Abstract image of a woman sitting on books and studying on a laptop

Laporan l.i

Download as DOCX, PDF
F
farah_ar81

Laporan latihan industri ini dihasilkan oleh Siti Norfarahim Binti Abdul Rahim untuk memenuhi syarat penganugerahan diploma di Politeknik Kuching Sarawak setelah menjalani latihan selama 5 bulan di Syarikat Am-Me Sdn Bhd. Laporan ini mencakup objektif latihan industri, latar belakang organisasi, dan pengalaman yang diperoleh sepanjang tempoh latihan, termasuk penglibatan dalam pelbagai aktiviti dan pembelajaran tentang etika kerja. Syarikat Am-Me Sdn Bhd, yang ditubuhkan sebagai kontraktor elektrik, memiliki objektif yang jelas untuk meningkatkan operasi dan mencapai standard kualiti yang diakui melalui pensijilan ISO.

1 of 74
Downloaded 1,028 times
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Most read
16
Most read
17
18
19
20
21
22
23
Most read
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
BUKU LAPORAN LATIHAN INDUSTRI DISEDIAKAN OLEH SITI NORFARAHIM BINTI ABDUL RAHIM 05DTP11F1027 DI SYARIKAT AM-ME SDN BHD 1ST & 2ND FLOOR LOT 9743 SUBLOT 33 TAMAN LEE LING PHASE 12 (SHOPHOUSE) JALAN MATANG 93050 KUCHING, SARAWAK Buku laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Kejuruteraan Mekanikal Politeknik Kuching Sarawak bagi memenuhi sebahagian dari syarat penganugerahan Diploma dari Kementerian Pendidikan Malaysia POLITEKNIK KUCHING SARAWAK SESI DISEMBER 2012
Laporan l.i
PENGHARGAAN Assalamualaikum w.b.t dan selamat sejahtera, Alhamdulillah syukur ke hadrat ilahi ke atas kurniaanNya, akhirnya saya dapat menyiapkan laporan Latihan Industri dengan lengkap pada masa yang ditetapkan oleh pihak Politeknik.Dalam ruangan ini juga saya ingin menyampaikan rasa terima kasih sya kepada pihak Syarikat AM-ME kerana telah memberikan banyak tunjuk ajar kepada saya selama 5 bulan saya menjalani Latihan Industri di syarikat tersebut. Jutaan terima kasih juga kepada jurutera-jurutera dan juruteknik-juruteknik Syarikat AM-ME yang turut membantu member tunjuk ajar kepada saya walaupun permulaannya sukar untuk mereka berkomunikasi dengan saya. Tidak lupa juga kepada pengarah syarikat Tuan Haji Ahmad Mulana dan penyelia saya Cik Tay Hui Ya kerana memberi kepercayaan kepada saya untuk menjalani latihan Industri di Syarikat AM-ME Sdn.Bhd. Saya juga ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada pensyarah-pensyarah Politeknik Kuching kerana banyak memberi tunjuk ajar dalam menyiapkan buku laporan ini.Mereka banyak memberi tunjuk ajar dan nasihat kepada saya dan rakan-rakan sekelas saya ketika di dalam kelas Soft Skill.Tidak lupa juga kepada kedua ibu bapa saya yang turut menyumbang dari segi kewangan dan juga sokongan kepada saya.Dengan kata- kata semangat dari keluarga menyebabkan saya yakin dalam membuat laporan. Akhir sekali kepada rakan-rakan saya yang turut memberi sokongan dan cadangan kepada saya untuk memebuat laporan ini.Tidak lupa juga kepada rakan
seperjuangan saya di Syarikat AM-ME.Sedikit sebanyak mereka telah membantu saya dalam membuat kerja harian di tempat latihan. ISI KANDUNGAN BAB PERKARA MUKA SURAT PENGHARGAAN ISI KANDUNGAN SENARAI RAJAH BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI 1.1 Pendahuluan 1.1.1 Objektif Latihan Industri 1.1.2 Objektif laporan 1.1.3 Kepentingan Latihan Industri kepada pelajar BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI 2.1 Pengenalan 2..1.1 Lokasi 2.1.2 Carta Organisasi BAB 2 RINGKASAN MINGGUAN 3.1 Pendahuluan
Laporan l.i
BAB 1 PENGENALAN 1.1 PENDAHULUAN Latihan Industri merupakan salah satu syarat wajib bagi semua pelajar Politeknik kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM). Pelajar disyaratkan lulus latihan industri sebelum diperakukan untuk penganugerahan Diploma Politeknik (KPTM). Tempoh Latihan Industri yang dijalankan oleh pelajar Politeknik adalah selama kira-kira 5 bulan iaitu di mana pelajar akan menjalani Latihan Industri pada semester ke- 4.
Bermula dari Jun 2001, semua Politeknik di Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia melaksanakan sistem yang memberikan sepuluh mata kredit kepada pelajar yang menjalani Latihan Industri. Setiap pelajar yang akan menjalani Latihan Industri ditempatkan di organisasi samada dipilih oleh pelajar sendiri atau pihak Politeknik bersesuaian dengan kursus yang diambil. Semasa menjalani Latihan Industri di organisasi masing-masing, pelajar akan didedahkan dengan suasana kerja yang sebenar yang tidak pernah berlaku di Politeknik dan kehidupan seharian pelajar tersebut. 1.1.1 Objektif Latihan Industri Latihan Industri ini adalah untuk mencapai objektif-objektif tertentu ke atas diri seseorang pelajar tersebut sebelum mereka keluar sebagai graduan di Politeknik di mana mereka akan mendapat peluang pekerjaan yang berkaitan dengan kursus yang diambil dengan penganugerahan Diploma dari Politeknik. Antara objektif latihan industri ialah untuk mendedahkan para pelajar dengan suasana di alam pekerjaan yang sebenar. Selain itu, latihan ini juga akan melatih para pelajar membina personality diri yang positif apabila menjalani latihan industri. Di samping itu, objektif latihan ini juga adalah untuk melatih pelajar melakukan sesuatu tugas atau kerja dengan mendengar dan mengikut arahan yang diberi oleh pihak syarikat. Latihan industri bertujuan untuk meningkatkan lagi minat pelajar terhadap kursus yang diambil serta memupuk semangat kerjasama berpasukan dalam diri pelajar ketika dia alam pekerjaan.Selain itu, latihan ini juga adalah untuk melatih pelajar supaya mematuhi peraturan-peraturan keselamatan industri yang telah ditetapkan.
Dengan adanya latihan industri jugalah, pelajar akan dapat menyediakan laporan latihan Industri dengan lengkap setelah tamat Latihan Industri untuk dinilai oleh pihak Politeknik sebagai bukti bahawa pelajar tersebut ada menjalani latihan di syarikat tersebut. 1.1.2 Objektif Laporan Laporan yang disediakan penting sebagai bahan bukti dan hasil catatan perjalanan aktiviti pelajar sepanjang mereka menjalani Latihan Industri bagi memenuhi sebahagian syarat penganugerahan Diploma.Di Politeknik atau dimana-mana institut pengajian tinggi, para pelajar diwajibkan menunjukkan buku laporan mereka kepada pensyarah bagi mereka membuat penilaian yang telah ditetapkan di dalam peraturan Latihan Industri. Laporan Latihan Industri juga boleh dijadikan bahan rujukan kepada pelajar yang lain yang akan menjalani Latihan Industri. Laporan ini juga dapat menunjukkan kerja- kerja yangdilakukan oleh pelajar sepanjang mereka menjalani latihan industri di syarikat masing-masing. Tujuan utama pihak Politeknik mewajibkan penulisan buku laporan adalah untuk memberikan latihan kepada para pelajar agar dapat menyediakan buku laporan yang sempurna apabila berada di alam pekerjaan kelak. Selain itu, laporan yang hendak ditulis mestilah lengkap dan teratur bagi mendapatkan markah terbaik dalam penulisan buku laporan ini. Buku laporan ini akan diperiksa dan diteliti oleh pihak Politeknik bagi memastikan para pelajar menjalani Latihan Industri mengikut masa yang ditetapkan oleh pihak Politeknik.
1.1.3 Kepentingan Latihan Industri kepada pelajar Setiap pelajar Politeknik wajib menjalakan latihan industry. Latihan ini akan dijalankan selama satu semester atau 5 bulan. Latiihan ini merupakan satu titik permulaan alam pekerjaan yang sebenar yang sememangnya berhubung dengan apa yang telah dipelajari sepanjang sesi pengajian. Terdapat banyak kepentingan latihan industri ini kepada pelajar.Setiap palajar harus tahu tentang kepentingan latihan industri dalam sistem pembelajaran.Justeru itu, pelajar hendaklah memanfaatkan peluang sepanjang tempoh latihan.Antara kepentingan latihan industri kepada pelajar adalah untuk melepaskan syarat utama yang diwajibkan ke atas pelajar-pelajar Politeknik bagi mendapatkan Diploma. Selain itu, latihan ini juga membolehkan pelajar mendapat pengalaman dan pengetahuan dalam kursus yang diamnil sebelum menceburi mana-mana bidang pekerjaan yang berkaitan atau sesuai dengan ursus yang diambil. Ini akan menjadi bekalan kepada pelajar dan seterusnya meningkatkan keyakinan diri dalam menghadapi realiti di alam pekerjaan yang sebenar. Latihan Industri ini juga dapat membantu meningkatkan kefahaman pelajar dalam sistem pembelajaran yang berasaskan teori. Dengan adanya latihan industri ini, pelajar akan lebih memahami apa yang telah dipelajari secara amali dan dapat membentuk seorang pelajar yang berpengetahuan tinggi dan berkemahiran dari segi amali mahupun teori. Dengan erti kata lain, para pelajar akan memperolehi lebih banyak pengalaman dan memiliki pengetahuan yang lebih dengan menggabungkan ilmu dari segi teori dan amali.
BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI 2.1 PENGENALAN Syarikat AM-ME Sdn Bhd (SASB) telah ditubuhkan pada 18/04/2000 sebagai sebuah syarikat kontraktor elektrik.Dari segi sejarah penubuhannya, SASB sebenarnya adalah berasal daripada Syarikat AM Electrical Works (AMEW) iaitu sebuah syarikat
jenis perseorangan yang berdaftar sebagai kontraktor elektrik dan bertaraf Bumiputra dengan Pusat Khidmat Kontraktor, CIDB, Jabatan Bekalan Elektrik dan Gas, Pejabat Kewangan Persekutuan, Unit Pendaftaran Konraktor, SESCO dan Telekom Malaysia Berhad. Secara umumnya, segala urusan yang berkaitan dengan AMEW termasuklah kakitangan atau pekerjanya telah diambil alih sepenuhnya oleh pengurusan yang baru dengan tertubuhnya SASB. Sejajar dengan kemunculan alaf baru ini, SASB ditubuhkan dengan tujuan untuk memperluas/memperkembangkan lagi operasinya keseluruh Malaysia dan menyertai atau memperolehi kontrak yang lebih besar kosnya.Semasa masih dibawah AMEW, syarikat hanya beroperasi di Sarawak, Sabah dan Labuan sahaja. Kakitangan yang terdiri daripada pekerja yang berpengalaman telah berjaya menyiapkan kerja-kerja yang dibuat dengan bermutu tanpa mengira saiz dalam tempoh yang ditetapkan.Disamping itu, kedudukan kewangan yang kukuh serta perhubungan yang baik telah mayakinkan para pembekal kami untuk bekerjasama dimana mereka telah member kemudahan kredit dan harga yang kompotetif. Dengan adanya kakitangan yang berpengalaman, rekod kerja yang baik dan kemudahan kredit serta harga barang yang kompotetif daripada pembekal, maka tidak hairanlah mengapa kami berjaya mendapat beberapa projek yang besar dalam setahun serta berulang daripada pelanggan yang sama. Pada 8hb oktober 2003, SASB telah Berjaya memperolehi Sijil ISO 9001-2000 (Quality Management System) daripada Allied Certification Services.Ini adalah sebagai salah satu inisiatif kami untuk maju setapak ke hadapan.
Selaras dengan hasrat kerajaan untuk mewujudkan masyarakat yang berdaya saing dan berdaya maju menjelang Wawasan 2020, kami akan berusaha member perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan kami tanpa mengira saiz atau lokasi kerja yang dibuat. Sokongan padu daripada pelanggan yang berpuashati dengan perkhidmatan yang kami berikan akan membantu kami untuk muncul sebagai sebuah Syarikat Kontraktor Elektrik Bumiputra yang berjaya menjelang Wawasan 2020. 2.1.1LOKASI Pejabat Syarikat AM-ME Sdn.Bhd terletak di Tingkat 1 dan 2 Lot 9743 Sublot 33 Taman Lee Ling Fasa 12 (Shophouse) Jalan Matang 93050 Kuching Sarawak. Manakala,stor syarikat ini terletak di Lot 4567, Lorong 6A1 Taman Matang Jaya, Jalan Matang 93050 Kuching, Sarawak.
2.1.2CARTA ORGANISASI
PENGARAH URUSAN HJ.AHMAD MULANA BIN HASSAN JURUTERA MOHAMMAD BIN ALI ELSA BINTI AHMAD MULANA EKSEKUTIF KESELAMATAN MOHD.RIZAL BIN AHMAD MULANA BAHAGIAN TEKNIKAL PENYELIA/ORANG KOMPETEN MOHD ZAMRI BIN AHMAD MULANA MOHD RIZAL BIN AHMAD MULANA MUSTAFAR BIN AHMAD MULANA RAMLAN BIN AHMAD AZYZZY BIN JOHARI ZURAKMAN BIN ZULKIPLEE KHASRI BIN MAHEDIN MOHD ZAMRIE BIN MOS BAHAGIAN PROJEK MOHD ZAMRI BIN AHMAD MULANA MOHAMMAD BIN ALI BAHAGIAN PROJEK (PENTADBIRAN) ELSA BINTI AHMAD MULANA TAY HUI YA AZALAN BIN JUNAIDI BAHAGIAN PENTADBIRAN/AKAUN AM-ME AIDAWATY BIN HUSAINI TAY HUI YA
BAB 3 RINGKASAN MINGGUAN 3.1 PENDAHULUAN Dalam menjalani latihan industri, saya telah di dedahkan dengan banyak perkara yang baru. Selain mempraktikkan apa yang telah dipelajari di politeknik, saya juga telah didedahkan dengan peraturan-peraturan dan etika syarikat dan ianya perlu dipraktikkan setiap kali saya berada di syarikat di mana saya menjalani latihan industri. Ketika menjalani latihan industri di syarikat ini, saya telah ditempatkan di bahagian pengurusan.Dalam menjalani latihan industri, saya telah diberi masa selama 8 jam 1/2 sehari, bermula dari jam 08.00 a.m – 05.30 p.m setiap hari bermula dari hari Isnin – Sabtu.Berikut merupakan ringkasan mingguan ketika saya menjalani latihan industri selama 22 minggu. 3.2 RINGKASAN MINGGU PERTAMA HINGGA KE 20 MINGGU AKTIVITI 1 & 2 Mendaftar di Syarikat AM-ME Sdn. Bhd pada jam 8.00 pagi Mengisi buku dokumen keluar/masuk Belajar cara-cara pemfailan sesuatu dokumen Belajar dan mengetahui tujuan membuat „Purchase
Order (PO)‟ Membuat label dan melabel alat elektronik bagi Program 5S iaitu susun,sisih,sapu,seragam dan sentiasa amal Fotokopi dokumen „Bank Guarantee‟ bagi projek Celcom Menaip rumusan sebut harga kerja elektrik bagi projek MRSM Melipat „Shop Drawing‟ Gotong-royong sempena Tahun Baru 2013 (Program 5S) selama tiga hari 3&4 Membuat pemfailan Menyediakan dokumen-dokumen untuk „Claim 10%‟ bagi projek Celcom Memasang rak besi untuk diletakkan di dalam stor fail Mengira jenis lampu Menaip senarai lampu Membuat „Purchase Order (PO)‟ dan „Delivery Order (DO)‟ bagi projek Celcom Membuat „Request of Work Order‟ untuk setiap tapak bagi projek Celcom Membuat „Renewal of Banking Facilitys‟ 5&6 Membuka fail baru untuk Projek Celcom
Fotokopi „Invoice‟ untuk setiap tapak untuk rujukan akauntan Membuat pemfailan Membuat surat rasmi bagi penamatan penyewaan incubator bagi tiga syarikat Membuat salinan katalog untuk dilampirkan bersama dokumen tender yang lain bagi projek Jabatan Kimia Bintulu Mencari „resume‟ yang terbaru bagi jawatan „Site Engineer‟ dan „Supervisor‟ Fotokopi „Collateral Deposit‟ untuk setiap tapak bagi projek Celcom Fotokopi dokumen lessen untuk Sungai Antu bagi projek Celcom Menaip senarai lampu Mengemas Pejabat. Mengemas pejabat adalah rutin pekerja setiap minggu 7&8 Membuat pemfailan Mengemaskini PO & DO projek Celcom Membuat fotokopt insuran untuk setiap tapak bagi projek Celcom Menyediakan dokumen untuk membuat „Celcom Claim 40%‟ bagi projek Celcom
Mengisi buku dokumen keluar/masuk Pergi ke Syarikat Tiong hee untuk membuat pembayaran servis lori syarikat Membuat „Administration & Finance monthly meeting 2013‟ Mengira jenis lampu Menampal bahan-bahan elektronik di papan untuk membuat „Sample Board‟ bagi Jabatan Kimia Bintulu 9&10 Mendengar arahan dari penyelia sepanjang penyelia tiada seperti:- - Merekod dokumen keluar/masuk - Cop fax yang datang - Merekod segala panggilan dari luar Melipat „Shop drawing‟ Mengemaskini fail setiap tapak bagi projek „Celcom‟ Membuat empat salinan laporan bagi projek Jabatan Kimia Bintulu Menaip surat „Final Acceptance Certificate (FAC)‟ bagi projek Bekalan Elektrik Luar Bandar Mengemas fail di bilik stor dari tahun 1999 hingga 2012 selama empat hari berturut-turut Fotokopi „Schematic diagram‟ iaitu „distribution board (DB)‟ dan „main switch board (MSB)‟ dalam bentuk
saiz A4 bagi projek Pembinaan Sekolah Baru 12 Bilik Darjah SK Landeh 11&12 Menyemak jumlah jenis pendawaian di dalam lukisan Membuat pemfailan Membuat „Summary details for supervisor and general worker‟ Membuat DO untuk empat tapak iaitu:- - Kpg kaba - Rumah Tujang - Rumah Segan - Sg.Strass Belajar menggunkan „User Business System (UBS)‟ untuk menguruskan stok Jabatan Kimia Mengikuti mesyuarat bersama pengarah dan staf Mengemaskini PO bagi projek Celcom Membuat fotokopi dokumen untuk „Celcom Claim 40%‟ Mengisi boring kehadiran pelajar praktikal bagi bulan dua pelajar dari LSK Belajar menggunkan UBS Memasukkan stok item bagi Jabatan Kimia Bintulu dengan menggunakan UBS Membuat „Summary of UBS‟
Membuat pemfailan Fotokopi „Company Profile‟ untuk dilampirkan bersama tender Fotokopi „BPM Claim‟ bagi projek Celcom 13&14 Menaip semula „Schedule of Price‟ bagi projek Felcra Samarahan Palm Oil Mill, Sarawak Fotokopi katalog untuk dilampirkan bersama tender Membuat pemfailan Membuat fotokopi „Provisional Acceptance Certificate (PAC)‟ bagi projek Celcom Mengemaskini PO Celcom bagi bulan 3 Menyemak bahagian katalog dalam kontrak dan katalog fail JKR untuk dihantar ke JKR bagi projek Jabatan Kimia, Bintulu Membuat „retention claim‟ 12 tapak bagi projek Celcom Batch 1 Medengar dan melihat cara-cara menggunakan Microsoft Project daripada jurutera Membuat DO bagi projek Celcom batch 2 part 2 Membalut „drawing‟ Jabatan Kimia, Bintulu untuk dibawa oleh Pengarah untuk mesyuarat di Kuala lumpur 15&16 Fotokopi DB/MSB dari „drawing‟ untuk di buat sebut
harga oleh bagi….. tender Komplek Majlis Islam Miri, Sarawak Mengira jenis lampu bagi tender Komplek Majlis Islam Miri, Sarawak Membuat pemfailan Membuat „retention claim‟ bagi projek Celcom batch 1 Part 1 Fotokopi „Bill of Quantity (BQ)‟ bagi tender Komplek Majlis Islam Miri, Sarawak Mengisi buku keluar/masuk Membuat „Summary Details for Mechanical Engineer 17&18 Membuat DO untuk Jabatan Kimia dengan menggunkan UBS Membuat pemfailan Fotokopi katalog dan dokumen tender untun tender Komplek Majlis Islam, Miri Membuat „retention claim‟ untuk projek Celcom Batch 1 Part 1 dan Celcom Batch 2 part 2 Mengajar asas penggunaan UBS kepada jurutera elektrik Mengisi borang „mock-up‟ 19&20 Membuat DO & PO bagi projek Jabatan Kimia dengan menggunakan UBS
Membuat pemfailan Membuat „summary details for UBS’ Cop borang Mock Up Mengisi buku dokumen keluar/masuk Fotokopi catalog bagi projek Jabatan kimia, Bintulu Membuka fail bagi pekerja teknikal yang baru Membuat senarai nama pekerja yang bertugas untuk projek Jabatan Kimia, Bintulu BAB 4 BAHAGIAN TEKNIKAL
4.1 5S 4.1.1 PENGENALAN 5S merupakan satu amalan budaya dalam masyarakat Jepun. Mula diperkenalkan di Singapura pada tahun 1986 dan telah diamalkan dengan jayanya di sana. Amalan ini kemudiannya dipraktikkan di Malaysia, Thailand, Korea, China, India, Indonesia, Sri Lanka, Russia, Hungary, Poland, Bulgaria, Colombia, Uruguay, Brazil, Costa Rica dan Mexico.Amalan 5S merupakan asas kepada peningkatan kualiti dan produktiviti secara berterusan.5S ialah singkatan kepada perkataan Jepun iaitu:  SEIRI ertinya SISIH  SEITON ertinya SUSUN  SEISO ertinya SAPU  SEIKETSU ertinya SERAGAM  SHITSUKE ertinya SENTIASA AMAL
Amalan 5S sangat popular pada masa kini kerana dengan adanya amalan ssebegini, tempat kerja lebih bersih dan tersusun dan lebih selamat.Hasil daripada amalan ini mudah dilihat oleh semua orang dan sedikit sebnayak menjana pemikiran kreatif kakitangan. Malah, ia dapat meningkatkan disiplin semulajadi kepada kakitangan serta kakitangan akan berbagga dan menghargai tempat kerja. Di samping itu juga, ia dapat meningkatkan keyakinan masyarakat terhadap perkhidmatan agensi. 4.1.2 AMALAN 5S 4.1.2.1 SEIRI – SISIH Sisih adalahmenyisih dan membuang barang atau dokumen yang tidak perlu di tempat kerja dengan mengasingkan barang atau dokumen mengikut keadaan dan keperluan.Patuhi prosedur yang sedang berkuatkuasa bagi penyisihan barang/dokumen yang perlu dilupuskan. Gunakan Sistem Kad Pembuangan iaitu:-  Hijau - Buang/Sisih  Kuning - Tidak Pasti  Merah - Simpan 4.1.2.2 SEITON – SUSUN
Susun adalah menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula. Ikuti kaedah `Masuk Dulu Keluar Dulu‟ ( First In First Out) untuk menyimpan sesuatu barang atau dokumen. Selain itu, wujudkan tempat khas untuk sesuatu barang dengan jelas. Semua barang dan tempatnya mesti ditunjuk dengan label yang jelas. Letakkan barang di tempat yang mudah dilihat, mudah dikesan dan disimpan semula.Asingkan peralatan eksklusif dengan peralatan biasa.Peralatan yang kerap digunakan mestilah diletakkan berhampiran dengan pengguna bagi memudahkan pengguna mengguna peralatan itu. 4.1.2.3 SEISO – SAPU Sapu dimaksudkan disini adalahmembersih tempat kerja dan peralatan pejabat dengan rapi supaya bebas dari kekotoran.Amalkan amalan SAPU ini selama 5 – 10 minit setiap hari sebelum tamat waktu pejabat. Tugaskan penjaga bagi setiap peralatan atau ruang (ownership) bagi memastikan paralatan atau ruang dalam keadaan yang bersih.Selain itu, gabungkan aktiviti pembersihan dengan pemeriksaan supaya dapat mengenalpasti amalan ini dilakukan dengan lancer atau tidak. 4.1.2.4 SEIKETSU – SERAGAM
Seragam ialahmengamalkan Sisih, Susun dan Sapu secara berkesan.Wujudkan peraturan atau etika untuk dipatuhi.Lekatkan peraturan atau etika pada peralatan atau ruang yang digunakan bersama. Dengan adanya peraturan dan etika pada setiap peralatan dan ruang, ia akan mewujudkan rasa tanggungjawab seseorang pekerja terhadap sesuatu. 4.1.2.5 SHITSUKE - SENTIASA AMAL Dengan mempraktikkan Amalan 5S, ia dapat mendisplinkan kakitangan di tempat kerja.Selain itu, mereka akan sentiasa mematuhi peraturan atau etika yang disediakan sehingga menjadi budaya di tempat kerja dan bekerjasama serta berfikiran positif di samping dapat menjadi seorang yang profesional. 4.2 FAKTOR KEJAYAAN AMALAN 5S Salah satu faktor kejayaan Amalan 5S ialah sokongan dan komitmen berterusan dari pengurusan atasan dengan penegasan yang diberikan. Amalan 5S ini bermula dengan kesedaran, latihan, pemantauan dan penilaian walaupun pada mulanya ia akan menjadi sesuatu yang remeh dikalangan kakitangan. Semua orang
wajibmengamalkannya dan tiada siapa yang memerhati sahaja. Dengan mengulangi putaran 5S, ia akan mencapai tahap yang lebih tinggi dan menjadikannya budaya. 4.3 KESAN AMALAN 5S Kesan daripada Amalan 5S ialah tempat kerja lebih bersih, kemas, selamat dan selesa. Malah, kakitangan akan seronok bekerja dalam suasana yang sebegitu. Selain itu, dapat menjana pemikiran kreatif dan meningkatkan disiplin, kecekapan dan produktiviti.Amalan 5S ini juga dapat memupuk semangat kerja berpasukan dan mengurangkan pembaziran.Ia juga dapat menjimatkan masa pencarian dokumen dan membina budaya kualiti. 4.4 LANGKAH KE ARAH PELAKSANAAN PROGRAM 5S 4.4.1 LANGKAH 1 (PERSEDIAAN) Pengurusan tertinggi mestilah memahami falsafah dan faedah 5S. Selain itu, perlulah mengadakan lawatan organisasi model 5S. Pengurusan tertinggi memberi sokongan yang padu bagi pelaksanaan Amalan 5S dan menubuhkan jawatankuasa pemandu 5S serta melantik penyelia bagi Amalan 5S dan melatih penyelia dan jawatankuasa 5S. Tugas pemandu adalah menentukan arah keseluruhan pelaksanaan 5S dan membentuk pelan pelaksanaan.Selain itu, pemandu 5S juga menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan dan menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan.Mengenalpasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua kumpulan adalah tugas pemandu.Pemandu jugamenetapkan sistem ganjaran, Mengawasi dan menilai
kemajuan pelaksanaan dengan jawatankuasa audit serta mengawal kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai berkaitankebersihan. 4.4.2 LANGKAH 2 (PELANCARAN RASMI OLEH PIHAK PENGURUSAN TERTINGGI) Pada langkah kedua ini, pengurusan tertinggiakan mengumumkan pelaksanaan program 5S dan menerangkan objektif program 5S kepada semua pekerja. Pengurusan tertinggi juga akan menghebahkan carta organisasi 5S dan tugas serta tanggungjawab kumpulan kecil kakitangan. Beliau juga akan memastikan penyediaan alat-alat promosi seperti kain rentang, poster, kertas edaran, lencana dan sebagainya sudah dilakukan. Akhir sekali, mengadakan latihan 5S, luaran atau dalaman serta lawatan ke organisasi contoh kepada semua kakitangan. 4.4.3 LANGKAH 3 (GOTONG-ROYONG SEMUA PEGAWAI DAN KAKITANGAN) Selepas pengurusan tertinggi mengumumkan pelaksanaan 5S, anjurkan gotong- royong.Semua pegawai dan kakitangan akan diberi tanggungjawab kumpulan kecil di seluruh kawasan mengikut zon. Sediakan alat dan bahan mencuci secukupnya.Aktiviti ini termasuk membuat SISIH atau mengasing dan mengenal pasti barang yang tidak perlu.Gotong-royong 5S ini perlu diadakan secara berterusan mengikut keperluan dan matlamat. 4.4.4 LANGKAH 4 (PERMULAAN SISIH)
Sediakan kaedah membuang barang yang tidak perlu di kawasan tempat kerja (kad pembuangan).Aktiviti SISIH diamalkan oleh semua orang untuk menyisih barang buangan selepas Hari Gotong-Royong (Big Cleaning Day).Pada hari gotong-royong ini, kenalpasti dan asingkan barang tidak perlu untuk pelupusan dan direkodkan (jika perlu).Barang yang tidak perlu milik organisasi perlu dikaji dahulu untuk mendapat kelulusan pengurusan sebelum tindakan diambil.Item yang tiada nilaidan senang dibuang mestilah dibuang dengan segera manakala item yang ada nilai dan boleh dijual mestlah cari pembeli yang menawarkan harga yang tinggi.Aktiviti SISIH perlu dilakukan secara berterusan mengikut keperluan. Pada hari gotong-royong, setiap orang perlu mengenal pasti barang atau bahan yang tidak diperlukan.Adakan “HARI SISIH - BIG SEIRI DAY” 2 kali setahun dan fokus utama adalah pembuangan bahan atau item yang tidak diperlukan.Semasa aktiviti harian 3S (SISIH, SUSUN dan SAPU), setiap orang cuba untuk membuang item yang tidak perlu dan mengelak dari mengumpul barang atau bahan yang tidak diperlukan. Ketua bahagian dan juruaudit 5S melawat tempat kerja dan berbincang dengan pemudahcara berkenaan pembuangan barang atau bahan yang tidak diperlukan. 4.4.5 LANGKAH 5 (AMALAN SISIH, SUSUN, SAPU) SEIRI : Buang barang/bahan yang tidakdiperlukan dan tidak digunakan, gunakan ruang secara ekonomikal. SEITON : Perbaiki lokasi dan kaedah penyimpanan barang supaya masa mencari dan mengambil dapat diminimumkan.
SEISO : Patuhi jadual mencuci dan memeriksa peralatan dan keselamatan bagi mewujudkan tempat kerja yang cekap, selesa dan selamat. Amalan SUSUN mempunyai tujuh prinsip iaitu yang pertama, ikut kaedah „MASUK DAHULU KELUAR KEMUDIAN‟ (FIFO) untuk menyimpan sesuatu.Wujudkan tempat khas untuk sesuatu item dengan jelas.Semua barang atau bahan dan tempatnya mesti ditunjuk dengan label yang jelas supaya mudah untuk dikenal pasti apabila hendak digunakan.Selain itu, letakkan barang atau bahan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula.Akhir sekali,asingkan alatan eksklusif dan yang biasa.Alatan yang kerap digunakan diletak dekat atau berhampiran pengguna. LANGKAH 6 (AUDIT BERKALA) Bagi langkah yang terakhir, adakan audit dalaman 5S dan rancang sistem galakan. Dan jalankan audit dalaman 5S secara berterusan. Untuk memeriahkan lagi suasana program amalan 5S ini, wujudkan pertandingan antara bahagian untuk mengekalkan aktiviti 5S dan berikan anugerah secara berkala kepada kumpulan pemenang bagi menghargai penyertaan mereka.Adakan lawatan sambil belajar ke organisasi yang mengamalkan 5S untuk bertukar idea bagi berkongsi idea dan menambahkan pengalaman.Menganjurkan pertandingan antara bahagian atau unit bagi mengelakkan aktiviti 5S terhenti dan rancang aktiviti peningkatan kualiti yang baru. 4.5 KESIMPULAN Pelaksanaan 5S melibatkan semua peringkat kakitangan dan kakitangan perlu diberi kesedaran melalui kempen 5S.Latihan Amalan 5S untuk pemudahcara dijalankan secara dalaman serta jawatankuasa Pemandu ditubuhkan di mana ahli terdiri daripada
ketua-ketua bahagian.Jawatankuasa Kerja (Promosi, Latihan dan Audit) dilantik dan dipengerusikan oleh ketua-ketua bahagian untuk merancang aktiviti secara menyeluruh.Pelan tindakan pelaksanaan 5S disediakan oleh setiap jawatankuasa kerja dalam tempoh ditentukan.Status pencapaian aktiviti dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan untuk makluman dan tindakan. Pemudahcara perlu memberi laporan kepada ketua bahagian masing-masing untuk maklumat dan sokongan.Pemudahcara dibenarkan mengadakan perbincangan dengan ahli kumpulan di bawah kelolaannya untuk memberi galakan dan sokongan demi kejayaan 5S.Kumpulan 5S digalakkan mengadakan perbincangan ringkas seminggu sekali bagi merancang dan memantau perkembangan aktiviti 5S di kawasan zon masing- masing.Kumpulan 5S juga dikehendaki menyediakan pelan tindakan untuk pembaikan di zon sendiri.Gunakan sudut 5S untuk maklumat tentang aktiviti 5S. PESANAN BELIAN(PO) DAN PESANAN PENGHANTARAN(DO) 5.1 PESANAN BELIAN (PURCHASE ORDER /PO) Satu pesanan belian (PO) adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, menunjukkan jenis, kuantiti, dan bersetuju harga bagi produk atau perkhidmatan penjual menyediakan kepada pembeli.Menghantar pesanan pembelian kepada pembekal merupakan tawaran undang-undang untuk membeli produk atau perkhidmatan. Penerimaan pesanan belian oleh penjual biasanya membentuk satu kontrak antara pembeli dan penjual.Jadi, kontrak tidak wujud sehingga pesanan belian diterima.Ia digunakan untuk mengawal pembelian produk dan perkhidmatan dari pembekal
