Si pi, yenny farlina yoris, hapzi ali, sistem informasi organisasi dan strategi, universitas mercu buana, 2017
- 1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL Sistem Informasi, Organisasi dan Strategi Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM. CMA Nama Mahasisa : Yenny Farlina Yoris NIM : 55516120048 Jurusan: Magister Akuntansi
- 2. Sistem Informasi, Organisasi dan Strategi Kita semua tentu tahu bahwa dalam sebuah perusahaan, diperlukan adanya sistem informasi untuk mengatur arus kegiatan dan informasi dalam perusahaan yang bersangkutan dengan operasional dan manajemen. Dengan sistem informasi yang terorganisir manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Tanpa adanya sistem informasi yang baik, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Beberapa tahun yang lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih dikembangkan secara sederhana. Sistem yang ada akan diatur dan dikembangkan sendiri oleh manajemen perusahaan. Tetapi memasuki era globalisasi dimana teknologi menjadi salah satu komponen penting dalam kehidupan manusia, sistem informasi pun mengalami kemajuan. Mulai banyak perusahaan yang melirik sistem informasi berbasis TI untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Memang banyak manfaat dan kemudahan yang akan didapat, tidak hanya bagi pihak perusahaan, tapi juga untuk para customer yang melakukan hubungan dengan perusahaan. Kendati telah dibuktikan bahwa penerapan TI pada perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan performa, namun bukan berarti semua perusahaan serta merta memutuskan untuk menggunakan Sistem Informasi berbasis TI bagi perusahaan mereka. Masih ada juga perusahaan yang bertahan dengan sistem yang telah mereka miliki. Beberapa tahun yang lalu saya pernah bekerja di sebuah perusahaan ekplorasi mineral (emas & tembaga) di wilayah kalimantan tengah. Perusahaan saat itu mendapat investor kelas kakap dunia yang membawa dana investasi sejumlah jutaan dollar yang siap dikucurkan untuk pengeboran sumur sumur baru secara intensif di titik titik eksplorasi sesuai data yang diperoleh dari tim geologist. Rekrutmen tenaga baru untuk posisi pekerja lapangan dilakukan secara besar besaran. Tercatat dalam 2 bulan sejak saya bergabung, hampir 300 an tenaga buruh lapangan baru di pekerjakan di beberapa titik pengeboran. Sayangnya pada saat itu, perusahaan belum mengimplementasi system informasi apapun terkait kondisi terkini perusahaan, dimana dengan sekian banyaknya karyawan yang paling dibutuhkan saat itu adalah sistem penggajian buruh yang tidak rumit, tepat waktu, efisien dan efektif. Tidak mungkin lagi perusahaan masih bertahan menggunakan kalkulasi manual untuk sekian banyak pegawai. Singkat cerita setelah melalui serangkain rapat dan diskusi, manajemen memutuskan untuk menerapkan sistem informasi penggajian menggunakan aplikasi Krishand Payroll. Krishand Payroll adalah aplikasi berbasis window yang di rancang untuk memudahkan pekerjaan pengelolaan sistem penggajian karyawan, PPH 21 bulanan sampai dengan proses pelaporan SPT Tahunan PPH 21. Database terbangun mulai dari entri data pribadi pegawai sampai dengan berapa jumlah jam kerja, dimana
- 3. saja lokasi karyawan ditempatkan, berapa besaran gajinya sampai dengan pajaknya. Banyak sekali waktu yang dihemat sejak perusahaan menggunakan aplikasi tersebut. Kurang lebih prosesnya dapat di lihat seperti di bawah ini. Alur informasi penggajian karyawan pada PT XXX Hasil keluaran dari aplikasi Krishand ini bisa berupa: - Slip Gaji Karyawan - Absensi untuk setiap periode (Jumlah hari/jam/lokasi/dsb) - Data data kontrak karyawan (Data pribadi, periode kontrak dsb) - Bukti Potong Pajak - Rekapitulasi hutang karyawan - Bonus dsb Adapun kelemahan dari implementasi aplikasi tersebut pada saat itu menurut saya adalah sebagai berikut: - Kurang terintegrasi, artinya informasi yang dihasilkan Krishand payroll hanya bisa di akses melalui permintaan manual dari department terkait kepada departemen HR - Kerja dua kali, dalam artian seandainya proses pengisian data krishand sudah bisa di mulai oleh Admin Lapangan, maka pihak kantor pusat hanya berfungsi checking saja, jadi tidak usah rekap manual di lapangan. - Proses entri data dilakukan oleh satu orang tanpa perlu lagi otorisasi dari pihak supervisor lapangan, sehingga tidak ada yang double cek dan berpotensi manipulasi
