Laporan Penuh Latihan Industri (Pelajar Politeknik Perdagangan)
181 likes410,160 views
Laporan ini merangkum pengalaman latihan industri Nurdalila binti Mohd Dalif di Putrajaya Enterprise selama empat bulan, yang adalah syarat bagi penganugerahan diploma pengurusan peruncitan. Ia mencakup latar belakang organisasi, pengurusan inventori, dan aktiviti yang dilakukan, serta masalah yang dihadapi dan cadangan untuk penambahbaikan. Melalui pengalaman ini, pelajar memperoleh pengetahuan praktikal yang berguna untuk menghadapi dunia pekerjaan.
Laporan Penuh Latihan Industri (Pelajar Politeknik Perdagangan)
- 1. LAPORAN LATIHAN INDUSTRI OLEH NURDALILA BINTI MOHD DALIF DI PUTRAJAYA ENTERPRISE LOT 4157, BUKIT BERUANG, MELAKA TENGAH MELAKA Buku laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Perdagangan sebagai memenuhi sebahagian dari syarat penganugerahan Diploma Pengurusan Peruncitan POLITEKNIK PREMIER UNGKU OMAR JUN 2013 i
- 2. PERAKUAN PELAJAR tiap- Tandatangan : .................................................... Nama pelajar : NURDALILA BINTI MOHD DALIF No. Pendaftaran : 01DRM11F2001 Tarikh : 6 OKTOBER 2013 ii
- 3. PENGHARGAAN Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera Syukur Alhamdulillah dengan limpah kurnia-Nya, dapat saya menamatkan latihan industri selama empat (4) bulan lima belas (15) hari ini dengan jayanya di Putrajaya Enterprise yang terletak di Bukit Beruang Melaka bermula pada 17 Jun hingga 1 November 2013. Pada masa yang sama berjaya menyempurnakan laporan latihan industri ini sepertimana yang telah ditetapkan bagi memenuhi syarat utama penganugerahan Diploma Pengurusan Peruncitan. Pertama sekali saya ingin merakamkan jutaan terima kasih kepada kedua ibubapa saya yang banyak memberi dorongan dan nasihat sepanjang saya menjalani latihan industri ini. Di sini juga saya ingin mengambil kesempatan untuk mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga kepada pihak pengurusan latihan industri Politeknik Premier Ungku Omar khususnya pihak Jabatan Perdagangan dalam menguruskan hal-hal berkaitan dengan pelajar. Sejuta penghargaan juga kepada pengurus stesen iaitu Puan Halimaton Binti Majid dan juga penyelia stesen, Puan Habibah Binti Kamis yang begitu mengambil berat tentang perkembangan saya sepanjang saya menjalani latihan di stesen tersebut. Tidak lupa juga kepada seluruh kakitangan syarikat ini yang banyak memberi tunjuk ajar kepada saya tentang perjalanan operasi stesen yang selama ini kurang saya ketahui. Ia banyak mengajar saya tentang betapa pentingnya perhubungan di dalam kumpulan ketika menjalankan tugas dengan wujudnya semangat berkumpulan. iii
- 4. Segala latihan yang saya peroleh mungkin tidak dapat saya kutip tanpa kerjasama yang baik daripada seluruh kakitangan. Terima kasih kepada semua warga kerja Stesen Minyak Putrajaya Enterprise kerana sanggup meluangkan masa untuk memberi tunjuk ajar walaupun sibuk menjalankan tugas harian. Ucapan terima kasih sekali lagi kepada Puan Habibah Binti Kamis selaku penyelia stesen serta Puan Norah Binti Hassan selaku penyelia 2. Segala nasihat dan tunjuk ajar yang telah diberikan oleh semua warga kerja syarikat ini akan saya jadikan pedoman dan manfaatkan sebaik mungkin. Semoga segala ilmu diberkati Allah hendaknya. Beribu kemaafan turut saya pohonkan sekiranya terdapat kesilapan sepanjang latihan saya di sini. Akhir sekali kemaafan diminta kepada rakan seperjuangan yang bersama-sama dengan saya menjalani latihan industri di sini iaitu Mohamad Long Lufti Bin Sabri yang banyak memberi kerjasama dan perbincangan sepanjang kami berada di sini. Walaupun banyak dugaan dan getir yang kami tempuhi, akhirnya kami selamat juga menghabiskan latihan kami. Sekian, Wassalam. iv
- 5. ABSTRAK Laporan ini menerangkan tentang aktiviti yang saya lakukan sepanjang saya menjalani latihan industri selama empat bulan (4) bulan lima belas (15) hari di Putrajaya Enterprise. Syarikat ini menjalankan operasi menjual petrol jenama Petronas jenis Primax 95 dan Diesel. Ia juga merupakan peruncit di bawah jenama Mesra dan menjual pelbagai barang keperluan harian masyarakat sekeliling. Di dalam laporan ini menerangkan secara terperinci mengenai latarbelakang syarikat, pengurusan inventori (inventory management), pengurusan stor (store management), dan sistem informasi (information system) syarikat, dan juga aktiviti yang dilakukan sepanjang tempoh latihan, masalah-masalah dihadapi serta komen dan cadangan membina untuk pihak organisasi dan pihak politeknik sendiri. Semoga setiap maklumat yang diterangkan akan memuaskan hati pembaca sekaligus dapat memberi manfaat kepada diri saya dan pihak organisasi itu sendiri. Di samping itu juga, ia dapat memberikan saya panduan dan kekuatan dalam menghadapi segala permasalahan yang bakal saya tempuhi ketika saya berada di alam pekerjaan nanti. Insya Allah. v
- 6. SENARAI KANDUNGAN KANDUNGAN MUKASURAT Halaman Judul Perakuan Penghargaan Abstrak Senarai Kandungan Senarai Rajah Senarai Jadual Senarai Lampiran i ii iii v vi vi vii BAB 1 PENGENALAN DAN LATAR BELAKANG ORGANISASI 1.1 PENGENALAN 1.1.1 Pendahuluan 1.1.2 Objektif Latihan Industri 1.1.3 Kepentingan Latihan Industri 1.1.4 Objektif Laporan Latihan Industri 1.1.5 Skop Latihan Industri 1.2 LATAR BELAKANG ORGANISASI 1.2.1 Profil Organisasi 1.2.2 Objektif Organisasi 1.2.3 Fungsi Organisasi 1.2.4 Strategi/Matlamat/Visi/Misi 1.2.5 Carta Organisasi vi 1 2 2 3 4 8 9 10 10 11
- 7. BAB 2 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI 1.3 PERKERANIAN DAN OPERASI 3.1 Pendahuluan 3.2 Perkhidmatan Pelanggan 3.3 Perkhidmatan Perjawatan 3.4 Pengurusan Sumber Manusia 3.5 Kesimpulan 1.4 PENGURUSAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN 4.1 Pendahuluan 4.2 Dokumen Sumber 4.3 Penyediaan Laporan Kewangan 4.4 Isu-isu Perakaunan 4.5 Kesimpulan 1.5 AUDIT DAN PERCUKAIAN 5.1 Pendahuluan 5.2 Sistem Pengauditan Berkomputer 5.3 Sistem Percukaian Berjadual 5.4 Kesimpulan 1.6 KESIMPULAN DAN CADANGAN 13 14 15 16 17 19 20 21 22 23 25 26 27 28 vii
- 8. BAB 1 PENGENALAN DAN LATARBELAKANG ORGANISASI
- 9. 1.1 Pengenalan 1.1.1 Pendahuluan Latihan industri merupakan salah satu syarat wajib yang perlu dilalui oleh setiap pelajar Politeknik seluruh Malaysia sebelum diperakukan untuk penganugerahan Diploma Politeknik KPTM. Tempoh Latihan Industri Politeknik adalah selama satu semester (20 minggu). Sepanjang tempoh tersebut para pelajar dapat menimba ilmu pengetahuan serta pengalaman dan kemahiran daripada pelbagai bentuk kerja yang dilakukan. Para pelajar juga dapat mengaplikasikan segala teori yang telah dipelajari kepada bentuk praktikal. Di samping itu, ia bertujuan untuk memberi peluang kepada pelajar untuk mengaitkan teori-teori yang dipelajari semasa berada di Politeknik dengan cara kerja yang sebenar. Ia juga dapat meningkatkan kemahiran berkomunikasi di samping menyemai semangat kerja dengan produktif dan perhubungan yang baik sesama pekerja. 1
- 10. 1.1.2 Objektif Latihan Industri Objektif latihan industri adalah seperti berikut: a) Keberkesanan komunikasi Komunikasi yang berkesan dapat dipupuk semasa menjalani latihan industri. Komunikasi dua hala yang berlaku bukan sahaja antara pelajar dengan pekerja tetapi dari pelbagai pihak iaitu antara pelajar dengan majikan, pelanggan, pembekal, dan pihak lain. Pelajar perlu bersedia menghadapi pelbagai situasi dan berkomunikasi dengan baik supaya maklumat yang tepat dapat disampaikan dan diterima dengan jelas. b) Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik Setiap organisasi mempunyai etika dan peraturan. Pelajar harus melaksanakan tugas yang diberikan dengan sempurna dan mengikut masa yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan kerja yang telah ditetapkan. Pelajar mestilah bersedia menerima arahan dari semasa ke semasa. c) Memberi pendedahan kepada alam pekerjaan Melalui latihan industri, para pelajar secara tidak langsung dapat merasai dan memahami situasi alam pekerjaan yang sebenar. Pelbagai pengalaman dapat ditimba untuk manfaat pekerjaan di masa hadapan. 2
- 11. d) Membina personaliti individu Latihan industri dapat membina keyakinan diri pelajar. Pelbagai situasi dan ragam manusia perlu dihadapi dan skopnya adalah lebih luas jika dibandingkan ketika sesi pembelajaran di dalam kelas. Sedikit sebanyak pola pemikiran pelajar dapat digubal dan perasaan malu untuk berkomunikasi dengan masyarakat dapat di atasi, secara tidak langsung dapat membina personaliti individu yang berjaya. e) Menghasilkan laporan Latihan Industri Penyediaan laporan latihan industri ini dapat melatih pelajar menulis laporan teknikal yang lengkap dan teratur. 3
