Si & pi, christina aprilyani, hapzi ali, sistem informasi organisasi dan strategi, universitas mercu buana, 2017
- 1. SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI Dibuat oleh : Christina Aprilyani (55517110057) Dosen Pengampu : Prof.Dr.Ir.Hapzi Ali,MM,CMA MAGISTER AKUNTANSI PROGRAM PASCASARJANA (S2) UNIVERSITAS MERCU BUANA 2017
- 2. Sistem Aplikasi Bisnis SAP di Sinar Mas Sinar Mas Group merupakan salah satu group perusahaan konglomerat yang ada di Indonesia yang bergerak di berbagai macam bidang industri seperti Pulp & Paper, real estate, jasa keuangan, agribisnis, telekomunikasi dan pertambangan/perkebunan. Dalam menjalankan prose bisnisnya setiap hari, Sinar Mas group menggunakan salah satu aplikasi bisnis yang cukup penting, yaitu SAP (System Analysis & Program Development). Sistem SAP ini cukup powerful dan lengkap sehingga dengan bantuan aplikasi ini, perusahaan dan bisnis unit dari Sinar Mas Group mampu menjalankan seluruh proses bisnisnya dengan baik. Adapun alur proses bisnis yang berhubungan dengan sistem SAP di perusahaan ini, antara lain: 1. Pembuatan Rencana Produksi Dalam hal ini, Sistem SAP membantu pabrik untuk membuat schedule perencanaan produksi, pemesanan order material, dan pengecekan ketersediaan material di gudang. Sistem SAP juga digunakan dalam pencatatan jumlah stock barang jadi yang ada di gudang hasil produksi dari pabrik. 2. Penerimaan Order dari Customer SAP digunakan oleh tim customer relationship untuk menginput semua order yang datang dari customer/distributor. Customer akan mengirimkan PO (purchase order) dalam bentuk email ke tim customer relationship, kemudian tim ini melakukan penginputan order tersebut ke SAP agar kebutuhan barang yang diminta oleh customer/distributor bisa dilihat oleh tim Logistic dan pabrik untuk dilakukan pengiriman dan produksi jika barangnya kurang. 3. Cek Kredit Limit Customer/Distributor Dalam perjalanannya, setiap customer/distributor harus memiliki jaminan pembayaran/kredit limit di bank tertentu yang menjamin bahwa setiap pembelian yang dilakukan ke Sinar Mas Group pasti akan bisa dilakukan pembayaran/penagihan. Jika tidak ada jaminan pembayaran, maka hal ini tentu akan sangat merugikan, karena akan terjadi kemungkinan setiap barang yang dikirimkan tidak akan bisa ditagih pembayarannya. Hal ini tentu akan merugikan pihak Sinar Mas Group. Oleh karena itu, setiap customer/distributor harus memiliki jaminan/kredit limit tertentu untuk menjamin penagihannya (Besarnya kredit limit ini disesuaikan dengan jumlah pembelian rutinnya. Semakin besar pembelian setiap bulannya, maka semakin besar kredit limitnya). Untuk melihat apakah permintaan PO (proses nomor 2) bisa dilakukan pengiriman barangnya ke customer/distributor yang buka PO, maka harus di cek dulu melalui sistem SAP bagaimana sisa kredit limitnya. Jika sudah tidak ada sisa kredit limit lagi, maka PO tersebut tidak akan diproses
- 3. sampai customer/distributor tersebut melakukan pembayaran ke pihak bank, supaya kredit limitnya bisa cukup. Jika setelah di cek di SAP, sisa kredit limitnya masih banyak, maka PO tersebut bisa dipenuhi dan dikirim barangnya ke customer/distributor yang membuka PO. 4. Pembuatan Rencana Pengiriman Setelah kredit limit masih aman, maka proses selanjutnya adalah melakukan perencanaan pengiriman barang ke customer/distributor oleh tim Logistik. Tim Logistik akan melakukan pengecekan ketersediaan barang yang diminta dan melakukan perencanaan pengiriman barang yang dibutuhkan menggunakan sistem SAP. Setelah dicek di SAP bahwa barangnya tersedia, maka selanjutnya akan dibuatkan Surat Jalan untuk setiap truk yang akan membawa barang- barang yang sudah direncanakan untuk dikirim. 5. Pembuatan Invoice Seiring dengan pembuatan surat jalan, maka sistem SAP juga akan mencetak invoice sebagai bukti tagihan kepada pihak customer/distributor atas pembelian barang yang sudah dikirimkan. Invoice inilah yang nanti akan dijadikan dasar penagihan atas sejumlah pembayaran barang tertentu yang sudah dikirim ke customer/distributor. 6. Pembuatan Report Penjualan Setiap bulannya sistem SAP juga membantu proses pembuatan report/pencatatn atas semua transaksi yang telah dilakukan. Dengan SAP ini maka semua historical penjualan bisa disimpan dan digunakan sebagai dasar analisa untuk perkembangan bisnis kedepannya. Pengetahuan teknis terhadap server, baik UNIX, Windows, AS400 ataupun Linux sangat membantu, ditambah lagi pendalaman database baik SQL Server, Oracle maupun DB2 Demikian sekilas penjelasan tentang proses aplikasi bisnis SAP yang digunakan di Sinar Mas Group. Dengan SAP ini, semua proses bisnis bisa dijalankan dari hulu ke hilir untuk mengembangkan perusahaan kedepannya.
