Palladium webinar 3g13-leaderzy i współpracownicy
Download as PPTX, PDF0 likes598 views
Treść webinar'u z dnia 22.10.2013. temat prelekcji to "leaderzy i współpracownicy: ułatwiona komunikacja, która daje wyniki". W trakcie prezentacji przedstawiam przykłady sprawnej komunikacji w zespole i cechy jego leader'a. Nieunikniona jest kwestia zapewnienia odpowiednych narzędzi, metod i języka dla komunikacji w zespole.
Palladium webinar 3g13-leaderzy i współpracownicy
- 1. BEZPŁATNY WEBINAR (3g13) Rev.XII/2015 LEADERZY I WSPÓŁPRACOWNICY: ułatwiona komunikacja, która daje wyniki Jak komunikować przy rozwoju swojej firmy
- 2. WITAMY ! Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 2 Od 20 lat zajmuję się zarządzaniem polskimi firmami o profilu produkcyjnym i handlowym. Klucz mojego sukcesu zawodowego to: metody pracy skierowane na wyniki, zgrane zespoły, programy produkcyjne ambitne ale realne, marketing skierowany na zadowolenie klienta. Moje narzędzia: innowacje, profesjonalność, negocjacja, systemy zarządzania na podstawie Lean Manufacturing, Six-Sigma i Total Quality Management, dostawy just-in-time. [email protected] PALLADIUM Fabrizio Rotunno ul.Sportowa 26 43-356 KOBIERNICE Polska Fabrizio Rotunno Specjalista Inżynierii i Zarządzania procesami przemysłowymi
- 3. O czym będzie ten webinar ? Dlaczego nikt nie wykonuje naszych poleceń ? … a czy trzeba było rozkazać, zamiast tłumaczyć co jest do zrobienia ? Często uważamy, że i tak nikt nie zrobi czegoś lepiej niż my sami. Może mamy rację, ale i tak mamy ograniczone siły, czas, chęć, itd., więc musimy się liczyć z koniecznością konsultowania się z współpracownikami, którzy mają swoje zdanie, wiedzę, ambicje, język, wykształcenie, itd.. Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 3 Dlaczego nasze pomysły czasami się nie sprawdzają ? … a czy wykonaliśmy ich testowanie w sposób systematyczny ? Zmiany wymagają analizy stanu wyjściowego (plan), ale bez testowania (do) i sprawdzenia w obiektywnym i powtarzalnym sposobem (check) nie możemy ich „wykorzystać” jako niekwestionowany rozwój procesu w naszej firmie (act). Dlaczego nie możemy się dogadać z naszymi współpracownikami co do naszych i ich świetnych pomysłów ? … a czy używamy wspólnego języka do komunikacji ? „. . . _ _ _ . . . „ : ta sekwencja może oznaczać, jednocześnie wszystko albo nic, życie albo śmierć, w zależności nie tylko od jej struktury, ale również od sposobu jej przekazania, od istnienia urządzenia/osoby które ją wysyłają, od istnienia urządzenia/osoby które ją odbierają i odczytują. A tak, przy okazji, jeżeli mamy spełnione te warunki, i tylko w tym przypadku, oczywiście ona oznacza „SOS”. A wiemy co to znaczy „SOS” …?
