Sipi, min sururi anfusina, hapzi ali, analisis sistem pengendalian internal atas siklus pembelian dan persediaan pada cv. das tehnik, universitas mercu buana, 2018.
- 1. Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Siklus Pembelian Barang dan Persediaan pada CV. Das Tehnik Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Dibuat oleh : Min Sururi Anfusina (55517120053)
- 2. Abstract Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem pengendalian internal kususnya pada siklus pembelian barang dan persediaan pada CV. Das Tehnik. CV Das Tehnik merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penyediaan spare part untuk mesin-mesin pabrik yang berdiri sejak tahun 2012, berlokasi di daerah serpong tangerang selatan Jenis penelitian ini termasuk penelitian kualitatif dengan metode deskriptif menggunakan tehnik wawancara,observasi dan stui kepustakaan dengan dibantu data-data sekunder berupa hasil laporan pembelian dan kartu stock persediaan barang. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem pengendalian internal pada siklus pembelian barang masih ditemui banyak kekurang dan membutuhkan banyak perbaikan di segala sisi karna terbukti dengan terjadinya celah fraud yang dilakukan karyawan hingga menyebakan kerugian bagi perusahaan serta pada persediaan barang dagang yang memeiliki quality control yang lemah, sehingga banyak complain dari customer hal ini dilihat dari tinggi jumlah retur pembelian dan complain yang masuk.
- 3. A. Pendahuluan I.I Latar Belakang Seiring dengan pesat nya perkembangan zaman dan teknologi, membuat perusahaan- perusahaan atau industri ikut berkembang dan menciptakan inovasi agar tidak ketinggalan langkah dengan persaingan di pasar. selain keadaaan ekonomi dan analisis kebutuhan konsumen akan kebutuhan barang-barang, tren pesatnya kemajuan teknologi yang serba cepa canggih dan mudah diakses harus dipelajari dan diikuti. hal ini berlaku pada seluruh sektor bisnis. Salah satu komunitas bisnis yang memiliki angka cukup banyak dan terus berkembang di indonesia ini adalah usaha dengan skala kecil menengah dengan kriteria ber omzet di bawah 4.800.000.000, dan usaha usaha yang sudah memiliki omzet dengan skala diatas 4,8miliyar namun masih dibawah 30 miliyar dan bukan merupakan perusahaan non publish, tidak bisa dipungkiri harus ikut mengupdate seluruh sistem dan pengetahuan nya akan perkembangan zaman untuk bertahan di pasar domestik dan berkembang lebih maju. Sebuah perbaikan sistem yang memadai dan relevan dengan seiring nya perkembangan zaman, yang dimulai dari sistem tradisional, tanpa standar dan masih sangat manual mulai beranjak mengikuti sistem yang terstandarisasi meskipun tidak mengimplementasikan keseluruhannya, dalam meningkatkan kemampuan perusahaan damalam bersaiing dan berkembang lebih maju,berbagai upaya pembenahan dilakukan, salah satunya adalah membenahi keadaan internal perusahaan, karna perusahaan yang mampu bersaing dan maju adalah perusahaan yang memiliki keadaan internal yang stabil dan terkontrol. Sebuah sistem pengendalian internal sangat penting bagi perusahaan, karna jika internal control yang buruk akan berdampak pada kinerja manajemen yang tidak cukup memuaskan dan cenderung akan mengalami banyak masalah dan keadaaan yang memperburuk hingga ke kinerja keuangan yang kacau, administrasi yang tidak teratur, kesempatan melakukan kecurangan dan yang terparah adalah berhenti atau bangkrut nya sebuah perusahaan. Salah satu perusahaan yang mengalami masalah dari buruk nya sistem pengendalian internal adalah CV. Das Tehnik, CV. Das Tehnik merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan barang spare part mesin pabrik yang pemasok barang nya berasal dari impor dan lokal. kegiatan utama dari perusahaan tersebut hanya lah menyalurkan barang dari pihak vendor kepada customer, bisa dikatakan sebagai distributor saja, tidak ada proses produksi yang terjadi. dikarenakan kegiatan utama adalah menjual dan membeli barang maka utamanya perusahaan harus mampu mengontrol setiap kegiatan yang berkaitan dengan hal tersebut. Selain penjualan barang hal utama yang tak dapat dipisahkan adalah membeli barang, kegiatan pembelian barang sangat rentan akan terjadi nya fraud atau kecurangan akibat