- 12. 1.1.3 Kepentingan Latihan Industri Latihan industri adalah bertujuan memberikan peluang kepada para pelajar untuk lebih memahami alam pekerjaan yang sebenar. Pelajar diberi peluang untuk mempraktikkan ilmu yang diperoleh semasa sesi pembelajaran iaitu teori kepada praktikal. Teori dan praktikal merupakan dua perkara yang sama penting untuk diadaptasi. Para pelajar dapat berfikir diluar kotak pemikiran bahawa teori tidak semestinya sama dengan praktikal, dengan kata lain apa yang kita pelajari tidak semestinya sama dengan situasi sebenar. Antara kepentingan latihan industri adalah: a) Pelajar dapat mempraktikkan suasana kerja yang sebenar. b) Pelajar dapat mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan dalam industri. c) Dapat mengetahui masalah-masalah yang timbul dan cara penyelesaian. d) Dapat menambahkan lagi pengalaman dalam bidang yang diceburi. e) Dapat memperluaskan pergaulan dengan pekerja di organisasi. 4
- 13. 1.1.4 Objektif Laporan Latihan Industri Objektif laporan latihan industri adalah: a) Bukti kepada latihan yang diikuti Setiap gerak kerja yang dilakukan oleh pelajar direkodkan dalam buku laporan harian sebagai bukti bagi latihan yang diikuti. Dengan terhasilnya laporan ini, pihak Politeknik dapat membuat penilaian terhadap pelajar berdasarkan kefahaman dan prestasi pelajar sepanjang tempoh latihan. b) Mendokumenkan aktiviti-aktiviti sepanjang latihan Laporan latihan industri perlu disediakan oleh pelajar sebagai satu cara mendokumentasikan gerak kerja dan aktiviti sepanjang tempoh latihan. Pengalaman serta pengetahuan baru dapat dijana melalui laporan yang dibuat oleh pelajar. c) Laporan yang berguna di masa hadapan Pengalaman adalah satu syarat utama yang dipertimbangkan oleh sesebuah organisasi dalam mencari pekerja. Perakuan daripada pihak organisasi semasa latihan industri boleh dijadikan bukti pelajar tersebut mempunyai pengalaman dalam bidang yang diceburi. 5
- 14. 1.1.5 Skop Kerja Latihan Industri Jadual 1.1.5 menunjukkan skop kerja yang dilaksanakan sepanjang tempoh latihan industri. Bil Tugas/ Latihan 1. Membantu pengurusan runcit syarikat / 2. Mempelajari kemahiran hubungan pelanggan ( customer relationship) dan menanggani aduan pelanggan ( handling customer complaint) / 3. Membantu dalam urusan pesanan dan jualbeli (retail buying) / 4. Mempelajari teknik perletakan harga / 5. / 6. Menggunakan EPOS System / 7. Pembinaan dan pengurusan Laman Web 8. ada dan membuat penambahbaikan / 9. Membantu usaha promosi / 10. Mempelajari dan mengeluarkan laporan berkala kewangan / 11. Membantu penyusunan dan pengiraan SKU (Stock Keeping Unit) / 6
- 15. 1.2 Latar Belakang Organisasi 1.2.1 Profil dan Objektif Penubuhan mula diperkenalkan pada tahun 1996 di stesen Petronas terpilih untuk menyediakan kemudahan satu pusat sehenti kepada pengguna. Kini dengan lebih 600 cawangan di seluruh negara, Mesra adalah rangkaian paling banyak kedai serbaneka-petrol menyediakan pelbagai produk dan perkhidmatan seperti perbankan & ATM, perkhidmatan POS, e-tiket, e-pay, Touch n Go, Makanan Segera dengan Drive Thru dan pasar raya. Stesen Petronas Putrajaya Enterprise yang telah ditubuhkan pada tahun 1970-an lagi telah menyahut cabaran ini untuk memperluaskan lagi perniagaan mereka dengan membuka kedai serbaneka Mesra. Pembangunan yang pesat di kawasan sekeliling stesen pada waktu itu menyebabkan banyak permintaan dari pengguna dan perniagaan menjadi semakin maju sehingga kini. Stesen Petronas Putrajaya Enterprise boleh dikategorikan sebagai stesen-dalam- taman kerana kedudukannya yang berada di antara taman-taman perumahan di Bukit Beruang, Melaka. Tambahan pula terdapat banyak institusi yang berhampiran seperti Multimedia Universiti ( MMU ), Kolej Komuniti Bukit Beruang, dan juga kolej kediaman pelajar Universiti Teknikal Melaka Malaysia ( UTEM ) menjadikan stesen ini mendapat permintaan yang sangat banyak sama ada untuk Petrol, Diesel mahupun barang keperluan harian. 7
- 16. 1.2.2 Fungsi Organisasi 1. Membawa jenama di Malaysia yang mempunyai lebih daripada 600 kedai. 2. Penerimaan Kad Mesra ( program kesetiaan pengguna Petronas ). 3. Menguatkan kerjasama yang antara rakan kongsi perniagaan. 4. Menjalankan program latihan yang komprehensif dan sokongan untuk pengusaha yang dilantik 5. Kelayakan untuk mengambil bahagian dalam apa-apa promosi yang dijalankan oleh syarikat induk, PDB ( Petronas Dagangan Berhad ) 6. Merupakan pusat perkhidmatan pelanggan kepada Petronas 7. Penawaran pelbagai perkhidmatan dari pelbagai produk-produk yang berjenama. Rajah 1.2.2 Antara fungsi kedai Mesra : Penawaran pelbagai produk keperluan masyarakat. ( sumber : www.mymesra.com.my ) 8
- 17. 1.2.3 Strategi Perniagaan Rajah 1.2.3 Kedudukan strategik perniagaan stesen Petronas menurut pihak PDB 1. Lokasi - Boleh dilihat dari jauh. - Boleh diakses dengan baik oleh pengguna - Lokasi yang berhampiran dengan pengguna sasaran - Saiz premis yang bersesuaian 2. Trafik - Kadar aliran pengguna melalui kawasan premis yang tinggi - Aliran keluar-masuk pengguna ke premis yang konsisten minimum 8 jam sehari 9
- 18. 3. Demografi - Berada di kawasan berpenduduk ramai - Berada berhampiran dengan penduduk yang berpendapatan tinggi - Mensasarkan keluarga yang mempunyai ramai ahli muda dan sudah tamat belajar 4. Menjadi aktiviti setempat - Menjadi tempat sasaran pengguna atau tumpuan pelancong - Kawasan sekeliling padat dengan kediaman, pejabat dan pusat komersial 10
- 19. 1.2.4 Carta Organisasi Rajah 1.2.4 Carta organisasi Stesen Petronas Putrajaya Enterprise 11 Puan Halimaton Binti Majid Pengurus / Pemilik Puan Norah Binti Hassan Supervisor 2 Zuhairuddin Bin Mahmot PekerjaTetap Lim Kok Tam Pekerja Tetap Omar Faruk Pekerja Tetap Puan Habibah Binti Kamis Supervisor 1
- 20. BAB 2 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI 12
- 21. Jadual 2.1 menunjukkan ringkasan aktiviti/kerja yang dilaksanakan sepanjang tempoh latihan industri. Bil Tempoh Jun 2013 / Julai 2013 Aktiviti / Minggu 1 2 1 Pengenalan dan orientasi pekerja / 2 Penyusunan stor / / 3 Penggunaan PDT ( portable data terminal ) – ‘receiving’ / 4 Juruwang – pos sistem / 5 Khidmat pelanggan ( customer service ) 6 Menyusun stok mengikut planogram / / 7 Melabel sku ( stock keeping unit ) mengikut planogram – PI label 8 Melabel barang-barang ‘return’ untuk dipulangkan kepada pembekal 9 MyStation – laman web rasmi kedai Mesra – keluarkan info terbaru 10 Membuat label subsidi minyak Primax 95 dan Diesel 11 Pengiraan stok ( stock take ) 12 ‘Special Wednesday’ – menerima kedatangan staf Petronas terdekat 13 Menggunakan sistem pembayaran e- pay, BSN, dan Touch’n Go
- 22. Bil Tempoh Julai 2013 / Ogos 2013 Aktiviti / Minggu 3 4 5 6 1 Pengenalan dan orientasi pekerja 2 Penyusunan stor / / 3 Penggunaan PDT ( portable data terminal ) – ‘receiving’ / / 4 Juruwang – pos sistem 5 Khidmat pelanggan ( customer service ) 6 Menyusun stok mengikut planogram / / / 7 Melabel sku ( stock keeping unit ) mengikut planogram – PI label / / / / 8 Melabel barang-barang ‘return’ untuk dipulangkan kepada pembekal / 9 MyStation – laman web rasmi Mesra Mart – keluarkan info terbaru / / 10 Membuat label subsidi minyak Primax 95 dan Diesel 11 Pengiraan stok ( stock take ) 12 ‘Special Wednesday’ – menerima kedatangan staf Petronas terdekat 13 Menggunakan sistem pembayaran e-pay, BSN, dan Touch’n Go 14
- 23. Bil Tempoh Julai 2013 / Ogos 2013 Aktiviti / Minggu 7 8 9 10 1 Pengenalan dan orientasi pekerja 2 Penyusunan stor / / / 3 Penggunaan PDT ( portable data terminal ) – ‘receiving’ / / / / 4 Juruwang – pos sistem / / 5 Khidmat pelanggan ( customer service ) / / 6 Menyusun stok mengikut planogram / / / 7 Melabel sku ( stock keeping unit ) mengikut planogram – PI label / 8 Melabel barang-barang ‘return’ untuk dipulangkan kepada pembekal / 9 MyStation – laman web rasmi Mesra Mart – keluarkan info terbaru / 10 Membuat label subsidi minyak Primax 95 dan Diesel / 11 Pengiraan stok ( stock take ) 12 ‘Special Wednesday’ – menerima kedatangan staf Petronas terdekat 13 Menggunakan sistem pembayaran e-pay, BSN, dan Touch’n Go / / 15
