Luận văn: Kế toán thanh toán tại công ty du lịch Hatraco, HAY

Luận văn: Kế toán thanh toán tại công ty du lịch Hatraco, HAY

• 1.
  BỘ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ------------------------------- ISO 9001:2015 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Vũ Thị Trà My Giảng viên hướng dẫn : ThS. Trần Thị Thanh Phương HẢI PHÒNG - 2019
• 2.
  BỘ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ----------------------------------- HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Vũ Thị Trà My Giảng viên hướng dẫn : ThS. Trần Thị Thanh Phương HẢI PHÒNG - 2019
• 3.
  BỘ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG -------------------------------------- NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Vũ Thị Trà My Mã SV: 1412401297 Lớp: QT1805K Ngành: Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco.
• 4.
  NHIỆM VỤ ĐỀTÀI 1.Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( Về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). Tìm hiểu lý luận về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp. Tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Đánh giá ưu, khuyết điểm cơ bản trong tổ chức công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần thương mại và du lich Hatraco nói riêng làm cơ sở để đề xuất các biện pháp giúp đơn vị thực tập làm tốt hơn công tác hạch toán kế toán. 2.Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. Các văn bản của Nhà nước về chế độ kế toán liên quan đến công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. Quy chế, quy định về kế toán - tài chính tại doanh nghệp Hệ thống sổ sách kế toán liên quan đến tổ chức kế toán thanh toán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco, sử dụng số liệu năm 2017 phục vụ công tác. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco. Địa chỉ trụ sở chính:31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, Hải Phòng
• 5.
  MỤC LỤC LỜI MỞĐẦU ........................................................................................... 1 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP....... 3 1.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán ....................................... 3 1.2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua. ............................................. 5 1.2.1. Nguyên tắc thanh toán với người mua. ................................................... 5 1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua. .................................................................................................... 6 1.3.1Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán ........................................... 11 1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán..................................................................................................................... 12 1.3.3 Kế toán các nghiêp vụ thanh toán với người bán...................................... 13 1.4.1Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán........................................ 17 1.5 Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán. .................. 19 1.6 Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán. ....... 20 1.7 Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung...... 21 1.7.1 Nguyên tắc ghi sổ Nhật Ký Chung........................................................ 21 1.7.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung. .............. 22 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO....................................................................................... 24 2.1. Khái quát về công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco .................... 24 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco............................................................. 30 2.2.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco..................................... 30 2.2.2. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco....................................................................................... 31 2.2.3. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại công ty......................... 42
• 6.
  CHƯƠNG 3 GIẢIPHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO ...................................................................................................... 53 3.1. Đánh giá thực trạng thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco.................................................................. 53 3.1.1. Ưu điểm................................................................................................... 53 3.1.2. Hạn chế.................................................................................................... 54 3.2. Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco............................................................. 55 3.2.1. Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán........................................................................................ 56 3.2.2. Nội dung và các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco. ......................... 56 3.2.2.1. Giải pháp 1: Tăng cường quản lý công nợ............................................ 57 3.2.2.2. Giải pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán....................... 61 3.2.2.3. Giải pháp 3: Dự phòng phải thu khó đòi............................................... 63 Biểu số 19: Bảng trích lập dự phòng năm 2017................................................. 67 3.2.2.4. Giải pháp 4: Sử dụng phần mềm kế toán.............................................. 67 KẾT LUẬN...................................................................................................... 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 74
• 7.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu. Đối với các doanh nghiệp, việc tổ chức kế toán một cách hợp lý có vài trò hết sức quan trọng. Tổ chức công tác kế toán tốt là điều kiện để phát huy đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của kế toán đồng thời giảm chi phí tới mức thấp nhất. Và bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó có các vấn đề liên quan tới thanh toán như: thanh toán với Nhà nước, với nhân viên, thanh toán nội bộ, thanh toán với người mua, nhà cung cấp,… Tuy nhiên, chiếm mật độ cao và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán hàng. Quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán gắn liền với quá trình thu mua và bán ra sản phẩm, hàng hóa. Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức thanh toán ảnh hưởng tới việc ghi chép của kế toán lại thường xuyên biến đổi. Cần nắm vững các khoản phải thu khách hàng, điều chỉnh tình hình tài chính, chủ động trong các giao dịch, duy trì tốt quan hệ với các đối tác và đảm bảo không vi phạm pháp luật, phát triển được các mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp. Mặt khác, căn cứ vào các khoản phải thu ta có thể đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp về khả năng thanh toán cũng như khả năng huy động vốn, tình hình chiếm dụng vốn và bị chiếm dụng vốn. Sau quá trình học tập và nghiên cứu tại trường có được những kiến thức cơ bản và đặc biệt trong quá trình thực tập tại phòng Kế toán Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco ”. Trong quá trình viết không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn để có thể hiểu sâu hơn về nghiệp vụ thanh toán và so sánh thực tế tại công ty với lý thuyết đã được học.
• 8.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 2 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài. Nghiên cứu: Nghiên cứu, nắm vững những lý luận chung về kế toán phải thu, phải trả nói chung và phải thu khách hàng, phải trả người bán nói riêng nhằm tránh hao hụt vốn, điều chỉnh tình hình tài chính trong doanh nghiệp.. Mô tả: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco. Đề xuất một số giải pháp: Qua nghiên cứu lý luận và mô tả thực trạng có thể đưa ra những đề xuất hợp lý để giúp công ty hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.  Đối tượng nghiên cứu: Kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco.  Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Công ty cố phần thương mại và du lịch Hatraco -Về số liệu nghiên cứu: Số liệu nghiên cứu được lấy của năm 2017 4. Phương pháp nghiên cứu.  Các phương pháp kế toán (Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối).  Phương pháp thống kê và so sánh.  Phương pháp nghiên cứu tài liệu. 5. Kết cấu của khóa luận. Khóa luận bao gồm: Lời mở đầu, nội dung nghiên cứu và kết luận. Nội dung nghiên cứu gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp. CHƯƠNG 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco. CHƯƠNG 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco.
• 9.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 3 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Thanh toán đơn giản là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên (người hoặc công ty, tổ chức) sang một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. + Có hai phương thức thanh toán: - Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản,… - Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau. Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt . Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ
• 10.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 4 đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng - Thanh toán bằng ngoại tệ. - Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị. Thanh toán không bằng tiền mặt: Phương thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông. Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc,phương thức thanh toán nhờ thu phiếu trơn, phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ, phương thức tín dụng chứng từ…. Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu của ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. Phương thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán mà trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi ngân hàng thì gửi thẳng cho người mua không thông qua ngân hàng.. Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ. Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải
• 11.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 5 thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi. Thanh toán bằng ủy nhiệm thu :Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Thanh toán bằng thư tín dụng- L/C: theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng thanh toán nội bộ nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. 1.2.Nội dung kế toán thanh toán với người mua. 1.2.1.Nguyên tắc thanh toán với người mua. -Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: -Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được..
• 12.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 6 -Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. 1.2.2.Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua. a)Chứng từ sử dụng: -Hợp đồng bán hàng -Phiếu xuất kho -Phiếu thu -Hóa đơn GTGT -Giấy báo có ngân hàng -Biên bản bù trừ công nợ -Giấy nộp tiền -Biên bản thanh lý hợp đồng -Các chứng từ có liên quan khác. b)Sổ sách sử dụng. -Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. -Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng. -Số cái tài khoản 131 c)Tài khoản sử dụng. -Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản 131 có kết cấu như sau: + Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính ; - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
• 13.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 7 - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). + Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ; - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). + Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". + Số Dư Bên Có (nếu có): - Phản ánh số tiền đã nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. 1.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua Trường hợp bán chịu cho khách hàng -Khi bán chịu vật tư, hàng hóa cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn VAT, kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu: Nợ TK 131: Số phải thu của khách hàng Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp -Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 131: phải thu khách hàng Có TK 711: thu nhập khác Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp
• 14.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 8 -Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ cho khách hàng, khách hàng trả lại hàng, kế toán ghi: Nợ TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 3331: VAT của hàng hóa bị trả lại Có TK 131: ghi giảm số nợ phải ghi của khách hàng -Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính Có TK 131: phải thu của khách hang Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng hóa Nợ TK 152, 153, 156: ( phương pháp KKTX) Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 131: phải thu của khách hàng  Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng -Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131: phải thu của khách hàng -Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 131: phải thu khách hàng Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp -Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết trên TK 131  Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi -Cuối niên độ của kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay: Nợ TK 642- 6426 Có TK 229- 2293: dự phòng phải thu khó đòi -Sang năm sau: tính số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập. + Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng.
• 15.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 9 + Nếu số dự phòng lập năm nay lớn hơn số dự phòng lập phải thu khó đòi năm trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 642- 6426:chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 229- 2293: dự phòng tổn thất tài sản + Nếu số dự phòng lập năm nay nhỏ hơn năm trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 229: dự phòng tổn thất tài sản ( 2293) Có TK 642- 6426: chi phí quản lý doanh nghiệp TH có dấu hiệu chắc chắn không đòi được nợ, kế toán ghi: Nợ TK 229 - 2293 Nợ TK 642-6426 Có TK 131 TH đã xóa sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường Nợ TK 111,112,.... Có Tk 711 Nếu DN tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng TK 3331- VAT phải nộp. Khi đó giá trị vật tư, hàng hóa bán ra gồm cả thuế VAT.
