(Pert 5) bab 18 siklus akuisisi dan pembayaran
Download as DOCX, PDF0 likes1,732 views
Ringkasan dokumen tersebut adalah: 1. Dokumen tersebut menjelaskan siklus akuisisi dan pembayaran beserta dokumen dan catatan yang terkait. 2. Metodologi yang digunakan auditor untuk merancang pengujian pengendalian dan substantive transaksi dalam siklus tersebut. 3. Pengujian dilakukan untuk memastikan transaksi akuisisi dan pembayaran dicatat dengan benar dan sesuai standar.
(Pert 5) bab 18 siklus akuisisi dan pembayaran
- 1. AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN Akun Dan Kelas Transaksi Dalam Siklus Akuisisi Dan Pembayaran Tujuan menyeluruh dari audit atas siklus akuisisi dan pembayaran adalah mengevaluasi apakah akun- akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta pengeluaran kas bagi akuisisi disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi. Kelas transaksi yang dimasukkan dalam siklus : Akuisisi barang dan jasa Pengeluaran kas Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian Fungsi bisnis dalam siklus serta dokumen dan catatan yang terkait Siklus ini melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. 1. Memproses pesanan pembelian Permintaan pembelian (purchase requisition) Digunakan oleh karyawan yang berwenang untuk meminta barang dan jasa. Contohnya permintaan pembelian bahan baku dari staff produksi atau supervisor gudang, perbaikan luar ruangan oleh staff kantor atau pabrik, dsb. Pesanan pembelian (purchase order) Dokumen yang digunakan untuk memesan barang atau jasa kepada vendor. Dokumen tersebut berisi deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait barang dan jasa yang ingin dibeli oleh perusahaan. Dokumen ini juga menunjukkan otorisasi pembelian. 2. Menerima barang dan jasa Penerimaan barang dan jasa merupakan saat dimana kebanyakan perusahaan mulai mengakui akusisi dan kewajiban dalam pembukuannya. Laporan penerimaan (receiving report) Dokumen yang dibuat saat barang diterima, berisi deskripsi, kuantitas, tanggal terima, dan lainnya sebagai bentuk pengendalian yang baik. 3. Mengakui kewajiban Pengakuan kewajiban atas penerimaan barang dan jasa harus dilakukan secara tepat waktu dan akurat karena mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas akrual. Faktur vendor (vendor’s invoice) Dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu pembelian/akuisisi. Invoice ini mengindikasikan jumlah yang dicatat dalam pembukuan. Debit memo Dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan adanya pengurangan jumlah terutang karena retur atau pengurangan harga yang diberikan. Voucher Dokumen yang digunakan oleh organisasi sebagai cara formal untuk mencatat dan mengendalikan pembelian/akuisisi, karena memungkinkan transaksi pembelian diberi nomor urut. Contoh pembelian BBM menggunakan voucher yang nantinya bisa ditukarkan dengan uang dikemudian hari. File transaksi akuisisi File computer yang berisi setiap transaksi pembelian yang diproses oleh system akuntansi dalam periode tertentu. File ini digunakan untuk menyusun catatan, listing, atau laporan. Jurnal akuisisi atau listing (index) Disebut juga jurnal pembelian, digunakan untuk mengidentifikasikan pembelian tunai dengan kredit (utang) dan mencakup seluruh periode. (memisah antara pembelian kredit dengan tunai) File induk utang usaha (terpisah tiap transaksi) Digunakan untuk mencatat semua transaksi akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan akuisisi untuk setiap vendor. Saldo akun file induk sama dengan saldo utang usaha dalam buku besar umum.
