Tantangan Pengadaan: Cost Saving, Effectiveness, Speed, dan Supply Chain_Training "PROCUREMENT & PURCHASING MANAGEMENT".pptx
0 likes60 views
Narasumber/ Pemateri Training: Kanaidi, SE., M.Si., cSAP., CBCM HP/Wa Kanaidi: 0812 2353 284, e-mail : [email protected] -----------------------------------------
Tantangan Pengadaan: Cost Saving, Effectiveness, Speed, dan Supply Chain_Training "PROCUREMENT & PURCHASING MANAGEMENT".pptx
- 1. Tantangan Pengadaan: Cost Saving, Effectiveness, Speed, dan Supply Chain Training Kanaidi, SE., M.Si., cSAP., CBCM [email protected] HP/WA.08122353284
- 2. Introduction • Berbagai tangtangan yang juga akan terjadi dalam pengadaan barang/jasa, di antaranya: Cost Saving, Effectiveness, Speed, dan Supply Chain. • Mengatasi tantangan-tantangan ini memerlukan pendekatan strategis, manajemen risiko yang proaktif, dan penggunaan teknologi yang tepat. • Dengan mengatasi tantangan-tantangan ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan mempertahankan daya saing dalam pasar global yang kompleks.
- 3. Tantangan Pengadaan: Cost Saving (Penghematan Biaya) • Tantangan dalam pengadaan berupa cost saving (penghematan biaya) mencakup berbagai aspek, mulai dari resistensi terhadap perubahan hingga keterbatasan data dan kurangnya komunikasi. • Beberapa tantangan utama meliputi: resistensi karyawan terhadap perubahan, fokus jangka pendek, analisis data yang tidak memadai, masalah komunikasi, dan tantangan dalam menjaga penghematan berkelanjutan.
- 4. . 1. Resistensi terhadap Perubahan • Karyawan mungkin khawatir tentang keamanan pekerjaan atau perubahan rutinitas mereka, sehingga enggan menerima strategi penghematan biaya baru, termasuk penghematan biaya pengadaan. • Perlu ada komunikasi yang jelas dan keterlibatan karyawan dalam proses penghematan biaya untuk mengatasi resistensi ini. Tantangan Pengadaan: Cost Saving
- 5. . 2. Fokus Jangka Pendek • Beberapa perusahaan mungkin lebih fokus pada penghematan biaya jangka pendek daripada keuntungan jangka panjang. • Perlu ada keseimbangan antara penghematan jangka pendek dan investasi pengadaan yang diperlukan untuk keberlanjutan jangka panjang. Tantangan Pengadaan: Cost Saving
- 6. . 3. Analisis Data yang Tidak Memadai • Tanpa data yang tepat tentang pola pengeluaran dan peluang penghematan potensial, sulit untuk membuat keputusan yang tepat. • Perlu ada sistem yang kuat untuk mengumpulkan dan menganalisis data pengeluaran untuk mengidentifikasi area potensial untuk penghematan dalam pengadaan. Tantangan Pengadaan: Cost Saving
- 7. . 4. Masalah Komunikasi • Kurangnya komunikasi antara manajemen dan karyawan dapat menyebabkan kesalahpahaman dan penolakan terhadap perubahan. • Perlu ada saluran komunikasi yang jelas dan terbuka untuk memastikan semua orang memahami tujuan dan strategi penghematan biaya pengadaan. Tantangan Pengadaan: Cost Saving
- 8. Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Tantangan dalam pengadaan yang terkait dengan efektifitas mencakup berbagai aspek, mulai dari kompleksitas regulasi, kurangnya transparansi, hingga masalah kualitas dan kapasitas sumber daya manusia. • Selain itu, faktor-faktor seperti korupsi, fluktuasi harga, dan kurangnya infrastruktur juga menjadi penghambat. • Untuk mengatasi tantangan ini, diperlukan upaya perbaikan dalam berbagai bidang, termasuk peningkatan transparansi, peningkatan kapasitas SDM, serta penerapan teknologi yang mendukung.
- 9. . 1. Kompleksitas Regulasi dan Prosedur Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Peraturan yang berubah-ubah dan prosedur yang rumit dapat menghambat kelancaran proses pengadaan. • Penyedia mungkin kesulitan memahami dan mematuhi berbagai aturan yang berlaku. • Kurangnya kejelasan dalam regulasi dapat menciptakan ketidakpastian dan risiko bagi pelaku pengadaan.
- 10. . 2. Kurangnya Transparansi dan Akuntabilitas Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Proses pengadaan yang tidak transparan dapat memicu kecurigaan praktik korupsi dan kolusi. • Kurangnya akses publik terhadap informasi pengadaan dapat mengurangi kepercayaan publik terhadap pemerintah atau organisasi. • Penerapan sistem e-procurement yang transparan dan akuntabel dapat menjadi solusi.