• 16.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 10 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua theo TT133/2016/TT-BTC
• 17.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 11 1.3 Nội dung kế toán thanh toán với người bán 1.3.1Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán -Phải trả người bán phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đồng thời cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. - Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. - Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản - Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. -Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường. -Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
• 18.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 12 1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán. a)Chứng từ sử dụng: -Hóa đơn mua hàng -Biên bản kiểm nghiệm -Phiếu nhập kho -Biên bản đối chiếu công nợ -Biên bản thanh lý hợp đồng -Các chứng từ liên quan khác b)Sổ sách sử dụng: -Sổ nhật ký chung -Sổ chi tiết TK 331 của từng khách hàng -Sổ tổng hợp TK 331 -Sổ cái TK 331 -Biên bản đối chiếu công nợ c)Tài khoản sử dụng: Tài khoản 331- Phải trả cho người bán Kết cấu tài khoản 331: phải trả người bán + Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ; -Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của số vật tư hàng hóa, dịch vụ, đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
• 19.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 13 -Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán) + Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ ; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. -Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán) + Số dư bên Có: - Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp. - Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, + Số dư bên Nợ (nếu có): Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ. Chú ý: Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 1.3.3 Kế toán các nghiêp vụ thanh toán với người bán a)Trường hợp mua chịu: Mua vật tư, TSCĐ: Căn cứ ào chứng từ, hóa đơn, biên bản giao nhận,… kế toán ghi: Mua hàng nội địa: Nợ TK 152, 153, 156, 211: giá chưa thuế GTGT( phương pháp KKTX) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả cho người bán Mua hàng nhập khẩu: -Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, Thuế BVMT ( nếu có), Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Nợ TK 152,153,156,157, 211: ( giá mua chưa có thuế GTGT) Có 331: Phải trả người bán Có TK 3332: Thuế TTĐB Có TK 3333: Thuế XNK
• 20.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 14 Có TK 3338: Thuế BVMT -Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Nợ TK 331: Thuế GTGT Vào được khấu trừ Có TK 3331-33312 -Trả nợ cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 111, 112, 341 -Khi được chiết khấu, giảm giá trả lại vật tư, hàng hóa cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331: phải trả người bán Có TK 152, 155, 156 Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ b)Trường hợp ứng trước tiền mua hàng -Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng Nợ 331: phải trả cho người bán Có 111, 112: -Khi nhận mua hàng theo số tiền đã ứng trước: Nợ TK 152, 153, 156: nhập hàng Nợ TK 211: mua TSCĐ Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: phải trả người bán -Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng hóa và tiền ứng trước + Nếu số tiền ứng trước nhỏ hơn giá trị mua hàng thì DN phải trả số tiền còn thiếu Nợ TK 331: trả nợ còn thiếu Có TK 111, 112, 341 + Nếu số tiền ứng trước lớn hơn giá trị hàng mua thì phải ghi thu: Nợ TK 111, 112, 341 Có TK 331 -Nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước: vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ Nợ TK 111, 112
• 21.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 15 Nợ TK 111, 112 Có TK 331 -Nhận dịch vụ cung cấp( chi phí vận chuyển hàng hóa, điện nước, điện thoại… của người bán) nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 156: hàng hóa Nợ TK 241: XDCB Nợ TK 242: chi phí trả trước Nợ TK 642, 635, 811 Nợ TK 133 Có TK 331 c)Khoản chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua, vật tư, hàng hóa, TSCĐ do thanh toán trước thời hạn được trừ vào khoản nợ phải trả người bán: Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính d)Trường hợp phải trả người bán nhưng nhưng không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 331: Kết chuyển xóa nợ Có TK 711: thu nhập khác Nếu DN tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng TK 133- VAT đầu vào được khấu trừ. Khi đó giá tị vật tư, hàng hóa mua vào và giá trị hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT.
• 22.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 16 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán
• 23.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 17 1.4 Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ. 1.4.1Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán. Tỷ giá: Tỷ giá (còn được gọi là tỷ giá trao đổi ngoại tệ) giữa hai tiền tệ là tỷ giá mà tại đó một đồng tiền này sẽ được trao đổi cho một đồng tiền khác. Nó cũng được coi là giá cả đồng tiền của một quốc giá được biểu hiện bởi một tiền tệ khác.  Quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán: -Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra một đơn vị tiền tệ thống nhất mà đơn vị mình sử dụng (USD). Việc quy đổi phải căn cứ vào tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ. -Trong kế toán sử dụng loại tỷ giá: tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ. + Tỷ giá giao dịch hay con gọi là tỷ giá thực tế( là tỷ giá do ngân hàng nhà nước VN công bố tại thời điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh), tỷ giá này được sử dụng khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới doanh thu, chi phí hàng tồn kho, TSCĐ, khi tăng tiền mặt, tiền gửi hoặc ghi tăng công nợ là ngoại tệ. + Tỷ giá xuất là tỷ giá ghi trên sổ kế toán trước thời điểm thanh toán, tỷ gía này được sử dụng đối với các trường hợp giảm vốn bằng tiền là ngoại tệ và được tính theo phương pháp bình quân, FIFO hoặc đích danh. + Tỷ giá ghi nhận nợ là tỷ giá được ghi chép trên sổ kế toán tại thì điểm phát sinh giao dịch mua bán, tỷ giá này được sử dụng trong trường hợp ghi giảm công nợ là ngoại tệ. Cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành đánh giá các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó. Chênh lệch tỷ giá hối đoái chủ yếu phát sinh trong các trường hợp: - Thực tế mua bán, trao đổi, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ (chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện);
• 24.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 18 - Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện); - Chuyển đổi Báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam. Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải căn cứ vào: Tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi sổ kế toán 1.4.2 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ. Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh ghi: Nợ TK 131: Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngay giao dịch Có TK 511, 711: Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch Khi thu được nợ phải thu bằng ngoại tệ nợ phải thu của khách hàng: Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi: Nợ TK 111, 112: Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch Nợ 635: Chi phí tài chính Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ kế toán Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính Khi thu các khoản nợ phải thu: Nợ TK 111, 112: Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ Có TK 131: Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ Ghi nhận phần chênh lệch tỷ giá: Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời tại thời điểm thu nợ hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của DN: + Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi: Nợ TK 635: Chi phí tài chính Có TK 131 + Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi: Nợ TK 131 Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
• 25.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 19 Khi mua vật tư hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ nhà cung cấp chưa thanh toán tiền bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch tại ngày giao dịch Nợ TK 111, 112, 153, 156, 211, 642 Có TK 331: phải trả người bán Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ : -Trường hợp bên Nợ các TK phải trả và bên Có các TK tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi: Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ kế toán Nợ TK 635: chi phí tài chính( lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 111, 112 ( tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 515 : doanh thu hoạt động tài chính -Trường hợp bên Nợ các TK phải trả và bên Có các TK tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi: + Khi thanh toán nợ phải trả: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 + Ghi nhận chênh lệch tỷ giá: việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời khi thanh toán nợ phải trả hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN: + Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính Có TK 331 + Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi: Nợ TK 331 Có TK 515: doanh thu hoạt động tài chính 1.5 Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán. Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Hoạt động thanh toán ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và là một chỉ tiêu quan trọng trong quản lý tài chính. Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh mà quy định liên quan đến hoạt động thanh toán của các doanh nghiệp cũng có những nét đặc thù, phù hợp với đặc điểm và quy mô đơn vị. Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng chính sách mà các doanh nghiệp cần
• 26.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 20 phải có những biện pháp tổ chức, giám sát và đôn đốc, kiểm tra việc tuân thủ các quy định đã đề ra để đảm bảo hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, tránh cho doanh nghiệp những rủi ro tài chính có thể gặp phải liên quan đến thanh toán. Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho quản lý tài chính. Thông qua các thông tin này, các nhà quản trị sẽ nắm được tình hình thanh toán của các doanh nghiệp để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính DN giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý. Tất cả nghiệp vụ liên quan đến thanh toán phát sinh đều được biểu hiện qua các chứng từ, sổ sách nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán. Từ sự quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty. Nhìn chung, quan hệ thanh toán với nguời mua và người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. 1.6 Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán. -Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo chi tiết từng đối tượng, từng khoản nợ đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn. -Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán số còn nợ. Nếu cần thiết có thể yêu cầu khách hàng xác nhận bằng văn bản. -Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật -Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý có biện pháp xử lý phù hợp.
• 27.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 21 -Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua, người bán sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ. 1.7Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung. 1.7.1 Nguyên tắc ghi sổ Nhật Ký Chung. Hình thức Sổ Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.Theo hình thức sổ này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian được phản ánh vào sổ Nhật kí chung, sau đó số liệu từ Nhật kí chung sẽ được dùng để vào số cái. Ngoài Nhật kí chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian người ta còn có thể mở thêm sổ nhật ký đặc biệt để phản ánh các đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, thường xuyên nhằm giảm bớt khối lượng Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ sách chủ yếu sau: – Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; – Sổ Cái; – Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
• 28.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 22 1.7.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung. Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán vói người mua, người bán theo hình thức nhật ký chung. Ghi chú: Ghi theo ngày: Ghi định kỳ: Quan hệ đối chiếu kiểm tra: -Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết phải ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. -Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng tất cả số liệu trên sổ cái, bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán Sổ nhật kí chung Sổ cái TK 131, 331 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết 131, 331 Báo cáo tài chính Sổ nhật kí đặc biệt
• 29.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 23 -Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung. -Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, thuận tiện đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc.
