Si & pi, dian andriani, hapzi ali, definisi sistem informasi dan tinjauan sia, sistem pengolahan transaksi dan sistem perencanaan perusahaan, universitas mercu buana, 2018
- 1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL “Definisi Sistem Informasi dan Tinjauan SIA, Sistem pengolahan Transaksi dan Sistem perencanaan Perusahaan” Disusun Oleh: Dian Andriani 55517120022 Dosen Pengampu: Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA MAGISTER AKUNTANSI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2018
- 2. DEFINISI SISTEM INFORMASI Definisi Sistem Informasi Menurut Para Ahli Definisi Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli - Secara umum Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Definisi Sistem Informasi - Menurut Mc leod Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, S.Kom., MM, 2005:36) Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli - Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie, 2000, 35). Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8). Menurut O’Brien (2005), sistem informasi adalah suatu kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.1 tentang komponen sistem informasi.
- 3. Gambar Komponen Sistem Informasi. Leitch Rosses (dalam Jugiyanto, 2005 : 11) mengemukakan sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Lani Sidharta (1995: 11), “Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen – komponen manual dan komponen – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai” Sistem informasi didefinisikan Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM., (1999: 11), “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” Menurut Gordon B. Davis (1991: 91), “Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.” Suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui suatu kelompok kegiatan operasi yang tetap, yaitu: 1. Mengumpulkan data 2. Mengelompokkan data 3. Menghitung 4. Menganalisa 5. Menyajikan laporan
- 4. Sasaran sistem informasi adalah: 1. Meningkatkan penyelesaian tugas. Pemakai harus lebih produktif agar menghasilkan keluaran yang memiliki mutu yang tinggi. 2. Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan. Sistem harus mudah dan sering digunakan. 3. Meningkatkan efektifitas ekonomi. Keuntungan yang diperoleh dari sistem harus lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. Sistem informasi dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang terintegrasi secara optimal dan berbasis komputer yang dapat menghimpun dan menyajikan berbagai jenis data yang akurat untuk berbagai macam kebutuhan.
- 5. TINJAUAN SIA Definisi Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Akuntansi adalah sistem informasi yang mengukur aktivitas bisnis, memproses data menjadi laporan, dan mengkomunikasikan hasilnya kepada para pengambil keputusan. Sistem Informasi Akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya. Komponen SIA 1. Orang-orang, yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan meyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data, tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software, yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device) dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Fungsi Dasar SIA 1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien dan efektif. 2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. 3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa data kegiatan bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset organisasi lainnya. Karakteristik Sistem Informasi yang Baik 1. Relevan Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, dan dapat memperbaiki kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi. 3. Lengkap 4. Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. 5. Tepat Waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan. 6. Dapat dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas.
- 6. 7. Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama. Mengapa Mempelajari SIA itu Penting ? SIA yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktivitas-aktivitas yang terjadi, tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan. Setiap organisasi juga perlu menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas sumber daya yang berada di bawah pengawasannya. Informasi tentang para pelaku yang terlibat dalam aktivitas-aktivitas tersebut penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan yang diambil. Oleh karena itu banyak lembaga pendidikan yang mensyaratkan program akuntansi dan sistem informasi untuk mempelajari SIA. Mempelajari SIA adalah Hal yang Penting dalam Akuntansi Di dalam standar akuntansi keuangan menyebutkan bahwa tujuan utama akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Oleh karena itu accounting education charge comission merekomendasikan bahwa kurikulum akuntansi harus menekankan bahwa akuntansi adalah proses identifikasi, pengembangan, pengukuran dan komunikasi informasi. Komisi tersebut menyarankan agar akuntansi harus diarancang untuk memberi pemahanan yang kuat atas tiga konsep dasar berikut : 1. Pemakaian informasi di dalam pengambilan keputusan 2. Sifat, desain, pemakaian dan implementasi SIA 3. Pelaporan informasi keuangan Materi-materi akuntansi yang lain seperti, Akuntansi Keuangan, Akuntansi Manajemen, Akuntansi Perpajakan dan Pemeriksaan Akuntansi, berfokus pada peran Anda sebagai penyedia informasi. Dilain pihak, SIA berfokus pada pemahaman cara sistem akuntansi bekerja : 1. Bagaimana cara mengumpulkan data tentang aktivitas dan transaksi suatuu organisasi, 2. Bagaimana mengubah data tersebut menjadi informasi yang dapat digunakan pihak manajemen untuk menjalankan organisasi mereka 3. Bagaimana cara memastikan ketersediaan, keandalan dan keakuratan informasi tersebut. SIA Melengkapi Materi Sistem yang Lainnya Ada banyak materi sistem yang meliputi desain dan implementasi sistem informasi, yang dapat membantu Anda membangun keahlian khusus dalam bidang-bidang seperti databases, expert system, dan telekomunikasi. SIA berbeda dari materi sistem informasi yang lain dalam hal fokus akuntabilitas dan pengendalian. Hal-hal tersebut penting karena pada kebanyakan bisnis besar, para manajer bukanlah pemilik bisnis. Melainkan, para manajer mempercayakan aset-aset ke manajemen untuk membuatnya akuntabel untuk penggunaan yang sesuai. Data dan informasi adalah aset yang paling penting bagi organisasi. Mengapa Demikian ? Pikirkan apa yang akan terjadi jika perusahaan kehilangan semua informasi mengenai saldo pelanggan, atau jika pesaing mendapatkan daftar-daftar pelanggan yang paling menguntungkan. Jelas, SIA harus mencakup pengendalian untuk memastikan keamanan dan ketersediaan data organisasi. Pengendalian juga diperlukan untuk memastikan bahwa
