SI PI, Yenny Farlina Yoris, Hapzi Ali, Sistem Informasi Dalam Kegiatan Bisnis, Universotas Mercu Buana, 2017
- 1. Sistem Informasi dan Pengendalian Internal E_Business Global: Bagaimana Bisnis Menggunakan Sistem Informasi Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Nama : Yenny Farlina Yoris NIM : 55516120048 Jurusan : Magister Akuntansi
- 2. ABSTRACT: Makalah ini menjelaskan secara singkat mengenai apa itu sistem informasi, begaimana pengaruh sistem informasi terhadap operasi perusahaan dan sistem seperti apa yang dibutuhkan oleh dunia usaha pada saat ini. PENDAHULUAN: Saat ini tidak bisa dipungkiri bahwa dunia perbisnisan sangat mendominasi sistem perekonomian di Indonesia khususnya dan di dunia pada umumnya. Masuknya pengaruh global turut mempengaruhi perkembangan bisnis di Indonesia. Pasar yang tercipta saat ini menjadi tak terbatas akibat adanya global market melalui pemasaran produk berbasi jaringan internet. Siapapun pelanggannya saat ini bisa langsung membeli produk produk dari seluruh negara melalui on line. Oleh karenanya para pengusaha dituntut untuk selalu kreatif dan inovatif dalam menghadapi persaingan global. Salah satu strategi yang mau tak mau menjadi wajib untuk dilakukan adalah menciptakan sistem informasi yang mumpuni, efektif dan efisien dalam implementasinya, serta selalu tanggap atas situasi, kondisi, tantangan dan peluang yang ada di dunia bisnis. PEMBAHASAN: Apa yang di maksud dengan Sistem Informasi? Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi (Wikipedia_ https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi) Lalu apa manfaat dari system informasi ni: Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis. 3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif. 4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi. 5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. 6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru. 7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan system
- 3. 8. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan Kebutuhan perusahaan atas suatu system informasi yang baik tentu tidak sama antara satu perusahaan dengan perusahaan. Sistem informasi yang di perlukan erat kaitannya dengan jenis dan nature perusahaan masing masing. Sistem informasi yang diimplementasikan oleh perusahaan jasa tentu akan berbeda dengan perusahaan dagang atau bahkan perusahaan manufaktur. Demikian pula untuk perusahaan skala besar tentu sistem informasi yang diperlukan akan lebih luas cakupannya sedangkan perusahaan berskala kecil pasti system informasinya akan lebih sederhana. Namun terlepas dari semua klasifikasi dan nature perusahaan yang ada kita bias menarik benang merah bahwa untuk menjalankan usahanya semua perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu menghasilkan informasi akurat handal dan tepat waktu untuk digunakan untuk fungsi fungsi yang ada di perusahaan seperti fungsi akuntansi, manajemen, pemasaran, pengendalian internal dan lain sebagainya. Pertanyaannya kemudian adalah sistem informasi apa saja yang diperlukan dalam dunia usaha/bisnis sehingga efektif dan efisien dalam proses pengendalian Internal? Jawabannya pasti akan ditentukan oleh fungsi fungsi apa yang ingin kita kendalikan pada perusahaan kita, apakah fungsi otorisasi, fungsi operasi atau fungsi akuntansi. Secara umum, sistem informasi yang paling sering kita temui dalam suatu perusahaan diataranya adalah sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Akutansi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah informasi yang menyajikan informasi yang dipakai oleh dipakai fungsi akutansi pada sebuah perusahaan. Sistem ini meliputi semua aspek transaksi yang berhubungan dengan pencatatan transaksi akuntansi dan keuangan di sebuah perusahaan atau organisasi. (Contoh: Sistem informasi pencatatan hutang usaha, dimana sistem mencatat pembelian dan pembayaran kepada vendor secara real time untuk menghasilkan laporan manajemen kas dan posisi liabilities/kewajiban) 2. Sistem Informasi Manufaktur: Sistem informasi yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan. (Contoh: Sistem monitoring biaya produksi, untuk melihat komponen biaya biaya mulai dari bahan baku, bahan pendukung, biaya buruh untuk melihat berapa biaya produksi maupun biaya produksi per unit produk yang dihasilkan suatu perusahaan) 3. Sistem Informasi SDM: Sistem informasi pada perusahaan atau unit bisnis yang digunakan oleh khusus untuk bagian kepegawaian atau personalia. (Contoh: sistem rekrutment pegawai, mulai dari identifikasi kebutuhan akan karyawan, penentuan kandidat, proses seleksi, sampai dengan proses negosiasi gaji dan finalisasi kontrak karyawan)