• 30.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 24 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO 2.1. Khái quát về công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco -Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco -Giấy phép số: 0200590187 do Sở Kế hoạch và đầu tư Hải Phòng cấp -Địa chỉ trụ sở chính: 31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, Hải Phòng -Mã số thuế: 0200590187 -Người đại diện pháp lý: Bùi Viết Thưởng -Vốn điều lệ : 3.000.000.000 -Công ty tiền thân là Công ty Thương mại Duyên Hải, được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà Nước thành công ty cổ phần theo quyết định số 845,846/QĐ- TCCQ ngày 17/04/2006 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng -Thời gian đầu khi mới thành lập Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco có quy mô hoạt động nhỏ, đội ngũ công nhân ít , cơ sở trang thiết bị còn thiếu thốn . Kể từ đó cho đến nay, với sự nỗ lực của ban Giám Đốc cùng đội ngũ nhân viên công ty đã, đang và sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Từ khi thành lập, Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển để dần khẳng định thương hiệu và vị thế trên thị trường. 2.1.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Công ty kinh doanh các lĩnh vực sau: -Kinh doanh hàng nông, lâm, lương thực, thực phẩm.. - Kinh doanh vật tư,vật liệu xây dựng, sắt thép,phế liệu, … 2.1.2. Những thuận lợi, khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động Trong quá trình hoạt động của mình công ty có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp không ít khó khăn -Thuận lợi: + Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động, nhiệt huyết, luôn nỗ lực hết mình vì công việc và và đặc biệt là tinh thần trách nhiệm rất cao, có tinh thần và kỹ năng làm việc nhóm tốt
• 31.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 25 + Môi trường làm việc văn minh, lành mạnh và chuyên nghiệp + Cơ sở vật chất tốt như: Xe tải chuyên chở hàng cỡ lớn, cỡ nhỏ,xưởng sản xuất nhà kho sạch sẽ thoáng đãng, rộng rãi đáp ứng nhu cầu chứa hàng tốt + Bộ máy quản lý chuyên nghiệp, nhất quán, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát - Khó khăn: Đội ngũ nhân viên còn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nên ban đầu còn gặp nhiều vướng mắc + Nhu cầu sử dụng của khách hàng đa dạng và có tính thời vụ + Đối thủ cạnh tranh nhiều 2.1.3. Mô hình tổ chức bộ máy của công ty Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatra Chức năng của từng phòng ban  Hội đồng quản trị: - Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty Tổng giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Các chi nhánh trực thuộc Chi nhánh kinh doanh Hà Nội Trung tâm kinh doanh tổng hợp Hội đồng quản trị
• 32.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 26  Tổng giám đốc : -Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội đồng quản trị. Có nhiệm vụ hình thành bộ máy tổ chức miễn nhiệm nhân sự chủ chốt của công ty. Thay mặt Hội đồng quản trị điều hành mọi hoạt động của công ty  Phòng Tài chính – Kế toán: - Có chức năng và nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính cho phù hợp, đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn cho hiệu quả. -Ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Theo dõi toàn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tê tài chính của công ty. -Phản ánh tất cả các chi phí phát sinh trong kỳ và kết quả thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tìm ra những biện pháp tối ưu nhằm đưa doanh nghiệp phát triển, đạt hiệu quả cao. -Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo quy định. Phòng tổ chức hành chính: Giải quyết các thủ tục nội bộ công ty, lên kế hoạch và thực hiện tuyển dụng nguồn nhân lực cho công ty, trợ giúp lãnh đạo trong việc đánh giá nhân sự , quan hệ lao động, phân công nhân sự. Tổ chức xét duyệt nâng lương cho các cán bộ công nhân viên, làm thủ tục chế độ nghỉ hưu , mất sức cho công nhân viên. Đảm bảo công việc tiếp tân tiếp khách. Các chi nhánh trực thuộc:Dưới sự chỉ huy và điều hành của Tổng giám đốc và các phòng ban. Là những đơn vị thu nhỏ có người chỉ huy và điều hành trực tiếp là giám đốc và có các nhân viên trợ giúp như kế toán, kỹ thuật, thủ quỹ... 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 2.1.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty Bộ máy tế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Bộ máy có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp xem xét, kinh doanh các mặt hàng phù hợp. Nhờ đó
• 33.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 27 doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá, lựa chọn các phương án đầu tư sao cho có hiệu quả nhất. Ta có mô hình kế toán của công ty như sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toáncủa công ty  Kế toán trưởng Người đứng đầu phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty, các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về những thông tin kế toán cung cấp, có trách nhiệm tổ chức điều hành công tác kế toán trong công ty đôn đốc, giám sát, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán tiến hành. Giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh tế. Báo cáo và phân tích kịp thời các hoạt động tài chính cho ban giám đốc.  Kế toán tổng hợp - Có chức năng tổng hợp các dữ liệu mà kế toán phần hành và thủ quỹ đưa lên. Theo dõi đầy đủ số tài sản hiện có, tình hình biến động vốn, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tình hìnhh tăng giảm tài sản cố định, các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Phát hiện, kiếm tra lại nhưng thiếu sót của cấp dưới trước khi báo cáo lên kế toán trưởng.  Thủ quỹ - Quản lý quỹ, thu chi tiền mặt, kiểm kê, kiểm tra sổ quỹ tồn quỹ tiền và phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số liệu hiện có, tình hình biến động vốn bằng tiền KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán thuế
• 34.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 28 trong công ty.Bảo quản, lưu trữ các chứng từ gốc, cung cấp dữ liệu cho kế toán thanh toán ghi sổ.  Kế toán thuế Hạch toán các nghiệp vụ, chứng từ lien quan tới thuế, hàng tháng lập báo cao thuế, theo dõi tình hình nộp ngân sách 2.1.4.2. Hình thức kế toán, chế độ chính sách và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán: theo hình thức Nhật ký chung Chế độ kế toán công ty áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ do Bộ Tài Chính ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ Phương pháp khấu hao TSCD: Công ty khấu hao theo phương pháp đường thẳng Tính giá vốn hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên Công ty sử dụng VND là loại tiền chính để hạch toán
• 35.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 29 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết phải ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng tất cả các số liệu ghi trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
• 36.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 30 Theo nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung. 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 2.2.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco. Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Phương thức thanh toán áp dụng tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco: Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú, ở công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco sử dụng hai phương pháp thanh toán: thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả; Phương thức thanh toán ngay là: khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm cho khách hàng sẽ thu được tiền ngay, có thể là tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng,… Phương thức thanh toán chậm trả là: khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng chưa thu được tiền ngay, kế toán theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bằng các sổ chi tiết tài khoản 131, phải trả người bán bằng sổ chi tiết 331. + Đối với người mua: Tại công ty phương thức thanh toán ngay được áp dụng với những khách hàng là cá nhân mua hàng với số lượng ít và không phải là khách hàng thường xuyên của công ty. Với phương thức chậm trả công ty áp dụng cho những người mua là khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn và theo phương thức hàng gối hàng. + Đối với người bán: Công ty thanh toán ngay cho những nhà cung cấp nhỏ lẻ, số lượng ít. Còn đối với nhà cung cấp lâu năm, nhà cung cấp theo
• 37.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 31 phương thức hàng gối hàng công ty áp dụng hình thức trả ngay hoặc trả chậm tùy vào thỏa thuận của hai bên Hình thức thanh toán áp dụng tại Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco: Hình thức thanh toán được áp dụng tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản . Hình thức được áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được doanh nghiệp áp dụng cho những đơn hàng có trị giá nhỏ hơn 20 triệu đồng. Hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thường được doanh nghiệp áp dụng bắt buộc đối với những đơn hàng có trị giá lớn hơn từ 20 triệu đồng trở nên. Trong trường hợp đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, trong trường hợp có sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán. 2.2.2. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco. Chứng từ, tài khoản, sổ sách sử dụng: Chứng từ sử dụng: -Hợp đồng mua bán -Hóa đơn GTGT -Giấy báo có của ngân hàng -Phiếu thu Tài khoản sử dụng: 131- Phải thu khách hàng  Sổ sách sử dụng: - Nhật ký chung - Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Bảng tổng hợp thanh toán với người mua - Số cái TK 131 và các tài khoản có liên quan.  Quy trình hạch toán:
• 38.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 32 Sơ đồ 2.4: Quy trình kế toán thanh toán với người mua tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi định kỳ: Kiểm tra, đối chiếu: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng để ghi sổ. Đầu tiên ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 131, 511, 333… đồng thời kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131 theo dõi cho từng khách hàng. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 mở cho từng khách hàng, kế toán lập tổng hợp phải thu khách hàng. Kế toán thực hiện thao tác cộng số liệu trên bảng sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh. Kế toán dùng số liệu từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp phải thu của khách hàng để lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết phải thu khách hàng Bảng tổng hợp phải thu khách hàng
