PRESENTATION: SharePoint Italy Summit 2013
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Il documento descrive l'importanza dell'enterprise content management (ECM) e la sua integrazione con Microsoft SharePoint per ottimizzare la gestione documentale nelle aziende. Sottolinea le sfide legate alla conversione dei documenti e la necessità di garantire la conformità legale e la sicurezza delle informazioni. Viene presentato il concetto di 'neobeni' e le loro caratteristiche innovative, evidenziando l'importanza della dematerializzazione e dell'automazione dei processi documentali.
PRESENTATION: SharePoint Italy Summit 2013
- 1. ECT per Microsoft® SharePoint® Il migliore strumento di Enterprise Content Transformation per SharePoint® Cristiano Iera
- 2. Adlib Software • Canadian Software Company based in Burlington, Ontario • 10+ Years Experience • 5,000+ Customers • 50+ Countries • 100+ Partners
- 4. Dal faldone all’ECM • Le tecnologie di gestione documentale sono irrinunciabili, ora come in passato • La gestione documentale (DM) è stato uno dei fattori propellenti dell’industria IT mondiale: • ECM è una generalizzazione del DM (non solo documenti, o meglio è cambiato il concetto di documento) • Le aziende che hanno soluzioni ERP o PLM non possono fare a meno di un ECM • «Il 72% delle aziende di grandi dimensioni hanno 3 o più sistemi ECM/DM/RM e il 25% ne ha più di 5» • L’utilizzo degli ECM pone sempre il problema della CONVERSIONE documentale, sia di formato che di media • Un approccio alla trasformazione documentale basato sulla buona volontà degli utilizzatori (a livello «client») non è nemmeno pensabile… • La conversione è una fase CRITICA: un errore rende i documenti inutilizzabili o addirittura compromette un intero processo per un documento errato o non conforme
- 5. Complessità dei sistemi ECM • Interfacciare in entrata e in uscita sia utilizzatori umani che altri software • Garantire l’interoperabilità di protocolli di comunicazione e di formati (necessità di architetture «aperte») • Archiviare a lungo termine (50 – 100 anni non sono un requisito eccezionale) • Dematerializzare processi cartacei «legacy» (conservazione sostitutiva), integrando negli stessi anche originali digitali • Assicurare la conformità dei documenti e della loro gestione a norme di qualità e normative legali (fra cui la validità legale del documento digitale) • Garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti • Ricevere e produrre i documenti in molti formati diversi • Implementare di logiche BPM per le attività di business basate su documenti
- 6. Microsoft SharePoint • Il Binomio ECM e Microsoft® SharePoint® è sempre più consolidato e adottato come soluzione standard alle esigenze di gestione documentale in aziende di ogni dimensione • La disponibilità di add-on e soluzioni pronte ne ha esteso l’utilizzo praticamente a qualunque settore: industria, commercio, istruzione, pubblica amministrazione • Consente di realizzare ottime soluzioni ECM con costi decisamente inferiori a quanto era necessario investire prima della sua affermazione • L’architettura SharePoint® è robusta e scalabile per soddisfare virtualmente ogni esigenza, ma… • …le funzionalità di conversione presenti in SharePoint® non sono sufficienti a coprire tutti i requisiti di un moderno sistema ECM
- 7. Esempi pratici Considerando i sistemi ECM come supporto documentale ai processi di business (ove non siano direttamente parte di essi), quali devono essere i requisiti per le funzionalità di conversione? Vediamolo con alcuni esempi: • Il business dei contenuti: i Neobeni • Processi guidati da standard e norme di qualità • Automazione delle supply chain • Straight Through Processing (Peppol) • Conformità a termini di legge (Farmaceutiche) • Dematerializzazione di processi cartacei (PA)
- 8. I «neobeni» • Beni informativi puri, o information goods,i quali sono prodotti vendibili, di norma supportati da specifici servizi dedicati, che incorporano una specifica conoscenza, per lo più protetta, il cui ciclo di distribuzione e consumo si realizza utilizzando senza soluzione di continuità strumenti e canali digitali; • Prodotti vendibili in cui coesistono elementi materiali e immateriali, per i quali nel ciclo di distribuzione e di consumo la componente informativa distintiva, talvolta protetta, è fruibile mediante strumenti e canali digitali, assumendo un rilievo essenziale rispetto alla catena del valore e del posizionamento sul mercato