- 7. informasi yang dihasilkan dari data tersebut dapat diandalkan dan akurat. Hal-hal seperti ini biasanya hanya mendapat perhatian kecil dalam materi sistem informasi yang lainnya. Peran SIA dalam rantai nilai (Value Chain) Rantai Nilai (Value Chain) adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan untuk menghasilkan produk atau jasa.”-Porter,1985
- 8. Rantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas utama (primary activities) yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya, yaitu : 1. Inbound Logistics Terdiri dari penerimaan, penyimpanan dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya. 2. Operasi (Operations) Aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk jadi. 3. Outbond Logistics Aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan. 4. Pemasaran dan Penjualan Mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi. 5. Pelayanan (Service) Memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan. Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif : 1. Infrastruktur Perusahaan Mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum dan administrasi umum yang penting bagi organisasi untuk beroperasi. 2. Sumber Daya Manusia Melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai. 3. Teknologi Aktivitas untuk meningkatkan produk atau jasa. 4. Pembelian (Purchasing) Termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai mesin dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas umum. Bagaimana SIA dapat Menambah Nilai Bagi Organisasi ? Model rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah aktivitas pendukung. Jadi, SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dn tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara : 1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa. 2. Memperbaiki efisiensi. 3. Memperbaiki pengambilan keputusan. 4. Berbagi pengetahuan.
- 9. Struktur Keputusan 1. Keputusan Terstruktur (structured decision) Bersifat berulang-ulang, rutin, dan dipahami dengan baik hingga dapat didelegasikan kepada pegawai di tingkat yang lebih rendah dalam suatu organisasi. 2. Keputusan Semi Terstruktur (semistructured decision) Ditandai dengan peraturan-peraturan yang tidak lengkap untuk mengambil keputusan, dan adanya kebutuhan untuk membuat penilaian serta pertimbangan subjektif sebagai pelengkap analisis data yang formal. 3. Keputusan Tidak Terstruktur (unstructured decision) Bukan merupakan keputusan yang berulang atau rutin. Nilai Informasi dalam Pengambilan Keputusan Informasi yang dihasilkan oleh SIA yang didesain dengan baik dapat memperbaiki pengambilan keputusan dalam beberapa cara : 1. SIA dapat mengidentifikasikan berbagai situasi yang membutuhkan tindakan manajemen. 2. Dengan mengurangi kediakpastian, informasi akuntansi memberikan dasar untuk memilih diantara berbagai alternatif tindakan. 3. Informasi tentang hasil-hasil keputusan terdahulu memberikan umpan balik (feedback) berharga yng dapat diapakai untuk memperbaiki keputusan di masa mendatang. SIA dan Strategi Korporat Michael Porter, seorang profesor bisnis di Harvard, berargumentasi bahwa ada dua strategi dasar bisnis yang dapat diikuti oleh perusahaan : 1. Strategi diferensiasi produk, memerlukan penambahan beberapa fitur atau pelayanan atas produk yang tidak diberikan oleh para pesaing. Dengan melakukan hal ini, perusahaan akan dapat menetapkan harga premium ke para pelanggannya.
- 10. 2. Strategi biaya rendah (low cost), memerlukan perjuangan untuk menjadi penghasil suatu produk atau jasa yang paling efisien. Porter berargumentasi bahwa perusahaan dengan pilihan terbatas harus memilih sebuah posisi strategis yang ingin mereka adopsi. Dia menggambarkan tiga posisi strategi dasar, yaitu : 1. Posisi strategis berdasar keanekaragaman (variety-based), melibatkan produksi atau penyediaan sebagian dari produk atau jasa dalam industri tertentu. 2. Posisi strategis berdasar kebutuhan (need-based), melibatkan usaha untuk melayani hampir seluruh kebutuhan dari kelompok pelanggan tertentu. Termasuk didalamnya adalah mengidentifikasi target pasar. 3. Posisi strategis berdasar akses (access-based), melibatkan sebagaian pelanggan yang berbeda dari pelanggan lainnya dalam hal faktor-faktor seperti lokasi geografis atau ukuran.
- 11. SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu: 1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan. 2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut: 1. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb. 2. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb. 3. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dsb. 4. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb. 3. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna. 4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut: 1. Volume data yang di-proses relatif sangat besar. 2. Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar. 3. Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam waktu singkat. 4. Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal. 5. Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb. 6. Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu. 7. Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar. 8. Komputasi tidak terlalu rumit. Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu: 1. Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17:00.
- 12. 2. Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank. 3. Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi. 4. Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam. Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi internet maka dilahirkan sistem client-server yang populer dengan nama On Line Transaction Processing (OLTP). Prosedur pengolahan mirip dengan online-processing, perbedaan-nya adalah pada teknologi jaringan. Online processing menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based) sementara OLTP menggunakan arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan Customer Integrated System (CIS) yaitu sistem OLTP dimana user/pengguna melakukan sendiri transaksinya secara online, misalnya sistem mesin ATM (automatic teller machine), atau e-commerce (perdagangan lewat fasilitas elektronik).
