2013 - Strøm 2 - Lena E. Bygballe - Hvordan organisere for samhandling i komplekse ba-prosjekter
0 likes851 views
2013 - Strøm 2 - Lena E. Bygballe - Hvordan organisere for samhandling i komplekse ba-prosjekter
- 1. Hvordan organisere for samhandling i komplekse BA-prosjekter? Prosjekt 2013 Lena E. Bygballe, Senter for byggenæringen, Handelshøyskolen BI
- 2. Bakgrunn • Forskningsprosjekt: hvordan organiseres store, offentlige prosjekter i BAE-næringen? • Forprosjekt ved Handelshøyskolen BI (Senter for byggenæringen og faggruppen for prosjektledelse) finansiert av Norsk Senter for Prosjektledelse • Litteraturstudie og case studier i Jernbaneverket og Statsbygg (+ input fra andre studier) • Resultat: søknad til Norges Forskningsråd om et større forskningsprosjekt om samhandling og organisering av prosjekter i BAE-næringen
- 3. Hvorfor er dette interessant? • Mye av verdiskapingen skjer i prosjekter som involverer mange aktører (inter-organisatoriske) • Analyser, f.eks. KS 2, av store prosjekter peker ofte på uhensiktsmessig organisering: • Uklare grensesnitt og roller, svak koordinering • Uklart mandat, utydelig eierstyring, oppfølging og kontroll • Uhensiktsmessige kontraktsmodeller Vi vet mye, men fortsatt er organisering vanskelig i komplekse prosjekter med mange aktører!
- 4. Organisering og koordinering • Koordinering ligger i kjernen av organisering: – Bruk av planer, regler, objekter, verktøy, roller, rutiner og nærhet (fysisk og mentalt) for å gjennomføre en kollektiv arbeidsprosess (samhandling) • Koordinerings- og kontrollmekanismer: • hierarkiske (leder-underordnet forhold og sentral beslutningstaking) og • laterale (direkte interaksjon og lokal beslutningstaking) Selv-organisering gjennom laterale mekanismer er viktig når kompleksiteten og usikkerheten er stor
- 5. Hva vet vi om store inter-organisatoriske prosjekter? • De krysser: – Ulike styringssystemer – Ulike organisasjonskulturer, rutiner og prosedyrer – Ulike forståelser av prosjektprosessen og prosjektverktøy som kontrakter, planlegging, gjennomføringsmodeller etc. • Utfordrende å koordinere og kontrollere!
- 6. Hva vet vi om organisering i prosjekter? • Knyttet til prosjektets natur: – Spesialisering, fragmentering, kompleksitet, oppgaveavhengighet og usikkerhet • Mye fokus på hierarkiske strukturer: – ansvars- og myndighetsforhold spesifisert i kontrakter, planer som angir rekkefølge og tid, rutiner og prosedyrer for gjennomføring, bruk av incentivsystemer, rapportering oppover, osv • Mer fokus på hvordan å samhandle bedre
- 7. Betydningen av praksis • Viktig med strukturer, men ikke tilstrekkelig; må se på hvordan organisering praktiseres og endres underveis i prosjekter: – fokus på hva aktørene faktisk gjør (mikroprosesser), og – de sosiale praksisene , dvs felles forståelse av ‘way of doing’ de bruker for å organisere (makro)
- 8. Funn fra case studier av offentlige prosjekter • Praksiser som brukes: – Hierarkiske: bruker kontrakter, planleggingsverktøy, insentivsystemer og nivåinndeling, som er bestemt sentralt og på et høyere ledelsesnivå – Laterale: etablerer møteplasser og bruker workshops for å fremme direkte interaksjon, utvikler felles prinsipper og ‘code of conducts’ for å skape felles forståelse, og legger til rette for lokal beslutningstaking for å håndtere problemer – Ser at ‘nye’ praksiser vokser fram: samhandlingsfaser/ workshops brukes i mange av prosjektene – mer fokus på selv-organisering
- 9. Funn forts. • Både hierarkiske og laterale praksiser kan brukes for kontroll og koordinering, f.eks både kontrakt og direkte interaksjon kan virke som kontrollmekanisme • En og samme praksis kan virke forskjellig avhengig av hvilken orientering man starter ut med, f.eks bruk av kontrakten kan også fremme felles forståelse • Ulike praksiser kan kombineres for å oppnå både kontroll og selv-organisering, f.eks nivåinndeling der man legger til rette for direkte interaksjon og lokal beslutningstaking
- 10. Hva kan vi lære av dette? • Selv-organisering er viktig i prosjekter med høy grad av kompleksitet, og kan legges til rette for gjennom en kombinasjon av hierarkiske og laterale praksiser • Den måten man starter ut et prosjekt på, vil ofte påvirke praksis underveis • Å etablere strukturer er ikke tilstrekkelig; man må være bevisst på hvordan samhandling praktiseres