Personnel cost and headcount planning in sap hcm online training in newzealand
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- 2. www.iprocon.com Basic Approaches Do a Forecast counting each Penny Find the differences afterwards Punish the culprits Create a Plan based of Forecast and business parameters Act according to your plan Improve planning quality through learning loop From: To:
- 3. www.iprocon.com What is it all about? • Payroll results • Master data • Organisational structure Forecast for personnel cost based on current information • Assumptions for the whole organisation • Apply to change forecast Applying scenarios • Line managers make changes according to business requirements • May comprise more than one planning cycle Interactive Planning Slide 3www.magnifictraining.com
- 4. www.iprocon.com Cost Item = Central Building Block Slide 4www.magnifictraining.com cost item wagetype symbolic account FI/CO account 0..1 0..n n..m • Using the symbolic account concept from payroll • 3 types: • Direct cost items: derived from data basis, e.g. Basic salary • Dependant cost items: calculated from other cost items, e.g. NI contributions • Additional cost items: created in planning run, e.g. Headcount or FTE Configuration BAdI Programming
- 5. www.iprocon.com The Planning Process in SAP Slide 5 www.magnifictraining.com Planning preparation Data collection Planning run using business rules Detail planning (applying same business rules) Transfering results Framework and configuration Data basis from PA, PY, OM, T&EM Planning runs per scenario Agreed final plan version Integrated in SAP CO plans
- 6. www.iprocon.com Result of planning process Data basis Design principle: logic required in detail planning should not sit here Planning run scen. 1 Planning run scen. 2 Plan scen 2 after detail planning Transferred to plan version in CO module Planning run scen. 3 Plan scen 3 after detail planning Slide: 6
- 7. www.iprocon.com Agenda ■ Personnel Cost Planning – Basics ■ The Planning Process ► Preparation ► Data collection ► Planning run ► Detail planning and data transfer ■ Selected Best practices Slide 7www.magnifictraining.com
- 8. www.iprocon.com Planning Preparation Slide 8www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detail-planning transfer of results Implementation in SAP Configuration Development Define parameters Top management direction Statutory framework Collective agreements Scenarios
- 9. www.iprocon.com E.g.: Variations and scenarios Slide 9www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detail-planning transfer of results Scenario 2: „Recession“ Scenario 1: „Normal“ Bonus employees Bonus Execs Annual salary change EE subgroup 10: „Salaried employees“ EE subgroup 20: „Executives“ feature HCP01
- 10. www.iprocon.com Agenda ■ Personnel Cost Planning – Basics ■ The Planning Process ► Preparation ► Data collection ► Planning run ► Detail planning and data transfer ■ Selected Best practices Slide 10www.magnifictraining.com
- 11. www.iprocon.com Data collection Slide 11www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detailplanning transfer of results Purpose: data basis for all planning scenarios How: basic valuation of all relevant objects employee position Orgunit Quota PA: IT0666 OM: IT5010 Data basis = direct cost items
- 12. www.iprocon.com Employee Data ■ Data collection methods ► Infotype 0008 – basic salary ► Infotype 0014 – recurring payments / deductions ► Infotype 0015 – additional payments ► Difference between actual and planned pay ► Compensation guidelines (from compensation management) ► Payroll results (real or simulated) ► Simulated payscale change ► Data from training and event management ► Custom data collection methods (enhancement – often used for country specific payroll infotypes not included in standard, such as 0071 for UK pension schemes) Slide 12www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detailplanning transfer of results
- 13. www.iprocon.com Payroll results or master data?? How and why to use payroll results? • Posting run fills planning cluster • For future periods, this can be based on a simulation • Very tempting: looks accurate and no little extra config The downside: • If all comes from payroll, dependencies are not ‚known‘ to cost planning, so detail planning won‘t work • Master data and configuration for the whole planning period must be available so payroll can run • Performance issues (may run for hours or even days) • You may not have payroll for all countries running in SAP Blended solution • Often some elements are taken from PAST payroll results (e.g. overtime) as basis for forecast Seite 13www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detailplanning transfer of results
- 14. www.iprocon.com Filling data basis from payroll posting Slide: 14
