Makalah sistem perkantoran

SISTEM PERKANTORAN
(diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Business Administration 2)
disusun oleh:
1. Ajeng Maulani NIM. 115254006
2. Faujiana Fatah NIM. 115254013
3. Muthia Ulfah NIM. 115254027
4. Yudha Dewangga NIM. 115254032
Kelas 4
PROGRAM STUDI DIV ADMINISTRASI BISNIS
DEPARTEMEN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2014

A. SISTEM DAN PROSEDUR KONSEP
Gambar 1 Komponen Sistem Fungsional dan Subsistem
Sumber : Administrative Office Management Eighth edition, 2005:360
Yang ditunjukkan pada Gambar 1, beberapa komponen termasuk karyawan,
peralatan, dan bentuk atau bahan yang dimasukkan ke dalam sistem fungsional dan
subsistem. melalui analisis sistem, keterkaitan komponen yang dipelajari dalam
upaya untuk menyederhanakan proses kerja dan untuk memberikan dasar yang kuat
untuk pengambilan keputusan manajerial.
Di banyak organisasi, konsep sistem meliputi berbagai kegiatan. misalnya, dalam
organisasi besar itu adalah umum untuk menemukan kegiatan-kegiatan berikut baik
secara langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan sistem:
a. audit administrasi
b. penganggaran
c. manajemen bentuk
d. perencanaan sumber daya manusia
e. standar pekerjaan
f. tata letak kantor dan desain
g. riset operasi
h. analisis prosedur
i. promosi dan pelatihan
j. kontrol kualitas
k. catatan manajemen
l. standarisasi proses operasi
m. desain sistem
n. telekomunikasi
o. studi waktu dan gerak
p. pengukuran kerja

1. Definisi
Menurut Quible (2005:361) sistem adalah serangkaian subsistem terdiri dari
prosedur yang saling terkait yang membantu mencapai tujuan didefinisikan dengan
baik. Sedangkan prosedur terdiri dari metode terkait yang diperlukan untuk
menyelesaikan berbagai proses kerja, metode terdiri dari operasi klerikal atau
mekanis tertentu atau kegiatan.
Gambar 2 Designing of Systems
 Sistem
Serangkaian subsistem yang ditemukan dalam sebuah organisasi.
 Subsistem
Prosedur yang saling terkait yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi
operasional dari sebuah organisasi.
 Prosedur
Metode yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai proses kerja.

 Metode
Khusus operasi atau kegiatan administrasi atau mekanis.
Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-
langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu
orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam
menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha
biasanya oleh lebih daripada satu petugas.
Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka
metode berisi tentangaktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan,
dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem)
merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.
2. Tujuan
Menurut Quible (2005:361)), ini merupakan tujuan untuk mengembangkan dan
menggunakan sistem bervariasi dari satu organisasi ke organisasi. berikut,
bagaimanapun, mengidentifikasi tujuan utama menggunakan konsep sistem:
a. Untuk memaksimalkan pemanfaatan efisien dari sumber daya organisasi
b. Untuk mengendalikan biaya operasi
c. Untuk meningkatkan efisiensi operasi
d. Untuk membantu mencapai tujuan organisasi
e. Untuk membantu melaksanakan berbagai fungsi organisasi
Sedangkan tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam …………….
yaitu:
a. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
b. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

c. Membuat catatan dengan biaya minimal
d. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan
serta di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
e. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Keuntungan dan kerugian
Menurut Quible (2005:361) beberapa keuntungan hasil dari menggunakan konsep
sistem diantaranya:
a. Berbagai fungsi organisasi yang terkoordinasi lebih baik.
b. Kegiatan boros, tidak produktif, dan tidak ekonomis dihilangkan
c. Efisiensi operasi organisasi ditingkatkan
d. Kontrol yang lebih efektif dapat diberikan atas berbagai kegiatan dan fungsi
Berikut adalah kelemahan potensi penggunaan sistem menurut Quible (2005:361):
a. Sejumlah fleksibilitas operasi dapat dihancurkan, paling sering pada tingkat unit
ketika itu harus sesuai dengan parameter sistem.
b. Setiap inefisiensi yang dibangun ke dalam sistem proporsional cenderung akan
meningkat sebagai pekerjaan mengalir melalui sistem.
c. Sebuah sistem yang terintegrasi total mungkin akan terpengaruh sedikit jika ada
perubahan dalam salah satu sub sistemnya.
4. Karakteristik sistem
Sistem dirancang dengan baik memiliki lanjutan sejumlah karakteristik, termasuk
yang berikut:
a. Fleksibel
Meskipun sistem yang efektif dalam terstruktur, harus cukup fleksibel untuk
mengakomodasi keadaan khusus atau tidak biasa, namun sebaiknya cukup
fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
b. Adaptable
Jika sistem dirancang dengan baik, perubahan dalam sistem dapat dibuat tanpa