- 4. data. organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Beberapa tahun yang lalu,sistem informasi - Aplikasi krishand sendiri tidak terkoneksi dengan sistem yang ada di departemen terkait seperti accounting yang menggunakan MYOB atau bagian logistic yang menggunakan custom made software. Adapun usulan saya atas sistem informasi yang diimplementasikan perusahaan saya adalah bahwa saya memandang sebaiknya aplikasi krishand ini di upgrade dengan versi yang terintegrasi dengan aplikasi lain yang sudah terlanjur digunakan di departemen lainnya di perusahaan ini. Dan penggunaan multi user dari departemen terkait atas aplikasi krishand ini patut dipertimbangan sehingga aksesibilitas nya lebih baik. Namun mengingat data yang di olah adalah data confidential perlu juga membatasi user user tertentu dalam mengakses data data khususnya yang terkait dengan nilai nominal penggajian dan sebagainya. Jadi tidak semua data bisa dikonsumsi oleh departemen lain. 1. Dampak implementasi sistem informasi bagi Organisasi Informasi, memiliki manfaat dan peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi. Tidak adanya suatu informasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Informasi merupakan sebuah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang bermanfaat untuk orang yang menerimanya. Dengan adanya Sistem Informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan Sistem Informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Pemanfaatan Sistem Informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan Sistem Informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi. Dari sekian banyak manfaat positif yang bisa kita dapatkan melalui implementasi Sistem Informasi bukan berarti tidak ada dampak negative dari Sistem Informasi. Beberapa dampak negative sistem informasi bagi organisasi adalah sebagai berikut: 1. Information Anxiety Banyaknya informasi yang diterima sering kali membuat kita kesulitan dalam memilah prioritas dan menentukan kebenaran informasi tersebut. Bahkan tidak jarang orang percaya begitu saja terhadap informasi yang diterimanya, tanpa terlebih dahulu menyelidiki kebenaran dari informasi yang dia terima. Sebagai contoh banyaknya kasus penipuan dengan hadiah yang cukup menggiurkan,
- 5. sehingga tidak jarang banyak yang terjebak oleh informasi tersebut. 2. Dehumanization Hilangnya penghargaan atas nilai seseorang sebagai individu, digantikan dengan sederet angka identitas. Dahulu interaksi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya masih terlihat sedangkan pada saat ini orang cenderung berbicara melalui aplikasi yang di pasang pada organisasi. 3. Health Issues Stress yang ditimbulkan oleh penggunaan peralatan dan aplikasi berbasis teknologi informasi pengaruh radiasi gelombang elektromagnetik terutama pada ponsel, pengaruh radiasi layar monitor, masalah persendian akibat kesalahan penggunaan keyboard dan mouse, masalah ergonomis, dsb. 4. Lost of Privacy Identitas digital yang dimiliki setiap orang membuat keberadaan orang tersebut selalu terdeteksi. Selain itu pemantauan CCTV secara kontinu akan mengganggu privasi dan kesehatan kita. Contoh: Di Inggris ada 4,2 juta CCTV. 1 juta diantaranya ada di London, secara rata-rata seorang warga London akan tertangkap di 300 CCTV per hari. 5. Cookies Semakin banyak informasi yang kita tampilkan dan share di internet, dengan atau tanpa kita sadari yang membuat peluang penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Contoh: Facebook, Twitter, Friendster. 6. Digital Gap Semakin nyata adanya kesenjangan antara kelompok yang menguasai TI dengan kelompok yang tidak menguasai TI, baik dalam keseharian maupun dalam pekerjaan. 7. Possible Massive Unemployment Implementasi TI secara besar-besaran dapat membawa dampak peningkatan jumlah pengurangan tenaga kerja, baik melalui PHK maupun menyempitnya peluang kerja bagi tenaga kerja yang tidak menguasai TI. Padahal belum tentu orang-orang yang tidak menguasai TI tidak memiliki kompetensi yang handal.