- 15. www.iprocon.com Data Collection for Employee ■ Run Report (transaction PHCPDCEM) ■ Data collection ► Infotype 0008 – basic pay ► Infotype 0015 – Additional Payments ■ View Infotype 0666 „Planning of Pers. Costs“ ■ Manipulate data (transaction PHCPDCUI) ■ Delete data basis (transaction PHCPDCDL) Slide 15www.magnifictraining.com Demo Video on
- 16. www.iprocon.com Organisational Data ■ Data collection methods ► Infotype 1005 – planned compensation ► Data from connected objects (e.g. averages) ► Data for vacant positions ► Data from quota planning ► TEM (Training cost) ► Custom data (Enhancement) Slide 16www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detailplanning transfer of results
- 17. www.iprocon.com Putting a £-Sign to Vacancies Slide 18www.magnifictraining.com Infotype „Planned Compensation“ (Positions) Transparent High data maintenance effort One cost item only Jobs Transparent Low data maintenance effort Possibly several cost items Requires proper job catalogue Occupier No data maintenance Several cost items Not transparent
- 18. www.iprocon.com Agenda ■ Personnel Cost Planning – Basics ■ The Planning Process ► Preparation ► Data collection ► Planning run ► Detail planning and data transfer ■ Selected Best practices Slide 19www.magnifictraining.com
- 19. www.iprocon.com Planning run Slide 20www.magnifictraining.com Feel Good Inc. PCP CD ... planning preparation data collection planning run Detailplanning transfer of results PA: IT666 OM: IT5010 Planning run in Cluster PCL5 Cost items
- 20. www.iprocon.com Cost items Slide 21www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detailplanning transfer of results Planning run uses same data basis to calculate several scenarios. The result of the planning run are the dependent and additional cost items incl. key figures – added to the direct cost items from the data collection. • From data collection • Basis for dependent cost items • e.g. Basic salary Direct • Relative value based of other cost items • May have capping limit • e.g. Employer NI contribution, pension Dependent • Fixed value • e.g. Allowance for work clothing Additional • e.g. headcount • May depend on work percentage – e.g. FTE Statistical key figures
- 21. www.iprocon.com Planning Run ■ How it works ► Manage planning runs (transaction PHCPADMN) ► Perform a planning run ► Show results ► Delete plans (transaction PHCPPRMV) ■ Examples ► Dependent and additional cost items ► Valuation of vacancies ► Cost distribution Slide 22www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detailplanning transfer of results Demo Video on
- 22. www.iprocon.com Agenda ■ Personnel Cost Planning – Basics ■ The Planning Process ► Preparation ► Data collection ► Planning run ► Detail planning and data transfer ■ Selected Best practices Slide 23www.magnifictraining.com
- 23. www.iprocon.com Detail Planning Slide 24www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detailplanning transfer of results - Individual changes for each object (e.g. Employee) on cost item level - Options: - For whole plan done centrally - For orgunits done by line managers - Done in browser as BSP (old) or WebDynpro (new) - No Portal required - Can be integrated in MSS in portal Line manager Planning run in Cluster PCL5What makes this great? The rules for dependent cost items, whether in configuration or BAdI programming, are applied, whenever a change is made in detail planning. So, if basic salary is increased, NI is increased accordingly
- 24. www.iprocon.com Detail Planning ■ Examples: ► Salary change ► Headcount change ► Central budgets ► Organisational changes Slide 25www.magnifictraining.com Demo Video on
- 25. www.iprocon.com Transfer of plans Slide 26www.magnifictraining.com planning preparation data collection planning run Detail-planning transfer of results - Transfer into CO module - Cost items are linked to symbolic accounts - Symbolic accounts linked to GL accounts - Activity types only possible via modification - Creating budgets (CO as well as compensation management) - Transfer into BI
- 26. www.iprocon.com Agenda ■ Personnel Cost Planning – Basics ■ The Planning Process ► Preparation ► Data collection ► Planning run ► Detail planning and data transfer ■ Selected Best practices Slide 27www.magnifictraining.com
- 27. www.iprocon.com Selected Best Practices Slide 28www.magnifictraining.com • Absence Valuation • Plan vs. Actual: rolling forecast • Accumulate cost items • Manual maintainance of infotype 5010 Simplifying the process Higher quality in the results
- 28. www.iprocon.com Valuation of absences SAP standard can consider absences • But deletes all cost items for absence period of defined absences • In some cases, you want only some cost items deleted or change valuation Custom solution: • Selectively delete or change cost items in absence periods • BAdI HRHCP00_DC_COSTITEMS Slide 29www.magnifictraining.com