- 4. lemahnya sebuah internal kontrol, pembelian barang sangat berpengaruh pada perhitugan nilai harga pokok pembelian barang dan proses penentuan harga barang, untuk itu sangat penting mengelola dan memonitori berbagai kegiatan mulai dari pencarian vendor hingga saat departemen pembelian mengajukan harga pembelian. Rentan kecurangan dapat dilakukan departemen pembelian dengan melakukan mark up harga, melaporkan harga beli tidak sesuai kondisi yang seharusnya, dan juga melakukan manipulasi terhadap biaya-biaya lain yang melekat pada barang seperti biaya pengiriman barang. Lalu berkaitan dengan proses pembelian berdasarkan urutan siklus kemudian yang berpengaruh adalah persediaan, bagian persediaan sangat rentan akan hilang atau rusaknya kondisi sebuah barang Persediaan menjadi salah satu unsur yang paling penting bagi perusahaan dagang, karna persediaan merupakan barang yang disimpan kemudian akan di tawarkan dan dijual kepada customer. Menurut Stice dan Skosen (2009;571) dalam Tamodia (2013) Persediaan adalah istilah yang diberikan kepada aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual. Persediaan yang merupakan bagian dari aktiva perusahaan, apabila terjadi kerusakaan atau kehilangan hal tersebut akan menyebabkan kerugian dan mengurangi aktiva perusahaan. persediaan yang rusak dan tidak dikontrol dengan baik lalu kemudian mungkin terkirim kepada customer akan menyebabkan masalah dan hilangnya kepercayaan customer, hingga mengakibatkan turunnya citra perusahaan, pemutusan hubungan kerja sama, kehilangan banyak order penjuala, penurunan omzet dan kemudian perlahan namun pasti mematikan langkah perusahaan jika tidak ada kebijakan dan tindakan strategis yang dibangun. I.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dipaparkan sebelumnya, maka yang menjadi masalah pokok pada penelitian ini adalah 1. Bagaimana penerapan sistem pengendalian internal pada siklus pembelian dan persediaan barang dagang pada CV. Das tehnik? 2. Apa saja kelebihan dan kelemahan pada penerapan sistem pengendalian internal yang diterapkan di CV. Das tehnik? I.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian pada CV Das tehnik serta analisis kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut.
- 5. I.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan tambahan kajian mengenai sebuah sistem pengendalian internal pada perusahaan baik mengenai penerapan maupun analisis dari kelebihan dan kelemahan sebuah sistem pada perusahaan berkembang dengan skala kecil menengah.
- 6. B. Landasan Teori 2.1 Sistem Pengendalian Intern Definisi Sistem Pengendalian internal menurut beberapa peneliti literatur adalah sebagai berikut: a. Dua definisi Pengendalian internal menurut Ardiyos (2010;509) dalam Sumurung et al (2015) adalah: 1. Pengendalian intern adalah suatu sistem yang disusun sedemikian rupa sehingga antara bagian yang satu secara otomatis akan mengawasi bagian lainnya. 2. Pengendalian intern adalah suatu perjanjian kebenaran yang dilakukan dengan mencocokan berbagai angka-angka dan transaksi yang dilaksanakan oleh petugas berbeda. b. Menurut Tamodia (2013) Sistem pengendalian intern merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari berbagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi, dan manusia. Serta meliputi kebijakan dan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas organisasi agar tujuan yang telah ditetapkan perusahaan tercapai. c. Sistem pengendalian intern menurut susanto (2008:88) dalam Pakadang (2013) adalah pengendalian (control) meliputi semua metode, kebijakan dan prosedur organisasi yang menjamin keamanan harta kekayaan perusahaan, akurasi dan kelayakan data manajemen serta standar operasi manajemen lainnya. Berdasarkan beberapa pengertian sistem pengendalian dari beberapa sumber maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern adalah sebuah sistem yang terstuktur dan disusun sedemikian rupa untuk mencapai dan mengawasi tercapai nya tujuan perusahan dan memastikan bahwa perusahaan telah memenuhi kepatuhan terhadap seluruh peraturan yang berlaku 2.2 Unsur-Unsur Pengendalian Intern Unsur pokok pengendalian intern menurut Mulyadi (2009:183) dalam Sumurung et al (2015)adalah sebagai berikut; 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak dan menciptakan suasana pengendalian dalam suatu perusahaan yang mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya, lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur lingkungan pengendalian. 2. Penaksiran Risiko