- 24. Bil Tempoh September 2013 Aktiviti / Minggu 11 12 13 14 15 1 Pengenalan dan orientasi pekerja 2 Penyusunan stor 3 Penggunaan PDT ( portable data terminal ) – ‘receiving’ / 4 Juruwang – pos sistem / / / / / 5 Khidmat pelanggan (customer service) / / / / / 6 Menyusun stok mengikut planogram / 7 Melabel sku ( stock keeping unit ) mengikut planogram – PI label 8 Melabel barang-barang ‘return’ untuk dipulangkan kepada pembekal 9 MyStation – laman web rasmi Mesra Mart – keluarkan info terbaru 10 Membuat label subsidi minyak Primax 95 dan Diesel 11 Pengiraan stok ( stock take ) 12 ‘Special Wednesday’ – menerima kedatangan staf Petronas terdekat 13 Menggunakan sistem pembayaran e- pay, BSN, dan Touch’n Go / / / / / 16
- 25. Bil Tempoh Oktober 2013 / November 2013 Aktiviti / Minggu 16 17 18 19 20 1 Pengenalan dan orientasi pekerja 2 Penyusunan stor / / / / / 3 Penggunaan PDT ( portable data terminal ) – ‘receiving’ 4 Juruwang – pos sistem / / / / / 5 Khidmat pelanggan ( customer service ) / / / / / 6 Menyusun stok mengikut planogram / / / / / 7 Melabel sku ( stock keeping unit ) mengikut planogram – PI label 8 Melabel barang-barang ‘return’ untuk dipulangkan kepada pembekal 9 MyStation – laman web rasmi Mesra Mart – keluarkan info terbaru 10 Membuat label subsidi minyak Primax 95 dan Diesel 11 Pengiraan stok ( stock take ) 12 ‘Special Wednesday’ – menerima kedatangan staf Petronas terdekat / / / / / 13 Menggunakan sistem pembayaran e- pay, BSN, dan Touch’n Go / / / / / 17
- 26. BAB 3 PENGURUSAN INVENTORI ( INVENTORY MANAGEMENT ) 18
- 27. 3.1 Pengenalan Pengurusan Inventori ialah proses di mana seseorang peruncit memberi pilihan kuantiti yang betul, pada masa dan tempat yang betul, serta pada barangan yang betul untuk mencapai matlamat kewangan syarikat. Peruncit perlu sentiasa mengambil tahu barangan trend di kalangan pengguna, tetapi keupayaan mengenalpasti trend pasaran ini hanyalah salah satu daripada skil-skil yang diperlukan untuk mengawal inventori yang juga dikenali sebagai barangan atau SKU secara efektif. Satu kemahiran yang lebih penting untuk ini adalah keupayaan untuk menganalisis data jualan secara berterusan dan membuat penyelarasan yang sesuai pada harga dan tahap inventori yang ingin di jual. Antara tujuan pengurusan inventori adalah untuk menunjukkan tentang proses atau langkah apabila sampainya barangan ke syarikat yang telah di tempah atau yang telah di “order” oleh penyelia atau pengurus sebelumnya. Proses memilih inventori juga ada langkah-langkah yang perlu dipatuhi dan sememangnya menjadi proses yang amat penting kepada perniagaan peruncitan. Setiap cara menentukan stok yang hendak dibeli ada proses-proses yang tersendiri supaya tidak tersilap dalam membuat keputusan kerana jika tersilap atau tersalah “order” boleh mendatangkan kerugian kepada syarikat. Semua keputusan pembelian berdasarkan dari penyelia atau pengurus sendiri yang menentukan pembelian dengan pembekal berdasarkan beberapa aspek seperti ‘target market’ dan keperluan masyarakat sekeliling. 19
- 28. 3.2 ‘Receiving’ ( Penerimaan ) ‘Receiving’ adalah sesuatu proses apabila penyelia atau pengurus syarikat membuat tempahan daripada pembekal dan proses penerimaan hanya selesai apabila pembekal menghantar seluruh inventori yang telah ditempah. Di stesen petronas Putrajaya Enterprise, tempat penerimaan adalah di dalam stesen sendiri kerana kawasan perniagaan yang terhad. Walaubagaimanapun, keadaan ini agak mengganggu lebih-lebih lagi kepada pengguna yang datang kerana inventori yang datang kebanyakannya sampai dalam jumlah yang banyak dan tidak dapat dimuatkan kesemuanya dalam stor. Rajah 3.2.1 Stok air yang baru dihantar diletakkan berdekatan tempat minyak hitam dijual 20
- 29. Antara dokumen yang di perlukan semasa proses penerimaan inventori adalah seperti ‘delivery order’, ‘purchase order’, ‘invoice’ dan ‘receiving book’. Pihak stesen selalunya akan membuat perjanjian dengan pembekal bilakah tarikh dan masa inventori akan dihantar. Ini penting untuk mengelakkan daripada berlakunya penerimaan inventori serentak daripada banyak pembekal dan ini akan lebih menyukarkan proses penerimaan inventori dan pekerja-pekerja stesen akan lebih bersedia apabila inventori tiba. Rajah 3.2.2 Contoh invois daripada pembekal 21
- 30. Rajah 3.2.3 Contoh ‘Purchase Order’ Rajah 3.2.4 Contoh ‘Receiving’ yang telah direkodkan ke dalam sistem 22
- 31. 3.3 ‘Checking’ ( Pemeriksaan Inventori ) ‘Checking’ adalah perkara yang biasa dilakukan selepas penerimaan inventori daripada pembekal. Selalunya tempat berlaku proses ‘checking’ adalah sama dengan tempat di mana tempat penerimaan inventori tersebut. Di dalam proses ini memerlukan pekerja untuk memeriksa inventori yang dihantar sama dengan senarai inventori di dalam invois. Proses ‘checking’ : 1. Memeriksa dokumen ‘delivery order’ ataupun invois daripada pembekal. 2. Membuka kotak dan perlu memeriksa semua inventori yang telah dihantar dalam keadaan yang baik dan elok. 3. Mengasingkan inventori tersebut kepada saiz, warna, jenama, jenis dan lain-lain. 4. Pemeriksaan kuantiti inventori yang dihantar sama dengan jumlah yang telah di ‘order’ dan sama di dalam ‘delivery order’. 5. Pemeriksaan kualiti inventori yang dihantar sama ada dalam keadaan yang baik dan boleh dipasarkan. 6. Setelah selesai dengan semua proses di atas ‘delivery order’ tersebut perlu di di cop dengan cop syarikat dan ditandatangani. 23
- 32. 3.3.1 Pemeriksaan Kuantiti Penting untuk peruncit melakukan pemeriksaan kuantiti. Ini untuk memastikan bahawa inventori yang dihantar oleh pembekal adalah jumlah yang betul seperti ditempah. Pemeriksaan ini bagi mengelakkan daripada pihak syarikat ditipu oleh pembekal. Selain itu, perlu juga untuk memeriksa jenis, warna, jenama dan sebagainya. Dengan demikian, syarikat dapat mengesan inventori yang telah rosak atau tidak boleh dipasarkan lagi. Inventori tersebut boleh dipulangkan semula kepada pembekal. Terdapat beberapa proses dalam pemeriksaan iaitu : Proses pemeriksaan : 1. Pemeriksaan mesti mengira kuantiti setiap satu inventori yang sampai dan mestilah sama dengan jumlah yang ditempah dan sama dengan ‘delivery order’ 2. Mengira kuantiti dan jumlahnya adalah betul dan ditandakan pada bahagian tepi dokumen tersebut. 3. Mengulangi perkara yang sama di atas ( double check ) dan setelah selesai invois dan ‘delivery order’ ditandatangani. 4. Jika berlaku kesilapan semasa pemeriksaan kuantiti seperti jumlah kuantiti tidak betul, tersalah warna atau jenis dan sebagainya pemulangan boleh dilakukan. 24
- 33. 3.3.2 Pemulangan Inventori ( Return ) Di dalam proses urus niaga pemulangan inventori adalah perkara biasa yang selalu berlaku di antara peruncit dan pembekal. Dengan itu, pihak pengurusan kedai Mesra Petronas turut sama terlibat dalam proses ini di mana ada juga inventori yang telah di tempah oleh penyelia atau pengurus dipulangkan semula kepada pembekal atas beberapa sebab. Di antaranya ialah tersalah jenis, jenama, saiz, inventori yang telah rosak dan tidak boleh di pasarkan lagi dan banyak lagi sebab berlakunya pemulangan inventori kepada pembekal. Semua ini berlaku kerana ada perjanjian di antara peruncit dengan pembekal itu sendiri. Syarat-syarat di dalam perjanjian tersebut mestilah di persetujui oleh kedua-dua belah pihak yang berurus niaga. 25
- 34. Proses pemulangan inventori : 1. Semua maklumat tentang inventori akan dimasukkan dalam sistem. 2. Penyelia atau pengurus mestilah membuat catatan didalam ‘return form’. 3. Masukkan semua maklumat yang hendak dipulangkan termasuklah nombor siri inventori tersebut di dalam ‘return form’. 4. Nyatakan sebab kenapa memulangkan inventori tersebut kepada pembekal. 5. Tandatangan dan tarikh ditulis pada ‘return form’ dan dibuat hanya oleh penyelia atau pengurus. 6. Inventori tersebut akan dipulangkan, kemudian ianya boleh disimpan di bahagian tepi di dalam stor. 7. Apabila pembekal datang ‘return form’ tersebut harus disahkan. 8. Salinan ‘return form’ yang original di serahkan kepada pembekal. 9. Terdapat sesetengah pembekal meminta kepada peruncit untuk ‘email’ sahaja ‘return form’ tersebut kepada mereka. 26