- 13. SISTEM PERENCANAAN PERUSAHAAN (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS) I. Definisi Enterprise Resource Planning (ERP) ERP adalah paket software yang melibatkan banyak modul software yang berkembang terutama dari sisitem tradisional Manufacturing Resource Planning (MRP II). Tujuan dari ERP adalah untuk mengintegrasikan proses-proses kunci organisasi seperti order entry, manufacturing, pembelian dan utang dagang, penggajian, dan sumber daya manusia. Dalam model sistem informasi tradisional tiap departemen atau fungsi mempunyai sistem komputer sendiri yang didesain untuk mengoptimalkan kinerjanya tiap departeman dan fungsi. ERP menggabungkan semua ini menjadi satu sistem yang terintegrasi yang mengaskses satu database sehingga memungkinkan sharing informasi dan meningkatkan komunikasi dalam perusahaan. Dalam sistem informasi tradisional dengan arsitektur database tertutup yang konsepnya mirip dengan pendekatan flat-file. Seperti pada pendekatan flat-file approach, data tetap menjadi property aplikasi. Lalu munculah database independen yang berbeda dan terpisah. Dan sperti tang terjadi pada pendekatan flat-file, kemungkinan terjadinya redudansi data tinggi. Komunikasi yang tidak efektif antar system tradisional sering menyebabkan proses disain sistem yang terbagi-bagi. Tiap sistem di disain untuk menylesaikan masalah operasional spesifik daripada sebagai bagian dari stategi keseluruhan. Sistem ERP mendukung arus informasi yang halus. Lintas organisasi dengan menyediakan lingkungan yang standar untuk bisnis perusahaan dan database operasional umum yang mendukung operasi. Lihat gambar 6.2.
- 14. Gambar 6.2 Aplikasi Inti (core Application) dari ERP Berdasarkan fungsinya, ERP dibagi menjadi 2 kelompok umum yaitu core applications and business analysis applications. Core applications adalah aplikasi yang mendukung oprasional aktivitas sehari-hari pada bisnis. Core application tidak terbatas pada penjualan dan distribusi, perencanaan bisnis, perencanaan produksi, pengendalian dasar perusahaan dan logistik. Core application juga dapat disebut aplikasi Online transaction processing (OLTP). Aplikasi ini termasuk: 1. Fungsi Penjualan dan distribusi menangani order yang masuk dan menjadwal pengiriman. Termasuk memeriksa ketersediaan produk untuk memastikan pengiriman yang tepat waktu dan memverifikasi batas kredit pelanggan. Tidak seperti traditional model, order pelanggan masuk dalam ERP hanya sekali. Semenjak semua pengguna dapat mengakses database umum, status orderdapat ditentukan pada setiap point. kenyataannya, pelanggan dapat mengakses internet dan memeriksa status order secara langsung. Integrasi tersebut mengurangi aktivitas manual, menghemat waktu, dan mengurangi kesalahan. 2. Perencanaan bisnis terdiri dari perkiraan permintaan, perencanaan produksi produk, dan detail arah informasi yang menjelaskan rangkaian dan tahapan dari proses yang sedang berlangsung. perencanaan kapasitas dan perencanaan produksi bisa sangat kompleks, oleh karena itu beberapa ERP menyediakan alat simulasi untuk membantu manajer memutuskan bagaimana untuk menghindari kekurangan pada material, tenaga kerja, atau fasilitas- fasilitas pabrik. Sekali master production schedule selesai, data masuk ke modul MRP (Materials requirment planning), yang menyediakan tiga bagian kunci pada informasi: laporan pengecualian, daftar material yang dibutuhkan, daftar permintaan persediaan. 3. Pengendalian dasar peusahaan menyangkut jadwal produksi yang detail, pengiriman, dan kegiatan penetapan biaya pekerja dihubungkan dengan proses produksi aktual.
- 15. 4. Aplikasi logistik bertanggung jawab untuk meyakinkan pengiriman yang tepat waktu kepada pelanggan. sebagian besar ERP juga termasuk kegitan pengadaan dalam fungsi logistik. OLAP (Online Analitycal Processing) ERP bukan hanya sekedar sistem pemrosesan transaksi yang rumit. ERP adalah alat pendukung keputusan yang menyediakan manajemen informasi yang real-time dan mengijinkan keputusan tepat waktu yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja dan mendapatkan keunggulan kompetitif. Online Analytical Processing (OLAP) termasuk pendukung keputusan, modeling, pengembalian informasi, pelaporan/analisis ad-hoc, dan what-if analisis. II. Konfigurasi Sistem ERP Sebagian besar sitem ERP berdasar pada model server klien. secara singkatnya, model server klien adalah bentuk dari topologi jaringan yang mana komputer pengguna atau terminal (klien) mengakses program dan data ERP melalui host computer yang disebut server. Walaupun server dapat dipusatkan, klien biasanya ditempatkan dimacam-macam lokasi diseluruh perusahaan. dua bentuk dasar client-server modul: 1. Two Tier Model, pada two tier model, server menangani kedua tugas aplikasi dan database. komputer klien bertanggung jawab untuk menyajikan data kepada pengguna dan menyalurkan input pengguna kembali ke sever. Bebrapa Vendor ERP menggunakan pendekatan ini pada Local Area Network. 2. Three Tier Model, fungsi database dan aplikasi terpisah dalam three tier model. Bentuk ini khusus untuk sistem ERP yang luas dimana pengguan menggunakan wide area network untuk berhubungan antar pengguna. awalnya, klien membangun komunikasi dengan application server. Kemudian application server memulai hubangan kedua ke database server.