- 7. Penaksiran risiko adalah identifikasi terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko yang harus dikelola. 3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian entitas sudah dilaksanakan. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasikan, perangkapan, dan pertukatan informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggungjawab mereka. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi yang terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas peristiwa maupun kondisi dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aset utang, dan ekuitas yang bersangkutan. 5. Pemantauan Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu, pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya 2.3 Tujuan Pengendalian Intern Tujuan Pengendalian Intern menurut COSO dalam Arens et al (2003:271) adalah 1. Efektivitas dan Efisiensi Operasi Pengendalian internal yang dimaksudkan adalah penghematan dalam seluruh kegiatan dan mencegah terjadimya pemborosan sumber day 2. Keandalan Laporan Keuangan Agar memperoleh kepercayaan dan memenuhi keinginan para stakeholder maka manajemen harus menyediakan informasi yang akurat untuk itu pengendalian atas data yang dihasilkan harus diawasi, karna dengan data yang benar dan akurat dapat menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. 3. Kepatuhan Terhadap Hukum dan Aturan Pengendalian yang dimaksudakan adalah untuk mengawasi dan memastikan bahwa seluruh kebijakan startegis yang dibuat manajemen telah dipatuhi seluruh karyawan dan mematikan perusahaan tunduk dan patuh terhadap seluruh peraturan perundang undangan yang berlaku.
- 8. 2.4 Siklus Pembelian Siklus pembelian merupakan kegiatan berulang yang yang terkait dengan transaksi pembelian barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit. 2.4.1 Adapun fungsi terkait dengan siklus pembelian adalah a. Bagian Pembelian b. Bagian Gudang c. Bagian Accounting 2.4.2 Dokumen yang terkait dengan siklus pembelian adalah a. Permintaan barang b. Penawaran harga c. Purchase order d. Form Pengajuan Barang d. Invoice, kwitansi, Nota Retur, Faktur Pajak e. Voucher pengeluaran kas 2.5 Persediaan Persediaan merupakan bagian dari aktiva lancar, yang kemudian akan dijual dalam perusahaan dagang akun persediaan adalah akun yang sangat fluktuatif karna persediaan masuk dalam kategori kegiatan operasional dan menjadi salah satu sumber utama pendapatan. Menurut Prasetyo 2006 65 dalam Tamodia 2013 Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam pengerjaan atau proses produksi menunggu masa penggunaanya pada produksi. Definisi Persediaan Menurut Sak Indonesia (IAI) (2004: 14.1) dalam Pernyataan Standar Akuntansi (PSAK) NO 14 dalam Naibaho 2013 a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa 2.5.1 Fungsi Persediaan Menurut (Rangkuti,2004:15) dalam Tamodia 2013 Persediaan memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan, yaitu 1. agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjad 2. untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi 3. untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam jumlah yang banyak ada diskon. 4. untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga, 5. untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, dan ketidak tepatan pengiriman,
- 9. 6. untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses. Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung maupun yang tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, persiapan,dan penempatan persediaan untuk dijual. Biaya persediaan bahan baku atau barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biaya termasuk harga pembelian ,pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai barang siap untuk dijual.