- 4. Podstawy leadership’u Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 4 Leader Bez nas… nie ma wyników… Jestem ODPOWIEDZIALNY Mam AUTORYTET, nie jestem AUTORYTARNY Chcę się ROZWIAĆ PROFESJONALNIE Jestem KOMUNIKATYWNY
- 5. Komunikatywność Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 5 Leader Jestem KOMUNIKATYWNY Leader który mówi sam do siebie, naturalnie, musi sam wszystko robić. Trudność w komunikacji jest rzeczą nieuniknioną: mamy do czynienia z zarządzaniem wieloma osobowościami. Ale to nie może zmniejszyć poziomu odpowiedzialności współpracowników na niekorzyść leader’a. Leży w interesie samego leader’a aby jego/jej pracownicy mieli łatwy dostęp do jego informacji, dyrektyw, porad, wiedzy, itp.. WSPÓŁPRACUJĘ
- 6. Podejście leader’a do rozwoju Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 6 Leader Leader który jako jedyny się rozwija, nigdy nie udowodni swojego rozwoju. Leader nie jest koniecznie specjalistą i specjalista rzadko staje się leader’em. Rozwoju kompetencji leader’a nie można oddzielić od rozwoju jego zespołu. Dlatego każdy leader musi mieć nie tylko jasną wizję do czego chce zmierzyć, ale również jaki ma być cel podstawiony każdemu członkowi zespołu. A do tego służą narzędzia jak skill profile i skill map, bo intuicja nie wystarczy… Chcę się ROZWIAĆ PROFESJONALNIE
- 7. Podejście leader’a do swojego zespołu Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 7 Leader Leader który tylko żąda, sieje wiatr i zbiera burzę... Lekarstwo na ból uszu zostało już od dawno wynalezione… Leader który tylko żąda od swoich współpracowników nie pokazując żadnego własnego przykładu wiedzy i/lub umiejętności, osiąga coraz mniejsze zaangażowanie i traci nawet tą wiarygodność która mógłby się cieszyć. A z drugiej strony, leader który umie słuchać, zachęci współpracowników do zwracania się do niego w razie konieczności porady lub kierowania. Mam AUTORYTET, nie jestem AUTORYTARNY Jestem CHARISMATYCZNY
- 8. Podejście leader’a do motywacji ku wynikom Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 8 Leader Leader który wskazuje palcem, przygotuje się do samotnej drogi ku klęsce... Wyniki zespołu nie są prostym podsumowaniem wkładu każdego członka zespołu, inaczej leader byłby nie potrzebny (a, przy okazji, te wkłady byłyby coraz mniejsze aż do naturalnej śmierci…). Leader działa jako element pomnożenia tych wkładów i z tego jest rozliczony. Oczywiście pomnożenia zera daje zero jako wynik, ale również pomnożenia czegoś przez zero daje ten sam katastroficzny wynik. Jeżeli leader jest warty zero, zespół spróbuje się go pozbyć a nie tylko odwrotnie… Jestem ODPOWIEDZIALNY MOTYWUJĘ zespół
- 9. Podejście leader’a do motywacji ku wynikom Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 9 Leader który wskazuje palcem, przygotuje się do samotnej drogi ku klęsce... Przykład może nam pomagać zrozumieć jakie mogą być różne podejścia do motywacji zespołu przez leader’a. Zespół prowadzi akcję mającą na cel zmniejszenie czasu cyklu danej operacji. 10 15 20 25 30 35 1/1/2013 2/1/2013 3/1/2013 4/1/2013 target realny Krótki t. Krótki t. Krótki t. Średni termin dziennie
- 10. Podejście leader’a do motywacji ku wynikom Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 10 Ten leader ma negatywne podejście do motywacji zespołu. Szuka winnych dla problemów lub błędów: w tym jego rola. Uważa się poza zespołem a nie jego katalizatorem. Jeżeli są dobre wyniki, są jego i wyłącznie jego. Współpracownicy nie będą już chcieli z nim pracować. 10 15 20 25 30 35 target reale Nie widzę zaangażow ania! Widzicie: trzeba mnie słuchać ! Już mamy cel ! …a kto błądził ? Czyja wina ? Pokazuję Wam, że będzie jeszcze lepiej! Mamy wynik, ale tylko dzięki mnie który musiał Was pokazać właściwą drogą! Na przyszłość, zero dyskusji więcej faktów ! = DODATKOWE KOSZTY
