[Kho tài liệu ngành may] tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại tổng công ty cổ phần dệt may hoà thọ

Download the original attachment
LỜI MỞ ĐẦU

Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đã mở ra nhiều cơ hội
tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp trong nước lớn mạnh, song nó cũng tạo ra
nhiều thách thức, buộc các Doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho
phù hợp với tình hình mới. Trong bối cảnh đó, các Doanh nghiệp nói chung và
DN Dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới
công nghệ để bắt kịp với nhịp đập phát triển của xã hội.
Đối với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò
quan trọng, và hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đó
trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB một khi vững mạnh sẽ
góp phần không nhỏ cho thành công của Doanh nghiệp, ngày càng giảm thiểu
rủi ro và nâng cao hiệu quả.
Ý thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ và đặc biệt là đối
với chu trình cung ứng, qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt
may Hoà Thọ, em đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ” để hoàn thành luận
văn tốt nghiệp của mình.
Nội dung của Luận văn gồm 3 phần:
Phần 1: Cơ sở lý luận về hệ thống Kiểm soát nội bộ và KSNB chu trình
cung ứng tại Doanh nghiệp
Phần 2: Thực trạng chu trình cung ứng và công tác KSNB chu trình cung
ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ
Phần 3: Một số ý kiến nhằm tăng cường KSNB chu trình cung ứng tại Tổng
Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ
Do sự hạn hẹp về thời gian cũng như sự hiểu biết chưa được toàn diện, nên
luận văn này của em chắn chắc còn tồn tại những thiếu sót. Em rất mong sự

quan tâm, giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô để luận văn được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Mạnh Toàn, Giảng viên Khoa Kế
toán đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian qua. Em cũng xin chân thành cảm
ơn các anh, các chị Tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ đã tạo điều
kiện thuận lợi để cho em hoàn tất luận văn này. Xin chân thành cảm ơn.
Đà Nẵng, tháng 06 năm 2009
Sinh viên thực hiện
Huỳnh Thị Cam Thảo
PHẦN 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP
1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của DN, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai
trò quan trọng trong quá trình quản lý. Do đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào
của DN, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn
lồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phương diện thông qua các thủ tục
quy định về hoạt động. Đó chính là hệ thống KSNB của một đơn vị.
Hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong
mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB cung cấp thông tin cho cả
bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Vì vậy, để người sử dụng tin cậy vào
tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ
thống KSNB hữu hiệu. Vấn đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của hệ thống
KSNB.

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB được định nghĩa
như là "một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị
nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không
hiệu quả.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý,
chính xác.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý".
Định nghĩa trên cho thấy hệ thống KSNB được các nhà quản lý thiết lập
để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong DN, và KSNB không chỉ giới
hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng
khác như về hành chính, quản lý sản xuất. Trong các mục tiêu trên, 2 mục tiêu
đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục tiêu của
KSNB về quản lý.
Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) thì: "KSNB
là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một
tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba
mục tiêu sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
- Thông tin đáng tin cậy.
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định".
Cũng cần phân biệt giữa KSNB và kiểm toán nội bộ, theo IFAC thì "kiểm
toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một DN như là một
loại dịch vụ cho DN đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp
và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB".
1.1.2. Phân loại
KSNB bao gồm KSNB về kế toán và KSNB về quản lý.

1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán
KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được 2
mục tiêu như đã nói là bảo vệ tài sản và bảo đảm độ tin cậy của thông tin
kế toán.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình
và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích
khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát
thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất
khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…
-Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin kinh tế tài chính do
bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các
quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính
kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản
ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài
chính.
1.1.2.2. Kiểm soát nội bộ về quản lý
KSNB về quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý, thực hiện
tốt hai mục tiêu chính:
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống KSNB được thiết kế trong DN phải đảm bảo các quyết định
và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN được
tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống KSNB cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến
các hoạt động của DN
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và
gian lận trong mọi hoạt động của DN.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong DN. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà
quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong DN được thực hiện với cơ chế
giám sát của hệ thống KSNB DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành
của bộ máy quản lý DN.
Trên quan điểm tổ chức, KSNB về quản lý cũng như KSNB về kế toán đều
quan trọng như nhau. Tuy nhiên KSNB về quản lý ít có quan hệ trực tiếp
hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy KSNB về quản lý
cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán thông qua
năng lực đào tạo hay năng lực quản lý.
1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn
là các đơn vị có quy mô nhỏ. Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân
chia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên
càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng
trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt
động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung -
quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại
song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao
động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi
ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được
các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới
một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm
tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại,
các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...).
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo
mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng

như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng
tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu
tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty Cổ phần).
1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của một DN có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể
thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp
giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các
bộ phận của DN.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp
vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các
yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.5. Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu KSNB của DN
phải thực hiện được các mục tiêu sau:
- Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý.
Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ sách kế toán những
nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
Nếu nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, đó có thể là một nghiệp
vụ gian lận, và nó có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của
DN.

- Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ.
Các thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh tế
ngoài sổ sách.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn.
Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai
số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các gian đoạn khác nhau
của quá trình ghi sổ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB bao gồm 3 yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, hệ thống
thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các yếu tố đó được thiết kế và thực
hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiện các mục tiêu đã nêu.
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý
thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ
phận khác trong hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát là toàn bộ những nhân
tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc
thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố này
chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức, hành động của các nhà quản lý cấp

cao trong đơn vị đối với quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Sau đây là các
nhân tố chính của môi trường kiểm soát:
1.2.1.1. Đặc thù về quản lý
Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động
của đơn vị. Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản
trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu
hiệu tại đơn vị. Đặc thù quản lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà
quản lý về sự chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn
thành kế hoạch, sự chấp nhận rủi ro trong kinh doanh. Những nhà quản lý có
phong cách kinh doanh lành mạnh vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phải
chính xác, các thủ tục KSNB phải chặt chẽ. Đối với những nhà quản lý có mục
tiêu kinh doanh là lợi nhuận bằng mọi giá thì BCTC không đảm bảo tính trung
thực, vì vậy các thủ tục kiểm soát sẽ lỏng lẻo, không hiệu quả. Như vậy, phong
cách điều hành và tư cách của nhà quản trị ảnh hưởng rất lớn đến các chính
sách, thủ tục KSNB cũng như độ chính xác của BCTC.
Một vấn đề quan trọng khác của đặc thù quản lý là cơ cấu quyền lực trong
đơn vị. Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một cá nhân hay một nhóm nhỏ thì
phẩm chất và năng lực của người nắm quyền ảnh hưởng rất lớn đến môi trường
kiểm soát. Trong những DN có quy mô lớn nếu xảy ra trường hợp trên thì môi
trường kiểm soát sẽ không mạnh do những người khác không có cơ hội giám
sát người có quyền lực cao.
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các
thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo
ra một môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và
sai sót có thể xảy ra, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới
trong việc ban hành các quy định, triển khai các quy định đó cũng như kiểm tra,
giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ DN, tạo hiệu quả quản
lý tốt cho các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin. Cơ
cấu tổ chức là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra. Để đạt được mục
tiêu của đơn vị, cần phải có cơ cấu tổ chức hiệu quả và phù hợp với quy mô
hoạt động của đơn vị. Muốn vậy, cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tránh bỏ sót
bất kỳ lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo "dẫm chân" lên nhau
giữa các bộ phận.

- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản
tài sản.
- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Điều này thể hiện qua việc
người phụ trách mỗi bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng
một cấp trên. Chẳng hạn bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịu trách
nhiệm trước trưởng phòng vật tư…(Giả sử bộ phận mua hàng và bộ phận kho
cùng trực thuộc phòng vật tư và đều chịu sự quản lý của trưởng phòng vật tư).
1.2.1.3. Chính sách nhân sự
Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng
trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục
kiểm soát trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có
một chính sách nhân sự phù hợp. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng
đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên
trong một tổ chức. Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào
tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân
viên.
Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn cao, đạo
đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát
cụ thể có không chặt chẽ đi chăng nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra.
Ngược lại, nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độ yếu
kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố kỵ nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát
có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều và thường xuyên.
Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự
rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công bằng, khuyến khích người có năng
lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và kỷ luật thích đáng
những người sai phạm. Vì vậy, một chính sách nhân sự tốt là một yếu tố đảm
bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.
1.2.1.4. Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ,
thu chi, sữa chữa TSCĐ và các phương án chiến lược kinh doanh của ban quản
lý trong đơn vị. Việc lập và thực hiện kế hoạch một cách khoa học, nghiêm túc
sẽ là công cụ kiểm soát rất hiệu quả. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải
giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực hiện với số
liệu kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường và có những giải pháp kịp
thời.

1.2.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ (KTNB)
Bộ phận KTNB là nhân tố quan trọng tác động đến môi trường kiểm soát:
chính bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh
giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có hệ thống thông
tin kế toán. Bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và
chính xác về các hoạt động của đơn vị cũng như công tác kiểm soát, từ đó phát
hiện những sai phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề ra biện pháp cải tiến
hoạt động.
Để có bộ phận KTNB hữu hiệu, điều cần thiết là bộ phận KTNB phải độc
lập với các bộ phận còn lại và chỉ trực thuộc cấp cao nhất trong đơn vị. Muốn
vậy, bộ phận KTNB phải đáp ứng yêu cầu về năng lực cũng như đạo đức nghề
nghiệp.
1.2.1.6. Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban
kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Giám sát sự chấp hành pháp luật của công dân.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.
- Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với ban giám đốc.
1.2.1.7. Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm
nhiều nhân tố bên ngoài. Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của
các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và
nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể. Các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các
cơ quan chức năng Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp
lý, đường lối phát triển của đất nước…
1.2.2. Hệ thống kế toán (Hệ thống thông tin kế toán)

Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho
việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị.
Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ,
kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị sử
dụng lãng phí. Kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động
và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ. Do đó, hệ thống kế toán là một
yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau
đây:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế
có thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải
bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để
ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán,
trong việc áp dụng các chính sách kế toán.
- Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ
đồ tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên
quan.
- Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế
toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh
trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
1.2.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán
Lập chứng từ là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ
chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp
lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ
giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra
nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và
sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị.

1.2.2.2. Hệ thống sổ kế toán
Ghi ghép sổ sách là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán,
bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp các
thông tin tổng hợp trên báo cáo. Trong KSNB, hệ thống sổ sách kế toán có một
vai trò quan trọng. Chẳng hạn như các sổ chi tiết về vật tư, hàng hóa, công nợ
sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài
chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra, hệ thống sổ
sách còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng
vai trò trung gian giữa chứng từ và BCTC, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập
chứng từ.
Hệ thống sổ sách đầy đủ và chi tiết sẽ giúp cho đơn vị quản lý chính xác
số lượng tài sản, bộ phận sử dụng, giá trị và giá trị còn lại của từng tài sản,
quản lý trên sổ sách các loại vật liệu để có biện pháp sử dụng và kiểm soát hợp
lý; đồng thời làm cơ sở để đối chiếu với kiểm kê thực tế.
1.2.2.3. Hệ thống báo cáo kế toán
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu
trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Hệ thống báo cáo kế toán bao
gồm BCTC và các báo cáo nội bộ.
Các BCTC được lập theo quý hoặc năm phải tuân theo biểu mẫu đã quy định
và phải trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành (chế độ kế toán
hiện hành). Các báo cáo này được công bố ra bên ngoài, cho các nhà đầu
tư và các nhà chức năng đánh giá một cách tổng quát về hiệu quả hoạt động và
tình hình tài chính của DN. Nó quyết định đến hình ảnh và uy tín của DN nên
đòi hỏi số liệu phải trung thực và chính xác.
Các báo cáo nội bộ được lập theo yêu cầu của nhà quản lý, nó không
có biểu mẫu bắt buộc quy định và được lập vào bất cứ thời điểm nào cần thiết.
Với các báo cáo này, sẽ là cơ sở cho các nhà quản lý đánh giá hiệu quả của
công việc, kiểm tra kết quả thực thi so với mục tiêu ban đầu. Từ đó để có các
giải pháp, phương hướng mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đạt mục đích
cao hơn.

Các báo cáo nội bộ và BCTC nếu được lập chính xác, trung thực sẽ trở thành
công cụ quản lý hữu hiệu, xác định các kế hoạch và chiến lược phát triển trong
tương lai phù hợp, đánh giá đúng đắn và có những điều chỉnh hợp lý để đạt
được mục tiêu.
1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế bởi các nhà quản lý của DN nhằm ngăn
ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể của đơn
vị: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy,… Các bước kiểm soát
và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụ khác
nhau và cũng rất khác nhau giữa các DN khác nhau. Tuy nhiên, các thủ tục
kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc phổ biến sau:
Thứ nhất: Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho
nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục
đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt
của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là một
chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó
xảy ra hơn. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn
hóa, giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ và tạo sự giúp đỡ lẫn nhau hơn trong công
việc.
Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Theo nguyên tắc này, yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với
một số công việc như sau:
- Cách ly bảo quản tài sản với kế toán. Chẳng hạn tách biệt kế toán vật
tư với thủ kho…
- Tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách,
chẳng hạn tách biệt bộ phận sản xuất với kế toán tập hợp chi phí sản xuất…
- Tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt với ghi chép sổ sách, chẳng hạn tách
biệt bộ phận vật tư với kế toán vật tư…
- Tách biệt chức năng kế toán và chức năng tài chính.
- Tách biệt chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên
mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Ví dụ: Kế toán tiền mặt
kiêm nhiệm thủ quỹ sẽ có thể tham ô công quỹ và sửa đổi số liệu kế toán để che
dấu sự thâm hụt quỹ.
Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Người quản lý không thể và cũng không nên quyết định mọi vấn đề và giải
quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự ủy quyền cho các thuộc
cấp. Theo đó, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công
việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về
công việc đó. Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất
định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo
nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất đi
tính tập trung của đơn vị.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công
việc trong quyền hạn được giao.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều
được sự ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.
Việc thực hiện nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do
cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được sai sót
do một người không phải giải quyết quá nhiều việc.
2. Các chu trình và kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
2.1. Các chu trình kế toán
Các DN mặc dù rất khác nhau về các hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể,
rất khác nhau về quy mô hoạt động nhưng đều giống nhau ở chỗ bao gồm các
hoạt động cơ bản được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên liên tục theo một
trình tự nhất định.

Hoạt động kế toán, ghi chép, xử lý các sự kiện kinh tế (là kết quả của các
hoạt động cơ bản) dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, do đó cũng lặp đi lặp lại
theo một trình tự nhất định. Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế
liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả là lặp đi lặp lại sẽ được kết hợp để xử lý
chung trong một quy trình kế toán và người ta gọi chúng là một chu trình
nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết lập để xử lý các chu
trình nghiệp vụ tương ứng này và do đó người ta cũng có thể gọi nó là chu trình
kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tương ứng). Như vậy chu trình kế
toán được hiểu là một hệ thống các sự kiện kinh tế trong một chu trình nghiệp
vụ được kế toán xử lý theo một trình tự nhất định.
Chu trình kế toán được chia thành 4 chu trình cơ bản: Chu trình doanh thu,
chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi, và chu trình tài chính. Trong từng
chu trình kế toán, người ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ
thống ứng dụng.
2.1.1. Chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa DN và khách hàng của họ) gồm các nghiệp
vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu
và việc thanh toán công nợ từ khách hàng.
Mục tiêu chủ yếu của chu trình này là bán được hàng và thu được tiền.
Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu:
- Nhận đặt hàng từ khách hàng.
- Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng.
- Lập Hóa đơn bán hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán.
- Nhận tiền thanh toán.
Và tương ứng là 4 hệ thống ứng dụng sau:
- Hệ thống nhận đặt hàng.
- Hệ thống gửi hàng.

- Hệ thống lập Hóa đơn bán hàng.
- Hệ thống nhận tiền.
Có thể hình dung mô hình minh họa cho chu trình doanh thu như sau:
2.1.2. Chu trình cung ứng
Chu trình cung ứng (hay còn được gọi là chu trình mua hàng và thanh toán)
bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ và thanh
toán tiền.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình cung ứng. Đó
là:
- DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiết.
- Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu.
- Xác định nghĩa vụ thanh toán.
- DN thanh toán tiền.
Bốn hệ thống ứng dụng trong chu trình này là:
- Hệ thống mua hàng.
- Hệ thống nhận hàng.