- 11. . 3. Kualitas dan Kapasitas SDM Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Kurangnya tenaga ahli yang kompeten dalam bidang pengadaan dapat menghambat efektivitas proses. • Pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dalam pengadaan menjadi krusial untuk meningkatkan profesionalisme. • Peningkatan kualitas SDM dapat berdampak positif pada kualitas barang dan jasa yang diadakan.
- 12. . 4. Korupsi dan Praktik Kecurangan Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Korupsi dan kolusi dapat merugikan negara dan masyarakat karena menyebabkan pemborosan anggaran dan kualitas barang yang buruk. • Penerapan sistem pengawasan yang ketat dan sanksi yang tegas dapat menjadi solusi untuk mencegah korupsi. • Transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan dapat mengurangi potensi praktik korupsi.
- 13. . 5. Fluktuasi Harga dan Risiko Keuangan Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Perubahan harga yang fluktuatif dapat menyulitkan perencanaan anggaran dan pelaksanaan pengadaan. • Pentingnya memiliki anggaran yang fleksibel dan kemampuan untuk mengelola risiko keuangan dalam pengadaan. • Keterbatasan anggaran dapat mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diadakan.
- 14. . 6. Infrastruktur dan Teknologi Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Kurangnya infrastruktur yang memadai, seperti internet dan sistem informasi, dapat menghambat pelaksanaan pengadaan. • Pemanfaatan teknologi, seperti e- procurement, dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengadaan. • Investasi dalam infrastruktur dan teknologi yang mendukung pengadaan menjadi penting untuk meningkatkan efektivitas.
- 15. . 7. Manajemen Risiko Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Pengabaian terhadap manajemen risiko dapat menyebabkan kerugian finansial dan reputasi. • Penerapan sistem manajemen risiko yang efektif dapat membantu mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko dalam pengadaan. • Pemahaman yang baik terhadap risiko yang mungkin terjadi dalam pengadaan dapat membantu mencegah kerugian.
- 16. . 8. Keterlibatan Pemasok Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Memastikan keandalan dan kualitas pemasok merupakan tantangan dalam pengadaan. • Pentingnya membangun hubungan yang baik dengan pemasok dan melakukan evaluasi kinerja secara berkala. • Keterlibatan pemasok dalam proses pengadaan dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi.
- 17. . 9. Pengadaan Berkelanjutan Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Penerapan prinsip pengadaan berkelanjutan (sustainable procurement) menjadi semakin penting. • Tantangan dalam pengadaan berkelanjutan meliputi masalah lingkungan, sosial, dan ekonomi. • Perlu adanya standar dan kriteria yang jelas untuk mengukur kinerja pengadaan berkelanjutan.
- 18. . 10. Keamanan Data Tantangan Pengadaan: Effectiveness • Keamanan data menjadi perhatian utama dalam sistem e-procurement. • Pengadaan melalui sistem e-procurement dapat membantu dalam efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan, di samping mengurangi kontak langsung antara Tim/Panitia pengadaan dengan peserta (penyedia barang/jasa).
- 19. • Tantangan dalam pengadaan, khususnya terkait kecepatan, mencakup kendala dalam proses manual, kurangnya informasi, dan risiko yang terkait dengan kecepatan pengiriman dan pengelolaan pemasok. • Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan dapat mengadopsi sistem otomatisasi, meningkatkan transparansi, dan memperkuat manajemen rantai pasokan. Tantangan dan Solusi Pengadaan: Speed
- 20. Tantangan Pengadaan: Speed ... • Proses Manual yang Lambat: Proses pengadaan manual seringkali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, menghambat kecepatan operasional. • Kurangnya Informasi: Akses terbatas pada data yang relevan dapat memperlambat pengambilan keputusan dan proses pengadaan secara keseluruhan. • Risiko Pasokan ... >>>
- 21. Tantangan Pengadaan: Speed ... • Risiko Pasokan: Fluktuasi harga, potensi penipuan, dan masalah kualitas serta pengiriman dapat menghambat kecepatan dan efisiensi pengadaan. • Manajemen Pemasok: Kurangnya visibilitas dan koordinasi dalam manajemen pemasok dapat menyebabkan keterlambatan dan masalah kualitas. • Keterbatasan Teknologi: Kurangnya adopsi teknologi yang tepat dapat menghambat otomatisasi dan efisiensi proses pengadaan.
