Sim, nurfanida putri, hapzi ali,penggunaan sistem informasi dalam e bussiness, universitas mercu buana, 2018.pdf
- 1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA) “PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DALAM E-BUSINESS” Disusun Oleh : Nurfanida Putri Hikmalia 43117110382 FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS JURUSAN MANAJEMEN
- 2. SISTEM INFORMASI OTOMATISASI KANTOR Sejak permulaan pengolahan data (word processing), teknologi-teknologi lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor (office automation) atau OK, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan. Jadi SI Otomatisasi Kantor adalah Teknologi Pengolahan data yang diterapkan untuk pekerjaan kantor.Beberapa sistem OK direncanakan secara formal, dan diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Namun sebagian besar sistem OK tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OK informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluan sendiri. Komunikasi informasi merupakan kata kunci yang membedakan OK dari subsistem CBIS lain. OK dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis komunikasi dalam OK bukan saja komunikasi antara orang-orang dalam perusahaan tapi juga orang-orang dari perusahaan lain. OK digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai Menejemen, profesional, sekretaris, dan pegawai administrasi. TUJUAN OTOMATISASI KANTOR Pada tahun-tahun pertama, OK dianggap sebagai alat untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administratif. Produk OK memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokument secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkan. OK memudahkan para pekerja terdidik untuk menyiapkan korespondensi keluar. Tetapi korespondensi keluar seseorang merupakan korespondensi masuk bagi orang lain, dipandang sebagai korespondensi masuk, OK menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dibandingkan dengan media yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi kantor manual,informasi OK tiba lebih cepat, dalam bentuk yang lebih baik, dan dengan penampilan yang lebih menarik. Informasi OK berkomunikasi lebih baik karena menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. APLIKASI OTOMATISASI KANTOR Aplikasi Otomatisasi Kantor (AOK) telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya antara lain, dan yang digunakan di perusahaan tempat saya bekerja diantaranya adalah : Pengolahan kata (word processing) adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas- tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik dan dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan Menejer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Menejer merasakan suatu pengembalian atas investasinya jika yang diajak berkomunikasi oleh Menejer tersebut menggunakan pengolahan kata dalam menyiapkan memo surat dan laporan yang ditujukan pada Menejer tersebut. Surat Elektronik (electronic mail), populer dikenal E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat
- 3. elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional. Voice Mail serupa dengan surat elektronik tapi pengiriman pesan dengan cara mengucapkannya melalui telepon dan tidak mengetiknya. Dan untuk mengambil pesan-pesan yang dikirim untuk sipenerima, voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesanan audio ke dan dari bentuk digital Konferensi Audio (Audio Conferencing) adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat sutau hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Konferensi Video penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video Konferensi Komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan. Konferensi komputer berbeda dari konferensi audio atau vidio karena dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Seseorang dapat menggunakan konferensi komputer untuk berkomunikasi dengan orang lain diruang kerja sebelah. (Hapzi Ali) Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap akan memudahkan untuk proses pengambilan keputusan. Berikut beberapa kelebihan lainnya dalam menggunakan sistem informasi manajemen : 1. Meningkatkan efisiensi operasional. Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka. 2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Misalnya penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi ,maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
- 4. 3. Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. KEKURANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Selain itu dengan adanya SIM tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap SIM tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri. Perubahan dan perkembangan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). Kurangnya tenaga ahli di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan. Dengan adanya sistem informasi, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun sistim informasi karena : 1. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar 2. Kurangnya perencanaan yang memadai 3. Kurang personil yang handal 4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan sistem informasi, perlu diperbaiki sistem lama, terutama jika disebabkan beberapa hal berikut ini : Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama antara lain : - Ketidak beresan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. - Pertumbuhan organisasi Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. - Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. - Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah. Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah (Farid,2018)
- 5. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR Pengertian manufaktur adalah aktivitas merubah bahan baku menjadi sebuah produk (barang jadi). Manufaktur adalah suatu aktifitas yang komplek yang melibatkan bermacam- macam sumberdaya meliputi aktifitas perancangan produk, mesin dan perkakas, pembelian, pemasaran, penjualan, production control, pengiriman material, customer service, support service dan manufacturing. Pengertian sistem informasi manufaktur adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang berfungsi untuk menghubungkan (mengelola) data bersama sistem informasi fungsional lainnya guna mendukung manajemen perusahaan untuk memecahkan masalah yang berhubungan dengan manufaktur produk perusahaan meliputi input, proses dan output. Ruang lingkup sistem informasi manufaktur meliputi, 1. Sistem perencanaan manufaktur 2. Rencana tenaga kerja 3. Rencana produksi 4. Rencana kebutuhan bahan baku dan 5. Sistem pengendalian manufaktur. Fungsi sistem informasi manufaktur adalah untuk mendukung fungsi produksi yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan seperti perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang dan jasa. Manfaat sistem informasi manufaktur adalah: 1. Hasil produksi perusahaan bisa lebih efisien dan tepat waktu karena menggunakan komputer sebagai alat prosesnya. 2. Arsip perusahaan lebih terstruktur karena menggunakan sistem database. 3. Perusahaan lebih cepat dalam memperoleh informasi yang akurat dan terpercaya. 4. Sistem informasi manufaktur yang berupa fisik robotik akan membuat hasil produksi semakin cepat. Model Sistem Informasi Manufaktur 1. Input data/informasi Input data yang dimaksud adalah memasukkan data internal dan eksternal. Data internal adalah seluruh data yang mendukung proses secara keseluruhan meliputi, data sumberdaya manusia (SDM), material, mesin, transportasi, frekuensi perawatan dsb. Data eksternal adalah data yang berasal dari luar perusahaan yang mendukung proses pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk perhitungan biaya dalam manufaktur, dari awal sampai akhir periode. Data ini meliputi, data pemasok (suplier), kebijakan pemerintah tentang listrik,UMR dsb.