luar.Membuat pesanan pembelian adalah biasanya langkah pertama dalam proses pembelian sesuatu barang. 5.2 PESANAN PENGHANTARAN (DELIVERY ORDER/DO) Pesanan Penghantaran (DO) adalah dokumen dari pengirim, atau pemilik kargo yang perintah pembebasan pengangkutan kargo kepada pihak lain.Biasanya perintah bertulis membenarkan penghantaran langsungbarangan kepada pembawa gudang, atau orang lain yang dalam perjalanan perniagaan biasa mereka gudang resit isu atau bil muatan. Menurut Kanun Perdagangan Seragam, perintah penyampaian merujuk kepada suatu perintah yang diberikan oleh pemilik barang-barang kepada orang dalam milikan mereka (pengangkut atau gudang) mengarahkan orang untuk menyampaikan barang itu kepada orang yang bernama dalam perintah itu. 6.1 PEMFAILAN 6.1.1 SISTEM FAIL Sistem fail adalah satu proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir. Ia juga merupakan satu proses klasifikasi penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki.
Tujuan pemfailan ialah untuk membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan serta memperkemaskan Arahan perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam. Selain itu, ia juga dapat mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan dan membantu pegawai atau staf yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka. Di samping itu juga ia dapat membantu pegawai atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka. Sistem ini digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira kemajuan teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di jabatan atau agensi yang kecil. Rujukan hendaklah dibuat pada pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain
yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan Panduan Pengurusan Pejabat. Kepentingan pengurusan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. 7.1 SHOP DRAWING 7.1.1 PENGENALAN Sebuah lukisan kedai adalah lukisan atau set lukisan yang dihasilkan oleh kontraktor, pembekal, pengilang, sub-kontraktor, atau pembuat. ‘Shop drawing’ biasanya diperlukan untuk komponen pasang siap. Contoh termasuk lif, struktur keluli, kekuda, pra-tuang, tingkap, peralatan, kabinet, unit pengendalian udara dan millwork.Juga penting adalah pemasangan dan penyelarasan lukisan kedai perdagangan seperti lembaran ductwork logam, paip, paip, perlindungan kebakaran, dan elektrik.
‘Shop drawing’tidak dikeluarkan oleh arkitek dan jurutera di bawah kontrak mereka dengan pemilik.‘Shop drawing’ ialah pengeluar atau versi kontraktor disediakan maklumat yang ditunjukkan dalam dokumen pembinaan. ‘Shop drawing’ biasanya menunjukkan lebih terperinci daripada dokumen-dokumen pembinaan. Ia diambil untuk menjelaskan pemasangan barang-barang untuk anak-anak kapal pengeluaran pengilang atau krew pemasangan kontraktor. Gaya ‘shop drawing’biasanya adalah amat berbeza daripada lukisan arkitek itu. Penekanan utama lukisan kedai adalah pada produk tertentu atau pemasangan dan tidak termasuk catatan mengenai produk dan pemasangan lain, melainkan jika integrasi dengan produk yang berkenaan adalah perlu. Istilah „shop drawing‟ merujuk dengan gambar, gambar rajah,ilustrasi, jadual, kepingan potong, pemasangan pengilang risalah dan data yang lain atau maklumat yang khusus disediakan atau dipasang oleh atau bagi kontraktor dan diserahkan oleh kontraktor untuk menggambarkan beberapa sebahagian daripada kerja-kerja projek.Lukisan kedai biasanya disediakan oleh pakar subkontraktor atau fabrikasi dan biasanya diperlukan untuk komponen pasang siap, seperti lif, kekuda, pra-tuang,tingkap, peralatan, kabinet,dan unit-unit pengendalian udara. Penggunaan ‘shop drawing’ digunakan dalam projek-projek pembinaan biasa dan kesan yang liabiliti pemilik, arkitek,jurutera, kontraktor am,subkontraktor, khusus subkontraktor dan bahan pembekal. Memahami kegunaan ‘shop drawing’, bagaimana mereka dikaji semula dan diluluskan dan jenis-jenis tuntutan undang-undang yang timbul daripada ‘shop drawing’ dan prosedur kajian adalah penting untuk meminimumkan potensi liabiliti dan memudahkan pembinaan proses.
‘Shop drawing’ dicipta untuk menjelaskan fabrikasi atau pemasangan barang- barang untuk pengeluaran atau krew pemasangan.Sebagai salah satu mahkamah menjelaskan, ‘shop drawing’ adalah perkataan yang terakhir sebagaimana kerja-kerja yang perlu diteruskan dan menggantikan seni bina pelan. Itulah sebabnya dikaji semula dan diluluskan oleh arkitek yang memeriksa mereka untuk pematuhan dengan reka bentuk konsep projek dan mematuhi spesifikasi dokumen-dokumen kontrak. Oleh itu, ‘shop drawing’yang diluluskansentiasa menjalankan asal tujuan rancangan.‘Shop drawing’ digunakan padaprojek-projek pembinaan kerana ia tidak boleh dilaksanakan untuk reka bentuk profesional (arkitek atau jurutera) untuk menyediakan perihal setiap butir-butir yang bangunan yang besar dan rumit atau penambahbaikan lain. Selain itu, lukisan seni bina dan spesifikasi yang biasanya hanya menentukan prestasikehendak yang perlu dipenuhi oleh kontraktor, bukan khusus reka bentuk projek di bawah dokumen kontrak diterbitkan oleh Amerika Institut Arkitek (AIA), ‘shop drawing’ bukan sebahagian daripada kontrak dokumen. 7.1.2Ulasan dan Kelulusan ‘shop drawing’ Pemilik kontraktor dan reka bentuk profesional semua mempunyai tanggungjawab tertentu dan liabiliti berkenaan dengan ‘shop drawing’.Kesilapan yang ditemui di ‘shop drawing’sering membawa kepada yang tidak diduga atau yang tidak diingini hasil pembinaan dantuntutan undang-undang yang ketara terhadap arkitek, jurutera dankontraktor.Pemilik projek jarang memikul tanggungjawab langsung untuk ‘shop drawing’.
Walau bagaimanapun, pemilik boleh bertanggungjawab kerana tindakan arkitek atau jurutera yang bertindak sebagai ejen bagi pemilik.Kontraktor itu mempunyai tanggungjawab untuk mengkaji semula dan meluluskan ‘shop drawing’sebelum mengemukakannya kepada reka bentuk profesional untuk ulasan lanjut dan kelulusan. Tujuan kajian kontraktor „shop drawing‟ ialah untuk menyelaraskan perdagangan dan mengesahkan bahawa projek boleh dibina seperti yang dikehendaki dengan dokumen-dokumen kontrak.Kontraktor mengesahkan dimensi ‘shop drawing’ berkaitan dengan ‘shop drawing’ lain dan pelan.Kontraktor membuat nota khas semakan selain daripada yang diminta oleh reka bentuk profesional.‘Shop drawing’ tidak sepatutnya menjadi satu cara untuk mencadangkan perubahan dari pelan seni bina. Jika perubahan atau penyelewengan daripada rancangan diperlukan, perintah perubahan bertulis perlu dilaksanakan. Reka bentuk professional tanggungjawab adalah untuk mengkaji dan meluluskan ‘shop drawing’ bagi memeriksa pematuhan dengan maklumat yang diberikan dan konsep reka bentuk yang dinyatakan di dalam dokumen kontrak dan bukan untuk menentukan ketepatan dan kesempurnaan butiran seperti dimensi dan kuantiti atau arahan yang menyokong untuk pemasangan. 7.1.3 Kesimpulan Proses „shop drawing’menimbulkan risiko yang mestidiuruskan dengan berhati- hati keranamasalah semasa kajianboleh membawa kepada pemasangan yang tidak betuldan kelewatan. Kontraktor yangprofesional dalam reka bentuk bolehmengurangkan liabiliti dengan mempunyai kontrak yang jelasbahasa yang menggambarkantujuan yang
tepat dan batasankajian semula dan kelulusan ‘shop drawing’.Penjadualan yang betul kajian ‘shop drawing’ adalah pentinguntuk memastikan pemulihan yang tepat pada masanyadan untuk mengelakkan tuntutan kelewatan. 8.1 USER BUSINESS SYSTEM 8.1.1 PENGENALAN UBS merupakan perisian perakaunan yang popular di Malaysia dan di Negara- negara lain seperti Singapura, Brunei, Indonesia, Filipina dan negara-negara lain. Kegunaan Sistem Perkaunan UBS ialah untuk tujuan perakaunandan menghasilkan laporan-laporan perniagaan dan penyata pendapatan dengan menggunakan software UBS. UBS Stock Control adalah sistem yang kuat, cekap dan tepat dengan keupayaan untuk mengekalkan tahap optimum inventori.Sistem ini boleh mengintegrasikan dengan Sistem Perakaunan UBS, untuk menyediakan fungsi-fungsi perakaunan yang luas dan dapat mengintegrasikan untuk UBS Sistem Titik Jualan, untuk mengawal semua pergerakan inventori berkesan. UBS Stock Control boleh disepadukan untuk UBS Perakaunan.UBS Stock Control adalah sistem masa nyata yang mengemaskini stok anda dengan segera selepas kemasukan.Ia juga melakukan sebagai sistem invois di mana anda boleh mencetak invois dan pesanan penghantaran.R & D yang meluas sejak beberapa tahun lalu telah
meningkatkan keberkesanan sistem.Satu Rang Undang-undang yang mudah lagi berkuasa modul bahan telah dimasukkan untuk meningkatkan sistem. Matlamat UBS ialah untuk memberikan kefahaman yang sistematik.Sistem ini menyediakan penyelenggaraan garis saham di tangan, resit, isu-isu, jualan (diproses melalui sistem bil) dan pemindahan. UBS Computerised Accounting Systemmelakukan proses penyimpananrekod-rekod kewangan dan laporan-laporan kewangan, dimana ia biasaditemui dalam operasi merekod akaun secara manual.UBSialah satuperisian perakaunan berkomputer yang komprehensif kerana bentukperisiannya yang sesuai untuksemua jenis perniagaan.UBS Computerised Accounting Systemialah satu pakej penyelesaiankewangan yangfleksibel.UBS membolehkankita untukmembina danmengekalkankeseluruhansetakaun. Satu siri komprihensif laporan disediakan untuk menganalisis pergerakan saham, untuk menyediakan satu sejarah transaksi untuk tujuan audit dan analisis permintaan dan lain-lain. Antara laporan disediakan:- a. Titik Jualan (Point of Sales) b. Pesanan Pembelian (Purchase Order) c. Perintah Penerimaan(Received Order) d. Pemiutang (Creditors) Inventori (Inventory) Pertanyaan(Inquiries) Bil (Billing)
Penghutang (Debtors) Jualan (Sales) 8.1.2 TUJUAN UBS STOCK CONTROL Tujuan UBS diperkenalkan ialah untuk mendaftar semua stor yang terdapat di HQ dan cawangan-cawangan lain, merekod penerimaan barang mengikut stor yang terlibat dan pengeluaran barang daripada stor. Selain itu, ia juga dapat mengemaskini maklumat stor serta merekod paras minima dan mengetahui baki terkini stor. Dengan adanya sistem ini, kehilangan barang-barang di stor akan dapat dielakkan dan memudahkan pengawalan barang-barang di stor. 8.1.3 CARTA ALIR PENGGUNAN UBS LOG IN UBS clickUBS select type UBSat the password click OK TO CREATE ITEM, SUPPLIER AND CUSTOMER CODE AND NAME Click MAINTENANCE ITEM MAINTENANCE
9.1 PROSES TENDER 9.1 PENGENALAN Di Malaysia, amalan yang biasa diamalkan ialah klien menawarkan sesuatu projek pada kelompok kontraktor dimana kontraktor tersebut masing-masing akan menyediakan kos yang paling optimum dan keputusannya adalah terletak kepada klien untuk memilih kontraktor yang layak. Apabila tender dari sesebuah kontraktor itu diterima oleh klien, maka wujudlah ikatan yang dinamakan kontrak antara kontrak yang dipilih oleh klien. Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang untuk melakukan kerja disamping mendapatkan persetujuan daripada pihak yang berkenaan. Menurut March (2003) pula, proses menender merupakan proses taktikal bagi pemilihan satu-satu pihak bagi membekal suatu perkhidmatan, produk atau item kerja. Tanpa menghiraukan mekanisme pemilihan,proses tawaran dan penerimaan perlu ada di dalam Masukkan ITEM NO, ITEM DESCRIPTION, UNIT MEASURE, UNIT COST PRICE dan QUANTITY
tender.Ia merupakan satu proses bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu pihak serta skop kerja yang telahpun dikenalpasti. Tender merupakan proses utama yang dilakukan oleh klien untuk mendapatkan kontraktor yang layak. Pemilihan kontraktor biasanya dibuat melalui pertandingan yang melibatkan perbandingan antara perkara tertentu seperti harga dan masa pembinaan.Ini adalah antara faktor utama pemilihan kontraktor selain reputasi serta pengalaman kontraktor tersebut. Tender merupakan suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang bagi mendapatkan persetujuan daripada pihak tertentu.Sesuatu tender merangkumi beberapa peringkat, tatacara dan prosedur yang berkenaan.Ia melibatkan proses dokumentasi, proses pemilihan dan penilaian kontraktor dan proses untuk menentukan harga kontrak terbaik yang boleh dipersetujui serta masa penyiapan yang paling relevan untuk menyiapkan sesuatu projek pembinaan. Tender boleh diringkaskan sebagai satu sistem untuk memilih kontraktor bagi menjalankan kerja-kerja kontrak pembinaan. Menurut Marsh (2003), prosedur spesifik yang diadaptasi bagi sesuatu proses tender akan bergantung kepada ciri-ciri berikut :- (i) Jenis pentenderan yang akan dibuat (ii) Bilangan petender yang dipilih (iii)Keadaan kontrak (iv)Sama ada proses yang melibatkan peringkat tunggal atau dua peringkat (v) Pertanggungjawab yang diperlukan (vi)Nilai jangkaan tender
(vii) Lokasi tender (viii) Mekanisme pemilihan Secara umumnya, tujuan utama proses menender adalah untuk memilih seorang kontraktor yang benar-benar berkelayakan dan bagi mendapatkan satu tender yang boleh dipersetujui dan diterima oleh kedua-dua pihak yang terlibat. 9.2 JENIS TAWARAN Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktikkan di Malaysia. Antara yang sering diamalkan ialah tender terbuka, tender terpilih dan tender perundingan. Setiap jenis tender mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing dan pelaksananannya adalah bergantung kepada kesesuaian dalam proses menender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya. 9.2.1 TENDER TERBUKA Tender jenis initerbuka untuk ditandingi oleh semua kontraktor atau pembekal yang berdaftar dengan Kementerian kewangan bagi bekalan dan perkhidmatan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) bagi kerja. Tender terbuka sering dilamalkan dalam industri pembinaan di Malaysia untuk memilih kontraktor yang berkelayakan dan untuk melaksanakan suatu pembinaan yang dirancang.Persaingan secara tender terbuka adalah lebih adil dan dapat menjamin harga
tender yang ditawarkan mengikut pasaran semasa.Klien akan mengiklankan tawaran dalam akhbar-akhbar tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminat menawarkan harga yang munasabah bagi projek tersebut. Di dalam iklan tawaran,akan disebut tentang skop kerja yang ditawarkan dan isu- isu yang penting berkaitanprojek yang akan dijalankan yang perlu diberi perhatian oleh pihak kontraktor.Iklan bagi tender terbuka juga mencakupi rangka yang terperinci tentang jenis, ukuran, program dan sifat utama kerja atau projek.Petender akan dikenakan sejumlah wang tertentu untuk membeli dokumen tender tersebut dan dokumen yang telah lengkap diisi hendaklah dihantar pada tarikh dan tempat yang telah ditetapkan. Penawaran harga oleh kontraktor biasanya berdasarkan jumlah anggaran kasar sesebuah pembinaan berdasarkan pengalaman kontraktor itu sendiri.Harga ini termasuklah harga bahan binaan,gaji pekerja, bayaran untuk sub-kontraktor, kerja sampingan dan keuntungan. Harga tender yang diserahkan itu merupakan tawaran yang muktamad tanpa ada apa-apa perundingan dan tawar-menawar dengan pihak klien.Semua kontraktor yang berkelayakan boleh mencuba nasib mereka untuk memenangi tender tersebut kerana klien tidak terikat untuk memilih mana-mana pentender yang menawarkan harga yang rendah. Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan klien mendapatkan seorang kontraktor yang menawarkan harga yang paling minimum bagi suatu projek pembinaan tanpa menjejaskan mutu kerja dan bahan binaan.Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidak semestinya harga yang paling baik pada pandangan klien.Dalam tender ini,
klien yang diwakili oleh perunding arkitek, jurutera dan juru ukur bahan akan membuat pelawaan kepada kontraktor untuk menender di akhbar-akhbar. Tender terbuka mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis-jenis tender lain.Tender terbuka memberi peluang yang samarata kepada semua kontraktor yang baru mendaftar dan kurang pengalaman.Ini kerana pemilihan adalah berdasarkan harga yang ditawarkan oleh setiap kontraktor.Di samping itu,ia juga tidak memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus.Tender jenis ini juga tidak menggalakkan manipulasai dan pakatan harga di antara kontraktor yang memasuki tender.Tender jenis ini bersifat kompetitif dan ini juga boleh mewujudkan persaingan yang sihat diantara kontraktor yang terlibat dan kebaikan kepada klien pula adalah dari segi aspek pemilihan kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling munasabah. Tender terbuka tidak sesuai untuk projek yang memerlukan penyepian segera.Kos projek mungkin akan meningkat disebabkan mutu kerja yang dihasilkan kurang berkualiti disebabkan harga tawaran yang terlalu rendah.Ini adalah amat berisiko keran kontraktor mungkin akan membuat tuntutan yang tidak munasabah untuk mengelakkan kerugian. Tender jenis ini jarang dipraktikkan oleh pihak swasta.Ini adlah kerana proses yang panjang diperlukan bermula daripada peringkat penyediaan dokumen, mengiklankan, penyediaan lukisan spesifikasi sehinggalah kepada proses penilaian dan pemilihan kontraktor yang layak yang mana berlaku pembaziran wang dan masa. Selain itu, tender terbuka kurang mengalakkan penggunaan alatan moden kerana projek yang biasanya terlibat dengan tender terbuka adalah berkos rendah dan
sederhana.Kesukaran memilih kontraktor yang layak juga menjadi satu masalah bagi pihak klien kerana ia melibatkan jumlah yang agak besar dan membazir masa dan wang bagi kedua-dua pihak iaitu kontraktor dan klien. 9.2.2 TAWARAN TERHAD DAN TERTUTUP Tender yang terpilih adalah tender yang hanya dikemukakan kepada kontraktor- kontraktor yang telah dipilih oleh klien.Ini bermakna jumlah kontraktor yang boleh memasuki tender untuk tender jenis ini adalah kecil tetapi kontraktor ini dipilih berdasarkan pengalaman dan kemahiran yang luas dalam sesuatu bidang.Kontraktor yang berpengalaman luas dan mempunyai kemahiran tertentu yang bersesuaian akan dikenalpasti terlebih dahulu dan hanya mereka sahaja yang akan dipelawa untuk menyertai tender.Bilangan kontraktor terpilih biasanya kecil iaitu antara 5 hingga 8 orang.Persaingan juga berlaku tetapi dalam jumlah yang kecil.Melalui sistem tender ini, pemilihan kontraktor binaan dan kelayakannya.Terdapat dua cara menyenaraikan kontraktor yang biasa diamalkan iaitu: 1. Perunding bagi pihak klien akan menyenaraikan nama-nama kontraktor yang layak.Tender hanya akan ditawarkan kepada nama kontraktor yang termasuk dalam senarai tersebut.Kontraktor yang meletakkan harga yang munasabah dan rendah biasanya akan dipilih. 2. Proses yang telah diterangkan dalam “Kod Peraturan Pemilihan”. Tender terpilih mengurangkan risiko kegagalan pembinaan dan mengurangkan kos penyediaan dokumen tender.Ia amat sesuai bagi kerja-kerja khas yang memerlukan kemahiran tertentu.Projek dapat disiapkan dengan baik kerana kontraktor yang
berpotensi, bereputasi tinggi serta yang benar-benar layak telah dipilih di peringkat awal lagi. Sistem tender terpilih juga tidak dapat lari dari kekurangannya iaitu tidak semua kontraktor yang baru berdaftar dan kurang pengalaman kerana ia terhad untuk kontraktor yang mahir serta berpengalaman.Salah satu masalah yang sering timbul apabila mengamalkan tender jenis ini ialah terdapatnya pakatan harga di antara kontraktor yang disenaraikan.Klien tidak mempunyai pilihan lain jika semua kontraktor meletakkan harga yang tinggi dari kos yang ditaksir dari anggaran kasar, maka pemilihan terpaksa di buat ke atas kontraktor yang menawarkan harga yang paling rendah antara kontraktor tetapi lebih tinggi dari kos asal.Biasanya kes ini berlaku jika kontraktor itu mengenali antara satu sama lain. Tender terhad hanya boleh dilaksanakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia sebelum ianya dilaksanakan.Tawaran terhad biasanya terbuka kepada semua kontraktor yang termasuk di dalam kategori yang telah dinyatakan dalam iklan tawaran.Contohnya tawaran terhad kepada kontraktor bumiputera sahaja. 9.2.3 TAWARAN PERUNDINGAN Dalam tender perundingan, klien akan menghantar surat kepada kontraktor tertentu untuk menjemput kontraktor tersebut menyediakan rangka perbelanjaan bagi projek yang dirancangkan.Klien akan berunding dengan seorang kontraktor secara langsung mengenai projek pembinaan yang akan dilaksanakan sebelum memilih kontraktor yang bersesuaian melalui tender perundingan. Biasanya klien akanmenjemput
kontraktor yang mempunyai reputasi dan rekod yang baik yang diketahui latar belakang projek yang terlibat serta semestinya berkemahiran. Biasanya, kos yang ditawarkan oleh kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan jenis-jenis tender yang lain. Ini kerana kontraktor akan terlibat secara langsung dari peringkat awal kitaran hidup projek pembinaan sehinggalah ke peringkat penyerahan projek kepada klien. Klien akan diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakan secara cara binaan yang maksimumkan keuntungan sesuatu projek pembianaan. Namun begitu, kos bagi membiayai proses tender adalah murah memandangkan klien telah pun mempunyai kontraktor pilihan yang dirasakan layak tanpa perlu melibatkan jemputan untuk menender yang mengambil masa yang panjang dan tanpa melibatkan kontraktor yang ramai. Terdapat dua jenis tender perundingan yang biasa dijalankan: 1. Tender yang diambil oleh kontraktor antarabangsa Tender ini biasanya dijalankan untuk membina projek yang besar, berteknologi tinggi dan memerlukan kepakaran yang sangat khusus.Contohnya adalah pembinaan lapangan terbang antarabangsa, empangan hidroelektrik, bangunan pencakar langit dan sebagainya. Satu jemputan tawaran akan dikeluarkan iaitu antara kontraktor antarabangsa yang terlibat. Tujuanya adalah memberi kemudahan kepada klien untuk berhubung dengan kontraktor bagi mengetahui keupayaan dan kebolehan sebenar kontraktor bagi menjalankan projek tersebut. Kemudian, tawaran yang dihantar akan ditapis dan boring tawaran tender akan diberikan kepada kontraktor yang layak.
2. Tawaran oleh firma arkitek Dalam tender jenis ini, boring tawaran hanya dikeluarkan kepada sejumlah kecil kontraktor yang terpilih atau telah menjadi anak syarikat. Segala keperluan dan perbelanjaan akan dibincangkan bersama antara kontraktor terlibat dengan firma arkitek yang dilantik dan keputusannya adalah bergantung kepada arkitek yang bertanggungjawab. Secara umumnya, tender perundingan membolehkan perbincangan diadakan antara pihak klien dan kontraktor bagi mendapat kos yang sesuai selain kontraktor dapat memberi nasihat tentang rekabentuk, teknologi, bahan, cara pembinaan dan sebagainya. 9.2.4 TENDER PRAKELAYAKAN Peraturan pra-kelayakan adalah bertujuan untuk menapis kontraktor-konbtraktor supaya mereka yang mempunyai pengalaman, kebolehan teknikal, kewangan secara pengurusan bagi melaksanakan sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian di dalam sesuatu tender yang diadakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia. Secara amnya, tender prakelayakan adalah agak sama dengan tender terbuka. Perbezaanya Cuma kontraktor yang akan dipilih adalah kontraktor yang mempunyai latarbelakang yang kukuh dan rekod yang baik sahaja akan dipilih berbanding tender terbuka di mana semua kontraktor mempunyai kelayakan yang sepatutnya iaitu mempunyai kepakaran kerja, modal pusingan yang cukup dan kemahiran dalam bidang tertentu, satu boring tawaran akan diberi kepada kontraktor yang memohon. Dalam borang tawaran ini kontraktor dikehendaki memberi maklumat
tentang kenyataan kewangan dan pengurusan untuk memastikan latar belakan diketahui dengan jelas oleh klien. Notis tawaran tender prakelayakan juga sama dengan tender terbuka iaitu dibuat dengan menyatakan skop kerja dan tarikh tawaran dan butir-butir lain mengenai projek yang akan dijalankan. Tambahannya, adalah klien selalunya menetapkan jangka masa pembinaan bagi projek tersebut.Selain itu, notis tawaran juga berkehendakkan kontraktor membuat pembayaran tertentu bagi menjamin semua kontraktor yang memasuki tawaran adalah „bona fide’. 9.3 DEPOSIT TENDER Pembekal atau kontraktor tempatan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan dikecualikan dari mengemukakan deposit tender. Bagi tender antarabangsa, pretender asing diperlukan mengemukakan deposit tender bernilai antara RM62,500 bagi tawaran kurang dari RM5 juta sehinggan deposit bernilai RM1 juta bagi tawaran bernilai RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, petender dikehendaki mengemukakan deposit tender bernilai RM50,000 bagi kontrak di bawah RM10 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi kontrak kerja yang bernilai RM100 juta. Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan. Bagi tender antarabangsa, deposit tender hendaklah dikenakan seperti berikut: ANGGARAN NILAI TENDER JUMLAH DEPOSIT TENDER Hingga RM 5 juta RM 62,500 Melebihi RM 5 juta sehingga RM 10 juta RM 187,500 Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 375,000
Melebihi RM 20 juta sehingga RM 30 juta RM 625,000 Melebihi RM 30 juta RM 1 juta Deposit tender bekalan/perkhidmatan ANGGARAN NILAI TENDER JUMLAH DEPOSIT TENDER Hingga RM 10 juta RM 50,000 Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 150,000 Melebihi RM 20 juta sehingga RM 50 juta RM 350,000 Melebihi RM 50 juta sehingga RM 100 juta RM 750,000 Melebihi RM 100 juta RM 1 juta Deposit tender kerja Bagi pretender tempatan yang mendapat pengecualian daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah dikenakan sebanyak 2.5 % daripada harga tawarannya atau maksimum RM 10,000. Semua deposit tender hendaklah dalam bentuk draf bank atau jaminan bank. Oleh kerana pentender tempatan tidak dikenakan deposit, sekiranya kontraktor menolak tawaran setelah tawaran dibuat kepadanya dalam tempoh sah laku tawaran berkenaan, tindakan penggantungan pendaftaran akan diambil terhadap mereka. Kontraktor tersebut akan digantung oleh Perbendaharaan daripada mengambil bahagian dalam tender kerajaan selama dua tahun bagi kesalahan pertama dan lima tahun bagi
kesalahan kedua. Untuk kesalahan ketiga, pendaftaran syarikat berkenaan akan dibatalkan, seterusnya nama pemilik modal atau ahli Lembaga Pengarah disenaraihitamkan. Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi mereka yang dikenakan bayaran deposit tender, jika pentender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan bahawa pentender benar-benar serius dalam menender sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja. Deposit tender bagi pentender yang tidak Berjaya hendaklah dipulangkan setelah tender itu disetuju terima oleh pentender yang berjaya atau selepas tamat tarikh sah laku tender. Deposit pentender yang berjaya akan dikembalikan selepas bon perlaksanaan diterima. Sebelum sesuatu kontrak bekalan atau perkhidmatan yang nilainya melebihi RM 50,000 tetapi tidak melebihi RM 500,000 disempurnakan, kontraktor yang Berjaya hendaklah memberi Bon Perlaksanaan sebanyak 2.5% daripada jumlah harga kontrak. Bagi kontrak yang melebihi RM500,000 pula, Bon Perlaksanaan yang diperlukan ialah sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak. Untuk kontrak bekalan atau perkhidmatan bermasa yang berkuatkuasa selama dua tahun atau lebih, peratus Bon Perlaksanaan hendaklah dikira mengikut harga anggaran kontrak bagi setahun sahaja dan tidak daripada keseluruhan harga kontrak.Walaubagaimanapun, tempoh tamat Bon Perlaksanaan tersebut hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.