• 39.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 33 Ví dụ 1: Ngày 16/5/2017 công ty bán 90.000kg tấm cho công ty TNHH Trường Phát trị giá 684.000.000 chưa thanh toán Biểu số 1: Hóa đơn GTGT số 0002042. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 16 tháng 5 năm 2017 Mẫu số: 01 GTKT3/001 Ký hiệu: AA/12P Số: 0002042 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Mã số thuế: 0200590187 Địa chỉ: 31-33 Minh Khai, quận Hồng Bàng,tp Hải Phòng Số tài khoản: ................................................................................................................. Họ tên người mua hàng: ................................................ Tên đơn vị: ...Công ty TNHH Trường Phát ........ Mã số thuế:..0200434068.......................Điện thoai:...................... Địa chỉ: …..Khu Phú Xá, phường Đông Hải I, quận Hải An, HP Hình thức thanh toán: CK…….; Số tài khoản:................................................. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượn Đơn giá Thành tiền A B C 1 3 1 x 2 0 Tấm Kg 90.000 7.600 684.000.000 Cộng tiền hàng: 684.000.000 Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán 684.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm tám mươi tư triệu đồng chẵn /..................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
• 40.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 34 Ví dụ 2: Ngày 19/5/2017 công ty bán Ferro Silic và Ferro Cron cho công ty TNHH Quang Hưng giá 1.616.076.000 đồng đã có thuế GTGT 10% chưa thanh toán. Biểu số 2: Hóa đơn GTGT số 0002048 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 19 tháng 5 năm 2017 Mẫu số: 01 GTKT3/001 Ký hiệu: AA/12P Số: 0002048 Mã số thuế: 0200590187 Địa chỉ: 31-33 Minh Khai, quận Hồng Bàng,tp Hải Phòng Số tài khoản: ................................................................................................................. Họ tên người mua hàng: ................................................ Tên đơn vị: ………… Công ty TNHH Quang Hưng……………………….. Mã số thuế:..0200426155.......................Điện thoai:...................... Địa chỉ: …..Số 107 Phan Bội Châu, Hồng Bàng, HP……… Hình thức thanh toán: CK…….; Số tài khoản:................................................. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 3 1 x 2 01 Ferro Silic Kg 54.000 21.640 1.168.560.000 02 Ferro Cron kg 10.000 30.060 300.600.000 Cộng tiền hàng: 1.469.160.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 146.916.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.616.076.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ sáu trăm mười sáu triệu không trăm bảy mươi sáu nghìn đồng chẵn / .......................................................................................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
• 41.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 35 Ví dụ 3: Ngày 25/05/2017 Công ty Trường Phát thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản Biểu số 3: Giấy báo có Số:354 GIẤY BÁO CÓ Mã GDV:HHBT Ngày: 25/5/2017 Mã KH:529068 Kính gửi: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Mã số thuế:0200590187 Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi CÓ tài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau: Số tài khoản ghi CÓ: 1100073728 Số tiền bằng số: 684.000.000 Số tiền bằng chữ: Sáu trăm tám mươi tư triệu đồng chẵn./ Nội dung: ##Công ty TNHH Trường Phát thanh toán tiền nợ ## Giao dịch viên Kiểm soát
• 42.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 36 Ví dụ 4 : Ngày 3/06/2017 công ty Quang Hưng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản Biểu số 4 : Giấy báo có Số:365 GIẤY BÁO CÓ Mã GDV:HHBT Ngày: 3/06/2017 Mã KH:529068 Kính gửi: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Mã số thuế:0200590187 Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi CÓ tài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau: Số tài khoản ghi CÓ: 1100073728 Số tiền bằng số: 1.616.076.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ sáu trăm mười sáu triệu không trăm bảy mươi sáu nghìn đồng chẵn./ Nội dung: ##Công ty TNHH Quang Hưng thanh toán tiền nợ ## Giao dịch viên Kiểm soát
• 43.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 37 Biểu số 5: trích sổ nhật ký chung Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: Số 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Mẫu số: S03a-DNN ( Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của bộ Tài Chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ NTGS Chứng từ Diễn giải SHTK Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có …… ….. ………… …. …. …. ….. 16/5 HĐ0002 042 16/5 Bán tấm cho công ty TNHH .. Trường Phát 131 511 684.000.000 684.000.000 …. … …. …. …. ….. …. 19/5 HĐ0002 048 19/5 BÁn Ferro Silic cho công ty Quang Hưng 131 511 3331 1.616.076.000 1.469.160.000 146.916.000 …… ….. ………… …. ….. …… …. 25/5 GBC354 25/5 Công ty TNHH Trường Phát thanh toán tiền nợ 112 … 131 684.000.000 684.000.000 ... ........ ........... .......... .... 3/6 GBC365 3/6 Công ty TNHH Quang Hưng thanh toán tiền 112 131 1.616.076.000 1.616.076.000 ... .... ... ............. ... ... ........... ..... 14/9 HĐ0002 081 14/9 Bán thép tròn cho công ty TNHH Quang Hưng 131 511 3331 3.421.268.125 3.110.243.750 311.024.375 …… ….. …… ….. …. ……. ……. Cộng lũy kế 657.231.654.783 657.231.654.783 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký,ghi họ tên) ( ký,ghi họ tên) ( ký tên, đóng dấu)
• 44.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 38 Biểu số 6: Trích sổ cái TK 131 Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: Số 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Mẫu số: S03b-DNN ( Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của bộ Tài Chính) SỔ CÁI Năm 2017 Tên TK: Phải thu khách hàng Số hiệu: 131 Đơn vị tính: VNĐ NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu năm 7.597.540.526 …. … …… …. … …. 16/5 HĐ000 2042 16/5 Bán tấm cho cty TNHH Trường Phát 511 684.000.000 ..... .... ...... ..... ..... ..... 19/5 HĐ000 2048 19/5 Bán Ferro Silic cho cty Quang Hưng 511 3331 1.469.160.000 146.916.000 …. …. ….. …. ….. …. 25/5 GBC35 4 25/5 Công ty TNHH Trường Phát thanh toán nợ 112 …… 684.000.000 ... .......... ....... .......... 3/6 GBC36 5 3/6 Công ty TNHH Quang Hưng thanh toán nợ 112 1.616.076.000 .... ..... ..... ...... ..... .... .......... 14/9 HĐ000 2081 14/9 Bán thép tròn cho công ty TNHH Quang Hưng 511 3331 3.110.243.750 311.024.375 …… …. ….. ….. …… …… Số phát sinh 68.990.018.085 64.513.214.335 Số dư cuối năm 12.074.344.276 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký,ghi họ tên) ( ký,ghi họ tên) ( ký tên, đóng dấu)
• 45.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 39 Biểu số 7: Trích sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: Số 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Mẫu số: S13-DNN ( Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của bộ Tài Chính) SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tài khoản: 131 Đối tượng: công ty TNHH Quang Hưng Năm 2017 Đơn vị tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn C/K Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có SDĐK 27.436.000 …. ….. …. …. …. ….. ….. ….. …. … 19/5 HĐ0002 048 19/5 Bán Ferro Silic 511 1.469.160.000 3.456.418.300 3331 146.916.000 3.603.334.300 …. …. …. ….. ….. ….. …. …. ….. …. 3/6 GBC365 3/6 Công ty Quang Hưng thanh toán tiền hàng 112 1.616.076.000 2.452.433.200 ... ... .... .... .. ... .... ..... ........ 14/9 HĐ0002 081 14/9 Bán thép tròn k hợp kim 511 3.110.243.750 5.185.500.000 3331 311.024.375 5.496.524.375 …….. …. ….. ….. …. …. …. …. …. … Cộng phát sinh 9.0 55.600.000 8.998.300.000 SDCK 84.736.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
• 46.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 40 Biểu số 8: Trích sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: Số 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Mẫu số: S13-DNN ( Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của bộ Tài Chính) SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tài khoản: 131 Đối tượng: công ty TNHH Trường Phát Năm 2017 Đơn vị tính: đồng NTG S Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn C/K Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có SDĐK - …. ….. …. …. …. ….. ….. ….. …. … 16/5 HĐ000 2042 16/5 Bán tấm 511 684.000.000 762.500.000 …. …. …. ….. ….. ….. …. …. ….. …. 25/5 GBC35 4 25/5 Công ty Trường Phát thanh toán tiền hàng 112 684.000.000 128.500.000 25/5 HĐ000 2201 25/5 Bán gạo 511 123.500.000 252.000.000 …… .. …. ….. ….. …. …. …. …. …. … Cộng phát sinh 4.207.560.000 4.105.246.000 SDCK 102.314.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
• 47.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 41 Biểu số 9: Trích bảng tổng hợp phải thu khách hàng. Đơn vị:Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: số 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, tp Hải phòng BẢNG TỔNG HỢP PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tài khoản: Phải thu khách hàng Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có …… ……. ….. …. ….. ……. … Công ty TNHH Quang Hưng 27.436.000 9.0 55.600.000 8.998.300.000 84.736.000 Công ty TNHH Trường Phát - 4.207.560.000 4.105.246.000 102.314.000 Nhà phân phối Nam Việt 1.455.000.000 1.320.000.000 135.000.000 ….. ……. ……… …… ….. …… …… Tổng cộng 7.597.540.526 68.990.018.085 64.513.214.335 12.074.344.276 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
• 48.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 42 2.2.3. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại công ty.  Chứng từ, tài khoản, sổ sách sử dụng:  Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng mua bán - Hóa đơn GTGT - Giấy báo nợ của ngân hàng - Phiếu chi  Tài khoản sử dụng: 331- Phải trả người bán  Sổ sách sử dụng: - Sổ Nhật ký chung - Sổ chi tiết phải trả người bán - Sổ tổng hợp chi tiết phải trả người bán - Sổ cái tài khoản 331 Sơ đồ 2.5: Quy trình kế toán thanh toán với người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi định kỳ: Kiểm tra, đối chiếu: ---------- Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết phải trả người bán Bảng tổng hợp phải trả người bán
• 49.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 43 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ để ghi sổ nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết phải trả người bán. Căn cứ vào sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái TK 331. Từ sổ chi tiết phải trả người bán, ta tiến hành lập bảng tổng hợp phải trả người bán. Cuối kỳ, kế toán cộng tất cả số liệu trên kế toán. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu ghi trên sổ cái, bảng tổng hợp được lập từ các số thẻ, thẻ kế toán chi tiết để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Ví dụ 1: Ngày 31/3/2017 mua Ferro Silic theo hóa đơn GTGT số 0002494, chưa thanh toán.