- 35. 3.4 ‘Marking / Price’ ‘Marking’ atau ‘Price’ adalah sesuatu tanda harga yang di letakkan pada inventori yang diniagakan. Kerajaan juga telah mengarahkan semua perniagaan tidak kira apa jenis perniagaan seharusnya mempunyai tanda harga. Tetapi tidak semua jenis inventori perlu untuk diletakkan tanda harga, contohnya inventori yang boleh di ‘scan’. Tanda harga diletakkan pada atas atau bawah inventori atau tempat yang berdekatan dengan inventori untuk memudahkan pengguna mengetahui harga inventori tersebut. Walaubagaimanapun, kebiasaannya hanya pasar raya meletakkan tanda harga seperti itu kerana kebanyakan pasar raya mempunyai mesin ‘scan’ harga khas manakala di kedai runcit biasa tidak mempunyai mesin tersebut dan mereka perlu meletakkan harga pada setiap inventori yang di jual kerana peruncit tidak mampu mengingati semua jenis harga inventori yang mereka jual kerana banyaknya SKU ( stock keeping unit ) yang dijual. Peletakan harga adalah sangat penting kepada sesuatu perniagaan kerana pengguna akan membandingkan harga barangan di semua premis kedai yang mereka lawati dan penting untuk peruncit meletakkan harga yang berpatutan pada setiap inventori yang di jual. 27
- 36. Rajah 3.4.1 Mesin ‘scanner’ yang terdapat di Stesen Putrajaya Enterprise Pengguna pada masa kini amat mementingkan soal halal terutama sekali bagi pengguna yang beragama islam. Oleh itu, perniagaan seharusnya mempunyai sijil halal yang telah disahkan oleh pihak JAKIM. Sebagai contohnya barang yang memerlukan pengesahan daripada JAKIM adalah seperti makanan ringan dan seumpamanya yang seperti itu yang memerlukan pengesahan JAKIM dan pihak kedai Mesra amat mementingkan perkara ini. Peletakan harga yang betul amat penting kerana terdapat sesetengah pengguna yang tidak boleh menerima keadaan di mana harga pada tanda harga berlainan daripada harga sebenar apabila tiba di kaunter pembayaran untuk membayar. Terdapat kes lain yang mana pengguna meminta untuk diberikan mana-mana harga yang lebih murah atas kesalahan tersebut. Perkara ini akan merugikan peruncit dan wajar di ambil perhatian yang serius. 28
- 37. Pihak stesen tidak melakukan ‘marking or price’ di tempat penerimaan atau ‘checking’ kerana tempat tersebut adalah tidak sesuai. Mereka melakukannya di kawasan dimana barang itu disusun untuk dipasarkan kepada pengguna. Peralatan yang mereka gunakan adalah ‘barcode label’ dan ‘price tag gun’. Mereka mengunakan dokumen seperti invois untuk menentukan harga semasa melakukan proses ini kerana lebih mudah menentukan harga untuk mendapat keuntungan untuk perniagaan mereka. Rajah 3.4.2 ‘ Price Tag Gun’ 29
- 38. Rajah 3.4.3 ‘Barcode Label’ Untuk memudahkan proses ini dijalankan, tanda harga perlu diletakkan pada tempat yang membolehkan pengguna untuk melihatnya. Perlu juga dipastikan inventori tidak rosak ketika meletakkan tanda harga atau menukarkannya. Pastikan juga maklumat penting yang harus diketahui oleh pengguna tentang inventori tersebut seperti jenama, jenis dan saiz tidak tertutup oleh tanda harga tersebut. Seterusnya perlu dipastikan bahawa tanda harga yang diletakkan perlu sama dengan harga sebenar apabila di ‘scan’. 30
- 39. 3.5 ‘Stock Control’ ( Kawalan Stok ) Kawalan stok adalah perkara yang penting bagi untuk mengelakkan daripada berlakunya kerugian daripada berlaku kepada perniagaan. Oleh itu peruncit perlu sentiasa membuat keputusan yang betul dalam proses ini kerana ia akan menentukan keuntungan atau kerugian kepada perniagaan. Di dalam pengawalan stok ada dua jenis kategori iaitu ‘merchandise decision’ dan ‘merchandise buying’. ‘Merchandise decision’ berkait rapat dengan keputusan yang di buat sebelum membeli inventori. Terdapat lima sebab kenapa keputusan perlu dibuat semasa membuat pilihan membeli inventori iaitu jumlah kuantiti, jenis inventori yang perlu dibeli, harga yang berpatutan, serta masa dan tempat yang betul untuk kesesuaian penjualan inventori tersebut mengikut kawasan persekitaran. Di dalam ‘merchandise decision’ memerlukan peruncit untuk mengambil kira beberapa perkara seperti perubahan trend pengguna mengikut zaman yang cepat. Sebagai peruncit, mereka juga seharusnya peka untuk selari dengan perubahan tersebut kerana pengguna kerap mengikut perubahan zaman pada masa kini. Selain itu juga, peruncit perlu merancang dengan teliti dalam proses ini. Mereka perlu tahu tentang nilai inventori tersebut mengikut bajet masing-masing sebelum membuat keputusan untuk membelinya. 31
- 40. ‘Merchandise buying’ pula adalah pembelian barang dari pembekal. Berikut merupakan tujuh proses yang perlu di ikuti : ‘Survey’ maklumat tentang jualan inventori tersebut dan sambutan yang diberikan oleh pengguna Analisis inventori tersebut Merancang dari jenis jenama, kualiti barang untuk tujuan pemasaran Rundingan harga dengan pembekal Penerimaan dari pembekal Promosi inventori tersebut kepada pengguna Membuat penganalisisan untuk ‘re- order’ seterusnya Rajah 3.5.1 Proses ‘Merchandise Buying’ 32
- 41. 3.6 ‘Storage’ ‘Storage’ atau stor adalah tempat penyimpanan inventori. Tidak semua inventori dapat di ‘display’ di gondola, maka dengan itu ruang stor yang mencukupi penting bagi memudahkan peruncit menyimpan lebihan inventori supaya inventori dalam keadaan yang lebih selamat dan terjaga. Keadaan inventori bergantung pada keadaan ‘storage’ sendiri. Ini kerana jika keadaan stor yang tidak teratur boleh menjadi punca inventori menjadi rosak seterusnya tidak boleh dijual dan kerugian yang amat besar akan dialami daripada kerosakan inventori tersebut. Maka dengan itu, penjagaan di stor adalah sangat penting. Rajah 3.6.1 Keadaan stor di stesen pada bulan pertama menjalani latihan industri. 33
- 42. Stor sepatutnya berada berdekatan dengan tempat dimana berlaku proses penjualan bagi memudahkan peruncit untuk mencari inventori tersebut. Susun atur premis juga seharusnya menjadikan lebih mudah untuk ‘re-stock’ di gondola. Stor juga penting untuk bagi mengelakkan inventori daripada dicuri. Peruncit perlu mengunakan semua ruangan yang ada dengan sebaik yang mungkin. Gunakan ruangan tersebut seluas yang mungkin walaupun akan sampai ke siling lebih-lebih lagi untuk premis yang agak kecil. Ini penting untuk memudahkan kerja penyusunan inventori apabila sampai dan ruangan yang ada membolehkan laluan untuk troli membawa inventori masuk dan juga ketika membawanya keluar. Dalam proses ini cara yang paling sesuai bagi mengelakkan daripada inventori rosak adalah apabila barang baru sampai di letakkan di belakang inventori lama (first in first out ). Perkara ini adalah kerana sesuatu inventori mempunyai tempoh luput sendiri. Maka dengan itu, inventori yang lama perlu dikeluarkan terlebih dahulu. Inventori yang disimpan perlu sentiasa dalam keadaan yang yang baik, selamat dan tidak terdedah kepada sebarang kerosakan atau makhluk perosak. 34
- 43. 3.7 Komen Dan Cadangan Pada dasarnya, seluruh sistem pengurusan kedai Mesra stesen Petronas Putrajaya Enterprise adalah bagus. Akan tetapi, terdapat beberapa keadaan di mana, pada pandangan saya masih boleh diperbaiki lagi. Antaranya ialah tempat peletakan inventori-inventori yang dihantar oleh pembekal. Saya amati seringkali berlaku keadaan di mana, apabila pembekal menghantar tempahan, mereka terpinga-pinga untuk meletakkan inventori tersebut kerana stesen tidak mempunyai tempat khusus untuk pembekal. Lebih-lebih lagi dengan keadaan pekerja yang tidak cukup untuk menguruskan mereka. Maka terjadilah keadaan seperti yang ditunjukkan pada rajah 3.2.1 di atas. Pada hemat saya, jika pengurus stesen boleh menyediakan satu tempat khusus untuk pekerja menguruskan stok baru tiba, keadaan ini mungkin boleh diperbetulkan. Seterusnya, pihak atasan atau ‘HR’ untuk kedai Mesra iaitu pihak DKSH Holdings sering membuat pemeriksaan mengejut tentang perkembangan pengurusan kedai Mesra. Keadaan ini tidak dinafikan bagus untuk stesen. Tetapi, teguran yang diberi selalunya tidak disertakan dengan cara untuk membetulkan kesalahan tersebut. Pihak stesen dibiarkan untuk menjadi ‘kreatif’ untuk menyelesaikan masalah tersebut sendiri sebelum tiba lawatan berikutnya. Keadaan ini agak menekan pekerja dan penyelia stesen kerana perlu sentiasa memunggah semula inventori di gondola dan ‘chiller’ apabila planogram ditukar, menukar ‘barcode label’ sedia ada dan pelbagai lagi keadaan yang kadangkala dianggap remeh terutama dengan keadaan stesen yang sentiasa sibuk apabila waktu puncak dan pekerja yang kurang. Diharapkan pihak terbabit mempunyai sistem pengurusan yang lebih kukuh untuk membuat keputusan tepat dan memahami keadaan pihak stesen petronas. 35