merusak atau menghambat fungsinya. System yang baik juga harus cepat dan
mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah system yang lama
maupun mengganggu fungsi utamanya
c. Systematic
Sebuah sistem yang efektif adalah sistematis dan logis. Agar berfungsi secara
efektif, hendaknya system yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu system
yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada.
d. Fungsional
Sebagai sistem untuk menjadi efektif, harus melayani tujuan yang dimaksudkan.
System yang efektif pula harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah
ditentukan
e. Sederhana
Sebuah system seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan
dilaksanakan
f. Resourceful
Sebuah sistem yang dirancang dengan baik membuat penggunaan yang tepat dari
sumber daya organisasi.
g. Responsif
Sebuah sistem yang efektif dirancang untuk merespon dengan cepat perubahan
kebutuhan.

5. Unsur sistem
Gambar 3 Unsur-unsur Sistem
a. Input
Aliran kerja melalui sistem dimulai dengan masukan dari beberapa jenis sumber
daya. di wilayah kantor, jenis umum dari input data, informasi, dan bahan.
Termasuk sebagai bagian dari masukan adalah diperlukan keterampilan dan
pengetahuan karyawan, serta karyawan tetap perlu melaksanakan berbagai
metode dan prosedur yang terdiri dari sistem. Dalam banyak kasus, output dari
satu sistem menjadi input untuk sistem lain.
b. Pengolahan
Transformasi input menjadi output yang diinginkan berlangsung selama elemen
pengolahan, yang melibatkan metode dan prosedur yang terdiri dari sistem.
Kegiatan pengolahan umum melibatkan penghitungan, komputasi, pemilahan,
klasifikasi, dan mengambil data / informasi.
c. Output
Interaksi antara unsur-unsur input dan pengolahan menghasilkan output, biasanya
dalam bentuk baik dokumen kertas atau informasi yang disimpan secara
elektronik. Output sering data / informasi yang karyawan menggunakan dalam

melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka. kualitas output cenderung
memiliki dampak yang signifikan pada efisiensi keseluruhan dan profitabilitas
organisasi. output ini sering masukan dari sistem lain (atau subsistem dalam
beberapa organisasi).
d. Tanggapan
Selama waktu itu data dan / atau informasi sedang diproses melalui sistem,
umpan balik memungkinkan sistem untuk menentukan apakah hasil dan harapan
yang konsisten satu sama lain. misalnya, jika biaya per unit melebihi standar yang
dapat diterima, kontrol tambahan mungkin harus dipanggil, yang merupakan
elemen lain dari pprocess tersebut. Umpan balik memungkinkan sistem untuk
mengevaluasi efektifitas dengan yang masukan sedang diproses sebelum
menyiapkan output. jumlah yang dibutuhkan umpan balik bervariasi dari sistem
ke sistem. yang lebih penting sistem ini adalah untuk kelangsungan hidup
organisasi, umpan balik yang menjadi lebih penting.
e. Kontrol
Elemen penting lain dari beberapa sistem, kontrol memiliki dimensi internal dan
eksternal adalah kebijakan dan prosedur yang sistem harus mematuhi organisasi.
Dimensi eksternal, di sisi lain, melibatkan, negara, dan aturan lokal federal dan
peraturan yang berdampak pada sistem, serta pertimbangan etis dan moral.
Sebagai aturan, semakin keras usaha yang masuk ke dalam desain sistem, umpan
balik kurang penting dan elemen pengendali adalah karena mereka telah
direncanakan untuk selama pengembangan sistem.
Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut diatas sangatlah
penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam menjalankan
system. Dan yang paling utama adalah bahwa output dari sebuah system (departemen
atau bagian) tertentu mempunyai hubungan yang erat dengan system (departemen
atau bagian) yang lain. Berikut adalah skema system dalam organisasi:

Gambar 4 Fungsi Sistem dalam Organisasi
Sumber : Sukoco (2006)
B. PERKEMBANGAN BARU DALAM SISTEM DAN PROSEDUR DESAIN.
Jumlah peningkatan integrasi teknologi yang digunakan dalam merancang sistem
operasi dan prosedur bertanggung jawab untuk evaluasi apa yang dikenal hari ini
sebagai manajemen pengetahuan. Sebagai konsep berkembang, manajemen
pengetahuan yang muncul dari apa yang dulu dikenal sebagai manajemen dokumen,
dan ini melibatkan menangkap dan mengkomunikasikan informasi kepada orang-
orang yang mencari atau yang membutuhkannya, kemungkinan besar melalui sistem
perusahaan yang luas. Pada dasarnya, manajemen pengetahuan melibatkan
memberikan informasi kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam
format yang diinginkan.
Semakin, manajemen pengetahuan akan menggunakan alur kerja berbasis web.
Bahkan, sebagian besar prosedur organisasi yang melibatkan pemrosesan dokumen
akan menjadi web Berbasis. Memasukkan "push-teknologi," informasi tertentu akan
tersedia atau dikirim ke pengguna tanpa mereka meminta itu. Kapan dan di mana
diperlukan, prosedur akan mengakomodasi kolaborasi berbasis teknologi, dengan
menggunakan email, penjadwalan, dan perangkat lunak kolaboratif.

Perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung penggunaan teknologi pada
prosedur harus mempunyai karakteristik (Quible : 2001) sebagai berikut :
1. Work-assignment delivery.
System harus mendukung kekuatan penyampaian pesan, memberikan peluang
penyampaian tugas kerja dari satu orang kepada yang lain dalam suatu organisasi.
2. Interconnectivity of departments and/or work unit.
System hendaknya mendukung penyampaian pesan secara cepat dan tepat, baik
untuk jumlah pesan yang relative sedikit maupun yang bersifat missal dan baik
pesan yang disampaikan secara vertical maupun horizontal.
3. Accommodation of existing data.
System harus dapat mengakomodasikan dan memfasilitasi data yang ada karena
sumber daya yang dimiliki suatu organisasi tersedia pada data tersebut.
4. Cost effective.
Suatu system harus efektif dan efisien dalam segi biaya.
Tahapan Dalam Pengembangan Sistem
Pengembangan dari satu system baru atau memodifikasi system yang telah
ada merupakan upaya untuk mengembangkan sistem yang lebih baik dan mampu
beradaptasi dengan lingkungan secara cepat. Meskipun pada awalnya system
dibangun hanya menggunakan langkah 1,4, dan 5, namun langkah 1 hingga 5 dapat
digunakan jika organisasi hendak memodifikasi sistem yang telah ada. Berikut ini
adalah tahapan pengembangan sistem yang diajukan oleh Quible (2001):
1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.
Langkah ini akan memberikan gambaran yang jelas dan hasil yang diharapkan
serta analisis yang diperlukan guna mempertajam analisis yang dilakukan;
2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan.
Sebelum system dimodifikasi, proses yang ada harus digambarkan atau dibuat
perencanaan. Proses tersebut dapat digambarkan secara naratif dengan
menggunakan form/chart. Rencanakan setiap proses yang berjalan dari masing-

masing langkah. Lengkapi dengan langkah-langkah yang dapat meyakinkan, yaitu
dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan berikut: siapa, apa, kapan, dimana,
mengapa, dan bagaimana;
3. Analisis proses yang sedang berjalan.
Langkah berikutnya adalah analisis proses. Adanya pertanyaan dapat membantu
mengidentifikasi proses dengan sederhana, aktivitas kantor apa yang perlu
dieliminasi atau dapat dikombinasi dengan yang lain. Ketika proses pekerjaan
dilakukan, penyederhanaan menjadi focus utama, dan terkadang ketika satu
langkah di eliminasi, langkah yang lain juga tereliminasi;
4. Rencanakan proses yang dikembangkan.
Pada saat proses yang berjalan telah dianalisis, maka proses yang dikembangkan
telah direncanakan dengan jelas. Pada beberapa kasus dapat dicoba dengan
menggunakan uji coba dan segera melakukan pembenahan sebelum system
seluruhnya diimplementasikan;
5. Buat proses baru.
Setelah keputusan dibuat untuk diimplementasikan pada proses yang baru, maka
pembuatan proses baru dapat dimulai. Beberapa karyawan perlu diyakinkan
bahwa proses yang baru sebenarnya merupakan pengembangan dari proses yang
lama.
Pendekatan sistem dalam organisasi selama ini telah terbukti dapat menyelesaikan
permasalahan yang dihadapi organisasi, dengan mengembangkan system baru atau
memodifikasi sistem yang telah ada.
C. SISTEM DAN PROSEDUR STAF
Beberapa alternatif yang tersedia untuk mendapatkan petugas sistem dan prosedur
fungsi dalam sebuah organisasi. Untuk sebagian besar, alternatif staf yang paling
tepat diatur oleh:
1. ukuran organisasi
2. Jenis (manufaktur, jasa, dll) dari organisasi