• 50.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 44 Biểu số 10: Hóa đơn GTGT số 0002494 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên2: Giao người mua Ngày 31 tháng 3 năm 2017 Mẫu số: 01 GTKT3/002 Ký hiệu: AA/14P Số: 0002494 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại đầu tư Vân Long CDC Mã số thuế: 0200835768 Địa chỉ: 31-33 Minh Khai, quận Hồng Bàng,tp Hải Phòng Số tài khoản: ................................................................................................................. Họ tên người mua hàng: .......... Tên đơn vị: ………… Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco ……………………….. Mã số thuế:..0200590187.......................Điện thoai: ...................... Địa chỉ: …..31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, HP……… Hình thức thanh toán: CK…….; Số tài khoản:................................................. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 3 1 x 2 01 Ferro Silic kg 54.000 21.580 1.165.320.000 Cộng tiền hàng: 1.165.320.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 116.532.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.281.852.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ hai trăm tám mươi mốt triệu tám trăm năm mươi hai nghìn đồng chẵn / ................................................................................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
• 51.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 45 Ví dụ 2: Ngày 12/9/2017 mua thép tròn theo hóa đơn GTGT số 0000353, chưa thanh toán. Biểu số 11: Hóa đơn GTGT số 0000353. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao người mua Ngày 12 tháng 9 năm 2017 Mẫu số: 01 GTKT3/001 Ký hiệu: AA/14P Số: 0000353 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và đầu tư Nguyên Thành Mã số thuế: 0201296491 Địa chỉ: Số 600 quốc lộ 5 cũ, phường Hùng Vương, Hồng Bàng, Hải Phòng Số tài khoản: ................................................................................................................. Họ tên người mua hàng: ................................................ Tên đơn vị: ………… Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco ……………………….. Mã số thuế:..0200590187.......................Điện thoai:...................... Địa chỉ: …..31-33 Minh Khai, Hồng Bàng , HP……… Hình thức thanh toán: CK…….; Số tài khoản:................................................. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 3 1 x 2 01 Thép tròn không hợp kim kg 380.560 8.850 3.367.956.000 Cộng tiền hàng: 3.367.956.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 336.795.600 Tổng cộng tiền thanh toán 3.704.751.600 Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ bảy trăm linh tư triệu bảy trăm năm mốt nghìn sáu trăm đồng / ................................................................................................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
• 52.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 46 Ví dụ 3: Ngày 20/4/2017 công ty thanh toán tiền hàng cho công ty Cp Vân Long bằng chuyển khoản. Biểu số 12: Ủy nhiệm chi. ỦY NHIỆM CHI Số: 325 PAYMENT ORDER Ngày :20/4/2017 Tên TK trích nợ: Công ty cổ phần NGƯỜI HƯỞNG:Công ty cổ thương mại và du lịch Hatraco phần thương mại đầu tư Vân LongCDC Số tài khoản:12510000536118 Số CMND: Ngày cấp: Tại NH: TMCP Đầu tư và Phát triển Nơi cấp: Chi nhánh : Số tài khoản :113000140577 Tại NH: TMCP Công Thương VN – Cn HP Số tiền bằng số : 1.250.000.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn Đề nghị NH quy đổi ra loại tiền: Tỷ giá: Phí Ngân Hàng Nội dung : Trả tiền mua hàng Phí trong Phí ngoài KHÁCH HÀNG NGÂN HÀNG Kế toán trưởng Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát
• 53.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 47 Ví dụ 4: Ngày29/9/2017 công ty thanh toán tiền cho công ty TNHH Nguyên Thành bằng chuyển khoản. Biểu số 13: Ủy nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI Số: 426 PAYMENT ORDER Ngày :29/9/2017 Tên TK trích nợ: Công ty cổ phần NGƯỜI HƯỞNG:Công ty TNHH thương mại và du lịch Hatraco Nguyên Thành Số tài khoản:12510000536118 Số CMND: Ngày cấp: Tại NH: TMCP Đầu tư và Phát triển Nơi cấp: Chi nhánh : Số tài khoản : 159669619 Tại NH: ACB-CN Duyên Hải- HP Số tiền bằng số : 6.500.000.000 Số tiền bằng chữ: Sáu tỷ năm trăm triệu đồng chẵn Đề nghị NH quy đổi ra loại tiền: Tỷ giá: Phí Ngân Hàng Nội dung : Trả tiền mua hàng Phí trong Phí ngoài KHÁCH HÀNG NGÂN HÀNG Kế toán trưởng Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát Biểu số 14: Trích sổ Nhật ký chung.
• 54.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 48 Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: Số 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, HP Mẫu số: S03a-DNN ( Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của bộ Tài Chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2017 NTGS Chứng từ Diễn giải SHTK Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có …… ….. ………… …. …. …. ….. 31/03 HĐ0002 494 31/3 Mua Ferro Silic 156 133 331 1.165.320.000 116.532.000 1.281.852.000 … …… ….. ………… …. ….. …… …. 12/9 HĐ0000 353 12/9 Mua thép tròn không hợp kim kích cỡ các loại 156 133 331 3.367.956.000 336.795.600 3.704.751.600 20/4 UNC325 20/4 Thanh toán tiền mua Ferro Silic 331 112 1.250.000.000 1.250.000.000 29/9 UNC426 29/9 Thanh toán tiền mua thép tròn 331 112 6.500.000.000 6.500.000.000 …. … …. …. … … … … Cộng lũy kế 657.231.654.783 657.231.654.783 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký,ghi họ tên) ( ký,ghi họ tên) ( ký tên, đóng dấu) Biểu số 15: Sổ cái tài khoản 331
• 55.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 49 Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: Số 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, Hp Mẫu số: S03b-DNN ( Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của bộ Tài Chính) SỔ CÁI Năm 2017 Tên TK: Phải trả người bán Số hiệu: 331 NTG S Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu năm 8.554.801.615 …. … …… …. … …. 31/3 HĐ0002 494 31/3 Mua Ferro Silic 156 133 1.165.320.000 116.532.000 …. …. …. ….. …. ….. …. 12/9 HĐ0000 353 12/9 Mua thép tròn 156 133 3.367.956.000 336.795.600 … …. …. ….. ….. ….. … 20/4 UNC325 20/4 Thanh toán tiền mua Ferro Silic 112 1.250.000.000 29/9 UNC426 29/9 Thanh toán tiền mua Thép tròn 112 6.500.000.000 …… …. ….. ….. …… …… Số phát sinh 61.224.868.349 65.324.176.137 Số dư cuối năm 12.654.109.403 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký,ghi họ tên) ( ký,ghi họ tên) ( ký tên, đóng dấu)
• 56.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 50 Biểu số 16: Sổ chi tiết phải trả người bán: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: Số 31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Mẫu số: S13-DNN ( Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của bộ Tài Chính) SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: công ty cổ phần thương mại đầu tư Vân Long CDC Năm 2017 Đơn vị tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn C/K Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có SDĐK 31.000.000 …. ….. …. …. …. ….. ….. ….. …. … 15/2 HĐ0002030 15/2 Mua Ferro Silic 156 307.900.000 315.000.000 133 30.790.000 345.790.000 …… …. …… ….. ….. … .. ….. …. …. 31/3 HĐ00002494 31/3 Mua Ferro Silic 156 1.165.320.000 1.170.305.000 133 116.532.000 1.286.837.000 …. …. …. ….. ….. ….. …. …. ….. …. 20/4 UNC325 20/4 Thanh toán tiền hàng 112 1.250.000.000 1.350.636.050 …….. …. ….. ….. …. …. …. …. …. … Cộng phát sinh 3.125.000.000 3.050.000.000 SDCK 44.000.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
• 57.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 51 Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: Số 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Mẫu số: S13-DNN ( Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của bộ Tài Chính) SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty TNHH thương mại và Đầu tư Nguyên Thành Năm 2017 Đơn vị tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn C/K Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có SDĐK - …. ….. …. …. …. ….. ….. ….. …. … 26/8 HĐ 0000292 26/8 Mua thép tròn 156 52.650.300 75.120.430 133 5.265.030 67.685.000 ….. …… …… …… ….. ….. ….. …… ….. …. 12/9 HĐ 0000353 12/9 Mua thép tròn 156 3.367.956.000 3.448.866.500 133 336.795.600 352.753.150 …. …. …. ….. ….. ….. …. …. ….. …. 29/9 UNC 426 Thanh toán tiền hàng 112 6.500.000.000 3.335.600.000 …….. …. ….. ….. …. …. …. …. …. … Cộng phát sinh 9.550.000.000 9.300.650.000 SDCK 249.350.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
• 58.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 52 Biểu số 17: trích bảng tổng hợp phải trả người bán Đơn vị: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: số 31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng BẢNG TỔNG HỢP PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tài khoản: Phải trả người bán Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có …. … …….. ……. …… … ……. Công ty CP Việt Thái 50.400.000 350.500.000 280.000.000 20.100.000 Công ty CP Vân Long 31.000.000 3.125.000.000 3.050.000.000 44.000.000 Công ty TNHH Nguyên Thành - 9.550.000.000 9.300.650.000 249.350.000 Doanh Nghiệp Minh Quang - 260.050.000 350.000.000 89.950.000 …… … ……. ……. ……. …. ….. Tổng cộng 8.554.801.615 61.224.868.349 65.324.176.137 12.654.109.403 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