- 2. Neraca saldo utang usaha (menunjukkan total saldo utang usaha) Mencantumkan jumlah saldo terutang kepada tiap vendor atau setiap voucher. Laporan vendor Dokumen yang disiapkan tiap bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi/pembelian, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir. 4. Memproses dan mencatat pengeluaran kas Pembayaran atas akuisisi barang dan jasa secara langsung mengurangi saldo akun kewajiban (liability) khususnya utang usaha (account payable). Dokumen yang digunakan : Check Dokumen yang digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo. Cek dibuat berdasarkan file transaksi akuisisi saat barang dan jasa diterima. o Ketika cek sudah ditandatangi oleh orang yang berwenang, menjadi asset (sender) o Ketika cek dicairkan oleh vendor (cancelled check), tidak menjadi asset lagi melainkan menjadi dokumen File transaksi pengeluaran kas (tiap transaksi pembayaran kas) File computer yang menunjukkan transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh system akuntansi dalam suatu periode. Jurnal atau listing pengeluaran kas (cash disbursement journal) (Index) Disebut juga sebagai jurnal pengeluaran kas, berisi listing (daftar) atau laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas dan mencantumkan seluruh transaksi dalam suatu periode. Metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi Bagian paling menguras waktu dalam audit adalah verifikasi saldo akun piutang usaha, inventory, asset tetap, utang usaha, dan akun beban melalui pengujian substantive. Jika auditor dapat mengurangi pengujian detail (test of detail) melalui pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi, akan sangat menghemat waktu, tergantung dari efektivitas pengendalian internal. Pengujian pengendalian dan substantive atas transaksi siklus akuisisi dan pembayaran, dibagi menjadi dua : Test of acquisitions, berkaitan dengan fungsi bisnis (1) Processing purchase orders, (2) receiving goods and services, (3) recognizing the liability. Test of payments, berkaitan dengan fungsi bisnis processing and recording cash disbursement (memproses dan mencatat pengeluaran kas) Metodologi yang digunakan untuk merancang pengujian : 1. Memahami pengendalian internal Sebagai bagian dari prosedur penilaian risiko, auditor harus memahami pengendalian internal klien melalui flowchart klien, mereview kuisioner pengendalian internal, serta melakukan walkthrough test pada transaksi akuisisi dan pengeluaran kas. 2. Menilai risiko pengendalian yang direncanakan (PDR) Membahas mengenai pengendalian kunci dalam siklus akuisisi dan pengeluaran kas. Otorisasi pembelian Memastikan akuisisi dilakukan untuk memenuhi tujuan perusahaan yang telah diotorisasi dan menghindari kelebihan akuisisi item yang tidak diperlukan. Sebagian perusahaan menggunakan tingkat otorisasi yang berbeda pada level yang berbeda, contohnya : o Akuisisi asset tetap yang melebihi anggaran otorisasi oleh board of directors o Akuisisi item yang jarang seperti polis asuransi/ kontrak jangka panjang otorisasi pejabat tertentu o Perlengkapan dan jasa dibawah anggaran otorisasi supervisor o Bahan baku/ perlengkapan tertentu disaat shortage otomatis oleh computer Biasanya perusahaan ingin memastikan pembelian barang dan jasa yang berkualitas namun harganya minimum (lebih murah). Sehingga diperlukan pengendalian internal yang baik melalui pemisahan fungsi pembelian dan fungsi otorisasi pembelian serta pre-numbered purchase order.