- Hệ thống theo dõi thanh toán.
- Hệ thống chi tiền.
2.1.3. Chu trình chuyển đổi
Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kế toán liên
quan đến một sự kiện kinh tế - tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất
chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.
Trong chu trình này, có các hệ thống ứng dụng:
- Hệ thống lương.
- Hệ thống hàng tồn kho.
- Hệ thống chi phí.
2.1.4. Chu trình tài chính
Chu trình tài chính ghi chép 2 sự kiện kinh tế. Đó là:
- Hoạt động tăng vốn từ chủ DN đầu tư và từ đi vay.
- DN sử dụng vốn này tạo các tài sản mà việc sử dụng tài sản này sẽ tạo
doanh thu.
Các hệ thống liên quan đến chu trình này là:
- Hệ thống ghi nhật ký.
- Hệ thống TSCĐ.
- Hệ thống BCTC.

Sau đây là mô hình minh họa các thành phần của chu trình tài chính.
2.2. Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán
Như đã tìm hiểu ở trên thì rõ ràng mỗi chu trình đều có đầu vào và đầu ra
khác nhau, tuy nhiên chúng lại có quan hệ rất mật thiết. Đó là ở chỗ: đầu ra của
chu trình này lại là đầu vào của chu trình khác, cứ thế xoay vòng tạo nên mối
quan hệ gắn bó chặt chẽ giữa các chu trình.
Giả sử ta bắt đầu từ chu trình doanh thu (cũng có một cách bắt đầu khác
là từ chu trình tài chính, bởi thiết nghĩ phải có tiền ban đầu thì mới có các
hoạt động tiếp theo, tuy nhiên theo tôi cách dẫn dắt nào cũng đều có lý miễn
sao sự giải thích cho trình tự đó thật lôgic và hợp lý), đầu vào sẽ là các sản
phẩm và đầu ra sẽ là tiền sau khi đã diễn ra hoạt động trao đổi mua bán với
khách hàng. Tiền đầu ra từ chu trình doanh thu sẽ tiếp tục cung cấp đầu vào cho
chu trình tài chính. Các hoạt động của chu trình tài chính diễn ra với mua sắm
tài sản cố định, đầu tư các dự án… nói chung là sử dụng nguồn tiền đầu vào để
đầu tư tiếp, nhưng chủ yếu vẫn là đáp ứng nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ… cho
DN (đặc biệt là các DN sản xuất như các nguyên vật liệu…), đây cũng chính là
chu trình cung ứng. Với chu trình cung ứng thì đầu vào chính là nguồn tiền
được cung cấp từ chu trình tài chính, và đầu ra chính là các sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ mua vào sau khi đã thực hiện trao đổi mua bán với các nhà cung
cấp. Các đầu ra từ chu trình cung ứng cùng với các yếu tố khác như nhân công

và chi phí sản xuất… sẽ tiếp tục bước vào chu trình chuyển đổi. Chu trình
chuyển đổi sẽ thực hiện quá trình biến các yếu tố đầu vào này trở thành các
thành phẩm (hay sản phẩm). Sản phẩm đầu ra của chu trình chuyển đổi lại trở
thành đầu vào của chu trình doanh thu, và như vậy trình tự diễn ra như một sự
tuần hoàn liên lục giữa các chu trình. Ta có thể hình dung được tất cả các điều
đó thông qua mô hình minh họa sau:
2.3. Chu trình cung ứng và kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
2.3.1. Khái niệm
Chu trình cung ứng bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua
hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình cung ứng. Đó
là:
- DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiêt.
- Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu.
- Xác định nghĩa vụ thanh toán.
- DN thanh toán tiền.
Sau đây là mô hình minh họa cho chu trình cung ứng:

Theo sơ đồ thì chu trình gồm các hoạt động cơ bản sau:
Nhận biết nhu cầu và yêu cầu hàng hóa, dịch vụ: Đây là hoạt động đầu tiên
trong chu trình cung ứng. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng
hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Tuy
nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần
bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là "Yêu cầu mua hàng".
Đặt hàng với nhà cung cấp: Sau khi nhận Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua
hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá
cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa
chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập ĐĐH mua gửi cho nhà
cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu
liên quan tới việc giao hàng. Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận ĐĐH thì
gửi thông báo và hai bên ký kết hợp đồng.
Nhận hàng và nhập kho: Khi nhà cung cấp giao hàng tại điểm được chỉ định
trong ĐĐH, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng
hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với ĐĐH để
chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt
động mua hàng được kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng
nhận. Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào PNK
và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng.
Ghi nhận và xác định nghĩa vụ phải trả người bán: Khi nhà cung cấp gửi
Hóa đơn bán hàng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu hóa đơn với các
chứng từ gốc liên quan như ĐĐH, PNK, và tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà
cung cấp.

Thanh toán cho nhà cung cấp: Tới ngày cần thanh toán, kế toán thanh toán
tiến hành lập các thủ tục để chuyển cho bộ phận quỹ hoặc bộ phận thanh toán
ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thanh toán, căn cứ vào các
chứng từ liên quan như Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi để làm căn cứ nhập liệu,
ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp.
2.3.2. Các hệ thống ứng dụng
- Hệ thống mua hàng: Có chức năng thu mua hàng hóa, vật tư theo yêu cầu
của sản xuất đúng số lượng và chủng loại hàng hóa; sau đó từ Hóa đơn và các
chứng từ liên quan kế toán vật tư phản ảnh vào sổ sách và tài khoản liên quan.
- Hệ thống nhận hàng: Có chức năng xác nhận hàng hóa được mua về có
đúng xuất xứ, mặt hàng, số lượng, chất lượng hay không; nhập hàng vào kho;
theo dõi ở sổ kế toán.
- Hệ thống theo dõi thanh toán: Có chức năng ghi nhận việc mua hàng chịu,
chưa thanh toán cho người bán, sau đó phản ánh vào tài khoản công nợ liên
quan.
- Hệ thống chi tiền: Có chức năng lập Phiếu chi tiền, hay Ủy nhiệm chi yêu
cầu ngân hàng thay mặt đơn vị chuyển trả số tiền cho NCC hàng; sau đó vào Sổ
quỹ tiền mặt, hay Sổ ngân hàng.
Sau đây là lưu đồ mô tả các hoạt động của tiến trình cơ bản và các tài liệu
liên quan đến chu trình cung ứng:

2.3.3. Chức năng và mục tiêu của chu trình cung ứng
2.3.3.1. Chức năng của chu trình:
Chu trình có các chức năng chính, đó là:
- Mua hàng hóa hay các dịch vụ mua vào.
- Thanh toán tiền.
- Ghi chép nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo.
2.3.3.2. Mục tiêu của chu trình:
Đối với chức năng mua hàng thì mục tiêu đặt ra là phải mua đúng, mua đủ
và mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng:
- Mua đúng tức là phải đảm bảo đúng hàng (về tên hàng, quy cách của hàng
và sự mô tả hàng), đúng nhà cung cấp và đúng giá (càng thấp càng tốt và cao
nhất là một giá nào đó được xác định).
- Mua đủ tức là đảm bảo đủ về số lượng theo phê duyệt, có thể hao hụt một
phần nào đó cho phép.
- Mua kịp thời tức là kịp tiến độ vận hành sản xuất, khoảng thời gian từ lúc
đặt hàng đến nhận hàng chỉ được phép trong một ngưỡng định trước.

Đối với chức năng thanh toán tiền thì mục tiêu cũng tương tự như chức
năng mua hàng ở trên là thanh toán đúng, thanh toán đủ và thanh toán kịp
thời.
- Thanh toán đúng tức là đảm bảo thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số
hàng đã mua (mà không phải là thanh toán nhầm cho một lô hàng nào khác) và
đúng giá đã thỏa thuận.
- Thanh toán đủ là đủ khoản tiền như đã thỏa thuận mà DN đã chấp nhận
thanh toán.
- Thanh toán kịp thời tức là kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung
cấp.
Đối với chức năng ghi chép nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo (các báo cáo liên
quan nhập - xuất - tồn vật tư và các báo cáo liên quan công nợ thanh toán) thì
mục tiêu đặt ra là công việc ghi chép và lập báo cáo này phải đúng, đủ, kịp
thời, ngắn gọn và rõ ràng, có thể:
- Chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật tư vào bất cứ thời
kỳ nào và vào bất cứ thời điểm nào.
- Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả các nhà cung cấp, từng
nhà cung cấp, cùng với việc theo dõi tuổi nợ, hạn tín dụng tối đa được hưởng,
…
2.3.3. Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng
2.3.3.1. Hệ thống chứng từ kế toán
- Yêu cầu mua hàng (Purchase requisition): Đây là chứng từ được lập bởi
các bộ phận trong DN khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình
bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng.
Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp
thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.
- Đơn đặt hàng mua (Purchase order): Chứng từ này được lập bởi bộ phận
mua hàng, xác định yêu cầu của DN với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất
lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu
về thanh toán… Nếu ĐĐH được nhà cung cấp chấp thuận thì một hợp đồng
mua bán sẽ được thảo ràng buộc trách nhiệm hai bên.

- Báo cáo nhận hàng (Receiving report): Loại chứng từ soạn thảo vào lúc
nhận hàng hóa vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và
các dữ kiện thích đáng khác. Biên nhận hàng hóa và dịch vụ trong tiến trình
kinh doanh bình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận
nghiệp vụ mua hàng.
- Phiếu nhập kho: Chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số
lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được làm căn cứ
ghi tăng TK Hàng tồn kho. Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận
liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng…
- Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định
quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của
người mua đối với người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng
hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức
chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn.
- Chứng từ thanh toán (Voucher): Chứng từ này được dùng trong hệ thống
"Thanh toán theo chứng từ", nhằm ghi nhận các thông tin liên quan tới khoản
cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó.
- Chứng từ trả lại hàng mua (Debit memo): Chứng từ này được bộ phận mua
hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán. Chứng
từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại.
- Chi phiếu: Phương tiện để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ
thanh toán đến hạn, có thể là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi... Sau khi Chi phiếu
được người có trách nhiệm ký thì nó là một tài sản. Khi Chi phiếu được bên
bán lĩnh tiền và xóa sổ ở tài khoản ngân hàng của bên mua thì nó được gọi là
Chi phiếu đã thanh toán.
2.3.3.2. Hệ thống sổ kế toán
Các tài khoản sử dụng trong chu trình cung ứng:
- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu.
- TK 153 : Công cụ, dụng cụ.
- TK 331 : Phải trả người bán.
- TK 111 : Tiền mặt.

- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng.
Ghi chép kế toán bằng máy tính được tiến hành trong các tập tin và cơ sở dữ
liệu. Trong hệ thống thông tin dữ liệu , thông thường sẽ có 2 loại tập tin: tập tin
chính và tập tin nghiệp vụ.Tập tin nghiệp vụ sẽ phản ánh hoạt động xử lý dữ
liệu trong một khoảng thời gian, thông thường là một ngày. Tập tin nghiệp vụ
được coi như Sổ nhật ký, ghi chép tất cả các nghiệp vụ phát sinh. Tập tin chính
là các tập tin lưu trữ các dữ liệu liên quan có tính chất lâu dài, ít biến động,
được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều khoảng thời gian.
- Tập tin chính:
+ Tập tin nhà cung cấp: tập tin này lưu trữ những thông tin về từng nhà
cung cấp, bao gồm các thuộc tính liên quan đến mỗi người bán, và mỗi người
bán được theo dõi bằng một mã nhà cung cấp.
+ Tập tin nguyên vật liệu: Bao gồm nhiều loại vật tư hàng hóa, và các
thuộc tính của nó, mỗi hàng hóa cũng được theo dõi bằng một Mã vật tư. Tập
tin này bao gồm nhiều trường về mã, tên, thuộc tính, kho, số lượng, giá trị...
- Tập tin nghiệp vụ: tùy thuộc vào mức độ sử dụng máy tính trong mỗi
doanh nghiệp, hệ thống xử lý có thể có nhiều hay ít tập tin nghiệp vụ. Mỗi tập
tin nghiệp vụ được dùng để nhập dữ liệu hàng ngày về những yếu tố liên quan
đến chu trình cung ứng như tập tin mua hàng, tập tin thanh toán...
Các sổ kế toán được sử dụng:
- Sổ chi tiết TK 152, 331, 111, 112.
- Sổ tổng hợp TK 152, 331, 111, 112.
- Sổ Cái TK 152, 331, 111, 112.
2.3.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán
Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được
sử dụng; đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần
mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh
chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có
được thông tin cần tìm. Chẳng hạn:

- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao
nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến
tiến độ sản xuất của công ty.
- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như
hóa đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi
chép sổ sách.
- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người
bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và
số dư cuối kỳ.
2.3.4. Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
Tổ chức dữ liệu trong chu trình cung ứng (gồm các tập tin)
Tên bảng Thuộc tính
Yêu cầu mua hàng Số yêu cầu, Ngày yêu cầu, Mã kho, Ngày giao
hàng, Điều khoản thanh toán
Hàng mua - Yêu cầu mua hàng
(chi tiết mua hàng)
Mã hàng, Số yêu cầu, Số lượng
Hàng Mã hàng, Tên hàng, Đơn giá tồn, Số lượng
tồn
Nhà cung cấp Mã NCC, Tên, Địa chỉ, Số dư phải trả
Đặt hàng mua Số ĐĐH, Ngày đặt hàng, Số yêu cầu, Tên
người mua
Hàng mua - đặt hàng mua (chi
tiết hàng)
Mã hàng, Số ĐĐH, Số lượng, Đơn giá
Nhận hàng Số phiếu nhập, Ngày nhập, Địa điểm nhận, Số
ĐĐH, Mã NCC
Hàng mua - nhận hàng Mã hàng, Số phiếu nhập, Số lượng
Hóa đơn Số Hóa đơn, Ngày Hóa đơn, Số ĐĐH, Mã
NCC
Hàng mua - hóa đơn Mã hàng, Số Hóa đơn, Số lượng, Đơn giá
Thanh toán Số Voucher, Số Hóa đơn, Mã NCC, Số tiền
Tiền gửi ngân hàng Số Tài khoản ngân hàng, Mã Ngân hàng, Số
tiền

Trong chu trình cung ứng, các rủi ro thường xảy ra khi xử lý nghiệp vụ là:
Rủi ro Tình trạng
1. Hàng hóa được đặt lớn hơn nhu
cầu
Tăng chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu
kho
2. Đặt mua những mặt hàng không
trong nhu cầu
Tăng chi phí hàng tồn kho và phí lưu kho
3. Không đặt hàng những mặt hàng
cần mua
Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn
vị
4.Có sự thông đồng giữa nhân
viên mua hàng và người bán để đạt
mục đích cá nhân
Khả năng nhân viên mua hàng làm tăng
giá hàng mua vào
5. Tạo những hóa đơn
giả và những tài liệu mua hàng
khác
Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển
thủ do cố ý làm mất mát
6. Sai sót và gian lận trong việc
kiểm kê hàng hóa, hàng tồn kho
Khai khống hàng tồn kho
7. Bỏ quên khoản phải trả NCC Không báo cáo đúng về nợ phải trả
8. Người bán tăng giá hàng Giá trị hàng mua tăng
9. Thiệt hại hàng hóa trong
quá trình vận chuyển
Những mặt hàng kém chất lượng đưa vào
sử dụng mà không được phát hiện
10. Lỗi của NCC trong việc tính
toán tổng giá trị trên Hóa đơn
Khoản phải trả NCC tăng
11. Lỗi trong việc ghi NV mua
hàng và đặt hàng khi ghi vào TK
phải trả người bán
Sổ Cái TK phải trả người bán mất cân đối
12. Lỗi trong việc ghi chép NV
mua hàng vào TK hàng mua và chi
phí
TK hàng mua và chi phí không được
phản ánh đúng so với thực tế
13. Những chiết khấu mua hàng
bị mất vì sự thanh toán muộn
Giá trị hàng mua tăng
14. Sự thanh toán lại những
Hóa đơn đã thanh toán
15. Thanh toán sai, cả những
khoản không cho phép và những
khoản quá mức cho phép
Tiền mặt thất thoát, giá trị của hàng mua và
dịch vụ tăng hơn mức thực tế

16. Thanh toán cho những mặt
hàng không nhận được
17. Sai lệch từ những khoản thanh
toán nhỏ
Sự thất thoát tiền mặt
18. Thanh toán cho nhân viên mua
hàng những khoản không được
duyệt
19. Gian lận trong việc sửa đổi
và thanh toán bằng sec của nhân
viên
20. Làm giả sec thanh toán Số dư TGNH sai so với thực tế
21. Việc truy nhập vào dữ liệu liên
quan đến NCC bởi những người
không có thẩm quyền
Làm mất hoặc làm giả những bản ghi quan
trọng liên quan đến NCC
22. Người chịu trách nhiệm
về tiền, hàng tồn kho, khoản phải
trả là những người không
có khả năng
Sự mất mát hoặc nguy cơ mất mát của tài
sản, có thể bao gồm những tài liệu cần thiết
về khoản phải trả NCC trong thời gian chiết
khấu
Để kiểm soát rủi ro, hạn chế những hậu quả có thể, công việc được thực hiện
kiểm soát gồm:
Kiểm soát chung
Kiểm soát hoạt động tổ
chức
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình
đã được lập trình sẵn
Kiểm soát chứng từ Cập nhật chứng từ: các bản sao về chứng từ, sơ đồ luân
chuyển chứng từ, các báo cáo
Kiểm soát việc giải
trình tài sản
- Đối chiếu giữa Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp TK phải trả
NCC và TK HTKho
- Đối chiếu giữa Bảng cân đối TK tại ngân hàng với
các Bảng cân đối TK tiền trong Sổ Cái
Kiểm soát quá trình
quản lý
- Các nhân viên phải được đào tạo về nghiệp vụ để
đảm bảo tiền mặt tại quỹ được an toàn.

