SIM,Llintang Kejora, Hapzi Ali, pengguna dan pengembang sistem, universitas mercu buana, 2017
- 1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pengguna dan Pengembang Sistem Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai. Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Tujuan otomatisasi kantor Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah: • Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja. • Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja. • Meningkatkan produksi. Aplikasi Otomatisasi Kantor • Pengolahan Kata (word Processing). Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
- 2. • Surat Elektronik (electronik mail). Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. contoh: yahoo mail, google mail , dll. • Voice Mail. Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. • Kalender Elektronik (electronik calendaring) Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat. • Konfrensi Audio Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan. • Konfrensi Video Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. • Konfrensi Komputer Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan. • Transmisi Faximile (facsimile transmission) Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
- 3. • Videotex Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan. • Desktop Publishing Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di implementasikan pada perkantoran modern saat ini Automation Office System memiliki beberapa macam jenis yaitu : 1. Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem ) sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasiorganisasi.Ditempat saya bekerja (bergerak di bidang percetakan) , pengimplementasian dari sistem: • e-mail e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan seperti Gmail , yahoo dsb • Facsimile Transmission Faximile , penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy. • Voicemail voicemail mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan. 2. Sistem Kolaborasi Elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
- 4. • Audio Conferencing penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Contoh software : FireWire • Video Conferencing Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihaselagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatanyang digunakan ), yaitu Video satu arah dan audio satu arah, video satu arah dan audio dua arah, dan video dan audio dua arah • Computer Conferencing penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang berlainan. Contoh aplikasi seperti AUDIO CONFERENCING. 3. Sistem Publikasi Dan Pengolahan Gambar Elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Ditempat saya bekerja (bergerak di bidang percetakan) , pengimplementasian dari sistem Publikasi Dan Pengolahan Gambar Elektronik adalah Divisi prepress yang mempunyai 3 bagian yakni: CTP : menggunakan aplikasi Signa Packaging Pro & PDF Toolbox, yang berguna untuk membuat montase data gambar yang akan dibuat plate Digital Printing : menggunakan aplikasi Adobe Ilustrator dan Photoshop Dekstop Publishing: menggunakan aplikasi Adobe Ilustrator ,Photoshop, Coreldraw , Indesign , dan Esko ArtiosCad , yang mana semua aplikasi tersebut berguna untuk mengolah data gambar yang
- 5. diperoleh dari customer untuk nantinya akan dicetak, Selain itu ada multimedia presentation yang dapat mempresentasikan grafik, foto, suara dan video. 4. Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems) sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang diorganisasi untuk mengorganisasikan aktivitas- aktivitas kerja mereka.Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. pengimplementasian dari sistem tersebut penggunaaan aplikasi : • Ms. Word ( pengolah kata/ word processing ) , adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. • Ms excel ( pengolah angka ) ,program yang difungsikan untuk mengolah data berupa angka. Kemampuan aplikasi ini, antara lain: pembuatan tabel data, pengolahan data dengan melibatkan penggunaan rumus, grafik, database, dan Iain-Iain. Dalam hal ini, angka yang sering muncul di bidang bisnis, ilmiah, perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar kerja, pengelolaan angka untuk perhitungan sebuah data (basisdata) dan grafik. • Ms Access ( pengolah database ), Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data). • Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur jadwal kerja . penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi. • Ms.Outlooksebuah aplikasi pengelola informasi pribadi dari Microsoft Office Suite. Aplikasi ini biasanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat elektronik (email). Meskipun begitu,aplikasi ini juga memiliki fungsi fungsi seperti catatan, jurnal, jadwal kerja dan kalender. Microsoft Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama jika dikombinasikan dengan Microsoft Exchange Server
- 6. 5. Sistem Elektronik Formal sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM. 6 . Videotext Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumberutama bahannya, yaitu : • Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri. • Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext yang disediakan oleh jasa tersebut. • Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain Kantor Maya Didalam Menjalankan Bisnisnya Dalam Persaingan Bisnis Yang Semakin Kompetitif Saat Ini. Terbentuknya kantor maya karena kantor maya yaitu Kantor maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal ini didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik, untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. Keuntungan Kantor Maya • Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor. • Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya. • Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui
- 7. percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap. • Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami kemacetan. • Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya. Kerugian Kantor Maya • Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi. • Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”. • Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap. • Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga. Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.