- 11. Podejście leader’a do motywacji ku wynikom Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 11 Ten leader ma pozytywne podejście do motywacji zespołu. Nie neguje problemów lub błędów: stara się je analizować aby je rozwiązać. Chwali publicznie i zwraca uwagę prywatnie. Dzieli się dobrymi wynikami ze swoim zespołem. Buduje zaufanie w firmie. WYNIKI 10 15 20 25 30 35 target reale Dopiero początek : będzie OK! Zgodnie z oczekiwan iami! Bardzo dobrze: to możliwe! Jakie mieliśmy problemy ? Zbliżamy się do celu! Brawo dla wszystkich! Ta metoda prowadziła nas do wyników i, od dzisiaj, dzięki Waszej pomocy, będziemy ją stosować w innych przypadkach . = KORZYŚCI FINANSOWE
- 12. Genba – Walk to Learn – Management by walking around… tyle słów : nie traćmy kontaktu z rzezczywistością Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 12 Leader powinien się dzielić swoją wiedzą i umiejętnościami swojego zespolu. W innej prezentacji, już stwierdziłem, że często menedżerowie i pracownicy się zamykają w komórkach do których tylko oni mają kod dostępu. A zamiast tego, co powinni leaderzy i współpracownicy robić ? Jan Kowalski Prezes Zarządu JózefKozakiewicz Dyrektor Produkcji Halina Pawlak Kierownik produkcji Anna Kargól Kierownik zmiany Karolina Pawłoska Dyrektor Logistyki Marcin Bałasz Operator Logistyki Mariusz Ostrowski Dyrektor Jakości Mikołaj Maćkowski Technik Florian Kowalski Inspektor Jakości Florian Kowalski Inspektor Jakości Barbara Nowak Kierownik zmiany Marcin Bałasz Operator Logistyki Justyna Wasilewska Dyrektor Techniczny Danuta Stęczkowska Kierownik zakupów
- 13. Genba – Walk to Learn – Management by walking around… tyle słów : nie traćmy kontaktu z rzezczywistością Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 13 Leader powinien się dzielić swoją wiedzą i umiejętnościami swojego zespołu. Codzienny spacer wśród swoich współpracowników, spowoduję, że leader: - jest ciągle poinformowany o problemach w zespole; - może się dzielić swoimi pomysłami; - może sprawdzić, czy praca jest wykonana zgodnie z procedurami; - może sprawdzić, czy wykonanie pracy zgodnie z procedurami prowadzi do spodziewanych wyników; - może się skonfrontować z innymi punktami widzenia w celu szukania wspólnej możliwości rozwoju; - pokazuje, że jest ciągle do dyspozycji w celu ułatwienia pracy całego zespołu - po prostu jest tam gdzie trzeba !
- 14. Walk-to-learn tylko dla produkcji ? Kto tak mówił ? Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 14 Niektóre przykłady z codziennego życia w firmie: Dzień dobry ! Dzień dobry, szefie ! Automat do kawy nie działa… Więc dzisiaj nikt nie będzie miał przerwy i będzie udawać że pracuje… Och.. Nie! Proszę zawiadomić serwisanta: nie możemy zostać bez kawy. Dzień dobry ! Niestety komputer nie działa, więc nie mogłam wysyłać oferty do X… Zależało mi na tej ofercie ! A prosiła Pani o pomoc naszego informatyka ? A proszę nie zapomnieć o kopię oferty do mnie, również ! Dzień dobry ! Mam świetny pomysł na marketing naszych produktów ! To super: rzeczywiście fajny pomysł. Zawołamy spotkanie z innymi o 14:00. Muszę dzisiaj wcześniej wyjechać, szefie… Nie możemy o 13:00 ? Dzięki dzisiejszym spotkaniu stworzyliśmy wspaniały plan marketingowy naszej firmy. A kawa była bo naprawiano automat!
- 15. Co daje budowanie szczerego zespołu ? Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 15 Kto woli dawać do testowania swój produkt klientowi bez wczesnego sprawdzenia wewnątrz firmy ? Ale nasz zespół musi nam gwarantować: - obiektywność: wyniki zamiast samej chwały; - powtarzalność: wyniki mają być codziennie a nie jednorazowo ; - szczerość: wyniki potrzebują trochę błędów do naprawienia ; - pomysłowość: wyniki zawsze startują z niezwykłego punktu widzenia ; - elastyczność: wyniki wymagają, że staramy się myśleć według tego innego punktu widzenia ; - po prostu zdrową niezastąpioną współpracę !