- 44. 3.8 Kesimpulan Secara keseluruhannya, saya tidak mempunyai banyak masalah dalam menguruskan inventori di kedai Mesra ini kerana SKU di sini tidak sebanyak di pasar raya dan saya masih boleh untuk mengenalpasti setiap inventori yang dijual di stesen ini. 36
- 45. BAB 4 PENGURUSAN ORGANISASI ( ORGANISATION MANAGEMENT ) 37
- 46. 4.1 Pengenalan Sesebuah organisasi yang diuruskan dengan professional dan baik mempunyai proses-proses yang tersendiri serta mempunyai ruang di mana, di dalamnya boleh dijalankan urusan penerimaan inventori, serta boleh menyimpan inventori tersebut selagimana ianya tidak diperlukan atau ingin dibeli oleh pengguna seterusnya mengeluarkan inventori tersebut untuk kegunaan pengguna. Rajah 4.1.1 Antara kepentingan organisasi juga dikenali sebagai premis untuk peruncit Objektif pelaksanaan proses ini adalah untuk memastikan inventori yang betul dapat disediakan untuk kegunaan pengguna pada masa ia diperlukan dalam keadaan yang terbaik secara berkesan dan ekonomi. 3
- 47. 4.2 Tanggungjawab Pengurus Organisasi Pengurus organisasi adalah orang yang bertanggungjawab bagi keseluruhan pengurusan premis dan pekerja-pekerja yang bekerja di dalamnya. Pengurus memainkan peranan dalam menjaga operasi umum premis, memastikan ia berjalan dengan lancar, bersih dan memenuhi mana-mana bajet atau matlamat jualan. Seorang pengurus organisasi akan merancang dan menggalakkan jadual harian pekerja dan perniagaan, temuduga, sewa, menyelaras dan memantau disiplin pekerja, memastikan gondola di premis dipenuhi, bersih dan dalam keadaan yang betul, mencipta dan mengekalkan bajet, dan menyelaras dan melaporkan kepada pengurusan kanan dalam syarikat tersebut. Peranan Apa yang perlu dilakukan Contoh aktiviti 1. Simbol Mewakili organisasi dalam hal-hal berkaitan perundangan, sosial, upacara dan aktiviti- ativiti simbolik 1. Menandatangani dokumen rasmi (borang tuntutan, baucar,kontrak dll) 2. Meraikan tetamu atau pelanggan sebagai wakil rasmi organisasi 3. Menyampaikan anugerah dalam majlis 39
- 48. 2. Pemimpin Melaksanakan fungsi pengurusan untuk memastikan organisasi beroperasi dengan berkesan 1. Pengambilan kakitangan dan latihan 2. Memberi arahan dan "coaching" 3. Membuat penilaian prestasi 3. Pegawai Perhubungan Peranan ini dilakukan bila pemimpin berinteraksi dengan orang di luar unit atau luar organisasi yang sama. Ini termasuklah mewujudkan penjaringan dengan tujuan membangunkan hubungan, mendapatkan maklumat dan "favour" 1. Menganggotai satu jawatankuasa yang turut dianggotai oleh ahli dari unit-unit lain 2. Menghadiri mesyuarat atau perjumpaan pertubuhan profesional 3. Menghubungi orang lain untuk mengekalkan hubungan 4. Jurucakap Memberi atau menyampaikan maklumat pada orang di luar unit (lembaga pengarah, pemilik dan pengurusnya) atau di luar organisasi (pelanggan, pembekal) 1. Berbincang dengan ketua mengenai prestasi dan pegawai kewangan mengenai bajet. 2. Menjawab surat-surat 3. Menghantar laporan pada badan-badan kerajaan 40
- 49. 5. Pemantau Peranan ini dimainkan bila seorang pemimpin mengumpul maklumat. Kebanyakan maklumat akan dianalisis untuk mengesan masalah dan peluang, juga untuk memahami peristiwa yang berlaku diluar unit. Ada juga maklumat yang akan disebarkan pada orang lain dalam unit dan organisasi. 1. Membaca memo, laporan, penerbitan yang berkait dengan profesion, suratkhabar dll. 2. Bercakap/berbual dengan orang lain, menghadiri mesyuarat di dalam dan di luar organisasi 3. Melakukan pemerhatian (melawat kedai pesaing untuk membandingkan produk, harga dan proses perniagaan) 6. Penyebar Maklumat Menghantar maklumat kepada ahli sesuatu unit. Pengurus mendapat maklumat yang tidak diperolehi oleh orang lain. Ada maklumat dari pengurusan atasan yang perlu disebarkan dalam bentuk asal atau yang telah di susun semula dan disampaikan dalam bentuk verbal 1. Secara lisan dalam mesyuarat, perbincangan secara bersemuka (satu sama satu) 2. E-mail atau mel biasa 41
- 50. 7. Usahawan Pemimpin memainkan peranan ini bila mereka melakukan inovasi dan memulakan penambahbaikan (improvements) 1. Membangunkan atau menambahbaikkan produk atau perkhidmatan 2. Membangunkan cara baru memproses produk atau perkhidmatan 3. Membeli peralatan (equiptments) yang baru 8. Pengendali Kekacauan Pemimpin melaksanakan peranan ini bila mereka mengambil tindakan pembetulan semasa krisis atau konflik. Tidak seperti sesuatu yang dirancang oleh seorang usahawan, pengendali kekacauan bertindak balas keatas sesuatu yang tidak dijangka yang menimbulkan masalah. Pemimpin selalunya memberi prioriti kepada peranan ini mengatasi peranan-peranan yang lain 1. Mogok atau tunjuk perasaan 2. Kerosakan ke atas mesin/peralatan yang sangat penting 3. Bahan yang dikehendaki lewat tiba 4. Jadual yang sangat ketat yang perlu di ikuti 42
- 51. 9. Pembahagi Sumber Pemimpin melaksanakan tugas ini bila mereka membuat penjadualan, memohon kebenaran untk memberi autoriti, melakukan aktiviti yang berkaitan dengan bajet 1. Memutuskan apa yang perlu dilakukan sekarang atau sebaliknya 2. Memutuskan apa yang tidak perlu dilakukan 3. Menentukan prioriti 4. Menentukan siapa yang akan diberi kerja lebih masa 5. Menentukan siapa yang mendapat kenaikan gaji berasaskan merit 10. Perunding Pemimpin melaksanakan tugas ini bila mereka mewakili unit/organisasi dalam transaksi rutin dan bukan rutin yang tidak melibatkan perkara- perkara yang telah ditentukan. Mereka perlu mencuba untuk mendapatkan yang terbaik sama ada sumber atau apa saja yang dikehendaki 1. Pakej faedah dan gaji untuk kakitangan baru 2. Kontrak yang melibatkan persatuan sekerja 3. Kontrak dengan pelanggan (jualan) atau dengan pembekal (pembelian) Rajah 4.2.1 10 peranan pengurus 43
- 52. 4.3 ‘Customer Service’ ( Khidmat Pelanggan ) APABILA disebut perkataan ‘perkhidmatan pelanggan’, apa yang cepat dibayangkan oleh kebanyakan dari kita ialah dari dua perspektif yang bertentangan mengenainya. Sebagai contoh; - kita mungkin membayangkan beberapa situasi yang menyenangkan, seperti kita dialu-alukan dengan senyuman berserta ucapan ‘selamat datang’ dan sebagainya apabila memasuki mana-mana premis perniagaan; atau kita dilayan dengan baik apabila berurusan dengan staf premis tersebut. Kemudian apabila hendak berlalu kita diiring pula dengan ucapan ‘terima kasih’, ‘sila datang lagi’ dan seumpamanya. Atau, - kita mungkin membayangkan beberapa situasi yang tidak wajar seperti apabila kita memasuki dan duduk di meja kedai makan, pelayan lambat datang untuk mengambil order (lebih malang kalau terlepas pandang, tiada langsung yang datang bertanya) atau bila berurusan di pejabat awam, kita tidak di hiraukan hingga merugikan masa atau langsung tidak mencapai matlamat kita. Persepsi kita tentang perkhidmatan pelanggan biasanya berasaskan kepada pengalaman sendiri, diberitahu orang atau membaca tentangnya. 44
- 53. Rajah 4.3.1 Kaunter bayaran di stesen Putrajaya Enterprise menjadi lokasi terpenting untuk aktiviti khidmat pelanggan dijalankan. Apakah perkhidmatan pelanggan? Kesemua situasi seperti contoh di atas adalah berkenaan perkhidmatan pelanggan. Namun itu hanyalah sebahagian sahaja, iaitu dalam kategori layanan kepada pengguna. Perkhidmatan pelanggan sebenarnya merangkumi tindakan-tindakan dalam skop yang lebih luas yang perlu dipastikan perlaksanaannya oleh peruncit. 45
- 54. Secara umum, perkhidmatan pelanggan ialah kebolehan organisasi dalam penyampaian produknya kepada pengguna. Kebanyakan organisasi formal mempunyai Piagam Pelanggan masing-masing, yang menjanjikan komitmen dari aspek kualiti perkhidmatan bagi skop produk yang ditawarkan . Dalam kontek perniagaan, perkhidmatan pelanggan perlu dilihat dari sudut yang lebih kritikal. Di sini, perkhidmatan pelanggan merupakan keupayaan dan komitmen peruncit dalam menyempurnakan penyampaian produk dengan memenuhi keperluan dan kehendak pelanggannya melebihi daripada tahap yang mereka harapkan, serta ianya diadakan secara berterusan dan konsisten. Daripada pengertian tersebut, dapat difahami bahawa perkhidmatan pelanggan yang cemerlang mestilah bercirikan mesra-pelanggan. Apa yang lebih penting dalam perkhidmatan pelanggan ialah peruncit sentiasa menawarkan nilai produk serta perkhidmatan jualan yang melebihi daripada harapan pelanggan. Untuk itu, skop peranan berkaitan perkhidmatan pelanggan perlu meliputi seluruh fungsi yang terdapat di dalam organisasi perniagaan. Maksudnya, tanggungjawab perkhidmatan pelanggan bukan sahaja terletak kepada bahagian jualan atau pemasaran yang berhadapan dengan pelanggan. Malah bahagian-bahagian lain, seperti pengeluaran, perolehan, kewangan dan kawalan kualiti yang tidak berurusan secara langsung dengan pelanggan, perlu juga bertanggungjawab. Ini adalah kerana kesemua bahagian tersebut sebenarnya terlibat dalam proses menghasilkan produk yang akan dikemukakan kepada pengguna. 46