- 16. OLTP vs OLAP Perbedaan OLTP dan OLAP dapat diringkas sebagai berikut. Aplikasi OLTP mendukung tugas penting manajemen melalui Queri sedehana pada oprasional database. Aplikasi OLAP Mendukung tugas penting manajemen melalui pemeriksaan analisis pada gabungan data yang kompleks yang didapat dari data warehouse. OLAP server mendukung common analytical operation termasuk: 1. Consolidation adalah pengumpulan atau roll-up data. 2. Drill-down mengizinkan pengguna untuk melihat data sesuai pilihan tingkat detail. 3. Slicing and Dicing memungkinkan pengguna untuk memeriksa data dari sudut pandang yang berbeda, sering dilaksanakan sepanjang waktu untuk menggambarkan tren dan pola. Perangkat Lunak Bolt-On Banyak organisasi menemukan bahwa perangkat lunak ERP sendiri tidak dapat digunakan untuk menjalankan semua proses dalam perusahaan. Perusahaan ini menggunakan beberapa perangkat lunak bolt-on yang disediakan vendor pihak ketiga untuk menjalankan proses bisnis tertentu. Pemilihan perangkat lunak ini perlu mendapat perhatian agar dapat berjalan pada system ERP yang akan diimplementasikan. Supply Chain Management (SCM) Supply chain management adalah rangkaian kegiatan yang berhubungan dengan memindahkan barang dari tahap bahan baku sampai ke pelanggan. Ini termasuk pengadaan, penjadwalan produksi, pemrosesan order tersebut, manajemen inventarisasi, transportasi, pergudangan, layanan pelanggan, dan ramalan permintaan untuk barang. SCM sistem adalah suatu aplikasi perangkat lunak yang mendukung tugas ini. Keberhasilan SCM menyelaraskan dan mengintegrasikan kegiatan tersebut ke dalam proses yang halus. SCM menghubungkan semua mitra dalam rantai, termasuk vendor, perusahaan pengangkut, perusahaan logistic pihak ketiga, dan penyedia sistem informasi.
- 17. III. Data Warehousing Data warehouse merupakan basis data relational atau multidimentional yang dapat berisi data giga sampai tera bytes. Proses data warehousing melibatkan extracting, converting dan standarizing data operasional organisasi dari ERP dan sistem lama dan memasukkannya kedalam arsip pusat yang disebut dengan data warehouse. Sekali data dimasukkan kedalam warehouse, data dapat diakses melalui berbagai macam query dan alat analisis yanng digunakan untuk data mining (proses selecting, exploring, dan modeling data untuk mengungkapkan hubungan dan pola umum yang ada dalam basis data tetapi tersembunyi didalamnya). Lima tahapan pokok dari proses data warehouse: 1. Perancangan data untuk data warehouse. 2. Mengekstrak data dari database operasional. 3. Pembersihan data yang diekstrak. 4. Mengubah data menjadi model warehouse. 5. Memuat data kedalam database data warehouse. Berikut tahapan penting dalam proses data warehousing: 1. Membuat model Data Warehouse Disain basis data yang baik menekankan pentingnya data normaization untuk menghilangkan update anomaly, insertion anomaly, dan deletion anomaly. Hal ini diperlukan agar basis data dapat mencerminkan hubungan yang dinamis yang terjadi dalam entitas secara akurat. Walaupun basis data normalized secara penuh dapat menghasilkan model yang fleksibel yang dibutuhkan untuk membantu banyak pengguna dalam lingkungan operasi yang dinamis ini, tetapi hal ini juga menambah kompleksitas yang berakhir pada performa yang tidak efisien. Jadi, dalam merancang model basis data ini perlu dipisahkan normalized table mana yang harus di konsolidasikan ke dalam denormalized tables agar performa dari sistem dapat terjaga. 2. Mengekstrak data dari basis data operasi Untuk mengekstraksi data dari basis data, umumnya basis data itu harus tidak beroperasi untuk menghindari ketidakkonsistenan data. Karena besarnya data dan kebutuhan transfer yang cepat untuk meminimalisir downtime, konversi tidak dilakukan atau dikerjakan sedikit saja. Untuk mempercepat transfer, dapat digunakan teknik yang disebut changed data capture (hanya merekam data yang dimodifikasi baru-baru ini). Salah satu fitur penting dari data warehouse adalah data yang dimasukkan ke dalam data warehouse merupakan data yang stabil akibat data dimasukkan kedalam warehouse setelah aktivitasnya selesai. 3. Membersihkan data yang diekstrak Pembersihan data melibatkan perbaikan data sebelum dimasukkan kedalam warehouse. Pembersihan ini dikarenakan data operasi dapat mengandung kesalahan klerikal, entri data, dan program. Pembersihan ini, juga termasuk menstandarisasi istilah bisnis dalam basis data. 4. Mengubah data ke dalam data model warehouse Data warehouse terdiri dari data detil dan data ringkas. Untuk meningkatkan efisiensi, data dapat di ubah menjadi data ringkas sebelum dimasukkan kedalam warehouse. Sebuah data warehouse yang berisi ringkasan data dapat mengurangi waktu proses selama analisis. Tetapi, karena masalah bisnis memerlukan data detil untuk mengevaluasi tren, pola, atau anomali yang terlihat pada laporan ringkas juga satu anomali dalam data detil dapat