- Sự kiểm tra nên được thực hiện ở quá trình mua
hàng, chính sách mua hàng, trình tự thanh toán.
- Người quản lý xem xét lại các bản phân tích định kỳ,
các bản tóm tắt sơ lược về tình hình tổ chức…
Kiểm soát hoạt động
dữ liệu trung tâm
- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh
toán nên được thiết lập rõ ràng
- Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được
giám sát và xem xét về hoạt động
Kiểm soát sự ủy quyền - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà
quản lý thông qua
- Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền được này được
thực hiện bởi phần mềm ứng dụng
Kiểm soát việc đăng
nhập dữ liệu
- Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công
việc được giao
- Ghi chép tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh
toán. Đồng thời định kỳ kiểm tra
- Thường xuyên sao lưu các file Phải trả NCC và tồn
kho hàng hóa vào đĩa từ
- Giám sát, bảo vệ hàng tồn kho
- Tổ chức Sổ nhật ký giám sát tất cả các nghiệp vụ truy
xuất dữ liệu trong file
Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát việc
nhập dữ liệu
- Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải
có sự ký duyệt của những người có thẩm quyền liên quan
đến việc mua hàng và thanh toán
- Các ĐĐH, báo cáo nhận hàng và cac Hóa đơn đã được
xác nhận (bằng chương trình đã lập trình sẵn) trước khi
nhập vào máy tính

- Chỉnh sửa các lỗi trong quá trình nhập liệu trước khi cung
cấp thông tin chho NCC và ghi vào Sổ HTKho
Kiểm soát
quá trình
xử lý dữ liệu
- Các chứng từ phải được phê chuẩn hợp lý
- Kiểm tra đối chiếu SL thực nhận với Hóa đơn
- Đối chiếu SL trên ĐĐH và báo cáo nhận hàng
- Giám sát các NV mua hàng chưa hoàn thành
- Đối chiếu số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái
- Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh
toán
- Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi
Kiểm soát thông
tin đầu ra
- Xây dựng chính sách mua hàng và chính sách thanh toán
hợp lý
- Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến NV
mua hàng. Xem xét CP mua hàng và tốc độ chu chuyển
HTK
- Hàng tháng so sánh các bản kê từ NCC với số dư trên TK
phải trả NCC tại đơn vị
Kiểm soát quá trình nhập liệu
Thủ tục kiểm soát
Mua
hàng
Kiểm tra sự đầy đủ:
- Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: "Số yêu cầu",
"Mã hàng", "Số lượng", "Ngày giao hàng".
- Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ không: "Mã NCC", "Tên", "Tên
người mua", "Mã hàng", "Đơn giá".
Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra các mẫu chứng từ liên quan, thông tin
của những hàng cần đặt mua và của NCC có đúng không, có thật
không.

Nhận
hàng
Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của: "Số ĐĐH", "Mã
hàng", "Số lượng", "Tên NCC"
Thanh
toán
Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: "Số ĐĐH",
"Số Hóa đơn", "Ngày Hóa đơn", "Tổng tiền", "Ngày thanh toán".
Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra các mẫu chứng từ liên quan, kiểm tra số
tiền đối chiếu tính toán lại…
PHẦN 2:
THỰC TRẠNG CHU TRÌNH CUNG ỨNG
VÀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ
1. Giới thiệu về Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
1.1. Quá trình hình thành phát triển và chức năng, nhiệm vụ
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
- Tên công ty đại chúng: Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
- Tên viết tắt: HOATHO CORP.
- Địa chỉ: 36 Ông Ích Đường, Hòa Thọ Đông, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng.
- Tel: (84-0511-3) 846290 – 671011 – 846925.
- Fax: (84-0511) 846216 – 672823.
- Email: hoatho-d@dng.vnn.vn / hotexco@dng.vnn.vn
- Website: www.hoatho.com.vn

Tổng Công ty hiện nay được thành lập năm 1962, tiền thân có tên
là Nhà máy Dệt Hòa Thọ (SICOVINA) thuộc Công ty Kỹ nghệ Bông vải Việt
Nam. Năm 1975, được chính quyền tiếp quản.
Đến 1993, đổi hình thức sở hữu là Doanh nghiệp Nhà nước có tên là Công ty
Dệt Hòa Thọ theo quyết định thành lập số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ
công nghiệp nhẹ. Sau đó đổi tên thành Công ty Dệt May Hòa Thọ theo quyết
định số 433/QĐ-TCLĐ của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam vào năm 1997.
Năm 2005 chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt May
Hòa Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TT ngày 08/08/2005 của Thủ Tướng
Chính phủ.
Ngày 15/11/2006, chuyển hình thức sở hữu sang công ty cổ phần với tên gọi
Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ theo quyết định số 3252/QĐ-BCN
của Bộ Công nghiệp và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 01 tháng 02 năm
2007 với vốn điều lệ là 45 tỉ đồng, trong đó phần vốn Nhà nước chiếm 51%.
Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ là đơn vị thành viên của Tập đoàn
Dệt May Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (VITAX) của
Bộ Công thương.
Tổng Công ty có trụ sở ở phía Nam thành phố Đà Nẵng, cách trung tâm
thành phố 8 km. Tổng diện tích là 145.000 m2
, trong đó diện tích nhà xưởng và
kho khoảng 72.000 m2
.
Tổng số công nhân 6.683 người, trong đó bộ phận nghiệp vụ 311 người (tính
đến ngày 31/12/2008). (Bảng số liệu dưới được trích từ Báo cáo thường niên
năm 2008 của Tổng Công ty).
Trình độ Số người Tỉ trọng (%)
- Đại học và trên đại học 163 2,44
- Cao đẳng và Trung học chuyên nghiệp 171 2,56
- Công nhân kỹ thuật và trình độ khác 6.349 95,00
Tổng công suất điện lắp đặt: 7.500 KW. Nguồn điện, khí nén, nước sạch sẵn
có và dồi dào để mở rộng quy mô sản xuất.

Năm 1975, thành lập Công ty sợi Hòa Thọ với diện tích nhà xưởng 11.000
m2
. Thiết bị hiện có gồm dây chuyền kéo sợi đồng bộ với 37.000 cọc, chuyên
sản xuất các loại sợi cotton chải thô, chải kỹ, sợi pha T/C, sợi polyester…
Năm 1997, thành lập Nhà máy May Hòa Thọ I(trước đây có tên là Xí
nghiệp May Hòa Thọ 1) với diện tích nhà xưởng là 4.000 m2
và 13 dây chuyền
sản xuất (60 máy/chuyền) với MMTB chuyên dùng hiện đại. .
Năm 1999, thành lập Nhà máy May Hòa Thọ II với diện tích nhà xưởng là
3.500 m2
và 12 dây chuyền sản xuất (60 máy/chuyền).
Năm 2001, thành lập Công ty May Hòa Thọ - Điện Bàn (Địa chỉ: Điện
Thắng, Điện Bàn, Quảng Nam) với diện tích nhà xưởng là 10.000 m2
và 15 dây
chuyền sản xuất (40 máy/chuyền).
Năm 2002, thành lập Nhà máy May Hòa Thọ III diện tích nhà xưởng 2.000
m2
với 9 chuyền sản xuất (35 máy/chuyền). Trong năm này, cũng đồng thời
thành lập Công ty May Hòa Thọ - Quảng Nam (Địa chỉ: Thị trấn Hà Lam,
Thăng Bình, Quảng Nam) với diện tích nhà xưởng 7.580 m2
và có 16 chuyền
sản xuất (50 máy/chuyền).
Năm 2003, thành lập Công ty May Hòa Thọ - Hội An (Địa chỉ: 26 Nguyễn
Tất Thành, Phường Tân An, Đô thị cổ Hội An, Quảng Nam) với diện tích
30.528 m2
và 9 chuyền sản xuất (45 máy/chuyền).
Năm 2007, thành lập 2 Công ty là Công ty May Hòa Thọ - Duy Xuyên
(Đặt tại: Khu Công nghiệp Gò Dỗi, Nam Phước, Duy Xuyên, Quảng Nam) với
quy mô 11 chuyền, tổng mức đầu tư 9 tỉ đồng, sử dụng 500 lao động và Công
ty May Hòa Thọ - Đông Hà (Đặt tại: Khu công nghiệp Nam Đông Hà, thị xã
Đông Hà, Quảng trị) với quy mô 15 chuyền, tổng mức đầu tư 30 tỉ đồng, sử
dụng 900 lao động.
Vậy, hiện nay Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ có 10 đơn vị trực thuộc:
• Nhà máy May Hòa Thọ I
• Nhà máy May Hòa Thọ II
• Nhà máy May Hòa Thọ III
• Công ty Sợi Hòa Thọ
• Công ty kinh doanh thời trang
• Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn
• Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam
• Công ty May Hòa Thọ Hội An

• Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên
• Công ty May Hòa Thọ Đông Hà
Ngoài ra, Tổng Công ty còn có một số Công ty liên kết: Công ty Cổ phần
Thêu Thiên Tín, Công ty TNHH May Bình Phương, Công ty TNHH May
Tuấn Đạt, Công ty Cổ phần Bao bì Hòa Thọ.
Bước sang năm 2009, Tổng Công ty có các kế hoạch đầu tư và kế hoạch
phát triển. Về kế hoạch đầu tư thì năm 2009 Tổng Công ty dự kiến nhận dự án
đầu tư 20.000 cọc sợi từ Tập đoàn Dệt may Việt Nam với tổng vốn đầu tư
khoảng 142 tỷ đồng. Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, Tổng công ty còn dự
kiến đầu tư chiều sâu nâng cao năng lực sản xuất khoảng : 26,1 tỷ đồng. Trong
đó:
- Đầu tư cho lĩnh vực sợi : 5,4 tỷ đồng.
- Đầu tư cho lĩnh vực may : 18,7 tỷ đồng.
- Đầu tư khác (nâng cấp đường nội bộ, hệ thống thoát nước...): 2 tỷ đồng.
Ngoài ra, Chính phủ có chủ trương kích cầu đầu tư nhằm ngăn chặn suy
giảm kinh tế, thúc đẩy sản xuất, kinh doanh, đẩy mạnh xuất khẩu tại Nghị quyết
30/2008/NQ-CP ngày 11/12/2008; Tổng Công ty sẽ lập dự án tiếp cận nguồn
vốn vay ưu đãi để đầu tư bổ sung 10.000 cọc sợi cho Dự án 20.000 cọc sợi với
mức đầu tư khoảng 50 tỷ đồng.
Còn về kế hoạch phát triển, Tổng Công ty cổ phần Dệt may Hoà Thọ đang
trên đà tăng trưởng bền vững, luôn hoàn thành và hoàn thành vượt mức
kế hoạch về giá trị sản xuất công nghiệp, doanh thu, lợi nhuận, thu nhập của
người lao động; đã và đang nghiên cứu đầu tư chiều sâu bằng các thiết bị hiện
đại và phù hợp để nâng cao năng lực cạnh tranh của cả hai ngành Sợi - May,
nhằm khai thác tốt hơn tiềm năng, năng lực sản xuất kinh doanh, uy tín và
thương hiệu Tổng Công ty.
Ngoài ra Tổng Công ty còn nghiên cứu đầu tư hoặc tham gia góp vốn liên
doanh, liên kết trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, tài chính, du lịch...
Bảng sau là kế hoạch một vài chỉ tiêu của Tổng Công ty trong năm 2009.
(Được trích từ Báo cáo thường niên năm 2008 của Tổng Công ty).
(ĐVT: 1.000 đ)

TT Diễn giải Thực hiện 2008Kế hoạch
2009
Tỉ lệ (%)
KH 09/TH 08
1 Doanh thu thuần 929.193.145 950.000.000 102,24
2 LNTT 7.503.198 9.000.000 119,95
3 Vốn điều lệ 45.000.000 96.500.000 214,44
4 LNST/VĐL 16,67 % 14,52 % 87,10
5 Lao động bquân (người) 6.481 6.780 104,61
6 Thu nhập bquân
(đ/người/tháng)
1.957.000 2.053.000 104,91
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty
Chức năng, nhiệm vụ:
Hoạt động chính của Tổng Công ty là sản xuất sợi và sản phẩm may mặc
sẵn nhằm phục vụ cho nhu cầu thị trường trong và ngoài nước. Công suất sản
xuất trung bình là:
-Sợi các loại: 40.000 tấn/năm.
-Sản phẩm may quy sơ mi: 8.500.000 sản phẩm/năm.
Lĩnh vực kinh doanh của Tổng Công ty là:
- Đầu tư, sản xuất, gia công, mua bán, xuất nhập khẩu: vải, sợi, chỉ khâu,
quần áo may sẵn và các loại thiết bị, nguyên phụ liệu. phụ tùng ngành dệt may.
- Kinh doanh nhà hàng, siêu thị tổng hợp, du lịch, vận tải, bất động sản.
- Xây dựng công nghiệp và dân dụng.
- Khai thác nước sạch phục vụ sản xuất công nghiệp và sinh hoạt.
- Góp vốn mua cổ phần, tham gia thị trường tiền tệ, chứng khoán
và bất động sản.
1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Tổng Công ty
1.2.1. Mô hình cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

Mô hình Cơ cấu tổ chức (Phụ lục 1)
Mô hình Bộ máy quản lý (Phụ lục 2)
1.2.2. Chức năng của Ban điều hành và các phòng ban
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi
vấn đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc
phát triển công ty, quyết định cơ cấu vốn, và một số chính sách khác của Tổng
Công ty.
- Hội đồng Quản trị: là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền nhân
danh Tổng Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi
của Tổng Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ quyết định.
HĐQT xây dựng định hướng, chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các
quyết định của ĐHĐCĐ thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết
hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của
công ty.
- Ban kiểm soát: do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cho cổ đông kiểm soát mọi hoạt
động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
- Các đơn vị trực thuộc: Các Nhà máy, Công ty trực thuộc của Tổng Công
ty có nhiệm vụ thực hiện một phần chức năng và phù hợp với ngành nghề kinh
doanh của Tổng Công ty. Cơ cấu bộ máy quản lý của Nhà máy, Công ty trực
thuộc gồm: Giám đốc chi nhánh, các Phó giám đốc chi nhánh, trưởng các
phòng, ban, bộ phận.
- Ban Tổng Giám đốc: bao gồm Tổng Giám đốc, các Phó Tổng giám đốc và
các Giám đốc điều hành.
- Tổng Giám đốc: Có quyền hạn cao nhất trong Công ty, là người chịu trách
nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng Công ty, Pháp luật Nhà
nước về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chỉ đạo chung
và phụ trách trực tiếp các phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Tài chính - Kế
toán.
- Phó Tổng Giám đốc: thay mặt Tổng Giám đốc để giải quyết mọi việc khi
Tổng giám đốc đi vắng và có nhiệm vụ hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và phải chịu trách nhiệm trước
Tổng Giám đốc về các mặt công tác đươc giao.

