Oleksandra Apanasenkova: Управління delivery (Частина 1) (UA)
- 2. Привіт! Я Саша Апанасенкова Delivery / Project manager 12 років і українському IT Outsource, outstaff, product E-commerce, health-fitness, game dev Навчаю IT Project management на PRJCTR Certified Scrum Master і Фасилітатор Ментор і автор блогу в Телеграмі LemBS 29/01/25
- 3. Agenda 1. Що таке governance 2. За що в governance відповідає ДМ? 3. Структура зустрічей ДМа 4. Структура документів і артефактів 5. Контроль, аудит і звітування LemBS 29/01/25
- 4. “ Я перед собою ставлю задачу дати вам системне уявлення про управління делівері (governance) LemBS 29/01/25
- 7. Governance It refers to the set of processes, structures, and controls that ensure that a project is well-managed and meets its objectives. At its core, project governance involves making decisions, setting priorities, and allocating resources in a way that aligns with the strategic goals of the organization. It involves defining roles and responsibilities, establishing communication channels, and implementing performance measures and reporting mechanisms to monitor project progress. 29/01/25 LemBS
- 8. PM vs DM Project Manager focuses on individual projects, ensuring they align with organizational goals, meet deadlines, and stay within scope, budget, and quality standards. Тобто ПМ дивиться виключено на проект який веде Delivery Manager oversees the end-to-end delivery of IT solutions, ensuring that multiple projects and services integrate smoothly, meet business needs, and deliver value. А ДМ - на весь набір проектів, програм і тд, плюс більше хай левел LemBS 29/01/25
- 10. Чому зустрічі важливі для governance? Тому що вони формують ритм, каденцію стосунків між вендором, клієнтом і командою. Без структури зустрічей можна загубити конект, інформацію і звітність LemBS 29/01/25
- 11. Система зустрічей у ДМа Вхідні Поточні Стратегічні Kick Off Status Meeting Strategic Planning MSR / QBR Ad hoc і тушіння пожеж 29/01/25 LemBS
- 12. Kick Off Аутпут: Коли : на старті проекту, фази проекту Інпут: інформація отримана на етапі pre-sale, естімації, контракт, бюджет, аналіз ризиків, технічний солюшен, передісторія з клієнтом Учасники: команда вендора, команда клієнта, включаючи leadership Адженда: знайомтво, огляд проекту по скоупу, таймлайну, бюджету - Учасники знайомі між собою - Учасники мають спільне розуміння цілей і задач проекту - Домовленості по наступним крокам - Сетап регулярних зустрічей - GO для старту проекту 29/01/25 LemBS
- 13. Кік оф може бути в форматі презентації чи борди LemBS 29/01/25
- 14. Status Meeting Аутпут: Коли : weekly, bi-weekly Інпут: поточна інформація і поточний статус по проекту Учасники: команда яка працює над проектом в моменті. Обовяʼзково - керівники проекту. Лідершіп - рідко. “Хедлайнер” зустрічі - ПМ Адженда: огляд подій за минулий тиждень. Вирішення поточних питань. План на майбутній тиждень. Meeting minutes, домовленості зафіксовані письмово 29/01/25 LemBS Апдейт тактики на найближчий час Фідбек по заделівереному функціоналу
- 15. Strategic Sessions Аутпут: Коли : по ситуації, під події - наприклад кінець року Інпут: ревʼю певного періоду життя компанії, програми, проекту Учасники: по ситуації, зацікавлені і впливові сторони Адженда: огляд проблем і можливостей, дискусія, формування ідей і відповідальних Сформовано робочі групи, ДМ може бути драйвером 29/01/25 LemBS
- 16. MSR / QBR Аутпут: Коли : MSR - щомісячно, QBR - щоквартально Інпут: першочергові вимоги проекту. Контракт. Зобвʼязання. Актуальний статус проекту. Фідбеки команди вендора Учасники: Делівері менеджер і Представник клієнта на левелі +1 до проектної команди Адженда: Порівняти метрики проекту (очікувані і актуальний, попередні періоди і поточний). Робота з блокерами, інцидентами, проблемами. Фідбеки. Новий бізнес - Відкритий обмін думками “без купюр” - Апдейт старий і створення нових домовленостей - Вирішення проблем - Мітігація ризиків - Можливий новий бізнес 29/01/25 LemBS
- 17. Перед MSR / QBR делівері менеджеру важливо - Перечитати контракт - Зібрати найактуальнішу інформацію по проекту, зробити її перевірку - Провести 1-1 з лідами проекту (ПМ, тех лід), сформувати єдину, послідовну позицію - На основі даних сформувати красивий звіт і презентацію - Підготувати варіанти trade offs - Поцікавитись бізнесом клієнта і новинами про нього - Ідеальним варіантом буде проведення оф-лайн LemBS 29/01/25
- 18. LemBS 29/01/25
- 19. Ad hoc і тушіння пожеж Роль ДМа - заспокоїти, активувати всі можливості компанії Коли : коли горить)) Інпут: критична ситуація Учасники: - Адженда: Іноді ДМу потрібно в критичній ситуації дуже глибоко зануритись в проект і підсупортити ПМів 29/01/25 LemBS