- 6. 8. Impact of Globalization on Culture Semakin menipisnya nilai-nilai budaya lokal akibat pengaruh globalisasi. Contohnya melalui internet, kita bisa mengunduh (download) lagu. Hanya saja, dari lagu yang diunduh tersebut, hampir tidak ada jenis lagu daerah. Sebagian besar adalah lagu-lagu modern dan bahkan lagu asing. Hal ini tentunya akibat dari perkembangan globalisasi, sehingga tidak jarang orang-orang (apalagi anak muda) menjadi malu jika masih melestarikan hal-hal kuno, seperti misalnya lagu daerah. 2. Rantai guna (Value Chain): Pengertian dan Peranannya dalam aktivitas bisnis guna mengidentifikasi peluang untuk aplikasi sistem informasi strategis Konsep rantai nilai atau rantai guna dipopulerkan oleh Michael E. Porter pada tahun 1985 dalam buku ‘Competitive Advantage, Creating and Sustaining Superior Performance’. Porter memberikan pemahaman rantai nilai sebagai sebuah kombinasi dari sembilan aktivitas operasi penambahan nilai umum dalam sebuah perusahaan. Fokus utama dalam rantai nilai terletak pada keuntungan yang ditambahkan kepada konsumen, proses saling tergantung yang menghasilkan nilai, dan permintaan yang dihasilkan serta arus dana yang dibuat (Feller, Shunk, dan Callarman, 2006:1) Saat ini untuk meningkatkan keunggulan bisnis sebuah bisnis, kita bisa mempertimbangkan untuk untuk melakukan analisis rantai nilai (value chain analysis) untuk memberikan keunggulan dalam menciptakan nilai terbaik bagi pelanggan. Ini mutlak dilakukan agar bisnis kita terus bertahan dalam kompetisi yang kian hari semakin sengit. Analisis rantai nilai atau Value Chain Analysis adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan untuk menghasilkan produk atau jasa. Kumpulan aktivitas atau kegiatan dalam sebuah perusahaan yang dilakukan untuk mendesain, memproduksi, memasarkan, mengirimkan, dan mendukung keberadaan produk terangkum dalam sebuah analisa rantai nilai. Value Chain Analysis (VCA) bergantung pada prinsip ekonomi dasar yang mengarah pada keuntungan perusahaan yang disajikan oleh sektor-sektor tertentu di sebuah perusahaan dan bisa menghasilkan keuntungan yang besar, dibandingkan dengan pesaing mereka. Secara bersamaan, perusahaan harus bertanya pada diri sendiri di sektor mana mereka dapat memberikan nilai terbaik kepada pelanggan mereka. Untuk melakukan VCA, perusahaan harus mulai dengan mengidentifikasi setiap bagian dari proses produksi dan mengidentifikasi di mana langkah-langkah yang dapat dihilangkan atau dilakukan perbaikan. Perbaikan ini dapat menghasilkan penghematan dari sisi biaya dan kapasitas produktif yang bisa ditingkatkan. Yang tak kalah penting, perusahaan pun wajib mengidentifikasi mengenai implementasi sistem informasi strategis perusahaan yang mampu mengakomodir setiap strategi dan tujuan yang direncanakan akan dijalankan. Sistem informasi yang dibuat harus benar benar sesuai
- 7. kebutuhan user, baik user internal maupun user eksternal, harus menangkap peluang peluang yang masih terbuka di pasar. Sistem informasi harus memiliki fungsi strategis yang pada saatnya akan membawa kepada kondisi dimana pelanggan mendapatkan banyak keuntungan dari produk yang mereka beli karena mendapatkan biaya yang murah. Dan ini berdampak meningkatkan bottom line perusahaan dalam jangka panjang. Sistem Informasi Strategis (SIS) adalah dukungan terhadap sistem yang ada dan membantu dalam mencapai keunggulan kompetitif atas pesaing organisasi lainnya. Sistem Informasi dapat mempengaruhi aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya. 3. Bagaimana sistem informasi membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif? Dalam beberapa dekade belakangan ini dengan kemajuan TI, para pelaku bisnis di bidang media masa khususnya elektronik banyak mengalami perubahan. Efisiensi dan efektivitas kerja sangat dirasakan pengaruhnya terutama perangkat editor audio dan video berbasis komputer menggantikan mesin analog. Dengan harga memori yang cenderung menurun dan kecepatan komputer terus meningkat disertai oleh kapasitas penyimpanan data semakin besar serta ditemukannya teknologi kompresi file audio dan video yang semakin baik, maka TI sangat feasible dan reliable untuk diimplementasikan. Sistem Informasi dapat dipandang secara strategis yaitu sebagai : * Jaringan kompetitif vital (pembaharuan