SIM, Asha Kusuma Pertiwi, Hapzi Ali, Sistem Informasi Manajemen, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Universitas Mercu Buana, 2017
- 1. Sistem Informasi Manajemen Analisis dan Perancangan Sistem Informasi di PT BCA Oleh : Asha Kusuma Pertiwi NIM : 43215010054 Dosen : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA Fakultas Ekonomi dan Bisnis / Akuntasi S1
- 2. abstrack pada saat ini teknologi informasi semakin berkembang membuat hampir setiap aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat elektronik seperti komputer, laptop handpohone dll. penggunaan elektronik khususnya komputer sangat sering di gunakan di suatu perusahaan. salah satu sumber informasi dalam perusahaan atau organisasi adalah arsip atau file. PT BCA bergerak dalam bidang perbankan, salah satu kegiatan yang dilakukan PT BCA adalah pengarsipan atau filling berkas. PT BCA mempunyai pertimbangan dalam penggunaan komputer yaitu tersedianya data yang dapat memberikan informasi yang akurat, handal, cepat dan tepat waktu. saat ini sistem pengarsipan atau filling di PT BCA mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional yaitu menggunakan media dokumen berkas berupa penulisan di buku dan penyimpanan dokumen masih hardcopy. Sistem yang berjalan saat ini masih terjadapat beberapa kekurangan yaitu pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu, laporan yang dihasilkan masih terdapat kesalahan karena terjadinya human error, tidak adanya tempat penyimpanan berkas yang aman sehingga dokumen transaksi bisa hilang atau rusak, membutuhkan waktu yang lama mengetahui status berkas yang belum dimonitoring. Berdasarkan permasalahan yang terjadi maka maka perlu diadakan pembangunan sistem informasi filling data berkas masuk dan berkas keluar sehingga permasalahan tersebut dapat diselesaikan. Sistem yang akan dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database Mysql. I. PENDAHULUAN Salah satu kebutuhan yang sangat berpengaruh akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer. Penggunaan komputer yang umum adalah penggunaan komputer di suatu perusahaan. Salah satu sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya adalah arsip atau file. PT BCA bergerak dalam bidang perbankkan, salah satu kegiatan yang berjalan pada PT BCA adalah pengarsipan atau filling berkas. Salah satu pertimbangan PT BCA dalam penggunaan komputer diantaranya dapat tersedianya data yang dapat memberikan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Cara manual mungkin masih dapat bisa digunakan apabika data yang diolah masih berjumlah sedikit. tetapi jika data yang diolah berjumlah banyak misalnya per hari bisa mencapai 50-100 lembar bahkan lebih, tentu saja Sumber Daya Manusia (karyawan) yang mengolah data tersebut lama kelamaan merasa jenuh, dan akibat dari kejenuhan tersebut informasi yang dihasilkan mungkin menjadi tidak akurat. Selain itu, keterlambatan informasi yang diperlukan menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan perusahaan dan akhirnya akan mengganggu perkembangan perusahaan. Makin lama semakin dirasakan bahwa pengolahan data dengan cara manual semakin banyak menunjukkan kelemahan. Maka dari itu diperlukan suatu pengolahan data yang lebih baik dengan menggunakan komputer. Hal ini diperlukan untuk merealisasikan perolehan
- 3. informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Saat ini sistem pengarsipan atau filling berkas pada PT BCA mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional yaitu menggunakan media dokumen berkas berupa penulisan di buku dan penyimpanan dokumen masih dalam bentuk hardcopy. Sistem yang berjalan saat ini masih terdapat beberapa kekurangan yaitu pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu, laporan berkas yang dihasilkan masih terdapat kesalahan karena terjadinya human error, tidak adanya tempat penyimpanan berkas yang aman sehingga dokumen transaksi bisa hilang atau rusak, membutuhkan waktu yang lama mengetahui status berkas yang belum di monitoring. A. pengertian sistem informasi suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen pengambilan keputusan/kebijakan dan menjalankan operasional dari kombinasi orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi. atau sistem informasi diartikansebagai kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Sedangkan dalam arti luas, sistem informasi diartikan sebagia sistem informasi yang sering digunakan menurut kepada interaksi antara orang, proses, algoritmik, data dan teknologi. B. pengertian informasi informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang C. Pengertian UML (Unified Modeling Language) UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemograman berorientasi objek. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komuniukasi mengenai sebuah system dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung. UML hanya berfungsi untuk pemodelan, sehingga UML tidak terbatas pada metodologi tertentu D. Pengertian SDLC (Sistem Development Life Cycle) SDLC adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model- model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya (berdasarkan best practice atau cara-cara yang sudah teruji baik)