• 59.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 53 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO 3.1. Đánh giá thực trạng thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco. Trong thời kì kinh tế phát triển hiện nay, công ty đã và đang có những bước tiến xa hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình với sự phát triển của hệ thống nhà cung cấp và khách hàng. Vì vậy, kế toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng ngày càng hoàn thiện hơn. Kế toán thanh toán với người mua , người bán của Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco có những ưu điểm và tồn tại nhược điểm. Nhiệm vụ của kế toán thanh toán là phải tìm cách phát huy những điểm mạnh và hạn chế và khắc phục những điểm yếu để công tác kế toán ngày càng hiệu quả hơn.. Sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco, em đưa ra một số nhận xét sau: 3.1.1. Ưu điểm. - Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: + Công ty đã tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của mình. Các phòng ban hoạt động hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng cho các cấp quản lý. + Đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, ham học hỏi, có trình độ và bộ máy lãnh đạo có năng lực, luôn quan tâm đến cán bộ nhân viên trong công ty. - Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung, đơn giản gọn nhẹ nhưng hiệu quả. Cán bộ kế toán được bố trí hợp lý. Các nhân viên phòng kế toán thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo thông tin chính xác cho kết quả hoạt động kinh doanh. Hệ thống sổ sách: Công ty áp dụng theo hình thức sổ “Nhật ký chung”, đây là hình thức kế toán đơn giản, phổ biến, phù hợp với hoạt động kinh doanh
• 60.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 54 diễn ra tại công ty. Đồng thời, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh rõ ràng trên sổ Nhật ký chung, các sổ cái và sổ chi tiết theo trình tự thời gian giúp thông tin kế toán được cập nhật thường xuyên và đầy đủ. Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đúng với mẫu do Bộ tài chính quy định. Quy trình luân chuyển chứng từ khá nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán công ty sử dụng nhìn chung phù hợp với đặc điểm của công ty, phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý. Hệ thống tài khoản: Hiện nay công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính , công ty luôn cập nhập những thay đổi trong chế độ kế toán. Hạch toán kế toán thanh toán: + Công tác thanh toán nợ của công ty được đánh giá chung là tốt. Công ty mở sổ chi tiết để theo dõi cho từng đối tượng người mua và người bán. Giúp cho nhà quản lý có được những thông tin chính xác về tình hình công nợ của công ty để thu xếp thanh toán, chi trả đúng hạn và kịp thời cũng như thu hồi các khoản nợ phải thu tương đối kịp thời. + Để tạo được uy tín đối với các nhà cung cấp,không làm gián đoạn quá trình kinh doanh. Công ty thực hiện thanh toán đúng thời hạn hợp đồng kinh tế Phương thức thanh toán được áp dụng trong công ty khá đa dạng như: tiền mặt, chuyển khoản,…, tùy theo đối tượng khách hàng và đặc điểm riêng của đơn hàng mà công ty sẽ áp dụng phương thức thanh toán khác nhau. 3.1.2. Hạn chế. Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco còn bộc lộ những hạn chế sau: -Đối với các khoản nợ thì công ty chưa lập hồ sơ theo dõi cho từng khoản nợ và công tác đối chiếu công nợ để thu hồi vốn chưa được diễn ra thường xuyên. Ngoài việc cố gắng để thu hồi thì công ty chưa đưa ra biện pháp
• 61.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 55 nào để xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi theo hướng có lợi nhất cho công ty. -Về việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi mặc dù thực tế có phát sinh, thậm chí có cả khoản nợ được xác định là không đòi được. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tài chính của doanh nghiệp nếu như những khoản nợ này không thể thu hồi được trong tương lai.. -Trong công tác kế toán vẫn chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm. Do đó vẫn chưa khuyến khích được khách hàng thanh toán sớm ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn lưu động của công ty. -Công tác kế toán tại đơn vị vẫn được thực hiện một cách thủ công, tiến hành bằng tay mặc dù có sự hỗ trợ của Excel nhưng việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, luân chuyển chứng từ còn chậm, dễ gặp phải những sai sót, giảm hiệu quả của công việc. 3.2. Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, kinh tế Việt Nam đang trên đà hội nhập và phát triển mạnh mẽ. Đối với mỗi doanh nghiệp không chỉ là cơ hội mà còn là thách thức, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng phấn đấu để tồn tại. Để đạt được mục tiêu đó Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco phải hoàn thiện hơn, đổi mới không ngừng, phải có chính sách quản lý tốt, thay đổi những cơ chế không phù hợp với doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng. Nghiệp vụ thanh toán xảy ra cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, các nghiệp vụ thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó tại ra vốn cho doanh nghiệp phát triển và góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nên việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán giúp việc quản lý tài chính, cung cấp thông tin số liệu
• 62.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 56 chính xác phản ánh trung thực tình hình hoạt động của doanh nghiệp.Vì vậy công ty cần phải không ngừng hoàn thiện bộ máy kế toán cũng như công tác kế toán thanh toán với người mua người bán. 3.2.1. Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán. Để có thể hoàn thiện tổ chức thanh toán với người mua, người bán tại công ty thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau: -Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời, chính xác các hoạt động tài chính của công ty. Để không xảy ra tình trạng không cung cấp đủ thông tin kịp thời khi nhà quản lý cần cũng như các đối tượng quan tâm khác. -Hoàn thiện công tác kế toán phải được thực hiện dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. Nhà nước quản lý nền kinh tế thông qua các công cụ kinh tế vĩ mô, để có thể tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phải chấp hành đầy đủ các quy định nhà nước ban hành. Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin kế toán mới thống nhất, việc kiểm tra kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được. Các thông tin kế toán được lập dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định này sẽ giúp cho việc thu thập thông tin kế toán có chất lượng và khoa học, hữu ích cho quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động của công ty. -Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán muốn thực hiện được cần đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả. Bất kỳ một giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán nào đưa ra cũng phải tính đến những chi phí bỏ ra cũng như chi phí lương nhân viên, chi phí tài chính và những hiệu quả mang lại từ việc áp dụng nó. Chỉ khi nào hiệu quả lớn hơn chi phí thì lúc đó phương án mới được thực hiện. 3.2.2. Nội dung và các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco.
• 63.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 57 3.2.2.1. Giải pháp 1: Tăng cường quản lý công nợ.  Lập hồ sơ theo dõi cho từng khách hàng Hồ sơ của khách hàng được trình bày một cách khoa học và cập nhật liên tục giúp người quản lý nắm bắt được đầy đủ thông tin của từng khách hàng. Sau đây em xin phép đề xuất một mẫu hồ sơ theo dõi khách hàng như sau: HỒ SƠ THEO DÕI KHÁCH HÀNG Tên khách hàng:………………………………………………………….. Tên viết tắt: ……………………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………… Điện thoại:……………………… Số Fax( Fax No.)……………………… Địa chỉ thư điện tử: ……………………………………………………… Loại hình đăng ký doanh nghiệp( Công ty cổ phần, Công ty TNHH…) …………………………………………………………………………. Ngành nghề đăng ký kinh doanh:…………………………………….. Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh( Mã doanh nghiệp):………… Ngày cấp:……/……./……….. Nơi cấp:……………………………. Mã số thuế:…………………………………………………………… Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………. Người đại diện theo pháp luật:……………........ĐT:………………. Người giao dịch:……………………… ĐT:………………………