- 10. C. Metode penelitian 1. Waktu dan Tempat Penelitain Perusahaan yang diteliti adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang trading yang terletak di daerah Pakulonan Tangerang selatan dengan lama waktu penelitian dimulai dari 1 Mei 2018 – 30 Juni 2018. a. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang diperlukan guna mendukung pelaksanaan penelitian ini digunakan beberapa teknik pengumpulan data antara lain sebagai berikut, 1) Observasi Suatu teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan langsung terhada objek yang ada di lapangan. 2) Dokumentasi Penulis mengamati dokumen yang berhubungan dengan informasi informasi mengenai transaksi perusahaan 3) Wawancara Wawancara dilakukan di lokasi penelitian dengan pihak yang berhubungan dengan topik penelitian.
- 11. D. Pembahasan 1. Gambaran Umum Perusahaan CV. Das Tehnik adalah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan perdagangan (distributor alat-alat industri) berlokasi di Serpong Tangerang Banten. Perusahaan ini resmi berdiri sejak 20 September 2010, CV. Das Tehnik tergolong perusahaan yang masih berkembang, dalam memenuhi permintaan akan barang industri, penyediaan barang dilakukan dengan proses impor dan lokal. CV Das Tehnik yang merupakan perusahaan berkembang, memiliki struktur organisasi yang sederhana dan jumlah yang karyawan yang terbilang sedikit,untuk itu mungkin ada divisi yang tidak seperti perusahaan skala besar atau standar yang seharusnya, tiap bagian biasanya diisi hanya 1 sampai 2 orang saja dan seluruh otoriasi persetujuan kegiatan langsung diajukan kepada Direktur. Berikut merupakan bagan struktur organisasi perusahaan. Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan
- 12. 2. Siklus Pembelian Alur untuk melakukan pembelian barang dimulai dari permintaan dari bagian gudang yang menerima sales order atau permintaan dari customer, setelah permintaan barang di buat, kemudian bagian gudang meminta persetujuan direktur atas jenis barang dan quantity order yang diajukan, direktur berhak merivisi seluruh isi permintaan barang, baik menambah menunda atau mengurangi jumlah yang diajukan, kemudian jika permintaan barang telah disetujui, maka bagian gudang meneruskan form permintaan barang yang terdiri dari 3 rangkap tersebut untuk disampaikan sebanyak 2 rangkap kepada divisi purchasing dan 1 rangkap di arsip bagian gudang. Bagian purchasing setelah menerima permintaan barang, maka kemudian mulai melakukan proses pencarian barang dan harga terbaik kepada vendor, baik secara lokal maupun impor, jika bagian purchasing telah menemukan barang yang sesuai berserta harga yang sesuai kemudian bagian purchasing mengajukan permintaan pembelian barang kepada direktur dengan mengisi form pengajuan barang yang berisi data nama barang, nomer refrensi permintaan barang dan harga, jika direktur menyetujui harga barang tersebut maka bagian purchasing akan memberikan salinan form persetujuan kepada bagian accounting untuk melakukan proses pembayaran. Bagian purchasing menyiapkan purchase order dan kemudian menerima bukti pembayaran dari pihak accounting, dan meneruskan ke vendor, barang kemudian diambil dari pihak vendor dan kemudian di terima bagain gudang, setelah itu nota diinput dan diarsip bagian administrasi kedalam software akuntansi, baru kemudian bagian accounting dapat mengeluarkan voucher kas keluar. Berikut merupakan bagan alur siklus pembelian barang