- 4. E. Pengertian PHP PHP merupakan bahasa pemograman untuk membuat website yang bersifat server-side scripting, PHP memungkinan anda untuk membuat halaman website yang bersifat dinamis F. Pengertian XAMPP XAMPP merupakan sebuah aplikasi perangkat lunak pemrograman dan database yang di dalamnya terdapat berbagai macam aplikasi pemrograman seperti: Apache HTTP Server, MySQL database, bahasa pemrograman PHP dan Perl G. Pengertian Notepad++ Notepad++ adalah sebuah penyunting teks dan penyunting kode sumber yang berjalan di sistem operasi windows H. Pengertian Filling Suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana siperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat 1.1 Profil singkat PT BCA BCA secara resmi berdiri pada tanggal 21 Februari 1957 dengan nama Bank Central Asia NV. Banyak hal telah dilalui sejak saat berdirinya itu, dan barangkali yang paling signifikan adalah krisis moneter yang terjadi pada tahun 1997. Krisis ini membawa dampak yang luar biasa pada keseluruhan sistem perbankan di Indonesia. Namun, secara khusus, kondisi ini memengaruhi aliran dana tunai di BCA dan bahkan sempat mengancam kelanjutannya. Banyak nasabah menjadi panik lalu beramai-ramai menarik dana mereka. Akibatnya, bank terpaksa meminta bantuan dari pemerintah Indonesia. Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN) lalu mengambil alih BCA pada tahun 1998. Berkat kebijaksanaan bisnis dan pengambilan keputusan yang arif, BCA berhasil pulih kembali dalam tahun yang sama. Di bulan Desember 1998, dana pihak ke tiga telah kembali ke tingkat sebelum krisis. Aset BCA mencapai Rp 67.93 triliun, padahal di bulan Desember 1997 hanya Rp 53.36 triliun. Kepercayaan masyarakat pada BCA telah sepenuhnya pulih, dan BCA diserahkan oleh BPPN ke Bank Indonesia pada tahun 2000. Selanjutnya, BCA mengambil langkah besar dengan menjadi perusahaan publik. Penawaran Saham Perdana berlangsung pada tahun 2000, dengan menjual saham sebesar 22,55% yang berasal dari divestasi BPPN. Setelah Penawaran Saham Perdana itu, BPPN masih menguasai 70,30% dari seluruh saham BCA. Penawaran saham kedua dilaksanakan di bulan Juni dan Juli 2001, dengan BPPN mendivestasikan 10% lagi dari saham miliknya di BCA. Dalam tahun 2002, BPPN melepas 51% dari sahamnya di BCA melalui tender penempatan privat yang strategis. Farindo Investment, Ltd., yang berbasis di Mauritius, memenangkan tender tersebut. Saat ini, BCA terus memperkokoh tradisi tata kelola perusahaan yang baik,
- 5. kepatuhan penuh pada regulasi, pengelolaan risiko secara baik dan komitmen pada nasabahnya baik sebagai bank transaksional maupun sebagai lembaga intermediasi finansial. II. METODE PENELITIAN Pada sistem filling yang berjalan saat ini mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional yaitu menggunakan media dokumen berkas berupa penulisan di buku dan penyimpanan dokumen masih dalam bentuk hardcopy. Sistem yang berjalan saat ini masih terdapat beberapa kekurangan yaitu pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka terlebih dahulu data- data lama dan mencarinya satu persatu, laporan berkas yang dihasilkan masih terdapat kesalahan karena terjadinya human error, tidak adanya tempat penyimpanan berkas yang aman sehingga dokumen transaksi bisa hilang atau rusak, bahkan membutuhkanwaktu yang lama untuk mengetahui status berkas yang belum di monitoring. use case diagram sistem yang sedang berjalan
- 6. Staff menghasilkan balancing transaksi dan mengeluarkan laporannya. Kemudian SPV ACC balancing transaksi, setelah SPV memberikan ACC kemudian Balancing transaksi di masukan ke dalam lemari arsip. Staff dan SPV secara bersamaan melakukan rekap balancing transaksi setiap bulannya. SPV melakukan pengecekan terhadap balancing transaksi, jika SPV ACC maka balancing transaksi di kirim, jika SPV tidak ACC maka akan dikembalikan pada staff (Teller, CSO, dan BO) untuk diperbaiki. Dan apabila SPV ACC maka rekap balancing transaksi selanjutnya akan dikirim, yang kemudian akan diterima oleh DPC Arsip. Pada gambar diatas dijelaskan alur activity diagram sistem yang berjalan saat ini pada PT Bank Central Asia. A. Masalah yang Dihadapi Masalah yang di hadapi oleh PT BCA : 1) Pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu. 2) Laporan balancing transaksi yang dihasilkan masih terdapat kesalahan karena terjadinya human error.