• 64.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 58 Ví dụ: Hồ sơ theo dõi khách hàng HỒ SƠ THEO DÕI KHÁCH HÀNG Tên khách hàng: Công ty TNHH Trường Phát Tên viết tắt: Công ty TNHH Trường Phát Địa chỉ: Khu Phú Xá, P.Đông Hải I, Hải An, Hải Phòng Điện thoại: 0985189925 Số Fax( Fax No.)…………………. Địa chỉ thư điện tử: ……………………………………………………… Loại hình đăng ký doanh nghiệp( Công ty cổ phần, Công ty TNHH…) Công ty TNHH Ngành nghề đăng ký kinh doanh: Vật Liệu Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh( Mã doanh nghiệp):………… Ngày cấp:04/ 01/ 2016 Nơi cấp: Chi cục thuế Hải Phòng Mã số thuế: 0200434068 Tên ngân hàng: Ngân hàng Vietcombank- Hải Phòng Số tài khoản: 0110127352060 Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Trường Phát ĐT: 0985189925 Người giao dịch: NguyễnThị Linh ĐT:01693190131 Giải pháp về việc đối chiếu công nợ định kỳ: Đối chiếu công nợ định kỳ diễn ra và cuối tháng nhằm giúp cho công ty quản lý chặt chẽ, không bỏ sót các khoản nợ đối với người mua, người bán và theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả để có kế hoạch đôn đốc các khoản công nợ phải thu, phải trả để có kế hoạch thanh toán các khoản nợ phải trả tránh để nợ quá dài hạn. Với công nợ phải trả cho công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu công nợ. Với công nợ phải thu, công ty có thể tham khảo biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng theo mẫu sau:
• 65.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 59 CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THƯƠNG MẠI VÀ ĐỘC LẬP-TỰ DO- HẠNH PHÚC DU LỊCH HATRACO Hải Phòng, Ngày…. tháng… năm… BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế - Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế. Hôm nay, ngày…tháng…năm…Tại văn phòng Công ty…,chúng tôi gồm có: 1. Bên A (Bên bán): CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO - Địa chỉ: 31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, HP - Điện thoại: 0313745726 Fax:0313810848 - Đại diện: Bùi Viết Thưởng Chức vụ: Tổng giám đốc 2. Bên B (Bên mua):……………………………………………………………. - Địa chỉ: ……………………………………………………………………….. - Điện thoại:………………..............................Fax:……………………………. - Đại diện:……………………………………..Chức vụ:……………………… Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau : Công nợ đầu kì:……………đồng Số phát sinh trong kì: 3. Số tiền bên B đã thanh toán:……………….đồng 4. Kết luận: Tính đến hết ngày…………bên B phải thanh toán cho Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco số tiền là:…………………. - Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Ngày tháng Số hóa đơn Tiền hàng Tiền thuế Thành tiền
• 66.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 60 Ví dụ: Biên bản đối chiếu công nợ với Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Long CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THƯƠNG MẠI VÀ Độc lập- Tự do- Hạnh phúc DU LỊCH HATRACO Hải Phòng, Ngày 30 Tháng 09 năm 2018 BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế - Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế. Hôm nay, ngày 30 tháng 09 năm 2018 Tại văn phòng Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco,chúng tôi gồm có: 1. Bên A (Bên bán): CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO - Địa chỉ: 31-33 Minh Khai, Hồng Bàng, HP - Điện thoại: 0313745726 Fax: 0313810848 - Đại diện: Bùi Viết Thưởng Chức vụ: Tổng giám đốc 2. Bên B (Bên mua): Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Long - Địa chỉ: Điểm CN, tiểu thủ công nghiệp xã Tân Tiến, Chương Mỹ , Hà Nội - Điện thoại: 01632.57 6.352 Fax:……………… - Đại diện: Vũ Đức Lộc Chức vụ: Giám đốc Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau : Công nợ đầu kì:50.200.000 đồng Số phát sinh trong kì: 3. Số tiền bên B đã thanh toán:16.500.000.đồng 4. Kết luận: Tính đến hết ngày 30/09 bên B phải thanh toán cho Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco số tiền là: 50.200.000 đồng. - Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Ngày tháng Số hóa đơn Tiền hàng Tiền thuế Thành tiền 30/9 0003579 15.000.000 1.500.000 16.500.000
• 67.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 61 3.2.2.2. Giải pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán: là một biện pháp thúc đẩy việc thu hồi vốn cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để thúc đẩy quá trình thu hồi nợ thì cùng với những biện pháp trên công ty nên áp dụng hạch toán chiết khấu thanh toán cho các khách hàng thanh toán nhanh, thanh toán trước hạn. Sẽ giúp thúc đẩy quá trình thu hồi vốn nhanh hơn. Cơ sở xây dựng mức chiết khấu thanh toán: Công ty có thể tham khảo lãi suất huy động và lãi suất cho vay của ngân hàng để quy định mức chiết khấu thanh toán cho phù hợp. Mức chiết khấu thanh toán phải lớn hơn mức lãi suất ngân hàng huy động và nhỏ hơn mức lãi suất ngân hàng cho vay Hiện nay công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco chưa áp dụng chính sách chiết khẩu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước hạn.Vì vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và thu hồi vốn được nhanh, công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán. Tỷ lệ chiết khấu thanh toán nên được chia thành nhiều mức căn bản vào số ngày mà khách hàng thanh toán sớm và phải được ghi nhận cụ thể trong hợp đồng kinh doanh được ký kết giữa hai bên, đấy cũng là điều kiện cần và đủ để làm căn cứ thực hiện chiết khấu thanh toán đối với mỗi khách hàng. Tài khoản sử dụng: TK 635- Chi phí tài chính Sơ đồ 3.1: Sơ đồ trình tự hạch toán chiết khấu thanh toán. TK 635: Chi phí tài chính TK 111, 112, 131 TK 911 CKTT cho người mua Cuối kỳ Kế chuyển CPTC
• 68.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 62  Phương pháp hạch toán: - Khi áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng: Nợ TK 635: Chi phí tài chính Có TK 131,111,112… - Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính sang TK 911: Nợ TK911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 635: Chi phí tài chính Năm 2017, doanh nghiệp chủ yếu giao dịch qua tài khoản ngân hàng TMCP Công Thương. Tại thời điểm này mức lãi suất gửi tiết kiệm ngân hàng Vietinbank năm 2017 là 7%/ năm, mức lãi suất cho vay là 9,5%/ năm. Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, doanh nghiệp nên chọn tỷ lệ chiết khấu thanh toán cao hơn mức lãi suất tiết kiệm, nhưng không được vượt quá mức lãi suất cho vay của ngân hàng. Doanh nghiệp nên chọn tỉ lệ chiết khấu thanh toán là 8,5%/ năm dựa theo lãi suất ngân hàng vietinbank.  Chiết khấu thanh toán được hưởng= Tổng số tiền thanh toán trước hạn x Tỷ lệ chiết khấu x Số ngày thanh toán trước hạn. Ví dụ minh họa: Ngày 15/05/2017 bán hàng cho công ty CP Thuận Cường chưa thu tiền: Định khoản: Nợ TK 131: 1.375.000.000 Có TK 511: 1.250.000.000 Có TK 3331: 125.000.000 Ngày 20/05/2017 công ty CP Thuận Cường đã thanh toán toàn bộ 100% tiền hàng mua ngày 15/05/2017, mặc dù theo hợp đồng ngày 30/05/2017 công ty CP Thuận Cường mới phải thanh toán tiền hàng. Công ty Cp Thuận Cường đã thanh toán trước 10 ngày. Kế toán tính chiết khấu thanh toán công ty Cp Thuận Cường như sau: Tiền chiết khấu = (8,5%/360) x 10x 1.375.000.000 = 3.246.528 Định khoản: Nợ TK 635: 3.246.528 Có TK 111: 3.246.528
• 69.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 63 3.2.2.3. Giải pháp 3: Dự phòng phải thu khó đòi. Hiện nay, Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco đang có những khoản nợ xấu, công ty đã thực hiên đòi nợ nhiều lần nhưng chưa thành công và có khoản nợ xác định là không đòi được.Vì vậy, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cũng như xóa sổ các khoản nợ xác định là không đòi được mang ý nghĩa rất quan trọng. Nó sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tổn thất phải chịu khi có những sự cố khách hàng không thể thanh toán được cũng như phản ánh đúng đắn tình hình tài chính của doanh nghiệp. Sau đây em xin đưa ra các điều kiện cũng như cách thức lập phòng phải thu khó đòi theo quy định của nhà nước như sau: Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Tác dụng dự phòng phải thu khó đòi: việc lập dự phòng phải thu khói đòi giúp công ty có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất về khoản nợ khó đòi có thể sảy xảy ra trong năm kế hoạch nhằm đảm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho công ty phản ánh đúng giá trị các khoản nợ phải thu tại thời điểm lập bao cáo tài chính. Về cơ sử pháp lý của việc lập dự phòng: Kế hoạch căn cứ vào thông tư TT228/2009TT-BTC ban hành 07/12/2009 về việc hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp. Điều kiện lập dự phòng: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. - Các trường hợp xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
• 70.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 64 + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. + Những khoản nợ quá 3 năm trở lên thì được coi như nợ không có khả năng thu hồi.. Mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi doanh nghiệp có thể áp dụng : Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi thọ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên. Trong đó: -Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. -Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Tài khoản sử dụng: TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản. TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi.