9.4 PROSES MEMASUKI TENDER JKR OLEH KONTRAKTOR Terdapat beberapa prosedur tertentu yang perlu dilalui oleh kontraktor sebelum iadapat bertanding untuk memperolehi tender tersebut iaitu iklan, mengisi dokumen tender dan menghantar dokumen tender sebelum tarikh tutup. 9.5 IKLAN Apabila mempelawa tender, publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal yang „bona fide’berpeluang untuk meyertai tender dan dengan yang demikian membolehkan kerajaan memperolehi tawaran yang terbaik.Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurang satu akhbar harian utama berbahasa Melayu.Walaubagaimanapun, untuk tender antarabangsa, sekurang- kurangnya di dalam dua akhbar, di mana satu berbahasa Melayu dan satu berbahasa Inggeris pemberitahuan juga dihantar kepada kedutaan dan Pesuruhjaya Tinggi negara- negara yang sesuai dan boleh mengambil bahagian di dalam tender tersebut. Bagi tender yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan, iklan tender juga akan dipaparkan di dalam laman web BPPK. Pentender diberi tempoh tidak kurang dari 21 hari bagi tender tempatan.Bagi tender antarabangsa, tempoh tersebut adalah tidak kurang dari 56 hari. Walaupun publisiti meluas digalakkan bagi urusan tender, pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambilkira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah diketahui tidak melebihi lima kontraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal demikian, kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan
hendaklah dihantar melalui surat berdaftar. Iklan tender dikeluarkan pada setiap minggu iaitu pada hari Isnin dan Khamis di dalam akhbar-akhbar tempatan iaitu bagi projek yang melebihi RM 100,000. Bagi projek yang nilai tendernya kurang RM 100,000, sebut harga akan dipamerkan pada papan kenyataan jabatan. Kontraktor yang ingin memasuki tender perlu menyemak keperluan kerja, kelayakan kelas, kepala dan subkepala serta masa dan tempat kepala.Juga perlu dipastikan tarikh tutup tawaran serta jumlah wang cagaran dan wang tebusan. Di samping keperluan di bawah Arahan Perbendaharaan bagi publisiti tender, kenyataan tender hendaklah juga menyatakan bahawa dokumen tender hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka. Waktu tender ditutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hari bekerja. 9.6 DOKUMEN TENDER a. Antara kandungan yang patut ada di dalam suatu tender ialah b. Arahan kepada penender c. Spesifikasi-spesifikasi d. Borang-borang tender e. Surat Setujuterima f. Syarat-syarat tender g. Terma-terma kontrak h. Bills of Quantities/Ringkasan tender i. Jadual Kadar Harga
j. Lukisan teknikal serta pelan k. Cadangan-cadangan pemindahan teknologi l. Prestasi/Track record m. Profail/Kedudukan kewangan petender n. Perkara-perkara lain yang berkaitan 9.7 PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER 9.7.1 PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER BEKALAN DAN PERKHIDMATAN i. Sediakan dokumen berasingan untuk perincian teknikal dan harga. ii. Tawaran perlu dikemukakan dalam sampul yang berasingan dan berlakri serta kedua-dua sampul perlu dimasukkan ke dalam satu bungkusan. iii. Syarat wajibnama syarikat dan harga tidak dicatat dalam dokumen tawaran teknikal. 9.7.2 PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER KERJA a) Perlu menggunakan Borang JKR Siri 203 untuk tender kerja secara konvensional, Borang PWD DB/T untuk projek yang dilaksanakan secaraTurnkey atau Design and Build. b) Borang JKR Siri 203 digunakan bagi projek yang dibiayai oleh peruntukan asing setelah dipersetujui. c) Memasukkan peruntukan Seksyen 34(2) Akta CIDB 1994 (Akta 520) berkaitan levi sebanyak 0.125% bagi tender kerja melebihi RM500,000 bagi petender yang berjaya.
9.7.3 PENGURUSAN TENDER-TENDER KERAJAAN. Setiap jabatan dikehendaki mengikuti garis panduan yang berikut untuk menggelakkan kelewatan pengurusan tender-tender kerajaan. I. Sebelum satu-satu tender itu diambil, satu carta (jadual) hendaklah diadakan bagi menunjukkan anggaran masa untuk tiap-tiap peringkat dari tarikh tender ditutup hingga keputusan dibuat. II. Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan tidak melewati tempoh yang ditetapkan di dalam carta (jadual). III. Lembaga Tender hendaklah bersidang dalam tempoh 2 minggu selepas penilaian tender selesai. IV. Keputusan sesuatu tender itu hendaklah dilampirkan kepada penender yang berjaya menurut carta (jadual) yang ditetapkan. V. Di mana sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada Perbendaharaan untuk keputusan, rujukan tersebut hendaklah sampai kepada Perbendaharaan dalam tempoh 7 hari selepas keputusan Lembaga Tender. 9.8 MENGISI DOKUMEN TENDER Cara mengisi sesuatu boring tender adalah penting untuk menjamin Dokumen Tender dari kontraktor tersebut sah dan layak memasuki tender.Kontraktor hendaklah membuat perkiraan awal sendiri untuk dibandingkan dengan „quotation’ dari JKR dan seterusnya dapat memberikan harga yang kompetitif. Bagi dokumen tender yang menggunakan senarai kuantiti (BQ), hendaklah dipastikan kadar harga dan mendarabkan kuantiti dengan betul.
Kesilapan yang kecil sekalipun seperti mengisi jenama peralatan tidak seperti yang dihargakan adalah perlu dielakkan.Kontraktor juga perlu memastikan jumlah senarai kuantiti atau ringkasan tawaran dipindahkan dengan betul ke Ringkasan Tender dan seterusnya ke Borang Tender.Akhir sekali, kontraktor perlu mencatatkan harga tender, tempoh kerja dan kemudiannya menandatangani Borang Tender. Dokumen Tender akan dijual mulai tarikh iklan tender tersebut dibuat di dalam akhbar tempatan. Hanya kontraktor atau pembekal yang memenuhi syarat-syarat pendaftaran dalam bidang yang berkenaan dibenarkan membeli Dokumen Tender tersebut.Bagi tender antarabangsa, pengecualian diberikan dari syarat-syarat keperluan pendaftaran. 9.9 PENUTUPAN TENDER Tender mahupun sebut harga yang diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan Jabatan berkenaan.Keselamatan peti tawaran hendaklah sentiasa dijaga. Biasanya tempoh antara penyediaan tender hingga penutupan tender adalah minima antara 21 hari. Namun tempoh ini akan lebih lama jika membabitkan projek yang lebih besar kosnya. Sebelum menghantar sesuatu dokumen tender itu, kontraktor hendaklah menyemak pada iklan tarikh tutup dan tempat mengemukakan tender kerana ia mungkin berbeza dengan tempat membeli tender. Kontraktor juga perlu memastikan tajuk dan nombor projek dicatatkan di luar sampul surat tender.
Borang Tender hendaklah dimasukkan ke dalam peti yang bertulis tajuk projek berkenaan sebelum pukul 12 tengahari. Begitu juga jika boring tersebut dihantar melalui mel udara. Penghantaran boring tender selepas masa dan tarikh tersebut tidak akan dilayan. Satu lagi perkara penting dalam menghantar Borang Tender adalah elakkan menggabungkan 2 tender dalam 1 sampul walaupun kedua-dua tender tersebut mempunyai tarikh tutup yang sama kerana projek yang berlainan mempunyai peti yang berbeza dan dalam kes ini kerugian adalah bagi pihak kontraktor itu sendiri. 9.10 KONTRAK Kontrak ialah satu perjanjian yang terjalin apabila satu pihak bersetuju untuk menerima tawaran daripada satu pihak yang lain. Ianya merupakan satu persetujuan bertulis berdasarkan perjanjian yang boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang yang mengikat kedua-dua belah pihak yang berkontrak yang terlibat iaitu klien dan kontraktor. Kontrak merupakan elemen yang sangat penting dalam industry pembinaan kerana terdapatnya proses kerjasama antara pelbagai pihak bagi mewujudkan tujuan persetujuan yang dipersetujui. Dalam projek-projek kerajaan, jika didapati perlu atau sesuai untuk mengadakan satu kontrak formal, kontrak itu hendaklah dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949. Sebelum sesuatu kontrak kerja dimulakan, kontraktor hendaklah mengemukakan Bon Perlaksanaan sebanyak 5% daripada keseluruhan kontrak. Bon Perlaksanaan yang dikemukakan hendaklah dalam bentuk jaminan dari bank berlesen di bawah akta Bank
dan Institusi Kewangan 1989 yang menjalankan perniagaan di Malaysia atau Jaminan Insurans hendaklah bagi kontrak kerja yang bernilai tidak melebihi RM1 juta. Bagi nilai melebihi RM1 juta, jaminan hanya boleh dikemukakan dalam bentuk Jaminan Bank sahaja. Jenis-jenis kontrak yang biasa dipraktiskan di Malaysia mempunyai 4 jenis iaitu kontrak „Lump Sum’ (Gumpalan), konrak ‘Measure & Value’ (Ukur & Nilai), kontrak ‘CostReimursement’ (Kos Pembayaran Ganti) dan kontrak Turnkey. 9.10.1 KONTRAK LUMP SUM Kontrak Lump Sum boleh dilaksanakan dalam tiga cara. Pertamanya berdasarkan kepada lukisan spesifikasi yang disertakan dengan spesifikasi.Biasanya kontrak ini digunakan untuk kerja yang memerlukan projek disiapkan cepat dan lukisan spesifikasi yang disertakan adalah kurang memuaskan untuk mendapatkan ukuran yang tepat.Ini menyebabkan kontraktor terdedah kepada risiko yang tinggi. Kontrak Lump Sum berdasarkan lukisan dan senarai bahan digunakan untuk projek-projek yang bernilai lebih RM 1 juta.Dengan menggunakan kaedah pengukuran yang tepat berdasarkan pelan yang disediakan, kedua-dua pihak yang terlibat dapat merasai keadilan. Jenis kontrak seperti ini juga kan memudahkan pembayaran kemajuan kerja dan untuk kerja-kerja ubahsuai. Kontrak Lump Sum berdasarkan kepada lukisan dan jadual kadar harga pula digunakan jika masa tidak mencukupi untuk menyediakan dokumen-dokumen lain dan kebanyakan projek ini mengikut harga yang ditetapkan kontraktor. Ia juga kadangkala digunakan dalam kerja penyeleggaraan bangunan. Menurut Saidin (1998), kontrak Lump
Sum jenis ini juga telah diubahsuai secara umum yang boleh dibahagi kepada dua kategori:- I. Kontrak Fixed Price – merangkumi penetapan terhadap kerja-kerja kecil di dalam kontrak tersebut serta harganya tidak boleh diubah setelah kontrak ditandatangani II. Kontrak Firm Price – boleh dibuat perubahan terhadap harga tetapi tidak boleh mengubah jumlah besar kontrak tersebut 9.10.2 KONTRAK MEASURE AND VALUE Kontrak jenis ini secara khususnya digunakan bagi bangunan-bangunan yang besar serta perlu dirahsiakan daripada pengetahuan masyarakat kedudukan bahagian- bahagian tertentu di dalam bangunan tersebut, misalnya ialah penjara dan institusi kewangan atau bank kerana factor keselamatan.Pembinaan dilakukan secara tepat di mana tiada penyediaan lukisan spesifikasi yang setara dan senarai bahan bagi tujuan perlaksanaan. Masalah yang biasa di dalam kontrak jenis ini adalah dari aspek menentukan harga perbelanjaan sebenar khususnya pada peringkat permulaan kerja.Tawaran projek adalah secara sementara atau dikenali juga sebagai provisional.Bayaran hanya dibuat setelah kontraktor yang terlibat memulakan kerja-kerja yang telah disiapkan. Pengubahsuaian kontrak biasa berlaku dan bahagian yang dimaksudkan itu adalah:- (i) Lukisan, spesifikasi kerja dan jadual kadar harga – pembayaran dilakukan mengikut jadual yang telah dipersetujui terlebih dahulu antara pihak klien dan kontraktor
(ii) Lukisan, analisa kos dan spesifikasi kerja – pembayaran bagi projek adalah berpandukan pada projek-projek lain yang setara iaitu mempunyai fungsi dan bentuk fizikal yang agak sama 9.10.3 KONTRAK COST REIMBURSEMENT Kontrak Cost Reimbursement kadangkala juga dikenali sebagai Kontrak Cost Plus. Secara umumnya, kontrak jenis ini boleh dibahagikan kepada 3 kategori utama iaitu:- I. Wang Kos Prime + Yuran Tetap II. Wang Kos Prima + Peratus Yuran III. Wang Kos Prima + Yuran Sasaran Yuran yang terlibat adalah kiraan keuntungan dan perbelanjaan pengurusan manakala Wang Kos Prima merupakan kos-kos yang melibatkan kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan atau jentera dan juga alat-alat sampingan di dalam pembinaan projek berkenaan. Biasanya, kos pengurusan dan keuntungan telah dipersetujiu terlebih dahulu dalam bentuk sejumlah peratusan tambahan ke atas kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan. Sistem pengurusan ini amat sesuai untuk projek-projek yang sulit, kompleks dan perlu disiapkan cepat. Oleh sebab itu, para pakar perunding dan kontraktor yang mahir dan jujur diperlukan supaya projek tersebut dapat disiapkan mengikut jadual masa tanpa menjejaskan mutu kerja dengan kos pembinaan yang paling minimum.
Yuran sasaran adalah bayaran tambahan yang dipersetujui oleh kontraktor dengan juru ukur bahan sebelum sesuatu surat perjanjian kontrak ditandatangani. Kadar tambahan bayaran biasanya diberikan kepada kontraktor sekiranya kontraktor tersebut dapat menyiapkan projek dengan lebih cepat dari masa yang diperuntukkan dengan memuaskan.Cara ini dapat mendorong kontraktor melipatgandakan usaha serta berlumba untuk menyiapkan projek berkenaan. Sebelum kadar tambahan bayaran dipersetujui oleh kedua-dua pihak, beberapa perkara penting perlu diambil perhatian serius iaitu:- (i) Angka atau jumlah harga anggaran (ii) Bonus atau denda yang perlu dibayar jika belanja sebenar kurang atau lebih tinggi daripada harga anggaran (iii)Mutu kerja semata-mata untuk menjaga kualiti bagi pihak klien dan kontraktor yang mementingkan pencapaian kos daripada harga anggaran 9.10.4 KONTRAK TURNKEY Dalam kontrak turnkey , pihak klien menyerahkan sepenuhnya tanggungjawab penyiapan projek kepada pihak kontraktor. Biasanya projek-projek besar seperti pembinaan hospital, jambatan, empangan dan lebuhraya diserahkan kepada suatu organisasi atau perunding luar negeri untuk mengurus, merekabentuk serta mengendalikan projek tersebut sehingga siap mengikut masa, harga dan arahan serta kemahuan pihak kerajaan yang bertindak sebagai klien. Kebaikan menggunakan pendekatan turnkey adalah dapat mengurangkan penglibatan klien secra langsung mengenai hal-hal yang bersangkutan dengan masalah teknikal, kecepatan dan pengawalan kos pembinaan secara keseluruhan. Penyediaan
awalan, iaitu merekabentuk serta kerja-kerja pengurusan bagi pengurusan bagi projek- projek besar yang sulit lagi komplek adalah satu tanggungjawab yang amat besar dan memakan masa yang agak lama. Menurut Uzairi (1998), terdapat dua factor yang menyebabkan konsep turnkey diketengahkan iaitu:- I. Keperluan dan pemintaan serta desakan yang semakin meningkat terhadap projek-projek yang sedia dalam perancangan daripada pihak- pihak tertentu II. Kekurangan dari segi kepakaran teknikal serta sumber tenaga kerja 9.11 KESIMPULAN Dalam industri pembinaan, terdapat banyak jenis tender yang membolehkan klien mendapat kontraktor yang layak untuk melaksanakan projek.Setiap tender juga mempunyai kelebihan serta kekurangannya yang tersendiri.Klien boleh memilih iaitu untuk mengemukakan pelawaan tender terhadap semua kontraktor melalui tender terbuka atau hanya mengemukakan pelawwan terhadap kontraktor yang dipilih melalui tender terpilih. Tender perundingan pula lebih menguntungkan klien dimana terdapat perundingan secara terperinci antara klien dengan kontraktor sebelum bermulanya peringkat rekabentuk dan segala keperluan dibincang bersama.Tender prakelayakan pula biasanya diamalkan untuk mendapatkan kontraktor yang mempunyai kemahiran tertentu sahaja. Walaupun begitu, keputusan untuk memilih jenis tender yang ditawarkan bergantung juga kepada jenis, kos serta keperluan projek tersebut. Lebih besar serta komplek projek tersebut, lebih tinggi risiko yang perlu ditanggung oleh klien.
Secara umumnya, prosedur dalam proses tender adalah boleh dikatakan tiada bezanya di antara praktis JKR dan penguasa tempatan kerana kedua-dua jabatan masih mempraktikkan landasan yang digariskan di dalam Arahan Perbendaharaan dan pemilihan tender yang Berjaya perlu dirujuk kepada Lembaga Perolehan seperti yang ditekankan di dalam Arahan perbendaharaan. 10.1 TUNTUTAN PENGEKALAN (RETENTION CLAIM) Tuntutan pengekalan ialah tuntutan terhadap kontraktor bagi apa-apa kecacatan dalam projek berpunca daripada penggunaan bahan-bahan berkualiti rendah.Semasa tempoh liabiliti kecacatan atau dalam tempoh satu tahun selepas pengeluaran Sijil Penyiapan, ia hendaklah terlebih dahulu memberitahu kontraktor seperti kecacatan dan memerintahkan kecacatan diperbetulkan dalam tempoh 90 hari daripada pengeluaran perintah itu. Perintah itu juga perlu termasuk kegagalan kontraktor untuk membuat pembaikan yang diperlukan dalam tempoh itu. Kontraktor hendaklah menjalankan kerja- kerja pembaikan yang diperlukan.Kegagalan di pihak sebahagian daripada kontraktor itu untuk membayar balik kepada kos pembaikan, kini boleh membuat tuntutan ke atas wang pengekalan atau Keselamatan Prestasi. Kontraktor itu mempunyai hak untuk bertanding tuntutan untuk pembayaran balik. 10.1.1 DOKUMEN YANG DISEDIAKAN OLEH FIRMA  Penutup surat (cover letter)
 Invois (invoice)  Pesanan Belian (purchase order)  Arahan kerja (work order)  Rang undang-undang yang dibina daripada kuantiti (Bill of Quantity)  Senerai semak yang diuji terima (aaceptance check list)  Gambar (picture)  Borang permit untuk bekerja (PTW Forms) 10.1.1.1 ARAHAN KERJA (WORK ORDER) Sesuatu perintah kerja ialah perintah yang diterima oleh organisasi daripada pelanggan atau suatu perintah yang dicipta dalam organisasi serta sesuatu perintah kerja mungkin bagi produk atau perkhidmatan. Dalam persekitaran pembuatan, perintah kerja ditukar dari pesanan jualan untuk menunjukkan bahawa kerja adalah kira-kira untuk memulakan pembuatan, bangunan atau kejuruteraan produk yang diminta oleh pelanggan.Dalam persekitaran perkhidmatan, perintah kerja boleh bersamaan dengan perintah perkhidmatan mana WO merekodkan lokasi, tarikh dan masa perkhidmatan dijalankan dan jenis kerja yang dilakukan.Jenis anggota seoerti kedudukan pekerjaan juga boleh disenaraikan pada WO. Kadar dan juga jumlah jam bekerja dan jumlah nilai juga ditunjukkan pada perintah kerja. Sesuatu perintah kerja adalah dokumen dalaman yang digunakan secara meluas oleh perniagaan berasaskan projek, pembuatan dan pembinaan.Sesuatu perintah kerja
mungkin bagi produk atau perkhidmatan. Dalam persekitaran pembuatan, pesanan kerja digunakan untuk memberi isyarat permulaan proses pembuatan dan yang mungkin akan dikaitkan dengan bil bahan. Oleh itu, pesanan kerja akan menyatakan: Kuantiti produk akan dikeluarkan, dibina atau direka Jumlah bahan mentah yang akan digunakan, harga dan jumlah Jenis kadar buruh yang diperlukan, (setiap jam atau per unit) Jumlah penggunaan mesin bagi setiap mesin semasa proses penyaluran 10.1.1.2 SENARAI KUANTITI (BQ) Senarai kuantiti merupakan jenis kontrak yang biasa digunakan. Pelan disediakan dan segala butiran kerja dan kuantiti akan ditentukan dalam dokumen tender sebelum tender dipelawa. Penender yang menyertai tender akan menentukan harga untuk butir- butir kerja yang terkandung dalam Dokumen Tender. Kebaikan senarai kuantiti ialah kedua-dua pihak dengan mudah dapat memahami bidang kerja masing-masing apabila menggunakan kontrak berdasarkan senarai kuantiti. Kadar harga yang terkandung di dalam dokumen kontrak akan menjadikan asas untuk menilai bayaraan kemajuan kerja yang telah disiapkan oleh kontraktor danmenilai perubahan kerja. Kontraktor dapat menggunakan senarai kuantiti untuk mengira kuantiti bagi membeli bahan binaan.Kontraktor juga dapat menentukan sebut harga dari sub- kontraktor dan boleh memastikan kerja yang dilakukan meliputi bidang kontrak. 10.1.1.3 BORANG PERMIT UNTUK BEKERJA (PTW FORMS)
Satu sistem permit untuk kerja-kerja adalah sistem bertulis rasmi yang digunakan untuk mengawal jenis tertentu kerja yang berpotensi berbahaya. Satu permit untuk kerja- kerja adalah dokumen yang menyatakan kerja-kerja yang akan dilakukan dan langkah- langkah yang perlu diambil. Permit untuk bekerja membentuk bahagian penting dalam sistem kerja yang selamat untuk penyelenggaraan banyak aktiviti. Mereka membenarkan untuk memulakan kerja hanya selepas prosedur yang selamat telah ditentukan dan mereka menyediakan rekod jelas bahawa semua bahaya dijangka telah dipertimbangkan. Permit diperlukan apabila kerja-kerja penyelenggaraan hanya boleh dijalankan sama ada perlindungan biasa yang jatuh atau apabila bahaya baru diperkenalkan oleh kerja. Contohnya, kemasukan ke dalam kapal, panas kerja dan pecah saluran paip. 10.2 Tujuan Wang pengekalan berfungsi sebagai keselamatan jaminan.Untuk perolehan Barang, wang pengekalan adalah jaminan bagi apa-apa kecacatan paten atau terpendam barangan dihantar dalam tempoh jaminan itu. Bagi perolehan Projek Infrastruktur, wang pengekalan ditolak daripada bil kemajuan kontraktor untuk menampung apa-apa kerosakan atau kemusnahan daripada kerja-kerja, kecuali orang-orang yang disebabkan oleh force majeure, dan juga untuk keselamatan, perlindungan, keselamatan, dan keselesaan kakitangan kontraktor, pihak ketiga, dan orang ramai, serta kerja-kerja, peralatan, pemasangan dan sebagainya akan terjejas oleh kerja-kerja pembinaan itu. 11.1 SIJIL PENERIMAAN AKHIR(FAC), SIJIL PENERIMAAN SEMENTARA(PAC) DAN PENYIAPAN PEMBINAAN(CC) 11.1.1 SIJIL PENERIMAAN AKHIR (FINAL ACCEPTANCE CERTIFICATE)
Suatu perakuan yang dikeluarkan oleh pentadbir kontrak berikutan selesainya membuat kecacatan.Selepas tamat tempoh penyelenggaraan, setiap peningkatan perbandaran yang digariskan dalam perjanjian perkhidmatan, perunding pemaju mesti memohon Sijil Penerimaan Akhir (FAC). Tujuan FAC adalah untuk memindahkan tanggungjawab penuh untuk peningkatan perbandaran dari pemaju ke kota. 11.1.2 SIJIL PENERIMAAN SEMENTARA (PROVISIONAL ACCEPTANCE CERTIFICATE) Satu istilah yang sering digunakan yang berkaitan dengan pembinaan loji atau jentera yang kompleks. Dalam kebanyakan kes jumlah separa ditahan oleh pembeli dan dibayar terhadap sijil (PAC = Sementara Sijil Penerimaan - FAC = Sijil Penerimaan Final). Sedikit kaedah bayaran ini adalah satu risiko kepada pembekal kerana pembekal adalah bergantung kepada kesanggupan pembeli untuk mengeluarkan sijil-sijil. Penyelesaian yang lebih baik untuk pembekal adalah untuk mendapatkan pembayaran sepenuhnya terhadap dokumen pelanggan bebas dan secara berasingan menawarkan satu atau lebih. PAC akan dikurangkan atau FAC dibatalkan apabila jaminan dikeluarkan dan ditandatangani. 11.1.3 PENYIAPAN PEMBINAAN (CONSTRUCTION COMPLETION) Apabila peningkatan perbandaran telah dibina, perunding pemaju mesti memohon secara bertulis kepada jabatan yang berkenaan dengan pemeriksaan bagi setiap peningkatan perbandaran bagi mengemukakan apa-apa keputusan ujian yang diperlukan dan kembali dokumentasi dan kemudian mengemukakan Sijil Siap Pembinaan (CC) seperti yang digariskan dalam perjanjian perkhidmatan. Borang
permohonan CC hendaklah dikemukakan dalam tiga salinan di atas kertas hijau dengan salinan lukisan yang menunjukkan peningkatan perbandaran dilampirkan kepada setiap satu daripada tiga bentuk CC. 12.1 PERALATAN-PERALATAN YANG DIGUNAKAN 12.1.1 PENGENALAN Dalam melaksanakan sesuatu tugas, terdapat banyak peralatan yang digunakan untuk memudahkan sesuatu kerja itu disiapkan. Malah pada zaman yang serba moden dan canggih ini, semua pejabat ada memiliki paralatan-peralatan mereka yang tersendiri untuk memudahkan sesuatu kerja. 12.2 MESIN FOTOSTAT Mesin fotastat sudah lama wujud dalam kehidupan manusia bagi memudahkan manusia membuat salinan daripada dokumen asal.Mesin fotastat dahulunya hanya boleh memfotostatkan dokumen tetapi sekarang mesin fotostat dapat menjadi mesin pencetak, mesin pengimbas dan mesin faksmili. Mesin fotostat telah ditempatkan tidak berjauhan daripada pekerja yang berjenama Xerox. Mesin fotostat ini perlu di ‘install’ di semua computer dan mesin fotaostat di sambung ke internet dengan menggunakan wayar LAN supaya warga kerja dapat menggunakan mesin fotostat tersebut untuk mencetak dokumen-dokumen yang diperlukan. Mesin fotostat tersebut juga boleh menyimpan memori pengguna yang menggunakan mesin ini untuk memfotostat atau mencetak dokumen.
12.3 MESIN BINDING Mesin ‘binding’ adalah mesin yang digunakan untuk menebuk lubang pada tepi dokumen yang hendak ditebuk. Mesin ‘binding’ selaku digunakan di pejabat dan di tempat perindustrian. Ia digunakan supaya dokumen kelihatan seperti buku atau folio serta kelihatan versih dan kemas. Terdapat beberapa jenis „binding’ seperti mesin ‘binding manual’ dan „mesin „binding elektrik’. Di sini mereka menggunakan „bindingmanual’. 12.4 TELEFON Mempelajari cara menjawab panggilan telefon dan cara untuk menyambungkannya ke talian yang sewajarnya adalah perkara ya ng penting yang patut di pelajari supaya mudah berinteraksi dengan kakitangan. Kakitangan yang hendak berhubung dengan kakitangan yang lain boleh mendail nombor sambungan yang telah ditetapkan untuk pekerja tersebut. Jika kakitangan hendak menelefon pembekal atau orang luar, kakitangan perlu menekan nombor 9 terlebih dahulu dan diikuti dengan nombor pembekal atau orang luar tersebut. 12.5 MESIN FAKS Mesin faks ialah suatu mesin yang digunakan untuk menghantar surat atau dokumen kepada pihak jauh dalam masa yang singkat sahaja. Selain itu, mesin ini juga boleh menerima surat selain dari menghantar. Sebagai contoh ialah pihak syarikat kerap menggunakan mesin faks untuk menghantar surat atau memo kepada pihak-pihak yang berkaitan.
BAB 5 DAPATAN DAN CADANGAN Selama saya menjalani latihan di Syarikat AM-ME Sdn Bhd, saya berpuas hati terhadap setiap arahan, kerja-kerja ataupun tugasan yang telah mereka berikan.Selama 5 bulan saya menjalani Latihan Industri, ianya banyak memberi kelebihan saya dalam menyelesaikan masalah. Saya juga dapat menjalankan latihan yang telah saya pelajari di Politeknik. Sepanjang menjalani Latihan Industri di Syarikat AM-ME, saya melakukan kerja-kerja yang diberikan itu sendiri berdasarkan arahan dan tunjuk ajar yang diberikan. Mereka tidak berat mulut untuk memberi tunjuk ajar dan mereka juga turut memberi peluang kepada kami supaya mengutarakan apa sahaja soalan dan pendapat untuk menambah baik nama syarikat. Dalam sesebuah organisasi, mustahil jika dikatakan tiada kekurangannya. Sepanjang lima bulan menjalani Latihan Industri di sana, saya dapat membuat beberapa inferens dan pemerhatian sama ada di seluruh bahagian di mana saya ditempatkan. Di samping itu juga, saya juga mendapat banyak pengalaman dan pengetahuan yang tidak pernah saya alami ketika di dalam kelas.Saya juga mendapat pendedahan suasana pekerjaan di dalam syarikat.Saya telah belajar bagaimana menguruskan masa
dan menghargai kerja berkumpulan di kalangan rakan sekerja. Malah, saya turut mengikuti apa yang telah saya pelajari di Politeknik dalam kursus ‘soft skill’. Walaubagaimanapun, ada sesetengah perkara yang perlu di ambil berat oleh pihak syarikat ini iaitu kakitangan hendaklah menunjukkan sikap yang profesional ketika bekerja kerana ia akan memberi tanggapan yang negatif kepada orang yang berada di sekeliling. Selain itu, perkara lain yang perlu di ambil berat ialah ketika pengambilan pelajar yang memohon untuk menjalani latihan, pastikan pihak syarikat meneliti betul-betul kursus yang diambil oleh pelajar yang memohon dan menempatkan di bahagian yang sesuai dengan kursus yang di ambil oleh mereka. Sungguh pun tempoh saya berada di Syarikat AM-ME boleh dikatakan agak singkat, tetapi masih banyak lagi perkara yang belum dipelajari, namun apa yang saya perolehi amat berharga dan berguna untuk saya aplikasikannya untuk pembelajaran dan kehidupan saya pada masa akan dating. Tempat latihan industriadalah satu ‘advance’ kepada para pelajar yangmenjalani latihan tersebut kerana banyak yang diperlukan dan difahami seperti dalam teori ketika pembelajaran di Politeknik. Diharap pihak yang berkenaan akan mengambil tindakan yang proaktif bagi meningkatkan lagi mutu dan kualiti masing-masing.
BAB 6 KESIMPULAN Latihan Industri merupakan salah satu cara bagi mendedahkan para pelajar dengan cara bekerja yang sebenar dan bagi mengukuhkan lagi pengajaran yang telah dipelajari secara teori di Politeknik. Disebabkan itu, pihak Kementerian Pelajaran Tinggi Malaysia dan politeknik mewajibkan semua pelajar di Politeknik menjalani Latihan Industri kerana ianya mempunyai objektif yang tersendiri dan yang paling penting ialah ianya dapat mendedahkan para pelajar dengan alam pekerjaan yang sebenar sebelum mereka menamatkan pengajian di Politeknik. Selain itu, Latihan Industri juga merupakan „advance’kepada pelajar apabila berada di alam pekerjaan yang sebenar yang lebih realiti dan mencabar kelak.
Akhir sekali, penglibatan pelajar dalam latihan seumpama ini dapat membuktikan dan mengukuhkan lagi identiti pelajar dalam menjalani latihan di bidang teknikal,sekaligus menjadikan Politeknik sebagai platform pendidikan yang praktikal.Selain itu format laporan selepas menjalani Latihan Industri dapat melatih setiap pelajar dalam menghasilkan laporan teknikal yang lengkap, padat dan teratur untuk dijadikan sebagai petunjuk yang penting apabila mereka berada di dalam situasi yang sebenarnya.Ini adalah bersesuaian dengan matlamat Politeknik itu sendiri yang mahu melahirkan tenaga pekerja yang berkualiti dan separa profesional di dalam negara ini.