- 55. 4.4 Komen Dan Cadangan Pada pendapat saya setelah bersama membantu menguruskan organisasi ini selama lebih empat bulan, organisasi ini telah diuruskan dengan baik oleh pengurus merangkap pemilik stesen iaitu Puan Halimaton Binti Majid yang berpengalaman selama puluhan tahun dalam bidang ini. Beliau juga telah dibantu dengan orang-orang yang cekap dan juga mempunyai pengalaman yang banyak untuk menguruskan organisasi ini. Walaubagaimanapun, pada pendapat saya, pengurus stesen perlu lebih peka dengan keadaan pekerja yang tidak sama mengikut perkembangan zaman. Sebagai contoh, pekerja yang bekerja pada tahun 1990-an yang hanya mengikut tanpa banyak pertanyaan mungkin tidak sama keadaannya dengan pekerja masa kini yang lebih terdedah kepada media sosial, hiburan dan sebagainya. Apa yang cuba diperkatakan disini ialah diharapkan pengurus supaya lebih memahami dan cuba untuk mendengar pendapat pekerja, bukan hanya mengarah dan menetapkan apa yang perlu dilakukan untuk stesen kerana pekerja yang lebih banyak menghabiskan masa di situ. Jika terdapat sesuatu yang pengurus ingin pekerja lakukan, beliau tidak perlu untuk menipu dengan mengatakan arahan tersebut dari pihak atasan. Kerana lambat laun, pekerja akan tetap mengetahuinya dan perkara ini boleh mengurangkan rasa hormat pekerja kepada pengurus. Jika ini terjadi, walau sehebat mana pun perkhidmatan pelanggan yang ingin dicapai untuk stesen, ianya tidak akan dapat dicapai kerana kurang kerjasama yang terjalin antara pihak pengurusan dan pekerja. 47
- 56. 4.5 Kesimpulan PENGGUNA masa kini mempunyai kesedaran yang lebih matang terhadap nilai produk yang mereka beli. Mereka menuntut kualiti produk dan perkhidmatan yang terbaik berbanding dengan harga yang mereka bayar. Mereka juga mempunyai alternatif yang luas untuk memilih peruncit yang dapat menawarkan produk dengan nilai yang terbaik kepada mereka. Justeru itu, adalah menjadi cabaran kepada setiap organisasi (awam dan swasta) yang menawarkan produk / perkhidmatan supaya lebih komited terhadap isu meningkatkan kualiti perkhidmatan pelanggan. Perkhidmatan pelanggan perlu menjadi satu agenda penting dalam perancangan strategik organisasi. Sebagaimana telah dinyatakan, perkhidmatan pelanggan merupakan keupayaan organisasi dalam menyempurnakan penyampaian produk kepada pelanggan, dan ianya adalah tanggungjawab semua unit di organisasi. Maksudnya, supaya berjaya dalam memberi tumpuan kepada pengguna dengan cara ‘customer-driven’ yang sebenar, organisasi perlu mengintegrasi kesemua fungsi perniagaan kearah memenuhi setiap keperluan pengguna. Untuk mencapai keupayaan tersebut, organisasi mestilah dilengkapi dengan kriteria serta memenuhi keperluan tertentu sebagai pemangkin dalam meningkatkan serta mengekalkan kualiti perkhidmatan pelanggan. Antara kriteria dan keperluan yang dimaksudkan ialah: 48
- 57. 1. Kepimpinan – ‘customer-value / service’ Pemimpin menentukan corak dan halatuju organisasi. Untuk menjayakan misi perkhidmatan pelanggan, para pemimpin organisasi mestilah dari mereka yang berfahaman dan mempraktik kepimpinan / pentadbiran berorientasikan ‘customer-value / -service’. 2. Kefahaman keperluan pengguna Organisasi perlu memahami apa yang diperlukan oleh pengguna dengan sebaiknya supaya mampu memenuhinya dengan tepat, malah dapat menawarkan lebih daripada yang mereka perlukan. 3. Tatacara & budaya kerja – ‘excellent customer service’ Organisasi perlu menetapkan piawai, proses, prosedur, arahan dan budaya kerja yang mempastikan ‘excellent customer service’ sekiranya ingin mencapai dan mengekalkan tahap penyampaian produk yang berkualiti. 49
- 58. 4. Fasiliti yang sempurna Kesempurnaan dari aspek fasiliti ( peralatan, teknologi, dll. ) yang bersesuaian dan bertepatan dengan produk yang dihasilkan adalah sangat penting bagi membolehkan organisasi melaksanakan misi perkhidmatan pelanggannya. 5. Sumber yang mencukupi Dalam penyediaan dan penyampaian produk kepada pengguna, organisasi perlu memastikan berbagai sumber ( pengetahuan kewangan dll. ) adalah mencukupi supaya semua aktiviti dapat dilaksanakan dengan kaedah yang paling efisen. 6. Sikap & komitmen pekerja – ‘customer-driven’ Walau sebaik mana pun proses, prosedur, fasiliti dan sumber yang disediakan, namun jika sikap dan komitmen pekerja tidak berciri ‘customer-driven’, maka oganisasi tidak akan mencapai tahap perkhidmatan pelanggan yang berkualiti. 50
- 59. 7. Sistem pemantauan Organisasi perlu mengamalkan sistem pemantauan yang berkesan kepada setiap aktiviti dalam penyediaan dan penyampaian produk kepada pengguna. Melalui pemantauan kepada proses dan aktiviti dalaman dan interaksi luaran dengan pelanggan, orgnisasi akan sentiasa bersedia memperbaiki segala kekurangan dan kesilapan. NILAI sebenar bagi perkhidmatan pelanggan bukannya terletak pada hasrat dan kata-kata yang banyak terdapat pada piagam pelanggan, ‘banner’, broser dan bebagai kaedah pengiklanan oleh organisasi, tetapi ianya adalah keupayaan yang dimiliki serta perlaksanaannya yang efektif oleh organisasi itu sendiri. 51
- 60. 52 BAB 5 ‘Store Layout, Design, And Visual Merchandising’ ( Susur Atur, Reka Bentuk Dan Pemaparan Barangan di Premis )
- 61. 53 5. 1 Pengenalan Keadaan persekitaran, cara susun atur, pasaran dan cara setiap inventori diletakkan di dalam premis sedikit sebanyak akan memberi impak kepada pengguna. Reka bentuk sesebuah premis boleh menarik pengguna untuk masuk ke dalamnya, meningkatkan masa mereka berada di dalam kedai sekaligus akan meningkatkan jumlah inventori yang dibeli oleh pengguna. Ianya juga mempunyai kesan jangka panjang terhadap kesetiaan pengguna terhadap sesebuah perniagaan tersebut kerana dapat memperluaskan lagi imej peruncit dan memberikan pengalaman pembelian yang hebat dan membuat pengguna datang berulang kali ke premis tersebut.
- 62. 54 5.2 Objektif Persekitaran Premis Yang Baik 1. Menarik pengguna untuk masuk ke kedai - Memainkan peranan yang sangat penting semasa pemilihan kedai yang akan dikunjungi oleh pengguna. - Antara kriteria premis pilihan pengguna ialah, kebersihan, harga yang dipamerkan, pekerja yang ceria dan sedia membantu, dan gondola yang disusun atur dengan baik. - Keadaan premis sendiri yang sedap dipandang dan membuat pengguna seronok berada di dalamnya.
- 63. 55 Rajah 5.2.1 & 5.2.2 Keadaan susun atur stesen Putrajaya Enterprise
- 64. 56 2. Sebaik sahaja pengguna berada di dalam kedai, tukar mereka menjadi pelanggan yang membeli barangan ( produktiviti ruang ) - Keinginan pengguna untuk membeli akan menjadi lebih tinggi jika lebih banyak inventori menarik perhatian mereka. - Peruncit menumpukan perhatian yang lebih kepada pemasaran dalam kedai – lebih banyak pelaburan dibelanjakan di dalam kedai dari segi reka bentuk, persembahan inventori, paparan visual, dan promosi. Ini dapat membawa kepada lebih banyak jualan dan keuntungan kepada peruncit. Rajah 5.2.3 Susun atur kedai Mesra stesen Putrajaya Enterprise
- 65. 57 5.3 Objektif Reka Bentuk Premis Yang Baik Reka bentuk sesebuah premis haruslah : 1. Konsisten dengan imej dan strategi perniagaan 2. Dapat menarik pengguna masuk ke dalam kedai 3. Berpatutan dengan kos dan untung perniagaan 4. Fleksibel 5. Mesra pengguna – boleh diakses oleh pengguna yang tidak berupaya Rajah 5.3.1 Petronas menjadi pilihan kerana mempunyai tempat yang luas dan kemudahan yang pelbagai
- 66. 58 5.4 Jenis Ruangan Dalam Premis 1. ‘Back room’ – tempat ‘receiving’ dijalankan, tempat stok disimpan Rajah 5.4.1 Keadaan stor di stesen Putrajaya Enterprise
- 67. 59 2. ‘Non-selling area’ Rajah 5.4.2 Pejabat urusan di stesen Putrajaya Enterprise
- 68. 60 Rajah 5.4.3 tempat istirehat / menunggu untuk pengguna Selain itu, terdapat juga pelbagai kemudahan lain yang terdapat di stesen ini seperti surau, dan tandas.