- 4. 4. Sistem Informasi Keuangan : Sistem informasi yang outputnya menyediakan informasi pada fungsi keuangan suatu perusahaan (Contoh: Sistem penjualan cash, mulai dari pembuatan nota penjualan, input penjualan oleh kasir, sampai dengan laporan penjualan/penerimaan) 5. Sistem Informasi Pemasaran : Sistem Informasi yang menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh fungsi fungsi pemasaran yang ada di perusahaan. (Contoh: Sistem pemasaran on line, meliputi langkah langkah prosedural untuk melakukan update produk, identifikasi pasar, melakukan promosi,dll) Masih banyak lagi jenis jenis sistem informasi yang telah diterapkan di berbagai perusahaan demi menunjang efektifitas dan efisiensi jalannya proses bisnis yang ada. Kelima sistem informasi merupakan contoh umum system informasi yang dianggap paling umum terdapat di sebuah perusahaan. Sesuai dengan perkembangan jaman yang semakin berkembang dengan pesat, tumbuhnya berbagai metode bisnis dan trend bisnis yang semakin berkembang setiap masa akan menemukan ciri khasnya sendiri dalam menjalankan bisnisnya. Demikian pula dengan sistem informasi. Masing masing perusahaan perlu mengidentifikasi dengan benar sistem informasi apa yang paling tepat untuk di terapkan di dalam bisnis atau perusahaan mereka. Berikut ini adalah contoh sebuah sistem dan sistem informasi dalam kegiatan Bisnis. (Contoh kasus: PT XYZ – Grantee (Penerima Dana Hibah dari Donor) Nama Sistem: Sistem Pengadaan Barang/Jasa di atas USD 15.000,- Departement terlibat: Departement Pengadaan – Departement Operasional Grantee (Admin/Finance/Accounting/Project)– Department Anggaran Donor – Department Keuangan Grantee – Departemen General Admin Support Team. Langkah 1: Teridentifikasi ada kebutuhan akan suatu peralatan pelatihan untuk SMK di daerah NTT. Peralatan di perlukan untuk meningkatkan kemampuan siswa dalam mengoperasikan alat alat yang berhubungan dengan energi tebarukan. Langkah 2: Departement Pengadaan PT XYZ membuat rencana pengadaan “Procurement Plan” berisi data data kebutuhan dan spesifikasi yang diperlukan/di cari. Department Akuntansi PT XYZ membuat perkiraan anggaran yang di butuhkan untuk membeli peralatan yang dimaksud. Langkah 3: Procurement Plan yang telah disiapkan oleh PT XYZ dilengkapi oleh estimasi/anggaran kemudian di masukkan ke dalam sebuah sistem procurement (on line) yang disediakan dan dikelola oleh donor untuk proses review dan dimintakan persetujuan.
- 5. Langkah 4: Donor akan mereview rencana pengadaan dan usulan budget, jika disetujui, maka persetujuan akan diberikan melalui kolom “disetujui” di dalam sistem. Persetujuan juga bisa dilakukan dengan konfirmasi dari Departement General Admin Support Team (GAST) Donor kepada Grantee melalui email resmi. Langkah 5: Setelah mendapat persetujuan GAST, Bagian pengadaa PT XYZ (Grantee) akan segera mengumumkan iklan pengadaan melalui media surat kabar maupun media on line. Langkah 6: Semua quotations vendor yang masuk ke PT XYZ akan di review oleh komite yang terdiri atas Bag. Kuangan, Bag Pengadaan, Bagian Admin, dan Bagian Project/User PT XYZ. 3 Penawaran terbaik akan di ajukan PT XYZ ke Departement GAST Donor, beserta dengan usulan pemenang terpilih. Semua anggota komite harus menandatangani dokumen review quotation. Dokumen review dikirim ke Departement GAST donor untuk mendapatkan persetujuan. Langkah 7: Donor akan memutuskan setuju atau tidak, jika setuju dengan hasil review grantee (PT XYZ), proses akan berlanjut, jika tidak setuju maka proses akan diulang kembali sesuai instruksi dari Departement GAST donor. Langkah 8: Asumsi: Departement GAST Donor menyetujui usulan. Selanjutnya bagian pengadaan PT XYZ akan menyerahkan dokumen review ke bagian administrasi/operasional untuk pembuatan kontrak kerjasama (Bisa juga berbentuk PO) antara PT XYZ dengan Vendor, disaksikan/diketahui oleh pihak Donor. Langkah 9: Jika kontrak ditandatangani oleh semua pihak, maka pembelian peralatan bisa segera di eksekusi oleh PT XYZ. Sistem akan mencatat data data lengkap Vendor beserta dengan nomor kontrak, periode kontrak serta nilai kontrak yang telah disepakati. Nilai pajak yang harus dibayar juga otomatis akan muncul di Sistem. Demikian contoh penerapan sebuah sistem/sistem informasi pada perusahaan. Yenny Farlina Yoris NIM: 55516120048