- Giám đốc Điều hành: có nhiệm vụ hỗ trợ tham mưu cho Tổng Giám đốc
và điều hành công việc theo trách nhiệm được giao, nhưng quan trọng về mặt
Tài chính.
- Phòng Tài chính Kế toán: tổ chức công tác hạch toán kế toán trong Công
ty; thực hiện các nhiệm vụ thống kê ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định, đảm bảo
chế độ kế toán. Đồng thời cũng tham mưu, hỗ trợ Ban Tổng Giám đốc đề xuất
các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn
vị kế toán.
- Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng,
kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện các định mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật
sử dụng nguyên vật liệu, năng lượng, và quy trình vận hành máy móc thiết bị.
Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất các loại sản phẩm mới thích hợp với nhu cầu thị
trường với sự ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Đồng thời còn tổ chức
kiểm tra xác nhận chất lượng sợi trước khi xuất cho khách hàng. Báo cáo định
kỳ và theo yêu cầu của Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc, cơ quan chức
năng địa phương và Tập đoàn Dệt May Việt Nam về công tác kỹ thuật, đầu tư
và môi trường.
- Phòng kinh doanh May: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại và
quảng cáo hàng may; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, theo
dõi đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất các đơn vị. Lập các thủ tục
xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu - vật tư sản xuất, quản lý văn phòng đại diện,
các kho nguyên phụ liệu may, đồng thời cũng xây dựng kế hoạch, thống kê báo
cáo kết quả sản xuất kinh doanh hàng may (tuần, tháng, quý, năm) theo yêu cầu
của Tổng Công ty.
- Phòng Kế hoạch - Thị trường: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường đồng
thời vạch ra những kế hoạch liên quan sản xuất, phối hợp với Phòng Kinh
doanh May để thực hiện các nghiệp vụ mua hàng hay xuất kho hàng bán.
- Phòng kỹ thuật công nghệ May: Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ
thuật sử dụng nguyên phụ liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may theo
đơn đặt hàng hoặc phục vụ cho nhu cầu sản xuất; xây dựng quy trình vận hành
và bảo trì các loại thiết bị. Ngoài ra còn kết hợp với Phòng Kinh doanh May
làm việc với khách hàng thống nhất các yêu cầu kỹ thuật sản xuất, gia công sản
phẩm may của Tổng Công ty với khách hàng trước khi trình Tổng giám đốc ký
kết hợp đồng.

- Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các
Công ty/Nhà máy May kiểm tra chất lượng sản phẩm may theo đúng tiêu chuẩn
của khách hàng và Tổng Công ty ban hành, đồng thời cũng chịu trách nhiệm
kiểm tra lại chất lượng sản phẩm may đã sản xuất trước khi xuất hàng cho
khách hàng theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra cũng còn phụ trách tổ chức kiểm tra
chất lượng nguyên phụ liệu may đầu vào trước khi cho nhập kho và xuất cho
các đơn vị sản xuất..
- Văn phòng: có nhiệm vụ tham mưu Tổng Giám đốc về tuyển dụng, đào
tạo, quy hoạch cán bộ và các công tác liên quan đến người lao động, ký kết hợp
đồng lao động, các chính sách nội bộ và chế độ Bảo hiểm.
Đồng thời tiếp nhận các loại văn bản đến trình Tổng Giám đốc và chuyển
các loại văn bản theo phê duyệt của Tổng giám đốc. Lưu giữ và bảo quản con
dấu.
- Văn phòng đại diện: mang chức năng như một văn phòng giao dịch của
Tổng Công ty nhưng lại được đặt tại một nơi khác cách xa trụ sở chính, nhằm
tạo sự nhanh gọn hơn trong giao dịch cũng như tìm kiếm thị trường. Hiện nay,
Tổng Công ty mới chỉ có một Văn phòng đại diện, và đặt tại TP Hồ Chí Minh.
- Phòng đời sống: Thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, y tế, đảm
bảo an toàn lao động cũng như đáp ứng nhu cầu an toàn vệ sinh trong môi
trường làm việc, vệ sinh nước uống, an toàn lương thực thực phẩm trong công
tác phục vụ bữa ăn cơm ca. Đồng thời cũng quản lý và sửa chữa hệ thống nước
và điện Tổng Công ty.
- Các đơn vị kinh doanh và phục vụ:
Trạm phân phối điện chịu trách nhiệm cung cấp điện cho sản xuất và tiêu
dùng cho Tổng Công ty, đồng thời sữa chữa bảo trì, tổ chức kiểm tra định kỳ
các thiết bị điện đảm bảo quá trình sản xuất liên tục.
Các đại lý tiêu thụ sản phẩm và Trung tâm kinh doanh thời trang có vai trò
giới thiệu, trưng bày sản phẩm và tạo giao diện tiếp xúc gần gũi hơn giữa sản
phẩm và người tiêu dùng, đồng thời cũng xảy ra trao đổi mua bán và tạo doanh
thu.
1.3. Tổ chức công tác kế toán
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán

1.3.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty
(Phụ lục 3)
1.3.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phần hành kế toán
- Kế toán trưởng: phụ trách công tác tài chính và phòng Tài chính - Kế
toán, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc tổ chức công tác tài chính
kế toán theo đúng Pháp luật. Là người trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán công
tác hạch toán kế toán tại Công ty, tham mưu cho Tổng Giám đốc về vấn đề tài
chính trong Công ty như xây dựng kế hoạch tài chính, vay vốn, các phương án
kinh doanh…
- Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toán
theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng
từ đến báo cáo kế toán. Đồng thời cũng tham mưu hỗ trợ cho Kế toán trưởng
trong các công tác tài chính, và thực hiện công việc điều hành thay thế trong ủy
quyền khi Kế toán trưởng vắng mặt.
- Kế toán tiền mặt, tiền lương, Bảo hiểm: theo dõi các nghiệp vụ thu chi
tiền mặt, tiền lương và Bảo hiểm các Công nhân viên và cả những cán bộ quản
lý toàn Công ty, thanh toán các khoản tạm ứng, lập báo cáo tiền mặt. Cuối kỳ,
đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các
nghiệp vụ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Theo dõi TK tiền gửi ngân
hàng của Công ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ
số dư trên các tài khoản liên quan.
- Kế toán thuế, TSCĐ, CCDC: theo dõi các TK phải trả, phải nộp Nhà
nước về các loại thuế; đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ,
thanh lý nhượng bán, tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng quý năm
của TSCĐ.
- Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập kho thành
phẩm, tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ của khách hàng.
- Kế toán Nguyên vật liệu, tạm ứng: thực hiện việc ghi chép phản ánh chi
tiết tổng hợp vật tư, theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư cả về số lượng và
giá trị. Quản lý, theo dõi TK vật tư, lập các báo cáo liên quan phục vụ cho nhu
cầu kiểm soát, đối chiếu, kiểm tra. Đồng thời cũng quản lý Tài khoản tạm ứng.

- Kế toán thanh toán: thực hiện công việc đối chiếu kiểm tra số liệu từ các
nghiệp vụ mua hàng, đồng thời theo dõi TK phải trả người bán, phối hợp với
Kế toán ngân hàng thanh toán cho các nhà cung cấp đúng hạn.
- Kế toán giá thành: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chi phí giá thành từng
loại sản phẩm hoàn thành nhập kho, xác định tổng số chi phí sản xuất, lập báo
cáo giá thành cho các phòng ban liên quan.
- Kế toán phụ liệu: có nhiệm vụ tương tự kế toán vật tư, do đặc điểm của
lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của đơn vị là sản xuất hàng may mặc
nên phải phân tách ra thành hai phần hành Kế toán nguyên vật liệu và Kế toán
phụ liệu (vì chủng loại phụ liệu cũng nhiều không kém vật tư). Ngoài ra, phần
hành kế toán này còn chịu trách nhiệm là theo dõi Doanh thu của Tổng Công
ty.
- Kế toán tổng hợp: thực hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán
phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút toán tổng hợp,các
bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh
doanh trong kỳ.
- Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên
quan, lập các báo cáo quỹ.
- Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động
tài chính, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Tính ra
giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên thực
hiện đối chiếu kiểm tra với Kế toán Tổng Công ty.
1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Tổng Công ty
Theo quy định thì mỗi một DN có thể được áp dụng một trong năm hình
thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Hình thức kế toán được Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ đang
sử dụng là hình thức kế toán thứ năm: Hình thức Kế toán trên máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là công việc kế toán được thực hiện
theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán
được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp
giữa bốn hình thức kế toán còn lại. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ
quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và các BCTC
theo quy định. (Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ
có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ
kế toán ghi bằng tay).
Hiện nay Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ đang sử dụng phần
mềm Bravo 6.3 của Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chi nhánh tại Thành
phố Đà Nẵng, đây là phần mềm kế toán được thiết kế và viết theo quy định của
Bộ Tài chính cùng với các chuẩn mực kế toán và yêu cầu quản trị Doanh
nghiệp. Phần mềm này thiết kế đầy đủ bốn hình thức kế toán như đã nêu trên,
tiện ích cho người dùng trong việc tùy chọn Hình thức kế toán phù hợp với nhu
cầu từng DN, và đối với Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ thì tùy chọn
Hình thức kế toán là Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Với phần mềm này
thì người sử dụng chỉ cần nhập các số liệu đầu vào , còn máy tính sẽ tự động
hóa công việc tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu. Chức năng
của chương trình là theo dõi các chứng từ đầu vào (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu
nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng,…). Và dựa trên các chứng từ đó,
chương trình sẽ lên các sổ và các báo cáo kế toán.
1.3.2.1. Sơ đồ hình thức ghi sổ tại Tổng Công ty

1.3.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi
tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,
xác định Tài khoản ghi Nợ, Tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính
theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào
sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế
toán ghi bằng tay.
2. Thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát chu trình cung
ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
2.1. Thực trạng môi trường kiểm soát tại Tổng Công ty Cổ phần
Dệt May Hòa Thọ

2.1.1. Đặc thù về quản lý
Tổng Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh và luôn chú trọng công tác xây
dựng thương hiệu, quảng bá, tiếp thị nhằm nâng khả năng cạnh tranh. Chất
lượng sản phẩm, dịch vụ được Tổng Công ty đặt lên hàng đầu, tạo được niềm
tin nơi khách hàng; tạo nguồn vốn đầu tư thông qua việc hợp tác với các đối tác
chiến lược trong và ngoài nước là nhân tố quan trọng đưa Tổng Công ty đi lên
trong giai đoạn hội nhập sâu kinh tế quốc tế. Công tác quản lý theo nguyên tắc
nhất quán từ trên xuống, cố gắng đạt được mục tiêu đã đặt ra và đồng thời luôn
tự hoàn thiện và phát triển.
Ban quản lý cấp cao của Tổng Công ty có năng lực và đầy tâm huyết, am
hiểu hoạt động của đơn vị, quyền lực không chỉ tập trung vào một các nhân
duy nhất, mà phân tán cho nhiều thành viên, điều này tạo sự kiểm soát lẫn nhau
và khi bất kỳ một phương án, quyết định nào đưa ra cũng đều có sự tham mưu,
góp ý của nhau và điều đó làm cho quyết định của họ càng có giá trị. Các nhà
quản lý có quan điểm:
- Kinh doanh phải trung thực (chẳng hạn việc mua hàng và thanh toán các
khoản nợ với nhà cung cấp phải thực hiện theo đúng như hợp đồng đã ký kết).
- Cạnh tranh thì phải lành mạnh, không dùng những thủ đoạn tiêu cực gây
thiệt hại đến quan hệ kinh doanh của đối tác và đối thủ cạnh tranh, Tổng Công
ty tiến hành mở rộng thị trường dựa trên chính năng lực của mình.
- Coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính được thể hiện qua các
kỳ kiểm toán hàng năm do Công ty Kế toán Kiểm toán độc lập AAC thực hiện,
nhằm kiểm toán tất cả các hoạt động các hoạt động của Tổng Công ty thông
qua các thông tin trên BCTC và đánh giá việc tuân thủ các nguyên tắc và
phương pháp kế toán được áp dụng tại Tổng Công ty để sau đó có những biện
pháp tối ưu phù hợp hạn chế tối đa những rủi ro trong kinh doanh.
- Đồng thời, yếu tố đoàn kết, đồng tâm đồng lòng toàn cán bộ công nhân
viên trong tổ chức cũng được Ban quản lý Cấp cao quan tâm chú trọng.
Tổng Công ty Dệt may Hoà Thọ hiện nay đang phát triển nhanh chóng,
có thể dẫn đến những bất cập trong công tác quản trị, điều hành, đặc biệt là

nguồn nhân lực cấp cao. Tuy nhiên đó chỉ là rủi ro dự báo, hiện nay chiến lược
quản lý và phát triển nguồn nhân lực đang có tác dụng tốt tại HOATHO
CORP., cho nên, việc mở rộng sản xuất theo phương pháp nhân bản (tách bộ
máy quản lý ở cơ sở cho đơn vị mới - tức các đơn vị trực thuộc), và đào tạo
mới, sẽ đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng được cho nhu cầu phát triển sản xuất.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Là một Tổng Công ty với quy mô lớn nên cơ cấu nhân sự khá đông đảo cả
về lượng cán bộ nhân viên quản lý và lượng công nhân viên lao động. Theo đó,
quyền hạn, trách nhiệm và chức năng được phân chia rộng khắp và khá phức
tạp, tuy nhiên sự phân chia này, giữa các đơn vị thành viên hay giữa các bộ
phận phòng ban... luôn tạo sự rõ ràng và thiết lập được sự điều hành và kiểm
soát trên toàn bộ hoạt động của công ty và không có sự chồng chéo trách
nhiệm, quyền hạn lẫn nhau giữa các bộ phận. Các bộ phận có chức năng đặc
trưng khác nhau nhưng luôn tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ và có mối
quan hệ mật thiết với nhau.
Trong mỗi một đơn vị thành viên đều có một thủ trưởng riêng - Giám đốc
đơn vị và chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty,
đồng thời cũng luôn liên lạc, báo cáo và chịu hoàn toàn trách nhiệm với Ban
Tổng Giám đốc về công việc điều hành mọi hoạt động của đơn vị trực thuộc
đó.
Ở mỗi phòng ban chức năng tại Tổng Công ty thì người trưởng phòng chức
năng đó có trách nhiệm về các hoạt động của phòng, trực tiếp quản lý và
chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng, đồng thời
luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên.
2.1.3. Chính sách nhân sự
Công ty có chính sách tuyển dụng đào tạo, chế độ lao động về thời gian làm
việc (6 ngày/1 tuần, 8 giờ/1 ngày) hay chính sách tiền lương… được quy định
rõ ràng và hợp lý, đáp ứng tốt nhất nhu cầu và quyền lợi cho người lao động,
đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động (tại đơn vị còn có hoạt động
tập thể dục giữa giờ làm việc - đứng tại chỗ vươn tay, vặn mình… để giảm
stress và phục hồi sức khỏe để tiếp tục làm việc), vệ sinh môi trường cũng như
luôn tạo điều kiện cho người lao động phát huy, phát triển năng lực.
Tổng Công ty đảm bảo toàn bộ công nhân viên của Công ty được đào tạo
có đầy đủ năng lực chuyên môn cần thiết để làm việc với các khóa huấn luyện
và đào tạo do Tổng Công ty tổ chức, bên cạnh đó Tổng Công ty còn khuyến

khích người lao động tham dự các khóa đào tạo ngoài giờ làm việc bên ngoài
để tự nâng cao trình độ mà chi phí cho việc học này sẽ được Tổng Công ty hỗ
trợ chi trả. Tổng Công ty đặc biệt chú trọng đến chính sách an toàn lao động:
xây dựng môi trường làm việc an toàn, trang bị áo quần bảo hộ lao động đầy
đủ, kịp thời tùy theo tính chất của từng công việc đòi hỏi. Đồng thời Tổng
Công ty cũng luôn thực hiện các quy định của Nhà nước về lương, thưởng, đảm
bảo mức thu nhập phù hợp tùy theo năng lực, năng suất, tính chất công việc...
Ngoài ra, Tổng Công ty còn tổ chức bữa ăn cơm ca miễn phí cho toàn bộ công
nhân viên, và có những chính sách khác cho người lao động như cúng viếng
đám tang, chúc mừng đám cưới…
2.1.4. Công tác kế hoạch
Thường xuyên xây dựng chương trình hoạt động hàng quý, hàng năm
và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên giám sát, kiểm tra mọi mặt
hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, hàng quý Hội đồng quản trị
đều họp để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong quý và đề
ra giải pháp để thực hiện kế hoạch quý tiếp theo.
Hiện nay Tổng Công ty đã vừa mới thành lập Phòng Kế hoạch - Thị trường,
Phòng được tách ra từ Phòng Kinh doanh May nhằm phân chia công việc để
chuyên trách và để đạt hiệu quả công việc cao hơn. Chức năng chính của Phòng
này là tìm hiểu thị trường và lập các kế hoạch sản xuất.
2.1.5. Bộ phận Kiểm toán nội bộ
Hiện tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ chưa có bộ phận Kiểm
toán nội bộ nhưng với quy mô hoạt động hiện có của một Tổng Công ty Cổ
phần lớn thì nhất thiết cần phải lập một bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện
công việc kiểm toán tất cả các hoạt động trong Công ty, kể cả hoạt động
KSNB. Bộ phận này là một bộ phận độc lập, có vai trò đặc biệt quan trọng đối
với hệ thống KSNB, chịu trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống KSNB được tuân
thủ:
- Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống
kiểm soát nội bộ của công ty;
- Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá
tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và
- Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây
dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.

Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản
trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB của
công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
2.1.6. Ủy ban kiểm soát
Hiện nay, Tổng Công ty đã có Ban Kiểm soát, Ban Kiểm soát là do Đại hội
đồng Cổ đông bầu, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên), thay
mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công
ty. Công việc của Ban Kiểm soát là luôn giám sát các hoạt động sản xuất kinh
doanh, tài chính của Tổng Công ty đảm bảo đúng nguyên tắc và nhiệm vụ. Mỗi
quý họp một lần để kiểm tra tình hình hoạt động của công ty.
2.1.7. Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong như đã kể trên, Tổng Công ty còn chịu sự ảnh
hưởng của các nhân tố bên ngoài, những nhân tố này có sự tác động không ít
đến môi trường kiểm soát tại Tổng Công ty:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu đầu vào có sự biến động tăng và bất thường
do sự biến động của giá dầu trên thế giới, dẫn đến tăng chi phí giá vốn hàng
bán, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty.
- Sự ảnh hưởng của nền kinh tế Việt Nam cũng như nền kinh tế thế giới
cũng có sự tác động không nhỏ đến môi trường kiểm soát của công ty (đặc biệt
là nền kinh tế Mỹ không ổn định như hiện nay).
- Sự thay đổi liên tục của thời đại công nghệ thông tin dẫn đến những thay
đổi về MMTB hay những quy trình vận hành trong quá trình sản xuất.
- Sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ cạnh tranh làm tác động đến
giá cả cũng như thị phần của công ty.
- Nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng thay đổi và cần thiết phải có những
chính sách phù hợp để tránh sự lỗi thời của những mặt hàng hiện tại.
- Sự ảnh hưởng của các cơ quan chức năng. Nếu các cơ quan chức năng
thay đổi về chính sách tài chính tiền tệ thì sẽ làm thay đổi quan điểm và hành
động của các nhà quản lý, như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát
trong công ty.

2.2. Thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát chu trình
cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
2.2.1. Một vài đặc điểm về nguyên vật liệu, phụ liệu thu mua và bộ
mã được sử dụng liên quan
Một vài đặc điểm:
- Các loại nguyên liệu, phụ liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Tổng Công
ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại.
Một số loại nguyên vật liệu (chính) như: vải chính các loại, vải lót, gòn,
dựng vải các loại,…
Một số phụ liệu: băng nhám, bo thun, dây kéo, nhãn các loại, nút các loại,
nẹp lưng, khoen, móc khóa, đinh nhựa, nhãn,…
- NVL thường được đặt mua theo từng lô lớn, không mua lẻ.
- NVL sau khi nhập kho được bảo quản đảm bảo theo từng kho, tại Công ty
có kho Nguyên liệu riêng và kho Phụ liệu riêng, và ở từng kho đều có một thủ
kho quản lý.
- Nguyên vật liệu được mua từ những nhà cung cấp khá quen thuộc và đáp
ứng khá tốt các tiêu chuẩn về chất lượng.
Một số nhà cung cấp nguyên vật liệu (chính): Snicker, Resources,
Prominent, Lundhag, Topper Crown, Urika,…
Một số nhà cung cấp phụ liệu: Snicker, Resources, Lundhag, Urika, Jia Mei,
…
Các bộ mã sử dụng:
Các bộ mã được sử dụng là các bộ mã liên quan đến nhà cung cấp, nguyên
phụ liệu. Độ dài tối đa cho một mã là 16 kí tự.
- Bộ mã liên quan đến nhà cung cấp
Bộ mã này có cú pháp là VP* (* là ký tự liên quan đến khách hàng, nhà
cung cấp, dựa trên tên của nhà cung cấp, mang tính gợi nhớ).
Ví dụ:

VPSNICKER : Công ty SNICKER WORKWEAR AB.
VPJIAMEI : Công ty TNHH JIA MEI.
…
Sau đây là bảng danh mục một số NCC:
VPSNICKER SNICKERS WORKWEAR AB, Sweden
VPJIAMEI Công ty TNHH JIA MEI, Đồng Nai
VPDTHINH Công ty TNHH TM Duy Thịnh, TP HCM
VPRESOURCES Cty Resources Q1 TP HCM
VPJEANS Cơ sở MK-Jeans, TP HCM
VPDLONG Cty CP tư vấn thiết kế XD và TM Đức Long, TP Hà Nội
VPJONG JONG PATTANA CO., LTD, Thái lan
VPJINDO Jindo trading Co.,LTD, HONG KONG
… …
- Bộ mã liên quan đến vật tư, phụ liệu: áp dụng mã ghép nối
Ví dụ: mã A101010001A
Ta phân cách bộ phận ghép nối ra như sau:
A - 1 - 01 - 01 - 0001 - A
A: Ký tự cho biết NVL là của ngành nào
Ví dụ: A là NVL của ngành may
B là NVL của ngành sợi
…
1: Ký tự cho biết NVL chính hay phụ
Ví dụ: 1 là chính và 2 là phụ.
01: Ký tự cho biết NVL đó từ nhà cung cấp nào

Ví dụ: 01 là nhà cung cấp Snicker
02 là nhà cung cấp Resources
03 là nhà cung cấp Prominent
…
01: Ký tự cho biết chủng loại NVL theo nhà cung cấp
Ví dụ: 01 là vải chính các loại
02 là vải lót các loại
03 là gòn các loại
04 là dựng các loại
…
0001: Kí tự thể hiện sự phân loại ở cấp nhỏ hơn của chủng loại NVL trên
Ví dụ: 0001 là loại vải chính màu sậm, tối
0002 là loại vải chính màu
…
A: Ký tự cho biết một sự phân loại ở cấp nhỏ hơn nữa
Ví dụ: A là vải Black (0400)
B là vải chính DK – Grey / 1800
C là vải Navy – 9500
D là vải 51/49 NC màu Black/White # 74
…

Vậy mã trên A101010001A có ý nghĩa là vải may chính – chủng loại vải
màu sậm Black 0400 được cung cấp từ nhà cung cấp Snicker.
Sau đây là một bảng danh mục một số NPL:
101010001A Vải Black (0400) (C)
101010001B Vải chính DK - Grey/1800
101010001C Vải chính Navy -9500
101010001D Vải 51/49 NC màu Black/White #74
101010001E Vải 51/49 NC -Navy Grey /7500
101010002A vải Red áo #1341
101010002B Vải Green (0200) áo # 1341
101010002C Vải màu Blue # 5592 (45/55NC)
101010003A Vải chính 60/40P Navy(RW1930) (C)
101010003B Vải chính 60/40 Brown(RW1930)
101010003C Vải chính 60/40 poly Grey(RW1930)
101010003D Vải màu Smoke Blue(RW1930)
101010003E Vải chính 60/40 - White(RW 1930)
101010003F Vải màu xanh Blue 60/40 CP(RW1930)
101010003G Vải chính 60/40 poly Black(RW1930)
101010003H Vải chính 60/40 poly - Yellow
101010003I Vải chính 60/40 poly -Dank Grey
101010003K Vải chính 60/40 poly - Orange
101010004A Vải chính 65/35 - SRVN1077 - Khaki(C)
101010004B Vải chính 65/35 - SRVN1077 - DK.Grey
101010004C Vải chính 65/35 - SRVN1077 - Navy
101010004D Vải 65/35 Como Blue
101010004E Vải 65/35 CP - Black(C) - VN1077
… …
2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình kiểm soát nội
bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ

Các tài khoản liên quan được sử dụng trong chu trình cung ứng là:
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu, phụ liệu.
+ TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu.
+ TK 1522: Phụ liệu.
- TK 331: Phải trả cho người bán.
- TK 111: Tiền mặt (ít được sử dụng trong chu trình này)
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng (hầu như là được sử dụng cho mọi nghiệp
vụ thanh toán trong mua hàng vì các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đều
thông qua trung gian là Ngân hàng).
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong chu trình cung ứng:
- Đơn đặt hàng mua (PO - Purchase Oder)
- Hợp đồng mua bán (Sales contract)
- Hóa đơn mua hàng (Invoice)
- Bill of Lading
- Packing List
- Hóa đơn vận chuyển
- Phiếu nhập kho
- Giấy đề nghị thanh toán
- Ủy nhiệm chi
Hệ thống sổ kế toán:
Hệ thống sổ theo dõi nghiệp vụ nhập mua vật tư:
- Sổ chi tiết vật tư: cho biết thông tin về một chủng loại nguyên liệu, phụ
liệu theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định. Cho phép theo

dõi chi tiết tình hình nhập xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng
chủng loạinguyên phụ liệu. Chứng từ làm căn cứ cho việc ghi sổ này là Phiếu
nhập kho, hoặc Phiếu xuất kho… Và các nghiệp xảy ra có thể là nhập hàng
hoặc xuất kho hàng. Sổ còn cho biết các định khoản cho từng nghiệp vụ (cột
TK đối ứng trong bảng).
- Sổ Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn: cho biết thông tin tổng hợp của tất cả
các loại nguyên liệu, phụ liệu trong một thời gian cụ thể. Mỗi dòng là một
chủng loại nguyên phụ liệu, kèm theo các thông tin về số lượng, đơn giá, tổng
giá trị của chủng loại nguyên phụ liệu đó tại thời điểm đầu kỳ, nhập xuất phát
sinh trong kỳ, và tại thời điểm cuối kỳ.
- Sổ Cái Tài khoản 152: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan Tài khoản 152 trong xuyên suốt một thời gian xác
định.
- Bảng kê phiếu nhập: là biểu bảng được lập hàng tháng hoặc theo một
khoảng thời gian xác định nào đó, cung cấp những thông tin như mẫu dưới đây,
và tác dụng là để theo dõi riêng các nghiệp vụ nhập kho (nhập mua NPL, …),
diễn giải nghiệp vụ theo chứng từ liên quan.
Các thông tin của một Sổ Chi tiết Vật tư được gói gọn thành một dòng trong
Sổ Tổng hợp Nhập - xuất - tồn TK 152. Còn số liệu của Sổ Tổng hợp Nhập –
xuất – tồn TK 152 và Sổ Cái TK 152 thì phải trùng khớp nhau các thông tin
như tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Đối với Bảng kê
phiếu nhập thì con số tổng cộng phải khớp với số liệu tổng cộng nhập trong kỳ
của Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
Hệ thống sổ theo dõi phải trả người bán và thanh toán
- Sổ chi tiết phải trả người bán: có chức năng tương tự như Sổ chi tiết vật
tư, Sổ cho biết thông tin về một đối tượng Nhà cung cấp cụ thể theo từng

nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định. Cho phép theo dõi công nợ
phải trả liên quan đến người bán đó (có thể là khoản tiền còn nợ hoặc khoản
tiền đã ứng trước cho NCC đó).
- Sổ Tổng hợp phải trả người bán: cho biết thông tin tổng hợp về tất cả
các Nhà cung cấp trong một thời gian cụ thể. Mỗi dòng là một NCC, kèm theo
là các thông tin về số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh trong kỳ, và số dư cuối kỳ.
- Sổ Cái Tài khoản 331: sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo trình tự xảy ra theo thời gian liên quan đến Tài khoản
Phải trả người bán trong xuyên suốt một thời gian xác định.
- Sổ chi tiết Tài khoản 112: có chức năng tương tự như hai Sổ chi tiết vật tư
và Sổ chi tiết phải trả người bán đã được nêu ở bên trên, Sổ chi tiết Tài khoản
Tiền gửi ngân hàng cho biết thông tin về tài khoản tiền gửi tại một ngân hàng
cụ thể theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định.
- Sổ Cái Tài khoản 112: cũng tương tự như các Sổ Cái 152 và 331 đã đề
cập, Sổ Cái tài khoản 112 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép lại tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra theo trình tự thời gian trong một thời gian
xác định.
2.2.3. Thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát chu trình
cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
Tổng Công ty chủ yếu thực hiện sản xuất hàng gia công cho cả trong nước
và nước ngoài. Nhưng chủ yếu vẫn là gia công hàng cho nước ngoài (gia công
theo mẫu khách hàng giao).
Chu trình cung ứng hay còn được gọi là chu trình mua hàng và thanh toán.
Mua hàng ở đây được hiểu là mua nguyên vật liệu, phụ liệu cho ngành may và
thanh toán là thanh toán cho các nhà cung cấp.

Điểm bắt đầu cho sự phát sinh nhu cầu mua nguyên phụ liệu là khi Tổng
Công ty nhận được ĐĐH từ một khách hàng nào đó (đa phần từ khách hàng
nước ngoài)
Sau khi nhận hàng từ khách hàng thì bộ phận Cán bộ mặt hàng phòng kinh
doanh sẽ xác nhận ĐĐH, và Cán bộ cân đối NPL tiến hành lập Bảng Cân đối
nguyên phụ cho ĐĐH đó. Tiếp theo bộ phận Cán bộ mặt hàng Phòng kinh
doanh tiến hành thảo ĐĐH mua NPL dựa trên Bảng cân đối nguyên phụ liệu
về các chỉ tiêu hàng, số lượng cần đặt và các NCC liên quan số NPL đó.
Căn cứ vào thời gian đồng bộ cần thiết, bộ phận Cán bộ mặt hàng này thu
xếp phương tiện và hình thức vận chuyển NPL về nhập kho. Nếu là NPL được
nhập từ nước ngoài về thì cán bộ xuất nhập khẩu sẽ hoàn tất thủ tục nhập khẩu.
Sau đó, Kho NPL May sẽ tiếp nhận và bảo quản, kiểm tra số lượng thực nhận
tại kho. Đồng thời cán bộ cân đối NPL cũng luôn theo dõi tình hình tồn kho,
nhập xuất của tất cả NPL. NPL được nhập kho đồng thời cũng xác định nghĩa
vụ thanh toán, đây là nhiệm vụ của Phòng TC-KT, có trách nhiệm thanh toán
tiền mua NPL và các chi phí liên quan dựa trên bộ chứng từ thanh toán được
chuyển từ Phòng Kinh doanh sang. Bên cạnh đó cũng luôn theo dõi các khoản
phải trả người bán và tình hình nhập xuất NPL.
Tại Tổng Công ty thường thì khi Khách hàng đặt hàng gia công, đồng thời
cũng sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến nguyên phụ liệu để thực hiện
sản phẩm đó và mỗi nguyên phụ liệu cũng được chỉ định Nhà cung cấp. Do đó,
Cán bộ mặt hàng Phòng Kinh doanh chỉ cần dựa vào những thông tin đó và đặt
hàng mà không cần quan tâm cho công việc tìm hiểu Nhà cung cấp.