- 69. 61 3. Ruangan Inventori Dipamerkan Rajah 5.4.4 & 5.4.5 Keadaan lantai ‘tiles’ dan bercermin sepenuhnya menjadikan stesen ini selesa dan inventori sesuai untuk dipamerkan.
- 70. 62 5.5 ‘Design’ Premis Rajah 5.5.1 Cara susun atur kedai Mesra stesen Putrajaya Enterprise menggunakan Kaedah ‘Grid’ atau terusan. ‘Grid Layout’ : - Memerlukan pengguna untuk melihat keseluruhan inventori yang dipamerkan untuk mencari barangan kehendak mereka. Inventori di gondola lain agak sukar untuk dilihat kerana berada dalam kedudukan hampir sama. Kaedah ini kebanyakannya digunakan premis yang menjual inventori yang banyak.
- 71. 63 5.6 Kesimpulan Secara keseluruhannya, susun atur dan cara inventori dipamerkan di stesen Putrajaya Enterprise sangat baik dan teratur. Lebih-lebih lagi dengan adanya bantuan dari pihak audit DKSH Holdings yang sering membetulkan pihak stesen untuk menyusun atur dan mempamerkan serta mengajar pihak stesen untuk pengurusan kedai Mesra yang terbaik dan dapat memuaskan hati pengguna. Walaupun stesen ini bukanlah sebuah organisasi yang besar, tetapi ia masih dapat diuruskan dengan ‘design’ dan susun atur yang kreatif dan tersusun.
- 72. 64 BAB 6 PROMOSI
- 73. 65 6.1 Promosi 6.1.1 Pengenalan Promosi adalah satu kaedah untuk memberitahu atau menawarkan produk dengan tujuan menarik pengguna untuk membeli atau mengkonsumsinya. Dengan adanya promosi, peruncit boleh menaikkan angka penjualan bagi masa tersebut. Terdapat banyak cara untuk peruncit melakukan promosi yang membolehkan mereka untuk menarik lebih ramai pengguna untuk datang ke premis mereka. Peruncit juga perlu tahu cara untuk melakukan promosi yang berkesan kerana ia akan menentukan sama ada mendapat keuntungan ataupun sebaliknya daripada promosi tersebut. Promosi adalah penting untuk perniagaan tidak kira apa juga jenis perniagaan yang di jalankan. Setiap pengguna terutama kaum wanita seringkali akan menunggu promosi berlangsung untuk melakukan pembelian secara banyak. Peruncit akan mengambil kesempatan ini untuk meningkatkan lagi keuntungan. Perkara ini turut dapat menambahkan lagi pelanggan setia untuk perniagaan tersebut.
- 74. 66 6.1.2 Tujuan Promosi Dilaksanakan Promosi perlu dijalankan kerana ini penting untuk perniagaan. Antara tujuan promosi dilaksanakan adalah untuk menyebarkan maklumat ataupun informasi tentang sesuatu produk kepada target sasaran agar ianya dapat di terima secara baik oleh pengguna terhadap produk tersebut. Selain itu, ia dilaksanakan untuk meningkatkan penjualan supaya perniagaan akan mendapat hasil yang tinggi dan lumayan. Tujuan yang ketiga pula ialah peruncit boleh menarik lebih ramai pelanggan setia untuk perniagaan mereka sekaligus mengekalkan populariti mereka di mata pengguna. Seterusnya peruncit dapat menjaga kestabilan penjualan perniagaan mereka apabila berada di dalam keadaan yang lesu, promosi ini dapat membantu mereka meningkat lagi penjualan. Tujuan kelima adalah untuk menjadikan produk yang dijual lebih dikenali kepada orang ramai dan dapat bersaing dengan baik dan secara sihat dengan pesaing lain. Tujuan keenam supaya mereka dapat mengikut cita rasa pengguna dengan produk yang bakal dipromosikan yang bersesuaian dengan apa yang pengguna inginkan daripada peruncit. Ini akan mendapatkan sambutan yang baik daripada pelanggan untuk membeli produk tersebut dan akhir sekali ialah promosi dapat mengubah tingkah laku dan juga pendapat pengguna terhadap premis dan prosuk yang bakal dipasarkan.
- 75. 67 6.1.3 Cara Pelaksanaan Promosi Setiap peruncit ada cara yang tersendiri untuk melakukan promosi. Antaranya mereka akan menghantar melalui pesanan ringkas ( messaging ), dan ‘e-mail’ kepada pelanggan setia mereka tentang maklumat promosi tersebut. Iklan samada di televisyen atau radio juga merupakan medium yang popular untuk peruncit mempromosikan jualan mereka kepada umum. Atau menggunakan cara yang lebih ekonomi, membuat iklan secara ‘direct’ melalui percakapan secara langsung dengan pengguna. Cara ini ternyata lebih berkesan kerana peruncit boleh menerangkan dengan lebih jelas tentang produk tersebut di mana, pengguna akan bertanya sendiri tentang produk yang dijual. Pada umumnya setelah angka penjualan cukup tinggi, peruncit atau pengeluar akan mengurangi kegiatan promosi untuk inventori tersebut. Rajah 6.1.1 Inventori dengan harga promosi diletakkan ditempat yang senang dilihat
- 76. 68 6.2 Kad Keahlian Rajah 6.2.1 Contoh kad keahlian Petronas ( kad mesra ) Memberi kad keahlian adalah salah satu cara yang popular untuk sesuatu perniagaan berkembang maju dengan lebih cepat. Sama ada diberi secara percuma atau dengan sedikit bayaran, cara ini ternyata boleh menambahkan lagi pelanggan yang setia dengan peruncit tersebut dan sangat berhasil untuk menambahkan lagi hasil jualan mereka. Terdapat pelbagai kaedah untuk mengira bonusnya bergantung pada peruncit sendiri dan ahli selalunya dilindungi oleh insurans dan hal ini membuatkan pemegang kad berasa selamat dan dihargai disamping diberi perhatian oleh pihak peruncit itu sendiri didalam menjaga kebajikan pelanggan-pelanggan mereka.
- 77. 69 Pihak Petronas telah dengan telah memperkenalkan Program Kesetiaan PETRONAS Mesra semua-baru yang telah direka khas bagi menawarkan lebih banyak kemudahan dan ganjaran yang lebih baik. Petronas kad Mesra adalah unik kerana ia menawarkan ganjaran segera serta keistimewaan gaya hidup eksklusif. Dengan PETRONAS kad Mesra, kini pengguna boleh membeli bahan api atau barangan dari kedai Mesra menggunakan mata yang telah dikumpul, atau hanya menikmati diskaun dan promosi yang ditawarkan di stesen Petronas. Program kesetiaan baru ini akan menawarkan pengguna pengalaman yang lebih berharga. Untuk membuat kad ini hanya lebih kurang lima minit sahaja diperlukan. Pengguna hanya perlu mengisi boring keahlian dan akan mendapat kad Mesra serta- merta. Ia boleh terus digunakan selepas itu. Hal ini memudahkan pengguna untuk menggunakan kad tersebut kerana maklumat mereka telah pun berada di dalam data maklumat pelanggan. Walaubagaimanapun, jika kad ini tidak digunakan untuk sebarang transaksi dalam masa enam bulan, ia akan luput dan mata terkumpul akan dimatikan begitu saja. Promosi ini telah pun berjaya menarik hati pengguna dan juga dapat menambahkan pengumpulan mata bagi pelanggan dan meningkatkan lagi hasil jualan dan keuntungan kepada stesen. Selain itu juga dapat menambahkan lagi pelanggan yang setia dengan stesen ini.
- 78. 70 6.3 Kesimpulan Pada pandangan saya, promosi sering dijalankan di stesen ini berikutan terdapat pelbagai jenama yang dijual di sini. Hal ini secara tidak langsung telah menaikkan kadar kepercayaan pengguna untuk membeli barang keperluan mereka dengan lebih murah dan cepat di sini. Walaupun terdapat hampir ribuan SKU di sini, pihak pengurusan tetap dapat menguruskannya dengan baik walaupun terdapat sedikit masalah di sebaliknya. untuk menjalankan sesuatu promosi itu juga, perkara yang perlu ditekankan ialah harga dan kualiti produk. Harganya mestilah tidak terlalu murah, supaya berbaloi dengan pulangan modal dan keuntungan. Kualitinya pula mestilah yang terbaik, supaya kepuasan pengguna dapat dikecapi dan kepercayaan dan kesetiaan mereka tetap pada kita.
- 80. 72 7.1 Kesimpulan Setiap yang bermula pasti akan berakhir, begitu juga dengan latihan industri yang saya jalani ini. Pelbagai rintangan dan pendedahan yang saya alami ketika menjalani latihan industri di Stesen Petronas Putrajaya Enterprise selama hamper lima bulan iaitu dari 17 Jun hingga 1 November 2013. Pengalaman-pengalaman kerja yang diperolehi amatlah bermakna dan boleh dijadikan bekalan untuk menghadapi alam pekerjaan yang sebenar pada masa akan datang. Berdasarkan pendedahan yang diperolehi, boleh saya simpulkan bahawa Putrajaya Enterprise merupakan peruncit yang serba boleh dengan pelbagai kemudahan yang disediakan untuk pengguna. Walaupun stesen ini tidak mempunyai ramai pekerja seperti stesen lain, ia tetap mampu untuk bersaing dan menghasilkan kerja yang produktif. Antara yang dapat saya simpulkan sepanjang hampir lima bulan saya menjalani latihan di sini ialah : 1. Latihan industri dapat mengajar pelajar menempuhi alam pekerjaan yang sebenar. Ini kerana pelajar memang berada dalam situasi bekerja yang sebenar. 2. Mengenali dan mengetahui tentang proses pengurusan stesen serta cara berkomunikasi dengan masyarakat.