3. Komitmen organisasi terhadap pendekatan sistem keseluruhan atau terintegrasi
4. Filosofi dari manajemen puncak terhadap sistem dan prosedur fungsi.
5. Jenis dan tingkat teknologi dimasukkan ke dalam sistem atau sistem.
Kepegawaian sistem dan prosedur fungsi meliputi tiga alternatif yang diidentifikasi
dalam gambar ini:
Gambar 5 Alternatif Untuk Kepegawaian Sistem Dan Prosedur Fungsi
Konsultan luar sering disewa secara retainer dalam banyak cara yang sama bahwa
pengacara organisasi mungkin dipertahankan. Konsultan umumnya memberikan
rekomendasi tetapi meninggalkan keputusan akhir tentang konfigurasi sistem untuk
manajemen.
Penggunaan konsultan luar menghasilkan beberapa keuntungan. Paling signifikan
adalah konsultan keahlian mampu menyediakan. Karena konsultan luar, mereka bisa
objektif dalam membuat rekomendasi. Dan ketika ditahan selama periiod tahun,
konsultan luar dapat menjaga sistem klien mereka up to date. Kerugian yang paling
signifikan menggunakan konsultan luar adalah tingginya biaya layanan mereka.
Kerugian lain mungkin akibat dari tidak tersedianya mereka pada waktu diperlukan.

Gunakan purna waktu staf memungkinkan organisasi untuk mengembangkan dan
meningkatkan secara terus menerus semua sistem dan proses kerja bukan hanya yang
paling penting. Seorang staf purna waktu juga menguntungkan ketika masalah timbul
dan bantuan segera diperlukan. Tapi untuk beberapa organisasi, biaya
mempekerjakan staf penuh waktu tidak layak secara ekonomis. Konflik yang
mungkin timbul antara manajer lini dan staf sistem lain adalah kerugian berpotensi
signifikan.
Individu yang termasuk staf penuh waktu dikenal sebagai sistem analis. Mereka harus
memiliki beberapa kualifikasi sebagai berikut:
1. Pemahaman data / pengolahan informasi dan alur kerja.
2. Keakraban dengan analisis, desain, dan pemasangan sistem
3. Pengetahuan tentang fungsi departemen dan proses operasi
4. Kemampuan untuk melakukan penelitian.
Ketika sebuah organisasi terlalu kecil untuk menjamin penggunaan konsultan luar
atau staf penuh waktu, fungsi sistem sering ditugaskan untuk individu yang berfungsi
dalam beberapa kapasitas lain. Kemungkinan besar, orang ini adalah manajer kantor
administrasi. Keuntungan utama dari alternatif ekonomi ini kadang-kadang dibayangi
oleh ketidakmampuan individu untuk melaksanakan tugas secara efektif karena waktu
tidak cukup atau keahlian.
D. MENDESAIN ATAU MEMODIFIKASI SISTEM
Pengembangan sistem baru atau modifikasi sistem yang ada ditingkatkan dengan
mengikuti serangkaian desain yang baik, langkah-langkah berurutan. Sedangkan
pengembangan sistem baru hanya menggunakan langkah 1, 4, dan 5, langkah 1
sampai 5 sesuai untuk modifikasi sistem yang ada.
1. Tentukan dengan jelas prosesyang akan diteliti.
Sebuah definisi yang jelas dan deliniasi hasil proses analisis sesuai untuk situasi
yang sedang dipelajari. Studi sering dilakukan karena satu atau lebih dari situasi
masalah berikut: hambatan dalam alur kerja, kemunduran alur kerja, alur kerja