- 16. Czy znamy nasz zespół ? Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 16 Zespół to nie abstrakcja: jest grupa różnych osobowości, kierowanych przez leader’a ku wynikom. Wiedzieć co chcemy osiągać naszym zespołem, nie wystarczy. Więc musimy zapewnić naszemu zespołowi, że: WYZNACZYLIŚMY DLA NIEGO JAKIŚ CEL “Życie każdego człowieka jest drogą ku samemu siebie, próbą własnej drogi, początkiem własnej trasy …” (Hermann Hesse) I ŚRODEK ABY GO OSIĄGAĆ MAMY PUNKTY ODNIESIENIA ABY SPRAWDZIĆ, CZY TRZYMAMY SIĘ WŁAŚCIWEJ TRASY ALE, CZY WIEMY CZEGO SIĘ SPODZIEWAJĄ TOWARZYSZĄCE NAM OSOBY I WSZYSCY KTÓRZY BĘDĄ NAM POMAGAĆ DOTRZEĆ DO TEGO CELU ?
- 17. Czy mówimy tym samym językiem ? Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 17 Dzielić się informacjami wymaga porozumienie się w zespole. A to nie tak oczywiste, jak się może wydać. Na przykład: Mam spotkanie u klienta X. Mogę prosić o mapowanie procesu Y dla niego ? Oczywiście, zaraz go znajdę… Chyba szef się pomylił… o jakim procesie przeciwko X mu chodzi ? Czy ty coś wiesz na temat sprawy sądowej przeciwko X ? Tak, rzeczywiście nie zapłaciły ostatniej faktury ! A od kiedy minęło termin ? Co ? Tylko dwa dni… Szefie, a kiedy ma być rozprawa w Sądzie, bo z Administracji nic nie wiedzą… ??? Chodziło mi o mapowanie… Mapy nie mami, ale może niech szef bierze ze sobą nawigację… MAPOWANIE PROCESU to analiza procesu firmowego pod względem jego relacji z zasobami wszystkich działów naszej firmy. Następny raz, jeżeli nie wiecie czegoś, powiedźcie…
- 18. Czy jesteśmy w stanie używać tego samego języka ? Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 18 Leader i zespół mają mówić tym samym językiem, stosując te same narzędzia i metody. Dzisiaj wyślę RAPORT SPRZEDAŻY do wszystkich na skrzynki mailowe firmowe. Masz może RAPORT SPRZEDAŻY ? Zapomniałam laptop w samochodzie … Możesz mi go przynieść do biura ? Sprawdziłam na mojej skrzynki prywatnej i RAPORTU nie ma… Mam RAPORT SPRZEDAŻY, ale nie mogę Ci zrobić kopii bo ksero nie działa… Szefie, z Zarządu poproszą mi o RAPORT SPRZEDAŻY ??? Wysłałem do Was wszystkich wczoraj… Tak…, jest, ale nie sprawdziłem skrzynki mailowej wczoraj… Umówimy się, że w Poniedziałek wyślę RAPORT SPRZEDAŻY do skrzynki firmowej i, że codziennie sprawdzamy nasze skrzynki pocztowe firmowe o godzinie 8:30… Czy są jakieś inne problemy ze strony technicznej ?
- 19. Jakimi są ten wspólny język i to wspólne narzędzie ? Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 19 Wymiana informacji w firmie może być, szczególnie, wymianą danych Jeżeli mamy do czynienia z jednorazowymi wymianami danych, możemy sobie pozwolić na stosowanie kartki papieru (raczej same słowa nie wystarczają…). Ale nawet w tym przypadku, nie można uniknąć konieczności: - Zachowywania tych danych bez obawy o ich utraty; - Odnalezienia tych danych w razie potrzeby; - Ponownego używania tych danych; - Przekształcenia tych danych w razie ich stosowania w innych procesach; - Analizy tych danych aby ocenić wskaźników procesu; - Po prostu: powtarzalności naszych działań Ta powtarzalność zagwarantuje jedynie stosowanie systemu zbierania i analizy danych w formie elektronicznej. Jeszcze lepiej jeżeli nie tylko będziemy zarejestrować dane naszego zespołu w jednym wspólnym systemem zarządzania informatycznym (ERP, MRP, CRM, itd.) ale również wymienić się z innymi „zespołami” (w firmie lub poza firmą) drogą elektroniczną (EDI).