- 18. muncul dalam bentuk berbeda di ringkasan yang bermacam maka perangkat lunak OLAP masih membolehkan pengguna membuat data detil virtual jika belum ada. 5. Memasukkan data ke dalam basis data data warehouse Kesuksesan data warehouse membutuhkan pemisahan pembuatan dan pemeliharaan antara data warehouse dengan basis data operasi. Berikut beberapa alasan perlunya warehouse: 1. Efisiensi internal: Persyaratan struktur dan operasional dari pemrosesan transaksi dengan data mining sangat berbeda, sehingga menjadi hal yang sangat tidak praktis untuk menyimpan data operasional dengan arsip data dalam basis data yang sama. 2. Integrasi dengan sistem yang lama:atau sebelumnya: Pengaruh dari sistem lama yang masih sangat kental karena telah lama digunakan, sehingga sebagian besar data bisnis perusahaan dibuat oleh sistem yang lama. Padahal data yang dihasilkan biasanya tidak dapat digunakan dalam alat data mining modern. Jadi, agar data ini dapat dipakai, data warehouse yang terpisah dibutuhkan untuk memberi ruang penyatuan antara sistem lama yang kontemporer ke struktur umum yang mendukung analisis perusahaan secara menyeluruh. 3. Konsolidasi data global: Munculnya ekonomi global membawa perubahan yang besar kepada struktur bisnis organisasi dan kebutuhan akan informasi pun meningkat. Karena kompleksitas dari bisnis saat ini, sebuah data warehouse yang terpusat dan terpisah dari basis data operasional merupakan cara yang efektif untuk mengumpulkan, menstandarkan, dan mengasimilasi data dari sumber yang beraneka ragam. Pengambilan keputusan yang didukung oleh data warehouse Data warehouse memiliki fungsi yang sama dengan basis data tradisional. Selain itu, basis data ini juga menyediakan informasi lain yang tidak memungkinkan dibuat dalam sistem tradisional seperti analisis multi dimensi serta visualisasi informasi. Pembuatan laporan standar dalam sistem data warehousing ini dapat dilakukan secara otomatis sehingga dapat mengurangi akses ke warehouse dan meningkatkan efisiensi dalam berhubungan dengan kepentingan yang lebih spesifik. Teknik drill-down merupakan analisis data yang berguna dalam kaitannya dengan data mining. Analisis drill-down dimulai dari meninjau data, dan ketika terlihat adanya anomali atau tren yang menarik, pengguna dapat melihat hal itu secara lebih detil hingga tingkatan data detil. Hal ini tentunya tidak dapat diantisipasi dalan laporan standar. Pengambilan keputusan atas rantai suplai dengan didukung data warehouse Ada keuntungan dengan membagi data kepada pihak luar seperti konsumen dan pemasok, yaitu meningkatkan hubungan dengan piha tersebut dan memberikan layanan yang lebih baik. Selain itu dapat memberikan respon yang lebih baik dalam rantai suplai. IV. Resiko yang Berkaitan dengan Implementasi ERP Berikut resiko yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi ERP: Implementasi dengan pendekatan Big-Bang dan Phased-In Kebanyakan implementasi ERP mengalami kegagalan karena masalah budaya dalam perusahaan yang menentang proses ini. Ada beberapa pendekatan dalam mengimplementasikan ERP, antara lain: 1. Pendekatan big-bang. Pendekatan ini mencoba untuk mengalihkan operasi dari sistem lama ke sistem baru sekaligus, tanpa adanya tahapan pengimplementasian. Hal ini tentunya akan mendapat penentang karena setiap orang dalam organisasi lebih familiar dengan
- 19. sistem lama. Selain itu, individu seringkali menemukan dirinya mengisi data lebih banyak dibanding dengan saat menggunakan sistem lama. Hal tersebut dapat menyebabkan gangguan pada operasi harian. Tetapi ketika periode penyesuaian dapat terlewati dan munculnya budaya perusahaan baru, ERP menjadi alat operasi dan strategik yang memberikan keuntungan kompetitif kepada perusahaan. 2. Pendekatan Phased-In. Karena banyaknya tentangan atas pendekatan diatas, maka pendekatan ini menjadi alternative favorit dalam pengimplementasian ERP. Pendekatan ini mengimplementasikan ERP pada unit bisnis satu demi satu. Proses dan data umum dapat disatukan tanpa harus mengganggu operasi perusahaan. Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk membuat ERP dapat berjalan dengan baik bersamaan dengan sistem lama, setelah fungsi-fungsi organisasi terkonversikan kedalam sistem yang baru, sistem lama diistirahatkan. Oposisi terhadap perubahan budaya bisnis Perubahan harus dapat didukung oleh budaya organisasi itu sendiri agar implementasi ERP dapat berhasil. Selain itu, diperlukan staf teknis untuk sistem baru ini atau basis pengguna yang paham teknologi komputer agar proses pembelajarannya dapat berjalan lancar. Memilih ERP yang salah Alasan umumnya dari kegagalan pengimplementasian ERP adalah ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting. Jika salah memilih, dibutuhkan perubahan model ERP yang luas, memakan waktu, dan juga tentunya menghabiskan dana yang tidak sedikit. Gangguan serius dapat terjadi dikarenakan kealpaan ini. Lebih lanjut, pengembangan dari sistem ERP ini akan menjadi lebih sulit lagi. Goodness of Fit Manajemen perlu yakin bahwa ERP yang dipilih tepat bagi perusahaan. Untuk menemukannya diperlukan proses seleksi perangkat lunak yang meyerupai corong, yang dimulai dari hal yang luas lalu menjadi lebih terfokus. Tetapi, jika proses bisnis itu sangat unik, sistem ERP harus dimodifikasi agar dapat berjalan dengan sistem yang lama atau mengakomodasi perangkat lunak bolt-on. Isu skalabilitas sistem. Jika manajemen memperkirakan volume bisnis yang meningkat saat penggunaan sistem ERP, mereka memiliki isu skalabilitas yang perlu dialamatkan. Skalabilitas adalah kemampuan dari sistem untuk berjalan secara lancar dan ekonomis saat persyaratan pengguna bertambah. Ukuran dari skalabilitas yang penting adalah size, speed, dan workload. Memilih konsultan yang salah Sukses dari pengimplementasian ini tergantung dari keahlian dan pengalaman yang biasanya tidak tersedia langsung. Karena itu, kebanyakan implementasi ERP melibatkan perusahaan konsultan yang mengkoordinasikan proyek, membantu organisasi dalam mengenali kebutuhannya. Tetapi, dengan banyaknya permintaan pengimplementasian sistem ERP, maka perusahaan konsultan kekurangan sumber daya manusia. Hal ini menyebabkan penempatan individu yang tidak sesuai dengan kualifikasi. Permasalahan ini menyebabkan banyaknya proses implementasi ERP yang gagal. Oleh karena itu, sebelum melibatkan sebuah konsultan luar, manajemen perlu melakukan tahap-tahap berikut ini: 1. Mewawancara staf yang diusulkan kepada proyek dan buat draft yang meyebutkan penempatan tugasnya. 2. Tetapkan dalam tulisan bagaimana perubahan staf ditangani.
- 20. 3. Lakukan rujukan terhadap member staf yang diusulkan. 4. Selaraskan kpentingan konsultan yang organisasi itu bernegosiasi sebuah skema pay-per- performance yang didasari pencapaian tertentu atas proyek. Contohnya, jumlah uang yang dibayar kepada konsultan mungkin berada di kisaran 85 sd 115 persen dan upah kontrak, tergantung dari apakah kesuksesan proyek pengimplementasian berada sesuai jadwal atau tidak. 5. Buat waktu tenggat pemutusan yang tegas kepada konsultan untuk menghindari konsultasi yang tidak ada akhirnya, yang berakibat ketergantungan dan upah yang mengalir tanpa henti. Biaya tinggi dan biaya yang melebihi anggaran Resiko yang ada bebentuk biaya yang di anggap terlalu rendah atau yang tidak diantisipasi. Masalah yang sering muncul terjadi dalam beberapa area yaitu: 1. Pelatihan. Biaya pelatihan selalu lebih tinggi dari yang diperkirakan karena manajemen berfokus terutama pada niaya mengajarkan pekerja perangkat lunak baru. Hal ini sebenarnya hanya sebagian dari pelatihan yang dibutuhkan. Pekerja juga harus mempelajari prosedur baru, yang seringkali diabaikan saat proses penganggaran. 2. Pengujian dan penyatuan sistem. ERP merupakan model keseluruhan yang dalam teorinya satu sistem yang menggerakkan seluruh organisasi. Pada kenyataannya, banyak organisasi menggunakan ERP sebagai tulang punggung yang terikat pada sistem lama dan perangkat lunak bolt-on, yang mendukung kebutuhan khusus perusahaan. Menggabungkan sistem yang tidak sama ini dengan sistem ERP dapat melibatkan penulisan program konversi atau bahkan memodifikasi kode internal dari ERP. Penggabungan dan pengujian dilaksanakan dengan basis case-by-case, jadi biayanya sangat sulit ditaksir sebelumnya. 