More Related Content

DOCX
Laporan Akhir Latihan Industri
Kizizikachi Izzat
 
DOCX
Report latihan industri
Ikhwan_Fakrudin
 
PDF
REPORT LATIHAN INDUSTRI DSK
Nur Arissa
 
DOCX
Report Latihan Industri JKE PSAS
Muhammad Hamizan
 
PDF
Pembentengan Laporan Akhir Latihan Industri Diploma Rekabentuk Industri
MLee Official
 
DOCX
Cotoh Report LI Jabatan perdagangan
AhmadShafiqJamian
 
DOCX
KOMEN DAN CADANGAN
cik Ena
 
DOCX
CONTOH REPORT LATIHAN INDUSTRI 2016 POLITEKNIK DAT
ummu_aiman95
 
Laporan Akhir Latihan Industri
Kizizikachi Izzat
 
Report latihan industri
Ikhwan_Fakrudin
 
REPORT LATIHAN INDUSTRI DSK
Nur Arissa
 
Report Latihan Industri JKE PSAS
Muhammad Hamizan
 
Pembentengan Laporan Akhir Latihan Industri Diploma Rekabentuk Industri
MLee Official
 
Cotoh Report LI Jabatan perdagangan
AhmadShafiqJamian
 
KOMEN DAN CADANGAN
cik Ena
 
CONTOH REPORT LATIHAN INDUSTRI 2016 POLITEKNIK DAT
ummu_aiman95
 

What's hot (20)

PDF
LALI_15DPR19F1025.pdf
ShahzreelAizzery1
 
PPT
Latihan Industri Politeknik
Hajar Hafizah
 
DOCX
Laporan Akhir Latihan Industri
Kizizikachi Izzat
 
PPTX
Jenis- Jenis Penyelenggaraan
Yong Shahriah
 
DOCX
Contoh Report LI Jabatan perdagangan
AhmadShafiqJamian
 
DOCX
Kolej Vokasional Langkawi Laporan Latihan Industri / Praktikal 07mei2018
fnurizdian
 
DOCX
report latihan industri politeknik ( Bab 1 )
Ikhwan_Fakrudin
 
PDF
Laporan Latihan Industri Diploma Rekabentuk Industri
MLee Official
 
PDF
Contoh Laporan Latihan Industri (FULL)
Rizalshah Zulkifli
 
PDF
PENDAHULUAN-LAPORAN AKHIR PRAKTIKUM 2015
Che Amirul Ashraf Che Mat
 
DOCX
Muka Depan Report Latihan Industri JKE PSAS
Muhammad Hamizan
 
DOCX
laporan latihan industri
PKB -> USIM
 
PDF
Garis+panduan+penulisan+laporan+latihan+industri
MD.IKDSZAN MD.INTAM
 
PPTX
Example Presentation Latihan Industri
Perkebunan kelapa sawit
 
PDF
LAPORAN PROJEK AKHIR
diddy98
 
PPTX
Pembentangan laporan akhir latihan industri
athirahrf
 
DOCX
Kesimpulan Report Latihan Industri
cik Ena
 
PDF
Transkrip Akademik Diploma
Muhammad Anuar Ridzuan
 
DOCX
Kertas cadangan/ paperwork
Nor Kamaruddin
 
DOCX
Projek Tahun Akhir (Automotif)
armanaqim
 
LALI_15DPR19F1025.pdf
ShahzreelAizzery1
 
Latihan Industri Politeknik
Hajar Hafizah
 
Laporan Akhir Latihan Industri
Kizizikachi Izzat
 
Jenis- Jenis Penyelenggaraan
Yong Shahriah
 
Contoh Report LI Jabatan perdagangan
AhmadShafiqJamian
 
Kolej Vokasional Langkawi Laporan Latihan Industri / Praktikal 07mei2018
fnurizdian
 
report latihan industri politeknik ( Bab 1 )
Ikhwan_Fakrudin
 
Laporan Latihan Industri Diploma Rekabentuk Industri
MLee Official
 
Contoh Laporan Latihan Industri (FULL)
Rizalshah Zulkifli
 
PENDAHULUAN-LAPORAN AKHIR PRAKTIKUM 2015
Che Amirul Ashraf Che Mat
 
Muka Depan Report Latihan Industri JKE PSAS
Muhammad Hamizan
 
laporan latihan industri
PKB -> USIM
 
Garis+panduan+penulisan+laporan+latihan+industri
MD.IKDSZAN MD.INTAM
 
Example Presentation Latihan Industri
Perkebunan kelapa sawit
 
LAPORAN PROJEK AKHIR
diddy98
 
Pembentangan laporan akhir latihan industri
athirahrf
 
Kesimpulan Report Latihan Industri
cik Ena
 
Transkrip Akademik Diploma
Muhammad Anuar Ridzuan
 
Kertas cadangan/ paperwork
Nor Kamaruddin
 
Projek Tahun Akhir (Automotif)
armanaqim
 
Ad

Viewers also liked (20)

PDF
Laporan Penuh Latihan Industri (Pelajar Politeknik Perdagangan)
Rizalshah Zulkifli
 
DOCX
Laporan Latihan Industri Bab 1, 2 , 3
CikBeyla Nabiella
 
DOCX
Practical training report
Nicolai Sidek
 
PDF
Laporan Li Yusnita
guest3a9eaec
 
DOCX
report latihan Idustri politeknik ( PSAS )
azmitm135
 
PPTX
Preliminary Report on Assessment of Cleanliness Standards at Major Railway St...
D Murali ☆
 
PDF
Resume Lengkap untuk Memohon Kerja (Pelajar Latihan Industri)
Rizalshah Zulkifli
 
