Mi cambierebbe 25 Minuti? (Un approccio diverso al Time Management)

Editor's Notes

• #4: … con un pizzico d’ironia per rendere il tema piu’ leggero
• #6: Inserisci: figure di sassi, poi piselli, poi sabbia, poi birra
• #12: Cosa significa “non avere tempo” ? -> Il tempo c’e’: 24 ore al giorno per tutti. Il problema e’ come lo utilizziamo E qui entra in gioco la necessita’ di avere ben chiare le proprie priorita’ Certe cose che richiedono pochissimo tempo, danno un grande risultato: non rimandiamole! -> ottimizzare il risultato dell’utilizzo del nostro tempo Organizzare il proprio tempo richiede metodo. -> Bisogna applicarsi. Non viene gratis e senza fatica E soprattutto, non aspettiamoci di non sbagliare mai, abbandonando il tentativo di controllo sul nostro tempo: impariamo dagli errori o dalle nuove complessita’ che incontriamo. E ricominciamo
• #14: Arachidi
• #15: Il guidatore ha deciso di accettare e mangiare (agire) le noccioline sulla base delle informazioni che lui ha pensato di avere: Obiettivo dell’agire: un gesto gentile nei miei confronti -> Avere chiaro l’obiettivo ci permette di avere chiara la meta del nostro agire, e il risultato che dobbiamo ottenere 2) Oggetto: Noccioline in eccesso, donate gratuitamente -> Su cosa dobbiamo agire ? E’ importante capire su cosa concentrare i nostri sforzi per raggiungere l’obiettivo. Lui ha ritenuto che l’oggetto sel suo agire fossero «noccioline» 3) Tempo a disposizione: nessun vincolo -> Quanto tempo ho? In questo caso non c’erano vincoli espliciti (forse uno inplicito: il dover svuotare le mani prima che arrivassero altre noccioline) , ma e’ sempre bene porsi la domanda. In alcuni casi viene spontaneo (un treno che parte), ma spesso no.
• #18: Inserisci: Foto del vecchio, campo secco e arido, marines, campo arato
• #22: Pensare al modo migliore di fare una cosa prima di cominciarla può portare un risparmio di tempo -> Spesso si tende ad applicare soluzioni «standard» ai problemi, senza porci troppe domande. Ma sono realmente soluzioni ottimali? Trovare modi alternativi significa in realta’ fare un esercizio di adattamento della nostra esperienza passata al problema in esame, valorizzando tutte le nostre esperienze pregresse, e non solo quelle solitamente applicabili. Cercare con ostinazione la soluzione ottimale ipotetica può non far raggiungere in tempo l’obiettivo -> C’e’ un detto: per fare l80% del lavoro ci vuole il 20% del tempo: il problema e’ che per fare l’ultimo 20% ci vuole l’80% del tempo, e io aggiungerei, spesso neanche basta. Chiediamoci: fino a che livello di dettaglio o precisione e’ necessario arrivare? Qui c’e’ un 80% di tempo che poterebbe essere risparmiato… Non sto dicendo che e’ bene fare le cose in modo approssimativo (da responsabile di un gruppo di lavoro, mi taglierei le gambe da solo…) , ma solo che in molte occasioni basta arrivare a un obiettivo gia’ soddisfacente, e che il tempo/sforzo richiesto per trasformare quel «gia’ soddisfacente» in un «assolutamente perfetto» di solito non e’ giusificato. Trovare un compromesso, ponendo un limite al periodo di «riflessione» -> E’ una cosa che si raggiunge in modo progressivo e con la pratica (Esperienza… ovvero imparando dai propri errori) Di fatto si impara a porsi un limite al tempo di analisi e investigazione di strade alternative
• #28: Inserisci: Foto cieco con cappello vuoto, cappello pieno di soldi,
• #31: Comunicare agli altri in modo efficace gli elementi importanti e’ elemento necessario a raggiungere l’obiettivo -> Siamo sommersi di informazioni provenienti dai piu’ vari canali: mail, web, sms, telefonate, giornali, tv. Il nostro cervello tende ad applicare un meccanismo di protezione che scarta tutto quanto non viene giudicato «vitale» o «interessante». Catturare l’attenzione di chi collabora con noi al raggiungimento di un obiettivo (o all’esecuzione di una attivita’), e difficile. Spendere del tempo per essere chiari sul «cosa si comunica», sul «perche’» (ovvero cosa si vuole ottenere), sul «quando» ci serve avere un riscontro, e su «a chi» e’ diretto il messaggio (to vs. cc – pensa alle mail mandate «a spaglio»), e’ fondamentale. Spesso molti ritengono che basti «mandare una mail» perche’ la comunciazione sia effettivamernte arrivata al nostro interlocutore. Ma non e’ cosi’: potrebbe non arrivare, finire nello SPAM, essere cancellata piu’ o meno volontariamente, non essere letta con attenzione o no semplicemente no nessere chairo cosa vogliamo. La comunicazione (social media, email, SMS, etc) sottraggono una quota significativa del nostro tempo, e della nostra attenzione, senza che ce ne accorgiamo -> C’e’ un esercizio che faccio fare durante i corsi di TM: chiedo a tutti di contare le mail che ricevonop nei vari account di posta, e di dividerle in categorie, secondo il livello di interazioene necessario: da buttare, solo da leggere, ma non azioni, da leggere e rispondere. Chiedo quindi di assegnare una durata media a ciascuna di queste attivita’, e poi di calcolare il tempo complessivo speso. Due osserfgazioni: intanto spessissimo sottostimano il tempo necessario per la gestione media; secondo non considerano il tempo di «cambio di contesto»: a seguito di una interruzione, riprendere quello che si stava facendo non e’ «gratis» in termini di tempo. E questo solo per le mail… senza considerare sistemi di Messaggistica. Provate a casa: ci saranno delle sorprese.
• #33: Arachidi
• #34: L’efficacia si raggiunge solo attraverso la tecnologia ? -> Nel libro c’e’ un interessante confronto tra diverse soluzioni tecnologiche e non, fornendo alcune indicazioni sulle caratteristiche che dovrebbe avere lo strumento che ci supporta nella gestione del tempo. Vorrei solo sottolineare il fatto che e’ uno «strumento», mentre noto spesso che diviene «l’obiettivo» Non esiste lo strumento perfetto per gestire le proprie attività, né per tutte le occasioni, né per tutte le persone -> Importante! Non cerchiamo di armonizzare e razionalizzare dove non serve: ad ogni necessita’ il suo strumento. Ad esempio, se per gestire gli impegni di famiglia ci va benissimo il calendario sel nostro telefonino, condiviso tra marito e moglie, sul lavoro potremmo trovarci a nostro agio con il classico foglio di carta. Ognuno sperimenti e adotti il (o i) propri -> E non abbia paura di cambiare nel tempo: le esigenze cambiano!
• #38: Nel tentativo di gestire al meglio il nostro tempo, avremo periodi in cui tutto sembra sotto controllo, alternati a periodi in cui il tempo sembra sfuggire via e che il controllo sia perso. SE non abbiamo un motivo profondo per cercare di riprenderne il controllo, ma e’ solo “perche’ ci piace che tutto sia ben organizzato”, o, peggio “ci piace far vedere agli altri quanto siamo bravi ad organizzarci” allora alle prime difficolta’ ci arrernderemo.