo tính minh bạch và
công bằng trong các giao dịch pháp lý. Việc áp dụng các kỹ năng của công
chứng viên trong việc khai thác, xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng
cũng đã đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình công chứng và
tăng cường tính hiệu quả. Điều này càng làm củng cố niềm tin của người dân và
doanh nghiệp vào hệ thống công chứng và tạo ra một môi trường công chứng và
pháp lý ổn định hơn.
2.2 Những mặt hạn chế khi thực hiện kỹ năng của công chứng viên
trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng
Bên cạnh mặt tích cực nêu trên, cũng cần thẳng thắn nhìn nhận rằng thời
gian qua vẫn còn một số mặt hạn chế làm ảnh hưởng đến uy tín cũng như chất
lượng của văn bản công chứng. Xuất phát từ khả năng hạn chế về tuổi đời và tuổi
nghề cũng như việc xuất hiện tiêu cực của một bộ phận công chứng viên. Cụ thể
như sau:
Thứ nhất, sự xuất hiện của các phần tử xấu vì lợi ích kinh tế cố ý giả mạo
giấy tờ, con dấu, chữ viết hết sức tình vi hiện đại. Đặc biệt có cả những trường
hợp chúng giả mạo cả người yêu cầu công chứng để nhằm mục đích trục lợi.
Điều 7 Luật Công chứng 2014 nghiêm cấm cá nhân, tổ chức thực hiện
hành vi cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo
hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng.
Trong những tình huống đó nếu công chứng viên không trang bị cho mình
đầy đủ các kỹ năng trong việc khai thác, xử lý thông tin từ người yêu cầu công
chứng thì khó có thể phát hiện ra. Do đó, việc công chứng viên được tham gia các
lớp nâng cao nghiệp vụ là vô cùng cần thiết, giúp cho việc nhận thức và thực tiễn
được sâu xát hiệu quả.
17

Trường hợp vụ việc: “Vợ chồng anh Nguyễn Trung H. (47 tuổi - trú tại
phường Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội) chụp ảnh sổ đỏ mảnh đất của mình và
đăng bán trên các trang mạng xã hội. Lợi dụng lúc anh H. sơ hở, vị khách đến
tìm mua đã đánh tráo sổ đỏ thật và đưa cho anh H. sổ đỏ giả rồi ra về. Sau đó,
đối tượng trên đã thuê Vũ Hoài P, Nguyễn Lan A để làm giả chứng minh nhân
dân, sổ hộ khẩu, trích lục kết hôn mang tên chủ đất là vợ chồng anh H và tiến
hành mua bán xác thực tại một Văn phòng Công chứng tại quận Hà Đông (Hà
Nội)”10
.
Thứ hai, kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông
tin từ người yêu cầu công chứng chưa phát huy hiệu quả trong việc xác định
những thông tin liên quan đến khả năng năng lực hành vi của chủ thể là cá nhân
Dựa vào khả năng nhận thức, làm chủ hành vi của mình, nhằm bảo vệ cá
nhân khi tham gia giao dịch, pháp luật có các quy định về trường hợp mất năng
lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự. Đối với những người này
thì giao dịch được thực hiện thông qua người giám hộ, người đại diện theo pháp
luật được quy định tại Điều 22, Điều 23 và Điều 24 của Bộ luật Dân sự 2015.
Không thể dựa trên kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý
thông tin từ người yêu cầu công chứng hay dựa vào giám định y khoa hay bằng
cách quan sát, hỏi thông tin của những người yêu cầu công chứng mà công
chứng viên có thể đưa ra kết luận họ mất hay hạn chế năng lực hành vi dân sự để
người giám hộ, người đại diện của họ thay mặt họ xác lập, thực hiện giao dịch.
Tương tự đối với người hạn chế năng lực hành vi dân sự thì thông qua việc tiếp
xúc với họ, nhiều công chứng viên gặp khó khăn vì không thể nhận định được rõ
ràng họ có rơi vào tình trạng hạn chế năng lực hành vi dân sự do có thể chủ thể
tham gia giao dịch dân sự nhưng không có biểu hiện bên ngoài rằng họ là người
nghiện ma túy, nghiện các chất kích thích khác, họ che giấu thông tin bản thân
10
Đức Sơn (15/01/2022), Giấy tờ giả “lọt cửa” văn phòng công chứng: Hệ lụy khôn lường, Báo Đại đoàn kết.
18