tidak efisien, tidak efisiennya penggunaan sumber daya organisasi (manusia dan
bukan manusia), dan duplikasi usaha. Dalam beberapa kasus, studi tentang proses
kerja telah dibatasi untuk berulang, volume tugas yang tinggi.
2. Garis rincian proses ini. Sebelum sistem dapat dimodifikasi, proses ini harus
jelas diuraikan. Proses ini dapat diuraikan dalam bentuk narasi atau dengan
menggunakan salah satu grafik yang dijelaskan di bagian selanjutnya dari bab
ini. Menguraikan proses hadir pada formulir yang tepat mensyaratkan bahwa
setiap langkah diidentifikasi dan dipecah menjadi bagian-bagian menit tersebut.
Kelengkapan langkah dapat dipastikan ketika pertanyaan berikut jawab: siapa,
apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.
3. Menganalisis proses ini. Langkah selanjutnya adalah menganalisis proses.
Mempertanyakan perlunya setiap langkah membantu mengidentifikasi orang-
orang yang dapat disederhanakan, dihilangkan, atau dikombinasikan dengan
orang lain. Ketika proses kerja terdiri dari langkah-langkah yang kompleks,
penyederhanaan menjadi fokus utama. Dan kadang-kadang ketika satu langkah
dapat dihilangkan, langkah selanjutnya bisa juga kadang-kadang dihilangkan.
4. Garis besar proses perbaikan. Setelah proses ini telah dianalisis, maka proses
perbaikan secara jelas diuraikan, umumnya pada jenis yang sama dari bentuk
atau grafik digunakan untuk garis asli. Sebisa mungkin, perawatan harus
dilakukan untuk menyederhanakan desain proses perbaikan. Dalam banyak
kasus, perbaikan dapat dibuat, dan menentukan sejauh mana proses yang
diusulkan merupakan perbaikan atas proses ini adalah mungkin.
5. Pasang proses baru. Setelah keputusan telah dibuat untuk menerapkan proses
baru, siap untuk instalasi. Beberapa karyawan mungkin perlu diyakinkan bahwa
proses baru sebenarnya merupakan perbaikan atas proses lama, yang biasanya
menjadi tanggung jawab pengawas. Proses baru harus dikenakan periodik tindak
lanjut dan ulasan. Melakukan hal ini akan memudahkan membuat modifikasi
yang diperlukan dalam berbagai elemen dari proses.

Dalam beberapa kasus, pemecahan masalah digunakan untuk merancang atau
memodifikasi sistem. Langkah-langkah pemecahan masalah telah diuraikan dalam
bab 16 tepat untuk digunakan.
Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain
digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana
system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.
Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:
1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines,
material, money dan methods.
2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama
fase analisis sistem.
3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektro mechanical, puched card, atau
computer base.
5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange,
summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.
6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.
Langkah dasar dalam proses desain:
1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan
informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik
keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa
gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional
sebagai unit sistem.
3. Menerapkan kendala-kendala organisasi (applying organizational contraints).
Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling
optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang

harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule,
maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem
optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan
sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-
fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot
tersebut.
4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).
Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk
menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sebagai berikut:
a. Mengidentifikasikan output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan
sistem (system’s goal)
b. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output
tersebut
c. Mengidentifikasi input data spesifik yang diperlukan untuk membangun field
informasi yang diperlukan.
d. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah
input menjadi output yang diperlukan.
e. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang
disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
f. Ulangi langkah a-e terus menerus sampai semua output yang dibutuhkan
diperoleh.
g. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi
kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
h. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung,
estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang
ekstrim
i. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data
yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
j. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen
apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu
disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:
a. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk
tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan
desain sistem.
b. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan
diajukan.
c. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan
dan merawat sistem.
d. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang
mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.
Sedangkan format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi
mengandung hal-hal di atas.
Prinsip Dasar Desain
Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:
1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang
bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki
idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah
sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah
sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data
collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information
report dan data processing controls.
Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:
1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem
informasi.

2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record,
collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin
akurat.
3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan
lagi ke sistem.
4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari
pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan
informasi.
7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di
kumpulkan.
8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.
9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas
prosesing yang besar dilakukan.
10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada
kendala sistem.
11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.
Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.
E. SISTEM DAN PROSEDUR PERALATAN
Sejumlah alat yang tersedia untuk digunakan dalam memodifikasi sistem yang
sudah ada atau untuk mengembangkan sistem baru. Ketika memilih alat untuk tujuan
baik, perawatan harus dilakukan untuk memastikan penggunaan yang sesuai.

1. Workload Chart
Juga disebut sebagai bagan pembagian kerja, grafik beban kerja adalah alat yang
berguna untuk mengembangkan sistem yang efisien dan untuk menyederhanakan
proses kerja. Sebuah grafik beban kerja akan mengidentifikasi informasi yang
ditampilkan dalam gambar ini
Gambar 6 Informasi Diidentifikasi oleh Bagan Beban Kerja
Grafik beban kerja membantu mengidentifikasi daerah-daerah inefisiensi yang
harus diperbaiki sebelum mengembangkan sistem. Sebuah tujuan dasar untuk
menggunakan konsep sistem dilanggar jika prosedur tidak efisien atau metode yang
diizinkan untuk dibangun ke dalam sistem baru.
Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja. Bagan
ini dapat dianalisi dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut.
a. Apakah tugas yang diberikan kepada pegawai menggambarkan kondisi pekerjaan
yang sesungguhnya?
b. Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan sepenuhnya?
c. Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai dengan
jumalah waktu kerja yang dialokasikan?
d. Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para pegawai?
e. Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien?
Pertanyaan tersebut akan membantu pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi
untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep dasar pendekatan sistem