DOC
Report
ANIARI
 
PDF
Taklimat Sistem Penasihatan Akademik PPD
Politeknik Port Dickson
 
DOCX
Hewlett-Packard, KFC, WARID TELECOM, SONY, NESTLE, TATA MOTORS International,...
Avinash Advani
 
PDF
Fungsi mesin fotostat
ctsuraya8658
 
DOC
Rangkaian Seri RLC Arus Bolak-balik
Aris Widodo
 
PDF
2007 3-00087-ds abstrak
Mahbub Zeyn
 
PDF
Sophomore Parent Night Presentation
etowahwebmaster
 
PPT
Creating Systemic Change
Pazstor
 
PPTX
Hb2015 holmes-mineralization
melnhe
 
PPT
Palestra Ministrada no 3 Encontro do GTS-CE
Hedley Luna
 
PDF
נאום אלי מוסרי
EliMosseri
 
PPTX
The effect of P and N addition on red maple seed production
melnhe
 
PDF
About Spaceavatar
spaceavatar
 
Laporan Penuh Latihan Industri (Pelajar Politeknik Perdagangan)
Rizalshah Zulkifli
 
Laporan Latihan Industri Bab 1, 2 , 3
CikBeyla Nabiella
 
Practical training report
Nicolai Sidek
 
Laporan Li Yusnita
guest3a9eaec
 
report latihan Idustri politeknik ( PSAS )
azmitm135
 
Preliminary Report on Assessment of Cleanliness Standards at Major Railway St...
D Murali ☆
 
Resume Lengkap untuk Memohon Kerja (Pelajar Latihan Industri)
Rizalshah Zulkifli
 
Report
ANIARI
 
Taklimat Sistem Penasihatan Akademik PPD
Politeknik Port Dickson
 
Hewlett-Packard, KFC, WARID TELECOM, SONY, NESTLE, TATA MOTORS International,...
Avinash Advani
 
Fungsi mesin fotostat
ctsuraya8658
 
Rangkaian Seri RLC Arus Bolak-balik
Aris Widodo
 
2007 3-00087-ds abstrak
Mahbub Zeyn
 
Sophomore Parent Night Presentation
etowahwebmaster
 
Creating Systemic Change
Pazstor
 
Hb2015 holmes-mineralization
melnhe
 
Palestra Ministrada no 3 Encontro do GTS-CE
Hedley Luna
 
נאום אלי מוסרי
EliMosseri
 
The effect of P and N addition on red maple seed production
melnhe
 
About Spaceavatar
spaceavatar
 
Ad

Similar to Laporan l.i (20)