- 13. Gambar 4.2 Flow Chart Pembelian barang 3. Alur Persediaan Persediaan disimpan dalam gudang dan diawasi oleh bagian gudang, gudang bertanggung jawab atas masuk dan keluar nya barang, proses masuk barang dilanjutkan dari siklus pembelian setelah barang diterima vendor bagian gudang mengecek jumlah dan kondisi barang kemudian mencatat dalam kartu stok, barang yang merupakan pesanaan customer akan segera di lakukan proses pengiriman barang oleh bagian gudang, yang administrasi keluar barangnya akan dibuat bagain admin mulai dari surat jalan dan invoice. 4. Analisis Kelebihan dan Kelemahan Sistem pengendalian internal Dari sistem pengendalian internal yang telah di terapkan dan berjalan di perusahaan, seiring waktu masih terjadi banyak kendala masalah bahkan tindak kecurangan yang dapat dilakukan, untu itu berikut merupakan analis kelebihan dan kelemahan atas sistem yang telah berjalan a. Kelebihan sistem pengendalian internal di CV Das tehnik 1. Pada proses permintaan barang, proses pengajuan sangat mudah, tidak banyak regulasi yang diterapkan hanya perlu bukti akan adanaya pesanan dari customer, permintaan barang dan kemudian disetujui direktur 2. Kewajiban melakukan proses stock opname setiap bulan memudahkan dalam mengetahui jumlah barang yang rusak atau hilang, dan pemilihan metode perpetual
- 14. pada pencatatan sesuai dengan kondisi perusahaan dan memudahkan pengontrolan setiap barang yang masuk dan keluar 3. Memudahkan dalam menghitung harga pokok tiap barang b. kekurangan sistem pengendalian internal 1. Tidak adanya audit control menurut saya merupakan salah satu kelemahan dari pengendalian, karna hanya karyawan yang diberikan kepercayaan mengendalikan diri sendiri dan mengatur pekerjaannya, hal ini mendorong fraud, meskipun dalam lingkup yang kecil dan terbatas namun ternyata jumlah karyawan yang sedikit arus transaksi yang diaktakan tidak terlalu padat dan kepercayaan owner tidak dapat menjamin seluruh kegiatan sudah mencapai efektifitas dan efisiensi 2. Pengendalian yang berasal dari kepercayaan dan ras kekeluargaan, adalah sebuah langkah yang kurang tepat dan cenderung merugikan dimasa depan, hal ini telah terbukti dengan dukungan data dan kasus mengenai mark up harga yang pernah dilakukan bagian purchasing 3. otorisasi keputusan yang hanya dilakukan satu orang yaitu direktur atau direkur melemahkan pengendalian karna keberadaan direktur yang tidak selalu hadir setiap hari. 4. perlu pengawasan terhadap alur keluar masuk barang, dikarnakan proses pembelian barang lokal kebanyakannya adalah proses transfer uang terlebih dahulu, menyebabkan masalah masalah seperti barang yang dikirim mengalami cacat, salah spek dan rusak, terutama untuk barang yang dikirim melalui proses impor, sering kali barang diterima rusak saat dikirim dari pihak forwarder. Saran 1. Adanya internal audit yang berasal dari pihak independen yang melakukan audit rutin dan berkala setiap tahun 2. Menambah otorisasi persetujuan agar ketika direktur maupun wakilnya berhalangan ada bagain lain setara direktur yang mengepalai seluruh sub sub divisi lain untuk mengawasi kinerja 3. adanya staf khusus pengontrol persediaan diluar bagian gudang dan purchasing yang bertanggung jawab atas kualitas barang yang diterima dan akan dijual. 4. Adanya penegasan dan punishment khusus bagi forwarder yang mengirim barang dari luar agar barang diterima dalam kondisi benar dan tidak cacat. 5. Memberikan pelatihan, seminar kepada seluruh karyawan untuk mengembangkan kemampuan sumber daya manusia di perusahaan
- 15. 6. Membangun sistem pengendalian stratejik, khususnya cost control barang agar daoat mengestimasi dan menentukan harga jual lebih akurat. Daftar Pustaka :
- 16. Naibaho, Alex Tarukdatu. 2013 Analisis Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Terhadap Efektifitas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku, Jurnal EMBA Vol 1 No.3 Juni 201, hal 63-70 ISSN 2303-1174 Sumurung, Mario Caesar Piet, Ventje Ilat, Stanley Kho Walandouw.2015 ”Analisis Pengendalian dan Pengeluaran Kas pada PT. Manado Media Grafika, Jurnal EMBA Vol.3 No.4 Desember 201, Hal 259-268 ISSN 2303-1174 Tamodia,Widya. 2013,”Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Untuk Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado, Jurnal EMBA Vol 1 No.3 Juni 2013, Hal 20-29 ISSN 2303-1174 Pakadang, Desi.2013, “ Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas pada Rumah Sakit Gunung Maria di Tomohon, Jurnal EMBA Vol.1 No.4 Desember 2013, Hal.213-223 ISSN 2303 -1174