STOCK OPNAME.pptx
- 1. STOCK OPNAME OLEH: ELTIRA MUTIARA, S.T MAPEL : PENGENDALIAN DOKUMEN ADMINISTRASI GUDANG
- 2. PENGERTIAN Stock opname atau inventory checking atau rekaman stok merupakan aktifitas melakukan verifikasi fisik dengan menghitung jumlah persediaan yang ada digudang. Kegiatan ini merupakan langkah pengendalian dari internal perusahaan untuk meminimalisir risiko terjadinya selisih antara stok fisik dengan pencatatan stok yang dilakukan
- 3. MANFAAT 1. Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan. 2. Bisa untuk tindak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan stok barang. 3. Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui. 4. Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti. 5. Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.
- 4. FUNGSI 1. Mengetahui kondisi stok secara faktual 2. Menindaklanjuti selisih pencatatan dan perhitungan stok 3. Mitigasi terjadinya kesalahan atau fraud dalam perusahaan.
- 5. TUJUAN Tujuan dilakukannya stock opname tidak hanya untuk mengetahui persediaan perusahaan saja, tapi juga dapat dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, dan hutang. Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada. Pada beberapa perusahaan stock opname dilakukan untuk persediaan barang dan kas, sedangkan stock opname pada perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.
- 6. WAKTUPELAKSANAAN 01. Berdasarkan Harian Biasanya pebisnis yang melakukan inventory checking secara harian memiliki jenis produk yang fast moving dan memiliki cycle life yang rendah seperti makanan dan minuman. 02. Berdasarkan Periodik Biasanya waktu yang dilakukan ialah per kwartal atau 3 Bulan, per semester atau 6 bulan atau bahkan per tahun. Pebisnis bisa menentukan periode melakukan stock opname sesuai dengan tingkat urgency dan kemampuan dalam melakukannya. 03. Berdasarkan event atau peristiwa. Pebisnis tentunya bisa saja melakukan rekaman stok di waktu-waktu tertentu sesuai kebutuhan. Misalnya ada force majeure yang menyebabkan harus verifikasi stok. Bisa juga ada event khusus yang menyebabkan trafik keluar masuk stok yang tinggi seperti HARBOLNAS, Promo Hari Raya dan sebagainya.
- 7. TAHAP –TAHAP PELAKSANAAN STOCK OPNAME
- 8. 1. TAHAP AWAL 1. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag atau stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung pada saat stock opname. 2. Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan. 3. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses stock opname. 4. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya stock opname.
- 9. 2. TAHAP PERSIAPAN Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain: 1. Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing- masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname. 2. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1. 3. Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.
- 10. 2. TAHAP STOCK PERHITUNGAN (STOCK OPNAME) Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah: 1. Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah terinput semua ke program. 2. Setelah semua stok sudah terinput ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim stock opname 3. Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag atau stiker agar tidak terjadi double 4. Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke microsoft excel terlebih dahulu. 5. Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. 6. Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan
- 12. Secara umum, stock opname disusun sebagai berikut: • Kode barang • Nama barang • Satuan • Harga jual • Harga pokok • Persediaan awal • Penjualan • Pembelian (barang masuk) • Persediaan akhir (Dalam sistem Pencatatan/buku) • Persediaan di gudang (Nilai Fisik Gudang) • Selisih • Keterangan DATA STOCK OPNAME
- 16. RUMUSPERHITUNGANSTOCKOPNAMEDIMS.EXCELL Rumus untuk kolom "Nilai Persediaan Awal" = harga pokok x jumlah persediaan awal. Rumus untuk kolom " Nilai Penjualan" = harga jual satuan x jumlah penjualan. Rumus untuk kolom "Barang Masuk" = harga pokok x jumlah barang masuk. Rumus untuk kolom "Jumlah Persediaan Akhir" = jumlah persediaan awal - jumlah penjualan + jumlah barang masuk. Rumus untuk kolom "Nilai Persediaan Akhir" = harga pokok x jumlah persediaan akhir. Rumus untuk kolom "Nilai Persediaan Gudang" = harga pokok x jumlah persediaan gudang.’ Rumus untuk kolom “ Jumlah Selisih” = Jmlh Persediaan di Gudang –Jmlh Persediaan akhir. Rumus untuk kolom “Nilai Selisih” = Jmlh Selisih lebih/kurang x Harga Pokok
- 17. PENCOCOKAN DATA • Cocokkan data jumlah persediaan akhir dengan persediaan gudang. • Jika terjadi selisih baik itu minus ataupun plus, masukkan data tersebut ke kolom selisih. • Kalikan Jumlah selisih dengan harga pokok untuk mengetahui nilai selisih barang. • Bila hasil perhitungan tersebut minus (-), berarti terjadi selisih kurang. Sebaliknya, bila hasilnya plus (+), berarti terjadi selisih lebih. Data yang benar adalah yang selisihnya 0. • Langkah selanjutnya setelah proses penghitungan ialah menulis keterangan bila menemukan selisih lebih ataupun kurang. • Keterangan yang ditulis dapat berupa alasan mengapa terjadi selisih tersebut. Bila pada akhirnya telah dilakukan pembenaran, maka ubah data sehingga selisih menjadi nol. Jangan lupa hapus juga data keterangan untuk produk dengan selisih nol.
- 18. "Tidak ada rahasia untuk sukses. Semuanya adalah hasil dari persiapan, kerja keras, dan belajar dari kegagalan." - Colin Powell.
- 19. TUGAS : BUATLAH CONTOH LAPORAN STOCK OPNAME SUATU PERUSAHAAN DENGAN MENGGUNAKAN MS.EXCELL