thuộc nhóm người không nhận thức, không làm chủ được hành vi của mình, nên
nếu công chứng viên không biết được đã có bản án tuyên hạn chế năng lực hành
vi mà vẫn tiến hành công chứng các giao dịch liên quan đến định đoạt tài sản mà
họ được tự định đoạt thì có thể giao dịch đã công chứng sẽ trở nên vô hiệu.
Những khó khăn này có thể yêu cầu sự cẩn trọng và kiên nhẫn từ phía công
chứng viên để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong quá trình xác nhận
các yêu cầu công chứng.
Chương III. Nguyên nhân và giải pháp hoàn thiện pháp luật, nâng cao hiệu
quả áp dụng kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý
3.1 Nguyên nhân
Trong quá trình thực hiện nghề công chứng, công chứng viên mặc dù có
các kỹ năng chuyên môn nhưng không tránh khỏi những tình huống gặp khó
khăn, lúng túng bởi lẽ các tình huống pháp lý cũng như trách nhiệm công chứng,
chứng thực các yêu cầu công chứng rất phong phú và đa dạng. Những khó khăn
nêu trên nhìn chung xuất phát từ những lý do sau:
Một là, người yêu cầu công chứng cung cấp thiếu thông tin cần thiết để
công chứng viên có thể xác định và thực hiện công việc. Thông thường, yêu cầu
công chứng có nhu cầu công chứng, chứng thực cần phải cung cấp đủ các thông
tin, tài liệu trong giao dịch mà các bên đang tham gia, có thể vì tâm lý lẩn tránh,
e ngại cung cấp những thông tin cá nhân dẫn đến việc công chứng viên phải tiếp
tục yêu cầu bổ sung thông tin, kéo dài thời gian thực hiện việc công chứng,
chứng thực.
Hai là, xuất phát từ nhiều giao dịch trong xã hội có nhiều quan hệ chồng
chéo. Nhiều yêu cầu công chứng dính đến nhiều bên tham gia, quyền và lợi ích
19

của các bên đều được cần phải đảm bảo như nhau trong chính yêu cầu đó, do
vậy, quá trình thu thập và cung cấp những thông tin của các chủ thể cũng làm
tăng độ phức tạp so với thủ tục công chứng, chứng thực thông thường.
Ba là, từ góc độ người yêu cầu công chứng trong quá trình cung cấp thông
tin thiếu minh bạch. Trong một số trường hợp, thông tin để công chứng có thể bị
làm giả, cố tình thay đổi thông tin nhằm lừa dối công chứng viên, gây khó khăn
cho công chứng viên trong việc xác định tính chính xác của thông tin11
.
Bốn là, hệ thống pháp luật nước ta còn những vấn đề chưa được quy định
đồng bộ, thống nhất. Giữa các quy định của Bộ luật Dân sự và pháp luật chuyên
ngành có sự mâu thuẫn, chồng chéo, đặc biệt trong quan hệ dân sự, việc áp dụng
nhiều quy định pháp luật còn có các quan điểm khác nhau.
Luật Công chứng năm 2014 đã có những quy định các trường hợp công
chứng viên sẽ thực hiện xác định thông tin như sau: Theo đề nghị của người yêu
cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định
khi có căn cứ cho rằng: (i) trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ,
(ii) việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, (iii) có sự
nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, (iv) đối
tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể (khoản 5 Điều 40, Điều
41 Luật Công chứng năm 2014: Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao
dịch). Từ quy định trên cho thấy, khi công chứng viên tiếp nhận các yêu cầu
công chứng của người có yêu cầu mà phát hiện các thông tin chủ thể cung cấp
có liên quan đến nội dung thực hiện việc công chứng mà chưa rõ thì đều có thể
tiến hành việc xác định lại. Việc áp dụng các kỹ năng để khai thác, xử lý thông
tin của công chứng viên là cần thiết nhằm bảo đảm cho các thủ tục công chứng
có đầy đủ tính xác thực, tính hợp pháp. Tuy nhiên, pháp luật không quy định rõ
11
Phạm Thị Yến (2022), Giấy tờ giả trong hoạt động công chứng - Nguyên nhân và một số giải pháp khắc phục,
Tạp chí Dân chủ và pháp luật, số 11/2022, tr.24-32
20