dengan mengeliminir prosedur atau aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan
metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang lama. Berikut ini adalah ilustrasi
bagan :
Gambar 7 Example of Daily log and Summary log
Informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan grafik beban kerja harus
dikumpulkan selama periode kerja yang khas, mungkin satu sampai dua minggu.
Mencatat setiap Karyawan pada lembar log harian. Dam pada akhir periode
mengumpulkan informasi, log ringkasan dibuat.

Gambar 8 Workload Chart
2. Flow Process Chart
Bagan ini bertujuan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan
(mengidentifikasi tiap langlah dalam proses kerja yang spesifik). Bagan aliran kerja
(work flow chart) sering digunakan untuk menganalisis dan menyederhanakan
pekerjaan, yaitu alat yang membantu terutama untuk mengidentifikasi tiap langkah
dalam proses kerja yang spesifik. Berbagai macam langkah dalam proses
dikategorikan dan diidentifikasi dengan salah satu dari simbol dibawah ini.
 Operasi
Mengubah karakterisitk fisik sebuah objek. Misalnya mengetik, menghapus,
menyatukan halaman, menggaris bawahi, dan melingkari kata kata
 Transportasi

Perpindahan suatu objek dari satu tempat ke tempat lain. Misalnya memberikan
draft surat persetujuan untuk ditandatangani oleh pimpinan
 Inspeksi
Mengoreksi data atau mengecek suatu objek. Contohnya adalah proofreading
(mengecek kebenaran isi atau ejaan sebuah surat)
 Penundaan
Situasi yang menyebabkan proses lanjutan menjadi tertunda. Surat yang
menunggu untuk ditanda tangani adalah salah satu contohnya.
 Penyimpanan
Menyimpan dan melindungi suatu objek. Filing adalah satu contohnya.
Tiap langkah operasi dalam proses kerja yang terkait dapat juga diklasifikasikan
sebagai langkah sudah siap, kerjakan, atau tidak usah dilanjutkan. Dengan
memberikan perhatian khusus.
Pada kerjakan, maka langkah sudah siap maupun tidak usah dilanjutkan dapat
dikurangi. Penjelasan untuk sebuah langkah dapat diberikan dengan mengubahnya ke
dalam bentuk apa, siapa, bagaimana, kapan dan dimana sebuah aktivitas dikerjakan.
Jika aktivitas tersebut tidak dijelaskan, maka aktivitas tersebut perlu dihilangkan atau
digabungkan dengan langkah lain.
Bagan aliran proses menjelaskan secara singkat sifat tiap aktivitas dalam proses,
mengidentifikasiakan jarak suatu objek dipindahkan, dan menampilkan jumlah waktu
yang terbuang dari tiap langkah yang tertunda. Untuk mendukung analisis, simbol
yang mewakili tiap langkah dihubungkan dengan garis, dan simbol yang
menggambarkan kerjakan digelapkan .

Gambar 9 Flow Process Chart

3. Office Layout Chart
Bagian ini bertujuan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan dikantor.
Bagan layout kerja umum sering digunakan bersamaan dengan workload chart yang
digunakan untuk menggambarakan aliran kerja yang dilakukan di kantor. Bagan ini
secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung berulang
ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan pada satu
bagian namun harus melewati bagian atau departemen lain yang seharusnya tidak
diperlukan (criss crossing), sehingga inefisiensi yang ditimbulkan oleh aliran kerja
dapat diminimalisir.
Bagan ini menggambarkan skala kecil sebuah layout kerja dari masing masing
aktivitas pekerjaan yang ada di kantor, dimana alur aktivitas digambarkan dengan
menggunakan garis yang menghubungkan beberapa unit kerja yang harus dilalui.
Ketika bagan beban kerja (work load chart) dan bagan aliran kerja (work flow chart)
digabungkan, hendaknya bagan ini disiapkan untuk menjelaskan alur kerja yang
paling optimal.
Gambar di bawah ini mengilustrasikan layout alur keja yang kurang optimal, dan
setelah dimodifikasi, gambar di bawah ini menggambarkan layout yang paling
optimal dari aktivitas pengecekan dokumen aplikasi pada sebuah kantor asuransi jiwa
di Surabaya