- 7. 3) Tidak adanya tempat penyimpanan berkas yang aman sehingga dokumen transaksi bisa hilang atau rusak. B. Alternatif Pemecahan Masalah Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, penulis mngusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain : 1) Merancang sistem filling berbasis web yang nantinya dapat digunakan oleh pegawai cabang dan pegawai pusat untuk mendokumentasikan setiap dokumen transaksi perbankkan. 2) Membangun sistem filling yang dapat memudahkan pegawai pusat untuk mengunduh dokumen transaksi cabang jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 3) Membangun sitem filling yang dapat memudahakan pegawai cabang untuk mendokumentasikan dokumen transaksi. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN sistem yang dirancang pada PT BCA bertujuan untuk memperbaiki kelemahan pada sistem yang berjalan. Berikut ini merupakan rancangan sistem yang diusulkan untuk sistem yang dibuat. Dengan dibuatnya sistem informasi filling pada PT Bank Central Asia maka memudahkan perusahaan dan staff dalam kegiatan pengarsipan dokumen atau file agar lebih efektif dan efisien. Diagram Rancangan Sistem Adapun perancangan sistem yang diusulkan ini dibuat dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML) diagram, sedangkan untuk pembuatan perangkat lunaknya dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan sistem database menggunakan MySQL.
- 8. Pada Gambar diatas , ada beberapa aktor yang terlibat dalam sistem, Diantaranya adalah Admin, pegawai, dan supervisior 1) Admin : Admin masuk ke website filling cabang_bca. Melakukan Login dengan memasukan Username, Password. Setelah Login, bisa masuk menu supervisior, melihat data supervisior, menambah data supervisior, bisa masuk menu cabang BCA, melihat data cabang, menambah data cabang, bisa masuk menu jenis dokumen, melihat data dokumen, mennambah dokumen, bisa masuk menu transaksi, bisa melihat data transaksi, melakukan cetak transaksi, logout. 2) Supervisor : Supervisior masuk ke website Filling cabang_bca. Melakukan Login dengan memasukan Username, Password dan pilih level user. Dapat melihat profil, dapat melihat menu pegawai, melihat data pegawai, tambah data pegawai, melihat menu laporan.
- 9. 3) Pegawai : Pegawai masuk ke website Filling cabang_bca. Melakukan Login dengan memasukan Username, Password dan pilih level user. Setelah Login, Admin dapat membuka menu profil, membuka menu transaksi, bisa melihat data transaksi, tambah transaksi Activity Diagram (diagram aktivitas) adalah diagram yang menggambarkan aliran fungsionalitas dari sistem. Pada tahap pemodelan sistem, diagram aktifitas dapat digunakan untuk menunjukkan aliran kerja sistem.Dapat juga digunakan untuk menggambarkan aliran kejadian. admin melakukan aktifitas login untuk ke sistem informasi filling, admin harus mengisi username dan password. Apabila username dan password sesuai maka admin berhasil login. Namun jika tidak sesuai maka akan ada keterangan gagal login. Pada setiap sequence diagram terdapat aksi aktor yang pertama sekali adalah terhadap interface. Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antar objek dalam waktu yang berurutan, tetapi pada dasarnya sequence diagram digunakan dalam lapisan abstraksi model objek. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antar objek, juga interaksi antar objek, dan menunjukkan sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.