- 20. Tak mogłaby wyglądać komunikacja w firmie Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 20 Dzielenie się tym samym systemem informatycznym do zbierania i analizy danych Musimy aktualizować budżet za nasz dział na ten rok… Dobrze, wydrukuję z systemu poprzedni budżet i koszty działu ostatnich miesięcy Z systemu wynika, że w drugiej połowie roku zamówienia zamknięte klientów są o 25% większe niż w pierwszej połowie. Właśnie dostałem informację od jednego klienta: mam nowe prognozy zakupu… Będą nam wysyłać te nowe prognozy przez EDI, prawda ? Widzę, że jest jeszcze trochę informacji do zbierania. Spotkamy się Piątek o 13:00 i ustalimy nowy budżet. Poproszę również innych klientów i aktualizuje prognozy sprzedaży w systemie. Dzięki temu, że wszystkie informacje były w systemie, udało się zaktualizować budżet naszego działu w ciągu dwóch godzin.
- 21. Niektóre inne wspólne narzędzia niezbędne w zespole Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 21 Formalizacja procedur pozwoli ustalić wspólne środowisko w którym można stosować (i ciągle doskonalić) metody i narzędzia zespołu Przekazanie wiedzy najlepiej skutkuje jeżeli jest robione w ramach procedur które leader i inne członkowie ustalają i do których się kierują w razie wątpliwości co do wspólnej ścieżki rozwoju. Szczególnie (tylko niektóre z podstawowych): - Mapowanie procesów firmowych; - Instrukcje pracy dla każdego stanowiska pracy; - FMEA (Analiza ryzyku defektów procesu lub produktu); - Panel wskaźników procesowych; - Flow-chart procesowy; - Karta kontroli jakościowej; - Wewnętrzny/zewnętrzny raport niezgodności; - 8D
- 22. Mapowanie procesów Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 22 Mapowanie procesów jest często mylnie uważane za zbędne, pracochłonne działanie… … wręcz odwrotnie, analiza korelacji pomiędzy procesami w różnych działach naszej firmy, pozwoli je monitorować, usprawnić, formalizować, powtórzyć: rezygnacja z tych możliwości rzeczywiście spowoduje niepotrzebną stratę czasu, zasobów ludzkich i materialnych, cierpliwości, zaangażowania, itp.. - Czy, posiadając mapę, wybieramy się do labiryntu bez niej ? - Czy, mając łącze radiowe do wieży kontrolnej, wolimy prowadzić samolot bez niego ?
- 23. Instrukcje pracy Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 23 Trochę więcej pracy przy dodawaniu zdjęci i piktogramów pozwoli dużo oszczędzać w trakcie przekazywania umiejętności praktycznych… … i spowoduje, że operator/współpracownik ma skrót wizualny do pisanych instrukcji (szybciej i pewnej je wykonuje).
- 24. Dziękujemy za uwagę… Leaderzy i Współpracownicy: ułatwiona komunikacja- 24 Fabrizio Rotunno Specjalista Inżynierii i Zarządzania procesami przemysłowymi Od 20 lat zajmuję się zarządzaniem polskimi firmami o profilu produkcyjnym i handlowym. Klucz mojego sukcesu zawodowego to: metody pracy skierowane na wyniki, zgrane zespoły, programy produkcyjne ambitne ale realne, marketing skierowany na zadowolenie klienta. Moje narzędzia: innowacje, profesjonalność, negocjacja, systemy zarządzania na podstawie Lean Manufacturing, Six-Sigma i Total Quality Management, dostawy just-in-time. [email protected] PALLADIUM Fabrizio Rotunno ul.Sportowa 26 43-356 KOBIERNICE Polska …A PROSIMY O PYTANIA.