organisasi) * Investasi dalam hal teknologi untuk membantu organisasi mencapai tujuannya Peranan Strategis Sistem Informasi * Penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan produk, layanan * Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitifnya * Membantu perusahaan dalam menghadapi pasar global Sistem Informasi yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategis bagi suatu perusahaan. Suatu perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam jangka panjang jika ia mampu mengembangkan strategi dalam menghadapi lima macam kekuatan kompetitif yang membentuk struktur kompetisi di dalam industrinya. Lima macam kekuatan kompetitif (Analisis Porter) 1. Ancaman Pendatang Baru (threat of new entrants) Kehadiran pendatang baru pada industri sejenis dapat membawa masalah tersendiri bagi perusahaan-perusahaan terdahulu, dengan bertambahnya jumlah perusahaan sejenis, dipastikan bahwa perusahaan baru akan lebih siap bersaing di pasar dengan melihat peluang yang belum dipenuhi oleh perusahaan yang terdahulu dengan cara
- 8. inovasi produk dan penetapan harga sehingga hal ini dapat mempengaruhi perubahan kebijakan perusahaan terdahulu untuk dapat bersaing dengan pendatang baru. 2. Kekuatan Tawar Menawar Pemasok (bargaining power of supplier) Hubungan baik dengan pemasok harus dapat dijalankan jika suatu perusahaan ingin menekan harga produksi karena tidak dapat dipungkiri bahwa semakin baik hubungan dengan beberapa pemasok maka perusahaan akan mendapatkan harga bahan baku terbaik dibandingkan dengan perusahaan yang tidak memiliki integritas dengan pemasok. 3.Ancaman Produk Pengganti (threat of substitute products) Tak ada rotan, akar pun jadi. Sepertinya perusahaan harus tetap memperhatikan pepatah tersebut. Artinya bahwa produk yang kita hasilnya harus memiliki nilai atau kegunaan utama dari produk sendiri dengan biaya yang sebanding dengan nilai tersebut karena konsumen akan beralih ke produk pengganti jika nilai yang ditawarkan tidak terlalu berbeda sedangkan produsen produk pengganti memberikan harga yang lebih rendah. 4. Kekuatan Tawar Menawar Pembeli (bargaining power of buyers) Informasi dan teknologi telah meruba pola pikir para konsumen menjadi lebih selektif dan pintar dalam memilih dan membandingkan produk. Strategi promosi hendaknya bukan hanya sekedar promosi tapi harus memberikan informasi dan edukasi sehingga dapat meyakinkan para konsumen untuk memilih produk kita. 5. Persaingan Kompetitif Diantara Anggota Industri (rivalry among competitive firms) Jika pada poin 2 dikatakan bahwa hubungan baik antara pemasok, sebenarnya hubungan itu harus dijalin baik dengan pembeli, pemasok, pendatang baru ataupun pesaing. Hal ini bertujuan untuk memantau sejauh mana perkembangan pesaing dan yang terpenting adalah, bagaimana pesaing tersebut tidak mengambil segmen pasar perusahaan kita. Dengan adanya kerjasama antar pesaing maka akan timbul kesadaran untuk berbagi pangsa pasar. Contoh Penggunaan Sistem Informasi (Teknologi Informasi) untuk menerapkan strategi kompetitif – Strategi Keunggungal biaya - Biaya rendah : * Sentralisasi dalam pembelian * Pengawasan yang lebih efektif melalui Sistem Pengendalian Internal yang kuat. – Strategi Diferensaiasi - Menciptakan perbedaan (diferensiasi), diantaranya adalah : * Analisis kebutuhan pelanggan berbasis komputer * Customer online shipment tracking
- 9. 4. Tantangan yang ditimbulkan oleh sistem informasi strategis Menerapkan sistem strategis sering memerlukan perubahan organisasi yang luas dan transisi dari satu tingkat sociotechnical yang lain. Perubahan seperti ini disebut transisi strategis dan sering sulit dan menyakitkan untuk mencapai. Tidak semua orang memiliki kemampuan yang baik dalam hal penggunaan teknologi informasi, yang hal ini akan menimbulkan kesenjangan antara satu dengan lainnya. Selain itu, tidak semua sistem strategis yang menguntungkan, terutama jika sudah menyangkut masalah biaya. Biaya yang dikeluarkan untuk sebuah sistem informasi bukan lah sedikit. Sistem informasi merupakan investasi jangka panjang yang membutuhkan dana besar agar dalam implementasinya bisa berjalan dengan baik tepat guna dan tepat sasaran yang pada akhirnya hanya akan berujung kegagalan. Banyak pula sistem informasi strategis yang mudah ditiru oleh perusahaan lain.