- 29. www.iprocon.com Having a plan Slide 30www.magnifictraining.com 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Plan Plan
- 30. www.iprocon.com Comparing Plan & Acutal Slide 31www.magnifictraining.com 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Plan Payroll
- 31. www.iprocon.com Create a rolling forecast Slide 32www.magnifictraining.com 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Plan Payroll Forecast
- 32. www.iprocon.com Accumlate Cost Items Seite 33www.magnifictraining.com Basic Pay Overtime Bonus payment NI Pension ER XYZbenefi s NI Pension ER XYZbenefi s NI Pension ER XYZbenefi s
- 33. www.iprocon.com Accumlate Cost Items Seite 34www.magnifictraining.com Basis Pay Overtime Bonus payment Basis NI and pension Transparent calculation Improved performance in planning run NI Pension ER XYZbenefi s
- 34. www.iprocon.com Manual Maintenance of Infotype 5010 ■ Some elements difficult to forecast based on existing HR data ► E.g. overtime depends on future business volume more than data from past ► Requires judgement from line manager ► Based on business data like sales forecasts ► Not assigned to particular employee Slide: 35 ■ Pragmatic solution: ► Estimate overtime volume and capture it directly in IT 5010 for department ► Also applicable for training cost, recruitment cost, entertainment,…
- 35. www.iprocon.com Further Proven Enhancements Recruitment Wave Simulated leavers • By age • According to contract end date in infotype 0016 Integrating pensioners • In SAP standard, they are not part of OM and therefore excluded from cost planning UK pension schemes: • Custom data collection method for infotype 0071 Get overtime and shift allowances from payroll • Selective reading of payroll results – may even shift to different periods (e.g. for overtime at Easter) UK NI calculation and BUPA without using payroll results Integration into Processes & Forms Seite 36 www.magnifictraining.com
- 36. www.iprocon.com Project examples Client Scope Time / effort Chemicals, 1,000 staff, UK + German subsidiary Pragmatic implementation incl. detail planning and BI, but no line manager involvement - 10 weeks - 15 consultant days Bank, Germany, 4,000 staff Complex implementation incl. detail planning with line managers and 3rd party CO interface - 9 months - 60 consultant days International organisation, 2,000 staff Complex implementation with many bespoke planning elements (e.g. recruitment wave) - 6 months - 50 consultant days IT service provider, 800 staff Building a pragmatic pilot without line manager involvement - 2 weeks - 5 consultant days Group of universities, >50,000 staff Full redesign and performance optimisation - 3 months - 20 consultant days Slide: 37
- 38. Should you require any further information please do not hesitate to contact us ● http://www.saponlinetrainings.net ● -sap hcm online training contact us: ● [email protected] or +919052666559 ● By Real Time Experts from Hyderabad, ● Bangalore ● ,India,USA,Canada,UK, Australia,South ● Africa.
- 39. Thank you !
Editor's Notes
- #13: Daten sammelt Daten der MA oder Oes und speichert Sie im IT0666 bzw. IT5010 unter einem Subtypen ab. Subtypen: Ein Subtyp stellt die Datenbasis für einen Daten slauf bzw. Costplan dar. Wichtig: Daten die in einen Plan einfließen sollen müssen immer in einem Subtypen gesammelt werden (1 Plan = 1 Subtyp). Die Zeitbindung der Subtypen kann im Customizing eingestellt werden. Subtypen können z. B. genutzt werden um die direkten PersonnelCost von den SchulungsCost zu trennen. Alternativ kann in einem Subtyp ein Plan „festgeschrieben“ werden, in einem weiteren Subtypen eine Hochrechnung erfolgen. Diese Subtypen können dann miteinander verglichen werden um einen Plan / Ist – Vergleich zu erreichen. Infotyp 8 Basisbezüge Das System liest die Datensätze des Infotyps Basisbezüge (0008) für den ausgewählten Zeitraum und bewertet die Lohnarten. Infotyp 10 Vermögensbildung Das System liest die Datensätze des Infotyps Vermögensbildung (0010) für den Datenauswahlzeitraum und bestimmt die Zeiträume der Payrollsperioden, in denen die Zahlung der Vermögensbildung fällig ist. Infotyp 14 wiederkehrende Be-/Abzüge Das System liest die Datensätze des Infotyps Wiederkehrende Be- und Abzüge (0014) für den Datenauswahlzeitraum, bewertet die Lohnarten und bestimmt die Zeiträume der Payrollsperioden, in denen der Be- oder Abzug fällig ist Infotyp 15 Ergänzende Zahlungen Das System liest die Datensätze des Infotyps Ergänzende Zahlungen (0015) für den Datenauswahlzeitraum und bewertet die Lohnarten Differenzbetrag Ist – zu Sollbezahlung Mit dieser Daten smethode für Mitarbeiter können Sie die Cost aus den Basisbezügen des Mitarbeiters mit den