- 22. SOLUSI Pengadaan: Speed ... • Otomatisasi Proses: Menerapkan sistem e-procurement dapat mengotomatiskan berbagai tugas, mempercepat proses, dan mengurangi kesalahan. • Peningkatan Visibilitas: Menggunakan sistem yang terpusat dan transparan untuk memantau seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan hingga pembayaran. • Manajemen Rantai ... >>>
- 23. Solusi Pengadaan: Speed ... • Manajemen Rantai Pasokan: Membangun hubungan yang kuat dengan pemasok, melakukan diversifikasi sumber pasokan, dan memantau kinerja pemasok secara berkala. • Peningkatan Kecepatan Pengiriman: Bekerja sama dengan penyedia logistik yang andal untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan efisien. • Pelatihan Karyawan: Melatih tim pengadaan untuk menggunakan sistem baru dan memahami praktik terbaik dalam pengadaan.
- 24. Tantangan Pengadaan: Supplai Chain (Rantai Pasok) Beberapa tantangan utama dalam pengadaan rantai pasokan: 1. Ketidakpastian Permintaan 2. Koordinasi dengan Pemasok 3. Globalisasi 4. Gangguan Rantai Pasokan 5. Keterbatasan Visibilitas 6. Biaya Logistik Tinggi 7. Kepatuhan Regulasi 8. Fragmentasi Rantai Pasokan 9. Manajemen Inventaris yang Tidak Efisien. 10. Keterbatasan Kolaborasi
- 25. Tantangan Pengadaan: Supply Chain ... 1. Ketidakpastian Permintaan: Perubahan permintaan pasar yang tidak terduga dapat menyulitkan perusahaan dalam mengelola stok dan produksi. Perencanaan yang matang dan kemampuan adaptasi menjadi kunci untuk mengatasi tantangan ini. 2. Koordinasi dengan Pemasok: Membangun hubungan yang kuat dengan pemasok sangat penting, namun juga menantang. Keterlambatan pengiriman atau masalah kualitas dari pemasok dapat mengganggu alur produksi dan pengiriman.
- 26. Tantangan Pengadaan: Supply Chain ... 3. Globalisasi: Operasi rantai pasokan yang melibatkan banyak negara menimbulkan tantangan dalam hal logistik, regulasi, dan perbedaan budaya. Perlu ada penyesuaian terhadap berbagai aturan dan norma yang berlaku di berbagai negara. 4. Gangguan Rantai Pasokan: Bencana alam, perang, masalah politik, dan pandemi seperti COVID-19 dapat menyebabkan gangguan signifikan pada rantai pasokan. Perusahaan perlu memiliki rencana mitigasi risiko untuk mengatasi gangguan ini, seperti mencari sumber pasokan alternatif atau beralih ke pemasok
- 27. Tantangan Pengadaan: Supply Chain ... 5. Keterbatasan Visibilitas: Kurangnya visibilitas dalam rantai pasokan dapat menyulitkan pelacakan pengiriman, memastikan kualitas produk, dan mengidentifikasi potensi masalah. Teknologi seperti IoT dan blockchain dapat membantu meningkatkan visibilitas dan transparansi dalam rantai pasokan. 6. Biaya Logistik Tinggi: Biaya logistik yang tinggi, terutama di negara berkembang, dapat menjadi tantangan dalam rantai pasokan. Perusahaan perlu mencari cara untuk menekan biaya logistik, misalnya dengan mengoptimalkan rute pengiriman atau menggunakan teknologi yang lebih
- 28. Tantangan Pengadaan: Supply Chain ... 7. Kepatuhan Regulasi: Setiap negara memiliki regulasi yang berbeda terkait perdagangan, bea cukai, atau keberlanjutan. Perusahaan perlu memastikan kepatuhan terhadap semua regulasi yang berlaku, terutama dalam operasi lintas negara. 8. Fragmentasi Rantai Pasokan: Rantai pasokan yang kompleks dan terfragmentasi dapat menyulitkan koordinasi dan komunikasi antar berbagai pihak. Penerapan teknologi dan sistem yang terintegrasi dapat membantu mengatasi masalah fragmentasi ini.
- 29. Tantangan Pengadaan: Supply Chain ... 9. Manajemen Inventaris yang Tidak Efisien: Kesalahan dalam manajemen inventaris dapat menyebabkan kelebihan stok, kekurangan stok, atau biaya penyimpanan yang tinggi. Sistem manajemen inventaris berbasis teknologi dapat membantu mengoptimalkan persediaan dan mengurangi risiko. 10. Keterbatasan Kolaborasi: Kurangnya kolaborasi antara berbagai pihak dalam rantai pasokan dapat menghambat efisiensi dan inovasi. Perusahaan perlu membangun hubungan yang kuat dengan pemasok, pelanggan, dan pihak terkait lainnya untuk meningkatkan kolaborasi.
- 30. ` www.slideshare.net/kenkanaidi (Narasumber) www.ken-spektakuler.blogspot.com Pemateri Training e-mail: [email protected] Fax. 022-4267749 HP/WA. 0812 2353 284 YouTube : Kanaidi Ken WA.0877 5871 1905 Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken Kanaidi, SE., M.Si., cSAP