Peningkatan kompetensi pns melalui diklat administrasi
- 1. PENINGKATAN KOMPETENSI PNS MELALUI DIKLAT ADMINISTRASI PERKANTORAN Oleh: Drs.H.Suten Hasibuan Abstrak: Untuk mewujudkan visi dan misi organisasi pemerintah pada Kementerian Agama maka sangat berpengaruh kepada kinerja PNS. Untuk itu perlu adanya kegiatan Diklat Administrasi Perkantoran sebagai jalan untuk mewujudkan kompetensi PNS. Adapun sasaran kompetensi pegawai pada diklat administrasi perkantoran adalah meliputi kegiatan pelayanan umum, etika kerja, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kearsipan, pelayanan keuangan, pelayanan surat menyurat dan pelaporan. Mengenai pentingnya peningkatan kompetensi PNS maka setiap pegawai harus mengikuti kegiatan diklat, karena diklat merupakan salah satu indikator untuk mengukur sejauhmana kompetensi pegawai. Hal ini sesuai dengan PP Nomor:101 Tahun 2000 yaitu: Dalam rangka mencapai tujuan nasional yang tertuang didalam Pembukaan UUD 1945, PNS sebagai unsur utama sumber daya manusia aparatur negara mempunyai peran yang sangat strategis dalam mengembang tugas pemerintahan dan pembangunan. Kemudian didukung juga oleh Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok- pokok Kepegawaian dan Peraturan Pemerintah Nomor: 53 Tahun 2010 yang membahas tentang disiplin pegawai negeri sipil. Kajian menggunakan metode observasi partisipan dengan cara mengamati permasalahan yang terdapat dalam latar belakang masalah dengan melihat proses kegiatan diklat administrasi perkantoran. Adapun kajian ini bertujuan untuk melihat pengaruh diklat administrasi Perkantoran terhadap kompetensi PNS. Kata Kunci : Disiplin,kinerja,kompetensi,pegawai ,diklat
- 2. PENDAHULUAN Kinerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) sering mendapat sorotan dari berbagai kalangan. Bahkan, berbagai media massa hampir setiap hari memberitakan tentang buruknya kinerja PNS. Alasan mendasar adalah para PNS dinilai kurang produktif, menghamburkan uang Negara, kurang disiplin serta rendahnya etos kerja. Stigma buruk itu umumnya ditujukan kepada para PNS di hampir seluruh instansi pemerintah. Tingkat kinerja pegawai pemerintah secara umum belum mencapai standar profesionalisme. Banyak pegawai pemerintah datang ke kantor, mengisi absen, ngobrol dan pulang tanpa adanya kerja yang dapat memberikan masukan bagi tercapainya tujuan pelayanan publik yang ditetapkan. Berdasarkan pengamatan penulis bahwa kinerja pegawai masih dianggap rendah, hal ini dibuktikan dengan masih rendahnya tingkat kehadiran pegawai ketika pimpinan tidak berada di tempat, sirkulasi surat keluar masuk yang kurang dan pelayanan terhadap publik yang masih sering mendapat keluhan. Dalam rangka menjalankan tugas umum pemerintahan dan pembangunan, dituntut adanya kemampuan dan kemahiran manajerial yang dapat mengintegrasikan dan mengarahkan seluruh sumberdaya kepada pencapaian tugas pokok, sasaran dan misi organisasi, disamping itu dituntut pula pengetahuan dan keterampilan teknis yang memungkinkan mutu hasil pelaksanaan organisasi sesuai dengan yang diharapkan. Hal demikian juga terjadi ketika berlangsung proses diklat administrasi perkantoran di Kementerian Agama. Permasalahan muncul ketika peserta diklat mengikuti kegiatan diklat sebagian tidak sesuai dengan kompetensi pegawai berdasarkan uraian tugas. Dan masih ada sebagian peserta setelah mengikuti diklat tidak membawa pengaruh besar terhdap uraian tugas sehingga output yang dihasilkan kurang memiliki kompetensi dibidang administrasi perkantoran. Dengan terbitnya Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian, Keputusan Presiden Nomor: 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Keputusan Presiden Nomor: 9 Tahun 2004; Keputusan Menteri PAN RI Nomor: 25/KEPM.PAN/4/2002