Cost laut Sollbezahlung der verknüpften Planstelle vergleichen und die DifferenzCost ermitteln, um sie mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (0666) als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zu speichern. Damit können Sie beispielsweise untersuchen, welche Cost entstehen würden, wenn Sie das Gehalt Ihrer Mitarbeiter auf den Mittelwert des Gehaltsbandes anheben würden. Vergütungsrichtlinien (Vergütungsmanagement) Das System liest gemäß der angegebenen Parameter Anpassungsart und -grund die für die selektierten Mitarbeiter gültigen (Matrix-)Richtlinien und die darin hinterlegten Beträge. Die in den Richtlinien angegebenen Lohnarten werden gemäß der Customizing-Einstellungen in Costbestandteile umgesetzt. Daten aus der PersonnelPayroll Das System liest die Payrollsdaten vom Cluster PCL5 CB, die von der Buchung der PersonnelPayroll bereitgestellt wurden. Bevor die results der PersonnelPayroll im Rahmen der Daten verwendet werden können, müssen diese ins Cluster CB transferiert werden. Dies geschieht über die Buchungsschnittstelle (RPCIPE00) und kann monatlich mit der produktiven Buchung oder unmittelbar vor der Daten über Testläufe des RPCIPE00 erfolgen. Wichtig: Schalter HCP00 / VERSN (Payrollsresults bereitstellen) auf 2 stehen(neue PKP) Simulierte tarifliche Umstufung Mit dieser Daten smethode für Mitarbeiter können Sie die DifferenzCost sammeln, die bei einer tariflichen Umstufung entstehen würden, um sie mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (0666) als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zu speichern. Das System ermittelt die Differenz zwischen den Costbestandteilen aus der Simulation und den Costbestandteilen aus den von der Datenbank gelesenen Daten und gibt die DifferenzCost an den Daten sreport zurück. Daten aus dem Veranstaltungsmanagement Das System liest für den ausgewählten Zeitraum die Teilnahmegebühren und das Payrollsdatum für die Mitarbeiter. Daraus werden Costbestandteilssätze ermittelt, die als einmalige Cost ohne Zeitraum zum Buchungsdatum der Teilnahme erzeugt werden. Die Costbestandteile können nach internen und externen Schulungen differenziert werden. Das System verwendet dabei die Costbestandteile aus den Parameterwerten der Methode. Der Betrag des Costbestandteils wird aus der Gebühr einer Teilnahmebuchung und der Anzahl Teilnahmen ermittelt, die als Betrag pro Einheit und Anzahl ebenfalls in den Costbestandteilssatz einfließen Infotyp 0521 Altersteilzeit SAP R/3 liest die Datensätze des Infotyps Altersteilzeit D (0521) für den angegebenen Datenauswahlzeitraum. Es prüft, ob der Mitarbeiter für diesen Zeitraum im Infotyp Sozialversicherung (0013) gemäß dem Primärattribut als Altersteilzeitler gekennzeichnet ist. Anschließend ruft es die Daten smethode auf, die Sie mit dem Parameter Daten smethode angeben. Mit dieser Methode ermittelt es die Costbestandteile, die als Grundlage zur Berechnung der durch die Altersteilzeit entstehenden Cost dienen. Auf der Grundlage der ermittelten Costbestandteile berechnet SAP R/3 mit dem für das Altersteilzeitmodell (ATZ-Modell) hinterlegten Aufstockungsprozentsatz den Aufstockungsbetrag. Wenn im Infotyp Altersteilzeit D (0521) ein individueller Aufstockungsprozentsatz hinterlegt ist, verwendet es stattdessen diesen für die Berechnung. Die so ermittelten Cost gibt es in einem Datensatz an den Daten sreport zurück. Für diesen Datensatz verwendet es den Costbestandteil, den Sie mit dem Parameter Costbestandteil ATZ-Aufstockung angeben. Wenn Sie mit diesem Parameter keinen Costbestandteil angeben, erzeugt SAP R/3 den Datensatz mit dem ursprünglichen Costbestandteil. Wenn Sie mit dem Parameter Costbestandteil ATZ-Rückstellung einen Costbestandteil angeben, berechnet SAP R/3 zusätzlich die Cost, die in der aktiven Phase eines Blockmodells zurückgestellt werden müssen ACHTUNG: Es wird keine 2. Aufstockung und auch keine RV-Aufstockung berechnet! Vergütungsrichtlinien Enterprise (ES 2.0) Mit dieser Daten smethode für Mitarbeiter können Sie Daten aus den Vergütungsrichtlinien Enterprise sammeln. SAP R/3 sichert die gesammelten Daten mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (0666). Damit stehen sie als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zur Verfügung. SAP R/3 liest anhand der angegebenen Vergütungsrunde und gegebenenfalls des Vergütungsplans die für die selektierten Mitarbeiter gültigen Vergütungsrichtlinien und Matrixrichtlinien und die darin hinterlegten Beträge. Aus den Lohnarten, die in den Richtlinien angegeben sind, erzeugt es die entsprechenden Costbestandteile. Die Dokumentation zu jeder Daten smethode des Standard steht im Datensammelreport bei der Auswahl der Methoden (als Info-Button) zur Verfügung. Einige Daten smethoden stehen erst mit Extension Set 2.0 (ES 2.0) zur Verfügung.