Nhận biết nhu cầu và yêu cầu vật tư
- Nhu cầu mua vật tư xuất phát từ ĐĐH gia công của một khách hàng.
- Chỉ có phòng kinh doanh mới có quyền đi mua nguyên phụ liệu (tức giao
dịch thỏa thuận đặt hàng với NCC) để đáp ứng nhu cầu cho kế hoạch sản xuất
theo ĐĐH gia công.
- Bộ phận Cán bộ cân đối NPL lập Bảng Cân đối nguyên phụ cho ĐĐH mà
khách hàng đặt đơn vị gia công, gồm các thông tin về chỉ tiêu NPL, số lượng
cần đặt và các NCC liên quan số NPL đó.
Đặt hàng với Nhà cung cấp
- Hầu hết các Nhà cung cấp là được chỉ định.
- Nhân viên Phòng Kinh doanh thảo ĐĐH và gửi ĐĐH cho Nhà cung cấp
qua Mail, một số ít khác qua đường điện thoại (đối với Nhà cung cấp quen
thuộc hoặc không có mail). ĐĐH mua này do bộ phận Cán bộ mặt hàng Phòng
Kinh doanh thực hiện thực hiện. Sau đây là mẫu một ĐĐH mua:
ĐĐH mua sau khi được Nhà cung cấp chấp nhận thì Hợp đồng mua bán sẽ
được thảo, có thể Nhà cung cấp hoặc Tổng Công ty cụ thể là nhân viên Phòng
Kinh doanh (Cán bộ mặt hàng) sẽ thực hiện công việc này. Hợp đồng thỏa
thuận về nội dung hàng đặt mua, về phương thức vận chuyển, về phương thức
thanh toán, ngày giao hàng, ngày thanh toán, … Đôi khi đối với một vài Nhà

cung cấp, ĐĐH cũng mang tính chất như một Hợp đồng mua bán, và cũng chứa
đựng đầy đủ các thông tin trên.
Sự liên lạc thông tin, đặt hàng, chấp nhận ĐĐH, hay chuyển gửi các Hợp
đồng, các chứng từ liên quan … đều qua đường mail. Để hạn chế, khắc phục
những rủi ro có thể xảy ra trong đường lưu chuyển thông tin thì trong mỗi một
mail gửi đi đều đính kèm "phải phản hồi" khi nhận được thông tin. Chẳng hạn,
Tổng Công ty gửi ĐĐH cho một Nhà cung cấp A thì đồng thời cũng yêu cầu sự
phản hồi từ A ngay sau khi A nhận được ĐĐH trong một khoảng thời gian nào
đó, 6 giờ đồng hồ chẳng hạn, nếu vượt quá khoảng thời gian đó mà Tổng Công
ty không nhận được sự phản hồi thì có thể đã gặp sự cố trong đường truyền
thông tin, và khi đó cần một biện pháp khắc phục như gọi điện thoại hoặc
chuyển fax…
Nhận hàng và nhập kho
Khi vật tư về đến kho, thủ kho nhận vật tư đồng thời tiến hành kiểm đếm,
đối chiếu số lượng tổng quan với Packing List (mẫu sao của bản chính mà
NCC đã chuyển gửi cho đơn vị cùng với Invoice,...) và sau đó ký vào Lệnh
giao hàng của NCC như là một sự xác nhận là đã nhận hàng.
Tại thời điểm nhận hàng này, không lập Biên bản nhận hàng và kiểm tra chất
lượng tại chỗ mà sau khi nhập kho, Thủ kho mới tiến hành kiểm tra chi tiết bên
trong kiện về số lượng chi tiết, chất lượng… và lập Bảng nhập hàng (Bảng
nhập hàng là mẫu tờ rời, không được đánh số thứ tự trước), kê đủ những thông
tin như mẫu dưới:

Bảng nhập hàng được chuyển đến Phòng Kinh doanh như một thông báo
về số lượng nhập thực tế và Phòng kế hoạch - Thị trường dựa vào thông tin đó
tiến hành lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được đánh số thứ tự liên tục.
Tại thời điểm nhận hàng, rất ít khi có bộ phận khác kiểm cùng, Phòng Quản
lý chất lượng chỉ tham gia khi không tin tưởng Nhà cung cấp nào hoặc Nhà
cung cấp đó là mới, hoặc là khi phát hiện hàng nhập mua kém chất lượng.
Thông thường Bộ phận phòng Quản lý chất lượng tiến hành kiểm tra sau khi đã
nhập kho hàng mua.
Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán cho Nhà cung cấp
Bộ chứng từ thanh toán được chuyển sang Phòng Tài chính Kế toán gồm
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract) (có thể do Nhà cung cấp hoặc Tổng
Công ty lập sau khi đã chấp nhận sự thỏa thuận mua bán, nếu Tổng Công ty lập
Hợp đồng mua bán thì nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm làm
công việc này).

- Invoice (của nhà cung cấp gửi và gửi qua đường mail ).
- Hóa đơn vận chuyển (của nhà vận chuyển gửi - đây được xem như là một
dịch vụ trong nước mà Tổng Công ty thuê, chẳng hạn vận chuyển hàng từ cảng
về Tổng Công ty…).
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu
- Bill of Lading (B/L)
Bill of Lading là chứng từ được Nhà cung cấp chuyển gửi cùng với Invoice,
Packing List, Hợp đồng… Chứng từ này có chức năng làm căn cứ, cơ sở đối
chiếu để nhận hàng tại Cảng. Cán bộ của Tổng Công ty mà cụ thể là nhân viên
Phòng Kinh doanh sẽ mang chứng từ này đi nhận hàng và làm các thủ tục để
nhập khẩu, khai thuế hải quan (Tờ khai hàng hóa nhập khẩu…). Tiếp theo đó
hàng sẽ được nhà vận chuyển vận chuyển đến Tổng Công ty (Kho).
- Packing List (do Nhà cung cấp chuyển cho Tổng Công ty qua đường mail
cùng với Invoice, Bill of Lading .. để Tổng Công ty đối chiếu kiểm tra những
mặt hàng đã đặt mua).
- Giấy đề nghị thanh toán (Do nhân viên Phòng Kinh doanh lập sau khi đã
nhập kho, hoàn tất bộ chứng từ thanh toán).

- Phiếu nhập kho (do Phòng Kế hoạch - Thị trường lập sau khi đã tiếp nhận
Bảng nhập hàng thông báo khối lượng thực sự nhập kho từ Thủ kho). Mẫu
PNK dưới đây là do Phòng Kế hoạch - Thị trường lập.
Kế toán vật tư (Kế toán NVL hoặc Kế toán Phụ liệu) sẽ tiếp nhận bộ chứng
từ thanh toán từ Phòng Kinh doanh chuyển sang và tiến hành kiểm tra (kiểm tra
tất cả những thông tin về nội dung đồng thời cũng xem xét tính hợp lý, đầy đủ,
và các chữ ký …), sau đó nhập liệu (dựa vào Phiếu nhập kho được chuyển

sang). Sau đây là mẫu PNK do Phòng TCKT - Kế toán nguyên liệu, phụ liệu
lập.
Sau khi Kế toán phần hành nguyên liêu, phụ liệu nhập liệu chứng từ, phần
mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu và Kế toán thanh toán có thể theo dõi khoản
phải trả người bán - TK 331 mà không cần nhập liệu.
Kế toán vật tư sau khi nhập liệu cũng sẽ chuyển bộ chứng từ thanh toán
sang cho Kế toán thanh toán để kiểm tra đối chiếu, tính toán lại một lần nữa
xem phần nhập liệu của Kế toán vật tư đã đúng chưa.
Thanh toán cho Nhà cung cấp
Hầu như mọi khoản phải thanh toán cho Nhà cung cấp đều là thanh toán qua
Ngân hàng. Các phương thức thanh toán: T/T (phương thức chuyển tiền, có thể
trả trước hoặc trả sau), L/C (phương thức tín dụng chứng từ), D/P (phương thức
nhờ thu). Đơn vị tiền ngoại tệ được dùng là đồng USD.

Kế toán sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán sẽ chuyển sang cho Kế
toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán TGNH sẽ xem xét, đối chiếu, tính toán thông
tin lại một lần nữa và tiến hành lập Ủy nhiệm chi (Ủy nhiệm chi không có mẫu
thống nhất mà tùy thuộc vào từng ngân hàng mà có mẫu khác nhau). Ủy nhiệm
chi sau khi lập, Kế toán TGNH sẽ xin sự ký duyệt của Kế toán trưởng, Tổng
Giám đốc kèm với bộ chứng từ thanh toán.
Mẫu Ủy nhiệm chi dưới đây là mẫu của Ngân hàng Công Thương Việt
Nam. Mẫu mỗi ngân hàng có sự khác biệt, nhưng vẫn phải đảm bảo những
thông tin bắt buộc, chỉ khác nhau cách thiết kế, bố trí các thông tin trên mẫu.
NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM Liên
1 ỦY
NHIỆM CHI Số: 1191 - CT
19/01/09 00:00:00
Tên đơn vị trả tiền: Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ
Tài khoản nợ: 1 0 2 0 1 0 0 0 0 1 9 1 0 1 4
Tại ngân hàng: Công Thương Tỉnh, TP: Đà Nẵng
Số tiền bằng chữ: Một triệu không trăm bảy mươi ba nghìn
năm trăm sáu mươi hai đồng chẵn.
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH JIA MEI
Tài khoản có: 1 0 4 2 0 1 8 8 3 9 2 0 1 3
Tại ngân hàng: Techcombank Tỉnh, TP: Đà Nẵng
Nội dung: Trả tiền mua phụ liệu theo Hóa đơn 70454
Ngày hạch toán … … Đơn vị trả tiền/
Payer
Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài
khoản

Tiếp theo, Kế toán TGNH sẽ đến Ngân hàng liên quan và thực hiện chi
trả cho NCC. Ủy nhiệm chi là chứng từ để nhập liệu, phần mềm tự động cập
nhập làm giảm khoản phải trả người bán và Kế toán thanh toán có thể theo dõi.
Các Invoice sau khi thanh toán được đóng dấu "Đã thanh toán".
Ta cũng có thể chia chu trình cung ứng thành 2 quá trình là quá trình mua
vật tư và quá trình thanh toán, được hình dung mô tả qua các lưu đồ sau (theo
phương thức thanh toán T/T trả sau):
LƯU ĐỒ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH MUA VẬT TƯ

LƯU ĐỒ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH THANH TOÁN
Trong chu trình cung ứng này, tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ
có thể phát sinh những rủi ro, tuy nhiên đơn vị cũng luôn có những thủ tục
kiểm soát để hạn chế.
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
1. Nhân viên có thể
nhận sai hàng hóa
- Nếu hàng hóa nhập khẩu thì có chứng từ đối chiếu khi
nhận đó là Bill of Lading, nhân viên nhận hàng sẽ đem
chứng từ này để làm cơ sở khi đi nhận hàng và làm thủ
tục hải quan.
- Khi hàng về nhập kho thì Thủ kho có kiểm tra lại.
2. Sự thanh toán lại
những Hóa đơn đã
thanh toán
Hóa đơn sau khi thanh toán đã được đóng dấu là Đã
thanh toán, và sắp xếp lưu ở nơi khác, tách biệt với
những Hóa đơn chưa thanh toán.
3. NCC có thể phát
hành Hóa đơn ghi
sai số lượng, giá trị
Hóa đơn của NCC từ lúc nhận được cho đến lúc thanh
toán thì luân chuyển qua nhiều bộ phận, và tại mỗi bộ
phận đều luôn có sự rà soát thông tin, tính toán, đối
chiếu. Do vậy, rủi ro này cũng có thể kiểm soát được.
4. Thanh toán sai
NCC, hoặc sai số
tiền
- Trước khi thanh toán, KT vật tư rồi đến KT thanh toán
kiểm tra, đối chiếu, tính toán lại và sau cùng cả sự ký
duyệt của Kế toán trưởng, Ban Giám đốc nên rủi ro này
hoàn toàn có thể kiểm soát được.
5. Tạo những Hóa
đơn giả và những
tài liệu mua hàng
khác
Tương tự như rủi ro trên, ta cũng có thể kiểm
soát được, bởi mỗi NCC đều có một mẫu Hóa đơn riêng
biệt được ấn định. Khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán,
thì đồng thời các KT cũng kiểm tra cả tính hợp lý, hợp
lệ của chúng.
6. Việc truy nhập
vào dữ liệu liên
quan đến NCC bởi
những người
không có thẩm
quyền
Phần mềm tại Tổng Công ty Dệt may Hòa thọ đang
dùng là Bravo 6.3, khá ưu việt trong chức năng phân
quyền sử dụng, mỗi người sử dụng là một mật mã riêng,
và chỉ cho phép người sử dụng đó thao tác công việc
trong giới hạn phần việc của mình. Do vậy, rủi ro này ta
cũng có thể kiểm soát và ngăn chặn được, hòng hạn chế
sự truy nhập không cho phép, lấy thông tin hoặc sửa đổi
thông tin…

7. Người chịu trách
nhiệm về tiền,
hàng tồn kho,
khoản phải trả là
những người
không có khả năng
Rủi ro này liên quan đến cơ cấu nhân sự của Tổng Công
ty, mà cơ cấu nhân sự là nhân tố rất được Tổng Công ty
chú trọng. Ngay từ thời điểm ban đầu khi tuyển dụng
nhân viên, Tổng Công ty đã có những phương pháp để
thực hiện, tuyển chọn những người thực sự có năng lực,
và định kỳ cũng thường xuyên mở các lớp ngoại khóa
để cập nhật nâng cao trình độ, bên cạnh Tổng Công ty
cũng khuyến khích nhân viên của mình tham gia những
lớp học bên ngoài, có hỗ trợ học phí…
… …
Kiểm soát được mọi rủi ro, hạn chế những hậu quả có thể, Tổng Công ty đã
thực hiện công việc kiểm soát như sau:
Kiểm soát chung
- Kiểm soát hoạt động tổ chức: Cơ bản Tổng Công ty thực hiện khá tuân thủ
các nguyên tắc kiểm soát, có sự tách biệt giữa các bộ phận cơ bản, đảm bảo
phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm, và hầu hết các chứng từ đảm bảo sự
ủy quyền thông qua sự ký duyệt của cấp trên. Đồng thời quy trình mua hàng và
thanh toán trong chu trình cung ứng cũng luôn được thực hiện theo một trình tự
cơ bản được quy định.
- Kiểm soát chứng từ: Các chứng từ tại Tổng Công ty hầu như đều được
kiểm tra, đối chiếu, tính toán trước khi nhập liệu, tuy nhiên đôi lúc cũng bị bỏ
sót do vô ý, nhầm lẫn hoặc chủ quan những các lỗi mắc phải không lớn bởi có
sự kiểm soát lẫn nhau giữa các phần hành liên quan. Chẳng hạn KT thanh toán
kiểm tra bộ chứng từ thanh toán (tính toán, kiểm tra mã hàng, SL, chứng từ có
hợp lý hay không..) trước khi chuyển giao cho KT ngân hàng thực hiện thanh
toán.
- Kiểm soát việc giải trình tài sản: Những tài liệu liên quan đến chu trình
được cập nhật đầy đủ, kể cả những bản sao, những sơ đồ, những lưu đồ, những
báo cáo… Ngoài ra, việc sắp xếp chi tiết các thông tin liên quan đến mua hàng
và thanh toán cũng luôn được lưu vào file riêng biệt,… KT các phần hành song
song với công việc nhập liệu, tính toán thì cũng luôn kiểm tra, đối chiếu số liệu
để phát hiện sai sót, tự kiểm tra hoặc kiểm tra của nhau giữa các phần hành liên
quan, chẳng hạn KT vật tư, KT thanh toán và KT ngân hàng…
- Kiểm soát quá trình quản lý: trong mọi hoạt động luôn có sự tham gia của
cán bộ quản lý, họ luôn theo sát chu trình, thực hiện chức năng ủy quyền và

kiểm tra, giám sát. Đội ngũ nhân viên tham gia trong chu trình được đào tạo
nghiệp vụ đầy đủ và có quyền hạn ở một mức nhất định cho công việc của
mình.
- Kiểm soát hoạt động dữ liệu trung tâm: Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ
mua hàng và thanh toán được thiết lập khá rõ ràng. Vấn đề này chịu ảnh hưởng
lớn từ chất lượng của phần mềm đang sử dụng tại Tổng Công ty.
- Kiểm soát sự ủy quyền: Sự ủy quyền được thực hiện bởi sự phân quyền
trong sử dụng bằng một mật khẩu riêng cho mỗi người khi đăng nhập hệ thống
để làm việc. Và bên cạnh đó, sự ủy quyền còn được thể hiện ở sự ký duyệt
thông qua của cán bộ quản lý trên các chứng từ của NV phát sinh.
- Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu: Công việc đăng nhập được khá bảo mật
bởi một mật khẩu riêng cho từng người sử dụng. Tuy nhiên, thực tế vẫn có tình
trạng kế toán phần hành này làm giúp công việc cho kế toán phần hành khác,
nên ở một góc độ nào đó, việc đăng nhập dữ liệu không được bảo mật tuyệt đối.
Kiểm soát ứng dụng
- Kiểm soát việc nhập dữ liệu: Việc nhập liệu trong chu trình này được thực
hiện ban đầu bởi Kế toán vật tư. Kế toán VT sẽ nhập PNK từ bộ chứng từ thanh
toán được chuyển sang từ Phòng Kinh doanh. Sau đó, bộ chứng từ thanh toán
sẽ được chuyển sang Kế toán thanh toán. KT phần hành này sẽ kiểm tra đối
chiếu số liệu (KT thanh toán không nhập liệu mà số liệu sẽ tự động được cập
nhật vào hệ thống từ sự nhập liệu của KT vật tư và KT thanh toán chỉ theo dõi).
Tại đây, nếu KT vật tư nhập liệu sai, KT thanh toán sẽ phát hiện được. Ngược
lại, tại đây nếu số liệu khớp đúng thì bộ chứng từ thanh toán sẽ được chuyển
sang cho KT ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.
Nếu nghiệp vụ được thanh toán toàn phần thì dữ liệu lại được cập nhật sau
khi KT ngân hàng nhập liệu, làm giảm khoản phải trả NCC, KT thanh toán có
thể theo dõi và phát hiện sai sót nếu có.
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu:
Kiểm tra các thông tin đầu vào, tính toán trên các ĐĐH, tính toán số lượng
hàng hóa nhận được và đối chiếu, so sánh với số lượng trên Hóa đơn.
Dữ liệu sau khi nhập liệu nếu phát hiện có sai sót sẽ tiến hành chỉnh sửa
cho khớp đúng.

Kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ: Sổ Chi tiết, so sánh trên Sổ Tổng hợp rồi
với Sổ Cái. Chẳng hạn: Các thông tin của một Sổ Chi tiết Vật tư được gói gọn
thành một dòng trong Sổ Tổng hợp Nhập - xuất - tồn TK 152. Còn số liệu của
Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn TK 152 và Sổ Cái TK 152 thì phải trùng khớp
nhau các thông tin như tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
- Kiểm soát thông tin đầu ra: Định kỳ, dữ liệu sẽ được truy xuất và lưu trữ.
Đồng thời cũng có sự kiểm tra, xem xét của Kế toán trưởng trước khi đóng tập
lưu.
PHẦN 3:
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM
TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ
1. Đánh giá thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát nội bộ
chu trình cung ứng hiện nay tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
1.1. Những ưu điểm
Tổng Công ty có môi trường kiểm soát khá chặt chẽ. Về các đặc điểm trong
ban quản lý cũng như phong cách làm việc và quan điểm của họ là khá quan
trọng cho một hệ thống KSNB hữu hiệu. Với quan điểm kinh doanh lành mạnh,
phong cách lãnh đạo làm việc thân thiện, minh bạch, luôn tuân thủ các nguyên
tắc đạo đức trong kinh doanh của Ban quản lý Tổng Công ty, họ như là một đầu
tàu khá vững chắc và mạnh mẽ, tạo tiền đề xúc tiến sản xuất kinh doanh cũng
như luôn không ngừng cố gắng phát triển và xây dựng uy tín thương hiệu của
mình trong lòng người tiêu dùng và thị trường tiêu thụ. Thực tế đã được chứng
minh qua những giải thưởng, huân chương, … và một điều dễ dàng nhận thấy
rõ đó là Doanh thu của Tổng Công ty liên tục tăng vọt qua từng năm.
(ĐVT: đồng)
Năm
Chỉ tiêu
2006 2007 2008
Tổng Doanh thu 689.201.972.626 742.757.426.481 929.193.145.316

Về cơ cấu tổ chức, Tổng Công ty phân bố tương đối nhiều bộ phận, nhiều
Phòng ban, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là cơ cấu tổ chức phức tạp và khó
hiểu. Điều ngược lại là cơ cấu được phân chia rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với quy
mô của Tổng Công ty. Với cơ cấu này, mỗi bộ phận, phòng ban … đều có chức
năng và quyền hạn rõ ràng, khoa học, không gây sự đùn đẩy đối phó và cả sự
chồng chéo lẫn nhau trong công việc.
Chính sách nhân sự luôn được Tổng Công ty coi trọng bởi nhân tố con người
bao giờ cũng quan trọng, tạo tiền đề làm ra mọi thứ và đồng thời cũng là mục
tiêu, mục đích của mọi sự kiểm soát. Một đội ngũ công nhân viên có chuyên
môn nghiệp vụ, đội ngũ người lao động có tay nghề, nhiệt tình năng nổ trong
công việc và có thời gian công tác làm việc lâu dài tại Công ty là một điều hết
sức cần thiết, và là một nhân tố rất quan trọng. Tổng Công ty luôn quan tâm và
bảo vệ quyền lợi người lao động, mọi chính sách, kế hoạch của Tổng Công ty
đều hướng đến người lao động, tạo lòng tin và động lực phát triển.
Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các định mức cũng được
Công ty quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện
để phát hiện xử lý, nếu có sai lệch thì điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn
sát với thực tế và thường được hoàn thành tốt.
Hệ thống thông tin kế toán tại Tổng Công ty được quan tâm chú trọng và
thực hiện nghiêm túc. Phần mềm kế toán hiện đang được sử dụng tại đơn vị -
Phần mềm Bravo 6.3 - có khá nhiều ưu điểm, và một trong những ưu điểm đó
là sự phân quyền người sử dụng khá tốt. Phần mềm cho phép phân chia nhiều
phần hành kế toán, mỗi kế toán viên có một mật mã đăng nhập, và chỉ có người
đó mới có quyền tham gia công việc phần hành của mình hoặc làm tiếp hoặc
sửa đổi. Những phần hành khác chỉ được phép xem, đối chiếu, kiểm tra, và
theo đó có thể phát hiện sai sót, kiểm soát lẫn nhau.
Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một trong những điều
kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Một hệ thống thông tin kế
toán hữu hiệu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB. Hệ thống
thông tin kế toán tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ mặc dù còn
những hạn chế nhất định nhưng nó đã có vai trò quan trọng trong việc nâng cao
tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Các nghiệp vụ xảy ra được kiểm soát bằng
chứng từ và ghi sổ một cách chính xác, đầy đủ, và lưu trữ theo hướng dẫn của
Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách chi tiết, tổng hợp, Sổ Cái định kỳ đều được in
và đóng tập, đồng thời luôn có sự xác nhận của người quản lý cấp trên.
Bộ máy Kế toán của Tổng Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung,
đảm bảo được sự thống nhất trong công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ

chức quản lý. Trong cơ cấu bộ máy quản lý, Phòng Tài chính Kế toán được sự
lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nhằm phát
huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị.
Các thủ tục kiểm soát tương đối đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Ưu điểm của công tác kiểm soát đối với chu trình cung ứng tại Tổng
Công ty:
- Môi trường kiểm soát khá tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nghiệp vụ,
công tác liên quan đến chu trình xảy ra.
- Cơ chế kiểm soát khá chặt chẽ, sự phân chia công việc, trách nhiệm cho
các bộ phận rõ ràng, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ khá nghiêm
ngặt và kiểm soát tốt.
- Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán được thực hiện khá khoa học
và chặt chẽ, mỗi phần hành kế toán đảm đương tốt nhiệm vụ được phân chia,
tuân thủ theo các quy định và quy chế chung đã được đề ra.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm được
đảm bảo. Công việc được phân chia cho nhiều người tạo sự chuyên môn hóa
trong công việc và dễ dàng kiểm soát lẫn nhau tránh những sự cố ý gian lận hay
các sai sót có thể xảy ra. Theo đó trách nhiệm cũng được phân chia rõ ràng và
hợp lý. Chẳng hạn, có sự tách bạch bộ phận đặt hàng (Phòng Kinh doanh) và
bộ phận nhận hàng (Thủ kho nhận hàng và Phòng Kế hoạch - Thị trường lập
Phiếu nhập kho…); có sự tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện công việc và
trách nhiệm ghi sổ (Phòng Kinh doanh và Phòng KH - TT chịu trách nhiệm đặt
hàng nhận hàng còn Phòng TCKT đảm đương nhiệm vụ ghi chép và lưu trữ
thông tin…); có sự tách biệt giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát
(Kế toán trưởng đảm nhiệm vai trò chỉ đạo chung không tham gia thực hiện vào
một phần hành nào, tránh việc là vừa đảm nhiệm vai trò kiểm tra và vừa thực
hiện công việc…);…

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn cũng được đảm bảo (Các chứng
từ trước khi thực hiện hầu như đều có đầy đủ sự ký duyệt của người quản lý
cấp trên).
1.2. Những hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì công tác kiểm soát nội bộ chu trình
mua vật tư và thanh toán của Tổng Công ty còn tồn tại những hạn chế:
- Chưa có một hệ thống kiểm soát nội bộ (các chính sách, các quy định)
rõ ràng, mọi sự kiểm soát đã và đang diễn ra chỉ là sự kiểm soát chung chung,
theo một mô - típ quen thuộc, chưa được hành văn hay quy định cụ thể. Chưa
thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát tại đơn vị chặt chẽ
hơn.
- Tổng Công ty đặt khá nhiều niềm tin vào nhân viên của mình ở một số bộ
phận, đó là một ưu điểm nhưng mặt khác sự tin tưởng này đôi khi lại là một
nhược điểm lớn, dễ dàng xảy ra sự gian lận. Chẳng hạn, ở khâu đặt hàng, nhân
viên Phòng Kinh doanh thảo ĐĐH và trực tiếp mail Nhà cung cấp mà không
qua sự ký duyệt chấp thuận nào của người quản lý cấp trên cả. Nhân viên này
chỉ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc của mình và bản
thân họ phải tự cân nhắc kỹ lưỡng khi làm việc. Như vậy, sai sót, gian lận sẽ dễ
xảy ra ở đây. Và rõ ràng điều này đã vi phạm nguyên tắc thứ ba - nguyên tắc ủy
quyền và phê chuẩn dẫu biết rằng công việc của người nhân viên này hoàn toàn
nằm trong quyền hạn và trách nhiệm được giao…
- Khi nhận hàng tại kho, không hề được lập Biên bản nhận hàng, Thủ kho
chỉ kiểm hàng theo số lượng và cho nhập, đồng thời ký vào một chứng từ gọi là
Lệnh giao hàng của nhà cung cấp, và xem đây như là một sự xác nhận đã nhận
hàng. Hạn chế ở đây là Tổng Công ty không có chứng từ sao chụp nghiệp vụ
nhận hàng này của Thủ kho. Lệnh giao hàng có chăng thì cũng là của NCC, họ
xin sự xác nhận của Thủ kho và tự lưu trữ.
- Tại thời điểm nhận hàng cũng không có sự kiểm tra về chất lượng
mà chỉ về số lượng tổng quát - số kiện hàng. Rất ít khi bộ phận quản lý chất
lượng tham gia kiểm hàng tại thời điểm nhận hàng, bộ phận này chỉ tham gia
khi không tin tưởng chất lượng vật tư một nhà cung cấp nào hoặc vì nhà cung
cấp đó là mới, hoặc khi đã phát hiện hàng kém chất lượng cần kiểm tra. Bộ
phận này thường chỉ kiểm khi hàng đã nhập kho.

- Bảng nhập hàng được Thủ kho lập sau khi về kho và mở kiện kiểm tra chi
tiết, chứng từ lại không có số thứ tự, điều này có thể dẫn đến những rủi ro
trong kiểm soát, thất thoát tài sản hoặc gian lận trong việc kiểm hàng.
- Tất cả những gì liên quan đến sự giao dịch thông tin như ĐĐH, Hợp đồng
mua bán, hay Invoice… giữa Tổng Công ty và Nhà cung cấp đều hầu hết qua
đường mail, có thể gặp phải những rủi ro không lường trước được trong đường
truyền thông tin. Mặc dù Tổng Công ty có những biện pháp để khắc phục (như
đã được nêu ở phần trên) nhưng vẫn làm hao tốn thời gian và chi phí, nguy cơ
làm chậm tiến độ sản xuất.
- Kế toán Tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu Ngân hàng thực tế chỉ là
một, điều này vi phạm nguyên tắc trong thủ tục kiểm soát - Nguyên tắc bất
kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm, dễ dẫn đến những rủi ro liên quan tài
sản Tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty.
1.3. Lợi ích của việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung
ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh
tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị
quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như:
con người, tài sản, vốn…., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong
quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một
nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên
của doanh nghiệp.
Và trong đó, công tác kiểm soát chu trình cung ứng - tức chu trình mua vật
tư và thanh toán thì đặc biệt có nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của Tổng Công ty. Bởi lẽ, hoạt động của chu trình này tác động mạnh
đến đầu vào chính của DN - Nguyên vật liệu. Kiểm soát tốt được chu trình này
xem như là đã thành công một phần đáng kể, góp phần rất lớn trong mọi công
tác cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của chính đơn vị. Kiểm soát
tốt chu trình này cũng tức là kiểm soát tốt đầu vào, làm tiền đề cho chất lượng
của thành phẩm cuối cùng, và đây cũng chính là bàn đạp tạo niềm tin và uy tín
thương hiệu cho thị trường tiêu thụ và người tiêu dùng.
2. Một số ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
Hoàn thiện môi trường kiểm soát:

@ Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của hệ thống
KSNB đối với thành công của DN
Nhận thức và quan điểm điều hành của nhà quản lý cấp cao là nhân tố quan
trọng, ảnh hưởng lớn đến mọi hoạt động của đơn vị. Thực tế tìm hiểu cho thấy,
Tổng Công ty cũng đang nỗ lực để xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB của
mình, tuy nhiên chưa thật sâu sắc và chú trọng. Mọi sự kiểm soát chỉ mang tính
kiểm tra, đối chiếu đơn thuần, chưa thực sự nhận thức được vai trò chính yếu
và tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện các mục tiêu của Tổng Công ty.
Khắc phục những khiếm khuyết trên, Ban lãnh đạo cần có những giải pháp tích
cực trong quản lý để tăng cường công tác kiểm tra kế toán, giám sát các NV
kinh tế tại đơn vị để kết quả đạt được tốt hơn.
@ Thiết lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ
Việc kiểm soát những rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến các mục tiêu hoạt động
của các doanh nghiệp không thể chỉ thực hiện bởi các nhà quản lý cấp trên
được. Do đó, cần phải có một bộ phận chuyên môn để đánh giá sự tuân thủ các
chính sách và thủ tục kiểm soát, đó là bộ phận KTNB.
HTTT kế toán tại Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ ngày càng tổ chức phù
hợp về mọi mặt: Bộ máy kế toán; Hệ thống chứng từ; Hệ thống sổ sách; Hệ
thống báo cáo; Qui trình hoạch toán theo phần mềm kế toán,…Tuy nhiên, chưa
có bộ phận độc lập nào kiểm tra và đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả về HTTT
kế toán. Điều này là cần thiết để giúp cho HTTT kế toán được thực hiện hoàn
thiện hơn. Chính vì vậy nếu có bộ phận KTNB thì yêu cầu này sẽ được đáp
ứng.
Nhu cầu cấp thiết đặt ra là Tổng Công ty cần thiết lập một bộ phận hệ thống
kiểm soát nội bộ rõ ràng - Phòng Kiểm toán nội bộ chẳng hạn, đó là một bộ
phận thuộc bộ máy điều hành - quản lý, có chức năng hỗ trợ cho Ban Tổng
Giám đốc Tổng Công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi
nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế, những chính sách và các thủ tục
của đơn vị. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết
quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết
nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
Tổng công ty đã thành lập Ban Kiểm soát và định kỳ kiểm tra. Tuy nhiên,
lãnh đạo Tổng Công ty lại chưa chú trọng vai trò của bộ phận KTNB để thành
lập bộ phận này trong cơ cấu tổ chức của mình.
Hoạt động KTNB thường gồm:

- Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiểu quả của hệ thống kế toán
và hệ thống KSNB. Ban Tổng giám đốc phải có trách nhiệm thiết lập
và thường xuyên xem xét sự phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của các hệ
thống này. KTNB có chức năng kiểm tra, đánh giá thường xuyên đưa ra kiến
nghị nhằm hoàn thiện HTTT kế toán và hệ thống KSNB.
- Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh
tế, tài chính của BCTC, báo cáo kế toán quản trị và hoạt động của đơn vị. Việc
kiểm tra, đánh giá này có thể bao gồm việc xem xet các phương pháp xác định,
đo lường, phân loại, lập báo cáo và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các khoản
mục, số dư TK và thủ tục kiểm soát các thông tin kinh tế, tài chính.
- Kiểm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt
động kinh tế, tài chính kể cả hoạt động phi tài chính của đơn vị. Phát hiện
những sơ hở, yếu kém và đề xuất các giải pháp cải tiến hoàn thiện.
- Kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ pháp luật, các qui định và yêu cầu từ bên
ngoài và chính sách quản lý nội bộ của đơn vị.
Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ với qui mô lớn như hiện nay, nhu cầu
tổ chức bộ phận KTNB là nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết đặc biệt
trong điệu kiện hội nhập kinh tế nhằm mục đích nâng cao độ tin cậy của thông
tin kế toán tài chính, hiệu quả hoạt động và phát huy tốt vai trò của hệ thống
KSNB. Vì vậy, trước hết vấn đề cần quan tâm là tổ chức bộ máy KTNB: Xác
định vai trò, vị trí của bộ phận KTNB trong cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp;
nguyên tắc tổ chức bộ máy KTNB cần tuân thủ là tách biệt công việc của kiểm
toán viên ra khỏi nghiệp vụ hàng ngày, xác định rõ ràng trách nhiệm của kiểm
toán viên tách biệt với trách nhiệm của người khác và không chồng chéo giữa
vai trò của kiểm toán viên nội bộ với những hoạt động khác. Vì vậy, để đảm
bảo tính độc lập của kiểm toán viên nội bộ với những hoạt động mà họ kiểm
toán thì bộ máy KTNB tại từng doanh nghiệp nên được tổ chức thành phòng
ban trực thuộc Ban Tổng Giám đốc. Bộ phận này hoạt động như một phòng ban
chức năng riêng, độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh
trong đơn vị, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám Đốc hoặc Giám Đốc.
Có thể thiết kế mô hình bộ phận này như sau:

