SIM, Fitri Febriani, Hapzi Ali, Pengguna dan Pengembang Sistem, Universitas Mercu Buana, 2017
- 1. MODUL 4 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN “Pengguna dan Pengembang Sistem” Dosen Pengampu Prof. Dr. Hapzi Ali, MM, CMA MANAJEMEN UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2017 Fakultas Program Kode MK Disusun OlehE-LEARNING Studi Fakultas Manajemen 04 84012 Fitri Febriani Ekonomi dan NIM. 43116110036 Bisnis
- 2. Nama : Fitri Febriani Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Kantor Maya Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet. Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya adalah perkembangan teknologi dan informasi khususnya internet. Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor yang dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini . Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham, negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep konvensional di mana sebuah kantor dengan komputer main frame yang menyimpan database mau pun mengelola penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing-masing, di mana jika terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja. Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja
- 3. dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. Tujuan Kantor Virtual Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan pergi” (commute) ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor. Adapun Keuntungan dan Kerugian dari adanya Kantor Maya sebagai berikut: Keuntungannya: 1. Pengurangan biaya fasilitas, seperti peniadaan biaya sewa kantor, maupun peniadaan biaya perluasan ruangan. 2. Pengurangan biaya peralatan, karyawan yang bekerja melalui kantor virtual tidak lagi membutuhkan meja, kursi hingga lemari arsip di kantor secara fisik. 3. Jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual dan tercatat secara formal. 4. Pengurangan halangan kerja, halangan kerja seperti hujan, jalan macet, atau mobil mogok sudah tidak dapat lagi menjadi alasan karyawan untuk tidak bekerja. 5. Keuntungan kontribusi sosial, kantor virtual memberikan kemampuan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, orang cacat, maupun lansia di rumahnya.
- 4. Kerugian: 1. Rasa tidak memiliki, perasaan bukan bagian dari perusahaan mungkin saja timbul karena tidak ada kontak langsung dengan karyawan lain. 2. Rasa takut kehilangan pekerjaan, perasaan akan mudah dipecat dari perusahaan karena tidak lagi terlihat secara fisik di kantor. 3. Semangat kerja rendah, jika tidak ada umpan balik positif dari perusahaan terhadap hasil kerja melalui kantor virtual maka dapat menurunkan semangat kerja. 4. Ketegangan keluarga, karyawan tidak lagi dapat menggunakan kantor untuk menghindari Strategi Kantor Maya yang Disarankan Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning Incorporated, mengidentifikasi beberapa kebijakan yang harus diikuti perusahaan agar mencapai keuntungan maksimum setelah memilih kantor maya, sebagai berikut: 1. Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya. 2. Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dari internet. 3. Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan sebagainya. 4. Mengatur penerusan panggilan telepon, seseorang di situs kantor tetap harus memiliki tanggung jawab untuk meneruskan panggilan telepon ke telecommuter. Juga, perusahaan harus membuat penggunaan suara pesan telecommuters sistem dapat mengakses dari rumah mereka. 5. Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.
- 5. 6. Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai. 7. Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah. Persepsi dari terbentuknya Kantor Maya didalam dunia bisnis dan dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini, membuat para pelaku bisnis menjadi lebih mudah dengan adanya bisnis online. Kantor maya dalam beberapa waktu terakhir begitu pesat perkembangannya, hampir semua pebisnis kecil sampai besar memulainya melalui kantor maya. Banyak sekali pebisnis yang mulai merambah bisnis online, pada dasarnya mereka bermain di bidang e- commerse dengan berbagai macam jenis bisnisnya. Mengapa banyak sekali pebisnis pemula yang mengawalinya dari bisnis online atau kantor maya, karena sangat menghemat biaya dari sudut pandang pebisnisnya. Hanya dengan bermodalkan portal seperti website mereka sudah terlihat meyakinkan dengan branding yang mereka bangun. Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Daftar Pusaka 1. Wikipedia, 2017. https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (Diakses pada 27 September 2017, Jam 17.39) 2. Anonim 1, 2017. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1340/1123 (Diakses pada 27 September 2017, Jam 17.43) 3. Anonim 2, 2017. http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual- office-kantor-maya.html (Diakses pada 27 September 2017, Jam 17.51)
- 6. Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor (Office Automation) atau OA merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran. Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word- processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA. MANFAAT Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor: 1. Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah untuk digunakan, didapat dan terjaga dengan baik.
- 7. 2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. 3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim. OA sangatlah cocok untuk membantu pemecahan masalah dalam kelompok dengan menggunakan teknologi yang sudah mumpuni. 4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. 5. Pelengkap–BukanPengganti. Artinya OA hanya melengkapi pegawai bukan menggantikan peran pegawai atau posisi pegawai. 6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. KATEGORI PEMAKAI Otomatisasi perkantoran (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai OA, yaitu : 1. Manajer, seorang tenaga pendidik yang bertanggung jawab dalam pengembangan Sumber Daya Manusia dalam sebuah perusahaan. 2. Profesional, tenaga terdidik yang menyumbangkan keahliannya atau kemahirannya dalam menggunakan OA. 3. Sekretaris, tenaga terdidik yang membantu pekerjaan pimpinan yang ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. 4. Clerical Employee (Clerc)/pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas atau pekerjaan kantor. KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN 1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi. 2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu. 3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. 4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik. 5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
- 8. Implikasi penggunaan otomatisasi perkantoran yang terkenal pada perkantoran modern saat ini adalah penggunaan video conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video Conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat. Contoh lainnya dalam penggunaan E-mail dalam pengiriman surat atau dokumen antar kantor atau perusahaan bahkan antar lingkungan perusahaan, sehingga memudahkan pengiriman dokumen dengan waktu yang cukup singkat. Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuhan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor. Daftar Pusaka 1. Meida, 2017. https://meidasintiadevi.wordpress.com/2015/04/05/otomatisasi- perkantoran-office-automation/ (Diakses pada 27 September 2017, Jam 19.34) 2. Anonim 1, 2017. http://underground-paper.blogspot.co.id/2013/04/sistem-otomatisasi- kantor.html (Diakses pada 27 September 2017, Jam 19.48) 3. Niken, 2017. http://nikenindriana106.blogspot.co.id/2015/04/otomatisasi- perkantoran.html (Diakses pada 27 September 2017, Jam 19.57)