- #17: Veranstaltungsmanagement (SchulungsCost) Das System liest für den ausgewählten Zeitraum die Teilnahmegebühren und das Payrollsdatum für die Organisationseinheiten. Daraus werden Costbestandteilssätze ermittelt, die als einmalige Cost ohne Zeitraum zum Buchungsdatum der Teilnahme erzeugt werden. Die Costbestandteile können nach internen und externen Schulungen differenziert werden. Infotyp 1005 – Sollbezahlung Mit dieser Daten smethode für organisatorische Objekte können Sie Daten aus dem Infotyp Sollbezahlung (1005) sammeln, um sie mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (5010) als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zu speichern. Es werden nur die Datensätze Infotyps Sollbezahlung (1005) des entsprechenden Objekts berücksichtigt. Die Daten smethode führt keine Vererbung von der Stelle an die Planstelle durch, wenn für die Planstelle kein Infotyp Sollbezahlung existiert. Die Vererbung der Costdaten erfolgt später im Prozess bei der Erstellung der planningsläufe. Möchten Sie dennoch für jede Planstelle eine Datenbasis auf Grundlage des Infotyps Sollbezahlung erzeugen (z.B. um diese noch zu verändern oder zu ergänzen), so können Sie das realisieren, indem Sie im Anschluss an den Datensammellauf mit dieser Methode Daten aus verknüpften Costobjekten sammeln starten. Daten aus verknüpften Costobjekten (Durchschnittsbildung) Mit dieser Daten smethode für organisatorische Objekte können Sie Daten aus dem Infotyp planning PersonnelCost (5010/0666) aus verknüpften Costobjekten sammeln und kumulieren bzw. einen Durchschnittswert bilden. Die resultierenden Datensätze werden mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (5010) der selektierten organisatorischen Objekte als Datenbasis für die PersonnelCostplanning gespeichert. Das System liest entlang des angegebenen Auswertungswegs die Daten aus dem Infotyp planning PersonnelCost (0666 bzw. 5010) der Quellobjekte. Diese Daten werden entsprechend der angegebenen Berechnungsart entweder kumuliert, oder es wird ein Durchschnitt für jeden der gefundenen Costbestandteile gebildet. So ergeben sich die Costbestandteile für das Zielobjekt Daten für vakante Planstellen (Referenz-PerNr bzw. Vorinhaber) Mit dieser Daten smethode für organisatorische Objekte können Sie Costdaten für vakante Planstellen sammeln, um sie mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (5010) alsDatenbasis für die PersonnelCostplanning zu speichern. Die Costdaten werden dabei entweder von einem zukünftigen bzw. früheren Planstelleninhaber oder von der als Parameter übergebenen ReferenzPersonnelnummer gelesen. NACHTEIL: Alle vakanten Planstellen werden gleich bewertet Quotaplanning (ES 2.0) Mit dieser Daten smethode für Organisationseinheiten können Sie Daten aus dem Infotyp Quotaplanning (1019) sammeln. SAP R/3 sichert die gesammelten Daten mit dem Daten sreport im Infotyp planning PersonnelCost (5010). Damit stehen sie als Datenbasis für die PersonnelCostplanning zur Verfügung. kundeneigene Daten (Erweiterung)
- #34: Standardreport Keine Splits Nur 12 Spalten … Plan Costverteilung (S 785) Erweiterter Feldkatalog: Austritt LKZ Viele Weitere, leicht ergänzbar Diesen auch für Splits nutzen MAKreis *007 Excel View mit Layout Excel für FK
- #35: Standardreport Keine Splits Nur 12 Spalten … Plan Costverteilung (S 785) Erweiterter Feldkatalog: Austritt LKZ Viele Weitere, leicht ergänzbar Diesen auch für Splits nutzen MAKreis *007 Excel View mit Layout Excel für FK