………
@ Nâng cao trình độ, năng lực tự kiểm soát của cán bộ công nhân viên
Đội ngũ CBCNV trong đơn vị hiện nay nhìn chung ngày càng được nâng
cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, không thể vì vậy mà không cần
tổ chức hướng dẫn hay đào tạo thêm. Ngày nay công nghệ thông tin càng thay
đổi nhanh chóng, thị trường tiêu dùng càng đa dạng hóa, phong phú hơn…thì
càng đòi hỏi lực lượng nhân sự Tổng Công ty nâng cao năng lực, học hỏi thêm
để theo kịp sự phát triển và đạt hiệu quả hơn trong công việc. Có thể thường
xuyên hay định kỳ tổ chức các buổi ngoại khóa mà mục đích cuối cùng là nhằm
nâng cao nhận thức: nâng cao nhận thức đối với công việc, thấy được trách
nhiệm bản thân trong công việc, trung thực, hết mình và gắn kết lợi ích bản
thân với lợi ích công việc.
@ Lãnh đạo đơn vị và Ban Kiểm soát cần phát huy vai trò của mình hơn
nữa đối với các đơn vị cơ sở. Ban Kiểm soát không chỉ quan tâm đến kiểm tra
tài chính tại các Nhà máy, Công ty trực thuộc mà còn phải kiểm tra việc chấp
hành các quy định, quy chế quản lý chung ở DN để đảm bảo cung cấp thông tin
kịp thời cho lãnh đạo DN. Hiện nay Tổng Công ty có 10 đơn vị trực thuộc,
khoảng cách đến trụ sở hoạt động chính không quá xa nhưng để kiểm soát chặt
chẽ bằng sự quản lý, chỉ đạo từ xa là khá phức tạp. Do vậy Ban lãnh đạo Tổng
Công ty cần tăng cường hơn sự quản lý của mình, có những biện pháp tích cực,
hiệu quả hơn. Thường xuyên thông tin, liên lạc để nắm bắt tình hình hoạt động
hoặc có thể định kỳ hoặc đột xuất đến các đơn vị cơ sở để tham quan, kiểm
tra…
Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ KSNB chu trình cung ứng:
@ Hoàn thiện hoặc thêm mới một vài chứng từ
Để tăng cường hiểu quả KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán,
thiết nghĩ là nên hoàn thiện một số chứng từ cụ thể như: Biên bản giao nhận
hàng hóa; Giấy đề nghị thanh toán, … Biên bản nhận hàng hiện tại đơn vị chưa
có, có thể lập mẫu như sau:

Biên bản nhận hàng này sẽ do nhân viên Phòng Kinh doanh lập (Người lập),
đồng thời chứng từ này cũng cần thiết đánh số thứ tự trước. Tại thời điểm nhận
hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ tham gia nhận kiểm hàng và lập Biên
bản này, sau đó xin sự xác nhận của các bên liên quan. Chứng từ này tạo điều
kiện thuận lợi cho đối chiếu, kiểm tra của kế toán đối với thủ kho, bộ phận
nhận hàng; đồng thời cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo về các quyết định
thanh toán mua hàng.
Đối với Giấy đề nghị thanh toán, nên bổ sung thêm chữ ký của Tổng Giám
đốc nhằm tăng cường sự kiểm soát chặt chẽ hơn trong nghiệp vụ thanh toán,
đảm bảo tốt nguyên tắc sự ủy quyền và phê chuẩn.
@ Nâng cấp hoặc đổi mới phần mềm kế toán
Thời đại thông tin với công nghệ máy tính dần dần đã giảm thiểu rõ rệt các
thao tác thủ công. Công việc kế toán cũng vậy, với sự ra đời hỗ trợ của các
phần mềm kế toán, công việc kế toán đã đơn giản đi rất nhiều mà lại còn chính
xác, nhanh chóng hơn.
Công nghệ thông tin càng phát triển, con người càng cố gắng tạo ra các
phần mềm tối ưu hơn, đáp ứng tốt hơn cho công việc.Tuy nhiên, một phần
mềm dù có được đánh giá là tốt đến đâu thì chắc chắn đó cũng chưa phải là
phần mềm tốt nhất, bởi lẽ không có gì là hoàn hảo, và đối với lĩnh vực công
nghệ thông tin thì điều đó càng đúng. Hàng ngày hàng giờ nó luôn thay đổi và
tạo ra cái mới đẹp hơn, bền hơn, chất lượng hơn và tất nhiên cũng tiến bộ nâng
cấp hơn.

Hiện nay, Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ đang sử dụng phần
mềm Bravo 6.3, phần mềm tuân thủ khá tốt các yêu cầu chuẩn mực về chứng từ
kế toán, hệ thống tài khoản, phương pháp kế toán, Sổ kế toán và hệ thống các
báo cáo theo quy định của chế độ tài chính. Phầm mềm còn có khả năng phân
quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm Kế toán trưởng và các kế
toán phần hành. Mỗi vị trí sử dụng đều có nhiệm vụ và quyền hạn được phân
định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công
việc của người khác nếu không được người có trách nhiệm đồng ý. Đây là phần
mềm được đa số người dùng đánh giá là tốt về các chức năng sử dụng hay
những hiệu quả của nó mang lại. Tuy nhiên, không phải vì vậy mà dừng lại ở
đây, và yêu cầu đặt ra là đơn vị cần phải luôn nâng cấp phần mềm, cập nhật
thường xuyên, và nếu có thể tìm hiểu được một phần mềm nào khác ưu điểm và
hoàn hảo hơn phần mềm hiện tại, Tổng Công ty có thể thay đổi và đưa vào sử
dụng để công tác kế toán được thực hiện dễ dàng hơn và hữu hiệu hơn.
Thay thế phần mềm mới hay nâng cấp phần mềm cũ đều nhất thiết xem
xét đến các tiêu chuẩn quy định của Bộ Tài chính đối với phần mềm kế toán
về việc tuân thủ các quy định của Nhà nước, khả năng bảo mật thông tin và an
toàn dữ liệu, về các điều kiện kỹ thuật áp dụng phần mềm về con người và tổ
chức bộ máy kế toán. Bên cạnh, cũng cần tạo điều kiện để phát huy tốt vai trò
của kế toán quản trị trong việc phục vụ chức năng quản lý nội bộ, đảm bảo
phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình kinh doanh của đơn vị, giúp các nhà lãnh
đạo có những quyết định đúng đắn, tối ưu nhất.
@ Tăng cường kiểm soát an ninh hệ thống thông tin
Một trong những rủi ro của hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải
là do không được giám sát một cách đầy đủ về kiểm soát an ninh. Xác lập và
cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh là một trong những thủ tục quan trọng
nhất mà các doanh nghiệp dệt may có thể thực hiện để đảm bảo tính an toàn và
trung thực cho hệ thống xử lý thông tin kế toán. Do đó, cần thiết phải tăng
cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thông tin kế toán:
- Đối với kiểm soát truy cập - sử dụng hệ thống: Khi đặt mật khẩu, không
nên dùng mật khẩu trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh của
bản thân, của người thân, số chứng minh nhân dân,… không nên viết mật khẩu
ra giấy, trên sổ tay,….cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng nữa.
- Đối với kiểm soát truy cập dữ liệu: Ngoài mật khẩu hệ thống, người
sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lưu trữ trong hệ thống và chỉ có người
co trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới được phép thâm nhập vào dữ
liệu của tập tin đó.

…
@ Đối với hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị
Thực tế tại Tổng Công ty ít chú trọng đến việc lập báo cáo nội bộ để nâng
cao hiệu quả kiểm soát tại đơn vị mình, đặc biệt trong chu trình cung ứng.
Sau đây là một số mẫu nên được thêm vào tại Tổng Công ty. Là những báo
cáo nội bộ, nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công việc đối chiếu, kiểm tra
của kế toán. Đồng thời cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo về các nghiệp vụ
mua hàng, nhận hàng.
Các báo cáo này được thiết kế sẵn trong phần mềm sử dụng tại đơn vị,
và hàng ngày sẽ được cập nhật khi Kế toán nhập liệu các chứng từ liên quan.
Và khi cần theo dõi đối chiếu hoặc đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý, có
thể truy xuất báo cáo.
Qua báo cáo trên nhà quản lý sẽ nắm bắt tình hình xử lý đơn vị đặt hàng
và khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Báo cáo này là cơ sở để đối chiếu giữa kế toán, người nhận hàng và thủ kho,
đảm bảo hàng hóa được nhận, kiểm tra và ghi sổ theo dõi bởi các nhân viên độc
lập.
Hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát:
Đi đôi với việc hoàn thiện hệ thống nội quy, quy chế hoạt động tại Tổng
Công ty, việc thực hiện các thủ tục kiểm soát hữu hiệu trong các chu trình kế
toán sẽ góp phần tăng cường hiệu quả của KSNB đối với HTTTKT. Các thủ tục
kiểm soát cần được xây dựng trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của
kiểm soát: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và
nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Sau đây là một số rủi ro mà tại đơn vị vẫn chưa kiểm soát tốt:
1- Đặt hàng không đúng nhu cầu (lớn hơn hoặc nhỏ hơn)

2- Xảy ra gian lận trong việc đặt hàng NCC (chẳng hạn thông đồng giữa
nhân viên đặt mua hàng và NCC để đạt mục đích cá nhân)
3- Bỏ quên khoản phải trả NCC khi đến hạn (Do có thể trong cùng một ngày
phải tiếp xúc với nhiều Hóa đơn cùng một lúc và vô ý sẽ để lạc hoặc sót Hóa
đơn cần phải thanh toán)
4- Do Kế toán tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu tài khoản ngân hàng
là một nên có thể dẫn đến rủi ro là tài khoản ngân hàng của Tổng Công ty bị
biển thủ một phần và không phát hiện.
5- Gian lận trong kiểm đếm khi hàng đã nhập kho
. @ Thủ tục kiểm soát mua hàng:
- Cần có sự kiểm soát chặt chẽ hơn ở khâu đặt hàng Nhà cung cấp, cần
có sự kiểm duyệt của người quản lý bộ phận trước khi nhân viên của mình gửi
ĐĐH đi nhằm hạn chế những gian lận, sai sót có thể xảy ra. (Giải pháp cho rủi
ro 1 và rủi ro 2)
Nhân viên Phòng Kinh doanh xem xét nhu cầu mua dựa trên Bảng cân đối
NPL và các chủng loại cần mua, tiến hành thảo ĐĐH, ĐĐH này được đánh số
liên tục và lập thành 4 liên:
+ Liên 1: Gửi nhà cung cấp
+ Liên 2: Gửi bộ phận kho
+ Liên 3: Gửi bộ phận nhận hàng
+ Liên 4: Gửi bộ phận kế toán
Mục đích nhằm lưu trữ thông tin để đối chiếu kiểm tra, đồng thời cũng tăng
sự kiểm soát đối với các nhân viên đảm đương nhiệm vụ đặt hàng.
- Ở khâu nhận hàng: (Giải pháp cho rủi ro 5) Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ
phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian
nhận hàng và các điều khoản ghi trên ĐĐH. Mọi nghiệp vụ nhận hàng phải
được lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận
hàng - thủ kho và người lập biên bản - nhân viên Phòng Kinh doanh. Phiếu này
phải được đánh số liên tục, là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm tra hàng
hóa, dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số

lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan. Biên bản này nên
được lập 3 liên:
+ Liên 1: Gửi bộ phận mua hàng
+ Liên 2: Gửi bộ phận kho
+ Liên 3: Gửi bộ phận kế toán
Bên cạnh đó, cũng nên bố trí nhân viên Phòng Quản lý chất lượng tham gia
công tác nhận và nhập hàng để đảm bảo chất lượng cho NPL.
@ Thủ tục kiểm soát thanh toán
- Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu ngày
nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên
tục để kiểm soát.
- So sánh số lượng trên Hóa đơn (Invoice) với số lượng trên Biên bản nhận
hàng mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc
số lượng thực nhận.
- So sánh giá cả trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo không thanh
toán vượt số nợ phải trả người bán.
- Nên thiết kế một Bảng kê các chứng từ cần thanh toán chẳng hạn, để tránh
rủi ro là bỏ quên hoặc sót một Hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán (Giải pháp
cho rủi ro 3)

- Nhân viên kế toán có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ,
hợp lý hợp lệ của chứng từ. Những Invoice sau khi thanh toán nhất thiết phải
đóng dấu "Đã thanh toán" ngay để tránh trường hợp thanh toán nhiều lần một
Invoice. (Do thực tế thường tích lũy nhiều Invoice đã thanh toán rồi mới đóng
dấu một lần)
- Cuối tháng, bộ phận kế toán NPT cần đối chiếu giữa Sổ Chi tiết người bán
với Sổ Cái.Việc đối chiếu được thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này
được lưu lại để làm bằng chứng đã đối chiếu, cũng như tạo thuận lợi khi hậu
kiểm.
- Hàng tháng, kế toán đối chiếu Bảng kê của nhà cung cấp với Sổ chi tiết để
tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà
cung cấp.
- Nên bố trí phân tách Kế toán tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu Tài
khoản Ngân hàng để kiểm soát chặt chẽ hơn về khoản mục tài khoản ngân hàng
này. (Giải pháp cho rủi ro 4)
LỜI KẾT

Chu trình cung ứng là một trong những chu trình quan trọng đối với một
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tác động mạnh
đến đầu vào cho quá trình sản xuất. Do vậy, công tác kiểm soát nội bộ đối với

chu trình này càng đóng vai trò cấp thiết và chú trọng. Tổng Công ty Cổ phần
Dệt may Hòa Thọ cũng không ngoại lệ, nhất thiết cũng cần tăng cường KSNB
để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tế, luận văn đã hoàn thành các vấn đề
sau:
Thứ nhất, trình bày cơ sở lý luận về hệ thống KSNB - lợi ích, chức năng,
mục tiêu và các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB... và cơ sở lý thuyết
tổng quan về các chu trình nói chung và chu trình cung ứng nói riêng.
Thứ hai, tìm hiểu nghiên cứu về thực trạng chu trình cung ứng và công tác
KSNB chu trình cung ứng tại Tổng Cổng ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ, qua đó
cũng đưa ra những nhận xét về ưu nhược điểm .
Thứ ba, trên cơ sở lý nghiên cứu lý luận và thực trạng KSNB chu trình cung
ứng, luận văn đã đưa ra một số ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát chu trình,
hoàn thiện hơn hệ thống KSNB tại Tổng Công ty.
Với những gì đã đạt được cùng với những cố gắng đang được triển khai thực
hiện, Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ đang tiến những bước tiến
mạnh và vững chắc, ắt hẳn nếu hệ thống KSNB của Tổng Công ty mà được
quan tâm và hoàn thiện hơn thì kết quả đạt được sẽ còn vươn cao vươn xa hơn
nữa.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Khoa kế toán kiểm toán - Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, Hệ
thống thông tin kế toán, Sửa đổi và bổ sung lần 2, Nhà xuất bản Thống kê, TP
Hồ Chí Minh, 2004.
2. GS. TS. Nguyễn Quang Quynh - TS. Ngô Trí Tuệ, Giáo trình Kiểm toán
tài chính, In lần thứ 2- sửa đổi bổ sung, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc
dân, TP Hà Nội, 2006.
3. Bộ Tài chính, Chế độ kế toán Doanh nghiệp - quyển 2 - Báo cáo Tài
chính Chứng từ và Sổ Kế toán, Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội,
2006.
4. MBA Martin Grimwood (Người dịch: Đặng Kim Cương), Sổ tay Kiểm
toán nội bộ (Song ngữ Việt - Anh), Nhà xuất bản Giao thông vận tải, TP Hồ Chí
Minh, 2008.
5. Website
http://my.opera.com
http://www.doanhnhan360.com
http://vietcfo.com
http://danketoan.com
http://www.misa.com.vn
http://www.kiemtoan.com.vn
MỤC LỤC

[Kho tài liệu ngành may] tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại tổng công ty cổ phần dệt may hoà thọ

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (15)

Similar to [Kho tài liệu ngành may] tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại tổng công ty cổ phần dệt may hoà thọ (20)

More from TÀI LIỆU NGÀNH MAY (20)

Recently uploaded (20)

[Kho tài liệu ngành may] tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại tổng công ty cổ phần dệt may hoà thọ