những biện pháp xác minh và trình tự, thủ tục thực hiện như thế nào để đảm bảo
tính pháp lý của kết quả xác minh. Công chứng viên tự xem xét, đánh giá hồ sơ
công chứng và áp dụng các biện pháp xác minh nhằm đạt được mục đích. Để
thống nhất trong thực hiện pháp luật, ngoài việc cơ quan có thẩm quyền “nghiên
cứu xây dựng quy định và hoàn thiện pháp luật về xác định thông tin của chủ thể
trong công chứng và quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong phối hợp thực hiện”12
.
3.2 Giải pháp hoàn thiện
Từ những phân tích nêu trên, ta thấy được tầm quan trọng của kỹ năng của
công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công
chứng. Kỹ năng tốt là chía khóa của thành công, góp phần tạo ra những sản
phẩm được công chứng, chứng thực chất lượng, đúng quy định của pháp luật.
Để xây dựng và thực hiện được một quy trình công chứng đúng pháp luật,
khoa học và chặt chẽ, công chứng viên cần phải đảm bảo kiến thức, kỹ năng
nhất định nhằm thực hiện tốt chức năng xã hội của công chứng viên theo quy
định tại Điều 3 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên cung cấp dịch vụ
công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ
quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã
hội” thì công chứng viên cần phải ngày càng hoàn thiện như sau:
Thứ nhất, yêu cầu về tiêu chuẩn, chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp
vụ của công chứng viên ngày càng tăng. Công chứng viên cần hội đủ các kiến
thức, kỹ năng cần thiết qua đó hoàn thiện bản thân mỗi ngày. Điều này thể hiện
ở các quy định của Luật Công chứng về tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên
ngày càng được nâng cao, từ Luật Công chứng năm 2006 đến Luật Công chứng
12
Xác minh trong hoạt động công chứng (Ngày cập nhật 29/12/2022). Truy cập ngày 20/01/2024, từ
https://stp.thuathienhue.gov.vn/?gd=12&cn=82&tc=7459
21

năm 2014.
Thứ hai, tăng cường các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên đặc
biệt là các chuyên đề về kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử
lý thông tin từ người yêu cầu công chứng13
. Thực tiễn nhận thấy trình độ chuyên
môn nghiệp vụ, kinh nghiệm, kỹ năng hành nghề cũng như đạo đức nghề nghiệp
của công chứng viên phải được tăng cường thông qua việc tham gia các lớp bồi
dưỡng nghiệp vụ hàng năm để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, đa
dạng hóa các loại hình hợp đồng, giao dịch, cập nhật các kiến thức pháp luật
mới điều chỉnh bổ sung để các sản phẩm công chứng phải phù hợp quy định của
pháp luật. Đây là nghĩa vụ bắt buộc đối với mỗi công chứng viên. Vì vậy, các kỹ
năng kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ
người yêu cầu công chứng càng ngày càng hoàn thiện, từ đó nâng cao được vị
thế, vai trò của nghề công chứng trong xã hội.
Thứ ba, hoàn thiện pháp luật dân sự, đất đai, hộ tịch, pháp luật công chứng,
chứng thực..... tạo cơ sở pháp lý thống nhất, đồng bộ cho việc công chứng,
chứng thực giao dịch, tránh những sai lầm thiếu sót trong việc vận dụng quy
phạm pháp luật hoặc cập nhật các quy phạm pháp luật không đúng với thực tiễn.
Thứ tư, thực hiện tốt cơ chế phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức và chia sẻ
thông tin liên quan đến công chứng, chứng thực các giao dịch giữa các cơ quan
chuyên môn, Sở Tư pháp, chính quyền địa phương, Văn phòng đăng ký quyền
sử dụng đất và một số cơ quan, tổ chức khác nhằm phản ánh đúng tỉnh trạng
giao dịch. Phân định rõ trách nhiệm của từng cơ quan, tổ chức trong cơ chế phối
hợp bằng những chế tài quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật, giúp
tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí của công chứng viên và người yêu
cầu công chứng.
13
Nguyễn Thị Long (2023), Khai thác dữ liệu cá nhân trong hoạt động công chứng tại Việt Nam, Tạp chí Luật
học, số 8, 2023, tr.34-42
22