3. Konversi basis data. Sebuah sistem ERP baru biasanya berarti basis data baru. Konversi data merupakan proses mengalihkan data dari sistem lama kepada basis data ERP. Jika data sistem lama handal, proses konversi dilaksanakan lewat prosedur yang otomatis. Meskipun dengan kondisi ideal, pengujian dan rekonsiliasi manual dibutuhkan untuk menjamin bahwa pemindahan telah lengkap dan akurat. Proses implementasi ERP ini memerlukan biaya yang besar sedangkan manfaatnya tidak dapat dirasakan dalam jangka waktu yang pendek. Untuk itu, manajemen harus pandai menaksir kuntungan yang didapat dari pengimplementasian ini agar tidak mengalami kerugian akibat proses ini. Gangguan Operasi Sistem ERP dapat mengacaukan operasi perusahaan yang memasangnya. Hal ini disebabkan sistem ERP ini terlihat asing dibandingkan dengan sistem lama sehingga memerlukan periode penyesuaian untuk memperlancar proses implementasi ini. V. Implikasi terhadap Kontrol Internal dan Audit Beberapa perhatian penting atas isu kontrol internal dan audit, antara lain: 1. Otorisasi transaksi Kontrol perlu ditanamkan pada sistem untuk memvalidasi transaksi sebelum diterima dan digunakan modul lain. Tantangan bagi auditor adalah memverifikasi otorisasi transaksi untuk mendapatkan pengetahuan yang terperinci atas konfigurasi sistem ERP dan pengertian yang seksama atas proses bisnis dan arus informasi antara komponen sistem. 2. Pemisahan tugas
- 21. Keputusan operasional organisasiberbasis ERP berusah didekatkan dengan sumber dari kejadiannya. Proses manual yang memerlukan pemisahan tugas seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP. Hal ini menimbulkan permasalahan baru bagaimana mengamankan, mengontrol suatu sistem agar dapat menjamin pemisahan tugas berjalan dengan baik. Untuk memecahkan masalah ini, SAP memperkenalkan teknik user role. Setiap role diberikan suatu set aktivitas yang ditugaskan pada pengguna yang berwenang dalam sistem ERP. Auditor perlu memastikan apakan role ini diberikan sesuai dengan tanggung jawab kerjanya. 3. Pengawasan Seringkali kegagalan dari implementasi ERP dikarenakan manajemen tidak mengerti dengan baik pengaruhnya terhadap bisnis. Seringkali, setelah ERP berjalan, hanya tim implementasi yang mengerti cara kerjanya. Karena peran tradisional akan diganti, supervisor perlu mendapatkan pengertian teknis dan operasional yang mendalam atas sistem baru ini. Supervisor seharusnya memiliki waktu untuk mengelola melalui kemampuan pengawasan yang ditingkatkan serta meningkatkan rentang kontrol mereka. 4. Accounting Records Dalam sistem ini data OLTP dapat dengan mudah diproses menjadi berbagai macam produk akuntansi, resiko yang ada dapat diminimalkan dengan meningkatkan akurasi entri data. Tetapi, Walaupun menggunakan teknologi ERP, beberapa resiko atas akurasi accounting records masih muncul. Hal ini disebabkan karena data yang rusak atau tidak akurat akibat melewati sumber eksternal. Data ini dapat berisi duplicate records, nilai yang tidak akurat, atau fields yang tidak lengkap. Oleh karena itu dibutuhkan pembersihan data untuk mengurangi resiko dan menyakinkan data yang paling akurat dan terkini yang diterima. 5. Kontrol akses Security merupakan isu yang penting dalam implementasi ERP. Tujuan dari security ini untuk menyediakan kerahasiaan, kejujuran, dan ketersediaan informasi yang dibutuhkan. Apabila security lemah, dapat menyebabkan pembeberan rahasia dagang kepada pesaing dan akses tanpa izin. Akses kepada data warehouse Kontrol dari akses merupakan fitur penting data warehouse yang dibagi kepada konsumen dan pemasok. Organisasi seharusnya membangun prosedur untuk mengawasi otorisasi individual ditempat konsumen dan suplier yang akan diberi akses kedalam data warehouse-nya Perencanaan kontingensi Organisasi harus mempunyai rencana kontingensi yang rinci dapat digunakan sewaktu- waktu bila terjadi bencana yang dikembangkan untuk operasi komputer dan bisnis. Rencana ini perlu dikembangkan sebelum sistem ERP berjalan. Organisasi yang memiliki unit bisnis yang sangat terintegritas mungkin memerlukan satu sistem ERP yang dapat diakses melalui internet atau private line dari seluruh dunia untuk mengkonsolidasikan data dari sistem sekunder. Sedangkan perusahaan dengan unit organisasi yang berdiri sendiri dan tidak berbagi konsumen, pemasok, atau produk yang sama seringkali memilih untuk memasang server regional. Verifikasi Independen Fokus verifikasi independen atas sistem ini tidak tertumpu pada tingkatan transaksi, tetapi secara keseluruhan. Hal ini menyebabkan usaha verifikasi independen hanya dapat dilakukan oleh tim yang mahir teknologi ERP.
- 22. 6. Mengaudit data warehouse Dalam mengaudit sistem informasi, auditor harus dapat mendesain prosedur untuk mengumpulkan bukti atas asersi manajemen yang berhubungan dengan laporan keuangan perusahaan. Data yang terkandung dalam data warehouse merupakan sumber yang sangat baik dalam menyelenggarakan analisis time-series dan ratio. Walaupun demikian, auditor perlu memahami prosedur dalam mempopulasi warehouse. Pembersihan data merupakan tahapan penting dalam mengelola warehouse agar berguna dengan baik. Jadi, auditor harus berhati-hati menggantungkan diri pada warehouse.