Gambar 10 Office Layout Chart
4. Right and Left Hand Chart
Grafik tangan kanan dan kiri digunakan untuk mengidentifikasi gerakan tangan
dalam proses kerja tertentu. Serupa dengan bagan aliran proses, gerakan tangan
diklasifikasikan ke dalam berbagai kategori:
a. Operasi
Gerakan tangan di satu lokasi, seperti menggenggam objek, stapel, menulis,
keyboard, atau menggunakan kalkulator.
b. Transportasi
Gerakan tangan saat mengangkut objek dari satu lokasi ke lokasi lain. Contohnya
termasuk memasukkan dokumen yang akan dikirim melalui faks ke mesin faks
hopper dan menempatkan obyek di luar keranjang.
c. Tahan
Memegang obyek sementara tangan lainnya melakukan sesuatu untuk objek.

Contoh memegang beberapa lembar kertas dengan satu tangan saat menggunakan
sisi lain untuk mengoperasikan stapler.
d. Penundaan
Situasi tangan menganggur sedangkan sisi lain adalah bergerak. Sebuah contoh
akan menjadi tangan bergerak sementara tangan lainnya memegang surat yang
mengoreksi.
Sebelah kanan dan grafik tangan kiri terdiri dari empat bagian yang berbeda. Sudut
kiri atas adalah bagian tata letak, yang digunakan untuk menggambarkan susunan
bahan yang terlibat dalam proses kerja.
Sebelah kanan dan grafik tangan kiri terdiri dari empat bagian yang berbeda. Sudut
kiri atas adalah bagian tata letak, yang digunakan untuk menggambarkan susunan
bahan yang terlibat dalam proses kerja. Misalnya, pada gambar 11, yang
menggambarkan pemeriksaan manual lima lembar kertas, lima lembar diidentifikasi
sebagai 1, 2, 3, 4, dan 5.
Sudut kanan atas grafik memberikan ruang untuk mengidentifikasi sifat dari
pekerjaan yang sedang dianalisis. Bagian ringkasan muncul di bawah tata letak dan
identifikasi bagian. Ruang ini disediakan untuk meringkas proses ini, proses yang
diusulkan, dan perbedaan antara dua proses.
Semakin rendah dua pertiga dari formulir tersebut digunakan untuk meringkas
gerakan tangan kanan dan kiri dalam hubungan satu sama lain. Tersedia ruangan
untuk penjelasan singkat dari masing-masing gerakan, dan simbol-simbol yang
mewakili berbagai gerakan yang terhubung dengan garis-garis.
Setelah menguraikan cermat proses kerja ini, kebutuhan dan efisiensi setiap langkah
dalam proses dianggap. Setelah proses tersebut telah menganalisis dan berbagai
gerakan telah tepat dieliminasi, dikombinasikan atau disederhanakan, proses yang
diusulkan diuraikan di hak kedua dan grafik tangan kiri. Berbagai gerakan yang
kemudian dirangkum di daerah yang diusulkan bagian ringkasan. Perbedaan antara
metode ini dan yang diusulkan juga telah dijelaskan pada bagian ringkasan.

Gambar 11 Right-and Left-hand chart

e. Operator Machine Process Chart
Operator proses pemesinan grafik digunakan untuk mempelajari hubungan antara
operator dan mesin dia menggunakan. Penggunaannya terutama terbatas pada analisis
volume tinggi, proses kerja berulang-ulang.
Seperti halnya dengan grafik proses lain yang dibahas dalam bab ini, alasan utama
untuk menggunakan tabel ini adalah untuk menganalisis proses kerja, dengan fokus
pada peluang untuk menghilangkan, menyederhanakan, dan menggabungkan banyak
langkah mungkin. Dengan mengurangi waktu menganggur, tingkat produktivitas
yang lebih tinggi dapat terwujud.
Gambar 12 Operator Machine Process Chart

f. Horizontal Flow Process Chart
The horizontal flow process berguna untuk menggambarkan proses kerja yang
melibatkan bentuk salinan banyak(seperti pesanan pembelian, faktur, dan aplikasi
kredit). Grafik ini mengikuti pergerakan setiap salinan formulir, dimulai dengan titik
asal, bergerak melalui berbagai langkah dalam aliran kerja, dan berakhir dengan
disposisi setiap salinan formulir.
Bagian Proses Kerja
Keempat bagan yang dipaparkan tersebut membutuhkan symbol yang terstandardisasi
dalam perancangan sebuah sistem, sehingga manajer maupun konsultan perkantoran
harus menggunakan simbol-simbol yang umum apabila pendekatan sistem
digunakan, seperti terlihat tabel berikut ini:
Table 1 Flow Charting Symbols
Pekerjaan administrasi. yang
tidak membutuhkan bantuan
Memproses.
Fungsi proses utama
Magnetic Tape.
Hanya jika magnetic tape
digunakan
Perforated Tape.
Kertas atau tape
Dokumen.
Dokumen kertas dan
variasinya
Online Keyboard.
Informasi yang disuplai
melalui online computer
Display.
Informasi yang ditampilkan
melalui video
Sorting/Collating.
Operasi mensortir peralatan
Transmittal Tape.
Bukti penambahan kontrol
informasi
Input/Output.
Semua media I/O