DOCX
Panduan menulis report akhir
Ikhwan_Fakrudin
 
DOCX
Final report 2015
nurliyanaabdaziz
 
DOCX
Final report 2015
nurliyanaabdaziz
 
DOCX
Pengenalan kepada latihan industri
SK Senibong Fan Club
 
PDF
Report Industrial Training Chapter 1-6
Cik Aisyahfitrah
 
DOCX
Bab 8
azmitm135
 
DOCX
Laporan magang
Sri Hastuti
 
PPTX
pembekalan Praktek Kerja Lapangan 2024.pptx
LampitaLumbantoruan
 
DOCX
Bab 1 lali
Sally Cya
 
DOC
Contoh laporan prakerind
Yusuf AL-Rosyadi
 
DOCX
Laporan prakrin servianna
Rudi Nainggolan
 
DOCX
PROPOSAL PENGEMBANGAN TEACHING FACTORY.docx
Amru Khan
 
PPTX
Laporan Prakerin Teknik komputer & jaringan
Guntex
 
DOC
Pkl bab 1
Wahyudi Sigit
 
PPTX
Materi Sosialisasi PKL SMK Pesisir Samboja 2025.pptx
MerrcyGenziHimura
 
DOCX
LAPORAN PKL A.arban&iqbalLAPORALAPORAN PKL A.arban&iqbal
andiayuashari7
 
PDF
Laporan Praktik Industri SMKN Blambangan Umpu
Atri Yuliansyah
 
DOCX
Laporan PKL Atri Yuliansyah 2011/2012
Atri Yuliansyah
 
DOCX
Laporan prakerin asli
Uli Syarief
 
DOCX
contoh laporan pkl smk auto matsuda jurusan tkr
mjaenudin
 
Panduan menulis report akhir
Ikhwan_Fakrudin
 
Final report 2015
nurliyanaabdaziz
 
Final report 2015
nurliyanaabdaziz
 
Pengenalan kepada latihan industri
SK Senibong Fan Club
 
Report Industrial Training Chapter 1-6
Cik Aisyahfitrah
 
Bab 8
azmitm135
 
Laporan magang
Sri Hastuti
 
pembekalan Praktek Kerja Lapangan 2024.pptx
LampitaLumbantoruan
 
Bab 1 lali
Sally Cya
 
Contoh laporan prakerind
Yusuf AL-Rosyadi
 
Laporan prakrin servianna
Rudi Nainggolan
 
PROPOSAL PENGEMBANGAN TEACHING FACTORY.docx
Amru Khan
 
Laporan Prakerin Teknik komputer & jaringan
Guntex
 
Pkl bab 1
Wahyudi Sigit
 
Materi Sosialisasi PKL SMK Pesisir Samboja 2025.pptx
MerrcyGenziHimura
 
LAPORAN PKL A.arban&iqbalLAPORALAPORAN PKL A.arban&iqbal
andiayuashari7
 
Laporan Praktik Industri SMKN Blambangan Umpu
Atri Yuliansyah
 
Laporan PKL Atri Yuliansyah 2011/2012
Atri Yuliansyah
 
Laporan prakerin asli
Uli Syarief
 
contoh laporan pkl smk auto matsuda jurusan tkr
mjaenudin
 

Laporan l.i

  • 1. BUKU LAPORAN LATIHAN INDUSTRI DISEDIAKAN OLEH SITI NORFARAHIM BINTI ABDUL RAHIM 05DTP11F1027 DI SYARIKAT AM-ME SDN BHD 1ST & 2ND FLOOR LOT 9743 SUBLOT 33 TAMAN LEE LING PHASE 12 (SHOPHOUSE) JALAN MATANG 93050 KUCHING, SARAWAK Buku laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Kejuruteraan Mekanikal Politeknik Kuching Sarawak bagi memenuhi sebahagian dari syarat penganugerahan Diploma dari Kementerian Pendidikan Malaysia POLITEKNIK KUCHING SARAWAK SESI DISEMBER 2012
  • 3. PENGHARGAAN Assalamualaikum w.b.t dan selamat sejahtera, Alhamdulillah syukur ke hadrat ilahi ke atas kurniaanNya, akhirnya saya dapat menyiapkan laporan Latihan Industri dengan lengkap pada masa yang ditetapkan oleh pihak Politeknik.Dalam ruangan ini juga saya ingin menyampaikan rasa terima kasih sya kepada pihak Syarikat AM-ME kerana telah memberikan banyak tunjuk ajar kepada saya selama 5 bulan saya menjalani Latihan Industri di syarikat tersebut. Jutaan terima kasih juga kepada jurutera-jurutera dan juruteknik-juruteknik Syarikat AM-ME yang turut membantu member tunjuk ajar kepada saya walaupun permulaannya sukar untuk mereka berkomunikasi dengan saya. Tidak lupa juga kepada pengarah syarikat Tuan Haji Ahmad Mulana dan penyelia saya Cik Tay Hui Ya kerana memberi kepercayaan kepada saya untuk menjalani latihan Industri di Syarikat AM-ME Sdn.Bhd. Saya juga ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada pensyarah-pensyarah Politeknik Kuching kerana banyak memberi tunjuk ajar dalam menyiapkan buku laporan ini.Mereka banyak memberi tunjuk ajar dan nasihat kepada saya dan rakan-rakan sekelas saya ketika di dalam kelas Soft Skill.Tidak lupa juga kepada kedua ibu bapa saya yang turut menyumbang dari segi kewangan dan juga sokongan kepada saya.Dengan kata- kata semangat dari keluarga menyebabkan saya yakin dalam membuat laporan. Akhir sekali kepada rakan-rakan saya yang turut memberi sokongan dan cadangan kepada saya untuk memebuat laporan ini.Tidak lupa juga kepada rakan
  • 4. seperjuangan saya di Syarikat AM-ME.Sedikit sebanyak mereka telah membantu saya dalam membuat kerja harian di tempat latihan. ISI KANDUNGAN BAB PERKARA MUKA SURAT PENGHARGAAN ISI KANDUNGAN SENARAI RAJAH BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI 1.1 Pendahuluan 1.1.1 Objektif Latihan Industri 1.1.2 Objektif laporan 1.1.3 Kepentingan Latihan Industri kepada pelajar BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI 2.1 Pengenalan 2..1.1 Lokasi 2.1.2 Carta Organisasi BAB 2 RINGKASAN MINGGUAN 3.1 Pendahuluan
  • 6. BAB 1 PENGENALAN 1.1 PENDAHULUAN Latihan Industri merupakan salah satu syarat wajib bagi semua pelajar Politeknik kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM). Pelajar disyaratkan lulus latihan industri sebelum diperakukan untuk penganugerahan Diploma Politeknik (KPTM). Tempoh Latihan Industri yang dijalankan oleh pelajar Politeknik adalah selama kira-kira 5 bulan iaitu di mana pelajar akan menjalani Latihan Industri pada semester ke- 4.
  • 7. Bermula dari Jun 2001, semua Politeknik di Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia melaksanakan sistem yang memberikan sepuluh mata kredit kepada pelajar yang menjalani Latihan Industri. Setiap pelajar yang akan menjalani Latihan Industri ditempatkan di organisasi samada dipilih oleh pelajar sendiri atau pihak Politeknik bersesuaian dengan kursus yang diambil. Semasa menjalani Latihan Industri di organisasi masing-masing, pelajar akan didedahkan dengan suasana kerja yang sebenar yang tidak pernah berlaku di Politeknik dan kehidupan seharian pelajar tersebut. 1.1.1 Objektif Latihan Industri Latihan Industri ini adalah untuk mencapai objektif-objektif tertentu ke atas diri seseorang pelajar tersebut sebelum mereka keluar sebagai graduan di Politeknik di mana mereka akan mendapat peluang pekerjaan yang berkaitan dengan kursus yang diambil dengan penganugerahan Diploma dari Politeknik. Antara objektif latihan industri ialah untuk mendedahkan para pelajar dengan suasana di alam pekerjaan yang sebenar. Selain itu, latihan ini juga akan melatih para pelajar membina personality diri yang positif apabila menjalani latihan industri. Di samping itu, objektif latihan ini juga adalah untuk melatih pelajar melakukan sesuatu tugas atau kerja dengan mendengar dan mengikut arahan yang diberi oleh pihak syarikat. Latihan industri bertujuan untuk meningkatkan lagi minat pelajar terhadap kursus yang diambil serta memupuk semangat kerjasama berpasukan dalam diri pelajar ketika dia alam pekerjaan.Selain itu, latihan ini juga adalah untuk melatih pelajar supaya mematuhi peraturan-peraturan keselamatan industri yang telah ditetapkan.
  • 8. Dengan adanya latihan industri jugalah, pelajar akan dapat menyediakan laporan latihan Industri dengan lengkap setelah tamat Latihan Industri untuk dinilai oleh pihak Politeknik sebagai bukti bahawa pelajar tersebut ada menjalani latihan di syarikat tersebut. 1.1.2 Objektif Laporan Laporan yang disediakan penting sebagai bahan bukti dan hasil catatan perjalanan aktiviti pelajar sepanjang mereka menjalani Latihan Industri bagi memenuhi sebahagian syarat penganugerahan Diploma.Di Politeknik atau dimana-mana institut pengajian tinggi, para pelajar diwajibkan menunjukkan buku laporan mereka kepada pensyarah bagi mereka membuat penilaian yang telah ditetapkan di dalam peraturan Latihan Industri. Laporan Latihan Industri juga boleh dijadikan bahan rujukan kepada pelajar yang lain yang akan menjalani Latihan Industri. Laporan ini juga dapat menunjukkan kerja- kerja yangdilakukan oleh pelajar sepanjang mereka menjalani latihan industri di syarikat masing-masing. Tujuan utama pihak Politeknik mewajibkan penulisan buku laporan adalah untuk memberikan latihan kepada para pelajar agar dapat menyediakan buku laporan yang sempurna apabila berada di alam pekerjaan kelak. Selain itu, laporan yang hendak ditulis mestilah lengkap dan teratur bagi mendapatkan markah terbaik dalam penulisan buku laporan ini. Buku laporan ini akan diperiksa dan diteliti oleh pihak Politeknik bagi memastikan para pelajar menjalani Latihan Industri mengikut masa yang ditetapkan oleh pihak Politeknik.
  • 9. 1.1.3 Kepentingan Latihan Industri kepada pelajar Setiap pelajar Politeknik wajib menjalakan latihan industry. Latihan ini akan dijalankan selama satu semester atau 5 bulan. Latiihan ini merupakan satu titik permulaan alam pekerjaan yang sebenar yang sememangnya berhubung dengan apa yang telah dipelajari sepanjang sesi pengajian. Terdapat banyak kepentingan latihan industri ini kepada pelajar.Setiap palajar harus tahu tentang kepentingan latihan industri dalam sistem pembelajaran.Justeru itu, pelajar hendaklah memanfaatkan peluang sepanjang tempoh latihan.Antara kepentingan latihan industri kepada pelajar adalah untuk melepaskan syarat utama yang diwajibkan ke atas pelajar-pelajar Politeknik bagi mendapatkan Diploma. Selain itu, latihan ini juga membolehkan pelajar mendapat pengalaman dan pengetahuan dalam kursus yang diamnil sebelum menceburi mana-mana bidang pekerjaan yang berkaitan atau sesuai dengan ursus yang diambil. Ini akan menjadi bekalan kepada pelajar dan seterusnya meningkatkan keyakinan diri dalam menghadapi realiti di alam pekerjaan yang sebenar. Latihan Industri ini juga dapat membantu meningkatkan kefahaman pelajar dalam sistem pembelajaran yang berasaskan teori. Dengan adanya latihan industri ini, pelajar akan lebih memahami apa yang telah dipelajari secara amali dan dapat membentuk seorang pelajar yang berpengetahuan tinggi dan berkemahiran dari segi amali mahupun teori. Dengan erti kata lain, para pelajar akan memperolehi lebih banyak pengalaman dan memiliki pengetahuan yang lebih dengan menggabungkan ilmu dari segi teori dan amali.
  • 10. BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI 2.1 PENGENALAN Syarikat AM-ME Sdn Bhd (SASB) telah ditubuhkan pada 18/04/2000 sebagai sebuah syarikat kontraktor elektrik.Dari segi sejarah penubuhannya, SASB sebenarnya adalah berasal daripada Syarikat AM Electrical Works (AMEW) iaitu sebuah syarikat
  • 11. jenis perseorangan yang berdaftar sebagai kontraktor elektrik dan bertaraf Bumiputra dengan Pusat Khidmat Kontraktor, CIDB, Jabatan Bekalan Elektrik dan Gas, Pejabat Kewangan Persekutuan, Unit Pendaftaran Konraktor, SESCO dan Telekom Malaysia Berhad. Secara umumnya, segala urusan yang berkaitan dengan AMEW termasuklah kakitangan atau pekerjanya telah diambil alih sepenuhnya oleh pengurusan yang baru dengan tertubuhnya SASB. Sejajar dengan kemunculan alaf baru ini, SASB ditubuhkan dengan tujuan untuk memperluas/memperkembangkan lagi operasinya keseluruh Malaysia dan menyertai atau memperolehi kontrak yang lebih besar kosnya.Semasa masih dibawah AMEW, syarikat hanya beroperasi di Sarawak, Sabah dan Labuan sahaja. Kakitangan yang terdiri daripada pekerja yang berpengalaman telah berjaya menyiapkan kerja-kerja yang dibuat dengan bermutu tanpa mengira saiz dalam tempoh yang ditetapkan.Disamping itu, kedudukan kewangan yang kukuh serta perhubungan yang baik telah mayakinkan para pembekal kami untuk bekerjasama dimana mereka telah member kemudahan kredit dan harga yang kompotetif. Dengan adanya kakitangan yang berpengalaman, rekod kerja yang baik dan kemudahan kredit serta harga barang yang kompotetif daripada pembekal, maka tidak hairanlah mengapa kami berjaya mendapat beberapa projek yang besar dalam setahun serta berulang daripada pelanggan yang sama. Pada 8hb oktober 2003, SASB telah Berjaya memperolehi Sijil ISO 9001-2000 (Quality Management System) daripada Allied Certification Services.Ini adalah sebagai salah satu inisiatif kami untuk maju setapak ke hadapan.
  • 12. Selaras dengan hasrat kerajaan untuk mewujudkan masyarakat yang berdaya saing dan berdaya maju menjelang Wawasan 2020, kami akan berusaha member perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan kami tanpa mengira saiz atau lokasi kerja yang dibuat. Sokongan padu daripada pelanggan yang berpuashati dengan perkhidmatan yang kami berikan akan membantu kami untuk muncul sebagai sebuah Syarikat Kontraktor Elektrik Bumiputra yang berjaya menjelang Wawasan 2020. 2.1.1LOKASI Pejabat Syarikat AM-ME Sdn.Bhd terletak di Tingkat 1 dan 2 Lot 9743 Sublot 33 Taman Lee Ling Fasa 12 (Shophouse) Jalan Matang 93050 Kuching Sarawak. Manakala,stor syarikat ini terletak di Lot 4567, Lorong 6A1 Taman Matang Jaya, Jalan Matang 93050 Kuching, Sarawak.
  • 14. PENGARAH URUSAN HJ.AHMAD MULANA BIN HASSAN JURUTERA MOHAMMAD BIN ALI ELSA BINTI AHMAD MULANA EKSEKUTIF KESELAMATAN MOHD.RIZAL BIN AHMAD MULANA BAHAGIAN TEKNIKAL PENYELIA/ORANG KOMPETEN MOHD ZAMRI BIN AHMAD MULANA MOHD RIZAL BIN AHMAD MULANA MUSTAFAR BIN AHMAD MULANA RAMLAN BIN AHMAD AZYZZY BIN JOHARI ZURAKMAN BIN ZULKIPLEE KHASRI BIN MAHEDIN MOHD ZAMRIE BIN MOS BAHAGIAN PROJEK MOHD ZAMRI BIN AHMAD MULANA MOHAMMAD BIN ALI BAHAGIAN PROJEK (PENTADBIRAN) ELSA BINTI AHMAD MULANA TAY HUI YA AZALAN BIN JUNAIDI BAHAGIAN PENTADBIRAN/AKAUN AM-ME AIDAWATY BIN HUSAINI TAY HUI YA
  • 15. BAB 3 RINGKASAN MINGGUAN 3.1 PENDAHULUAN Dalam menjalani latihan industri, saya telah di dedahkan dengan banyak perkara yang baru. Selain mempraktikkan apa yang telah dipelajari di politeknik, saya juga telah didedahkan dengan peraturan-peraturan dan etika syarikat dan ianya perlu dipraktikkan setiap kali saya berada di syarikat di mana saya menjalani latihan industri. Ketika menjalani latihan industri di syarikat ini, saya telah ditempatkan di bahagian pengurusan.Dalam menjalani latihan industri, saya telah diberi masa selama 8 jam 1/2 sehari, bermula dari jam 08.00 a.m – 05.30 p.m setiap hari bermula dari hari Isnin – Sabtu.Berikut merupakan ringkasan mingguan ketika saya menjalani latihan industri selama 22 minggu. 3.2 RINGKASAN MINGGU PERTAMA HINGGA KE 20 MINGGU AKTIVITI 1 & 2 Mendaftar di Syarikat AM-ME Sdn. Bhd pada jam 8.00 pagi Mengisi buku dokumen keluar/masuk Belajar cara-cara pemfailan sesuatu dokumen Belajar dan mengetahui tujuan membuat „Purchase
  • 16. Order (PO)‟ Membuat label dan melabel alat elektronik bagi Program 5S iaitu susun,sisih,sapu,seragam dan sentiasa amal Fotokopi dokumen „Bank Guarantee‟ bagi projek Celcom Menaip rumusan sebut harga kerja elektrik bagi projek MRSM Melipat „Shop Drawing‟ Gotong-royong sempena Tahun Baru 2013 (Program 5S) selama tiga hari 3&4 Membuat pemfailan Menyediakan dokumen-dokumen untuk „Claim 10%‟ bagi projek Celcom Memasang rak besi untuk diletakkan di dalam stor fail Mengira jenis lampu Menaip senarai lampu Membuat „Purchase Order (PO)‟ dan „Delivery Order (DO)‟ bagi projek Celcom Membuat „Request of Work Order‟ untuk setiap tapak bagi projek Celcom Membuat „Renewal of Banking Facilitys‟ 5&6 Membuka fail baru untuk Projek Celcom
  • 17. Fotokopi „Invoice‟ untuk setiap tapak untuk rujukan akauntan Membuat pemfailan Membuat surat rasmi bagi penamatan penyewaan incubator bagi tiga syarikat Membuat salinan katalog untuk dilampirkan bersama dokumen tender yang lain bagi projek Jabatan Kimia Bintulu Mencari „resume‟ yang terbaru bagi jawatan „Site Engineer‟ dan „Supervisor‟ Fotokopi „Collateral Deposit‟ untuk setiap tapak bagi projek Celcom Fotokopi dokumen lessen untuk Sungai Antu bagi projek Celcom Menaip senarai lampu Mengemas Pejabat. Mengemas pejabat adalah rutin pekerja setiap minggu 7&8 Membuat pemfailan Mengemaskini PO & DO projek Celcom Membuat fotokopt insuran untuk setiap tapak bagi projek Celcom Menyediakan dokumen untuk membuat „Celcom Claim 40%‟ bagi projek Celcom
  • 18. Mengisi buku dokumen keluar/masuk Pergi ke Syarikat Tiong hee untuk membuat pembayaran servis lori syarikat Membuat „Administration & Finance monthly meeting 2013‟ Mengira jenis lampu Menampal bahan-bahan elektronik di papan untuk membuat „Sample Board‟ bagi Jabatan Kimia Bintulu 9&10 Mendengar arahan dari penyelia sepanjang penyelia tiada seperti:- - Merekod dokumen keluar/masuk - Cop fax yang datang - Merekod segala panggilan dari luar Melipat „Shop drawing‟ Mengemaskini fail setiap tapak bagi projek „Celcom‟ Membuat empat salinan laporan bagi projek Jabatan Kimia Bintulu Menaip surat „Final Acceptance Certificate (FAC)‟ bagi projek Bekalan Elektrik Luar Bandar Mengemas fail di bilik stor dari tahun 1999 hingga 2012 selama empat hari berturut-turut Fotokopi „Schematic diagram‟ iaitu „distribution board (DB)‟ dan „main switch board (MSB)‟ dalam bentuk
  • 19. saiz A4 bagi projek Pembinaan Sekolah Baru 12 Bilik Darjah SK Landeh 11&12 Menyemak jumlah jenis pendawaian di dalam lukisan Membuat pemfailan Membuat „Summary details for supervisor and general worker‟ Membuat DO untuk empat tapak iaitu:- - Kpg kaba - Rumah Tujang - Rumah Segan - Sg.Strass Belajar menggunkan „User Business System (UBS)‟ untuk menguruskan stok Jabatan Kimia Mengikuti mesyuarat bersama pengarah dan staf Mengemaskini PO bagi projek Celcom Membuat fotokopi dokumen untuk „Celcom Claim 40%‟ Mengisi boring kehadiran pelajar praktikal bagi bulan dua pelajar dari LSK Belajar menggunkan UBS Memasukkan stok item bagi Jabatan Kimia Bintulu dengan menggunakan UBS Membuat „Summary of UBS‟
  • 20. Membuat pemfailan Fotokopi „Company Profile‟ untuk dilampirkan bersama tender Fotokopi „BPM Claim‟ bagi projek Celcom 13&14 Menaip semula „Schedule of Price‟ bagi projek Felcra Samarahan Palm Oil Mill, Sarawak Fotokopi katalog untuk dilampirkan bersama tender Membuat pemfailan Membuat fotokopi „Provisional Acceptance Certificate (PAC)‟ bagi projek Celcom Mengemaskini PO Celcom bagi bulan 3 Menyemak bahagian katalog dalam kontrak dan katalog fail JKR untuk dihantar ke JKR bagi projek Jabatan Kimia, Bintulu Membuat „retention claim‟ 12 tapak bagi projek Celcom Batch 1 Medengar dan melihat cara-cara menggunakan Microsoft Project daripada jurutera Membuat DO bagi projek Celcom batch 2 part 2 Membalut „drawing‟ Jabatan Kimia, Bintulu untuk dibawa oleh Pengarah untuk mesyuarat di Kuala lumpur 15&16 Fotokopi DB/MSB dari „drawing‟ untuk di buat sebut
  • 21. harga oleh bagi….. tender Komplek Majlis Islam Miri, Sarawak Mengira jenis lampu bagi tender Komplek Majlis Islam Miri, Sarawak Membuat pemfailan Membuat „retention claim‟ bagi projek Celcom batch 1 Part 1 Fotokopi „Bill of Quantity (BQ)‟ bagi tender Komplek Majlis Islam Miri, Sarawak Mengisi buku keluar/masuk Membuat „Summary Details for Mechanical Engineer 17&18 Membuat DO untuk Jabatan Kimia dengan menggunkan UBS Membuat pemfailan Fotokopi katalog dan dokumen tender untun tender Komplek Majlis Islam, Miri Membuat „retention claim‟ untuk projek Celcom Batch 1 Part 1 dan Celcom Batch 2 part 2 Mengajar asas penggunaan UBS kepada jurutera elektrik Mengisi borang „mock-up‟ 19&20 Membuat DO & PO bagi projek Jabatan Kimia dengan menggunakan UBS
  • 22. Membuat pemfailan Membuat „summary details for UBS’ Cop borang Mock Up Mengisi buku dokumen keluar/masuk Fotokopi catalog bagi projek Jabatan kimia, Bintulu Membuka fail bagi pekerja teknikal yang baru Membuat senarai nama pekerja yang bertugas untuk projek Jabatan Kimia, Bintulu BAB 4 BAHAGIAN TEKNIKAL
  • 23. 4.1 5S 4.1.1 PENGENALAN 5S merupakan satu amalan budaya dalam masyarakat Jepun. Mula diperkenalkan di Singapura pada tahun 1986 dan telah diamalkan dengan jayanya di sana. Amalan ini kemudiannya dipraktikkan di Malaysia, Thailand, Korea, China, India, Indonesia, Sri Lanka, Russia, Hungary, Poland, Bulgaria, Colombia, Uruguay, Brazil, Costa Rica dan Mexico.Amalan 5S merupakan asas kepada peningkatan kualiti dan produktiviti secara berterusan.5S ialah singkatan kepada perkataan Jepun iaitu:  SEIRI ertinya SISIH  SEITON ertinya SUSUN  SEISO ertinya SAPU  SEIKETSU ertinya SERAGAM  SHITSUKE ertinya SENTIASA AMAL
  • 24. Amalan 5S sangat popular pada masa kini kerana dengan adanya amalan ssebegini, tempat kerja lebih bersih dan tersusun dan lebih selamat.Hasil daripada amalan ini mudah dilihat oleh semua orang dan sedikit sebnayak menjana pemikiran kreatif kakitangan. Malah, ia dapat meningkatkan disiplin semulajadi kepada kakitangan serta kakitangan akan berbagga dan menghargai tempat kerja. Di samping itu juga, ia dapat meningkatkan keyakinan masyarakat terhadap perkhidmatan agensi. 4.1.2 AMALAN 5S 4.1.2.1 SEIRI – SISIH Sisih adalahmenyisih dan membuang barang atau dokumen yang tidak perlu di tempat kerja dengan mengasingkan barang atau dokumen mengikut keadaan dan keperluan.Patuhi prosedur yang sedang berkuatkuasa bagi penyisihan barang/dokumen yang perlu dilupuskan. Gunakan Sistem Kad Pembuangan iaitu:-  Hijau - Buang/Sisih  Kuning - Tidak Pasti  Merah - Simpan 4.1.2.2 SEITON – SUSUN
  • 25. Susun adalah menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula. Ikuti kaedah `Masuk Dulu Keluar Dulu‟ ( First In First Out) untuk menyimpan sesuatu barang atau dokumen. Selain itu, wujudkan tempat khas untuk sesuatu barang dengan jelas. Semua barang dan tempatnya mesti ditunjuk dengan label yang jelas. Letakkan barang di tempat yang mudah dilihat, mudah dikesan dan disimpan semula.Asingkan peralatan eksklusif dengan peralatan biasa.Peralatan yang kerap digunakan mestilah diletakkan berhampiran dengan pengguna bagi memudahkan pengguna mengguna peralatan itu. 4.1.2.3 SEISO – SAPU Sapu dimaksudkan disini adalahmembersih tempat kerja dan peralatan pejabat dengan rapi supaya bebas dari kekotoran.Amalkan amalan SAPU ini selama 5 – 10 minit setiap hari sebelum tamat waktu pejabat. Tugaskan penjaga bagi setiap peralatan atau ruang (ownership) bagi memastikan paralatan atau ruang dalam keadaan yang bersih.Selain itu, gabungkan aktiviti pembersihan dengan pemeriksaan supaya dapat mengenalpasti amalan ini dilakukan dengan lancer atau tidak. 4.1.2.4 SEIKETSU – SERAGAM
  • 26. Seragam ialahmengamalkan Sisih, Susun dan Sapu secara berkesan.Wujudkan peraturan atau etika untuk dipatuhi.Lekatkan peraturan atau etika pada peralatan atau ruang yang digunakan bersama. Dengan adanya peraturan dan etika pada setiap peralatan dan ruang, ia akan mewujudkan rasa tanggungjawab seseorang pekerja terhadap sesuatu. 4.1.2.5 SHITSUKE - SENTIASA AMAL Dengan mempraktikkan Amalan 5S, ia dapat mendisplinkan kakitangan di tempat kerja.Selain itu, mereka akan sentiasa mematuhi peraturan atau etika yang disediakan sehingga menjadi budaya di tempat kerja dan bekerjasama serta berfikiran positif di samping dapat menjadi seorang yang profesional. 4.2 FAKTOR KEJAYAAN AMALAN 5S Salah satu faktor kejayaan Amalan 5S ialah sokongan dan komitmen berterusan dari pengurusan atasan dengan penegasan yang diberikan. Amalan 5S ini bermula dengan kesedaran, latihan, pemantauan dan penilaian walaupun pada mulanya ia akan menjadi sesuatu yang remeh dikalangan kakitangan. Semua orang
  • 27. wajibmengamalkannya dan tiada siapa yang memerhati sahaja. Dengan mengulangi putaran 5S, ia akan mencapai tahap yang lebih tinggi dan menjadikannya budaya. 4.3 KESAN AMALAN 5S Kesan daripada Amalan 5S ialah tempat kerja lebih bersih, kemas, selamat dan selesa. Malah, kakitangan akan seronok bekerja dalam suasana yang sebegitu. Selain itu, dapat menjana pemikiran kreatif dan meningkatkan disiplin, kecekapan dan produktiviti.Amalan 5S ini juga dapat memupuk semangat kerja berpasukan dan mengurangkan pembaziran.Ia juga dapat menjimatkan masa pencarian dokumen dan membina budaya kualiti. 4.4 LANGKAH KE ARAH PELAKSANAAN PROGRAM 5S 4.4.1 LANGKAH 1 (PERSEDIAAN) Pengurusan tertinggi mestilah memahami falsafah dan faedah 5S. Selain itu, perlulah mengadakan lawatan organisasi model 5S. Pengurusan tertinggi memberi sokongan yang padu bagi pelaksanaan Amalan 5S dan menubuhkan jawatankuasa pemandu 5S serta melantik penyelia bagi Amalan 5S dan melatih penyelia dan jawatankuasa 5S. Tugas pemandu adalah menentukan arah keseluruhan pelaksanaan 5S dan membentuk pelan pelaksanaan.Selain itu, pemandu 5S juga menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan dan menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan.Mengenalpasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua kumpulan adalah tugas pemandu.Pemandu jugamenetapkan sistem ganjaran, Mengawasi dan menilai
  • 28. kemajuan pelaksanaan dengan jawatankuasa audit serta mengawal kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai berkaitankebersihan. 4.4.2 LANGKAH 2 (PELANCARAN RASMI OLEH PIHAK PENGURUSAN TERTINGGI) Pada langkah kedua ini, pengurusan tertinggiakan mengumumkan pelaksanaan program 5S dan menerangkan objektif program 5S kepada semua pekerja. Pengurusan tertinggi juga akan menghebahkan carta organisasi 5S dan tugas serta tanggungjawab kumpulan kecil kakitangan. Beliau juga akan memastikan penyediaan alat-alat promosi seperti kain rentang, poster, kertas edaran, lencana dan sebagainya sudah dilakukan. Akhir sekali, mengadakan latihan 5S, luaran atau dalaman serta lawatan ke organisasi contoh kepada semua kakitangan. 4.4.3 LANGKAH 3 (GOTONG-ROYONG SEMUA PEGAWAI DAN KAKITANGAN) Selepas pengurusan tertinggi mengumumkan pelaksanaan 5S, anjurkan gotong- royong.Semua pegawai dan kakitangan akan diberi tanggungjawab kumpulan kecil di seluruh kawasan mengikut zon. Sediakan alat dan bahan mencuci secukupnya.Aktiviti ini termasuk membuat SISIH atau mengasing dan mengenal pasti barang yang tidak perlu.Gotong-royong 5S ini perlu diadakan secara berterusan mengikut keperluan dan matlamat. 4.4.4 LANGKAH 4 (PERMULAAN SISIH)
  • 29. Sediakan kaedah membuang barang yang tidak perlu di kawasan tempat kerja (kad pembuangan).Aktiviti SISIH diamalkan oleh semua orang untuk menyisih barang buangan selepas Hari Gotong-Royong (Big Cleaning Day).Pada hari gotong-royong ini, kenalpasti dan asingkan barang tidak perlu untuk pelupusan dan direkodkan (jika perlu).Barang yang tidak perlu milik organisasi perlu dikaji dahulu untuk mendapat kelulusan pengurusan sebelum tindakan diambil.Item yang tiada nilaidan senang dibuang mestilah dibuang dengan segera manakala item yang ada nilai dan boleh dijual mestlah cari pembeli yang menawarkan harga yang tinggi.Aktiviti SISIH perlu dilakukan secara berterusan mengikut keperluan. Pada hari gotong-royong, setiap orang perlu mengenal pasti barang atau bahan yang tidak diperlukan.Adakan “HARI SISIH - BIG SEIRI DAY” 2 kali setahun dan fokus utama adalah pembuangan bahan atau item yang tidak diperlukan.Semasa aktiviti harian 3S (SISIH, SUSUN dan SAPU), setiap orang cuba untuk membuang item yang tidak perlu dan mengelak dari mengumpul barang atau bahan yang tidak diperlukan. Ketua bahagian dan juruaudit 5S melawat tempat kerja dan berbincang dengan pemudahcara berkenaan pembuangan barang atau bahan yang tidak diperlukan. 4.4.5 LANGKAH 5 (AMALAN SISIH, SUSUN, SAPU) SEIRI : Buang barang/bahan yang tidakdiperlukan dan tidak digunakan, gunakan ruang secara ekonomikal. SEITON : Perbaiki lokasi dan kaedah penyimpanan barang supaya masa mencari dan mengambil dapat diminimumkan.
  • 30. SEISO : Patuhi jadual mencuci dan memeriksa peralatan dan keselamatan bagi mewujudkan tempat kerja yang cekap, selesa dan selamat. Amalan SUSUN mempunyai tujuh prinsip iaitu yang pertama, ikut kaedah „MASUK DAHULU KELUAR KEMUDIAN‟ (FIFO) untuk menyimpan sesuatu.Wujudkan tempat khas untuk sesuatu item dengan jelas.Semua barang atau bahan dan tempatnya mesti ditunjuk dengan label yang jelas supaya mudah untuk dikenal pasti apabila hendak digunakan.Selain itu, letakkan barang atau bahan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula.Akhir sekali,asingkan alatan eksklusif dan yang biasa.Alatan yang kerap digunakan diletak dekat atau berhampiran pengguna. LANGKAH 6 (AUDIT BERKALA) Bagi langkah yang terakhir, adakan audit dalaman 5S dan rancang sistem galakan. Dan jalankan audit dalaman 5S secara berterusan. Untuk memeriahkan lagi suasana program amalan 5S ini, wujudkan pertandingan antara bahagian untuk mengekalkan aktiviti 5S dan berikan anugerah secara berkala kepada kumpulan pemenang bagi menghargai penyertaan mereka.Adakan lawatan sambil belajar ke organisasi yang mengamalkan 5S untuk bertukar idea bagi berkongsi idea dan menambahkan pengalaman.Menganjurkan pertandingan antara bahagian atau unit bagi mengelakkan aktiviti 5S terhenti dan rancang aktiviti peningkatan kualiti yang baru. 4.5 KESIMPULAN Pelaksanaan 5S melibatkan semua peringkat kakitangan dan kakitangan perlu diberi kesedaran melalui kempen 5S.Latihan Amalan 5S untuk pemudahcara dijalankan secara dalaman serta jawatankuasa Pemandu ditubuhkan di mana ahli terdiri daripada