- 3. Pemisahan penyimpanan asset dengan fungsi lainnya Departemen penerimaan biasanya diharuskan membuat dokumen penerimaan barang disaat barang dan jasa diterima. Kemudian diteruskan kepada gudang bahan baku dan departemen utang usaha (akuntansi). Untuk menghindari pencurian dan penyalahgunaan, barang tersebut harus dikendalian secara fisik dari awal diterima sampaidilepas. Dan setiap kali pemindahan barang harus disertai pemintahan tanggung jawab (penerimaan penyimpanan manufaktur gudang dst) Pencatatan yang tepat waktu dan review independen atas transaksi Pencatatan kewajiban didasarkan atas penerimaan barang dan jasa atau saat diterima faktur dari vendor atau saat invoice diterima. Departemen utang usaha biasanya diharuskan memverifikasi rincian pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur dari vendor untuk menentukan kebenarannya (verifikasi akurasi dan kelengkapan). Selain itu, personil yang bertugas mencatat tidak boleh punya akses ke kas, dsb. Otorisasi pembayaran Pengendalian yang paling penting dalam pengeluaran kas adalah : o Penandatanganan cek oleh orang yang berwenang (tepat) o Pemisahan tanggung jawab penandatangan cek dan fungsi utang usaha o Pemeriksaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatangan cek Pengendalian cek yang baik adalah o Cek dipranomori mudah dalam memperhitungkan seluruh cek o Dicetak dalam kertas khusus sulit untuk mengganti payee dan peneriman cek o Pengendalian fisik terhadap cek kosong, cek yang sudah tidak digunakan, dan cek yang telah ditandatangani supaya tidak disalahgunakan 3. Menentukan luas pengujian pengendalian Seletah mengidentifikasi pengendalian internal dan kelemahannya, auditor menilai risiko pengendalian. Jika ingin risiko pengendalian dibawah maksimum, auditor harus melakukan pengujian pengendalian untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian internal telah efektif sehingga auditor dapat mengurangi pengujian substantive. 4. Merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi untuk akuisisi Empat dari enam tujuan umum audit terkait transaksi (yang penting) dalam siklus akuisisi dan pengeluaran kas adalah sebagai berikut : a. Recorded acquisitions is for goods and services received, in consistence with the best interest of the client (keterjadian) Pengendalian yang memadai akan mencegah o Pencatatan akuisisi secara tidak sengaja atas akuisisi yang tidak terjadi, seperti pencatatan ganda o Pencatatan beban bisnis atau transaksi asset curang atau yang memberikan benefit kepada manajemen atau karyawan dan bukan entitas yang diaudit. Contohnya pengeluaran pribadi dan akuisisi item pribadi yang tidak diotorisasi. Jika pengendalian tidak memadai, maka dibutuhkan pemeriksaan yang ekstensif atas dokumen pendukung. b. Existing acquisitions are recorded (kelengkapan) Kelalaian dalam mencatat transaksi akuisisi yang terjadi dapat menyebabkan saldo utang usaha menjadi kurang saji, atau laba bersih menjadi lebih saji. Auditor sangat bergantung pada pengendalian dan pengujian substantive karena pengujian utang usaha biasanya sulit dan memakan waktu lama. c. Acquisitions are accurately recorded (akurasi) Luas pengujian atas saldo akun neraca dan beban sangat bergantung pada penilaian auditor atas efektivitas pengendalian internal klien terhadap akurasi pencatatan transaksi akuisisi. d. Acquisitions correctly include in master file (posting and summarizing) e. Acquisitions are correctly classified (klasifikasi) Pengujian detail atas berbagai macam akun dapat dikurangi apabila pengendalian internal telah memadai untuk memberikan kepastian yang layak mengenai klasifikasi transaksi akuisisi yang benar. f. Acquisitions are recorded on the correct dates (timing) 5. Merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi pengeluaran kas