• 71.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 65 Kết cấu tài khoản:2239 + Bên nợ: - Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kì này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết - Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phòng đã lập để bù đắp số tổn thất xảy ra -Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ + Bên có: - Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. + Số dư bên có: - Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
• 72.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 66 Biểu số 18: Báo cáo tình hình công nợ năm 2017. Đơn vị: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: số 31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, tp Hải Phòng BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG NỢ ĐẾN HẾT 31/12/2017 Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ STT Tên công ty Công nợ với KH Thời hạn thanh toán Thời hạn quá hạn Ghi chú 1 Công ty CP Phương Nam 30.000.000 30/11/2016 1 năm 1 tháng 2 Công ty CP Vật liệu xây dựng Thái Nguyên 52.300.000 31/05/2017 7 tháng 3 Công ty CP VLXD Motilen Cần Thơ 34.220.000 31/12/2017 4 Nhà phân phối Bình Minh 26.400.000 31/12/2017 …. ……. ………. …… ……. ….. Tổng cộng 12.074.344.276 Ngày 31tháng 12 năm 2017 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
• 73.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 67 Biểu số 19: Bảng trích lập dự phòng năm 2017. Đơn vị: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco Địa chỉ: số 31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, tp Hải Phòng BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG PHẢI THU KHÓ ĐÒI Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ STT Tên công ty Công nợ với KH Thời gian quá hạn Mức trích lập Số tiền Ghi chú 1 Công ty CP Phương Nam 30.000.000 1 năm 1 tháng 50% 15.000.000 2 Công ty CP Vật liệu xây dựng Thái Nguyên 52.300.000 7 tháng 30% 15.690.000 Tổng cộng 37.950.000 17.385.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Định khoản đối với bảng trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Nợ TK 6422: 17.385.000 Có TK 2293: 17.385.000 3.2.2.4. Giải pháp 4: Sử dụng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để xử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán và tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Nó phải đáp ứng nhu cầu quản trị kế toán của doanh nghiệp cũng như đáp ứng các quy định về sổ sách kế toán của Nhà Nước. Phần mềm kế toán số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu do người dùng lập, dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn phần mềm kế toán sẽ xử lý và đưa ra các
• 74.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 68 báo cáo một cách chính xác và hiệu quả, giúp người dung tiết kiệm thời gian và chi phí. - Tiết kiệm thời gian: Việc sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất cho công ty của bạn, nó sẽ giúp giải quyết công việc nhanh chóng mà bạn không tốn quá nhiều thời gian như thế thống kế toán, thống kê thủ công trên giấy tờ trước đây. Phần mềm kế toán ra đời được thiết kế phù hợp với quy định của pháp luật, thuế… hiện hành sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn luôn tuân thủ với luật pháp. Ngoài ra, nó còn giúp bạn giải quyết tất cả các phép tính phức tạp với những số liệu lớn. Công việc của các nhân viên cần làm là chỉ cần nhập số liệu đầu vào và chờ máy tính xử lý để in ra kết quả .Chính xác: Phần mềm kế toán cung cấp các công cụ hỗ trợ tính toán chính xác cao do đó bạn không cần bỏ thời gian ra để tính toán như với việc quản lý, tính toán số liệu trong sổ sách trước đây. Có rất ít trường hợp phát sinh lỗi khi tính toán bằng phần mềm, nếu có thì chỉ có thể là do việc nhập liệu đầu vào bị nhầm lẫn. Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đều có một mục hướng dẫn cách sử dụng toàn bộ quy trình nhập liệu thông tin khách hàng và nhân viên. Khi bạn đã nắm rõ các bước này thì việc tính toán sẽ nhanh hơn. Hình thức hướng dẫn sử dụng này góp phần làm giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng số sách kế toán cho doanh nghiệp của bạn. Dễ sử dụng: Với hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay thì giao diện sử dụng cũng như các chức năng, thao tác đều rất thân thiện, dễ hiểu ngay cả với những người mới tiếp cận Phần lớn công việc chỉ cần dành thời gian để cài đặt chương trình và nhập dữ liệu vào hệ thống của phần mềm không cần phải tốn quá nhiều thời gian đọc hướng dẫn sử dụng để biết được chương trình được xây dựng và hoạt động như thế nào Khi phần phềm đã được cài đặt thì doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh chi phù hợp với lĩnh vực hoạt động kinh doanh của bạn sao cho thiết thực nhất. Các
• 75.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 69 phần mềm doanh nghiệp hiện nay đều có chức năng lưu trữ và bảo trì dữ liệu, theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp và quản lý bảng lương nhân viên một cách nhanh chóng nhất. Báo cáo: Một trong những chức năng nổi bật nhất của phần mềm kế toán là khả năng thống kê, báo cáo bất kỳ một yêu cầu nào của doanh nghiệp với thời gian nhanh nhất. Có thể bạn chỉ mất vài giây để tạo ra một bản báo cáo, đây là điểm khác biệt vượt trội so với hình thức quản lý truyền thống. Hơn nữa các báo cáo này có thể xuất ra file Excel, word dễ dàng khi in ấn. Một điều đặc biệt nữa là các phần mềm kế toán cho phép lập các báo cáo theo ý muốn của nhân viên và cũng cài đặt để phần mềm tự động lập báo cáo hàng ngày, theo tuần hoặc tháng. -Tác dụng của phần mềm đến quản lý công nợ: Cho phép quản lý công nợ chi tiết đến từng khách hàng/nhà cung cấp, từng hóa đơn phải thu/phải trả và từng hợp đồng mua/bán. Việc phân bổ số tiền thanh toán cho các hóa đơn có thể thực hiện tự động hoặc trực tiếp cho từng hoá đơn. Cho phép xử lý giảm trừ công nợ chi tiết theo hóa đơn trong trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá, chênh lệch tỷ giá, tạm ứng trước tiền hàng và các giảm trừ khác. Cho phép theo dõi chi tiết công nợ cho từng món vay mượn, từng lần tạm ứng… Giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ bán hàng từ việc báo giá, tiếp nhận đơn hàng, hợp đồng của khách hàng đến việc tiếp nhận hóa đơn sản phẩm, chiết khấu, giảm giá,…. Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý tình hình sử dụng hóa đơn, in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm, tuân thủ các quy định về phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn. Giám đốc và kế toán dễ dàng quản trị tình hình bán hàng theo từng chi nhánh, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh hoặc báo cáo bán hàng theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, thị trường. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán như: FAST, CYBER, MISA, ACOUTING, ASOFT,…công ty nên xem xét và mua phần mềm phù hợp. Công ty TNHH TM Tuấn Anh là doanh nghiệp nhỏ và vừa nên có thể sử dụng các phần mềm kế toán sau: Misa, Fast Acounting,…
• 76.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 70 Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017: http://misa.com.vn/ - MISA SME.NET 2017 là phần mềm luôn được cải tiến cho phù hợp với chế độ kế toán của các doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán. MISA SME.NET 2017 phù hợp triển khai cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực: Thương mại; Dịch vụ; Xây lắp; Sản xuất. - Phần mềm tự động lập các báo cáo thuế có mã vạch và quản lý chặt chẽ hóa đơn tự in, đặt in, điện tử theo đúng quy định của Tổng cục Thuế. Kết nối với dịch vụ kê khai thuế qua mạng MTAX.VN để nộp báo cáo trực tiếp đến cơ quan Thuế. - Phần mềm MISA SME.NET giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ bán hàng từ việc báo giá, tiếp nhận đơn hàng, hợp đồng của khách hàng đến việc tiếp nhận hóa đơn sản phẩm, chiết khấu, giảm giá,…. Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý tình hình sử dụng hóa đơn, in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm, tuân thủ các quy định về phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn. Giám đốc và kế toán dễ dàng quản trị tình hình bán hàng theo từng chi nhánh, phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh hoặc báo cáo bán hàng theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, thị trường.
• 77.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 71 -Giá phần mềm khoảng từ 2.000.000- 13.000.000 triệu đồng ( Tùy thuộc vào gói mua). Phần mềm kế toán Fast Acounting: http://www.fast.com.vn/ - Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn 13.000 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như Sao Khuê, BIT CUP, sản phẩm được nhiều người sử dụng, CUP CNTT… -Fast Accounting với 4 phiên bản đáp ứng cho các loại hình doanh nghiệp: dịch vụ, thương mại, xây lắp, sản xuất. Phần mềm này được phát triển trên công nghệ của Microsoft, ngôn ngữ lập trình là C#.NET, cơ sở dữ liệu là SQL Server, có thể chạy trên máy đơn lẻ, mạng nội bộ hoặc làm việc từ xa qua internet. -Tập chung vào nâng cao tốc độ xử lý khi thực hiện giao dịch, xử ly và tính toán cuối kỳ cũng như lên báo cáo giúp người sử dụng làm việc với tốc độ nhanh nhất. -Giá phần mềm khoảng từ 6.000.000- 12.000.000 triệu đồng ( tùy thuộc vào gói mua).
• 78.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 72 Hai phần mềm trên đều phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời là công cụ đắc lực trong kế toán nói chung và công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp nói riêng. Để biết thêm cụ thể hơn về phần mềm, doanh nghiệp có thể truy cập vào địa chỉ trang web của nhà cung cấp và yêu cầu tư vấn.
• 79.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 73 KẾT LUẬN Kế toán thanh toán với người mua, người bán có vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán của Doanh nghiệp . Việc xác định, phản ánh kịp thời, chính xác, chi tiết, cụ thể tình hình thanh toán với khách hàng sẽ giúp cho nhà quản trị nắm được tình hình tài chính của công ty và đưa ra được những phương hướng phát triển đúng đắn trong doanh nghiệp. Đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco ” đã hệ thống hóa lý luận chung về kế toán thanh toán trong các doanh nghiệp, mô tả được thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco và đưa ra được một số kiến nghị hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán. Tăng cường quản lý công nợ, áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán, trích lập dự phòng phải thu khó đòi và đưa các phần mềm kế toán vào sử dụng. Trên cơ sở đưa ra các ưu, nhược điểm trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco, bài viết này đã đưa ra được một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói trên tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco như sau: - Kiến nghị tăng cường quản lý công nợ như lập hồ sơ theo dõi khách hàng,... - Kiến nghị về áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán - Kiến nghị về việc lập dự phòng phải thu khó đòi - Kiến nghị về áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán. Sau quá trình độc lập, nghiên cứu tại trường và một thời gian thực tập tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco đã giúp em hiểu rõ hơn về những lý luận đã học, đồng thời biết được việc ứng dụng lý luận đó vào thực tế như thế nào. Tuy nhiên, với thời gian và kiến thức còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và các chị kế toán viên để khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin cảm ơn cô giáo Th.S Trần Thị Thanh Phương cùng các anh chị làm việc tại phòng kế toán công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco đã nhiệt tình giúp đỡ và hướng dẫn em trong việc hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
• 80.
  Khoá luận tốtnghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Trà My Page 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Ngô Thế Chi ( 2013 ) , Giáo trình kế toán tài chính , Nhà xuất bản Tài Chính 2. Đặng Thị Loan (2011) , Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp , Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân . 3.Thông Tư 133 (2016) , Nhà xuất bản tài chính . 4.Tài liệu kế toán (2017 ) , Công Ty cổ phần thương mại và du lịch Hatracao .