SIM, Novia Rosiana, Hapzi Ali, Penggunaan dan Pengembang Sistem Informasi, Universitas Mercu Buana, 2017
- 1. TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA) Pengguna Dan Pengembang Sistem Informasi DisusunOleh : NOVIA ROSIANA Nim :43215120091 FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
- 2. Kantor Maya Dalam Menjalankan Bisnis Fenomena terbentuknya kantor maya diawali dengan adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus dateng dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik. Menurut presepsi saya, yang dimaksud dengan Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu dengan yang lainnya di tempat yang berbeda untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi elektrik. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Sehingga, untuk keperluan saat ini banyak perusahaan maupun toko online di internet menyediakan jasa kantor maya yang memungkinkan mereka dapat menjalankan proses bisnisnya dan membuat link e-bisnis yang inovatif. Kalau ditinjau lebih mendalam, kantor maya (virtual office) berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Otomatisasi Kantor (office automation / OA) Pada tahun 1964, teknologi komputer telah diterapkan pada tugas-tugas kantor ketika IBM memperkenalkan sebuah mesintik elektronik yang memiliki kemampuan mengenali pita mengetik. Mesintik tersebut dapat menyimpan materi yang diketik di pita magnetic dan mengeluarkan kembali materi tersebut bila mana dibutuhkan. Aplikasi ini disebut pengolah kata. Ini adalah awal dari otomasasi kantor (office automation / OA), yaitu penggunaan elektronik untuk memfasilitasi komunikasi. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan dapat mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Aplikasi OA, yang dilakukan baik di lingkungan kantor tetap maupun kantor maya, berfokus pada inti pemecahan masalah bisnis-komunikasi interpersonal. Dari semua informasi yang digunakan
- 3. dalam memecahkan suatu masalah, komunikasi interpersonal merupakan bagian terbesar dan paling dihargai. Manajer dan spesialis informasi perlu memandang OA menawarkan peluang komunikasi yang lebih baik daripada menggunakan media tradisional. Banyak perkantoran modern saat ini menggunakan Aplikasi Otomatisasi Kantor (office Automation/OA), yaitu: 1. Pengolahan Kata (word Processing). Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll 2. Surat Elektronik (electronik mail). Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. contoh: yahoo mail, google mail , dll. 3. Voice Mail. Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. 4. Kalender Elektronik (electronik calendaring) Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan- pertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat. 5. Transmisi Faximile (facsimile transmission) Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah secara mudah dan cepat. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer. 6. Desktop Publishing
- 4. Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah : Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja. Meningkatkan produksi. Aplikasi OA, yang dilakukan baik di lingkungan kantor tetap maupun kantor maya, berfokus pada inti pemecahan masalah bisnis-komunikasi interpersonal. Dari semua informasi yang digunakan dalam memecahkan suatu masalah, komunikasi interpersonal merupakan bagian terbesar dan paling dihargai. Manajer dan spesialis informasi perlu memandang OA menawarkan peluang komunikasi yang lebih baik daripada menggunakan media tradisional. Sumber : -Hapzi Ali, SIM-Bab 3, Teknologi Informasi pada SIM