  • 31. ketua-ketua bahagian.Jawatankuasa Kerja (Promosi, Latihan dan Audit) dilantik dan dipengerusikan oleh ketua-ketua bahagian untuk merancang aktiviti secara menyeluruh.Pelan tindakan pelaksanaan 5S disediakan oleh setiap jawatankuasa kerja dalam tempoh ditentukan.Status pencapaian aktiviti dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan untuk makluman dan tindakan. Pemudahcara perlu memberi laporan kepada ketua bahagian masing-masing untuk maklumat dan sokongan.Pemudahcara dibenarkan mengadakan perbincangan dengan ahli kumpulan di bawah kelolaannya untuk memberi galakan dan sokongan demi kejayaan 5S.Kumpulan 5S digalakkan mengadakan perbincangan ringkas seminggu sekali bagi merancang dan memantau perkembangan aktiviti 5S di kawasan zon masing- masing.Kumpulan 5S juga dikehendaki menyediakan pelan tindakan untuk pembaikan di zon sendiri.Gunakan sudut 5S untuk maklumat tentang aktiviti 5S. PESANAN BELIAN(PO) DAN PESANAN PENGHANTARAN(DO) 5.1 PESANAN BELIAN (PURCHASE ORDER /PO) Satu pesanan belian (PO) adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, menunjukkan jenis, kuantiti, dan bersetuju harga bagi produk atau perkhidmatan penjual menyediakan kepada pembeli.Menghantar pesanan pembelian kepada pembekal merupakan tawaran undang-undang untuk membeli produk atau perkhidmatan. Penerimaan pesanan belian oleh penjual biasanya membentuk satu kontrak antara pembeli dan penjual.Jadi, kontrak tidak wujud sehingga pesanan belian diterima.Ia digunakan untuk mengawal pembelian produk dan perkhidmatan dari pembekal
  • 32. luar.Membuat pesanan pembelian adalah biasanya langkah pertama dalam proses pembelian sesuatu barang. 5.2 PESANAN PENGHANTARAN (DELIVERY ORDER/DO) Pesanan Penghantaran (DO) adalah dokumen dari pengirim, atau pemilik kargo yang perintah pembebasan pengangkutan kargo kepada pihak lain.Biasanya perintah bertulis membenarkan penghantaran langsungbarangan kepada pembawa gudang, atau orang lain yang dalam perjalanan perniagaan biasa mereka gudang resit isu atau bil muatan. Menurut Kanun Perdagangan Seragam, perintah penyampaian merujuk kepada suatu perintah yang diberikan oleh pemilik barang-barang kepada orang dalam milikan mereka (pengangkut atau gudang) mengarahkan orang untuk menyampaikan barang itu kepada orang yang bernama dalam perintah itu. 6.1 PEMFAILAN 6.1.1 SISTEM FAIL Sistem fail adalah satu proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir. Ia juga merupakan satu proses klasifikasi penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki.
  • 33. Tujuan pemfailan ialah untuk membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan serta memperkemaskan Arahan perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam. Selain itu, ia juga dapat mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan dan membantu pegawai atau staf yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka. Di samping itu juga ia dapat membantu pegawai atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka. Sistem ini digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira kemajuan teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di jabatan atau agensi yang kecil. Rujukan hendaklah dibuat pada pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain
  • 34. yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan Panduan Pengurusan Pejabat. Kepentingan pengurusan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. 7.1 SHOP DRAWING 7.1.1 PENGENALAN Sebuah lukisan kedai adalah lukisan atau set lukisan yang dihasilkan oleh kontraktor, pembekal, pengilang, sub-kontraktor, atau pembuat. ‘Shop drawing’ biasanya diperlukan untuk komponen pasang siap. Contoh termasuk lif, struktur keluli, kekuda, pra-tuang, tingkap, peralatan, kabinet, unit pengendalian udara dan millwork.Juga penting adalah pemasangan dan penyelarasan lukisan kedai perdagangan seperti lembaran ductwork logam, paip, paip, perlindungan kebakaran, dan elektrik.
  • 35. ‘Shop drawing’tidak dikeluarkan oleh arkitek dan jurutera di bawah kontrak mereka dengan pemilik.‘Shop drawing’ ialah pengeluar atau versi kontraktor disediakan maklumat yang ditunjukkan dalam dokumen pembinaan. ‘Shop drawing’ biasanya menunjukkan lebih terperinci daripada dokumen-dokumen pembinaan. Ia diambil untuk menjelaskan pemasangan barang-barang untuk anak-anak kapal pengeluaran pengilang atau krew pemasangan kontraktor. Gaya ‘shop drawing’biasanya adalah amat berbeza daripada lukisan arkitek itu. Penekanan utama lukisan kedai adalah pada produk tertentu atau pemasangan dan tidak termasuk catatan mengenai produk dan pemasangan lain, melainkan jika integrasi dengan produk yang berkenaan adalah perlu. Istilah „shop drawing‟ merujuk dengan gambar, gambar rajah,ilustrasi, jadual, kepingan potong, pemasangan pengilang risalah dan data yang lain atau maklumat yang khusus disediakan atau dipasang oleh atau bagi kontraktor dan diserahkan oleh kontraktor untuk menggambarkan beberapa sebahagian daripada kerja-kerja projek.Lukisan kedai biasanya disediakan oleh pakar subkontraktor atau fabrikasi dan biasanya diperlukan untuk komponen pasang siap, seperti lif, kekuda, pra-tuang,tingkap, peralatan, kabinet,dan unit-unit pengendalian udara. Penggunaan ‘shop drawing’ digunakan dalam projek-projek pembinaan biasa dan kesan yang liabiliti pemilik, arkitek,jurutera, kontraktor am,subkontraktor, khusus subkontraktor dan bahan pembekal. Memahami kegunaan ‘shop drawing’, bagaimana mereka dikaji semula dan diluluskan dan jenis-jenis tuntutan undang-undang yang timbul daripada ‘shop drawing’ dan prosedur kajian adalah penting untuk meminimumkan potensi liabiliti dan memudahkan pembinaan proses.
  • 36. ‘Shop drawing’ dicipta untuk menjelaskan fabrikasi atau pemasangan barang- barang untuk pengeluaran atau krew pemasangan.Sebagai salah satu mahkamah menjelaskan, ‘shop drawing’ adalah perkataan yang terakhir sebagaimana kerja-kerja yang perlu diteruskan dan menggantikan seni bina pelan. Itulah sebabnya dikaji semula dan diluluskan oleh arkitek yang memeriksa mereka untuk pematuhan dengan reka bentuk konsep projek dan mematuhi spesifikasi dokumen-dokumen kontrak. Oleh itu, ‘shop drawing’yang diluluskansentiasa menjalankan asal tujuan rancangan.‘Shop drawing’ digunakan padaprojek-projek pembinaan kerana ia tidak boleh dilaksanakan untuk reka bentuk profesional (arkitek atau jurutera) untuk menyediakan perihal setiap butir-butir yang bangunan yang besar dan rumit atau penambahbaikan lain. Selain itu, lukisan seni bina dan spesifikasi yang biasanya hanya menentukan prestasikehendak yang perlu dipenuhi oleh kontraktor, bukan khusus reka bentuk projek di bawah dokumen kontrak diterbitkan oleh Amerika Institut Arkitek (AIA), ‘shop drawing’ bukan sebahagian daripada kontrak dokumen. 7.1.2Ulasan dan Kelulusan ‘shop drawing’ Pemilik kontraktor dan reka bentuk profesional semua mempunyai tanggungjawab tertentu dan liabiliti berkenaan dengan ‘shop drawing’.Kesilapan yang ditemui di ‘shop drawing’sering membawa kepada yang tidak diduga atau yang tidak diingini hasil pembinaan dantuntutan undang-undang yang ketara terhadap arkitek, jurutera dankontraktor.Pemilik projek jarang memikul tanggungjawab langsung untuk ‘shop drawing’.
  • 37. Walau bagaimanapun, pemilik boleh bertanggungjawab kerana tindakan arkitek atau jurutera yang bertindak sebagai ejen bagi pemilik.Kontraktor itu mempunyai tanggungjawab untuk mengkaji semula dan meluluskan ‘shop drawing’sebelum mengemukakannya kepada reka bentuk profesional untuk ulasan lanjut dan kelulusan. Tujuan kajian kontraktor „shop drawing‟ ialah untuk menyelaraskan perdagangan dan mengesahkan bahawa projek boleh dibina seperti yang dikehendaki dengan dokumen-dokumen kontrak.Kontraktor mengesahkan dimensi ‘shop drawing’ berkaitan dengan ‘shop drawing’ lain dan pelan.Kontraktor membuat nota khas semakan selain daripada yang diminta oleh reka bentuk profesional.‘Shop drawing’ tidak sepatutnya menjadi satu cara untuk mencadangkan perubahan dari pelan seni bina. Jika perubahan atau penyelewengan daripada rancangan diperlukan, perintah perubahan bertulis perlu dilaksanakan. Reka bentuk professional tanggungjawab adalah untuk mengkaji dan meluluskan ‘shop drawing’ bagi memeriksa pematuhan dengan maklumat yang diberikan dan konsep reka bentuk yang dinyatakan di dalam dokumen kontrak dan bukan untuk menentukan ketepatan dan kesempurnaan butiran seperti dimensi dan kuantiti atau arahan yang menyokong untuk pemasangan. 7.1.3 Kesimpulan Proses „shop drawing’menimbulkan risiko yang mestidiuruskan dengan berhati- hati keranamasalah semasa kajianboleh membawa kepada pemasangan yang tidak betuldan kelewatan. Kontraktor yangprofesional dalam reka bentuk bolehmengurangkan liabiliti dengan mempunyai kontrak yang jelasbahasa yang menggambarkantujuan yang
  • 38. tepat dan batasankajian semula dan kelulusan ‘shop drawing’.Penjadualan yang betul kajian ‘shop drawing’ adalah pentinguntuk memastikan pemulihan yang tepat pada masanyadan untuk mengelakkan tuntutan kelewatan. 8.1 USER BUSINESS SYSTEM 8.1.1 PENGENALAN UBS merupakan perisian perakaunan yang popular di Malaysia dan di Negara- negara lain seperti Singapura, Brunei, Indonesia, Filipina dan negara-negara lain. Kegunaan Sistem Perkaunan UBS ialah untuk tujuan perakaunandan menghasilkan laporan-laporan perniagaan dan penyata pendapatan dengan menggunakan software UBS. UBS Stock Control adalah sistem yang kuat, cekap dan tepat dengan keupayaan untuk mengekalkan tahap optimum inventori.Sistem ini boleh mengintegrasikan dengan Sistem Perakaunan UBS, untuk menyediakan fungsi-fungsi perakaunan yang luas dan dapat mengintegrasikan untuk UBS Sistem Titik Jualan, untuk mengawal semua pergerakan inventori berkesan. UBS Stock Control boleh disepadukan untuk UBS Perakaunan.UBS Stock Control adalah sistem masa nyata yang mengemaskini stok anda dengan segera selepas kemasukan.Ia juga melakukan sebagai sistem invois di mana anda boleh mencetak invois dan pesanan penghantaran.R & D yang meluas sejak beberapa tahun lalu telah
  • 39. meningkatkan keberkesanan sistem.Satu Rang Undang-undang yang mudah lagi berkuasa modul bahan telah dimasukkan untuk meningkatkan sistem. Matlamat UBS ialah untuk memberikan kefahaman yang sistematik.Sistem ini menyediakan penyelenggaraan garis saham di tangan, resit, isu-isu, jualan (diproses melalui sistem bil) dan pemindahan. UBS Computerised Accounting Systemmelakukan proses penyimpananrekod-rekod kewangan dan laporan-laporan kewangan, dimana ia biasaditemui dalam operasi merekod akaun secara manual.UBSialah satuperisian perakaunan berkomputer yang komprehensif kerana bentukperisiannya yang sesuai untuksemua jenis perniagaan.UBS Computerised Accounting Systemialah satu pakej penyelesaiankewangan yangfleksibel.UBS membolehkankita untukmembina danmengekalkankeseluruhansetakaun. Satu siri komprihensif laporan disediakan untuk menganalisis pergerakan saham, untuk menyediakan satu sejarah transaksi untuk tujuan audit dan analisis permintaan dan lain-lain. Antara laporan disediakan:- a. Titik Jualan (Point of Sales) b. Pesanan Pembelian (Purchase Order) c. Perintah Penerimaan(Received Order) d. Pemiutang (Creditors) Inventori (Inventory) Pertanyaan(Inquiries) Bil (Billing)
  • 40. Penghutang (Debtors) Jualan (Sales) 8.1.2 TUJUAN UBS STOCK CONTROL Tujuan UBS diperkenalkan ialah untuk mendaftar semua stor yang terdapat di HQ dan cawangan-cawangan lain, merekod penerimaan barang mengikut stor yang terlibat dan pengeluaran barang daripada stor. Selain itu, ia juga dapat mengemaskini maklumat stor serta merekod paras minima dan mengetahui baki terkini stor. Dengan adanya sistem ini, kehilangan barang-barang di stor akan dapat dielakkan dan memudahkan pengawalan barang-barang di stor. 8.1.3 CARTA ALIR PENGGUNAN UBS LOG IN UBS clickUBS select type UBSat the password click OK TO CREATE ITEM, SUPPLIER AND CUSTOMER CODE AND NAME Click MAINTENANCE ITEM MAINTENANCE
  • 41. 9.1 PROSES TENDER 9.1 PENGENALAN Di Malaysia, amalan yang biasa diamalkan ialah klien menawarkan sesuatu projek pada kelompok kontraktor dimana kontraktor tersebut masing-masing akan menyediakan kos yang paling optimum dan keputusannya adalah terletak kepada klien untuk memilih kontraktor yang layak. Apabila tender dari sesebuah kontraktor itu diterima oleh klien, maka wujudlah ikatan yang dinamakan kontrak antara kontrak yang dipilih oleh klien. Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang untuk melakukan kerja disamping mendapatkan persetujuan daripada pihak yang berkenaan. Menurut March (2003) pula, proses menender merupakan proses taktikal bagi pemilihan satu-satu pihak bagi membekal suatu perkhidmatan, produk atau item kerja. Tanpa menghiraukan mekanisme pemilihan,proses tawaran dan penerimaan perlu ada di dalam Masukkan ITEM NO, ITEM DESCRIPTION, UNIT MEASURE, UNIT COST PRICE dan QUANTITY
  • 42. tender.Ia merupakan satu proses bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu pihak serta skop kerja yang telahpun dikenalpasti. Tender merupakan proses utama yang dilakukan oleh klien untuk mendapatkan kontraktor yang layak. Pemilihan kontraktor biasanya dibuat melalui pertandingan yang melibatkan perbandingan antara perkara tertentu seperti harga dan masa pembinaan.Ini adalah antara faktor utama pemilihan kontraktor selain reputasi serta pengalaman kontraktor tersebut. Tender merupakan suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang bagi mendapatkan persetujuan daripada pihak tertentu.Sesuatu tender merangkumi beberapa peringkat, tatacara dan prosedur yang berkenaan.Ia melibatkan proses dokumentasi, proses pemilihan dan penilaian kontraktor dan proses untuk menentukan harga kontrak terbaik yang boleh dipersetujui serta masa penyiapan yang paling relevan untuk menyiapkan sesuatu projek pembinaan. Tender boleh diringkaskan sebagai satu sistem untuk memilih kontraktor bagi menjalankan kerja-kerja kontrak pembinaan. Menurut Marsh (2003), prosedur spesifik yang diadaptasi bagi sesuatu proses tender akan bergantung kepada ciri-ciri berikut :- (i) Jenis pentenderan yang akan dibuat (ii) Bilangan petender yang dipilih (iii)Keadaan kontrak (iv)Sama ada proses yang melibatkan peringkat tunggal atau dua peringkat (v) Pertanggungjawab yang diperlukan (vi)Nilai jangkaan tender
  • 43. (vii) Lokasi tender (viii) Mekanisme pemilihan Secara umumnya, tujuan utama proses menender adalah untuk memilih seorang kontraktor yang benar-benar berkelayakan dan bagi mendapatkan satu tender yang boleh dipersetujui dan diterima oleh kedua-dua pihak yang terlibat. 9.2 JENIS TAWARAN Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktikkan di Malaysia. Antara yang sering diamalkan ialah tender terbuka, tender terpilih dan tender perundingan. Setiap jenis tender mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing dan pelaksananannya adalah bergantung kepada kesesuaian dalam proses menender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya. 9.2.1 TENDER TERBUKA Tender jenis initerbuka untuk ditandingi oleh semua kontraktor atau pembekal yang berdaftar dengan Kementerian kewangan bagi bekalan dan perkhidmatan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) bagi kerja. Tender terbuka sering dilamalkan dalam industri pembinaan di Malaysia untuk memilih kontraktor yang berkelayakan dan untuk melaksanakan suatu pembinaan yang dirancang.Persaingan secara tender terbuka adalah lebih adil dan dapat menjamin harga
  • 44. tender yang ditawarkan mengikut pasaran semasa.Klien akan mengiklankan tawaran dalam akhbar-akhbar tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminat menawarkan harga yang munasabah bagi projek tersebut. Di dalam iklan tawaran,akan disebut tentang skop kerja yang ditawarkan dan isu- isu yang penting berkaitanprojek yang akan dijalankan yang perlu diberi perhatian oleh pihak kontraktor.Iklan bagi tender terbuka juga mencakupi rangka yang terperinci tentang jenis, ukuran, program dan sifat utama kerja atau projek.Petender akan dikenakan sejumlah wang tertentu untuk membeli dokumen tender tersebut dan dokumen yang telah lengkap diisi hendaklah dihantar pada tarikh dan tempat yang telah ditetapkan. Penawaran harga oleh kontraktor biasanya berdasarkan jumlah anggaran kasar sesebuah pembinaan berdasarkan pengalaman kontraktor itu sendiri.Harga ini termasuklah harga bahan binaan,gaji pekerja, bayaran untuk sub-kontraktor, kerja sampingan dan keuntungan. Harga tender yang diserahkan itu merupakan tawaran yang muktamad tanpa ada apa-apa perundingan dan tawar-menawar dengan pihak klien.Semua kontraktor yang berkelayakan boleh mencuba nasib mereka untuk memenangi tender tersebut kerana klien tidak terikat untuk memilih mana-mana pentender yang menawarkan harga yang rendah. Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan klien mendapatkan seorang kontraktor yang menawarkan harga yang paling minimum bagi suatu projek pembinaan tanpa menjejaskan mutu kerja dan bahan binaan.Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidak semestinya harga yang paling baik pada pandangan klien.Dalam tender ini,
  • 45. klien yang diwakili oleh perunding arkitek, jurutera dan juru ukur bahan akan membuat pelawaan kepada kontraktor untuk menender di akhbar-akhbar. Tender terbuka mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis-jenis tender lain.Tender terbuka memberi peluang yang samarata kepada semua kontraktor yang baru mendaftar dan kurang pengalaman.Ini kerana pemilihan adalah berdasarkan harga yang ditawarkan oleh setiap kontraktor.Di samping itu,ia juga tidak memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus.Tender jenis ini juga tidak menggalakkan manipulasai dan pakatan harga di antara kontraktor yang memasuki tender.Tender jenis ini bersifat kompetitif dan ini juga boleh mewujudkan persaingan yang sihat diantara kontraktor yang terlibat dan kebaikan kepada klien pula adalah dari segi aspek pemilihan kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling munasabah. Tender terbuka tidak sesuai untuk projek yang memerlukan penyepian segera.Kos projek mungkin akan meningkat disebabkan mutu kerja yang dihasilkan kurang berkualiti disebabkan harga tawaran yang terlalu rendah.Ini adalah amat berisiko keran kontraktor mungkin akan membuat tuntutan yang tidak munasabah untuk mengelakkan kerugian. Tender jenis ini jarang dipraktikkan oleh pihak swasta.Ini adlah kerana proses yang panjang diperlukan bermula daripada peringkat penyediaan dokumen, mengiklankan, penyediaan lukisan spesifikasi sehinggalah kepada proses penilaian dan pemilihan kontraktor yang layak yang mana berlaku pembaziran wang dan masa. Selain itu, tender terbuka kurang mengalakkan penggunaan alatan moden kerana projek yang biasanya terlibat dengan tender terbuka adalah berkos rendah dan
  • 46. sederhana.Kesukaran memilih kontraktor yang layak juga menjadi satu masalah bagi pihak klien kerana ia melibatkan jumlah yang agak besar dan membazir masa dan wang bagi kedua-dua pihak iaitu kontraktor dan klien. 9.2.2 TAWARAN TERHAD DAN TERTUTUP Tender yang terpilih adalah tender yang hanya dikemukakan kepada kontraktor- kontraktor yang telah dipilih oleh klien.Ini bermakna jumlah kontraktor yang boleh memasuki tender untuk tender jenis ini adalah kecil tetapi kontraktor ini dipilih berdasarkan pengalaman dan kemahiran yang luas dalam sesuatu bidang.Kontraktor yang berpengalaman luas dan mempunyai kemahiran tertentu yang bersesuaian akan dikenalpasti terlebih dahulu dan hanya mereka sahaja yang akan dipelawa untuk menyertai tender.Bilangan kontraktor terpilih biasanya kecil iaitu antara 5 hingga 8 orang.Persaingan juga berlaku tetapi dalam jumlah yang kecil.Melalui sistem tender ini, pemilihan kontraktor binaan dan kelayakannya.Terdapat dua cara menyenaraikan kontraktor yang biasa diamalkan iaitu: 1. Perunding bagi pihak klien akan menyenaraikan nama-nama kontraktor yang layak.Tender hanya akan ditawarkan kepada nama kontraktor yang termasuk dalam senarai tersebut.Kontraktor yang meletakkan harga yang munasabah dan rendah biasanya akan dipilih. 2. Proses yang telah diterangkan dalam “Kod Peraturan Pemilihan”. Tender terpilih mengurangkan risiko kegagalan pembinaan dan mengurangkan kos penyediaan dokumen tender.Ia amat sesuai bagi kerja-kerja khas yang memerlukan kemahiran tertentu.Projek dapat disiapkan dengan baik kerana kontraktor yang
  • 47. berpotensi, bereputasi tinggi serta yang benar-benar layak telah dipilih di peringkat awal lagi. Sistem tender terpilih juga tidak dapat lari dari kekurangannya iaitu tidak semua kontraktor yang baru berdaftar dan kurang pengalaman kerana ia terhad untuk kontraktor yang mahir serta berpengalaman.Salah satu masalah yang sering timbul apabila mengamalkan tender jenis ini ialah terdapatnya pakatan harga di antara kontraktor yang disenaraikan.Klien tidak mempunyai pilihan lain jika semua kontraktor meletakkan harga yang tinggi dari kos yang ditaksir dari anggaran kasar, maka pemilihan terpaksa di buat ke atas kontraktor yang menawarkan harga yang paling rendah antara kontraktor tetapi lebih tinggi dari kos asal.Biasanya kes ini berlaku jika kontraktor itu mengenali antara satu sama lain. Tender terhad hanya boleh dilaksanakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia sebelum ianya dilaksanakan.Tawaran terhad biasanya terbuka kepada semua kontraktor yang termasuk di dalam kategori yang telah dinyatakan dalam iklan tawaran.Contohnya tawaran terhad kepada kontraktor bumiputera sahaja. 9.2.3 TAWARAN PERUNDINGAN Dalam tender perundingan, klien akan menghantar surat kepada kontraktor tertentu untuk menjemput kontraktor tersebut menyediakan rangka perbelanjaan bagi projek yang dirancangkan.Klien akan berunding dengan seorang kontraktor secara langsung mengenai projek pembinaan yang akan dilaksanakan sebelum memilih kontraktor yang bersesuaian melalui tender perundingan. Biasanya klien akanmenjemput
  • 48. kontraktor yang mempunyai reputasi dan rekod yang baik yang diketahui latar belakang projek yang terlibat serta semestinya berkemahiran. Biasanya, kos yang ditawarkan oleh kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan jenis-jenis tender yang lain. Ini kerana kontraktor akan terlibat secara langsung dari peringkat awal kitaran hidup projek pembinaan sehinggalah ke peringkat penyerahan projek kepada klien. Klien akan diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakan secara cara binaan yang maksimumkan keuntungan sesuatu projek pembianaan. Namun begitu, kos bagi membiayai proses tender adalah murah memandangkan klien telah pun mempunyai kontraktor pilihan yang dirasakan layak tanpa perlu melibatkan jemputan untuk menender yang mengambil masa yang panjang dan tanpa melibatkan kontraktor yang ramai. Terdapat dua jenis tender perundingan yang biasa dijalankan: 1. Tender yang diambil oleh kontraktor antarabangsa Tender ini biasanya dijalankan untuk membina projek yang besar, berteknologi tinggi dan memerlukan kepakaran yang sangat khusus.Contohnya adalah pembinaan lapangan terbang antarabangsa, empangan hidroelektrik, bangunan pencakar langit dan sebagainya. Satu jemputan tawaran akan dikeluarkan iaitu antara kontraktor antarabangsa yang terlibat. Tujuanya adalah memberi kemudahan kepada klien untuk berhubung dengan kontraktor bagi mengetahui keupayaan dan kebolehan sebenar kontraktor bagi menjalankan projek tersebut. Kemudian, tawaran yang dihantar akan ditapis dan boring tawaran tender akan diberikan kepada kontraktor yang layak.
  • 49. 2. Tawaran oleh firma arkitek Dalam tender jenis ini, boring tawaran hanya dikeluarkan kepada sejumlah kecil kontraktor yang terpilih atau telah menjadi anak syarikat. Segala keperluan dan perbelanjaan akan dibincangkan bersama antara kontraktor terlibat dengan firma arkitek yang dilantik dan keputusannya adalah bergantung kepada arkitek yang bertanggungjawab. Secara umumnya, tender perundingan membolehkan perbincangan diadakan antara pihak klien dan kontraktor bagi mendapat kos yang sesuai selain kontraktor dapat memberi nasihat tentang rekabentuk, teknologi, bahan, cara pembinaan dan sebagainya. 9.2.4 TENDER PRAKELAYAKAN Peraturan pra-kelayakan adalah bertujuan untuk menapis kontraktor-konbtraktor supaya mereka yang mempunyai pengalaman, kebolehan teknikal, kewangan secara pengurusan bagi melaksanakan sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian di dalam sesuatu tender yang diadakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia. Secara amnya, tender prakelayakan adalah agak sama dengan tender terbuka. Perbezaanya Cuma kontraktor yang akan dipilih adalah kontraktor yang mempunyai latarbelakang yang kukuh dan rekod yang baik sahaja akan dipilih berbanding tender terbuka di mana semua kontraktor mempunyai kelayakan yang sepatutnya iaitu mempunyai kepakaran kerja, modal pusingan yang cukup dan kemahiran dalam bidang tertentu, satu boring tawaran akan diberi kepada kontraktor yang memohon. Dalam borang tawaran ini kontraktor dikehendaki memberi maklumat
  • 50. tentang kenyataan kewangan dan pengurusan untuk memastikan latar belakan diketahui dengan jelas oleh klien. Notis tawaran tender prakelayakan juga sama dengan tender terbuka iaitu dibuat dengan menyatakan skop kerja dan tarikh tawaran dan butir-butir lain mengenai projek yang akan dijalankan. Tambahannya, adalah klien selalunya menetapkan jangka masa pembinaan bagi projek tersebut.Selain itu, notis tawaran juga berkehendakkan kontraktor membuat pembayaran tertentu bagi menjamin semua kontraktor yang memasuki tawaran adalah „bona fide’. 9.3 DEPOSIT TENDER Pembekal atau kontraktor tempatan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan dikecualikan dari mengemukakan deposit tender. Bagi tender antarabangsa, pretender asing diperlukan mengemukakan deposit tender bernilai antara RM62,500 bagi tawaran kurang dari RM5 juta sehinggan deposit bernilai RM1 juta bagi tawaran bernilai RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, petender dikehendaki mengemukakan deposit tender bernilai RM50,000 bagi kontrak di bawah RM10 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi kontrak kerja yang bernilai RM100 juta. Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan. Bagi tender antarabangsa, deposit tender hendaklah dikenakan seperti berikut: ANGGARAN NILAI TENDER JUMLAH DEPOSIT TENDER Hingga RM 5 juta RM 62,500 Melebihi RM 5 juta sehingga RM 10 juta RM 187,500 Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 375,000
  • 51. Melebihi RM 20 juta sehingga RM 30 juta RM 625,000 Melebihi RM 30 juta RM 1 juta Deposit tender bekalan/perkhidmatan ANGGARAN NILAI TENDER JUMLAH DEPOSIT TENDER Hingga RM 10 juta RM 50,000 Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 150,000 Melebihi RM 20 juta sehingga RM 50 juta RM 350,000 Melebihi RM 50 juta sehingga RM 100 juta RM 750,000 Melebihi RM 100 juta RM 1 juta Deposit tender kerja Bagi pretender tempatan yang mendapat pengecualian daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah dikenakan sebanyak 2.5 % daripada harga tawarannya atau maksimum RM 10,000. Semua deposit tender hendaklah dalam bentuk draf bank atau jaminan bank. Oleh kerana pentender tempatan tidak dikenakan deposit, sekiranya kontraktor menolak tawaran setelah tawaran dibuat kepadanya dalam tempoh sah laku tawaran berkenaan, tindakan penggantungan pendaftaran akan diambil terhadap mereka. Kontraktor tersebut akan digantung oleh Perbendaharaan daripada mengambil bahagian dalam tender kerajaan selama dua tahun bagi kesalahan pertama dan lima tahun bagi
  • 52. kesalahan kedua. Untuk kesalahan ketiga, pendaftaran syarikat berkenaan akan dibatalkan, seterusnya nama pemilik modal atau ahli Lembaga Pengarah disenaraihitamkan. Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi mereka yang dikenakan bayaran deposit tender, jika pentender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan bahawa pentender benar-benar serius dalam menender sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja. Deposit tender bagi pentender yang tidak Berjaya hendaklah dipulangkan setelah tender itu disetuju terima oleh pentender yang berjaya atau selepas tamat tarikh sah laku tender. Deposit pentender yang berjaya akan dikembalikan selepas bon perlaksanaan diterima. Sebelum sesuatu kontrak bekalan atau perkhidmatan yang nilainya melebihi RM 50,000 tetapi tidak melebihi RM 500,000 disempurnakan, kontraktor yang Berjaya hendaklah memberi Bon Perlaksanaan sebanyak 2.5% daripada jumlah harga kontrak. Bagi kontrak yang melebihi RM500,000 pula, Bon Perlaksanaan yang diperlukan ialah sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak. Untuk kontrak bekalan atau perkhidmatan bermasa yang berkuatkuasa selama dua tahun atau lebih, peratus Bon Perlaksanaan hendaklah dikira mengikut harga anggaran kontrak bagi setahun sahaja dan tidak daripada keseluruhan harga kontrak.Walaubagaimanapun, tempoh tamat Bon Perlaksanaan tersebut hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.