- 4. Sama dengan transaksi akuisisi (tujuan, pengendalian internal kunci, pengujian pengendalian, pengujian substantive) a. Recorded cash disbursement are for goods and services actually received (Keterjadian) b. Existing cash disbursement transactions are recorded (Kelengkapan) c. Recorded cash disbursement transactions are accurate (Akurasi) d. Cash disbursement transactions are correctly included in the account payable master file and are correctly summarized (Posting dan Ikhtisar) e. Cash disbursement transactions are correctly classified (Klasifikasi) f. Cash disbursement transactions are recorded on the correct dates (timing) 6. Sampling atribut untuk pengujian pengendalian dan substantive atas transaksi Terdapat perbedaan dalam sampling atribut antara siklus akuisisi dan pembayaran dengan siklus lainnya, sebagai berikut : o Terdapat banyak akun yang terlibat dalam siklus ini (baik akun laba rugi atau neraca) sehingga meningkatkan potensi salah saji klasifikasi yang mempengaruhi laba. Sehingga auditor biasanya mengurangi tingkat pengecualian toleransi pada risiko klasifikasi o Transaksi dalam siklus ini memerlukan pertimbangan signifikan yang memungkinkan salah saji sehingga auditor mengurangi tingkat pengecualian toleransi atribut keakuratan o Jumlah nilai uang tiap transaksi dalam siklus mencakup rentang yang luas. Akibatnya auditor seringkali memisah akun bernilai besar dan tidak biasa serta mengujinya 100 persen. Metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo utang usaha Semua transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan akun utang usaha. Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar atas barang dan jasa yang diterima dalam peristiwa bisnis yang biasa. Utang usaha harus dibedakan antara kewajiban akrual dan kewajiban berbunga. Jika pengujian pengendalian dan substantive atas transaksi menunjukkan pengendalian telah beroperasi secaraefektif, dan hasil prosedur analitis memuaskan, auditor mungkin akan mengurangi pengujian atas rincian saldo utang usaha. 1. Mengidentifikasi risiko bisnis klien yang mempengaruhi utang usaha (Fase 1) Perbaikan perusahaan atas mata rantai suplai seperti dibawah ini : o Penekanan pada pembelian bahan baku just-in-time o Pembagian informasi dengan pemasok yang meningkat o Penggunaan teknologi dan e-commerce dalam bisnis telah menimbulkan perubahan signifikan. Risiko bisnis terkadang muncul dari perubahan tersebut, contohnya : o Pemasok mungkin dapat meng-akses ke catatan utang usaha. Akses pihak eksternal terhadap catatan akuntansi meningkatkan kemungkinan salah saji jika tidak dikendalikan dengan baik. o Perbaikan logistic persediaan yang bergerak secara fisik sepanjang rantai distribusi juga dapat menambah kesulitan dalam menetapkan pisah batas saldo utang usaha pada akhir tahun. Auditor harus mengidentifikasi risiko bisnis dan pengendalian manajemen klien yang mempengaruhi kemungkinan salah saji. 2. Menetapkan materialitas kinerja dan menilai risiko inheren (Fase 1 dan 2) Utang usaha yang bersaldo besar dan terdiri atas sejumlah vendor besar serta relative sulit untuk mengaudit akun tersebut, auditor biasanya menetapkan materialitas kinerja relating tinggi dan risiko inheren yang tinggi atau sedang untuk utang usaha. 3. Menilai risiko pengendalian dan merancang serta melaksanakan pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi (Fase 3) Auditor menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman terhadap pengendalian internal dan sangat bergantung pada efektivitas pengendalian internal yang berhubungan dengan utang usaha. o Pengendalian internal yang memadai upaya verifikasi utang usaha oleh auditor semakin sedikit o Pengendalian internal tidak memadai diperlukan pengujian atas rincian saldo utang usaha secara ekstensif karena adanya kemungkinan kurang saji utang usaha o Selain pengendalian, setiap bulan perlu dilakukan rekonsiliasi laporan vendor dengan kewajiban yang tercatat dalam buku besar umum. 4. Merancang dan melaksanakan prosedur analitis