- 23. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT. LOTTE INDONESIA Sejarah Perusahaan LOTTE didirikan pada tahun 1948 dan tahun ini merayakan 67 tahun berdirinya perusahaan ini. Nama Perusahaan LOTTE berasal dari nama panggilan Lotte tokoh Charlotte dalam novel "The Sorrows of Young Werther" yang ditulis oleh sastrawan besar Jerman bernama Johann Wolfgang Von Goethe dan nama ini digunakan untuk mewakili visi perusahaan untuk dicintai oleh semua orang. Saat ini LOTTE tumbuh menjadi produsen permen nomor satu dengan sebutan "The Sweetheart of Your Mouth" melalui berbagai produk yang kami tawarkan termasuk permen karet, coklat dan kue. Kami sangat berterima kasih atas dukungan Anda hingga saat ini. Selain itu, pengelompokkan dan pengembangan bisnis internasional menyebabkan pengembangan ke berbagai bidang di Jepang dan diawali oleh Lotteria, terutama di Asia dan Amerika, dan berkembang luas menjadi berbagai bidang, khususnya dalam industri bahan makanan di Korea Selatan. LOTTE kini berkembang menjadi perusahaan global yang mempunyai lebih dari 50 anak perusahaan di Jepang dan luar negeri. Terbatasnya tempat untuk memperkenalkan dan berbagi informasi tentang bisnis dan produk kami, jadi kami sangat senang jika website ini bisa membantu anda mengenal dan memahami LOTTE. LOTTE akan terus berkembang untuk tetap menjadi perusahaan yang dicintai oleh semua orang. Sistem-Sistem Informasi dalam PT. Lotte Indonesia Dalam pelaksanaannya Lotte Indonesia memproduksi banyak jenis produk unggulan, untuk itu agar mendukung tingkat usahanya, Lotte menggunakan Sistem Informasi agar dapat memberikan Informasi actual mengenai kegiatan perusahaannya.Contoh sederhana SIstem Informasi yang diterapkan di PT. Lotte Indonesia adalah alur proses bisnis dari hutang, piutang, penjualan dan lain lain. Berikut adalah contoh Sistem Informasi yang digunakan oleh PT. Lotte Indonesia : a. Flow Chart Pembelian Barang antar Perusahaan Afiliasi
- 24. Dalam hal ini, setiap embelian terhadap perusahaan afiliasi, harus diisertai dengan dokumen dokumen pendukung seperti shipping order, delivery order, purchase request dan purchase order. Semua penginputan ini harus dilakukan oleh admin sebelum dikeluarkannya barang dari warehouse. Hal ini bertujuan aggar SIA dapat membatu pengontrolan keluar masuk barang sehingga tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan.
- 25. b. Flow Chart Penjualan barang Domestic dan Export Pada kasus pembelian, PT. Lotte Indonesia mengharuskan perpindahan barang dengan menggunakan dokumen agar hal-hal yang berbau human error dapat ditangani dengan baik. Untuk penginputan dokumen tersebut tetap sama, yaitu diinput oleh admin perusahaan. Baik Domestic maupun Export harus dapat memberikan bukti bahwa barang tersebut benar benar sudah keluar dari gudang dan sudah berada di tangan customer. Sistem Informasi Akuntansi ini membantu mencegah adanya kecurangan dalam sistem penjualan barang.
- 26. c. Flow Chart Pengembalian Barang Retur d. Flow Chart Pengakuan Piutang dagang
- 27. e. Flow chart pengakuan Hutang Dagang f. Flow Chart Pembayaran Hutang Dagang
- 28. g. Sistem yang digunakan Oleh PT. Lotte Indonesia Sistem ini bernama Sistem ASIA, fungsinya adalah mencatat semua aktivitas yang terjadi dalam perusahaan dalam suatu periode. Sistem ini secara otomatis akan menhitung dan memberikan output berupa informasi yang dapat di gunakan sebagai pengambilan keputusan. Sistem ini bernama Sistem Mc Frame, fungsinya adalah mencatat semua aktivitas produksi yang terjadi dalam perusahaan dalam suatu periode. Sistem ini secara otomatis akan menghitung dan memberikan output berupa informasi yang dapat di gunakan sebagai pengambilan keputusan dan mentransfer informasi yang telah diolah ke Sistem ASIA untuk dijadikan laporan keseluruhan perusahaan.
- 29. Keunggulan SIstem Informasi yang digunakan PT. Lotte Indonesia 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Kelemahan Sistem Informasi yang digunakan PT. Lotte Indonesia 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan / resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). Peranan SIA dalam Pemecahan Masalah dalam Perusahaan 1. Menghasilkan output-output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar, yang sangat berguna danpenting dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak. 2. Sistem informasi Akuntansi (SIA) menyediakan Database yang lengkap yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database ini menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS (Computer Based Information System) lain (terutama SIM dan DSS).
- 30. Daftar Pustaka Anonim, 2018, http://staffnew.uny.ac.id/upload/132309995/pendidikan/BAB+6+SISTEM+PERENCANAAN +SUMBER+DAYA+PERUSAHAAN.pdf, (28 Maret 2018, jam 17.00). Arbie, E., 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke-7, Jilid 1, Bina Alumni Indonesia, Jakarta. Davis, Gordon B., 1991, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta. HM, Jogiyanto, 1999, Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. , 2005, Sistem Teknologi Informasi, Andi, Yogyakarta. Mcleod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta. Muhyuzir T.D., 2001, Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, Cetakan Kedua, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta O’Brein, James A., 2005, Pengantar Sistem Informasi, Salemba 4, Jakarta. Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart, 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 13, Salemba Empat, Jakarta. Soraya, Rafika Ayu, 2016, https://www.slideshare.net/VhickaHaque/implementasi-sia-pada- pt-lotte-indonesia (28 Maret 2018, jam 20.00) Sidharta, Lani, 1995, Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T. ELEX Media Komputindo, Jakarta. Sutabri, Tata, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta. Winata, Agie Wahyu, 2010, http://agiewahyuwinata.blogspot.co.id/2010/01/sistem- pemrosesan-transaksi.html, (28 Maret 2018, jam 16.00)