- 20. Документи і артефакти Вхідні Поточні Стратегічні SLA and OLA Change, Incident and Problem Management Risk Management Frameworks Reporting and analytics NPS reports, Performance report 29/01/25 LemBS
- 21. SLA and OLA Service Level Agreement і Organizational Level Agreement - два типи угод про забезпечення рівня сервісу, якими управляє ДМ - SLA is a written contract between a service provider and a customer that describes the services to be provided, the standards of performance for those services, and how the service provider will be held accountable for meeting those standards. - OLA is internal contracts among different IT service providers within an organization, detailing the services and responsibilities necessary to support the Service Level Agreement (SLA). 29/01/25 LemBS
- 22. 29/01/25 LemBS
- 23. Change Management - DM Reviews and approves change requests - Ensures changes align with business goals - Coordinates with the Change Advisory Board (CAB) - Mitigates risks and minimizes service disruptions Артефакти чендж менеджменту дозволяють контролювати периметр проекту і бюджети 29/01/25 LemBS
- 24. Проджект менеджер - Responsible за роботу зі змінами проекту Делівері менеджер - Accountable Після зміни скоупу ДМ управляє зміною контракту LemBS 29/01/25
- 25. Incident Management - DM Oversees incident resolution to restore services fast - - Ensures proper prioritization and escalation - - Coordinates between teams for quick resolution - - Communicates impact and resolution status to stakeholders 29/01/25 LemBS
- 26. Problem Management - DM Identifies recurring issues and drives root cause analysis - Ensures permanent fixes are implemented - Monitors trends to prevent future incidents - Works with teams to improve IT stability and efficiency 29/01/25 LemBS
- 27. Як розумієте різницю між інцидентом і проблемою? LemBS 29/01/25
- 28. Risk Management Frameworks Risk management is essential for an IT Delivery Manager to ensure project stability. The Risk Register tracks identified risks, their impact, and mitigation plans, while the Risk Matrix helps assess their probability and severity. The Risk Mitigation Plan outlines strategies to reduce threats, and the Issue Log records risks that become actual issues. Lessons from past challenges are stored in the Lessons Learned Repository to improve future projects. For high-impact risks, a Contingency Plan ensures readiness, while the Stakeholder Risk Report keeps key stakeholders informed about major risks and mitigation efforts. 29/01/25 LemBS
- 29. Проджект менеджер - Responsible за ризики проекту Делівері менеджер - Responsible за ризики делівері - все що поза проектом - організаційні, юридичні, ринкові, people Приклад - attrition, звільнення LemBS 29/01/25
- 30. “ Контроль, аудит і звітування LemBS 29/01/25
- 31. Контроль, аудит і звітування Навіщо потрібен аудит? - Відстежувати статус, ОКР, КПІ, Прогрес, $ - “Збільшувати фокус” на ризиках, не давати їм переростати в проблеми - Контроль ПМів LemBS 29/01/25
- 32. Звітування буває - Перед клієнтом - спонсорами, менеджментом, бордою директорів, зацікавленими особами - Внутрішнє - Head of Delivery, C-level, інвестори LemBS 29/01/25
- 33. Процес підготовки Планування - де, коли, як часто, учасники Збір, трактовка інформації і створення звітів Представлен ня звіту і обробка фідбеку 29/01/25 LemBS
- 34. Перевіряємо Показники : бюджет, рівень якості, прогрес по таймлайну Фідбеки: клієнта, команди, стейкхолдерів 29/01/25 LemBS
- 35. Контроль бюджету EVM model - контроль показників відповідно до освоєного обсягу Billability rate оплачений і не оплачений час співробітників бізнес-юніта Estimated vs Fact - наскільки точно ми попадаємо в оцінку GPM - маржа делівері (не проекту! За неї відповідає ПМ) Profit and Loss Statement (P&L) 29/01/25 LemBS
- 36. LemBS 29/01/25
- 38. Як зібрати фідбеки (думки) для аудиту? 01 NPS 02 1-1 03 Опитувальники 04 Чутки :) 29/01/25 LemBS
- 39. 29/01/29 LemBS
- 40. “ Найчастіші знахідки - Не виставлені інвойси - Не пораховані ченджі - Затягнутий time to market, lead time - Зобовʼязання по контракту - ПМи брешуть( LemBS 29/01/25
- 41. Вигляд звітів ДМа - RAG report 29/01/25 LemBS
- 42. Що додаємо у звіт? 01 Назва проекту, тривалість, імена ПМа, ДМа, бізнес юніт 02 Скільки людей алоковано, який рівень сіньоріті 03 Статус по інвойсам і оплатам 04 Стосунки - клієнт, команда 05 Поточні дії 06 Найактуальніші ризики 07 Графіки 29/01/25 LemBS
- 43. Дякую, ви - чудові! А тепер давайте питання Якщо щось ще згадаєте або треба рекомендація книг чи навчання - можете писати в Linkedin Більше схожого контенту - в Telegram 29/01/25 LemBS
- 44. Домашня робота Опишіть модель зустрічей і артефактів на вашій роботі (в компанії) і зробіть пропозиції щоб ви змінили і з якою метою