Auxiliary Operation.
Mesin operasi yang
ditambahkan pada fungsi
proses utama
Offline Storage.
Terdiri dari kertas, kartu,
magnetic
Communication Link.
Transmisi otomatis informasi
dari saru lokasi ke lokasi lain
Flow Direction.
Penunjuk jalannya data
Processing.
Kelompok program yang
memproses fungsi
Predefined Process.
Kelompok operasi yang tidak
dijelaskan secara detail
Input/Output.
Fungsi yang membuat
informasi tersedia
Terminal.
Permulaan dan akhir dari
program
Decision.
Fungsi keputusan yg
memungkinkan beroperasi
pada setiap kondisi
Connector. Entry dari atau
keluar dari satu bagian ke
bagian yang lain
Punched Card.
Fungsi I/O yang menunjukkan
punched card
Offpage Connector.
Penghubung untuk masuk
atua keluar halaman
Program Modification.
Instruksi untuk mengubah
program
Flow Direction.
Petunjuk pemrosesan data

Gambar 13 Horizontal Flow Process Chart
g. EDP Block Diagram
Sebagian besar sistem yang dirancang oleh organisasi dewasa ini, baik itu sistem
informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun sistem perkantoran
dikembangkan agar dapat diintegrasikan dengan komputer.
Pengembangan sistem yang baik akan mendukung keteraturan pemrosesan data
dan informasi yang dilakukan sebuah organisasi. Penggambaran sebuah sistem yang
akan diintegrasikan dengan komputer umumnya menggunakan sebuah diagram balok
EDP, yang disiapkan secara berkala untuk memudahkan programmer dalaam
memecahkan masalah bisnis yang terdapat dalam sistem organisasi secara efisisen
dan teratur. Diagram ini bermanfaat ketika sistem atau aplikasi yang dijalankan tidak

berjalan sebagaimana yang diharapkan atau membutuhkan modifikasi agar berfungsi
lebih baik lagi. Symbol yang digunakan juga sama, dan terlebih dahulu seorang analis
sistem kantor harus mendeskripsikan proses kerja yang dilakukan.
Gambar 14 EDP Block Diagram

F. Implications For The Administrative Office Manager
Tingkat tanggung jawab manajer kantor administrasi miliki untuk analisis sistem
bervariasi dari organisasi. Umumnya, alternatif yang digunakan oleh organisasi untuk
kepegawaian yang fungsi analisis sistem menentukan manajer kantor tingkat
administrasi tanggung jawab untuk daerah ini. Jumlah terbesar dari keterlibatan
cenderung dalam organisasi yang menggunakan staf paruh waktu dipimpin oleh
manajer kantor administrasi.
Keakraban dengan unit operasi organisasi sangat penting bagi mereka yang
terlibat dengan analisis sistem dan desain. Hal ini terutama berlaku saat ini karena
kecenderungan mengembangkan dan menerapkan sistem yang terintegrasi. Mereka
yang terlibat dalam pengembangan sistem juga harus akrab dengan alur kerja,
pengolahan data, dan dasar-dasar analisis dan desain.
Analisis sistem memberikan kesempatan untuk mengambil spesialisasi bagi
mereka yang ingin melakukannya, seperti yang dilakukan beberapa daerah lain yang
manajer kantor administrasi bertanggung jawab. Beberapa memilih sifat yang lebih
genral dari manajemen kantor administrasi.

DAFTAR PUSTAKA
Chrisyanti, Irra Dewi. 2011. Ma/najemen Perkantoran. Prestasi Pustakarya:Jakarta
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf.
Transmedia Pustaka:Jakarta
M, Badri Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga :
Jakarta
Quible, Zane K. 2005. Administrative Office Management an Introduction 8th
edition.
Practice Hall, Pearson Educational International.

Makalah sistem perkantoran

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (20)

Similar to Makalah sistem perkantoran (20)

Recently uploaded (20)

Makalah sistem perkantoran