- 4. Yang menjadi kelemahannya yaitu : 1. ketika proses bisnisnya berbeda maka yang di custom pun akan berbeda dan butuh daya dan biaya besar kembali untuk meng-Customnya 2. yang memproses harus memiliki kemampun analisis bisnis. Bisa saja orang yang berbasis bisnis menekuni IT atau sebaliknya orang berbasis IT menekunin bisnis fungsional 3. Scope integrasi 4. setiap elemen pendukung Sistem SAP (tiap users SAP) harganya mahal Sumber : Karyawan Sinar Mas hasil sharing saya dengan orang Sinar Mas terkait ingin mengetahui Sistem Informasi dalam perusahaan besar sekelas Sinar Mas Group dan sebagai satu persyaratan mendapatkan nilai dalam kuis ini
- 5. Jawablah Quiz ini dengan baik dan benar. 1. Apa dampak implementasi sistem informasi bagi organisasi? Dampak-nya yaitu : o Untuk memperbaiki Order Manajemen o Untuk memecahkan permasalahan manajemen (making decision) o Untuk mempertahankan kelangsungan hidup organisasi o Sistem Informasi memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak kaaryawan untuk tiap supervisor) dan pengurangan jumlah manajer atau tenaga ahli o Berbagai perubahan dalam tanggung jawb pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang o Peningkatan Sistem Informasi dalam organisasi dalam perusahaan secara signifikan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier o Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervise elektronik yang lebih besar. Supervise jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh 2. Bagaimana model rantai nilai guna membantu aktivitas bisnis dalam mengidentifikasi peluang untuk aplikasi sistem informasi strategis? Rantai nilai merupakan kegiatan yang menyoroti model tertentu dalam bisnis dimana strategi kompetitif terbaik dapat diterapkan dan dimana system informasi yang paling mungkn memiliki dampak strategis. Model ini mengidentifikasikan spesifik, titik leverage yang kritis dimana perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi yang paling efektif untuk meningkatkan posisi kompetitif. Model rantai nilai ini memandang perusahaan sebagai rangkaianyang menambahkan margin nilai produk perusahaan atau jasa 3. Bagaimana sistem informasi membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif? Peran system informasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan untuk mendukung strategi bersaing bisnis sehingga keutungan dapat di raih. Pemanfaatan system informasi dalam suatu organisasi dapat optimal apabila direncanakan dengan baik dalam suatu perencanaan strategis. Sistem Informasi adalah dukungan terhadap system yang ada dan membantu dalam mencapai keunggulan kompetitif atas pesaing organisasi dalam hal ini adalah “TUJUAN”. Sistem informasi dapat mempengaruhi aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya. Jadi Sistem Informasi dlam bentuk apapun (SIM, TPS, SIS, ddl) sangat membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif dan memenuhi Tujuan Strategis
- 6. 4. Apa saja tantangan yang ditimbulkan oleh sistem informasi strategis ? Tantangandalamimplementasipengembangansysteminformasiadalahorang-orangyangterlibat dalampengembangansysteminformasiyaitudepartemenoperasionalsebagaiend-userdanITsebagai pengembangdantentusajasebagaisupportdanmanajemensebagaileaderyangmembuatdefinisigoal yangakandicapai.Jikasystemyangakandi-implementasikanadalahsysteminformasiyangterintegrasi maka tantangannyaakansangatbesarkarenameliputikeseluruhanorganisasiyangbisasajamelibatkanpihak eksternal.Masalahyangdihadapidalamimplementasitersebutbiasanyaadalahsebagaiberikut: 1. Penggunatidakmengetahuikemampuanteknologiyangdapatdigunakanuntukmembantu prosesbisnisyangdikerjakannyasetiaphari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard darideveloper yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidaktahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.2. 2. Keduabelahpihaktidakmemahamiasumsidanketergantunganyangadadalamsystemdan bisnisproses,sehinggapadatahapimplementasijikaadabagiandariprosesbisnisyangbelumdi coverolehsystemdankemudiandibuatkanfungsibaruyangternyatamenimbulkanmasalah,dan penyelesaianmasalahmenimbulkanmasalahbaru sepertimelakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yangtidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana 3. penggunatidakdapatmenjadikanimplementasisebagaiprioritaspertama,dimanapenggunayang sudahdisibukkandengankegiatanoperasionalakanberpura-puramenyetujui,menjalankandan mengikutinyatetapipadakenyataannyasemuanyatidakberjalansesuaidenganharapan.
- 7. Daftar pustaka : http://juanggaistyo.blogspot.co.id/2015/03/pengaruh-sistem-informasi-bagi.html (Kamis, 14 September 2017, 14.28 WIB) https://kolokberkarat.wordpress.com/dampak-teknologi-informasi-bagi-organisasi- individu-dan-masyarakat ((Kamis, 14 September 2017, 14.40 WIB) http://aisyahsisteminformasimanajemen.blogspot.co.id/2012/12/tugas-sim.html (Kamis, 14 September 2017, 15.00 WIB) https://adifpradita.wordpress.com/2015/03/18/peranan-teknologi-informasi-dalam-mencapai- keunggulan-kompetitif (Jumat, 15 September 2017, pukul 10.00 WIB) http://www.academia.edu/8177298/SISTEM_INFORMASI_MENJADI_TANTANGAN_MANAJE MEN (Jumat, 15 September 2017, pukul 10.16 WIB)