  • 53. 9.4 PROSES MEMASUKI TENDER JKR OLEH KONTRAKTOR Terdapat beberapa prosedur tertentu yang perlu dilalui oleh kontraktor sebelum iadapat bertanding untuk memperolehi tender tersebut iaitu iklan, mengisi dokumen tender dan menghantar dokumen tender sebelum tarikh tutup. 9.5 IKLAN Apabila mempelawa tender, publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal yang „bona fide’berpeluang untuk meyertai tender dan dengan yang demikian membolehkan kerajaan memperolehi tawaran yang terbaik.Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurang satu akhbar harian utama berbahasa Melayu.Walaubagaimanapun, untuk tender antarabangsa, sekurang- kurangnya di dalam dua akhbar, di mana satu berbahasa Melayu dan satu berbahasa Inggeris pemberitahuan juga dihantar kepada kedutaan dan Pesuruhjaya Tinggi negara- negara yang sesuai dan boleh mengambil bahagian di dalam tender tersebut. Bagi tender yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan, iklan tender juga akan dipaparkan di dalam laman web BPPK. Pentender diberi tempoh tidak kurang dari 21 hari bagi tender tempatan.Bagi tender antarabangsa, tempoh tersebut adalah tidak kurang dari 56 hari. Walaupun publisiti meluas digalakkan bagi urusan tender, pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambilkira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah diketahui tidak melebihi lima kontraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal demikian, kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan
  • 54. hendaklah dihantar melalui surat berdaftar. Iklan tender dikeluarkan pada setiap minggu iaitu pada hari Isnin dan Khamis di dalam akhbar-akhbar tempatan iaitu bagi projek yang melebihi RM 100,000. Bagi projek yang nilai tendernya kurang RM 100,000, sebut harga akan dipamerkan pada papan kenyataan jabatan. Kontraktor yang ingin memasuki tender perlu menyemak keperluan kerja, kelayakan kelas, kepala dan subkepala serta masa dan tempat kepala.Juga perlu dipastikan tarikh tutup tawaran serta jumlah wang cagaran dan wang tebusan. Di samping keperluan di bawah Arahan Perbendaharaan bagi publisiti tender, kenyataan tender hendaklah juga menyatakan bahawa dokumen tender hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka. Waktu tender ditutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hari bekerja. 9.6 DOKUMEN TENDER a. Antara kandungan yang patut ada di dalam suatu tender ialah b. Arahan kepada penender c. Spesifikasi-spesifikasi d. Borang-borang tender e. Surat Setujuterima f. Syarat-syarat tender g. Terma-terma kontrak h. Bills of Quantities/Ringkasan tender i. Jadual Kadar Harga
  • 55. j. Lukisan teknikal serta pelan k. Cadangan-cadangan pemindahan teknologi l. Prestasi/Track record m. Profail/Kedudukan kewangan petender n. Perkara-perkara lain yang berkaitan 9.7 PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER 9.7.1 PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER BEKALAN DAN PERKHIDMATAN i. Sediakan dokumen berasingan untuk perincian teknikal dan harga. ii. Tawaran perlu dikemukakan dalam sampul yang berasingan dan berlakri serta kedua-dua sampul perlu dimasukkan ke dalam satu bungkusan. iii. Syarat wajibnama syarikat dan harga tidak dicatat dalam dokumen tawaran teknikal. 9.7.2 PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER KERJA a) Perlu menggunakan Borang JKR Siri 203 untuk tender kerja secara konvensional, Borang PWD DB/T untuk projek yang dilaksanakan secaraTurnkey atau Design and Build. b) Borang JKR Siri 203 digunakan bagi projek yang dibiayai oleh peruntukan asing setelah dipersetujui. c) Memasukkan peruntukan Seksyen 34(2) Akta CIDB 1994 (Akta 520) berkaitan levi sebanyak 0.125% bagi tender kerja melebihi RM500,000 bagi petender yang berjaya.
  • 56. 9.7.3 PENGURUSAN TENDER-TENDER KERAJAAN. Setiap jabatan dikehendaki mengikuti garis panduan yang berikut untuk menggelakkan kelewatan pengurusan tender-tender kerajaan. I. Sebelum satu-satu tender itu diambil, satu carta (jadual) hendaklah diadakan bagi menunjukkan anggaran masa untuk tiap-tiap peringkat dari tarikh tender ditutup hingga keputusan dibuat. II. Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan tidak melewati tempoh yang ditetapkan di dalam carta (jadual). III. Lembaga Tender hendaklah bersidang dalam tempoh 2 minggu selepas penilaian tender selesai. IV. Keputusan sesuatu tender itu hendaklah dilampirkan kepada penender yang berjaya menurut carta (jadual) yang ditetapkan. V. Di mana sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada Perbendaharaan untuk keputusan, rujukan tersebut hendaklah sampai kepada Perbendaharaan dalam tempoh 7 hari selepas keputusan Lembaga Tender. 9.8 MENGISI DOKUMEN TENDER Cara mengisi sesuatu boring tender adalah penting untuk menjamin Dokumen Tender dari kontraktor tersebut sah dan layak memasuki tender.Kontraktor hendaklah membuat perkiraan awal sendiri untuk dibandingkan dengan „quotation’ dari JKR dan seterusnya dapat memberikan harga yang kompetitif. Bagi dokumen tender yang menggunakan senarai kuantiti (BQ), hendaklah dipastikan kadar harga dan mendarabkan kuantiti dengan betul.
  • 57. Kesilapan yang kecil sekalipun seperti mengisi jenama peralatan tidak seperti yang dihargakan adalah perlu dielakkan.Kontraktor juga perlu memastikan jumlah senarai kuantiti atau ringkasan tawaran dipindahkan dengan betul ke Ringkasan Tender dan seterusnya ke Borang Tender.Akhir sekali, kontraktor perlu mencatatkan harga tender, tempoh kerja dan kemudiannya menandatangani Borang Tender. Dokumen Tender akan dijual mulai tarikh iklan tender tersebut dibuat di dalam akhbar tempatan. Hanya kontraktor atau pembekal yang memenuhi syarat-syarat pendaftaran dalam bidang yang berkenaan dibenarkan membeli Dokumen Tender tersebut.Bagi tender antarabangsa, pengecualian diberikan dari syarat-syarat keperluan pendaftaran. 9.9 PENUTUPAN TENDER Tender mahupun sebut harga yang diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan Jabatan berkenaan.Keselamatan peti tawaran hendaklah sentiasa dijaga. Biasanya tempoh antara penyediaan tender hingga penutupan tender adalah minima antara 21 hari. Namun tempoh ini akan lebih lama jika membabitkan projek yang lebih besar kosnya. Sebelum menghantar sesuatu dokumen tender itu, kontraktor hendaklah menyemak pada iklan tarikh tutup dan tempat mengemukakan tender kerana ia mungkin berbeza dengan tempat membeli tender. Kontraktor juga perlu memastikan tajuk dan nombor projek dicatatkan di luar sampul surat tender.
  • 58. Borang Tender hendaklah dimasukkan ke dalam peti yang bertulis tajuk projek berkenaan sebelum pukul 12 tengahari. Begitu juga jika boring tersebut dihantar melalui mel udara. Penghantaran boring tender selepas masa dan tarikh tersebut tidak akan dilayan. Satu lagi perkara penting dalam menghantar Borang Tender adalah elakkan menggabungkan 2 tender dalam 1 sampul walaupun kedua-dua tender tersebut mempunyai tarikh tutup yang sama kerana projek yang berlainan mempunyai peti yang berbeza dan dalam kes ini kerugian adalah bagi pihak kontraktor itu sendiri. 9.10 KONTRAK Kontrak ialah satu perjanjian yang terjalin apabila satu pihak bersetuju untuk menerima tawaran daripada satu pihak yang lain. Ianya merupakan satu persetujuan bertulis berdasarkan perjanjian yang boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang yang mengikat kedua-dua belah pihak yang berkontrak yang terlibat iaitu klien dan kontraktor. Kontrak merupakan elemen yang sangat penting dalam industry pembinaan kerana terdapatnya proses kerjasama antara pelbagai pihak bagi mewujudkan tujuan persetujuan yang dipersetujui. Dalam projek-projek kerajaan, jika didapati perlu atau sesuai untuk mengadakan satu kontrak formal, kontrak itu hendaklah dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949. Sebelum sesuatu kontrak kerja dimulakan, kontraktor hendaklah mengemukakan Bon Perlaksanaan sebanyak 5% daripada keseluruhan kontrak. Bon Perlaksanaan yang dikemukakan hendaklah dalam bentuk jaminan dari bank berlesen di bawah akta Bank
  • 59. dan Institusi Kewangan 1989 yang menjalankan perniagaan di Malaysia atau Jaminan Insurans hendaklah bagi kontrak kerja yang bernilai tidak melebihi RM1 juta. Bagi nilai melebihi RM1 juta, jaminan hanya boleh dikemukakan dalam bentuk Jaminan Bank sahaja. Jenis-jenis kontrak yang biasa dipraktiskan di Malaysia mempunyai 4 jenis iaitu kontrak „Lump Sum’ (Gumpalan), konrak ‘Measure & Value’ (Ukur & Nilai), kontrak ‘CostReimursement’ (Kos Pembayaran Ganti) dan kontrak Turnkey. 9.10.1 KONTRAK LUMP SUM Kontrak Lump Sum boleh dilaksanakan dalam tiga cara. Pertamanya berdasarkan kepada lukisan spesifikasi yang disertakan dengan spesifikasi.Biasanya kontrak ini digunakan untuk kerja yang memerlukan projek disiapkan cepat dan lukisan spesifikasi yang disertakan adalah kurang memuaskan untuk mendapatkan ukuran yang tepat.Ini menyebabkan kontraktor terdedah kepada risiko yang tinggi. Kontrak Lump Sum berdasarkan lukisan dan senarai bahan digunakan untuk projek-projek yang bernilai lebih RM 1 juta.Dengan menggunakan kaedah pengukuran yang tepat berdasarkan pelan yang disediakan, kedua-dua pihak yang terlibat dapat merasai keadilan. Jenis kontrak seperti ini juga kan memudahkan pembayaran kemajuan kerja dan untuk kerja-kerja ubahsuai. Kontrak Lump Sum berdasarkan kepada lukisan dan jadual kadar harga pula digunakan jika masa tidak mencukupi untuk menyediakan dokumen-dokumen lain dan kebanyakan projek ini mengikut harga yang ditetapkan kontraktor. Ia juga kadangkala digunakan dalam kerja penyeleggaraan bangunan. Menurut Saidin (1998), kontrak Lump
  • 60. Sum jenis ini juga telah diubahsuai secara umum yang boleh dibahagi kepada dua kategori:- I. Kontrak Fixed Price – merangkumi penetapan terhadap kerja-kerja kecil di dalam kontrak tersebut serta harganya tidak boleh diubah setelah kontrak ditandatangani II. Kontrak Firm Price – boleh dibuat perubahan terhadap harga tetapi tidak boleh mengubah jumlah besar kontrak tersebut 9.10.2 KONTRAK MEASURE AND VALUE Kontrak jenis ini secara khususnya digunakan bagi bangunan-bangunan yang besar serta perlu dirahsiakan daripada pengetahuan masyarakat kedudukan bahagian- bahagian tertentu di dalam bangunan tersebut, misalnya ialah penjara dan institusi kewangan atau bank kerana factor keselamatan.Pembinaan dilakukan secara tepat di mana tiada penyediaan lukisan spesifikasi yang setara dan senarai bahan bagi tujuan perlaksanaan. Masalah yang biasa di dalam kontrak jenis ini adalah dari aspek menentukan harga perbelanjaan sebenar khususnya pada peringkat permulaan kerja.Tawaran projek adalah secara sementara atau dikenali juga sebagai provisional.Bayaran hanya dibuat setelah kontraktor yang terlibat memulakan kerja-kerja yang telah disiapkan. Pengubahsuaian kontrak biasa berlaku dan bahagian yang dimaksudkan itu adalah:- (i) Lukisan, spesifikasi kerja dan jadual kadar harga – pembayaran dilakukan mengikut jadual yang telah dipersetujui terlebih dahulu antara pihak klien dan kontraktor
  • 61. (ii) Lukisan, analisa kos dan spesifikasi kerja – pembayaran bagi projek adalah berpandukan pada projek-projek lain yang setara iaitu mempunyai fungsi dan bentuk fizikal yang agak sama 9.10.3 KONTRAK COST REIMBURSEMENT Kontrak Cost Reimbursement kadangkala juga dikenali sebagai Kontrak Cost Plus. Secara umumnya, kontrak jenis ini boleh dibahagikan kepada 3 kategori utama iaitu:- I. Wang Kos Prime + Yuran Tetap II. Wang Kos Prima + Peratus Yuran III. Wang Kos Prima + Yuran Sasaran Yuran yang terlibat adalah kiraan keuntungan dan perbelanjaan pengurusan manakala Wang Kos Prima merupakan kos-kos yang melibatkan kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan atau jentera dan juga alat-alat sampingan di dalam pembinaan projek berkenaan. Biasanya, kos pengurusan dan keuntungan telah dipersetujiu terlebih dahulu dalam bentuk sejumlah peratusan tambahan ke atas kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan. Sistem pengurusan ini amat sesuai untuk projek-projek yang sulit, kompleks dan perlu disiapkan cepat. Oleh sebab itu, para pakar perunding dan kontraktor yang mahir dan jujur diperlukan supaya projek tersebut dapat disiapkan mengikut jadual masa tanpa menjejaskan mutu kerja dengan kos pembinaan yang paling minimum.
  • 62. Yuran sasaran adalah bayaran tambahan yang dipersetujui oleh kontraktor dengan juru ukur bahan sebelum sesuatu surat perjanjian kontrak ditandatangani. Kadar tambahan bayaran biasanya diberikan kepada kontraktor sekiranya kontraktor tersebut dapat menyiapkan projek dengan lebih cepat dari masa yang diperuntukkan dengan memuaskan.Cara ini dapat mendorong kontraktor melipatgandakan usaha serta berlumba untuk menyiapkan projek berkenaan. Sebelum kadar tambahan bayaran dipersetujui oleh kedua-dua pihak, beberapa perkara penting perlu diambil perhatian serius iaitu:- (i) Angka atau jumlah harga anggaran (ii) Bonus atau denda yang perlu dibayar jika belanja sebenar kurang atau lebih tinggi daripada harga anggaran (iii)Mutu kerja semata-mata untuk menjaga kualiti bagi pihak klien dan kontraktor yang mementingkan pencapaian kos daripada harga anggaran 9.10.4 KONTRAK TURNKEY Dalam kontrak turnkey , pihak klien menyerahkan sepenuhnya tanggungjawab penyiapan projek kepada pihak kontraktor. Biasanya projek-projek besar seperti pembinaan hospital, jambatan, empangan dan lebuhraya diserahkan kepada suatu organisasi atau perunding luar negeri untuk mengurus, merekabentuk serta mengendalikan projek tersebut sehingga siap mengikut masa, harga dan arahan serta kemahuan pihak kerajaan yang bertindak sebagai klien. Kebaikan menggunakan pendekatan turnkey adalah dapat mengurangkan penglibatan klien secra langsung mengenai hal-hal yang bersangkutan dengan masalah teknikal, kecepatan dan pengawalan kos pembinaan secara keseluruhan. Penyediaan
  • 63. awalan, iaitu merekabentuk serta kerja-kerja pengurusan bagi pengurusan bagi projek- projek besar yang sulit lagi komplek adalah satu tanggungjawab yang amat besar dan memakan masa yang agak lama. Menurut Uzairi (1998), terdapat dua factor yang menyebabkan konsep turnkey diketengahkan iaitu:- I. Keperluan dan pemintaan serta desakan yang semakin meningkat terhadap projek-projek yang sedia dalam perancangan daripada pihak- pihak tertentu II. Kekurangan dari segi kepakaran teknikal serta sumber tenaga kerja 9.11 KESIMPULAN Dalam industri pembinaan, terdapat banyak jenis tender yang membolehkan klien mendapat kontraktor yang layak untuk melaksanakan projek.Setiap tender juga mempunyai kelebihan serta kekurangannya yang tersendiri.Klien boleh memilih iaitu untuk mengemukakan pelawaan tender terhadap semua kontraktor melalui tender terbuka atau hanya mengemukakan pelawwan terhadap kontraktor yang dipilih melalui tender terpilih. Tender perundingan pula lebih menguntungkan klien dimana terdapat perundingan secara terperinci antara klien dengan kontraktor sebelum bermulanya peringkat rekabentuk dan segala keperluan dibincang bersama.Tender prakelayakan pula biasanya diamalkan untuk mendapatkan kontraktor yang mempunyai kemahiran tertentu sahaja. Walaupun begitu, keputusan untuk memilih jenis tender yang ditawarkan bergantung juga kepada jenis, kos serta keperluan projek tersebut. Lebih besar serta komplek projek tersebut, lebih tinggi risiko yang perlu ditanggung oleh klien.
  • 64. Secara umumnya, prosedur dalam proses tender adalah boleh dikatakan tiada bezanya di antara praktis JKR dan penguasa tempatan kerana kedua-dua jabatan masih mempraktikkan landasan yang digariskan di dalam Arahan Perbendaharaan dan pemilihan tender yang Berjaya perlu dirujuk kepada Lembaga Perolehan seperti yang ditekankan di dalam Arahan perbendaharaan. 10.1 TUNTUTAN PENGEKALAN (RETENTION CLAIM) Tuntutan pengekalan ialah tuntutan terhadap kontraktor bagi apa-apa kecacatan dalam projek berpunca daripada penggunaan bahan-bahan berkualiti rendah.Semasa tempoh liabiliti kecacatan atau dalam tempoh satu tahun selepas pengeluaran Sijil Penyiapan, ia hendaklah terlebih dahulu memberitahu kontraktor seperti kecacatan dan memerintahkan kecacatan diperbetulkan dalam tempoh 90 hari daripada pengeluaran perintah itu. Perintah itu juga perlu termasuk kegagalan kontraktor untuk membuat pembaikan yang diperlukan dalam tempoh itu. Kontraktor hendaklah menjalankan kerja- kerja pembaikan yang diperlukan.Kegagalan di pihak sebahagian daripada kontraktor itu untuk membayar balik kepada kos pembaikan, kini boleh membuat tuntutan ke atas wang pengekalan atau Keselamatan Prestasi. Kontraktor itu mempunyai hak untuk bertanding tuntutan untuk pembayaran balik. 10.1.1 DOKUMEN YANG DISEDIAKAN OLEH FIRMA  Penutup surat (cover letter)
  • 65.  Invois (invoice)  Pesanan Belian (purchase order)  Arahan kerja (work order)  Rang undang-undang yang dibina daripada kuantiti (Bill of Quantity)  Senerai semak yang diuji terima (aaceptance check list)  Gambar (picture)  Borang permit untuk bekerja (PTW Forms) 10.1.1.1 ARAHAN KERJA (WORK ORDER) Sesuatu perintah kerja ialah perintah yang diterima oleh organisasi daripada pelanggan atau suatu perintah yang dicipta dalam organisasi serta sesuatu perintah kerja mungkin bagi produk atau perkhidmatan. Dalam persekitaran pembuatan, perintah kerja ditukar dari pesanan jualan untuk menunjukkan bahawa kerja adalah kira-kira untuk memulakan pembuatan, bangunan atau kejuruteraan produk yang diminta oleh pelanggan.Dalam persekitaran perkhidmatan, perintah kerja boleh bersamaan dengan perintah perkhidmatan mana WO merekodkan lokasi, tarikh dan masa perkhidmatan dijalankan dan jenis kerja yang dilakukan.Jenis anggota seoerti kedudukan pekerjaan juga boleh disenaraikan pada WO. Kadar dan juga jumlah jam bekerja dan jumlah nilai juga ditunjukkan pada perintah kerja. Sesuatu perintah kerja adalah dokumen dalaman yang digunakan secara meluas oleh perniagaan berasaskan projek, pembuatan dan pembinaan.Sesuatu perintah kerja
  • 66. mungkin bagi produk atau perkhidmatan. Dalam persekitaran pembuatan, pesanan kerja digunakan untuk memberi isyarat permulaan proses pembuatan dan yang mungkin akan dikaitkan dengan bil bahan. Oleh itu, pesanan kerja akan menyatakan: Kuantiti produk akan dikeluarkan, dibina atau direka Jumlah bahan mentah yang akan digunakan, harga dan jumlah Jenis kadar buruh yang diperlukan, (setiap jam atau per unit) Jumlah penggunaan mesin bagi setiap mesin semasa proses penyaluran 10.1.1.2 SENARAI KUANTITI (BQ) Senarai kuantiti merupakan jenis kontrak yang biasa digunakan. Pelan disediakan dan segala butiran kerja dan kuantiti akan ditentukan dalam dokumen tender sebelum tender dipelawa. Penender yang menyertai tender akan menentukan harga untuk butir- butir kerja yang terkandung dalam Dokumen Tender. Kebaikan senarai kuantiti ialah kedua-dua pihak dengan mudah dapat memahami bidang kerja masing-masing apabila menggunakan kontrak berdasarkan senarai kuantiti. Kadar harga yang terkandung di dalam dokumen kontrak akan menjadikan asas untuk menilai bayaraan kemajuan kerja yang telah disiapkan oleh kontraktor danmenilai perubahan kerja. Kontraktor dapat menggunakan senarai kuantiti untuk mengira kuantiti bagi membeli bahan binaan.Kontraktor juga dapat menentukan sebut harga dari sub- kontraktor dan boleh memastikan kerja yang dilakukan meliputi bidang kontrak. 10.1.1.3 BORANG PERMIT UNTUK BEKERJA (PTW FORMS)
  • 67. Satu sistem permit untuk kerja-kerja adalah sistem bertulis rasmi yang digunakan untuk mengawal jenis tertentu kerja yang berpotensi berbahaya. Satu permit untuk kerja- kerja adalah dokumen yang menyatakan kerja-kerja yang akan dilakukan dan langkah- langkah yang perlu diambil. Permit untuk bekerja membentuk bahagian penting dalam sistem kerja yang selamat untuk penyelenggaraan banyak aktiviti. Mereka membenarkan untuk memulakan kerja hanya selepas prosedur yang selamat telah ditentukan dan mereka menyediakan rekod jelas bahawa semua bahaya dijangka telah dipertimbangkan. Permit diperlukan apabila kerja-kerja penyelenggaraan hanya boleh dijalankan sama ada perlindungan biasa yang jatuh atau apabila bahaya baru diperkenalkan oleh kerja. Contohnya, kemasukan ke dalam kapal, panas kerja dan pecah saluran paip. 10.2 Tujuan Wang pengekalan berfungsi sebagai keselamatan jaminan.Untuk perolehan Barang, wang pengekalan adalah jaminan bagi apa-apa kecacatan paten atau terpendam barangan dihantar dalam tempoh jaminan itu. Bagi perolehan Projek Infrastruktur, wang pengekalan ditolak daripada bil kemajuan kontraktor untuk menampung apa-apa kerosakan atau kemusnahan daripada kerja-kerja, kecuali orang-orang yang disebabkan oleh force majeure, dan juga untuk keselamatan, perlindungan, keselamatan, dan keselesaan kakitangan kontraktor, pihak ketiga, dan orang ramai, serta kerja-kerja, peralatan, pemasangan dan sebagainya akan terjejas oleh kerja-kerja pembinaan itu. 11.1 SIJIL PENERIMAAN AKHIR(FAC), SIJIL PENERIMAAN SEMENTARA(PAC) DAN PENYIAPAN PEMBINAAN(CC) 11.1.1 SIJIL PENERIMAAN AKHIR (FINAL ACCEPTANCE CERTIFICATE)
  • 68. Suatu perakuan yang dikeluarkan oleh pentadbir kontrak berikutan selesainya membuat kecacatan.Selepas tamat tempoh penyelenggaraan, setiap peningkatan perbandaran yang digariskan dalam perjanjian perkhidmatan, perunding pemaju mesti memohon Sijil Penerimaan Akhir (FAC). Tujuan FAC adalah untuk memindahkan tanggungjawab penuh untuk peningkatan perbandaran dari pemaju ke kota. 11.1.2 SIJIL PENERIMAAN SEMENTARA (PROVISIONAL ACCEPTANCE CERTIFICATE) Satu istilah yang sering digunakan yang berkaitan dengan pembinaan loji atau jentera yang kompleks. Dalam kebanyakan kes jumlah separa ditahan oleh pembeli dan dibayar terhadap sijil (PAC = Sementara Sijil Penerimaan - FAC = Sijil Penerimaan Final). Sedikit kaedah bayaran ini adalah satu risiko kepada pembekal kerana pembekal adalah bergantung kepada kesanggupan pembeli untuk mengeluarkan sijil-sijil. Penyelesaian yang lebih baik untuk pembekal adalah untuk mendapatkan pembayaran sepenuhnya terhadap dokumen pelanggan bebas dan secara berasingan menawarkan satu atau lebih. PAC akan dikurangkan atau FAC dibatalkan apabila jaminan dikeluarkan dan ditandatangani. 11.1.3 PENYIAPAN PEMBINAAN (CONSTRUCTION COMPLETION) Apabila peningkatan perbandaran telah dibina, perunding pemaju mesti memohon secara bertulis kepada jabatan yang berkenaan dengan pemeriksaan bagi setiap peningkatan perbandaran bagi mengemukakan apa-apa keputusan ujian yang diperlukan dan kembali dokumentasi dan kemudian mengemukakan Sijil Siap Pembinaan (CC) seperti yang digariskan dalam perjanjian perkhidmatan. Borang
  • 69. permohonan CC hendaklah dikemukakan dalam tiga salinan di atas kertas hijau dengan salinan lukisan yang menunjukkan peningkatan perbandaran dilampirkan kepada setiap satu daripada tiga bentuk CC. 12.1 PERALATAN-PERALATAN YANG DIGUNAKAN 12.1.1 PENGENALAN Dalam melaksanakan sesuatu tugas, terdapat banyak peralatan yang digunakan untuk memudahkan sesuatu kerja itu disiapkan. Malah pada zaman yang serba moden dan canggih ini, semua pejabat ada memiliki paralatan-peralatan mereka yang tersendiri untuk memudahkan sesuatu kerja. 12.2 MESIN FOTOSTAT Mesin fotastat sudah lama wujud dalam kehidupan manusia bagi memudahkan manusia membuat salinan daripada dokumen asal.Mesin fotastat dahulunya hanya boleh memfotostatkan dokumen tetapi sekarang mesin fotostat dapat menjadi mesin pencetak, mesin pengimbas dan mesin faksmili. Mesin fotostat telah ditempatkan tidak berjauhan daripada pekerja yang berjenama Xerox. Mesin fotostat ini perlu di ‘install’ di semua computer dan mesin fotaostat di sambung ke internet dengan menggunakan wayar LAN supaya warga kerja dapat menggunakan mesin fotostat tersebut untuk mencetak dokumen-dokumen yang diperlukan. Mesin fotostat tersebut juga boleh menyimpan memori pengguna yang menggunakan mesin ini untuk memfotostat atau mencetak dokumen.
  • 70. 12.3 MESIN BINDING Mesin ‘binding’ adalah mesin yang digunakan untuk menebuk lubang pada tepi dokumen yang hendak ditebuk. Mesin ‘binding’ selaku digunakan di pejabat dan di tempat perindustrian. Ia digunakan supaya dokumen kelihatan seperti buku atau folio serta kelihatan versih dan kemas. Terdapat beberapa jenis „binding’ seperti mesin ‘binding manual’ dan „mesin „binding elektrik’. Di sini mereka menggunakan „bindingmanual’. 12.4 TELEFON Mempelajari cara menjawab panggilan telefon dan cara untuk menyambungkannya ke talian yang sewajarnya adalah perkara ya ng penting yang patut di pelajari supaya mudah berinteraksi dengan kakitangan. Kakitangan yang hendak berhubung dengan kakitangan yang lain boleh mendail nombor sambungan yang telah ditetapkan untuk pekerja tersebut. Jika kakitangan hendak menelefon pembekal atau orang luar, kakitangan perlu menekan nombor 9 terlebih dahulu dan diikuti dengan nombor pembekal atau orang luar tersebut. 12.5 MESIN FAKS Mesin faks ialah suatu mesin yang digunakan untuk menghantar surat atau dokumen kepada pihak jauh dalam masa yang singkat sahaja. Selain itu, mesin ini juga boleh menerima surat selain dari menghantar. Sebagai contoh ialah pihak syarikat kerap menggunakan mesin faks untuk menghantar surat atau memo kepada pihak-pihak yang berkaitan.
  • 71. BAB 5 DAPATAN DAN CADANGAN Selama saya menjalani latihan di Syarikat AM-ME Sdn Bhd, saya berpuas hati terhadap setiap arahan, kerja-kerja ataupun tugasan yang telah mereka berikan.Selama 5 bulan saya menjalani Latihan Industri, ianya banyak memberi kelebihan saya dalam menyelesaikan masalah. Saya juga dapat menjalankan latihan yang telah saya pelajari di Politeknik. Sepanjang menjalani Latihan Industri di Syarikat AM-ME, saya melakukan kerja-kerja yang diberikan itu sendiri berdasarkan arahan dan tunjuk ajar yang diberikan. Mereka tidak berat mulut untuk memberi tunjuk ajar dan mereka juga turut memberi peluang kepada kami supaya mengutarakan apa sahaja soalan dan pendapat untuk menambah baik nama syarikat. Dalam sesebuah organisasi, mustahil jika dikatakan tiada kekurangannya. Sepanjang lima bulan menjalani Latihan Industri di sana, saya dapat membuat beberapa inferens dan pemerhatian sama ada di seluruh bahagian di mana saya ditempatkan. Di samping itu juga, saya juga mendapat banyak pengalaman dan pengetahuan yang tidak pernah saya alami ketika di dalam kelas.Saya juga mendapat pendedahan suasana pekerjaan di dalam syarikat.Saya telah belajar bagaimana menguruskan masa
  • 72. dan menghargai kerja berkumpulan di kalangan rakan sekerja. Malah, saya turut mengikuti apa yang telah saya pelajari di Politeknik dalam kursus ‘soft skill’. Walaubagaimanapun, ada sesetengah perkara yang perlu di ambil berat oleh pihak syarikat ini iaitu kakitangan hendaklah menunjukkan sikap yang profesional ketika bekerja kerana ia akan memberi tanggapan yang negatif kepada orang yang berada di sekeliling. Selain itu, perkara lain yang perlu di ambil berat ialah ketika pengambilan pelajar yang memohon untuk menjalani latihan, pastikan pihak syarikat meneliti betul-betul kursus yang diambil oleh pelajar yang memohon dan menempatkan di bahagian yang sesuai dengan kursus yang di ambil oleh mereka. Sungguh pun tempoh saya berada di Syarikat AM-ME boleh dikatakan agak singkat, tetapi masih banyak lagi perkara yang belum dipelajari, namun apa yang saya perolehi amat berharga dan berguna untuk saya aplikasikannya untuk pembelajaran dan kehidupan saya pada masa akan dating. Tempat latihan industriadalah satu ‘advance’ kepada para pelajar yangmenjalani latihan tersebut kerana banyak yang diperlukan dan difahami seperti dalam teori ketika pembelajaran di Politeknik. Diharap pihak yang berkenaan akan mengambil tindakan yang proaktif bagi meningkatkan lagi mutu dan kualiti masing-masing.
  • 73. BAB 6 KESIMPULAN Latihan Industri merupakan salah satu cara bagi mendedahkan para pelajar dengan cara bekerja yang sebenar dan bagi mengukuhkan lagi pengajaran yang telah dipelajari secara teori di Politeknik. Disebabkan itu, pihak Kementerian Pelajaran Tinggi Malaysia dan politeknik mewajibkan semua pelajar di Politeknik menjalani Latihan Industri kerana ianya mempunyai objektif yang tersendiri dan yang paling penting ialah ianya dapat mendedahkan para pelajar dengan alam pekerjaan yang sebenar sebelum mereka menamatkan pengajian di Politeknik. Selain itu, Latihan Industri juga merupakan „advance’kepada pelajar apabila berada di alam pekerjaan yang sebenar yang lebih realiti dan mencabar kelak.
  • 74. Akhir sekali, penglibatan pelajar dalam latihan seumpama ini dapat membuktikan dan mengukuhkan lagi identiti pelajar dalam menjalani latihan di bidang teknikal,sekaligus menjadikan Politeknik sebagai platform pendidikan yang praktikal.Selain itu format laporan selepas menjalani Latihan Industri dapat melatih setiap pelajar dalam menghasilkan laporan teknikal yang lengkap, padat dan teratur untuk dijadikan sebagai petunjuk yang penting apabila mereka berada di dalam situasi yang sebenarnya.Ini adalah bersesuaian dengan matlamat Politeknik itu sendiri yang mahu melahirkan tenaga pekerja yang berkualiti dan separa profesional di dalam negara ini.