- 9. Un «neobene» prossimo venturo Caratteristiche innovative: • Programmi di lavaggio personalizzabili graficamente mediante un tablet o smartphone • Servizio web per lo scambio dei programmi realizzati dagli utilizzatori e dai marchi di abbigliamento • Interfaccia wifi • Telediagnosi del produttore • Telecontrollo remoto di tutte le funzioni • Interoperabile con la power grid (ad es. impianto fotovoltaico) e gli altri dispositivi domestici
- 10. Un «neobene» prossimo venturo Caratteristiche innovative: • Programmi di lavaggio personalizzabili graficamente mediante un tablet o smartphone • Servizio web per lo scambio dei programmi realizzati dagli utilizzatori e dai marchi di abbigliamento • Interfaccia wifi • Telediagnosi del produttore • Telecontrollo remoto di tutte le funzioni • Interoperabile con la power grid (ad es. impianto fotovoltaico) e gli altri dispositivi domestici Il software è il prodotto ossia ciò che si sta pubblicizzando e vendendo, mentre il «ferro» è un accessorio (non necessariamente della stessa marca). Ciò comporta alcune conseguenze: • Il prodotto (il software, che è ciò che noi utilizziamo) ha bisogno di manuali, illustrazioni, spiegazioni. • Cambia versione rapidamente, anche la documentazione deve essere aggiornata • Il software è aggiornato via internet, la documentazione deve seguire lo stesso canale di aggiornamento • Il mercato di riferimento è globale e multilingua
- 11. Requisiti • Facilità di generazione di documenti complessi assemblati a partire da molteplici contenuti, variabili e sottoposti a versioning • Supporto per più lingue - necessità di rigenerare un gran numero di documenti sincronizzando le variazioni già localizzate • Ottenere documenti pronti per la distribuzione elettronica in tempi che non penalizzino l’innovazione dei neobeni stessi • Facilità di apportare correzioni e modifiche di poco conto senza ridistribuire l’intera documentazione (ad es. sostituzione di una sola pagina) • Garanzia di visualizzazione omogenea (conformità all’originale) su qualunque dispositivo (PDF) • Sicurezza di riusabilità dei documenti a lungo termine (ad es. PDF-A), tipicamente per tutto il ciclo di vita dei prodotti a cui si riferiscono o che li utilizzano (ad es. lettori di ebook)
- 12. Standard per la Functional Safety
- 13. Requisiti • Documenti di origine (documentazione delle parti, della componentistica, del progetto) uniformi: conversione in formato unificante (PDF), aggiunta di classificazioni e altri metadati • Collazione di documenti da svariati processi / applicazioni e generazione di documenti da modelli e regole descritti nelle norme • Realizzazione dei processi di qualità e controllo imposti dalle norme, il cui flusso dipende da metadati associati ai documenti coinvolti • Approvazioni e autorizzazioni su originali digitali, verificabili (ad es. firme digitali) • Documenti originali digitali o cartacei dematerializzati, leggibili da umani (PDF) e da applicazioni (PDF con metadati) • Sicurezza di riusabilità di dati e documenti a lungo termine (ad es. PDF-A) • Formati dati interoperabili con sistemi EAM / PLM / ERP (ad es. metadati in XML)
- 14. Automazione delle supply chain EAM, PL M ERP • I documenti della supply chain finanziaria ritracciano le movimentazioni della supply chain materiale • Sono stati definiti formati standard e interoperabili per ogni singola movimentazione (XML per i dati transazionali, PDF per i documenti) • I documenti della FSC hanno duplice valenza: contabile (dati contenuti) e contrattuale (documento fisico, firme, e dati)
- 15. Automazione delle supply chain EAM, PL M ERP • I documenti della supply chain finanziaria ritracciano le movimentazioni della supply chain materiale • Sono stati definiti formati standard e interoperabili per ogni singola movimentazione (XML per i dati transazionali, PDF per i documenti) • I documenti della FSC hanno duplice valenza: contabile (dati contenuti) e contrattuale (documento fisico, firme, e dati)
- 16. Il futuro delle supply chain • Repository aziendali di dati univoci e condivisibili (prodotti, clienti, fornitori, leggi, modelli) • Processi dettagliati esaustivamente con interazioni umane ridotte al minimo (pressoché totale assenza di processi autorizzativi DISCREZIONALI) • Supporto delle leggi sul commercio, sui trasporti e sul diritto d’autore di tutti gli stati della business community • Attori coinvolti con modelli di business «IT-centric» (ora sono «IT-confident» o nel migliore dei casi «IT-dependant») • Approvazioni e autorizzazioni digitali, verificabili in modo automatico ad es. firme digitali apponibili sia con token «client» che con servizi di firma centralizzati (HSM) • Documenti originali digitali, leggibili da umani (PDF) e da applicazioni (PDF con metadati) • Formati dati interoperabili (ad es. specifiche UBL, evoluzione del XML proposta da OASIS) • Sicurezza di riusabilità di dati e tracciatura dei documenti a lungo termine (ad es. PDF-A) Tutto ciò definisce il concetto di STRAIGHT-THROUGH-PROCESSING (STP)