- 81. 73 3. Fahami tentang kerja amat penting supaya dapat menarik minat pelanggan dan membuat sesuatu yang berkualiti. Khususnya dalam pengurusan stesen dan kedai Mesra contohnya, hasil kerja yang terbaik sentiasa diperlukan untuk kepuasan pengguna. 4. Disiplin adalah satu perkara yang penting bagi melahirkan pekerja yang berkualiti. Khususnya dalam kedatangan, masa perlu ditepati supaya kerja-kerja tidak tertangguh. 5. Interaksi sesama pekerja juga perlu agar kerja dapat dilakukan dengan sempurna, cepat, dan berkualiti. 6. Pihak pengurusan perlu menjaga kebajikan pekerja dan memberikan faedah- Faedah yang menarik bagi menjaga hati pekerja serta meningkatkan mutu kerja.
- 82. 74 7.2 Kesimpulan Berkenaan Pengurusan Organisasi Dalam skop berkenaan dengan organisasi, peruncit perlu mengenalpasti bantuan dan juga rintangan kea rah mencapai matlamat. Strategi ialah perancangan organisasi untuk mencapai sesuatu misi. Peruncit boleh menggunakan kaedah ‘SWOT’ dalam mengenalpasti bantuan dan rintangan tersebut. ‘SWOT’ mewakili perkataan yang telah digabungkan iaitu : S – ‘Strength’ ( kekuatan ) W – ‘Weakness’ ( kelemahan ) O – ‘Oppurtunity’ ( peluang ) T – ‘Threat’ ( ancaman ) Peruncit perlu mengkaji terlebih dahulu apakah yang dimaksudkan dengan kesemua gabungan perkataan ini supaya boleh menjadi asas dalam memilih strategi yang akan digunakan dalam sistem pengurusan organisasi mereka. 1. ‘Strength’ ( kekuatan ) - Di sini peruncit perlu melihat kekuatan dari segi dalaman yang mana boleh memberi kelebihan kepada mereka seperti produk yang dipasarkan, lokasi perrniagaan, kaedah pemasaran, jumlah tenaga kerja yang digunakan, modal yang mencukupi, kadar persaingan dan sebagainya. Ini akan menjadikan peruncit untuk lebih senang mencapai objektif setelah mengenalpasti kekuatan mana perlu ditekankan untuk mengatasi kelemahan.
- 83. 75 - Untuk stesen ini, lokasi stesen amat sesuai kerana berdekatan dengan masyarakat tempatan, sekolah-sekolah, jabatan kerajaan atau swasta dan pusat perindustrian. - Stesen ini juga dilengkapi dengan pelbagai kemudahan seperti surau dan tandas. - Stesen Petronas Putrajaya Enterprise juga mampu menyediakan perkhidmatan yang cekap, bermutu tinggi dan mengikut citarasa pengguna. Inventori yang dijual berkualiti tinggi kerana pihak stesen akan memeriksa inventori yang masuk sebelum dipasarkan. - Tahap persaingan kurang kerana kedudukannya jauh dari stesen minyak lain. - Stesen ini adalah milik keluarga. Jadi kekuatan jatuh dan bangun ini bergantung kepada mereka sekeluarga dalam mengendalikan urusan perniagaan di dalam organisasi ini.
- 84. 76 2. ‘Weakness’ ( kelemahan ) - Kelemahan juga perlu dikenalpasti supaya dapat diatasi dengan baik atau diperingkat awal lagi. Ini bagi melicinkan lagi apa yang akan dilaksanakan. - Dari segi kelemahan pula, stesen ini perlu berusaha dengan gigih untuk mengatasi stesen pesaing yang terdiri daripada usahawan-usahawan bukan bumiputera yang telah lama muncul di dalam pasaran dan kedudukan mereka sangat kukuh. - Terdapat juga sedikit kepincangan di dalam pengurusan stesen ini dari segi pengurusan terutamanya dari segi kebajikan pekerja dan pengurusan inventori.
- 85. 77 3. ‘Oppurtunity’ ( peluang ) - Dalam perancangan juga peruncit perlu mengenalpasti peluang yang akan diperolehi dan mengambil kesempatan daripada peluang ini. Ia dapat membantu untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi. - Untuk stesen ini yang tidak mempunyai pesaing berdekatan, stesen telah mengambil peluang ini untuk mengembangkan lagi perniagannya kepada stesen yang lebih besar dan menjual pelbagai barangan keperluan pengguna.
- 86. 78 4. ‘Threat’ ( ancaman ) - Ancaman mesti dikenalpasti supaya apabila berlaku, peruncit telah bersedia untuk menghadapi masalah. Ini adalah supaya perancangan peruncit tidak terganggu secara serius apabila terdapat ancaman yang telah dijangka. - Walaupun se-gah mana organisasi ini beroperasi, tetapi ianya tidak dapat lari daripada ancaman. Bagi stesen ini, ancaman yang sering mengganggu operasi stesen adalah masalah kewangan ekonomi. Sekiranya kegawatan ekonomi berlaku, maka perjalanan operasi stesen menjadi lembap. - Selain itu, ancaman dari stesen lain yang pesat membangun turut memberi kesan kepada stesen ini. - Pengguna juga boleh memberi masalah kepada organisasi. Sekiranya servis yang diberikan tidak memuaskan hati pengguna, mereka boleh mencipta pelbagai masalah dengan membuat aduan kepada pihak atasan.
- 87. 79 BAB 8 KOMEN DAN CADANGAN
- 88. 80 8.1 Komen Dan Cadangan Sepanjang hampir lima bulan saya menjalani latihan industri di sini, mustahil Jika saya katakan saya tidak mempunyai sebarang masalah. Pada mulanya sukar untuk saya menyesuaikan diri, tetapi Alhamdulillah dengan sokongan kakitangan stesen, saya dapat menyesuaikan diri akhirnya. Selain daripada itu, saya juga ingin menyuarakan beberapa cadangan dan komen terhadap pihak politeknik dan juga firma. 8.1.1 Pemilihan Tempat Latihan Industri Pada pendapat saya, pihak Politeknik Ungku Omar perlu mengekalkan dan mengenalpasti firma yang berkeupayaan untuk menempatkan penuntut bagi menjalani latihan industri. Jika perlu, pihak politeknik boleh membuat perjanjian bersama dengan firma berkenaan untuk mengekalkan tempat untuk pelajar menjalani latihan tersebut. Ini bertujuan bagi mengatasi masalah kekurangan tempat latihan industry yang dialami oleh pelajar. Ia juga dapat mengelakkan sesebuah firma yang tidak bertanggungjawab mengambil pelajar menjalani latihan industry untuk mengambil kesempatan atas pelajar tersebut.
- 89. 81 8.1.2 Lawatan oleh Pensyarah Bagi pendapat saya, sepatutnya lawatan yang diadakan oleh pensyarah ke firma di mana pelajar menjalani latihan diadakan sekurang-kurangnya dua kali dalam tempoh latihan diadakan. Dengan adanya lawatan yang dibuat, segala masalah yang dihadapi dapat dirujuk oleh para pelajar kepada pensyarah. Saya juga menyarankan pensyarah yang mengadakan lawatan di mana pelajar ditempatkan adalah daripada kursus yang sama dengan pelajar, atau pensyarah yang mengajar pelajar itu sendiri. Ini adalah bertujuan untuk memudahkan lagi proses komunikasi antara pelajar, pensyarah, dan pihak firma jika terdapat sebarang masalah yang berkenaan dengan kursus. 8.1.3 Jadual Kerja Pihak firma perlu menyediakan satu jadual khusus yang merangkumi pelbagai bidang tugas untuk pelajar bagi memastikan tempoh latihan industri dapat digunakan sebaik yang mungkin. Oleh itu, ia dapat menambahkan pengetahuan pelajar dan turut membantu meningkatkan prestasi firma tersebut.
- 90. 82 8.1.4 Rancangan Skop dan Latihan Skop latihan yang diberikan adalah tidak begitu memuaskan kerana ia banyak tertumpu kepada banyak kerja. Ini menyebabkan pemahaman yang mendalam tidak dikecapi sepenuhnya oleh pelajar. Banyak perkara yang dipelajari tetapi pengetahuan yang didapati daripada sesuatu kerja itu tidak begitu mendalam. Oleh yang demikian, saya mencadangkan agar pihak firma membuat perancangan awal kepada pelajar latihan industri supaya latihan yang dijalankan lebih teratur. Walaupun skop kerja yang dilakukan oleh pelajar tidak begitu luas, namun pemahaman terhadap sesuatu kerja itu dapat difahami sepenuhnya.
- 91. 83 8.2 Cadangan Terhadap Organisasi Latihan 8.2.1 Strategi Operasi Dari segi kualiti tentang produk, ianya boleh mempengaruhi organisasi melalui pelbagai cara seperti reputasi dan imej, liabiliti, produktiviti, dan juga kos. Oleh yang demikian, bagi meningkatkan tahap kualiti, organisasi perlu membentuk system pengurusan yang berkualiti. 8.2.2 Pengurusan Inventori Inventori yang ingin dipasarkan di stesen seharusnya diuruskan dengan sebaiknya oleh pihak stesen. Didapati tempat simpanan inventori tersebut sering penuh dengan pelbagai produk yang di’order’ dengan sangat banyak pada satu masa. Ini sangat membebankan pekerja untuk menguruskan stor. Sehinggakan banyak tikus menjadikan stor sarang mereka. Ini tidak bagus kerana inventori tersebut adalah untuk dijual kepada pengguna dan seperti sedia maklum, inventori-inventori rosak tidak sepatutnya di jual.
- 92. 84 8.2.3 Pengkhususan Dalam organisasi ini tahap pengkhususan masih kurang. Oleh demikian untuk memperbaiki masalah ini adalah dari segi pengembangan kerja. Salah satunya adalah dari segi pusingan kerja di mana ia melibatkan usaha memindahkan pekerja dari satu jawatan ke satu jawatan yang lain bersesuian dengan tahap kebolehan mereka. Tujuannya supaya mereka boleh meluaskan pengalaman mereka dan membiasakan diri dengan pelbagai aspek operasi stesen.