- 3. tanggal 25 April 2002 tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara, pembinaan karir menjadi tolok ukur kompetensi Pegawai Negeri Sipil. Berdasarkan peraturan diatas maka pegawai yang mengikuti kegiatan diklat administrasi perkantoran merupakan salah satu indikator untuk mewujudkan kompetensi pegawai dan nantinya diharapkan akan mendapat perhatian dari pimpinan sesuai dengan UU Nomor: 43 Tahun 1999 dan PP Nomor : 53 Tahun 2010 yang membahas tentang disiplin pegawai negeri sipil yang berdampak kepada pembinaan karir pegawai negeri sipil. 1.Pengertian Diklat Diklat adalah merupakan salah satu cara dalam mengukur kompetensi aparatur pemerintah.. Adapun istilah diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri Sipil. Pendidikan dan pelatihan yang selanjutnya disebut diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar guna meningkatkan kompetensi bagi calon pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil. Berdasarkan Impres Nomor:15 Tahun 1974 tentang pokok-pokok pelaksanaan pembinaan diklat dikatakan bahwa diklat PNS adalah : Pendidikan yang dilakukan PNS untuk meningkatkan kepribadian pengetahuan dan kemampuannya sesuai dengan tuntutan persyaratan jabatan dan pekerjaannya sebagai PNS. Sedangkan pelatihan adalah proses belajar yang dimaksudkan untuk mengubah kopetensi kerja seseorang sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya (Modul TOT LAN). Untuk membentuk sosok PNS seperti tersebut di atas, diperlukan adanya pendidikan dan pelatihan bagi pegawai sesuai Peraturan Pemerintah Nomor:101 Tahun 2000 bahwa pegawai negeri sipil perlu mengikuti diklat yang mengarah pada: 1. peningkatan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada kepentinganmasyarakat, bangsa, negara, dan tanah air; 2. peningkatan kompetensi teknis, manajerial, dan/atau kepemimpinannya; 3. peningkatan dengan semangat kerja sama dan tanggung jawab sesuai dengan lingkungan kerja dan organisasinya. Dasar pemikiran kebijaksanaan Diklat yang ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah ini adalah sebagai berikut: 1. diklat merupakan bagian integral dari sistem pembinaan PNS; 2. diklat mempunyai keterkaitan dengan pengembangan karier PNS;
- 4. 3. sistem Diklat meliputi proses identifikasi kebutuhan, perencanaan, penyelenggaraan, dan evaluasi Diklat; 4. diklat diarahkan untuk mempersiapkan PNS agar memenuhi persyaratan jabatan yang ditentukan dan kebutuhan organisasi, termasuk pengadaan kader pimpinan dan staf. Diklat meliputi dua fungsi sekaligus, yaitu fungsi pendidikan dan fungsi pelatihan yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Alasan kedua bahwa dalam pembinaan karir bagi pegawai perlu meningkat kompetensinya dengan mengikuti diklat berdasarkan rujukan dari Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 pada pasal 2 yaitu tentang penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai negeri sipil DP3). Tujuan dari Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerja, adalah untuk rnemperoleh bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan pegawai Negeri Sipil., seperti yang terdapat pada Pasal 4 yaitu : 1. Hasil penilaian pelaksanaan pekerjaan Pegawai Negeri Sipil dituangkan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan. 2. Dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan unsur-unsur yang dinilai adalah: a. Kesetiaan; b. prestasi kerja; c. tanggung jawab; d. ketaatan; e. kejujuran; f. kerja sama; g. prakarsa; dan h. kepemimpinan. 2.Pengertian Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management.