- 10. Komponen utama squence diagram terdiri atas objek yang dituliskan dengan kotak segi empat bernama, pesan diwakili oleh garis dengan tanda panah, dan waktu yang ditunjukkan dengan proses vertikal. Berikut adalah sequence diagram. Sequence Diagram Login Pada gambar diatas dapat dilihat bahwa ada 4 kelas yang saling berinteraksi yaitu: - Form Login - Form Beranda - Proses Login - Pegawai Gambar diagram activity log in diatas merupakan Sequence Diagram Login, proses di mulai dengan menampilkan form login. Kemudian akan tampil beranda pada sistem. Sistem pun akan memproses data login yang telah di input setelah itu sistem akan memastikan login berhasil atau login gagal. Dan apabila berhasil akan menampilkan menu pegawai.
- 11. Rancangan Tampilan Tampilan Sistem Pada gambar diatas menampilkan field username atau NIP, kata sandi, dan pilih level pengguna. Kemudian pilihan masuk. Pada gambar diatas terdapat menu yang dapat diakses oleh admin.
- 12. V. PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa kesimpulan, adalah sebagai berikut: Sistem yang berjalan saat ini pada sistem filling pada BCA masih manual, mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional yaitu menggunakan media dokumen berkas berupa penulisan di buku dan penyimpanan dokumen masih hardcopy di lemari arsip (drawer file cabinet). Kendala yang dihadapi dalam sistem filling yang sering terjadi karena human error yaitu kondisi seorang seperti terjadinya kelelahan karena faktor pekerja yang kurang sehat ataupun bekerja terlalu berat, Ketidaktelitian pekerja juga mengakibatkan kelalaian dalam penginputan data. Untuk merancang sistem filling di BCA dibutuhkan sistem yang dapat membantu staf dan admin dalam mengelola dokumen transaksi perbankkan sehingga memudahkan perusahaan dalam mengirimkan dokumen transkasi ke pusat tanpa harus mengirimkan dokumen yang berbentuk hardcopy. Sistem yang akan dibuat menggunakan bahasa pemograma PHP dan database Mysql dengan menerapkan 3 user yang memiliki hak akses yang berbeda untuk menggunakan sistem filling. Saran 1) Diperlukan adanya pelatihan user untuk menggunakan sistem sehingga sistem dapat digunakan dengan baik oleh user. 2) Diperlukan pengembangan sistem menjadi lebih baik dengan mengembangkan sistem filling menjadi berbasis android. 3) Diperlukan adanya penambahan infrastruktur berupa hardware dan software untuk menunjang sistem yang diusulkan.
- 13. DAFTAR PUSTAKA Achmad, Lilis, Diana (2017, 2 september). Perancangan Sistem Informasi Filling di PT BCA Cabang MH Thamrin Tangerang (http://journal.stmikglobal.ac.id/index.php/sisfotek/article/viewFile/156/160 (29 Desember 2017 jam 8:03) A. Sugiharto dan T. Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke basis Komputer, Yogyakarta: Penerbit Gava Media, 2015. Aryanto, Pengolahan Database MySQL, Yogyakarya: CV Budi Utama, 2016. H. Tohari, Analisis serta Perancangan Sistem Informasi melalui Pendekatan UML, Yogyakarta: CV Andi Offset, 2014. M. Muslihudin Oktafianto, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: CV Andi Offset, 2016. N. Elfi Husda dan Y. Wangdra, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta: Baduose Media, 2016. Rosa, A. S. dan M.Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak Tersetruktur dan Berorientasi Objek, Bandung: Informatika Bandung, 2016. Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknolohi Modern, Bandung: CV Mandar Maju, 2015. T. Sutabri, Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta: CV Andi Offset, 2012. Wahana Komputer, Sistem Informasi Penjualan Online Untuk Tugas Akhir, Yogyakarta: CV Andi Offset, 2014. Anonim. Bank Central Asia (https://id.wikipedia.org/wiki/Bank_Central_Asia)