- 6. SUB SISTEM INPUT Sub sistem input terdiri dari : 1. Sistem informasi akuntansi Proses sistem ini adalah mengumpulan data intern yang menjelaskan antara operasi manufaktur dan data di lingkungan yang berhubungan dengan transaksi perusahaan dengan pemasok. Contoh: Pegawai bagian produksi memasukkan data ke dalam sistem melalui media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Setelah dibaca, data tersebut dimasukkan kedalam komputer pusat untuk memperbarui database. 2. Sub sistem industrial engineering (IE) Sistem Industrial Engineering adalah sistem yang terlatih khusus mempelajari tentang operasi manufaktur dan membuat saran perbaikan. Industrial Engineering meliputi data khusu dari dalam perusahaan yang menetapkan waktu proses yang dibutuhkan untuk suatu produksi. 3. Sub sistem intelijen manufaktur Sub sistem intelijen manufaktur dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan terakhir tentang sumber-sumber material, mesin dan pekerja. Yang termasuk dalam sub sistem intelejen manufaktur yaitu: a. Informasi pekerja, seperti sistem kontrak, borongan atau tak berjangka harus diperhatikan oleh manajemen manufaktur yang mengorganisasikan para pekerja perusahaan. b. Sistem formal, manajemen manufaktur membutuhkan informasi pekerja melalui permintaan pekerja yang dikirimkan ke bagian sumber daya manusia, dan data dari elemen-elemen lingkungan yang terhubung dengan pihak pelamar. c. Sistem informal, arus informasi antara pekerja dan manajemen berupa kontrak harian. Pengumpulan (pendokumentasian) data dari lingkungan, Pengujian data, Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data. Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan data. Pengambilan data dalam bentuk laporan, untuk memudahkan pengolahan data yang lain.
- 7. SUB SISTEM OUTPUT Sub sistem output adalah informasi yang di peroleh dari hasil pengolahan data dari bagian poduksi, persediaan dan kualitas. 1. Sub sistem produksi Sub sistem produksi adalah semua hal yang berkaitan dengan proses di setiap bagian kerja atau departemen yang mengukur produksi. 2. Sub sistem persediaan Sub sistem persediaan memberikan data jumlah stok, biaya holding, safeti stock dan hal lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input. Fungsi Sub sistem persediaan adalah mengukur volume aktifitas produksi dan persediaan yang diubah dari bahan mentah menjadi bahan jadi. 3. Sub sistem kualitas Sub sistem kualitas adalah semua hal yang berkaitan dengan kualitas, biaya waktu, performa kerja, atau pemilihan supllier. Fungsi sistem ini adalah bisa mengukur kualitas material saat diubah. 4. Sub sistem biaya Sub sistem biaya berguna untuk mengukur biaya yang terjadi selama aktivitas produksi. Unsur pengendalian biaya digolongkan menjadi dua, yaitu standar kerja yang baik dan sistem untuk melaporkan kegiatan secara rinci saat terjadi proses produksi yang akurat. Sub sistem biaya dikelompokkan menjadi dua yaitu : a. Biaya Pemeliharaan Biaya pemeliharaan biasanya diakui sebagai persentase biaya tahunan barang, meliputi kerusakan, keusangan, pencurian,pajak dan asuransi b. Biaya Pembelian Biaya pembelian meliputi seluruh biaya yang timbul akibat pemesanan material contoh: biaya telpon, biaya sekretaris, biaya formulir pesanan pembelian dsb. (Sandy,2018)
- 8. DAFTAR PUSTAKA Arafat, Farid. 2018. http://farid52e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/02/02/kelebihan-dan kekurangan-sistim-informasi-manajemen-dalam-dunia-bisnis/, (28 maret 2018, jam 10.00 WIB). Ali,Hapzi. 2018. https://hapzi-ali.com/wp-content/uploads/2017/09/6.-Hapzi-Ali-SIM-Bab-6- Aplikasi-SIM-Universitas-Mercu-Buana.pdf, (28 maret 2018, jam 12.30 WIB). Makruf,Sandy. 2018. http://www.akuntansilengkap.com/manajemen/model-dan-contoh-sistem- informasi-manufaktur/, (28 maret 2018, jam 14.00 WIB).