- 5. Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini. Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan. Menurut Undang-Undang Pokok Kepegawaian No.43 Tahun 1999 Tentang Perubahan UU No.8 Tahun1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian bahwa: “Pegawai negeri adalah unsur aparatur negara, abdi negara, dan abdi masyarakat yang dengan kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945, negara dan pemerintah, menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan.” Menurut Handayaningrat (1999) bahwa Pegawai Negeri adalah mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kelancaran pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan nasional terutama tergantung dari kesempurnaan aparatur negara dan kesempurnaan aparatur negara pada pokoknya tergantung dari kesempurnaan pegawai negeri, (Nainggolan:1987). Pegawai negeri yang sempurna menurut Marsono adalah Pegawai negeri yang sempurna adalah pegawai negeri yang penuh kesetiaan pada Pancasila, Undang – Undang Dasar 1945 dan pemerintah serta bersatu padu, bermental baik, berdisiplin tinggi, berwibawa, berdaya guna, berkualitas tinggi dan sadar akan tanggung jawab sebagai unsur pertama aparatur negara. Pegawai Negeri Sipil berkumpul di dalam organisasi Pegawai Negeri Sipil atau Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI). Tujuan organisasi ini adalah memperjuangkan kesejahteraan dan kemandirian Pegawai Negeri Sipil. Terwujudnya korpri sebagai organisasi yang kuat, netral, mandiri, profesional dan terdepan dalam menjaga persatuan dan kesatuan bangsa, mensejahterakan anggota, masyarakat, dan melindungi kepentingan para anggota agar lebih profesional di dalam membangun pemerintahan yang baik.
- 6. 1. Disiplin Pegawai terhadap Kompetensi Pegawai Berdasarkan PP Nomor:53 Tahun 2010 pasal 1 bahwa disiplin Pegawai Negeri Sipil adalah kesanggupan Pegawai Negeri Sipil untuk menaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan dan/atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar dijatuhi hukuman disiplin. Adapun penafsiran dari PP Nomor:53 Tahun 2010 mengenai disiplin yang berpengaruh kepada kompetensi pegawai adalah berkaitan dengan reward dan punishment. Burhus Frederick Skiner (seorang ahli psikologi) salah satu tokoh yang melahirkan teori reward dan punishment, hal bermula dari eksperimen pada tikus putih yang ada dalam kotak. Tujuan dari eksperimennya adalah untuk menguji tentang perilaku kondisioning. Hasil eksperimennya membuktikan bahwa dalam membentuk suatu perilaku bisa menggunakan reward (reinforcement positif). Dan juga bisa menggunakan punishment (reinforcment negatif). Reward artinya ganjaran, hadiah, penghargaan atau imbalan. Dalam konsep manajemen, reward merupakan salah satu alat untuk peningkatan motivasi para pegawai. Metode ini bisa meng-asosiasi-kan perbuatan dan kelakuan seseorang dengan perasaan bahagia, senang, dan biasanya akan membuat mereka melakukan suatu perbuatan yang baik secara berulang-ulang. Selain motivasi, reward juga bertujuan agar seseorang menjadi giat lagi usahanya untuk memperbaiki atau meningkatkan prestasi yang telah dapat dicapainya. Sementara punishment diartikan sebagai hukuman atau sanksi. Jika reward merupakan bentuk reinforcement yang positif; maka punishment sebagai bentuk reinforcement yang negatif, tetapi kalau diberikan secara tepat dan bijak bisa menjadi alat motivasi. Tujuan dari metode ini adalah menimbulkan rasa tidak senang pada seseorang supaya mereka jangan membuat sesuatu yang jahat. Jadi, hukuman yang dilakukan mesti bersifat pedagogies, yaitu untuk memperbaiki dan mendidik ke arah yang lebih baik. Masalah kompetensi pegawai sangat penting bagi pegawai negeri sipil untuk menciptakan pegawai negeri yang profesional maka dalam rangka pembinaan karir yang lebih baik perlu adanya dilaksanakan diklat yang menunjang kompetensi pegawai dalam hal ini yang berhubungan dengan uraian tugas pegawai agar dapat mewujudkan visi dan misi organisasi dalam hal ini organisasi pemerintah merupakan wadah pegawai negeri sipil. Menurut Gibson (1997) bahwa pengertian organisasi adalah jaringan tata kerja sama kelompok orang-orang secara teratur dan kontinue untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan dan didalamnya terdapat tata cara bekerjasama dan hubungan antara atasan dan bawahan. Organisasi tidak hanya sekedar wadah tetapi juga terdapat pembagian kewenangan, siapa mengatur apa dan kepada siapa harus bertanggung jawab.