- 17. Un esempio di STP: PEPPOL
- 18. Requisiti • Capacità di realizzare applicazioni BPM a partire da originali digitali • Approvazioni e autorizzazioni digitali, apponibili e verificabili in modo automatico (ad es. firme digitali, con HSM, timbri digitali) e da umani (resa in PDF) • Capacità di creare documenti conformi a modelli standard, ma con contenuti e metadati determinati dal flusso di lavoro • Validità fiscale dei documenti e conservazione a lungo termine (PDF-A) • Alta disponibilità del processo (anche con eventi avversi ciascuna determinazione deve concludersi con tempi certi) • Capacità di scalabilità verso l’alto per non porre limiti alla crescita del business • Facile interoperabilità e integrazione con sistemi preesistenti
- 19. Conformità nell’industria • farmaceutica Un farmaco deve essere registrato in più paesi; in molti paesi la registrazione è effettuata tramite documenti digitali (PDF) • Ogni paese ha regole diverse e richiede documentazioni diverse per la richiesta di autorizzazione alla commercializzazione, generalmente nella lingua locale. • Moltissime parti della documentazione da presentare fanno riferimento a modulistiche standardizzate che devono essere obbligatoriamente usate • Ogni richiesta può constare anche di decine di migliaia di pagine • La documentazione da produrre proviene da documenti interni all’azienda, raccolti nelle forme più disparate (documenti office, immagini, note in diversi formati, ecc) • La richiesta di autorizzazione si può presentare solo dopo il termine dei test clinici, il periodo fra la fine dei test e l’inizio della commercializzazione è improduttivo, e rappresenta una perdita netta, dal momento che il prodotto deve essere brevettato prima (per motivi commerciali) e dopo la scadenza del brevetto calano i profitti. • La preparazione della documentazione condiziona fortemente la durata di questo periodo • Un errore nel processo può causare un rifiuto dell’autorizzazione ed è necessario reiterare la richiesta • Un errore nei documenti può causare contestazioni legali, violazioni di brevetti, richieste di risarcimento durante la vita utile del prodotto
- 20. Ciclo di vita del farmaco
- 21. Requisiti • Possibilità di combinare ogni tipo di documenti, generando sommari, indici, collegamenti ipertestuali • Possibilità di inserire intestazioni, piè di pagina e soprastampe per il versioning, l’identificazione e l’indicazione del copyright • Massimizzare la velocità di elaborazione: oltre alle perdite per mancata commercializzazione bisogna considerare il tempo impiegato dal personale per generare i documenti rispetto a procedure non automatizzate(*) • Assoluta precisione di conversione e totale conformità ai modelli utilizzati • Processo di generazione dei documenti totalmente automatizzato per evitare errori umani, omissioni di parti della documentazione, errori di formato (*) Documenti/settimana Documenti/mese Risparmio/settimana Risparmio/anno 100 183 $ 11.000 $ 572.000 500 917 $ 55.000 $ 2.860.000 1000 1833 $ 110.000 $ 5.720.000 1500 2750 $ 165.000 $ 8.580.000
- 22. Pubblica Amministrazione • Alcuni numeri del Ministero di Giustizia (dematerializzazione del processo penale): – 166 circoscrizioni giudiziarie devono mantenere segretezza incrociata e segregazione di dati – 10.000 utilizzatori potenziali a vario titolo – 5.000.000 di nuovi documenti stimati ogni anno per un totale di 110.000.000 di pagine stimate – Richiesta di scalabilità da poche migliaia di documenti a centinaia di migliaia di documenti in pochi giorni (in caso di maxiprocessi) – Necessità di effettuare OCR, Conversione PDF/A, publishing PDF, firma digitale • Alcuni numeri del Ministero dell’Economia e delle Finanze: – 6.000 utilizzatori attivi – 40.000 documenti al giorno – 2 server Adlib in bilanciamento di carico in servizio dal 2005 – 2 soli «incident» registrati, entrambi dovuti a richieste di elaborazione di file PDF di formato non corretto