- 5. Penggunaan prosedur analitis sangat membantu dalam mengungkap salah saji utang usaha dan menentukan pada bidang mana penyelidikan tambahan diperlukan. Prosedur analitis Salah saji yang mungkin Membandingkan saldo akun beban tahun berjalan dengan tahun sebelumnya (yang berhubungan dengan akuisisi) Salah saji utang usaha dan beban Mereview daftar utang usaha untuk melihat utang yang tidak biasa, non-vendor, dan berbunga Salah saji klasifikasi Membandingkan utang usaha individual dengan tahun sebelumnya Akun tidak tercatat, sala saji, atau tidak ada Menghitung rasio Akun tidak tercatat, sala saji, atau tidak ada 5. Merancang dan melaksanakan pengujian atas rincian saldo utang usaha Bertujuan untuk menentukan apakah saldo utang usaha telah dinyatakan secara wajar dan diungkapkan secara layak. Tujuan audit terkait saldo sama dengan piutang usaha (eksistensi, kelengkapan, keakuratan, klasifikasi, pisah batas, detail-tie-in, serta hak dan kewajiban – Nilai realisasi tidak digunakan dalam utang usaha) Terdapat perbedaan antara tujuan audit terkait saldo piutang usaha dan utang usaha, yaitu : Tujuan nilai realisasi tidak dapat diterapkan dalam utang usaha Aspek hak dalam tujuan hak dan kewajiban tidak dapat diterapkan untuk utang usaha, melainkan auditor focus pada aspek kewajiban atas utang usaha Terdapat penekanan pada kurang saji pada utang usaha bukan lebih saji seperti piutang usaha 1. Pengujian kewajiban setelah periode Bertujuan untuk mengungkapkan utang usaha yang belum dicatat dan sangat bergantung pada penilaian risiko pengendalian dan materialitas saldo akun yang potensial. 2. Memeriksa dokumentasi yang mendasari pengeluaran kas selanjutnya (subsequent) Bertujuan untuk mengungkapkan apakah pengeluaran kas, setelah tanggal neraca, dilakukan untuk kewajiban pada periode berjalan. Auditor akan menelusuri ke neraca saldo utang usaha untuk memastikan pembayaran sudah dilakukan. Laporan penerimaan tanggal peneriaman barang Vendor’s invoice tanggal jasa diberikan Ini berguna untuk membantu menentukan pisah batas karena klien tidak tepat waktu dalam membayar utang usaha. 3. Memeriksa dokumen yang mendasari tagihan yang belum dibayar pada beberapa minggu setelah akhir tahun Memiliki tujuan yang sama dengan diatas hanya saja fokusnya pada kewajiban yang belum dibayar mendekati akhir tahun. 4. Menelusurilaporanpenerimaan yang dikeluarkan sebelumakhir tahun ke faktur vendorterkait Auditor memastikan semua barang yang diterima sebelum akhir tahun harus dimasukkan dalam utang usaha dengan cara menelurusi hingga ke invoice vendor (faktur) dan laporan penerimaan. 5. Menelurusi laporan keuangan vendor yang menunjukkan saldo yang jatuh tempo ke neraca saldo utang usaha Bertujuan untuk memastikan bahwa saldo yang jatuh tempo pada tanggal neraca dimasukkan sebagai utang usaha. 6. Mengirim konfirmasi ke vendor dengan siapa klien melakukan bisnis Konfirmasi untuk utang usaha jarang dilakukan tetapi bertujuan untuk menguji vendor yang dihilangkan dari daftar utang usaha, transaksi yang dihilangkan, dan saldo akun yang salah saji. 7. Pengujian pisah batas (cutoff test) Bertujuan untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat beberapa hari sebelum atau sesudah tanggal negara, sudah dicatat pada periode yang benar. Auditor dapat menggunakan tanggal laporan penerimaan yang dikeluarkan setelah akhir tahun dan faktur untuk memastikan hal ini tidak dicatat sebagai utang usaha. o Hubungan pisah batas dengan observasi fisik persediaan Jika persediaan terlambat diterima (diterima setelah observasi fisik), tetapi dicatat sebagai utang usaha, pembelian, dan tidak dicatat sebagai persediaan akhir, maka laba bersih menjadi kurang saji. tidak dicatat sebagai persediaan dan utang usaha, maka neraca menjadi salah saji.
- 6. o Persediaan dalam perjalanan FOB destination hanya persediaan yang diterima pada saat atau sebelum tanggal neraca yang dimasukkan dalam persediaan dan utang usaha. FOBorigin persediaan dicatat pada periode berjalan saja jika pengiriman dilakukan pada atau sebelum tanggal neraca. Reabilitas bukti Perbedaan laporan vendor dengan faktur vendor Faktur vendor lebih andal untuk pengujian akuisisi dalam pengujian pengendalian dan substantif Laporan vendor lebih andal untuk verifikasi saldo (isinya hanya saldo akhir saja) Perbedaan antara laporan vendor dengan konfirmasi Laporan vendor bersumber dari vendor namun berada ditangan klien sehingga ada kemungkinan manipulasi oleh klein Konfirmasi utang usaha diperoleh langsung dari vendor dan dikirim ke auditor sehingga lebih dapat diandalkan.