- 7. Organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu pandangan obyektif dan pandangan subyektif. Dari sudut pandang obyektif, organisasi berarti struktur, sedangkan berdasarkan pada pandangan subyektif, organisasi berarti proses. Kaum obyektivis menekankan pada struktur, perencanaan, kontrol, dan tujuan serta menempatkan faktor- faktor utama ini dalam suatu skema adaptasi organisasi, sedangkan kaum subyektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian (organizing behaviour). Organisasi sebagai sistem sosial, mempunyai tujuan-tujuan kolektif tertentu yang ingin dicapai. Kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai. Selanjutnya pendapat lain juga menjelaskan bahwa kinerja adalah penampilan cara-cara untuk menghasilkan suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas yang dicapai dengan suatu unjuk kerja. Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan. Mendorong pemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang dilayani dan menuntun perbaikan dalam pelayanan publik.Organisasi publik memiliki stakeholders yang jauh lebih banyak dan kompleks ketimbang organisasi privat. Stakeholders dari organisasi publik seringkali memiliki kepentingan yang berbenturan satu sama lain. Akibatnya, ukuran kinerja organisasi publik di mata para stakeholders juga berbeda-beda. Para pejabat birokrasi, misalnya,seringkali menempatkan pencapaian target sebagai ukuran kinerja sementara masyarakat pengguna jasa lebih suka menggunakan kualitas pelayanan sebagai ukuran kinerja. Lenvine (1996) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, yakni : 1. Responsivitas (responsiveness) : menggambarkan kemampuan organisasi publik dalam menjalankan misi dan tujuannya terutama untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Penilaian responsivitas bersumber pada data organisasi dan masyarakat, data organisasi dipakai untuk mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan dan program organisasi, sedangkan data masyarakat pengguna jasa diperlukan untuk mengidentifikasi demand dan kebutuhan masyarakat. 2. Responsibilitas (responsibility): pelaksanaan kegiatan organisasi publik dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi baik yang implisit atau eksplisit. Responsibilitas dapat dinilai dari analisis terhadap dokumen dan laporan kegiatan organisasi. Penilaian dilakukan dengan mencocokan pelaksanaan kegiatan dan program organisasi dengan prosedur administrasi dan ketentuan-ketentuan yang ada dalam organisasi.
- 8. 3. Akuntabilitas (accountability): menunjuk pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat. Data akuntabilitas dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti penilaian dari wakil rakyat, para pejabat politis, dan oleh masyarakat. Kesimpulan Untuk menciptakan PNS profesional dan berkualitas selain proses rekruitmen yang baik dan benar juga diperlukan Diklat meningkatkan kepribadian pengetahuan dan kemampuannya sesuai dengan tuntutan persyaratan jabatan dan pekerjaannya sebagai PNS selain itu perlu adanya sistem reward and punishment untuk meningkatkan disiplin SDM aparatur yang masih rendah dengan perubahan perilaku yang mendasar. Hal itu terjadi melalui revitalisasi pembinaan kepegawaian dan proses pembelajaran dengan membangun komitmen kuat dalam mengemban tugas sebagai PNS, disertai pengembangan system reward dan punishment yang tepat dan efektif.
- 9. DAFTAR PUSTAKA Arifin E.Zainal,1996,Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas,Jakarta F.X.Buditanto (Alih Bahasa),1991,Manejemen Perkantoran Modern (Modern Office Management Oleh Geoffry Mills dkk),jakarta Handayaningrat, Soewarno, 1999,Administrasi Pemerintahan Dalam Pembangunan Nasional, Jakarta: Gunung Agung. Inpres No. 7 Tahun 1999, Tentang Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Komaruddin,1981,Manejemen Kantor,Teori dan Praktek,Bandung Ma’moeri,Endar,2000,Administrasi Perkantoran,LAN, Jakarta Rubrik bebas, Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 dan Pengaruhnya Terhadap Kinerja Pegawai, www.google.com, diakses pada tanggal 20 Oktober 2010. Soetrisno,Brisma Renaldi,2002,Manejemen Perkantoran Modern,LAN Jakarta Surat Keputusan Menpan No. KEP/25/M.PAN/2/2004, Tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Wahyudi Hari Siswanto, Membentuk SDM PNS yang Unggul dan Juara, [email protected].