- 23. Requisiti • Equivalenza totale fra documenti cartacei e digitali, per tutti gli aspetti procedurali, in particolare: – Completa e tracciabile corrispondenza fra approvazioni umane (firme) su documenti cartacei e approvazioni digitali (firme digitali) sui documenti digitali – Possibilità di passare da originali cartacei a originali digitali (conservazione sostitutiva) e VICEVERSA (materializzazione da originale digitale con aggiunta dei metadati di validazione) – Necessità di preservare (PDF/A1a PDF/A1b e PDF/A2) e rendere leggibili e cercabili i CONTENUTI nella fase di conversione (OCR) • Approvazioni e autorizzazioni digitali, apponibili e verificabili in modo automatico (ad es. firme digitali, timbri digitali con token e HSM) e da umani (resa in PDF) • Sicurezza di riusabilità di dati e documenti a lungo termine (ad es. PDF-A) • Totale affidabilità del trattamento («zero job loss») • Capacità di scalabilità illimitata verso l’alto in tempi rapidissimi (non sono ammessi ritardi «tecnologici») per conseguire una capacità di carico illimitata • Facile interoperabilità e integrazione con sistemi preesistenti
- 24. Enterprise Content Transformation ECT è il nuovo paradigma nei servizi documentali reso possibile da Adlib: • Conversioni di documenti automatizzate e non presidiate, basate su server • Ottimizzazione dei processi basati su documenti • Centralizzazione delle funzionalità, omogeneità di trattamento, riduzione dei rischi, riduzione dei costi • Utilizzo delle funzioni di conversione da parte di più applicazioni e più dipartimenti • È costituito da tre capacità distinte ma correlate: – Servizi di trasformazione: una singola piattaforma condivide i servizi di trasformazione per l’utilizzo negli ECM, negli ERP e in ogni altra applicazione – Automazione di processi: L’automazione dei processi di business mediante workflow, come quelli disponibili in Sharepoint® o altre soluzioni personalizzate, incrementa la produttività e riduce i rischi dovuti a interventi manuali – Integrazione: Integrazione totale con SharePoint®, facilità di integrazione con tutti i sistemi ECM e con altre applicazioni enterprise
- 25. Adlib PDF • Enterprise Converte molteplici formati in PDF e PDF-A • Estrae testi e da immagini (OCR, anche da PDF) • Firma digitale (sia locale che con HSM) • Editing e publishing di PDF (aggiunte e miglioramenti direttamente sul formato PDF) • Imposta le opzioni di sicurezza dei file PDF • Automazione dei processi basata su server • Dialoga con applicativi (architettura SOA) • Unico prodotto al mondo pensato per l’ECT (Enterprise Content Transformation) • Fattore abilitante per la diffusione dei neobeni • Fattore abilitante per Straight Through Processing • Fattore abilitante per la conformità documentale • Fattore abilitante per la realizzazione di flussi di lavoro basati su documenti • Tutto questo, in Microsoft® Sharepoint®.
- 26. Come funziona
- 27. Funzionalità out-of-the-box • Integrazione con connettore SharePoint® : – Workflow conversione in PDF / PDF/A – Workflow conversione in PDF con opzioni di sicurezza – Workflow conversione in PDF con filigrana in sovraimpressione – Workflow conversione in PDF con intestazioni e piè di pagina – Workflow OCR: Conversione di file immagini bitmap in PDF “cercabili” (con testo) – Workflow unione di più documenti in PDF • Console di monitoraggio e controllo • Motore di regole (BPM) basato su metadati • Integrazione con «folder connector» • Integrazione Web services (SOA) • Integrazione con connettore IBM® Filenet® • Integrazione con connettore Microsoft® Exchange® • Altri connettori per Workflow e BPM (K2® Black Pearl®, Nintex®, ecc)
- 28. Benefici tangibili Efficienza dei processi, riduzione dei rischi, riduzione dei costi, elimina colli di Trasforma contenuti non strutturati in bottiglia, mette l’ECM al servizio del preziosi asset aziendali business Un servizio unico per tutta l’azienda, Abilita le aziende a lavorare in conformità utilizzabile da ogni dipartimento, in alta a norme, regolamenti di qualità e leggi. disponibilità e scalabile all’infinito I contenuti sono Abilita l’archiviazione di lungo accessibili, leggibili, cercabili, esportabili. termine, convertendo tutti i documenti in Riduce la complessità elevando la un formato standardizzato all’uopo fruibilità dei documenti Microsoft® SharePoint® sta conquistando segmenti di mercato sempre più consistenti quale soluzione ECM e di lavoro collaborativo efficiente ed economica. La piattaforma ECT di Adlib è la più efficace soluzione per una gestione di grandi volumi di dati non strutturati in SharePoint® e rappresenta la più completa suite di servizi PDF per SharePoint®.
- 30. Tipi di partnership Product Partnership • OEM (Original Equipment Manufacturer) • ASP (Application Service Provider) Channel Partnership • SI (System Integrator) • VAR (Value Added Reseller) Referral Partnership
- 31. Benefici del programma • Nessuna fee di ingresso • Supporto tecnico locale in Italiano • Supporto per integrazione • Supporto trattative commerciali • Supporto Pre-vendita • Software NFR e di valutazione • Portale Partner • Webinar e Workshop riservati • Utilizzo del logo Adlib