Thứ năm, nâng cao và hoàn thiện trách nhiệm với nghề, đạo đức nghề
nghiệp của mỗi công chứng viên, để mỗi công chứng viên ý thức về trách nhiệm
của và hoàn thiện bản thân hơn mỗi ngày. Vì vậy, ngoài việc trang bị cho mình
các kỹ năng cần thiết thì việc thực hiện đúng các quy tắc đạo đức hành nghề
công chứng là kim chỉ nam để các công chứng viên thực hiện đúng vai trò, vị trí
của minh trong xã hội hiện nay.
III. KẾT LUẬN
Qua các nội dung trình bày nêu trên, có thể nhận thức được rằng vai trò và
vị trí quan trọng của kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý
thông tin từ người yêu cầu công chứng. Việc áp dụng các kỹ năng này vào công
việc là không thể thiếu, qua việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu
công chứng để thấy được rằng đó là cơ sở tạo ra sản phẩm tốt, phù hợp quy định
của pháp luật, từ đó tạo uy tín cho công chứng viên cũng như tổ chức hành nghề
công chứng trong các giao dịch hiện nay.
Thực tế ngày nay đặt ra việc yêu cầu mỗi công chứng viên cần không
ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
nhằm cho ra các “sản phẩm” chất lượng, có giá trị pháp lý cao, tạo được hành
lang pháp lý tốt nhất bảo vệ quyền và nghĩa vụ cho các bên tham gia giao dịch,
giảm thiểu đến mức tối đa các vụ tranh chấp liên quan đến văn bản công chứng,
đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế, ổn định xã hội và làm giảm gánh nặng
xử lý tranh chấp của cơ quan tố tụng. Ngoài một số các kỹ năng liên quan đến
23

lĩnh vực pháp luật, thì công chứng viên cần học hỏi, tiếp thu, nâng cao kỹ năng
trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng để thực hiện
tốt nhất dịch vụ công mà Nhà nước đã ủy nhiệm, thực hiện đúng góp phần làm
hạn chế các tranh chấp giữa các bên tham gia.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ luật Dân sự năm 2015;
2. Luật Công chứng năm 2014;
3. Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt phổ thông, Nxb. Từ điển
Bách khoa;
4. Nguyễn Xuân Thu (2022), Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng:
Tập 3, Hà Nội, Nxb. Tư pháp;
5. Trần Thanh Loan (2016), Pháp luật về dịch vụ công chứng ở Việt Nam,
Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Luật Hà Nội, Hà Nội;
6. Nguyễn Ngọc Trâm Anh (2020), Quản lý nhà nước về công chứng của
Bộ Tư pháp, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh,
24

Thành phố Hồ Chí Minh;
7. Phạm Văn Tuyết (2004), Tư cách chủ thể của cá nhân khi tham gia giao
dịch dân sự, Tạp chí Luật học, Số 02/2004;
8. Phạm Thị Yến (2022), Giấy tờ giả trong hoạt động công chứng - Nguyên
nhân và một số giải pháp khắc phục, Tạp chí Dân chủ và pháp luật, số 11/2022;
9. Đức Sơn (15/01/2022), Giấy tờ giả “lọt cửa” văn phòng công chứng: Hệ
lụy khôn lường, Báo Đại đoàn kết;
10. Xác minh trong hoạt động công chứng (Ngày cập nhật 29/12/2022).
Truy cập.ngày.20/01/2024,.từ.https://stp.thuathienhue.gov.vn/?
gd=12&cn=82&tc=7459;
11. Đào Duy An (2018), Tiếp cận thông tin trong hoạt động công chứng,
Truy cập ngày 22/01/2024, từ https://daoduyan.com/2018/08/tiep-can-thong-tin-
trong-hoat-dong-cong-chung/;
12. Nguyễn Thị Long (2023), Khai thác dữ liệu cá nhân trong hoạt động công
chứng tại Việt Nam, Tạp chí Luật học, số 8, 2023;
13. FBLaw (2023), Kỹ năng công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử
dụng đất, link truy cập: https://fblaw.vn/ky-nang-cong-chung-hop-dong-chuyen-
nhuong-quyen-su-dung-dat/, truy cập ngày: 25/11/2024.
25

Kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng

More Related Content

More from lamluanvan.net Viết thuê luận văn (20)

Recently uploaded (9)

Kỹ năng của công chứng viên trong việc khai thác và xử lý thông tin từ người yêu cầu công chứng